Đề tài: Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty TNHH Thiên Sơn | Trường đại học Hồng Đức

TRƯỜNG ĐẠI HỌC HỒNG ĐỨC KHOA KINH TẾ - QTKD BÀI TẬP LỚN
MÔN: QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP 1
Đề tài: Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty TNHH Thiên Sơn
Giáo viên hướng dẫn: LÊ THỊ NƯƠNG
Sinh viên : PHẠM THỊ NGỌC TRANG
Mã sinh viên : 1864020024
Lớp : K21A – ĐH QTKD
Thanh Hóa, tháng 05 năm 2020 1 MỤC LỤC
LỜI NÓI ĐẦU …………………………………………………………………………………3
CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ BỘ MÁY CƠ CẤU TỔ CHỨC ……………4 1.1.
Một số khái niệm cơ bản
……………………………………………………………………4
1.1.1. Tổ chức …………………………………………………………………………………..4
1.1.2. Cơ cấu tổ chức ………………………………………………………………………….. 4
1.1.3. Quản lý …………………………………………………………………………………..4
1.1.4. Bộmáyquảnlý lao động ………………………….……………………………………….5
1.1.5. Cơcấutổchứcbộmáyquảnlýdoanh nghiệp……………………………………….………..6 1.1.5.1. Các khái niệm
…………………………………………………………………………... 6 1.1.5.2.
Yêu cầu đối với cơ cấu tổ chức bộ máy quản
lý………………………………………… 7
1.1.6. Các mô hình và nguyên tắc tổ chức bộ máy quản lý …………………………………….7 1.1.6.1.
Các mô hình cơ cấu tổ chứuc bộ máy quản
lý…………………………………………..7 1.1.6.2.
Các nguyên tắc tổ chức bộ máy quản lý
……………………………………………….. 9
1.1.7. Các nhân tố ảnh hưởng tối tổ chức bộ máy quản lý……………………………………..9
1.1.8. Các phương pháp hình thành cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý………………………….11 1.1.8.1. Phương pháp kinh nghiệm
…………………………………………………………….. 11 1.1.8.2. Phương pháp phân
tích……………………………………………………………….. .11 1.2.
Vai trò và sự cần thiết phải hoàn thiện bộ máy quản
lý…………………………………….12
1.2.1. Vai trò của tổ chức bộ máy quản lý …………………………………………………….12
1.2.2. Sự cần thiết phải hoàn thiện bộ máy quản lý………………………………………….. .12
CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY TNHH
THIÊN SƠN ……………………………………………………………………………………14
2.1. Tổng quan về công ty ………………………………………………………………………14
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển công ty ………………………………………………14
2.1.2. Đặc điểm kinh tế, kỹ thuật của công ty TNHH Thiên Sơn ………………………………14
2.1.2.1. Đặc điểm cơ cấu tổ chức bộ máy công ty ………………………………………………14 2
2.1.2.1. Đặc điểm về sản phẩm, thị trường, vốn, nguồn nhân lực, công nghệ sản xuất của công ty
TNHH Thiên Sơn ………………………………………………………………………………..15
2.2. Thực trạng cơ cấu tổ chức bộ máy qủan lý tại công ty TNHH Thiên Sơn …………...…….16
2.2.1. Hội đồng thành viên ……………………………………………………………………....17
2.2.2. Giám đốc ………………………………………………………………………………….17
2.2.3. Phó giám đốc ……………………………………………………………………………..17
2.2.4. Phòng tổ chức …………………………………………………………………………… 17
2.2.5. Phòng kế toán tài chính ………………………………………………………………….. 17
2.2.6. Xưởng cơ khí ……………………………………………………………………………. 17
2.2.7. Xưởng cơ khí đá …………………………………………………………………………..18
2.2.8. Một số hạn chế ……………………………………………………………………………18
CHƯƠNG III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ
MÁY QUẢN LÝ TẠI CÔNG TY TNHH THIÊN SƠN ……………………………………..19
3.1. Phương hướng phát triển sản xuất kinh doanh của công ty TNHH Thiên Sơn …………….19
3.2. Mục tiêu cơ bản của việc hòan thiện bộ máy quản lý công ty TNHH Thiên Sơn ………….19
3.3. Cơ sở hoàn thiện bộ máy quản lý …………………………………………………………..20
3.4. Một số giải pháp đề xuất nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý công ty TNHH
Thiên Sơn ………………………………………………………………………………………..20
3.4.1. Bổ sung thêm một phó giám đốc phụ trách tổ chức ……………………………………...20
3.4.2. Sắp xếp bố trí lại các phòng ban chức năng ……………………………………………...20
3.4.3. Xây dựng tiêu chuẩn nghiệp vụ cho cán bộ quản lý ……………………………………...20
3.4.4. Nâng cao hiệu quả hoạt động của các phòng ban chức năng ……………………………..20
3.4.5. Hoàn thiện tổ chức nơi làm việc và điều kiện lao động …………………………………..21
3.4.6. Kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất ………………………………………………...21
KẾT LUẬN …………………………………………………………………………………….24 3 LỜI NÓI ĐẦU
Cơ cấu tổ chức thể hiện cách thức trong đó các hoạt động của tổ chức được phân công giữa các
phân hệ và cá nhân. Tìm hiểu cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp sẽ giúp ta xác định rõ mối quan
hệ giữa các hoạt động cụ thể; những nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm gắn liền với các cá
nhân, bộ phận phân hệ của tổ chức; và mối quan hệ quyền lực bên trong tổ chức. Vai trò cơ cấu
tổ chức trong doanh nghiệp là vô cùng quan trọng.
Ngày nay trong nền kinh tế thị trường, một doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển thì cần
một bộ máy hiệu quả trong hoạt động. Mặt khác hoàn thiện bộ máy quản lý sẽ làm cho bộ máy
quản lý tinh giảm, gọn nhẹ mà tính hiệu lực vãn cao, vì vậy em chọn đề tài ‘ Hoàn thiện cơ cấu
tổ chức bộ máy quản lý tại công ty TNHH Thiên Sơn’
Bài làm gồm 3 chương:
Chương I: Cơ sở lý luận chung về bộ máy cơ cấu tổ chức
Chương II: Thực trạng tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH Thiên Sơn
Chương III: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty TNHH Thiên Sơn 4
Chương I: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ BỘ MÁY CƠ CẤU TỔ CHỨC 1.1.
Một số khái niệm cơ bản 1.1.1. Tổ chức
Tổ chức thường được hiểu như là tập hợp của hai hay nhiều người cùng hoạt động trong những
người cùng hoạt động trong những hình thái cơ cấu nhất định để đạt được những mục đích chung.
Các tổ chức đang tồn tại trong xã hội vô cùng phong phú và đa dạng. Có thể có rất nhiều loại
hình tổ chức khác nhau tùy theo tiêu thức phân loại, nhưng chung quy lại một tổ chức có những đặc điểm sau: -
Mọi tổ chức đều mang tính mục đích. Tổ chức hiếm khi mang trong mình một mục đích
tự thân mà là công cụ để thực hiện những mục đích nhất định. Đây là yếu tố cơ bản nhất
của bất kỳ tổ chức nào. Mặc dù mục đích của các tổ chức khác nhau, nhưng không có
mục đích thì tổ chức sẽ không có lý do để tồn tại. -
Mọi tổ chức đều hoạt động theo những cách thức nhất định để đạt được mục đích – các
kế hoạch. Thiếu kế hoạch thì không tổ chức nào có thể tồn tại và phát triển hiệu quả. -
Mọi tổ chức đều hoạt động trong mối quan hệ tương tác với các tổ chức khác. Một doanh
nghiệp sẽ cần vốn, nguyên vật liệu, năng lượng, máy móc … từ các nhà cung cấp, cần
hoạt động trong khuôn khổ quản trị vĩ mô của nhà nước, cần hợp tác hoặc cạnh tranh với
doanh nghiệp khác, cần các hộ gia đình và tổ chức mua sản phẩm của họ. -
Cuối cùng, mọi tổ chức đều cần những nhà quản trị chịu trách nhiệm liên kết, phối hợp
những con người bên trong và bên ngoài tổ chức cùng những nguồn lực khác để đạt mục
đích với hiệu quả cao. Vai trò của những nhà quản trị có thể rõ nét ở tổ chức này hay tổ
chức khác, nhưng thiếu họ tổ chức sẽ gặp lung túng. 1.1.2. Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức là hình thức tồn tại của tổ chức, biểu thị sự sắp đặt theo một trật tự nào đó của
các bộ phận trong tổ chức cùng các mối quan hệ giữa chúng. 5 1.1.3. Quản lý
Vấn đề quản lý được đề cập rất lâu trong lịch sử. Cho đến nay đã có rất nhiều học thuyết khác
nhau về quản lý. Có học thuyết từ thời cổ như Aristot, Platon; có học thuyết từ trường phái cổ
điển như A.Smith, D.Ricardo; học thuyết về lao động của Mác-Leenin từng nói: ‘ khoa học quản
lý là công cụ, phương tiện quan trọng để phát triển kinh tế-xã hội của các nước không bị lệ thuộc
vào sự khác nhau về ý thức chính trị’. Sau này với sự phát triển của khoa học công nghệ chúng ta
lại thấy xuất hiện những học thuyết về quản lý trong công nghiệp như F.W.Taylor.
