Chương 3: Kỹ năng lãnh đạo nhóm và các vấn đề liên quan môn Kỹ năng làm việc nhóm | Học viện Công Nghệ Bưu Chính Viễn Thông

lOMoAR cPSD| 58737056 KNLVN
CHƯƠNG 3: KỸ NĂNG LÃNH ĐẠO NHÓM
3.1. Những vấn đề chung về lãnh đạo
3.1.1. Khái niệm lãnh đạo Định nghĩa:
Lãnh đạo là quá trình gây ảnh hưởng đến hoạt động của cá nhân hoặc nhóm nhằm đạt mục
tiêu trong bối cảnh cụ thể. Người lãnh đạo không chỉ sử dụng quyền lực/chức vụ mà còn
khơi dậy sự tự nguyện, nhiệt tình từ thành viên.
Đặc điểm của người lãnh đạo:
Có khả năng tập hợp, kết nối và thúc đẩy hợp tác giữa các cá nhân.
Đóng vai trò như "chất xúc tác" giúp nhóm hoạt động hiệu quả, gắn kết và sáng tạo.
Sử dụng ảnh hưởng (thay vì mệnh lệnh) để dẫn dắt nhóm.
Bản chất của lãnh đạo:
Không phải là khả năng bẩm sinh mà có thể rèn luyện qua học tập và trải nghiệm.
Yêu cầu các kỹ năng, tầm nhìn và khả năng thích ứng với thách thức hiện đại (toàn cầu
hóa, công nghệ, biến động).
Xu hướng hiện nay:
Lãnh đạo được coi như một nghề nghiệp đòi hỏi đào tạo bài bản, với nhiều khóa huấn
luyện kỹ năng ra đời trên toàn cầu.
3.1.2. Vai trò và phẩm chất cần thiết của người lãnh đạo
a) Vai trò của người lãnh đạo
Người khởi xướng:
Đề xuất ý tưởng, định hướng hành động để nhóm bắt đầu và hoàn thành công việc. Người làm gương: lOMoAR cPSD| 58737056
Hành vi, thái độ của lãnh đạo ảnh hưởng trực tiếp đến văn hóa nhóm. Sự mẫu mực tạo niềm
tin và noi gương cho thành viên.
Người biết thương thảo:
Giải quyết mâu thuẫn, dung hòa sự khác biệt giữa các thành viên để đạt đồng thuận. Người lắng nghe:
Tiếp thu ý kiến đa chiều, khuyến khích sự đóng góp của nhóm Nâng cao hiệu quả
công việc và sự gắn kết.
Người huấn luyện:
Đào tạo, hướng dẫn thành viên phát triển năng lực, đáp ứng yêu cầu công việc.
Một thành viên của nhóm:
Hòa đồng, cùng làm việc và chia sẻ trách nhiệm với tập thể Xây dựng tinh thần đồng đội.
b) Phẩm chất cần thiết
Khát vọng và nghị lực
Có đam mê và quyết tâm mạnh mẽ trong công việc
Kiên trì vượt qua mọi thách thức
Khả năng gây ảnh hưởng
Tạo sức ảnh hưởng tích cực đến người khác
Dẫn dắt bằng uy tín cá nhân thay vì quyền lực Nhạy cảm
Thấu hiểu cảm xúc và nhu cầu của thành viên
Nhận biết và giải quyết kịp thời các vấn đề tiềm ẩn lOMoAR cPSD| 58737056 Chính trực
Luôn trung thực, nhất quán giữa lời nói và hành động
Xây dựng lòng tin vững chắc trong nhóm Tự tin
Tin vào bản thân thông qua trau dồi kiến thức và kỹ năng
Truyền cảm hứng và niềm tin cho người khác Thông minh
Phát triển đa dạng trí thông minh (logic, cảm xúc, xã hội...)
Xử lý linh hoạt các tình huống phức tạp Hiểu biết rộng
Nắm vững kiến thức tổng quan về nhiều lĩnh vực Điều phối
hiệu quả nhóm đa chức năng
3.1.3. Phong cách lãnh đạo
Một nhóm hiệu quả thường gắn liền với người lãnh đạo hiệu quả. Dù cùng sở hữu kỹ năng điều
hành, mỗi lãnh đạo lại có phong cách riêng. Dưới đây là 3 phong cách cơ bản:
a) Phong cách chuyên quyền
Đặc điểm hành vi của lãnh đạo:
Độc đoán trong ra quyết định: Tự đặt mục tiêu, phân công nhiệm vụ, quy định cách làm việc.
Ít lắng nghe ý kiến nhóm, chỉ tiếp nhận phản hồi từ cấp trên.
Giải quyết vấn đề trực diện, áp đặt.
