Đề cương soạn thảo văn bản | Đại học Kinh tế Kỹ thuật Công nghiệp

STVBĐề-thi-on - hkhohpo
Đề cương soạn thảo văn bản
1. Nêu và phân tích các chức năng của soạn thảo văn bản
Các chức năng của văn bản: có 4 chức năng
* Chức năng thông tin
-Văn bản là phương tiện truyền tải tất cả các thông tin trong quản lý doanh nghiệp.
-Yêu cầu đối với hệ thống thông tin doanh nghiệp.
+ Thông tin phải đầy đủ
+ Thông tin phải chính xác, trung thực
+ Thông tin phải kịp thời
+ Thông tin phải được thu thập và xử lý khoa học.
* Chức năng pháp lí
- Chức năng pháp lý thể hiện giá trị cưỡng chế của văn bản đối với người sử dụng. Có 3 mức giá
trị pháp lý là: Cao (cưỡng chế trực tiếp), Hạn chế (cưỡng chế gián tiếp), Không có giá trị cưỡng chế.
- Đảm bảo giá trị pháp lý bằng: Tên văn bản, chữ ký và con dấu. - Yêu cầu với văn bản:
+ Văn bản phải đúng thể thức
+ Ban hành văn bản phải đúng thẩm quyền
+ Văn bản của cơ quan cấp dưới không được trái với văn bản của cơ quan cấp trên.
* Chức năng quản lý điều hành
- Văn bản là phương tiện chứa đựng và truyền đạt các quyết định quản lý.
- Yêu cầu đối với hệ thống văn bản:
+ Phải thể hiện phương hướng hoạt động trong ngắn hạn và dài hạn.
+ Phải thể hiện những quy định đối với các hoạt động của tổ chức.
+ Phải thể hiện các hoạt động kiểm tra, giám sát, điều chỉnh các hoạt động.
+ Phải thể hiện các chế độ, chính sách đối với người lao động.
* Chức năng Văn hóa xã hội-Sử liệu
- Chức năng văn hóa thể hiện văn bản phải quán triệt được các truyền thống văn hóa của xã hội.
- Chức năng xã hội thể hiện văn bản xác lập các mối quan hệ xã hội giữa cá nhân với tổ chức, tổ
chức với nhau và giữa cá nhân với nhau.
-Chức năng sử liệu thể hiện văn bản phản ánh bản chất của tổ chức trong các giai đoạn lịch sử
nhất định để phục vụ cho công tác nghiên cứu và tra cứu.
2. Nêu và phân tích các yêu cầu của soạn thảo văn bản Những yê u c
ầu chung về sọan thả o v ăn bản -
Các yêu cầu về hình thức văn bản
Trình bày trên giấy khổ A4 (210mm x 297mm) sạch, không nhàu nát, cách lề như sau:
Lề trên: cách mép trên từ 20-25mm;
Lề dưới: cách mép dưới từ 20-25mm;
Lề trái: cách mép trái từ 30-35mm;
Lề phải: cách mép phải từ 15-20mm.
Đảm bảo tuân thủ quy định về thể thức của nhà nước.
Thống nhất cách trình bày nội dung. -
Các yêu cầu về nội dung của văn bản
+ Tính mục đích + Tính quy phạm
+ Tính khoa học + Tính khả thi -
Yêu cầu về thể thức văn bản
Văn bản phải tuân thủ thể thức quy định sau: phông chữ “Times new roman” a. Quốc hiệu:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lậ p - T ự do - Hạnh phúc
+ Quốc hiệu được trình bày ở dòng đầu tiên, trang đầu tiên trong phạm vi khoảng 1/2 về phía phải
của văn bản. Dòng đầu viết in hoa, cỡ chữ 12-13, đứng, đậm, cạnh giữa. Dòng dưới cỡ chữ “13-
14”, viết in thường, đứng, đậm, cạnh giữa, viết hoa âm đầu của mỗi từ và giữa các từ cách nhau bởi dấu gạch ngang.
+ Dưới dòng “Độc lập – Tự do – Hạnh phúc” có gạch dưới (không phải gạch chân).
b. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản -
Vị trí: Dòng đầu tiên, trang đầu tiên ½ về phía trái. -
Nếu cơ quan trực thuộc thì phải ghi tên cơ quan chủ quản trên một cấp ở dòng trên, ghi
tên đơn vị ra văn bản ở dòng dưới.
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN -
Đối với văn bản ra chung của các đơn vị thì phải ghi rõ liên đơn vị đó.