Ngày nay, khoa học quản lý càng trở nên quan trọng và có nhiều điểm quản lý khác nhau tùy
thuộc vào đối tượng quản lý và phạm vi quản lý. -
Theo lĩnh vực sản xuất: Quản lý được hiểu là quá trình tính toán, lụa chọn các biện pháp
để chỉ huy, phối hợp, điều hành quá trình sản xuất kinh doanh bằng những công cụ quản
lý như kế hoạch định mức, thống kê kế toán, phân tích kinh doanh… để sản xuất đáp ứng được nhu cầu
+ Yêu cầu của thị trường về số lượng, chất lượng, giá cả và thời điểm.
+ Đảm bảo sản xuất kinh doanh có lãi + Tôn trọng Pháp luật -
Theo lĩnh vực kinh doanh: quản lý là sự tác động có tổ chức, có tính hướng đích của chủ
thể quản lý nhằm duy trì tính trồi của hệ thống, sử dụng một cách tốt nhất các tiềm năng
cơ hội của hệ thống đó để đưa hệ thống đến mục tiêu đã định trong điều kiện môi trường luôn biến động.
Ngoài ra, quản lý có thể hiểu là quá trình phối hợp chỉ huy hoạt động sản xuất của các khâu,
các bộ phận đảm bảo phát huy hết khả năng của doanh nghiệp để phục vụ cho sự phát triển.
Theo quan điểm chung nhất, quản lý là sự tác động có hướng dẫn, có tổ chức, có mục đích của
con người đến toàn bộ nền kinh tế. Là sự tác động lên hành vi của mỗi cá nhân nhờ đó tạo thành
hành vi chung có sức mạnh tạo nên cho cả hệ thống. -
Quản lý doanh nghiệp là quá trình vận dụng những quy luật kinh tế, quy luật tự nhiên,
quy luật xã hội… để tác động đến các yếu tố vật chất của sản xuất kinh doanh để đạt
được mục tiêu đã xác định.
Cũng như trong quá trình sản xuất, công tác quản lý cũng cần ba yếu tố như nhà quản lý, các
công cụ quản lý, đối tượng quản lý. Sản phẩm của quản lý là các quyết định, các biện pháp, các
chỉ thị, các mệnh lệnh để kích thích sản xuất tăng trưởng và phát triển hiệu quả cao hơn.
Nền kinh tế quốc dân cũng như bất cứ một đơn vị nào đều có thể coi là một hệ thống quản ký
gồm 2 bộ phận là: chủ thể quản lý và đối tượng quản lý.
Hai bộ phận này có lien quan mật thiết với nhau, tác động qua lại lẫn nhau, tạo nên một chỉnh
thể thống nhất. Chủ thể quản lý trên cơ sở mục tiêu đã xác định tác động đến đối tượng quản lý 6
bằng những quyết định của mình và thông qua hành vi của đối tượng quản lý – mối quan hệ
ngược có thể giúp chủ thể quản lý điều chỉnh quyết định đưa ra.
Qua đó ta thấy mục đích của quản lý doanh nghiệp là nhằm phát triển sản xuất cả số lượng và
chất lượng với chi phí thấp và đạt hiệu quả cao nhất, đồng thời không ngừng cải thiện lao động
và nâng cao đời sống cho mỗi thành viên trong doanh nghiệp.
Do đó, quản lý cần phải có tổ chức và sự phân công giữa các bộ phận cấu thành tổ chức đó.
1.1.4. Bộ máy quản lý lao động
Bộ máy quản lý là cơ quan điều khiển hoạt động của toàn bộ doanh nghiệp bao gồm cả khâu
sản xuất kinh doanh trực tiếp cũng như khâu phụ trợ, phục vụ cả hoạt động sản xuất tại doanh
nghiệp cũng như lao động tiếp thị ngoài dây chuyền sản xuất, cả hệ thống tổ chức quản lý cũng
như hệ thống các phương thức quản lý doanh nghiệp. Bộ máy quản lý là lực lượng vật chất để
chuyển những ý đồ, mục đích, chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp thành hiện thực, biến
những nỗ lực chủ quan của mỗi thành viên trong doanh nghiệp thành hiệu quả sản xuất kinh doanh.
Bộ máy quản lý doanh nghiệp là một hệ thống các bộ phận hợp thành gồm các phòng ban có
chức năng, có nhiệm vụ cơ bản giúp giám đốc doanh nghiệp quản lý và điều hành sản xuất kinh
doanh, đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh đạt mục tiêu đề ra với hiệu quả cao nhất.
Bộ mấy quản lý thường được xem xét trên 3 mặt chủ yếu: -
Chức năng, nhiệm vụ của bộ máy quản lý -
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý -
Lực lượng lao động quản lý để thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của bộ máy
Trong đó, lực lượng lao động quản lý là vai trò quyết định.
Hệ thống các phòng ban chức năng tạo nên bộ máy quản lý doanh nghiệp. Nhưng nếu để bộ
phận này riêng lẻ không có mối liên hệ nào thì sẽ vô nghĩa, không đáp ứng được yêu cầu nhiệm
vụ của quản lý. Do vậy, phải đặt các bộ phận này trên một tổ chức nhất định, các bộ phận này
phải nhịp nhàng ăn khớp với nhau.
1.1.5. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp
1.1.5.1. Các khái niệm - Tổ chức:
Theo cách phân loại các yếu tố sản xuất thì: Tổ chức là sự kết hợp các yếu tố sản xuất.
Theo quá trình phát triển thì: Tổ chức là sự liên kết tất cả các cá nhân, quá trình hoạt
độngtrong hệ thống để thực hiện các mục đích đề ra. 7
Theo mối quan hệ: Tổ chức bao gồm sự xác định cơ cấu và liên kết các hoạt động khác nhaucủa tổ chức.
- Tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp: Tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp là dựa
trênnhững chức năng, nhiệm vụ đã xác định của bộ máy quản lý để sắp xếp về lực lượng, bố trí
vềcơ cấu, xây dựng mô hình và làm cho toàn bộ hệ thống quản lý của doanh nghiệp hoạt động
nhưmột chỉnh thể có hiệu lực nhất.
- Cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức là sự phân chia tổng thể của một tổ chức thành những
bộphận nhỏ theo những tiêu thức chất lượng khác nhau, những bộ phận đó thực hiện những
chứcnăng riêng biệt nhưng có quan hệ chặt chẽ với nhau nhằm thực hiện mục tiêu chung của tổchức.
- Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là những bộ phận có
tráchnhiệm khác nhau, nhưng quan hệ và phụ thuộc lẫn nhau được bố trí theo từng khâu,
từng cấpquản lý để tạo thành một chỉnh thể nhằm thực hiện mục tiêu và chức năng quản lý xác định.
