Hệ thống tin học và mua hàng - Quản Trị Kinh Doanh | Trường Đại học Quy Nhơn
Hệ thống tin học và mua hàng - Quản Trị Kinh Doanh | Trường Đại học Quy Nhơn được sưu tầm và soạn thảo dưới dạng file PDF để gửi tới các bạn sinh viên cùng tham khảo, ôn tập đầy đủ kiến thức, chuẩn bị cho các buổi học thật tốt. Mời bạn đọc đón xem!
Môn: Quản trị kinh doanh (8340101)
Trường: Đại học Quy Nhơn
Thông tin:
Tác giả:
Preview text:
HỆ THỐNG TIN HỌC VÀ MUA HÀNG
1 . Các áp dụng tin học trong mua hàng
1. Hệ Thống Quản Lý Mối Quan Hệ Nhà Cung Ứng (SRM):
Mô tả: Hệ thống này giúp theo dõi và quản lý mối quan hệ với nhà cung ứng.
Lợi Ích: Tối ưu hóa quá trình giao tiếp, đánh giá hiệu suất nhà cung ứng, và cung cấp
thông tin chi tiết về các mối quan hệ.
2. Hệ Thống Quản Lý Đơn Đặt Hàng (POMS):
Mô tả: Tự động hóa quá trình tạo, theo dõi và quản lý đơn đặt hàng.
Lợi Ích: Giảm thời gian xử lý đơn đặt hàng, giảm sai sót và tối ưu hóa quy trình đặt hàng.
3. Hệ Thống Quản Lý Kho (WMS):
Mô tả: Theo dõi và quản lý tồn kho, đảm bảo sẵn sàng hàng hóa khi cần thiết.
Lợi Ích: Tăng cường hiệu suất kho, giảm lỗ hao hụt và cung cấp thông tin chính xác về tồn kho.
4. Hệ Thống Thông Tin Nhất Quán (ERP):
Mô tả: Tích hợp các quy trình kinh doanh, bao gồm mua hàng, sản xuất, và tài chính, vào một hệ thống duy nhất.
Lợi Ích: Tăng tính nhất quán, giảm thời gian xử lý dữ liệu, và cung cấp cái nhìn tổng thể
về hoạt động doanh nghiệp.
5. Hệ Thống Phê Duyệt Điện Tử (E-Procurement):
Mô tả: Cho phép việc tạo, xử lý, và phê duyệt đơn đặt hàng qua môi trường trực tuyến.
Lợi Ích: Giảm thời gian phê duyệt, cải thiện tính minh bạch, và giảm rủi ro sai sót.
6. Phân Tích Dữ Liệu và Business Intelligence (BI):
Mô tả: Sử dụng công nghệ phân tích dữ liệu để đưa ra quyết định thông minh về mua sắm
và chiến lược nhà cung ứng.
Lợi Ích: Cung cấp thông tin chi tiết, dự báo nhu cầu, và tối ưu hóa quá trình mua sắm.
7. Hệ Thống Thanh Toán Tự Động:
Mô tả: Tự động hóa quá trình thanh toán và theo dõi các giao dịch tài chính liên quan đến mua sắm.
Lợi Ích: Giảm thời gian và công sức, giảm rủi ro sai sót, và cải thiện tính chính xác.
8. Kết Nối Với Thị Trường Mua Sắm Điện Tử:
Mô tả: Liên kết với các nền tảng thương mại điện tử để tận dụng cơ hội mua sắm trực tuyến.
Lợi Ích: Mở rộng phạm vi nhà cung ứng, tăng tính cạnh tranh, và giảm chi phí.
Tích hợp các hệ thống tin học này giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quá trình mua sắm, tăng cường
quản lý, và đạt được hiệu suất kinh doanh tốt hơn.
2 . Cấu truc đặc trưng của một hệ thống tin học :
Hệ thống tin học trong quản trị mua hàng có cấu trúc đặc trưng bao gồm các thành phần sau:
1) Hệ thống phần mềm: Đây là thành phần chính của hệ thống, cung cấp các chức năng
quản lý mua hàng, bao gồm quản lý đơn đặt hàng, quản lý kho hàng, quản lý nhà cung
cấp, quản lý chi phí và thanh toán, quản lý tài sản cố định, và quản lý dữ liệu khách hàng.
