Chương 2 Phân tích chu trình doanh thu môn Quản trị cơ sở dữ liệu kinh doanh | Học viện Công Nghệ Bưu Chính Viễn Thông

lOMoAR cPSD| 58736390 QUẢN TRỊ
CƠ SỞ DỮ LIỆU KINH DOANH KHẢO SÁT VÀ PHÂN TÍCH CHU TRÌNH DOANH THU TRONG DOANH NGHIỆP NỘI DUNG  Khái quát chung
 Các hoạt động thuộc chu trình doanh thu
Khái quát chung về chu trình doanh thu  Khái niệm:
⚫ Chu trình doanh thu là một loạt các hoạt động
kinh doanh và các hoạt động xử lý thông tin
liên quan đến việc cung cấp hàng hóa và dịch vụ cho khách hàng.  Đặc điểm: lOMoAR cPSD| 58736390
⚫ Nghiệp vụ phát sinh giữa doanh nghiệp và khách hàng bên ngoài.
⚫ Thông tin về các hoạt động thuộc chu trình
doanh thu cũng liên quan chặt chẽ đến các chu trình khác
Hàng hóa thành phẩm Chu trình Chu trình Chu trình chi phí sản xuất doanh thu Dữ liệu Hệ thống báo cáo v à sổ cái Vốn Chu trình Chu trình nhân sự tài chính
 Chu trình doanh thu
⚫ Nhận hàng hóa thành phẩm từ chu trình sản xuất
⚫ Cung cấp vốn cho chu trình tài chính
⚫ Cung cấp dữ liệu cho hệ thống báo cáo và sổ cái lOMoAR cPSD| 58736390 Hàng mua Chu trình Chu trình chi phí doanh thu Dữ liệu Hệ thống báo cáo v à sổ cái Vốn Chu trình Chu trình nhân sự tài chính
 Chu trình doanh thu
⚫ Nhận hàng hóa thành phẩm từ chu trình sản xuất
⚫ Cung cấp vốn cho chu trình tài chính
⚫ Cung cấp dữ liệu cho hệ thống báo cáo và sổ cái
Khái quát chung về chu trình doanh thu
 Mục tiêu của chu trình doanh thu:
⚫ Cung cấp đúng loại sản phẩm, đúng nơi và đúng lúc với giá bán phù hợp.
 Để đạt được mục tiêu trên, quản lý phải ra được các thông tin sau:
⚫ Phạm vi nào sản phẩm có thể thỏa mãn nhu cầu của khách hàng
⚫ Bao nhiêu hàng tồn kho cần thiết phải dự trữ và nơi dự trữ
⚫ Doanh nghiệp có chuyển hàng cho khách hay thuê ngoài
⚫ Giá bán cho mỗi loại sản phẩm, dịch vụ lOMoAR cPSD| 58736390 ⚫ Khả năng bán chịu Các giao dịch trong chu trình doanh thu
• Quản lý yêu cầu khách hàng
• Cập nhật doanh thu ( đã • Nhận đơn đặt hàng thanh toán / chưa thanh
• Chấp nhận mua trả góp toán )
• Kiểm tr a hàng trong kho
• Nhận thanh toán của khách hàng
• Báo đáp ứng đơn hàng trễ
• Cập nhật các khoản phải thu
• Lấy và đóng gói hàng hóa
• Quản lý các trường hợp : • Vận chuyển hàng hóa
hàng trả lại , chiết khấu , nợ
• Thủ tục thanh toán với KH xấu
• Chuẩn bị các báo cáo quản trị
• Gởi thông tin cho các chu trình khác
Các nhóm hoạt động chính
 Nhập lệnh bán (Sales order entry)  Vận chuyển (Shipping)
 Lập và gửi hóa đơn (Billing)
 Thu tiền (Cash collection) lOMoAR cPSD| 58736390
Các hoạt động kinh doanh thuộc chu trình doanh thu
Nhập lệnh bán
Việc nhập lệnh bán được thực hiện bởi Bộ
phận bán hàng , gồm các nghiệp vụ :
 Nhận đơn hàng của khách hàng  Chấp nhận tín dụng  Kiểm tra hàng
 Trả lời yêu cầu của khách hàng
Các hoạt động kinh doanh thuộc chu trình doanh thu Nhập lệnh bán:  Nhận đơn hàng
⚫ Đơn hàng có thể được Kháchhàng gửi đến thông qua các cách thức:
Khách hàng tới tận nơi lOMoAR cPSD| 58736390
Các hoạt động kinh doanh thuộc chu
Khách hàng gửi qua thư Khách hàng gọi điện
Khách hàng đặt hàng qua trang web của công ty trình doanh thu
Các hoạt động kinh doanh thuộc chu trình doanh thu Nhập lệnh bán:  Nhận đơn hàng lOMoAR cPSD| 58736390
Các hoạt động kinh doanh thuộc chu
⚫ Xem thông tin đơn hàng của khách hàng.
