Hệ thống Quản lý Nhân sự tại Công ty: Giải pháp và Chức năng Chính | Phân tích thiết kế hệ thống | Trường Đại học Thủ Dầu Một

Hệ thống quản lý nhân sự trong công ty I.
Mô tả nghiệp vụ bài toán
1. Giới thiệu hệ thống
Hệ thống quản lý nhân sự trong công ty giúp theo dõi, tổ chức và quản lý thông tin nhân
sự một cách hiệu quả. Hệ thống hỗ trợ các chức năng chính như tuyển dụng, quản lý hồ
sơ nhân sự, quản lý lương thưởng, và chấm công. 2. Chức năng chính 2.1.
Quản lý hồ sơ nhân sự 2.2. Tuyển dụng 2.3. Quản lý chấm công 2.4. Quản lý lương thưởng 2.5.
Quản lý hợp đồng lao động
3. Quy trình hoạt động 3.1.
Tuyển dụng: nhân sự tạo tin tuyển dụng, lưu trữ hồ sơ ứng viên, phỏng vấn và tuyển chọn 3.2.
Quản lý nhân sự: Nhân sự sau khi được tuyển dụng sẽ có trong hệ thống 3.3.
Chấm công và lương: Nhân viên chấm công hàng ngày, hệ thống tính lương tự
động dựa trên quy định công ty. 3.4.
Thưởng và đào tạo: Hệ thống theo dõi và đề xuất kế hoạch đào tạo. 3.5.
Quản lý hợp đồng: Cảnh báo khi hợp đồng sắp hết hạn. 4. Các hồ sơ 4.1. Hồ sơ nhân viên Mã Họ Ngày Số Địa Email Ngày Phòng Mức Trạng nhân và sinh CMND chỉ vào ban lương thái viên tên làm cơ bản làm việc 4.2.
Hồ sơ hợp đồng lao động Mã hợp Mã nhân Loại hợp Ngày bắt Điều Trạng thái đồng viên đồng đầu – khoản hợp hợp đồng Ngày kết đồng thúc 4.3. Hồ sơ chấm công Mã nhân Ngày làm Giờ check- Số ngày làm Ngày nghỉ Ghi chú viên việc in , Giờ việc thực tế phép, ốm, check-out nghỉ không lương 4.4. Hồ sơ tính lương Mã Tháng Lương Số Số Thưởng/Phạt(nếu Các Lương Ngày nhân tính cơ bản ngày giừo có) khoản thực thanh viên lương công làm trừ nhận toán thực thêm tế 4.5. Hồ sơ nghỉ phép Mã đơn Mã nhân Ngày bắt Loại nghỉ Lý do Trạng thái Người nghỉ phép viên đầu – phép phê duyệt duyệt Ngày kết thúc II.
Xác định tác nhân ngoài, hồ sơ dữ liệu 1. Tác nhân ngoài - Nhân viên - Ứng viên - Quản lý nhân sự 2. Hồ sơ dữ liệu - Hồ sơ nhân sự -
Hồ sơ hợp đồng lao động - Hồ sơ tính lương - Hồ sơ chấm công - Hồ sơ nghỉ phép III. Mô hình nghiệp vụ
1. Sơ đồ phân cấp chức năng 1.1.
Nhóm các chức năng theo mạch công việc Các chức năng Các chức năng
Các chức năng lớn Chức năng mức chi tiết con đỉnh Tạo tin tuyển Quản lý tin tuyển Tuyển dụng Hệ thống quản lý dụng dụng nhân sự trong công ty Cập nhật tin tuyển dụng Xóa tin tuyển dụng Nhận hồ sơ Quản lý hồ sơ ứng viên Phỏng vấn ứng viên Lưu trữ kết quả Lập danh sách Quy trình tuyển ứng viên dụng Quyết định tuyển dụng Cập nhật thông
Quản lý thông tin Quản lý hồ sơ tin cá nhân nhân sự Xóa thông tin Gán phòng ban Quản lý phòng Cập nhật chức ban và chức vụ vụ
Nhân viên đang Theo dõi trạng làm việc tháo nhân viên Nhân viên nghỉ việc
Ghi nhận số giờ Quản lý thời làm Chấm công làm việc Quản lý giờ làm thêm Theo dõi số Quản lý nghỉ chép ngày nghỉ phép Ghi nhân nghỉ ốm, nghỉ lễ Tính lương cơ Tính lương Quản lý lương bản thưởng Tính lương làm thêm Tính thuế thu Khấu trừ và thuế nhập cá nhân
Quản lý thưởng Chế độ thưởng định kỳ Tạo hợp đồng
Quản lý hợp đồng Quản lý hợp đồng Cập nhật hợp lao động đồng Nhắc nhở hợp Theo dõi thời gian đồng hết hạn hợp đồng Hợp đồng có Quản lý loại hợp thời hạn đồng Hợp đồng không thời hạn
2. Sơ đồ phân cấp chức năng
3. Mô tả chi các chức năng lá
1.1. Quản lý tin tuyển dụng 
Tạo tin tuyển dụng: Thêm mới thông tin tuyển dụng bao gồm vị trí, yêu
cầu công việc, mức lương, thời gian ứng tuyển. 
