Chương I: TỔNG QUAN VỀ KHO HÀNG 1. Khái niệm:
Kho hàng là không gian nhất định sử dụng để lưu trữ, bảo quản nguyên vật liệu, bán
thành phẩm hoặc thành phẩm công nghiệp nhằm mục đích phục vụ sản xuất hoặc kinh doanh thương mại.
Thông thường, kho chứa hàng sẽ được xây dựng ở những nơi rộng rãi như thị xã,
ngoại ô thành phố. Bên cạnh đó, hệ thống kho bãi nên gần với cảng biển, sân bay hay
các đầu mối giao thông. Điều này đảm bảo cho việc doanh nghiệp có thể dễ dàng vận
chuyển hàng hoá khi cần thiết.
Vì chức năng chính của kho hàng là bảo quản hàng hoá bên trong được quản lý khép
kín, tránh bị nhân tố bên ngoài tác động làm mất mát, hư hại. Đồng thời, một số quốc
gia còn bắt buộc kho phải đạt tiêu chuẩn về phương diện phòng cháy - chữa cháy.
2. Vai trò và chức năng a. Vai trò:
 Kiểm soát hàng hóa trong kho: giúp dễ dàng theo dõi và quản lý lượng lớn hàng
tồn kho nhằm đảm bảo được tính liên tục trong quá trình sản xuất và phân phối.
Cung cấp nguồn nguyên vật liệu đúng thời điểm cho việc sản xuất hàng hoá
 Đảm bảo được tính liên tục: duy trì nguồn cung ổn định để có thể đáp ứng kịp thời
nhu cầu của khách hàng trên thị trường luôn biến động.
 Tối ưu được chi phí sản xuất: kho hàng giúp cho việc xác định các lô hàng có quy
mô kinh tế khi quá trình sản xuất và phân phối bắt đầu, giúp tiết kiệm chi phí vận
chuyển, lưu kho và quản lý kho.
 Dịch vụ trở nên chuyên nghiệp hơn: hàng hoá luôn đảm bảo được nguồn cung khi
xảy ra biến động, từ đó giữ được trạng thái giá bình ổn, vận chuyển nhanh chóng,
tiết kiệm được nhiều thời gian hơn. b. Chức năng:
 Tập kết hàng hóa (gom hàng): Kho có chức năng đầu tiên là tập kết hàng hóa (gom
hàng), đồ dùng, nguyên liệu được nhập từ các nơi khác nhau về. Các kho bãi này
liên tục hoạt động để di dời đồ vật hàng hóa tới những nơi cần thiết để sản xuất
bằng xe nâng hàng các loại.
 Phối hợp các loại mặt hàng khác nhau: Kho hàng còn có chức năng phân loại và
phối hợp các loại hàng hóa khác nhau theo nhu cầu của từng đơn hàng, đảm bảo
hàng hóa luôn sẵn sàng trong việc vận chuyển xuất khẩu.
 Đảm bảo lưu trữ hàng hóa an toàn: Chức năng không thể thiếu của kho hàng, kho
bãi là đảm bảo hàng hóa được lưu trữ an toàn cao nhất, tránh thất thoát, hỏng hóc
hàng hóa. Đồng thời quá trình xuất – nhập hàng hóa nhanh chóng, dễ dàng, đảm
bảo luân chuyển hàng được thông suốt. Muốn đảm bảo điều này, doanh nghiệp
thường đầu từ các loại kệ sắt chứa hàng trong kho để đáp ứng.
 Quản lý, giám sát hàng hóa dễ dàng: Khi có kho hàng, kho bãi lưu trữ hàng hóa thì
việc quản lý, kiểm soát hàng hóa về số lượng, chất lượng, hàng về, hàng đi,… sẽ
dễ dàng hơn. Việc quản lý tốt nguồn hàng sẽ hạn chế tối đa sai sót trong quá trình
vận hàng giúp tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.
