Chương 1: Tổ Chức Và Quản Trị | Môn Quản trị kinh doanh - Trường Cao đẳng công thương Việt Nam

lOMoAR cPSD| 58605085
Chương 1: Công tác tổ chức văn phòng
Hành chính văn phòng là gì?
- Văn phòng: 1 đơn vị thuộc cơ quan, tổ chức, nơi xử lý thông tin, nơi giải
quyếtgiấy tờ => Trung tâm điều hành, bộ mặt tổ chức (không thể thiếu). Quản
trị hành chính văn phòng rất quan trọng.
- Văn phòng: được nhiều người hiểu đó là Phòng (bộ phận) Hành chính quản
trị,Phòng Tổ chức, Phòng Hành chính- tổng hợp, Phòng Văn thư lưu trữ...
Thực tiễn: Văn phòng Quốc hội, Văn phòng Chủ tịch nước, Văn phòng Chính
phủ... là một cơ quan. Và trong các cơ quan này cũng có "Bộ phận Văn phòng".
Hoặc, Nghiệp vụ văn phòng trong các Phòng, Ban khác. Ví dụ: Văn phòng Khoa
của các Khoa trong Trường CĐ, ĐH. Ngoài ra: Văn phòng ảo. - Chức năng văn phòng:
- Tổng hợp- Tham mưu: nắm thông tin để có biện pháp thực hiện.
- Giúp việc/ Điều hành: xây dựng chương trình hành động.
- Hậu cần: đảm bảo cơ sở vật chất, phương tiện kỹ thuật.
=> Tóm lại: Hiểu rộng hơn, Văn phòng là bộ phận tham mưu, giúp việc cho lãnh
đạo trong công tác quản lý, điều hành; thực hiện và hỗ trợ công tác hành chính
cho các đơn vị chức năng để thực hiện nhiệm vụ chung cho tổ chức, doanh nghiệp.
Hành chính văn phòng là gì?
- Hành chính: Là một hoạt động đặc biệt, cụ thể:
- Là hoạt động quản lý, điều hành, hướng dẫn của một người, một nhóm ngườiđối
với một người hoặc một nhóm người khác.
- Thực hiện các thủ tục cần thiết phục vụ cho quản lý. Đặc điểm cơ bản: gắn
liềnhoạt động quản lý, tính quyền lực; tính quy tắc, thủ tục, ổn định; | KH thực
hiện; có biện pháp để đảm bảo thực hiện.
Về phạm vi hoạt động, được chia thành hai loại chính:
- Hành chính công: là hoạt động quản lý, điều hành của các cơ quan nhà nướcđối với xã hội.
- Hành chính tư: là hoạt động quản lý, điều hành của các tổ chức, cá | nhânkhông
thuộc cơ quan nhà nước.
=> Có thể thấy, hành chính là một hoạt động quan trọng trong đời sống xã hội, có
vai trò to lớn trong việc quản lý, điều hành xã hội, bảo đảm quyền lợi của nhân lOMoAR cPSD| 58605085
dân, thúc đẩy sự phát triển của đất nước. Quản lý không theo các đặc điểm trên sẽ
ảnh hưởng đến hiệu quả quản lý.
Hành chính văn phòng là gì? Quản trị
- Là sự tác động lên đối tượng bị quản trị nhằm đạt mục tiêu chung tổ chức.
- Các chức năng quản trị: hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra.
– Nhà quản trị và các cấp bậc nhà quản trị.
- Là một khoa học và nghệ thuật.
Hành chính văn phòng là gì?
Quản trị hành chính văn phòng
Là hoạt động quản trị đối với bộ máy văn phòng trên cơ sở các phương pháp khoa
học và nghệ thuật nhằm đạt mục tiêu tổ chức. Phân biệt:
- Công việc hành chính văn phòng: nghiệp vụ thuần thúy, hàng ngày (đa
dạng,thành thạo nghiệp vụ, tính trách nhiệm). Có sự phân công tùy quy mô tổ chức, doanh nghiệp.
- Công việc quản trị hành chính văn phòng: nghiệp vụ quản lý (nhiệm vụ
ngườiphụ trách bộ phận). Đòi hỏi có kỹ năng và kinh nghiệm.
Chức năng quản trị trong hành chính văn phòng
- Chức năng lập kế hoạch - Chức năng tổ chức - Chức năng lãnh đạo - Chức năng kiểm tra
Chức năng quản trị trong hành chính văn phòng
Chức năng lập kế hoạch (hoạch định) Khái niệm: Vai trò lập kế hoạch:
- Tránh chồng chéo công việc: việc ai người đó làm. lOMoAR cPSD| 58605085
- Thống nhất hành động: tránh tự phát.
