Vai trò của truyền thông trong phát triển Văn hóa doanh nghiệp môn Quan hệ công chúng - Truyền thông | Đại học Văn Lang

Vai trò của truyền thông
trong việc tạo lập, duy trì và phát triển văn hoá doanh nghiệp
Trước khi xem xét vai trò của truyền thông trong việc
hình thành, duy trì và biến đổi văn hoá doanh nghiệp,
chúng ta cần phải làm rõ khái niệm truyền thông và mối
quan hệ của nó với văn hoá doanh nghiệp.
Theo cách tiếp cận mang tính văn hoá của Keyton
(2005) thì truyền thông là một quá trình tương tác phức
hợp và liên tục giữa các thành viên của doanh nghiệp và
thông qua quá trình đó các thành tố của văn hoá được nhận thức và chia sẻ.
Quan niệm này chỉ ra rằng văn hoá doanh nghiệp và
truyền thông có mối liên hệ hai chiều. Một mặt, văn hoá
doanh nghiệp được hình thành và tồn tại thông qua việc
sử dụng truyền thông. Mặt khác, văn hoá doanh nghiệp
cũng chi phối việc sử dụng các dạng thức và cấu trúc của
truyền thông trong hoạt động của doanh nghiệp. Chẳng
hạn như mô hình quan hệ công chúng mà công ty đó lựa
chọn để giao tiếp với đối tác cũng như giữa các phòng ban trong doanh nghiệp.
Nói đến truyền thông trong doanh nghiệp, có hai khái
niệm thường gắn liền với nó là truyền thông nội bộ và
truyền thông ngoài doanh nghiệp. Truyền thông nội bộ
liên quan đến sự tương tác giữa đội ngũ lãnh đạo với nhân
viên cũng như giữa các nhân viên với nhau.
Quá trình truyền thông này có ảnh hưởng trực tiếp tới
sự hình thành, duy trì và biến đổi văn hoá doanh nghiệp.
Sự tác động của truyền thông nội bộ được biểu hiện trước
hết ở sự giao tiếp giữa nhà quản lý với đội ngũ nhân viên.
Sự tương tác này theo cách gọi của Tukiainen (2001) là
“giao tiếp thứ bậc”.
Như đã được đề cập ở phần trên, sự hình thành, duy
trì, và biến đổi văn hoá doanh nghiệp bắt đầu với vai trò
của người quản lý doanh nghiệp trong sự tương tác với
các thành viên khác trong doanh nghiệp. Nhiều học giả đã
đi sâu nghiên cứu mối quan hệ tương tác giữa người điều
hành, lãnh đạo và người chịu sự điều hành, lãnh đạo.
Nghiên cứu của D’Aprix và Tyler (2006) đã chỉ ra
rằng, người lãnh đạo quản lý truyền thống thường từ chối
giao tiếp một cách cởi mở với các nhân viên bởi họ cho
rằng khả năng nhận thức của người lao động là có hạn nên
việc thảo luận và làm việc với những nhân viên dưới
quyền là đồng nghĩa với việc quản lý kém hiệu quả. Trên
thực tế, nhân viên lại rất thích khi họ nhận được những
thông báo về những vấn đề của doanh nghiệp và nếu
những thông tin này bị bưng bít thì sẽ tạo cho họ một cảm
giác của việc bị chối bỏ, bị coi thường thậm chí là bị phản bội.
Theo Tourish và Hargie (2004), để đảm bảo một môi
trường hợp tác lành mạnh và đảm bảo quá trình truyền
thông hiệu quả giữa chủ doanh nghiệp với nhân viên và
người lao động trong doanh nghiệp thì người lãnh đạo
quản lý doanh nghiệp cần phải thay đổi quan niệm truyền
thống của họ về những người dưới quyền. Nhân viên cũng
như người lao động cần được nhìn nhận như là một tài sản
quan trọng nhất của doanh nghiệp.
Vì vậy, quá trình truyền thông từ người lao động đến
giới chủ hay nói cách khác là truyền thông từ dưới lên cần
phải được xem là vấn đề trọng tâm để đảm bảo rằng
những ý kiến, sáng kiến của người lao động được đề cao
và đóng vai trò quan trọng trong quá trình hoạch định
chính sách và vận hành của doanh nghiệp.
