Bài tiểu luận đề tài tìm hiểu quy trình quản trị nguồn nhân lực và các phần mềm ứng dụng vào quy trình

lOMoAR cPSD| 46988474 1
ĐẠI HỌC KINH TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH
BÀI TIỀU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN ERP (HR)
ĐỀ TÀI: TÌM HIỂU QUY TRÌNH QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC
VÀ CÁC PHẦN MỀM ỨNG DỤNG VÀO QUY TRÌNH
TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG DU LỊCH SÀI GÒN Giảng viên: Nguyễn Mạnh Tuấn
STTHỌ TÊN SINH VIÊNNhóm thực hiện: Nhóm 4MSSV VAI TRÒ
1 Trần Quốc KhánhLớp học phần: 2287222020461CINF50906001 Thành viên
2 Tô Nguyễn Khánh Linh 88214020127 Thành viên 3 Lê Thị Nghĩa 87222020279 Nhóm Trưởng
4 Nguyễn Danh Nghĩa 88214020123 Thành viên 5 Lã Thị Dung Nhi 88214020125 Thành viên 6 Nguyễn Ngọc Tường Vi 88214020148 Thành viên
Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 11 năm 2022 LỜI CẢM ƠN
Đầu tiên cho phép nhóm được gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến Thầy Nguyễn lOMoAR cPSD| 46988474 2
Mạnh Tuấn - người thầy đã truyển tải kiến thức của môn học đến chúng em. Và xin gửi
lời cảm ơn chân thành đến Phòng Hành chính nhân sự trường Cao đẳng Du lịch Sài
Gòn đã tận tâm hướng dẫn, cung cấp thông tin, dữ liệu để nhóm hoàn thành bài tiểu luậ
một cách xuất sắc nhất.
Trong quá trình thực hiện bài tiểu luận, không tránh khỏi những thiếu xót. Kính
mong nhận được sự góp ý và nhận xét từ Thầy.
Sau cùng, nhóm xin chúc tất cả thầy cô Khoa Công nghệ thông tin Trường Đại học
Kinh tế TP.HCm, Ban Lãnh Đạo và toàn thể nhân viên Trường Cao đẳng Du lịch Sài
Gòn lời chúc sức khoẻ, hạnh phúc, thành công trong công việc và trong cuộc sống. Trân trọng. lOMoAR cPSD| 46988474 3 MỤC LỤC TRANG
LỜI NÓI ĐẦU..………………………………………………………………………………4 – 5
CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC………………6 – 10
1.1 Khái niệm, vai trò và chức năng của quản trị nguồn nhân lực
1.2 Nội dung cơ bản của quản trị nguồn nhân lực
1.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động quản trị nguồn nhân lực
CHƯƠNG II: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUY TRÌNH QUẢN TRỊ NGUỒN
NHÂN LỰC TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG DU LỊCH SÀI GÒN…………………………11 – 19
2.1 Giới thiệu về Trường Cao đẳng Du lịch Sài Gòn
2.2 Quy trình quản trị nguồn nhân lực tại Trường Cao đẳng Du lịch Sài Gòn
2.3 Ứng dụng các hệ thống, phần mềm vào quy trình quy trình quản trị nguồn nhân lực tại Trường
Cao đẳng Du lịch Sài Gòn
CHƯƠNG III: ĐÁNH GIÁ VÀ KẾT LUẬN………………………………………………20 – 22
3.1 Đánh giá kết quả sử dụng của các phần mềm công nghệ trong quy trình quản trị nguồn nhân lực
3.2 Kiến nghị và giải pháp khắc phục
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. (2021, August 26) được trích lục từ https://tapdoantrananh.org.vn/khai-niem-vai-tro-va-chucnang-
cua-quan-tri-nguon-nhan-luc/#33-nhom-chuc-nang-duy-tri-nguon-luc
2. (2021, December 01) được trích lục từ https://isocert.org.vn/quy-trinh-quan-ly-nhan-su-cuadoanh- nghiep-8-buoc-co-ban
3. (2022, May 06) được trích lục từ https://weone.vn/quy-trinh-quan-ly-nhan-su/
4. (2022, September 08) được trích lục từ https://unica.vn/blog/quy-trinh-quan-ly-nhan-su
5. Kim Nhung (2021, September 06) được trích lục từ https://andrews.edu.vn/5-noi-dung-bao- quatve-quan-tri-nhan-luc/
6. Nguyễn Ánh Tuyết (2019, November 11) được trích lục từ https://timviec365.vn/blog/chuc-
nangcua-quan-tri-nguon-nhan-luc-new6837.html
7. Trần Kim Dung. Giáo trình quản trị nguồn nhân lực. NXB Tổng hợp thành phố Hồ Chí Minh.
8. Trường Cao đẳng Du lịch Sài Gòn, https://dulichsaigon.edu.vn/vi/#trang-chu-hoc-du-lich lOMoAR cPSD| 46988474 4
LỜI NÓI ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài
Để giữ vững cũng như nâng cao vị thế của doanh nghiệp trên thị trường trong nước
nói chung và ngoài nước nói riêng trong thời kì cạnh tranh ngày nay là một điều rất khó
khăn. Từ đó đòi hỏi các doanh nghiệp phải không ngừng cố gắng và đồng thời đề ra các
biện pháp quản lý một cách chủ động, phù hợp và sẵn sàng đối phó với bất kì nguy cơ
đe dọa, áp lực cạnh tranh ngay từ khâu quản lý nhân sự.
Với bối cảnh của thị trường nhân sự hiện nay, nhân sự ngày nay được tiếp cận với
nhiều thông tin, nhiều xu hướng văn hóa và xu hướng việc làm mới. Họ có nhiều lựa
chọn hơn, họ có nhiều ý kiến và “khó chỉ bảo” hơn. Bởi vậy hoạt động quản lý nhân sự
càng trở nên khó khăn và cần thiết hơn bao giờ hết.
