Trình bày công tác chuẩn bị đàm phán kinh doanh | Môn Giao dịch và đàm phán kinh doanh - Đại học Kinh Tế Quốc Dân

lOMoAR cPSD| 61203899
X` TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN BÀI TẬP NHÓM
Giao dịch & đàm phán trong kinh doanh
Đề bài: Trình bày công tác chuẩn bị đàm phán kinh doanh Trình bày: Nhóm 6
Lớp: Kinh tế quốc tế CLC 63B
GVHD: Th.S. Lê Thùy Dương Hà Nội – 2023 lOMoAR cPSD| 61203899 MỤC LỤC
Phần I: Tìm hiểu chung về công tác chuẩn bị đàm phán kinh doanh .......................... 4
1. Khái niệm chuẩn bị đàm phán kinh doanh ............................................................. 4
2. Vai trò chuẩn bị đàm phán kinh doanh ................................................................... 4
Phần II: Nội dung công tác chuẩn bị đàm phán kinh doanh ........................................ 4
1. Xác định mục tiêu đàm phán .................................................................................... 4
1.1. Vai trò của việc xác định mục tiêu đàm phán ..................................................... 4
1.2. Nội dung xác định mục tiêu trong đàm phán ..................................................... 5
2. Thu thập thông tin ..................................................................................................... 7
2.1. Mục tiêu thu thập thông tin ................................................................................. 7
2.2. Các thông tin cần thu thập cho quá trình đàm phán .......................................... 7
2.3. Phương pháp thu thập thông tin ......................................................................... 9
3. Xác định phương án thay thế tốt nhất (BATNA) .................................................... 9
3.1. Khái niệm BATNA ................................................................................................ 9
3.2. Vai trò của BATNA ............................................................................................. 10
3.3. Các bước xác định BATNA ................................................................................ 11
4. Tìm hiểu đối tác đàm phán ..................................................................................... 12
5. Thành lập đoàn đàm phán ...................................................................................... 13
5.1. Yêu cầu khi thành lập đoàn làm phán............................................................... 13
5.2. Phân công trách nhiệm của các thành viên ...................................................... 13
5.3. Nguyên tắc làm việc nhóm đàm phán ............................................................... 14
6. Chuẩn bị kế hoạch đàm phán ................................................................................. 14
6.1. Hiểu sơ bộ về việc chuẩn bị kế hoạch đàm phán .............................................. 14
6.2. Những yếu tố cần chuẩn bị trong quá trình đàm phán .................................... 15
6.3. Chuẩn bị chiến thuật đàm phán......................................................................... 16 lOMoAR cPSD| 61203899
7. Chuẩn bị địa điểm đàm phán ..................................................................................... 16
8. Một số chuẩn bị khác .................................................................................................. 17 lOMoAR cPSD| 61203899
Phần I: Tìm hiểu chung về công tác chuẩn bị đàm phán kinh doanh
1. Khái niệm chuẩn bị đàm phán kinh doanh
- Chuẩn bị luôn là một việc quan trọng và cần thiết trước khi làm bất cứ việc gì.
Đối với đàm phán kinh doanh, chuẩn bị không chỉ là việc quan trọng mà còn là
việc thiết yếu để đàm phán thành công. Chuẩn bị sẽ tạo cho nhà đàm phán sự tự
tin cần thiết khi đàm phán. Ngược lại, nếu không chuẩn bị hoặc chuẩn bị không
chu đáo sẽ khiến bạn bị động, bộc lộ những điểm yếu và bạn sẽ rơi vào thế bị động.
 Chuẩn bị đàm phán trong kinh doanh được hiểu là việc sửa soạn trước những
vấn đề cần thiết để tiến hành đàm phán nhằm mục đích giúp nhà đàm phán tự
tin, chủ động và có khả năng phản ứng lại khi đối mặt với những bất ngờ và
phức tạp trong quá trình tiến hành tổ chức đàm phán.
2. Vai trò chuẩn bị đàm phán kinh doanh
- Giúp tập hợp các dữ liệu, các thông tin chính xác
- Chẩn đoán tốt giúp cho việc xác định các mục tiêu cần đạt được, xây dựng chiến
lược, chiến thuật để đạt được mục tiêu
- Tạo cho nhà đàm phán sự tự tin, chủ động, có khả năng phản ứng lại khi đối mặt
với những bất ngờ và phức tạp trong quá trình tiến hành đàm phán.
