Tổng hợp câu hỏi ôn tập giao tiếp trong kinh doanh | Trường Đại học Văn Lang

Câu hỏi ôn tập giao tiếp trong kinh doanh
1. Anh chị hiểu thế nào về giao tiếp? nêu các đặc điểm của hoạt động giao tiếp trong kinh doanh? Trả lợi: Khái niệm
Giao tiếp là hoạt động xác lập và vận hành các mối quan hệ xã hội giữa người và người,
hoặc giữa người và các yếu tố xã hội. nhằm thỏa mãn những yêu cầu nhất định
Giao tiếp là quá trình tiếp xúc giữa con người nhằm mục đích trao đổi tư tưởng, tình cảm,
vốn sống, vốn kinh nghiệm, kĩ năng, kĩ xảo nghề nghiệp,… nghĩa là chia sẻ những điều
có ý nghĩa với người khác.
Đặc điểm của giao tiếp trong kinh doanh Khái niệm.
Giao tiếp trong kinh doanh là mối quan hệ giữa các chủ thể trong hoạt động kinh doanh,
thiết lập và trao đổi các thông điệp nhằm đạt được mục tiêu trong kinh doanh. Các đặc điểm.
- Giao tiếp trong kinh doanh là hoạt động da dạng, phức tạp.
- Giao tiếp trong kinh doanh ẩn chứa những cơ hội và nguy cơ.
- Giao tiếp trong kinh doanh luôn gấp rút về mặt thời gian.
- Giao tiếp trong kinh doanh cần đảm bảo lợi ích cho các bên tham gia.
- Giao tiếp trong kinh doanh vừa là khoa học, vừa là nghệ thuật. Câu 2.
Anh chị hãy phân tích chức năng của hoạt động giao tiếp. Giao tiếp gồm :
chức năng thuần túy xã hội: - chức năng thông tin tổ chức (
- Chức năng điều khiển ( ra lệnh, thuyết phục, tạo dư luận.=> thành công
- Chức năng phối hợp hành động (
- chức năng động viên, kính thích ( khen ngợi, động
viên, khích lệ , quân tâm để m.n làm việc tốt hơn.)
chức năng tâm lí xã hội: - chức năng tạo mối quan hệ ( giao tiếp để tạo ra mối quan hệ)
- chức năng cân bằng cảm xúc (giao tiếp để đồng cảm các
cảm xúc trong cuộc sống niềm vui, nỗi buồn.)
- chức năng phát triển nhân cách (khi lĩnh hội được kinh
nghiệm xã hội qua giao tiếp, ta sẽ có được tâm hòn phong
phú và tri thức sâu sắc.) câu 3.
Trong các kiểu giao tiếp phân loại theo sách lược và thái độ, bạn thường áp dụng kiểu nào nhất, tại sao?
+ Giao tiếp kiểu Thắng- Thắng: trong giao tiếp kiểu này mọi người luôn mong muốn tìm
kiếmlợi ích chung, làm cho các bên tham gia giao tiếp đều thỏa mãn nhu cầu của mình.
Những người ưakiểu giao tiếp này thường nhìn cuộc sống là một sự hợp tác, chứ không
phải là cạnh tranh. Giao tiếpkiểu Thắng-thắng dựa trên nguyên lý rằng “Có đầy đủ cho
mọi người, thành công của một ngườikhông ảnh hưởng hoặc loại trừ thành công của
người khác". Kiểu giao tiếp này thường được áp dụngtrong các cuộc thương lượng, khi
mà hai bên muốn hợp tác với nhau nhằm tìm kiếm những lợi íchchung.
+ Giao tiếp kiểu Thắng - Thua: là kiểu ngược với kiểu Thắng - Thắng. Mục đích chủ yếu
củacuộc giao tiếp này là làm sao cố gắng dè bẹp đối phương bằng mọi cách. Ở đây người
ta chỉ nghĩ rằng“Nếu tôi Thắng thì anh phải Thua", đây là cuộc chơi có tổng bằng không:
Nhà quán trị nào thường ápdụng kiểu giao tiếp này là người độc đoán, ưa sử dụng sức
mạnh quyền lực để áp đặt những mệnhlệnh, chỉ thị của mình đối với người khác. Nếu
nhà kinh doanh thường áp đụng kiểu giao tiếp này sẽkhó giữ được chữ tín, khó giữ được
các mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng, với bạn hàng. Trong
kinh doanh họ thường thực hiện những cuộc cạnh tranh không lành mạnh. Nói chung
kiểu giao tiếpnày thường không thích hợp với sự hợp tác.
