Báo cáo thực tập kế toán tại Công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Hồng Hà | Môn Hệ thống thông tin kế toán - Đại Học Sư phạm Kỹ thuật Hưng Yên

lOMoAR cPSD| 23136115
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG TẠI
CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ HỒNG HÀ
1.1. Tổng quan về công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Hồng Hà
1.1.1. Quá trình hình thành và phát triển doanh nghiệp Thông tin chung:
• Tên công ty: Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Hồng Hà
• Địa chỉ: 1425 Đại lộ Hùng Vương, Phường Tiên Cát, Thành phố Việt Trì, tỉnh Phú Thọ
• Người đại diện pháp luật: Ông Nguyễn Văn Lành Ngày hoạt động: 13/02/2007 Giấy phép kinh doanh:
• Mã số thuế: 2600378742
• Lĩnh vực: công ty phân phối máy móc, thiết bị điện, vật liệu điện
Quá trình hình thành của công ty
• Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Hồng Hà được thành lập vào ngày 13 tháng 02 năm 2007.
• Với đội ngũ bán hàng năng động và nhiệt huyết luôn sẵn lòng phục vụ khách
hàng chu đáo, tận tâm, luôn mang đến cảm giác thân thiện đối với khách hàng trong kinh doanh.
• Từ khi thành lập đến nay, công ty đã không ngừng phát triển, mở rộng thị trường
hoạt động và liên kết với các công ty cùng lĩnh vực nhằm đưa Công ty ngày một phát triển.
• Tính đến thời điểm này công ty thành lập đã được 9 năm, từ 1 công ty nhỏ lẻ với
bộ phận nhân viên ít, công ty đã dần hoàn thiện và phát triển trở thành một trong
những công ty chủ chốt về lĩnh vực cung cấp các mặt hàng ngành nước, có khả
năng cạnh tranh với các công ty lớn lâu năm, với bộ phận nhân viên dày dặn kinh
nghiệm và nhiệt huyết hứa hẹn sẽ đưa công ty vươn đến tầm cao mới, mở rộng
quy mô, với hàng trăm khách hàng và đại lý khắp cả nước.
• Công ty luôn hoàn thành thuế cho nhà nước và là 1 trong những công ty có nhiều
đóng góp cho địa phương như hỗ trợ ủng hộ người nghèo, ủng hộ xã xây nghĩa trang liệt sĩ...
Quá trình phát triển của công ty:
• Thời gian mới thành lập, Công ty TNHH Thương Mại và Dịch vụ Hồng Hà còn
ít thành viên, cơ sở vật chất còn thiếu thốn. Trải qua nhiều năm thì công ty đã
phát triển đáng kể. Chuyên nghiệp và có quy mô lớn. Nhân viên công tý đã lên
đến 50 người. Một đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, hăng hái làm việc. lOMoAR cPSD| 23136115
• Với đội ngũ bán hàng năng động và nhiệt huyết luôn sẵn lòng phục vụ khách
hàng chu đáo, tận tâm, luôn mang đến cảm giác thân thiện đối với khách hàng trong kinh doanh.
• Tính đến thời điểm này công ty thành lập đã được 17 năm, từ 1 công ty nhỏ lẻ
với bộ phận nhân viên ít, công ty đã dần hoàn thiện và phát triển trở thành một
trong những công ty chủ chốt về lĩnh vực cung cấp các mặt hàng máy móc, thiết bị điện…
• Trong thời kì hội nhập thì các công ty có sự cạnh tranh nhau rất cao nên bên cạnh
đó công ty cũng có những thuận lợi và khó khăn nhất định.
1.1.2. Lĩnh vực sản xuất kinh doanh
- Lĩnh vực: công ty chuyên cung cấp máy móc, thiết bị điện, vật liệu điện… Thuận lợi:
• Là đơn vị đóng trên địa bàn thành phố Việt Trì
• Đội ngũ nhân viên trẻ tuổi, năng động, nhiệt huyết, luôn nỗ lực hết mình vì công
việc và đặc biệt là tinh thần trách nhiệm cao, có tinh thần và kĩ năng làm việc nhóm tốt
• Môi trường làm việc văn minh, lành mạnh và chuyên nghiệp.
