Câu hỏi quản lý tổ chức kinh tế

lOMoARc PSD|17327243
Câu 1: Mô tả chi tiết các nguyên tắc của tổ chức?
- Mệnh lệnh liên tục: đề cập đến dòng quyền hạn hoặc mối quan hệ báo cáo tồn tại
trong một tổ chức. Nguyên tắc của mệnh lệnh liên tục nói rằng dòng quyền phải
được lưu trữ và quyền hạn chảy từ trên xuống dưới. Nguyên tắc này cũng chỉ ra
rằng một chuỗi không bị gián đoạn và rõ ràng phải kết nối tất cả các nhân viên với
các cơ quan cấp trên của họ đến tận cấp cao nhất.
- Mệnh lệnh thống nhất
Nguyên tắc này nói rằng mọi nhân viên của tổ chức chỉ nên báo cáo với một ông
chủ hoặc cấp trên. Họ cũng phải có trách nhiệm trả lời và chịu trách nhiệm trước
sếp đó về mọi hoạt động của họ. Tương tự, cấp trên cần có trách nhiệm đưa ra mệnh
lệnh và thông tin cho nhân viên, đánh giá hiệu quả công việc và hỗ trợ họ thực hiện
tốt nhiệm vụ của mình. Nguyên tắc thống nhất chỉ huy nhằm mục đích đảm bảo rằng:
+ Không có sự tranh chấp giữa các nhân viên về người mà họ nên nhận lệnh. +
Không có sự trùng lặp hoặc xung đột trong các mệnh lệnh được truyền lại. Ví dụ,
một nhân viên có thể nhận được hai thông điệp mâu thuẫn từ hai ông chủ.
+ Sự hiểu biết lẫn nhau và mối quan hệ hỗ trợ giữa cấp trên và cấp dưới.
+ Cơ hội để cấp trên và cấp dưới nhận thức và đánh giá cao điểm mạnh và điểm yếu
của nhau và có ít cơ hội hơn để người lao động trốn tránh trách nhiệm với lý do là
thực hiện công việc khác chỉ dẫn sếp khác.
- Mệnh lệnh đúng hướng:
Nguyên tắc này quy định rằng tất cả các hoạt động của tổ chức phải hướng tới việc
thành cùng một mục tiêu với chủ trương rằng tất cả các hoạt động có mục tiêu gần
nhau nên được đặt dưới một người giám sát duy nhất.
- Tầm hạn kiểm soát: nguyên tắc này đề cập đến số lượng nhân viên mà một giám
sát viên có thể quản lý một cách hiệu quả. Nguyên tắc này quy định rằng có giới
hạn về số lượng người báo cáo cho một người giám sát. Số lượng nhân viên được
giám sát bởi người giám sát càng nhiều thì khoảng thời gian của nhân viên càng
rộng. Tương tự, càng ít nhân viên có tầm nhìn xa, thì phạm vi kiểm soát càng hẹp.
- Nguyên tắc chuyên môn hóa
Nguyên tắc này nói rằng mỗi nhân viên nên thực hiện một chức năng hàng đầu, khi
nhân viên thực hiện một số nhiệm vụ hạn chế được giao cho họ, cuối cùng họ sẽ có
được sự chuyên môn hóa trong các nhiệm vụ đó. Phân công lao động là tiền đề quan
trọng của chuyên môn hoá. Về vấn đề này, tất cả các chức năng liên quan được
nhóm lại với nhau dưới một người quản lý. Ví dụ, tất cả các hoạt động liên quan
đến sản xuất có thể được nhóm lại và giao cho bộ phận sản xuất dưới sự kiểm soát
của giám đốc sản xuất. Theo cách này, toàn bộ tổ chức có thể được chia thành các
bộ phận chức năng khác nhau thông qua quá trình được gọi là bộ phận hóa. Chuyên
môn hóa thông qua phòng ban là cách tốt nhất để sử dụng các cá nhân và nhóm. lOMoARc PSD|17327243
- Nguyên tắc phối hợp Nguyên tắc này chỉ ra rằng các nguồn lực và hoạt động của
tổ chức cần được phối hợp thông qua các mối quan hệ cộng tác để hoàn thành các
kế hoạch và mục tiêu đề ra. Kết hợp và tương quan tất cả các hoạt động của tổ chức
là bản chất của sự phối hợp. Nguyên tắc phối hợp nhằm mục đích đảm bảo rằng các
bộ phận, nhóm và cá nhân khác nhau của tổ chức làm việc tập thể vì mục đích chung.
- Nguyên tắc ủy quyền
Ủy quyền là quá trình phân bổ quyền hạn và trách nhiệm đối với việc đạt được mục
tiêu của một tổ chức. Ủy quyền có nghĩa là sự chuyển giao xuống bên dưới quyền
hành động, quyết định và thực hiện các trách nhiệm công việc. (Mục đích của việc
ủy quyền là để người khác hoàn thành công việc hiệu quả hơn).
- Nguyên tắc linh hoạt
Tính linh hoạt có nghĩa là khả năng thích ứng với những thay đổi của môi trường.
Nguyên tắc này nhấn mạnh rằng một số ngoại lệ đối với quy tắc phải được cho phép.
Điều này là cần thiết vì tính chất không chắc chắn và không thể đoán trước của môi
trường tổ chức. Do đó, cơ cấu tổ chức phải đủ linh hoạt và khả năng chống chịu để
chấp nhận những thay đổi trong môi trường bên trong và bên ngoài của nó
- Nguyên tắc ngang bằng về quyền hạn và trách nhiệm Nguyên tắc ngang bằng
nêu rõ rằng quyền hạn được giao cho nhân viên: phải bằng nhau về trách nhiệm
giao phó với họ. Điều này là cần thiết để họ hoàn thành công việc mà không có
bất kỳ sự bất mãn và thất vọng nào trong công việc. Khi không có đủ quyền hạn,
nhân viên không thể hoàn thành trách nhiệm công việc của minh. Đồng thời, họ
có thể có xu hướng lạm dụng quyền hạn của mình mà không có trách nhiệm tương ứng.