Kho hàng là nơi bảo quản, lưu trữ và tập kết hàng hóa 3. Phân loại kho:
Có nhiều loại kho hàng căn cứ vào từng tiêu chuẩn khác nhau. Dưới đây, là tổng hợp
một vài loại kho dựa trên 3 phương thức phân loại:
a. Phân loại dựa trên đặc điểm ngành hàng
 Kho nguyên liệu: Thường nằm gần nhà máy sản xuất hoặc nơi tiếp nhận hàng hoá nhanh chóng.
 Kho bán thành phẩm: Thường nằm bên trong nhà máy sản xuất, là mắt xích quan
trọng để hoàn thiện thành phẩm cuối cùng.
 Kho thành phẩm: Kho chứa hàng thành phẩm với chức năng chính là phục vụ mục
tiêu thương mại, thường đặt ở khu vực đem đến giá trị kinh tế cao.
 Kho phụ tùng: Kho chứa các phụ tùng thay thế nhằm phục vụ nhu cầu bảo trì.
 Kho vật liệu phụ trợ: Kho chứa các thiết bị vật liệu phụ trợ phục vụ trong sản xuất.
b. Phân loại theo chức năng:
 Kho ngoại quan: Thực hiện chức năng lưu trữ tạm thời đã hoàn tất thủ tục hải quan
và chờ xuất khẩu ra nước ngoài hoặc nhập vào Việt Nam.
 Kho CFS: Địa điểm thu gom, chia tách hàng lẻ. Để tiết kiệm chi phí, nhiều chủ
hàng cùng khai thác chung một đơn vị vận tải. Tại kho CFS, hàng hóa được tập
kết/tách rời hàng cho các tổ chức tiếp nhận.
 Kho bảo thuế: Nơi lưu trữ hàng hóa đã được thông quan nhưng chưa hoàn thành nghĩa vụ đóng thuế.
c. Phân loại theo quyền sở hữu:
 Kho tư nhân: Kho thuộc sở hữu của một tổ chức, thường được gọi với tên gọi khác là kho độc quyền.
 Kho công cộng: Khác với kho tư nhân, kho công cộng là kho hàng thuộc sở hữu
của bên thứ ba, cho doanh nghiệp thuê lại với mục đích lưu trữ và phân phối hàng hóa trong thời gian ngắn.
d. Phân loại kho hàng dựa trên đặc nhiệt độ lưu kho:
 Kho thường: Kho lưu trữ hàng hóa trong điều kiện thông thường, không bị ràng
buộc bởi môi trường bảo quản đặc biệt: kho thực phẩm, kho hàng tiêu dùng, kho vải.
 Kho làm mát/Kho đông lạnh: Kho hàng không chỉ đòi hỏi cao về tiêu chuẩn chất
lượng, còn đặt ra yêu cầu cao về trang thiết bị hiện đại. Nhiệt độ điều phối ở mức thấp, đến -60 độ C.
4. Các hoạt động chính trong kho:
Các hoạt động cơ bản trong kho hàng là gì?
Các hoạt động phải được đồng bộ hóa tốt để đảm bảo hiệu quả hoạt động phù hợp
dẫn đến chi phí hoạt động thấp hơn cho doanh nghiệp, giúp cải thiện tỷ suất lợi
nhuận của sản phẩm được phân phối.
Nói chung, các hoạt động cơ bản trong kho hàng gồm 7 hoạt động chính như sau:
 Hoạt động 1: Tiếp nhận hàng hoá
Đó là việc xử lý các sản phẩm vào kho và vào hệ thống. Cách tốt nhất để nhận sản
phẩm là thông qua Thông báo Vận chuyển Trước (ASN) từ nhà cung cấp. Với thông
tin này trên hệ thống, người vận hành có thể quét mã vạch lô hàng để đưa ra ASN.
Nếu giao hàng khớp với ASN, thì hàng hóa có thể được nhận trong hệ thống. Một số
hệ thống cho phép hàng hóa được nhận vào kho tại thời điểm này, trong khi những hệ
thống khác yêu cầu hàng hóa phải được chuyển đến một vị trí kho cụ thể trước khi
hàng tồn kho được cập nhật. Điều này hoàn toàn phụ thuộc vào yêu cầu của khách
hàng và cách hệ thống được thiết lập.
