Di chuyển văn phòng công ty | Thương mại điện tử | Đại học Quản lý và Công nghệ Hải Phòng

🔹 ĐỀ BÀI Bối cảnh dự án
Công ty ABC Corporation đang mở rộng quy mô kinh doanh và cần di chuyển văn phòng
làm việc từ địa điểm hiện tại sang tòa nhà văn phòng mới, phù hợp với sự phát triển dài hạn của công ty.
Hiện tại, văn phòng cũ không còn đáp ứng được nhu cầu về không gian làm việc, cơ sở
hạ tầng và điều kiện tiện nghi cho nhân viên. Việc di chuyển sẽ giúp cải thiện môi trường
làm việc, tối ưu hóa không gian và hỗ trợ sự phát triển bền vững của công ty.
Dự án cần đảm bảo: 
Di chuyển toàn bộ 200 nhân viên cùng trang thiết bị văn phòng trong 3 tháng. 
Không làm gián đoạn hoạt động kinh doanh trong quá trình di chuyển. 
Thiết lập văn phòng mới với đầy đủ cơ sở hạ tầng, thiết bị, hệ thống mạng & IT. 
Tối ưu chi phí, ngân sách không vượt quá 500.000 USD.
Các yếu tố có thể ảnh hưởng đến dự án: 
Nhân viên lo lắng về thay đổi môi trường làm việc và thích nghi với không gian mới. 
Rủi ro mất dữ liệu hoặc gián đoạn hoạt động khi di dời hệ thống IT. 
Thời gian di chuyển có thể bị ảnh hưởng bởi quy trình vận chuyển và thiết lập hạ tầng.
🔹 CÁC GIAI ĐOẠN DỰ ÁN
Giai đoạn 1: Lập kế hoạch & chuẩn bị (Tháng 1) 
Xác định nhu cầu không gian văn phòng mới & bố trí làm việc. 
Lập kế hoạch di dời từng bộ phận, xác định rủi ro tiềm ẩn. 
Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển, lắp đặt thiết bị.
Giai đoạn 2: Triển khai di chuyển (Tháng 2) 
Tiến hành đóng gói, vận chuyển thiết bị văn phòng, hồ sơ, tài liệu. 
Thiết lập hệ thống IT, mạng internet, hệ thống điện và hạ tầng văn phòng. 
Đảm bảo hệ thống làm việc không bị gián đoạn trong quá trình chuyển đổi.
Giai đoạn 3: Ổn định & tối ưu vận hành (Tháng 3) 
Đào tạo nhân viên về bố trí văn phòng mới & cách sử dụng hệ thống. 
Giám sát vận hành, xử lý các vấn đề phát sinh. 
Thu thập phản hồi từ nhân viên để điều chỉnh không gian làm việc tối ưu.
🔹 ACCEPTANCE CRITERIA (ĐIỀU KIỆN NGHIỆM THU DỰ ÁN) 
Di chuyển toàn bộ 200 nhân viên & thiết bị văn phòng thành công. 
Không xảy ra gián đoạn nghiêm trọng trong quá trình di dời. 
Hạ tầng văn phòng mới được thiết lập & vận hành ổn định. 
Nhân viên thích nghi tốt với môi trường làm việc mới trong vòng 1 tháng.
🔹 PROJECT OBJECTIVES (MỤC TIÊU DỰ ÁN) & SUCCESS CRITERIA (TIÊU CHÍ THÀNH CÔNG) Mục tiêu Tiêu chí thành công
Hoàn thành di dời văn phòng đúng Không có bộ phận nào bị gián đoạn quá 48 giờ tiến độ làm việc
Đảm bảo hạ tầng văn phòng mới
Hệ thống IT, mạng, điện, nội thất hoàn tất trước sẵn sàng vận hành
khi nhân viên chuyển đến
Đảm bảo nhân viên thích nghi với
90% nhân viên hài lòng với môi trường làm việc văn phòng mới sau 1 tháng khảo sát
🔹 INITIAL RISKS (NHỮNG RỦI RO CHÍNH) Rủi ro
Mức độ ảnh Giải pháp đề xuất hưởng
Gián đoạn công việc trong Cao
Thực hiện di dời theo từng giai đoạn, ưu quá trình di dời
tiên bộ phận quan trọng trước
Mất mát hoặc hư hỏng thiết bị Trung bình
Ký hợp đồng bảo hiểm vận chuyển với
trong quá trình vận chuyển nhà cung cấp dịch vụ
Nhân viên không thích nghi Cao
Tổ chức buổi giới thiệu văn phòng trước
với môi trường làm việc mới
khi di chuyển, cung cấp hỗ trợ ban đầu
Lỗi hệ thống IT sau khi thiết Cao
Lập kế hoạch kiểm thử và đảm bảo có lập phương án dự phòng
🔹 HIGH-LEVEL PROJECT AND PRODUCT REQUIREMENTS (CÁC YÊU CẦU CHÍNH) 
Văn phòng mới phải đáp ứng đủ chỗ ngồi cho 200 nhân viên. 
Hệ thống mạng & IT hoạt động ổn định ngay khi văn phòng mới vận hành. 
Đảm bảo quy trình di chuyển không gây gián đoạn công việc kéo dài. 
Tích hợp hệ thống nội thất hiện đại, tạo môi trường làm việc tối ưu.
YÊU CẦU HỌC VIÊN THỰC HIỆN
Dựa trên thông tin trên, học viên hoàn thành Project Charter theo mẫu chuẩn của khóa học, trong đó:
1. Project Title (Tên dự án) 
Điền tên phù hợp với dự án.