Câu 2: Nêu khái niệm của quản trị sự thay đổi? Các đặc điểm của quản trị sự thay
đổi trong tổ chức?
KN: Quản trị sự thay đổi là quá trình liên tục đổi mới
phương hướng, cấu trúc và khả năng của tổ chức để
phục vụ các nhu cầu luôn thay đổi của khách hàng.
Đặc điểm của quản lý thay đổi tổ chức Dựa trên các định nghĩa, các đặc điểm sau đây có
thể được suy ra đối với thay đổi tổ chức và quản lý thay đổi: 1.
Thay đổi tổ chức là thay đổi các yếu tố của tổ chức như hệ thống, quy trình, vai trò
công việc và cơ cấu tổ chức. 2.
Thay đổi là một quá trình liên tục trong các tổ chức hoạt động trong môi trường
được đặc trưng bởi sự thay đổi liên tục. Trong một thế giới năng động, không đơn giản là
thay đổi không phải là một lựa chọn cho các tổ chức. lOMoARc PSD|17327243 3.
Thay đổi là phản ứng đối với các vấn đề hoặc cơ hội cụ thể của một tổ chức có thể
nảy sinh từ các tác nhân bên ngoài hoặc bên trong. Quản lý thay đổi là cầu nối giữa giải pháp và kết quả. 4.
Quản lý thay đổi liên quan đến việc chuyển một tổ chức từ trạng thái hiện tại qua
trạng thái chuyển tiếp sang trạng thái mong muốn trong tương lai. Trạng thái hiện tại đề
cập đến cách các hoạt động được thực hiện ngày hôm nay trong khi trạng thái tương lai
đề cập đến hệ thống, quy trình, cấu trúc công việc hoặc vai trò công việc mới được xác
định bởi sự thay đổi. 5.
Vai trò, mức độ phù hợp và tính cấp bách của quản lý thay đổi phụ thuộc vào mức
độ gián đoạn được tạo ra trong công việc hàng ngày của một cá nhân và cũng phụ thuộc
vào hệ thống giá trị, văn hóa, đạo đức, thực tiễn, chính sách của tổ chức, v.v. 6.
Quản lý thay đổi tập trung vào các giá trị chi phí, chất lượng và tiến độCâu 3:
Phân tích các yêu tố có thể dẫn đến sự thay đổi của tổ chức?
- Quy Trình: Các chính sách, thủ tục, quy tắc và quy định cùng với sơ đồ quy trình
xác định các quy trình kinh doanh. Các quy trình này thiết kế và mô tả cách thức
thực hiện các công việc khác nhau trong các tổ chức. Dựa trên các điều kiện và sự
phát triển của thị trường, các quy trình này liên tục được thiết kế lại để khai thác
các cơ hội thị trường mới nổi, đáp ứng các thách thức và đạt được các mục tiêu của tổ chức.
- Công Nghệ: Công nghệ thường được áp dụng để đảm bảo tính nhất quán trong
việc áp dụng các quy trình. Trong khi thực hiện các thay đổi, nó giúp nâng cao
hiệu quả hoạt động của các quy trình. Thông thường, các yêu cầu công nghệ bị ảnh
hưởng bởi các yêu cầu quy trình bị ảnh hưởng bởi những thay đổi dự kiến.
- Con người: Trong mọi tình huống, những người trong quy trình là những người
làm cho quy trình thành công. Thông thường, mọi người tạo ra quy trình, sở hữu
quy trình và cũng có cảm xúc gắn bó với quy trình. Họ cũng trở nên xúc động khi
các quá trình này bị thay đổi. Do đó, điều quan trọng đối với các tổ chức là xem
xét cẩn thận khía cạnh con người của sự thay đổi. Các tổ chức cũng nên nhận ra
rằng việc thiết kế các quy trình mới và phát triển công nghệ mới sẽ có rất ít hoặc
không có tác dụng gì nếu con người không phải là một phần của quá trình thay
đổi. Chính những người thiết kế các quy trình mới, phát triển công nghệ mới và áp
dụng các quy trình và công nghệ này để thực hiện những thay đổi đã định.
Câu 4: Khái niệm môi trường của tổ chức, các lực lượng của môi trường?
4.1. Khái niệm môi trường tổ chức
Môi trường của tổ chức là tổng hợp các yếu tố từ bên trong cũng như từ bên ngoài tổ
chức có ảnh hưởng trực tiếp hoặc gián tiếp đến hoạt động và kết quả hoạt động của tổ chức.
4.2. Các lực lượng môi trường lOMoARc PSD|17327243
(1) Môi trường chính trị: Thường ảnh hưởng đến hoạt động của quản lý
theo nhiều cách thức khác nhau. Môi trường chính trị lý tưởng cho tổ chức là
một chính phủ ổn định và thân thiện. Những thay đổi về quan điểm và mục đích
của chính phủ có thể cơ hội kinh doanh của các tổ chức, doanh nghiệp thành
hiểm hoạ. Những thay đổi có thể bắt nguồn từ sự thay đổi của đảng phái chính
trị cầm quyền, hay do điều kiện kinh tế yếu kém nên chính phủ phải rút lại các
cam kết thương mại trước đó, … Tuy nhiên, mối quan tâm lớn nhất của các tổ
chức vẫn là tính liên tục của các qui định, nguyên tắc ứng xử cho dù bất kỳ đảng
phái nào đang nắm quyền. Một thay đổi trong chính phủ, cho dù là do bầu cử
hay đảo chính không phải lúc nào cũng có nghĩa là thay đổi mức độ rủi ro chính
trị. Trái lại những thay đổi cơ bản trong chính sách có thể tạo ra những bất ổn
lớn, ví như thay đổi chính sách kinh tế mở của Việt Nam thập kỷ 80. Một sự
thay đổi đột ngột không lường trước được trong chính sách của chính phủ cũng
có thể làm cản trở hoạt động kinh doanh của các tổ chức, doanh nghiệp, bất kể
nguyên nhân của thay đổi là gì.
