Văn hóa và Đàm Phán Kinh Doanh: Tác Động và Chiến Lược Thích Nghi | Đàm phán kinh doanh | Trường Đại học Khoa học Tự nhiên, Đại học Quốc gia Hà Nội
Văn hóa là một khái niệm rộng và vì vậy có thể được định nghĩa theo nhiều cách khác nhau. Theo Philip R. Cateora và John L.Graham, hiểu một cách đơn giản , văn hóa tạo nên cách sống của một cộng đồng, quyết định cách thức tiêu dùng , thứ tự ưu tiên và phương cách thỏa mãn nhu cầu của con người . Tài liệu được sưu tầm và soạn thảo dưới dạng file PDF để gửi tới các bạn cùng tham khảo, ôn tập đầy đủ kiến thức, chuẩn bị cho các buổi học thật tốt. Mời bạn đọc đón xem!
Môn: Đàm phán kinh doanh 13 tài liệu
Trường: Trường Đại học Khoa học tự nhiên, Đại học Quốc gia Hà Nội 0.9 K tài liệu
Tác giả:
Preview text:
I.
Văn hóa trong đàm phán kinh doanh
1. Khái niệm của văn hóa
Văn hóa là một khái niệm rộng và vì vậy có thể được định nghĩa theo nhiều
cách khác nhau. Theo Philip R. Cateora và John L.Graham, hiểu một cách đơn
giản , văn hóa tạo nên cách sống của một cộng đồng, quyết định cách thức tiêu
dùng , thứ tự ưu tiên và phương cách thỏa mãn nhu cầu của con người . Văn hóa
bao gồm tổng thể kiến thức , đạo đức, đức tin, nghệ thuật, pháp luật, tập quán ,
thói quen được các thành viên trong một cộng đồng thừa nhận. Nói một cách
khác, văn hóa là tất cả những gì mà các thành viên trong xã hội có, nghĩ và làm.
Văn hóa trong trong giao dịch đàm phán và kinh doanh được hiểu theo nghĩa
rộng là toàn bộ di sản của loài người, bao gồm tất cả vật chất và kiến thức của
một xã hội. Văn hóa bao trùm lên tất cả các vấn đề từ cách ăn uống đến trang
phục , từ các tập quán trong gia đình đến các công nghệ sử dụng trong công
nghiệp , từ cách ứng xử của mỗi con người trong xã hội đến nội dung hình thức
của các thông tin đại chúng , từ phong cách, cường độ làm việc đến các các quan
niệm về đạo đức xã hội.
Ví dụ: Văn hóa Việt Nam có thể kể đến áo dài, khi nói đến áo dài người ta sẽ
nghĩ đến nét văn hóa về trang phục của Việt Nam, nói đến Kimono là nghĩ đến
đến nét văn hóa về trang phục của Nhật Bản hoặc khi nhắc đến Hanbok bạn sẽ
nghĩ ngay đến nét văn hóa về trang phục của Hàn Quốc. Bản sắc văn hóa là thể
hiện nét riêng và là nét đặc trưng mà chỉ cần nhắc đến người ta sẽ nghĩ ngay đến
một địa điểm cụ thể nào đó tồn tại bản sắc văn hóa đó.
2. Thành phần của văn hóa
Các thành phần văn hóa là một tập hợp các thực hành, các hình thức biểu
hiện xã hội, nghệ thuật và chính trị, truyền thống, phong tục và khu vực đặc
trưng cho một xã hội và phân biệt nó với những xã hội khác. Giống như toàn bộ
khuôn khổ là một phần của văn hóa xã hội, những thành phần này phát triển
trong suốt lịch sử và tiến hóa, có thể kể đến như:
- Yếu tố văn hóa vật chất:
Nhóm yếu tố công nghệ chia làm 2 loại, gồm có Kỹ thuật phần cứng( Máy móc
thiết bị ) và Phần mềm ( Bí quyết kĩ thuật, kĩ năng quản lý ).Ví dụ : Trong các
cuộc đàm phán quốc tế quan trọng , hình ảnh các doanh nhân sử dụng thành thạo
máy tính xách tay nối mạng với bên ngoài để cập nhật thông tin về thị trường
ngay trong buổi buổi đàm phán đã đã trở thành một biểu tượng quen thuộc của
của đàm phán kinh doanh hiện đại.
Nhóm yếu tố kinh tế : Bao gồm cách thức mà cá nhân cống hiến và thu
về những lợi ích. Ví dụ: Quan điểm và sự phát triển của thành phần
kinh tế tư nhân: Xương sống của nền kinh tế Hàn Quốc là các tập đoàn
kinh tế tư nhân hùng mạnh. Ngay từ những năm đầu tiên của Chính
quyền tướng Park Chung Hy , các tập đoàn kinh tế tư nhân Deawoo,
Huyndai...đã nhận được sự hậu thuẫn của chính quyền Trong giai đoạn
phát triển thành kỳ của nền kinh tế, chính phủ luôn duy trì một cơ chế
đối thoại cởi mở giữa các nhà kinh doanh tư nhân và các quan chức lập
sách.Sự thừa nhận và tạo điều kiện để các thành phần kinh tế tư nhân ở
Hàn Quốc tạo ra cho các doanh nhân một phong cách đàm phán độc
lập trong mọi cuộc đàm phán và kinh doanh.