2. Project Sponsor (Tổ chức hoặc người tài trợ dự án) 
Xác định đơn vị tài trợ và ra quyết định thực hiện dự án.
3. Date Prepared (Ngày lập tài liệu) 
Ghi ngày nộp Project Charter.
4. Project Manager (Giám đốc dự án) 
Đề xuất tên của người chịu trách nhiệm quản lý dự án.
5. Project Customer (Khách hàng của dự án) 
Xác định những người hoặc bộ phận hưởng lợi trực tiếp từ chatbot.
6. Project Purpose or Justification (Lý do thực hiện dự án & lợi ích mong đợi) 
Trình bày tại sao dự án này cần được thực hiện và những lợi ích mong đợi.
7. Project Description (Mô tả dự án - những gì cần làm) 
Nêu rõ các hạng mục công việc chính, bao gồm thiết kế, phát triển, kiểm thử và triển khai chatbot.
8. High-level Project and Product Requirements (Các yêu cầu quan trọng) 
Liệt kê những yêu cầu cần đạt được để chatbot hoạt động hiệu quả.
9. Summary Budget (Tổng ngân sách dự án) 
Xác định tổng ngân sách dự kiến & cách phân bổ nguồn lực.
10. Initial Risks (Những rủi ro chính trong dự án) 
Nêu 3-5 rủi ro tiềm năng có thể ảnh hưởng đến dự án & phương án xử lý sơ bộ.
11. Summary Milestones (Các cột mốc quan trọng trong dự án) 
Liệt kê các giai đoạn quan trọng của dự án, từ thiết kế đến triển khai.
12. Project Objectives (Mục tiêu dự án) & Success Criteria (Tiêu chí thành công) 
Xác định rõ mục tiêu SMART và cách đánh giá thành công của dự án.
13. Project Manager Authority Level (Thẩm quyền của Giám đốc dự án) 
Mô tả quyền hạn của PM trong quản lý nhân sự, ngân sách & quyết định kỹ thuật.
14. Approvals (Phê duyệt dự án) 
Xác nhận từ Project Manager & Sponsor.
🔹 HƯỚNG DẪN HỌC VIÊN HOÀN THÀNH PROJECT CHARTER
Học viên cần đọc kỹ đề bài, lọc thông tin phù hợp, sau đó điền vào từng mục của biểu
mẫu Project Charter theo format chuẩn. Các bước thực hiện:
 Xác định thông tin cần điền: Đọc bối cảnh và lọc thông tin liên quan.
 Hoàn thành từng phần theo mẫu: Điền thông tin phù hợp vào Project Charter.
 Kiểm tra & đảm bảo logic: Đảm bảo mỗi phần đều có sự liên kết, không thiếu hoặc dư thông tin.
BẢNG HƯỚNG DẪN HOÀN THÀNH PROJECT CHARTER
 (Học viên sử dụng bảng này để điền thông tin vào biểu mẫu Project Charter theo
đúng chuẩn đã thống nhất) Mục cần hoàn thành Dữ kiện cung cấp Học viên cần làm gì? Project Title (Tên dự
"Di chuyển văn phòng làm việc cho 200 Xác nhận lại hoặc án) nhân viên" đề xuất tên khác nếu cần Project Sponsor (Tổ
Công ty ABC Corporation - CTO tài trợ Điền thông tin chức tài trợ) ngân sách vào biểu mẫu Project Purpose (Lý
Văn phòng hiện tại không còn đáp ứng Viết lại theo ý do thực hiện dự án)
được nhu cầu không gian, cơ sở hạ tầng hiểu cá nhân
và tiện nghi cho nhân viên Project Description
Di chuyển 200 nhân viên, thiết bị văn Mô tả tổng quan (Mô tả dự án)
phòng, hệ thống IT đến văn phòng mới, phạm vi dự án
đảm bảo vận hành liên tục High-Level
Văn phòng mới phải đáp ứng đủ chỗ Liệt kê các yêu Requirements (Các
ngồi, đảm bảo hệ thống mạng, thiết bị IT cầu kỹ thuật hoặc yêu cầu chính)
hoạt động ngay khi nhân viên chuyển đến vận hành cần thiết Summary Budget
Tổng ngân sách 500.000 USD, phân bổ Phân bổ lại ngân
(Ngân sách tổng quan) cho vận chuyển, thiết lập hạ tầng, bố trí sách nếu cần không gian làm việc Initial Risks (Những
Gián đoạn công việc trong quá trình di Tự đề xuất thêm rủi ro chính)
dời, mất hoặc hỏng thiết bị, lỗi hệ thống rủi ro và giải pháp IT sau khi thiết lập khắc phục Summary Milestones
3 giai đoạn: Lập kế hoạch, Di chuyển, Ổn Sắp xếp lại nếu (Các mốc quan trọng) định vận hành thấy cần thiết
Success Criteria (Tiêu Văn phòng mới đi vào hoạt động trơn tru, Xác định tiêu chí chí thành công)
không có gián đoạn lớn trong quá trình di đánh giá hiệu suất dời dự án Acceptance Criteria
Văn phòng mới vận hành ổn định, hạ tầng Bổ sung điều kiện (Điều kiện nghiệm
IT đầy đủ, nhân viên làm việc hiệu quả khác nếu cần thu)  Học viên cần:
✅ Đọc dữ kiện đã cung cấp để hiểu rõ về dự án.
✅ Lọc thông tin phù hợp và điền vào từng mục của biểu mẫu Project Charter.
✅ Hoàn thiện thông tin còn thiếu dựa trên phân tích và hiểu biết của nhóm.