Có không ít lý do để chỉ ra tầm quan trọng của quản lý nhân sự trong một tổ chức.
Ví dụ như: Ngành quản trị nhân lực đóng vai trò không thể thiếu trong việc thành lập
các tổ chức và giúp cho các tổ chức tồn tại và phát triển trên thị trường. Hay công tác
quản lý nhân sự sẽ thất bại nếu như quá trình đào tạo và phát triển nguồn nhân lực trong
mỗi một tổ chức hay cơ quan không chặt chẽ nhằm duy trì và nâng cao chất lượng nguồn nhân lực.
Bắt nguồn từ những lý do và thực tiễn trên, kết hợp với quá trình tìm hiểu thực tế
tại Trường Cao đẳng Du lịch Sài Gòn, nên nhóm 4 đã chọn đề tài “TÌM HIỂU QUY
TRÌNH QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC VÀ CÁC PHẦN MỀM ỨNG DỤNG
VÀO QUY TRÌNH TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG DU LỊCH SÀI GÒN” làm đề tài nghiên cứu cho nhóm.
Qua đề tài này nhóm cũng hy vọng đóng góp một phần nhỏ những kiến thức, những
vấn đề nhóm đã tìm hiểu được góp phần vào việc cải tiến, hoàn thiện quy trình quản trị
nguồn nhân lực tại nhà trường, nhằm nâng cao hiệu quả làm việc của nhà trường và là
nguồn tài liệu tham khảo cho những ai quan tâm đến vấn đề này.
2. Mục tiêu nghiên cứu -
Tìm hiểu thực trạng quy trình quản trị nguồn nhân lực hiện nay tại nhà trường. lOMoAR cPSD| 46988474 5 -
Hiểu được và đánh giá mức độ hoàn thiện của quy trình. -
Tìm hiểu các phần mềm công nghệ đang được ứng dụng vào quy trình
quản trịnguồn nhân lực hiện nay tại nhà trường. -
Tìm kiếm các giải pháp nhằm nâng cao hệ thống quản lý khi áp dụng phầnmềm.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu: Trường cao đẳng Du Lịch Sài Gòn
Phạm vi nghiên cứu: Quy trình quản trị nguồn nhân lực, nhiệm vụ, thực trạng
nguồn nhân sự tại Trường Cao đẳng Du lịch Sài Gòn
4. Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp nghiên cứu định lượng:
Thống kê mô tả: thu thập, tóm tắt các số liệu để đưa ra đánh giá tổng quát về đối
tượng nghiên cứu (nhân viên tại Trường Cao đẳng Du lịch Sài Gòn)
Phương pháp phân tích và tổng thích hợp thuyết để đưa các các khái niệm, lý
thuyết cơ bản dẫn chứng.
5. Bố cục của bài nghiên cứu
Đề tài có bố cục gồm 3 chương:
Chương I: Cơ sơ lý luận của quy trình quản trị nguồn nhân lực
Chương II: Phân tích thực trạng Quy trình quản trị nguồn nhân lực tại Trường
Cao đẳng Du lịch Sài Gòn
Chương III: Đánh giá và kết luận
CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC
1.1 Khái niệm, vai trò và chức năng của quản trị nguồn nhân lực
1.1.1 Khái niệm
Có nhiều cách hiểu về quản trị nguồn nhân lực
Quản trị nguồn nhân lực là hệ thống các hoạt động chức năng, chính sách về thu
hút, đào tạo - phát triển và duy trì nguồn nhân lực của một doanh nghiệp, tổ chức nhằm
đạt được hiệu quả tốt nhất cho các tổ chức, doanh nghiệp và nhân viên. lOMoAR cPSD| 46988474 6
Quản trị NNL là sự phối hợp một cách tổng thể các chính sách hoạch định, tuyển
mộ, tuyển chọn, phát triển, duy trì, động viên, đồng thời tạo mọi điều kiện thuận lợi cho
tài nguyên nhân sự thông qua tổ chức, nhằm đạt được mục tiêu chiến lược và định
hướng viễn cảnh của tổ chức.
Quản trị nguồn nhân lực là hệ thống các quan điểm, chính sách và hoạt động thực
tiễn sử dụng trong quản trị con người của một tổ chức nhằm đạt được kết quả tối ưu
cho cả tổ chức và nhân viên.
Tóm lại, quản trị nguồn nhân lực là tất cả các hoạt động của một tổ chức nhằm
mục đích thu hút, xây dựng, sử dụng và phát triển, đánh giá, bảo toàn và giữ gìn một
lực lượng lao động phù hợp với yêu cầu công việc của tổ chức cả về mặt số lượng và chất lượng. 1.1.2 Vai trò
Quản trị nguồn nhân lực có vai trò vô cùng quan trọng, nó là yếu tố có tính quyết
định đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp, giúp ta nhân biết được một doanḥ
nghiêp hoạt động tốt hay không, phát triển thành công hay không thành công được ̣
quyết định chủ yếu bởi nguồn nhân lực của nó. Các yếu tố còn lại như: máy móc thiết
bị, của cải vât chất, công nghệ kỹ thuậ t đều có thể mua được, học hỏi được, sao chép ̣
được, nhưng con người thì không thể. Trong bất cứ quá trình nào của doanh nghiệp đều
có sự hiện diện của con người và tất cả đều khởi nguồn từ con người mà ra, có thể nói:
“mọi quản trị suy cho cùng cũng là quản trị con người”.