Phần II: Nội dung công tác chuẩn bị đàm phán kinh doanh
1. Xác định mục tiêu đàm phán
1.1. Vai trò của việc xác định mục tiêu đàm phán
Mục tiêu đàm phán giúp các bên có thể tập trung vào những vấn đề chính,
tránh nói sai chủ đề, gây mất thời gian (xác định được những nhu cầu và mong muốn
cần đạt được, cũng như làm thế nào để đạt được các mong muốn, nhu cầu đó). Việc
xác định mục tiêu cũng giúp các bên có thể thống nhất và đồng thuận về mục đích
cuối cùng của cuộc đàm phán. Vì vậy, việc xác định mục tiêu đàm phán có vai trò quan trọng:
- Cho biết nhà đàm phán cần gì, tại sao cần và phải bỏ ra cái gì để đổi lại cái mình
cần. Các quyết định để được các thỏa hiệp, các nhượng bộ trong quá trình đàm
phán để đạt được cái mình cần là gì. lOMoAR cPSD| 61203899
- Ngăn chặn ký kết những thỏa thuận bất cẩn, gây thiệt hại khi tham gia đàm phán kinh doanh.
- Tránh được những luống cuống trong đàm phán, không cho đối phương lợi dụng
những luống cuống, nhầm lẫn có thể xảy ra.
- Đàm phán trên một khung mục tiêu cụ thể giúp tiết kiệm thời gian đàm phán,
nhanh chóng đi đến thỏa thuận.
- Tạo lợi thế trong quá trình đàm phán.
- Xác định được những nhu cầu và mong muốn cần đạt được.
1.2. Nội dung xác định mục tiêu trong đàm phán
a. Xác định nhu cầu đàm phán
- Trong quá trình đàm phán, việc hiểu rõ mình thực sự cần gì và phân biệt được
những điều mình cần khác với những điều mình muốn là rất quan trọng. Hiểu
rõ nhu cầu chính của mình là cơ sở quan trọng để xác định mục tiêu đàm
phán. Điều này giúp tránh mất định hướng trong quá trình đàm phán và đồng
thời làm cho nhà đàm phán linh hoạt hơn trong việc tìm ra những giải pháp
thỏa mãn nhu cầu của họ.
- Cần xác định rõ nội dung sẽ tiến hành đàm phán là gì? Đàm phán giá cả, ký
kết hợp đồng mua bán hàng hóa và dịch vụ, đàm phán về trọng tài, đàm phán
về thanh toán tiền hàng, về chất lượng, giải quyết tranh chấp…
b. Xác định phạm vi đàm phán - Phân loại mong muốn:
• Mong muốn thiết yếu: là những mong muốn nhất định phải được đáp ứng.
• Mong muốn quan trọng: là những mong muốn cần được đáp ứng.
• Mong muốn có thì tốt: là những mong muốn có thể bỏ qua mà không ảnh hưởng nhiều.
- Phạm vi cho các mong muốn (ZOPA - Zone Of Possible Agreement):
• Trong đàm phán nói chung và đàm phán kinh doanh nói riêng, mong
muốn của ta thường bị giới hạn bởi mong muốn của đối tác đàm phán.
Bởi vậy, nhà đàm phán cần chuẩn bị giá đích để trao đổi. Tức là phải
xác định được phạm vi đàm phán (mức độ nhượng bộ, phạm vi đồng ý trong mỗi mong muốn). lOMoAR cPSD| 61203899
• Các nhà đàm phán hay dùng thuật ngữ “đường chân tường” (lợi ích
tối thiểu) ta không còn chỗ để rút xuống nữa, chỉ còn đường cho ta rút
ra khỏi cuộc đàm phán. Song song với đường chân tường, ta cũng tính
đến “đường kịch trần” nghĩa là đường hạn chế mà nếu ta vượt qua thì
đối phương có thể rút ra khỏi cuộc đàm phán.
• Phạm vi đàm phán, thường được gọi là "ZOPA" (Zone of Possible
Agreement), là khoảng biến thiên giữa đường chân tường và đường
kịch trần. Nó đại diện cho phạm vi mà hai bên có thể đồng ý trong quá trình đàm phán.
