Câu hỏi ôn tập môn Tâm lý học quản lý- Trường Đại học Lao động - Xã hội
Tâm lý học quản lý là một chuyên ngành của Tâm lý học, nghiên cứu những vấn đề tâm lý trong hoạt động quản lý. Tài liệu được sưu tầm gồm 12 trang, giúp bạn tham khảo, ôn tập và đạt kết quả cao. Mời bạn đọc đón xem!
Môn: Tâm lý học quản lý (TLQL0323H) 13 tài liệu
Trường: Đại học Lao động - Xã hội 680 tài liệu
Tác giả:
Preview text:
lO M oARcPSD| 45467232 lO M oARcPSD| 45467232
CÂU HỎI ÔN TẬP MÔN TÂM LÝ HỌC QUẢN LÝ
CHƯƠNG 1: TÂM LÝ HỌC QUẢN LÍ
1. Phân tích khái niệm tâm lý học quản lý: Trả lời:
Tâm lý học quản lý là một chuyên ngành của Tâm lý học, nghiên cứu những vấn đề tâm lý trong hoạt
động quản lý. Nghiên cứu ứng dụng những quy luật tâm lý vào hoạt động quản lý nhằm làm cho hoạt
động quản lý đạt được hiệu quả tối ưu.
- Tâm lý học quản lý là một nhánh nhỏ của tâm lý học. Cụ thể, tâm lý học quản lý có nhiệm vụ
định hướng và tối ưu hóa quá trình quản lý, lãnh đạo từ đó xây dựng nền tảng để xác định phương thức quản lý.
- Tâm lý học quản lý giúp cho người lãnh đạo nghiên cứu những người dưới quyền mình, nhìn thấy
được những hành vi của cấp dưới, sắp xếp cán bộ một cách hợp lý phù hợp với khả năng của họ.
Tâm lý học quản lý giúp cho người lãnh đạo biết cách ứng xử, tác động mềm dẻo nhưng cương
quyết với cấp dưới và lãnh đạo được những hành vi của họ, đoàn kết thống nhất tập thể những con người dưới quyền.
Như vậy, muốn thực hiện tốt chức năng quản lý của mình, người lãnh đọa không chỉ có những
kiến thức kinh tế, kỹ thuật và quản lý mà cần am hiểu kiến thức về tâm lý nữa.
- Nghệ thuật quản lý và lãnh đạo là giúp cho họ am hiểu được kiến thức tâm lý và làm chủ nó nhằm
phát huy khả năng chủ quan của con người tạo ra một sức mạnh quần chúng lớn lao, đem lại hiệu quả tổng hợp cao.
2. Trình bày đối tượng, nhiệm vụ nghiên cứu của Tâm lý học quản lý. Trả lời:
Đối tượng nghiên cứu:
- Hoạt động tâm lý trong quản lý. Như đặc điểm nhân cách, phong cách, đạo đức, uy tín người lãnh
đạo, những vấn đề tâm lý của việc ra quyết định.
- Các hiện tượng tâm lý cá nhân (nhận thức, tình cảm, ý chí, nhân cách cá nhân) biểu hiện ở những
hành vi, hoạt động cụ thể trong những điều kiện, hoàn cảnh nhất định khi cá nhân thực hiện những
vai trò nhất định trong các quan hệ quản lý. Như tình cảm, nguyện vọng, nhận thức, hành động của các cá nhân.
- Các hiện tượng tâm lý của các nhóm, tập thể, các cộng đồng xã hội (đặc điểm, cơ chế, quy luật
hình thành và phát triển các hiện tượng tâm lý xã hội; mối quan hệ, sự tương tác giữa các thành
viên trong nhóm). Như đặc điểm tâm lý của nhóm, của tập thể, bầu không khí tâm lý tập thể, xung đột trong tập thể...
Nhiệm vụ nghiên cứu:
- Nguyên nhân chủ quan, khách quan ảnh hưởng tới các hoạt động tâm lý.
- Đặc điểm tâm lý của các chủ thể quản lý. Hệ thống hóa những đặc điểm đó thành những yêu cầu
chung (tiêu chuẩn) cho việc đào tạo và tự đào tạo những người đã và sẽ làm lãnh đạo quản lý
- Đặc điểm tâm lý của các đối tượng bị quản lý là các cá nhân trong một tổ chức; lựa chọn những
biện pháp, cách thức tác động phù hợp nhất đối với từng đối tượng cụ thể nhằm đạt được mục
tiêu cao nhất của hoạt động quản lý. lO M oARcPSD| 45467232
- Nghiên cứu các hiện tượng tâm lý trong các nhóm: quy luật của các hiện tượng tâm lý trong các nhóm...
+ Trong các nhóm nhỏ: bản chất, cơ chế hình thành các quy luật vận động của các hiện tượng
tâm lý trong các nhóm nhỏ để vận dụng vào quá trình quản lý một cách hợp lý và hiệu quả nhất.
+ Trong các nhóm lớn, các cộng đồng xã hội: tích lũy kiến thức tâm lý đó làm kinh nghiệm và
làm cơ sở khoa học cho việc vạch ra các chiến lược quản lý ở tầm vĩ mô.
- Hoạt động giữa các thành viên, tạo bầu không khí tâm lý tích cực, tạo sự liên kết chặt chẽ giữa các thành viên
3. Phân tích vai trò của Tâm lý học quản lý. Trả lời:
Về mặt lý thuyết tâm lý học quản lý giúp các nhà quản lý có được một hệ thống lý luận và nhận thức
các quy luật chung nhất trong việc quản lý con người trong đối nhân xử thế khi quản lý và lãnh đạo
quần chúng. Mặt khác, nó còn giúp các nhà lãnh đạo tránh được những sai lầm trong tuyển chọn cán
bộ, trong ứng xử, trong giao tiếp, trong hoạch định chính sách và kế hoạch quản lý. Về mặt thwucj
tiễn và ứng dụng, tâm lý học quản lý đã mang lại nhiều lợi ích cho công tác quản lý, tạo ra năng suất
và hiệu quả lao động cao hơn, làm cho xã hội ngày càng văn minh và tiến bộ hơn.