Vì vây quản trị nguồn nhân lực có vai trò thiết yếu đối với sự tồn tại và phát triểṇ
của một tổ chức nói chung và một doanh nghiêp nói riêng.̣
1.1.3 Chức năng
Quản trị nguồn nhân lực có 4 chức năng quan trọng
Chức năng thu hút, tuyển chọn và bố trí nhân lực: Nhiệm vụ chủ yếu của chức
năng này là đảm bảo có đủ nhân lực làm việc trong từng bộ phận của công ty. Chức
năng này bắt đầu từ việc quan sát nhu cầu nhân sự của công ty, xem xét công việc đang
thiếu nhân sự, hoạch định kế hoạch tuyển mộ, tuyển dụng bên ngoài. Để thực hiện tốt lOMoAR cPSD| 46988474 7
công việc này, người quản trị nguồn nhân lực phải nắm bắt được tính chất công việc và
khả năng chi trả của công ty để tiến hành chiêu mộ được các ứng viên đủ tiêu chuẩn,
đáp ứng được các yêu cầu đó.
Chức năng đào tạo và phát triển nhân lực: Nhóm này chú trọng việc cải thiện năng
lực của nhân viên, đảm bảo cho đội ngũ nhân viên có đủ trình độ, kỹ năng, am hiểu
chuyên môn về cả chiều sâu lẫn chiều rộng, giúp bọn họ hoàn thành tốt mọi công việc
được giao, đồng thời tạo điều kiện cho nhân viên được phát triển tối đa điểm mạnh của
bản thân. Hoạt động của nhóm chức năng này là hướng nghiệp, huấn luyện, đào tạo kỹ
năng thực hành, bồi dưỡng nâng cao, câp nhậ t kiến thức và phương pháp ̣ mới, hay kĩ
thuât công nghệ mới,…nhằm giúp doanh nghiệ p khai thác và nâng caọ hiêu quả công việ c.̣
Chức năng duy trì và sử dụng nguồn nhân lực: Nhóm này chú trọng đến việc duy
trì và sử dụng có hiệu quả nguồn nhân lực trong doanh nghiệp. Nhóm này gồm hai chức
năng nhỏ hơn là kích thích, động viên nhân viên và duy trì, phát triển các mối quan hệ
lao động tốt đẹp trong doanh nghiệp nhằm tạo điều kiện duy trì nguồn nhân lực lâu dài.
Chức năng khuyến khích, động viên liên quan đến các chính sách và các hoạt động
như xây dựng và quản lý hệ thống thang bảng lương, thiết lập và áp dụng các chính
sách lương bổng, thăng tiến, kỷ luật, tiền thưởng, phúc lợi, phụ cấp, đánh giá năng lực
thực hiện công việc của nhân viên nhằm thúc đẩy nhân viên làm việc hăng hái, nỗ lực,
tận tâm hơn, có ý thức trách nhiệm và hoàn thành công việc với chất lượng cao.
Chức năng duy trì, phát triển các quan hệ lao động liên quan đến các hoạt động
nhằm tạo dựng môi trường làm việc tốt và phát triển các mối quan hệ trong công việc
như: ký kết hợp đồng lao động, giải quyết các khiếu tố, tranh chấp lao động, cải thiện
môi trường làm việc, y tế, bảo hiểm và an toàn lao động. Những việc này sẽ giúp các
doanh nghiệp tạo ra bầu không khí tập thể và giá trị truyền thống tốt đẹp nhằm khiến
nhân viên cảm thấy thỏa mãn với công việc và môi trường doanh nghiệp mà gắn bó trung thành, lâu dài. lOMoAR cPSD| 46988474 8
1.2 Nội dung cơ bản của quản trị nguồn nhân lực
1.2.1 Phân tích công việc
Thiết lập bản mô tả công việc
Xác định công việc và đặt ra các tiêu chuẩn nhân sự cho từng người, phòng ban.
Xây dựng các tiêu chuẩn nhằm đánh giá chất lượng và xếp loại công việc cho mỗi nhân viên, bộ phận.
1.2.2 Tuyển dụng Đăng tin
-Cũ: mô tả công việc cụ thể, yêu cầu về ứng viên, lương thưởng rõ ràng
-Mới: Diễn giải đúng sự thật về công ty, đặt câu hỏi tại sao nhân sự đến với doanh
nghiệp. Đăng tin tuyển dụng từ giá trị con người không miêu tả bằng cấp, kinh nghiệm
và lương thưởng. Cách tuyển dụng mới này sẽ có chiều sâu hơn so với cách cũ.
Phỏng vấn: Quá trình phỏng vấn, chỉ hồ sơ ứng tuyển và câu hỏi sơ lược thôi là
chưa đủ, nên có thêm những câu hỏi mới để kiểm tra sự ứng biến và sáng tạo của ứng
viên trong từng tình huống. Chú ý quan sát thái độ ứng viên cũng là một điểm không
thể thiếu khi phỏng vấn.
1.2.3 Đào tạo và phát triển
Kiến thức và thông tin: Tạo các khóa học tự tổ chức trong công ty do cấp trên trực
tiếp giảng dạy hoặc cử nhân viên tham gia các khóa học bên ngoài để đảm bảo trang bị
đủ kiến thức, thông tin cho họ.
Các kỹ năng chuyên môn:: Kỹ năng là những kiến thức đã thực hiện thành thạo,
nhuần nhuyễn. Mỗi nhân viên mới đều cần tạo điều kiện tăng cường trình độ chuyên
môn và phát huy hết năng lực của mình.
Nhân cách cốt lõi: Đào tạo - phát triển nhân cách cốt lõi mới là mấu chốt để nâng
cao được giá trị, văn hóa cốt lõi của doanh nghiệp, chất lượng nhân sự phát triển từ bên
trong sẽ tạo ra giá trị, văn hóa tuyệt vời và bền vững nhất. lOMoAR cPSD| 46988474 9
1.2.4 Điều chỉnh và sử dụng nhân sự đúng đắn
Quan sát quá trình làm việc của nhân viên sau một thời gian, người quản lý dựa
trên trình độ của từng người để phân công việc phù hợp nhằm phát huy tối đa năng suất
và đạt hiệu quả công việc cao.
