Câu hỏi ôn tập quản trị học căn bản/ Trường đại học kinh tế - luật đại học quốc gia thành phố Hồ Chí Minh

lOMoAR cPSD| 46454745
1. Khái niệm cơ cấu tổ chức doanh nghiệp
Cơ cấu tổ chức chính là 1 hệ thống chính thức về các mối quan hệ vừa độc lập
vừa phụ thuộc ở trong tổ chức. Cơ cấu tổ chức sẽ thể hiện nhiệm vụ rõ ràng đối
với từng thành viên ở trong tổ chức, những nhiệm vụ đó sẽ kết hợp với những
nhiệm vụ khác như thế nào để tạo ra sự hợp tác nhịp nhàng và ăn ý ở trong tổ
chức nhằm đáp ứng được mục tiêu chung.
Với cơ cấu tổ chức phải đảm bảo các yêu cầu dưới đây:
- Phù hợp với mục tiêu và chiến lược kinh doanh;
- Đảm bảo sự phân quyền rõ ràng, cụ thể và chính xác;
- Đảm bảo duy trì sự phối hợp hoạt động giữa các bộ phận;
- Đảm bảo tính cân đối và hiệu quả;
- Quản lý và kiểm soát các hoạt động của tổ chức.
Một tổ chức được cấu trúc hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp đủ ổn định để triển khai
chiến lược. Điều này khả thi bởi mọi công việc đã vào trình tự sắp xếp nhịp nhàng,
có hệ thống. Bên cạnh đó, các lợi thế cạnh tranh hiện tại, tương lai cũng duy trì đúng hướng.
2. Một số mô hình tổ chức doanh nghiệp thông dụng
2.1. Cơ cấu tổ chức theo chức năng
Mô hình tổ chức bao gồm từng chức năng quản lý được tách riêng do một bộ phận
đảm nhận. Cơ cấu đòi hỏi nhân viên là người am hiểu thành thạo nghiệp vụ trong
phạm vi quản lý của mình. lOMoAR cPSD| 46454745
Mô hình tổ chức theo chức năng
Loại hình được phân thành: Tài chính, sản xuất, bán hàng, nhân sự, nghiên cứu
phát triển. Mỗi chức năng triển khai dưới sự chỉ huy của một chuyên gia.
2.2. Cơ cấu tổ chức phân quyền
Đây là hình thức tổ chức đơn giản và lâu đời nhất hiện nay. Mô hình phân quyền
hoạt động theo trình tự chỉ thị ban hành từ cấp cao nhất. Sau đó, tất cả truyền đạt
xuống các vị trí trung tiếp đến nhân viên. lOMoAR cPSD| 46454745
Mô hình tổ chức phân quyền
Khi cấp dưới có mong muốn đề xuất ý kiến, họ sẽ gửi lên quản lý trực tiếp, cấp
cao phê duyệt. Kết quả cuối cùng trả về nhân viên theo trình tự ngược lại.
Kiểu mô hình này mang xu hướng trì trệ, có sự phân biệt lớn. Mối quan hệ giữa
quản lý và nhân viên trở nên xa cách do không có sự giao tiếp thường xuyên.
Nhân viên chỉ đi làm vì cần đồng lương và họ không có mong muốn gắn kết với công ty.
2.3. Cơ cấu tổ chức phẳng
Những công ty áp dụng tổ chức theo cấu trúc phẳng thường không có chức danh
công việc. Tất cả mọi người trong tổ chức đều bình đẳng với nhau hay còn gọi là
tự quản lý. Vì vậy mô hình chỉ áp dụng tại đơn vị ít nhân sự, cần tạo dựng sự hợp tác mạnh mẽ. lOMoAR cPSD| 46454745
Mô hình cơ cấu tổ chức phẳng
Cơ cấu phẳng hoạt động tốt nhất khi nhân viên gắn kết chặt chẽ. Để làm được
điều này rất cần truyền thông nội bộ. Chúng kết nối mọi người tham gia với nhiệm vụ thống nhất.
Sơ đồ cấu trúc phẳng có thể áp dụng tại các công ty nhỏ, startup. Việc áp dụng
mô hình mang lại những lợi ích:
● Tiết kiệm chi phí vì không có nhiều cấp quản lý trong một cơ cấu tổ chức.
Đồng nghĩa công ty chi ít hơn về tiền lương, phúc lợi... cho cấp quản lý.
● Nâng cao mức độ trách nhiệm của mỗi nhân viên.
● Tinh gọn bộ máy, loại bỏ những lớp quản lý dư thừa.
● Tăng mức độ giao tiếp để công việc diễn ra trôi chảy.
● Rút ngắn thời gian phê duyệt quyết định do có ít người phải tham khảo.