 Thông tin khách hàng được kiểm tra từ Dữ liệu
khách hàng hiện hữu
 Thông tin về loại hàng hóa, số lượng, giá cả và các
điều khoản khác của nghiệp vụ bán hàng trình doanh thu Nhập lệnh bán:  Nhận đơn hàng
⚫ Xem thông tin Đơn hàng của khách hàng.
 Kiểm tra tính hiệu lực, tính pháp lý
 Kiểm tra tính đầy đủ của thông tin
 Kiểm tra tính hợp lệ lOMoAR cPSD| 58736390
Các hoạt động kinh doanh thuộc chu
Các hoạt động kinh doanh thuộc chu trình doanh thu Nhập lệnh bán:
 Nhận đơn hàng của khách Sơ đồ dòng dữ liệu? Đơn hàng KHÁCH Dữ liệu KH HÀNG trình doanh thu
Nhập lệnh bán  Chấp nhận tín dụng
⚫ Hầu hết các giao dịch là mua bán chịu
⚫ Bán chịu cần thiết phải được chấp nhận
trước khi chúng được xử lý
⚫ Việc chấp nhận tín dụng dựa vào lịch sử
giao dịch giữa doanh nghiệp và người mua lOMoAR cPSD| 58736390
Các hoạt động kinh doanh thuộc chu
Các hoạt động kinh doanh thuộc chu trình doanh thu Nhập lệnh bán  Chấp nhận tín dụng
⚫ Kiểm tra Dữ liệu khách hàng của đơn hàng :  Hạn mức tín dụng  Số dư hiện tại
 Số ngày quá hạn theo từng lần giao dịch trong quá khứ
⚫ Nếu không chấp nhận tín dụng của khách
hàng, đơn hàng sẽ được trả lại khách hàng
⚫ Nếu chấp nhận tín dụng của khách hàng,
thông tin tín dụng của lần này được cập
nhật vào dữ liệu khách hàng trình doanh thu
Nhập lệnh bán  Chấp nhận tín dụng Sơ đồ dòng dữ liệu ? lOMoAR cPSD| 58736390
Các hoạt động kinh doanh thuộc chu Đơn hàng Nhận đ Dữ ơn liệu KH KHÁCH HÀNG hàng Đơn hàng Chấp Nhận TD
Các hoạt động kinh doanh thuộc chu trình doanh thu Nhập lệnh bán
 Kiểm tra hàng: từ đơn hàng được chấp nhận, BP bán hàng:
⚫ Kiểm tra sự sẵn có của Hàng tồn kho
Số hàng còn tồn trong kho
Số hàng đã được tính xuất cho khách hàng
Số lượng hàng đã được đặt hàng
⚫ Nếu hàng tồn kho không còn
 Yêu cầu bổ sung hàng được gởi tới Bộ phận sản
xuất/Bộ phận mua hàng trình doanh thu
Nhập lệnh bán  Kiểm tra hàng ⚫ Nếu hàng sẵn sàng: lOMoAR cPSD| 58736390
Các hoạt động kinh doanh thuộc chu
 Hồ sơ đơn hàng được hoàn tất để gởi tới các bộ phận
⚫ Bộ phận vận chuyển để giao hàng
⚫ Bộ phận kế toán để lập hóa đơn
 Phiếu xuất kho được phát hành chuyển xuống cho Bộ phận kho hàng
 Thông báo được gởi cho khách hàng về việc đã
nhận được đơn hàng và lời cám ơn.
 Thông tin của hồ sơ đơn hàng được cập nhật
thông tin vào Dữ liệu đơn hàng lOMoAR cPSD| 58736390
Các hoạt động kinh doanh thuộc chu trình doanh thu
Nhập lệnh bán  Kiểm tra hàng Sơ đồ dòng dữ liệu ?
Các hoạt động kinh doanh thuộc chu trình doanh thu Nhập lệnh bán
 Trả lời yêu cầu khách hàng
⚫ Chất lượng của nghiệp vụ này rất quan trọng
⚫ Nhiều công ty dùng hệ thống Customer Relationship lOMoAR cPSD| 58736390
Các hoạt động kinh doanh thuộc chu
Management (CRM) để hỗ trợ quá trình này
 Chi phí để có được khách hàng mới đắt gấp 5
lần so với giữ được khách hàng cũ.