- Yếu tố tổng thể xã hội :
Tổ chức xã hội: Cách thức tổ chức của một xã hội thể hiện qua cấu
trúc xã hội của xã hội đó. Ở đây nổi lên bốn đặc điểm quan trọng giúp
ta phân biệt sự khác nhau giữa các nền văn hóa. o
Thứ nhất, là sự đối lập giữa chủ nghĩa cá nhân với chủ nghĩa tập
thể. Ví dụ: Xã hội Nhật Bản: Coi trọng tập thể, hòa nhập với tập
thể sẽ tạo ra sự tương trợ lẫn nhau, tạo ra động lực mạnh mẽ để
các thành viên trong tập thể làm việc vì lợi ích chung, làm tăng
cường tinh thần hợp tác giữa các thành viên, nâng cao ý thức
trách nhiệm của từng cá nhân với xã hội. Tuy nhiên, những xã
hội coi trọng tập thể có thể bị coi là thiếu tính năng động và tinh thần kinh doanh cao. o
Thứ hai, là sự phân cấp trong xã hội. Ví dụ: Tại Mỹ, người ta rất
tôn trọng những người thành đạt có nguồn gốc thấp kém, trong
khi ở Anh những người như thế chỉ được coi là “trưởng giả học
làm sang” chứ không bao giờ được xã hội thượng lưu thực sự chấp nhận cả. o
Thứ ba, là tính đối lập giữa tính nữ quyền hay nam quyền: sự
tham gia vào công việc của phái nữ là rất ít, hoặc sự tham gia đó
chỉ là về mặt hình thức, các vị trí cao trong công việc nữ giới
hầu như không được đảm nhiệm. o
Thứ tư, là bản chất tránh rủi ro: Tại những xã hội có truyền
thống văn hóa chấp nhận những điều không chắc chắn, con
người sẵn sàng chấp nhận rủi ro ví dụ như Anh, Đan Mạch môi
trường này, cơ cấu của các tổ chức thường được xây dựng rất ít
hoạt động, các văn bản về luật cũng không nhiều và các nhà
quản lý có xu hướng chấp nhận rủi ro cao, đồng thời tỷ lệ thay
thế lao động trong các tổ chức này thường cao và có nhiều nhân
viên giàu hoài bão. Những xã hội có truyền thống văn hóa
không chấp nhận những điều không chắc chắn, con người luôn
luôn cảm thấy bất an về một tình huống mơ hồ nào đó, họ luôn
muốn tránh những xu hướng mạo hiểm bằng nhu cầu cao về an
ninh và tin mạnh mẽ vào các chuyên gia hay hiểu biết của họ. Ví
dụ: Đức, Nhật, Tây Ban Nha.
Giáo dục : Yếu tố giáo dục quyết định học vấn, là nền tảng quan trọng của hành vi .
Cơ cấu chính trị : Sự hậu thuẫn của chính phủ thông qua các chương
trình đàm phán cấp nhà nước về quan hệ kinh tế có thể là nguồn sức
mạnh mạnh để doanh nghiệp gây sức ép với đối tác .
- Yếu tố quan niệm, tín ngưỡng, đức tin :
Tôn giáo: Ảnh hưởng lớn đến cách sống, niềm tin, giá trị và thái độ,
thói quen làm việc và cách cư xử của con người trong xã hội đối với
nhau và với xã hội khác. Ví dụ: Nước theo đạo Hồi, vai trò của người
phụ nữ bị giới hạn trong gia đình, Giáo hội Thiên chúa giáo đến tận
bây giờ vẫn tiếp tục cấm sử dụng các biện pháp tránh thai. Thói quen
làm việc chăm chỉ của người Mỹ là được ảnh hưởng từ lời khuyên của đạo Tin lành.
- Nhóm yếu tố văn hóa, thẩm mỹ :
Liên quan đến thị hiếu nghệ thuật của văn hóa, các giá trị thẩm mỹ
được phản ánh qua các hoạt động nghệ thuật như hội họa, điêu khắc,
điện ảnh, văn chương, âm nhạc, kiến trúc...Ví dụ: Thể hiện những
người trẻ tuổi Việt Nam được nuôi dưỡng bằng nguồn văn học cách
mạng Việt Nam, bằng những tác phẩm nổi tiếng của Lép Tônxtôi , Ma-
xim Gooc-ki sẽ có thể có cách nhìn nhận nhân văn hơn, có trách nhiệm
đối với cộng đồng , đối với xã hội khi ra các quyết định kinh doanh.
- Nhóm yếu tố ngôn ngữ :
Ngôn ngữ: là phương tiện được sử dụng để truyền thông tin và ý
tưởng, giúp con người hình thành nên các nhận thức về thế giới và có
tác dụng định hình đặc điểm văn hóa của con người. Bản thân ngôn
ngữ rất đa dạng, bao gồm ngôn ngữ có lời (verbal language) (thông
điệp được chuyển giao bằng nội dung của từ ngữ, bằng cách diễn tả
các thông tin đó (âm điệu, ngữ điệu...) và ngôn ngữ không lời
(nonverbal language). Và bằng các phương tiện không lời như cử chỉ,
tư thế, ánh mắt, nét mặt...Tuy nhiên, một số dấu hiệu của ngôn ngữ cử
chỉ lại bị giới hạn về mặt văn hóa. Chẳng hạn trong khi phần lớn người
Mỹ và Châu Âu khi giơ ngón cái lên hàm ý “mọi thứ đều ổn” thì ở Hy
Lạp, dấu hiệu đó là ngụ ý khiêu dâm. Ví dụ : Người Mỹ đã sai lầm
trong các cuộc đàm phán khi cho rằng đa số người Nhật thường không
hiểu Tiếng Anh tốt đến mức có thể đàm phán trực tiếp được. Trong
thực tế, các doanh nhân Nhật đều có thể hiểu và sử dụng thành thạo
tiếng Anh . Nhưng trong cuộc đàm phán, nhất là những cuộc đàm phán
quan trọng thì họ vẫn thường sử dụng phiên dịch. Sử dụng phiên dịch
là giúp các người Nhật có nhiều thời gian suy nghĩ và cân nhắc thông
tin do đối tác đưa ra, đồng thời họ cũng có nhiều thời gian để quan sát
phản ứng của đối phương khi phiên dịch đang chuyển những ý kiến
của họ từ tiếng Nhật sang tiếng Anh. II.
Ảnh hưởng của văn hóa tới đàm phán kinh doanh . - Ngôn ngữ - Tôn giáo - Giá trị - Phong tục tập quán - Yếu tố thẩm mỹ - Giáo dục
- Yếu tố văn hóa vật chất
Văn hóa luôn đóng góp một phần cho sự thành công của đàm phán.
Mỗi quốc gia, môi doanh nghiệp đều có văn hóa khác nhau và tạo nên
điều riêng biệt trong cách ứng xử, suy nghĩ của họ. Hiểu rõ về văn hóa
của đối tác cũng là một phần thông tin mà các doanh nghiệp phải tìm
kiếm. Đó là một lợi thế trong đàm phán mà doanh nghiệp cần chú ý.
Để tăng khả năng thành công của đàm phán kinh doanh, người đàm
phán càng am hiểu văn hóa của mình và đối tác của mình càng tốt.
Một số vấn đề mà các nhà kinh doanh nên ưu tiên nghiên cứu đó là:
ngôn ngữ, lối sống, thông tin – tín hiệu, tín ngưỡng, phong tục, tập
quán, lễ hội.Ảnh hưởng của văn hóa đối với hành vi giao dịch, đàm
phán kinh doanh được xem xét trên những khía cạnh khác nhau
1. Sự khác biệt về ngôn ngữ và những cử chỉ hành vi không lời.
Trong tất cả các thứ ngôn ngữ được sử dụng chủ yếu trong đàm phán kinh
doanh, các câu hỏi và những câu tự bộc lộ thông tin là những hành vi ngôn ngữ
được sử dụng thường xuyên nhất. Tuy nhiên, ngay cả đối với hành vi ngôn ngữ
xuất hiện nhiều nhất này thì các nhà giao dịch, đàm phán có quốc tịch khác nhau
cũng có tần suất sử dụng khác nhau.