Cập nhật tin tuyển dụng: Chỉnh sửa thông tin tuyển dụng khi có thay đổi
(ví dụ: điều chỉnh yêu cầu, gia hạn thời gian). 
Xóa tin tuyển dụng: Xóa tin tuyển dụng khi vị trí đã được tuyển đủ hoặc
không còn nhu cầu tuyển dụng.
1.2. Quản lý hồ sơ ứng viên 
Nhận hồ sơ: Ghi nhận thông tin ứng viên nộp hồ sơ (họ tên, kinh nghiệm, CV, thư ứng tuyển). 
Phỏng vấn ứng viên: Lên lịch và thực hiện phỏng vấn ứng viên, ghi nhận kết quả đánh giá. 
Lưu trữ kết quả phỏng vấn: Lưu thông tin về ứng viên đạt/không đạt, hỗ trợ tra cứu sau này.
1.3. Quy trình tuyển dụng 
Lập danh sách ứng viên: Tổng hợp danh sách ứng viên tiềm năng để lựa chọn vào vòng tiếp theo. 
Quyết định tuyển dụng: Chọn ứng viên phù hợp, gửi thư mời nhận việc
hoặc thông báo kết quả.
2.1. Quản lý thông tin cá nhân 
Cập nhật thông tin: Cập nhật thông tin cá nhân nhân viên khi có thay đổi
(địa chỉ, số điện thoại, chức vụ…). 
Xóa thông tin: Xóa hồ sơ nhân viên khi họ nghỉ việc để dọn dẹp dữ liệu.
2.2. Quản lý phòng ban và chức vụ 
Gán phòng ban: Phân nhân viên vào các phòng ban phù hợp khi họ được nhận vào công ty. 
Cập nhật chức vụ: Điều chỉnh chức vụ nhân viên khi có thăng tiến, thay đổi công việc.
2.3. Theo dõi trạng thái nhân viên 
Nhân viên đang làm việc: Danh sách nhân viên hiện tại còn làm việc. 
Nhân viên nghỉ việc: Danh sách nhân viên đã nghỉ việc để tra cứu lịch sử.
3.1. Quản lý thời gian làm việc 
Ghi nhận số giờ làm: Ghi lại số giờ làm việc hàng ngày của nhân viên. 
Quản lý giờ làm thêm: Theo dõi số giờ tăng ca, làm thêm ngoài giờ hành chính.
3.2. Quản lý nghỉ phép 
Theo dõi số ngày nghỉ phép: Quản lý số ngày phép nhân viên đã sử dụng và còn lại. 
Ghi nhận nghỉ ốm, nghỉ lễ: Cập nhật các loại nghỉ phép đặc biệt như nghỉ
ốm, nghỉ lễ có hưởng lương.
3.3. Tính toán phép năm 
Tính số ngày phép còn lại: Tự động tính toán số ngày nghỉ phép còn lại
dựa trên quy định công ty. 4.1. Tính lương 
Tính lương cơ bản: Tính lương nhân viên dựa trên mức lương cơ bản. 
Tính lương làm thêm: Tính thêm lương cho nhân viên có làm ngoài giờ. 
Tính phụ cấp: Tính các khoản trợ cấp như tiền ăn, xăng xe, nhà ở…
4.2. Khấu trừ và thuế 
Tính thuế thu nhập cá nhân: Xác định mức thuế phải đóng theo quy định của nhà nước. 
Quản lý bảo hiểm xã hội: Theo dõi các khoản bảo hiểm bắt buộc như BHXH, BHYT, BHTN.
4.3. Chế độ thưởng 
Quản lý thưởng định kỳ: Quản lý các khoản thưởng như lương tháng 13, thưởng năng suất. 
Quản lý thưởng đặc biệt: Ghi nhận các khoản thưởng đột xuất như thưởng
sáng kiến, thưởng hoàn thành dự án.
5.1. Quản lý hợp đồng lao động 
Tạo hợp đồng: Tạo hợp đồng lao động mới khi có nhân viên được tuyển vào. 
Cập nhật hợp đồng: Điều chỉnh thông tin hợp đồng khi có thay đổi (tăng lương, gia hạn).
5.2. Theo dõi thời gian hợp đồng 
Nhắc nhở hợp đồng hết hạn: Hệ thống tự động thông báo khi hợp đồng sắp
hết hạn để gia hạn hoặc chấm dứt.
5.3. Quản lý loại hợp đồng 
Hợp đồng có thời hạn: Hợp đồng làm việc có thời gian xác định (6 tháng, 1 năm, 3 năm). 
Hợp đồng không thời hạn : Hợp đồng không có thời gian kết thúc cố định.