Cấu trúc phẳng thường cho người lãnh đạo quyền đưa ra các quyết định
độc lập. Điều này dẫn đến quá trình xét duyệt nhanh hơn. lOMoAR cPSD| 46454745
2.4. Cơ cấu tổ chức quản lý phi tập trung
Mô hình quản lý phi tập trung không cần đến các chức danh, cấp bậc chi tiết.
Quyền lực giữa các cá nhân được phân bổ tương đương như nhau. Khác cơ cấu
phẳng, với loại hình này công việc sẽ được phân công theo vai trò. Một nhân viên
có thể đảm nhận nhiều nhiệm vụ khác nhau thuộc một vòng tròn.
Mô hình tổ chức phi tập trung
Hiểu một cách đơn giản là không có cấp trên, nhân viên sẽ tự quản lý và làm sếp
chính mình. Trong mô hình phi tập trung, sự minh bạch luôn là yếu tố được đề
cao hơn hết. Vì thế, tất cả mọi người đều phải tuân thủ theo cùng một nguyên tắc
rõ ràng. Hiện nay, cơ cấu này đang được áp dụng tại những doanh nghiệp SME.
Đặc biệt, thông dụng nhất trong các tổ chức phi lợi nhuận ở các nước tiên tiến. lOMoAR cPSD| 46454745
3. Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH MTV Cao Su Chư Sê
Đây là mô hình tổ chức theo chức năng lOMoAR cPSD| 46454745
3.1. Ưu điểm, nhược điểm của cơ cấu tổ chức 3.1.1. Ưu điểm
Mô hình cơ cấu tổ chức doanh nghiệp theo chức năng của Công ty TNHH MTV
Cao Su Chư Sê là một trong những cách tổ chức phổ biến, trong đó công ty được
chia thành các bộ phận hoặc chức năng riêng biệt dựa trên công việc hoặc nhiệm
vụ cụ thể. Dưới đây là một số ưu điểm của mô hình này: -
Chuyên môn cao: Mô hình chức năng cho phép mỗi bộ phận của công ty
tậptrung vào một lĩnh vực cụ thể của công việc. Điều này giúp nhân viên phát
triển chuyên môn cao trong lĩnh vực của họ và thường dẫn đến sự hiệu quả và
hiệu suất làm việc tốt hơn. -
Quản lý chuyên nghiệp: Mỗi bộ phận được quản lý bởi người có chuyên
môntrong lĩnh vực đó, giúp quản lý trở nên hiệu quả hơn trong việc ra quyết định
và giải quyết các vấn đề cụ thể. -
Tiết kiệm tài nguyên công ty: Mô hình chức năng thường cho phép tối ưu
hóasử dụng tài nguyên vì các bộ phận chia sẻ cùng một loại công việc hoặc nguồn
tài nguyên, giúp tránh lãng phí và tăng cường hiệu suất. -
Khả năng phát triển chuyên sâu: Nhân viên có thể tập trung vào phát triển
kỹnăng và kiến thức chuyên sâu trong lĩnh vực của họ, điều này có thể dẫn đến
sự phát triển nghề nghiệp và tiến cử nội bộ. -
Dễ quản lý và đo lường hiệu suất: Vì mỗi bộ phận có nhiệm vụ cụ thể, việc
đolường hiệu suất và quản lý trở nên dễ dàng hơn. Điều này giúp công ty thích
nghi nhanh chóng với thay đổi và điều chỉnh chiến lược kinh doanh. -
Tập trung vào chất lượng: Mô hình chức năng thường dẫn đến việc tập
trungvào việc cải thiện chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ, bởi vì mỗi bộ phận
chịu trách nhiệm về một phần cụ thể trong quá trình sản xuất hoặc cung ứng. lOMoAR cPSD| 46454745
3.1.2. Nhược điểm
Tuy nhiên, mô hình cơ cấu tổ chức doanh nghiệp theo chức năng cũng có nhược
điểm của nó, bao gồm khả năng xảy ra mâu thuẫn giữa các bộ phận và khó khăn
trong việc tương tác giữa các bộ phận khác nhau. Dưới đây là một số nhược điểm
của mô hình cơ cấu tổ chức doanh nghiệp theo chức năng của công ty: -
Sự phân tách và cách biệt: Mô hình chức năng có thể dẫn đến sự phân
táchgiữa các bộ phận, khiến cho việc hợp tác và truyền thông giữa các phòng ban
trở nên khó khăn. Điều này có thể làm giảm sự linh hoạt và đáp ứng nhanh chóng
đối với thay đổi hoặc khách hàng. -
Xung đột quyền lực: Các bộ phận có thể cạnh tranh với nhau về nguồn lực
vàquyền lực trong tổ chức. Điều này có thể dẫn đến xung đột và mất đi sự tập
trung vào mục tiêu tổng thể của công ty. -
Khó khăn trong việc quản lý toàn diện: Do mỗi bộ phận tập trung vào