Ví dụ: Khi đàm phán xuất khẩu gạo Khang Dân loại 1, giá người bán
đưa ra thấp nhất là 520 USD/tấn, giá người mua đưa ra cao nhất là 580
USD/tấn. Như vậy, phạm vi có thể đồng ý là từ 520 đến 580 USD/tấn, có
nghĩa là hàng có khả năng sẽ được thống nhất từ 520 đến 580 USD/tấn.
- Xác định những nhượng bộ để đạt được mục tiêu:
 Đó là quyết định về những bước lùi quyền lợi mà doanh nghiệp sẽ phải
chấp nhận trong đàm phán kinh doanh để đi đến thỏa thuận.
- Xác định khuôn khổ về hạn chế thời gian:
 Đó là sự trù tính trước lượng thời gian cần thiết để đi đến các thỏa thuận,
đạt được mục tiêu. Và cũng là trù tính trước hạn chế về thời gian mà
phía bên kia có thể nêu ra.
- Định vị các tác động ảnh hưởng của bên ngoài đến kết quả đàm phán.
- Tính đến các giải pháp để tháo gỡ và quyết định các giải pháp thay thế nếu
như đàm phán không thành công. lOMoAR cPSD| 61203899
- Xác định nội dung đàm phán: Cần xác định rõ nội dung sẽ tiến hành đàm
phán là gì? Đàm phán giá cả, ký kết hợp đồng mua bán hàng hóa và dịch vụ,
đàm phán về trọng tài, đàm phán về thanh toán tiền hàng, về chất lượng, giải quyết tranh chấp, ...
2. Thu thập thông tin
2.1. Mục tiêu thu thập thông tin
- Đánh giá tính khả thi của các yêu cầu và điều chỉnh mục tiêu.
- Lựa chọn một hoặc một vài đối tác để đàm phán.
- Xác định các phương án khác nhau có thể thỏa mãn nhu cầu.
Ví dụ: Bạn đang mua một loại bao bì đặc biệt cho sản phẩm mới của mình. Bạn
cần đàm phán với một nhà cung cấp bao bì để đạt được giá cả hợp lý và điều
kiện hợp đồng linh hoạt.
Lợi ích của việc thu thập thông tin:
• Hiểu Rõ về Thị Trường
• Chứng Minh Sự Quan Trọng của Đối Tác
• Dự Đoán Và Điều Chỉnh Chiến Lược
• Tạo Sự Linh Hoạt Trong Đàm Phán
=> Như vậy, thông tin được thu thập trước đó không chỉ giúp tự tin hơn trong
cuộc đàm phán mà còn giúp tạo ra các chiến lược linh hoạt và có ý thức trong quá trình đàm phán.
2.2. Các thông tin cần thu thập cho quá trình đàm phán
a. Thông tin về thị trường
- Nghiên cứu tình hình cung cầu, giá cả thị trường của mặt hàng định mua
bán, những quy định về sản phẩm tiêu dùng trên thị trường như thuế quan,
chất lượng, bảo vệ lợi ích người tiêu dùng, luật pháp, công nghệ... lOMoAR cPSD| 61203899
- Nghiên cứu về cạnh tranh. Cần phải nắm vững tình hình cạnh tranh trên
thị trường ở thời điểm mà các bên đang chuẩn bị tiến hành đàm phán.
- Nghiên cứu các điều kiện kinh tế vĩ mô của thị trường: luật pháp, các
chính sách thương mại, chính sách xuất nhập khẩu, tập quán buôn bán của ngành hàng...
- Nghiên cứu về điều kiện cơ sở hạ tầng, giao thông liên lạc, điều kiện giao
thông vận tải, điều kiện tài chính và thanh toán.
b. Thông tin về đối tượng kinh doanh
Đối tượng kinh doanh có thể là hàng hóa, dịch vụ, nhà đất, … cần được tìm
hiểu đầy đủ những thông tin về nó, chẳng hạn:
- Tên gọi, số lượng, trọng lượng, chất lượng, bao gói, công dụng, ... - Xuất xứ
- Tình hình sản xuất các mặt hàng đó: thời vụ, khả năng về nguyên liệu,
công nghệ sản xuất, tay nghề công nhân
- Giá cả của các công ty cạnh tranh (giá thị trường) - ...
c. Thông tin đối tác
Tục ngữ có câu “Biết địch biết ta trăm trận trăm thắng” và điều này đặc
biệt đúng trong đàm phán kinh doanh. Để đảm bảo đàm phán thành công,
nhà đàm phán cần hiểu đối tác theo các khía cạnh:
- Nghiên cứu thông tin về bối cảnh của đối tác, những điểm mạnh, điểm
yếu và áp lực của đối tác có thể có khi tham gia đàm phán.