Ví dụ như trong khi 34% phát ngôn của các nhà kinh doanh Trung Quốc trong
đàm phán là câu hỏi thì người Anh và người Đài Loan lại có xu hướng hỏi rất
ít.Bên cạnh câu hỏi và những câu tự bộc lộ, trong đàm phán kinh doanh, những
câu mệnh lệnh, cam kết và hứa hẹn cũng thường xuyên được sử dụng trong các
ngôn ngữ đàm phán thông dụng.
Ví dụ: Nhật Bản có thể được coi là nước có phong cách đàm phán nhẹ nhàng và
lịch sự nhất. Sự đe dọa, những mệnh lệnh, cảnh báo, câu nói không rất ít khi
được sử dụng, thay vào đó là những khoảnh khắc im lặng, hứa hẹn, khuyến nghị
và cam kết. Hàn Quốc có vẻ như sẽ có phong cách đàm phán như người láng
giềng khổng lồ, nhưng thực tế phong cách đàm phán của các doanh nghiệp Hàn
Quốc lại rất khác so với Nhật Bản. Các nhà kinh doanh Hàn Quốc sử dụng nhiều
câu mệnh lệnh, đe dọa hơn những nhà kinh doanh Nhật Bản, họ sử dụng từ
không và ngắt lời đối tác nhiều gấp 3 lần so với người Nhật. Những nhà kinh
doanh Trung Quốc có phong cách đàm phán khá giống với người Nhật, nhưng
họ thường nghiêng về các phát ngôn mang tính chất trao đổi thông tin. Trong khi
đó, các nhà đàm phán Đài Loan có phong cách giống như người Hàn Quốc.
Người Pháp sử dụng nhiều nhất các câu mệnh lệnh, đe dọa, cảnh báo. Người
Pháp cũng thường xuyên ngắt lời đối tác và rất hay nói không. Họ thích nói và
nói nhiều khi đàm phán. Mỹ, Đức có cách sử dụng ngôn ngữ và những hành vi
không lời gần như là tương tự nhau. Cách sử dụng ngôn ngữ, các cử chỉ, điệu bộ
của họ không quá nhẹ nhàng nhưng cũng không quá nóng nảy trong đàm phán.
2. Sự khác biệt về quan niệm giá trị
Có bốn quan niệm về giá trị thường được hiểu khác nhau: Khách quan, cạnh
tranh, công bằng, và quan niệm về thời gian. a) Khách quan
- Xét trên quan niệm về tính khách quan, các quốc gia phương Tây thường
có sự khách quan hơn, ra những quyết định dựa trên những thực tế rõ ràng
mà không quan tâm đến các nhân tố tình cảm, quan hệ khác, trong khi các
quốc gia châu Á và Mỹ la tinh lại thường có các quyết đàm phán không
khách quan, họ chịu ảnh hưởng của nhiều yếu tố tâm lý, tình cảm và quan
hệ trong quá trình đàm phán. Trong khi đó, tính khách quan không phải là
một giá trị được đề cao trong văn hóa của nhiều dân tộc ở phương Đông. b) Cạnh tranh
- Cạnh tranh là một đặc điểm của đàm phán.
- Đây là hình thức cạnh tranh giữa người mua và người bán với tư cách là
hai bên đối tác trên bàn đàm phán. Xu hướng vận động của các bên yêu
cầu về giá cả và điều kiện trao đổi của bên mua và bên bán là trái ngược
nhau, chỉ có điểm chung duy nhất là hai bên đều có kiếm được lợi ích
càng nhiều càng tốt cho bên mình. Kết quả của quá trình cạnh tranh giữa
hai bên đối tác chính là kết quả của cuộc đàm phán. Kết quả đàm phán là
vấn đề liên quan đến quan niệm công bằng. Cùng với đó, nét văn hóa đặc
trưng của các nước phương Đông, đặc biệt là người Nhật, cho rằng người
mua có ưu thế hơn, bởi họ quan niệm khách hàng là thượng đế, được
hưởng nhiều ưu đãi. Trong khi đó kết quả những cuộc đàm phán với đối
tác Mỹ thường dẫn đến một kết quả có lợi tương đối đồng đều cho cả hai bên mua và bán. c) Thời gian
- Thời gian trong các nền văn hóa khác nhau cũng được hiểu khác nhau.
- Muốn nắm bắt được thành công, trước hết nhà kinh doanh phải nắm bắt
được thói quen sử dụng, quan niệm về thời gian của đối tác. Đối với các
quốc gia quan niệm về thời gian là thời gian đơn, như người Mỹ, Đức,
đúng giờ, khoa học, rành mạch rõ ràng là mấu chốt khiến cuộc đàm phán
nhanh chóng đạt được kết quả tốt đẹp. Nhưng với quan niệm về thời gian
phức, như người châu Á, Mỹ Latinh, họ thường không có thói quen đúng
giờ, ít quan tâm đến tầm quan trọng của tác phong đó và thường đổ lỗi
cho những nguyên nhân khách quan. Cũng có những trường hợp một số
nền văn hóa quan niệm cả thời gian đơn và phức, vậy nên các doanh
nghiệp lại càng cần chú trọng yếu tố này khi ngồi vào bàn đàm phán.
3. Sự khác biệt về tư duy và quá trình ra quyết định
Khi đối mặt với một nhiệm vụ đàm phán phức tạp, hầu hết các nhà đàm phán
phương Tây đều có thói quen chia nhỏ nội dung đàm phán thành một loạt những
công việc nhỏ. Các vấn đề như giá cả, vận chuyển, bảo hành, bảo dưỡng... lần
lượt được giải quyết. Kết quả cuối cùng của đàm phán sẽ là tổng hợp kết quả
đàm phán của tất cả các nội dung nhỏ.
Các nhà đàm phán châu Á lại có xu hướng trái ngược. Họ không phân chia
nội dung đàm phán thành các công việc nhỏ mà cùng thường một lúc đàm phán
tất cả các nội dung không theo một trình tự rõ ràng, và nhượng bộ chỉ đạt được
vào khi đàm phán đã sắp kết thúc.