- Chủ động: phối hợp tốt.
- Dự đoán tình huống xảy ra. - Phân loại kế hoạch:
- Theo thời gian: năm, quý, tháng, tuần...
- Theo nhiệm vụ cụ thể: tuyển dụng, hội họp, mua sắm,...
- Căn cứ lập kế hoạch:
- Dựa vào chức năng- nhiệm vụ tổ chức. - Dựa vào dự báo.
- Dựa vào điều kiện thực tế (vốn, ...)
Chức năng quản trị trong hành chính văn phòng
Chức năng lập kế hoạch (hoạch định)
- Xác định mục tiêu: Ví dụ, một công ty đặt mục tiêu tăng doanh thu 20% trongnăm sau
- Lập kế hoạch: Ví dụ, công ty sẽ phát triển sản phẩm mới, mở rộng thị trườngsang
khu vực mới, và tăng cường quảng cáo
- Dự báo: Ví dụ, công ty dự đoán nhu cầu thị trường cho sản phẩm, chi phí vàdoanh thu dự kiến. Vai trò lập kế hoạch:
- Tránh chồng chéo công việc việc ai người đó làm- Thống nhất hành động tránh tự phát.
- Chủ động phối hợp tốt.- Dự đoán tình huống xảy ra Phân loại kế hoạch:
- Theo thời gian năm, quý, tháng tuần
- Theo nhiệm vụ cụ thể tuyển dụng, hội họp mua sắmCăn cứ lập kế hoạch:
- Dựa vào chức năng nhiệm vụ tổ chức - Dựa vào dự báo
Chức năng quản trị trong hành chính văn phòng Chức năng tổ chức
- Xây dựng cơ cấu tổ chức: xác định nhiệm vụ, quyền hạn, mối quan hệ cácthành
viên, cách thức thông tin ra quyết định...
- Một số cơ cấu tổ chức thường dựa vào cấu trúc như Chức năng (tiếp thị, sảnxuất,
tài chính); Trực tuyến, địa lý. lOMoAR cPSD| 58605085
Tiến trình thực hiện tổ chức: - Xác
định lĩnh vực hoạt động: Taxi - Xác
định nội dung công tác:
- Xác định cơ cấu: các bộ phận nào?
- Xác định mối quan hệ lẫn nhau giữa các cơ cấu:
=> Đảm bảo: tổ chức bộ máy gọn nhẹ, chức năng nhiệm vụ rõ ràng (tránh chồng
chéo hoặc thiếu sót), có sự phối hợp
Chức năng quản trị trong hành chính văn phòng Chức năng lãnh đạo
Là hoạt động chỉ huy (điều khiển) tác động đến người khác để thực hiện mục tiêu tổ chức.
Một số nội dung cơ bản, cụ thể như:
- Đôn đốc: Truyền cảm hứng: Ví dụ, lãnh đạo công ty truyền cảm hứng cho
nhânviên bằng cách chia sẻ tầm nhìn và sứ mệnh của công ty, Hoặc, Khuyến
khích: Ví dụ, công ty khen thưởng nhân viên xuất sắc và tạo môi trường làm việc tích cực.
Đánh giá vẫn đề phát sinh: Giải quyết xung đột Vi dụ, lãnh đạo công ty giải quyết
mâu thuẫn giữa các bộ phận để đảm bảo sự phối hợp hiệu quả.
- Phối hợp thực hiện mệnh lệnh cấp trên.
- Phương thức lãnh đạo: mệnh lệnh hành chính (quyền hạn); kinh tế (thưởng,phạt) động viên....
Chức năng quản trị trong hành chính văn phòng Chức năng kiểm tra
- Là hoạt động kiểm soát (như đánh giá, so sánh, đối chiếu)
Vai trò kiểm tra: phát hiện sai sót.
- Đo lường kết quả Bảo đảm kết quả đạt được mục tiêu ban đầu. Vì dụ, công
tytheo dõi doanh thu, lợi nhuận, và mức độ hài lòng của khách hàng.
- Bảo đảm sử dụng nguồn lực hiệu quả.
Phát hiện kịp thời để điều chỉnh. Ví dụ: công ty điều chỉnh chiến lược marketing
nều kết quả bán hàng không đạt được mục tiêu.