1.2.5 Đánh giá và đãi ngộ
Các loại đánh giá, đãi ngộ cho nhân viên giúp cải thiện tinh thần và sức lao động
của họ, đồng thời xây dựng tình đồng nghiệp, tạo môi trường cạnh tranh lành mạnh
giữa mọi người với nhau sẽ giúp nâng cao hiệu quả trong công việc. Nhân viên cảm
thấy thuận lợi trong công việc thì sẽ cố gắng cống hiến nhiều hơn. 1.3 Các yếu tố ảnh
hưởng đến hoạt động quản trị nguồn nhân lực
1.3.1 Nhân tố ảnh hưởng từ môi trường bên ngoài
Tác nhân kinh tế hay rõ hơn là tình hình kinh tế có thể gây tác động lớn và lâu dài
tới nguồn nhân lực và nó tác động theo cả 2 chiều hướng tích cực và tiêu cực.
Tích cực: Nền kinh tế tăng trưởng tốt sẽ khiến các doanh nghiệp sẽ muốn mở rộng
kinh doanh, sản xuất. Do đó, nâng cao chất lượng đội ngũ nhân sự là điều rất cần thiết,
cần phải thu hút, lôi kéo thêm nhân tài bằng việc cải thiện điều kiện làm việc,tăng thêm phúc lợi.
Tiêu cực: Khi nền kinh tế phải đối diện với tình trạng suy thoái, một doanh nghiệp
vẫn phải duy trì nhân lực tay nghề cao và phải giảm chi phí xuống tối đa nhất, dẫn đến
cho cắt giảm nhân sự tạm thời, giảm giờ lao động hoặc thậm chí cho nhân viên nghi việc hẳn.
Tuy nhiên nên chú ý tới các yếu tố cạnh tranh. Đối với việc này, hãy khiến họ
không thể đoạt người từ doanh nghiệp bạn bằng cách thực hiện các chính sách phù hợp,
khôn ngoan và xây dựng một môi trường làm việc hòa hợp, gắn kết.
1.3.2 Tác nhân từ môi trường bên trong
Mục tiêu và phương hướng của doanh nghiệp: Đây là yếu tố trọng yếu nhất, tác
động tới toàn bộ nhân viên mỗi phòng ban. Mỗi bộ phận đều phải dựa vào lập trường lOMoAR cPSD| 46988474 10
của tổ chức nhằm quyết định mục tiêu, đồng thời sử dụng nhân sự cho hợp lí, tối đa hiệu suất làm việc.
Chính sách nhân sự của nội bộ doanh nghiệp: Việc này dựa vào ban lãnh đạo, cần
đảm bảo tính linh động cao trong chính sách, hãy trở thành kim chỉ hướng chứ không
ràng buộc trong luật lệ cứng nhắc.
Văn hóa doanh nghiệp: văn hóa lành mạnh sẽ thúc đẩy nhân viên tận tâm cống
hiến. Mà trong một doanh nghiệp, văn hóa có sự ảnh hưởng rất lớn từ tấm gương của
các nhà quản lý cấp cao.
Ảnh hưởng từ nhân tố con người: Con người là nhân tố tác động lớn nhất đến
nguồn nhân lực trong doanh nghiệp, cụ thể là những nhân viên đang làm việc. Mỗi nhân
viên là một cá thể riêng, do đó sẽ khác nhau về tính cách, kỹ năng cá nhân, năng lực
chuyên môn cũng như sở thích, nguyện vọng, yêu cầu đối với công việc… Vì vậy, họ
cũng sẽ tạo ra những nhu cầu, ham muốn khác nhau trong quá trình làm việc. Nhiệm
vụ của ban lãnh đạo chính là trung hòa tất cả những “cái riêng” đó để tạo ra “cái chung” thích hợp nhất.
CHƯƠNG II: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUY TRÌNH QUẢN TRỊ NGUỒN
NHÂN LỰC TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG DU LỊCH SÀI GÒN
2.1 Giới thiệu về Trường Cao đẳng Du lịch Sài Gòn
Tiền thân của Trường là Trung tâm đào tạo Nghiệp vụ Du lịch Sài Gòn được thành
lập vào năm 1991. Sau nhiều lần đổi tên từ Trường Đào tạo Nghiệp vụ Du lịch Sài Gòn
(1994), Trường Trung cấp nghề tư thục Du Lịch Sài Gòn (2007) đến trường
Cao Đẳng Nghề Du Lịch Sài Gòn (2010). Đến nay Trường lấy tên chính thức là Trường
Cao đẳng Du lịch Sài Gòn từ tháng 01/2022.
Trường chuyên đào tạo nhân sự trong lĩnh vực du lịch, khách sạn với chỉ tiêu tuyển
sinh hàng năm lên đến 1.500 sinh viên. Hiện nay Trường có 02 Khoa chuyên môn là
Khoa Lữ hành và Khoa Khách sạn - Nhà hàng, các phòng ban, trung tâm khác nhau với lOMoAR cPSD| 46988474 11
tổng số nhân sự lên đến 70 người nắm giữ nhiều chức vụ khác nhau từ cấp nhân viên đến cấp quản lý.
Tên công ty: Trường Cao đẳng Du lịch Sài Gòn
Tên giao dịch quốc tế: Saigon Tourism College
Địa chỉ: 347A Nguyễn Thượng Hiền - Phường 11 - Quận 10 - TP Hồ Chí Minh.
