Báo cáo tiểu luận môn Kỹ năng làm việc nhóm | Học viện Công Nghệ Bưu Chính Viễn Thông

lOMoAR cPSD| 58737056
HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG
BỘ MÔN PHÁT TRIỂN KĨ NĂNG
BÁO CÁO TIỂU LUẬN
KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM
Giáo viên hướng dẫn
: Nguyễn Thị Ngọc Vân Sinh viên : Nguyễn Văn Tiến Mã sinh viên : B23DCCN821 Nhóm : 45 HÀ NỘI 2025 lOMoAR cPSD| 58737056 LỜI CẢM ƠN
Lời đầu tiên, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến Học viện Công nghệ Bưu chính
Viễn thông đã đưa môn học vào trong chương trình giảng dạy. Đặc biệt, em xin gửi lời
cảm ơn chân thành đến cô Nguyễn Thị Ngọc Vân – người đã dành nhiều thời gian, tâm
huyết, trực tiếp giảng dạy và truyền đạt kiến thức về bộ môn Kỹ năng làm việc nhóm cho
em. Trong quá trình học tập và tìm hiểu, em đã nhận được nhiều sự quan tâm, giúp đỡ
cũng như sự hướng dẫn tận tình từ cô để em có thể hiểu và năm bắt kiến thức, kĩ năng
một cách dễ dàng, hiểu quả hơn. Với điều kiện thời gian có hạn cũng như vốn kiến thức
và kinh nghiệm với bộ môn còn nhiều hạn chế, nên trong quá trình làm bài tiểu luận khó
tránh khỏi những thiếu sót và nhiều chỗ còn chưa chính xác. Em rất mong nhận được lời
góp ý của cô để giúp em khắc phục và tiến bộ hơn trong các bài tiểu luận tiếp theo. Kính
chúc cô sức khỏe dồi dào và gặt hái được nhiều thành công trên con đường sự nghiệp giảng dạy.
Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn cô! lOMoAR cPSD| 58737056
Bài 1: Hãy chỉ ra cách để xây dựng các nguyên tắc làm việc nhóm rõ ràng và hiệu
quả, đồng thời đảm bảo sự đồng thuận của tất cả các thành viên? Cho ví dụ minh họa. Bài làm:
Trong quá trình học tập và làm việc, kỹ năng làm việc nhóm là một trong những
kỹ năng mềm quan trọng, góp phần nâng cao hiệu suất và chất lượng công việc. Tuy
nhiên, để một nhóm hoạt động hiệu quả và ổn định, điều cần thiết là phải xây dựng được
các nguyên tắc làm việc chung, vừa rõ ràng, vừa hợp lý, đồng thời nhận được sự đồng
thuận từ tất cả thành viên. Việc thiếu đi nguyên tắc hoặc nguyên tắc không được thống
nhất thường dẫn đến mâu thuẫn, thiếu trách nhiệm và thất bại trong việc đạt được mục
tiêu chung. Vì vậy, xây dựng nguyên tắc nhóm không chỉ là một bước chuẩn bị, mà còn
là nền tảng cho sự phối hợp nhịp nhàng trong quá trình làm việc.
1. Các bước xây dựng nguyên tắc làm việc nhóm rõ ràng và hiệu quả 1.1.Khởi đầu thảo luận
Một nguyên tắc làm việc nhóm tốt cần được hình thành dựa trên sự tham gia và
đồng thuận của tất cả các thành viên. Thay vì áp đặt từ trưởng nhóm hay một số cá nhân,
nhóm nên tổ chức buổi họp đầu tiên để thảo luận về kỳ vọng, quy trình làm việc và cách
thức phối hợp. Trong buổi họp này, mỗi người được trình bày quan điểm, đề xuất những
quy định mà họ cho là cần thiết và cùng nhau thảo luận để đưa ra những nguyên tắc
chung. Điều này giúp tăng tính minh bạch và tạo sự công bằng trong nhóm.