Có thể nêu một số tác động chính của tâm lý học quản lý trên các bình diện sau đây:
- Vận dụng tâm lý học trong công tác quản lý nhân sự:
Thực chất là vận dụng tâm lý học trong việc tổ chức, sử dụng đánh giá, điều khiển con người. Các
tri thức về tâm lý học giúp các nhà quản lý hiểu biết về năng lực, sở trường, tính cách, đạo đưc, sức
khỏe... của con người. Từ đó có sự phân công hợp lý, phát huy thế mạnh của mỗi cá nhân, tạo năng
suất lao động cao và tạo điều kiện phát triển con người.
Ngoài ra tâm lý học quản lý còn giúp cho việc tuyển dụng nhân viên phù hợp với yêu cầu của doanh nghiệp.
- Vận dụng tâm lý học trong việc hoàn thiện các quy trình sản xuất, cải tiến các thao tác lao động.
Trong lĩnh vực này tâm lý học giúp các nhà quản lý giải quyết mối quan hệ giữa con người và máy
móc. Con người phải học cách sử dụng, điều khiển máy móc đồng thời con người phải chế tạo, cải
tiến máy móc phù hợp với đặc điểm tâm sinh lý của con người để đạt hiệu quả làm việc tốt nhất.
Việc đưa ra các yếu tố thẩm mỹ vào môi trường sản xuất, kinh doanh như màu sắc, âm nhạc... tạo
nên tâm trạng thoải mái, nhẹ nhàng, giảm mệt mỏi, căng thẳng cho người lao động.
- Vận dụng tâm lý học trong việc giải quyết những vấn đề tâm lý h coj xã hội trong tập thể lao động.
Mối quan hệ giữa các nhóm, các phòng ban trong doanh nghiệp, xây dựng bầu không khí tâm lý tốt
đẹp, lành mạnh của tập thể, dư luận tập thể, truyền thống của doanh nghiệp, ngăn chặn và xử lý kịp
thời các mâu thuẫn và xung đột xảy ra trong tập thể nếu có...
- Vận dụng tâm lý học để hoàn thiện nhân cách, năng lực quản lý bộ máy, quản lý doanh nghiệp
và của bản thân người lãnh đạo.
Nhân cách con người quản lý ảnh hưởng quan trọng đến hoạt động quản lý, tâm lý học nêu ra những
phẩm chất và năng lwucj cần thiết giúp các nhà lãnh đạo dựa vào đó để hoàn thiện mình hơn. Các
vấn đềuy tín phong cách của người lãnh đạo... và các vấn đề khác có thể giúp các nhà lãnh đạo tránh
được sai lầm trong quan hệ người với người. lO M oARcPSD| 45467232
Công tác quản lý vừa là khoa học, vừa là nghệ thuật và cả sự sáng tạo. Vì vậy nhà lãnh đạo rất cần
những tri thức về quản lý, về tâm lý học và các tri thức khác để có thể đảm đương tốt vai trò “người
cầm lái” trong tập thể lao động.
4. Trình bày các phương pháp nghiên cứu trong Tâm lý học quản lý. Trả lời:
Phương pháp quan sát:
- Quan sát là loại tri giác có chủ định các biểu hiện bề ngoài của đối tượng: hành động, cử chỉ, ánh
mắt, nét mặt,... nhằm đưa ra những nhận định, đánh giá các đặc điểm tâm lý của họ.
- Các hình thức quan sát: Toàn diện – bộ phận, Có trọng điểm – không có trọng điểm, Trực tiếp – gián tiếp,...
- Ưu điểm: dễ tiến hành; tưu liệu phong phú; tiết kiệm, cho phép chúng ta thu thập được các tài
liệu cụ thể, khách quan trong các điều kiện tự nhiên,...
- Nhược điểm: mang tính bị động cao, tốn nhiều thười gian,...
- Một số yêu cầu để quan sát có hiệu quả:
Xác định rõ mục đích, đối tượng quan sát.
Lập kế hoạch quan sát một cách cụ thể và chuẩn bị chu đáo mọi điều kiện cho việc quan sát.
Tiến hành quan sát một cách cản thận và có hệ thống.
Ghi chép và phân tích dữ liệu một cách đầy đủ, trung thực, khách quan.
Phương pháp nghiên cứu sản phẩm hoạt động.
- Là phương pháp dựa vào sản phẩm vật chất và tinh thần của đối tượng để nghiên cứu về các đặc
điểm tâm lý của đối tượng đó.
- Yêu cầu: Cần phải cẩn trọng trong nghiên cứu, đánh giá.
- Phải đặt trong điều kiện hoàn cảnh cụ thể để nghiên cứu, đánh giá.
Phương pháp tắc nghiệm_TEST
- “Test” là một phép thử đã đưuọc chuẩn hóa dùng để đo lường một phẩm chất tâm lý nào đó ở đối tượng nghiên cứu.
- Cấu trúc của “Test” gồm 4 phần: Văn bản “Test”; quy trình tiến hành; khóa “Test”; bẳng đánh giá.
- Ưu – nhược điểm: dễ tiến hành; có thể đo nhiều đối tượng; tính mục đích trong nghiên cứu cao.
Tuy nhiên khso soạn thảo một bảng hỏi cho nhiều loại đối tượng khác nhau.
Phương pháp đàm thoại
- Đó là cách đặt ra các câu hỏi cho đối tượng và dựa vào trả lười của họ để trao đổi, hỏi thêm, nhằm
thu thập thông tin về vấn đề cần nghiên cứu.