Văn hoá chi phối hành vi của con người và vì vậy ảnh hưởng quyết định
đến hành vi của các nhà kinh doanh trong giao dịch, đàm phán. Vậy nên
giữa những nhà kinh doanh đại diện cho những giá trị, đặc điểm văn hoá
khác nhau, cần có sự chuẩn bị, chú ý tới từng chi tiết, từ lựa chọn phái
đoàn đàm phán; quản lý, theo dõi các công tác chuẩn bị cho đàm phán;
theo dõi chặt chẽ diễn biến trên bàn đàm phán; và các vấn đề sau khi kết
thúc đàm phán. Bởi nếu không có sự khác biệt về cơ sở văn hoá, đàm
phán có thể diễn ra trôi chảy; nhưng khi có những khác biệt, mâu thuẫn,
thì văn hoá lại là một nguồn gốc cơ bản cho sự bất đồng quan điểm trong
đàm phán, ảnh hưởng tới kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.
Ví dụ: Các nhà đàm phán Mỹ thường gặp rất nhiều khó khăn trên thị trường
Nhật Bản. Đối với họ, khi một nửa trong số các vấn đề đã đạt được thỏa thuận
thì có nghĩa là cuộc đàm phán cũng đã hoàn thành được một nửa. Tuy nhiên, đối
tác Nhật Bản của họ lại không cảm thấy như vậy, trong khi phía Mỹ cho rằng
mình đã đi được một nửa quãng đường thì phía Nhật dường như còn chưa tiến
thêm được bước nào. Nhưng rồi người Mỹ lại ngạc nhiên vì sự kết thúc nhanh
chóng của người Nhật với những nội dung đàm phán. Một khi đối tác Nhật Bản
đã bắt đầu chấp nhận một nhượng bộ thì họ có xu hướng chấp nhận rất nhanh
các nhượng bộ khác để đạt đến thỏa thuận cuối cùng. Sự khác biệt về cách tư
duy và quá trình ra quyết định giữa các doanh nghiệp Mỹ và Nhật Bản xuất phát
từ quan niệm khác nhau về đàm phán kinh doanh. Người Mỹ cho rằng đàm phán
là một quá trình ra quyết định để giải quyết vấn đề, một thỏa thuận tốt nhất cho
cả hai phía sẽ là giải pháp tốt nhất cho vấn đề đàm phán. Giải quyết vấn đề theo
từng bước, rồi tiến đến thỏa thuận cuối cùng là cách người Mỹ thường sử dụng.
Tuy nhiên, đối với các nhà doanh nghiệp Nhật Bản, đàm phán lại là một quá
trình phát triển quan hệ kinh doanh vì mục tiêu lợi ích lâu dài. Vì vậy, có thể
những vấn đề cụ thể về nội dung của cuộc đàm phán không quan trọng bằng
những nhân tố khác liên quan đến tiềm năng, phát triển các mối quan hệ lâu dài.
Những nội dung cụ thể của đàm phán sẽ được thỏa thuận một cách tương đối dễ
dàng khi các nhà kinh doanh Nhật Bản đã nhìn thấy ở đối tác tương lai hợp tác
lâu dài, có lợi cho cả hai bên.
Văn hóa có tác động lớn tới quá trình đàm phán bởi các yếu tố này không
chỉ chi phối đến suy nghĩ, thái độ, hành động của những nhà đàm phán mà còn
là cơ sở giúp các nhà đàm phán nhận biết năng lực và thái độ của bên đối tác để
có cách điều chỉnh nhằm đảm bảo thành công cho cuộc đàm phán. Nắm bắt
được những nét văn hóa riêng của từng đối tác, với mỗi đối tác có cách ứng xử
phù hợp riêng sẽ giúp các nhà đàm phán giảm thiểu được rủi ro cũng như những
hiểu nhầm không đáng có đồng thời thể hiện được sự chuyên nghiệp của mình. III.
Vận dụng sự khác biệt về văn hóa trong đàm phán kinh doanh
1. Lựa chọn phái đoàn đàm phán theo khía cạnh văn hóa:
Những tiêu chí lựa chọn các thành viên cho một cuộc đàm phán văn hóa chéo có
thể được tổng kết như sau:
Sự chín chắn : là sự thận trọng, biết suy nghĩ cẩn thận, đứng đắn và
không bộp chộp trong mọi tình huống, đó là một trong những điều
kiện đầu tiên của những nhà đàm phán tài năng trong đàm phán nói
chung và trong những cuộc đàm phán có sự khác biệt về văn hóa nói riêng.
Linh hoạt nhưng ổn định về tình cảm là một tiêu chí lựa chọn thứ hai.
Đối mặt với những giá trị văn hóa khác biệt, các nhà đàm phán cần có
sự linh hoạt nhất định với những giá trị văn hóa xa lạ để có những điều
chỉnh thích hợp với những đòi hỏi về văn hóa của đối tác trong đàm
phán. Ví dụ: khi tiếp xúc với nền văn hóa xa lạ thường gây ra cảm giác
hoang mang, lo lắng, thiếu tin tưởng vào bản thân và dễ bị tác
động:Chẳng hạn như trong một cuộc giao dịch đàm phán chuẩn bị diễn
ra giữa công ty Việt Nam và Hàn Quốc, sẽ có sự khác biệt về ngôn ngữ
hay khác biệt về văn hóa khác những điều xa lạ đó cũng sẽ tạo cảm
giác chưa thể thích nghi ngay được (mặc dù có phiên dịch viên đầy đủ
nhưng thực chất mình cũng không biết được là họ có truyền đạt tốt
được hết các ý của mình không). Chính vì vậy sự bình tĩnh, linh hoạt,
ổn định về tình cảm rất quan trọng trong đàm phán.
Có sự nhạy cảm độ lượng về văn hóa: Một nhà đàm phán có tầm nhìn
lạc quan và sự nhạy cảm, độ lượng về văn hóa .Sự nhạy cảm, độ lượng
về văn hóa sẽ hoạt động như một cái van an toàn trong các cuộc đàm
phán. Sự nhạy cảm, độ lượng về văn hóa sẽ không không làm cho
không khí đàm phán trở nên quá căng thẳng đến mức bế tắc. Đó là cơ
sở để các nhà kinh doanh có thể hiểu hành vi, thái độ của đối tác để có cách cư xử phù hợp
Sử dụng tốt kỹ năng lắng nghe, ngôn ngữ: o
Kỹ năng nghe có thể coi như là một kỹ năng chủ yếu và quan
trọng nhất trong nghệ thuật giao tiếp nói chung và trong đàm
phán kinh doanh nói riêng. Nhiệm vụ chủ yếu của các nhà đàm
phán là thu thập các thông tin về đối tác, đặc biệt là thông tin
liên quan đến quan điểm của họ đối với vấn đề đàm phán. o
Ngôn ngữ là vũ khí lợi hại trong cuộc đàm phán văn hóa chéo.
