CHƯƠNG 2 QUY TRÌNH MUA HÀNG 24/08/2023
Trương Đình Nguyên Vũ 1 NỘI DUNG 1. MỤC TIÊU MUA HÀNG 2.
VAI TRÒ VÀ TRÁCH NHIỆM QUẢN LÝ CUNG ỨNG CHIẾN LƯỢC 3.
CẢI THIỆN QUY TRÌNH P2P (TỪ MUA HÀNG ĐẾN KHI TRẢ TIỀN) 4.
PHÊ DUYỆT, HỢP ĐỒNG VÀ CHUẨN BỊ ĐƠN ĐẶT HÀNG 5. CÁC HÌNH THỨC MUA HÀNG 6.
CẢI THIỆN QUY TRÌNH MUA HÀNG 24/08/2023 2
1. MỤC TIÊU MUA HÀNG
• Đảm bảo việc cung ứng được liên tục.
• Quản lý quy trình tìm nguồn cung ứng hiệu quả và h suất.
• Quản lý hiệu suất của nhà cung cấp.
• Xây dựng các mục tiêu phù hợp với các bên liên nội bộ.
• Phát triển chiến lược cung ứng tích hợp hỗ trợ các m tiêu kinh doanh 24/08/2023 3
1.1 CUNG ỨNG LIÊN TỤC
1.2 QUẢN LÝ QUY TRÌNHTÌM
NGUỒN CUNG ỨNG • Nhà cung ứng uy tín.
• Xác định cấp độ nhân viên.
• Giá cả sản phẩm, dịch vụ • Tuân thủ ngân sách hành hợp lý. chính.
• Cung ứng đúng thông số
kỹ • Đào tạo chuyên nghiệpvà
thuật đáp ứng yêu cầu. phát triển nhân viên. • Số lượng phù hợp. • Khai thác thêm các kênh mua hàng.
• Sắp xếp giao hàng hóa d ,ịch vụ đúng tiến độ. 24/08/2023 4
1.3 QUẢN LÝ HIỆU SUẤT
1.4 MỤC TIÊU PHÙ HỢP VỚI
CỦA NHÀ CUNG CẤP
CÁC BÊN LIÊN QUAN NỘI BỘ • Tìm nhà cung cấp cạn
trhanh. • Xem các bên liên quan trong nội bộ là khách hàng.
• Phân tích, đánh giá nh c à ung
cấp mới tiềm năng cao, và • Phối hợp, cộng tác giữa cáchức
tạo mối quan hệ chặt chẽ. năng.
• Cải thiện nhà cung cấp
hiện • Tạo mối quan hệ tích cực hỗ trợ tại.
lẫn nhau để giải quyết vấn đề. • Tìm thêm nhà cung cấ m p
ới • Tận dụng tác động đáng kểcủa
chưa đủ khả năng cạnh tranh
quản lý cung ứng lên lợi nhuận
với các nhà cung cấp hitệạn i.
và làm năng lực cốt lõichiến lược của công ty. 24/08/2023 5
1.5 CHIẾN LƯỢC CUNG ỨNG HỖ TRỢ MỤC TIÊU KINH DOANH •
Nhân sự quản lý nguồn cung phải tham gia lập kế hoạch của công ty. •
Nhà quản lý điều hành phải thấy được lợi ích của quản lý nguồn cu đẳng cấp thế giới. •
Luôn cập nhật các điều kiện và xu hướng thị trường cung cấp. •
Tìm thêm, xác định các công nghệ vật liệu, dịch vụ mới nổi. •
Lên kế hoạch cung cấp và kế hoạch dự phòng để giảm thiểu rủi ro.
