Chiến lược PR trong Doanh Nghiệp: Từ Hình Ảnh Đến Thành Công | Quan hệ công chúng | Học viện Tài chính

1. Nội dung khái quát hoạt động PR của doanh nghiệp. Phân tích vai trò
của hoạt động PR đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
- PR là việc quản lý truyền thông nhằm xây dựng, duy trì mối quan hệ tốt đẹp và
sự hiểu biết lẫn nhau giữa một tổ chức, một cá nhân với công chúng của họ. Từ
đó mà tạo ra hình ảnh tốt đẹp, củng cố uy tín, tạo dựng niềm tin và thái độ của
công chúng với tổ chức và cá nhân theo hướng có lợi.
- Vai trò của hoạt động PR đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp:
+ PR là công cụ đắc lực của mọi chủ thể trong việc tạo dựng hình ảnh của mình
VD: Công ty cổ phần sữa Việt Nam Vinamilk được thành lập vào năm
1976, trải qua gần 50 năm hoạt động với 55% thị phần, Vinamilk là một trong
những công ty sản xuất, kinh doanh sữa và các sản phẩm từ sữa hàng đầu Việt
Nam. Vinamilk cũng là thương hiệu được nhiều người tiêu dùng biết đến nhờ
việc xây dựng và triển khai những chiến lược truyền thông hiệu quả. Với thông
điệp “Vươn cao Việt Nam” đã được Vinamilk triển khai từ năm 2008, gắn liền
với các hoạt động CSR của Vinamilk nhằm nâng cao thể chất trẻ em Việt.
+ PR quảng cáo cho công chúng về hình ảnh của tổ chức, về các sản
phẩm hàng hóa dịch vụ mà họ kinh doanh, lĩnh vực mà tổ chức hoạt động
VD: Là một trong những thương hiệu ứng dụng sớm nhất công nghệ 3D
vào sản xuất TVC quảng cáo, hình ảnh chú bò sữa đáng yêu là biểu tượng quen
thuộc gắn liền với thương hiệu Vinamilk. Dần dần chúng đã trở thành hình ảnh
đặc trưng của thương hiệu này. Có thể thấy, khi nhắc đến bò sữa và sữa tươi thì
người tiêu dùng luôn nghĩ ngay đến nhãn hiệu Vinamilk.
+ PR thiết lập tình cảm và xây dựng lòng tin của công chúng với tổ chức;
khắc phục sự hiểu nhầm hoặc những định kiến, dư luận bất lợi cho tổ chức; xây
dựng mối quan hệ tốt đẹp trong nội bộ tổ chức và tạo ra tình cảm tốt đẹp của dư
luận xã hội qua các hoạt động quan hệ cộng đồng
VD: Vinamilk khai thác thông điệp “Vươn cao Việt Nam” với nhiều góc
độ khác nhau trong các hoạt động và sản phẩm truyền thông. Cụ thể, họ đã thực
hiện chiến dịch “Quỹ sữa Việt Nam” để tặng sữa cho 40.000 trẻ em nghèo tại 40
tỉnh thành khó khăn. Ngoài ra, TVC “Vinamilk 40 năm - Vươn cao Việt Nam”
cũng được phát sóng để tôn vinh hành trình 40 năm phát triển bền vững của
Vinamilk. Qua đó, công chúng đã thấy được sự nỗ lực không ngừng của
Vinamilk trong việc nâng cao chất lượng sản phẩm và có những đóng góp cho
xã hội, từ đó có được sự tin tưởng của người tiêu dùng, xây dựng mối quan hệ
tốt đẹp với công chúng.
+ Xây dựng thương hiệu cho tổ chức và cá nhân
 Do thị trường ngập tràn bởi chủng loại hàng hóa và thương hiệu
 Chi phí cho quảng cáo ngày càng cao
 Thông tin từ quảng cáo ngày càng khó xây dựng và củng cố niềm tin cho khách hàng
VD: Ngay từ những ngày đầu phát triển, Vinamilk đã ý thức được về giá
trị thương hiệu. Một trong những chiến lược của Vinamilk đem lại hiệu quả
trong việc thu hút khách hàng và tăng độ nhận diện thương hiệu đó là tài trợ cho
các cuộc thi và chương trình học bổng. Một số những chương trình tài trợ nổi
bật của Vinamilk có thể được kể đến như: “Chương trình 3 triệu ly sữa cho trẻ
em nghèo” trị giá 10 tỷ đồng, Vinamilk cũng dành 3,1 tỷ đồng cho quỹ học
bổng Vinamilk ươm mầm tài năng trẻ và các hoạt động giúp đỡ người nghèo trẻ
em có hoàn cảnh khó khăn trị giá 2,8 tỷ.
+ Xây dựng văn hóa đơn vị, tổ chức thông qua hoạt động PR
VD: Một trong những hoạt động, chiến dịch truyền thông đã góp phần
xây dựng những nét văn hóa đẹp cho Vinamilk đó là việc thường xuyên tổ chức
và đóng góp rất nhiều cho xã hội thông qua các chương trình từ thiện cho trẻ em
nghèo hiếu học tại vùng sâu vùng xa. Một số chương trình từ thiện nổi bật do
Vinamilk tổ chức là Đom Đóm tỏa sáng, Khinh khí cầu cùng Vinamilk vươn tới trời cao,...