- Mục tiêu và thành ý đàm phán của đối tác.
- Tổ chức nhân sự đàm phán của đối tác: tìm hiểu quyền hạn bên đối tác,
ai là người có quyền quyết định.
- Lịch làm việc. Nếu nắm bắt được lịch làm việc của đối tác, có thể sử dụng
yếu tố thời gian để gây sức ép.
d. Thông tin đối thủ cạnh tranh
Cần nhận biết đối thủ cạnh tranh của mình là ai để có những biện
pháp khắc phục và cạnh tranh lại. Từ đó đánh giá những điểm mạnh,
điểm yếu của mình so với đối thủ cạnh tranh trên thị trường và trong
quan điểm của đối tác. lOMoAR cPSD| 61203899
Phân tích bằng SWOT
2.3. Phương pháp thu thập thông tin
- Việc thu thập thông tin có thể thông qua nhiều kênh khác nhau như:
• Thông tin từ các phương tiện thông tin đại chúng như sách, báo, mạng internet...
• Thông tin từ các nhà cung cấp hoặc các trung gian môi giới.
• Thông tin từ kinh nghiệm của những người bạn, các cuộc đàm
phán tương tự của đối tác trong quá khứ.
- Có thể thu thập thông tin bằng các phương pháp: • Khảo sát • Phỏng vấn
• Sử dụng tài liệu và nguồn thông tin công khai • Thư tín điện tử
• Thăm dò trực tuyến ...
3. Xác định phương án thay thế tốt nhất (BATNA)
3.1. Khái niệm BATNA
- Phương án thay thế tốt nhất cho một cuộc đàm phán (Best Alternative To a
Negotiated Agreement - BATNA) là giải pháp thỏa mãn nhu cầu tốt nhất mà
một bên đàm phán có thể có được dù không tham gia các cuộc đàm phán đó. lOMoAR cPSD| 61203899
⇒ Có thể hiểu đây là phương án thay thế có lợi nhất của một người nếu cuộc
đàm phán thất bại và không đạt được thỏa thuận mong muốn. - Ví dụ :
Mai đang cần mua một chiếc xe máy để đi làm và biết được Nam đang cần bán
chiếc xe. Mai đến gặp Nam và đàm phán về việc mua lại chiếc xe đó. Nam đưa ra
mức giá 50 triệu, sau khi tìm hiểu và tham khảo từ nhiều nguồn khác nhau Mai
thấy rằng mức giá Nam đưa ra rất phù hợp. Tuy nhiên, trước khi mua xe của Nam,
Mai được biết người bạn của Nam cũng đang bán một chiếc xe tương tự nhưng chỉ
với giá 45 triệu đồng. Vậy Mai nên mua xe của ai?
→ Nếu là bạn, bạn sẽ chọn chiếc xe có mức giá 45 triệu đồng thay vì 50 triệu
của Nam. Điều này cho thấy nếu có một thỏa thuận tốt hơn tồn tại, bạn nên tránh
xa cuộc đàm phán của mình. Và chỉ nên chấp nhận các giao dịch đáp ứng hiệu quả
đối với sở thích của bản thân. Có nghĩa là Mai sẽ mua xe của bạn Nam với giá 45
triệu tốt hơn so với thỏa thuận giữa Nam và Mai trước đó. Điều này cho thấy khi
Mai tìm được một lựa chọn tốt hơn, Mai sẽ dành thời gian để khám phá và tìm
được thỏa thuận tốt nhất.
3.2. Vai trò của BATNA
- Thiết lập được mấu chốt vấn đề: Việc thiết lập mấu chốt được vấn đề sẽ
giúp cho cuộc đàm phán diễn ra suôn sẻ và hiệu quả hơn.
- Đảm bảo hiệu suất tối ưu: BATNA giúp cho các nhà đàm phán tránh được
những cuộc đàm phán không cần thiết, tránh được những thỏa thuận bất lợi
và đảm bảo chỉ đồng ý với các thỏa thuận có giá trị tốt hơn.
- Hướng dẫn đưa quyết định: BATNA là cơ sở để xác định giới hạn đàm
phán và giúp nhà đàm phán quyết định nên tiếp tục hay rút lui và thực hiện BATNA.