Mỗi cá nhân người lao động nên được nhìn nhận như
là nguồn ý tưởng tiềm năng để cung cấp những thông tin
và đưa ra những đánh giá phản hồi đối với quá trình hoạt
động của doanh nghiệp. Vai trò của truyền thông nội bộ
trong việc xây dựng, duy trì, biến đổi văn hoá doanh
nghiệp do đó cần thiết phải thiết lập một cơ sở hạ tầng để
đảm bảo quá trình truyền thông hai chiều từ người lãnh
đạo quản lý tới nhân viên và ngược lại (McAleese và Hargie, 2004).
Trong quá trình truyền thông nội bộ, bên cạnh truyền
thông theo thứ bậc giữa lãnh đạo với nhân viên thì truyền
thông ngang cấp giữa các nhân viên với nhau cũng giữ vai
trò hết sức quan trọng trong quá trình hình thành, duy trì
và biến đổi văn hoá doanh nghiệp. ở một vị thế ngang
bằng, những ý nghĩa và giá trị của doanh nghiệp sẽ được
chia sẻ giữa các nhân viên với nhau nếu một môi trường
làm việc dựa trên sự hợp tác được thiết lập.
Rõ ràng, vai trò của truyền thông nội bộ không chỉ bị
giới hạn ở việc cung cấp thông tin tới người lao động.
Quả thật, ngoài việc cung cấp thông tin thì việc xác lập và
thúc đẩy một mối quan hệ giữa lãnh đạo và nhân viên
cũng như giữa các nhân viên trong doanh nghiệp với nhau
cũng trở nên vô cùng quan trọng.
Điều này giúp doanh nghiệp thiết lập được một
phong cách quản lý sự biến đổi mang tính chiến lược, cấu
trúc và công nghệ. Hơn nữa, truyền thông nội bộ cũng có
thể được vận hành như một nhận thức có tính văn hoá của
doanh nghiệp, của nhà hoạch định chiến lược truyền
thông, của người ra quyết định về truyền thông, của người
kết hợp giữa văn hoá trong doanh nghiệp với những yếu
tố văn hoá bên ngoài, của một kênh truyền thông tham gia
tư vấn và chuyển giao quyền lực (McAleese and Hargie, 2004).
Tác động của quá trình truyền thông nội bộ và mối
quan hệ của nó với văn hoá vì thế trở nên vô cùng quan trọng.
Cùng với truyền thông nội bộ, quá trình truyền thông
của doanh nghiệp với bên ngoài cũng tác động không nhỏ
tới văn hoá doanh nghiệp. Bởi vậy sau khi thiết lập và
củng cố sự thống nhất bên trong, doanh nghiệp cũng cần
phải truyền bá những giá trị của doanh nghiệp ra bên ngoài.
Trong mối quan hệ với văn hoá, truyền thông nội bộ
và truyền thông ngoài doanh nghiệp chủ yếu dựa trên sự
tương tác và sự nhận thức về các giá trị.
Bên cạnh đó, truyền thông ngoài doanh nghiệp cũng
liên quan chặt chẽ với mối liên hệ giữa doanh nghiệp và
khách hàng. Do đó, liên quan đến quyền năng của những
lời truyền miệng, như một công cụ của maketing, doanh
nghiệp cần phải áp dụng quan điểm cấp tiến hơn trong
việc ưu tiên quá trình truyền thông với khách hàng (Margie và Tourish, 2000).
Trong một bài báo nhan đề “Năm nguyên tắc căn bản
của quản lý văn hoá” Margie và Tourish (2004) đã chỉ ra
rằng quan hệ công chúng nên được vận hành và quản lý
một cách hoàn chỉnh để đảm bảo thông tin tới khách hàng
là chính xác và trung thực. Nhà quản lý nên thông báo tới
nhân viên trong doanh nghiệp về những chính sách của
doanh nghiệp đối với truyền thông ngoài doanh nghiệp và
những nhân viên có mối liên hệ trực tiếp với khách hàng
cần phải làm việc một cách chuyên nghiệp, phải đặt sự hài
lòng của khách hàng là vấn đề tối quan trọng trong sự
phát triển của doanh nghiệp (McAleese and Hargie, 2004).
Những kiến nghị đối với nhà quản lý truyền thông
nhằm phát triển văn hoá doanh nghiệp.