(2) Môi trường kinh tế: Được hình thành từ các yếu tố như thu nhập,
dân số, sự biến động của chu kỳ kinh tế, điều kiện thị trường lao động.... các yếu
tố này ảnh hưởng đến hành vi người tiêu dùng, đối thủ cạnh tranh, nhà cung cấp
và đương nhiên cũng ảnh hưởng đến hoạt động của các nhà quản lý. Bên cạnh
đó, các yếu tố của môi trường kinh tế cần xem xét đánh giá bao gồm chính sách
tiền tệ, chính sách tài khóa, chu kỳ kinh tế, mức độ tăng trưởng, lạm phát, lãi
suất, tỷ giá hối đoái. Những yếu tố này ảnh hưởng lớn tới hoạt động và cách ra
quyết định của tổ chức. Cụ thể:
+ Lãi suất có sự tác động lớn đến chi phí vốn và ảnh hưởng tới chiến lược mở rộng
phát triển của tổ chức.
+ Tỷ giá hối đoái tác động lớn đến nguồn cung, chi phí hàng hóa xuất khẩu và giá cả của hàng nhập khẩu.
+ Lạm phát ảnh hưởng lớn đến chi phí tiền lương, lãi suất cũng như khiến cho các tổ
chức đối mặt với chiến lược ra quyết định tăng giá bán hay giảm chi phí và gặp khó khăn
với khoản trả nợ dài hạn tăng thêm khi lạm phát.
+ Mức độ tăng trưởng tạo điều kiện cơ hội cho tổ chức phát triển.
(3) Môi trường xã hội: Được tạo ra bởi trình độ học vấn, niềm tin, thái
độ và các giá trị của những người sống trong một vùng cụ thể. Có nhiều yếu tố
ảnh hưởng đến môi trường xã hội của các tổ chức kinh doanh
+ Nhân khẩu học: Quy mô dân số, cơ cấu tuổi, ... Ví dụ: Những bộ phận người bị thiệt
thòi trong xã hội, những người thuộc các thành phần, bộ lạc và các cộng đồng thiểu số đã
tham gia vào tổ chức với số lượng đáng kể. Do đó các nhà quản lý phải hiểu rõ về ảnh
hưởng của môi trường đối với các hoạt động của tổ chức
+ Tình trạng giáo dục: Đây là yếu tố ảnh hưởng đến hành vi của nhân viên từ đó ảnh
hưởng sâu sắc đến môi trường của tổ chức. Ví dụ: các doanh nghiệp có tỷ lệ tri thức lớn có lOMoARc PSD|17327243
thể yêu cầu các nhà quản lý đưa ra các kế hoạch và chương trình đổi mới để đáp ứng kỳ
vọng cao của người lao động.
(4) Môi trường công nghệ: Môi trường này tạo ra các loại tri thức của
khoa học được ứng dụng hiệu quả vào thực tế. Nhưng thường bị ảnh hưởng bởi
tốc độ thay đổi của công nghệ và tạo ra cơ hội cũng như thách thức cho tổ chức
khi chu kỳ đổi mới công nghệ và vòng đời của sản phẩm ngày càng ngắn dẫn
đến vị thế cạnh tranh của sản phẩm thay đổi liên tục; Bên cạnh đó nó cũng tác
động lên mọi lĩnh vực hoạt động của tổ chức như sản xuất, lưu thông hàng hóa
và dịch vụ, .... Tuy nhiên khi áp lực cạnh tranh để thúc đẩy tổ chức thích nghi là
rất lớn, ứng dụng công nghệ mới để trở nên khác biệt với đối thủ cạnh tranh thì
sẽ dễ tạo ra lợi thế hơn nhưng nếu tổ chức không thể thay đổi kịp thời sẽ bị lạc
hậu và bị đào thải khỏi thị trường. Hơn nữa, nếu nguồn cung nội địa về máy móc
thiết bị và các sản phẩm trung gian hạn chế, các tổ chức phải tự đảm bảo đầu
vào hoặc nhập khẩu; hoạt động hợp tác giữa các tổ chức trong nước bị hạn chế,
cơ hội học hỏi công nghệ trong nội khối chưa được phát huy.
(5) Môi trường cạnh tranh: Môi trường này tạo ra sức ép đối với các
nhà quản lý, họ phải đối mặt với các đối thủ cạnh tranh, khi đối thủ tung ra sản
phẩm mới họ phải là người tìm ra các giải pháp tối ưu nhất cho tổ chức của mình
không bị thua thiệt với đối thủ mà vẫn giữ được mức lợi nhuận của công ty mình.
Một số khía cạnh cạnh tranh thường được chú trọng: Các qui định liên quan đến
điều kiện cạnh tranh chung và cạnh tranh ngành như các qui định cạnh tranh
không lành mạnh, các rào cản gia nhập ngành kinh doanh… Các áp lực cạnh
tranh trên thị trường từ các tổ chức khác nhau, cũng như áp lực từ khách hàng
đến tổ chức… Nghiên cứu các mức độ cạnh tranh như cạnh tranh về nhu cầu,
cạnh tranh về mong muốn, cạnh tranh giữa các loại sản phẩm cùng loại và cạnh
tranh giữa các nhãn hiệu sản phẩm. Các đối thủ cạnh tranh: đối thủ cạnh tranh
trên thị trường có thể được chia thành 4 loại: đối thủ cạnh tranh dẫn đầu thị
trường, đối thủ cạnh tranh thách thức thị trường, đối thủ cạnh tranh theo sau và
đối thủ cạnh tranh thị trường ngách.