Nói được thêm một ngôn ngữ là có thể hiểu thêm về một nền
văn hóa. Việc sử dụng thêm một ngôn ngữ không cần sự trợ giúp
của phiên dịch cũng là một yếu tố củng cố sự tin tưởng, thiện
chí hợp tác giữa các bên đối tác trong đàm phán. Ví dụ: Nhật
Bản có thể được coi là nước có phong cách đàm phán nhẹ nhàng
và lịch sự nhất. Sự đe dọa, những mệnh lệnh, cảnh báo, câu nói
không rất ít khi được sử dụng, thay vào đó là những khoảnh
khắc im lặng, hứa hẹn, khuyến nghị và cam kết. Hàn Quốc có vẻ
như sẽ có phong cách đàm phán như người làng giềng khổng lồ,
nhưng thực tế phong cách đàm phán của các doanh nghiệp Hàn
Quốc lại rất khác so với Nhật Bản. Các nhà kinh doanh Hàn
Quốc sử dụng nhiều câu mệnh lệnh, đe dọa hơn những nhà kinh
doanh Nhật Bản, họ sử dụng từ không và ngắt lời đối tác nhiều
gấp 3 lần so với người Nhật.Những nhà kinh doanh Trung Quốc
có phong cách đàm phán khá giống với người Nhật, nhưng họ
thường nghiêng về các phát ngôn mang tính chất trao đổi thông
tin. Trong khi đó, các nhà đàm phán Đài Loan có phong cách
giống như người Hàn Quốc. Mỹ, Đức có cách sử dụng ngôn ngữ
và những hành vi không lời gần như là tương tự nhau. Cách sử
dụng ngôn ngữ, các cử chỉ, điệu bộ của họ không quá nhẹ nhàng
nhưng cũng không quá nóng nảy trong đàm phán.
Cả hai bên đều nhượng bộ để đi đến thỏa thuận cuối cùng: o
Một nhà đàm phán có tầm nhìn lạc quan và nhạy cảm, độ lượng về
văn hóa là điều kiện quan trọng để có thể tham gia và thúc đẩy quá
trình nhượng bộ nhanh chóng của các bên đàm phán.
Khả năng hợp tác tốt giữa các thành viên trong nhóm: o
Là việc là rất cần thiết đối với những cuộc đàm phán về hợp đồng
với giá trị lớn, hay có tính chất phức tạp về đặc điểm kỹ thuật. Đạt
được thỏa thuận trong những cuộc đàm phán như vậy là kết quả của
quá trình làm việc chung của nhóm các thành viên trong đoàn đàm
phán. Đặc điểm này đặc biệt trở nên cần thiết hơn đối với những
nền văn hóa coi trọng sự độc lập, chủ nghĩa cá nhân. Ví dụ như là
các nhà đàm phán nhật bản thường phát huy rất tốt khả năng hợp
tác trong nhóm thành viên đoàn đàm phán. Họ thường kết hợp giữa
cán bộ cấp cao với những nhân viên trẻ tuổi để vừa đào tạo nhân
viên, vừa tăng áp lực với đối phương bằng số đông của đoàn đàm
phán, vừa phát huy tốt sự sáng tạo của nhân viên trẻ và của những cán bộ cao cấp
2. Bồi dưỡng kiến thức về văn hóa chéo cho các thành viên : Tổ chức các
khóa ngắn hạn về kỹ năng đàm phán cho nhân viên với định hướng nhấn
mạnh vào sự khác biệt về văn hóa
Sau khi đã lựa chọn các thành viên của đoàn đàm phán, công tác chuẩn bị
cho một cuộc đàm phán văn hóa chéo về cơ bản cũng giống như chuẩn bị cho
một cuộc đàm phán thông thường, ngoại trừ vấn đề bồi dưỡng kiến thức văn hóa
cho các thành viên của đoàn đàm phán đã được lựa chọn. Khi chuẩn bị cho đàm
phán văn hóa chéo, các doanh nghiệp phải cân nhắc khả năng có thể thực hiện
các khóa đào tạo ngắn về kỹ năng đàm phán cho nhân viên với định hướng nhấn
mạnh và sự khác biệt văn hóa. Đào tạo thành viên đoàn đàm phán về văn hóa
của đối tác và về kỹ năng đàm phán là bước chuẩn bị quan trọng về con người cho đàm phán.
3. Phong cách văn hóa trong đàm phán
Cũng giống như đàm phán nói chung, đàm phán văn hóa chéo thường có bốn
giai đoạn đàm phán như sau: Nói chuyện ngoài lề. Trao đổi thông tin. Thuyết phục
Nhượng bộ và thỏa thuận.
Điểm khác biệt giữa đàm phán thông thường và đàm phán văn hóa chéo chính
thể hiện ở bốn giai đoạn nói trên được thực hiện bởi các đoàn đàm phán với
những giá trị văn hóa khác nhau. Vì vậy, quan niệm về tầm quan trọng, nội dung
và cách thức thực hiện từng giai đoạn đàm phán là khác nhau. Trong tập quán
đàm phán quốc tế, khi xem xét về bốn bước đàm phán văn hóa chéo, Mỹ và
Nhật Bản hay được sử dụng như là điển hình của hai phong cách đàm phán cơ bản.
4. Các vấn đề văn hóa sau khi kết thúc đàm phán:
Về hình thức hợp đồng trong tập quán kinh doanh của người Mỹ và Nhật
Bản kết thúc thành công một cuộc đàm phán thường được ghi nhận bằng một
hợp đồng mua bán hàng hóa, dịch vụ giữa các bên đối tác.
Ví dụ về hợp đồng của người Mỹ:luật sư của các công ty mỹ dành nhiều thời
gian để dự tính và đưa ra những giải pháp cụ thể cho tất cả mọi tình huống để
bảo vệ công ty là khách hàng của họ trước bất kỳ mọi rủi ro, bất trắc nào.
Theo quan niệm của người Mỹ, hợp đồng tốt nhất: là hợp đồng được viết
chặt chẽ đến mức phía đối tác sẽ không tìm ra cơ hội, thậm chí không thể
có ý định vi phạm những điều khoản đã thỏa thuận trong hợp đồng.
Còn đối với Nhật Bản: hợp đồng thường được làm giản đơn hơn so với
người Mỹ: Đối với người Nhật, việc người Mỹ tính toán quá kỹ lưỡng
mọi khía cạnh, mọi tình huống có thể phát sinh trong quá trình thực hiện
hợp đồng giống như là việc dự tính trước tình huống ly dị trước khi tiến đến hôn nhân.
