Top 2 ví dụ về KPI - Kinh tế vi mô | Trường Đại học Tài nguyên và Môi trường Hà Nội

2 ví dụ về KPI của nhân viên mua hàng cty Điện Quang (để
ppt phần in đậm thôi nha Vệ)
KPI là Key Performance Indicator có nghĩa là chỉ số đánh giá thực hiện
công việc. Doanh nghiệp sẽ áp dụng các chỉ số để đánh giá hiệu quả của bộ
phận đó. Dựa trên việc hoàn thành KPI, công ty sẽ có các chế độ thưởng phạt cho từng cá nhân.
Bộ phận thu mua của bất kì doanh nghiệp nào, dù lớn hay nhỏ, có một
trách nhiệm rất lớn có thể gọi là bộ phận nòng cốt của công ty. Có nhiệm vụ tìm
kiếm hàng hóa hoặc dịch vụ với giá tốt nhất, với số lượng mong muốn và chất lượng được yêu cầu.
CÁC KPI CHO NHÂN VIÊN THU MUA 1.
Chỉ tiêu thứ nhất của mua hàng là đúng thời gian (On time)
Thời gian là một trong các chỉ tiêu quan trọng. Chỉ tiêu này thường được
đo lường dựa trên phần trăm số lượng đúng thời gian so với tổng số lượng giao
dịch, bắt đầu từ 80%, sau nâng dần lên, và thông thường mục tiêu là 95%.
Ví dụ: tính hiệu suất giao hàng ta sẽ tính như sau:
Số lần giao hàng đúng hạn/ số lần đơn đặt hàng. Việc nhà cung cấp giao
hàng trễ ảnh hưởng rất lớn tới quy trình sản xuất. Để tránh nhà cung cấp giao
hàng trễ. Mua hàng cần trao đổi và thống nhất với các phòng ban liên quan một
“Lead time” chuẩn, bao gồm thời gian để hoàn tất quy trình mua hàng và thời
gian giao hàng tham khảo của nhà cung cấp.
Leadtime này không được quá dài, vì quá dài thể hiện phòng mua hàng
làm việc không hiệu quả, cũng không được quá ngắn, vì phòng mua hàng sẽ
không đáp ứng được. Nếu phòng mua hàng làm trễ hơn thời gian này, thì bị rớt
KPI. Việc này giúp thu mua phải có kế hoạch tốt hơn, không thể hôm nay muốn ngày mai có hàng được.
Dĩ nhiên, sẽ có những trường hợp ngoại lệ, ví dụ khi nhà máy có sự cố,
cần phải có thiết bị về gấp để đảm bảo sản xuất. Lúc này thì người mua hàng
nhớ cố gắng hỗ trợ, đừng vịn vào Leadtime chuẩn mà rề rà, như vậy là không có
nhạy cảm kinh doanh (business sense). Phải tìm nguồn cung ứng khác như mua
hàng nội địa để kịp thời phục vụ cho sản xuất.
=> Chỉ tiêu này thì phòng thu mua ở Điện Quang đang thực hiện khá tốt.
Đặc biệt là khi nhập vật tư cho dự án, thu mua sẽ đảm bảo vật tư được nhập
khẩu đúng thời gian và đúng kế hoạch của dự án. Vì nếu trễ tiến độ ảnh hưởng
rất lớn đến uy tín công ty và nhiều rủi ro khác kéo theo.
2. Chỉ tiêu thứ hai của mua hàng là chất lượng (quality).
Việc đo lường chất lượng bằng số lượng hàng đạt chuẩn trên tổng số
lượng giao dịch. Chỉ tiêu này mà có những mục tiêu khác nhau. Nếu nhà
cung cấp nào áp dụng Six Sigma (một tiêu chuẩn đo lường chất lượng và
hiệu suất sẽ tùy mặt hàng), thì chỉ tiêu là không quá 3,4 đơn vị hàng lỗi trên
một triệu đơn vị sản xuất. Đối với mặt hàng LED BULB thu mua cần mua
loại đèn đạt chuẩn kỹ thuật (ANNEX) của phòng R&D đưa ra.
6 Sigma được chia thành 6 cấp độ lần lượt như sau ●
1 Sigma: 690.000 lỗi/1 triệu sản phẩm tương đương 69% ●
2 Sigma: 380.000 lỗi/1 triệu sản phẩm tương đương 30.8% ●
3 Sigma: 66.800 lỗi/1 triệu sản phẩm tương đương 6.68% ●
4 Sigma: 6.210 lỗi/1 triệu sản phẩm tương đương 0.621% ●
5 Sigma: 230 lỗi/1 triệu sản phẩm tương đương 0.023% ●
6 Sigma: 3.4 lỗi/1 triệu sản phẩm tương đương 0,00034%
2.1 Đánh giá chất lượng sản phẩm của nhà cung cấp đánh giá dựa theo các tiêu chí ●
Đo lường phần trăm sản phẩm nhận được từ nhà cung cấp không
đáp ứng các yêu cầu về chất lượng và thông số kỹ thuật. ●
Theo dõi tỷ lệ sai sót của các nhà cung cấp khác nhau và phân loại
lỗi sai phổ biến, từ đó cung cấp cho thu mua thông tin chi tiết về nhà cung cấp
nào hiệu quả hơn, đáng tin cậy hơn và loại lỗi nào thường xuyên mắc phải nhất.
