Đề tài nghiên cứu khoa học: Hiện đại hóa công tác văn thư tại Trường THCS Hồng Thái, huyện Việt Yên, tỉnh Bắc Giang | Đại Học Nội Vụ Hà Nội

lOMoARcP SD| 58886076
BÔ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠỌ TRƯỜNG………….. ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU KHOA HỌC TÊN ĐỀ TÀI:
HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRƯỜNG THCS
HỒNG THÁI, HUYỆN VIỆT YÊN, TỈNH BẮC GIANG
Họ và tên : Thân Thị Mến
Khoa:……………………………………
Lớp:…………………………………….. Năm 2022 lOMoARcP SD| 58886076 MỤC LỤC
MỞ ĐẦU......................................................................................................................1
1. Lý do chọn đề tài....................................................................................................1
2. Lịch sử nghiên cứu.................................................................................................2
3. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu...........................................................................2
4. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu..............................................................................3
5. Phương pháp nghiên cứu........................................................................................3
6. Bố cục khóa luận....................................................................................................3
CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ.................................4
1.1. Khái niệm về công tác văn thư..........................................................................4
1.2. Vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư..................................................................4
1.2.1. Vị trí.............................................................................................................4
1.2.2. Ý nghĩa........................................................................................................4
1.3. Yêu cầu của công tác văn thư............................................................................5
1.4. Nội dung, nhiệm vụ của công tác văn thư........................................................6
1.4.1. Nội dung của công tác văn thư...................................................................6
1.4.2. Nhiệm vụ của công tác văn thư..................................................................7
1.5. Những nghiệp vụ cơ bản của công tác văn thư trong trường học...................7
CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI
TRƯỜNG THCS HỒNG THÁI, HUYỆN VIỆT YÊN TỈNH BẮC GIANG.........10
2.1. Giới thiệu về trường THCS Hồng Thái..........................................................10
2.1.1. Quá trình hình thành, phát triển của trường THCS Hồng Thái.............10
2.1.2. Cơ cấu tổ chức..........................................................................................11
2.2. Tình hình công tác văn thư tại trường THCS Hồng
Thái.............................12
2.2.1. Tình hình tổ chức và cán bộ làm công tác Văn thư.................................12
2.2.2. Công tác văn thư.......................................................................................12
2.2.3. Các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ...........................................................13
2.2.4. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản................................................13
2.2.5. Công tác quản lý văn bản đến, văn bản đi...............................................14
2.2.5.1. Đối với văn bản đến...........................................................................14
2.2.5.2. Đối với văn bản đi..............................................................................17 lOMoARcP SD| 58886076
2.2.6. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu........................................................20
2.2.7. Quản lý học bạ, sổ đăng bộ, sổ gọi tên và ghi điểm, sổ cấp phát bằng....21
2.2.7.1. Học bạ…..............................................................................................21
2.2.7.2. Sổ đăng bộ............................................................................................22
2.2.7.3. Hồ sơ chuyển trường............................................................................24
2.2.7.4. Sổ ghi điểm...........................................................................................24
2.2.7.5. Cấp phát bằng THCS...........................................................................24
2.2.7.6. Hồ sơ cán bộ công chức viên chức, nhân viên......................................25
2.3. Ứng dụng công nghệ thông tin nhằm hiện đại hóa công tác văn thư trường
THCS Hồng Thái....................................................................................................26
2.4. Ưu nhược điểm của bộ phận văn thư tại trường THCS Hồng Thái.............26
2.4.1. Ưu điểm.....................................................................................................26
2.4.2. Nhược điểm...............................................................................................27
2.4.3. Nguyên nhân.............................................................................................27
CHƯƠNG 3. GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC
VĂN THƯ TẠU TRƯỜNG THCS HỒNG THÁI, HUYỆN VIỆT YÊN,
TỈNH BẮC GIANG....................................................................................................... 29
3.1. Nhận xét, đánh giá quá trình hiện đại hóa công tác văn thư của trường
THCS Hồng Thái....................................................................................................29
3.1.1. Thuận lợi...................................................................................................29
3.1.2. Khó khăn...................................................................................................29
3.2. Đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động hiện đại hóa công tác
văn thư của trường THCS Hồng Thái...................................................................29
3.3. Kết luận và kiến nghị.......................................................................................35
3.3.1. Kết luận.....................................................................................................35
3.3.2. Bài học kinh nghiệm.................................................................................36
3.3.3. Kiến nghị...................................................................................................36
PHỤ LỤC...................................................................................................................38
TÀI LIỆU THAM KHẢO.........................................................................................39 LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành bài tiểu luận này, tôi xin bày tỏ lời cảm ơn đến giảng viên hướng
dẫn, tập thể thầy cô phòng Văn thư - Lưu trữ và toàn thể cán bộ, giáo viên trường THCS lOMoARcP SD| 58886076
Hồng Thái đã tạo mọi điều kiện thuận lợi cho tôi hoàn thành bài tiểu luận. Bài tiểu luận
là kết quả sau một thời gian được tiếp thu, lĩnh hội kiến thức lý luận của nhà trường kết
hợp với việc tìm hiểu các nghiệp vụ về công tác văn thư từ thực tế tại cơ quan, tổ chức.