VD: Winmart tìm nhà cung ứng cho nhóm hàng,..... - Đánh giá nhà máy. - Năng lực SX. - Số lượng công nhân. - PCCC
- Khám sức khỏe định kỳ
- Vệ sinh, an toàn lao động,.... 24/08/2023 6 2. VAI TRÒ & T
RÁCH NHIỆM QUẢN LÝ CUNG ỨNG CHIẾN LƯỢC • Phân tích chi tiêu. •
Nhu cầu và thông số kỹ thuật / báo cáo công việc. •
Danh mục ngành hàng / chọn nhà cung cấp. • Hợp đồng. • Chi phí. •
Quy trình bằng công nghệ. •
Mối quan hệ nhà cung cấp. •
Chiến lược quản lý cung ứng. 24/08/2023 7 2.1 PHÂN TÍCH CHI TIÊU •
Có quy trình thu thập dữ liệu lịch sử theo mặt hàng, theo N •
Hướng tất cả chi tiêu đến một đơn vị hoặc tỷ lệ tiêu dùn . g •
Sử dụng để thúc đẩy các chiến lược trong ✓ Quản lý nhu cầu ✓ Quản lý hàng hóa ✓ Quản lý rủi ro 24/08/2023 8
2.2 NHU CẦU & THÔNG SỐ KỸ THUẬT/BÁO CÁO CÔNG VIỆC
• Dùng dữ liệu tiêu thụ để dự báo, ước tính mức tiêu thụ trong tương lai.
• Tối ưu hóa các chiến lược tìm nguồn cung ứng.
• Chủ động thiết lập các chính sách, thủ tục và hệ thống đo lường.
• Xác định năng lực của đơn vị cung cấp để giảm thiểu rủi ro.
• Hình thành bộ tiêu chuẩn cố định để giới hạn các lựa chọn.
• Giảm thiểu đơn vị cung cấp, ưu tiên các đơn vị cung cấp đáp ứng các
cầu về rủi ro và tuân thủ.
• Đòi hỏi các thông số kỹ thuật của sản phẩm và dịch vụ để giảm chi ph . í
VD: Hệ thống Citigym mua hàng cần xét:
Thời gian thành lập Công ty, báo cáo tài chính, năng lực sản xuấ
nghiệm trong ngành, đối tác là ai, có các loại chứng nhận chứng chỉ gì,... 24/08/2023 9
2.3 DANH MỤC NGÀNH HÀNG / CHỌN NHÀ CUNG CẤP
• Chiến lược danh mục ngành hàng. ✓ Giảm thiểu rủi ro
✓ Thu được giá trị kinh doanh từ việc triển khai
✓ Kế hoạch đàm phán rỏ ràng
✓ Có kế hoạch tìm nguồn cung ứng
✓ Thẻ điểm nhà cung cấp
• Quá trình phát triển những hiểu biết sâu sắc về
✓ Yêu cầu của các bên liên quan
✓ So sánh với thông tin ngành bên ngoài
✓ Khả năng của đơn vị cung ứng ✓ Rủi ro hoạt động
✓ Phát triển chiến lược. 24/08/2023 10 2.4 HỢP ĐỒNG
• Hợp đồng là sự thoả thuận của các bên về việc xác lập, thay đổi h
chấm dứt, huỷ bỏ quyền, nghĩa vụ của các bên tham gia.
• Hợp đồng có thể có các nội dung sau đây:
✓ Đối tượng của hợp đồng
✓ Số lượng, chất lượng
✓ Giá, phương thức thanh toán
✓ Thời hạn, địa điểm, phương thức thực hiện hợp đồng
✓ Quyền, nghĩa vụ của các bên
✓ Trách nhiệm do vi phạm hợp đồng
✓ Phương thức giải quyết tranh chấp • Cách trao hợp đồng ✓ Đấu thầu cạnh tranh ✓ Đàm phán
✓ Một số kết hợp của cả hai 24/08/2023 11 2.5 QUẢN LÝ CHI PHÍ
• Hiểu chi phí thực của hàng hóa và dịch vụ đã mua
✓ Phân tích giá đã trả và các thành phần khác nhau tro đời sản phẩm
✓ Xây dựng chi phí mục tiêu và tỷ lệ đơn vị
• Sử dụng các công cụ và kỹ thuật hỗ trợ quyết định
• Phát triển thông tin chi tiết để
✓ Chi phí hỗ trợ một quy trình hoặc hàng hóa
✓ Xác định trường hợp kinh doanh
✓ Tổng chi phí cung cấp dịch vụ
✓ Tìm, xây dựng các mô hình chi phí. 24/08/2023 12
2.6 QUẢN LÝ QUY TRÌNH TỪ MUA HÀNG ĐẾN THANH TOÁN
Tự động hóa các hoạt động giao dịch, gồm… • Yêu cầu đặt hàng • RFX (như là RFI, RFP, RFQ) • Trao hợp đồng • Đơn hàng •
Sự chấp thuận, phê duyệt • Hóa đơn • Thanh toán
Quy trình từ mua hàng đến thanh toán (P2P - Procure to Pay Cycle) 24/08/2023 13
2.7 QUẢN LÝ MỐI QUAN HỆ NHÀ CUNG CẤP
• Tạo ra các chỉ số thẻ điểm nhà cung cấp và xem tiến độ.