- Tạo lực đàm phán: Nếu có BATNA được nghiên cứu kỹ lưỡng, rõ ràng, nhà
đàm phán sẽ tự tin hơn trong quá trình đàm phán và có thể thúc đẩy đối tác
đàm phán cung cấp một thỏa thuận tốt hơn cho bên mình. (Việc không xác
định được BATNA có thể khiến cuộc đàm phán của bạn diễn ra không thuận
lợi, không chắc chắn. Điều này có thể dẫn đến những quyết định sai lầm). lOMoAR cPSD| 61203899
- Bảo vệ quyền lợi của nhà đàm phán: Nếu đối tác sử dụng các chiến thuật
khó khăn thì BATNA sẽ giúp bảo vệ nhà đàm phán khỏi nỗi sợ và có cái nhìn
khách quan hơn về hoàn cảnh của mình và của đối tác. (Nếu đối phương có
xu hướng đẩy cuộc đàm phán vào bế tắc, nhà đàm phán có thể chia sẻ về
những kịch bản sử dụng BATNA sau khi kết thúc đàm phán. Điều này không
chỉ giảm thiểu tác động của các chiến thuật tiêu cực, mà còn giúp bạn thể
hiện thiện chí để tiếp tục đàm phán với đối phương).
3.3. Các bước xác định BATNA
- Bước 1: Nghĩ ra càng nhiều phương án thay thế càng tốt.
• Càng nhiều phương án thay thế phù hợp thì nhà đàm phán càng có lợi.
• Ví dụ: A cho rằng công ty có thể dễ dàng mở rộng thêm diện tích văn
phòng để làm việc nếu biết cách bố trí lại đồ đạc trong văn phòng hợp
lý hơn, thuê thêm kho ở ngoài và cải tạo kho thành diện tích làm việc,
thuê thêm diện tích 100m2 hoặc mở thêm chi nhánh khác trong thành
phố để tăng diện tích làm việc cho công ty …
- Bước 2: Lựa chọn những phương án triển vọng nhất và xác định mức độ khả
thi của các phương án này.
• Dựa vào ví dụ trên thì mở thêm chi nhánh khác trong thành phố và
thuê thêm kho để tăng diện tích làm việc cho công ty là hai phương án
khả thi nhất. Để biến hai phương án đó trở thành hiện thực A phải xác
định được phải thuê địa điểm ở đâu? Chi phí thuê bao kho bao nhiêu?
Chi phí cải tạo văn phòng bao nhiêu? …
→ Chỉ khi xác định được những câu hỏi đó thì phương án A chọn mới có
thể được xác định là phù hợp với công ty hay không.
- Bước 3: Đánh giá xem phương án thay thế nào là tốt nhất dựa trên mức độ
đáp ứng nhu cầu của mỗi phương án.
• Phân tích chi phí của phương án thay thế tốt nhất có thể và so sánh nó
với chi phí đàm phán tối đa. Nếu chi phí của phương án thay thế
tốt nhất có thể thấp hơn chi phí đàm phán tối đa, thì phương án thay
thế tốt nhất được cho là BATNA.
- Bên cạnh đó còn cần phải thăm dò từ nhiều nguồn thông tin khác nhau để
biết được BATNA của đối phương, từ đó có chiến lược đàm phán tối ưu nhất. lOMoAR cPSD| 61203899
- Trong tình huống nếu nhà đàm phán đang ở bên có BATNA yếu thì cần phải
cải thiện BATNA của mình để làm cho nó mạnh tương đương với BATNA của đối phương.
4. Tìm hiểu đối tác đàm phán -
Khi tham gia đàm phán, ta phải có những thông tin cần thiết về đối tác như:
• Mục tiêu đàm phán của họ: Điều này giúp bạn xác định điểm động lực
của họ và cách tối ưu hóa giữa lợi ích của cả hai bên.
• Đối tác có đang chịu áp lực nào không? Điểm mạnh và yếu của họ là
gì? Họ có đang gặp trục trặc gì về khách hàng hiện tại không? Tình
hình tài chính của họ có đang ổn định không? Doanh số, lợi nhuận của họ?
• Phương án thay thế tốt nhất của đối tác nếu không đạt được thỏa thuận với bạn là gì? (BATNA)
• Đặc điểm đoàn đàm phán của đối tác.
• Đối tác đã biết những thông tin gì về ta.