+ Giao tiếp kiểu Thua - Thắng: với kiểu giao tiếp này người ta vội vàng làm hài lòng
hoặcnhân nhượng vô nguyên tắc miễn sao giữ được mối quan hệ tốt đẹp. Trong giao tiếp
kiểu này ngườita không có các tiêu chuẩn, không có yêu cầu, không có chính kiến, không
có dự định, không có ướcmơ. Họ tìm sức mạnh ở sự ưa thích của quần chúng hoặc sự
chấp nhận. Bước vào các cuộc giao tiếpkiểu này, người ta thường nghĩ: “Tôi thua, bạn
thắng"; “Tôi là người thua cuộc, tôi luôn là người thuacuộc"; “Tôi là người muốn hòa
giải. Tôi làm tất cả để giữ được bình yên"… Nếu trong kinh doanh, bạn luôn áp đụng
kiểu này thì sẽ bị người ta lợi dụng và sẽ nhận phải sự thua thiệt, nhất là khi gặp phải đối
tác chuyên áp dụng kiểu Thắng- Thua.
+ Giao tiếp kiểu Thua- Thua: khi hai bên đều cố tình chọn kiểu Thắng- Thua để giao tiếp
vớinhau, tức là cả hai kiên quyết giữ vững lập trường của mình một cách ương bướng,
thì kết quả sẽ làThua- Thua. Cả hai đều thua, vì mối quan hệ giữa hai bên đã trở nên căng
thẳng và kết quả của cuộcgiao tiếp không thành.
+ Giao tiếp kiểu Thắng- Thắng hoặc Không hợp đồng: là kiểu giao tiếp mà trong đó nếu
hai bên không đưa ra được giải pháp có lợi cho cả hai thì thà là không hợp tác, bởi như
thế còn tốt hơn làthực hiện một giải pháp chỉ có lợi cho một bên. Khi chọn kiểu giao tiếp
Thắng- Thắng hoặc Khônghợp đồng, thường các đối tác cảm thấy thoải mái hơn về mặt
tâm lý và tự do hơn trong hoạt động củamình trong c Câu 4
Hãy nêu các bước lên kế hoạch giao tiếp hiệu quả.
Hoàn thiện quá trình truyền thông giữa các cá nhân
Truyền thông có hiệu quả phụ thuộc vào chất lượng của các khâu trong quá trình truyền
thông.Muốn thông tin được truyền và nhận có hiệu quả, trước hết cần hoàn thiện ở các khâu phát và nhận:
1) Yêu cầu đối với người phát:
Muốn truyền thông có hiệu quả, trước hết người phát phải nhằm vào các vấn đề nằm
trongnhững chữ huyền diệu sau đây:- Cái gì (What)? - Tại sao (why)? - Với ai (Who)? - Bao giờ (When)? - Tại đâu (Where)?
- Bằng cách nào?, như thế nào (How)?
Chúng ta truyền những cái gì và tại sao phải truyền thông tin đó.
Đối tượng giao tiếp với mìnhlà ai (về trình độ hiểu biết, văn hóa, tuổi tác, địa vị…):
Lúc nào thì bắt đầu truyền tin. Truyền thôngđến những nơi nào, tại đâu và truyền thông được
hình thức nào, bằng cách nào cho hiệu quả Nếu những vấn đề trên chưa được xác định rõ
ràng và đầy đủ thì việc truyền thông sẽ không hiệu quả, đốitượng sẽ không nhận được đúng
ý.Khi truyền thông cần phải tìm hiểu kỹ về nhu cầu quyền lợi trình độ của người nhận.
