Bài tập - Mô tả công việc và nhận xét vị trí Thư ký kinh doanh môn Quản trị nhân lực | Học viện Công Nghệ Bưu Chính Viễn Thông

lOMoAR cPSD| 58800262
HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG
KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH
HỌC PHẦN: QUẢN TRỊ NHÂN LỰC
Đề tài: Tìm một bản mô tả công việc và nhận xét Giảng viên: Nguyễn Thị Minh An Nhóm học phần: 01 Họ và tên: Nguyễn Thị Hoàng Yến Mã sinh viên: B21DCQT190 Hà Nội – 2024 MỤC LỤC
PHẦN 1. LÝ THUYẾT ..................................................................................................... 2
1.1. Khái niệm ................................................................................................................ 2
1.2. Các nội dung chủ yếu của bản mô tả công việc ................................................... 2
PHẦN 2. THỰC HÀNH .................................................................................................... 2
PHẦN 3. NHẬN XÉT ........................................................................................................ 5
3.1. Ưu điểm ................................................................................................................... 5
3.2. Nhược điểm ............................................................................................................. 6
3.3. Đề xuất ..................................................................................................................... 6 PHẦN 1. LÝ THUYẾT 1.1. Khái niệm
Bản mô tả công việc là văn bán liệt kê các chức năng, nhiệm vụ, các mối quan hệ trong
công việc, các điều kiện làm việc, yêu cầu kiểm tra, giám sát và các tiêu chuẩn cần đạt
được khi thực hiện công việc. Bản mô tả công việc phải được viết bằng ngôn ngừ đơn
giản, tạo ra sự so sánh với các công việc khác và dê hiêu đôi với người quản lý cũng như
người thực hiện công việc đó.
1.2. Các nội dung chủ yếu của bản mô tả công việc
- Phần xác định công việc: Tên công việc (chức danh công việc), mã số của công
việc, tên bộ phận hay địa điểm thực hiện công việc, chức danh lãnh đạo trực tiếp, số
người phải lãnh đạo dưới quyền, mức lương...
- Tóm tắt về công việc: Là phần tường thuật viết một cách tóm tắt và chính xác về
các nhiệm vụ và trách nhiệm thuộc công việc.
- Các mối quan hệ trong thực hiện công việc: Mối quan hệ của người thực hiện
công việc với những người khác ở trong và ngoài doanh nghiệp.
- Chức năng, nhiệm vụ trong thực hiện công việc: Liệt kê từng chức năng, nhiệm
vụ chính, giải thích các hoạt động cụ thể cần thực hiện trong nhiệm vụ đó.
- Quyền hành của người thực hiện công việc: Nên xác định rõ giới hạn hay phạm
vi quyền hành trong các quyết định về mặt tài chính, nhân sự...
- Tiêu chuẩn kết quả thực hiện công việc: Chỉ rõ người thực hiện công việc cần đạt
được các tiêu chuẩn gì về số lượng sản phẩm hay khối lượng công việc cần thực hiện,
doanh số bán hàng, chất lượng sản phẩm...
- Các điều kiện làm việc: bao gồm các điều kiện về môi trường vật chất (các máy
móc, công cụ, trang bị cần sử dụng), thời gian làm việc, điều kiện về vệ sinh, an toàn
lao động, các phương tiện đi lại để phục vụ công việc và các điều kiện khác có liên quan. PHẦN 2. THỰC HÀNH
Dưới đây là bản mô tả công việc về vị trí thư ký kinh doanh
https://drive.google.com/drive/recent?hl=vi
Bản mô tả công việc của thư ký kinh doanh
Vị trí: Thư ký kinh doanh
Báo cáo cho: Giám đốc kinh doanh
Người mô tả: Giám đốc kinh doanh Khối: Kinh doanh
Người phê duyệt: Tổng giám đốc A. Chức năng
1. Hành chính, văn thư lưu trữ 2. Tham mưu B. Nhiệm vụ
1. Thực hiện công việc hành chính, văn thư lưu trữ trong bộ phận
1.1. Tiếp nhận các công văn, hồ sơ tài liệu từ các phòng ban trình giám
đốckinh doanh phê duyệt.
1.2. Truyền đạt các thông tin chỉ đạo từ giám đốc kinh doanh đến các
thànhviên trong bộ phận.
1.3. Sắp xếp lịch họp, thời gian họp của giám đốc kinh doanh với các
thànhviên trong bộ phận.
1.4. Thu thập các báo cáo từ các nhóm, cá nhân trong bộ phận trình
giámđốc kinh doanh phê duyệt.
1.5. Tiếp nhận các hợp đồng, các hồ sơ giấy tờ từ các thành viên, nhómkinh
doanh bán hàng, rà soát các nội dung trước khi trình giám đốc kinh
doanh phê duyệt và phân phối cho những người liên quan sau khi đã được phê duyệt.