Ví dụ: Samsung là một công ty được thành lập tại Hàn Quốc chuyên về công nghệ
điện tử và thiết bị thông minh. Các đối thủ cạnh tranh của họ bao gồm Apple, Sony, Huawei,
Intel, v.v., đó là lý do tại sao nhóm của Samsung cố gắng tạo ra một sản phẩm tốt hơn các
sản phẩm thay thế của đối thủ bằng cách sử dụng những đổi mới có thể thu hút khách hàng tiềm năng.
(6) Môi trường pháp luật: Luật pháp và cơ chế ngành có thể tạo nên ảnh
hưởng tích cực hoặc tiêu cực rất lớn đến việc ra quyết định chiến lược kinh
doanh của doanh nghiệp, tổ chức. Được định hình bởi các luật hiện hành (bao
gồm các quy định do chính phủ ban hành, các quyết định của tòa án và bao gồm
các quyền cơ bản của công dân trong hiến pháp). Các nhà quản lý phải nắm rõ
các luật điều khoản liên quan đến hoạt động của tổ chức. lOMoARc PSD|17327243
(7) Môi trường sinh thái: Bao gồm các yếu tố như thời tiết, khí hậu, tài
nguyên thiên nhiên phong cảnh góp phần tạo nên thị trường cung ứng yếu tố đầu
vào doanh nghiệp cũng như ảnh hưởng đến thu nhập, việc làm và dân cư. Từ đó,
nó tác động đến sức mua, khả năng tiêu thụ, bán hàng của doanh nghiệp và chiến
lược phát triển bền vững của doanh nghiệp, tổ chức và có ảnh hưởng lớn đến sự
phát triển của các doanh nghiệp, tổ chức.
Câu 5: Phân tích những rào cản ảnh hưởng đến hiệu quả của việc lập kế hoạch?
Các tổ chức chỉ được quản lý và kiểm soát bởi những người điều hành cao nhất thông qua
một loạt các kế hoạch. Bản chất và kiểu lập kế hoạch cũng chỉ ra triết lý, thái độ và quan
điểm của quản lý. Hơn nữa, lập kế hoạch cũng giúp nhân viên hình thành ý kiến về người
sử dụng lao động của họ. Chỉ thông qua việc lập kế hoạch hiệu quả, ban lãnh đạo có thể
tự đảm bảo quản trị tốt, sự hợp tác của nhân viên và việc hoàn thành sứ mệnh. Tuy nhiên,
hiệu quả của việc lập kế hoạch bị suy giảm bởi sự hiện diện hoặc thiếu vắng của một số
yếu tố. Điều cần thiết là các nhà quản lý tham gia vào quá trình lập kế hoạch phải biết
những yếu tố này. Bây giờ chúng ta hãy thảo luận về các rào cản đối với việc lập kế hoạch.
Tính không phù hợp của các mục tiêu-Các mục tiêu khó được đo lường hoặc xác minh
có thể làm suy giảm hiệu quả của việc lập kế hoạch. Ví dụ, sự hài lòng trong công việc
của nhân viên rất khó được định lượng và do đó, các mục tiêu liên quan đến sự hài lòng
của nhân viên rất khó đo lường. Tương tự, các mục tiêu viển vông, phi đạo đức hoặc quá
tham vọng cũng có thể ảnh hưởng đến hiệu quả của việc lập kế hoạch. Ví dụ, đánh bật
đối thủ cạnh tranh ra khỏi thị trường bằng các phương pháp phi đạo đức hoặc hối lộ quan
chức để nhận được sự ưu ái là những ví dụ về các mục tiêu phi đạo đức. Hơn nữa, sự sắp
xếp sai lệch giữa các mục tiêu của tổ chức như thúc đẩy một mục tiêu này thành bất lợi
cho các mục tiêu khác quan trọng không kém cũng có thể gây hại cho kế hoạch cũng như
lợi ích kinh doanh. Ví dụ, quá chú trọng vào mục tiêu doanh số tín dụng có thể có tác
động tiêu cực đến mục tiêu của bộ phận thu hồi nợ.
Môi trường năng động - Nói chung, các kế hoạch phù hợp hơn với môi trường ổn định.
Các nhà quản lý hoạt động trong một môi trường thay đổi nhanh chóng và phức tạp có
thể thấy môi trường đó khó phát triển kế hoạch hiệu quả. Vấn đề lập kế hoạch trong môi
trường năng động khó khăn hơn trong lập kế hoạch dài hạn hơn là lập kế hoạch ngắn hạn
Sợ thất bại-Các kế hoạch được lập cho tương lai đầy bất trắc. Tương lai có thể chứa
đựng nhiều bất ngờ cho những kế hoạch được chuẩn bị tỉ mỉ và bài bản. Rủi ro xảy ra bất
ngờ và đột ngột thường không khuyến khích các nhà quản lý tiến hành việc lập kế hoạch
một cách thực sự và sâu rộng. Hơn nữa, các mục tiêu và kế hoạch thường tạo ra kỳ vọng
về người quản lý và sự thất bại của các kế hoạch có thể được xem như là thất bại cá nhân lOMoARc PSD|17327243
của người quản lý. Nỗi sợ thất bại và hậu quả của thất bại đóng vai trò cản trở việc lập kế
hoạch hiệu quả của các nhà quản lý.
Chống lại những thay đổi-Các kế hoạch sẽ khơi dậy sự phản kháng khi nhân viên nhận
thấy cần phải thay đổi cách thức thực hiện công việc của họ. Vì các kế hoạch thường
được coi như một công cụ thay đổi, nhân viên có thể có xu hướng phản đối chúng như
một vấn đề thường ngày. Những phản kháng như vậy có thể gây ra sự lo lắng và do dự
của các nhà quản lý và cũng không khuyến khích họ thực hiện việc lập kế hoạch.
