Bài tập chương 3 - Nhóm 13: Kế hoạch Dự án và Chiến lược. Môn Quản trị chiến lược (Phenikaa)| Đại học Trường Đại học Phenika.

lOMoAR cPSD| 59561451 Nhóm 13 Câu 5:
Lập kế hoạch dự án là quá trình lên kế hoạch và tổ chức các hoạt động, tài nguyên và
thời gian cần thiết để hoàn thành một dự án.
Mục đích chủ yếu của lập kế hoạch triển khai dự án là thiết lập một loạt các chỉ dẫn
chi tiết để hướng dẫn nhóm dự án một cách chính xác về những gì họ phải làm, khi
nào làm, nguồn lực nào cần sử dụng để tạo ra các thành quả của dự án một cách thành công.
Bằng cách thiết lập các mục tiêu và lựa chọn một quá trình hành động, phương pháp lập kế hoạch giúp: •
Cải thiện hiệu suất làm việc của cả nhóm trong tương lai; •
Giảm thiểu rủi ro và sự không chắc chắn; •
Tạo điều kiện thuận lợi cho việc phối hợp các hoạt động với nhau, đồng thời
giảm sự chồng chéo cũng như loại bỏ các công việc không hiệu quả; •
Giúp nhà quản trị có định hướng rõ ràng trong tương lai; •
Dự đoán những mối đe dọa cũng như cơ hội;
Chúng ta cần lập kế hoạch bởi vì rất nhiều biến số có thể xảy ra ngoài dự định, không
ai có thể lường trước được chính xác 100%. Do đó, kỹ năng và phương pháp lập kế
hoạch là yêu cầu cơ bản để tồn tại, phát triển và thành công của bất kỳ tổ chức nào.
4 phương pháp lập kế hoạch phổ biến
1. Phương pháp lập kế hoạch với 5W1H2C5M
Để kế hoạch kết thúc hoàn hảo, 5W1H2C5M được coi là “chìa khóa” dẫn đến sự
thành công. Phương pháp này được sử dụng phổ biến và rộng rãi ở nhiều lĩnh vực
khác nhau như lập kế hoạch marketing, kế hoạch sản xuất, kế hoạch kinh doanh. lOMoAR cPSD| 59561451
1.1 Xác định 5W ( những yếu tố cơ bản để tạo nên 1 bản kế hoạch) •
Why: Câu hỏi Why để trả lời cho mục tiêu và yêu cầu của công việc. Đây là yếu
tố quan trọng đầu tiên trong phương pháp lập kế hoạch này. Lý do vì điều đó
sẽ giúp bạn hướng mọi hoạt động tới đích đến và đánh giá chúng sao cho hiệu quả nhất. •
What: Xác định tất cả các hoạt động, nội dung công việc. Để đạt được mục
tiêu đã đề ra, bạn cần phải làm những đầu việc gì? Hãy bẻ nhỏ các công việc
để bản kế hoạch được cụ thể hơn. Một phần mềm quản lý dự án sẽ là trợ thủ
đắc lực, cho bạn có cái nhìn tổng quan và tránh sai sót trong quá trình triển khai. •
Where: Xác định địa điểm thực hiện công việc (nếu có). Việc xác định càng chi
tiết, sẽ càng giúp bạn chuẩn bị tốt hơn. •
When: Xác định thời gian thực hiện. Timeline cho các công việc đã đề ra là cần
thiết, để quản lý cũng như tracking được tiến độ và phân bổ thời gian hợp lý. •
Who: Xác định ai là người thực hiện, ai là người kiểm tra và ai là người chịu trách nhiệm
1.2 Xác định 1H (Cách thức)
How – Làm thế nào để thực hiện kế hoạch hiệu quả ( cách thức). Ở bước này,
bạn có thể xác định những thông tin về tài liệu liên quan để thực hiện kế
hoạch; tiêu chuẩn để đánh giá công việc là gì; các công cụ hỗ trợ như các phần
mềm quản lý khách hàng (CRM), phần mềm quản trị nhân sự (HRM), phần
mềm quản lý công việc cá nhân hàng ngày,…
1.3 Xác định 2C (Quản trị rủi ro) •
Control: Kiểm soát tiến độ, chất lượng công việc để dự án được đi theo đúng
hướng, phần nào cần cải thiện và phần nào đã làm tốt. Phương pháp lập kế
hoạch không thể thiếu đi bước này, bởi nó sẽ là một trong những yếu tố quyết
định thành bại của dự án. •
Check: Kiểm tra các công việc định kỳ theo ngày, tuần; phân loại các công việc
cần kiểm tra và sắp xếp chúng theo thứ tự ưu tiên lOMoAR cPSD| 59561451
1.4 Xác định 5M (Nguồn lực) •
Man: Nguồn lực sẽ tham gia trong bản kế hoạch •
Money: Nguồn tài chính •
Material: Nguyên vật liệu •
Machine: Máy móc, thiết bị •
Method: Phương pháp làm việc
2. Lập kế hoạch với sơ đồ mạng lưới PERT
Phương pháp lập kế hoạch với sơ đồ mạng lưới PERT. Đây là một phương pháp quản
lý dự án trực quan được sử dụng để vạch ra và theo dõi các nhiệm vụ và lịch trình.