Về cách thức ký kết hợp đồng của các nhà kinh doanh Mỹ và Nhật Bản,
Trung Quốc, Thái Lan: Cách thức ký kết hợp đồng là kết quả của đàm phán
cũng có thể khác nhau giữa những nền văn hóa khác nhau.
Mỹ: Sử dụng các kênh không chính thức, ít dùng các thủ tục mang tính
ngoại giao vốn là phong cách kinh doanh ở Mỹ. Các nhà doanh nghiệp
Mỹ thường ký kết hợp đồng thông qua fax hay thư. Tổ chức các nghi lễ
cầu kỳ với người Mỹ là một sự lãng phí thời gian và tiền bạc.
Nhật Bản, Trung Quốc, Thái Lan, Việt Nam: Ở những nước này, những
hợp đồng quan trọng, có giá trị lớn thường được tổ chức long trọng, hai
bên ký kết hợp đồng có thể dưới sự chứng kiến của cả các quan chức
chính quyền. Các bữa tiệc chiêu đãi sang trọng thường được tổ chức sau
đó với sự hân hoan của tất cả mọi người. IV.
Vận dụng, cho tình huống thực tế NHẬT BẢN
1. Vài nét về con người và văn hóa kinh doanh của người Nhật Bản
- Tính hiếu kỳ và nhạy cảm với văn hóa nước ngoài : Chúng ta có thể nói
rằng không có dân tộc nào nhạy bén về văn hoá của nước ngoài như người
Nhật. Họ không ngừng theo dõi những biến động tình hình bên ngoài,
đánh giá và cân nhắc những ảnh hưởng của các trào lưu và xu hướng
chính đang diễn ra đối với Nhật, và nếu như họ phát hiện ra trào lưu nào
đang thắng thế thì họ có xu hướng sẵn sàng học hỏi, nghiên cứu để bắt kịp
trào lưu đó. Và chính tinh thần thực dụng, tính hiếu kỳ và óc cầu tiến của
người Nhật là những động lực thúc đẩy họ bắt kịp với các nước tiên tiến.
Họ không đặt vấn đề phê phán hay chọn lọc khi học mà bằng mọi cách
học cho hết. Sau đó họ mới nghiền ngẫm tìm ra những yếu tố có thể cải
biến. Đến đây họ lại phát huy được thế mạnh của óc quan sát tỉ mỉ và sự
tinh tế vốn có của văn hoá dân tộc.
- Ý thức tập thể: Tập thể đóng một vai trò quan trọng đối với người Nhật.
Nó được thể hiện ngay từ trong cách xưng hô với người ngoài khi nói
chuyện. Trong công việc người Nhật thường gạt cái tôi lại để đề cao cái
chung, tìm sự hòa hợp giữa mình và những người xung quanh. Các tập thể
có thể cạnh tranh với nhau rất gay gắt song cũng có lúc họ lại bắt tay với
nhau để có thể đạt được mục đích chung như để đánh bại đối thủ nước
ngoài. Vì vậy mà điều tối kỵ là làm mất danh dự của tập thể.
- Tôn trọng thứ bậc và địa vị : thức tôn trọng thứ bậc có lẽ đã có từ lâu
trong đời sống của người Nhật. Thái độ nhún mình trước những người có
địa vị, quyền chức cũng có ở một số nước khác thời cận đại nhưng đặc
biệt ở Nhật cho đến ngày nay vẫn còn đậm nét. Tập quán này được nhấn
mạnh trong hơn 250 năm dưới thời Tokugawa. Ngày nay ý thức tôn trọng
thứ bậc vẫn được thể hiện trong đời sống hàng ngày..
- Óc thẩm mỹ : Ấn tượng ban đầu của bất kỳ ai lần đầu đến thăm Nhật Bản
là ngạc nhiên và thán phục về óc thẩm mỹ của người Nhật, từ cách trang
trí nhà cửa sắp, xếp đồ đạc trong gia đình hay cách bài trí bữa cơm đều
khiến cho mọi người có cảm giác tiếp cận một sự tinh tế, một óc thẩm mỹ cao.
2. Văn hóa kinh doanh của Nhật Bản.
- Tinh thần làm việc hăng say.
Ý thức trách nhiệm: Ví dụ như ở công ty Matsushita, hàng ngày các
nhân viên đều cùng nhau đọc lời huấn thị của công ty: “Chúng tôi thề
thực hiện chức trách của người công nhân viên chức. Nỗ lực cải thiện
sinh hoạt xã hội. Cống hiến hết sức mình cho sự phát triển văn hóa thế
giới”. Cách giáo dục này có vẻ máy móc, không phù hợp với phong
cách phương Tây nhưng đem lại kết quả cao ở Nhật.
Tinh thần tập thể cao, ý thức tổ chức kỷ luật chặt chẽ và cách ứng xử
khéo léo nghiêm túc trong công việc
3. Phong cách đàm phán của người Nhật Bản:
- Tôn trọng lễ nghi và trật tự thứ bậc:
Xã hội Nhật Bản luôn được biết đến như là một xã hội chính thống,
ý thức đẳng cấp rất cao, nó buộc mọi người phải có lễ nghi và trật
tự thứ bậc trong quan hệ không chỉ trong gia đình mà còn trong cả
các mối quan hệ xã hội.
Ví dụ trong phòng họp, người có chức vụ thấp nhất sẽ ngồi gần cửa ra vào,
người có chức vụ càng cao thì càng ngồi gần phía bên trong. Hoặc trong các
buổi tiệc tổ chức tại nhà hàng một cách đột xuất thì mọi người đều biết vị trí
của mình mà không cần có sự hướng dẫn nào khác. Sắc thái tôn ti trật tự
trong xã hội Nhật Bản thể hiện rất rõ trong ngôn ngữ xưng hô và hình thức
chào hỏi đối với từng đối tượng xã hội cụ thể. Đối với người lớn tuổi hay
người có địa vị thì phải dùng ngôn ngữ kính trọng (sonkeigo), khi nói về
mình và những người trong gia đình mình thì dùng ngôn ngữ khiêm nhường (kenjogo).
Doanh nhân Nhật rất coi trọng ứng xử qua điện thoại:Các công ty
Nhật cho rằng ứng xử qua điện thoại của nhân viên là 1 tiêu chuẩn
để người ngoài đánh giá công ty, điều này có thể ảnh hưởng đến sự
thành bại trong công viêc. Vì vậy nhân viên luôn được hướng dẫn
phải có ý thức rằng mình là bộ mặt của công ty khi gọi và nhận
điện thoại. Thậm chí có những quy định chi tiết như khi có điện
thoại gọi đến, nhân viên phải cầm máy ngay trong 1 hoặc 2 tiếng
chuông và xưng tên công ty, nếu muộn hơn khi cầm máy phải nói:
“Xin lỗi đã để quý khách chờ lâu”.