 Hoạt động 2: Lưu trữ hàng hoá
Một hệ thống tốt sẽ nhắc nhở nhân viên xếp hàng với một ghi chú cho biết rằng hàng
đang trong quá trình xử lý chờ được vận chuyển đến vị trí lưu kho. Quá trình bắt đầu
khi người vận hành chấp nhận nhiệm vụ chuyển đi từ Chương trình nguồn lực doanh
nghiệp (ERP) hoặc Hệ thống quản lý kho hàng (WMS), sau đó quét mã vạch liên
quan của hàng hóa cần chuyển đi. Nếu không có mã vạch, thì việc nhập thủ công có
thể xác nhận rằng hàng hóa đã được xác định danh tính. Lúc này, hệ thống sẽ chỉ đạo
nhân viên đưa hàng đến địa điểm lưu kho liên quan. Khi đến vị trí, người điều hành
sẽ quét mã vạch vị trí kho có liên quan hoặc xác nhận thủ công rằng đã tìm thấy vị trí
chính xác, sau đó đặt hàng hóa vào khe trước khi xác nhận rằng quá trình đưa hàng
đã hoàn tất. Thực hiện các hoạt động cơ bản trong kho hàng được tốt hơn, bạn nên sử
dụng các sản phẩm bảo vệ hàng hoá tốt nhất.
 Hoạt động 3: Lấy hàng
Có nhiều cách khác nhau để thực hiện việc lấy hàng. Trong một số trường hợp, việc
lấy hàng được chuyển thẳng đến khu vực đóng gói để hoàn thiện, ký gửi và gửi đi, do
đó việc lấy hàng chỉ trở thành một quá trình. Một số lần chọn chính phải tuân theo
quy trình lấy hàng thứ hai, đặc biệt trong đó hàng hóa đã chọn phải được phân bổ cho
các đơn đặt hàng theo cụm (nhiều đơn đặt hàng) hoặc các đơn đặt hàng rời rạc (đơn
đặt hàng) thông qua quy trình hoặc hệ thống sắp xếp. Với sự bùng nổ của bán
hàng trực tuyến trên nhiều ngành, nhiều công ty đang tiến hành các quy trình chọn
hàng thứ hai này hơn hơn bao giờ hết. Sau khi nhận được đơn đặt hàng, thông thường
các đơn đặt hàng sẽ được phát hành theo 'thời gian thực' hoặc theo 'đợt'. Các đơn đặt
hàng trong thời gian thực được tải xuống khi chúng được nhận. Các đơn đặt hàng
được tích lũy cho thời gian lấy hàng và tuyến đường vận chuyển cụ thể được gọi là 'sóng'.
 Hoạt động 4: Đóng gói hàng hoá
Khi thực hiện lấy hàng xong việc lấy hàng tiếp theo đó chính là đóng gói hàng.
Trong một số đợt giao hàng, sản phẩm cần được đóng gói kỹ lượng và an toàn. Nếu
điều này là bắt buộc, chúng ta cần chú ý rằng các sản phẩm cần được truy xuất nguồn
gốc, QA nên tham gia vào quy trình, dễ dàng kết hợp các sản phẩm từ các khu vực
khác nhau trong kho, chất lượng đóng gói tốt, bao bì phải có thể truy xuất nguồn gốc.
 Hoạt động 5: Chuyển hàng
Việc vận chuyển thành công nằm ở khả năng nhiều đơn vị trong kho hàng. Do đó,
người quản lý kho hàng phải cân đối và dự báo việc đóng gói và điều động theo thời
gian nhận hàng của hãng vận tải. Ví dụ, hàng hóa sẵn sàng quá sớm sẽ làm lộn xộn
các khu vực sắp xếp, trong khi việc gửi hàng đến muộn sẽ làm chậm trễ việc xếp
hàng và có khả năng gây ra giao hàng muộn.