LIÊN BỘ TÀI CHÍNH - QUỐC PHÒNG -
Nếu đánh máy dùng phông chữ Times new roman, cỡ cùng với dòng đầu của quốc hiệu,
viết in hoa kiểu đứng, đơn vị ra văn bản thì phải tô đậm. -
Tổ chức ban hành văn bản không được phép viết tắt (trừ theo thông lệ như UBND,
HĐND, VN), nếu tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản quá dài thì có thể viết xuống dòng. -
Đối với cơ quan ngang bộ (thuộc Chính phủ, Nhà nước và Quốc hội), Hội đồng nhân dân,
ủy ban nhân dân các cấp; đoàn đại biểu quốc hội của tỉnh, thành phố trực thuộc trung
ương; các tập đoàn kinh tế nhà nước; các tổng công ty 91,không ghi cơ quan chủ quản. -
Dưới đơn vị ra văn bản có gạch ngang giữa dòng (không phải gạch chân) khoảng 1/3-1/2
tên cơ quan, tổ chức ban hành UBND TỈNH QUẢNG BÌNH SỞ NỘI VỤ VIỆN KHOA HỌC XÃ HỘI VN VIỆN DÂN TỘC HỌC BỘ NỘI VỤ
CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC
c. Số và kí hiệu văn bản -
Số của văn bản là số thứ tự của văn bản được ban hành trong năm. Nếu cơ quan hoạt
động theo nhiệm kỳ thì đánh số thứ tự theo nhiệm kì không theo năm. Nếu đơn vị có trên
1000 văn bản ban hành trong năm thì phân loại và đánh số theo phân loại đó. Nếu là văn
bản quy phạm pháp luật thì bên cạnh số còn ghi năm ban hành. Số ghi bằng chữ số Ả rập. -
Kí hiệu văn bản cụm chữ cái đầu của chữ viết tắt tên văn bản. Cụm từ sau là chữ viết tắt
của đơn vị soạn thảo văn bản. -
Đối với văn bản không có tên gọi (công văn) thì không có kí hiệu tên văn bản mà cụm
chữ cái đầu là chữ viết tắt tên của đơn vị soạn thảo văn bản Cụm từ sau là chữ viết tắt của
đơn vị ban hành văn bản. -
Chữ “Số” viết thường, sau chữ số có hai chấm, ký hiệu viết in hoa, giữa số và ký hiệu có
gạch chéo, giữa ký hiệu tên văn bản và đơn vị ra văn bản có gạch ngang. Giữa số, ký hiệu
và gạch chéo không có dấu cách. -
Số và kí hiệu văn bản được viết ngay dưới tên cơ quan ban hành văn bản, cỡ chữ 13. Số
viết chữ in thường, kiểu đứng; ký hiệu viết in hoa. Số và ký hiệu viết ngang với địa danh, ngày và tháng. Thí dụ:
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN
_________________________ Số: 152/QĐ-TCCB
d. Địa danh, ngày tháng năm -
Địa danh là tên địa phương nơi cơ quan ban hành văn bản đóng trụ sở chính -
Nếu là cơ quan trung ương đóng trên địa bàn tỉnh thì ghi địa danh là tên tỉnh -
Văn bản của cấp tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương ghi địa danh là tên tỉnh hoặc thành
phố trực thuộc trung ương đó; -
Văn bản cấp huyện, thị xã ghi tên cấp đó -
Nếu tên tỉnh và thành phố thuộc tỉnh trùng nhau để phân biệt cấp tỉnh và thành phố
thường viết tăn TP trước tên như: Văn hóa của UBNH tỉnh Thanh Hóa ghi Thanh Hóa
còn văn bản cấp thành phố thì ghi TP.Thanh Hóa -
Văn bản của các cơ quan quân đội và công an ghi theo qui định của ngành. -
Nếu địa danh mang tên người hoặc số hoặc di tích lịch sử thì ghi thêm cấp hành chính
phía trước (Thành phố Hồ Chí Minh,…; hoặc Quận 1,…; Phường Điện Biên Phủ,…..). -
Ngày tháng là thời điểm văn bản hoàn tất các thủ tục hành chính để gửi đến các đơn vị.
Với những ngày dưới 10, tháng 1 và 2 thì phải thêm số 0 vào trước ngày, tháng đó. -
Địa danh, ngày tháng năm viết chữ in thường, nghiêng, cỡ chữ 13-14 ngay dưới quốc
hiệu lệch về bên phải trang giấy ngang với số và ký hiệu. Địa danh viết hoa, sau địa danh có dấu phẩy. -
ví dụ: Hà Nội, ngày 05 tháng 02 năm 2011. -
Không được viết ngày tháng theo kiểu: Ngày 25/05/2011
e. Tên loại văn bản và trích yếu nội dung: -
Tên loại văn bản là tên gọi văn bản theo phân loại văn bản. Thí dụ: Báo cáo, Tờ trình…
Tên loại văn bản được viết bằng chữ in hoa, giữa dòng dưới địa danh và ngày tháng năm,
nếu đánh máy thường dùng cỡ chữ 14, kiểu in hoa, đứng, đậm, cạnh giữa -
Trích yếu nội dung là một cụm từ tóm tắt ngắn gọn, chính xác nội dung của văn bản. -
Trích yếu nội dung được viết ngay dưới tên loại văn bản bằng chữ in thường, cỡ 14, kiểu
đứng, đậm, dưới trích yếu có gạch ngang (không gạch chân) từ 1/3-1/2 trích yếu.
QUYẾT ĐỊNH CỦA HIỆU TRƯỞNG
Về việc điều động cán bộ ______________ -
Riêng đối với văn bản không có tên gọi (công văn) thì tên văn bản thay bằng dòng: Kính
gửi: ……, còn trích yếu nội dung được ghi ngay dưới số và kí hiệu của văn bản, chữ về
việc được viết tắt (V/v) -
Văn bản có tên và trích yếu tạo thành tổ hợp tên thống nhất thì ghi cỡ chữ như nhau
nhưng tên văn bản ở trên, trích yếu văn bản phía dưới. - Ví dụ: BÁO CÁO
TÌNH HÌNH THỰC HIỆN KẾ HOẠCH NĂM 2010 _____________________
f. Nội dung của văn bản -
Nội dung của văn bản là thành phần chủ yếu của văn bản, được viết và trình bày tùy theo
từng loại văn bản cụ thể. Nội dung được thể hiện ngay dưới tên và trích yếu cho đến hết.