• Với sự phát triển của các ngành công nghiệp và xây dựng, nhu cầu về máy móc,
thiết bị điện và vật liệu điện ngày càng tăng, tạo cơ hội cho công ty mở rộng thị trường. Khó khăn:
• Ngành cung cấp máy móc, thiết bị điện có nhiều đối thủ cạnh tranh, bao gồm cả
các công ty lớn và nhỏ, điều này tạo áp lực về giá cả và chất lượng sản phẩm
• Đội ngũ nhân viên còn trẻ chưa có nhiều kinh nghiệm nên ban đầu còn gặp nhiều vướng mắc.
• Công ty có thể gặp khó khăn trong việc điều chỉnh sản phẩm và dịch vụ để đáp
ứng nhu cầu thay đổi của khách hàng, đặc biệt trong một thị trường có nhiều biến động. lOMoAR cPSD| 23136115
*Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH Thương Mại và Dịch vụ Hồng Hà
Sơ đồ 1.1: Tổ chức bộ máy quản lý của công ty
Chức năng của từng phòng ban:
• Ban giám đốc: là người đại diện pháp nhân của công ty, có trách nhiệm pháp lý
cao nhất của công ty, chịu trách nhiệm lãnh đạo và điều hành sản xuất kinh doanh,
đồng thời chịu trách nhiệm pháp luật và công ty trong việc điều hành, quản lý của công ty.
• Bộ phận Kinh doanh: tìm kiếm khách hàng và phát triển thị trường, từ đó tăng
doanh thu cho công ty. Bộ phận này tư vấn và bán hàng, đảm bảo khách hàng
được cung cấp thông tin đầy đủ về sản phẩm, dịch vụ. Phòng kinh doanh cũng
xây dựng các chiến lược bán hàng và marketing, nhằm thúc đẩy doanh số và đạt
được mục tiêu kinh doanh. Ngoài ra, phòng kinh doanh chịu trách nhiệm duy trì
mối quan hệ với khách hàng hiện tại, đồng thời xử lý khiếu nại và hỗ trợ sau bán
hàng; phân tích thị trường và đối thủ để đưa ra các quyết định chiến lược.
• Bộ phận kỹ thuật: cung cấp hỗ trợ kỹ thuật liên quan đến sản phẩm, giúp khách
hàng hiểu rõ cách sử dụng và bảo trì. Bộ phận này đảm bảo kiểm tra chất lượng
sản phẩm trước khi bán và thực hiện các dịch vụ bảo trì, sửa chữa sau bán hàng.
Phòng kỹ thuật cũng tham gia nghiên cứu và phát triển các giải pháp mới, nhằm
cải tiến sản phẩm và đáp ứng nhu cầu thị trường. Ngoài ra, họ còn tổ chức đào
tạo cho nhân viên và khách hàng về các kỹ thuật liên quan đến sản phẩm.
• Bộ phận hành chính nhân sự: đảm nhận công tác tổ chức quản lý hành chính của
công ty, như sắp xếp tổ chức sản xuất, bố trí nhân sự, tổ chức hoạt động, quy chế
trả lương, chế độ bảo hiểm xã hội, công tác an toàn lao động...
• Bộ phận kế toán: Ghi chép phản ánh đầy đủ và chính xác nghiệp vụ kinh tế phát
sinh hàng ngày. Theo dõi toàn bộ tài sản hiện có của doanh nghiệp đồng thời cung
cấp đầy đủ thông tin về hoạt động tài chính của công ty.Phản ánh tất cả các chi lOMoAR cPSD| 23136115
phí sản xuất phát sinh trong kỳ và kết quả thu được từ hoạt động sản xuất kinh
doanh. Tìm ra những biện pháp tối ưu nhằm đưa doanh nghiệp phát triển một
cách lành mạnh, đúng hướng, đạt hiệu quả cao với chi phí bỏ ra là thấp nhất
nhưng đem lại được kết quả cao nhất. Tăng tích lũy đầu tư cho doanh nghiệp,
thực hiện nghĩa vụ đầy đủ đối với ngân sách nhà nước.
• Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán của hình thức Nhật ký chung
Chứng từ gốc (Bảng chấm công, Sổ chi tiết TK 334, 622,... Sổ cái TK 334, 338 chi tiết Ghi chú: Ghi hàng ngày:
Ghi cuối tháng, ghi theo kỳ: Đối chiếu kiểm tra: lOMoAR cPSD| 23136115 1.2.
Công tác kế toán tại đơn vị
1.2.1. Đặc điểm bộ máy kế toán
Sơ đồ 1.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty
Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ máy
Kế toán trưởng: Lập kế hoạch tài chính, lên báo cáo tổng hợp, lập các bảng phân
Sbổ và kết chuyển tài khoản. Phân tích hoạt động kinh tế, kết hợp với các phòng ban
công ty thiết lập các định mức chi phí, định mức khoán doanh thu và các loại định
mức nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh. Tham mưu cho giám đốc về công tác hoạt
động kinh doanh, quản lý sử dụng vốn, vật tư hàng hoá phù hợp với đặc điểm kinh
doanh ngành hàng và điều lệ của công ty. Có trách nhiệm trong việc thực hiện các
chế độ báo cáo, quyết toán theo định kỳ về hoạt động tài chính của công ty. Chịu
trách nhiệm trước giám đốc công ty và các cơ quan quản lý nhà nước về việc chỉ đạo
hướng dẫn cách lập báo cáo và kiểm tra công tác kế toán của các kế toán viên, mậu
dịch viên bán hàng tại các quầy hàng, nhân viên lễ tân
Kế toán tiền lương: Tính toán, quản lí, hạch toán lương và các khoản theo lương
của người lao động dựa trên các giấy tờ, chứng từ liên quan.
Kế toán vật tư: Là người nắm vai trò quan trọng để có thể quản lý được nguồn
vật liệu hiệu quả sẽ giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm được nhiều chi phí trong quá
trình hoạt động quản lý. Đưa ra những phương pháp cách giải quyết để có nguồn vật lOMoAR cPSD| 23136115
liệu thích hợp. Quản lý kho cũng là một trong những cách bán hàng chặt chẽ để giúp
khách hàng không gặp rủi ro.
Kế toán thanh toán: chịu trách nhiệm quản lý và theo dõi các khoản thanh toán,
đảm bảo tính chính xác và kịp thời trong các giao dịch với khách hàng, nhà cung
cấp, và nhân viên. Nhiệm vụ chính của bộ phận này bao gồm kiểm tra chứng từ, lập
phiếu thu chi, theo dõi công nợ, quản lý quỹ tiền mặt và tài khoản ngân hàng. Ngoài
ra, kế toán thanh toán còn hỗ trợ thanh toán lương, phúc lợi và lập báo cáo tài chính
phục vụ cho việc ra quyết định quản trị. Việc thực hiện đúng quy trình giúp doanh
nghiệp kiểm soát dòng tiền hiệu quả và duy trì uy tín với đối tác.
Kế toán thuế: Đây là vị trí quan trọng, không thể thiếu trong mỗi doanh nghiệp.
Nhân viên ở vị trí này cần tính toán và xác định các khoản thuế cần nộp theo quy định pháp luật
Kế toán bán hàng: Quản lý, ghi chép lại tất cả các công việc liên quan đến bán
hàng, hóa đơn bán hàng, ghi sổ chi tiết doanh thu hàng bán, Xác định và phản ánh
kết quả hoạt động kinh doanh và hoạt động khác của DN trong một kì kế toán.
Thủ quỹ: Là người quản lý nhập và xuất, tồn quỹ tiền mặt, thu tiền của khách
hàng, kiểm tra tính thật giả của tiền và ghi sổ quỹ tiền mặt, gửi tiền vào ngân hàng
kịp thời theo đúng quy định.
1.2.2. Chính sách kế toán
- Công ty TNHH Thương Mại và Dịch vụ Hồng Hà áp dụng chế độ kế toán theo
TT 133/2016/QĐ – BTC ngày 26/08/2016 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính
+ Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/01 kế thúc ngày 31/12 hàng năm
+ Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: Việt Nam Đồng (VNĐ)
+ Hình thức sổ Kế toán áp dụng: Nhật ký chung
+ Hệ thống danh mục tài khoản: Sử dụng hệ thống tài khoản theo TT 133/2016/QĐ – BTC ngày 26/08/2016.