Kết quả đối với nhóm: Ưu điểm: lOMoAR cPSD| 58737056
Công việc hoàn thành nhanh do tuân thủ nghiêm ngặt. Rõ ràng trong phân công. Nhược điểm:
Thành viên thụ động, không hài lòng, dễ nảy sinh chống đối ngầm.
Thiếu gắn kết giữa lãnh đạo và nhóm, dễ hình thành bè phái.
Giảm sự tin tưởng và sáng tạo tập thể. b) Phong cách tự do
Cũng có khi mối quan hệ lại đi theo hai hướng đối lập/khác biệt:
Đặc điểm hành vi của lãnh đạo:
Không đưa ra mục tiêu/ràng buộc cụ thể.
Ít tham gia hoạt động nhóm, không kiểm soát tiến độ.
Trao toàn quyền tự chủ cho thành viên.
Phản ứng của nhóm:
Xu hướng tích cực (nếu nhóm có năng lực):
Tự tổ chức, đề cao hợp tác.
Xuất hiện lãnh đạo không chính thức thay thế.
Loại bỏ vai trò của lãnh đạo yếu kém.
Xu hướng tiêu cực (nếu nhóm thiếu kỷ luật): lOMoAR cPSD| 58737056
Chán nản, làm việc rời rạc.
Mất phương hướng, không đạt mục tiêu.
Dễ xảy ra xung đột, chia rẽ.
c) Phong cách cộng tác
Đặc điểm hành vi của lãnh đạo:
Đặt mục tiêu rõ ràng, chia sẻ với nhóm và thống nhất cách thức thực hiện.
Lắng nghe ý kiến thành viên, khuyến khích thảo luận để ra quyết định tập thể.
Phân công nhiệm vụ dựa trên thế mạnh cá nhân, đồng thời hỗ trợ giải đáp thắc mắc.
Kết quả đối với nhóm: Ưu điểm:
Tăng sự tham gia và cam kết của mọi thành viên.
Môi trường làm việc thoải mái, tin cậy lẫn nhau.
Phát huy tính sáng tạo và hợp tác. Nhược điểm:
Đòi hỏi thời gian dài để thảo luận, khó áp dụng cho nhóm quy mô lớn hoặc khẩn cấp.
3.2. Một số kỹ năng cần thiết của người lãnh đạo nhóm
3.2.1. Kỹ năng lập kế hoạch Tầm quan trọng:
Biến ý tưởng thành hành động cụ thể, tránh tình trạng rối loạn hoặc thiếu định hướng.
Giúp đánh giá khả năng đạt mục tiêu và điều chỉnh kịp thời. Ví dụ ứng dụng: lOMoAR cPSD| 58737056
Trong thể thao: Huấn luyện viên vẽ sơ đồ chiến thuật.
Trong kinh doanh: Bản kế hoạch kinh doanh là "la bàn" dẫn lối.
a) Các yếu tố cần thiết để lập kế hoạchPhân loại kế hoạch:
Dài hạn (năm), trung hạn (tháng), ngắn hạn (ngày/tuần).
Cần cập nhật thường xuyên theo điều kiện thực tế. Nguyên tắc 5W: Yếu tố Câu hỏi Mục đích Why Tại sao cần làm?
Xác định mục đích, động lực. What Làm gì?
Liệt kê nhiệm vụ cụ thể. Who Ai thực hiện?
Phân công trách nhiệm rõ ràng. When Khi nào hoàn thành? Thiết lập timeline. Where Địa điểm/nguồn lực?
Đảm bảo điều kiện thực hiện.
b) Mô hình bản kế hoạch
1. Các loại kế hoạch
Kế hoạch ngắn hạn (ngày/tuần):
Kế hoạch trung hạn (tháng/quý/năm): lOMoAR cPSD| 58737056
2. Yếu tố quan trọng khi lập kế hoạch nhóm Mục tiêu rõ ràng Phạm vi hoạt động Kết quả mong đợi
Nguồn lực (nhân sự, ngân sách) Timeline cụ thể
3. Nguyên tắc thực hiệnƯu tiên công việc quan trọng
Linh hoạt điều chỉnh khi cần Đánh giá định kỳ
3.2.2. Kỹ năng tổ chức công việc
a) Xác định quy trình, khối lượng công việc và phân công lao động
1. Xác định quy trình công việc lOMoAR cPSD| 58737056
Khái niệm Quy trình là chuỗi các hoạt động được thực hiện theo trình tự nhất định để đạt hiệu quả. Ví dụ:
Quy trình ăn táo: Rửa Gọt vỏ Bổ Bỏ hạt Ăn.
Quy trình sản xuất xe ô tô Hãng ABC
Yêu cầu về xe Thiết kế xe Chế tạo xe Kiểm tra thử xe
2. Phân công lao độngNguyên tắc:
Giao việc dựa trên thế mạnh và năng lực thành viên.