Nguồn lực không đủ-Sự thành công của việc lập kế hoạch thường phụ thuộc rất nhiều
vào tài nguyên có sẵn cho nó. Trong trường hợp không có đủ nguồn lực thích hợp, các
nhà quản lý có thể bị buộc phải cắt giảm các hoạt động liên quan đến kế hoạch. Ngân
sách không đầy đủ cảng sup và những thỏa hiệp kết quả có thể làm giảm hiệu quả của
việc lập kế hoạch. Hơn nữa, việc đánh giá quá mức hoặc đánh giá thấp các nguồn lực và
khả năng cũng có thể gây ra vấn đề cho các nhà quản lý tại thời điểm triển khai kế hoạch.
Thiếu thông tin liên lạc hiệu quả-Truyền thông đầy đủ và kịp thời về mục tiêu và kế
hoạch chi tiết là điều kiện tiên quyết để giao tiếp hiệu quả. Khi gặp khó khăn trong việc
truyền đạt kế hoạch cho những người tham gia, kế hoạch có thể thất bại do không có sự
hiểu biết, phối hợp, cam kết của nhân viên và sự đồng thuận của người lao động. Giao
tiếp kém có thể do sự khác biệt về ngôn ngữ hoặc văn hóa của nhân viên, kỹ năng giao
tiếp kém của người quản lý, sự phức tạp của quá trình lập kế hoạch và các công cụ giao tiếp không hiệu quả.
Sự vắng mặt của tư duy sáng tạo-Một luồng ý tưởng mới liên tục là điều cần thiết cho
việc lập kế hoạch trong một môi trường năng động. Việc phát triển các ý tưởng, sản
phẩm, phương pháp và công nghệ mới chỉ có thể thực hiện được đối với những người có
tư duy sáng tạo. Những nhà quản lý có tư tưởng cũ kỹ và tiêu chuẩn hóa thường thất bại
với tư cách là người lập kế hoạch do họ không có khả năng suy nghĩ kịp thời và phát triển
theo những hướng mới trong khi xây dựng kế hoạch. Những người quản lý này cũng
không truyền cảm hứng được cho nhân viên và khiến họ phải đưa ra những kế hoạch đơn
lẻ và không có gì nổi bật. Những nhà quản lý thông minh nhất là những người có khả
năng phát hiện và nuôi dưỡng những ý tưởng tuyệt vời từ những nguồn ít được kỳ vọng.
"Có thể hiểu, sự thiếu sáng tạo trong quá trình lập kế hoạch cũng có thể là kết quả của
việc loại trừ nhân viên trong quá trình phát triển ý tưởng và kế hoạch.
Sự thờ ơ của người quản lý-Sự bận tâm của người quản lý với công việc thường ngày
và xu hướng tập trung nhiều hơn vào kết quả tức thì có thể khiến việc lập kế hoạch trở
thành một hoạt động ít quan trọng hơn trong lịch trình bận rộn của họ. Các nhà quản lý
thường gặp khó khăn trong việc phân bổ thời gian cần thiết để lập kế hoạch hợp lý do
tính chất công việc bận rộn của họ. Họ cũng ít có động lực để dành thời gian cho việc lOMoARc PSD|17327243
chuẩn bị các kế hoạch rộng lớn có thể mang lại lợi ích cho họ và quá trình tối ưu hóa tổ
chức của họ chỉ trong dài hạn.
Thiếu thông tin phản hồi - Phản hồi cho phép hệ thống lập kế hoạch thay đổi phương
thức để đạt được kết quả mong muốn. "Tuy nhiên, trên thực tế, người tham gia ít chú ý
đến phản hồi của người tham gia và lập kế hoạch theo dõi miễn là đạt được mục tiêu kế
hoạch. Người quản lý không hiểu rằng không đủ để biết rằng kế hoạch đang hoạt động tốt
mà họ còn cần biết tại sao và cách thức hoạt động của nó. Khi họ không biết, nó sẽ khó
cho các nhà quản lý để giải quyết khi một kế hoạch bị sai hoặc khi hoàn cảnh thay đổi.
Thái độ của nhà quản lý đối với việc quản lý kế hoạch chỉ theo kết quả có thể ảnh hưởng
đến mức độ hiệu quả của quá trình lập kế hoạch.
Cơ sở lập kế hoạch không chính xác-Quá trình lập kế hoạch được khởi động theo một
số giả định về các sự kiện trong tương lai. Độ chính xác của các giả định này được xác
định bởi khả năng của các nhà quản lý trong việc dự báo vai trò và mức độ liên quan của
hầu hết các yếu tố môi trường trong việc ảnh hưởng đến quá trình lập kế hoạch. Trong
trường hợp có các giả định không chính xác, các kế hoạch chắc chắn sẽ thất bại do nguy
cơ không chắc chắn tăng lên, sự phối hợp kém. vân vân.
Lập kế hoạch không chính thức và ngẫu nhiên-Các nhà quản lý thường lập các kế
hoạch ngắn hạn không chính thức để giải quyết một tình huống mới nổi. Cách tiếp cận
không chính thức đối với việc lập kế hoạch có thể dẫn đến việc bỏ qua các mục tiêu dài
hạn, các vấn đề và lợi ích của tổ chức. Việc không có các hướng dẫn lập kế hoạch chính
thức có thể dẫn đến việc xây dựng và thực hiện kế hoạch đột xuất và không nhất quán.
Thi hành tốn kém-Lập kế hoạch thường được coi là một công việc tốn kém và mất thời
gian thực hiện bởi nhiều tổ chức, đặc biệt là các tổ chức vừa và nhỏ. Chi phí lập kế hoạch
còn tăng lên khi việc lập kế hoạch trở nên phức tạp hơn, phức tạp hơn và đối với nam
giới. Những khó khăn của các nhà quản lý trong việc biện minh cho chi phí lập kế hoạch
cao, thường làm giảm việc lập kế hoạch thành một bài tập không quan trọng.
Câu 6: Phân tích quá trình phân tích công việc?
