Đề cương ôn tập thi cuối kỳ môn Kỹ năng giao tiếp

Đề cương bao gồm 10 câu hỏi tự luận thực hành tình huống, có kèm theo đáp án để sinh viên tham khảo. Mời bạn đọc đón xem!

Trường:

Đại học Cần Thơ 236 tài liệu

Thông tin:
10 trang 11 tháng trước

Bình luận

Vui lòng đăng nhập hoặc đăng ký để gửi bình luận.

Đề cương ôn tập thi cuối kỳ môn Kỹ năng giao tiếp

Đề cương bao gồm 10 câu hỏi tự luận thực hành tình huống, có kèm theo đáp án để sinh viên tham khảo. Mời bạn đọc đón xem!

422 211 lượt tải Tải xuống
1
Câu
1:
GIAO
TI
P
GÌ?
PHÂN
TÍCH
T
M
QUAN
TR
NG
C
A
GIAO
TI
P
TRONG
Đ
I
S
NG
HNG NGÀY & TRONG KINH DOANH.
Khái
ni
m
giao
ti
ế
p:
Giao tiếp mt trong nhng nhu cu quan trng ca con người.
Giao tiếp hành vi quá trình, trong đó con người tiến hành trao đi thông tin vi nhau, nhn thc,
đánh giá v nhau, tác đng qua li, nh hưởng ln nhau.
Đ giao tiếp, con người s dng ngôn ng (li nói, ch viết) các du hiu phi ngôn ng (nét mt,
c ch, trang phc…) nhm to dng các mi liên h, s tương tác trong cuc sng, kinh doanh, qun tr.
T
m
quan
tr
ng
c
a
giao
ti
ế
p
trong
đ
i
s
ng
kinh
doanh:
Tm quan trng ca giao tiếp trong đi sng.
Giao tiếp điu kin đ tn ti phát trin hi.
giúp con người hiu nhau, gn gũi nhau hơn. Giúp con người không ch hiu người khác còn
hiu chính bn thân mình, biết được đim mnh yếu không ngng phn đu vươn lên.
To mi quan h: giao tiếp làm cho con người chp nhn chia s thông tin vi mi người xung
quanh, xích li gn nhau hơn, to lp ra các mi quan h đ cùng phi hp hành đng, làm cho
cuc sng tt đp, hiu qu hơn.
Cân bng cm xúc: ch trong giao tiếp con người mi tìm được s đng cm, đng điu, cm
thông gii ta được cm xúc ca mình.
Phát trin nhân cách: thông qua quá trình giao tiếp các tiêu chun đo đc như tình thn trách
nhim, nghĩa v, tính trung thc, lòng v tha, tình nghĩa,… được hình thành th hin.
Tm quan trng ca giao tiếp trong kinh doanh.
Giúp xây dng mt đi ngũ hùng hu: giao tiếp kh năng kết ni các nhân, gii quyết mâu
thun, giúp loi b s s hãi, tuyên truyn tinh thn đoàn kết tiếp la đng lc thông qua ngôn
ng trc tiếp.
Tránh hiu lm đưa thông tin sai lch: din gii không tt th khiến người khác hiu nhm
hoc hiu sai lch đi các thông tin thông đip. Nhưng giao tiếp tt s giúp hoàn thành công vic
thm chí sa cha li sai lm.
Thúc đy quá trình kinh doanh: khi giao tiếp tt, dch v chăm sóc khách hàng được nâng cp,
khách hàng đưc gii quyết vn đ mt cách nhanh chóng, kp thi, vic kinh doanh ca doanh
nghip cũng tăng lên đáng k.
To ra văn hóa hòa nhp chn công s: s đng viên, chia s thông qua ngôn ng trc tiếp ca
ban qun vi nhân viên s góp phn to ra môi trường làm vic thân thin thoi mái.
Tăng tương tác vi khách hàng: s giao tiếp ca doanh nghip vi khách hàng s điu kin đ
doanh nghip nm bt tâm ca khách hàng hoc đi tác mt cách sâu sc giúp công ty th
thay đi hoc ci thin sn phm nhm đáp ng đúng nhu cu.
Hiu nm bt được th trường: s tương tác vi khách hàng cơ s đ doanh nghip hiu
nm bt th trường. Khi đi ngũ qun s hiu biết tt nht v th trường đc được tâm
người tiêu dùng thì các sn phm đến vi khách hàng s tr nên d dàng hơn.
2
Câu
2:
TRONG
GIAO
TI
P
KINH
DOANH,
THEO
ANH/CH
,
K
NĂNG
NGHE
HI
U
T
M
QUAN
TRNG NHƯ TH O? TI SAO?
Thc tế đã cho thy, đ giao tiếp thành công thì ch nói hay, hi đúng thôi chưa đ, còn phi biết
nghe hiu. Đ nghe hiu mt cách hiu qu thì đó c mt k năng cn phi rèn luyn tích lũy.
Do đó, k năng nghe hiu trong giao tiếp tm quan trng rt ln, tm quan trng ca k năng nghe
hiu được th hin qua các li ích sau:
Đi vi đi tác:
Tha mãn nhu cu ca đi tác. Khi bn lng nghe ngưi ta nói, chng t bn biết tôn trng người
khác th tha mãn nhu cu t trng ca anh ta.
Thu thp được nhiu thông tin hơn. Bng cách khuyến khích người ta nói, bn s thêm các
thông tin, t đó cơ s quyết đnh.
To ra mi quan h tt đp vi người khác. Khi mt người cm tình lng nghe thì ny sinh mi
quan h tt đp. Lng nghe giúp tình bng hu ny sinh, phát trin kết qu s hp tác trong
hot đng.
Tìm hiu được người khác mt cách tt hơn. Lng nghe s giúp bn nm bt được tính cách, tính
nết quan đim ca h, h s bc l con người trong khi nói.
Giúp cho người khác được s lng nghe hiu qu. Bng cách to dng mt không khí lng
nghe tt, bn s thy rng nhng người đang nói chuyn vi bn tr thành nhng người lng nghe
hiu qu.
Lng nghe giúp cho chúng ta gii quyết được nhiu vn đ. Bng s ci m ca mình bng cách
khuyến khích người khác nói hai bên s phát hin ra nhng nguyên nhân dn đến mâu thun cũng
nhau đưa ra nhng gii pháp đ gii quyết mâu thun đó.
Đi vi ni b doanh nghip:
Mnh lnh, ch th t trên xung nhng ý kiến đóng góp t dưới lên được tiếp thu mt cách đy
đ chính xác, giúp nhà qun tr nhân viên hoàn thành tt hơn công vic ca mình, hn chế
được nhng li hoc nhng thông tin b b sót.
Ci thin mi quan h gia nhà qun tr vi nhân viên, hn chế nhng xung đt không cn thiết.
Da vào nhng thông tin phn hi t qun chúng, nhà qun tr đánh giá được mc đ chính xác
hp nhng quyết đnh do mình đưa ra.
Các ý tưởng sáng to nhân viên s ny sinh nhiu hơn t nhng cuc giao tiếp vi nhng nhà
qun tr biết lng nghe. Ngược li khi lng nghe nhân viên góp ý kiến, nhà qun tr s ny sinh ra
nhng ý tưởng mi giúp gii quyết vn đ mt cách tt hơn.
Biết nghe hiu hiu qu, bn s hn chế nhng yếu t nhiu do tin đn to nên.
Nhn thc ca nhà qun tr nhân viên được nâng cao thông qua vic biết nghe hiu hiu qu.
thế, t nhng li ích trên, ta th thy được tm quan trng ca k năng nghe hiu cùng ln
nh hưởng. Đó cũng chính do ti sao vic nghe hiu tr nên quan trng đi vi mi nhân
chúng ta.
Nghe hiu hiu qu c mt ngh thut, đ làm được điu này ta phi hết sc khách quan
ch đng, phi c gng hiu cho được c nhng hàm ý cha trong mi câu hi, câu nói ca đi tác giao
tiếp.
3
Câu
3:
THEO
ANH/CH
,
GIAO
TI
P
B
NG
HÌNH
TH
C
VI
T
T
M
QUAN
TR
NG
NH
Ư
TH
NÀO
TRONG
GIAO
TI
P
KINH
DOANH?
Y
PHÂN
TÍCH
QUY
TRÌNH
VI
T
TH
Ư
TÍN
TRONG KINH DOANH.
Trong nn kinh tế s như hin nay, các hình thc giao tiếp hin đi, giao tiếp t xa xut hin ngày
càng nhiu, càng ph biến, nhưng các kiu văn bn, thư tín truyn thng vn còn nguyên giá tr ca nó,
chuyn ti được đy đ nhng thông tin người ta mun trao đi vi nhau.
T
m
quan
tr
ng
c
a
k
năng
vi
ế
t
trong
kinh
doanh
đ
ượ
c
phân
thành
3
khía
c
nh
sau:
K năng viết tt s giúp ta được cm tình ca cp trên, ca người quyn tiếp nhn sp xếp
công vic cho ta.
Khi ln đu cm bài viết ca bn (mt đơn xin xic, mt t trình bày nguyn vng, mt bn báo
cáo hay mt bc thư…), nếu thy được viết, hoc được in ra trên mt t giy sáng sa, trang trng,
đúng quy cách, người đc s cho bn người cn thn, lch s, biết tôn trng người khác.
Nếu được trình bày băng ngôn ng thích hp, hành văn trau chut, không phm li chính t, ng
pháp…, người đc s đánh giá bn người trình đ, văn hóa, kh năng giao tiếp tt.
Nếu thông tin trong bài viết được sp xếp tt, bài viết b cc cht ch, hp lý, khoa hc, người đc
s cho rng bn người đu óc, kh năng tài t chc.
Mt bài viết tt th giúp bn vượt qua đi th cnh tranh.
Trong điu kin ca nn kinh tế tri thc, các ý tưởng sáng to, các cơ hi kinh doanh ngày càng nhiu
càng khc lit, mun vượt qua đi th, giành phn thng v phn mình, bn cũng rt cn k năng
viết tt. Bi trong bt c cuc thi nào (thi ý tưởng sáng to, tham gia đu thu, đu giá…), giai đon
đu tiên phi np h sơ tham gia cho Ban t chc trước khi được gp h đ trình bày hoc bo v ý
kiến ca mình mi cơ hi giành chiến thng.
Mt ý tưởng rt hay, rt mi, rt hp dn, nhưng nếu được trình bày không tt, ri ren, mt, thì
người đc không hiu được ý kiến ca tác gi. Đương nhiên bài viết đó s b đánh giá thp, nguy cơ
b loi. Trong các cuc thi tuyn càng ngày người ta càng quan tâm nhiu hơn đến k năng giao tiếp nói
chung, k năng viết nói riêng ca người tham gia.
Kh năng viết tt s giúp bn giành gi được khách hàng.
