Chuyên đề 15 - Các thủ tục kiểm soát trong mua sắm hàng hóa môn Hệ thống kiểm soát nội bộ | Đại học Công nghiệp Thực phẩm Thành phố Hồ Chí Minh

Các thủ tục kiểm soát:
1. Tất cả các trường hợp mua hàng phải có đơn đặt hàng do trưởng bộ
phận mua hàng ký duyệt.
Mục đích: thủ tục này nhằm ngăn ngừa gian lận hoặc sai sót khi mua hàng không được phê duyệt
Mua hàng cho mục đích cá nhân: nhân viên dùng tiền của đơn vị để
mua sắm cho nhu cầu cá nhân.
Chọn nhà cung cấp với giá cả không hợp lý: nhân viên có thể thông
đồng với nhà cung cấp về giá cả và số lượng hàng hóa để trục lợi cá nhân.
Thanh toán chứng từ giả: nhân viên trực tiếp đi mua hàng nộp các hóa
đơn giả kê khống giá cả để yêu cầu đơn vị thanh toán, trục lợi từ phần tiền thanh toán thừa ra.
Cơ sở dẫn liệu của BCTC có thể bị ảnh hưởng:
Phát sinh: có cung cấp hóa đơn mua hàng yêu cầu thanh toán nhưng
không xảy ra nghiệp vụ mua hàng trong thực tế.
Chính xác: các nghiệp vụ mua hàng không được ghi chép đúng số tiền.
Nhận xét: thủ tục này nhằm đảm bảo tất cả giao dịch đều được xem xét và
phê duyệt cẩn thận bởi người có thẩm quyền, tránh các trường hợp gian lận
từ việc đơn đặt hàng không được kiểm duyệt kỹ và rủi ro kiêm nhiệm.
2. Bộ phận nhận hàng và thủ kho kiểm đếm hàng và ký phiếu nhập kho
theo đúng chủng loại, quy cách và số lượng theo đơn đặt hàng
Mục đích: thủ tục này nhằm ngăn ngừa gian lận hoặc sai sót khi đơn vị
nhập hàng sai số lượng hoặc hàng kém chất lượng
Gian lận từ nhà cung cấp: nhà cung cấp giao thiếu hàng hóa, trộn vào
hàng hóa lỗi kém chất lượng hoặc thay thế bằng hàng hóa khác.
Gian lận từ nhân viên nội bộ: nhân viên cố ý thông đồng với nhà cung
cấp để giao hàng với số lượng ít hơn số lượng trên đơn đặt hàng trong
khi đơn vị vẫn phải thanh toán đầy đủ số tiền mua hàng, nhằm trục lợi cho cả 2 bên.
Cơ sở dẫn liệu của BCTC có thể bị ảnh hưởng:
Đầy đủ: hàng hóa bị giao thiếu nhưng vẫn ghi nhận trong hàng tồn kho
dẫn đến BCTC không phản ánh đúng tài sản của doanh nghiệp.
Đánh giá: hàng hóa kém chất lượng nhưng vẫn định giá như hàng hóa
đạt chuẩn làm sai lệch giá trị hàng tồn kho.
Chính xác: số lượng hàng hóa bị thiếu do gian lận trong khi doanh
nghiệp vẫn thanh toán đầy đủ dẫn đến ghi chép không đúng số tiền.
Hiện hữu: số lượng hàng hóa giao thiếu không tồn tại vào thời điểm xem xét.
Nhận xét: thủ tục này nhằm đảm bảo số lượng và chất lượng hàng hóa nhất
quán với đơn đặt hàng, tránh các sai sót thanh toán dẫn đến thiệt hại về tài
chính cũng như chất lượng thành phẩm của doanh nghiệp.
3. Kế toán thanh toán theo dõi hàng ngày 3 hồ sơ sau: hóa đơn của nhà
cung cấp, phiếu nhập kho từ bộ phận mua hàng và đơn đặt hàng từ bộ
phận mua hàng, khi nghiệp vụ đã có đầy đủ các chứng từ và đã được
đối chiếu, kiểm tra kỹ về số lượng và tính toán, nhân viên kế toán sẽ lập
phiếu đề nghị thanh toán trình trưởng phòng ký duyệt và làm cơ sở ghi
nhận nợ phải trả người bán
Mục đích: thủ tục này nhằm ngăn ngừa gian lận hoặc sai sót khi đơn vị
thanh toán cho hóa đơn khống
Thanh toán cho hàng hóa không tồn tại: nhà cung cấp và nhân viên nội
bộ lập các hóa đơn giả không có đơn đặt hàng và phiếu nhập kho để yêu cầu đơn vị thanh toán.
Thanh toán trùng lặp hoặc vượt mức thực tế: nếu không theo dõi đầy
đủ 3 loại hồ sơ mua hàng trên và không đối chiếu kỹ lưỡng, kế toán có
thể sẽ thanh toán cho những đơn hàng đã được thanh toán trước đó hoặc
thanh toán các hóa đơn vượt mức giá trị thực tế của hàng hóa nhận được.
Cơ sở dẫn liệu của BCTC có thể bị ảnh hưởng:
Phát sinh: có cung cấp hóa đơn mua hàng yêu cầu thanh toán nhưng
không xảy ra nghiệp vụ mua hàng trong thực tế.
Đầy đủ: công nợ không được ghi chép đầy đủ dẫn đến việc sai sót trong thanh toán.
Nhận xét: thủ tục này nhằm hạn chế các rủi ro thanh toán sai số tiền, thanh
toán trùng lặp hoặc các giao dịch không hợp lệ, hạn chế các rủi ro thanh
toán gây thiệt hại tài chính cho đơn vị.
4. Cuối tháng, kế toán thanh toán đối chiếu 3 hồ sơ ở thủ tục trên, lọc
ra các trường hợp có hóa đơn nhưng chưa có phiếu nhập hoặc ngược
lại, tìm hiểu và xử lý thích hợp
Mục đích: thủ tục này nhằm ngăn ngừa gian lận hoặc sai sót hàng hóa nhận
không đúng với hồ sơ mua hàng:
Hàng hóa nhận không đúng đơn đặt hàng: nhập kho hàng hóa không
thuộc phạm vi mua hàng, sai số lượng và chủng loại trên hợp đồng, gây
sai lệch trong việc ghi nhận tài sản và công nợ.
Hàng hóa không có hóa đơn: hàng hóa nhập kho nhưng không có hóa
đơn kèm theo có thể là hàng hóa được giao dịch ngoài luồng hoặc nhà
cung cấp quên gửi hóa đơn, rủi ro thất lạc hóa đơn, dẫn đến việc không
ghi nhận đầy đủ công nợ.
Cơ sở dẫn liệu của BCTC có thể bị ảnh hưởng:
Đầy đủ: sai sót trong quá trình ghi nhận hàng hóa thiếu chứng từ dẫn
đến việc ghi chép công nợ và giá trị tài sản không đầy đủ.
Đánh giá: hàng hóa không đúng số lượng và sai chủng loại nhưng vẫn định
giá như hàng hóa đạt chuẩn làm sai lệch giá trị hàng tồn kho.
Nhận xét: thủ tục này giúp kế toán ngăn chặn thất thoát tài sản hoặc sai
lệch công nợ, ghi nhận và theo dõi để thanh toán đầy đủ công nợ cho nhà
cung cấp đảm bảo uy tín cho doanh nghiệp. Link tham khảo: 1.
TACA: Kiến thức quản trị kiểm soát (2023), Kiểm soát nội bộ chu
trình mua hàng và thanh toán: Rủi ro và giải pháp,
https://taca.com.vn/kiem-soat-noi-bo-chu-trinh-mua-hang/, truy cập ngày 25/11/2024. 2.
PGS.TS.Trần Phước (2021), Giáo trình lý thuyết kiểm toán, Trường
Đại học Công Thương thành phố Hồ Chí Minh.