Phương pháp này cần có 4 yếu tố chính: •
Sự kiện: Là những cột mốc quan trọng hoặc những giai đoạn đánh dấu xuyên
suốt quá trình từ khi bắt đầu. Trong biểu đồ PERT, chúng thường được thể
hiện đại diện bằng các con số •
Các công việc: Đây là các nhiệm vụ hoặc hoạt động cần được hoàn thành
trước khi nhóm có thể chuyển sang sự kiện hoặc giai đoạn tiếp theo trong dự án •
Thời gian dự trữ: Ước lượng thời gian công việc có thể bị trì hoãn hoặc làm
chậm trễ. Bằng cách đó, bạn mới có thể xác định và đảm bảo dự án đúng tiến độ. •
Đường găng (critical path): là đường nối hoạt động, công việc quan trọng và
dài nhất từ đầu đến cuối của sơ đồ mạng lưới PERT.
3. Lập kế hoạch với phương pháp phân tích SWOT
Bằng cách phân tích chiến lược kinh doanh dựa vào mô hình SWOT để đưa ra được
những bản kế hoạch tận dụng lợi thế cạnh tranh của công ty. Phương pháp lập kế
hoạch với SWOT là khá phổ biến bới hiểu rõ doanh nghiệp tham gia cạnh tranh thị
trường mới. SWOT được viết tắt của: lOMoAR cPSD| 59561451 •
Strengths: Điểm mạnh •
Weakness: Điểm yếu
Opportunities: Cơ hội • Threats: Thách thức
4. Sử dụng phương pháp SMART để lập kế hoạch
Một phương pháp xác định mục tiêu như SMART sẽ rất hữu ích cho việc lập kế
hoạch. Mục tiêu và đích đến càng rõ ràng bao nhiêu, lên kế hoạch càng cụ thể và dễ
hiểu bấy nhiêu. Mục tiêu không rõ ràng cũng là một trong những thách thức của nhà
quản trị hiện đại. Vậy nên, SMART đại diện cho 5 tiêu chí đơn giản và dễ áp dụng sẽ
giúp bạn hiểu rõ hơn về định hướng sắp tới. • Specific: cụ thể •
Measurable: có thể đo lường •
Attainable: có thể đạt được • Realistic: thực tế •
Timely: đúng thời điểm Câu 7:
Biểu đồ Gantt (Trong tiếng Anh còn gọi là Gantt Chart) là sơ đồ trình bày các
nhiệm vụ, sự kiện theo thời gian một cách trực quan gồm các danh sách các công lOMoAR cPSD| 59561451
việc cần thực hiện và các thanh mô tả tiến độ của từng công việc đó. Sơ đồ Gantt
hiển thị các thanh ngang có độ dài khác nhau thể hiện thời gian của mỗi nhiệm vụ
trong dự án, bao gồm thời lượng cũng như ngày bắt đầu và ngày kết thúc.
Trên sơ đồ Gantt, mỗi công việc được biểu diễn bằng một thanh ngang, trong đó đầu
mũi tên thể hiện thời gian bắt đầu và đuôi mũi tên thể hiện thời gian kết thúc của
công việc. Các thanh ngang này được xếp theo thứ tự thời gian và có thể chồng lên
nhau nếu có mối quan hệ phụ thuộc giữa các công việc.