- Có thể đàm thoại trực tiếp hoặc gián tiếp, có thể nói thẳng hoặc nói vòng.
- Câu hỏi: câu hỏi tìm dữ liệu; câu hỏi nhằm tìm kiếm thông tin về một vấn đề cụ thể.
- Muốn thu được tài liệu tốt, nên:
+ Phải có sự chuẩn bị chu đáo về nội dung câu hỏi cần đàm thoại. lO M oARcPSD| 45467232
+ Xác định rõ mục đích yêu cầu.
+ Có một kế hoạch để “ lái hướng” câu chuyện. Cần phải linh hoạt trong việc “lái hướng” này để
câu chuyện vẫn giữu được tính Logic của nó, vừa đáp ứng đưuọc yêu cầu của người nghiên cứu.
+ Cần phải phối hợp chặt chẽ với phương pháp quan sát.
Phương pháp nghiên cứu tiểu sử hoạt động của những nhà quản lý
- Đó là phương pháp nghiên cứu những thành công và thất bại trong hoạt động quản lý của các nhà
quản lsy nổi tiếng qua tiểu sử hoạt động của họ.
- Phương pháp này góp phần làm giàu thêm những kinh nghiệm cho các nhà quản lý, lãnh đạo về
cách thức giải quyết các tình huống phức tạp, đa dạng trong thực tiễn quản lý.
- Phương pháp này giúp người nghiên cứu xác định rõ những đặc tính cần có đối với những người
quản lý trong từng lĩnh vực quản lý và từng cấp quản lý của hệ thống quản lý ở mỗi giai đoạn quản lý khác nhau.
5. Bài tập: xác định các hiện tượng sau, hiện tượng nào là quá trình tâm lý, trạng thái tâm lý,
thuộc tính tâm lý: người quản lý đánh giá năng lực của nhân viên; người quản lý la mắng cấp
dưới; sự lo lắng của tập thể; một nhân viên khóc nức nở khi nhận quyết định kỷ luật. Trả lời:
- Quá trình tâm lý: là những hiện tượng tâm lí diễn ra trong một khoảng thời gian ngắn, có mở
đầu, diễn biến và kết thúc tương đối rõ ràng. Các quá trình đều có sản phẩm của mình. Đó có
thể là các biểu tượng của nhận thức cảm tính, là khái niệm, nhận định của tư duy, là rung cảm của cảm xúc…
(người quản lý la mắng cấp dưới; sự lo lắng của tập thể; một nhân viên khóc nức nở khi nhận
quyết định kỷ luật)
- Trạng thái tâm lý: là những hiện tượng tâm lí diễn ra trong khoảng thời gian dài, mở đầu và kết
thúc không rõ ràng và luôn luôn đi kèm theo, làm nền cho các quá trình tâm lí. Ví dụ như chú ý, tâm trạng…
(người quản lý đánh giá năng lực của nhân viên)
- Thuộc tính tâm lý: là những hiện tượng tâm lí tương đối ổn định, hình thành chậm song c ũng
khó mất đi, tạo thành những nét riêng của nhân cách. Thuộc tính tâm lí chính là sự khái quát
phối hợp giữa một số quá trình tâm lí với trạng thái tâm lí. Nét nhân cách có thể được xem xét
một cách riêng biệt, ví dụ, tính cẩn thận, song chúng cũng có thể kết hợp tạo thành nhóm. Ví
dụ như xu hướng, tính cách, năng lực, khí chất.
CHƯƠNG 3: NHỮNG ĐẶC ĐIỂM TÂM LÝ CỦA NGƯỜI QUẢN LÍ- LÃNH ĐẠO
1.Khái niệm về người quản lí? Chức năng, vai trò của người quản lí trong một tổ chức?
* Khái niệm: Người quản lý là người làm việc trong 1 tổ chức, có quyền hạn điều khiển công việc
của 1 cá thể và chịu trách nhiệm trước hành động, công việc của họ. Bên cạnh đó, người quản lý còn phải
biết lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát mọi việc trong công ty như tài chính, con người, cơ sở vật
chất 1 cách có hiệu quả. Từ đó, thu lại được mục tiêu cuối cùng tốt và có lợi cho công ty. *Chức năng:
-Lập kế hoạch: xác định mực tiêu và lập kế hoạch để thực hiện mục tiêu trong từng giai đoạn cụ thể.
Xác lập mục tiêu không những giúp cho mỗi người trong tổ chức biết rõ điểm đến mà còn để phân bổ nguồn lO M oARcPSD| 45467232
lực một cách hợp lý trên toàn bộ tiến trình. Mỗi cấp độ đều có mục tiêu gọi là Hệ thống mục tiêu của tổ chức.
Xác lập mục tiêu và phương hướng đạt mục tiêu là nhiệm vụ quan trọng nhất của người quản lý.
Càng lên cấp cao thì xác lập mục tiêu càng quan trọng vì vậy thời gian dành cho công việc đó càng nhiều.
Càng xuống cấp dưới thì việc tổ chức thực hiện càng quan trọng vì mục tiêu có làm được hay không là phụ
thuộc vào các việc nhỏ hàng ngày.
-Chức năng tổ chức: Xây dụng cơ cấu tổ chức; tìm kiếm các cá nhân đủ tiêu chuẩn sắp xếp vào trong
cơ cấu tổ chức; xác định quan hệ ràng buộc giữa các cá nhân và giữa các bộ phận trong tổ chức. Với một
công ty đã rõ ràng về cơ cấu tổ chức, mô tả công việc mỗi vị trí thì nhiệm vụ chính của người quản lý đó
là: Giao việc, hỗ trợ, kiểm soát và điều chỉnh.