Bước 1: Mô tả công việc: Phương pháp quan sát được áp dụng chủ yếu cho công nhân sản
xuất, những công việc mà hoạt động lao động của chúng diễn ra trong thời gian ngắn, thể
hiện ra bên ngoài, lặp đi lặp lại và dễ dàng quan sát được.
Bước 2: Xác định công việc: Là việc thiết lập một văn bản quy định về nhiệm vụ, chức
năng quyền hạn, các hoạt động thường xuyên đột xuất, các mối quan hệ trong công tác, các
tiêu chuẩn đánh giá chất lượng công việc. Bằng việc xem xét các thông tin thu thập được
từ thực tế trong bản mô tả, có thể phát hiện ra các điểm bất hợp lý cần thay đổi, những nội
dung thừa cần loại bỏ và những nội dung thiếu cần bổ sung. Từ đó xác định được bản mô
tả công việc mới theo tiêu chuẩn của công việc.
Bước 3: Đề ra các tiêu chuẩn về nhân lực: Là những yêu cầu chủ yếu về năng lực, phẩm
chất, hình thức mà người đảm nhận công việc phải đạt được. Đối với các công việc khác lOMoARc PSD|17327243
nhau, số lượng và mức độ yêu cầu cũng khác nhau. Những yêu cầu hay được đề cập đến
là: Sức khoẻ (thể lực và trí lực), trình độ học vấn, tuổi tác, kinh nghiệm, ngoại hình, sở
thích cá nhân, hoàn cảnh gia đình. Các tiêu chuẩn đưa ra sẽ được xác định rõ là ở mức nào:
cần thiết, rất cần thiết hay chỉ là mong muốn.
Bước 4: Đánh giá công việc: Là việc đo lường và đánh giá tầm quan trọng của mỗi công
việc. Việc đánh giá công việc phải chính xác, khách quan, đây là một nhiệm vụ hết sức
quan trọng, bởi vì giá trị và tầm quan trọng của mỗi công việc được đánh giá sẽ là căn cứ
để xác định mức lương tương xứng cho công việc này. Chất lượng của công tác đánh giá
phụ thuộc vào phương pháp đánh giá.
Bước 5: Xếp loại công việc: Những công việc được đánh giá tương đương nhau sẽ được
xếp vào thành một nhóm. Việc xếp loại công việc như thế này rất tiện lợi cho các nhà quản
lý trong công việc. Như vậy, với các nội dung và thông tin thu được trong khâu phân tích
công việc có ý nghĩa quan trọng, đem lại nhiều lợi ích cho tổ chức. Phân tích công việc
cung cấp những thông tin quan trọng về công việc để sử dụng trong hoạt động quản lý nhân
lực, là cơ sở để đưa ra quyết định nhân lực đúng đắn.
Câu 7: Phân tích các bước trong quá trình lựa chọn nhân sự?
- Bước 1: Mẫu đơn xin việc ( đơn trống ): đây là một định dạng tiêu chuẩn được
sửdụng để thu thập thông tin cần thiết về người nộp đơn để xác định mức độ phù hợp của
họ với công việc. Những thông tin này cực kỳ hữu ích trong việc xác định mức độ phù hợp
của ứng viên với công việc cũng như khả năng thực hiện công việc nếu họ được chọn.
- Bước 2: Bài kiểm tra lựa chọn: đây là bài kiểm tra tâm lý để so sánh và đối chiếucủa
hai hay nhiều người dựa trên một thước đo tiêu chuẩn. Có các loại bài kiểm tra lựa chọn như sau:
+ Kiểm tra trí thông minh ( IQ ): mục đích của bài kiểm tra này là để đo lường khả
năng trí tuệ của một người ( đánh giá trí nhớ, vốn từ vựng, khả năng hiểu lời nói, suy luận... ).
+ Kiểm tra năng khiếu: đây là bài kiểm tra đo lường tài năng tiềm ẩn của một người
và là yếu tố quan trọng để thực hiện công việc thành công. Thường được dùng cho các ứng
viên chưa có kinh nghiệm.
+ Kiểm tra thành tích: mục đích của bài kiểm tra là để đo lường hiểu biết của một
người trong công việc của họ, đánh giá hiệu suất và kỹ năng của họ trong công việc.
+ Kiểm tra tính cách: là kỹ năng dùng để đánh giá và dự đoán các đặc điểm cơ bản
của một người, đánh giá các hoạt động của ứng viên trong tương lai.
+ Kiểm tra sở thích: để biết sự quan tâm, thái độ và sở thích của một người đối với công việc.
+ Kiểm tra tính trung thực hoặc liêm chính: dùng để xác định tính trung thực của ứng
viên, đảm bảo họ không cung cấp bất kỳ thông tin sai lệch nào trong đơn đăng ký. lOMoARc PSD|17327243
- Bước 3: Phỏng vấn tuyển chọn: đây là một cuộc trò chuyện trực tiếp với ứng viênthu
thập thông tin cần thiết xác định sự phù hợp của họ với công việc. Có các hình thức đi
phỏng vấn khác nhau như:
- Phỏng vấn có cấu trúc: người phỏng vấn xác định trước các câu hỏi và tuân theocùng
một mẫu để hỏi. Hình thức này bảo đảm tính đồng nhất trong quá trình phỏng vấn và tạo
điều kiện dễ dàng so sánh giữa các ứng viên.
+ Phỏng vấn không có cấu trúc: người phỏng vấn không lập kế hoạch trước các câu
hỏi, hình thức này cho phép thảo luận tự do về bất kì chủ đề nào. Qua đó xác định được kỹ
năng. khả năng giải quyết của ứng viên.
+ Phỏng vấn sâu: mục đích của cuộc phỏng vấn này là để thảo luận chi tiết những
thông tin liên quan đến ứng viên và để đảm bảo không có thông tin quan trọng nào đối với
việc ra quyết định bị bỏ sót.