+ Củng cố niềm tin, xây dựng uy tín của tổ chức qua quan hệ với báo chí và quản lý khủng hoảng
VD: Vinamilk trong quá trình định vị thương hiệu của mình trên thị
trường thế giới đã sử dụng khá linh hoạt các kênh quảng cáo cũng như cách
thức truyền thông. Ngoài ra, công ty còn sử dụng các kênh truyền thông khác
đặc trưng tại mỗi quốc gia, đem lại hiệu quả bất ngờ. Chính điều này đã góp
phần quảng bá, định vị thương hiệu Vinamilk trong tâm chí người tiêu dùng
quốc tế. Không chỉ vậy, người tiêu dùng trong nước cũng cảm thấy tự hào khi
sản phẩm của Việt Nam được ra thị trường quốc tế, từ đó củng cố niềm tin và
giữ chân được khách hàng trong nước.
2. Phân tích vai trò của chiến lược PR trong doanh nghiệp.
- Hoạch định chiến lược PR là một tiến trình mà trong đó trình bày những mục
tiêu mà công ty muốn đạt được, những cách thức và nguồn lực cần phải có để
thực hiện mục tiêu, lộ trình và các bước triển khai trong từng nội dung và giải pháp tiến hành. - Vai trò:
+ Giúp các nhà hoạt động PR kiểm soát được công việc
+ Giúp cho hoạt động PR trở nên hiệu quả hơn bằng cách tập trung mọi
nỗ lực vào những công việc cần thiết và loại bỏ những việc không cần thiết
VD: Khi lập kế hoạch PR cho Vinamilk trong chiến dịch PR kỷ niệm 40
năm thành lập. Việc tái xuất của thông điệp “Vươn cao Việt Nam” đã mang đến
một ý nghĩa sâu sắc hơn, đưa tầm vóc của Vinamilk lên tầm cao mới, gắn liền
với tầm vóc của quốc gia. Bằng nhiều góc độ khác nhau, thông điệp “Vươn cao
Việt Nam” đã được khai thác với nhiều hoạt động thực tiễn và các sản phẩm
truyền thông có hiệu quả cao như chiến dịch “Quỹ sữa Việt Nam”, TVC
“Vinamilk 40 năm - Vươn cao Việt Nam”,... Những nội dung đó đã được
Vinamilk lập kế hoạch PR, hoạch định chiến lược và ấn định từng thời điểm
hợp lý để bùng nổ truyền thông, tạo tiếng vang cũng như ghi dấn ấn mạnh mẽ trên mọi diễn đàn.
+ Giúp giảm thiểu rủi ro nhờ đã phân tích các nhân tố ảnh hưởng và các
khả năng xảy ra của vấn đề
VD: Công ty rất tập trung vào việc đa dạng hóa các loại sản phẩm.
Vinamilk đã nghiên cứu và phát triển ra nhiều dòng sản phẩm mới, từ đó có thể
đáp ứng được một cách tốt nhất nhu cầu tiêu dùng của người tiêu dùng. Điều
này cũng phần nào giúp giảm thiểu rủi ro cho công ty. Cho đến nay, Vinamilk
đã có trên 200 sản phẩm sữa và được chế biến từ sữa như: Sữa đặc, sữa tươi,
sữa chua uống, sữa chua ăn, sữa đậu nành,...
+ Giúp giải quyết các mâu thuẫn, xung đột trong quá trình triển khai
chương trình hoặc chiến dịch
Khi một chương trình hoặc chiến dịch PR được triển khai sẽ luôn xảy ra
những xung đột và mâu thuẫn. Nhưng khi hoạch định chiến lược, nhà quản trị
có thể xác định mục tiêu, xác định thứ tự triển khai chiến lược, từ đó có thể xác
định được những nhân tố tác động bất ngờ và có hướng giải quyết phù hợp.
+ Giúp các nhà quản trị chủ động đối phó với các tình huống bất ngờ
VD: Không thể phủ nhận đại dịch Covid-19 đã gây ra nhiều thay đổi từ
chuỗi cung ứng toàn cầu, hệ thống giao thương quốc tế, chính sách kinh tế, các
hiệp định thương mại đến nhu cầu thị trường hay thói quen của người tiêu dùng.
Tại Vinamilk, chuỗi cung ứng hoạt động hoàn toàn dựa vào hệ thống công nghệ
thông tin, kết nối từ “đầu vào” (thu mua nguyên vật liệu), đến “đầu ra” (sản
phẩm đến tay người tiêu dùng). Việc ứng dụng công nghệ, đầu tư vào chuyển
đổi số đã được chú trọng thực hiện từ nhiều năm trước ở Vinamilk và càng được
chú trọng trong tình hình dịch bệnh. Các nhà máy và trang trại của Vinamilk áp
dụng triệt để tự động hóa và công nghệ 4.0, bảo đảm quản lý từ xa, có tính hệ
thống. Vì vậy, hoạt động tại 13 nhà máy, 13 trang trại cùng nhiều chi nhánh,
kho vận và hàng trăm cửa hàng luôn được duy trì ổn định.
+ Chủ động trong phân bố nguồn lực
Việc hoạch định chiến lược sẽ chỉ ra cho nhà quản trị rất nhiều công việc
cần triển khai, từ đó giúp phân bổ nguồn lực hiệu quả.