Số điện thoại: (028) 3834 4856 - (028) 6297 3210 - (028) 6297 3211
Website: www.dulichsaigon.edu.vn
Email: saigon@dulichsaigon.edu.vn - truongdulichsaigon@gmail.com
Nhận diện logo Trường Cao đẳng Du lịch Sài Gòn HIỆU TRƯỞNG PHÓ HIỆU TRƯỞNG PHÓ HIỆU TRƯỞNG THƯỜNG TRỰC PHỤ TRÁCH ĐÀO TẠO KHOA P.TVTS & TRUYỀN P. NHÂN P. ĐÀO CHUYÊN MÔN THÔNG SỰ TẠO TRUNG TÂM HỢP P. CÔNG TÁC TRUNG TÂM P. KẾ P.CƠ SỞ TÁC ĐÀO TẠO SINH VIÊN LỮ HÀNH SG TOÁN VẬT CHẤT Nh
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Trường Cao đẳng Du lịch Sài Gòn lOMoAR cPSD| 46988474 12
Nhiệm vụ của Phòng nhân sự
Lập ra các tiêu chuẩn tuyển dụng nhân viên với các chức danh cụ thể.
Lập kế hoạch đào tạo chuyên môn nghiệp vụ đối với các nhân viên trong diện quy
hoạch nguồn và cán bộ quản lý, đề xuất với Ban Giám Hiệu kế hoạch bổ nhiệm.
Theo dõi công tác thi đua trong toàn đơn vị. Lập và bảo quản hồ sơ của tất cả các nhân viên trong trường.
Lập kế hoạch tính toán nhân sự sao cho việc bố trí nhân sự vừa đủ khớp với tình
hình hoạt động của nhà trường không thừa cũng không thiếu để đảm bảo tiết kiệm chi
phí càng nhiều càng tốt nhưng trên hết vẫn phải đảm bảo chất lượng trong công việc kinh doanh.
Xây dựng các nội quy, quy chế, chính sách hành chính và tổ chức thực hiện, giám
sát nhân viên thực hiện.
Phụ trách chấm công và thống kê ngày làm việc của nhân viên, ra các quy định kỷ
luật nhân viên, phụ trách Bảo Hiểm Xã Hội.
Thực trạng nguồn nhân sự tại Trường Cao đẳng Du lịch Sài Gòn
Tính đến thời điểm hiện tại toàn Trường Cao đẳng Du lịch Sài Gòn có 69 người
(không bao gồm lực lượng giảng viên). Cơ cấu lao động được phân theo trình độ được
thể hiện ở bản bên dưới như sau: Trình độ Số lượng Tỷ lệ
Đại học và trên đại học 50 72.5 % Cao đẳng 12 17.4 % Lao động phổ thông 7 10.1 % Tổng cộng 69 100 %
2.2 Quy trình quản trị nguồn nhân lực tại Trường Cao đẳng Du lịch Sài Gòn
Tại Du lịch Sài Gòn, Phòng nhân sự là một bộ phận quan trọng, không thể tách
rời, đảm nhiệm các chức năng nhiệm vụ để hoàn thiện bộ máy quản lý của nhà trường, lOMoAR cPSD| 46988474 13
xây dựng các chính sách, chức năng của các phòng, khoa; duy trì và quản lý đội ngũ nhân sự hiệu quả.
Để hoàn thành được các nhiệm vụ trên, đội ngũ nhân viên thuộc phòng Nhân sự
phải là những người nhiệt huyết, tỉ mỉ trong công việc. Quản trị nguồn nhân lực là một
công việc phức tạp, liên quan đến nhiều phòng ban khác nhau. Vì thế, nhà trường đã đề
ra một quy trình chuẩn hóa nhằm tăng cường hiệu suất và chất lượng công việc phải
hoàn thành, đẩy nhanh thời gian, tiến độ của công việc, nâng cao tinh thần trách nhiệm nội bộ…
Các bước của quy trình quản trị nguồn nhân sự tại Trường cao đẳng Du lịch Sài
Gòn được thể hiện như sau:
Xây dựng hệ thống quản lý nhân sự Quy trình tuyển dụng
Xây dựng kế hoạch đào tạo
Lương thưởng và phúc lợi
Mô tả, phân công công việc Quản lý hiệu suất Mối quan hệ nội bộ
Đảm bảo tuân thủ quy định
Xây dựng văn hóa Nhà trường lOMoAR cPSD| 46988474 14
2.2.1 Xây dựng hệ thống quản lý nhân sự
Đây là bước đầu để nhà trường hình thành nên quy trình quản trị nhân sự một cách
hiệu quả. Việc xây dựng hệ thống quản lý nhân sự sẽ giúp quản lý thông tin, hồ sơ nhân
sự, ngày nghỉ, bảng chấm công… của từng nhân sự.
2.2.2 Quy trình tuyển dụng
Quy trình được bắt đầu từ bước lập kế hoạch, ra quyết định cho đến bước cuối
cùng là ký hợp đồng chính thức nhận ứng viên vào vị trí công việc.
Đầu tiên, cần xác định nhu cầu tuyển dụng tại các phòng ban, vị trí nào còn trống
để tuyển nhân viên mới.
Lập kế hoạch tuyển dụng cho vị trí trống đó, kế hoạch chi tiết sẽ giúp cho nhà
trường biết được cần tuyển ứng viên như thế nào sẽ phù hợp (về kỹ năng, yêu cầu, kinh
nghiệm…), mức lương phù hợp và thời gian phù hợp.
Tìm kiếm và thu hút ứng viên bẳng cách đăng thông tin tuyển dụng lên các trang
web tuyển dụng chính thống (các trang web hay dùng để đăng tuyển như:
https://careerbuilder.vn/, https://www.careerlink.vn/) hoặc tìm kiếm qua nguồn khác
như cựu sinh viên của nhà trường, người quen của nhân viên nhà trường.