Ví dụ: Ông A là một quản lý cấp cao của một công ty vận chuyển và có thẩm quyền
quản lý các giao dịch kinh doanh quan trọng và quyết định liên quan đến hợp đồng vận chuyển.
Về thói quen đàm phán, ông A là người xem xét rất cẩn trọng mọi điều khoản của
hợp đồng đặc biệt là việc đảm bảo hiệu suất và an toàn của dự án vận chuyển, và có
thể yêu cầu việc báo cáo định kỳ để theo dõi tiến trình.
→ Dựa vào những thông tin này ta có thể lập kế hoạch để đáp ứng các nhu cầu cụ
thể của ông A, đảm bảo rằng hợp đồng được viết rõ ràng và tuân thủ các tiêu chuẩn an
toàn và hiệu suất của công ty, và sẵn sàng cung cấp các báo cáo và thông tin liên quan
theo yêu cầu của anh ta trong suốt quá trình hợp tác. -
Dù là thông tin loại nào thì chúng ta cũng có thể tìm kiếm được thông qua:
• Hỏi đối tác đàm phán
• Tìm hiểu các cuộc đàm phán tương tự của đối tác trong quá khứ
• Tình hình hoạt động hiện tại của đối tác
• Những thông tin thị trường liên quan đến hoạt động của đối tác...
Có thể chúng ta sẽ không có được tất cả những thông tin mình muốn biết, vì vậy
chúng ta phải đưa ra những giả định dựa trên kinh nghiệm của mình. Cần lưu ý kiểm tra lOMoAR cPSD| 61203899
lại những giả định của mình trong quá trình đàm phán khi đã có thêm thông tin về đối tác.
Biết được đối tác nhìn nhận như thế nào về mình sẽ giúp chúng ta xác định cách tiếp cận cuộc đàm phán
Ví dụ: nếu chị B đã biết về tiêu chuẩn chất lượng của bạn, bạn có thể tập trung vào
cung cấp thông tin về những cải tiến mới trong sản phẩm của bạn hoặc khả năng đáp ứng
các yêu cầu đặc biệt của cô ấy. Nếu cô ấy đã biết về giá cả, bạn có thể cân nhắc về việc đề
xuất một giá cả cạnh tranh hoặc các ưu đãi đặc biệt để thu hút sự quan tâm của cô ấy.
5. Thành lập đoàn đàm phán
5.1. Yêu cầu khi thành lập đoàn làm phán
- Nhóm phải đủ lớn nhưng không quá lớn (tùy theo mỗi cuộc đàm phán cụ thể).
- Các thành viên phải có sự tin tưởng lẫn nhau và luôn hướng tới mục
tiêu chung của đoàn đàm phán.
- Phải phân công rõ vai trò và nhiệm vụ của từng thành viên trong nhóm.
- Các thành viên trong nhóm cần có các kỹ năng, khả năng và kinh nghiệm bổ sung cho nhau.
5.2. Phân công trách nhiệm của các thành viên a. Trưởng đoàn
- Là người rất quan trọng, chỉ huy tổ chức đàm phán
- Khả năng ra quyết định đúng đắn trong điều kiện căng thẳng
- Khả năng thâu góp các quan điểm dàn trải thành một tập hợp - Khí chất nền nã
- Tính năng động để đối phó kịp thời với tình hình
- Thêm vào đó, trưởng đoàn phải là người chiếm được lòng tin hoàn toàn
của cấp trên, được cấp trên uỷ quyền hay thay mặt mình phát biểu trên
bàn đàm phán với đối phương. Xét theo quan điểm tính cách nhìn nhận
từ đối phương, cũng nên chọn một trưởng đoàn có tính cách cho phép
giao tiếp tốt đối với phía bên kia.
b. Các nhà chuyên môn
- Có thể nói đây là trợ thủ đắc lực của trưởng đoàn đàm phán lOMoAR cPSD| 61203899
- Dùng kiến thức chuyên môn của mình tham gia từng phần việc có liên
- quan. Họ phải theo dõi, quan sát, lắng nghe, phán đoán, đánh giá, tổng
hợp để phát hiện, nắm bắt quan điểm của đối phương và đưa ra các đề nghị cần thiết.
- Họ phải phân tích được tình hình trong quá trình đàm phán. Đặc biệt theo
dõi chiến lược và sách lược của tất cả các bên đàm phán.
- Tìm kiếm những điểm chung và những nhượng bộ có thể để kiến nghị với trưởng đoàn đàm phán.