VD: Vinamilk đã xây dựng sơ đồ cơ cấu tổ chức và quản lý thể hiện một
cách chuyên nghiệp và phân bổ phòng ban một cách khoa học và hợp lý, phân
cấp cụ thể trách nhiệm của mỗi thành viên và phòng ban trong công ty. Từ đó,
giúp cho việc phân bổ nguồn lực hợp lý, hiệu quả, các phòng ban phối hợp với
nhau chặt chẽ tạo nên một Vinamilk vững mạnh.
+ Làm căn cứ để đánh giá hiệu quả hoạt động
VD: Sở hữu thương hiệu mạnh, nổi tiếng, Vinamilk là thương hiệu dẫn
đầu rõ rệt về mức độ tin dùng và yêu thích của người tiêu dùng Việt Nam đối
với sản phẩm dinh dưỡng. Mạng lưới phân phối và bán hàng chủ động và rộng
khắp cả nước, sản phẩm mang thương hiệu Vinamilk cũng có mặt tại Mỹ,
Canada, Pháp, Nga, Đức, Trung Quốc, Lào, Campuchia,...Ngoài ra, Vinamilk
có mqh đối tác chiến lược bền vững với các nhà cung cấp, đảm bảo được nguồn
nguyên liệu ổn định, đáng tin cậy với giá cạnh tranh nhất trên thị trường. Qua
đó phần nào cũng đã đánh giá được kết quả mà Vinamilk sẽ thu được qua các chiến dịch.
3. Phân tích vai trò những hoạt động PR nội bộ này đối với chiến lược PR
chung của doanh nghiệp/hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
- PR nội bộ là chức năng quản lý của một tổ chức, nhằm thiết lập và duy trì mối
quan hệ tốt đẹp giữa các nhóm công chúng và thành viên trong nội bộ tổ chức.
Trên cơ sở đó hoàn thành tốt nhất mục tiêu và đảm bảo sự thành công của tổ chức đó.
- Vai trò của PR nội bộ đối với chiến lược PR chung của doanh nghiệp
+ Giúp tất cả các thành viên trong tổ chức, doanh nghiệp hiểu được sứ
mệnh và mục tiêu của tổ chức
VD: Bằng các chương trình, chính sách đào tạo, khuyến khích, FPT đã
xây đắp nên các thế hệ nhân viên không ngừng học hỏi, phấn đấu vì mục tiêu,
sứ mệnh chung của tổ chức. Kết quả cho sự nỗ lực đấy là sứ mệnh của FPT đã
được thực hiện hóa với sự đồng lòng của tất cả công, nhân viên. Và cho đến
nay, FPT đã có mặt tại rất nhiều các quốc gia trên thế giới, góp phần nâng cao
chất lượng cuộc sống và nâng tầm vị thế Việt Nam trong lĩnh vực công nghệ viễn thông.
+ Xây dựng được mối quan hệ tình cảm thân thiện và tốt đẹp trong nội bộ
doanh nghiệp. Từ đó, tạo ra động lực cho các thành viên cống hiến hết mình vì sự nghiệp chung
VD: Trong văn hóa làm việc “ Tôn - đổi – đồng” của FPT, trong đó hai
yếu tố quan trọng là tôn và đồng cho thấy sự đề cao mối quan hệ tốt đẹp trong
nội bộ doanh nghiệp. Nhân viên cấp dưới có thể thẳng thắn trao đổi với cấp
trên, không phân biệt vị trí cao thấp, quan hệ thân sơ nhằm tạo điều kiện tối đa
để các nhân viên được là chính mình. Tinh thần đồng đội luôn được đề cao tại
FPT. Mọi thành viên trong FPT luôn quan tâm, giúp đỡ, sẻ chia và cùng đồng
tâm hướng đến một mục tiêu chung.
+ Là cơ sở để các tổ chức, doanh nghiệp thu hút và giữ gìn nhân tài, tạo
ra nguồn nội lực quan trọng nhất cho sự phát triển bền vững
VD: Với phương châm “Tài sản lớn nhất của FPT là con người”, FPT
được Tổ chức văn hóa công sở thuộc Fortune chứng nhận FPT Software là một
trong 16 công ty có môi trường làm việc lý tưởng nhất dựa trên đánh giá nhân
viên, Với 89% nhân viên tham gia trả lời đánh giá có môi trường làm việc tích
cực, cho nhân viên luôn là chính mình. Kết quả này vượt xa điểm trung bình trên toàn châu Á là 70%.
+ Xây dựng được nền nếp quản trị doanh nghiệp dựa trên cơ sở nhân văn,
hiểu biết và tin cậy lẫn nhau, tạo ra những giá trị văn hóa truyền thống
VD: Trong phần Văn hóa doanh nghiệp trên trang web của FPT có rất
nhiều “lễ hội tiêu biểu” của FPT như : kỉ niệm thành lập công ty, hội làng, lễ sắc
phong trạng nguyên,… Các hoạt động gắn kết này tạo nên một môi trường làm
việc lành mạnh dựa trên các mối quan hệ tốt đẹp giữa các cấp với nhau.