Khi giao dch, các doanh nghip thường dùng thư tín thương mi. Nhiu người thư thương mi
“nhng người bán hàng thm lng”, thm chí “v đi s tài ba” ca t chc, thư thương mi cu
ni t chc vi thế gii bên ngoài. Nhng bc thư thương mi được viết đúng cách, ràng, mch lc,
vi nhng lun c sc thuyết phc s kh năng giúp t chc gi được nhng khách hàng cũ, to
lp nhng đng minh chiến lược thu hút được nhng khách hàng mi.
Ngoài ra, trong cuc sng trong hot đng kinh doanh, giao tiếp bng hình thc viết s ưu thế
vượt tri trong các trường hp lưu gi thông tin đ tham kho, s dng trong tương lai hoc đ làm căn
c sau này (các báo cáo, các đ án, kế hoch, thông báo, biên bn, các hp đng, bn ghi nh, tha
thun,…).
Quy
trình
vi
ế
t
th
ư
tín
trong
kinh
doanh:
Vic viết đc các thư tín trong kinh doanh mt phn không th thiếu trong cuc đi ca mt nhà
qun tr, qun lý. Trong sut quá trình làm vic, anh ta phi viết đc rt nhiu thư. Riêng vic viết,
anh ta phi viết cho cp trên, cp dưới, đng nghip, nhà cung cp, khách hàng,… Nếu như bn kh
năng viết thư tín tt, chc chn s mang li rt nhiu li ích cho công ty cho chính bn thân bn.
Quy trình viết thư tín trong kinh doanh: quy trình này 5 bước, còn gi Quy trình viết thư tín 5D.
Bước 1: Determing the End and the Means Xác đnh mc đích cách đt được mc đích.
Trước khi viết văn bn, mt bc thư, mt bc đin hay mt thông báo… cn phi xác đnh rõ: viết văn
bn này đ làm gì, hay sao phi viết nó? Khi đã xác đnh được mc đích thì s d dàng la chn th
loi thư, ging văn, mch văn phương tin th hin thích hp. d, nếu thư thuyết phc thì cn
viết dài, chi tiết nếu thi gian cho phép thì dùng cách viết thư truyn thng. Nếu thông tin cn báo
gp thì nên dùng đin o, telex, Fax, Email.
4
Bước 2: Defining the Reader and the Situation - Xác đnh người đc bi cnh liên quan
Xác đnh mc đích cách đt được mc đích viết văn bn, thư tín yếu t quan trng, nhưng
chưa đ. Hãy nh viết thư, thông báo, viết văn bn đ cho ngưi khác đc phn hi li theo
mong mun ca mình. vy đây s mt công vic hết sc quan trng, cn phi xác đnh rõ: người
đc ai, trình đ văn hóa, trình đ chuyên môn, nghip v liên quan đến lĩnh vc s đ cp, mi quan
tâm ca h đến lĩnh vc này, ta mong mun t người h? Sau khi tr li được đy đ, ràng các câu
hi nêu trên, ta th vng tin viết được nhng thông đip tt, kh năng thành công rt cao. Cũng đng
quên xem xét đến các bi cnh liên quan (thi gian, không gian, tình hình kinh tế, chính tr, hi... vào thi
đim đó) la chn cách xưng phù hp.
Bước 3: Developing the Message Viết phác tho bc thư
Cũng như viết các văn bn khác, mt bc thư thường 3 phn: Phn m đu: đt vn đ, nêu
mc đích, do viết thư, nêu các câu hi mình mong mun người đc gii đáp. Phn thân bài: đây
phn dài nht, quan trng nht. đây hãy dùng nhng lp lun, l, s liu, tài liu, s kin, hin
tượng… đ minh ha, chng minh cho nhng lun c, vn đ... nhm thuyết phc người đc làm theo ý
mình. Phn kết lun: tóm tt nhng phn đã trình bày. Nhn mnh nhng ý chính, nhng vn đ mong
mun được gii đáp, cám ơn, ha hn, cam kết, kính chào…
Bước 4: Detecting Dificiencies Kim tra, phát hin nhng sai sót, sa cha
Bn tho viết xong, cn đc li tht k tng u tng ch đ phát hin nhng sai sót sa cha li
ngay. Đây công vic quan trng không th b qua hay làm hi ht. Trong viết thư, nếu không kim tra
k, bn th mc phi nhng sai lm, thiếu sót đáng tiếc, gây cho bn nhiu điu khó x. Nếu nhng
sai sót nh, th làm cho bn b lung túng, bi ri b đi tác hiu lm, còn nhng sai sót nng
s làm cho bn mt nhiu thi gian, tin bc, công sc cơ hi kinh doanh, thm chí còn làm đ v c
uy tín, hình nh công ty ca bn ngay c chính bn.
Bước 5: Distributing the Message - Phát hành bc thư
Phát hành bc thư bc thư đã hoàn thành, trước khi tên, đóng du, hãy kim tra li mt ln na
ni dung, hình thc bc thư, các th tc, nghi thc, tiêu đ, ngày tháng tên người nhn, cơ quan nhn,
đa ch nhn… đã hoàn chnh chưa, tài liu kèm theo thư đã sn sàng chưa. Nếu đã đy đ thì th
phát hành, gi đi.
Cho đã gây được s chú ý, đã m ra vin cnh tt đp, ha hn hp dn vi người đc, nhưng
th bc thư vn chưa đt được kết qu mong mun, nếu như thc s người viết vn chưa nm được,
hiu được nhng khó khăn ca đi tác ca mình. vy, mt th thut quan trng WIIFM. Mun vết
thư thành công bn phi biết đt mình vào v trí, hoàn cnh ca đi tác, tr li được câu hi “Tôi được
t cái này / Cái này li cho tôi?” (What’s In Is For Me?), giúp h gii quyết nhng khó khăn, tr
ngi th gp phi khi làm theo ý ca bn.
Luôn nh dùng nhng t ng ràng, thông dng, d hiu. Tránh dùng nhng t, ng tru tượng,
khó hiu, không thông dng, đa nghĩa d làm cho người đc hiu sai, hiu lm. Đưa ra nhng con s, s
kin ràng, ngun gc đáng tin cy. Viết câu ngn gn, câu đơn, tránh viết câu phc tp đa nghĩa.
Tránh các loi câu vòng vo, dài dòng, dư tha, rào đón khách sáo. Nên dùng câu ch đng, ý khng
đnh đ tăng thêm s chc chn, ràng ý đ ca người viết.
Câu
4:
V
I
M
T
BU
I
THUY
T
TRÌNH,
C
N
PH
I
CHU
N
B
NH
NG
VI
C
GÌ?
THEO
ANH/CH
VIC QUAN TRNG NHT?
Thuyết trình cách trình bày cho người khác hiu, thuyết phc người khác theo mình. đựơc k
năng thuyết trình tt, bn s d dàng truyn ti được nhng ý tưởng hay, nhng mong mun đến
người nghe.
Nhưng đ đt được điu đó, nm vng ni dung thuyết trình chưa đ, chúng ta cn s chun b
tt không ch v mt ni dung còn c hình thc. Vi s chun b tt, d trù mi tình hung th
xy ra bn đã nm được 70% thành công.
M
t
s
đi
u
quan
tr
ng
trong
công
vi
c
chu
n
b
cho
m
t
bài
thuy
ế
t
trình:
5
Xác đnh đi tưng
Ai s đến d?
Bao nhiêu người s đến d?
Tr li được 2 câu hi trên bn s biết điu chnh bài thuyết trình phù hp nht đ thu hút người
nghe.
Xác đnh ni dung
Xác đnh mc đích ca bui thuyết trình.
Xác đnh nhng đim chính bn mong mun người nghe khi ra v s nm bt được đ tìm ra
phương thc nhn mnh nhng ni dung quan trng trong bài thuyết trình. Làm ch ni dung trình
bày, không đ sót nhng yếu t mp m người nghe thường d dàng phát hin ra đim yếu ca
người nói nếu vn đ được đ cp mt cách ln xn, hay khi nhng ni dung ct lõi b kho lp,
b qua.
Xây dng dàn cho bài thuyết trình mt cách logic nht 3 phn: gii thiu, ni dung kết lun)
Xác đnh thi lượng cho tng phn ca bài thuyết trình. Điu này rt quan trng, bi tâm người
nghe không mun nghe mt bài din văn quá dài hp dn đến đâu. Đc bit nếu trong
s hn hp v thi gian thì bn phi phân b thi lượng hp đ thi gian đi sâu vào phn
quan trng nht.
D kiến nhng câu hi c to th đt ra sau phn trình bày ca mình.
Hình thc
Đa đim:
Trước bui thuyết trình cn sp xếp ni tht, khung cnh đa đim. Vi mt bài thuyết trình v văn
hc ngh thut bn th chn đa đim ngoài tri, trang trí căn phòng n tưng vi tranh, hoa, tượng…
Nhưng vi mt bui thuyết trình v đ tài khoa hc bn không cn sp đt căn phòng quá cu vi các
đ trang trí rườm .
Tp nói trước đa đim đã chn. Nếu ngoài tri thì cn tăng âm thanh. Nếu trong phòng nh điu
chnh âm lượng va phi. Lưu tâm đến đ sáng ca đa đim đ bn th đc được nhng ghi chú ca
bn thân c người tham d th theo dõi được nhng tư liu bn cung cp.
Thiết b h tr.
- Nếu đi thuê các thiết b h tr thì nên lưu tâm đến vic đt trước, kim tra cht lượng giá c
hp lí.
- Các thiết b phi tương thích ăn khp vi nhau.
- Các thiết b phi tương thích vi không gian thi gian ca bui thuyết trình.
- Làm quen trước vi đa đim công c thuyết trình cũng mt bước chun b quan trng, đ
th đm bo mi ý tưởng đã thiết kế th thc hin được mt cách trôi chy, thun li.
- Cn chun b c nhng thiết b d phòng cho các trường hp xu xy ra.
Tp luyn:
Ging nói: tiếng nói chun cn thiết, bn cũng nên tp th bng bng đ cho hơi được dài, thường
xuyên đc văn hành văn đ li nói hay, cũng cn phi tp s dng nhiu ging điu khác nhau.
ng khu : viết dàn bài ra giy, tp nói mt mình nhiu ln, bn s luyn được kh năng x ngôn
t nhanh. Đng thi, thường xuyên thu thp dng ng, li hay, cách dùng t ng l t sách báo, trong
khi nói chuyn.
C ch : tp s dng các c ch ca tay, nét mt đ th hin tình cm trong khi thuyết trình.
6
Đ quá trình rèn luyn này hiu qu, cách tt nht cùng hc theo nhóm, tham gia sinh hot câu
lc b, như vy bn mi được thc hành nói trước mi người.
Đi
u
quan
tr
ng
nh
t
c
n
chu
n
b
trong
4
đi
u
trên.
th thy nhng bước chun b cho mt bài thuyết trình được thành công nhn được s phn
hi tt đu hết sc quan trng. Nhng bước thc hin y va phi hp b tr ln nhau giúp vic
thuyết trình din ra mt cách suông s.