Giao việc kết hợp đào tạo áp dụng trong trường hợp nhân viên còn đà phát triển, có nghĩa là còn khả
năng học hỏi. Người quản lý giao việc ở cấp độ khó hơn trình độ hiện có của nhân viên, đòi hỏi nhân viên
phải nỗ lực mới thực hiện được. Ở cấp độ này quản lý sẽ phải sát sao hơn nhằm điều chỉnh để nhân viên làm đúng.
Trao quyền là việc người quản lý tách một phần quyền tương ứng với một nhóm trách nhiệm cụ thể
của người quản lý để giao cho người nhân viên.
Về nguyên tắc người quản lý nhìn càng xa các công việc trong tương lai thì càng dễ giao việc mà
không gây áp lực tiến độ quá nhiều cho nhân viên.
-Chức năng chỉ huy (lãnh đạo): là việc nhà quản lý giao việc cho từng người, từng bộ phận; đôn đốc,
nhắc nhở, khích lệ, động viên mọi người thực hiện nhiệm vụ.
-Chức năng kiểm tra, đánh giá (kiểm soát): là việc nhà quản lý đo lường thực tế công việc mà các cá
nhân, bộ phận đã thực hiện, từ đó phát hiện những vấn đề đồng thời đưa ra phương hướng giải quyết kịp
thời nhằm đảm bảo thực hiện mục tiêu đề ra. *Vai trò: -
Là một nhà chính trị: Biết sử dụng quyền lực chính trị như một “phương tiện”, một
“công cụ” đểquá trình quản lý đạt hiệu quả. -
Là một nhà tổ chức: Định hướng, hợp tác và điều hành. -
Là người hoạt động chuyên môn với tính cách là một hoạt động chủ đạo (cả chuyên
môn nghiệpvụ và chuyên môn quản lý). -
Là một nhà giáo dục: thuyết phục, cảm hóa, gương mẫu, chuẩn mực...
2. Nhân cách người quản lí? Các phẩm chất cần có trong nhân cách người quản lí?
*Nhân cách người quản lí: Là toàn bộ những phẩm chất tâm lý giúp người quản lý thực hiện tốt
vai trò vừa là một nhà chính trị, một nhà tổ chức, một nhà chuyên môn và một nhà sư phạm.
Nhân cách của người quản lí mang tính thống nhất, tính tích cực, tính giao lưu và tính ổn định.
Nhân cách được xem là nhân tố quyết định sự thành bại trong hoạt động của người lãnh đạo. *Các phẩm chất
-Những phẩm chất tư tưởng chính trị, đạo đức: lO M oARcPSD| 45467232
+Chính trị - tư tưởng: Khuynh hướng hoạt động xã hội và lập trường chính trị của người quản
lý (lập trường vững vàng, kiên định, lòng trung thành, niềm tin vào chế độ, thái độ tích cực
chống các tệ nạn xã hội...).
+ Phẩm chất đạo đức: Sự trưởng thành về ý thức đạo đức, hành vi đạo đức, lập trường đạo đức (trong
sáng, tận tâm, vì mọi người...).
-Tính nguyên tắc của người quản lý- lãnh đạo: Tính nguyên tắc của nhà quản lý quy định sự bình
đẳng trong quan hệ hành động và trong quan hệ hành vi của họ. Họ có thể tự kìm nén những cảm xúc khó
chịu và đánh giá một cách khách quan đối với công việc của người khác, khen chê đúng thực trạng, mức
độ, kết quả công việc của người dưới quyền và ngang hàng. Để không tranh công hoặc thiên vị, đòi hỏi
người quản lý phải thật khách quan, công tâm.
-Tính nhạy cảm của người quản lí- lãnh đạo: Tính nhạy cảm thể hiện sự chú ý quan sát, sự quan tâm
chăm sóc đối với mọi người trong đơn vị cộng tác. Người lãnh đạo nhạy cảm quan tâm đến đời sống và
hoạt động của mọi người, biểu thị sự giúp đỡ cần thiết với mục đích làm giảm bớt những khó khăn trong
cuộc sống và trong hoạt động của mọi người xung quanh.
Người lãnh đạo nhạy cảm là người có khả năng chú ý quan sát và nắm bắt chính xác những biến đổi
tâm tư, tình cảm ở mỗi con người thông qua sự biểu hiện bằng hành vi, lời nói, cử chỉ, hành động của những
người dưới quyền, đồng nghiệp.
-Sự đòi hỏi cao đối với người dưới quyền: Đây là một yếu tố có tính nguyên tắc trong thẩm quyền
của ng ời lãnh đạo. Nó thể hiện tính kiên quyết, tự tin ở người lãnh đạo. Người lãnh đạo phải có khả năngƣ
kiên quyết đòi hỏi những người dưới quyền thực hiện hoặc không thực hiện những hành vi nhất định, khi
thấy điều đó có lợi hay không có lợi cho xã hội, cho tập thể và cho các thành viên. Muốn vậy đòi hỏi ở
người lãnh đạo phải thể hiện sự tôn trọng, tin tưởng ở ng ời lao động, đồng thời phải kích thích, độngƣ viên
họ thực hiện nhiệm vụ của tổ chức. Song sự đòi hỏi đó cần phải xuất phát từ thực tế khách quan nhƣ năng
lực của người lao động, điều kiện thực hiện, tránh chủ quan, nôn nóng, duy ý chí.
-Tính đúng mực, tự chủ: có văn hóa trong quan hệ ứng xử của người quản lý: Ng ời lãnh đạo đũngƣ
mực là ng ời biết tự kiềm chế sự bột phát tình cảm ở bản thân, là ng ời bình đẳng trong quan hệ biết lắngƣ
ƣ nghe ý kiến của ng ời khác, tập trung chú ý đến phân tích, đánh giá những lời phát biểu đó. Họ là
ng ờiƣ ƣ biết phát biểu đúng lúc, đúng chỗ và chịu trách nhiệm về lời nói của mình, biết im lặng và biết
tránh những kích động không cần thiết.