1.2.Đảm bảo nguyên tắc rõ ràng, cụ thể và khả thi
Nguyên tắc hiệu quả là nguyên tắc cụ thể, dễ hiểu, có thể thực hiện và dễ kiểm
soát. Những nguyên tắc chung chung như “hoàn thành công việc đúng hạn” nên được cụ
thể hóa thành “nộp phần việc cá nhân trước thời hạn tối thiểu 24 giờ để nhóm kịp kiểm
tra và chỉnh sửa”. Khi các quy định rõ ràng, mỗi thành viên sẽ hiểu đúng và biết cách
thực hiện, từ đó hạn chế những hiểu lầm không đáng có trong quá trình phối hợp.
1.3.Phân công vai trò và trách nhiệm rõ ràng
Mỗi thành viên cần có trách nhiệm cụ thể trong nhóm, đi kèm với quyền lợi và
nghĩa vụ tương ứng. Việc phân công vai trò như trưởng nhóm, thư ký, người tổng hợp,
người báo cáo,... sẽ giúp nhóm hoạt động hiệu quả hơn và tránh được tình trạng “cha
chung không ai khóc”. Đồng thời, trách nhiệm rõ ràng cũng là cơ sở để đánh giá công
bằng đóng góp của từng người. lOMoAR cPSD| 58737056
1.4.Ghi nhận và cam kết thực hiện nguyên tắc
Sau khi thảo luận và thống nhất, nhóm nên ghi lại toàn bộ các nguyên tắc đã xây
dựng, có thể dưới dạng văn bản, bản ghi nhớ hoặc tài liệu chia sẻ chung (như Google
Docs). Từng thành viên cần xác nhận rằng mình đồng ý và cam kết tuân thủ. Hình thức
xác nhận có thể linh hoạt như ký tên, nhấn “đã đọc và đồng ý” hoặc biểu quyết bằng biểu
tượng trên nhóm chat. Chính cam kết này sẽ tạo nên sự ràng buộc và ý thức trách nhiệm trong từng cá nhân.
1.5.Rà soát và điều chỉnh định kỳ
Trong quá trình làm việc, có thể sẽ phát sinh những vấn đề ngoài dự đoán hoặc
thay đổi về lịch trình, vai trò, nội dung công việc,… Vì vậy, nhóm nên có những lần họp
định kỳ (hoặc khi cần thiết) để rà soát lại các nguyên tắc, phát hiện điểm chưa hợp lý và
điều chỉnh cho phù hợp với thực tế. Sự linh hoạt giúp nhóm thích nghi tốt và duy trì hiệu quả làm việc lâu dài.
2. Ví dụ minh họa thực tế
Trong phần làm việc nhóm môn Kỹ năng làm việc nhóm, nhóm A6 gồm 5 sinh
viên cùng thực hiện bài thuyết trình môn Kỹ năng giao tiếp. Trong buổi họp đầu tiên, thay
vì bắt tay vào chia việc ngay, cả nhóm đã bầu A làm nhóm trưởng và dành thời gian để
thảo luận về cách phối hợp và xây dựng các nguyên tắc làm việc chung.
Sau khoảng một giờ trao đổi, nhóm thống nhất một số nguyên tắc như sau:
- Họp nhóm vào 19h mỗi thứ Hai, qua Google Meet, trễ không quá 5 phút.
- Mỗi người hoàn thành phần việc được giao trước tối thứ Năm hàng tuần.
- Trong trường hợp có lý do chính đáng không thể làm đúng hạn, phải thông báo trước ít nhất 24 giờ.
- Tôn trọng ý kiến mọi người, không ngắt lời khi người khác đang nói.
- Mọi thắc mắc, gửi tin nhắn lên nhóm chung.
- Nếu có xung đột không giải quyết được, trình bày lên nhóm và nhờ nhóm trưởng giải quyết.