Trong đàm phán, luôn giữ đúng hẹn, tuyệt đối không để đối tác chờ
là một nguyên tắc bất di bất dịch: Thông thường trước khi đến thăm
1 công ty Nhật, phải gọi điện hẹn trước 1 đến 2 giờ để thông báo
chắc chắn về việc mình sẽ thăm họ. Nếu vì lý do gì đó không thể
đến đúng giờ thì cũng phải gọi điện báo trước.
Các nhân viên luôn được yêu cầu phải giữ đúng hẹn, tuyệt đối
không được để khách chờ việc đến trước 10 phút so với giờ hẹn là
một trong những quy định sơ đẳng nhất. Giao hàng cho khách đúng
thời gian quy định cũng là 1 nguyên tắc bất di bất dịch.
- Sự coi trọng hình thức được xem là một đặc điểm thể hiện văn hóa Nhật Bản:
Chú ý đến hình thức bên ngoài là phép lịch sự thể hiện việc giữ gìn
phẩm chất con người và đương nhiên được coi trọng trong môi
trường kinh doanh, đặc biệt là trong đàm phán.
Trang phục yêu cầu có phần khác nhau tuỳ theo từng ngành và từng
loại công việc nhưng thường thì những người làm công việc giao
dịch cần phải đặc biệt lưu ý. Việc gây ấn tượng gọn gàng và cảm
giác sạch sẽ bằng trang phục phù hợp với hoàn cảnh công việc
được cho là có ảnh hưởng quan trọng đến uy tín của cá nhân và sau
đó là uy tín của công ty.
Cách làm của người Nhật là “xuất phát từ hình thức”, có nghĩa là
bắt đầu từ việc hoàn thiện hình thức sau đó tiếp tục cụ thể hóa dần nội dung.
4. Coi đàm phán như một cuộc đấu tranh thắng bại.
Người Nhật luôn tỏ ra lịch lãm ôn hòa không làm mất lòng đối phương,
nhưng phía sau sự biểu hiện đó lại ẩn chứa một phong cách đàm phán đúng
nghĩa “Tôi thắng anh bại” điển hình vô tình của người Nhật: Nước Nhật đặc
trưng với truyền thống tinh thần Samurai tinh thần võ sĩ đạo. Vì thế, đối với
người Nhật thì đàm phán là một cuộc đấu tranh hoặc thắng hoặc bại, có thể nói
là họ theo chiến lược đàm phán kiểu “cứng”. Tuy nhiên khi họ đưa ra yêu cầu thì
những yêu cầu đó vừa phải đảm bảo khả năng thắng lợi cao song cũng phải đảm
bảo lễ nghi, lịch sự theo đúng truyền thống của họ. Và chính lễ nghi này đã giúp
họ đạt được thắng lợi. Trong đàm phán, khi đối mặt hoặc công khai đấu tranh
với đối phương, họ không tỏ ra phản ứng ngay, họ biết cách sử dụng khéo léo
những tài liệu có trong tay để giải quyết những vấn đề sao cho có lợi nhất về phía họ.
Tránh xung đột bằng cách thỏa hiệp: Người Nhật luôn coi đàm phán như một
cuộc đấu tranh nhưng đồng thời người Nhật lại không thích tranh luận chính
diện với đối thủ đàm phán. Họ chú tâm gìn giữ sự hoà hợp đến mức nhiều khi lờ
đi sự thật, bởi dưới con mắt người Nhật, giữ gìn sự nhất trí, thể diện và uy tín là
vấn đề cốt tử. Khi họ cho rằng mình đúng mà đối phương tiếp tục tranh luận thì
họ nhất định sẽ không phát biểu thêm. Họ cũng tránh xung đột bằng cách thỏa
hiệp, và không áp dụng hành động nếu như họ cho rằng họ chưa suy nghĩ được
thấu đáo mọi vấn đề.
Tìm hiểu rõ đối tác trước đàm phán: Người Nhật trước khi bước vào đàm
phán luôn có thói quen tìm hiểu mọi tình hình của đối phương, họ luôn quan
niệm “trước hết tìm hiểu rõ đối tác là ai, mới ngồi lại đàm phán” chứ không phải
“ngồi vào bàn đàm phán trước, rồi mới làm rõ đó là ai”. Họ không chỉ có thể tìm
hiểu đầy đủ thông tin về công ty mà họ sẽ tiến hành đàm phán mà còn có thể
điều tra về cả các bạn hàng của công ty này.
Thao túng nhật trình của đối tác: Doanh nghiệp Nhật luôn tìm cách thao túng
nhật trình của đối tác, để kéo dài thời gian đàm phán, lợi dụng tâm lý không
muốn về tay không của các doanh nghiệp nước ngoài mà buộc họ vào cuộc
trong tình trạng bất lợi. Đây là một chiến thuật hết sức thông minh của người
Nhật đã giúp họ giành được chiến thắng trong rất nhiều cuộc đàm phán thương mại quốc tế của họ.
5. Cách nói giảm nói tránh:
Người Nhật luôn chủ động hạn chế những tình huống đối đầu, vì thế lời nói
và phép tắc giao tiếp của họ được kết hợp nhằm tránh gây hiềm khích đồng
nghiệp cũng như đối tác. Thay vì đi thẳng vào vấn đề, người Nhật thường gợi ý
nhẹ nhàng, nói bóng gió. Đôi lúc, họ nói một cách rõ ràng hơn nhưng càng cẩn
trọng để không làm người khác bị phật ý hay tức giận. Văn hóa công sở Nhật
Bản nhấn mạnh sự tôn trọng và nhã nhặn. Họ sẽ tìm mọi cách để thể hiện rằng
họ đang không áp đặt ý chí của bản thân lên những người khác.
6. Trao đổi thông tin, đàm phán rất lâu và kỹ, làm việc rất máy móc:
Người Nhật có tính cần cù và có tinh thần trách nhiệm cao. Do đó, cho dù là
công ty thương mại đơn thuần, trong đại đa số trường hợp, khách hàng Nhật Bản
vẫn yêu cầu đối tác làm ăn đưa đến tận nơi sản xuất để tận mắt chứng kiến tổ
chức, năng lực sản xuất của bạn hay của đối tác sản xuất hàng cho bạn. Nhưng
khi bắt đầu vào giao dịch chính thức thì các công ty Nhật Bản lại nổi tiếng là ổn
định và trung thành với bạn hàng.