Khôngnghiên cứu kỹ 3 yếu tố này, việc truyền thông sẽ không cần thiết, không thỏa mãn
đối tượng và đốitượng sẽ không hiểu rõ những điều ta muốn truyền cho họ. Ngoài ra thông
tin truyền đi phải rõ ràng, dứt khoát, dễ hiểu. Phải tạo được trạng thái tâm lýthoải mái, hào
hứng ở đối tượng nhận tin. Lặp lại thông tin đã truyền bằng các cách khác nhau.Song song
với việc truyền tin, người phát cũng phải lượng giá được sự truyền thông bằng cáchtheo dõi
những phản hồi từ đối tượng. Nếu truyền thông trực tiếp thì phản hồi được thể hiện qua
lờinói, ánh mắt, cử chỉ, sắc diện. Nếu truyền thông gián tiếp thì phản hồi được thu thập qua
các cấptrung gian, những thư phúc đáp, khiếu nại, những sự chấp hành của họ.
2) Yêu cầu đối với người nhận:
Trong giao tiếp điều quan trọng là biết nghe hơn là biết nói, phải biết tiếp nhận những gì
đốitác đang nói để phản ứng cho đúng đắn.Khi nhận tin chúng ta cũng nên áp dụng những
vấn đề trong 6 chữ huyền diệu:
- Cái gì (What) (họ đang nói cái gì? vấn đề gì?).
- Tại sao họ nói (Why) (vì những nhu cầu, quyền lợi, động cơ thúc đẩy nào?).
- Ai, người nào (Who) (đối tượng giao tiếp là ai, thành phần, giai cấp, địa vị…).
- Bao giờ, lúc nào (When) (họ nêu ý kiến, khiếu nại, phản đối, xây dựng ngay khi nhận tin
haysau đó bao lâu, để đo lường mức độ quan trọng của phản ứng).
- Nơi nào, ở đâu (Where) (Phản ứng của họ phát xuất ở đâu họ nói ở đâu?)
- Bằng cách nào (How) (họ phản ứng bằng cách nào, hình thức nào, phương cách nào?).
Trong tiếp nhận thông tin cũng phải tìm hiểu kỹ thái độ tình cảm của đối tượng. Phải đặt
mình vào vị trí của họ để tìm hiểu xem họ nói với thái độ như thế nào, xây dựng hay đả phá;
tình cảm củahọ ra sao, có tha thiết với vấn đề hay không, hay chỉ nêu ra như là “câu chuyện
làm quà". Ngoài ra cần phải gạt bỏ những mặc cảm, thành kiến, cố tìm những lẽ phải của
đối tượng.Muốn thế khi nghe cũng cần phải làm chủ và kiềm chế cảm xúc của mình, vì cảm
xúc thường làmcho ta tiếp nhận sai lệch thông tin. Ngoài những yêu cầu đối với người phát
và người nhận ra, thì muốn thông tin có hiệu quảcũng cần chú ý tới chất lượng các kênh
truyền thông và khử các yếu tố gây nhiễu. Câu 5.
Làm thế nào để thuyết phục hiệu quả
Nghệ thuật thuyết phục không cần một cánh tay khoẻ mạnh, một cái gậy sắc nhọn của sự ép
buộc đơn thuần mà cần đến kỹ năng, tài ứng xử, sự khéo léo, và cả sự hiểu biết lẫn nhau rất lớn.
Điều kiện tiên quyết
Thuyết phục một người đòi hỏi rất nhiều đặc điểm cá tính sắc sảo khác nhau. Bạn phải tự
tin nhưng không tự phụ, tự mãn; có tài hùng biện và có sức quyến rũ nhưng không bóng
bẩy. Nếu sở hữu những năng khiếu tiên quyết đó, bạn sẽ có cơ hội lớn hơn rất nhiều để đạt
được cái bạn muốn. Nếu không, bạn có thể trở thành một kẻ ngốc ngếch, vụng về.
Có nhiều cách thuyết phục khác nhau, mỗi cách thích hợp nhất với từng tình huống nhất
định. Nắm bắt những lựa chọn thuyết phục của riêng bạn, sau đó tự do sử dụng cách thích
hợp nhất với tình huống cụ thể.
Tuy nhiên, cần phải ghi nhớ một điều, thuyết phục là một nghệ thuật, không phải một môn
khoa học. Nó cần rất nhiều sự luyện tập như trong thể thao, và chỉ có thể được nắm vững
sau nhiều năm trải nghiệm ở cuộc sống thực.