Nội dung viết chữ in thường, kiểu đứng, cỡ 13-14. Khi xuống dòng phải lùi vào 1 default
tab (từ 1-1,27 cm), khoảng cách giữa các đoạn văn hoặc cách dòng là 6pt hoặc là 12pt; hay single hoặc 1,5 lines). -
Phù hợp với hình thức văn bản được sử dụng; -
Phù hợp với đường lối, chính sách của Đảng, phù hợp với quy định của pháp luật -
Trình bày ngắn gọn, rõ ràng, chính xác; -
Sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản dễ hiểu; -
Dùng tiếng Việt Nam phổ thông đối với thuật ngữ chuyên môn cần xác định rõ nội dung
thì phải được giải thích trong văn bản; -
Chỉ viết tắt những từ, cụm từ thông dụng, những từ thuộc ngôn ngữ tiếng Việt dễ hiểu.
Đối với những cụm từ được sử dụng nhiều lần trong văn bản thì có thể viết tắt nhưng
phải giải thích nghĩa từ, cụm từ đầu tiên trong dấu ngoặc đơn, ví dụ: hội đồng quản trị (HĐQT); -
Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan, phải ghi đầy đủ tên, loại, số, ký hiệu, ngày
tháng năm ban hành, tên cơ quan, tổ chức ban hành. Trong các lần viện dẫn sau chỉ cần
ghi tên, loại, số, ký hiệu của văn bản đó; -
Viết hoa trong văn bản phải theo quy định của phụ lục VI Viết hoa trong văn bản hành
chính của Thông tư số:01/2011/TT-BNV ban hành ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ
Nội vụ về thể thức văn bản. g. Chữ kí -
Chữ kí bao gồm chức vụ, chữ ký, họ và tên được ghi ở sau nội dung về phía phải văn bản,
ngang với “Nơi nhận". -
Nếu thay mặt, ký thay hoặc thừa lệnh, thừa ủy quyền (TM. KT. TL. TUQ.) thì phải ghi rõ
ký thay mặt ai hoặc thừa lệnh ai và ghi rõ chức vụ của người ký. -
Đối với các trường đại học, viện nghiên cứu, cơ quan y tế trước họ và tên có thể ghi thêm
học hàm, học vị, các đơn vị công an, quân đội có thể ghi quân hàm, còn các đơn vị khác
không được ghi học hàm học vị. Ví dụ:
HIỆU TRƯỞNG KT. BỘ TRƯỞNG TL.GIÁM ĐỐC
THỨ TRƯỞNG TRƯỞNG PHÒNG TỔ CHỨC
(ký tên) (ký tên) (ký tên)
GS.TS Trần Văn A Nguyễn Văn B Phạm Văn D
Đối với những văn bản do một tập thể thông qua thì trước khi kí phải ghi là thay mặt tập
thể đó rồi mới ghi rõ chức vụ, họ tên người kí. Thí dụ: TM. UBND HUYỆN CHỦ TỊCH -
Nếu thay mặt hội đồng, ban, trung tâm mà không có chức năng thường trực thì cần ghi
thay mặt ai và ghi chức vụ trong hội đồng, ban, trung tâm đó, sau đó ghi chức vụ chính
quyền của người ký, ví dụ như: TM. HỘI ĐỒNG CHỦ TỊCH (chữ ký và dấu)
BỘ TRƯỞNG BỘ XÂY DỰNG Nguyễn Văn Trung h. . Nơi nhận -
Nơi nhận là tên cơ quan, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm thi hành hoặc giải quyết sự việc
trong nội dung của văn bản hoặc có liên quan. -
“Nơi nhận” được ghi ở dưới nội dung về phía trái văn bản (ngang với chức vụ của người kí văn bản). -
“Nơi nhận” được chia thành mấy nhóm: Nhóm có trách nhiệm thi hành; Nhóm để báo
cáo; Nhóm để phối hợp; Lưu văn thư. -
Riêng với công văn nơi nhận chính còn được ghi ở ngay dưới địa danh và ngày tháng
(Kính gửi:…).Còn tờ trình thì nơi nhận chính được ghi ngay dưới trích yếu nội dung của tờ trình (Kính gửi:.). -
“Nơi nhận” viết in thường, nghiêng, đậm, cỡ 12, tên các đơn vị nhận văn bản viết in
thường, đứng, cỡ 11, mỗi đơn vị một dòng. Nơi nhận: - Đảng ủy / Báo cáo - Công đoàn / Phối hợp
- Các đơn vị / Thực hiện - Lưu: Văn thư. i. Dấu cơ quan -
Sau khi ký tên, phải đóng dấu vào văn bản để thể hiện tính hợp pháp và tính xác thực của văn bản. -
Dấu chỉ được đóng lên các văn bản, giấy tờ đã có chữ kí của người có thẩm quyền kí. -
Dấu phải đóng ngay ngắn và trùm lên 1/3 chữ kí về phía bên trái. Không được đóng dấu
khống chỉ (văn bản chưa có nội dung và chữ kí của người có thẩm quyền), Không được
đóng vào phía phải chữ ký. -
Nếu văn bản có phụ lục kèm theo thì phải đóng dấu treo vào tên phụ lục của văn bản,
nếu phụ lục có nhiều trang thì phải đóng dấu giáp lai vào mép phải các trang giấy. -
Cần lưu ý con dấu thể hiện tính pháp lý và tính quyền lực, do vậy phải cẩn trọng
trong quản lý con dấu.
j. Các thành phần khác -
Dấu chỉ mức độ “Mật" và “Khẩn": Dấu chỉ mức độ “Mật" và “Khẩn” là dấu hiệu chỉ
phạm vi phổ biến và yêu cầu chuyển văn bản nhanh hay bình thường. Có 3 mức độ mật:
“Mật", “Tối mật" và “Tuyệt mật" và 3 mức độ khẩn: “Khẩn", “Thượng khẩn" và “Hoả
tốc". Mức độ “Mật" và “Khẩn" của văn bản là do người kí có thẩm quyền quy định. Dấu
chỉ mức độ “Mật" và “Khẩn" được đóng ở dưới số và kí hiệu của văn bản và có màu đỏ. -
Dấu chỉ dẫn văn bản gồm: “Trả lại sau khi họp”, “Lưu hành nội bộ”, “Xem xong trả
lại” được đóng cùng chỗ với dấu chỉ mức độ khẩn và mật. -
Đối với văn bản cần quản lý chặt có thể đóng dấu thu hồi ở lề trên quốc hiệu, có thể ghi
ký hiệu người đánh máy và số bản ( M12 tức là cô Mai đánh máy 12 bản) ghi ở dưới các đơn vị nhận văn bản -
Đối với công văn có thể ghi thêm địa chỉ, số điện thoại, telex, fax, email của cơ quan để
tiện trong giao dịch, phần này có thể được trình bày ở chân của văn bản hoặc ở ngoài bì
đựng văn bản khi chuyển phát văn bản.
3. Nêu và phân tích quá trình của soạn thảo văn bản.
Quá trình của soạn thảo văn bản: Gồm 4 quá tình ·
Giai đoạn chuẩn bị -
Xác định tình huống của văn bản -
Xác định mục đích, yêu cầu của văn bản -
Xác định nội dung của văn bản - Xác định tên văn bản -
Xác định các thông tin cần thiết
+ Xác định văn bản quy phạm chi phối
+ Xác định ý đồ của lãnh đạo
+ Xác định thông tin thực tế
+ Xác định các phương pháp thu thập và xử lý thông tin ·
Giai đoạn soạn thảo đề cương -
Viết đề cương sơ bộ: Thực chất là gọi tên chính xác các tiêu đề, đề mục cho nội dung văn
bản. thông thường có Phần mở đầu, phần nội dung (hay phần quy định) và phần thi hành. -
Viết đề cương chi tiết:
Thực chất là chi tiết hóa đề cương sơ bộ bằng biểu bảng, sơ đồ, biểu đồ, các quy định, quy phạm ….
Đề cương càng chi tiết, càng cụ thể, tỷ mỷ bao nhiêu thì việc thể hiện thành
văn bản hoàn chỉnh càng thuận lợi bấy nhiêu. ·
Giai đoạn viết thành văn bản -
Người soạn thảo sử dụng liên kết ngôn ngữ để gắn kết các ý trong đề cương chi tiết thành
văn bản hoàn chỉnh. Sau khi viết xong văn bản, cần phải kiểm tra lại toàn bộ văn bản xem
cách bố cục, cách trình bày, lập luận, chữ nghĩa câu cú, văn phạm, lỗi chính tả... -
Thông thường có 3 người tham gia vào sửa văn bản là: Người viết, đồng nghiệp và chuyên gia. -
Văn bản hiện nay thường được trình bày in ấn bằng máy vi tính, do vậy cần phải kiểm tra
cẩn thận bản in trước khi trình kí. ·
Giai đoạn xét duyệt, kí ban hành văn bản -
Duyệt văn bản: Cần xác định rõ các nội dung về thể thức đúng chưa, nội dung đầy đủ
chưa, văn phạm chính xác chưa, ý đồ của lãnh đạo đã chuẩn chưa -
Ký văn bản sau khi đã duyệt xong và nhân bản đủ theo số lượng yêu cầu. -
Vào sổ đăng ký công văn và đóng dấu cơ quan -
Vào sổ đăng ký công văn đi và gửi đến các đơn vị.
4. Nêu khái niệm và vận dụng các loại văn bản hành chính đã học
a. Soạn thảo công văn · Khái niệm:
Công văn là văn bản tác nghiệp hành chính được dùng để thực hiện các hoạt động
thông tin, giao dịch, liên hệ công tác nhằm phục vụ cho các hoạt động thường ngày của tổ chức.
Công văn có thể là văn bản nội bộ của một cơ quan cũng có thể là văn bản đến và
đi giữa các cơ quan, các tổ chức kinh tế, chính trị, xã hội. · Các loại công văn:
Công văn đề nghị - yêu cầu, công văn phúc đáp - giải thích, Công văn chỉ đạo -
hướng dẫn, công văn đôn đốc - nhắc nhở, công văn mời họp, công văn thăm hỏi - cảm ơn. ·
Nội dung công văn đề nghị-yêu cầu + Khái niệm:
Công văn đề nghị - yêu cầu là văn bản dùng để đệ trình nguyện vọng hoặc yêu cầu
của tổ chức tới tổ chức có thẩm quyền. Nếu thể hiện nguyện vọng là công văn đề
nghị, nếu thể hiện yêu cầu là công văn yêu cầu. ·
Nội dung công văn phúc đáp- giải thích + Khái niệm:
Công văn phúc đáp - giải thích là văn bản đáp lại một văn bản đã hỏi nào đó. Nếu
đáp lại yêu cầu, đề nghị là công văn phúc đáp, nếu giải thích các thắc mắc là công văn giải thích. ·
Nội dung công văn hướng dẫn chỉ đạo
+ Khái niệm: Công văn hướng dẫn chỉ đạo là văn bản dùng để hướng dẫn thực hiện
một văn bản nào đó đã ban hành hoặc chỉ đạo một ý đồ lãnh đạo nào đó chưa được công khai. ·
Nội dung công văn đôn đốc nhắc nhở Khái niệm:
Công văn đôn đốc nhắc nhở là văn bản dùng để đốc thúc thực hiện một hoạt động
nào đó khi chưa đáp ứng được yêu cầu. Đốc thúc sự chậm trễ là công văn đôn đốc,
nhắc nhở việc làm không đúng là công văn nhắc nhở. ·
Nội dung công văn mời họp
Khái niệm: Công văn mời họp là văn bản triệu tập một thành viên nào đó đến một địa điểm xác
định để thảo luận một chương trình nghị sự đã định sẵn. Nếu là đại hội được thay bằng “giấy
triệu tập đại hội”. Công văn mời họp có trách nhiệm pháp lý đối với người được mời, do vậy
hoàn toàn khác với giấy mời không có sự ràng buộc pháp lý.
b. Soạn thảo thông báo
Khái niệm: Thông báo là văn bản tác nghiệp hành chính được dùng để truyền đạt một
thông tin nhất định đến người sử dụng như: một mệnh lệnh, một kết quả hoạt động, nội
dung cuộc họp quan trọng, một văn bản pháp quy…
Đặc điểm:Thông báo là văn bản chỉ dùng để truyền tin thuần túy mà không được dùng
để thay thế văn bản qui phạm pháp luật Hai dạng thông báo:
+ Thông báo các tin quan trọng như:
Đổi tên, con dấu, nơi làm việc của tổ chức; Thay đổi chữ ký của lãnh đạo các cấp; Kết
luận của một cuộc họp…. Loại này dùng thể thức của văn bản có tên gọi. Nội dung gồm :
lý do viết thông báo, những điều cần thông báo, phạm vi cần thông báo, mục đích thông
báo và tỏ lòng tôn trọng.
+ Thông báo tin vặt, loại này chỉ cần tên và nội dung thông báo.
c. Kĩ thuật soạn thảo tờ trình
Khái niệm: Tờ trình là loại văn bản mang tính chất trình bày được sử dụng để đề xuất
với cơ quan quản lý cấp trên phê chuẩn hay xét duyệt một chủ trương hoạt động, một
phương án công tác, một công trình xây dựng hoặc một giải pháp nào khác mà cơ quan
viết tờ trình không đủ thẩm quyền quyết định.
● Có hai loại tờ trinh:
+ Tờ trình đứng độc lập có nội dung trình bày trong một vài trang giấy dùng để xin
quyền lực làm một việc nào đó;
+ Tờ trình đứng riêng rẽ dùng để đệ trình một đề án hoặc một dự án nào đó với cấp trên xin phê duyệt.
d. Kĩ thuật soạn thảo văn bản
Khái niệm: Biên bản là văn bản dùng để ghi chép trung thực diễn biến của một sự vụ
nào đó để làm bằng chứng hợp pháp cho sự vụ đó trước pháp luật.
● Đặc điểm của biên bản:
+ Biên bản ghi chép trung thực diễn biến của các sự kiện, hiện tượng. Vì vậy người
soạn thảo không được tóm tắt, không được thêm bớt, không được viết theo ý mình;
+ Biên bản làm bằng chứng hợp pháp cho sự kiện hiện tượng, vì vậy người soạn
thảo phải đảm bảo tính lôgic, chính xác về không gian và thời gian cụ thể và tính hợp
pháp theo quy định của pháp luật.
+ Biên bản sự vụ được lập tại chỗ nên trong biên bản có thể có sửa chữa, gạch xóa
nhưng cuối biên bản phải có xác nhận có bao nhiêu chỗ gạch xóa, sửa chữa
e. Kĩ thuật soạn thảo báo cáo :
Khái niệm : Báo cáo là văn bản dùng để trình bày kết quả hoạt động hoặc thực trạng
các hoạt động của tổ chức tại một thời điểm nhất định để làm căn cứ cho các nhà lãnh
đạo đưa ra các phương hướng cho hoạt động trong tương lai * Đặc điểm :
- + Thể hiện đầy đủ, chính xác, trung thành tình hình hoạt động của thực tế diễn ra.
+ Sử dụng các công cụ như: toán, thống kê, văn bản để soạn thảo.
+ Nội dung của báo cáo phải cụ thể, có trọng tâm trọng điểm, có tính chất phê phán.
+ Người soạn phải thể hiện rõ nghệ thuật diễn tả, phân tích đánh giá tình hình và kết luận vấn đề.
+ Phải bảo đảm tính kịp thời của báo cáo.
5. Nêu các khái niệm và vận dụng các loại hợp đồng kinh tế thương mại ·
Khái niệm hợp đồng kinh tế thương mại -
Hợp đồng kinh tế thương mại (HĐKTTM) là , tài liệu giao
sự thoả thuận bằng văn bản
dịch giữa các bên ký kết về việc thực hiện công việc sản xuất, trao đổi hàng hoá, dịch vụ,
nghiên cứu, ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật và các thoả thuận khác có mục đích kinh
doanh với sự qui định rõ ràng quyền và nghĩa vụ của mỗi bên để xây dựng và thực hiện kế hoạch của mình. -
Thực chất hợp đồng kinh tế thương mại là sự pháp lý hóa quan hệ của các bên trong quan
hệ để lập và thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của các bên ·
Các loại hợp đồng kinh tế -
Hợp đồng kinh tế thương mại ngắn hạn -
Hợp đồng kinh tế thương mại dài hạn -
Hợp đồng mua bán hàng hoá. -
Hợp đồng vận chuyển hàng hoá. -
Hợp đồng giao nhận thầu xây dưng cơ bản. -
Hợp đồng kinh tế dịch vụ. -
Hợp đồng hợp tác kinh doanh. -
Hợp đồng mua bán bản quyền sáng chế. -
Hợp đồng nghiên cứu khoa học và triển khai kỹ thuật. -
Hợp đồng gia công, đặt hàng. -
Hợp đồng thương mại quốc tế. -
Hợp đồng uỷ thác xuất nhập khẩu ·
Hợp đồng mua bán hàng hoá -
Khái niệm: Hợp đồng mua bán hàng hóa là sự thỏa thuận bằng văn bản có tính chất pháp
lý được hình thành trên cơ sở bình đẳng, tự nguyện giữa các chủ thể nhằm xác lập, thực
hiện và chấm dứt một quan hệ trao đổi hàng hóa. -
Đặc điểm của hàng hóa:
+ Chất lượng hàng hóa được biểu hiện cả mặt ngoài và mặt trong
+ Mua bán hàng hóa có chuyển quyền sở hữu tuyệt đối ·
Hợp đồng vận chuyển hàng hoá -
Khái niệm: Hợp đồng vận chuyển hàng hóa là sự thỏa thuận bằng văn bản giữa bên vận
tải và bên thuê vận chuyển về việc bên vận tải có nghĩa vụ vận chuyển một lượng hàng
hóa nhất định đến địa điểm đã ấn định và bàn giao cho bên thuê vận chuyển, bên thuê vận
chuyển có nghĩa vụ nhận số hàng hóa đã vận chuyển đó và trả chi phí vận chuyển theo sự thỏa thuận của hai bên -
Đặc điểm hợp đồng vận chuyển hàng hóa
+ Trong vận tải hàng hóa, chủ sở hữu với hàng hóa là bên thuê vận chuyển.
+ Vận chuyển hàng hóa trên đường cần có các giấy tờ minh chứng cho tính hợp pháp của hàng hóa.
+ Vận chuyển hàng hóa có sự bốc xếp cả hai đầu.
+ Vận chuyển hàng hóa có rất nhiều khả năng xẩy ra các trục trặc trong thực hiện ·
Hợp đồng kinh tế dịch vụ -
Khái niệm: Hợp đồng kinh tế dịch vụ là sự thỏa thuận của hai bên về việc bên nhận dịch
vụ có nghĩa vụ thực hiện các hoạt động dịch vụ theo yêu cầu của bên thuê dịch vụ, bên
thuê dịch vụ có nghĩa vụ xác định yêu cầu đối với dịch vụ và trả tiền dịch vụ phí theo thỏa thuận của hai bên. -
Các loại dịch vụ:
+ Dịch vụ sửa chữa máy móc thiết bị,
+ Dịch vụ sửa chữa các công trình kiến trúc, nhà xưởng + Các dịch vụ vệ sinh,
+ Các dịch vụ bảo vệ, an ninh,
+ Các dịch vụ sinh hoạt khác kể cả dịch vụ ăn công nghiệp. -
Đặc điểm hoạt động dịch vụ:
+ Các công việc dịch vụ rất đa dạng, phức tạp, nhỏ lẻ và không được tiêu chuẩn hóa rõ ràng.
+ Các công việc dịch vụ có nhiều khoản chi phí khác nhau và phạm vi khoán cũng khác nhau.
+ Hoạt động dịch vụ cần có sự phối hợp giữa hai bên rất chặt chẽ ·
Hợp đồng nghiên cứu khoa học và triển khai kỹ thuật -
Khái niệm: Hợp đồng Nghiên cứu khoa học và triển khai kỹ thuật là sự thỏa thuận bằng
văn bản giữa các đơn vị và cá nhân khoa học với nhau hoặc với các doanh nghiệp về việc
nghiên cứu, triển khai, ứng dụng, thiết kế, thử nghiệm, lắp ráp, vận hành, hiệu chỉnh và
giải quyết các vấn đề khoa học kỹ thuật khác nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của các đơn vị. - Đặc điểm:
+ Hợp đồng nghiên cứu khoa học và triển khai kỹ thuật có rất nhiều loại.
+ Hợp đồng nghiên cứu khoa học và triển khai kỹ thuật rất khó đánh giá kết quả nghiên cứu.
+ Hợp đồng nghiên cứu khoa học và triển khai kỹ thuật cần có sự phối hợp chặt chẽ với nhau ·
Hợp đồng liên kết kinh tế -
Khái niệm: Hợp đồng liên kết kinh tế là văn bản thể hiện toàn bộ sự thỏa thuận của các
bên về việc phối hợp các hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm mang lại lợi ích kinh tế và
thúc đẩy hoạt động sản xuất kinh doanh của các bên - . Đặc điểm:
+ Liên kết kinh tế có ba mức độ sau đây: hợp tác sản xuất kinh doanh giữa các bên, liên
doanh, liên hiệp sản xuất kinh doanh.
+ Các tổ chức liên kết có tư cách pháp nhân riêng.
+ Các bên tham gia liên kết đều có các điều lệ và quy chế hoạt động riêng.
+ Các tổ chức liên kết đều có nghĩa vụ đóng góp cho xã hội thông qua các chính sách
thuế và các khoản tự nguyện khác.
6. Nêu các khái niệm và vận dụng các loại hợp đồng dân sự đã học ·
Khái niệm hợp đồng dân sự : -
Hợp đồng dân sự là sự thoả thuận của các bên về việc xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt
quyền và nghĩa vụ của các bên trong mua bán, thuê, vay, mượn, tặng cho tài sản, làm
hoặc không làm một việc, một dịch vụ hoặc các thoả thuận khác. -
Hợp đồng dân sự thể hiện những quan hệ trao đổi giữa công dân với công dân hoặc giữa
công dân với pháp nhân. Nội dung của hợp đồng dân sự gắn với quyền và nghĩa vụ dân sự của mỗi bên ·
Các loại hợp đồng dân sự
+ Hợp đồng song vụ: là hợp đồng mà mỗi bên đều có nghĩa vụ đối với nhau, quyền
của bên này tương ứng với nghĩa vụ bên kia.
+ Hợp đồng đơn vụ: là hợp đồng mà chỉ một bên có nghĩa vụ.
+ Hợp đồng chính: là loại hợp đồng mà hiệu lực không phụ thuộc vào hợp đồng khác.
+ Hợp đồng phụ: Là loại hợp đồng mà hiệu lực phụ thuộc vào hợp đồng chính.
+ Hợp đồng vì lợi ích của người thứ ba: là loại hợp đồng mà các bên giao kết hợp
đồng đều phải thực hiện nghĩa vụ và người thứ ba được hưởng lợi ích từ việc thực hiện nghĩa vụ đó. ·
Hợp đồng dân sự hợp pháp
- Hợp đồng dân sự hợp pháp: Người tham gia hợp đồng có đủ năng lực pháp luật dân
sự, Mục đích, nội dung và hình thức của hợp đồng phù hợp với qui định của pháp luật,
đạo đức xã hội, Người tham gia hợp đồng hoàn toàn tự nguyện.
- Những biểu hiện của hợp đồng dân sự vô hiệu: Hợp đồng dân sự bị vô hiệu khi nội
dung của hợp đồng vi phạm một trong những điều quy định tính chất hợp pháp của hợp đồng dân sự nêu trên. ·
Hợp đồng đại lý -
Khái niệm: Hợp đồng đại lý là sự thoả thuận giữa hai bên, trong đó một bên (bên đại lý)
được sự uỷ quyền của bên kia (bên giao đại lý), cam kết nhân danh bên giao đại lý thực
hiện một hay nhiều giao dịch vì lợi ích của bên giao đại lý để được nhận một khoản tiền
thù lao do bên giao đại lý trả, theo hai bên thoả thuận về số lượng và thời hạn thanh toán.
+ Dịch vụ đại lý có 2 hình thức: Hình thức đại lý nhà Nước và hình thức đại lý tư nhân. -
. Đặc điểm của hợp đồng đại lý
+ Hợp đồng đại lý là văn bản ủy quyền của bên giao đại lý cho bên đại lý. Do vậy cần
phải quy định phạm vi ủy quyền rõ ràng.
+ Hợp đồng đại lý thể hiện mối quan hệ pháp lý tay ba giữa bên giao đại lý- bên đại lý và
khách hàng. Do vậy cần phải quy định trách nhiệm các bên rõ ràng.
+ Hợp đồng đại lý chịu sự chi phối trực tiếp của luật dân sự và các luật kinh tế khác. Do
vậy khi soạn thảo phải căn cứ trực tiếp vào các luật đó. ·
Hợp đồng khoán việc -
Khái niệm: Hợp đồng khoán việc là sự thoả thuận của 2 bên, trong đó bên nhận khoán có
nghĩa vụ hoàn thành một công việc nhất định theo yêu cầu của bên giao khoán và sau khi
hoàn thành phải bàn giao cho bên giao khoán kết quả công việc đó. Bên giao khoán nhận
kết quả công việc và có trách nhiệm trả cho bên nhận khoán tiền thù lao theo thoả thuận đã thống nhất. -
Thường có 3 loại hợp đồng khoán việc chủ yếu sau:
+ Hợp đồng khoán việc toàn bộ
+ Hợp đồng khoán việc từng phần + Hợp đồng làm việc -
Đặc điểm hợp đồng khoán việc
+ Hoạt động khoán việc rất đa dạng và phức tạp
+ Hoạt động khoán việc chủ yếu là hoạt động nhỏ lẻ vì vậy rất khó tiêu chuẩn hóa được
+ Hoạt động khoán việc có nhiều phạm vi chi phí và nhiều công việc phát sinh chi phí đột xuất
+ Hoạt động khoán việc đòi hỏi sự phối hợp với nhau rất chặt chẽ ·
Hợp đồng lao động - Khái niệm -
Hợp đồng lao động là sự thoả thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động về
việc làm có trả công, điều kiện lao động, quyền và nghĩa vụ của mỗi bên trong quan hệ lao động. -
Hợp đồng lao động thể hiện quan hệ có tính chất luật pháp giữa người sử dụng lao
động và người lao động trong sự thoả thuận trên cơ sở luật pháp quy định. Hợp đồng lao
động đã bảo vệ lợi ích của người lao động, đảm bảo tính công bằng, bình đẳng trong quan
hệ lao động giữa hai bên. -
.Các loại hợp đồng lao động
+ Hợp đồng lao động không xác định thời hạn (hay hợp đồng lao động vĩnh viễn) là hợp
đồng lao động không quy định thời hạn của hợp đồng. Hợp đồng sau khi được ký kết là
có hiệu lực cho đến khi người lao động về hưu hoặc có quyết định hợp pháp nào đó huỷ
bỏ hợp đồng thì hợp đồng hết giá trị.