Phương pháp kiểm tra: định kỳ hoặc đột xuất. lOMoAR cPSD| 58605085
=> Về cơ bản, kiểm tra là một hệ thống phản hồi, là bước sau cùng của tiến trình quản trị.
Chức năng quản trị trong hành chính văn phòng Lưu ý:
- Các chức năng quản trị có mối liên hệ mật thiết với nhau và được thực hiệnmột cách liên tục.
- Việc thực hiện các chức năng quản trị có thể khác nhau tùy thuộc vào loại hìnhtổ
chức, quy mô, và mục tiêu hoạt động. Tổ chức văn phòng
Xây dựng Quy chế trong công tác văn phòng -
Là quy tắc, thước đo: để quản lý hiệu quả.
- Phù hợp quy định pháp luật.
- Điều chỉnh (nếu cần).
- Xác định đầy đủ các nội dung quy chế, chẳng hạn: quy định chung, tổ chức
bộmáy, lề lối làm việc, mối quan hệ công tác...). Tổ chức văn phòng
Ví dụ: Một số Quy trình nghiệp vụ trong văn phòng -
Quy trình đăng ký lịch công tác.
-Quy trình tuyển dụng nhân sự. -
Quy trình đánh giá nhân viên.
-Quy trình thanh toán tài chính.
-Quy trình soạn thảo văn bản.
-Quy trình quan li văn bản ĐI, quy trình quản lí văn bản Đến. -Quy trình lập hồ sơ.
-Quy trình giao nộp hồ sơ vào lưu trữ.
-Quy trình cấp phát văn phòng phẩm -Quy trình điều xe...
Tổ chức nhân sự trong văn phòng lOMoAR cPSD| 58605085
Xây dựng Bản mô tả công việc
- Khái niệm Bản mô tả công việc: là văn bản liệt kê các nhiệm vụ, quyền hạn
vàtrách nhiệm công việc; mối quan hệ công việc; điều kiện làm việc; quyền lợi và trách nhiệm...
- Yêu cầu về năng lực.
Tổ chức nhân sự trong văn phòng
Xây dựng Bản mô tả công việc (tt)
- Thường sử dụng cho: tuyển dụng, kiểm tra nhân viên, đánh giá hiệu quả laođộng
của nhân viên, hoặc định mức lao động mới hàng năm...
- Khi xây dựng bản mô tả công việc, cần thực hiện đúng quy định (yêu cầu
chứcdanh) hoặc tham khảo người có kinh nghiệm.
- Để quản trị văn phòng hiệu quả, cần phải xây dựng được bản mô tả công việccho
tất cả các vị trí lao động (phân công không rõ ràng, tránh chồng chéo, điều kiện
về trang thiết bị lao động, thời gian làm việc...). => Lựa chọn đúng người.
So sánh Quản trị văn phòng và Quản trị doanh nghiệp Mức độ tập trung: lOMoAR cPSD| 58605085
- Quản trị văn phòng: Tập trung vào việc vận hành hiệu quả các hoạt động
hàngngày (quản lý nhân sự hành chính, tài sản văn phòng, công nghệ thông tin, hậu can
- Quản trị doanh nghiệp: Tập trung vào việc hoạch định chiến lược toàn diệndoanh
nghiệp (tài chính, nhân sự, marketing...). Phạm vi trách nhiệm:
- Quản trị văn phòng: các hoạt động nội bộ của văn phòng.- Quản trị doanh
nghiệp: toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp Kỹ năng và kiến thức cần thiết:
- Quản trị văn phòng: Cần có kiến thức về quản lý hành chính, văn thư, côngnghệ
thông tin, kỹ năng tổ chức, giao tiếp.
- Quản trị doanh nghiệp: bổ sung thêm các kỹ năng lãnh đạo, ra quyết định
Tuy nhiên, có một số điểm tương đồng: cả hai đều yêu cầu kỹ năng tổ chức, quản
lý thời gian và giao tiếp tốt. Cả hai đều đóng vai trò quan trọng trong việc đảm
bảo sự thành công của doanh nghiệp Tóm lại
- Công tác Văn phòng có vai trò quan trọng trong việc thực hiện các chức
năngquản lý, chỉ đạo, điều hành.
- Công tác Văn phòng giúp người lãnh đạo nắm bắt thông tin kịp thời, chính xác,tir
do dua ra các quyết định đúng đắn
- Văn phòng: “bộ mặt” => thể hiện tính chuyên nghiệp.