Nhưng trong 4 bước chun b đó th nhn thy vic chun b ni dung cho bui thuyết trình chiếm
vai trò ch đo. Sau khi thuyết trình viên đã xác đnh được đi tượng ca bui thuyết trình s lượng
người tham d trong bước 1, thì thuyết trình viên phi lp mt bng ni dung chi tiết ca bui thuyết
trình. cũng ging như khi làm mt bài tp làm văn phi xác đnh được đ bài gì? Thì t đó mình mi
th tìm nhng ý ch đo, nhng ni dung đ làm vn đ đó. Lit nhng ý chính đó ra giy
chn lc nhng ý nào cn thiết cho bui thuyết trình đây bước rt quan trng s cho thy toàn
b các ni dung mt thuyết trình viên mun nêu ra. quan trng hơn nhng ý chính đó cn được
sp xếp theo mt trình t logic c th giúp ngưi nghe th h thng li giúp h nm bt được vn
đ.
phn chun b ni dung này thuyết trình viên phi nhy bén nm bt nhng yếu t v thính gi
như đ tui trung bình, s thích đ khai thác sâu hơn giúp h cm thy hào hng nhưng cn phân b
mt mc thi lượng hp lý. Vic chun b phn ni dung chiếm hu hết tt c nhng điu cn thiết
trong khi thuyết trình t chun b cho ti nhng nét đc sc ca bui thuyết trình mang li nhng thông
tin cn thiết đy đ.
Cui cùng, thuyết trình viên cn phi hp thêm 2 bước na chun b hình thc, đa đim thuyết
trình tp luyn k ng thì bui thuyết trình s mang li kết qu ngoài mong đi.
Câu
5:
CÁC
NGUYÊN
T
C
KHI
GIAO
TI
P
V
I
KHÁCH
HÀNG.
N
U
KHÁCH
HÀNG
KHÔNG
HÀI
LÒNG
N
I
GI
N,
ANH/CH
X
NH
Ư
TH
NÀO?
Trong giao tiếp hi ng như giao tiếp trong kinh doanh, nhng nguyên tc cn phi nm gi đ
cuc nói chuyn din ra thành công nghĩa đi đúng mc đích ca cuc nói chuyn. Đc bit, nếu bn
mt người kinh doanh, khi giao tiếp vi khách hàng, cn phi đc bit chú trng nhng vic sau đây
đ đáp ng được s hài lòng tin dùng ca khách hàng:
1.
Hãy s dng tên riêng ca khách hàng
Xưng tên nhân mt trong nhng âm thanh ngt ngào nht khách hàng mun được nghe t
bn. Vic xưng bng tên riêng trong cuc nói chuyn vi khách hàng s cho thy bn nhìn nhn h
vi tư cách mt nhân nói riêng ch không phi đi tượng khách hàng chung chung, qua đó th hin s
tôn trng ca bn vi khách hàng.
2.
Khách hàng mun đưc mi tham gia nhng cuc gp g, hp mt
Thông thường, ai cũng thích được quan tâm đc bit, th ch đơn gin nhng li thăm hi, chúc
mng, hay thư mi nhân dp l hi. Đó do ti sao các khách hàng thường thích được mi tham d
nhng bui gp g, giao lưu công ty bn t chc, hay bt c điu đem li cho khách hàng các ln
gim giá, dch v đc bit, đào to, nhng ưu đãi nào đó hay s ngc nhiên thú v.
3.
Hi khách hàng v nhng li khuyên
Khách hàng nào cũng sn nhng ý kiến nhân v cung cách làm vic ca bn công ty bn, nếu
h được hi vào thi đim thích hp theo nhng cách thích hp, đng thi h cm thy rng bn thc
s quan tâm đến câu tr li, khách hàng s đưa cho bn li khuyên đó. Hãy to ra cơ hi cho khách hàng
th nói lên tt c nhng h suy nghĩ, phn thưởng khách hàng dành cho bn s tn sut nhng
ln mua sn phm dch v ca bn ngày mt nhiu hơn.
4.
Trân trng khách ng
Hãy đón tiếp h mt cách nng m chân tình làm sao đ khách hàng cm thy rng bn rt vui khi
gp h. Mt n cười, mt li chào, hay câu nói “Chúng tôi s phc v quý v ngay bây gi s tác
dng rt ln. Khách hàng luôn đánh giá cao s trân trng bn dành cho h.
7
5.
To ra s ngc nhiên cho khách ng
Mt chút đó ph thêm vào đơn đt hàng hay nhng li chú thích ghi bng tay s tác dng tâm
rt ln rt hu ích trong dch v khách hàng. Tương t như vy mt ln gim giá đc bit, hay li
mi dùng th mt món ăn…
6.
Xin li khách hàng
Khách hàng luôn biết nhng đã xy ra, cho bn bin h cách nào đi na. Tt nht khi sai
sót, bn hãy gi ti khách hàng mt li xin li, khách hàng s rt hài lòng còn yêu quý bn nhiu hơn
trước đây. Hành đng xin li cam kết đưa li mt dch v tt hơn luôn hu ích đến mc bn th
xoá đi s bt mãn ca khách hàng chuyn thành lòng trung thành, nếu sau đó bn thc hin được
nhng đã ha.
7.
Lng nghe khách hàng
Khi bn thc s lng nghe khách hàng, mt cm giác thoi mái, d chu s xut hin trong lòng mi
khách hàng. Hãy lng nghe nhng băn khoăn, thc mc t phía khách hàng, lng nghe ý kiến ca h,
lng nghe yêu cu ca h. Nh đó, mt chiếc cu ni ca s hiu biết s được thiết lp gia bn
khách hàng. Khi bn thc s lng nghe, bn th không tin được rng bn đã đem li cho khách hàng
cm giác tt đp như thế nào.
8.
Giúp đ khách hàng nhit tình.
ch giúp đ khách mang hàng ra xe hay đơn gin m ca giúp người đang mang hàng nng
trên tay thì mt thông đip ràng đó bn sn sàng giúp đ h n tượng này s hn sâu vào tâm
trí khách hàng. tt nhiên, s khiến h quay tr li vi bn vào ln sau.
Khi
khách
hàng
không
hài
lòng,
n
i
ng
Các cuc nghiên cu cho thy phn ln các khách hàng không hài lòng vi sn phm/dch v ca bn
s không bao gi đến ngay nói vi bn rng h thc s không tho mãn, h ch ra đi mt cách
lng l, sau đó nói vi nhng người quen biết ca h rng không nên mua sm sn phm/dch v ca
bn. thế, khi mt khách hàng phàn nàn, bn đng coi đó mt s phin toái hãy coi đó mt
“cơ hi vàng” đ thay đi suy nghĩ ca khách hàng v bn, đng thi gi chân h li lâu dài vi công ty
bn.
Dưới đây các cách thc đ đương đu vi nhng li chê trách hay kêu ca t phía khách hàng:
Mi h vào phòng chăm sóc khách hàng hay mt ch nào đó đy đ phương tin không gian
phù hp đ h th phàn nàn v dch v/sn phm ca bn.
C đ khách hàng trút hết nhng bc bi ca h.
Không bao gi được tranh cãi vi khách ng.
Đng bao gi nói vi khách hàng rng “Tht ra quý v chng vn đ c”. Đó nhng t ng
không thích hp chút nào.Trình bày quan đim ca bn theo cách lch s nht bn th.
Nhn trách nhim gii quyết vn đ đng đưa ra nhiu do đ bin minh. Vic mt nhân viên
b m hay li do nhà cung cp không phi mi quan tâm ca khách hàng.
Mau chóng hành đng đ gii quyết vướng mc cho khách hàng, đưa ra mt gii pháp sau đó
thc hin đúng nhng đã cam kết. Bn ch nên trì hoãn thc hin nếu vic này khiến tình hình
càng tr nên ti t hơn.
Tăng thêm quyn hn cho các nhân viên bán hàng đ h th linh đng gii quyết các phàn nàn
ca khách hàng. Trong chng mc nào đó, nhân viên bán hàng được phép vi phm đôi chút các quy
đnh ca công ty đ khiến khách hàng va lòng. Nếu bn cm thy vic này không thích hp, thì
bt k lúc nào bn hay các nhà qun thm quyn khác đu phi sn sàn giúp đ nhân viên
bán hàng gii quyết các khúc mc cho khách hàng.
Vi nhng cách thc trên, không sm thì mun, bn s thu phc được nhân tâm mi khách hàng. H
s ưa chung thường xuyên s dng sn phm/dch v bn cung cp. Không nhng thế, ngày
8
mt nhiu khách hàng mi s biết đến tiếng tăm ca công ty bn nh nhng li gii thiu v bn ca
các khách hàng bn đã thu phc được nhân tâm.
Câu
6:
SHAKESPEARE
NÓI
R
NG:
“QUÀ
CÁP
H
U
CŨNG
TR
THÀNH
T
I
TÀN
KHI
NG
ƯỜ
I
BI
U
T
RA
KHÔNG T T”, ANH/CH HIU CÂU NÓI ĐÓ NHƯ TH NÀO? T ĐÂY ANH/CH CN LƯU Ý KHI
TNG QUÀ?
Tng quà trong giao tiếp thương mi c mt ngh thut, nếu biết tng đúng cách thì món quà s
góp phn giúp bn xây dng duy trì mi liên h lâu dài. Còn như tng quà không đúng cách thì lm khi
li th gây tn hi cho mi quan h bn đã dày công vun đp. Shakespeare nói rng: “Quà cáp
hu cũng tr thành ti tàn khi người biếu t ra không t tế”.
Tng quà trong kinh doanh nhm hai mc đích: to dng quan h đi tác duy trì gi vng doanh s
vi khách hàng cũ. Tng quà nghĩa phi nghiên cu, suy nghĩ xem người nhn quà tính cách, thói
quen s thích như thế nào đ t đó quyết dinh la chn món quà, thi dim cách tng sao cho
hiu qu nht.
Tng quà thế nào mi được xem thành công? l đnh nghĩa hp nht ca ch thành công
đây khi người nhn vn còn nh đến bn công ty ca bn tht lâu sau khi đã nhn được món quà!
ba yếu t quan trng trong vic tng quà :
Món quà y thích hp ra sao vi người nhn.
Thi đim trao quà.
Cách trao quà.
Sau đây mt s nguyên tc bn nên lưu ý đ tránh nhng li th xy ra:
1.
Trước khi tng quà, nht khi người nhn nhân viên ca mt công ty ln hoc công ty nước
ngoài, bn nên dành thì gi tìm hiu xem công ty y nhng quy đnh v vic nhn quà biếu hay
không. Nhiu công ty rt gt gao v vic tng nhn quà biếu thm chí cm tit. H không mun
biến thông l quà cáp thành mt hình thc hi l. Trong trường hp y bn nên tôn trng không nên
tng biếu khiến người bn mình phi gi tr li như vy thì s mt mt cho c hai bên.
2.
Đ chn mt món quà thích đáng, bn hãy tr li ba câu hi: "Người nhn thích món quà này
không?", "H s làm vi món quà này - nếu vt lưu nim thì s chưng đâu, nếu th khác thì
s s dng như thế nào?", "Món quà này s khiến người nhn tăng cm tình đi vi bn công ty
ca bn không?"
3.
Mt món quà "chung chung", nghĩa mang ra tng ai cũng được, thì nhiên s không hiu qu bng
mt món quà đc bit bn đã chu khó la chn riêng cho nhân người nhn. Nên hi thăm bn
người thân ca đi tượng v s thích, hoc nên ghi nh vài chi tiết đc bit v h qua nhng ln
gp trước đây.
4.
V món quà thì bn nên chn nhng th tht "giá tr", tuy nhiên cũng không nên nghĩ rng giá tr
nghĩa đt tin. Nếu biết cách chn thì bn cũng th tìm mua dược nhng món quà rt giá tr không
phi tn kém nhiu.
5.
Thi đim tng quà cũng yếu t rt quan trng, do đó bn nên tng quà đúng lúc. Chng hn
như nên gi mt món quà tng cho khách hàng ngay sau khi va xong mt hp đng, hoc gi mt
món quà cám ơn ngay sau khi ai đó làm mt vic hết sc đc bit đ giúp bn.
6.
Thường thì bn nên trao quà trc tiếp cho người nhn kèm theo vài li khen ngi, cám ơn hoc
khuyến khích chân tình như thế s tăng giá tr ca món quà rt nhiu. Tuy nhiên phi gi quà hay
trao quà trc tiếp thì bn cũng nên kèm theo mt thư ngn vi nhng dòng ch thân tình đ món quà tr
nên "thm thiết" hơn.
7.
Sau cùng vic gói quà cũng cn đưc lưu ý tuy đây mt chi tiết nh nhưng cũng du hiu
chng t bn đ ý đến người nhn.
Khi nhìn vào mt món quà tng, hãy luôn t hi nh, “Chúng ta nghĩ khi nhn được mt món quà
như thế y t mt mi quan h trong ng vic? Bt k khi o tng quà, bn ng đt o đó nhng
9
ý nghĩa nht đnh. Món quà đó s đ li mt n tượng cho người nhn, hãy chc chn rng đó chính
n tượng tt đp bn mun truyn ti.
Câu
7:
Ý KIN CHO RNG, THÀ TUYN MT THƯ TNH Đ HC VN SƠ ĐNG, NHƯNG
N CƯI DUYÊN, CÒN HƠN MT C NHÂN B MT LNH NHƯ TIN. ANH/CH BÌNH
LUN V Ý KIN NÀY?
Thư được coi tr th đc lc ca các nhà qun lý. Công vic ca h thm lng đng sau thành
công ca nhà lãnh đo nhưng ch cn thiếu h mt ngày, rt th các sếp s cung lên không ai giúp
h gii quyết khi lượng công vic khng l. Thư sp xếp thi gian, thông tin tài liu cho mt hoc
mt nhóm qun tr viên cp cao nht đnh.
Phm cht k năng cn thiết ca ngh thư :
- K năng giao tiếp tt, duyên dáng khéo o.
- Trung thc, chân thành, kh năng bo mt thông tin.
- Biết cách chăm lo cho v ngoài ca nh.
- K năng t chc.
- Kh năng chu áp lc công vic.
- Kh năng ngôn ng tt c nói viết, gii ngoi ng tin hc văn phòng.
- Tinh thn trách nhim cao.
Do đó thư mt công vic đòi hi c v trình đ ln kh năng giao tiếp tt. Chính vy, nhn
đnh trên ch đúng mt phn.
Th nht, nếu tuyn thư trình đ hc vn sơ đng nhưng n cười duyên thì này khó
th hoàn thành tt công vic. Tuy n cười duyên s to cho người đi din thin cm khi giao
tiếp đc bit vi đi tác, khách hàng, nhân viên trong công ty,... cũng to cho sếp được s thoi
mái khi thư như vy. Tuy nhiên thư cũng cn trình đ đc bit cn gii ngoi ng, tin hc
biết sp xếp công vic ph giúp cho sếp, nên mt người trình đ sơ đng khó th đm đương công
vic đy áp lc này.
Th hai, nếu tuyn thư trình đ c nhân thì th hoàn thành công vic, mt tr th đc
lc cho sếp đm bo công vic tiến hành trôi chy. Nhưng vi b mt lnh như tin thì không th to
thin cm cho người đi din. Nht vi công vic thư yêu cu phi tiếp xúc vi nhiu người như:
đi tác, khách hàng, nhân viên trong công ty,... đc bit mt người lãnh đo không th càm thy thoi
mái khi mt thư vi b mt lnh như tin như vy. Ngày nay khi con ngưi ta đu được ph cp
giáo dc mt bng dân trí đã nâng cao hơn trưc thì vic quan tâm đến cm xúc ca con người được
đt ra. Mt người luôn tươi cười vui v lc quan, đ tâm, quan tâm, tn tâm lao tâm vào mi vic
mình đang làm thì ch s cm xúc ca h s được thăng hoa. Chính thế khi nhu cu tuyn dng
nhân s, các nhà qun tr thường yêu cu ng viên làm các bài kim tra EQ.
đương nhiên, mt n cười duyên dáng không điu kin đ ca bt c mt ai bt c chc v
nào nhưng s mt điu kin cn đu tiên. Ngưi Trung Hoa tng nói “Không biết cười thì đng m
tim”. Vic tp luyn đ mt n cười đp mt điu rt thiết yếu cn phi hc hi. Nhưng
mt điu bt c ai trong chúng ta đu phi hc đ th ng tuyn vào nhng v trí cao chính
vic phi hc cười mt cách tht đp. Mun cười đp thì phi cười bng tâm. Mi người chúng ta mt
thc th riêng bit, không ai ging ta ta cũng không th ging ai, ngoi hình th mt thế mnh cũng
th mt nhược đim nhưng s hoàn toàn không nh hưởng nếu n cười bn mang đến cho
người nhn xut phát t tm lòng.
Tóm li, ngh thư không d chút nào. Không ch nm bt con người giám đc đ khéo ng x,
ngay c trong các quan h giao tiếp, đi x vi người thân, bn ca giám đc ca người thư cũng gp
rt nhiu khó khăn. Đ thành công, bên cnh nhng kiến thc chuyên môn bn cn pha chút ngh thut.
Nhng thư thăng tiến nhng người biết phát trin năng lc làm vic theo kp vi nhp điu ca
công ty, thông tho đường đi nước bước vn hành ca các hot đng, ca th trường, ca các ngh
nghip, ng x thông đã ngh thì phi
10
thông tho thôi. Nhưng li, nhng thư tháo vát gii ngh thường “ca hiếm” ca công ty
được tr lương hu h đ... cnh các ông ch.
Câu
8:
Tình
hu
ng:
Công
ty
t
ch
c
cu
c
h
i
th
o
khách
hàng
đ
gi
i
thi
u
v
1
s
n
ph
m
m
i
c
a
công
ty.
Tr
ưở
ng
phòng
marketing
đ
ượ
c
giao
trách
nhi
m
tr
c
ti
ế
p
gi
i
thi
u
v
1
s
n
ph
m
m
i
đó
v
i
khách
hàng
trong
h
i
th
o
này.
Câu
h
i:
Trong
vai
trò
ng
ườ
i
t
ch
c
d
n
ch
ươ
ng
trình
h
i
th
o,
b
n
s
nói
nh
ng
ý
đ
m
đ
u
gi
i
thi
u
tr
ưở
ng
phòng
marketing
nói
chuy
n
v
i
khách
hàng?
Câu
9:
Tình
hu
ng:
Ngày
12/12/2011,
công
ty
c
a
anh/ch
nh
n
đ
ượ
c
1
th
ư
c
a
khách
hàng
A.
Trong
th
ư
đó,
khách
hàng
A
nói
r
ng,
cách
đây
m
t
tháng,
ngày
12/10/2011,
anh
ta
g
i
cho
công
ty
m
t
đ
ơ
n
đ
t
mua
m
t
s
m
t
hàng
c
a
công
ty,
nh
ư
ng
r
t
ti
ế
c
ko
nh
n
đ
ượ
c
thông
tin
ph
n
h
i.
Công
ty
c
a
anh/ch
đã
cho
ki
m
tra
b
ph
n
văn
th
ư
cho
bi
ế
t,
trong
tháng
qua,
công
ty
không
h
nh
n
đ
ượ
c
đ
ơ
n
đ
t
hàng
nào
c
a
khách
hàng
A.
Câu
h
i:
Hãy
d
th
o
m
t
th
ư
tr
l
i
khách
hàng
A.
Câu
10:
So
n
th
o
m
t
th
ư
chào
hàng/gi
i
thi
u
1
s
n
ph
m
tùy
anh/ch
ch
n.
L
ư
u
ý:
Nh
ng
câu
tr
l
i
trên
đây
ch
mang
tính
ch
t
tham
kh
o
thui.
Ph
n
còn
l
i
nh
ng
câu
th
c
hành
tình
hu
ng,
các
b
n
th
a
s
c
sáng
t
o
nhe.
Chúc
các
b
n
thi
t
t.
^^!
| 1/10

Preview text:

Câu 1:
GIAO TIẾP GÌ? PHÂN TÍCH TẦM QUAN TRỌNG CỦA GIAO TIẾP TRONG ĐỜI SỐNG
HẰNG NGÀY & TRONG KINH DOANH.
Khái niệm giao tiếp:
Giao tiếp là một trong những nhu cầu quan trọng của con người.
Giao tiếp là hành vi và quá trình, trong đó con người tiến hành trao đổi thông tin với nhau, nhận thức,
đánh giá về nhau, tác động qua lại, ảnh hưởng lẫn nhau.
Để giao tiếp, con người sử dụng ngôn ngữ (lời nói, chữ viết) và các dấu hiệu phi ngôn ngữ (nét mặt,
cử chỉ, trang phục…) nhằm tạo dựng các mối liên hệ, sự tương tác trong cuộc sống, kinh doanh, quản trị.
Tầm quan trọng của giao tiếp trong đời sống kinh doanh:
❖ Tầm quan trọng của giao tiếp trong đời sống.
• Giao tiếp là điều kiện để tồn tại và phát triển xã hội.
• giúp con người hiểu nhau, gần gũi nhau hơn. Giúp con người không chỉ hiểu người khác mà còn
hiểu chính bản thân mình, biết được điểm mạnh yếu và không ngừng phấn đấu vươn lên.
• Tạo mối quan hệ: giao tiếp làm cho con người chấp nhận chia sẻ thông tin với mọi người xung
quanh, xích lại gần nhau hơn, tạo lập ra các mối quan hệ để cùng phối hợp hành động, làm cho
cuộc sống tốt đẹp, hiệu quả hơn.
• Cân bằng cảm xúc: chỉ có trong giao tiếp con người mới tìm được sự đồng cảm, đồng điệu, cảm
thông và giải tỏa được cảm xúc của mình.
• Phát triển nhân cách: thông qua quá trình giao tiếp các tiêu chuẩn đạo đức như tình thần trách
nhiệm, nghĩa vụ, tính trung thực, lòng vị tha, tình nghĩa,… được hình thành và thể hiện.
❖ Tầm quan trọng của giao tiếp trong kinh doanh.
• Giúp xây dựng một đội ngũ hùng hậu: giao tiếp có khả năng kết nối các cá nhân, giải quyết mâu
thuẫn, giúp loại bỏ sự sợ hãi, tuyên truyền tinh thần đoàn kết và tiếp lửa động lực thông qua ngôn ngữ trực tiếp.
• Tránh hiểu lầm và đưa thông tin sai lệch: diễn giải không tốt có thể khiến người khác hiểu nhầm
hoặc hiểu sai lệch đi các thông tin và thông điệp. Nhưng giao tiếp tốt sẽ giúp hoàn thành công việc
thậm chí là sửa chữa lại sai lầm.
• Thúc đẩy quá trình kinh doanh: khi giao tiếp tốt, dịch vụ chăm sóc khách hàng được nâng cấp,
khách hàng được giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng, kịp thời, việc kinh doanh của doanh
nghiệp cũng tăng lên đáng kể.
• Tạo ra văn hóa hòa nhập chốn công sở: sự động viên, chia sẻ thông qua ngôn ngữ trực tiếp của
ban quản lý với nhân viên sẽ góp phần tạo ra môi trường làm việc thân thiện và thoải mái.
• Tăng tương tác với khách hàng: sự giao tiếp của doanh nghiệp với khách hàng sẽ là điều kiện để
doanh nghiệp nắm bắt tâm lý của khách hàng hoặc đối tác một cách sâu sắc và giúp công ty có thể
thay đổi hoặc cải thiện sản phẩm nhằm đáp ứng đúng nhu cầu.
• Hiểu và nắm bắt được thị trường: sự tương tác với khách hàng là cơ sở để doanh nghiệp hiểu và
nắm bắt thị trường. Khi đội ngũ quản lý có sự hiểu biết tốt nhất về thị trường và đọc được tâm lý
người tiêu dùng thì các sản phẩm đến với khách hàng sẽ trở nên dễ dàng hơn. 1 Câu 2:
TRONG GIAO TIẾP KINH DOANH, THEO ANH/CHỊ, KỸ NĂNG NGHE HIỂU TẦM QUAN
TRỌNG NHƯ THẾ NÀO? TẠI SAO?
Thực tế đã cho thấy, để giao tiếp thành công thì chỉ nói hay, hỏi đúng thôi chưa đủ, mà còn phải biết
nghe hiểu. Để nghe hiểu một cách có hiệu quả thì đó là cả một kỹ năng cần phải rèn luyện và tích lũy.
Do đó, kỹ năng nghe hiểu trong giao tiếp có tầm quan trọng rất lớn, tầm quan trọng của kỹ năng nghe
hiểu được thể hiện qua các lợi ích sau: ❖ Đối với đối tác:
• Thỏa mãn nhu cầu của đối tác. Khi bạn lắng nghe người ta nói, chứng tỏ bạn biết tôn trọng người
khác và có thể thỏa mãn nhu cầu tự trọng của anh ta.
• Thu thập được nhiều thông tin hơn. Bằng cách khuyến khích người ta nói, bạn sẽ có thêm các
thông tin, từ đó có cơ sở mà quyết định.
• Tạo ra mối quan hệ tốt đẹp với người khác. Khi một người có cảm tình lắng nghe thì nảy sinh mối
quan hệ tốt đẹp. Lắng nghe giúp tình bằng hữu nảy sinh, phát triển và kết quả là sự hợp tác trong hoạt động.
• Tìm hiểu được người khác một cách tốt hơn. Lắng nghe sẽ giúp bạn nắm bắt được tính cách, tính
nết và quan điểm của họ, vì họ sẽ bộc lộ con người trong khi nói.
• Giúp cho người khác có được sự lắng nghe có hiệu quả. Bằng cách tạo dựng một không khí lắng
nghe tốt, bạn sẽ thấy rằng những người đang nói chuyện với bạn trở thành những người lắng nghe có hiệu quả.
• Lắng nghe giúp cho chúng ta giải quyết được nhiều vấn đề. Bằng sự cởi mở của mình và bằng cách
khuyến khích người khác nói hai bên sẽ phát hiện ra những nguyên nhân dẫn đến mâu thuẫn và cũng
nhau đưa ra những giải pháp để giải quyết mâu thuẫn đó.
❖ Đối với nội bộ doanh nghiệp:
• Mệnh lệnh, chỉ thị từ trên xuống và những ý kiến đóng góp từ dưới lên được tiếp thu một cách đầy
đủ và chính xác, giúp nhà quản trị và nhân viên hoàn thành tốt hơn công việc của mình, hạn chế
được những lỗi hoặc những thông tin bị bỏ sót.
• Cải thiện mối quan hệ giữa nhà quản trị với nhân viên, hạn chế những xung đột không cần thiết.
• Dựa vào những thông tin phản hồi từ quần chúng, nhà quản trị đánh giá được mức độ chính xác và
hợp lý những quyết định do mình đưa ra.
• Các ý tưởng sáng tạo ở nhân viên sẽ nảy sinh nhiều hơn từ những cuộc giao tiếp với những nhà
quản trị biết lắng nghe. Ngược lại khi lắng nghe nhân viên góp ý kiến, ở nhà quản trị sẽ nảy sinh ra
những ý tưởng mới giúp giải quyết vấn đề một cách tốt hơn.
• Biết nghe hiểu có hiệu quả, bạn sẽ hạn chế những yếu tố nhiễu do tin đồn tạo nên.
• Nhận thức của nhà quản trị và nhân viên được nâng cao thông qua việc biết nghe hiểu có hiệu quả.
Vì thế, từ những lợi ích trên, ta có thể thấy được tầm quan trọng của kỹ năng nghe hiểu vô cùng lớn
và có ảnh hưởng. Đó cũng chính là lý do tại sao việc nghe hiểu trở nên quan trọng đối với mỗi cá nhân chúng ta.
Nghe hiểu có hiệu quả là cả một nghệ thuật, và để làm được điều này ta phải hết sức khách quan và
chủ động, phải cố gắng hiểu cho được cả những hàm ý chứa trong mỗi câu hỏi, câu nói của đối tác giao tiếp. 2 Câu 3:
THEO ANH/CHỊ, GIAO TIẾP BẰNG HÌNH THỨC VIẾT TẦM QUAN TRỌNG NHƯ THẾ
NÀO TRONG GIAO TIẾP KINH DOANH? HÃY PHÂN TÍCH QUY TRÌNH VIẾT THƯ TÍN
TRONG KINH DOANH.
Trong nền kinh tế số như hiện nay, các hình thức giao tiếp hiện đại, giao tiếp từ xa xuất hiện ngày
càng nhiều, càng phổ biến, nhưng các kiểu văn bản, thư tín truyền thống vẫn còn nguyên giá trị của nó,
vì nó chuyển tải được đầy đủ những thông tin mà người ta muốn trao đổi với nhau.
Tầm quan trọng của kỹ năng viết trong kinh doanh được phân thành 3 khía cạnh sau:
❖ Kỹ năng viết tốt sẽ giúp ta có được cảm tình của cấp trên, của người có quyền tiếp nhận và sắp xếp công việc cho ta.
Khi lần đầu cầm bài viết của bạn (một lá đơn xin xiệc, một tờ trình bày nguyện vọng, một bản báo
cáo hay một bức thư…), nếu thấy nó được viết, hoặc được in ra trên một tờ giấy sáng sủa, trang trọng,
đúng quy cách, người đọc sẽ cho bạn là người cẩn thận, lịch sự, biết tôn trọng người khác.
Nếu nó được trình bày băng ngôn ngữ thích hợp, hành văn trau chuốt, không phạm lỗi chính tả, ngữ
pháp…, người đọc sẽ đánh giá bạn là người có trình độ, có văn hóa, và có khả năng giao tiếp tốt.
Nếu thông tin trong bài viết được sắp xếp tốt, bài viết bố cục chặt chẽ, hợp lý, khoa học, người đọc
sẽ cho rằng bạn là người có đầu óc, có khả năng và có tài tổ chức.
❖ Một bài viết tốt có thể giúp bạn vượt qua đối thủ cạnh tranh.
Trong điều kiện của nền kinh tế tri thức, các ý tưởng sáng tạo, các cơ hội kinh doanh ngày càng nhiều
và càng khốc liệt, muốn vượt qua đối thủ, giành phần thắng về phần mình, bạn cũng rất cần có kỹ năng
viết tốt. Bởi vì trong bất cứ cuộc thi nào (thi ý tưởng sáng tạo, tham gia đấu thầu, đấu giá…), giai đoạn
đầu tiên là phải nộp hồ sơ tham gia cho Ban tổ chức trước khi được gặp họ để trình bày hoặc bảo vệ ý
kiến của mình và mới có cơ hội giành chiến thắng.
Một ý tưởng dù rất hay, rất mới, rất hấp dẫn, nhưng nếu được trình bày không tốt, rối ren, mù mịt, thì
người đọc không hiểu được ý kiến của tác giả. Đương nhiên bài viết đó sẽ bị đánh giá thấp, có nguy cơ
bị loại. Trong các cuộc thi tuyển càng ngày người ta càng quan tâm nhiều hơn đến kỹ năng giao tiếp nói
chung, và kỹ năng viết nói riêng của người tham gia.
❖ Khả năng viết tốt sẽ giúp bạn giành và giữ được khách hàng.
Khi giao dịch, các doanh nghiệp thường dùng thư tín thương mại. Nhiều người ví thư thương mại là
“những người bán hàng thầm lặng”, thậm chí là “vị đại sứ tài ba” của tổ chức, vì thư thương mại là cầu
nối tổ chức với thế giới bên ngoài. Những bức thư thương mại được viết đúng cách, rõ ràng, mạch lạc,
với những luận cứ có sức thuyết phục sẽ có khả năng giúp tổ chức giữ được những khách hàng cũ, tạo
lập những đồng minh chiến lược và thu hút được những khách hàng mới.
Ngoài ra, trong cuộc sống và trong hoạt động kinh doanh, giao tiếp bằng hình thức viết sẽ có ưu thế
vượt trội trong các trường hợp lưu giữ thông tin để tham khảo, sử dụng trong tương lai hoặc để làm căn
cứ sau này (các báo cáo, các đề án, kế hoạch, thông báo, biên bản, các hợp đồng, bản ghi nhớ, thỏa thuận,…).
Quy trình viết thư tín trong kinh doanh:
Việc viết và đọc các thư tín trong kinh doanh là một phần không thể thiếu trong cuộc đời của một nhà
quản trị, quản lý. Trong suốt quá trình làm việc, anh ta phải viết và đọc rất nhiều thư. Riêng việc viết,
anh ta phải viết cho cấp trên, cấp dưới, đồng nghiệp, nhà cung cấp, khách hàng,… Nếu như bạn có khả
năng viết thư tín tốt, chắc chắn nó sẽ mang lại rất nhiều lợi ích cho công ty và cho chính bản thân bạn.
Quy trình viết thư tín trong kinh doanh: quy trình này có 5 bước, còn gọi là Quy trình viết thư tín 5D.
❖ Bước 1: Determing the End and the Means – Xác định mục đích và cách đạt được mục đích.
Trước khi viết văn bản, một bức thư, một bức điện hay một thông báo… cần phải xác định rõ: viết văn
bản này để làm gì, hay vì sao phải viết nó? Khi đã xác định rõ được mục đích thì sẽ dễ dàng lựa chọn thể
loại thư, giọng văn, mạch văn và phương tiện thể hiện thích hợp. Ví dụ, nếu là thư thuyết phục thì cần
viết dài, chi tiết và nếu thời gian cho phép thì dùng cách viết thư truyền thống. Nếu là thông tin cần báo
gấp thì nên dùng điện báo, telex, Fax, Email. 3
❖ Bước 2: Defining the Reader and the Situation - Xác định người đọc và bối cảnh liên quan
Xác định rõ mục đích và cách đạt được mục đích viết văn bản, thư tín là yếu tố quan trọng, nhưng
chưa đủ. Hãy nhớ là viết thư, thông báo, viết văn bản là để cho người khác đọc và phản hồi lại theo
mong muốn của mình. Vì vậy đây sẽ là một công việc hết sức quan trọng, cần phải xác định rõ: người
đọc là ai, trình độ văn hóa, trình độ chuyên môn, nghiệp vụ liên quan đến lĩnh vực sẽ đề cập, mối quan
tâm của họ đến lĩnh vực này, ta mong muốn gì từ người họ? Sau khi trả lời được đầy đủ, rõ ràng các câu
hỏi nêu trên, ta có thể vững tin viết được những thông điệp tốt, khả năng thành công là rất cao. Cũng đừng
quên xem xét đến các bối cảnh liên quan (thời gian, không gian, tình hình kinh tế, chính trị, xã hội... vào thời
điểm đó) và lựa chọn cách xưng hô phù hợp.
❖ Bước 3: Developing the Message – Viết phác thảo bức thư
Cũng như viết các văn bản khác, một bức thư thường có 3 phần: Phần mở đầu: đặt vấn đề, nêu rõ
mục đích, lý do viết thư, nêu các câu hỏi mà mình mong muốn người đọc giải đáp. Phần thân bài: đây là
phần dài nhất, quan trọng nhất. Ở đây hãy dùng những lập luận, lý lẽ, số liệu, tài liệu, sự kiện, hiện
tượng… để minh họa, chứng minh cho những luận cứ, vấn đề... nhằm thuyết phục người đọc làm theo ý
mình. Phần kết luận: tóm tắt những phần đã trình bày. Nhấn mạnh những ý chính, những vấn đề mong
muốn được giải đáp, cám ơn, hứa hẹn, cam kết, kính chào…
❖ Bước 4: Detecting Dificiencies – Kiểm tra, phát hiện những sai sót, sửa chữa
Bản thảo viết xong, cần đọc lại thật kỹ từng câu từng chữ để phát hiện những sai sót và sửa chữa lại
ngay. Đây là công việc quan trọng không thể bỏ qua hay làm hời hợt. Trong viết thư, nếu không kiểm tra
kỹ, bạn có thể mắc phải những sai lầm, thiếu sót đáng tiếc, gây cho bạn nhiều điều khó xử. Nếu những
sai sót là nhẹ, nó có thể làm cho bạn bị lung túng, bối rối vì bị đối tác hiểu lầm, còn những sai sót nặng
sẽ làm cho bạn mất nhiều thời gian, tiền bạc, công sức và cơ hội kinh doanh, thậm chí còn làm đổ vỡ cả
uy tín, hình ảnh công ty của bạn và ngay cả chính bạn.
❖ Bước 5: Distributing the Message - Phát hành bức thư
Phát hành bức thư bức thư đã hoàn thành, trước khi ký tên, đóng dấu, hãy kiểm tra lại một lần nữa
nội dung, hình thức bức thư, các thủ tục, nghi thức, tiêu đề, ngày tháng tên người nhận, cơ quan nhận,
địa chỉ nhận… đã hoàn chỉnh chưa, tài liệu kèm theo thư đã sẵn sàng chưa. Nếu đã đầy đủ thì có thể phát hành, gởi đi.
Cho dù đã gây được sự chú ý, đã mở ra viễn cảnh tốt đẹp, hứa hẹn hấp dẫn với người đọc, nhưng có
thể bức thư vẫn chưa đạt được kết quả mong muốn, nếu như thực sự người viết vẫn chưa nắm được,
hiểu được những khó khăn của đối tác của mình. Vì vậy, có một thủ thuật quan trọng – WIIFM. Muốn vết
thư thành công là bạn phải biết đặt mình vào vị trí, hoàn cảnh của đối tác, trả lời được câu hỏi “Tôi được
gì từ cái này / Cái này có lợi gì cho tôi?” (What’s In Is For Me?), giúp họ giải quyết những khó khăn, trở
ngại có thể gặp phải khi làm theo ý của bạn.
Luôn nhớ dùng những từ ngữ rõ ràng, thông dụng, dễ hiểu. Tránh dùng những từ, ngữ trừu tượng,
khó hiểu, không thông dụng, đa nghĩa dễ làm cho người đọc hiểu sai, hiểu lầm. Đưa ra những con số, sự
kiện rõ ràng, có nguồn gốc đáng tin cậy. Viết câu ngắn gọn, câu đơn, tránh viết câu phức tạp đa nghĩa.
Tránh các loại câu vòng vo, dài dòng, dư thừa, rào đón khách sáo. Nên dùng câu chủ động, có ý khẳng
định để tăng thêm sự chắc chắn, rõ ràng ý đồ của người viết. Câu 4:
VỚI MỘT BUỔI THUYẾT TRÌNH, CẦN PHẢI CHUẨN BỊ NHỮNG VIỆC GÌ? THEO ANH/CHỊ
VIỆC QUAN TRỌNG NHẤT?
Thuyết trình là cách trình bày cho người khác hiểu, thuyết phục người khác theo mình. Có đựơc kỹ
năng thuyết trình tốt, bạn sẽ dễ dàng truyền tải được những ý tưởng hay, những gì mong muốn đến người nghe.
Nhưng để đạt được điều đó, nắm vững nội dung thuyết trình là chưa đủ, chúng ta cần có sự chuẩn bị
tốt không chỉ về mặt nội dung mà còn là cả hình thức. Với sự chuẩn bị tốt, dự trù mọi tình huống có thể
xảy ra bạn đã nắm được 70% thành công.
Một số điều quan trọng trong công việc chuẩn bị cho một bài thuyết trình: 4
❖ Xác định đối tượng • Ai sẽ đến dự?
• Bao nhiêu người sẽ đến dự?
Trả lời được 2 câu hỏi trên bạn sẽ biết điều chỉnh bài thuyết trình phù hợp nhất để thu hút người nghe. ❖ Xác định nội dung
• Xác định mục đích của buổi thuyết trình.
• Xác định những điểm chính mà bạn mong muốn người nghe khi ra về sẽ nắm bắt được để tìm ra
phương thức nhấn mạnh những nội dung quan trọng trong bài thuyết trình. Làm chủ nội dung trình
bày, không để sót những yếu tố mập mờ vì người nghe thường dễ dàng phát hiện ra điểm yếu của
người nói nếu vấn đề được đề cập một cách lộn xộn, hay khi những nội dung cốt lõi bị khoả lấp, bỏ qua.
• Xây dựng dàn cho bài thuyết trình một cách logic nhất (đủ 3 phần: giới thiệu, nội dung và kết luận)
• Xác định thời lượng cho từng phần của bài thuyết trình. Điều này rất quan trọng, bởi tâm lí người
nghe là không muốn nghe một bài diễn văn quá dài dù nó có hấp dẫn đến đâu. Đặc biệt nếu trong
sự hạn hẹp về thời gian thì bạn phải phân bổ thời lượng hợp lí để có thời gian đi sâu vào phần quan trọng nhất.
• Dự kiến những câu hỏi mà cử toạ có thể đặt ra sau phần trình bày của mình. ❖ Hình thức • Địa điểm:
Trước buổi thuyết trình cần sắp xếp nội thất, khung cảnh địa điểm. Với một bài thuyết trình về văn
học nghệ thuật bạn có thể chọn địa điểm ngoài trời, trang trí căn phòng ấn tượng với tranh, hoa, tượng…
Nhưng với một buổi thuyết trình về đề tài khoa học bạn không cần sắp đặt căn phòng quá cầu kì với các đồ trang trí rườm rà.
Tập nói trước ở địa điểm đã chọn. Nếu ở ngoài trời thì cần tăng âm thanh. Nếu trong phòng nhỏ điều
chỉnh âm lượng vừa phải. Lưu tâm đến độ sáng của địa điểm để bạn có thể đọc được những ghi chú của
bản thân và cả người tham dự có thể theo dõi được những tư liệu bạn cung cấp. • Thiết bị hỗ trợ. -
Nếu đi thuê các thiết bị hỗ trợ thì nên lưu tâm đến việc đặt trước, kiểm tra chất lượng và giá cả hợp lí. -
Các thiết bị phải tương thích ăn khớp với nhau. -
Các thiết bị phải tương thích với không gian và thời gian của buổi thuyết trình. -
Làm quen trước với địa điểm và công cụ thuyết trình cũng là một bước chuẩn bị quan trọng, để
có thể đảm bảo mọi ý tưởng đã thiết kế có thể thực hiện được một cách trôi chảy, thuận lợi. -
Cần chuẩn bị cả những thiết bị dự phòng cho các trường hợp xấu xảy ra. ❖ Tập luyện:
Giọng nói: tiếng nói chuẩn là cần thiết, bạn cũng nên tập thở bằng bụng để cho hơi được dài, thường
xuyên đọc văn và hành văn để có lời nói hay, cũng cần phải tập sử dụng nhiều giọng điệu khác nhau.
Ứng khẩu : viết dàn bài ra giấy, tập nói một mình nhiều lần, bạn sẽ luyện được khả năng xử lý ngôn
từ nhanh. Đồng thời, thường xuyên thu thập dụng ngữ, lời hay, cách dùng từ ngữ lạ từ sách báo, trong khi nói chuyện.
Cử chỉ : tập sử dụng các cử chỉ của tay, nét mặt để thể hiện tình cảm trong khi thuyết trình. 5
Để quá trình rèn luyện này có hiệu quả, cách tốt nhất là cùng học theo nhóm, tham gia sinh hoạt câu
lạc bộ, có như vậy bạn mới được thực hành nói trước mọi người.
Điều quan trọng nhất cần chuẩn bị trong 4 điều trên.
Có thể thấy những bước chuẩn bị cho một bài thuyết trình được thành công và nhận được sự phản
hồi tốt là đều hết sức quan trọng. Những bước thực hiện ấy vừa phối hợp và bỗ trợ lẫn nhau giúp việc
thuyết trình diễn ra một cách suông sẻ.
Nhưng trong 4 bước chuẩn bị đó có thể nhận thấy việc chuẩn bị nội dung cho buổi thuyết trình chiếm
vai trò chủ đạo. Sau khi thuyết trình viên đã xác định được đối tượng của buổi thuyết trình và số lượng
người tham dự trong bước 1, thì thuyết trình viên phải lập một bảng nội dung chi tiết của buồi thuyết
trình. Nó cũng giống như khi làm một bài tập làm văn phải xác định được đề bài là gì? Thì từ đó mình mới có
thể tìm những ý chủ đạo, những nội dung để làm rõ vấn đề đó. Liệt kê những ý chính đó ra giấy và
chọn lọc những ý nào cần thiết cho buổi thuyết trình đây là bước rất quan trọng vì nó sẽ cho thấy toàn
bộ các nội dung mà một thuyết trình viên muốn nêu ra. Và quan trọng hơn là những ý chính đó cần được
sắp xếp theo một trình tự logic cụ thể giúp người nghe có thể hệ thống lại giúp họ nắm bắt được vấn đề.
Ở phần chuẩn bị nội dung này thuyết trình viên phải nhạy bén nắm bắt những yếu tố về thính giả
như độ tuổi trung bình, sở thích để khai thác sâu hơn giúp họ cảm thấy hào hứng nhưng cần phân bố
một mức thời lượng hợp lý. Việc chuẩn bị phần nội dung chiếm hầu hết tất cả những điều cần thiết
trong khi thuyết trình từ chuẩn bị cho tới những nét đặc sắc của buổi thuyết trình mang lại những thông
tin cần thiết và đầy đủ.
Cuối cùng, thuyết trình viên cần phối hợp thêm 2 bước nữa là chuẩn bị hình thức, địa điểm thuyết
trình và tập luyện kỹ càng thì buổi thuyết trình sẽ mang lại kết quả ngoài mong đợi. Câu 5:
CÁC NGUYÊN TẮC KHI GIAO TIẾP VỚI KHÁCH HÀNG. NẾU KHÁCH HÀNG KHÔNG HÀI
LÒNG NỔI GIẬN, ANH/CHỊ XỬ NHƯ THẾ NÀO?
Trong giao tiếp xã hội cũng như giao tiếp trong kinh doanh, có những nguyên tắc cần phải nắm giữ để
cuộc nói chuyện diễn ra thành công – nghĩa là đi đúng mục đích của cuộc nói chuyện. Đặc biệt, nếu bạn
là một người kinh doanh, khi giao tiếp với khách hàng, cần phải đặc biệt chú trọng những việc sau đây
để đáp ứng được sự hài lòng và tin dùng của khách hàng:
1. Hãy sử dụng tên riêng của khách hàng
Xưng tên cá nhân là một trong những âm thanh ngọt ngào nhất mà khách hàng muốn được nghe từ
bạn. Việc xưng hô bằng tên riêng trong cuộc nói chuyện với khách hàng sẽ cho thấy bạn nhìn nhận họ
với tư cách một cá nhân nói riêng chứ không phải đối tượng khách hàng chung chung, qua đó thể hiện sự
tôn trọng của bạn với khách hàng.
2. Khách hàng muốn được mời tham gia những cuộc gặp gỡ, họp mặt
Thông thường, ai cũng thích được quan tâm đặc biệt, có thể chỉ đơn giản là những lời thăm hỏi, chúc
mừng, hay thư mời nhân dịp lễ hội. Đó là lý do tại sao các khách hàng thường thích được mời tham dự
những buổi gặp gỡ, giao lưu mà công ty bạn tổ chức, hay bất cứ điều gì đem lại cho khách hàng các lần
giảm giá, dịch vụ đặc biệt, đào tạo, những ưu đãi nào đó hay sự ngạc nhiên thú vị.
3. Hỏi khách hàng về những lời khuyên
Khách hàng nào cũng có sẵn những ý kiến cá nhân về cung cách làm việc của bạn và công ty bạn, và nếu
họ được hỏi vào thời điểm thích hợp theo những cách thích hợp, đồng thời họ cảm thấy rằng bạn thực
sự quan tâm đến câu trả lời, khách hàng sẽ đưa cho bạn lời khuyên đó. Hãy tạo ra cơ hội cho khách hàng có
thể nói lên tất cả những gì họ suy nghĩ, và phần thưởng mà khách hàng dành cho bạn sẽ là tần suất những
lần mua sản phẩm dịch vụ của bạn ngày một nhiều hơn. 4. Trân trọng khách hàng
Hãy đón tiếp họ một cách nồng ấm chân tình và làm sao để khách hàng cảm thấy rằng bạn rất vui khi
gặp họ. Một nụ cười, một lời chào, hay câu nói “Chúng tôi sẽ phục vụ quý vị ngay bây giờ” sẽ có tác
dụng rất lớn. Khách hàng luôn đánh giá cao sự trân trọng mà bạn dành cho họ. 6
5. Tạo ra sự ngạc nhiên cho khách hàng
Một chút gì đó phụ thêm vào đơn đặt hàng hay những lời chú thích ghi bằng tay sẽ có tác dụng tâm lý
rất lớn và rất hữu ích trong dịch vụ khách hàng. Tương tự như vậy là một lần giảm giá đặc biệt, hay lời
mời dùng thử một món ăn… 6. Xin lỗi khách hàng
Khách hàng luôn biết những gì đã xảy ra, cho dù bạn có biện hộ cách nào đi nữa. Tốt nhất là khi có sai
sót, bạn hãy gửi tới khách hàng một lời xin lỗi, khách hàng sẽ rất hài lòng và còn yêu quý bạn nhiều hơn
trước đây. Hành động xin lỗi và cam kết đưa lại một dịch vụ tốt hơn luôn hữu ích đến mức bạn có thể
xoá đi sự bất mãn của khách hàng và chuyển nó thành lòng trung thành, nếu sau đó bạn thực hiện được những gì đã hứa. 7. Lắng nghe khách hàng
Khi bạn thực sự lắng nghe khách hàng, một cảm giác thoải mái, dễ chịu sẽ xuất hiện trong lòng mỗi
khách hàng. Hãy lắng nghe những băn khoăn, thắc mắc từ phía khách hàng, lắng nghe ý kiến của họ,
lắng nghe yêu cầu của họ. Nhờ đó, một chiếc cầu nối của sự hiểu biết sẽ được thiết lập giữa bạn và
khách hàng. Khi bạn thực sự lắng nghe, bạn có thể không tin được rằng bạn đã đem lại cho khách hàng
cảm giác tốt đẹp như thế nào.
8. Giúp đỡ khách hàng nhiệt tình.
Dù chỉ là giúp đỡ khách mang hàng ra xe hay đơn giản là mở cửa giúp người đang mang hàng nặng
trên tay thì một thông điệp rõ ràng đó là bạn sẵn sàng giúp đỡ họ và ấn tượng này sẽ hằn sâu vào tâm
trí khách hàng. Và tất nhiên, nó sẽ khiến họ quay trở lại với bạn vào lần sau.
Khi khách hàng không hài lòng, nổi nóng
Các cuộc nghiên cứu cho thấy phần lớn các khách hàng không hài lòng với sản phẩm/dịch vụ của bạn
sẽ không bao giờ đến ngay và nói với bạn rằng họ thực sự không thoả mãn, mà họ chỉ ra đi một cách
lặng lẽ, sau đó nói với những người quen biết của họ rằng không nên mua sắm sản phẩm/dịch vụ của
bạn. Vì thế, khi có một khách hàng phàn nàn, bạn đừng coi đó là một sự phiền toái và hãy coi đó là một
“cơ hội vàng” để thay đổi suy nghĩ của khách hàng về bạn, đồng thời giữ chân họ ở lại lâu dài với công ty bạn.
Dưới đây là các cách thức để đương đầu với những lời chê trách hay kêu ca từ phía khách hàng:
• Mời họ vào phòng chăm sóc khách hàng hay một chỗ nào đó có đầy đủ phương tiện và không gian
phù hợp để họ có thể phàn nàn về dịch vụ/sản phẩm của bạn.
• Cứ để khách hàng trút hết những bực bội của họ.
• Không bao giờ được tranh cãi với khách hàng.
• Đừng bao giờ nói với khách hàng rằng “Thật ra quý vị chẳng có vấn đề gì cả”. Đó là những từ ngữ
không thích hợp chút nào.Trình bày quan điểm của bạn theo cách lịch sự nhất mà bạn có thể.
• Nhận trách nhiệm giải quyết vấn đề và đừng đưa ra nhiều lý do để biện minh. Việc một nhân viên
bị ốm hay lỗi do nhà cung cấp không phải là mối quan tâm của khách hàng.
• Mau chóng hành động để giải quyết vướng mắc cho khách hàng, đưa ra một giải pháp và sau đó
thực hiện đúng những gì đã cam kết. Bạn chỉ nên trì hoãn thực hiện nếu việc này khiến tình hình
càng trở nên tồi tệ hơn.
• Tăng thêm quyền hạn cho các nhân viên bán hàng để họ có thể linh động giải quyết các phàn nàn
của khách hàng. Trong chừng mực nào đó, nhân viên bán hàng được phép vi phạm đôi chút các quy
định của công ty để khiến khách hàng vừa lòng. Nếu bạn cảm thấy việc này không thích hợp, thì
bất kể lúc nào bạn hay các nhà quản lý có thẩm quyền khác đều phải sẵn sàn giúp đỡ nhân viên
bán hàng giải quyết các khúc mắc cho khách hàng.
Với những cách thức trên, không sớm thì muộn, bạn sẽ thu phục được nhân tâm mọi khách hàng. Họ
sẽ ưa chuộng và thường xuyên sử dụng sản phẩm/dịch vụ mà bạn cung cấp. Không những thế, ngày 7
một nhiều khách hàng mới sẽ biết đến tiếng tăm của công ty bạn nhờ những lời giới thiệu về bạn của
các khách hàng mà bạn đã thu phục được nhân tâm. Câu 6:
SHAKESPEARE NÓI RẰNG: “QUÀ CÁP HẬU CŨNG TRỞ THÀNH TỒI TÀN KHI NGƯỜI BIẾU TỎ RA
KHÔNG TỬ TẾ”, ANH/CHỊ HIỂU CÂU NÓI ĐÓ NHƯ THẾ NÀO? TỪ ĐÂY ANH/CHỊ CẦN LƯU Ý KHI TẶNG QUÀ?
Tặng quà trong giao tiếp thương mại là cả một nghệ thuật, vì nếu biết tặng đúng cách thì món quà sẽ
góp phần giúp bạn xây dựng và duy trì mối liên hệ lâu dài. Còn như tặng quà không đúng cách thì lắm khi
lại có thể gây tổn hại cho mối quan hệ mà bạn đã dày công vun đắp. Shakespeare nói rằng: “Quà cáp
hậu hĩ cũng trở thành tồi tàn khi người biếu nó tỏ ra không tử tế”.