 Giúp trưởng đoàn đàm phán đưa ra các kết luận cuối cùng. c. Thư ký
Vai trò của thư ký trong đoàn đàm phán là đảm bảo rằng cuộc đàm phán
diễn ra một cách trơn tru và hiệu quả.
- Chuẩn bị tài liệu liên quan đến đàm phán.
- Lên lịch và tổ chức cuộc họp đàm phán.
- Ghi chép cuộc họp và cuộc đàm phán.
- Hỗ trợ thông dịch nếu cần.
- Theo dõi tiến độ và đảm bảo quá trình diễn ra một cách hiệu quả.
- Hỗ trợ quản lý xung đột nếu có.
- Hỗ trợ chăm sóc khách hàng hoặc đối tác thương mại nếu liên quan.
5.3. Nguyên tắc làm việc nhóm đàm phán
- Mỗi lần chỉ 1 người phát biểu, các phát biểu phải được chuẩn bị sẵn sàng,
đợi đến khi lãnh đạo ra dấu khi cần phát biểu.
- Không bao giờ thể hiện sự bất đồng trước mặt đối tác.
- Khi có do dự tạm ngừng cuộc đàm phán.
- Tạo ra một cách trao đổi thông tin phi ngôn ngữ giữa các thành viên trong đoàn.
- Thông điệp của cả đoàn phải thống nhất trong cả lời nói và hành động.
6. Chuẩn bị kế hoạch đàm phán
6.1. Hiểu sơ bộ về việc chuẩn bị kế hoạch đàm phán
Đây là giai đoạn đầu tiên mà các cá nhân, các tổ chức, doanh nghiệp tham
gia đàm phán cần phải thực hiện, đó là xây dựng một bản kế hoạch chỉn chu và thu
thập những thông tin cần thiết cho cuộc đàm phán. Giai đoạn này quyết định phần lOMoAR cPSD| 61203899
lớn tới kết quả của cuộc đàm phán. Do đó, hãy chuẩn bị thật kỹ lưỡng để gia tăng
tỷ lệ đạt được những kỳ vọng đặt ra.
- Cổ nhân xưa có câu: “Biết người biết ta trăm trận trăm thắng”
- Zig Ziglar: “You were born to win, but to be a winner you must plan to
win, prepare to win, and expect to win.” (tạm dịch: “Bạn sinh ra để chiến
thắng, nhưng để chiến thắng, bạn phải có kế hoạch để chiến thắng, chuẩn
bị để chiến thắng, và kỳ vọng chiến thắng.”)
- Colin Powell: “There are no secrets to success. It is the result of
preparation, hard work, and learning from failure.” (tạm dịch: “Không có
bí mật nào cho sự thành công. Thành công là kết quả của sự chuẩn bị kỹ
càng, sự chăm chỉ và học hỏi từ thất bại.”)
6.2. Những yếu tố cần chuẩn bị trong quá trình đàm phán
- Xác định rõ vấn đề, mục tiêu đàm phán
- Xây dựng các phương án thay thế phù hợp
- Thomas Fuller: “In fair weather prepare for foul.” (tạm dịch: “Khi trời
đẹp hãy chuẩn bị cho thời tiết xấu.”) lOMoAR cPSD| 61203899
- Tìm hiểu các thông tin cần thiết về đối tác.
- Ngoài ra hãy chuẩn bị tài liệu hỗ trợ cho cuộc giao tiếp, điều này sẽ thể
hiện sự tôn trọng đối tác của mình. Một khi đã có cho mình một phong
cách đàm phán phù hợp với bên phía đối tác thì ta có thể đi đến kết luận
rằng sẽ quyết định nên sử dụng một trong những CHIẾN LƯỢC ĐÀM PHÁN là: • Cứng rắn • Mềm dẻo • Theo nguyên tắc
→ Việc phi vụ ấy có thành công hay không dường như nằm trọn trong
lòng bàn tay của chúng ta. Một câu nói rất nổi tiếng trong nghệ thuật đàm
phán đó là: “MỀM NẮN, RẮN BUÔNG”.
- Ví dụ: clip Thomas Shelby vs Billy Kimber.