2) Hệ thống phần cứng: Đây là thành phần vật lý của hệ thống, bao gồm các thiết bị như
máy tính, máy in, máy quét, máy fax, và máy chủ.
3) Hệ thống mạng: Đây là thành phần kết nối các thiết bị phần cứng và phần mềm lại với
nhau, cho phép dữ liệu được truyền tải giữa các thiết bị và các ứng dụng.
4) Hệ thống dữ liệu: Đây là thành phần lưu trữ và quản lý dữ liệu của hệ thống, bao gồm cơ
sở dữ liệu, hệ thống lưu trữ, và các công cụ quản lý dữ liệu.
5) Hệ thống bảo mật: Đây là thành phần đảm bảo an toàn và bảo mật cho hệ thống, bao
gồm các chức năng như xác thực người dùng, kiểm soát truy cập, mã hóa dữ liệu, và giám sát hệ thống.
6) Hệ thống hỗ trợ: Đây là thành phần cung cấp hỗ trợ kỹ thuật và giải quyết sự cố cho hệ
thống, bao gồm các chức năng như hỗ trợ trực tuyến, hỗ trợ qua điện thoại, và hỗ trợ trực tiếp.
3 . Những hồ sơ mua hàng cơ bản
Các hồ sơ mua hàng cơ bản trong quản trị mua hàng bao gồm:
1) Yêu cầu mua hàng: Đây là hồ sơ đầu tiên được tạo ra khi có nhu cầu mua hàng. Nó bao
gồm thông tin về sản phẩm, số lượng, giá cả, và thời gian giao hàng.
2) Đề nghị báo giá: Đây là hồ sơ được tạo ra bởi bộ phận mua hàng để yêu cầu báo giá từ
các nhà cung cấp. Nó bao gồm thông tin về sản phẩm, số lượng, giá cả, và thời gian giao hàng.
3) Đơn đặt hàng: Đây là hồ sơ được tạo ra khi quyết định mua hàng từ một nhà cung cấp cụ
thể. Nó bao gồm thông tin về sản phẩm, số lượng, giá cả, và thời gian giao hàng.
4) Phiếu nhập kho: Đây là hồ sơ được tạo ra khi hàng hóa được nhập vào kho. Nó bao gồm
thông tin về sản phẩm, số lượng, giá cả, và thời gian nhập kho.
5) Phiếu xuất kho: Đây là hồ sơ được tạo ra khi hàng hóa được xuất khỏi kho. Nó bao gồm
thông tin về sản phẩm, số lượng, giá cả, và thời gian xuất kho.
6) Hóa đơn thanh toán: Đây là hồ sơ được tạo ra khi thanh toán cho hàng hóa đã mua. Nó
bao gồm thông tin về sản phẩm, số lượng, giá cả, và thời gian thanh toán.
4. Nguyên tắc cơ bản của một hệ thống tin học
Một hệ thống tin học cơ bản có các nguyên tắc sau:
Mục đích: Hệ thống tin học phải được thiết kế để đáp ứng các mục đích cụ thể của tổ chức.
Đầu vào: Hệ thống tin học phải có khả năng chấp nhận đầu vào từ nhiều nguồn khác
nhau, bao gồm cả dữ liệu và lệnh.
Xử lý: Hệ thống tin học phải có khả năng xử lý dữ liệu và lệnh để tạo ra đầu ra mong muốn.
Đầu ra: Hệ thống tin học phải có khả năng cung cấp đầu ra cho người dùng hoặc cho các hệ thống khác.
Lưu trữ: Hệ thống tin học phải có khả năng lưu trữ dữ liệu và thông tin liên quan.
Kiểm soát truy cập: Hệ thống tin học phải có khả năng kiểm soát truy cập vào dữ liệu và
các chức năng của hệ thống.
Bảo mật: Hệ thống tin học phải có khả năng bảo vệ dữ liệu và thông tin liên quan khỏi
các mối đe dọa bên ngoài.
Tính sẵn sàng: Hệ thống tin học phải có khả năng hoạt động liên tục và đáp ứng các yêu cầu của người dùng
Tính linh hoạt: Hệ thống tin học phải có khả năng thích ứng với các yêu cầu mới và thay đổi của tổ chức.