Lập luận thẳng thắn, cởi mở
Nói chung đây là một trong những cách thuyết phục dễ dàng nhất, và đặc biệt có tác dụng
với những người ưa thích tranh luận lí lẽ. Đó cũng là một chọn lựa có xu hướng đòi hỏi nỗ
lực lớn nhất từ phía bạn.
Bạn sẽ cần phải thực hiện một số nghiên cứu nhỏ, nghĩ xuyên suốt những lí luận của bạn,
và tính đến những lời bác bỏ hợp lý đối với bất kỳ một câu hỏi hay một mối quan tâm tiềm
tàng nào có thể được đưa ra.
Cần phải tạo ra vẻ tự tin trong lời nói của bạn. Đừng để tình cảm chi phối bạn. Nếu bạn làm
tốt, cơ hội thành công của bạn sẽ rất cao.
Làm người nghe say mê
Bạn có phải là một quý ông đầy quyến rũ và yêu đời không? Mỗi nụ cười của bạn có thể
làm căn phòng tràn ngập sự ấm áp và rạng rỡ không? Những người phụ nữ có say sưa khi nghe bạn nói không?
Nếu bạn đủ may mắn để có được sức quyến rũ đầy tự nhiên đó, bạn sẽ khả năng thuyết phục
rất lớn. Ai cũng muốn được đảm bảo. Ai cũng muốn được giải thích về những bí ấn của thế
giới. Nếu bạn là một người nói chuyện tự tin và nhiệt tình, tạo ra một dáng vẻ lãnh đạo đáng
tin cậy, mọi người sẽ muốn theo bạn.
Khơi gợi cảm giác tội lỗi
Ai cũng biết đến cách đó. Bố mẹ bạn sử dụng nó. Các giáo viên của bạn sử dụng nó. Nếu có
cơ hội, bạn gái của bạn cũng sử dụng nó. Vậy, khi bạn nghĩ về nó, chẳng có gì lại có thể cản
trở bạn sử dụng nó ngay lại với họ.
Tạo cảm giác tội lỗi có tác dụng nhất khi người bạn cố gắng thuyết phục biết rằng họ có thể
nên làm gì đó, hoặc khi họ biết họ không nên nhưng dù sao họ thực sự muốn.
Tồn tại giữa tập thể
Về cơ bản, đây là hình thức gây sức ép với người ngang hàng một cách tế nhị. Nhiều người
sẵn sàng nới rộng những giới hạn cá nhân của riêng họ nếu cảm thấy rằng họ đang làm một
điều tốt lành hơn nhiều. Miễn là sự thành công của nhóm theo cách nào đó làm lợi cho họ,
họ có thể sẵn sàng thoả hiệp về những vấn đề mà ở hoàn cảnh khác họ sẽ lưỡng lự.
Lắc lư củ cà rốt
Khao khát về lợi ích cá nhân là một điều rất quan trọng. Thuyết phục người nào đó về việc
một đề án kinh doanh, một sản phẩm mang tính cách mạng hay một dịch vụ được đưa ra sẽ
trực tiếp làm lợi cho họ như thế nào, và cơ hội chiến thắng của bạn sẽ tăng rất nhanh.
Nhưng dù bạn có làm gì, nhớ phải hợp lý. Một người bình thường luôn rất e ngại về những
sự thoả thuận quá hào phóng, và có thể sẽ hoài nghi về những tuyên bố quá rộng rãi đến nỗi
khó mà trở thành sự thực được.
Hãy thẳng thắn và chân thực, nhưng tỏ vẻ sôi nổi với những lợi ích tiềm năng cho cả hai
bên tham gia. Thu hút người khác vào sự cân bằng, cho họ thấy rằng sự hỗ trợ của họ là rất
cần thiết, và rằng sự đóng góp của họ sẽ biến một điều tốt thành một điều tuyệt vời.
Đừng quá sốt sắng, mà làm dựa trên sự tự tin. Bạn đã tính toán mọi việc rồi. Việc thoả thuận này sẽ tốt cho cả hai.
Khiến người khác muốn điều đó
Với bất cứ kỹ thuật thuyết phục nào mà bạn sử dụng, hãy sử dụng một cách tự tin. Yêu cầu
giúp đỡ không có gì là sai cả, nhưng thuyết phục người khác làm điều đó lại là một câu truyện hoàn toàn khác