Sơ đồ Gantt giúp người quản lý dự án và các thành viên trong nhóm có cái nhìn tổng
quan về lịch trình của dự án, thời gian hoàn thành của từng công việc và các phụ
thuộc giữa chúng. Nó cũng giúp quản lý tài nguyên, theo dõi tiến độ và đưa ra các
điều chỉnh cần thiết để đảm bảo dự án được hoàn thành đúng thời hạn
Vạch ra một kế hoạch dự án và thời gian trực quan: Sơ đồ Gantt thể hiện hình
ảnh trực quan về những nhiệm vụ cần thực hiện, thời gian để thực hiện, công việc
theo thứ tự như thế nào,... Giúp tạo ra một dự án rõ ràng, dễ hiểu.
Phối hợp nhiều bộ phận liên quan: Thực tế trong một dự án, nhiều bộ phận sẽ
thực hiện ở các phần khác nhau. Biểu đồ Gantt giúp tổng quan hoá việc các bộ phận
nào đang thực hiện nhiệm vụ tại một thời điểm cụ thể, và xác định thời điểm chuyển
giao nhiệm vụ cho người tiếp theo.
Dự án trực quan: Biểu đồ Gantt cho chúng ta thấy được dự án đang cần thời gian
và nguồn lực như thế nào. Từ đó có thể phân bổ tài nguyên và sắp xếp một thời hạn
cụ thể, phù hợp với dự án đó.
Biểu đồ Gantt được xem là công cụ đơn giản nhất và hữu ích nhất cho một dự án,
đây cũng là một bản tóm tắt tổng thể về lịch trình dự án cho nhân viên, khách hàng hay đối tác. Câu 8: Nội dung: lOMoAR cPSD| 59561451
- Cấu trúc chia nhỏ công việc (Phân tách công việc) là việc phân chia có hệ thống
theo cấp bậc một dự án thành các nhóm nhiệm vụ và những công việc cụ thể,
xác định, liệt kê và lập bảng giải thích cho từng công việc cần thực hiện của dự án.
- Sơ đồ cơ cấu phân chia công việc theo cấp bậc các công việc của dự án:
+ Cấp bậc trên cùng: nhiệm vụ cần thực hiện
+ Cấp bậc thấp dần: thể hiện mức độ chi tiết dần các mục tiêu
+ Cấp bậc thấp nhất: Các công việc cụ thể (Gói công việc-ước tính CP & TG)
- Cấu trúc chia nhỏ công việc là một cách tổ chức và xác định toàn bộ phạm vi
dự án, phác thảo toàn bộ dự án với cấp độ chi tiết khác nhau.
- Số lượng cấp bậc của một WBS tùy thuộc vào quy mô, mức độ phức tạp của dự án.
Các loại dự án phù hợp với WBS:
WBS có thể áp dụng cho hầu hết các loại dự án, đặc biệt là các dự án có quy mô lớn và phức tạp, bao gồm: •
Dự án xây dựng: Xây dựng một tòa nhà, cầu đường. •
Dự án phần mềm: Phát triển một hệ thống phần mềm từ đầu đến cuối. •
Dự án sản xuất: Triển khai dây chuyền sản xuất mới. •
Dự án nghiên cứu và phát triển (R&D): Phát triển sản phẩm mới hoặc nghiên cứu khoa học. •
Dự án tổ chức sự kiện: Lập kế hoạch cho hội nghị hoặc sự kiện lớn. Ví dụ về WBS: lOMoAR cPSD| 59561451
Giả sử một công ty công nghệ đang phát triển một ứng dụng di động. WBS của dự án
có thể bao gồm các cấp như sau:
1. Dự án phát triển ứng dụng di động
1.1. Nghiên cứu và thiết kế
1.1.1. Phân tích yêu cầu người dùng
1.1.2. Thiết kế giao diện người dùng (UI)
1.1.3. Lập tài liệu chức năng 1.2. Phát triển 1.2.1. Xây dựng backend 1.2.2. Xây dựng frontend 1.2.3. Tích hợp API 1.3. Kiểm thử
1.3.1. Kiểm thử chức năng
1.3.2. Kiểm thử hiệu năng 1.4. Triển khai
1.4.1. Triển khai lên App Store và Google Play
1.4.2. Đào tạo và hướng dẫn sử dụng