Các nguyên tắc được ghi lại trong một file Google Docs và chia sẻ cho tất cả thành
viên. Mỗi người đều để lại bình luận "Đã đọc và đồng ý thực hiện" dưới cuối tài liệu. Dựa
vào điểm mạnh của mỗi thành viên, A đã chia nhiệm vụ như sau: Nhiệm vụ Người thực hiện Người đánh giá
Viết biên bản cuộc họp + B A Trả lời các câu hỏi Tìm nội dung P1 C B lOMoAR cPSD| 58737056 Tìm nội dung P2 D B Làm PowerPoint E B Nhóm trưởng + Thuyết A trình
Nhờ những nguyên tắc rõ ràng, nhóm A6 làm việc rất thuận lợi. Không ai trễ hẹn họp,
phần việc được giao luôn hoàn thành đúng hạn, và tinh thần nhóm rất tích cực. Cuối cùng,
bài thuyết trình được giảng viên đánh giá cao, nhóm đạt điểm tối đa. 3. Kết luận
Tóm lại, xây dựng nguyên tắc làm việc nhóm rõ ràng và hiệu quả không phải là
điều gì quá phức tạp, nhưng lại đóng vai trò then chốt trong việc giúp nhóm hoạt động có
tổ chức, tiết kiệm thời gian và hạn chế mâu thuẫn. Khi các nguyên tắc được xây dựng
một cách dân chủ, cụ thể và linh hoạt, đồng thời nhận được sự đồng thuận và cam kết
thực hiện từ tất cả các thành viên, nhóm sẽ có một nền tảng vững chắc để hợp tác lâu dài
và đạt được mục tiêu chung. Với sinh viên, việc rèn luyện kỹ năng này từ sớm không chỉ
giúp học tập hiệu quả hơn mà còn là hành trang cần thiết cho công việc sau này.
Bài 2: Các biện pháp giải quyết xung đột trong nhóm? Chọn 1 trong các
biện pháp để phân tích, làm rõ, nêu ví dụ. Bài làm:
Làm việc nhóm là một hoạt động không thể thiếu trong môi trường học tập và làm
việc hiện đại. Nhờ có sự phối hợp của nhiều cá nhân, nhóm có thể hoàn thành những
nhiệm vụ phức tạp với hiệu quả cao hơn. Tuy nhiên, khi nhiều người cùng làm việc với
nhau, khác biệt về tính cách, quan điểm, mục tiêu hoặc phương pháp làm việc rất dễ dẫn
đến xung đột. Xung đột nếu không được giải quyết kịp thời và hợp lý sẽ ảnh hưởng tiêu
cực đến tinh thần nhóm, làm giảm hiệu suất và chất lượng công việc. Vì vậy, việc lựa
chọn và áp dụng các biện pháp giải quyết xung đột hiệu quả là vô cùng cần thiết.
Các chuyên gia đã đưa ra năm biện pháp giải quyết xung đột phổ biến và mô tả
bằng năm biểu tượng con vật sau: -
Rút lui (Rùa): Khi gặp xung đột, Rùa thường rút lui nhằm tránh sự đối
đầu, va chạm. Họ tránh xa những tình huống tiềm ẩn xung đột. Nếu xung đột xảy ra, họ
né tránh, rút lui hoặc phó mặc cho đối phương định đoạt, chấp nhận mọi kết quả, kể cả
việc từ bỏ mục đích để được yên ổn. Biện pháp này nên áp dụng khi vấn đề không quan lOMoAR cPSD| 58737056
trọng, hậu quả giải quyết vấn đề lớn hơn lợi ích đem lại (ví dụ mất thời gian giải quyết
một việc nhỏ không cần thiết). -
Áp đảo (Cá mập): Kiểu này thường dùng cách trấn áp, đè bẹp, phủ đầu,
thậm chí đe doạ người khác nhằm buộc họ phải tuân thủ theo biện pháp của anh ta. Đối
với kiểu người này, giải quyết vấn đề quan trọng hơn giữ gìn mối quan hệ các bên. Vì
vậy đây được coi là cuộc canh tranh một mất một còn. Cách thức này thường được các
nhà quản lý sử dụng nhiều nhất khi họ biết rằng họ có khả năng áp đặt mệnh lệnh của
mình đối với người khác. Như vậy, lựa chọn biện pháp này có hiệu quả khi vấn đề cần
được giải quyết nhanh chóng, người áp đặt hoàn toàn tin tưởng vào quyết định đúng đắn của mình. -
Xoa dịu (Gấu bông): Thích sự nhẹ nhàng tình cảm nên mẫu người này coi
trọng việc gìn giữ mối quan hệ tốt đẹp hơn là đạt được mục đích hay quyền lợi. Vì vậy
người thường chấp nhận thiệt thòi để làm hài lòng người khác, giữ hòa khí đôi bên. Áp
dụng biện pháp này khi mong muốn mang lại sự hài lòng cho người khác và để được
người khác yêu thương, quý mến mình đồng thời nhận thấy vấn đề quan trọng với người
khác hơn với bản thân mình. Gấu Bông khác với Rùa: Rùa thờ ơ không quan tâm đến vấn
đề hay người khác, Gấu Bông xuất phát từ sự quan tâm đến đối phương.