1.1.5.2. Yêu cầu đối với cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
Quá trình xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy cần phải đảm bảo thực hiện những yêucầu sau: -
Tính tối ưu: Phải đảm bảo giữa các khâu và các cấp quản lý đều được thiết lập các mối
quan hệhợp lý, mang tính năng động cao, luôn đi sát và phục vụ cho mục đích đề ra của doanh nghiệp. -
Tính linh hoạt: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải đảm bảo khả năng thích ứng linh
hoạt vớibất kỳ tình huống nào xảy ra trong hệ thống cũng như ngoài hệ thống. -
Tính tin cậy: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải đảm bảo tính chính xác của thông tin
được xửlý trong hệ thống, nhờ đó đảm bảo được sự phối hợp nhịp nhàng giữa các hoạt
động và nhiệm vụcủa tất cả các hoạt động trong doanh nghiệp. -
Tính kinh tế: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải được tổ chức sao cho chi phí bỏ ra
trong quátrình xây dựng và sử dụng là thấp nhất nhưng phải đạt hiệu quả cao nhất. -
Tính bí mật: Việc tổ chức bộ máy quản lý phải đảm bảo kiểm soát được hệ thống thông
tin, thôngtin không được rò rỉ ra ngoài dưới bất kỳ hình thức nào. Điều đó sẽ quyết định
sự tồn tại và pháttriển của mỗi doanh nghiệp.
1.1.6. Các mô hình và nguyên tắc tổ chức bộ máy quản lý
1.1.6.1. Các mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý:
1.1.6.1.1. Mô hình cơ cấu theo trực tuyến. 8
Đây là kiểu cơ cấu tổ chức đơn giản nhất, trong đó có cấp trên và cấp dưới. Cơ cấu này tạo
điềukiện thuận lợi cho việc thực hiện chế độ thủ trưởng, người lãnh đạo phải chịu hoàn toàn
tráchnhiệm về kết quả công việc của người dưới quyền.
Đặc điểm cơ bản của cơ cấu này là người lãnh đạo thực hiện tất cả các chức năng quản lý,
hoàntoàn chịu trách nhiệm về hệ thống mình phụ trách. Còn người thừa hành mệnh lệnh chỉ nhận
lệnhmột người phụ trách và chỉ thi hành lệnh của người đó mà thôi. -
Ưu điểm: bộ máy gọn nhẹ, tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện chế độ một thủ
trưởng, làmcho tổ chức nhanh nhạy linh hoạt với sự thay đổi của môi trường và có chi phí
quản lý doanh nghiệp thấp . -
Nhược điểm: Cơ cấu này đòi hỏi người lãnh đạo phải có kiến thức toàn diện, tổng hợp,
đồng thờicơ cấu này làm hạn chế việc sử dụng các chuyên gia có trình độ cao theo
chuyên môn. Kiểu cơcấu này chỉ áp dụng cho các tổ chức có quy mô nhỏ và việc quản lý không quá phức tạp.
1.1.6.1.2. Mô hình cơ cấu theo chức năng.
Theo kiểu cơ cấu này, nhiệm vụ quản lý được phân chia cho các bộ phận riêng biệt theo các
chứcnăng quản lý, mỗi bộ phận đảm nhiệm một chức năng nhất định.
Kiểu cơ cấu này sẽ hình thành nên người lãnh đạo được chuyên môn hoá, chỉ đảm nhận thựchiện
một số chức năng nhất định. Mối liên hệ giữa các thành viên trong tổ chức rất phức tạp vàchịu sự
lãnh đạo của nhiều thủ trưởng. Như vậy khác với cơ cấu tổ chức trực tuyến ở chỗ: ngườilãnh đạo
chia bớt công việc cho người cấp dưới. -
Ưu điểm: Thực hiện chuyên môn hoá các chức năng quản lý ,thu hút được các chuyên gia
có kiếnthức sâu về nghiệp vụ chuyên môn vào công tác quản lý, tránh được sự bố trí
chồng chéo chứcnăng ,nhiệm vụ giữa các bộ phận, giảm bớt gánh nặng cho người lãnh
đạo .Thúc đẩy sự chuyênmôn hoá kỹ năng nghề nghiệp, nâng cao chất lượng và kỹ năng
giải quyết vấn đề .Các quyết định đưa ra có độ rủi ro thấp hơn so với cơ cấu trực tuyến. -
Nhược điểm: Đối tượng quản lý phải chịu sự lãnh đạo của nhiều thủ trưởng khác nhau,
kiểu cơ cấu này làm suy yếu chế độ thủ trưởng, làm cho cấp dưới phải phục tùng nhiều
đầu mối chỉ đạo khác nhau của cùng một cơ quan quản lý cấp trên. Mô hình này phù hợp
với tổ chức, doanh nghiệp có quy mô lớn, việc tổ chức phức tạp theo chức năng. Do đễ
làm suy yếu chế độ thủ trưởng, các nhà quản lý trở thành các chuyên gia trong lĩnh vực hẹp.
1.1.6.1.3. Mô hình cơ cấu trực tuyến - tham mưu. 9
Người lãnh đạo ra lệnh và chịu hoàn toàn trách nhiệm đối với người thừa hành trực tiếp của
mình, khi gặp các vấn đề phức tạp người lãnh đạo phải tham khảo ý kiến chuyên gia ở bộ phận
tham mưu giúp việc. Kiểu cơ cấu này cho phép người lãnh đạo tận dụng được những tài năng,
chuyên môn của các chuyên gia, giảm bớt sự phức tạp của cơ cấu tổ chức, nhưng nó đòi hỏi
người lãnh đạo phải tìm kiếm được các chuyên gia giỏi trong các lĩnh vực. -
Ưu điểm: Đảm bảo chế độ một thủ trưởng, trách nhiệm rõ ràng; Tận dụng được khả năng
chuyên môn sâu của các chuyên gia, nối dài trí tuệ của nhà lãnh đạo. -
Nhược điểm: Quan hệ giữa lãnh đạo trực tuyến – tham mưu dễ xảy ra căng thẳng; Các
chuyên gia cùng chuyên môn bị phân tán; Hạn chế sự đóng góp của những chuyên gia
hàng đầu do có hạn chế về quyền hạn, quyền lực của họ. Từ đó, trách nhiệm và nhiệt tình
của các chuyên gia có thể giảm sút. Tuy nhiên, do quyền lực là cố hữu, nên các chuyên
gia vẫn có xu hướng can thiệp vào công việc của bộ phận trực tuyến.
1.1.6.2. Các nguyên tắc tổ chức bộ máy quản lý:
Nguyên tắc tổ chức bộ máy quản lý gắn liền với phương hướng, mục đích hệ thống phương
hướng, mục đích của hệ thống sẽ chi phối cơ cấu hệ thống. Nếu một hệ thống có quy mô và mục
tiêu phương hướng cỡ lớn ( khu vực, cả nước) thì cơ cấu tổ chức của nó cũng phải có quy mô và
phương hướng tương đương. Còn nếu có quy mô vừa phải, đội ngũ và trình độ tham gia hệ thống
phải ở mức tương đương. Một hệ thống có mục đích hoạt động văn hoá thì tổ chức bộ máy quản
lý sẽ có những đặc thù khác biệt với hệ thống có mục đích kinh doanh.
Nguyên tắc chuyên môn hoá và cân đối: Nguyên tắc này đòi hỏi tổ chức bộ máy quản lý phải
đảm bảo phân công, phân cấp nhiều phân hệ trong hệ thống theo yêu cầu các nhóm chuyên môn
ngành với đội ngũ nhân lực được đào tạo tương ứng và có đủ quyền hạn để thực hiện được nguyên tắc này.
Nguyên tắc linh hoạt và thích ứng với môi trường: Nguyên tắc này đảm bảo việc cải tiến bộ máy
quản lý phải đảm bảo cho mỗi phân hệ, mỗi bộ phận một mức độ tự do sáng tạo tương ứng để
các cấp quản lý thấp hơn phát triển được tài năng để chuẩn bị thay thế các cán bộ quản lý cấp trên khi cần thiết.