+ Trên cơ sở đó, mọi thành viên trong tổ chức, doanh nghiệp sẽ tự giác và
dốc lòng để xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với các nhóm công chúng bên ngoài
VD: FPT nhờ chăm chút cho “những mạch máu lưu thông thông tin giữa
các tổ chức trong cơ thể” mà sau hành trình hơn 20 năm hoạt động đã trở thành
tập đoàn công nghệ thông tin hàng đầu tại Việt Nam.
4. Hoạt động truyền thông nội bộ của doanh nghiệp.
- Mục đích của truyền thông nội bộ
+ Cung cấp thông tin thường xuyên cho mọi người trong tổ chức về
nhiệm vụ, công việc mà tổ chức đó phải thực hiện trong từng thời ký
+ Cung cấp các thông tin liên quan đến sự điều chỉnh hoặc thay đổi
nhiệm vụ, thay đổi tổ chức nhân sự và bộ máy quản lý
+ Tăng cường sự hiểu biết lẫn nhau trong nội bộ tổ chức, xây dựng mối
quan hệ giao tiếp tốt đẹp giữa các thành viên, giữa lãnh đạo và nhân viên
+ Tuyên truyền và phổ biến đường lối, chủ trương chính sách của Đảng, pháp luật Nhà nước
+ Khích lệ và động viên những tấm gương “người tốt, việc tốt”, phát
động các phong trào thi đua trong tổ chức.
- Các phương tiên truyền thông nội bộ
+ Các phương tiện in ấn (báo chí nội bộ, các bản tin, sách về tổ chức, các bài phát biểu) + Các bảng thông báo + Mạng Internet nội bộ
+ Phim ảnh, tài liệu về tổ chức + Đài truyền thanh
- Nội dung của truyền thông nội bộ
+ Tổ chức bộ máy quản lý và nhân sự của công ty
+ Sản phẩm, hàng hóa dịch vụ kinh doanh
+ Truyền thông và các thành tựu đạt được
+ Nhiệm vụ và kế hoạch trong từng thời ký
+ Các sáng kiến và giải pháp cải tiến
+ Tấm gương người tốt việc tốt
+ Các hội nghị và thảo luận khoa học
+ các hoạt động văn hóa, thể thao, kỷ niệm
+ Các chương trình tài trợ
+ Các văn bản pháp luật mới
5. Tổ chức sự kiện trong doanh nghiệp. Phân tích vai trò, nguyên tắc tổ
chức sự kiện trong doanh nghiệp.
- Tổ chức sự kiện là quá trình kết hợp các hoạt động lao động với các tư liệu lao
động nhằm đảm bảo toàn bộ các công việc chuẩn bị và các hoạt động triển khai
của một sự kiện nào đó diễn ra đúng kế hoạch, trong một không gian, thời gian
cụ thể nhằm chuyển tới đối tượng tham dự sự kiện thông điệp truyền thông theo
yêu cầu của khách hàng mục tiêu.
- Các thành tố trong một sự kiện
+ Chủ sở hữu sự kiện: Là người có nhu cầu tổ chức sự kiện để truyền
thông, là người đầu tư cho sự kiện
+ Người tổ chức sự kiện: Là những người thực hiện sự kiện, chịu trách
nhiệm trước chủ sở hữu về thành công của sự kiện đó.
+ Đối tượng tham dự sự kiện: Là khách mời theo yêu cầu của chủ sự
kiện. Là đối tượng nhận thông điệp truyền thông từ chủ sự kiện.
- Nguyên tắc tổ chức sự kiện
+ Sự kiện phải được đặt trong chiến lược Marketing của công ty;
VD: Thiên Long là một trong những doanh nghiệp dẫn đầu trong ngành
hàng văn phòng phẩm hiện nay. Chuỗi sự kiện mà Thiên Long tổ chức trong
chiến dịch tái định vị nhãn hàng Thiên Long “Tỏa tri thức - Bừng khí chất” giai
đoạn từ tháng 8/2022 đến tháng 12/2022 cho thấy sự đầu tư, tính chuyên nghiệp
của Thiên Long trong các hoạt động tổ chức sự kiện của nhãn hàng.
+ Xác định đúng đối tượng khách hàng mục tiêu;
Mức độ thành công của một sự kiện được đánh giá thông qua số lượng và
giá trị của những khách hàng mà sự kiện đó thu hút được, kể cả những khách hàng tiềm năng.
Mọi sự kiện bất kể nội dung, quy mô đều sẽ trở thành vô nghĩa nếu xác
định sai đối tượng khách hàng mục tiêu. Do đó, khi chuẩn bị tổ chức một sự
kiện, bạn hãy lên kế hoạch chi tiết cho những hoạt động của mình nhằm thu hút
đúng đối tượng khách hàng cần hướng đến, đồng thời hạn chế những đối tượng
không có nhiều tiềm năng để chúng ta có thể làm việc tập trung và hiệu quả
hơn. Bạn cần phải biết rõ khách hàng của mình là ai và những thông điệp gì bạn
muốn truyền tải đến họ.
VD: Khách hàng mục tiêu của Thiên Long trong chiến dịch lần này là các bạn trẻ Gen Z.
+ Xác định mục tiêu rõ ràng, làm cơ sở cho việc xây dựng chiến lược,
chiến thuật, và đánh giá;
Kế hoạch và ngân sách là những căn cứ để chúng ta đánh giá hiệu quả
công việc. Lĩnh vực tổ chức sự kiện thường không được chú trọng và đầu tư
đúng mức, vì thế khó mà “cân đo” được những kết quả mà hoạt động này mang
lại cho danh tiếng của công ty, nếu không đặt ra trước những mục tiêu cần hướng đến.