• Các điều khoản và điều kiện của hợp đồn . g • Giao dịch hàng ngày
• Giảm thiểu rủi ro vận hành và sản phẩm
• Có kế hoạch kinh doanh liên tục
• Thấu hiểu cơ hội & thách thức trong kinh doanh của nhà cung cấp
• Nắm bắt các cơ hội để nâng cao giá trị và giảm ch phí 24/08/2023 14
2.8 THIẾT LẬP CHIẾN LƯỢC QUẢN LÝ CUNG ỨNG
• Mục tiêu và chỉ số được thiết lập cho các kế hoạch ngắn hạn dài hạn
• Thiết lập sáng kiến chuyển đổi mua hàng
• Quy trình lặp lại và được xác định rõ ràng để xây dựng c lược và quản trị
• Sự phù hợp rõ ràng với tầm nhìn điều hành và các mục tiê
doanh cụ thể của người dùng nội bộ
• Quy trình dựa trên thông tin thị trường của nhà cung cấp
phát triển tốt và đầu vào của các bên liên quan nội bộ
• Lập kế hoạch truyền thông để báo cáo cho quản lý cấp cao 24/08/2023 15
3. CẢI THIỆN QUY TRÌNH P2P (TỪ MUA HÀNG ĐẾN KHI TRẢ TIỀN) 24/08/2023 16
CÁC GIAI ĐOẠN CỦA QUY TRÌNH P2P
• Dự báo & hoạch định kế hoạch
• Xác định nhu cầu cụ thể
• Lựa chọn nhà cung cấp
• Ký kết hợp đồng / tạo đơn hàng
• Nhận hàng hóa, dịch vụ và chứng từ thanh quyết toán 24/08/2023 17
3.1 DỰ BÁO & HOẠCH ĐỊNH KẾ HOẠCH
• Nhu cầu là khởi đầu của chu kỳ mua hàng • Nguồn nhu cầu
✓ Kế hoạch định ký hàng năm
✓ Phát triển sản phẩm mới
✓ Nhu cầu hoạt động phát sinh • Loại nhu cầu ✓ Từng thành phần ✓ Nguyên vật liệu ✓ Cụm lắp ráp ✓ Thành phẩm ✓ Dịch vụ 24/08/2023 18
3.2 NHU CẦU CỤ THỂ • Yêu cầu mua hàng
• Dự báo và đơn hàng khách hàng
• Hệ thống điểm tái đặt hàng • Kiểm tra tồn kho
• Đội ngũ mua sắm đa chức năng
• Mô tả vật liệu/dịch vụ được yêu cầu • Số lượng • Đơn giá Nội dung cơ bản trong yêu cầu • Bộ phận yêu cầu mua hàng
• Thời gian yêu cầu mua hàng
• Dự kiến thời điểm có hàng / giao hàng tới
• Chữ ký ủy quyền (nếu có) 24/08/2023 19 • Hệ thống MRP
• Dự kiến đơn đặt hàng của khách
Dự báo và đơn hàng khách hàng
• Đơn hàng thực tế của khách hàng
• Dự phòng các đơn hàng phát sinh
• Phát triển sản phẩm mới
• Điểm tái đặt hàng được xác định kh
số lượng tồn kho đạt đến điểm đặt
Hệ thống điểm tái đặt
hàng (theo qui định từng Công ty) hàng đơn hàng được tạo ra.
• Phần mềm theo dõi hàng tồn kho,
lượng đặt hàng và dự báo nhu cầu 24/08/2023 20