Nguyên tắc hiệu lực và hiệu quả: Nguyên tắc này đòi hỏi tổ chức bộ máy quản lý phải mang lại
hiệu quả cao nhất đối với chi phí bỏ ra và đảm bảo hiệu lực hoạt động của các phân hệ về tác
động điều khiển của các lãnh đạo.
1.1.7. Các nhân tố ảnh hưởng tới tổ chức bộ máy quản lý.
Phân tích các nhân tố ảnh hưởng tới tổ chức bộ máy quản lý nhằm đưa ra một mô hình phù hợp
với quy mô doanh nghiệp và tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nhằm đạt được 10
hiệu quả cao nhất trong công tác tổ chức quản lý và từ đó thúc đẩy doanh nghiệp có mô hình
quản lý nhằm tăng sức cạnh tranh trên thị trường.
Nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp:
Trong bất kỳ tổ chức kinh tế nào thì nhiệm vụ sản xuất kinh doanh và cơ cấu tổ chức là hai mặt
không thể tách rời nhau. Khi sự thay đổi nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của công ty thì cơ cấu tổ
chức cũng thay đổi theo, vì nếu không thay đổi theo thì bộ máy quản lý cũ sẽ làm cản trở việc
phấn đấu đạt được mục tiêu mới đề ra của tổ chức doanh nghiệp. Tuy nhiên không phải bao giờ
sự thay đổi về nhiệm vụ sản xuất kinh doanh cũng đòi hỏi sự thay đổi về nhiệm vụ sản xuất kinh
doanh cũng đòi hỏi sự thay đổi bắt buộc của bộ máy quản lý, song các kết quả nghiên cứu đều
ủng hộ ý kiến bộ máy quản lý cần được thay đổi kèm theo nhiệm vụ sản xuất kinh doanh.
Chiến lược và mục tiêu của tổ chức:
Chiến lược và cơ cấu tổ chức là hai mặt không thể tách rời trong quản trị hiện đại. Bấtcứ chiến
lược mới nào cũng được lựa chọn trên cơ sở phân tích các điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và đe
doạ của môi trường trong đó cơ cấu đang tồn tại. Ngược lại, là công cụ để thực hiện các mục tiêu
chiến lược, cơ cấu tổ chức phải được thay đổi khi có sự thay đổi chiến lược.động lực khiến các tổ
chức phải thay đổi cơ cấu tổ chức là sự kem hiệu quả của nhưng thuộc tính cũ trong công việc
thục hiện chiến lược. Các nghiên cứu cho thấy quá trình phát triển của một tổ chức để đảm bảo
cho su tương thích vơi các chiến lược thường trải qua các bước sau: -
Xây dựng chiến lược mới -
Phát sinh các vấn đề quản trị -
Cơ cấu tổ chức mới ,thích hợp hơn đè xuất được triển khai -
Đạt được thành tích mong đợi
Tuy sự thay đổi chiến lược không phải bao giờ cũng bắt buộc có sự thay đổi về cơ cấu tổ
chức,các nghiên cứu cho thấy ủng hộ chung ý tưởng rằng cơ cấu tổ chức phải đi theo chiến lược -
Quy mô và mức độ phức tạp của doanh nghiệp:
Doanh nghiệp có quy mô càng lớn, càng phức tạp thì hoạt động của của doanh nghiệp cũng phức
tạp theo. Do đó các nhà quản lý cần phải đưa ra một mô hình cơ cấu quản lý hợp lý sao cho đảm
bảo quản lý được toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp đồng thời phải làm sao để bộ máy quản lý
không cồng kềnh và phức tạp về mặt cơ cấu. Còn đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ thì bộ
máy quản lý phải chuyên, tinh, gọn nhẹ để dễ tay đổi phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. - Địa bàn hoạt động: 11
Việc mở rộng hoặc phân tán địa bàn hoạt động của doanh nghiệp đều có sự thay đổi về sự sắp
xếp lao động nói chung và lao động quản lý nói riêng do đó dẫn đến sự thay đổi cơ cấu tổ chức
quản lý. Do vậy sự thay đổi địa bàn hoạt động của doanh nghiệp cũng ảnh hưởng tới cơ cấu tổ
chức quản lý của doanh nghiệp. - Công nghệ:
Việc sử dụng công nghệ của doanh nghiệp cũng ảnh hưởng tới tổ chức bộ máy quản lý. Nếu các
doanh nghiệp chú trọng đến công nghệ thì thường có định mức quản lý tốt, bộ máy quản lý phải
được tổ chức sao cho tăng cường khả năng của doanh nghiệp và cần thích ứng kịp thời với sự
thay đổi công nghệ nhanh chóng. Một hệ thống cơ cấu tổ chức phải phù hợp với hệ thống công
nghệ và phải đảm bảo sự phối hợp chặt chẽ trong việc ra quyết định liên quan đến công nghệ của doanh nghiệp. - Môi trường kinh doanh:
Tổ chức bộ máy quản lý hợp lý là điều kiện đủ cho doanh nghiệp thành công trên thương trường.
Do vậy mức độ phức tạp của môi trường kinh doanh có ảnh hưởng đến tổ chức bộ máy quản lý.
Nếu môi trường luôn biến động và biến động nhanh chóng thì có được thành công đòi hỏi các
doanh nghiệp phải tổ chức bộ máy quản lý có mối quan hệ hữu cơ.Nhân tố này có ảnh hưởng
mạnh đến tổ chức bộ máy quản lý. Khi cơ sở kỹ thuật cho hoạt động quản lý đầy đủ, hiện đại,
trình độ của cán bộ quản lý cao có thể đảm nhiệm nhiều công việc sẽ góp phần làm giảm lượng
cán bộ quản lý trong bộ máy quản lý, nên bộ máy quản lý sẽ gọn nhẹ hơn nhưng vẫn đảm bảo
được tính hiệu quả trong quản lý. -
Thái độ của đội ngũ cán bộ công nhân viên:
Đối với những người đã qua đào tạo, có trình độ tay nghề cao, có ý thức làm việc thì họ sẽ hoàn
thành công việc nhanh chóng hơn, khối lượng công việc lớn hơn do đó sẽ làm giảm số lao động
quản lý dẫn đến việc tổ chức bộ máy quản lý dễ dàng và hiệu quả hơn. Ngược lại, với những lao
động không có ý thức làm việc, không tự giác sẽ dẫn đến số lượng lao động quản lý gia tăng, làm
cho lãnh đạo trong tổ chức đông lên, việc tổ chức bộ máy quản lý khó khăn hơn.
1.1.8. Các phương pháp hình thành cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý:
Để hình thành cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý trước hết bắt nguồn từ việc xác định mục tiêu và
phương hướng phát triển của hệ thống, trên cơ sở đó tiến hành tập hợp các yếu tố của cơ cấu tổ
chức và xác lập mối quan hệ qua lại giữa các yếu tố đó. Việc hình thành cơ cấu tổ chức cũng có
thể bắt đầu từ việc mô tả chi tiết hoạt động của các đối tượng quản lý và xác lập tất cả các mối
quan hệ thông tin rồi sau đó mới hình thành cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý.
Để có một cơ cấu tổ chức hợp lý người ta thường dựa vào hai phương pháp chủ yếu sau: 12
1.1.8.1. Phương pháp kinh nghiệm.
Theo phương pháp này cơ cấu tổ chức được hình thành dựa vào việc kế thừa những kinh nghiệm
thành công và gạt bỏ những yếu tố bất hợp lý của cơ cấu tổ chức có sẵn. Những cơ cấu tổ chức
có trước này có những yếu tố tương tự với cơ cấu tổ chức sắp hình thành và để hình thành cơ cấu
tổ chức mới thì có thể dựa vào một cơ cấu tổ chức mẫu nhưng có tính đến các điều kiện cụ thể
của đơn vị mới như so sánh về nhiệm vụ, chức năng, đối tượng quản lý, cơ sở vật chất kỹ
thuật .... để xác định cơ cấu tổ chức thích hợp. Do vậy đôi khi phương pháp này còn được gọi là phương pháp tương tự. -
Ưu điểm: là quá trình hình thành cơ cấu nhanh, chi tiết để thiết kế nhỏ, kế thừa có phân
tích những kinh nghiệm quý báu của quá khứ. -
Nhược điểm: dễ dẫn đến sao chép máy móc, thiếu phân tích những điều kiện cụ thể.