Đặt ra mục tiêu cho hoạt động tổ chức sự kiện là một công việc không hề
đơn giản nhưng rất cần thiết, vì chúng ta cần phải đánh giá được hiệu quả công việc sắp tiến hành.
VD: Thiên Long đã xác định được mục tiêu cụ thể và rõ ràng cho tổ chức
sự kiện: Lần đầu tiên sau 40 năm, thương hiệu “văn phòng phẩm quốc dân”
quyết định “thay áo mới”
+ Quảng bá cho sự kiện nhằm thu hút và xác định rõ hơn khách hàng mục tiêu;
Quá trình quảng bá trước khi tổ chức sự kiện có thể nói là việc cần thiết
và quan trọng nhất của hoạt động tiếp thị hiện đại, nhờ đó doanh nghiệp có thể
xác định được đối tượng khách hàng mục tiêu và thu hút họ tham gia.
Đối với những sự kiện thương mại có sự góp mặt của nhiều công ty khác
nhau, bạn càng cần phải tổ chức hoạt động xúc tiến và quảng bá rộng rãi nhằm
tranh thủ sự ưu tiên quan tâm của những khách hàng tham dự.
VD: Đối tượng công chúng mục tiêu mà Thiên Long hướng tới trong
chuỗi sự kiện này là các bạn trẻ Gen Z .Vốn gắn liền với hình ảnh thương hiệu
chững chạc, tri thức và đáng tin, Thiên Long buộc phải chuyển mình để có thể
phù hợp hơn với xu hướng của thời đại, để có thể chinh phục gen Z, nhóm công
chúng có sức ảnh hưởng và cũng là nhóm khách hàng mục tiêu tiềm năng nhất
trong ngành hàng văn phòng phẩm hiện nay.
Thông điệp mà Thiên Long đưa ra trong các sự kiện trong chiến dịch này
là: “Tỏa tri thức – Bừng khí chất”. Thông điệp cho thấy sự trẻ trung, năng động,
rất phù hợp với nhóm công chúng mục tiêu là Gen Z.
+ Phải có kế hoạch thực hiện cụ thể, rõ ràng;
Có nhiều cách cũng như có nhiều sự kiện khác nhau được thực hiện nhằm
thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể đi thuê ngoài hoặc
tự tổ chức sự kiện tùy thuộc vào kinh phí cũng như mức độ phức tạp của sự kiện.
Cho dù tổ chức dưới hình thức nào đi chăng nữa thì cũng cần phải có một
kế hoạch tổ chức sự kiện chu đáo, cẩn thận. Sự thành công của sự kiện sẽ giúp
DN đạt được mục đích nhưng thất bại của nó cũng sẽ mang tới hậu quả to lớn.
VD: Các sự kiện trong chuỗi sự kiện lần này của Thiên Long được lên
timeline rất bài bản, cho thấy nhãn hàng đã xây dựng được khung chương trình cụ thể
+ Nhân lực là yếu tố quan trọng nhất;
Nếu như các sự kiện thương mại là phương tiện quảng bá trực tiếp, thì
yếu tố để đạt được mục tiêu quảng bá chính là chủ thể tham gia ở cả hai phía:
người được truyền tải và người thực hiện việc truyền tải thông tin.
Thành công sẽ nằm ở việc xác định đúng đối tượng khách hàng và thuyết
phục họ hưởng ứng bạn trong sự kiện thương mại đó. Đồng thời, việc tuyển
chọn, huấn luyện và tạo động lực tốt cho đội ngũ nhân viên để có thể giao tiếp
với đối tượng khách hàng mục tiêu này cũng không kém phần quan trọng.
VD: Thiên Long đã đảm bảo được cả về số lượng lẫn chất lượng về
nguồn nhân lực trong chuỗi sự kiện lần này với hơn 10.000 bạn trẻ Gen Z tham
gia sự kiện cùng hàng loạt các nhà báo, người có sức ảnh hưởng. Cùng với đó,
nhãn hàng đã phân bổ nguồn nhân lực của doanh nghiệp một cách hợp lý để các
hoạt động diễn ra theo đúng kế hoạch.
+ Xác định rõ ngân sách dành cho sự kiện.
Tổ chức sự kiện là một phần không thẻ thiếu trong kế hoạch truyền thông
marketing. Hàng năm các DN đều xác định rõ nguồn kinh phí dành cho hoạt
động tiếp thị, PR và trong đó xác định rõ nguồn kinh phí dành cho tổ chức sự kiện.
Kinh phí tổ chức sự kiện sẽ giúp xác định rõ loại hình sự kiện cũng như
quy mô tổ chức. Nếu không xác định rõ sẽ xảy ra những trường hợp như tổ chức
sự kiện vượt quá ngân sách cho phép dẫn đến bị thâm hụt ngân sách và ảnh
hưởng đến toàn bộ kế hoạch Marketing và ngược lại nếu ít hơn thì đôi khi lại
không đạt được mục đích đã đề ra.