+ Hợp đồng lao động xác định thời hạn từ một năm đến ba năm là hợp đồng được các bên
xác định thời gian có giá trị của hợp đồng từ 1-3 năm. Sau khi hết thời hạn, hợp đồng lao động hết giá trị.
+ Hợp đồng lao động theo thời vụ hoặc theo một công việc nhất định mà thời gian dưới
một năm là hợp đồng hai bên thoả thuận thời hạn dưới một năm theo mùa vụ cụ thể hoặc
làm một công việc cụ thể. Sau khi hết hạn hợp đồng hết giá trị. -
Đặc điểm của hợp đồng lao động
+ Hợp đồng lao động bắt buộc phải được ký kết bằng văn bản và mỗi bên giữ một bản như nhau.
+ Hợp đồng lao động phải được thoả thuận trên cơ sở luật pháp và đạo đức xã hội. Vì vậy
khi thoả thuận các điều khoản phải dựa trên cơ sở quy định của luật pháp và chính sách của nhà nước.
+ Hợp đồng lao động còn phải dựa trên cơ sở các văn bản pháp quy của ngừời sử dụng
lao động. Vì vậy khi thoả thuận với người lao động, người sử dụng lao động phải thông
báo cho người lao động biết những quy định đó để họ hiểu biết và chấp thuận. ·
Hợp đồng mua bán tài sản -
Khái niệm: Hợp đồng mua bán tài sản là sự thoả thuận giữa 2 hay nhiều người, trong
đó, bên bán có nghĩa vụ chuyển cho bên mua tài sản làm sở hữu, bên mua có nghĩa vụ
phải trả cho bên bán một số tiền nhất định là giá trị của tài sản đó. - Đặc điểm:
+ Bên bán phải là người chủ sở hữu hợp pháp của tài sản đem bán.
+ Người mua phải là người có đủ khả năng trở thành chủ sở hữu đối với tài sản đó.
+ Hai bên có quyền thoả thuận việc mua bán theo cách thức "thuận mua, vừa bán"
và thống nhất các thủ tục, phương thức giao nhận tiền và tài sản cũng như các giấy tờ
cần thiết kèm theo hoặc các phần thủ tục tiếp theo để hoàn thiện việc chuyển quyền
sở hữu và xác nhận quyền sở hữu cho người mua ·
Hợp đồng thuê nhà -
Khái niệm: Hợp đồng thuê nhà là sự thoả thuận giữa 2 bên, trong đó bên cho thuê có
nghĩa vụ chuyển giao phần nhà cho bên thuê sử dụng đúng thoả thuận về diện tích, giá cả
và địa điểm trong một thời hạn xác định. Bên thuê nhà có nghĩa vụ trả tiền thuê nhà và có
quyền sử dụng nhà thuê theo đã thoả thuận trong hợp đồng. - Các loại cho thuê:
+ Tư nhân cho tư nhân thuê
+ Các tổ chức cho tư nhân thuê
+ Các tư nhân cho các tổ chức thuê -
Đặc điểm của hợp đồng:
+ Đây là loại hợp đồng song vụ. Sau khi hợp đồng thuê nhà được ký kết thì phát
sinh quyền và nghĩa vụ của các bên.
+ Hợp đồng thuê nhà ở là loại hợp đồng ưng thuận. Hợp đồng được ký kết bởi sự tự nguyện của hai bên.
+ Hợp đồng thuê nhà ở còn là loại hợp đồng có đền bù. Bên cho thuê giao diện
tích nhà ở cho bên thuê sử dụng, còn bên thuê phải trả cho chủ nhà số tiền thuê theo định
kỳ mà hai bên thoả thuận.
+ Hợp đồng thuê nhà chỉ chuyển quyền sử dụng nhà từ người cho thuê sang người
thuê, chứ không chuyển quyền sở hữu.
+ Người thuê nhà phải có mục đích sử dụng nhà rõ ràng. · Hợp đồng cho vay -
Khái niệm: Hợp đồng cho vay là sự thoả thuận của các bên, trong đó người cho vay giao
cho người vay một số tiền hoặc vật làm sở hữu. Đến kì hạn theo hợp đồng, bên vay có
nghĩa vụ trả lãi và hết hạn hợp đồng, phải trả toàn bộ số tiền vay hoặc hiện vật đó cho
người cho vay, cộng thêm một số lợi ích vật chất mà hai bên đã cam kết theo thoả thuận
hoặc theo qui định của pháp luật. -
Đặc điểm của hợp đồng
+ Tiền và hiện vật như vàng bạc, đá quý là thước đo giá trị của mọi vật. Vì vậy,
nó đại diện cho tài sản cá nhân. do đó việc cho vay phải có một thoả thuận ràng buộc đặc
biệt tin tưởng nhau hoặc bằng thế chấp tài sản.
+ Tiền, vàng bạc, đá quý là phương tiện lưu thông, do đó cần phải Xác định mục
đích vay rõ ràng và có những qui định chặt chẽ trong việc giám sát lẫn nhau và trách
nhiệm đối với nhau trong hợp đồng cho vay.
+ Tiền vàng có giá trị nhất định trong các khoảng thời gian nhất định vì vậy cần
có sự quy định rõ ràng về giá trị và bàn giao cho nhau (đặc biệt là vàng và đá quý).
7. Nêu các khái niệm và vận dụng các loại VB quản lí tổ chức , VB quản lí kinh tế doanh nghiệp
a. VB quản lí tổ chức :