Đảm bảo cân bằng khối lượng công việc giữa các thành viên.
Ví dụ Dự án xe hơi ABC
Nhóm thiết kế: Chuyên viên CAD, kỹ sư cơ khí.
Nhóm sản xuất: Công nhân lắp ráp, kỹ thuật viên.
Nhóm QA/QC Kỹ sư kiểm định chất lượng.
b) Kiểm tra, đánh giá 1. Mục đích:
Đảm bảo công việc đúng tiến độ và đạt chất lượng.
Phát hiện sai sót để điều chỉnh kịp thời. 2. Phương pháp:
Với dự án dài hạn:
Chia thành các mốc quan trọng Milestones).
Đánh giá định kỳ sau mỗi mốc.
Ví dụ Học tiếng Anh đạt 600 TOEFL trong 2 năm Chia thành 4 giai đoạn (mỗi giai
đoạn 6 tháng, tăng 100 điểm).
Với công việc ngắn hạn Kiểm tra khi kết thúc.
3. Công cụ hỗ trợ:
Báo cáo tiến độ Đối chiếu kết quả thực tế vs kế hoạch.
Phản hồi nhóm Thu thập ý kiến thành viên để cải thiện. lOMoAR cPSD| 58737056 4. Lợi ích:
Tâm lý Tạo động lực khi hoàn thành từng mốc nhỏ.
Hiệu quả Giảm thiểu rủi ro do sai lệch kéo dài.
3.2.3. Kỹ năng điều hành cuộc họp - thảo luận
a) Đánh giá chung về họp - thảo luận Mặt tích cực:
Thỏa mãn nhu cầu tham gia và đóng góp của thành viên.
Cung cấp thông tin, tăng tính minh bạch.
Thúc đẩy tinh thần trách nhiệm và hợp tác.
Giải quyết mâu thuẫn, đưa ra quyết định khách quan. Mặt tiêu cực:
Lãng phí thời gian nếu không có mục tiêu rõ ràng.
Diễn ra hình thức, thiếu hiệu quả.
Tiêu chí cuộc họp thành công:
Đạt mục tiêu Thông tin rõ ràng, quyết định khả thi, tránh lan man.
Bầu không khí Cởi mở, dân chủ, thoải mái.
Thỏa mãn thành viên Thu nhận kiến thức, được lắng nghe.
Đúng giờ Tuân thủ thời gian bắt đầu/kết thúc.
b) Các bước tổ chức cuộc họp Bước Nội dung chi tiết
Xác định mục đích, nội dung, tài liệu liên quan. Chọn địa điểm, trang thiết bị. 1. Chuẩn bị
Thông báo trước thời gian cụ thể.
Giới thiệu thành viên (nếu cần). Tạo không khí thân thiện. Thống nhất mục tiêu và 2. Bắt đầu quy tắc làm việc.
Đưa ra chủ đề thảo luận theo trình tự. Khuyến khích phát biểu, tóm tắt ý kiến. Ra 3. Điều hành
quyết định và cam kết thực hiện. lOMoAR cPSD| 58737056
Tổng kết kết quả, vấn đề tồn đọng. Ghi chép biên bản và giao nhiệm vụ cụ thể. 4. Kết thúc
c) Cách thức ra quyết định trong nhóm Phương pháp Ưu điểm Nhược điểm Áp dụng Tạo sự gắn kết Tốn thời gian. Khó áp
cao.Quyết định được ủng dụng với nhóm lớn.
Dự án quan trọng cần sự Đồng thuận hộ. cam kết toàn diện. Nhanh chóng. Dễ thực Gây chia rẽ nhóm thiểu
Vấn đề ít phức tạp, cần Đa số hiện. số. quyết định nhanh.
Hiệu quả với chuyên gia. Khi có nhóm chuyên gia Thiểu số Thiếu tính dân chủ. nòng cốt.
Tình huống khẩn cấp hoặc
Tiết kiệm thời gian.Rõ
Giảm sự sáng tạo của
lãnh đạo có đủ thông tin. Quyền lực ràng. nhóm.
d) Xử lý tình huống khó Tình huống Cách xử lý
Thành viên đến muộn
Nhắc nhở chung hoặc trao đổi riêng nếu ảnh hưởng nghiêm trọng.
Phát biểu dài dòng
Tóm tắt ý chính: "Theo tôi, anh đang đề cập đến 3 điểm chính là…".
Ý kiến trái chiều
Ghi nhận, hẹn giải quyết sau khi tham khảo chuyên gia.
Làm rõ câu hỏi: "Anh muốn hỏi về vấn đề X hay Y?" Trả lời trọng tâm. Câu hỏi khó
Giữ bình tĩnh, trả lời trung lập: "Câu hỏi của anh sẽ được nghiên cứu sau."
Thách đố/chống đối