3. Khái niệm phong cách và phong cách người quản lý?
*Khái niệm: là hệ thống các phương tiện, biện pháp mà người quản lý thường sử dụng để tác động
đến các đối tượng bị quản lí.
*Phong cách người quản lí:
4. Các loại phong cách quản lí
-Phong cách độc đoán: Nhà quản trị tập trung quyền lực trong tay, đòi hỏi nhân viên phải tuân phục
mọi mệnh lệnh của mình, kiểm tra chặt chẽ, nghiêm ngặt mọi hoạt động của cấp d ới đảm bảo choƣ đạt đ ợc mục tiêu.ƣ lO M oARcPSD| 45467232
Ưu điểm của phong cách này là cho phép giải quyết một cách nhanh chóng các nhiệm vụ. Song do
ng ời quản lý không quan tâm đến ý kiến của ng ời d ới quyền và ra quyết định trên cơ sở những thôngƣ ƣ
ƣ tin sẵn cho nên phong cách độc đóan có nh ợc điểm là không tận dụng đ ợc sáng tạo và kinh nghiệm của ƣ
ƣ những ng ời d ới quyền.ƣ ƣ
-Phong cách dân chủ: Nhà quản trị biết phân chia quyền lực của mình, biết thu hút cả tập thể vào
việc thảo luận bàn bạc, xây dựng và lựa chọn các ph ơng án cho việc ra quyết định, cùng họ tổ chức việc ƣ
thực hiện, đánh giá, đề ra các biện pháp bổ sung. Khi giải quyết những vấn đề phức tạp và quan trọng, bao
giờ ng ời quản lý cũng trình bày rõ quan điểm, mục tiêu cần đạt, nội dung từng vấn đề và tr ng cầu ýƣ ƣ
kiến của quần chúng, tham khảo các ý kiến đề xuất của cấp d ới, nhiều khi cho họ tự lựa chọn cách làm.ƣ
Ưu điểm của phong cách này là cho phép khai thác những sáng kiến, kinh nghiệm của những ng ời
d ới quyền, của tập thể ng ời d ới quyền. Từ đó tạo ra sự thỏa mãn lớn cho ng ời d ới quyềnƣ ƣ ƣ ƣ ƣ ƣ tạo
ra cho họ có đ ợc cảm giác họ đ ợc chấp nhận, đ ợc tham gia. Những ng ời lao động cảm thấy thỏaƣ ƣ ƣ ƣ
mãn vì họ đ ợc thực hiện những công việc do chính họ đề ra, thậm chí họ đ ợc tham gia đánh giá kết quảƣ
ƣ công việc. Tuy nhiên nh ợc điểm của phong cách này là quá tốn kém thời gian. Trong rất nhiều tr
ờngƣ ƣ hợp, việc bàn bạc kéo dài mà không đi tới đ ợc quyết định trong khi thời gian giải quyết nhiệm vụ khôngƣ cho phép kéo dài.
- Phong cách tự do: Nhà quản trị vạch ra kế hoạch chung, ít trực tiếp chỉ đạo mà th ờng giaoƣ khoán
cho cấp d ới, không quan tâm đến công việc, không can thiệp vào tiến trình. Ở đây nhà quản trị chỉƣ đóng
vai trò là ng ời cung cấp thông tin, ít khi tham gia vào hoạt động của tập thể và sử dụng ít quyềnƣ điều hành của mình
Ưu điểm của phong cách này cho phép phát huy tối đa năng lực sáng tạo của ng ời d ới quyền.ƣ ƣ
Tuy nhiên, phong cách này dễ dẫn đến tình trạng hỗn loạn, vô chính phủ trong tổ chức do thiếu vắng các
chỉ dẫn của ng ời quản lý. ƣ
5.Yếu tố ảnh hưởng đến việc lựa chọn phong cách quản lý? *Nhân tố chủ quan
+ Phong cách quản lý bị ảnh hưởng trước hết và nhiều nhất từ động cơ quản lý. Đây là động cơ cá
nhân thúc đẩy và qui định chiều hướng hành vi và cách ứng xử của chủ thể quản lý.
+ Năng lực của cá nhân bao hàm cả trình độ và kinh nghiệm thực tiễn tham gia tích cực và quyết
định việc sử dụng hay thể hiện phong cách quản lý.
+ Ngoài ra, nhân tố vị trí quản lý cũng ảnh hưởng nhất định đến phong cách quản lý. * Nhân tố khách quan
+ Trước hết là đặc điểm của đối tượng bị quản lý (Trình độ và tính chất phát triển của tập thể; Đặc
điểm tâm sinh lý, hoàn cảnh của các đối tượng như tuổi tác, giới tính, trình độ, kinh nghiệm v.v.Đặc điểm
về lao động, về thời gian, không gian lao động).
+ Sự tác động lẫn nhau giữa chủ thể quản lý và đối tượng bị quản lý trong các điều kiện, hoàn cảnh cụ thể.
+ Môi trường bên ngoài ảnh hưỏng gián tiếp đến phong cách quản lý (Chế độ chính trị xã hội; Truyền
thống lịch sử, văn hoá và các giá trị tinh thần của xã hội; Trình độ phát triển khoa học kỹ thuật, công nghệ sản xuất). lO M oARcPSD| 45467232
Nh vậy, toàn bộ đặc điểm nhân cách của chủ thể quản lý nh xu h ớng, tính cách, năng lực vàƣ ƣ ƣ
khí chất đều ảnh h ởng đến việc xác định, sử dụng, hay thể hiện phong cách quản lý của ng ời quản lý.ƣ ƣ
Phong cách quản lý không ngừng thay đổi. Quá trình thay đổi diễn ra do kết quả không ngừng
nâng cao yêu cầu đối với hoạt động của tập thể. Phong cách quản lý nào mà chú ý đến tất cả những thay đổi
đó và tạo ra khả năng cho ng ời quản lý chuẩn bị tr ớc đối với những thay đổi đó, sẽ là phong cáchƣ ƣ đạt kết quả nhất.