-Thỏa hiệp (Chồn): Trong những tình huống khá quan trọng, thời gian giới hạn
nhưng cả hai bên đều muốn đạt được mục tiêu và duy trì mối quan hệ thì biện pháp thỏa
hiệp là phù hợp. Người sử dụng biện pháp này phải chấp nhận hy sinh một phần quyền
lợi và vận động đối phương cùng hành động như mình, nếu không hậu quả sẽ nghiệm
trọng hơn sự nhượng bộ của đôi bên. Ví dụ Ban lãnh đạo Công ty và Công đoàn sử dụng
biện pháp thỏa hiệp trong các cuộc đàm phán, thương lượng, mỗi bên cần từ bỏ một phần
lợi ích riêng để đạt được thỏa thuận trong Hợp đồng lao động. -
Hợp tác (Chim Cú): Giải quyết xung đột bằng cách cố gắng để làm thỏa
mãn các bên liên quan. Mẫu người này coi trọng cả mục đích và quan hệ. Vì vậy, anh ta
tìm kiếm những giải pháp làm giảm căng thẳng các bên, có thể là những cuộc gặp mặt có
sự tham gia của các bên và/hoặc của bên thứ ba nhằm bàn luận một cách công khai, thẳng
thắn, thiện chí cho đến khi đạt được quyết định chung. Đối với những xung đột xuất phát
từ sự hiểu lầm hay rào cản ngôn ngữ, đặc trưng riêng biệt của nhóm thì biện pháp này
đem lại hiệu quả cao. Những xung đột quan trọng nhưng không khẩn cấp về mặt thời
gian cũng nên áp dụng biện pháp này vì các bên liên quan có nhiều thời gian để ngồi lại
với nhau, tập hợp và làm rõ các quan điểm, các nguồn thông tin nhằm đưa ra cách giải quyết tối ưu.
Phân tích cụ thể biện pháp Hợp tác (Chim cú): lOMoAR cPSD| 58737056
1. Bản chất của biện pháp
Hợp tác là quá trình các thành viên trong nhóm ngồi lại với nhau, chia sẻ suy
nghĩ, cảm xúc và quan điểm một cách cởi mở, trung thực và tôn trọng. Trong đó, việc
lắng nghe đóng vai trò quan trọng không kém việc phát biểu ý kiến. Mục tiêu của
phương pháp này không phải là tìm ra ai đúng, ai sai, mà là hiểu được gốc rễ vấn đề,
nhìn nhận sự việc từ nhiều góc độ, từ đó tìm ra giải pháp phù hợp với cả hai bên.
2. Lý do nên áp dụng biện pháp này -
Tăng cường sự thấu hiểu và cảm thông: Khi được lắng nghe một cách
chân thành, con người thường cảm thấy được tôn trọng, dễ cởi mở và bớt căng thẳng. -
Hạn chế phán xét và định kiến: Trước khi vội kết luận hay trách móc,
việc nghe đầy đủ giúp tránh hiểu lầm và đánh giá sai. -
Khuyến khích tinh thần xây dựng: Khi mọi người có quyền lên tiếng và
được lắng nghe, môi trường làm việc nhóm sẽ trở nên dân chủ và tích cực hơn. -
Tạo điều kiện cho giải pháp win–win: Hai bên cùng đưa ra quan điểm và
cùng lắng nghe nhau sẽ dễ đi đến một phương án hài hòa, làm hài lòng cả hai bên.