1.6. Trực tiếp theo dõi tổng các đơn giá các sản phẩm, dịch vụ của công
tychuyển cho các nhóm kinh doanh bán hàng.
1.7. Soạn thảo các công văn, giấy tờ theo yêu cầu của giám đốc kinh doanh.
1.8. Thực hiện các công việc photo, fax các công văn giấy tờ.
1.9. Lưu trữ các công văn, giấy tờ theo quy định văn thư lưu trữ của côngty. 2. Tham mưu
2.1. Tham mưu cho giám đốc kinh doanh về việc quản lý công việc củaphòng kinh doanh.
2.2. Tham mưu cho giám đốc kinh doanh về thị trường giá cả các mặt
hàng,vật tư liên quan đến hàng hóa, dịch vụ của công ty theo định kỳ tháng, quý, năm.
3. Chấp nhận sự điều động của công ty, thực hiện các công việc do giám đốckinh doanh giao phó.
C. Quyền hạn, lợi ích
1. Được quyền yêu cầu, nhắc nhở các nhóm, cá nhân thực hiện các yêu cầu,
kếhoạch mà giám đốc kinh doanh đã triển khai.
2. Từ chối các công việc không phục vụ cho công việc công ty hoặc trái
vớiđạo đức, thuần phong mỹ tục, xúc phạm đến danh dự bản thân hoặc người khác. D. Trách nhiệm
1. Chịu trách nhiệm trước giám đốc kinh doanh về tất cả các công việc được giao.
E. Đánh giá công việc
1. Lịch làm việc, lịch họp được sắp xếp phù hợp, không sai sót.
2. Lưu trữ công văn, giấy tờ không để thất lạc, mất tài liệu.
3. Tiếp nhận, truyền đạt các thông tin. chỉ thị kịp thời, bảo mật thông tinkhông
được phép tiết lộ khi chưa được sự đồng ý của giám đốc kinh doanh.
4. Soạn thảo, thẩm định các công văn, giấy tờ kịp thời, đúng thể thức, khôngnhầm lẫn.
5. Chấp hành các nội quy của công ty đề ra. F.
Danh mục phải báo cáo
1. Báo cáo các công việc đã làm được, chưa làm được cho giám đốc kinhdoanh theo từng ngày.
2. Báo cáo lịch làm việc trước 1 ngày, lịch họp của giám đốc kinh doanh trước1 giờ.
3. Bảng đánh giá KPI của cá nhân. hàng tháng, quý, năm gửi cho giám đốcbán hàng duyệt.
G. Yêu cầu công việc
1. Trình độ học vấn: Cao Đẳng
2. Trình độ ngoại ngữ: Anh văn nghe, nói, đọc, viết lưu loát
3. Trình độ tin học: Word, Excel, Email, Internet
4. Kiến thức: Hành chính văn phòng
5. Kỹ năng: Kỹ năng giao tiếp
6. Số năm kinh nghiệm: 1 năm trở lên
7. Tính cách cá nhân: Trung thực
8. Phong cách làm việc: Chuyên nghiệp
9. Thể chất và sức khỏe: Cao trên 1,5m, nặng trên 50kg, không dị tật 10.Giới tính: Nam/Nữ
11.Độ tuổi: Trên 23 tuổi
H. Quan hệ công việc PHẦN 3. NHẬN XÉT 3.1. Ưu điểm
- Bản mô tả công việc cung cấp khá đầy đủ những thông tin cơ bản về công việc, giúp
người đọc có cái nhìn tổng quan về công việc. 3.2. Nhược điểm
- Không cung cấp thông tin về lợi ích của công việc: chế độ phúc lợi, bảo hiểm, cơ hội thằng tiến,… VD:
1. Mức lương cạnh tranh và hấp dẫn.
2. Chế độ phúc lợi đầy đủ: bảo hiểm, phúc lợi sức khỏe, phúc lợi gia đình.
3. Cơ hội thăng tiến và phát triển nghề nghiệp trong môi trường
chuyênnghiệp và năng động.
- Không cung cấp thông tin cụ thể về mức lương, khiến ứng viên không có cái nhìn
rõ ràng về phạm vi lương mà họ sẽ nhận được.
- Thiếu sự đa dạng trong việc phát triển các kỹ năng.
Bản mô tả trên đã mô tả cơ bản các yếu tố liên quan đến công việc, tuy nhiên để có cái
nhìn chi tiết và sâu sắc hơn, cần bổ sung, điều chỉnh để thu hút và giữ chân ứng viên. 3.3. Đề xuất
- Mô tả rõ khoảng/mức lương mà ứng viên sẽ được nhận khi làm việc tại vị trí này.
- Bổ sung chi tiết về các chế độ đãi ngội của công ty.
- Bổ sung về việc phát triển kỹ năng cho ứng viên.