6.Khái niệm uy tín người quản lý? Cấu trúc uy tín người quản lý?
*Khái niệm: Uy tín của người quản lý được nảy sinh trên cơ sở các phẩm chất nhân cách của
người quản lý trong mối quan hệ với đối tượng bị quản lý tạo thành sức cảm hoá có thể thu hút, lôi kéo
được đối tượng bị quản lý và được họ thừa nhận, tin tưởng, phục tùng. *Cấu trúc:
-Uy quyền là quyền lực do tổ chức trao cho từng chức vụ trong cơ cấu tổ chức. Uy quyền thực
chất là quyền lực về chính trị, về kinh tế, là cái có sẵn quy định cho từng vị trí trong hệ thống thứ bậc của
cơ cấu tổ chức. Bất kì ai với những đặc điểm nhân cách nh thế nào, nh ng khi đ ợc đặt vào một vị tríƣ ƣ ƣ
thuộc nấc thang quyền lực đều có đ ợc uy quyền đó.ƣ
-Tín nhiệm: là sự phục tùng tự nguyện của đối tượng bị quản lý trên cơ sở những phẩm chất nhân
cách của người quản lí. Nói đến tín nhiệm là nói đến lòng tin của con ng ời, thái độ của con ng ời và làƣ ƣ
hình thức biểu hiện của uy tín. Do đó tín nhiệm cũng không thể đồng nghĩa với uy tín đ ợc. ƣ
7. Biện pháp xây dựng, củng cố và nâng cao uy tín người quản lý.
- Biện pháp xây dựng, củng cố và nâng cao uy tín người quản lý:
+ Kiên trì phấn đấu và rèn luyện
+ Có khát vọng, ý chí làm việc để phục vụ con người và xã hội.
+ Thường xuyên tự kiểm tra, tự phê bình một cách nghiêm túc.
+ Quan hệ đúng mức với mọi người.
+ Thực hiện dân chủ công khai: Dân chủ công khai trong việc đề bạt, kỷ luật cán bộ, có ý kiến độc
lập trong quyết định của cá nhân và dám chịu trách nhiệm, không né tránh và đổ trách nhiệm cho ng ời ƣ khác.
- Những điểm lưu ý khi xây dựng và nâng cao uy tín của người quản lý.
+ Không coi uy tín là mục đích cuối cùng mà chỉ là phương tiện đạt được mục tiêu của hoạt động quản lý.
+ Uy tín phải được tạo dựng và nâng cao trong suốt quá trình hoạt động của người quản lý.
+ Gắn việc xây dựng và nâng cao uy tín của cá nhân với uy tín của tập thể, của tổ chức.
+ Chú ý một số nhân tố tâm lý- xã hội ảnh hưởng đến việc xây dựng, củng cố và nâng cao uy tín của người quản lý. lO M oARcPSD| 45467232
CHƯƠNG 6: GIAO TIẾP TRONG HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ
1.Giao tiếp là gì? Phân biệt giao tiếp xã hội và giao tiếp trong hoạt động quản lý.
*Khái niệm: là một quá trình hoạt động trao đổi thông tin giữa người nói và người nghe nhằm đạt
được mục đích nào đó. Thông thường, giao tiếp trải qua ba trạng thái: trao đổi thông tin, tiếp xúc tâm lý;
hiểu biết lẫn nhau; tác động và ảnh hưởng lẫn nhau.
*Phân biệt giao tiếp xã hội và giao tiếp trong hoạt động quản lý
2. Vai trò của giao tiếp trong cuộc sống và trong hoạt động quản lí
-Vai trò của giao tiếp trong cuộc sống
Có thể khẳng định rằng giao tiếp có vai trò vô cùng quan trọng đối với sự phát triển của cá nhân mỗi
người nói riêng và xã hội nói chung. Dưới đây chúng tôi sẽ liệt kê những vai trò của giao tiếp:
+ Giao tiếp là điều kiện tồn tại của xã hội
Mỗi người khi sinh ra chúng ta đều phải tập nói những câu từ đầu tiên. Dần dần trong quá trình lớn
lên chúng ta phải giao tiếp để truyền đạt thông tin đến người khác.
Đối với xã hội là một cộng đồng có sự ràng buộc, liên kết với nhau. Ở đó, con người kết nối với nhau
thông qua giao tiếp. Giao tiếp là cơ thể của sự tồn tại, phát triển của con người trong học tập, công việc và cuộc sống.
+ Giao tiếp giúp con người gia nhập vào các mối quan hệ, lĩnh hội nền văn hóa, đạo đức, chuẩn mực xã hội.
Cùng với hoạt động giao tiếp con người tiếp thu nền văn hóa, xã hội, lịch sử biến những kinh nghiệm
đó thành vốn sống. Kinh nghiệm của bản thân hình thành và phát triển trong đời sống tâm lý. Đồng thời
góp phần vào sự phát triển của xã hội. Nếu cá nhân không giao tiếp với xã hội thì cá nhân đó sẽ không biết
phải làm những gì để cho phù hợp với chuẩn mực xã hội, cá nhân đó sẽ rơi vào tình trạng cô đơn, cô lập về
tinh thần và đời sống sẽ gặp rất nhiều khó khăn.