Do thời gian và sự hiểu biết còn hạn chế nên bài tiểu luận không tránh khỏi những thiếu
sót. Tôi rất mong nhận được sự góp ý của các thầy cô giáo để bài tiểu luận được hoàn
thiện hơn. Xin trân trọng cảm ơn! Tác giả Thân Thị Mến lOMoARcP SD| 58886076 LỜI CAM ĐOAN
Đầu tiên tôi xin được cam đoan đây là bài tiểu luận của tôi, mọi thông tin và số
liệu sử dụng trong bài đều có nguồn gốc rõ ràng và được công bố theo đúng quy định.
Tôi thực hiện bài tiểu luận lấy nguyên tắc trung thực, khách quan làm kim chỉ nam trong
suốt quá trình nghiên cứu. Tôi xin chịu trách nhiệm về bài tiểu luận của mình lOMoARcP SD| 58886076 lOMoARcP SD| 58886076 MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài
Vai trò của công tác văn thư ngày càng được tăng cường trong xã hội thông tin hiện
nay, nhu cầu phục vụ thông tin cho hoạt động quản lý ngày càng cao và bức thiết. Vì thế
công tác văn thư được tổ chức hợp lý và tự động hoá các khâu nghiệp vụ để nâng cao
chất lượng quản lý. Hiện nay công tác văn thư được triển khai như là toàn bộ những
công việc liên quan đến việc soạn thảo văn bản, ban hành văn bản tổ chức quản lý văn
bản, tổ chức một cách khoa học văn bản trong cơ quan, đơn vị sự nghiệp, các tổ chức
chính trị xã hội. Vì vậy, muốn phát huy được vai trò của công tác văn thư lưu trữ, các
cơ quan, tổ chức cần quan tâm đến một số giải pháp để nâng cao chất lượng công tác
văn thư lưu trữ trong các hoạt động quản lý hành chính nhà nước.
Công nghệ thông tin (CNTT) hiện nay đã được ứng dụng trong tất cả các lĩnh vực
của đời sống xã hội và nó đem lại hiệu quả rất cao. Việc ứng dụng CNTT trong công tác
văn thư là nhu cầu mang tính khách quan, hỗ trợ đắc lực cho các khâu nghiệp vụ của
công tác văn thư, từ thủ công sang tự động hoá, góp phần giải quyết một cách nhanh
nhất trong khâu chuyển giao và lưu văn bản, hồ sơ, thể hiên đự ợc tính khoa học, tính
hiên đ ̣ ại trong giải quyết công viêc. Ứng ḍ ụng CNTT vào công tác văn thư và lưu trữ
là một vấn đề được Đảng và Nhà nước ta hết sức quan tâm, vì đây là lĩnh vực mang tính
thời đại góp môt pḥ ần không nhỏ vào quá trình hoạt đông c ̣ ủa một cơ quan, đơn vị.
Trong Kế hoạch số 225/KH-UBND của UBND TP Hà Nội vừa ban hành, triển khai công
tác văn thư, lưu trữ năm 2016 cũng chỉ rõ cần nâng cao tinh thần trách nhiệm của cơ
quan, tổ chức, cán bộ, công chức, viên chức trong việc quản lý, bảo quản văn bản, giấy
tờ, tài liệu lưu trữ, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ cải cách hành chính, hiện đại hóa nền hành
chính, phục vụ công tác điều hành, nghiên cứu, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.
Lựa chọn trường THCS Hồng Thái, huyện Việt Yên, tỉnh Bắc Giang - một ngôi
trường có truyền thống hiếu học làm địa điểm nghiên cứu để hiểu rõ hơn về công tác
văn thư. Xuất phát từ lý do trên, tôi quyết định chọn đề tài “ Hiện đại hóa công tác văn
thư tại trường THCS Hồng Thái, huyện Việt Yên, tỉnh Bắc Giang” cho bài nghiên cứu khoa học lần này. lOMoARcP SD| 58886076 2. Lịch sử nghiên cứu
Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư không phải là một trong
những đề tài mới, hiện nay và đã có nhiều tác giả viết về đề tài này, có thể kể đến như:
– Khóa luận tốt nghiệp có các đề tài liên quan như: “Ứng dụng CNTT trong công
tác văn thư tại UBND thành phố Hà Nội” của sinh viên Phạm Thị Bích Thảo, tương tự
với chủ đề đó tại UBND tỉnh Hà Tây của sinh viên Nguyễn Thúy Hường, hay UBND
tỉnh Bắc Giang của sinh viên Trần Thị Kim Linh,… Các đề tài này đã trình bày và mô
tả được nội dung về các thao tác nghiệp vụ văn thư khi ứng dụng công nghệ thông tin tại cơ quan.
– Ngoài ra, còn có các Báo cáo khoa học của sinh viên đề cập đến vai trò của việc
ứng dụng phần mềm quản lý văn bản của một số Bộ trên địa bàn thành phố Hà Nội, tiêu
biểu là “Ứng dụng khai thác phần mềm quản lý văn bản tại cơ quan Bộ Khoa học và
Công nghệ” của sinh viên Lê Thị Minh.
