Chương 7 Hoạch định Môn Khoa học quản lý | Đại học Văn hóa Hà Nội

lOMoAR cPSD| 60857655
CHƯƠNG 7: HOẠCH ĐỊNH I. Khái niệm:
 Hoạch định là quá trình xác định mục tiêu trong tương lai và đề
ra các phương án, biện pháp cụ thể để đạt được mục tiêu đó
một cách hiệu quả nhất
 Theo nghĩa quản lý: Hoạch định là quá trình xác định mục tiêu
của tổ chức và lựa chọn các phương án hành động phù hợp để
đạt được mục tiêu trong điều kiện nguồn lực có hạn.
 Theo nghĩa đơn giản: Hoạch định là vạch kế hoạch trước những
việc cần làm, ai làm, khi nào làm và làm như thế nào.
II. Vai trò của hoạch định
 Cung cấp hướng dẫn và giảm thiểu rủi ro : Hoạch định cung
cấp sự hướng dẫn cần thiết cho toàn bộ tổ chức, giúp mọi thành
viên biết được mục tiêu chung và con đường để đạt được
chúng. Đồng thời, hoạch định còn có tác dụng kép trong việc
quản trị rủi ro: nó giúp giảm bớt những hậu quả của thay đổi
trong môi trường kinh doanh và giảm thiểu những lãng phí,
lặp ại không cần thiết, giúp tổ chức hoạt động hiệu quả hơn.
 Thiết lập ra những tiêu chuẩn tạo điều kiện cho công tác
kiểm tra, kiểm soát dễ dàng : Một trong những tác dụng quan
trọng của hoạch định là giúp tổ chức hoạt động dựa trên các
quy chuẩn rõ ràng. Cụ thể, hoạch định đặt ra những tiêu chuẩn
để kiểm soát được dễ dàng. Đây là cơ sở để các nhà quản lý
so sánh kết quả thực tế với mục tiêu đã đề ra, từ đó phát hiện
sai lệch và kịp thời điều chỉnh.
 Đặt ra sự phối hợp : Hoạch định thiết lập sự phối hợp trong
công việc. Khi có một kế hoạch chính thức (hoạch định chính
thức) được viết ra, mọi người biết rõ tổ chức đang tiến tới mục
tiêu nào và những gì họ được trông đợi phải làm. Điều này
giúp định hướng nỗ lực của từng cá nhân và bộ phận, làm cho
làm việc tập thể và phối hợp sẽ gia tăng để cùng đạt mục tiêu chung.
 Đảm bảo thực hiện mục tiêu : Về bản chất, hoạch định là quá
trình ấn định những mục tiêu và ấn định biện pháp tốt nhất để lOMoAR cPSD| 60857655
đạt được chúng. Vai trò cốt lõi và bao trùm của hoạch định là
giúp tổ chức vạch ra con đường rõ ràng và đảm bảo mọi nỗ
lực đều hướng tới việc thực hiện những mục tiêu đã đề ra. III. Mục tiêu
1. Xác định và lựa chọn mục tiêu
 Mục tiêu cơ bản và quan trọng nhất là xác định rõ ràng các mục
tiêu (ngắn hạn, trung hạn và dài hạn) mà tổ chức cần đạt được,
từ đó định hướng cho mọi hoạt động.
2. Định hướng và phối hợp hoạt động:
 Hoạch định cung cấp một tầm nhìn chung và phương hướng
hành động cho toàn bộ tổ chức, giúp các phòng ban và cá nhân
hiểu rõ vai trò và nhiệm vụ của mình.
 Nó là nền tảng cho sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận, tránh
sự chồng chéo và lãng phí nguồn lực.
3. Lường trước và giảm thiểu rủi ro/bất ổn:
 Giúp nhà quản trị nhìn trước tương lai, dự báo những cơ hội và
thách thức, từ đó có thể chủ động né tránh những bất trắc hoặc
có các hành động ứng phó hữu hiệu (kế hoạch dự phòng) trong
môi trường kinh doanh luôn thay đổi.
4. Làm cơ sở cho các chức năng quản trị khác
 Hoạch định được coi là chức năng quản trị tiên quyết vì nó định
hướng cho các chức năng quản trị còn lại:
 Tổ chức: Cung cấp cấu trúc và nguồn lực cần thiết để thực hiện kế hoạch.
 Lãnh đạo: Định hướng nỗ lực và thúc đẩy sự cam kết của nhân viên theo mục tiêu chung.
 Kiểm tra/Kiểm soát: Thiết lập các tiêu chuẩn (mục tiêu) để đo
lường và đánh giá kết quả thực hiện.
5. Sử dụng tối ưu nguồn lực
 Hoạch định giúp xác định và phân bổ các nguồn lực (tài chính,
nhân sự, công nghệ, thời gian) một cách hợp lý và hiệu quả,
tập trung vào những hoạt động mang lại giá trị cao nhất.
6. Nâng cao hiệu quả và năng lực cạnh tranh: lOMoAR cPSD| 60857655
 Thông qua việc xác định rõ mục tiêu, phương án hành động và
tiêu chuẩn kiểm soát, hoạch định giúp nâng cao hiệu suất làm
việc tổng thể, cải tiến, đổi mới, từ đó tăng cường năng lực cạnh tranh của tổ chức.
IV. Vai trò của mục tiêu trong quản lý
 Định hướng hoạt động: Mục tiêu giống như kim chỉ nam giúp
nhà quản lý và tập thể biết mình đang hướng tới đâu, tránh
hoạt động một cách mơ hồ, cảm tính.
 Cơ sở để xây dựng kế hoạch và ra quyết định: Không có mục
tiêu thì không thể xây dựng kế hoạch. Mọi quyết định (phân
bổ nguồn lực, lựa chọn phương án hành động…) đều phải dựa
trên việc mục tiêu nào cần đạt được.
 Động lực thúc đẩy cá nhân và tập thể: Một mục tiêu rõ ràng,
khả thi sẽ tạo động lực phấn đấu, khơi gợi tính trách nhiệm và tinh thần thi đua.
 Tiêu chuẩn để kiểm tra và đánh giá: Mục tiêu là thước đo để
so sánh giữa kết quả đạt được và kết quả mong muốn → từ đó
đánh giá mức độ hoàn thành, khen thưởng hay điều chỉnh.
 Cơ sở để phối hợp và liên kết trong tổ chức: Khi mọi bộ phận
cùng hướng đến một mục tiêu chung thì sự phối hợp sẽ nhịp
nhàng, tránh chồng chéo hoặc mâu thuẫn lợi ích