6.3. Chuẩn bị chiến thuật đàm phán
Trong cuộc sống muôn hình vạn trạng này giống như những loài hoa và loài bướm
thì tính cách của con người ta cũng vậy: mỗi người một vẻ, mỗi người một khác. Do
đó việc phải nhạy bén trong cách nhìn nhận con người để nắm bắt những điểm mạnh,
điểm yếu về cả thể chất, chuyên môn và tinh thần của đối phương là hết sức quan trọng
để từ đó tự tạo nên những chiến thuật thông minh cho những cuộc đàm phán, làm chủ
được cuộc đàm phán và điều khiển cả cuộc đàm phán, qua đó tự biến mình thành một
người quản trò. Đó là sự khác biệt giữa thiên tài và một người đại diện đàm phán thông
thường. Có rất nhiều các chiến thuật đàm phán phụ thuộc vào từng thời điểm, từng
hoàn cảnh mà chúng được biến hóa liên tục. Sau đây tôi sẽ đưa cho mọi người một ví
dụ về chiến thuật “dồn đối phương đến bên bờ vực thẳm” -
Ví dụ: Clip Mai Hồng Vũ bắt ký
7. Chuẩn bị địa điểm đàm phán
- Việc chuẩn bị địa điểm cho một cuộc đàm phán cũng là rất quan trọng đối
với mỗi thương vụ bởi lẽ địa điểm tác động rất lớn tới tâm lý và sẽ là một
trong những yếu tố gây ấn tượng đầu tiên đối với đối phương.
- Ví dụ: Nếu không tìm hiểu để biết đối phương là một người ăn chay
trường và bất cẩn ta lại mời họ tới một nhà hàng mặn để gặp gỡ đàm phán lOMoAR cPSD| 61203899
thì rất có thể ta sẽ gây một ấn tượng xấu với họ ngay từ đầu. Và có thể
thấy con người ta rất khó để làm chủ và gạt bỏ hoàn toàn được cảm xúc
để xử lý công việc theo lý trí mà thường cảm xúc và lý trí sẽ trung hoà
với nhau. Và với tình huống như vậy thì thương vụ này đã có những trở ngại nhất định.
- Qua đó việc tìm hiểu về những đặc điểm, tính cách, sở thích… của đối
phương để có thể chọn được một địa điểm phù hợp cho quá trình đàm
phán là hết sức cần thiết và quan trọng.
- Những lưu ý về việc chọn địa điểm đàm phán ta cần chú ý:
• Chọn địa điểm để đối phương cảm thấy thoải mái cả về vật chất
lẫn tinh thần: Có lý luận cho rằng các loài động vật có khả năng tự
bảo vệ cao nhất khi chúng hoạt động trên lãnh thổ của mình, con
người cũng là một loài động vật cấp cao do đó đây cũng là một lưu
ý để gợi ý về địa điểm cho các cuộc đàm phán. Bên cạnh đó cũng
chuẩn bị những nơi có nhiệt độ, khí hậu ôn hoà để quá trình đàm
phán diễn ra trong sự thoải mái nhất định.
• Thuận tiện cho việc đi lại
• Kín đáo và an toàn để đảm bảo hiệu quả và bảo mật thông tin
• Có thể tiếp nhận thông tin toàn bộ nội dung cuộc đàm phán một cách rõ ràng nhất.
• Có đầy đủ các phương tiện hỗ trợ cần thiết: thiết bị trình chiếu
bảng, thiết bị âm thanh…
8. Một số chuẩn bị khác
- Cần phải chuẩn bị kỹ:
• Những tài liệu cần thiết để đảm bảo không bỏ sót
• Những tài liệu cần gửi trước cho đối tác
• Chọn lọc và hệ thống hóa tài liệu theo từng nhóm vấn đề  Dự thảo hợp
đồng mà ta mong muốn thỏa thuận được. - Lưu ý:
• Nói/hiểu ngôn ngữ của đối tác rất hữu ích để xây dựng mối quan hệ tốt đẹp. lOMoAR cPSD| 61203899
• Không nên đàm phán bằng ngôn ngữ của đối tác trừ phi cực kỳ thành thạo.
• Nếu không đàm phán được bằng tiếng Việt, nên sử dụng phiên dịch.
• Xác định ngôn ngữ sử dụng trong thỏa thuận/ hợp đồng: 2 bản 2 thứ
tiếng có giá trị như nhau, chú ý dịch thuật.
• Ngoài ra còn một số lưu ý khác như: kiểm soát cảm xúc, tập trung vào
lợi ích chung, tạo không gian riêng cho đối tác,..