Sàn lọc các hồ sơ nhận được đạt yêu cầu đã đề ra về bằng cấp, chứng chỉ, kinh
nghiệm… và chọn những hồ sơ ứng viên đáp ứng được các yêu cầu đó để thực hiện phỏng vấn trực tiếp.
Nhân sự sẽ gọi điện để trao đổi về thời gian, địa điểm cũng như yêu cầu về hồ sơ
với ứng viên, sau khi cả hai bên cùng thống nhất với nhau về các thông tin trên, nhân
viên nhân sự sẽ xác nhận lần cuối cùng bằng cách gửi email Thư mời phỏng vấn đến
ứng viên để tránh tình trạng ứng viên quên hoặc nhầm thông tin vừa trao đổi qua điện thoại.
Phỏng vấn trực tiếp được xem là lời mời cuối cùng mà nhà trường gửi đến ứng
viên. Quá trình phỏng vấn tại Du lịch Sài Gòn thường chỉ có một lần duy nhất và sẽ do
quản lý trực tiếp của vị trí đó thực hiện. lOMoAR cPSD| 46988474 15
Đánh giá ứng viên thông qua câu trả lời của họ trong lần phỏng vấn. Ngoài ra,
phần thể hiện về trang phục, cách đi đứng, ngồi và ngôn ngữ hình thể cũng là một yếu
tố ảnh hưởng đến sự đánh giá của người phỏng vấn dành cho ứng viên.
Sau khi đã đánh giá ứng viên, nhà trường sẽ chọn ứng viên phù hợp nhất cho vị trí
đang tuyển dụng và mời ứng viên nhận việc, soạn thảo hợp đồng thử việc đúng quy
định pháp luật và tiến hành ký kết hợp đồng. Thông thường, tại DLSG ứng viên mới sẽ
thử việc tối đa 02 tháng.
Khi đã tuyển dụng được nhân viên mới gia nhập ngôi nhà chung DLSG, các nhân
viên trong cùng bộ phận tận dụng thời gian đầu này để nhân viên mới làm quen với môi
trường, văn hóa tại đây. Đây cũng là yếu tố đầu tiên giúp giữ chân nhân sự, duy trì sự
gắn bó với nhà trường.
2.2.3 Xây dựng kế hoạch đào tạo
Đây được xem như một chiến lược dài hạn của nhà trường để có một nguồn nhân
sự chất lượng tốt nhằm tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường.
Sau khi xác định được nhu cầu đào tạo, tiến hành xây dựng kế hoạch đào tạo, triển
khai đến các đối tượng được đào tạo, cuối cùng đánh giá kết quả và cải tiến quy trình (nếu có).
Một số chương trình đào tạo mà trường đã và đang triển khai như: Lớp kỹ năng
văn phòng; Lớp kỹ năng giao tiếp với khách hàng và kỹ năng xử lý tình huống; Lớp
tìm hiểu Văn hóa DLSG (dành cho nhân viên mới)…
2.2.4 Lương thưởng và phúc lợi
Chính sách lương thưởng, phúc lợi (C&B) là một trong những yếu tố quan trọng
nhất thu hút và giữ chân người lao động. Vì thế, tại DLSG đã xây dựng nên một chính
sách C&B toàn diện không chỉ về thu nhập, mà còn quan tâm đến sức khỏe, tinh thần…
của nhân viên. Đây được xem như chìa khóa quan trọng để xây dựng nên mối quan hệ
giữa nhân viên và nhà trường.
Ngoài các chính sách về lương, thưởng, phúc lợi, bảo hiểm theo đúng quy định
của Luật lao động, nhà trường còn duy trì nhiều chế độ, chính sách khác như: phụ cấp lOMoAR cPSD| 46988474 16
tiền cơm hàng tháng, phụ cấp đi lại, tiền điện thoại, phụ cấp mỗi phòng khoa tiền ăn
uống hàng quý, thưởng thi đua 06 tháng đầu năm và cuối năm…
Tất cả các chính sách trên được ban hành tại quy chế chi tiêu nội bộ hàng năm của
Trường cao đẳng Du lịch Sài Gòn.
2.2.5 Mô tả, phân công công việc
Nhằm giúp nhân viên có định hướng rõ ràng, cụ thể về công việc mình đang
đảm nhiệm, cần xây dựng một bảng mô tả công việc chi tiết. Ngoài ra, còn giúp quản
lý theo dõi tiến độ làm việc và đánh giá mức độ hoàn thành công việc của nhân viên.
Mỗi một vị trí sẽ có một nhiệm vụ khách nhau, vì thế bảng mô tả công việc sẽ
giúp người quản lý phân công công việc phù hợp với từng người khác nhau, giúp
nhân viên phát huy được năng lực bản thân một cách tối đa.
Bảng mô tả công việc của từng vị trí được cập nhật hàng năm, là mục tiêu cần
hoàn thành trong kế hoạch năm tại DLSG. Được triển khai vào Quý I mỗi năm, từng
nhân viên sẽ xây dựng bảng mô tả công việc cá nhân theo mẫu chung dựa trên bảng
mô tả công việc vốn có của vị trí đó, cập nhật những sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế
những đầu việc được sự thông qua của quản lý trực tiếp và ký duyệt bởi hiệu trưởng.
2.2.6 Quản lý hiệu suất
Đặt ra mục tiêu trong công việc là cách mà nhà trường tạo động lực, thúc đẩy nhân
viên hoàn thành công việc được giao. Việc quản lý hiệu suất, lập bảng các tiêu chuẩn
đánh giá hiệu quả công việc để đánh giá nhân viên định kỳ để có giải pháp khắc phục
và khen thưởng thích hợp.