Tặng quà trong kinh doanh nhằm hai mục đích: tạo dựng quan hệ đối tác và duy trì giữ vững doanh số
với khách hàng cũ. Tặng quà có nghĩa là phải nghiên cứu, suy nghĩ xem người nhận quà có tính cách, thói
quen và sở thích như thế nào để từ đó quyết dinh lựa chọn món quà, thời diềm và cách tặng sao cho hiệu quả nhất.
Tặng quà thế nào mới được xem là thành công? Có lẽ định nghĩa hợp lý nhất của chữ thành công ở
đây là khi người nhận vẫn còn nhớ đến bạn và công ty của bạn thật lâu sau khi đã nhận được món quà!
Có ba yếu tố quan trọng trong việc tặng quà là:
• Món quà ấy thích hợp ra sao với người nhận. • Thời điểm trao quà. • Cách trao quà.
Sau đây là một số nguyên tắc mà bạn nên lưu ý để tránh những lỗi có thể xảy ra:
1. Trước khi tặng quà, nhất là khi người nhận là nhân viên của một công ty lớn hoặc công ty nước
ngoài, bạn nên dành thì giờ tìm hiểu xem công ty ấy có những quy định gì về việc nhận quà biếu hay
không. Nhiều công ty rất gắt gao về việc tặng và nhận quà biếu thậm chí là cấm tiệt. Họ không muốn
biến thông lệ quà cáp thành một hình thức hối lộ. Trong trường hợp này bạn nên tôn trọng và không nên
tặng biếu gì khiến người bạn mình phải gửi trả lại mà như vậy thì sẽ mất mặt cho cả hai bên.
2. Để chọn một món quà thích đáng, bạn hãy trả lời ba câu hỏi: "Người nhận có thích món quà này
không?", "Họ sẽ làm gì với món quà này - nếu là vật lưu niệm thì sẽ chưng ở đâu, và nếu là thứ khác thì
sẽ sử dụng như thế nào?", và "Món quà này sẽ khiến người nhận có tăng cảm tình đối với bạn và công ty của bạn không?"
3. Một món quà "chung chung", nghĩa là mang ra tặng ai cũng được, thì dĩ nhiên sẽ không hiệu quả bằng
một món quà đặc biệt mà bạn đã chịu khó lựa chọn riêng cho cá nhân người nhận. Nên hỏi thăm bạn
bè và người thân của đối tượng về sở thích, hoặc nên ghi nhớ vài chi tiết đặc biệt về họ qua những lần gặp trước đây.
4. Về món quà thì bạn nên chọn những thứ thật "giá trị", tuy nhiên cũng không nên nghĩ rằng giá trị có
nghĩa là đắt tiền. Nếu biết cách chọn thì bạn cũng có thể tìm mua dược những món quà rất giá trị mà không phải tốn kém nhiều.
5. Thời điểm tặng quà cũng là yếu tố rất quan trọng, do đó bạn nên tặng quà đúng lúc. Chẳng hạn
như nên gửi một món quà tặng cho khách hàng ngay sau khi vừa ký xong một hợp đồng, hoặc gửi một
món quà cám ơn ngay sau khi ai đó làm một việc gì hết sức đặc biệt để giúp bạn.
6. Thường thì bạn nên trao quà trực tiếp cho người nhận kèm theo vài lời khen ngợi, cám ơn hoặc
khuyến khích chân tình vì như thế sẽ tăng giá trị của món quà rất nhiều. Tuy nhiên dù phải gửi quà hay
trao quà trực tiếp thì bạn cũng nên kèm theo một lá thư ngắn với những dòng chữ thân tình để món quà trở nên "thắm thiết" hơn.
7. Sau cùng là việc gói quà cũng cần được lưu ý vì tuy đây là một chi tiết nhỏ nhưng cũng là dấu hiệu
chứng tỏ bạn để ý đến người nhận.
Khi nhìn vào một món quà tặng, hãy luôn tự hỏi mình, “Chúng ta nghĩ khi nhận được một món quà
như thế này từ một mối quan hệ trong công việc?” Bất kỳ khi nào tặng quà, bạn cũng đặt vào đó những 8
ý nghĩa nhất định. Món quà đó sẽ để lại một ấn tượng cho người nhận, hãy chắc chắn rằng đó chính là
ấn tượng tốt đẹp mà bạn muốn truyền tải. Câu 7:
Ý KIẾN CHO RẰNG, THÀ TUYỂN MỘT THƯ TRÌNH ĐỘ HỌC VẤN ĐẲNG, NHƯNG
NỤ CƯỜI DUYÊN, CÒN HƠN MỘT CỬ NHÂN BỘ MẶT LẠNH NHƯ TIỀN. ANH/CHỊ BÌNH
LUẬN VỀ Ý KIẾN NÀY?
Thư ký được coi là trợ thủ đắc lực của các nhà quản lý. Công việc của họ thầm lặng đứng sau thành
công của nhà lãnh đạo nhưng chỉ cần thiếu họ một ngày, rất có thể các sếp sẽ cuống lên vì không ai giúp
họ giải quyết khối lượng công việc khổng lồ. Thư ký sắp xếp thời gian, thông tin và tài liệu cho một hoặc
một nhóm quản trị viên cấp cao nhất định.
Phẩm chất và kỹ năng cần thiết của nghề thư ký: -
Kỹ năng giao tiếp tốt, duyên dáng khéo léo. -
Trung thực, chân thành, có khả năng bảo mật thông tin. -
Biết cách chăm lo cho vẻ ngoài của mình. - Kỹ năng tổ chức. -
Khả năng chịu áp lực công việc. -
Khả năng ngôn ngữ tốt ở cả nói và viết, giỏi ngoại ngữ và tin học văn phòng. -
Tinh thần trách nhiệm cao.
Do đó thư kí là một công việc đòi hỏi cả về trình độ lẫn khả năng giao tiếp tốt. Chính vì vậy, nhận
định trên chỉ đúng một phần.
Thứ nhất, nếu tuyền cô thư kí có trình độ học vấn sơ đẳng nhưng có nụ cười duyên thì cô này khó có
thể hoàn thành tốt công việc. Tuy cô có nụ cười duyên sẽ tạo cho người đối diện có thiện cảm khi giao
tiếp đặc biệt với đối tác, khách hàng, nhân viên trong công ty,... và cũng tạo cho sếp có được sự thoải
mái khi có cô thư kí như vậy. Tuy nhiên thư kí cũng cần có trình độ đặc biệt là cần giỏi ngoại ngữ, tin học và
biết sắp xếp công việc phụ giúp cho sếp, nên một người có trình độ sơ đẳng khó có thể đảm đương công việc đầy áp lực này.
Thứ hai, nếu tuyển cô thư kí có trình độ cử nhân thì có thể hoàn thành công việc, là một trợ thủ đắc
lực cho sếp và đảm bảo công việc tiến hành trôi chảy. Nhưng với bộ mặt lạnh như tiền thì không thể tạo
thiện cảm cho người đối diện. Nhất là với công việc thư kí yêu cầu phải tiếp xúc với nhiều người như:
đối tác, khách hàng, nhân viên trong công ty,... đặc biệt một người lãnh đạo không thể càm thấy thoải
mái khi có một cô thư kí với bộ mặt lạnh như tiền như vậy. Ngày nay khi con người ta đều được phổ cập
giáo dục và mặt bằng dân trí đã nâng cao hơn trước thì việc quan tâm đến cảm xúc của con người được
đặt ra. Một người luôn tươi cười vui vẻ lạc quan, để tâm, quan tâm, tận tâm và lao tâm vào mọi việc
mình đang làm thì chỉ số cảm xúc của họ sẽ được thăng hoa. Chính vì thế mà khi có nhu cầu tuyển dụng
nhân sự, các nhà quản trị thường yêu cầu ứng viên làm các bài kiểm tra EQ.
Và đương nhiên, một nụ cười duyên dáng không là điều kiện đủ của bất cứ một ai ở bất cứ chức vụ
nào nhưng sẽ là một điều kiện cần đầu tiên. Người Trung Hoa từng nói “Không biết cười thì đừng mở
tiệm”. Việc tập luyện để có một nụ cười đẹp là một điều rất thiết yếu mà cần phải học hỏi. Nhưng có
một điều mà bất cứ ai trong chúng ta đều phải học để có thể ứng tuyển vào những vị trí cao chính là
việc phải học cười một cách thật đẹp. Muốn cười đẹp thì phải cười bằng tâm. Mỗi người chúng ta là một
thực thể riêng biệt, không ai giống ta và ta cũng không thể giống ai, ngoại hình có thể là một thế mạnh cũng
có thể là một nhược điểm nhưng sẽ hoàn toàn không ảnh hưởng gì nếu nụ cười mà bạn mang đến cho
người nhận xuất phát từ tấm lòng.
Tóm lại, nghề thư kí không dễ chút nào. Không chỉ nắm bắt con người giám đốc để khéo ứng xử, mà
ngay cả trong các quan hệ giao tiếp, đối xử với người thân, bạn bè của giám đốc của người thư ký cũng gặp
rất nhiều khó khăn. Để thành công, bên cạnh những kiến thức chuyên môn bạn cần pha chút nghệ thuật.
Những thư ký thăng tiến là những người biết phát triển năng lực làm việc theo kịp với nhịp điệu của
công ty, thông thạo đường đi nước bước vận hành của các hoạt động, của thị trường, của các nghề nghiệp, ứng xử thông
và đã là nghề thì phải 9
thông thạo mà thôi. Nhưng bù lại, những thư ký tháo vát giỏi nghề thường là “của hiếm” của công ty và
được trả lương hậu hỹ để... ở cạnh các ông chủ. Câu 8:
Tình huống: Công ty tổ chức cuộc hội thảo khách hàng để giới thiệu về 1 sản phẩm mới của công ty.
Trưởng phòng marketing được giao trách nhiệm trực tiếp giới thiệu về 1 sản phẩm mới đó với khách
hàng trong hội thảo này. Câu hỏi: Trong vai trò người tổ chức dẫn chương trình hội thảo, bạn sẽ nói
những ý để mở đầu giới thiệu trưởng phòng marketing nói chuyện với khách hàng? Câu 9:
Tình huống: Ngày 12/12/2011, công ty của anh/chị nhận được 1 thư của khách hàng A. Trong thư
đó, khách hàng A nói rằng, cách đây một tháng, ngày 12/10/2011, anh ta gửi cho công ty một đơn
đặt mua một số mặt hàng của công ty, nhưng rất tiếc ko nhận được thông tin phản hồi. Công ty của
anh/chị đã cho kiểm tra bộ phận văn thư cho biết, trong tháng qua, công ty không hề nhận được
đơn đặt hàng nào của khách hàng A.
Câu hỏi: Hãy dự thảo một thư trả lời khách hàng A. Câu 10:
Soạn thảo một thư chào hàng/giới thiệu 1 sản phẩm tùy anh/chị chọn.
Lưu ý: Nhng câu tr li trên đây ch mang tính cht tham kho thui. Phn còn li là nhng câu thc
hành tình hung, các bn tha sc sáng to nhe. Chúc các bn thi tt. ^^! 10