mộtkhía cạnh cụ thể, việc quản lý toàn diện của tổ chức có thể trở nên phức tạp
hơn. Cần có sự phối hợp kỹ thuật để đảm bảo rằng các bộ phận hoạt động hòa
quyện và đồng thuận với mục tiêu tổng thể. -
Sự thiếu kiểm soát trong việc phát triển sản phẩm hoặc dự án: Trong mô
hìnhchức năng, dự án hoặc sản phẩm thường phải đi qua nhiều bộ phận trước khi
hoàn thành. Điều này có thể làm cho quá trình phát triển trở nên chậm chạp và khó kiểm soát. -
Khả năng thất thoát thông tin: Vì sự phân chia rõ ràng giữa các bộ phận,
thôngtin quan trọng có thể bị thất thoát hoặc không được chia sẻ đầy đủ giữa các
bộ phận. Điều này có thể gây ra sai sót và hiểu lầm. -
Khó khăn trong việc thích nghi với thay đổi nhanh chóng: Trong mô hình
chứcnăng, việc thích nghi với thay đổi nhanh chóng hoặc đòi hỏi sự linh hoạt có
thể trở nên khó khăn. Các quy trình và quy định thường phải được điều chỉnh để đáp ứng nhu cầu mới. lOMoAR cPSD| 46454745
Tóm lại, mặc dù mô hình cơ cấu tổ chức doanh nghiệp theo chức năng có nhiều
ưu điểm, nhưng cũng có nhược điểm của nó. Quyết định sử dụng mô hình này
cần xem xét cẩn trọng ngữ cảnh và mục tiêu cụ thể của tổ chức để đảm bảo rằng
các lợi ích có thể được khai thác một cách tối ưu và nhược điểm có thể được kiểm soát.
3.2. Tác động của cơ cấu tổ chức lên hoạt động của công ty trong tình huống cụ thể
Cơ cấu tổ chức là một yếu tố quan trọng đối với sự phát triển và thành công của
một công ty. Cơ cấu này chia công ty thành các bộ phận hoạt động dựa trên chức
năng công việc, chẳng hạn như phòng kế toán, phòng marketing, phòng sản xuất,
và phòng nhân sự. Điều này đã tác động đến hoạt động kinh doanh của Công ty
TNHH MTV Cao Su Chư Sê. Ví dụ trong tình huống Công ty TNHH MTV Cao
Su Chư Sê bị phát hiện một số các vấn đề về chất lượng trong sản phẩm cao su
và đang gặp phải sự phàn nàn từ phía khách hàng. Vấn đề này đang ảnh hưởng
đến uy tín của công ty và đòi hỏi một phản ứng nhanh chóng để giải quyết. Từ
đó, mô hình cơ cấu tổ chức theo chức năng giải quyết tình huống trên như sau: 1.
Các nông trường, Xí nghiệp, Phòng kế hoạch đầu tư, xây dựng cơ bản
vàPhòng kỹ thuật: bộ phận này chịu trách nhiệm trực tiếp về quá trình sản xuất
cao su. Với mô hình chức năng, họ đã được đào tạo chuyên sâu về sản xuất và có
thể tập trung vào việc giải quyết vấn đề chất lượng. Họ có khả năng xác định
nguyên nhân cụ thể gây ra vấn đề này và áp dụng biện pháp sửa đổi để cải thiện chất lượng sản phẩm. 2.
Phòng quản lý Chất lượng sản phẩm: Công ty có thể có một bộ phận
riêngbiệt chuyên về kiểm tra chất lượng. Mô hình này đảm bảo rằng có một đội
ngũ chuyên nghiệp kiểm tra mọi sản phẩm trước khi chúng ra thị trường. Trong
tình huống này, họ có thể chịu trách nhiệm kiểm tra các sản phẩm gây vấn đề và
đưa ra thông tin cụ thể về sự cố. lOMoAR cPSD| 46454745 3.
Bộ phận văn phòng của công ty: Bộ phận này có nhiệm vụ theo dõi phản
hồitừ khách hàng và làm việc với họ. Trong tình huống này, họ có thể tập trung
vào việc thông báo cho khách hàng về các biện pháp cải thiện đang được thực
hiện và xây dựng lại lòng tin. 4.
Phòng Kế hoạch đầu tư và xây dựng cơ bản: Nếu vấn đề chất lượng xuất
hiệndo cần phải cải thiện công nghệ sản xuất, bộ phận này có thể tiến hành nghiên
cứu và phát triển để tạo ra các giải pháp tiến tiến.
Mô hình cơ cấu tổ chức theo chức năng cho phép mỗi bộ phận tập trung vào vai
trò cụ thể của họ trong việc giải quyết vấn đề chất lượng này. Tuy nhiên, điểm
yếu của mô hình này có thể là cần sự phối hợp mạnh mẽ giữa các bộ phận để đảm
bảo rằng thông tin và biện pháp cải thiện được chuyển đổi một cách hiệu quả và
nhanh chóng trong toàn công ty.