+ Phương pháp khấu hao TSCĐ: Công ty tính khấu hao TSCĐ hữu hình và TSCĐ
vô hình theo phương pháp đường thẳng theo Quyết định số 45/2014/QĐ-BTC ngày
25/04/2014 của Bộ Tài chính.
+ Phương pháp tính thuế GTGT (VAT): Thuế GTGT được tính theo phương pháp khấu trừ.
+ Phương pháp tính giá vốn hàng xuất kho: Nhập trước xuất trước. lOMoAR cPSD| 23136115
+ Phương pháp hạch toán chi tiết hàng tồn kho: Phương pháp thẻ song song.
+ Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Phương pháp kê khai thường xuyên.
+ Đánh giá sản phẩm dở dang theo khối lượng sản phẩm hoàn thành tương đương.
+ Tỷ giá sử dụng trong quy đổi ngoại tệ: Tỷ giá thực tế.
1.2.3. Lưu đồ luân chuyển chứng từ
* Quy trình luân chuyển chứng từ phần hành kế toán tiền lương
- Các thủ tục trong một hệ thống kế toán tiền lương được xử lý thủ công ở công ty
TNHH Thương Mại và Dịch vụ Hồng Hà như sau:
Khi có nhu cầu về quản lý thời gian làm việc và tính lương cho nhân viên, Bộ
phận hành chính nhân sự lập bảng chấm công. Bảng này ghi lại số giờ làm việc, giờ tăng
ca, nghỉ phép, hoặc vắng mặt của từng nhân viên trong kỳ lương. Bảng chấm công sẽ
được lập thành 2 liên;1 liên lưu lại làm căn cứ lập bảng thanh toán tiền lương. Sau đó
gửi bảng thanh toán tiền lương và liên 2 của bảng chấm công gửi Kế toán tiền lương để
làm căn cứ lập bảng tổng hợp tiền lương.
Dựa vào bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương; Kế toán tiền lương sẽ lập
bảng tổng hợp tiền lương, bảng phân bồ tiền lương làm 2 liên gửi cho kế toán trưởng.
Sau khi nhận được bảng tổng hợp tiền lương và bảng phân bổ tiền lương; Kế toán
trưởng kiểm tra và phê duyệt. Sau đó gửi bảng lương đã được xác nhận 2 liên: liên 1 gửi
Kế toán thanh toán, liên 2 gửi Kế toán tiền lương.
Kế toán thanh toán căn cứ vào bảng tổng hợp tiền lương và bảng phân bổ tiền
lương được duyệt, lập uỷ nhiệm chi làm 2 liên gửi cho Kế toán trưởng để ký và phê duyệt.
Kế toán trưởng nhận UNC thì kiểm tra và ký duyệt. Sau đó, gửi UNC đã duyệt
đến kế toán thanh toán. Kế toán thanh toán nhận 2 liên UNC đã duyệt, liên 1 lưu tại bộ
phận, liên 2 gửi Ngân hàng để ngân hàng chuyển khoản cho người lao động.