VD: Sau chuỗi sự kiện lần này, doanh thu của Thiên Long đã tăng vọt
20%, điều này cho thấy hiệu quả của việc sử dụng hợp lý ngân sách trong chiến
dịch lần này. Dù không có thông tin cụ thể về ngân sách cho chiến dịch lần này
của Thiên Long, nhưng với sự tăng trưởng này, ta thấy được rằng nhãn hàng đã
có kế hoạch sử dụng ngân sách rất phù hợp.
6. Phân tích thực hiện hoạt động ngăn chặn khủng hoảng.
- Khủng hoảng là một tình thế đã đạt tới giai đoạn nguy hiểm, gay cấn, cần phải
có sự can thiệp ấn tượng và bất thường để tránh hay để sửa chữa thiệt hại lớn
- Ngăn chặn khủng hoảng là những quyết định và hành động nhằm tránh cho
khủng hoảng trở nên tồi tệ
- Các nguyên tắc ngăn chặn khủng hoảng
+ Hành động nhanh chóng và quyết đoán
Hành động nhanh chóng và quyết đoán sẽ giúp tổ chức kịp thời xử lý
được tình hình, tránh khủng hoảng trầm trọng hơn. Bên cạnh đó, việc tổ chức
nhanh chóng đưa ra hướng giải quyết cho thấy thái độ tích cực của tổ chức trong mắt công chúng. + Con người là trên hết
Hầu hết các khủng hoảng nghiêm trọng đều liên quan đến sức khỏe và
tính mạng con người. Việc tổ chức đặt con người lên trên hết thể hiện thái độ và
trách nhiệm của các nhà quản trị, đồng thời thuyết phục được cảm tình của công
chúng. Tất cả các hoạt động đối phó cần phải tập trung trước hết vào nỗ lực giải
cứu và bảo vệ con người.
+ Có mặt tại hiện trường
Sự có mặt của lãnh đạo là bức thông điệp thể hiện tinh thần trách nhiệm
của tổ chức trước sự cố, khủng hoảng. Điều đó tác động mạnh mẽ đến tâm lý,
tình cảm của công chúng trong và ngoài tổ chức. Hơn nữa, với quyền lực của
người lãnh đạo thì việc xử lý khủng hoảng sẽ hiệu quả hơn, vì vậy họ cần có
mặt tại hiện trường để có thể nắm bắt rõ tình hình.
+ Giao tiếp tự do, cởi mở
Khi khủng hoảng xáy ra, nhu cầu về thông tin của công chúng đối với sự
việc và thái độ của tổ chức đối với sự việc là rất lớn. Để tranh thủ tình cảm của
công chúng, các tổ chức và doanh nghiệp cần phải giải đáp được những thắc
mắc này theo hướng có lợi cho tổ chức. Để làm được điều đó, cần chuẩn bị các công tác sau:
+ Lên kế hoạch chi tiết để thu thập thông tin sẵn có
+ Bổ nhiệm người phát ngôn chính thức
+ Cập nhật thông tin về những nhân vật, bộ phận có thể liên lạc trong
trường hợp khủng hoảng
+ Thiết lập đường dây nóng cung cấp thông tin và hành động
+ Thành lập các trung tâm giao tiếp bên ngoài khu vực và trang bị các phương tiện liên lạc
Quy tăc chung của giao tiếp trong ngăn chặn khủng hoảng là chỉ giao tiếp
trên cơ sở những gì đang thực sự tồn tại, điều đó sẽ giúp lấp đầy khoảng trống
thông tin cũng như giảm bớt các suy đoán, tin đồn thất thiệt. Nên đưa tất cả các
tin xấu cùng một lúc sẽ tốt hơn liên tục đưa ra các thông tin về khủng hoảng.
Cách khôn ngoan để đưa ra thông tin là nên tổ chức họp báo, chuẩn bị kỹ
lưỡng thông tin và người phát ngôn chính thức. Người phát ngôn cần đảm bảo
đã nắm được đầy đủ thông tin và truyền tải đến công chúng một cách hoàn toàn tự tin và lưu loát.
VD: Ngày 1/4 vừa đây, truyền thông trong nước đồng loạt đăng tải thông
tin một lô sữa đậu nành của Vinasoy bị thu hồi tại Nhật Bản vì phát hiện vi
khuẩn coliform, sau khi sự việc xảy ra, phía Vinasoy đã nhanh chóng đưa ra các
biện pháp nhằm ngăn chặn sự cố này trở thành khủng hoảng như sau:
Vinasoy nhanh chóng hành động như sau: kiểm tra mẫu lưu và cho biết
không phát hiện điều gì bất thường, liền sau đấy, họ gửi mẫu này qua viện kiểm
nghiệm an toàn vệ sinh thực phẩm quốc gia để tiếp tục kiểm tra đối chứng.
Vinasoy sẵn sàng chịu mọi thiệt hại và trách nhiệm xử lý để đảm bảo an
toàn cho người tiêu dùng. Vinasoy cam kết sẽ xúc tiến nhanh việc kiểm định về
lô hàng này và công khai cập nhật thông tin ngay khi nhận được kết quả.
Vinasoy cũng đã thực hiện giao tiếp cởi mở để thông tin nhanh chóng và
chính xác tới công chúng. Sau khi nhận kết quả không phát hiện vi khuẩn trong
sữa, Vinasoy đã gửi thông cáo báo chí đồng loạt cho các báo và họ cũng đưa ra
thêm cho báo chí những thông tin kỹ thuật của sản phẩm.