Nếu là nhà cung cấp lần đầu tiên nhập hàng thì phải cần phải đánh giá
một cách tổng quan, đầy đủ và chi tiết trên mọi phương diện, đặc biệt là quy
trình sản xuất, quản lý chất lượng của nhà cung cấp. Cần có sự tham gia của bộ
phận kiểm soát chất lượng, người sử dụng…. Thông thường mọi người chỉ tìm
thông tin trên internet, hoặc ai đó giới thiệu, xem sơ qua hồ sơ năng lực, là đã làm việc với họ rồi.
VD: Thông thường thì mua hàng sẽ yêu cầu nhà cung cấp (đối với nhà
cung cấp chưa làm việc qua bao giờ) gửi mẫu trước khi nhập một số lượng lớn
để xem sản phẩm có phù hợp không, tránh tổn thất cho công ty. Còn sau khi
nhập hàng thì thu mua sẽ làm bảng theo dõi chất lượng dịch vụ của nhà cung cấp.
=> Chỉ tiêu này phòng thu mua cũng đang thực hiện tốt. Tuy nhiên
không thể tránh được sản phẩm lỗi khi nhận hàng. Nếu lô hàng có quá nhiều
sản phẩm lỗi thì phải làm việc lại với nhà cung cấp giải quyết khiếu nại theo hợp đồng.
2.2 Yêu cầu chi tiết về tiêu chuẩn kỹ thuật (Specification)
Yêu cầu về tiêu chuẩn kỹ thuật (Specification),để nhà cung cấp biết, hiểu
rõ đúng như mình hiểu, để báo giá và bán cho đúng.
Đối với tiêu chuẩn kỹ thuật của LED BULB thì mua hàng phải làm việc
với phòng R&D và QA để bàn bạc và mua cho đúng sản phẩm để sản xuất.
Phòng thu mua chỉ tiến hành làm việc với nhà cung cấp và mua những vật tư
theo tiêu chuẩn kỹ thuật mà phòng Nghiên cứu phát triển đưa ra.
2.3 Kiểm tra chất lượng đầu vào trước khi nhận hàng
Phải kiểm tra chất lượng đầu vào trước khi nhận hàng.Với mặt hàng đèn
bulb thì phải kiểm tra xem mặt hàng có bị vỡ hay lỗi không. Kiểm tra phải theo
tiêu chuẩn thống nhất trước, như đã nêu trong hồ sơ.
3. Chỉ tiêu thứ ba Chi phí (Cost), đây là chỉ tiêu quan trọng nhất.
Chỉ tiêu về chi phí (Cost) luôn là chỉ tiêu quan trọng nhất của phòng mua
hàng, nhưng không phải ai cũng hiểu đầy đủ về nó.
Nhân viên mua hàng phải thỏa thuận giá với nhà cung cấp làm sao được
mức giá tốt nhất phù hợp với sản xuất. Thông thường khi mua hàng từ các nhà
cung cấp mua với số lượng lớn và mua hàng thường xuyên thì sẽ được giảm giá.
Khi thu mua thỏa thuận bằng nhiều cách mà nhà cung ứng không chịu
giảm giá mặc dù đã mua hàng với số lượng lớn. Hoặc thu mua sẽ đề cập tới
hàng F.O.C mặt hàng LED BULB thường nhà cung ứng sẽ cho khoảng 1% FOC
trên tổng số lượng đơn đặt hàng. Điều này cũng sẽ được tiết kiệm được chi phí.
Lập bảng so sánh Chi phí của cùng một nhà cung cấp trong một năm xem
mức giá giao động như thế nào
=> Đây cũng là tiêu chí KPI mà nhân viên mua hàng ở Điện Quang hiện
nay thực hiện chưa tốt do nhiều yếu tố (vật giá liên tục tăng qua các năm,...).
Lúc này cần dựa vào sự linh hoạt trong đàm phán của mua hàng để có được
mức giá phù hợp nhất.
4. Chỉ tiêu thứ 4: Cách kiểm soát mức độ tồn kho
Kiểm soát mức độ tồn kho hiệu quả là một vấn đề quan trọng đối với mọi
doanh nghiệp. Điện Quang đã sử dụng phần mềm Oracle ERP Cloud để quản lý
tồn một cách hiệu quả.
1. Xác định mức tồn kho tối thiểu và tối đa
Mỗi sản phẩm cần có mức tồn kho tối thiểu để đảm bảo không bị thiếu
hụt khi có nhu cầu đột biến. Mức tồn kho tối đa giúp doanh nghiệp tránh lãng
phí chi phí lưu trữ và bảo quản. Việc xác định mức tồn kho tối ưu cần dựa trên
nhiều yếu tố như nhu cầu bán hàng, thời gian nhập hàng mới, chi phí lưu trữ, v.v.
2. Theo dõi sát sao lượng hàng tồn kho
Doanh nghiệp cần theo dõi sát sao lượng hàng tồn kho của từng sản phẩm
theo thời gian thực. Việc này giúp cập nhật kịp thời tình trạng hàng hóa và đưa
ra quyết định bổ sung hoặc thanh lý hàng hóa hợp lý.
3. Sử dụng phần mềm quản lý kho hàng
Oracle ERP Cloud ở Điện Quang bao gồm 5 phân hệ quản lý: Tài chính
kế toán, Mua hàng, Bán hàng, Kho, Sản xuất. Hệ thống này sẽ được áp dụng
cho tất cả các chi nhánh, xí nghiệp và các công ty thành viên của Điện Quang.
Giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý hàng tồn kho. Dự đoán chính xác nhu cầu mua hàng.