 Hoạt động 6: Đơn hàng bị trả
Điều này là không ai muốn nhưng nếu sảy ra cần xử lý bình tĩnh và đúng chuẩn mực
cảu các hoạt động trong kho. Tuy nhiên, lợi nhuận là một phần của hầu hết các doanh
nghiệp và trở nên quan trọng khi khối lượng lợi nhuận tăng trưởng. Đáng báo động là
phần lớn lợi nhuận của nhiều công ty chỉ dành cho một mặt hàng tại một thời điểm.
Tất cả các trường hợp trả lại phải được truy nguyên và phải có Ủy quyền Quản lý Trả
hàng. Một quy trình được xác định trước phải được thực hiện bao gồm việc trả sản phẩm về kho.
 Hoạt động 7: Gia tăng giá trị
Quá trình gia tăng giá trị này có thể rất phức tạp và đầy thách thức. Trên thực tế, khi
nhiều hạng mục khác nhau được kết hợp để tạo ra một sản phẩm mới, quy trình phải
được thiết kế tốt. Sự phức tạp xung quanh việc xử lý các quy trình gia tăng giá trị
phải được phân tích kỹ lưỡng.
Chương II: AN TOÀN, AN NINH TRONG KHO
1. An toàn, an ninh trong kho hàng là gì?
An toàn, an ninh trong kho hàng là các biện pháp được thực hiện để đảm bảo sự an
toàn và bảo vệ các hàng hóa, tài sản và con người trong kho hàng khỏi hư hỏng, cháy
nổ, hay các tai nạn khác. Các biện pháp này bao gồm đảm bảo an ninh tài sản, kiểm
soát về an toàn và cháy nổ, sử dụng thiết bị bảo vệ lửa và điện, cách ly hàng hóa
nguy hiểm và xử lý các rủi ro trong kho hàng rất quan trọng để giữ được uy tín, đáp
ứng nhu cầu của khách hàng và giảm thiểu thiệt hại cho doanh nghiệp.
2. Xác định rủi ro trong kho hàng:
a. Rủi ro hư hỏng:
Các loại hàng hóa khác nhau có các vấn đề riêng về rủi ro hư hỏng. Ví dụ như sản
phẩm đông lạnh sẽ bị hư hỏng nếu không được bảo quản trong điều kiện nhiệt độ thích hợp. b. Rủi ro mất mát:
Là sự cố có thể dẫn đến thiệt hại về tài sản hoặc giá trị kinh tế của một người hoặc tổ
chức. Rủi ro này có thể xuất hiện trong nhiều khía cạnh cuộc sống và công việc, bao
gồm cả trong các lĩnh vực tài chính, kinh doanh và quản lý. Ví dụ, rủi ro mất mát có
thể bao gồm các sự kiện như tai nạn, thảm họa tự nhiên, sự cố kỹ thuật, lỗi công việc,
lừa đảo, trộm cắp và thay đổi điều kiện kinh tế xung quanh. Những rủi ro này có thể
gây mất mát về tài sản vật chất, thu nhập, dòng tiền, danh tiếng, thị phần và cơ hội kinh doanh. c. Rủi ro cháy nổ:
Là vấn đề có nguy cơ xảy ra hiện tượng cháy hoặc nổ trong thời gian, không gian
hoặc môi trường nhất định. Rủi ro này thường liên quan đến các vật liệu, chất thải
hoặc khí gas có tính chất dễ cháy, vụ nổ khi tiếp xúc với nguồn lửa, điện mạch hay
các yếu tố khác gây ra sự bùng nổ nhanh chóng và khó kiểm soát. Các nguyên nhân
dẫn đến nguy cơ cháy nổ có thể bao gồm việc sử dụng và lưu trữ không an toàn các
chất cháy, hóa chất dễ cháy, khí gas hay vật liệu nổ; thiết kế bài trí không phù hợp
với các công trình, hệ thống điện, hệ thống công nghiệp; việc không tuân thủ quy
trình an toàn trong việc sử dụng các thiết bị, máy móc hoặc hấp dẫn quá mức điện
năng; và các sự cố kỹ thuật không mong muốn như rò rỉ khí gas, chập điện, hay sự cố
trong quá trình sản xuất.