Ngay sau đó, phía truyền thông của Vinasoy đã gửi kết quả này cho một
chuyên gia truyền thông để mời anh lên tiếng. Tuy nhiên, anh chưa nhận lời
ngay và đưa ra các lý luận, thắc mắc để hiểu chính xác vấn đề, anh cho rằng tiêu
chuẩn của Nhật cao hơn ở Việt Nam nên kết quả này là không có giá trị. Mặc dù
vậy, phía truyền thông của Vinasoy đã rất cởi mở và chân thành khi đáp lại rằng
họ thấu hiểu cho sự phẫn nộ của anh khi chưa hiểu rõ vấn đề, họ sẵn sàng trả lời
trực tiếp bất cứ thắc mắc nào của anh để có thể làm rõ tình hình.
7. Phân tích các kỹ thuật quan hệ khách hàng.
- Điều cơ bản của quan hệ khách hàng là lấy việc thoả mãn nhu cầu của khách
hàng và xác lập, duy trì mối quan hệ lâu dài với khách hàng làm vấn đề căn bản
và là mục tiêu theo đuổi của chiến lược Marketing.
- Kỹ thuật quan hệ khách hàng
+ Hội thảo khoa học về sản phẩm
Thường được sử dụng trong các ngành như: dược phẩm, chế tạo máy,
công nghệ mới,… Trong hội thảo, công ty mời các chuyên gia về từng lĩnh vực
báo cáo những đề tài liên quan đến sản phẩm mà công ty sắp giới thiệu. Khách
mời là những khách hàng tiềm năng của công ty. Để đảm bảo hội thảo thành
công cần chú ý đến tài liệu cung cấp cho khách hàng và hiệu quả của các bài
thuyết trình do chuyên gia trình bày.
VD: Ngày 21/3/2018 tại Hà Nội, Tập đoàn TH tổ chức Hội thảo Quốc tế
lần thứ nhất về dinh dưỡng sữa hạt. Hội thảo quy tụ nhiều chuyên gia trong
nước và quốc tế, đánh giá toàn diện về giá trị dinh dưỡng của sữa hạt, xu hướng
sử dụng sữa hạt trên thế giới, thông tin về các nghiên cứu mới mẻ cho ngành
sản xuất sữa hạt tại Việt Nam thông qua sản phẩm sữa hạt TH true NUT. Từ đó,
những người tham gia có cơ hô ‰i tìm hiểu chuyên sâu về dòng sản phẩm này.
+ Lễ ra mắt sản phẩm mới
Công ty tiến hành lễ ra mắt sản phẩm mới với khách hàng truyền thống
và cả khách hàng tiềm năng. Trong lễ ra mắt cần phải tập trung miêu tả rõ nét
tính năng ưu việt và sự hấp dẫn của sản phẩm mới. Khách hàng được mời nên
mở rộng thành phần, đặc biệt chú ý đến các nhân vật nổi tiếng được mời để
dùng thử sản phẩm mới và giới truyền thông.
Cần chú ý tới bài thuyết trình và trình diễn sản phẩm. Để tăng hiệu quả
cho việc giới thiệu sản phẩm nên chuẩn bị bộ phim video clip, cùng với các tiết
mục gây sự chú ý, hấp dẫn
VD: Ngày 17/3/2018, tại Hà Nội, Tập đoàn TH ra mắt bộ sữa hạt cao cấp
TH true NUT. Đây là bộ sản phẩm sữa hạt cao cấp lần đầu tiên có mặt tại Việt
Nam – sự kết hợp sáng tạo mang tính khoa học vềŠ dinh dưỡng giữa sữa tươi
sạch của trang trại TH và bô ‰ hạt giàu dinh dưỡng như macca, óc chó. Đặc biệt
sản phẩm không dùng đường mà có vị ngọt tự nhiên từ qủa chà là, được xếp vào
nhóm thực phẩm có chỉ số đường huyết thấp (GI < 55), sử dụng hợp lý sẽ không
gây nên hiện tượng tăng đường huyết đột ngột sau ăn đối với người tiểu đường.
+ Tổ chức cuộc thi tìm hiểu sản phẩm
Để lôi cuốn khách hàng khám phá những đặc điểm và tính năng của sản
phẩm, công ty tiến hành tổ chức cuộc thi tìm hiểu về sản phẩm. Cuộc thi thường
được giới thiệu trên các phương tiện truyền thông đại chúng, sau đó người tham
gia sẽ trả lời câu hỏi (thường là trắc nghiệm và không khó) liên quan đến hiểu
biết về sản phẩm. Phần thưởng thường là chính các sản phẩm mà công ty muốn giới thiệu.
VD: Trên trang fanpage Fb chính thức, TH thường xuyên đưa ra các mini
game tìm hiểu về sản phẩm với phần thưởng là Phiếu mua hàng tại cửa hàng TH
true mart trị giá 300.000Đ.
+ Lễ kỉ niệm sản phẩm
Chương trình này sẽ thu hút đông đảo mọi người tham gia giống như một
chương trình khuyến mãi. Tuỳ thuộc vào từng loại sản phẩm và mục tiêu của
công ty mà số lượng sản phẩm có thể là 1 triệu hoặc một con số chẵn nào đó.