Kế toán tiền lương căn cứ vào bảng tổng hợp tiền lương, bảng phân bổ tiền lương
đã duyệt nhập liệu vào Excel để máy xử lý. Lập sổ NKC, SC TK 334, SC TK 388, SCT TK 338
Lập bảng thực thể Xử Thực thể Hoạt động lý lOMoAR cPSD| 23136115 -
Nhân viên đi làm chấm công trên máy chấm công - -
Theo dõi, tập hợp bảng chấm công + -
Xuất dữ liệu từ máy chấm công, lập bảng chấm công làm2 liên + Bộ phận hành
+ Liên 1: Lưu tại Phòng nhân sự lưu theo ngày tháng - chính nhân sự
+ Liên 2: Gửi cho Kế toán tiền lương - Lập BTTL làm 2 liên: +
+ Liên1: Lưu tại Bộ phận theo ngày tháng +
+ Liên 2: Gửi cho Kế toán tiền lương - -
Nhận bảng chấm công liên 2 + BTTL liên 2 - -
Lập bảng THTL, bảng PBTL làm 2 liên ->Kế toán + trưởng -
Nhận bảng THTL, bảng PBTL đã duyệt liên 2 - Kế toán tiền -
Căn cứ vào bảng THTL, PBTL được duyệt nhập - lương liệu Excel - Ghi sổ NKC +
- Ghi sổ cái TK 334, 338, SCT TK 338 + - Nhận bảng THTL, PBTL - - Xét duyệt +
- Chuyển bảng THTL, bảng PBTL đã duyệt: -
+ Liên 1: Gửi cho Kế toán thanh toán - Kế toán trưởng
+ Liên 2: Gửi cho Kế toán tiền lương - Nhận UNC - - Ký duyệt +
- Chuyển UNC đã ký duyệt -> Kế toán thanh toán -
- Nhận bảng THTL, bảng PBTL đã duyệt - - Lập UNC làm 2 liên +
- Chuyển UNC -> Kế toán trưởng + Kế toán thanh
- Lưu bảng THTL, bảng PBTL liên 1 + toán - Nhận UNC đã duyệt -
- Chuyển UNC đã duyệt liên 2 -> Ngân hàng - Ngân hàng - Nhận UNC -
Chứng từ sử dụng: -Bảng chấm công
- Bảng thanh toán tiền lương lOMoAR cPSD| 23136115
- Bảng tổng hợp tiền lương
- Bảng phân bổ tiền lương - Uỷ nhiệm chi Sổ sách sử dụng: -Sổ NKC -Sổ cái 334 -Sổ cái 338 -Sổ chi tiết 338
- Lưu đồ kế toán tiền lương:: lOMoAR cPSD| 23136115 lOMoAR cPSD| 23136115
Bộ phận hành
Kế toán tiền lương
Kế toán trưởng
Kế toán thanh toán
chính nhân sự E G H Nhập liệu 1 2 excel 1 2 UNC UNC đã UNC đã duyệt duyệt Máy tính xử lý Ký duyệt Ngân hàng 2 SC SC 1 334 338 UNC đã duyệt 334 338 SCT NKC H 338 lOMoAR cPSD| 23136115
CHƯƠNG 2: THUYẾT MINH QUÁ TRÌNH THIẾT KẾ HỆ THỐNG
2.1. Các công cụ sử dụng *Thực hiện
trên Microsoft Excel a, Thiết lập Danh
mục tài khoản kế toán Thao tác lập bảng:
Chọn 1 sheet đầu tiên đổi tên là Danh mục Sau
đó tạo các ô như hình:
Sau đó tạo sheet thông tin doanh nghiệp:
Sau đó tạo các ô như hình:
* Xây dựng danh mục tài khoản:
Chọn 1 sheet còn trống của file vừa tạo và đổi tên thành DMTK (danh mục tài
khoản), sau đó thiết lập bảng danh mục tài khoản có kết cấu như sau: DANH MỤC TÀI KHOẢN lOMoAR cPSD| 23136115 TKTH TKCT Loại Tên TK Số Số dư ĐK Số Số PS Số Số Mã Số TK lượng PS Có lượng dƯ TSNV- dư tồn Nợ CK ĐC CK- ĐK dk Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13
Cột 1: TKTH : nhập từ bàn phím vào : Là số hiệu tài khoản cấp 1 gồm 3 ký tự, nên để
chữ đậm để dễ phân biệt với các TK chi tiết. Nếu TK cấp I có các TK chi tiết thì TK tổng hợp
này không dùng để định khoản.
Cột 2: TKCT : nhập từ bàn phím :Là số hiệu tài khoản cấp 1 gồm 3 ký tự, nên để chữ
đậm để dễ phân biệt với các TK chi tiết. Nếu TK cấp I có các TK chi tiết thì TK tổng hợp này
không dùng để định khoản.
Cột 3: Loại TK :Dùng để xác định tài khoản thuộc loại dư nợ hay dư có. Nếu Nợ thì
nhập “N”, nếu dư có thì nhập là “C”. Những TK lưỡng tính thì xét trên tính chất cơ bản của nó.