1.1.8.2. Phương pháp phân tích.
Theo phương pháp này, việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý hiện tại được bắt đầu bằng cách
nghiên cứu kỹ lưỡng cơ cấu tổ chức hiện tại, tiến hành đánh giá những hoạt động của nó theo
những tiêu thức nhất định, phân tích các chức năng, các quan hệ phụ thuộc của từng bộ phận để
đánh giá những mặt hợp lý của cơ cấu hiện hành và trên cơ sở đó dự kiến cơ cấu mới sau đó bổ
sung, thay thế, thay đổi cán bộ, xây dựng điều lệ, nội quy, quy chế hoạt động cho từng bộ phận
cũng như đối với cán bộ lãnh đạo, chuyên viên, các nhân viên thừa hành chủ chốt. -
Ưu điểm: Phương pháp này phân tích được những điều kiện thực tế của cơ quan, đánh giá
được các mặt hợp lý và chưa hợp lý để hoàn thiện cơ cấu mới hiệu quả hơn. -
Nhược điểm: Phương pháp này tốn nhiều thời gian và chi phí lớn để thiết kế cơ cấu tổ chức mới.
Tuy nhiên trong hoạt động quản lý để hình thành và tổ chức được một bộmáy quản lý tốt
người ta không chỉ sử dụng thuần nhất một trong hai phương pháp trên. Mà tuỳ theo tình hình
của công ty có thể hình thành cơ cấu quản lý theophương pháp hỗn hợp, nghĩa là kết hợp cả hai
phương pháp trên để lợi dụng ưu điểm của chúng.
1.2. Vai trò và sự cần thiết phải hoàn thiện bộ máy quảnlý.
1.2.1. Vai trò của tổ chức bộ máy quản lý.
Một tổ chức muốn tồn tại và phát triển thì mỗi con người không thể hành động riêng lẻ mà cần
phối hợp những nỗ lực cá nhân để hướng tới những mục tiêu chung. Quá trình tạo ra của cải vật
chất và tinh thần cũng như đảm bảo cuộc sống an toàn cho xã hội ngày càng được thực hiện trên 13
quy mô lớn với tính phức tạp ngày càng cao đòi hỏi phải có sự phân công hợp tác của những con người trong tổ chức.
1.2.2. Sự cần thiết phải hoàn thiện bộ máy quản lý.
1.2.2.1. Tính tất yếu của vuệc hoàn thiện bộ máy quản lý
Trong hoạt động kinh tế các doanh nghiệp, tổ chức phải có bộ máy quản lý chuyên,gọn nhẹ và
linh hoạt để thực hiện quá trình quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh một cách có hiệu quả nhất
1.2.2.2. Hoàn thịên bộ máy quản lý có liên quan chặt chẽ đến chiến lược kinh doanh của tổ chức.
Hoàn thiện bộ máy theo hướng chuyên, tinh. gọn nhẹ và có hiệu lực:
Để đáp ứng được những yêu cầu của hoạt động sản xuất kinh doanh trong cơ chế thị trường khắc
nghiệt như hiện nay cũng như để phát huy được hết vai trò, năng lực lãnh đạo và quản lý đối với
mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của hệ thống thì việc hoàn thiện bộ máy theo hướng chuyên,
tinh, gọn nhẹ là một tất yếu.
Bộ máy quản lý là lực lượng duy nhất có thể tiến hành nhiệm vụ quản lý. Nó chỉ phát huy được
sức mạnh khi nó phù hợp với yêu cầu của thực tiễn, còn không thì nó lại trở thành lực lượng làm
kìm hãm sự phát triển của tổ chức. Hoàn thiện bộ máy quản lý, làm cho bộ máy quản lý có hiệu
lực hơn, hoàn thiện nhiệm vụ quản lý phù hợp với quy mô sản xuất kinh doanh, thích ứng với
mọi đặc điểm kinh tế, kỹ thuật của doanh nghiệp.
CHƯƠNG II: THỰC TRẠNGTỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY TNHH THIÊN SƠN
2.1. Tổng quan về công ty
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển công ty
a) Giới thiệu khái quát về công ty
Tên công ty: Công ty TNHH Thiên Sơn 14
Địa chỉ: Xóm 18, phường Nông Tiến, thành phố Tuyên Quang, tỉnh Tuyên Quang Tel/Fax: 027 3812 565
Vốn điều lệ: 8.500.000.000 ( tám tỷ năm trăm triệu đồng )
Loại hình công ty: Công ty TNHH
Giấy đăng kí kinh doanh số 5000281335, đăng kí lần I ngày 18 tháng 08 năm 2009
Giám đốc công ty: Ông Đỗ Văn Phong
Công ty chuyên sản xuất cung cấp các sản phẩm vật liệu xây dưng khác nhau. Từ bê tông
thương phẩm đến các mặt hàng đá xây dựng. Để nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị
trường bằng sản phẩm có chất lượng tốt nhất và giá cả cạnh tranh nhất. Công ty đã kết
hợp sức mạnh về kinh nghiệm và tính chuyên nghiệp của công nhân lành nghề, cán bộ
công nhân kỹ thuật để tạo ra các sản phẩm có chất lượng tốt nhất với giá cả cạnh tranh nhất.
b) Quá trình hình thành và phát triển công ty
Công ty TNHH Thiên Sơn được thành lập vào năm 2007, dựa trên cơ sở mua lại trụ sở, văn
phòng và các trang thiết bị máy móc của phân xưởng khai thác đá – Công ty phát triển công
nghiệp Tuyên Quang. Thời điểm mới đi vào hoạt động, Công ty còn gặp nhiều khó khăn về các
thủ tục xin phép khai thác mỏ, tổ chức sản xuất, đầu ra của sản phẩm. Sau gần 5 năm đi vào hoạt
động, công ty hiện đã có chỗ đứng vững chắc trên thị trường sản xuất và cung cấp đá xây dựng
trên địa bàn tỉnh Tuyên Quang và các tỉnh lân cận như Thái Nguyên, Phú Thọ, Yên Bái… đã thu
hút được các lao động có tay nghề cao về làm việc cho Công ty.
Chủ trương và đường lối phát triển trong giai đoạn 2010 – 2015 của công ty là tiếp tục phát
triển quy mô sản xuất, đa dạng hóa sản phẩm, mở rộng thị trường nhằm đưa công ty phát triển
thêm một bước mới. Tạo đà cho quá trình chuyển đổi sản xuất đa ngành nghề và tăng thu nhập
cho người lao động và công ty
2.1.2. Đặc điểm kinh tế,kỹ thuật của công ty TNHH Thiên Sơn
2.1.2.1. Đặc điểm cơ cấu tổ chức bộ máy công ty
Sơ đồ 2.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý công ty TNHH Thiên Sơn
Mô hình tổ chức bộ máy quản lý của công ty được xây dựng theo cơ cấu trực tuyến chức năng.
Với cơ cấu này, công ty đã thực hiện nghiêm được chế độ một thủ trưởng, mỗi cấp dưới chỉ có
một cấp trên. Đồng thời vẫn tận dụng được các chuyên gia tư vấn ở các phòng chức năng. Do đó,
mà mọi mệnh lệnh trong công ty được thi hành nhanh chóng và có hiệu quả.
2.1.2.2. Đặc điểm về sản phẩm, thị trường, vốn, nguồn nhân lực, công nghệ sản xuất của công ty TNHH Thiên Sơn.
