Bài tiểu luận kỹ năng giao tiếp - Kỹ năng giao tiếp | Đại học công nghiệp HCM

lOMoARcPSD| 40651217 BỘ CÔNG THƯƠNG
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP TP. HCM ----- ----- TIỂU LUẬN
Đề tài : KĨ NĂNG GIAO TIẾP TRONG MÔI TRƯỜNG NGOÀI DOANH NGHIỆP
GVHD: Nguyễn Thị Sáu
LỚP: DHTN16ETT - 422000380306
THÀNH VIÊN THỰC HIỆN: Nhóm 4
TP.HCM, ngày 10 tháng 10 năm 2021 Đề tài : KĨ NĂNG GIAO
TIẾP TRONG MÔI TRƯỜNG NGOÀI DOANH NGHIỆP lOMoARcPSD| 40651217
NHÓM 4 môn KỸ NĂNG GIAO TIẾP ST HỌ VÀ TÊN MSSV Nhiệm Vụ Cột đánh giá T 1 La Thành Lộc 2007132
Soạn 4.2.3:Giao tiếp với cơ 100% 1 quan chính quyền 2 Lê Trần Thanh
20006511 Soạn 4.2.4:Giao tiếp với 100% Na báo chí 3 Vũ Thuỵ Nhật 2007348
Soạn 4.3.1:1 số chỉ dẫn cho 100% Linh 1 ứng viên khi phỏng vấn 4 Nguyễn Thanh 2000814
Soạn 4.3.2:Các hình thức 100% Nam 1 phỏng vấn 5 Đỗ Tùng Lâm 100%
2007017 Soạn 4.3.3:Tiến trình phỏng 1 vấn lOMoARcPSD| 40651217
NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………… lOMoARcPSD| 40651217
…………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………… Ngày 10 tháng 10 năm 2021 LỜI CẢM ƠN
Đầu tiên em- La Thành Lộc - đại điên cho sinh viên nhóm 4 xin gửi lời cảm ơn
đến Trường Đại Học Công Nghiệp Thành Phố Hồ CHí Minh đã đưa môn học
Kỹ năng giao tiếp vào chương trình giảng dạy.
Đặt biệt, em xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến giảng viên bộ môn -
Nguyễn thị Sáu đã giảng dạy, truyền đạt những kiến thức quý báu cho chúng em
trong suốt khoảng thời gian vừa qua . Trong thời gian tham gia lớp học của cô,
chúng em đã bổ sung thêm được nhiều kiến thức bổ ích, tinh thần học hiểu quả,
nghiêm túc.Đây chắc chắn là những kiến thức quý báu ,là hành trang để chúng
em có thể vững bước sau này.Sau cùng chỉ mong muốn cho được dồi dào sức
khỏe, để có thể giúp thế hệ sau của bọn em có được những kiến thức bổ ích và
quý giá mà cô đã truyền đạt.
Nhóm 4 xin chân thành cảm ơn! lOMoARcPSD| 40651217 MỤC LỤC
4.2 GIAO TIẾP VỚI BÊN NGOÀI DOANH NGHIỆP
4.2.3: Giao tiếp với cơ quan chính quyền
4.2.4: Giao tiếp với báo chí
4.3 KỸ NĂNG PHỎNG VẤN VÀ TUYỂN DỤNG
4.3.1: Một số chỉ dẫn cho ứng viên trước khi phỏng vấn 4.3.2: Các hình thức phỏng vấn
4.3.2.1: Phỏng vấn không chỉ dẫn
4.3.2.2: Phóng vấn theo mẫu
4.3.2.3: Phỏng vấn qua điện thoại
4.3.2.4: Phỏng vấn tình huống
4.3.2.5: Phỏng vấn trực tiếp 4.3.2.6: Phóng vấn nhóm
4.3.3: Tiến hành phỏng vấn
4.2.3Giao tiếp với cơ quan chính quyền
Bất cứ đơn vị, doanh nghiệp nào đặt trên địa bàn cụ thể dù trung ương hay địa
phương, các quốc gia trong khu vực và thế giới đều có sự liên quan liên hệ đến cơ quan chính quyền.