Những TK chi phí coi như bên Nợ; TK doanh thu, thu nhập coi như bên Có.
Cột 4 :Tên TK : Nhập từ bàn phím vào tên cho tài khoản kế toán .
Cột 5 :Số lượng tồn ĐK :Nhập số lượng tồn đầu kỳ cho các TK phản ánh hàng tồn kho,
các TK khác cột này bỏ trống.
Cột 6,7: Nhập số dư đầu kỳ cho các TK:Nếu TK có loại là “N” mà dư bên Có thì phải
để số dự âm; Nếu TK có loại là “C” mà dư bên Nợ thì cũng phải nhập số dư là số âm.
b,Thiết lập Danh mục hàng hóa
-Tạo Sheet mới, đổi tên cho Sheet này là DMHH
- Sau đó thiết kế bảng Danh mục mặt hàng theo mẫu: lOMoAR cPSD| 23136115
Cách ghi sổ Danh mục mặt hàng:
[1]: STT: Nhập tay STT hàng hóa
[2]: Mã hàng: Nhập tay mã hàng hóa của công ty
[3]: Tên hàng: Nhập tay tên hàng hóa tương ứng với cột mã hàng
[4]: Đơn vị tính: Nhập tay đơn vị tính hàng hóa của công ty
[5]: Đơn giá: Nhập tay đơn giá hàng hóa tương ứng với cột mã hàng và tên hàng
[6]Số lượng tồn tháng 8: Nhập tay số lượng hàng hóa tồn tháng 8
[7]: Thành tiền : Ta có [7]=[5]*[6] c,Thiết
lập Sổ kế toán máy
Chọn một sheet trống trong Workbook vừa tạo ở bước trên, đổi tên sheet này
thành SoKTM. Sau đó, vào Sheet SKTM để thiết lập sổ kế toán máy theo dạng: Ngày Thời Tên Tên tháng Chứng TK TK hạn Diễn giải Số tiền TK TK ghi từ Nợ Có sổ CK nợ có SH NT Tên cột :
- Ngày tháng ghi sổ :Nhập từ bàn phím. lOMoAR cPSD| 23136115
-Số hiệu :Nhập từ bàn phím vào các cột tương ứng tùy thuộc vào loại chứng từ.
-Ngày tháng chứng từ:Nhập từ bàn phím.
-Thời hạn CK:Nhập từ bàn phím vào các cột tương ứng tùy thuộc vào loại chứng từ.
-Diễn giải:Nhập từ bàn phím mô tả vắn tắt nội dung nghiệp vụ.
-TK Nợ,TK Có :Nhập mã số TK ghi Nợ,Có (TK chi tiết nhất).
-TK đối ứng:Nhập từ bàn phím.
-Số tiền :Nhập số tiền phát sinh của nghiệp vụ. d,
Thiết lập Sổ Nhật ký chung
Để lập sổ Nhật ký chung, chúng ta thức hiện các bước sau đây:
- Chọn một sheet còn trống đổi tên thành NKC
- Thiết kế mẫu sổ Nhật ký chung theo mẫu bên dưới: SỔ NHẬT KÝ CHUNG Năm
Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Số hiệu TK Số tiền SH NT Nợ Có Tổng cộng [8] [1] [2] [3] [4] [5] [6] [7]
Sử dụng các hàm, công thức và các lệnh phù hợp để điền dữ liệu cho Nhật ký chung. Cụ thể lOMoAR cPSD| 23136115
[1] Nếu ô (đầu tiên) của cột Ngày tháng ghi sổ trong sổ kế toán máy (A11) không
rỗng thì lấy giá trị trong ô này điền vào ô [1]; ngược lại, để ô [1] rỗng. Vậy chúng ta dùng công thức sau:
[1]=IF(SKTM!A11="","",SKTM!A11)
[2]: Nếu ô (đầu tiên) của cột Số hiệu trong sổ kế toán máy (B11) không rỗng thì
lấy giá trị trong ô này điền vào ô [2]; ngược lại, để ô [2] rỗng. Vậy chúng ta dùng công thức sau:
[2]=IF(SKTM!B11="","",SKTM!B11)
[3]: Nếu ô (đầu tiên) của cột NT (ngày tháng) trong sổ kế toán máy (C11) không
rỗng thì lấy giá trị trong ô này điền vào ô [3]; ngược lại, để ô [3] rỗng. Vậy chúng ta dùng công thức sau:
[3]= IF(SKTM!C11="","",SKTM!C11)
[4]: Nếu ô (đầu tiên) của cột Diễn giải trong sổ kế toán máy (D11) không rỗng thì
lấy giá trị trong ô này điền vào ô [4], ngược lại, để ô [4] rỗng. Vậy chúng ta dùng công thức sau:
[4]= IF(SKTM!E11="","",SKTM!E11)
[5]: Nếu ô (đầu tiên) của cột TK Nợ trong sổ kế toán máy (E11) không rỗng thì
lấy giá trị trong ô này điền vào ô [5], ngược lại, để ô [5] rỗng. Vậy chúng ta dùng công thức sau:
[5]= IF(SKTM!F11="","",SKTM!F11)
[6]: Nếu ô (đầu tiên) của cột TK Có trong sổ kế toán máy (F11) không rỗng thì
lấy giá trị trong ô này điền vào ô [6]; ngược lại, để ô [6] rỗng. Vậy chúng ta dùng công thức sau: lOMoAR cPSD| 23136115
[6]=IF(SKTM!G11="","",SKTM!G11)
[7]: Nếu ô (đầu tiên) của cột Số tiền trong sổ kế toán máy (G11) không rỗng thì
lấy giá trị trong ô này điền vào ô [6]; ngược lại, để ô [6] rỗng. Vậy chúng ta dùng công thức sau:
[7]= IF(SKTM!K11="","",SKTM!K11)
Sau đó sao chép công thức này cho các dòng còn lại của các cột tương ứng.
Dòng tổng cộng :Ta có thể dùng hàm sum để tính tổng các dòng ngay tại sổ nhật ký chung. =SUM(I8:H31)
e, Thiết lập Nhật ký quản lí hàng hóa
Để lập bảng này chúng ta sử dụng nguồn số liệu là Danh mục hàng hóa. Cụ thể,
các bước tiến hành như sau:
+ Tạo mới một Sheet và đổi tên thành NKQL
+ Vào Sheet Nhật ký nhập xuất hàng và thiết kế Bảng Nhật ký quản lý hàng hóa theo mẫu dưới đây:
[1],[2]Ngày,số Chứng từ : được liệt kê cụ thể vào bảng Nhật ký quản lý hàng hóa
[3],[4] Mã hàng,Tên hàng: được liệt kê cụ thể vào bảng Nhập ký quản lý hàng hóa
[5],[6] Số lượng,Giá: Nhập liệu từ bàn phím
[7] Thành tiền: Áp dụng công thức Thành tiền=Số lượng x Đơn giá lOMoAR cPSD| 23136115 [7]=[5] x [6]
Tương tư bên xuất ta nhập liệu như [5], [6]
[11] Bên nhập/Xuất: Nhập từ bàn phím Tổng
dùng hàm SUM để tính tổng các cột f, Thiết
lập Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn
Chọn 1 sheet trống của file vừa tạo và đổi tên thành “NXT”, sau đó thiết lập bảng có kết cấu như sau:
Bước 1:Cột ‘STT’ thao tác nhập từ bàn phím
Bước 2: Cột ‘Mã vật tư’ nhập từ bàn phím số hiệu của tên vật tư
Bước 3: Cột ‘Tên vật tư’ sử dụng hàm Vlookup
Tại ô C11 dùng hàm Vlookup để tham chiếu loại Tên vật tư trên ‘Bảng tổng
hợp N-X-T ‘ thông qua DMHH trên Bảng tổng hợp N-X-T Vậy ta dùng công thức: =VLOOKUP(B10,DMHH,2,0) Trong đó:
+B11 là giá trị cần tìm kiếm
+DMHH: là vùng dò tìm giá trị tìm
+ 2: là số cột chứa thông tin cần tìm (đang muốn tìm thông tin Tên vật tư. Tên
hàng là cột thứ 2 trong bảng Danh mục hàng hóa)
+0 là kiểu dò tìm chính xác lOMoAR cPSD| 23136115
Bước 4: ‘Cột số lượng’ dùng hàm Vlookup để tham chiếu số lượng dựa vào số
lượng trong ô Bảng dữ liệu cần tham chiếu là Danh mục mặt hàng (Vùng dữ liệu đã đặt
tên là DMHH) để lấy số lượng chi tiết ở cột thứ 5.