Tóm lại, người Nhật là chủ thể của nền văn hoá , trong đó có văn hoá kinh
doanh của họ. Tính cách tâm lý, cách xử thế, suy nghĩ, tư tưởng và hành vi của
họ là những nhân tố quyết định trong văn hoá kinh doanh của họ. 7. Quá trình đàm phán.
- Địa điểm đàm phán: Việc trao đổi kinh doanh không nhất thiết phải tiến hành ở văn phòng.
- Các tài liệu giới thiệu doanh nghiệp, sản phẩm, dịch vụ được trao vào
buổi gặp mặt đầu tiên.
Danh thiếp: các bên trao danh thiếp cho nhau. Ý thức đối với danh
thiếp thể hiện sự tôn trọng đối với người mình gặp.
Quà cáp với người Nhật là việc không cần thiết đặc biệt trong buổi gặp
đầu tiên, kể cả các món quà đắt giá cũng sẽ không thích hợp.
8. Các chiến lược được sử dụng trong đàm phán của người Nhật:
- Chiến lược tiêu hao: Người Nhật Bản vốn rất giỏi về đàm phán,và trong
đàm phán, họ rất khéo dùng chiến thuật đánh tiêu hao để làm hao mòn
tinh lực người khác, khiến cho đối thủ đàm phán phải sốt ruột mà trở nên
nóng vội, còn họ thì thong thả thả mồi buông câu với tư thế một người
chiến thắng. Họ hiểu rất rõ rằng cuộc đàm phán nào cũng có một kỳ hạn
cuối cùng. Bởi vậy, trong khi đàm phán,người Nhật luôn luôn tỏ ra phớt
lờ, có một sự kiên nhẫn rất lớn, để chờ thời cơ chín muồi, cái khéo léo
trong trường hợp này được các nhà buôn Nhật áp dụng rộng rãi.
- Thuật lợi dụng điểm yếu của đối thủ : Một điểm quan trọng trong chiến
lược đàm phán của các doanh nghiệp Nhật là họ luôn lợi dụng điểm yếu
của đối thủ. Ngoài mặt họ tỏ ra khiêm nhường kính trọng nhưng trên thực
tế thì lại rất nhiều mưu kế toan tính bên trong, rất khó đối phó. Họ luôn
mong đợi đối phương đưa ra vấn đề trước. Thái độ của họ rất lịch sự, hiếu
khách, đợi cho đối tác nói ra hết đầy đủ vấn đề thì họ mới bắt đầu hỏi liên tiếp.
- Nghệ thuật quan sát đối tác kinh doanh của người Nhật:
Loại hay ưu tư, cáu kỉnh: Gương mặt xương xẩu, xương hình chữ
nhật và màu da tái, anh ta thường làm cho người bán e ngại bởi sự
lạnh lùng của mình. Những người này thường thẳng thắn và chờ
đợi ở bạn những lời giải thích đơn giản và rõ ràng, không hoa mỹ.
Bạn nên vuốt ve sự kiêu hãnh của anh ta và nên đưa ra được những
lợi lộc về tài chính mà sản phẩm sẽ mang lại.
Loại nóng nảy: Gương mặt tròn, da sẫm và thịt rắn. những người
này nghiêng về hành vi mang tính hơi cực đoan. Bạn nên tránh
nghịch ý hay cản trở anh ta. Động cơ chính để có thể mua hàng của
anh ta là dáng vẻ dễ mến, thậm chí nét quyến rũ của món hàng và
sự thu hút của người bán. Đặc biệt, anh ta bị hấp dẫn bởi sự mới mẻ.
Loại dễ bị kích động: Gương mặt hình tam giác với vầng trán rộng.
Luôn luôn cử động,anh ta chờ sự trình bày cặn kẽ, đầy đủ với
những chi tiết và ví dụ thuyết phục. Động cơ mua hàng cũng giống
như của loài người nóng nảy sẽ là tính mới mẻ của món hàng và sự
dễ mến của người bán hàng.
Loại phớt tỉnh: Gương mặt hình tròn trái lê, với dáng mềm mại và
hơi diễn cảm. Tất cả những gì có thể mang đến cho anh ta nhiều an
toàn và nhiều tiện nghi sẽ được hoan nghênh. Với anh ta những
cuốn sách mỏng và các tài liệu in ấn cẩn thận có tính “mẫu mực” sẽ
có một sức nặng vô biên.
9. Những điều cần lưu ý khi đàm phán với người Nhật Bản.
Người đầu tiên mà bạn liên lạc với một công ty Nhật Bản (hoặc liên lạc với
bạn) sẽ là người đại diện trong suốt quá trình đàm phán.
Người Nhật thường đàm phán với một đội, mỗi thành viên trong đội có một
sự khác biệt riêng. Những thành viên trong đội có thể thay đổi hoặc tăng lên, bởi
họ nghĩ nhiều nhân viên trong công ty của họ có khả năng hiểu bạn tốt hơn.
Sự linh hoạt được bộc lộ rõ hơn trong các cuộc hơn trong các cuộc họp khi
họ kiểm chứng với trụ sở công ty họ. Người Nhật luôn sẵn sàng kiểm tra một
thông tin nhiều lần để tránh khỏi những hiểu lầm sau này và giúp họ hiểu được rõ ràng hơn.
Nên tiến hành các cuộc thăm dò nghiên cứu một cách hoàn thiện về đặc điểm
và dung lượng của thị trường Nhật Bản. Trên cơ sở đó, xác định sản phẩm của
mình được định vị trên thị trường như thế nào.
Phải chuẩn bị đầy đủ những thông tin cần thiết về công ty và sản phẩm của
mình để giới thiệu cho khách hàng, đối tác.
Người Nhật thích trực tiếp xem hàng hóa cụ thể hơn là lá thư chào hàng
chính vì vậy cần chuẩn bị đầy đủ và công nghệ của công ty/doanh nghiệp mình
để đảm bảo thuyết phục họ.
Người Nhật không thích hợp đồng quá tỉ mỉ, chi tiết,cứng nhắc, khó thay đổi.
Khi hoàn cảnh thay đổi, họ muốn đối tác ngồi lại cùng đàm phán để giải quyết
vấn đề. Khi soạn thảo ký kết hợp đồng, người Nhật ít dùng luật sư.
Người Nhật rất thận trọng, họ cũng có kĩ năng trong việc trì hoãn, chính vì
vậy họ không bao giờ nóng vội. Khi một công ty Nhật đưa ra quyết định, đội
đàm phán sẽ rất mong đợi kế hoạch sẽ được thực hiện nhanh chóng, họ sẽ chỉ
trích bên đối tác nếu có sự trì hoãn.