- Đặc điểm về sản phẩm, thị trường tiêu thụ và đối thủ cạnh tranh 15 + Thị trường
Công ty TNHH Thiên Sơn là một trong những công ty có những bước phát triển vượt bậc trên
lĩnh vực khai thác và chế biến khoáng sản. Các sản phẩm đá xây dựng của công ty được sử dụng
rộng rãi trong địa bàn tỉnh Tuyên Quang cũng như các tỉnh lân cận. Các công trình lớn như công
trình nâng cấp đường quốc lộ 37, quốc lộ 2C… đều sử dụng các sản phẩm của công ty. Các sản
phẩm này đã được thị trường trong và ngoài tỉnh Tuyên Quang chấp nhận một cách rộng rãi. + Sản phẩm
Trong nền kinh tế thị trường có nhiều biến động, công ty đã kịp thời nắm bắt được cơ hội thị
trường nhanh chóng hoàn thiện dây chuyền sản xuất các loại đá xây dựng phục vụ cho các công
trình giao thông, xây dựng trong và ngoài tỉnh. Công ty đã chủ động đa dạng hóa thị trường tiêu
thụ và đạt được những kết quả như sau:
Bảng 2.1. Tình hình tiêu thụ sản phẩm của công ty từ 2008 – 2010
TÌNH HÌNH TIÊU THỤ MỘT SỐ SẢN PHẨM CHÍNH CỦA CÔNG TY TNHH THIÊN SƠN TT Tên sản Năn 2008 Năm 2009 Năm 2010 phẩm Số Doanh Số lượng Doanh Số lượng Doanh lượng thu thu thu 1 Đá hộc 4130 12,69 3870 14,28 4010 22,84 2 Đá dăm cấp 12080 18260 19050 phối loại 1 3 Đá dăm cấp 12250 18400 20110 phối lọai 2 4 Đá dăm cấp 12280 18050 17800 phối loại 3 5 Đá 0,5 17640 25520 22570 6 Đá 1*2 25000 32200 34660 7 Đá 2*4 27330 28670 37280 8 Đa 4*6 15200 14400 14150 + Đối thủ cạnh tranh
Trong cơ chế nền kinh tế thị trường với sự gia tăng mạnh mẽ của các DN hoạt động trong mọi
lĩnh vực, đa ngành nghề làm cho cạnh tranh ngày càng trở nên căng thẳng các đối thủ tiềm ẩn
luôn sẵn sàng xuất hiện tham gia vào mọi thị trường nói chung và thị trường vật liệu xây dựng
nói riêng. Nó gây cho công ty khá nhiều khó khăn. Quá trình kinh doanh của công ty mà đặc biệt
trong nền kinh tế luôn biến động như hiện nay thì một sự chậm chân đã làm mất rất nhiều cơ hội
trong kinh doanh. Tất cả các yếu tố đó đã làm cho công ty gặp không ít khó khăn trong thời gian
qua đòi hỏi công ty không ngừng nỗ lực để phát triển. 16
-Đặc điểm về nguồn vốn của công ty
Vì là công ty TNHH nên vốn điều lệ được góp theo quy định tại điều lệ. Ngoài ra trong quá
trình hạot động sản xuất kinh doanh công ty có thể vay vốn từ các ngân hàng…
So với nguồn vốn của công ty thì hàng năm tổng doanh thu của công ty đạt đươc tương đối lớn.
Tài sản của công ty chủ yếu tồn tại dưới dạng vốn luân chuyển và lượng vốn này tăng hàng năm.
Năm 2007 vốn luân chuyển của công ty là 81% nhưng đến 2010 tăng 95,60% và công ty đang
phấn đấu để vốn luân chuyển của mình đạt 100%.
-Đặc điểm về nguồn nhân lực của công ty
Công ty TNHH Thiên Sơn có đội ngũ cán bộ công nhân viên trẻ, có trình độ độ quản lý về
chuyên môn nghiệp vụ đáp ứng được yếu cầu nhiệm vụ, khả năng của từng cá nhân tốt, có khả
năng làm việc độc lập giúp cho công ty sản xuất kinh doanh mang lại hiệu quả.
Bảng 2.2. Đội ngũ CBCNV của công ty giai đoạn từ 2008 – 2010 Nội dung Năm 2008 Năm 2009 Năm 2010 Số lượng lao động 147 157 212 Nam giới 124 132 182 Nữ giới 23 25 30
Công ty TNHH Thiên Sơn hoạt động chủ yếu về khai thác và chế biến khoáng sản nên phần
lớn là nam giới chiếm tỷ lệ khảong trên 85% tổng số lao động của công ty.
+ Đặc điểm của công nghệ sản xuất
Máy móc thiết bị của công ty đa số là nhập từ nước ngoài, chất lượng tố. Hiên nay Công ty
được trang bị hệ thống dây chuyền thiết bị máy móc hiện nay của các hãng hàng đầu thế giới,
nên sản phẩm của công ty đã từng bước đáp ứng các yêu cầu khắt khe của khách hàng. Máy móc
thiết bị của công ty tương đói đồng bộ.
2.2. Thực trạng cơ cấu tổ chức nộ máy quản lý tại công ty TNHH Thiên Sơn
2.2.1. Hội đồng thành viên
Đây là cấp quản lý cao nhất trong công ty có nhiệm vụ kế hoạch dài và ngắn hạn và hoạt động
sản xuất kinh doanh hàng năm của công ty.
Quyết định tăng hoặc giảm vốn điều lệ
Quyết định phương thức đầu tư và dự án đầu tư
Quyết định mức lương, thưởng 17
Quyết định cơ cấu tổ chức quản lý công ty
Sửa đổi, bổ sung điều lệ công ty, tổ chức lại công ty
Đưa ra những quyết định cuối cùng về mọi hoạt động theo quy định điều lệ công ty 2.2.2. Giám đốc
Là người đại diện pháp luật của công ty. Giám đốc do chủ tịch hội đồng thành viên bổ nhiệm
và miễn nhiệm chịu trách nhiệm trước HĐTV và pháp luật về toàn bộ hoạt động kinh doanh của
công ty. Điều hành mọi hoạt động kinh doanh hang này của công ty đảm bảo hiệu quả sản xuất
kinh doanh, thực hiện đúng tiến độ và chất lượng các dự án đầu tư của công ty.
Xây dựng chiến lược phát triển kế hoạch dài hạn, hàng năm…
Quyết định giá mua, giá bán sản phẩm , ký kết hợp đồng.
Báo cáo HĐTV về kết quả hoạt động SXKD của công ty.
2.2.3. Phó giám đốc
Giúp giám đốc các mảng công việc về công tác nội chính, thiết bị kỹ thuật… theo phân công quản lý của công ty
2.2.4. Phòng tổ chức
Tham mưu cho giám đốc về các mặt như tổ chức bộ máy quản lý, sử dụng và đào tạo đội ngũ
cán bộ, công nhân… xây dựng và hoàn thiện mô hình tổ chức sản xuất kinh doanh phù hợp với
sự phát triển của công ty, thực hiện các chế độ chính sách của nhà nước với người lao động.
2.2.5. Phòng kế toán tài chính
Tham mưu cho giám đốc về hoạt động tài chính và các vấn đề liên quan đến hoạt động hạch
toán kế toán của công ty.
2.2.6. Xưởng cơ khí
Là xưởng trực thuộc công ty nhiệm vụ chế tạo, sửa chữa các thiết bị máy móc. Cơ khí đảm bảo
chất lượng theo yêu cầu kế hoạch.
2.2.7. Xưởng cơ khí đá
Là đơn vị trực thuộc công ty, hạch toán phụ thuộc làm công tác chế biến sản phẩm các loại đá
xây dựng phục vụ cho công tác tiêu thụ sản phẩm.
2.2.8. Mặc dù đạt được những thành tựu trên tuy nhiên vẫn còn một số hạn chế
+ Một số cán bộ công nhân viên chưa thực sự đáp ứng yêu cầu của công việc . 18
+ Việc trao đổi thông tin giữa các phòng ban bị hạn chế làm giảm sự gắn kết trong công ty.
+ Việc bố trí và sử dụng lao động còn nhiều bất cập như bố trí nhân viên không phù hợp với
năng lực và sở trường.
+ Công ty chưa có một phòng riêng phụ trách các vấn đề nhân sự và quản lý nhân sự
CHƯƠNG III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ
MÁY QUẢN LÝ TẠI CÔNG TY TNHH THIÊN SƠN
3.1. Phương hướng phát triển sản xuất kinh doanh của công ty TNHH Thiên Sơn
Trong cơ chế nền kinh tế mở ở nước ta hiện nay, các doanh nghiệp muốn đứng vững và phát
triển sản xuất kinh doanh thì không những phải xây dựng chiến lược kinh doanh phù hợp, nghiên
cứu kỹ các vấn đề công nghệ, các chiến lược quảng cáo, bán hàng… mà phải xây dựng một bộ 19
máy quản lý hợp lý, luôn hoàn thiện để phù hợp với nhiệm vụ sản xuất kinh doanh trong từng thời kì.
Vì vậy, việc định ra các phương hướng phát triển cho công ty là rất quan trọng. Phương hướng
phát triển sản xuất kinh doanh chung của doanh nghiệp: -
Tăng kết quả sản xuất kinh doanh -
Giảm chi phí sản xuất kinh doanh -
Đảm bảo thu nhập cao nhất cho người lao động -
Thỏa mãn tối đa nhu cầu thị trường
Với phương hướng phát triển như vậy, công ty đã dự kiến định hướng phát triển trong giai đoạn tới như sau:
Một là, tiếp tục thực hiện nhiệm vụ trung tâm là sản xuất và kinh doanh vật liệu xây dựng ở các
thị trường truyền thống và tìm kiếm thêm thị trường tiềm năng khác.
Hai là, tiếp tục sắp xếp bố trí lại sản xuất, điều chỉnh một cách chủ động và khoa học quy trình
công nghệ, quy trình quản lý.
Ba là, tiếp tục đầu tư chiều sâu về công nghệ và nâng cao trình độ chuyên môn cho công nhân
sản xuất và năng lực quản lý cho cán bộ.
Bốn là, đẩy mạnh công tác tiếp thị cụ thể, nguồn công việc và nguồn hàng phù hợp với quy trình cơ cấu thiết bị.
3.2. mục tiêu cơ bản của việc hoàn thiện bộ máy quản lý của Công ty
Đảm bảo phát huy vai trò của bộ máy quản lí Công ty trong điều hành sản xuất kinh doanh và
tuân theo các quy định của pháp luật. Đồng thời nâng cao tính năng động, gọn nhẹ của bộ máy
quản lí đem lại hiệu quả cao hơn, làm cho các chỉ tiêu của Công ty tăng lên như chỉ tiêu: Năng
suất lao động, tiết kiệm quỹ lương, giảm chi phí trong quá trình sản xuất.
Đảm bảo mối quan hệ chỉ đạo giữa ban giám đốc, các phòng ban, văn phòng Nhà máy, tổ chức
sản xuất tạo nên một khối quản lí thống nhất hoạt động nhịp nhàng với nhau.
Gắn việc kiện toàn tổ chức với việc sắp xếp cán bộ, tổ chức, đào tạo thi nâng bậc, đào tạo lại
đội ngũ cán bộ. Chuẩn bị một đội ngũ cán bộ kế cận bằng cách đổi mới.
Chức danh, nhiệmvụ của từng bộ phận công nhân viên được xác định rõ ràng, sắp xếp lao động
đúng người đúng việc, đảm bảo điều kiện làm việc cho người lao động.
=>Tóm lại việc hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lí sẽ giúp Công ty nâng cao hiệu lực quản lí ,
cải thiện điều kiện làm việc, kích thích hoạt động lao động sản xuất kinh doanh, tạo uy tín của 20
Công ty với hai đối tác liên doanh và với khách hàng, thu hút được nhiều nhân tài có khả năng
đảm nhận được một khối lượng công việc lớn, chất lượng sản phẩm được đảm bảo.
3.3. Cơ sở để hoàn thiện bộ máy quản lí.
Là một Công ty TNHH nên việc hoàn thiện bộ máy quản lí phải dựa trên những yêu cầu của
Hội đồng quản trị và Công ty để bộ máy của Công ty hoạt động có hiệu quả nhất, đảm bảo đời
sống cho người lao động trong mọi tình huống, mọi điều kiện của nền kinh tế thị trường.
3.4. Một số giải pháp đề xuất nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý công ty TNHH Thiên Sơn.
3.4.1. Bổ sung thêm một phó giám đốc phụ trách vấn đề tổ chức
Trong công ty có hai mảng quan trọng là tổ chức và sản xuất, nhưng mới chỉ có một phó giám
đốc phụ trách sản xuất. Vì vậy nên bổ sung thêm một phó giám đốc phụ trách tổ chức. Như vậy
sẽ giúp công ty hoạt động hiệu quả hơn.
3.4.2. Sắp xếp bố trí lại các phòng ban chức năng
Nhìn chung bộ máy quản lý của công ty được sắp xếp khá gọn nhẹ tuy nhiên phòng kỹ thuật
kiêm quá nhiều chức năng. Do vậy, cần phải giảm gánh nặng cho bộ phận này, qua đó sẽ tăng
thêm được hiệu quả của phòng. Việc làm này có thể được thực hiện bằng cách tách phòng kế
hoạch và phòng kỹ thuật. Nếu tách hai phòng này sẽ tạo ra một số lợi thế cho doanh nghiệp mặc
dù có tăng thêm chi phí cho lao động quản lý.
Giúp công ty không bị chồng chéo giữa kế hoạch và kỹ thuật. Các nhân viên làm kế hoạch
chuyên trách hơn và lập kế hoạch ngắn hạn,trung hạn và dài hạn đạt kết quả, giúp các dự án đầu
tư của công ty có hiệu quả.
3.4.3. Xây dựng tiêu chuẩn nghiệp vụ cho cán bộ quản lý.
Việc làm này dựa trên tiêu chuẩn nghiệp vụ của nhà nước đồng thời kết hợp với chủ trương,
phương pháp xây dựng và phát triển ngành trên cơ sở đánh giá thực trạng đội ngũ cán bộ quản lý.
3.4.4. Nâng cao hiệu quả hoạt động của các phòng ban chức năng
Hiệu quả của phòng ban phụ thuộc rất lớn năng lực của cán bộ quản lý, điều kiện làm việc và
mối quan hệ giữa các phòng ban. Do vậy, công ty phải quan tâm đến vấn đề này. -
Bồi dưỡng năng lực và nâng cao trình độ cho người quản lý
Con người là nhân tố quyết định sự phát triển của doanh nghiệp. Cho nên đào tạo cán bộ quản
lý là một hoạt động nhằm không ngừng nâng cao trình độ lý luận cũng như thực tiễn, tạo ra một
đội ngũ cán bộ quản lý có khả năng đảm nhận các chức vụ quản lý doanh nghiệp. 21
Hiện tại, trong đội ngũ lao động quản lý của công ty còn tồn tại một lượng lao động quản lý
trình độ còn hạn chế, khả năng đáp ứng công việc chưa cao, một số người làm không đúng ngành
nghề được đào tạo như cán bộ chịu trách nhiệm nhân sự toàn công ty, vì thế mà kiến thức quản lý
còn nhiều hạn chế. Do đó công ty cần bồi dưỡng kiến thức cho cán bộ quản lý không chỉ về
chuyên môn nghiệp vụ mà còn cả những lĩnh vực quản lý nhà nước về kinh tế, quản trị kinh
doanh… nhằm giúp cán bộ có những hiểu biết sau rộng hơn về môi trường kinh tế
Để có đội ngũ lao động vững mạnh thì ngay từ khâu tuyển chọn vào công ty cần có những yêu
cầu thực tế và xác thực để có thể tuyển chọn được những người có đủ chuyên môn và phẩm chất nghề nghiệp cần thiết.