Nhìn chung, các đề tài trên đều khảo sát, mô tả lại các bước của quy trình Ứng
dụng CNTT vào các khâu nghiệp vụ công tác văn thư như Soạn thảo văn bản, quản lý
văn bản… tại một cơ quan, và đề ra một số giải pháp tại một cơ quan cụ thể. Tuy nhiên,
công nghệ thông tin thay đổi và phát triển từng ngày, mỗi cơ quan đơn vị lại có những
đặc thù khác nhau trong công tác văn thư. Đề tài “Hiện đại hóa công tác văn thư tại
trường THCS Hồng Thái, huyện Việt Yên, tỉnh Bắc Giang” cũng là một đề tài kế thừa
từ các đề tài đi trước, song sẽ chỉ ra các điểm mạnh và yếu trong công tác văn thư, hoạt
động ứng dụng công nghệ thông tin của công tác văn thư tại trường THCS Hồng Thái,
huyện Việt Yên, tỉnh Bắc Giang.
3. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu
Có hai mục tiêu cơ bản mà đề tài muốn hướng đến:
- Qua khảo sát thực tiễn và những lý luận đã trang bị để đánh giá tìnhhình công tác
văn thư cũng như thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại trường THCS Hồng Thái
- Từ cơ sở thực trạng đưa ra những đề xuất, giải pháp nhằm cải thiện, hiện đạihóa
công tác văn thư tại đây.
Để thực hiện được hai mục tiêu đề ra, bài nghiên cứu sẽ tập trung thực hiện các nhiệm vụ: 2 lOMoARcP SD| 58886076
- Khảo sát thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thưtại trường THCS Hồng Thái.
- Đánh giá và đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệthông
tin trong công tác văn thư tại trường.
4. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu
Hiện đại hóa công tác văn thư tại trường THCS Hồng Thái
5. Phương pháp nghiên cứu
– Phương pháp quan sát: Sử dụng phương pháp này, tôi đã trực tiếp quan sát công
việc, thực tế ứng dụng, khai thác phần mềm quản lý văn bản trong công việc của các
cán bộ văn thư trong trường.
– Phương pháp khảo sát thực tế: Căn cứ vào tình hình thực tế của cơ quan, tôi sử
dụng phương pháp này để khảo sát tình hình ứng dụng và khai thác phần mềm quản lý
văn bản trong quá trình giải quyết công việc của các phòng, ban của cơ quan.
– Phương pháp phỏng vấn, việc phỏng vấn tạo điều kiện nắm bắt, trao đổi cụ thể
từng vấn đề trong quá trình ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư của trường.
– Phương pháp phân tích tổng hợp nhằm tìm ra những ưu điểm để kế thừa, phát
triển; hạn chế và nguyên nhân hạn chế của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong
công tác văn thư tại cơ quan
– Phương pháp hệ thống, thống kê, so sánh: Căn cứ vào tình hình thực tế ứng dụng,
khai thác phần mềm quản lý văn bản tại cơ quan, so sánh với tình hình ứng dụng công
nghệ thông tin của các cơ quan khác 6. Bố cục khóa luận
Ngoài phần mở đầu, kết luận và phụ lục, phần nội dung chính của đề tài bao gồm 03 chương chính sau đây:
- CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ
- CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI
TRƯỜNG THCS HỒNG THÁI, HUYỆN VIỆT YÊN TỈNH BẮC GIANG
- CHƯƠNG III: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG
TÁC VĂN THƯ TẠU TRƯỜNG THCS HỒNG THÁI, HUYỆN VIỆT YÊN, TỈNH BẮC GIANG lOMoARcP SD| 58886076
CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ
1.1. Khái niệm về công tác văn thư
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ cho lãnh
đạo, chỉ đạo, quản lý điều hành công việc của cơ quan Đẩng, các cơ quan nhà nước, các
tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị xã hội, các đơn viị vũ trang nhân dân giúp hoạt động
của cơ quan đạt hiệu quả.
1.2. Vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư 1.2.1. Vị trí
Công tác văn thư không thể thiếu trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Các
cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị – xã hội dù lớn hay nhỏ. Các cơ quan, đơn vị
muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ
biến các chủ trương, chính sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối
hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày. Đặc
biệt, đối với văn phòng cấp ủy, văn phòng các tổ chức chính trị – xã hội là các cơ quan
trực tiếp giúp các cấp ủy, tổ chức chính trị – xã hội tổ chức điều hành bộ máy, có chức
năng thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo, chỉ đạo thì công tác văn thư lại càng quan
trọng, nó giữ vị trí trọng yếu trong công tác văn phòng. 1.2.2. Ý nghĩa
Làm tốt công tác văn thư bảo đảm cung cấp đầy đủ thông tin, góp phần nâng cao
hiệu suất, chất lượng công tác của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội và
phòng chống nạn quan liêu giấy tờ. Trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, từ việc
đề ra các chủ trương, chính sách, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác cho đến
phản ánh tình hình, nêu đề xuất, kiến nghị với cơ quan cấp trên, chỉ đạo cơ quan cấp
dưới hoặc triển khai, giải quyết công việc… đều phải dựa vào các nguồn thông tin có
liên quan. Thông tin càng đầy đủ, chính xác và kịp thời thì hoạt động của cơ quan càng
đạt hiệu quả cao, bởi lẽ thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác
nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin từ văn bản vì
văn bản là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến thông tin mang tính pháp lý.
1.3. Yêu cầu của công tác văn thư
Những yêu cầu đối với công tác văn thư Nhanh chóng 4 lOMoARcP SD| 58886076 Chính xác Bí mật Hiện đại
1.4. Nội dung, nhiệm vụ của công tác văn thư
1.4.1. Nội dung của công tác văn thư
Là quá trình thực hiện các biện pháp có liên quan tới việc xác định nguồn và thành
phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Phông lưu trữ cơ quan, lựa chọn và chuyển giao tài
liệu vào các kho lưu trữ theo quyền hạn và phạm vi đã được Nhà nước quy định.
Công tác bảo quản lưu trữ bao gồm các nội dung như: Phòng ngừa, phòng hỏng,
phục chế tài liệu lưu trữ và phòng gian bảo mật. Công tác này được quy định cụ thể tại
Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ Quốc gia.
 Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ
Là toàn bộ công tác nhằm bảo đảm cung cấp cho cơ quan Nhà nước và xã hội
những thông tin cần thiết phục vục cho mục đích chính trị, kinh tế, tuyên truyền, giáo
dục, văn hoá, quân sự và phục vụ cho các quyền lợi chính đáng của công dân.
Mục đích sử dụng tài liệu lưu trữ là tổ chức khai thác sử dụng tốt và có hiệu quả tài liệu lưu trữ
*Thời hạn nộp lưu tài liệu
Tài liệu của các tổ chuyên môn, của các đoàn thể, cá nhân: Hết 01 năm học nộp về
cho các tổ chưởng chuyên môn, nộp về phòng văn thư lưu
1.4.2. Nhiệm vụ của công tác văn thư
 Nhận và bóc bì văn bản đến
 Đóng dấu văn bản đến, ghi sổ, vào sổ đăng kí
 Phân loại, trình lãnh đạo xử lý theo yêu cầu nội dung văn bản
 Chuyển giao và theo dõi việc giải quyết văn bản đến các phòng ban chức năng
 Đánh máy, rà soát văn bản, in văn bản tài liệu  Gửi văn bản đi
 Cấp giấy giới thiệu, sử dụng và bảo quản con dấu của cơ quan lOMoARcP SD| 58886076
1.5. Những nghiệp vụ cơ bản của công tác văn thư trong trường học
Người làm công tác văn thư là người làm tất cả các công việc liên quan đến các
loại văn bản, công văn giấy tờ, tài liệu được xác nhận kể từ khi soạn thảo văn bản cho
đến khi tiếp nhận. Sau cùng là đến khi giải quyết xong công việc, lên kế hoạch và hoàn
thiện quá trình lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào nơi lưu trữ. 6 lOMoARcP SD| 58886076
CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI
TRƯỜNG THCS HỒNG THÁI, HUYỆN VIỆT YÊN TỈNH BẮC GIANG
2.1. Giới thiệu về trường THCS Hồng Thái
2.1.1. Quá trình hình thành, phát triển của trường THCS Hồng Thái
Hồng Thái là một xã trung du nằm ở phía Đông Bắc huyện Việt Yên, với diện tích
tự nhiên là 601 ha, dân số 7004 người, tập trung chủ yếu ở 3 thôn: Hồng Lãm, Như
Thiết, Đức Liễn. Nhân dân trong xã sống chủ yếu bằng lao động nông nghiệp nên cần cù và thuần chất.
Để nâng cao trình độ dân trí cho nhân dân trong xã, phát triển kinh tế địa phương,
xây dựng đất nước, năm 1963 trường cấp II Hồng Thái được thành lập. Mới đầu trường
đặt tại trung tâm xóm Chay (Đức Liễn). Đến năm 1974, trường chuyển ra bãi Mai cạnh
quốc Lộ 1A (vẫn thuộc địa phận xóm Chay).
Từ khi thành lập đến nay, trải qua quá trình hình thành và phát triển, nhà trường đã
đạt được những thành tích xuất sắc đóng góp vào thành tích chung của toàn ngành giáo
dục Việt Yên. Đồng thời đáp ứng nhu cầu học tập của con em địa phương.
Về số lượng: Năm đầu nhà trường chỉ có 2 lớp 5 với trên 80 học sinh, đến năm
1965 – 1966 trường đã có đủ các khối lớp từ lớp 5 đến lớp 7, với tổng số 6 lớp và trên
200 học sinh. Năm 1977 trường Cấp II được sáp nhập với trường cấp I thành trường
PTCS Hồng Thái. Quy mô nhà trường với số lớp, số học sinh phát triển cao nhất với 16
lớp và trên 600 học sinh. Đến năm 2017 – 2018 trường có 16 lớp với trên 503 học sinh.
Đội ngũ CBGV cũng ngày một trưởng thành. Buổi đầu trường chỉ có 5 giáo viên,
đến nay đội ngũ CBGV đã lên đến 36 người (3 CBQL, 29 GV và 4 nhân viên hành chính).
Về chất lượng giáo dục của nhà trường ngày càng ổn định và đi vào thực chất. Năm
học 2016 - 2017 trường đạt danh hiệu trường xuất sắc cấp tỉnh; Công đoàn, Đoàn thanh
niên, Đội thiếu niên cũng liên tục đạt tiên tiến xuất sắc.
Về cơ sở vật chất: Được sự quan tâm của Đảng bộ và nhân dân trong xã, trường
THCS Hồng Thái ngày càng khang trang sạch đẹp. Từ 1 ngôi trường tranh tre, mái lá
những năm 1960 đến năm 2008 lần lượt các phòng học, phòng chức năng kiên cố cao
tầng mọc lên. Năm 2009 trường đạt chuẩn quốc gia giai đoạn 1; đến năm 2014 trường
được công nhận lại chuẩn quốc gia. Đến nay nhà trường đã cơ bản có đủ cơ sở vật chất lOMoARcP SD| 58886076
phục vụ cho dạy và học với 16 phòng học, 5 phòng học bộ môn, 9 phòng khu phục vụ
học tập, 6 phòng khu hiệu bộ và hệ thống sân chơi bãi tập sạch sẽ.
Được giảng dạy và học tập tại trường THCS Hồng Thái là một niềm vinh dự lớn
lao. Vì vậy nhà trường mong muốn mỗi CBGV hãy nỗ lực tu dưỡng về đạo đức, tự học
tập, tự rèn luyện để nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, phấn đấu giữ vững những
thành tích mà nhà trường đạt được trong những năm qua. Các em học sinh hãy ra sức
học tập và rèn luyện để trở thành con ngoan trò giỏi, cháu ngoan Bác Hồ, xứng đáng là
thế hệ tiếp bước phát huy truyền thống giáo dục của xã nhà; để lập thân, lập nghiệp đóng
góp vào công cuộc CNH-HĐH đất nước, mang lại vinh dự cho gia đình và quê hương,
xứng đáng với sự quan tâm của Đảng bộ và nhân dân xã Hồng Thái. 2.1.2. Cơ cấu tổ chức  Ban giám hiệu:
Hiệu trưởng: Thân Thế Hải Phó Hiệu
trưởng: Nguyễn Hữu Chiến  Công Đoàn: Giáo viên: Vũ Tuấn Hải
Nhân viên CNTT - UV BCH Công đoàn : Trịnh Thu Huyền
Phó công tác công đoàn: Đỗ Thị Huyền  Tổ văn phòng:
Kế toán: Thân Thị Thường
Thư viện: Nguyễn Thu Hải
Nhân viên CNTT - UV BCH Công đoàn: Trịnh Thu Huyền Nhân viên: Vũ Thị Phương. • Đoàn đội: • Tổ chuyên môn:
• Ban đại diện cha mẹ học sinh
2.2. Tình hình công tác văn thư tại trường THCS Hồng Thái
2.2.1. Tình hình tổ chức và cán bộ làm công tác Văn thư
Công tác văn thư là một lĩnh vực hoạt động không thể thiếu trong hoạt động quản
lý của tất cả các cơ quan, tổ chức nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp 8 lOMoARcP SD| 58886076
thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực hiện chức năng, nhiệm
vụ của mỗi cơ quan, tổ chức.
Với vai trò như vậy, công tác văn thư có ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết
công việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức.
Cán bộ Văn thư sẽ hoàn chỉnh các văn bản của nhà trường, phòng, sở giáo dục
thẩm định văn bản trước khi ban hành. Theo dõi và đôn đốc các văn bản đó cùng các
văn bản do cấp trên gửi về.
Công tác văn thư tại trường THCS Hồng Thái tổ chức theo hình thức tập trung
thống nhất toàn bộ các công đoạn và thao tác xử lý văn bản được tập trung một nơi do
tổ văn phòng thực hiện. Qua thời gian tìm hiểu và nghiên cứu cho thấy, công tác văn thư
của trường tương đối khoa học và hợp lý, đáp ứng các nhiệm vụ do các cấp trên giao.
Tổ văn phồng trường THCS Hồng Thái có hoạt động tổ chức chặt chẽ, đảm bảo mục
đích dưới hình thức phục vụ các yêu cầu của các cán bộ giáo viên và học sinh.
Trường học bố trí một cán bộ Văn thư có trình độ cao đẳng, được học các lớp bồi
dưỡng cán bộ văn thư của huyện, của tinhrh, có kinh nghiệm 15 năm liên tục công tác
tại văn phòng. Có thể nhận xét cán bộ Văn thư của trường vừa có chuyên môn, nghiệp
vụ công tác Văn thư, vừa giàu kinh nghiệm lành nghề, hiểu rõ vị trí, ý nghĩa của công
tác văn thư và hoàn thành các nhiệm vụ được giao. Qua các lớp tập huấn, bồi dưỡng
chuyên môn nâng cao phẩm chất về chính trị và trình độ chuyên môn, tác phong làm
việc khoa học. Do đó, công tác Văn thư tại trường THCS Hồng Thái đã đạt hiệu quả
cao. Tuy nhiên vẫn tồn đọng khó khăn trong quá trình công tác khi khối lượng công việc
nhiều, các tài liệu cũng cần được xử lý kĩ lưỡng hơn nhưng chỉ có duy nhất một cán bộ làm công tác văn thư. 2.2.2. Công tác văn thư
Xuất phát từ yêu cầu và tầm quan trọng của công tác văn thư, các cán bộ, các cấp
lãnh đạo không ngừng quan tâm tới công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư cho tốt,
phù hợp với cơ cấu của trường học. Văn thư là một bộ phận của văn phòng. Bộ phận
Văn thư của trường THCS Hồng Thái đã không ngừng cải thiện, học tập và phát triển
đáp ứng những yêu cầu cần thiết phục vụ cho công việc của cán bộ giáo viên và học
sinh, phụ huynh của nhà trường. Đồng thời vừa đảm bảo được những bí mật của cơ
quan, vừa đảm bảo nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu của các giáo viên bộ môn, cán bộ lOMoARcP SD| 58886076
trong và ngoài trường. Để đạt được những kết quả trên phải đánh giá cao sự nỗ lực của
cán bộ Văn thư đã luôn linh hoạt áp dụng các kiến thức chuyên môn được đào tạo để
đáp ứng yêu cầu do ban lãnh đạo đề ra.
Hằng năm, bộ phận văn phòng tiến hành kiểm tra, rà soát đối với công tác văn thư.
Việc kiểm tra đối với việc đăng kí công văn đi, đến xme số liệu đăng kí có sai so với số
liệu thực tế hay không, và việc chuyển giao văn bản có kịp thời hay không, việc kiểm
tra giúp nhà trường nắm bắt được tình hình công tác văn thư tại cơ quan có sai lệch hoặc
gặp vướng mắc, khó khăn gì hay không. Vì thế đối với bất kì cơ quan nào thì công tác
theo dõi, kiểm tra đối với công tác văn thư cần được phải thực hiện một cách thống nhất,
toàn diện để nâng cao nghiệp vụ một các hiệu quả.
2.2.3. Các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ
Công tác văn thư, lưu trữ tại trường THCS Hồng Thái được thực hiện theo các văn
bản của cơ quan cấp trên như: Luật Lưu trữ 2011; Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày
08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Thông tư số 01/2011/TTBNV
ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;…
Nhìn chung, số lượng các văn bản được ban hành nhằm chỉ đạo, kiểm tra cũng như
hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ chiếm số lượng chưa nhiều. Nhưng văn thư cơ
quan đã thực hiện tương đối tốt các khâu nghiệp vụ văn thư, tuy nhiên, nội dung lập hồ
sơ công việc là khâu nghiệp vụ mà cán bộ, công chức của trường còn thực hiện chưa tốt.
2.2.4. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản
Soạn thảo văn bản là một công việc quan trọng, diễn ra hằng ngày trong công tác
văn thư ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng hoạt động và quản lý của một cơ quan nhà
nước. Nắm vững được vai trò và vị trí của soạn thảo văn bản, trường THCS Hồng Thái
luôn coi trọng công việc này, đồng thời luôn có sự phân công rõ ràng, giao nhiệm vuju
cụ thể đến từng người có trách nhiệm thực hiện. Số lượng văn bản mà nhà trườn ban
hành tuy không nhiều nhưng luôn được xem xét kĩ lưỡng và thông qua các ý kiến chỉ
đạo cụ thể. Sau khi cán bộ chuyên môn soạn thảo văn bản, trưởng ban văn phòng sẽ chịu
trách nhiệm kiểm tra về thể thức văn bản rồi đưa đến hiệu trưởng hoặc hiệu phó xem xét
rồi ký văn bản. Các văn bản mà nhà trường ban hành là tương đối chính xác, đầy đủ nội
dung. Tuy nhiên vẫn còn tồn đọng lại lỗi chính tả, thể thức không đáng có. 10 lOMoARcP SD| 58886076
2.2.5. Công tác quản lý văn bản đến, văn bản đi
2.2.5.1. Đối với văn bản đến
Việc chuyển giao văn bản đi của trường THCS Hồng Thái thực hiện một cách
nhanh chóng, kịp thời và đúng theo quy định đề ra. Văn bản trước khi chuyển đi được
văn thư cho vào phong bì kín và gửi đi. Phong bì được chọn có thiết kế khoa học, rõ
ràng. Khi tiếp nhận văn bản do bưu điện hoặc cán bộ trong đơn vị trực tiếp chuyển đến,
cán bộ văn thư phải kiểm tra về số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu
có) trước khi ký nhận; trong đó, đặc biệt lưu ý đối với những văn bản có độ Hoả tốc,
Khẩn, Mật. Nếu văn bản đến bị thiếu, bị rách, bị bóc, bị mất phong bì... thì văn thư phải
báo cáo ngay với người phụ trách trực tiếp xử lý Đối với văn bản đến được gửi qua fax
hoặc qua mạng, cán bộ văn thư phải kiểm tra về số lượng, số trang, nơi gửi, nơi nhận.
 Phân loại văn bản đến:
*Loại không bóc bì: Văn thư không được bóc những loại phong bì sau: Bì văn bản
đến có đóng dấu ký hiệu các độ Mật, Bì văn bản gửi cho các tổ chức Đảng, đoàn thể và
gửi đích danh cho đơn vị, cá nhân hoặc có đóng dấu "Chỉ người có tên mới được bóc bì".
* Loại bóc bì: Văn thư được bóc bì và đăng ký các loại văn bản đến khi ngoài bì gửi
chung tên đơn vị hoặc ghi chức danh của người đứng đầu (kể cả các bì có ký hiệu Mật
và Tối mật), nếu được thủ trưởng đơn vị giao nhiệm vụ.  Bóc bì văn bản:
Những bì có đóng dấu độ Hoả tốc, Khẩn cần được bóc ngay để giải quyết kịp thời.
Tránh làm hư hại văn bản trong bì; không làm mất số, ký hiệu văn bản, tên cơ quan gửi;
kiểm tra lại bì để tránh sót văn bản.
Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì.
Nếu phát hiện sai sót cần thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết.
Trường hợp văn bản đến có kèm phiếu gửi, văn thư phải đối chiếu văn bản trong
bì với phiếu gửi, ký xác nhận và gửi trả lại cho nơi gửi.
Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo, văn bản cần được kiểm tra, xác minh hoặc văn
bản mà ngày nhận cách quá xa ngày tháng ghi trên văn bản thì giữ lại phong bì và đính
kèm cùng với văn bản để làm bằng chứng.
• Đóng dấu văn bản đến, ghi số và ngày đến: lOMoARcP SD| 58886076
Văn bản đến đơn vị phải được đóng dấu "Đến", ghi ngày đến tại văn thư. Đối với
văn bản đến được gửi qua fax, văn thư có trách nhiệm photo lại, sau đó đóng dấu "Đến”.
Văn bản đến được truyền qua mạng, trong trường hợp cần thiết có thể in ra giấy và làm
thủ tục đóng dấu "Đến".
Dấu "Đến" phải được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trắng phía trên ở
phần lề trái dưới số và ký hiệu của văn bản (đối với văn bản có tên loại), dưới trích yếu
nội dung (đối với công văn). Tuy nhiên hiện nay ở Khối THCS chưa sử dụng đóng dấu
đến mà chỉ đánh số đến cho các văn bản  Đăng ký văn bản đến:
Đăng ký văn bản đến là việc ghi chép hoặc cập nhật những thông tin cần thiết của
văn bản như: số, ký hiệu; ngày, tháng, năm ban hành; trích yếu nội dung; nơi gửi, nơi
nhận; số lượng vào Sổ công văn đến hoặc cơ sở dữ liệu văn bản đến trên máy vi tính để
quản lý và tra tìm văn bản được thuận lợi, khoa học. Căn cứ vào số lượng văn bản đến
hàng năm và cơ cấu tổ chức của đơn vị để lập chung hoặc lập riêng Sổ công văn đến,
hoặc lập chương trình phần mềm quản lý văn bản đến bằng máy vi tính cho phù hợp.
Văn bản có độ Mật được đăng ký sổ riêng. Đăng ký văn bản phải bảo đảm rõ ràng, chính
xác; không viết bằng bút chì, bút đỏ (nếu đăng ký bằng sổ); không viết tắt những cụm từ không thông dụng.
• Trình, chuyển giao văn bản đến: * Trình văn bản đến:
Bộ phận văn thư sau khi nhận văn bản đến phải kịp thời làm thủ tục đăng ký vào
sổ, trình Hiệu trưởng (Phó Hiệu trưởng khi được Hiệu trưởng uỷ quyền) phê duyệt. Lãnh
đạo cơ quan sau khi nhận được văn bản do văn thư chuyển đến cho ý kiến chỉ đạo giải
quyết và thời hạn giải quyết văn
*Chuyển giao văn bản đến:
Sau khi có ý kiến chỉ đạo của Hiệu trưởng, bộ phận văn thư có trách nhiệm theo
dõi và chuyển ngay văn bản cho chuyên môn, cá nhân hoặc đơn vị trực thuộc giải quyết.
Việc chuyển giao văn bản đến cho chuyên môn, cá nhân có trách nhiệm giải quyết phải
được thực hiện trong ngày, chậm nhất là vào đầu ngày làm việc tiếp theo. Khi chuyển
giao văn bản phải chuyển đúng người nhận; phải kiểm tra và ký nhận đầy đủ Yêu cầu
khi chuyển giao văn bản đến phải đăng ký vào sổ và có ký nhận đầy đủ, rõ ràng.
*Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến 12 lOMoARcP SD| 58886076
Người có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến thuộc các lĩnh vực
được phân công phụ trách và phối hợp với các cá nhân khác giải quyết kịp thời các văn
bản có liên quan. Đối với văn bản đến có liên quan đến các đơn vị và cá nhân khác, đơn
vị hoặc cá nhân chủ trì giải quyết cần sao gửi văn bản. Đối với văn bản có đóng dấu độ
khẩn phải giải quyết khẩn trương, không được chậm trễ. Sau khi nhận được văn bản đến,
Hiệu trưởng căn cứ vào tính chất công việc, quy định thời hạn phải hoàn thành, giao cho
cán bộ thuộc quyền giải quyết. Cán bộ văn thư, lưu trữ có trách nhiệm giúp Hiệu trưởng
theo dõi, đôn đốc các phòng chuyên môn và cá nhân trong việc giải quyết văn bản đến.
Văn thư có trách nhiệm theo dõi việc giải quyết văn bản đến. Định kỳ báo cáo tổng hợp
số liệu văn bản đến theo quy định.
2.2.5.2. Đối với văn bản đi
 Kiểm tra hình thức, thể thức và kỹ thuật trình văn bản
Trước khi thực hiện phát hành văn bản, văn thư có nhiệm vụ kiểm tra lại thể thức,
hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Trường hợp phát hiện sai sót phải kịp thời báo
cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết.
Mẫu trình bày các loại văn bản của trường tôi cũng đã được thực hiện theo Thông
tư 01/2011/TT-BNV- ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức
và kỹ thuật trình bày văn bản. tuy nhiên hiệu quả chưa cao.
 Ghi số và ngày tháng của văn bản:
Tất cả văn bản đi của Trường, sau khi được Hiệu trưởng ký ban hành phải chuyển
đến văn thư để đánh số.
Ký hiệu của Quyết định (cá biệt), và các hình thức văn bản có tên loại khác bao
gồm chữ viết tắt tên loại văn bản theo Bảng chữ viết tắt tên loại văn bản và bản sao.
Ví dụ: Quyết định số:01/QĐ-THCS Báo cáo số:02/BC- THCS Thông báo số:03/TB- THCS Kế hoạch số:04/KH- THCS
Ký hiệu của công văn bao gồm chữ viết tắt và chữ viết tắt tên cơ quan soạn thảo
hoặc chủ trì soạn thảo văn bản đó. Số của văn bản hành chính là số thứ tự đăng ký do
đơn vị ban hành trong một năm; được ghi bằng chữ số Ả rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày
đầu năm học và kết thúc vào ngày 31 tháng 5 hàng năm; được đánh riêng cho từng loại lOMoARcP SD| 58886076
hoặc đánh chung cho một số loại văn bản, tùy thuộc vào số lượng văn bản được ban
hành nhiều hay ít. Văn bản có độ Mật được đánh số vào sổ riêng, bảo quản theo chế độ quy định.  Đóng dấu cơ quan:
Văn bản đi, sau khi đã được nhân bản theo số lượng đã định phải được đóng dấu
cơ quan để xác nhận thủ tục pháp lý trước khi phát hành.
Dấu đóng phải đúng chiều, ngay ngắn, rõ ràng; đóng trùm lên khoảng 1/3 chữ ký
về phía bên trái. Dùng mực dấu có màu đỏ tươi theo đúng quy định.
Việc đóng dấu treo lên các văn bản, Đối với các phụ lục kèm theo bản chính dấu
được đóng trên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan hoặc tên của phụ lục. Nếu phụ
lục có nhiều trang thì ngoài việc đóng dấu treo trang đầu phải đóng dấu giáp lai cho bản phụ lục đó.
Việc đóng dấu giáp lai trên văn bản, tài liệu do Văn thư quyết định; dấu được đóng
bên mép phải trùm lên một phần chữ trang đầu của văn bản. Đối với tài liệu là sổ sách,
dấu giáp lai được đóng giữa quyển, trùm lên hai mép trang của quyển sổ.
 Đăng kí và gửi văn bản đi
Toàn bộ văn bản gửi đi của đơn vị phải được đăng ký tập trung thống nhất tại văn thư.
Văn bản gửi đi được theo dõi bằng Sổ đăng ký văn bản đi hoặc cơ sở dữ liệu quản
lý văn bản đi trên máy vi tính.
Đối với văn bản đi có độ Mật phải lập sổ riêng theo quy định.
 Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc phát hành văn bản đi
Văn bản sau khi hoàn thành thủ tục, bộ phận văn thư phải chuyển phát ngay trong
ngày, chậm nhất là vào đầu ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày văn bản được ký, ban hành.
Chuyển phát văn bản đi trong nội bộ: Được thực hiện tại văn thư hoặc do văn thư
chuyển trực tiếp đến đơn vị, cá nhân.
Sổ chuyển phát văn bản đi có độ Mật phải ghi đầy đủ các mục: Số thứ tự (đồng
thời là số văn bản gửi đi); ngày, tháng, năm ban hành văn bản; trích yếu nội dung; người
ký văn bản; nơi nhận; độ Mật; độ Khẩn (nếu có); ký nhận; ghi chú. Trường hợp văn bản 14