Cũng có thể thay lễ kỷ niệm sản phẩm bằng chào mừng khách hàng thứ 1 triệu
hoặc con số chẵn khác. Những hoạt động này muốn tuyên truyền sự thành công
của công ty và tri ân khách hàng.
VD: TH cũng đã có những hoạt động giới thiệu, quảng bá sản phẩm khá
ấn tượng, ví dụ như tham gia triển lãm hàng hóa nhân ngày Quốc khánh Việt
Nam tại Nga. Điểm nhấn của gian hàng TH là sữa tươi TH true MILK, sản
phẩm được nhiều người tiêu dùng Nga biết đến kể từ khi dự án Chăn nuôi bò
sữa và chế biến sữa với tổng vốn đầu tư 2,7 tỷ USD của TH triển khai tại Nga. + Hội nghị khách hàng
Thông thường vào dịp cuối năm, các công ty sẽ tổ chức gặp mặt khách
hàng, các nhà phân phối, các nhà cung cấp để cảm ơn sự hợp tác và đóng góp
của họ với công ty. Nên tận dụng diễn đàn này để củng cố lòng tin của khách
hàng đối với công ty và sản phẩm của công ty. Điều đó quan trọng hơn là việc
mời họ đến xem biểu diễn văn nghệ và tặng quà. Trong hội nghị khách hàng
cũng nên tạo ra bầu không khí vui vẻ, thân mật qua việc giao lưu hoặc tổ chức
các trò chơi chuyển tải thông điệp tới họ một cách sinh động và hấp dẫn.
VD: TH cũng thường xuyên tổ chức các hội nghị khách hàng, ví dụ như
“Hội nghị khách hàng thân thiết” với sự tham dự của hơn 200 đại lý tại
TP.HCM và các tỉnh thành phía Nam được tổ chức vào chiều ngày 7-8, tại
Trung tâm Hội nghị White Palace (TPHCM) + Gửi bản tin công ty
Định kỳ công ty gửi cho khách hàng những bản tin hoạt động của công
ty, nhất là với khách hàng lớn. Điều đó chứng tỏ là công ty coi khách hàng như
một thành viên chính thức. Bản tin sẽ cung cấp cho khách hàng các thông tin về
tình hình sản xuất kinh doanh, sự thay đổi trong các chính sách, thông tin hướng
dẫn khách hàng sử dụng sản phẩm và sự xuất hiện sản phẩm cải tiến, sản phẩm mới…
VD: Các thay đổi trong chính sách bán hàng,sản xuất và sản phẩm luôn
được TH thông tin tới khách hàng một cách nhanh chóng thông qua các bản tin
và văn bản chính thức cho các đại lý và người tiêu thụ sản phẩm.
+ Các dịch vụ chăm sóc khách hàng
Dịch vụ chăm sóc khách hàng là giải pháp tích cực nhất để thiết lập mối
quan hệ mật thiết giữa công ty với khách hàng của mình. Gồm 3 nhóm:
Dịch vụ trước bán hàng (cung cấp thông tin, tư vấn miễn phí, dùng thử sản phẩm…).
Dịch vụ trong bán hàng (dịch vụ thanh toán, vận tải, hỗ trợ sử dụng sản phẩm…).
Dịch vụ sau bán hàng (bảo hành, bảo dưỡng, cung cấp phụ tùng, thăm hỏi…)
VD: Tập đoàn TH đã thiết lập hệ thống chăm sóc, hỗ trợ đa kênh, từ số
điện thoại hotline, fanpage trên mạng xã hội đến hỗ trợ trực tiếp. Không chỉ
được giải quyết các nhu cầu của mình một cách nhanh chóng, khách hàng của
TH còn được nhận thêm những thông tin bổ ích về giá trị về sản phẩm, các
chương trình khuyến mãi và kiến thức về dinh dưỡng lành mạnh.
+ Các hoạt động gặp gỡ giao lưu, câu lạc bộ
Nhằm tăng cường mối quan hệ hiểu biết lẫn nhau. Đó có thể là các
chuyến du lịch, các buổi gặp mặt truyền thống và giao lưu. Ngoài ra các công ty
còn tổ chức các câu lạc bộ của những người hâm mộ.
VD: TH cũng thường xuyên tổ chức các sự kiện, “tour” tham quan trang
trại hay nhà máy để khách hàng được thấy tận mắt quy trình sản xuất sản phẩm.
Khi được chứng kiến tường tận và minh bạch về từng công đoạn trồng trọt, chăn
nuôi, chế biến và đóng gói, khách hàng có thể hiểu rõ hơn quy trình khép kín và
thêm tin tưởng vào chất lượng sản phẩm TH.
+ Các cuộc thi đấu và cạnh tranh
Để quảng bá cho tính ưu việt của sản phẩm, công ty tổ chức các cuộc thi
đấu dành cho khách hành bằng chính sản phẩm của mình.
VD: Một trong những cuộc thi rất hay của TH nhằm quảng bá tính ưu việt
của sản phẩm là cuộc thi “Câu chuyện của bạn và TH True Milk” với thông
điệp khởi nguồn cuộc sống sạch nhân ngày môi trường thế giới 5/6/2018, thông
qua chương trình này, TH muốn quảng bá tới người tiêu dùng về thương hiệu
sản phẩm sữa sạch chất lượng cao của mình