 CRM giúp cải thiện chất lượng dịch vụ khách
hàng và mức độ trung thành của khách hàng. trình doanh thu
Nhập lệnh bán
 Trả lời yêu cầu khách hàng
⚫ Có thể diễn ra trước hoặc sau khi khách hàng đặt hàng
⚫ Cung cấp thông tin phản hồi theo yêu cầu
khách hàng về dữ liệu khách hàng và dữ liệu đơn hàng lOMoAR cPSD| 58736390
Các hoạt động kinh doanh thuộc chu
Các hoạt động kinh doanh thuộc chu trình doanh thu
Nhập lệnh bán  Trả lời yêu cầu khátrình ch h do àng anh thu Vận chuyển Sơ đồ dòng dữ liệu?
Quá trình vận chuyển được thực hiện bởi
Bộ phận kho hàng và Bộ phận vận
chuyển, gồm các nghiệp vụ:
 Nhận hồ sơ đơn hàng, đóng gói
 Vận chuyển hàng tới khách hàng
Các hoạt động kinh doanh thuộc chu trình doanh thu Vận chuyển
 Nhận hồ sơ đơn hàng, đóng gói lOMoAR cPSD| 58736390
Các hoạt động kinh doanh thuộc chu
⚫ BP kho hàng xuất hàng theo phiếu xuất kho  Loại hàng cần xuất
 Số lượng mỗi loại
Hàng hóa xuất được giao cho BP vận chuyển
⚫ BP vận chuyển thực hiện đóng gói hàng hóa trình doanh thu Vận chuyển
 Nhận hồ sơ đơn hàng, đóng gói
 Sơ đồ dòng dữ liệu ?
Phiếu xuất kho Xuất hàng BP & đóng gói bán hàng
Các hoạt động kinh doanh thuộc chu trình doanh thu Vận chuyển
 Vận chuyển hàng tới khách hàng
⚫ BP vận chuyển kiểm tra sự chính xác của các thông tin có được
 Số lượng hàng hóa thực tế lOMoAR cPSD| 58736390
Các hoạt động kinh doanh thuộc chu
 Số lượng ghi trên danh sách hàng hóa
 Số lượng trên hồ sơ đơn hàng trình doanh thu Vận chuyển
 Vận chuyển hàng tới khách hàng
⚫ BP vận chuyển sẽ lập
 Phiếu giao hàng (nêu số lượng và diễn giải các
hàng hóa được vận chuyển)
 Vận đơn (công ty vận chuyển, nơi đi, nơi đến,
các điều khoản trách nhiệm…)
Các hoạt động kinh doanh thuộc chu trình doanh thu Vận chuyển
 Vận chuyển hàng tới khách hàng lOMoAR cPSD| 58736390
Các hoạt động kinh doanh thuộc chu
⚫ Phiếu giao hàng và vận đơn được
gởi tới BP kế toán
⚫ Hàng đã đóng gói, phiếu giao hàng
và vận đơn được gởi tới Công ty vận chuyển
⚫ Các thông tin được cập nhật
 Dữ liệu đơn hàng được xử lý
 Số lượng của Hàng tồn kho
 Dữ liệu vận chuyển trình doanh thu Vận chuyển
 Vận chuyển hàng tới khách hàng Sơ đồ dòng dữ liệu ? lOMoAR cPSD| 58736390
Các hoạt động kinh doanh thuộc chu
Các hoạt động kinh doanh thuộc chu trình doanh thu
Lập và gởi hóa đơn
 Quá trình Lập và gởi hóa đơn được
thực hiện bởi Bộ phận kế toán, gồm 2
nhiệm vụ tách biệt nhưng quan hệ mật thiết nhau : ⚫ Lập hóa đơn
⚫ Cập nhật về công nợ phải thu trình doanh thu
Lập và gởi hóa đơn
 Tiếp nhận thông tin từ :
⚫ Bộ phận bán hàng: hồ sơ đơn hàng
⚫ Bộ phận vận chuyển: phiếu giao hàng và vận đơn lOMoAR cPSD| 58736390
Các hoạt động kinh doanh thuộc chu
Các hoạt động kinh doanh thuộc chu trình doanh thu
Lập và gởi hóa đơn  Lập hóa đơn:
Bộ phận kế toán thực hiện
⚫ Lập hóa đơn bán hàng thông báo cho khách
hàng về khoản tiền phải thanh toán, và nơi thanh toán
⚫ Cập nhật thông tin về doanh thu vào Hệ
thống sổ cái và Dữ liệu doanh thu lOMoAR cPSD| 58736390
Các hoạt động kinh doanh thuộc chu trình doanh thu
Lập và gởi hóa đơn  Lập hóa đơn :
Các hoạt động kinh doanh thuộc chu trình doanh thu
Lập và gởi hóa đơn  Lập hóa đơn: Sơ đồ dòng dữ liệu?
Downloaded by To Nu (tonuwxa@gmail.com)