+ Phỏng vấn căng thẳng ; là đặt ứng viên vào một tình huống khó xử để xem khả năng xử lý.
+ Phỏng vấn ban hội thẩm: ứng viên được phỏng vấn bởi hai hoặc một nhóm người,
kết quả được đánh giá bởi hội đồng.
- Bước 4: Kiểm tra tài liệu tham khảo: là kiểm tra các bảng giới thiệu của ứng viên.
nhằm để kiểm tra chéo thông tin được cung cấp trong các giai đoạn khác nhau của quá trình tuyển chọn.
- Bước 5: Kiểm tra sức khỏe: là một cuộc kiểm tra y tế, để đảm bảo rằng ứng viênđược
chọn có đủ sức khỏe cho công việc.
- Bước 6: Lời mời làm việc: là một thông tin liên lạc chính thức từ nhà tuyển dụngđến
ứng viên được lựa chọn. Trong bước này thường cung cấp thông tin như mô tả công việc.
mức lương cụ thể, quy định của hợp đồng.
Câu 8: Ý nghĩa của việc huấn luyện nhân sự?
Đối với tổ chức: Khi một nhà quản lý áp dụng kỹ năng huấn luyện, nhân viên sẽ được
phát triển về năng lực và năng suất trong tương lai. Đồng thời, khả năng tự giải quyết khó
khăn của nhân viên cũng được nâng cao nhờ việc vận dụng tốt kỹ năng huấn luyện của quản lý.
Bên cạnh đó, việc áp dụng thành thạo kỹ năng huấn luyện ở các cấp quản lý khác
nhau sẽ khiến thái độ lao động của nhân viên được cải thiện. Lý do là bởi họ được giao
nhiều trách nhiệm hơn và cảm thấy vai trò của mình trong tổ chức được đánh giá cao hơn.
Nhà quản lý được thực tập thêm kỹ năng quản lý thông qua kỹ năng huấn luyện
Ngoài ra việc huấn luyện nhân sự giúp cải thiện ý thức của nhân viên cấp dưới, ít cần
sự giám sát hơn.Sử dụng kinh tế tài chính tốt hơn, Quy trình thống nhất Sử dụng có mạng
lưới hệ thống những kiến thức và kỹ năng - > tăng năng suất và lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Tổ chức có thể duy trì năng lực và kỹ năng cốt lõi của lực lượng lao động thông qua
việc đào tạo lực lượng lao động liên tục và có hệ thống giúp cải thiện chất lượng công việc
và kiểm soát chi phí, sử dụng tối ưu nguồn nhân lực sẵn có. lOMoARc PSD|17327243 Đối với nhân viên:
Người lao động cảm thấy kinh nghiệm trong công việc của họ được nâng cao, tiếp
thêm động lực và sự nhiệt tình trong công việc.
Mở rộng kỹ năng và năng lực, cho phép nhân viên liên tục học hỏi các kỹ năng và
kiến thức mới được cập nhật thường xuyên, dễ dàng hoàn thành mục tiêu quan trọng của
doanh nghiệp và mục tiêu cá nhân của họ.
Với công nhân viên hưởng lương theo sản phẩm, năng suất lao động tăng đồng nghĩa
với thu nhập được cải thiện.
Công nhân viên sẽ được phát triển bản thân, có cơ hội thăng tiến nhờ kỹ năng huấn
luyện tốt từ các quản lý, được chia sẻ kiến thức và học hỏi thêm tri thức.
● Đối với nhà quản lý:
Từ việc áp dụng tốt kỹ năng huấn luyện, nhà quản lý sẽ thể hiện được năng lực lãnh đạo.
Khi công nhân viên thành công trong công việc, nhà quản lý sẽ có nhiều thường để giải quyết việc khác.
Áp dụng kỹ năng huấn luyện sẽ được lợi hơn vi sẽ làm nâng cao hiệu quả làm việc nhóm.
Khi nhà quản lý kèm cặp công nhân viên yếu bằng kỹ năng huấn luyện, chứng tỏ họ
quan tâm đến nhân viên của minh
Câu 9: Phân tích việc đánh giá nhu cầu đào tạo?
Đánh giá nhu cầu đào tạo là một hoạt động quan trọng và được thực hiện ở hai cấp độ. Ở
cấp độ đầu tiên, nhu cầu đào tạo của từng nhân viên được đánh giá và sau đó ở cấp độ thứ
hai, nhu cầu đào tạo của các nhóm khác nhau được đánh giá. Đối với điều này, một bản
kiểm kê kỹ năng của nhân viên được chuẩn bị.
Điều này giúp tổ chức xác định những kỹ năng nào mà nhân viên có và những kỹ năng
nào còn thiếu. Sự thiếu hụt kỹ năng là một dấu hiệu cho thấy loại chương trình đào tạo
nào cần được thực hiện. Để xác định nhu cầu đào tạo, tổ chức nên thu thập thông tin từ
nhiều nguồn nhất có thể và sau đó quyết định thông tin nên dựa vào nguồn nào.
Sau đây là các nguồn khác nhau mà thông tin có thể được thu thập. Đây là các bước của
quy trình đánh giá nhu cầu đào tạo:
- Đánh giá hiệu suất: Hiệu suất hiện tại của một nhân viên là một chỉ số quan trọng
của các yêu cầu đào tạo. Nói chung, những nhân viên thực hiện kém trong việc đánh giá
hiệu suất sẽ được xác định để đào tạo. Hiệu suất của nhân viên có thể được xem xét thông
qua thang đo hiệu suất, hồ sơ nghỉ học và báo cáo tiêu hao. Thông tin này cung cấp các
đầu vào quan trọng xác định bản chất, loại hình và mức độ đào tạo cho mỗi nhân viên.