+ Giao tiếp giúp con người hình thành năng lực tự ý thức. Con người nhận thức đánh giá bản thân
mình trên cơ sở nhận thức đánh giá người khác thông qua giao tiếp. Từ đó nâng cao khả năng tự giáo dục
và tự hoàn thiện mình, nỗ lực và phấn đấu, phát huy những mặt tích cực và hạn chế những mặt yếu kém -
Vai trò của giao tiếp trong hoạt động quản lí:
Đối với các nhà quản lý công, giao tiếp cũng là một nhu cầu nh đối với bất cứ ai. Trong hoạt độngƣ
quản lý hành chính, giao tiếp có mặt ở tất cả các khâu của hoạt động quản lý (trực tiếp hay gián tiếp). Có
thể nói, phần lớn thời gian trong ngày làm việc của ng ời lãnh đạo, quản lý dành cho việc giao tiếp vớiƣ ng
ời khác, với đơn vị. Việc hoàn thành nhiệm vụ của họ phụ thuộc rất nhiều vào hoạt động này.ƣ
+Giao tiếp là một công cụ quan trọng giúp nhà quản lý điều hành, chỉ đạo các hoạt động của tổ chức.
+ Giao tiếp là một cơ hội để các nhà quản lý tạo ảnh h ởng và thể hiện sự nổi trội của mình so với ƣ
các nhà quản lý khác, làm cho cấp d ới “tâm phục, khẩu phục” mà hành động theo sự chỉ đạo của các nhàƣ quản lý.
+Giao tiếp là cơ sở để đánh giá năng lực và phẩm chất của ng ời lãnh đạo, quản lý. Không thể nóiƣ
tôi là ng ời lãnh đạo có năng lực mà giao tiếp vụng về, thiếu tự tin, không biết tác động đến ng ời khác ƣ lO M oARcPSD| 45467232
ƣ nh thế nào, không biết trình bày một cách lôgic, rõ ràng các ý kiến, quan điểm của mình, lúc nào
cũngƣ phụ thuộc vào văn bản…
3.Phương tiện giao tiếp là gì? Có những phương tiện giao tiếp nào?
*Phương tiện giao tiếp: Là những công cụ cần thiết, không thể thiếu được trong quan hệ giao tiếp
của con người. Thông qua các phương tiện giao tiếp, con người không những biểu hiện mà còn thoã mãn
được các nhu cầu của con người trong giao tiếp.
*Các phương tiện giao tiếp:
-Phương tiện giao tiếp ngôn ngữ
+là phương tiện giao tiếp chủ yếu của con người, bằng ngôn ngữ con người có thể truyền đi bất cứ
một loại thông tin nào, như diễn tả tình cảm, ám chỉ, miêu tả sự vật. Nó dựa vào các yếu tố sau:
Nội dung ngôn ngữ: ý nghĩa của ngôn ngữ có hai hình thức để tồn tại là: Khách quan và chủ quan.
Hiểu được ý cá nhân là cơ sở tạo nên sự đồng điệu trong giao tiếp, còn được gọi là khả năng đồng cảm.
Tính chất của ngôn ngữ: Gồm nhịp điệu, âm điệu ngữ điệu… Có vai trò hết sức quan trọng trong
giao tiếp, nó tạo lợi thế cho ta để giao tiếp được thành công. Điệu bộ khi nói sẽ phụ họa theo lời nói để
giúp thêm ý nghĩa cho nó. Tuy nhiên, điệu bộ phải phù hợp với phong tục tập quán, nền văn hóa, do đó
đừng gò ép mình bằng cách bắt chước điệu bộ của người khác, vì điệu bộ tự nhiên là đáng yêu nhất.
-Phương tiện giao tiếp phi ngôn ngữ
Nghiên cứu phương tiện giao tiếp phi ngôn ngữ rất quan trọng nó giúp ta nhạy cảm hơn trong giao tiếp.
Nét mặt: Biểu lộ thái độ cảm xúc của con người, các công trình nghiên cứu thống nhất rằng nét mặt
của con người biểu lộ 6 cảm xúc: Vui mừng, buồn, ngạc nhiên, tức giận, sợ hãi, ghê tởm. Ngoài ra, nét
mặt còn cho ta biết về cá tính của con người.
Nụ cười: Trong giao tiếp, người ta có thể dùng nụ cười để biểu lộ tình cảm, thái độ của mình. Con
người có bao nhiêu kiểu cười thì có bấy nhiêu cá tính. Do đó, trong giao tiếp ta phải biết tinh nhạy quan
sát nụ cười của đối tượng giao tiếp.
Ánh mắt: Nó phản ánh trạng thái cảm xúc, bộc lộ tình cảm, tâm trạng và ước nguyện của con người.
Trong giao tiếp, nó phụ thuộc vào vị trí xã hội của mỗi bên.
Các cử chỉ: Gồm các chuyển động của đầu, bàn tay, cánh tay… vận động của chúng có ý nghĩa nhất định trong giao tiếp.
Tư thế: Nó liên quan mật thiết với vai trò vị trí xã hội của cá nhân, thông thường một các vô thức nó
bộc lộ cương vị xã hội mà cá nhân đảm nhận.
Diện mạo: Là những đặc điểm tự nhiên ít thay đổi như: Dáng người, màu da và những đặc điểm
thay đổi được như tóc, râu, trang điểm trang sức.ếp ngôn ngữ
4. Vai trò của giao tiếp phi ngôn ngữ.
5. Phân tích nhóm kĩ năng giao tiếp trong hoạt động quản lí lO M oARcPSD| 45467232
5.1Kỹ năng nói
Người Việt Nam có câu: “Uốn lưỡi bảy lần trước khi nói”, được dùng để dạy con người hãy cẩn thận
trước khi phát ngôn. Bởi lẽ, thông qua lời nói, người ta có thể đánh giá được rất nhiều điều: trình độ nhận
thức, nền giáo dục, văn hóa, nét tính cách… Trong giao tiếp kinh doanh, nói một cách hiệu quả, tạo được
ấn tượng tốt đẹp, thuyết phục người khác (khách ang, đối tác, đồng nghiệp, cấp trên, cấp dưới…) sẽ rất có
lợi cho chủ thể trong việc thiết lập và duy trì các mối quan hệ cũng như cơ hội thăng tiến trong sự nghiệp.