Như vậy nếu thực hiện tốt công tác đào tạo bồi dưỡng nói trên công ty sẽ tăng chất lượng lao
động, tạo ưu thế cạnh tranh với các công ty trong cùng lĩnh vực, để nâng cao đời sống của cán bộ
công nhân viên, đảm bảo sự gắn bó của họ với công việc và với công ty. -
Mối quan hệ công tác giữa các phòng ban
Để bộ máy quản lý hoạt động được nhịp nhàng thì mối quan hệ giữa các phòng ban phải tốt.
Muốn vậy, các phòng ban phải chú ý hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình đồng thời thấy được kết
quả hoạt động của mình có ý nghĩa như thế nào với các phòng ban khác. Công ty quan tâm hơn
nữa nhằm củng cố mối quan hệ này.
3.4.5. Hoàn thiện tổ chức nơi làm việc và điều kiện lao động
Công tác tổ chức nơi làm việc là rất cần thiết, nó có tác dụng thiết thực đối với quá trình lao
động và chất lượng lao động quản lý. Quan sát nơi làm việc ta thấy vấn đề hiện nay của công ty
là diện tích các phòng ban còn nhỏ hẹp, điểm bố trí các phòng ban còn chưa hợp lý, các phòng
ban có cùng chức năng nhiệm vụ lại không nằm sát nhau. Vậy công ty cần có những biện pháp
bố trí lại các phòng này sao cho việc trao đổi thông tin được thuận lợi nếu có điều kiện công ty
nên quy hoạch lại sao cho phù hợp với điều kiện mới.
Về điều kiện làm việc của công ty là đảm bảo nhân viên luôn được trang bị vật chất kỹ thuật
cần thiết cho công việc, tuy nhiên cần nhanh chóng kịp thời sửa chữa, nâng cấp một số máy tính
đã cũ để tạo điều kiện thuận lợi cho công việc.
Ngoài ra, bầu không khí tâm lý là rất quan trọng. Trước đây, ở hầu hết các doanh nghiệp vấn đề
này chưa được quan tâm nghiên cứu một cách đúng mức. Nhưng ngày nay người ta không thể
phủ nhận được vai tò của nó.
Thật vậy, nếu làm việc trong bầu không khí thoải mái thì các nhân viên sẽ có cảm giác yên tâm
công tác, mọi người sẽ vui vẻ hợp tác, giúp đỡ lẫn nhau trong quá trình thực hiện công việc và sẽ
không xuất hiện tình trạng đố kỵ ,cạnh tranh không lành mạnh, chia bè phái, phe nhóm tác động xấu đến công việc. 22
Do vậy lãnh đạo công ty không nên coi nhẹ vấn đề này mà phải thường xuyên quan tâm đến
đời sống, tâm tư, nguyện vọng, tình cảm của cán bộ công nhân viên. Nắm bắt kịp thời các mâu
thuẫn nảy sinh, các xung đột quyền lợi gây mất đoàn kết nội bộ. Công ty cần có sự động viên an
ủi đúng mức khi học gặp khó khăn bất trắc trong cuộc sống. Có như vậy họ mới thực sự thẳng
thắn và trao đổi và đề xuất các ý kiến đóng góp cho công ty.
3.4.6. Kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất
Đối với lao động quản lý, nội dung kỷ luật chủ yếu là sử dụng thời gian lao động. Nhìn chung
hiện tượng đi muộn về sớm vẫn còn, công ty duy trì chế độ làm việc 8h/ngày và 48h/tuần. Xong
thực tế việc thực hiện chưa được đúng đắn, nguyên nhân chủ yếu xuất phát từ bộ máy quản lý cả
công ty chưa được hợp lý, chưa hình thành các kỷ luật lao động và nội quy lao động giải quyết
các công việc riêng... Đây cũng là những biểu hiện của sự lãng phí thời gian dẫn đến thời gian tỉ trọng làm việc chưa cao.
Do vậy công ty cần xây dựng kỷ luật lao động và phải nâng cao ý thức tôn trọng kỷ luật lao
động tạo cho cán bộ công nhân viên trong công ty có thói quen tự chấp hành kỷ luật, tránh tâm lý
làm việc đối phó. Vậy giải quyết vấn đề này cần thực hiện đồng bộ các biện pháp sau:
+ Xây dựng nội quy,quy chế lao động phổ biến rộng rãi cho mọi đối tượng trong công ty áp dụng
các hình thức bắt buộc thực hiện các quy chế đề ra; Có hình thức khen thưởng kịp thời các cá
nhân đơn vị thực hiện tốt; khiển trách kỷ luật những người vi phạm tạo nên một kỷ luật công
bằng nghiêm túc; duy trì thói quen nghề nghiệp, đi làm nghỉ ngơi có giờ giấc,tập trung và có thái
độ đúng đắn trong quá trình làm việc.
+ Có biện pháp tổ chức lao động một cách khoa học nhằm hợp lý hóa lao động tránh tạo thời gian nhàn rỗi.
+ Có kế hoạch tổ chức đào tạo, nâng cao trình độ cho cán bộ.
+ Sử dụng các biện pháp hành chính giáo dục, nâng cao tinh thần trách nhiệm trong công tác
quản lý để cán bộ công nhân viên tận dụng tối đa thời gian của mình trong công việc…
Tóm lại công ty cần phải hoàn thiện hơn nữa trong các công tác tổ chức quản lý, phân rõ
nhiệm vụ và chức năng của từng cán bộ để kết quả công việc được thực hiện tốt hơn
nhằm phát huy những ưu điểm và hạn chế những tồn tại tạo ra thế mạnh mới để công ty
ngày càng phát triển với sản phẩm đáp ứng yêu cầu ngày càng khắt khe của khách hàng trong và ngoài nước 23 24 KẾT LUẬN:
Trong cơ chế mở cửa nền kinh tế thị trường hiện nay, các doanh nghiệp đều cố gắng làm ăn có
hiệu quả và phát huy tối đa ưu thế của mình trên thị trường. Việc đó có ý nghĩa không nhỏ của bộ
phận quản lý. Quản lý tốt sẽ giúp cho mọi hoạt động trong quá trình sản xuất kinh doanh được
diễn ra liên tục và đạt hiệu quả cao nhất. Như vậy bất cứ một doanh nghiệp nào cũng cần đặc biệt
quan tâm đến đội ngũ lao động quản lý. Có một cơ cấu hoàn thiện với một đội ngũ những nhà
quản lý có trình độ sẽ giúp cho doanh nghiệp đi lên trong mọi hoàn cảnh.
Trong thời gian qua Công ty TNHH Thiên Sơn đã có nhiều cố gắng trong việc sắp xếp tổ chức
lại bộ máy quản lý và đổi mới hoạt động sản xuất kinh doanh. Những cố gắng đó đã giúp công ty
đạt được những kết quả đáng khích lệ, từng bước khẳng định vị trí của mình trên thị trường.
Công ty đã và đang hoàn thiện bằng cách quan tâm phát triển sản xuất, mở rộng thị trường, luôn
đảm bảo đủ công ăn việc làm cho người lao động.Mặc dù vậy, việc xây dựng và hoàn thiện bộ
máy quản lý công ty vẫn còn tồn tại một vài hạn chế.
Như vậy hoàn thiện bộ máy quản lí bao gồm nhiều khía cạnh như hoàn thiện cơ cấu các phòng
ban, hoàn thiện chức năng nhiệm vụ, hoàn thiện công tác đào tạo, trú trọng đến công tác kích
thích vật chất tinh thần .... Vì vậy phần giải pháp em mạnh dạn đưa ra một số ý kiến nhỏ, thay
đổi một phần cơ cấu tổ chức cũ với mong muốn nâng cao hiệu quả quản lí. Những giải pháp này
chủ yếu dựa vào kiến thức đã học, qua phiếu khảo sát, quan sát thực tế ....
Hoàn thiện bộ máy là một đề tài rất hấp dẫn và cần thiết với mọi loại hình doanh nghiệp. Một
doanh nghiệp muốn hoạt động có hiệu quả thì việc hoàn thiện cơ cấu bộ máy quản lí phải được
quan tâm một cách đúng mức. Đây là đề tài khó mặc dù cố gắng nhưng không tránh khỏi thiếu
xót mong nhân được đóng góp của thầy cô. 25