- Phân tích công việc: Báo cáo phân tích công việc, bao gồm báo cáo mô tả công việc
và báo cáo đặc tả công việc có thể được kiểm tra để quyết định các kỹ năng, khả năng và lOMoARc PSD|17327243
kiến thức cần thiết để thực hiện công việc một cách hiệu quả. Nó có thể là cơ sở để xác
định các yêu cầu đào tạo của người làm việc.
- Khảo sát thái độ: Khảo sát thái độ là một quá trình thu thập thông tin từ các nhân
viên về các khía cạnh khác nhau của tổ chức. Nó giúp ban lãnh đạo thu thập thông tin về
thái độ của người lao động đối với môi trường làm việc, trình độ nhận thức, quan điểm về
mức độ phù hợp của các chương trình đào tạo hiện có và trên cơ sở đó xác định được các
yêu cầu đào tạo trong tương lai.
- Ban cố vấn: Có thể thành lập một ban cố vấn bao gồm đại diện của ban lãnh đạo và
nhân viên. Hội đồng phải đánh giá yêu cầu kỹ năng trước khi quyết định số lượng và tính
chất của các chương trình đào tạo cần thiết cho một giai đoạn cụ thể.
- Điểm kiểm tra năng lực: các tổ chức có thể thực hiện các bài kiểm tra khả năng để
xác định mức độ kỹ năng và khả năng hiện có của nhân viên. Sau đó, kết quả có thể được
so sánh với các yêu cầu kỹ năng tiêu chuẩn để xác định nhu cầu và mức độ của các chương
trình đào tạo. Ví dụ: Các tổ chức thường đưa ra các bài kiểm tra năng lực để xem các cá
nhân các nhóm trong tổ chức còn thiếu hay chưa có những kỹ năng cần thiết nào để bổ sung kịp thời.
- Nhận xét: Phản hồi từ các bên liên quan khác nhau giúp ban quản lý xác định nhu
cầu đào tạo. Khách hàng có thể giúp ban quản lý xác định những sai sót trong sản phẩm
và làm thế nào để cải thiện hiệu suất của nhân viên. Những nhân viên đã nghỉ việc có thể
cung cấp những manh mối quan trọng về những điểm yếu của tổ chức nói chung và các
chương trình đào tạo nói riêng khi họ nghỉ việc.
Câu 10: Hãy nêu những điều kiện cần thiết để một chương trình đào tạo có hiệu quả?
Có 1 số yếu tố quan trọng ảnh hưởng tích cực đến sự thành công của các chương trình đào tạo:
- Hỗ trợ của Lãnh đạo cao nhất: các nỗ lực đào tạo đòi hỏi sự hỗ trợ và hiểu biết
củacấp quản lý cao nhất. Lãnh đạo cao nhất phải cam kết đào tạo và phát triển. Ban giám
đốc nên coi đào tạo là một phân đoạn quan trọng của văn hóa doanh nghiệp. Nó phải cam
kết đầu tư các nguồn lực và thời gian cần thiết cho các chương trình đào tạo. Tiếp thu tư
duy của thực tập sinh: tổ chức cần phải nuôi dưỡng tư duy tích cực của các học viên đối
với các chương trình đào tạo của mình. Nếu không có tư duy cởi mở và dễ tiếp thu, học
viên sẽ khó học được những ý tưởng, kỹ năng và kiến thức mới một cách nhanh chóng và
hiệu quả. Ví dụ: Để đạt được hoàn toàn các mục tiêu đào tạo, tổ chức phải phát triển một
tư duy tự tin và tự chủ động, một tư duy phân tích, một tư duy cởi mở, chủ động và linh
hoạt, đồng thời cũng là một tư duy để cải tiến liên tục giữa các nhân viên của mình.
- Quy trình Liên tục: các tổ chức nên áp dụng một cách toàn diện, cách tiếp cận liêntục
và có hệ thống đối với nhu cầu đào tạo của nhân viên của họ. Điều cần thiết là phát triển
các chiến lược đào tạo hỗ trợ việc hoàn thành các chiến lược và mục tiêu của công ty trên lOMoARc PSD|17327243
cơ sở bền vững. Trong mọi tổ chức, việc đào tạo và bồi dưỡng phải được thực hiện ở tất
cả các cấp một cách liên tục và liên tục.
- Những tiến bộ của công nghệ: công nghệ có ảnh hưởng quyết định đến việc lập
kếhoạch, thực hiện và cung cấp các chương trình đào tạo. Ví dụ: Internet đã thay đổi đáng
kể cách thức tiến hành các chức năng kinh doanh ngày nay. Những phát triển này cũng
đòi hỏi những thay đổi trong quá trình đào tạo. Rõ ràng, sự ra đời của đào tạo điện tử và
học tập điện tử đã định hình lại cách thức truyền tải kiến thức cho học viên ngày nay.
- Thừa nhận sự khác biệt trong văn hóa và đặc điểm của các cá nhân và nhóm trong tổ chức.
- Nhận ra sự khác biệt trong lực lượng lao động là quý giá và đáng mong đợi.
- Thúc đẩy và thực hành chính sách hòa nhập ở tất cả các cấp của tổ chức. Luôn tránh
mọi hình thức phân biệt đối xử trong giao dịch của họ với nhân viên.
- Nâng cao kiến thức, kỹ năng và khả năng của nhân viên để hoàn thành mục tiêu hiệu quả.
- Hiểu được vai trò và mức độ liên quan của sự đa dạng lực lượng lao động trong việc
phát triển các ý tưởng, quan điểm và cách tiếp cận mới.
- Đảm bảo sự hỗ trợ của lãnh đạo cao nhất để lập kế hoạch đa dạng và đưa ra các đề
xuất. Xây dựng môi trường làm việc ghi nhận và đánh giá cao những đóng góp của di lực
lượng lao động đa dạng.
- Thực hiện các thay đổi phù hợp và dựa trên nhu cầu trong chính sách và thực tiễn
nhân sự để sự khác biệt đa dạng trong lực lượng lao động được tận dụng một cách hiệu quả.