Hình thức giao tiếp với cơ quan chính quyền: -
Giao tiếp trực tiếp: liên hệ trực tiếp với chỉ huy bộ phận lập pháp để
tham khảo ý kiến, thảo luận hoặc đưa ra các mục tiêu và ý kiến kinh doanh; tổ
chức chiêu đãi tại địa điểm kinh doanh và mời đại diện chính phủ tham dự, đây
là cơ hội tốt để đề nghị chính phủ quan tâm đến công ty và tìm hiểu công ty;
tình hình hiện tại, sử dụng hợp lý các chính sách thuế, có thể tổ chức cho lãnh
đạo chính phủ đến thăm công ty của mình. (Ví dụ: Công ty của ba em trước đây lOMoARcPSD| 40651217
mỗi khi làm mấy cái giấy tờ thuế toàn phải đi đến tận các cơ quan quản lý thuế để làm. ) -
Giao tiếp gián tiếp : với chính phủ thông qua các báo cáo thường xuyên
và phỏng vấn qua email để thu thập ý kiến và quan điểm về các vấn đề kinh tế,
hiện tại và chính sách từ giới lập pháp và hành chính. ..( Ví dụ: Giờ thì áp dụng
chính sách Chính phủ số, công ty của ba em không cần phải ra tận chỗ cơ quan
thuế để giấy tờ nữa mà chỉ cần truy cập vào Cổng thông tin điện tử TPHCM là
có để làm hồ sơ về thuế được rồi.) -
Hãy nhớ rằng, ai cũng muốn người khác nghĩ rằng mình quan trọng, vì
vậy nếu đại diện chính phủ giả vờ quan trọng, còn nếu đại diện chính phủ giả vờ
quan trọng thì điều đó cần được hiểu rõ. Chủ yếu là để hoàn thành công việc.
Giao tiếp với các cơ quan chính phủ cũng phải tuân thủ các nguyên tắc giao tiếp cơ bản:
-Phân tích tình huống giao tiếp: mục đích và nội dung giao tiếp, đối tượng tiếp
nhận thông tin, các rào cản trong giao tiếp, điều gì người nhận giao tiếp không
mong muốn, họ cần thông tin gì. Thông tin có làm hài lòng khách hàng ...
-Phân tích mục tiêu truyền thông: đối tượng phải được hiểu và phân tích, bao
gồm một hoặc nhiều người nhận thông tin; lợi ích của người nhận; thái độ của
người nhận và cuối cùng là cảm xúc của người nhận.
-Thông tin của người nhận phải phù hợp về nội dung và hình thức, và điều này
phải được thực hiện một cách chính xác để truyền thông có hiệu quả.
-Phản ứng của người nhận thông tin, hay cụ thể hơn là phản ứng của đối tác giao tiếp.
-Phải biết cách loại bỏ những câu giao tiếp không phù hợp trong quá trình giao
tiếp và giúp cho quá trình giao tiếp đạt kết quả tốt.
Có nhiều hình thức giao tiếp với các cơ quan chính phủ: có thể hiểu là giao tiếp
hoặc giao tiếp bằng văn bản gián tiếp. Nó phụ thuộc vào mức độ giao tiếp hoặc
nội dung của giao tiếp bằng văn bản. Điều này phụ thuộc vào mức độ giao tiếp
hoặc nội dung giao tiếp, ví dụ sẽ có các nội dung và hình thức giao tiếp khác với
các cơ quan quản lý quốc gia hoặc cơ quan hành chính quốc gia trong các lĩnh
vực chuyên môn khác nhau.
Giao tiếp thành công với cơ quan chính phủ được thể hiện qua kết quả của quá
trình giao tiếp phù hợp với yêu cầu và nội dung kế hoạch mà cơ quan, doanh
nghiệp đưa ra trước đó. 4.2.4 Giao tiếp với báo chí lOMoARcPSD| 40651217
Giao tiếp với báo chí của cơ quan, doanh nghiệp đơn vị là giao tiếp bên
ngoài. Việc giao tiếp với cơ quan thông tấn báo chí cần nắm rõ các nguyên tắc cơ bản trong giao tiếp:
-Cởi mở và lịch sự trong suốt quá trình giao tiếp với cơ quan thông tấn báo
chí. Cung cấp thông tin cho họ theo những nội dung đã được lên kế hoạch và
cho phép của cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp.
-Cần có tác phong lịch sự, nhanh nhẹn, ôn hòa và thoải mái.
-Khi giao tiếp với cơ quan thông tấn báo chí đối tượng giao tiếp cần nắm và
vận dụng tốt các nguyên tắc của phỏng vấn.
-Đối tượng giao tiếp cần phải xác định được nội dung cho phép trao đổi,
trình bày trong giao tiếp.
-Giao tiếp với báo chí thành công khi quá trình, nội dung giao tiếp đạt được
những mong muốn đưa ra trước đó của doanh nghiệp, cơ quan, đơn vị.
Ví dụ: Hồi cấp 3, em từng đạt được giải Nhất cuộc thi giải Toán trên máy
tính Quốc gia, lúc đó đã có một số tòa soạn báo nổi tiếng đã đến nhà em để
phỏng vấn, hỏi những câu hỏi về gia đình, bản thân em và kinh nghiệm học
Toán của em. Em đã trả lời họ một cách thành thật và lịch sự nhất có thể về những câu hỏi đó.
Những việc nên làm khi giao tiếp với báo chí -
Khi giao tiếp cần có sự trung thực và chính xác -
Phải hiểu rằng nội dung giao tiếp với báo chí sẽ được ghi lại nên
cần cân nhắc trước mỗi phát ngôn đưa ra. -
Cố gắng cung cấp những thông tin phóng viên cần. -
Phải lưu giữ một danh sách các công việc đã hoàn thành.
Những việc không nên làm
- Không nên sử dụng biệt ngữ, từ ngữ quá chuyên môn.
- Trong lúc giao tiếp những nội dung ta chưa trả lời được ngay thì hãy hẹn
lại và phản hồi sớm nhất có thể.
- Không ra tuyên bố trước khi chúng ta đã chuẩn bị một thông cáo báo chí,
không vội đưa tin cho đến khi đã có trong tay những thông tin đầy đủ, chính xác. lOMoARcPSD| 40651217
4.3. KỸ NĂNG PHỎNG VẤN TUYỂN CHỌN
Phóng vẫn là khâu quan trọng để quyết định các ứng viên cho các vị trí tuyển dụng
khác nhau của doanh nghiệp, cơ quan đơn vị. Phỏng vấn cho phép tìm hiểu và đánh
giá ứng viên về nhiều phương diện khác nhau như tác phong, kiểu dáng, mức độ tin
cậy, hòa đồng của ứng viên .
4.3.1 Một số chỉ dẫn cho ứng viên trước khi phỏng vấn
Để kỹ năng phỏng vấn tuyển chọn thành công cần lưu ý những nội dung sau: 1)
Phân tích bản thân và yêu cầu của công việc: Thông tin cá nhân, trình độ học
vấn, kinh nghiệm, người giới thiệu, sở thích nghề nghiệp. 2)
Thu thập thông tin và các cơ hội công việc khi phỏng vấn tuyển chọn: Trung
tâm giới thiệu việc làm, các mối quan hệ, các mẫu sơ yếu lý lịch, định dạng sơ yếu lý lịch . 3)
Chuẩn bị sơ yếu lý lịch: Mở đầu của sở yếu, quá trình học tập, đào tạo của cá
nhân, những kiến thức kinh nghiệm năng lực, các hoạt động và các kỹ năng đặc biệt
của cá nhân, người tham chiếu
4)Viết thư xin việc: chuẩn bị nội dung viết thư xin việc, bố cục của thư xin việc ,viết
thư xin việc (gây sự chú ý đến nhà tuyển dụng, thuyết phục được nhà tuyển dụng về vị
trí công việc mà mình ứng tuyển, xúc tiến gần mục tiêu hơn nữa. 5)Gửi thư xin việc
4.3.2 Các hình thức phỏng vấn
1. Phỏng vấn không chỉ dẫn
Là hình thức phỏng vấn dựa vào hồ sơ của ứng viên, dựa vào bảng mô tả công
việc của ứng viên, bảng tiêu chuẩn công việc. Cuộc phỏng vấn có thể bắt đầu
bằng những câu hỏi truyền thống như: Tại sao bạn lại quan tâm đến vị trí tuyển
dụng này? Và tiếp theo là các tình huống ứng xử của ứng viên. Người phòng
vấn căn cứ vào các câu trả lời của ứng viên và nội dung của câu hỏi có thể thay lOMoARcPSD| 40651217
đổi theo nhiều chiều hướng khác nhau. Hình thức này mất khá nhiều thời gian
mà độ thành công không cao.
( Ví dụ: người tuyển dụng sẽ hỏi các câu như:
Hãy cho tôi một ví dụ về cách anh/chị giải quyết thành công một sự cố trong
công việc trước đây cùng với đội nhóm của mình?
Anh/chị đã từng xử lý thành công một vấn đề nan giải trong công việc trước đây như thế nào? )
2. Phỏng vấn theo mẫu
Phỏng vấn này được thực hiện theo mẫu đã được chuẩn bị sẵn của cơ quan, đơn
vị doanh nghiệp tuyển dụng. Các câu hỏi thường được các đơn vị tuyển dụng
biên soạn một cách cụ thể, rõ ràng, xoáy sâu vào nội dung vị trí tuyển dụng cho
đơn vị mình. Các yêu cầu công việc, tiêu chuẩn cần có của một ứng viên như:
Động cơ, thái độ, năng lực,khả năng, giao tiếp… Nâng cao hiệu quả cho cuộc
phỏng vấn chuyên sâu và những câu hỏi áp dụng như: Học hỏi, thăng tiến,
lương thưởng…Hình thức này tốn ít thời gian mà hiệu quả cao,mức độ chính xác và đáng tin cậy.
( Ví dụ: nhà tuyển dụng sẽ đặt ra một số câu hỏi truyền thống như:
Hãy cho tôi biết về anh/chị.
Điểm mạnh của anh/chị là gì?
Tại sao anh/chị muốn làm việc cho công ty chúng tôi? )
3. Phỏng vấn qua điện thoại
Phỏng vấn qua điện thoại với các ứng viên cũng có công tác chuẩn bị gần giống
như phỏng vấn trực tiếp theo mẫu. Tuy nhiên các nhà tuyển dụng và ứng viên
tham gia trả lời phỏng vấn có thể tham khảo, cách giao tiếp qua điện thoại sao
cho thoải mái để các ứng viên trả lời một cách tốt nhất. Những phản hồi tích cực
từ nhà phỏng vấn tuyển dụng giúp cho các ứng viên tự tin hơn.
4. Phỏng vấn tình huống
Hình thức này được thực hiện trong đó người phòng vấn đưa ra các tình huống
thực tế phù hợp với công việc và vị trí mà nhà tuyển dụng muốn các ứng viên
vào các vị trí công việc. Các ứng viên phải trình bày các cách xử lí giải thích
các câu hỏi phù hợp, nhanh gọn, súc tích. Các tình huống được xây dựng căn cứ
vào các quyền hạn trách nhiệm và điều kiện làm việc các mối quan hệ trong lOMoARcPSD| 40651217
công việc thực tế. Hình thức này tùy thuộc vào vị trí tuyển dụng, có thể rất khó
hay phức tạp cũng có thể rất dễ. Điều này hoàn toàn phụ thuộc vào tính chất
công việc và vị trí tuyển dụng.
5 Phỏng vấn trực tuyến
Hình thức này được thực hiện trên cơ sở kết hợp nhiều phương tiện khác nhau
như: truyền hình video…Hình thức này khá phổ biến và hiệu quả khá cao vì áp
dụng nhiều phương tiện hiện đại. Các ứng viên tuyển dụng đều có thể dẫn dắt
hình thức này. Phỏng vấn này giúp cho nhà tuyển dụng nhanh chóng kiểm tra
được kinh nghiệm kiến thức của ứng viên đồng thời giảm được chi phí phỏng vấn. 6 Phỏng vấn nhóm
Hình thức này được thực hiện bởi hội đồng hỏi các ứng viên tham gia phỏng
vấn tuyển dụng hoặc một nhóm phỏng vấn cùng hỏi ứng viên tham gia phỏng
vấn. Trong phỏng vấn nhóm trưởng đưa ra các câu hỏi hay tình huống với nhiều
đề tài khác nhau. Mỗi phỏng viên trong hội đồng phỏng vấn nghe được câu trả
lời của nhân viên tham dự phỏng vấn, do đó các phỏng vấn viên có thể đánh giá
trình độ, năng lực của các ứng viên một cách nhanh chóng và chính xác có tính
khách quan cao. Tuy nhiên hình thức này có thể làm cho các ứng viên cảm thấy
căng thẳng để giảm bớt căng thẳng thì áp dụng cùng lúc phỏng vấn nhóm ứng viên.
4.3.3 Tiến trình phỏng vấn
Phỏng vấn là việc chúng ta phải tham gia khi muốn ứng tuyển vào một vị trí
công việc nào đó như phỏng vấn tham gia câu lạc bộ, phỏng vấn xin việc làm,
phỏng vấn tham gia xét học bổng du học v.v… Tiến trình phỏng vấn là quy
trình chung diễn ra của các cuộc phỏng vấn, bao gồm 4 bước: - Bước 1: Chuẩn bị phỏng vấn
Tại bước này những người chịu trách nhiệm phỏng vấn cần nghiên cứu kĩ hồ sơ
của các ứng cử viên, xem xét điểm mạnh điểm yếu có ghi trong hồ sơ từ đó
trong lúc phỏng vấn đưa ra các câu hỏi nhằm đánh giá ứng cử viên tham gia phỏng vấn
Người chịu trách nhiệm phỏng vấn cũng thông báo thời gian và địa điểm cụ thể
cho ứng viên trước ít nhất 1 tuần để hai bên dễ dàng sắp xếp
Ứng cử viên tham gia phỏng vấn: cần tìm hiểu rõ vị trí bản thân xin ứng cử, tìm
hiểu kĩ trước yêu cầu của công việc cũng như các thông tin cơ bản của công ty -
Bước 2: Chuẩn bị câu hỏi và câu trả lời lOMoARcPSD| 40651217
Ứng cử viên tham hai chuẩn bị sẵn các câu hỏi và tình huống có thể xảy ra trong
buổi phỏng vấn nhằm thể hiện tốt nhất khả năng, năng lực của bản thân trước người phỏng vấn.
- Bước 3: Tiến hành phỏng vấn
Tại bước này ứng cử viên cần chuẩn bị tốt tâm lý cũng như câu hỏi (ở bước 2),
tinh thần lạc quan ổn định, không được quá lo lắng.
Hội đồng phỏng vấn cần thống nhất với nhau về nội dung câu hỏi cũng như
thang điểm để tránh có mâu thuẫn xảy ra. - Bước 4: Đánh giá lựa chọn
Sau khi tiếp nhận phỏng vấn ứng cử viên tham gia phỏng vấn sẽ chờ nhận kết quả.
Hội đồng phỏng vấn sẽ thảo luận đưa ra kết quả hợp lý và chính xác nhất để
thông báo cho ứng cử viên.
- Bước 5: Thông báo cho ứng cử viên không đạt
Không chỉ thông báo cho những ai thông qua vòng phỏng vấn mà sẽ thông báo
luôn cho những người không đạt, đây là thể hiện sự tôn trọng của doanh nghiệp
đối với những ứng viên đến tham gia phỏng vấn, đồng thời các ứng viên biết kết
quả sẽ tham gia ứng tuyển đến các doanh nghiệp cơ quan khác phù hợp hơn.