Theo quy định tại DLSG, mỗi năm sẽ có hai lần đánh giá hiệu suất làm việc vào
tháng 06 và tháng 12. Việc đánh giá hiệu suất làm việc sẽ do mỗi nhân viên tự thực hiện
theo các tiêu chí đã đăng ký trước đó (dựa theo đầu việc đang phụ trách) và được quản
lý trực tiếp đánh giá lần cuối cùng. Thang điểm được quy đổi theo xếp hạng A, B, C, D
lần lượt là hoàn thành công việc xuất sắc, tốt, trung bình và không đạt. Dựa theo xếp
loại sẽ có chính sách khen thưởng tương ứng và ngược lại, cá nhân không thoàn thành
công việc sẽ bị phê bình và đề ra biện pháp cải thiện. lOMoAR cPSD| 46988474 17
2.2.7 Mối quan hệ nội bộ
Trong một môi trường luôn có sự tương tác giữa người với người, sự tương tác
này đôi khi tích cực, nhưng đôi khi lại tiêu cực. Vì vậy, việc duy trì mối quan hệ nội bộ
giúp nhân viên hài lòng, gắn bó với công việc và trung thành với nhà trường.
Đối với người quản lý, việc phải giải quyết các mâu thuẫn trong công việc giữa
các nhân viên là việc bắt buộc, xử lý như thế nào để các bên đều hài lòng và chấp nhận kết quả cuối cùng.
Khi thực sự cần thiết, sẽ có một vài cuộc họp được tổ chức để hoàn thiện một số
quy trình còn thiếu sót dẫn đến sự mâu thuẫn giữa các bên với mục đích không tạo ra
sự tranh chấp vì vấn đề cũ giữa các cá nhân, các bộ phận một lần nữa.
2.2.8 Đảm bảo tuân thủ quy định
Tại DLSG luôn có các chính sách, quy định riêng mà nhân viên cần phải tuân thủ
nhằm đảm bảo công việc được hoàn thành một cách tốt nhất. Chính vì vậy, để nhân viên
đảm bảo tuân thủ theo các quy định đã đề ra nhà trường đã thực hiện rất tốt việc ban
hành kèm theo các chính sách về khen thưởng và xử phạt vô cùng hợp lý.
Ngoài ra, Phòng nhân sự đã hoàn thành rất tốt trong việc triển khai, phổ biến các
hướng dẫn cụ thể đến các phòng ban nhằm nhắc nhở nhân viên cũ và triển khai cho
nhân viên mới tất cả các chính sách, quy định đang có tại trường.
2.2.9 Xây dựng văn hóa Nhà trường
Văn hóa nhà trường tác động đến hầu hết mọi khía cạnh của nhà trường, góp phần
quyết định đến việc các thành viên trong nhà trường cùng tập trung vào mục tiêu chung,
cam kết và nỗ lực cho mục tiêu đó. Xây dựng văn hóa nhà trường giúp các thành viên
xác định và xây dựng cam kết cho mỗi cá nhân và của nhà trường đối với các giá trị cốt
lõi. Một nhà trường có nền văn hóa tích cực sẽ góp phần quan trọng vào việc cải thiện
hiệu quả làm việc, nâng cao chất lượng dạy và học của nhà trường. lOMoAR cPSD| 46988474 18
2.3 Ứng dụng các hệ thống, phần mềm vào quy trình quy trình quản trị nguồn
nhân lực tại Trường Cao đẳng Du lịch Sài Gòn
Hiện tại, Trường Cao đẳng Du lịch Sài Gòn vẫn chưa sử dụng một hệ thống quản
trị nhân sự chuyên biệt. Mặc dù vẫn đi theo con đường truyền thống, ít tự động hóa
nhưng quy trình quản trị của trường đã và đang hoạt động hiệu quả và thành công.
Công cụ Excel là phần mềm được sử dụng nhiều nhất và xuyên suốt trong quá
trình quản trị nguồn nhân lực tại trường.
Bảng biểu Excel là công cụ dễ dàng phân loại, liệt kê và sắp xếp dữ liệu một cách
khoa học, thao tác dễ dàng và được sử dụng rộng rãi. Excel tham gia vào hầu hết các
bước trong quy trình quản trị nhân sự tại DLSG từ bước đầu tiên xây dựng hệ thống
quản trị nguồn nhân lực đến lập kế hoạch, tuyển dụng, lương thưởng, phúc lợi… đến
quản lý hiệu suất làm việc.
Để quản lý hồ sơ nhân sự, ngoài việc lưu trữ hồ sơ bảng cứng, nhân sự còn phải
phân loại các chứng chỉ, bằng cấp… của nhân viên bằng tập tin để dễ dàng tìm kiếm,
trích lục khi cần thiết. Ngoài ra, việc tính ngày công làm việc của từng thành viên không
thể không dùng bảng biểu excel để xử lý dữ liệu một cách nhanh chóng.
Song song với Excel, phần mềm Word trong cùng hệ điều hành Microsoft Office
cùng là phần mềm đồng hành xuyên suốt trong quy trình quản trị nguồn nhân lực tại
DLSG. Soạn thảo văn bản là một việc không thể thiếu trong quá trình hoạt động của
bất kỳ doanh nghiệp nào, tại DLSG cũng thế, phòng nhân sự áp dụng word vào việc
soạn thảo các quy định, quy chế, chính sách,… của nhà trường.
Thật thiếu sót nếu không đề cập đến công cụ PDF, phần mềm lưu trữ văn bản tối
ưu. PDF được sử dụng để ban hành các văn bản đã được ký kết và triển khai đến toàn
thế nhân viên nhà trường. Nó được sử dụng rộng rãi và phổ biến không thể thiếu trong
quá trình quản trị nguồn nhân lực hiệu quả.