Mong ước của các nhà lãnh đạo quản lý doanh
nghiệp là xây dựng một văn hoá doanh nghiệp vững
mạnh, tạo lập môi trường thống nhất, đồng bộ cho sự vận
hành của doanh nghiệp để theo đuổi các mục tiêu của
doanh nghiệp. Khó có thể phủ nhận rằng truyền thông là
nhân tố rất quan trọng mà thiếu nó sẽ khó có thể hy vọng
xây dựng, duy trì và biến đổi văn hoá doanh nghiệp. Từ
sự phân tích ở trên, có hai đề xuất được đưa ra cho các
nhà quản lý truyền thông nhằm hướng tới việc xây dựng
và phát triển văn hoá doanh nghiệp vì sự phồn thịnh của doanh nghiệp đó.
Trước hết, một văn hoá doanh nghiệp mạnh cần phải
được hình thành, duy trì và biến đổi dựa trên sự tin tưởng
của tất cả các thành viên trong doanh nghiệp. Nghiên cứu
của Ruppel và Harrington (2000) đã chỉ ra ba thành tố của
truyền thông liên quan đến lòng tin đó là thông tin chính
xác, sự giải đáp một cách rõ ràng về những quyết định
được đưa ra và sự cởi mở trong giao tiếp. Ruppel và
Harrington cũng khẳng định rằng nếu sự giao tiếp giữa
người lãnh đạo và nhân viên càng cởi mở thì mức độ tin
tưởng lẫn nhau càng lớn.
Văn hoá của một doanh nghiệp hỗ trợ để xây dựng
một quá trình truyền thông cởi mở và minh bạch, dựa trên
lòng tin sẽ có một ảnh hưởng tích cực trong việc thúc đẩy
sự sáng tạo và đổi mới của doanh nghiệp. Các nhân viên
và người lao động trong doanh nghiệp sẽ cảm thấy tự tin
để làm việc một cách sáng tạo, đổi mới và vì vậy mọi
người có thể tin tưởng lẫn nhau để thúc đẩy một quá trình
truyền thông cởi mở. Việc xây dựng niềm tin trong doanh
nghiệp là nỗ lực vô giá để hình thành, duy trì và biến đổi
văn hoá doanh nghiệp. Vì vậy, trong quản lý truyền
thông, nhà quản lý nên thiết lập một chiến lược truyền
thông mà ở đó mối liên hệ giữa truyền thông với việc xây
dựng lòng tin cần phải được thúc đẩy.
Cùng với yếu tố về sự tin cậy, một bầu không khí hợp
tác được xây dựng trên cơ sở truyền thông mở là sự phản
ánh của thái độ và triết lý quản lý. Nó được nhấn mạnh
rằng tính hợp tác càng cao trong mối quan hệ giữa các
nhân viên và lợi ích của họ thì mức độ cởi mở của truyền
thông ngang cấp giữa họ càng lớn và ngược lại (Ruppel và Harrington, 2000).
Rõ ràng, bầu không khí đặc biệt là bầu không khí làm
việc dựa trên nguyên tắc đạo đức được nhìn nhận như là
một dạng hay một cấu trúc hẹp hơn của văn hoá doanh
nghiệp là nhân tố quan trọng của việc tạo lập môi trường
đổi mới quyết định cho sự phát triển của doanh nghiệp.
Một chính sách truyền thông mở bao gồm truyền thông
mở giữa các cá nhân, các phòng ban và các nhóm liên
quan đến doanh nghiệp nhằm đạt được những triển vọng
phát triển mới vì vậy là rất cần thiết để hình thành một
dạng văn hoá hỗ trợ cho sự sáng tạo và đổi mới cần thiết
cho doanh nghiệp để nâng cao tính cạnh tranh trong một
môi trường kinh doanh ngày càng phức tạp.
Văn hoá doanh nghiệp đã trở thành một nhân tố quan
trọng đóng góp cho sự phát triển của doanh nghiệp. Trong
một môi trường kinh doanh đầy biến động, quá trình hình
thành, duy trì và biến đổi văn hoá doanh nghiệp cần được
tiến hành liên tục để nâng cao khả năng thích ứng và tính
cạnh tranh của doanh nghiệp. Trong nỗ lực để đạt được
mục tiêu này, truyền thông mở là một yếu tố có tính quyết
định mà sự phát triển của nó tỷ lệ thuận với sự hợp tác,
lòng tin, sự cam kết và sự đổi mới trong môi trường làm việc của doanh nghiệp.
Do vậy vai trò của quản lý truyền thông trong việc
xây dựng, duy trì và biến đổi văn hoá doanh nghiệp là làm
thế nào để thiết lập và thực hiện một cơ chế truyền thông
mở nhằm đạt được những triển vọng mới cho sự phát
triển bền vững của doanh nghiệp. Theo Văn hóa doanh nhân