d. Rủi ro môi trường:
Là những tác động từ môi trường bên ngoài ảnh hưởng đến hàng hóa một cách tự
nhiên, gây hại hoặc gây nguy hiểm cho hàng hóa nói riêng và việc quản lí kho bãi
cũng như những người làm công nói chung. Rủi ro này có thể là nhiệt độ cao cộng
với việc lưu trữ các tài nguyên, hàng hóa không thích hợp, không khí ẩm, gió nồm,…
3. Nguyên tắc giữ kho an toàn:
a. Sử dụng thiết bị an toàn:
Khi nâng đỡ, hạ và lấy các hàng hóa cần phải sử dụng các thiết bị bảo hộ an toàn như
găng tay, chống chấn thương, mũ bảo hiểm, kính bảo hộ. Đặc biệt là khi kho hàng
của bạn là các sản phẩm nhọn sắc, chất hóa học,… Có ảnh hưởng đến sức khỏe khi tiếp xúc gần.
b. Ghi biển báo rõ ràng những khu vực hàng hóa nguy hiểm:
Một trong những nguyên tắc giúp giữ cho kho hàng đảm bảo an toàn đó chính là cần
phải ghi chú, cảnh báo các khu vực hàng dễ rơi, hàng trọng tải lớn. Những cảnh báo
này sẽ giúp cho người quản lý kho hàng, nhân viên khi di chuyển vào khu vực đó chú
ý an toàn và cẩn trọng hơn, tránh được những mối nguy hiểm xung quanh.
c. Bồi dưỡng kiến thức về an toàn kho hàng cho nhân viên:
Việc bồi dưỡng, cung cấp những thông tin về việc tự bảo vệ bản thân cũng như sử
dụng không gian nhà kho an toàn thực sự rất cần thiết cho nhân viên. Các doanh
nghiệp nên chú ý đến việc trang bị đầy đủ những biện pháp an toàn, đào tạo nhân viên
về cách làm việc an toàn cũng như các quy tắc ứng xử trong trường hợp khẩn cấp để
giảm thiểu những nguy hiểm khi rơi vào tình huống xấu trong nhà kho.
d. Đảm bảo kĩ thuật nâng hạ đúng cách:
Trong các không gian nhà kho, việc nâng hạ, di chuyển các sản phẩm hàng hóa thực sự
quan trọng. Hãy đảm bảo rằng nhân viên được trang bị kiến thức kỹ thuật nâng hạ
hàng hóa, di chuyển hàng hóa đúng cách trong các không gian nhà kho khác nhau.
Đảm bảo kỹ thuật nâng hạ cũng như di chuyển đúng phương pháp. Điều này
không chỉ an toàn cho người lao động mà còn tránh những hư hỏng của sản phẩm hàng hóa trong kho.
e. Loại bỏ những mối nguy hiểm xung quanh:
Việc thường xuyên kiểm tra về tình hình các kệ kho chứa, các vấn đề xung quanh kho
hàng thực sự rất cần thiết. Bạn cần đảm bảo rằng nhà kho không có những mối nguy
hiểm nào đang tiềm ẩn. Việc kiểm tra thường xuyên sẽ hạn chế những vấn đề như rò rỉ,
đứt dây hay đổ vỡ hàng hóa, kệ kho. Hãy cảnh giác cao độ với những vấn đề này.
f. Nâng cao nhận thức an toàn trong nhà kho:
Người làm việc và quản lý nhà kho cần ý thức được sự nguy hiểm và việc cần đảm bảo
an toàn. Vì thế, hãy đảm bảo tuân thủ những quy tắc cũng như cách sử dụng các vật
phẩm trong nhà khi an toàn nhất, đảm bảo tiêu chuẩn an toàn trong không gian.