Cuối cùng, tham gia vào quá trình quản trị nguồn nhân lực không thể không kể
đến công cụ gmail của google. Việc sử dụng gmail để giao tiếp giữa các nhân viên với
nhau rất phổ biến trong nhà trường, gmail được xem như là công cụ giao tiếp chính lOMoAR cPSD| 46988474 19
thức trong công việc giữa các cá nhân, các phòng ban. Tại DLSG, mỗi thành viên nhà
trường sẽ được cấp một địa chỉ gmail riêng biệt, kèm theo đó là chữ ký thể hiện chức
vụ, phòng ban và các thông tin liên hệ. Việc này sẽ giúp gmail của bạn trông chuyên
nghiệp hơn và giúp các thành viên khác nhận biết bạn một cách nhanh nhất.
Có thể thấy, các công cụ, phần mềm mà nhà trưởng sử dụng rất phổ biến mà ta dễ
dàng bắt gặp trong các doanh nghiệp khác. Nhà trường đã khéo léo áp dụng chúng vào
các bước trong quá trình quản trị nguồn nhân lực một cách phù hợp và thông minh để
cải thiện quy trình, nâng cao khả năng ứng dụng của các phần mềm vào hoạt động của nhân sự.
CHƯƠNG III: ĐÁNH GIÁ VÀ KẾT LUẬN
3.1. Đánh giá kết quả sử dụng của các phần mềm công nghệ trong quy trình
quản trị nguồn nhân lực
Với hơn 30 năm hình thành và phát triển, trải qua nhiều thế hệ nhân sự khác nhau,
đến thời điểm hiện tại, Trường Cao đẳng Du lịch Sài Gòn đã có một vị thế vững mạnh
trên thị trường. Để làm được điều này, ngoài những chiến lược kinh doanh đúng đắn,
thì chiến lược về quản trị “con người” của nhà trường cũng là một con đường dẫn đến
sự thành công như hiện tại.
Với quy mô nhân sự khoảng 70 người, không tính là nhiều, tuy nhiên cũng không
xem là ít, Trường chưa thật sự cần một hệ thống quản trị nhân sự chuyên biệt, vì thế
những phần mềm truyền thống là một giải pháp tối ưu tại nơi đây. Dễ dàng sử dụng và
vô cùng quen thuộc với hầu hết các nhân viên dù mới hay cũ.
Quy trình quản trị nguồn nhân lực không chỉ là văn bản được xây dựng trên giấy
tờ, tại DLSG nó được áp dụng một cách đúng đắn và vô cùng hiệu quả, là căn cứ để
đánh giá mức độ hoàn thành công việc của nhân viên cũng như mức độ phù hợp của từng vị trí.
Mặc dù Trường Cao đẳng Du lịch Sài Gòn không sử dụng một hệ thống quản trị
nguồn nhân lực chuyên biệt, tuy nhiên với những phần mềm công nghệ vốn có nhà
trường vẫn xây dựng nên một quy trình quản trị nhân sự hiệu quả và tối ưu chi phí. lOMoAR cPSD| 46988474 20
Các thao tác được lồng ghép ứng dụng vào từng bước trong quy trình quản trị, từ
thu thập thông tin, thực hiện lưu trữ, đến truyền tải dữ liệu đều vô cùng mượt mà và đồng điệu.
Tuy nhiên, trong quá trình hoạt động, cũng sẽ gặp một số khó khăn, bất cập khác
làm ảnh hướng đến hiệu suất làm việc của nhân viên.
3.1.1 Ưu điểm
- Chi phí thấp, có thể lưu trữ rất nhiều dữ liệu trong phần mềm.
- Thông tin được truyền đi nhanh chóng giữa các bộ phận ở các cơ sở khác nhau.
- Trình duyệt thông minh, dễ dàng thao tác, sử dụng.
- Thích ứng ở nhiều phương tiện khác nhau như máy tính, điện thoại, máy
tínhbảng, dễ dàng mang đi và sử dụng ở bất kỳ đâu. 3.1.1 Nhược điểm
- Virus có thể phát tán qua các tập tin đính kèm trong thư khi sử dụng gmail.
- Rất nhiều chiến dịch lừa đảo được thực hiện qua thư điện tử nên nếu không
cẩnthận có thể bị đánh cắp danh tính hoặc mất tiền.
- Sử dụng nhiều phần mềm khác nhau có thể dẫn đến dữ liệu không đồng nhất,khi
chuyển từ file này sang file khác. Nhân sự nhầm lẫn giữa các tệp tin khác nhau ở các định dạng khác nhau.
3.2 Kiến nghị và giải pháp khắc phục
Hiện nay tại DLSG không chỉ có đội ngũ nhân sự là cán bộ công nhân viên, mà
còn có đội ngũ giảng viên tham gia cộng tác giảng dạy tại trường. Mỗi một đội ngũ
nhân sự là một quy trình quản lý chuyên biệt (nhóm thực hiện nghiên cứu về đội ngũ
công nhân viên). Tuy nhiên trong tương lai, thực hiện mở rộng quy mô giảng dạy, nâng
cao chỉ tiêu tuyển sinh, chắc chắn nhà trường sẽ cần thêm một lực lượng nhân sự đông
đảo và vững mạnh cả về số lượng lẫn chất lượng. Chính vì vậy, việc cải tiến quy trình
quản trị nhân sự cũng như các phần mềm ứng dụng vào quy trình quản trị là một việc
hết sức cần thiết và cần được quan tâm.
Xu thế “tự động hóa” đang ngày càng phát triển trong các doanh nghiệp hiện nay,
các nhà quản trị luôn tìm kiếm sự đổi mới trong công tác quản trị doanh nghiệp nói