3. Các bước thực hiện hiệu quả
Bước 1: Tạo không gian thích hợp để trao đổi
Tránh thảo luận trong lúc nóng giận hay khi đang họp đông người. Nên chọn thời điểm
và không gian yên tĩnh để hai bên có thể trò chuyện nghiêm túc.
Bước 2: Lắng nghe tích cực
Không ngắt lời, không phản bác ngay lập tức, giữ ánh mắt giao tiếp và thể hiện thái độ
cầu thị. Có thể lặp lại hoặc tóm tắt những gì người kia nói để xác nhận hiểu đúng.
Bước 3: Trình bày quan điểm một cách chân thành, tôn trọng
Nói từ góc nhìn cá nhân, tránh đổ lỗi (nên dùng "mình cảm thấy..." thay vì "bạn đã làm sai...").
Bước 4: Tìm điểm chung và đề xuất giải pháp
Sau khi hiểu được lập trường và cảm xúc của nhau, hai bên cùng đề xuất các phương án hợp lý.
Bước 5: Kết thúc bằng một sự đồng thuận hoặc thỏa hiệp cụ thể Có
thể ghi lại giải pháp nhóm đã đồng ý và nhắc nhở nhau cùng thực hiện.
4. Ví dụ minh họa thực tế
Trong một lần thực hiện bài tập nhóm môn Kỹ năng làm việc nhóm, nhóm A6 gồm
4 thành viên. Trong quá trình làm, có một thành viên C thường xuyên nộp phần việc trễ, lOMoAR cPSD| 58737056
khiến nhóm bị chậm tiến độ. Một thành viên khác là B tỏ ra rất khó chịu và có lần lên
tiếng chỉ trích gay gắt trong nhóm chat. Không khí nhóm trở nên căng thẳng, các thành
viên khác ngại giao tiếp, dẫn đến mất đoàn kết. Thay vì để mâu thuẫn tiếp tục kéo dài, A
– với tư cách trưởng nhóm – đã đề nghị tổ chức một buổi họp nhóm riêng, chỉ với 4 người.
Trong buổi họp, tôi mở đầu bằng việc nhấn mạnh mục tiêu chung của nhóm và mong
muốn mọi người có thể chia sẻ một cách thẳng thắn, nhưng tôn trọng nhau.
B chia sẻ rằng cậu ấy cảm thấy mình đã cố gắng rất nhiều mà C lại thiếu trách
nhiệm, ảnh hưởng đến cả nhóm. C lúc đầu khá im lặng, nhưng sau khi nghe hết ý kiến
của B, cậu ấy lên tiếng giải thích rằng gần đây phải chăm người nhà bị ốm, nên không
thể tập trung đúng giờ. C thừa nhận lỗi của mình và cam kết sẽ cố gắng hơn trong tuần
tới. B nghe xong thì dịu lại, và cả hai bắt tay giảng hòa. Cuối buổi họp, nhóm đề ra nguyên
tắc mới: nếu ai gặp khó khăn, phải báo trước cho nhóm ít nhất 1 ngày để điều chỉnh phân công hợp lý.
Nhờ buổi thảo luận chân thành đó, mâu thuẫn đã được giải quyết, tinh thần nhóm
trở lại bình thường và bài tập nhóm hoàn thành đúng hạn.
Chỉ khi chịu lắng nghe nhau, con người mới có thể thật sự hiểu nhau và hợp tác hiệu quả. 5. Kết luận
Xung đột trong nhóm là điều không thể tránh khỏi khi nhiều cá nhân khác nhau
cùng làm việc với nhau. Điều quan trọng là cách mà nhóm đối diện và giải quyết vấn đề.
Trong số nhiều biện pháp khác nhau, thảo luận và lắng nghe để hiểu nhau là một phương
pháp nền tảng và hiệu quả lâu dài. Khi các thành viên sẵn sàng mở lòng, biết lắng nghe
và chia sẻ chân thành, không những xung đột sẽ được hóa giải mà còn giúp tăng cường
sự gắn kết, tin tưởng và tôn trọng lẫn nhau. Kỹ năng này không chỉ hữu ích trong học tập
mà còn là hành trang quý giá cho tương lai nghề nghiệp của mỗi sinh viên.