Vậy ta sử dụng công thức: =VLOOKUP(B10,DMHH,5,0)
Bước 5: Cột thành tiền dùng hàm Vlookup để tham chiếu số lượng dựa vào số
lượng trong ô Bảng dữ liệu cần tham chiếu là Danh mục mặt hàng (Vùng dữ liệu đã đặt
tên là DMHH) để lấy số lượng chi tiết ở cột thứ 6.
Vậy ta sử dụng công thức: =VLOOKUP(B10,DMHH,6,0)
Bước 6: Cột ‘Số lượng nhập’ dùng hàm Vlookup để tham chiếu số lượng dựa vào
số lượng trong ô Bảng dữ liệu cần tham chiếu là Nhật kí quản lí hàng hóa (Vùng dữ liệu
đã đặt tên là NKQLHH) để lấy số lượng chi tiết ở cột thứ 4.
Vậy ta sử dụng công thức:
=VLOOKUP(B10,NKQLHH,3,0)
Bước 7: Cột ‘Thành tiền’ dùng hàm Vlookup để tham chiếu số lượng dựa vào số
lượng trong ô Bảng dữ liệu cần tham chiếu là Nhật ký quản lí hàng hóa (Vùng dữ liệu
đã đặt tên là NKQLHH) để lấy số lượng chi tiết ở cột thứ 5. Vậy ta sử dụng công thức:
=VLOOKUP(B10,NKQLHH,5,0)
Bước 8: Cột ‘Số lượng xuất’ dùng hàm Vlookup để tham chiếu số lượng dựa
vào số lượng trong ô Bảng dữ liệu cần tham chiếu là Nhật ký quản lí hàng hóa (Vùng
dữ liệu đã đặt tên là NKQLHH) để lấy số lượng chi tiết ở cột thứ 6.
Vậy ta sử dụng công thức: lOMoAR cPSD| 23136115
=VLOOKUP(B10,NKQLHH,6,0)
Bước 9: Cột ‘Thành tiền’ dùng hàm Vlookup để tham chiếu số lượng dựa vào số
lượng trong ô Bảng dữ liệu cần tham chiếu là Nhật ký quản lí hàng hóa (Vùng dữ liệu
đã đặt tên là NKQLHH) để lấy số lượng chi tiết ở cột thứ 8. Vậy ta sử dụng công thức:
=VLOOKUP(B10,NKQLHH,8,0)
Bước 10: Cột ‘Số lượng tồn CK’ ta áp dụng công thức SL tồn CK=SL Tồn ĐK+SL Nhập-SL Xuất
Bước 11: Cột ‘Thành tiền’ ta áp dụng công thức sau: Thành tiền SL tồn ĐK +
Thành Tiền SL Nhập – Thành tiền SL Xuất g, Thiết lập Sổ cái 632,511
Sổ cái các tài khoản dùng để phản ánh tình hình hiện có và sự tăng giảm của từng
loại đối tượng kế toán riêng biệt cho các TK tổng hợp. Sổ cái TK được lập theo nguyên tắc:
- Mỗi tài khoản kế toán tổng hợp được lập một Sổ cái.
- Nhập vào số hiệu TK kế toán tổng hợp nào thì hiển thị Sổ cái của TK đó - Nguồn
dữ liệu để lập sổ cái là Sổ kế toán máy và Bảng cân đối tài khoản
Cụ thể, chúng ta thực hiện theo các bước sau:
- Chọn một Sheet còn trống đổi tên thành SoCai
- Vào Sheet SoCai để thiết kế Sổ cái như hình dưới:
Các chỉ tiêu được lập như sau: