Đặc điểm cơ bản của phong cách giao tiếp?

Phong cách giao tiếp
Tâm trí con người rất phức tạp, và điều này là do, trong số những thứ khác, do thực
tế là giao tiếp với người khác cho phép chúng ta tìm hiểu tất cả các loại khái niệm
và ý tưởng về môi trường.
Nếu không có khả năng này, chúng ta sẽ không chỉ là những hòn đảo bị bỏ hoang
theo quan điểm tâm lý, mà chúng ta thậm chí không thể nghĩ được, bởi vì chúng ta
không có ngôn ngữ. Mặc dù vậy, thực tế là sống trong xã hội chúng ta học cách thể
hiện bản thân không có nghĩa là chúng ta luôn làm tốt. Đó là lý do tại sao nên biết phong cách giao tiếp.
Những phong cách giao tiếp này phụ thuộc, trong số những thứ khác, vào thái độ
và các yếu tố của các kỹ năng xã hội mà chúng ta sử dụng để thể hiện ý tưởng của
chúng tôi và trạng thái cảm xúc hoặc cảm xúc.
1. Phong cách hung hăng
Các yếu tố đặc trưng cho phong cách giao tiếp này là các mối đe dọa bằng lời nói
và không bằng lời nói, cũng như những lời buộc tội và lời trách móc trực tiếp. Nói
tóm lại, mục tiêu của bộ sáng kiến này là nhập một động lực trong đó người ta
có miền và phần khác được giảm thiểu.
Đó không phải là một nỗ lực để truyền đạt thông tin có giá trị như người ta có, mà
là có tác động cụ thể đến người khác hoặc những người quan sát sự tương tác, để
có được sức mạnh. Ngoài ra, việc sử dụng ngụy biện vượn quảng cáo, hoặc trực
tiếp từ những lời lăng mạ, không có gì lạ.
Mặt khác, việc sử dụng phong cách giao tiếp tích cực cũng được đặc trưng bởi yếu
tố paraverbal và phi ngôn ngữ thể hiện sự tức giận hoặc thù địch. Ví dụ, giọng nói cao, căng cơ, v.v..
2. Phong cách ức chế, hay thụ động
Đây là một phong cách giao tiếp dựa trên sự ức chế những suy nghĩ và cảm xúc mà
trong các tình huống thông thường có thể được thể hiện.
Mục đích cuối cùng là hạn chế nhiều luồng giao tiếp, bởi vì có một thứ gì đó che
giấu bởi vì đó là thông tin gây khó chịu, hoặc vì nó sợ khả năng không làm hài lòng
người khác. Cũng có khả năng lý do để áp dụng thái độ này là không quan tâm đơn
giản, hoặc mong muốn giải quyết một cuộc đối thoại càng sớm càng tốt.
Trong thực tế, phong cách giao tiếp thụ động là điển hình của những người nhút
nhát, những người không an toàn trong các mối quan hệ cá nhân, hoặc người
hướng nội khác, những người cố gắng giao tiếp nhiều hơn với ít hơn. Điều này có
nghĩa là nỗi sợ hãi không phải là yếu tố kích hoạt. Một số người hiểu rằng trạng
thái "mặc định" là sự cô lập và cô đơn, và mọi nỗ lực để thể hiện bản thân phải được chứng minh.
Ngoài ra, nếu có một cái gì đó quan trọng có nghĩa là nhưng thường có nỗi sợ truyền
đạt nó, thường người ta nói đằng sau lưng người có liên quan. Một trong những
đặc điểm của phong cách giao tiếp này là sự tiếp xúc trực quan tương đối ít, giọng
nói thấp, câu trả lời ngắn hoặc ít liên quan đến những gì được nói và một ngôn ngữ
không lời thể hiện sự tự vệ hoặc không an toàn thành phần cuối cùng này thay đổi nhiều hơn).
3. Phong cách quyết đoán
Trong phong cách quyết đoán, những gì bạn nghĩ và cảm nhận được truyền đạt
trực tiếp, miễn là bạn tin rằng bạn có giá trị và bạn sẽ không làm phiền ai đó quá
mức. Đó là, nó giao tiếp một cách trung thực và minh bạch, nhưng không cố gắng chi phối người khác.
Vì vậy, dự định rằng chính các kỹ năng xã hội đang thiết lập một sự cân bằng trong
đó cả lợi ích của nhau và của người khác được tính đến., để các thông tin liên
quan chảy mà không có biến chứng.
Với những đặc điểm này, có thể coi đây là phong cách giao tiếp hấp dẫn nhất trong
hầu hết các tình huống. 6.1. Khái quát 6.1.1. Khái niệm
Như đã đề cập ở chương mở đầu: Hiệp hội Đào tạo và Phát triển Mỹ (ASTD-
American Society for Training & Development) có thành viên đến từ hơn 100 quốc
gia, đã thực hiện một nghiên cứu về các kỹ năng cơ bản cần thiết trong công việc
tại Hoa Kỳ. Kết luận được đưa ra là có 13 kỹ năng cơ bản cần thiết hàng đầu để
thành công trong công việc, một trong số đó là kỹ năng giao tiếp ứng xử. Vậy giao tiếp là gì?
Với những góc độ và mục đích nghiên cứu khác nhau, người ta đã đưa ra nhiều
quan niệm khác nhau về giao tiếp. Có thể kể ra một số quan niệm về giao tiếp như sau:
“Giao tiếp là nói một điều gì đó với ai đó”.
“Giao tiếp là việc truyền đạt hướng dẫn, chỉ dẫn giữa người này và người khác, có
dẫn đến hành động.”…
Nếu hiểu theo nghĩa rộng thì:
“Giao tiếp là sự chia sẻ thông tin và tạo quan hệ”.
Còn kỹ năng giao tiếp có thể hiểu là một tập hợp những qui tắc, nghệ thuật, cách
ứng xử, đối đáp được đúc rút qua kinh nghiệm thực tế hằng ngày giúp giao tiếp
hiệu quả thuyết phục hơn.
Hiện tượng giao tiếp rõ ràng không chỉ có ở xã hội loài người, mà còn tồn tại khách
quan, xuất hiện ở muôn loài. Ở góc độ một tổ chức, công ty, “giao tiếp” được hiểu
là hành động xác lập mối quan hệ và sự tiếp xúc giữa con người với con người,
nhằm thoả mãn nhu cầu nhất định về thông tin. Trên cơ sở thu nhận thông tin, hai
bên giao tiếp sẽ xây dựng, điều chỉnh mục tiêu, hành vi qua sự tương tác lẫn nhau
để cùng hiểu biết về một tình huống, có cùng tiếng nói, thu được lợi ích nhiều nhất có thể.
Tóm lại, dù có nhiều quan niệm khác nhau, nhưng những quan niệm này đều có
chung một cách hiểu: “Giao tiếp là quá trình chuyển giao, tiếp nhận và xử lý thông
tin giữa người này với người khác để đạt được mục tiêu”.
Có thể nói kỹ năng giao tiếp đã được nâng lên thành nghệ thuật giao tiếp, bởi vì kỹ
năng này bao gồm rất nhiều kỹ năng nhỏ khác như: kỹ năng lắng nghe, kỹ năng
thấu hiểu, kỹ năng sử dụng ngôn ngữ cơ thể, kỹ năng sử dụng ngôn từ, âm điệu…
Để có được kỹ năng giao tiếp tốt đòi hỏi người sử dụng phải thực hành thường
xuyên, áp dụng vào mọi hoàn cảnh mới có thể cải thiện tốt kỹ năng giao tiếp của mình.
6.1.2. Tầm quan trọng của kỹ năng giao tiếp
Kỹ năng giao tiếp là một trong những kỹ năng mềm cực kỳ quan trọng trong thế kỷ
21. Kỹ năng giao tiếp đóng vai trò rất quan trọng, đó là hành trang không thể thiếu
để đạt được thành công.
Xã hội ngày càng phát triển, song song với sự phát triển đó là một sự cạnh tranh
gay gắt. Nếu như chỉ có chuyên môn giỏi, nhiệt huyết, hết mình vì công việc, thì có
thể vẫn chưa đủ để có được một vị trí phù hợp với năng lực. Phải chăng khi đó cần
phải nỗ lực nhiều hơn, làm việc chăm chỉ hơn, ra sức học hỏi thật nhiều để hi vọng
kinh nghiệm, kiến thức giúp thăng tiến cao hơn?
Thật ra, bên cạnh chuyên môn giỏi, kiến thức tốt, cần phải biết cách thể hiện những
suy nghĩ, những kinh nghiệm, những đóng góp của mình cho mọi người biết thông
qua giao tiếp (trao đổi, trò chuyện, trình bày…)mới hy vọng gặt hái được thành công như ý.
Vì vậy, vai trò của kỹ năng giao tiếp trong công việc, trong cuộc sống hằng rất quan
trọng không thể thiếu trong môi trường làm việc hiện đại đầy cạnh tranh.Nâng cao
kỹ năng giao tiếp là một yêu cầu không thể thiếu trong thời đại ngày nay. .
Trong thực tế, có thể dễ dàng nhận thấy: nếu có được kỹ năng giao tiếp tốt thì mọi
quan hệ với bạn bè, đồng nghiệp, cấp trên sẽ trở nên gần gũi, hiệu quả hơn, công
việc sẽ trôi chảy hơn. Cùng với điều đó thì cơ hội thăng tiến cũng rộng mở hơn.
Ngược lại, nếu không thành công trong giao tiếp, những suy nghĩ, ý tưởng, cố gắng,
thành quả của ta sẽ không phản ánh được thực tế của những điều đó của chính bản
thân mình. Sự hạn chế này sẽ khiến ta gần như không thể thể hiện được hết khả
năng của mình trong công việc.
Chính sự thiếu hiệu quả trong giao tiếp sẽ trở thành rào cản trên con đường đạt
tới mục tiêu của chính mình – cả trong đời sống riêng tư lẫn trong sự nghiệp.
6.2. Mục tiêu và phương thức giao tiếp
6.2.1. Mục tiêu giao tiếp
Giao tiếp thường có 4 mục tiêu như sau:
– Chuyển tải được những thông điệp.
– Giúp người nhận hiểu rõ những dự định của người phát thông điệp.
– Tiếp nhận được sự phản hồi từ người nhận.
– Duy trì mối quan hệ tốt với người nhận.
Trong mọi ngành nghề, để thành công, mỗi người đều cần có sự hợp tác, bổ trợ,
giúp đỡ, hay tối thiểu là góp ý từ nhiều phía và để các bên phối hợp hiệu quả, đúng
lúc, đúng “liều lượng”, cần phải có sự trao đổi thông tin chính xác.
Thông điệp luôn luôn có cả yếu tố trí tuệ và tình cảm trong đó, yếu tố trí tuệ để
chúng ta có thể xem xét tính hợp lý của nó, và yếu tố tình cảm để chúng ta có thể
có thái độ những cuốn hút tình cảm thích hợp, qua đó thay đổi được suy nghĩ và hành động.
Các thông điệp sau khi được “mã hoá”, được truyền nhận qua nhiều kênh, như:
“nói”- thông qua gặp mặt đối mặt, gọi điện thoại, gặp qua video…; “viết”- bằng thư
từ, email, bản báo cáo…; và những thông điệp sau khi được “giải mã”, được truyền
đạt đến người nhận và người gửi sẽ trông chờ ở họ những phản hồi.
6.2.2. Phương thức giao tiếp
Khi giao tiếp,đa số thường tập trung vào việc chuẩn bị nội dung, mà ít khi chuẩn bị
cho việc thể hiện nội dung đó như thế nào. Ví dụ như: sử dụng giọng nói ra sao,
ngừng câu ngắt ý ở điểm nào, mắt sẽ đi đâu khi đang trao đổi ở ý đó…
Hay nói cách khác đó là sử dụng các yếu tốkhông phải là từ ngữ (phi ngôn từ) trong
giao tiếp. Giao tiếp thường bao gồm hai phần chính ngôn từ và phi ngôn từ:
– Ngôn từ: là nội dung thông điệp được nói ra hoặc viết ra.
– Phi ngôn từ: bao gồm giọng nói (gồm các yếu tố như: ngữ điệu, chất giọng, độ
cao…) và hình ảnh (gồm nét mặt, dáng vẻ, trang phục, di chuyển…).
Khi chuyển tải một thông điệp, thì hiệu quả của ngôn từ, giọng nói và hình ảnh
được thể hiện như tronghình 6.2, cụ thể là: Tỷ lệ giữa ngôn từ và phi ngôn từ là
7/93 – tức là sức ảnh hưởng của phi ngôn từ tới người nghe gấp 13,285 (93/7) lần
nội dung. 6.3. Các nguyên tắc cơ bản trong giao tiếp Muốn hoạt động giao tiếp có
hiệu quả thě cần phải đảm bảo các nguyên tắc cơ bản sau đây:
6.3.1. Nguyên tắc bình đẳng
Cách thức tốt nhất là thực hiện nguyên tắc là xem: “mọi đối tác đều quan trọng”.
Nghĩa là mọi đối tượng giao tiếp đều phải được tôn trọng và đối xử “bình đẳng”.
Nguyên tắc này giúp tránh được những sai lầm trong giao tiếp như quan niệm:
“người này không quan trọng”, không có ảnh hưởng gì đến bản thân mình, tổ chức
mình nên thờ ơ, thậm chí xem thường.
6.3.2. Nguyên tắc hài hòa lợi ích
Nguyên tắc này dựa trên một thực tế có tính qui luật về mặt tâm lý của con người.
Bất kỳ ai, khi thực hiện các quan hệ giao tiếp đều mong muốn, hy vọng rằng: thông
qua việc giao tiếp có thể đạt được một lợi ích nào đó cho mình hoặc cho tổ chức mà
mình đại diện. Do đó, sự giao tiếp phải được thực hiện trong sự thông cảm, thống
nhất với nhau chứ không phải dưới hình thức tranh đua, đối địch… Sự thành công
của giao tiếp không phải là ở sự chiến thắng đối tác, mà là sự đem lại lợi ích càng
nhiều càng tốt cho cả hai bên.
6.3.3. Nguyên tắc định hướng tối ưu
Việc xác định những mức độ có thể đạt được sẽ giúp cho các đối tượng tham gia
giao tiếp chuẩn bị sẵn sàng tư tưởng nhượng bộ trong điều kiện và giới hạn cho
phép để có thể thương lượng với bên kia khi các điều kiện, tiêu chuẩn lý tưởng
không đạt được. Khi giao tiếp nếu các bên tuân thủ nguyên tắc này thì sẽ dễ dàng
tìm thấy những mục tiêu và lợi ích chung, trên cơ sở đó có thể cùng nhau tìm ra
những giải pháp có thể chấp nhận được cho tất cả các bên.
6.3.4. Nguyên tắc tôn trọng sự khác biệt văn hóa
Giá trị văn hóa là một phạm trù rộng lớn; ở góc độ nguyên tắc giao tiếp phải tôn
trọng giá trị văn hóa. Một sự tôn trọng, lịch sự và nghiêm túc là cần thiết đối với
mọi đối tượng giao tiếp. Bởi vì giao tiếp là sự tương tác xã hội luôn luôn chứa đựng
yếu tố con người và các yếu tố tình cảm. Cần thấy rằng, một thái độ niềm nở, vui
vẻ, hòa nhã, tinh thần hiếu khách, phong cách lịch sự và nghiêm túc, tôn trọng sự
khác biệt là những chuẩn mực giao tiếp quan trọng và cần thiết.