Trong giao tiếp kinh doanh, để nói đạt hiệu quả, hãy ghi nhớ các nguyên tắc sau:
+ Chính xác: nói càng chính xác thì hiệu quả giao tiếp càng cao.
+ Ngắn gọn: nói càng ngắn gọn càng dễ hiểu. Nói ngắn gọn là không truyền đạt những thông tin
thừa, phải đảm bảo đầy đủ nội dung, có giá trị.
+ Rõ ràng: nói rõ ràng, dễ hiểu sẽ làm tăng thêm hiệu quả của giao tiếp trong kinh doanh.
Những yếu tố giúp đạt hiệu quả tốt
Chuẩn bị truớc trong đầu những gì cần nói.
▪ Tạo đuợc sự chú ý của nguời nghe.
▪ Nói một cách rõ ràng, ngắn gọn và đủ nghe.
▪ Sử dụng những từ ngữ và thành ngữ quen thuộc, dễ hiểu.
▪ Nói bằng một giọng điệu phù hợp với hoàn cảnh, tình huống.
▪ Yêu cầu phản hồi qua hình thức nói. (Nhắc lại ) -Kỹ năng viết.
Thường được dùng trong giao tiếp để viết thư từ, công văn, chỉ thị, bản kế hoạch, bản ký kết hợp
đồng, bản quyết toán, thiệp mời, thư chúc mừng. Ngôn từ viết cần trong sáng, rõ ràng, chính xác.
Tuỳ theo từng lọai văn bản, các nhà quản lý phải viết cho đúng theo quy định hiện hành. Về phương
diện ngôn ngữ, cần đạt 5 yêu cầu cơ bản: rõ ràng, ngắn gọn, chính xác, hoàn chỉnh, lịch sự.
Trong tài liệu này, chúng tôi xin đề cập đến ba loại văn bản quan trọng trong hoạt động kinh doanh:
- Viết thư tín trong kinh doanh
- Viết báo cáo trong kinh doanh
- Viết e-mail trong kinh doanh
Viết báo cáo trong kinh doanh
Báo cáo là những văn bản trình bày nội dung trọng tâm, nổi bật hoặc cập nhật cho một đối tượng
hoặc một nhóm đối tượng cụ thể. Báo cáo thường được sử dụng để nêu lên các kết quả của một hành
động, kế hoạch công tác hoặc kinh doanh. Phân loại báo cáo lO M oARcPSD| 45467232 -
Báo cáo không theo hình thức: đây là loại báo cáo thường ngắn gọn, bao gồm thân bài và
tiêu đề hoặc chỉ có thân bài, thường được định dạng như một lá thư hoặc thư nội bộ. Loại báo cáo này
hiếm khi chứa biểu đồ giải thích và ít khi trình bày dữ liệu từ nguồn thứ cấp. -
Báo cáo tiến độ: dùng để thông tin cho người đọc về tình trạng của dự án cụ thể, giúp nhà
quản lý trong việc theo dõi và ra các quyết định về dự án. -
Báo cáo định kỳ: cung cấp cho cấp quản lý những thông tin thống kê vào những thời gian đã
đượcsắp xếp theo điều lệ. -
Báo cáo theo hình thức: đây là loại báo cáo gồm: chủ đề, lời tác giả, bảng tóm tắt, mục lục,
danh sách minh hoạ, phần chính, giải thích từ vựng khó, phụ lục và tài liệu tham khảo. Nội dung được
trích từ nguồn dữ liệu thứ cấp và sơ cấp. Báo cáo chính thức được chuẩn bị cho những quản lý cấp cao và
những người bên ngoài tổ chức. Báo cáo hình thức gồm 3 phần:
Phần mở đầu: trang tiêu đề, bảng mục lục, danh sách minh hoạ, tóm tắt Thân
bài: giới thiệu, thủ tục, các khám phá, phân tích, kết luận, đề xuất
Phần bổ sung: chú giải thuật ngữ, phụ lục, tài liệu tham khảo
Viết e-mail trong kinh doanh
E-mai (electronic mail) là một lá thư điện tử. Đây là một phương thức cung cấp, trao đổi thông tin,
chia sẻ tâm tư tình cảm nhanh chóng, hiệu quả và ít tốn kém. E-mail đã đơn giản hóa việc giao tiếp giữa
các cá nhân tại nơi làm việc. Vì vậy, ngày nay, việc sử dụng e-mail đã trở nên hết sức phổ biến. Hàng
ngày, chúng ta có thể nhận hàng chục e-mail từ những người thân trong gia đình, bạn bè, đối tác, khách
hàng, và từ những công ty quảng cáo…
5.3.Giao tiếp phi ngôn ngữ Những biểu hiện:
▪ Nét mặt : (Vui mừng - Buồn - ngạc nhiên - Sợ hãi - tức giận - Ghê tởm …khoảng 2000 nét mặt)
▪ Nụ cuời : Có bao nhiêu kiểu cuời thì có bấy nhiêu cá tính Cuời mỉm - cuời thoải mái – cuời nhếch mép,
cuời giòn tan, cuời tươi tắn – cuời đôn hậu -cuời gằn – cuời chua chát… ▪ Ánh mắt : Thể hiện cá tính con nguời.
- Ánh mắt : Nhìn lạnh lùng – nhìn thẳng – nhìn soi mói – nhìn lấm lét, nhìn trìu mến, nhìn đắm đuối…
- Hình dáng con mắt : mắt sâu, mắt tròn, mắt lá dăm, mắt lim dim, mắt luôn mở lớn. ▪ Diện mạo
Tạng nguời : cao/ thấp, mập/gầy. Khuôn mặt tròn, vuông, dài, trái xoan. Sắc da: trắng/den, ngăm ngăm, xanh xao, tai tái…