Hiện đại hóa văn phòng: Nguyên tắc và yêu cầu trong bối cảnh mới | Đại Học Nội Vụ Hà Nội

lOMoAR cPSD| 58886076 1.Khái niệm
-Hiện đại hoá là quá trình biến đổi căn bản, toàn diện cáchoạt động sản xuất kinh
doanh, dịch vụ quản lý kinh tế - xã hội từ sử dụng laođộng thủ công là chính sang sử dụng
một cách phổ hiến sức lao động cùng vớicông nghệ phương tiện, phương pháp tiên tiến,
hiện đại dựa trên sự phát triển của công nghiệp và tiến bộ khoa học - công nghệ tao ra năng
suất lao động xãhội cao
-VP hiện đại:Văn phòng hiện đại là văn phòng có cơ cấu tổ chức tinh gọn, hiệu quả,
ởđó mọi nguồn lực, quy trình nghiệp vụ đều mang đậm chất thời đại và bắt kịpvới sự tiến
bộ khoa học – kỹ thuật đương thời 2. Nguyên tắc, yêu cầu 2.1 Nguyên tắc
-Đồng bộ:Công tác hiện đại hóa văn phòng được thực hiện chủ yếu trên ba mặt
(conngười, trang thiết bị, nghiệp vụ). Chính vì vậy, để công tác hiện đại hóa vănphòng đạt
được hiệu quả cao nhất cần tiến hành hiện đại hóa trên cả mặt nêutrên để đảm báo tính
đồng bộ. Tính đồng bộ cho phép khai thác triệt để và hiệuquả hoạt động hiện đại hóa văn
phòng. Nguyên tắc đồng bộ còn được thể hiện thông qua sự phù hợp, thích ứnggiữa các
trang thiết bị hiện đại với nhau. Có như vậy, các trang thiết bị hiện đạimới có thể phát huy
hết công năng, giá trị sử dụng
-Phù hợp: Hiện đại hóa văn phòng có tác động trên nhiều mặt trongvăn phòng cơ
quan, tổ chức. Chính vì thế, hiện đại hóa cần tuân thủ nguyên tắcphù hợp. Hiện đại hóa văn
phòng đáp ứng nguyên tắc phù hợp khi những sựthay đổi không đi ngược lại sứ mệnh, cản
trở việc thực hiện sứ mệnh của tổchức. Hiện đại hóa phải phù hợp với nguồn lực, văn hóa
truyền thống của vănphòng, cơ quan, đất nước. Đáp ứng nguyên tắc phù hợp, hiện đại hóa
dễ dàngđược chấp nhận và thực hiện một cách tự nguyện cũng như đem lại được hiệuquả
cao nhất cho văn phòng, cơ quan
-Không gián đoạn: Hiện đại hóa văn phòng không phải là một việc, làm một lần.
Hiện đạihóa văn phòng là một quá trình không có kết thúc. Quá trình này diễn ra liên
tụcbám sát với sự tiến bộ khoa học – kỹ thuật cũng như những đỏi hỏi ngày càngcao của
công tác văn phòng nói riêng, hoạt động của cơ quan, đơn vị nói chung.Chính vì thế, ý thức
về hiện đại hóa văn phòng luôn được thể hiện trong từnghoạt động của văn phòng cũng
như của lãnh đạo cơ quan và nhân sự văn phòng.Công tác hiện đại hóa văn phòng nếu bị
gián đoạn sẽ gây ảnh hưởng trực tiếp tớichất lượng công tác văn phòng. Sau thời gian bị
gián đoạn, đề bắt kịp với tiếntrình hiện đại hóa sẽ tốn kém nhiều thời gian và kinh phí. lOMoAR cPSD| 58886076 2.2 Yêu cầu
-Tính thiết thực: Hiện đại hóa văn phòng là một quá trình lâu dài và có ảnh hưởng
toàndiện đến mọi nguồn lực, hoạt động của văn phòng. Nguồn kinh phí phục vụ chohoạt
động hiện đại hóa và rất lớn, hơn nữa, thành tựu khoa học – kỹ thuật thayđổi từng ngày.
Chính vì thế, khi tiến hành hiện đại hóa văn phòng cần tập trungvào những vấn đề, nội
dung có ảnh hưởng tích cực, cần thiết trực tiếp tới chấtlượng công việc. Cần có sự sắp xếp
thứ tự ưu tiên cho các nội dung, mặt hoạtđộng cần hiện đại hóa và chỉ tập chung cho những
mảng có ảnh hưởng trực tiếptới chất lượng công việc. Tính thiết thực thể hiện qua việc lợi
ích thu được phảicao hơn chi phí bỏ ra cho hiện đại hóa.
-Minh bạch: Hiện đại hóa văn phòng là chủ trưởng của lãnh đạo cơ quan, lãnh đạo
vănphòng cùng với sự góp sức tham gia của toàn thể nhân sự trong cơ quan nóichung, văn
phòng nói riêng. Yêu cầu về sự minh bạch thông tin thể hiện thôngqua việc:+ Mọi nhân
viên trong văn phòng nói riêng, cơ quan nói chung nắm bắt,thấu hiểu được tinh thần cũng
như mọi thông tin về hiện đại hóa;+ Kết quả của công tác hiện đại hóa sẽ được công bố
theo giai đoạn vàcông khai cho toàn thể nhân viên trong văn phòng, cơ quan;+ Mọi nhân
viên đều có quyền đưa ra những sáng kiến, góp ý cho côngtác hiện đại hóa của văn phòng,
cơ quan; Yêu cầu minh bạch thông tin góp phần lôi kéo sự đồng thuận về mặt tưtưởng của
toàn thể nhân sự trong văn phòng, cơ quan. Để mọi cá nhân đều cảmnhận được trách nhiệm,
vai trò của mình trong hoạt động chung, nâng cao ý thức thực hiện và chất lượng của hoạt
động hiện đại hóa. Ngoài ra, sự minh bạchthông tin giúp mọi người nắm bắt được kết quả
công tác hiện đại hóa, thấy đượcnhững điều đã làm được, những điều còn thiếu sót từ đó
nâng cao ý thức cá nhântrong việc thực hiện.
-Tính tiết kiệm: Công tác văn phòng là công tác dán tiếp phục vụ cho hoạt động sản
xuấtkinh doanh. Chính vì vậy, việc sử dụng một lượng kinh phí lớn phục vụ cho hoạtđộng
hiện đại hóa văn phòng một cách toàn diện là điều khó diễn ra, đặc biệt đốivới những cơ
quan, doanh nghiệp có nguồn kinh phí eo hẹp. Vì vậy, công táchiện đại hóa văn phòng cần
có nhiều giai đoạn, ưu tiên những đối tượng cầnthiết và đặc biệt cần có sự nghiên cứu kỹ
lưỡng trước khi đầu tư kinh phí. Khôngnên đầu tư dàn trải, đầu tư cho những nội dung thứ
yếu. Ví dụ, trong trường hợpkhông có nhiều kinh phí, ta nên đầu tư hệ thống phần mềm
quản lý văn bảntrước hệ thống bàn ghế mới. Các khoản đầu tư cần có sự phân tích và lựa
chọnsao cho sát nhất với nhu cầu sử dụng thực tế 3. Phương pháp 4. ND lOMoAR cPSD| 58886076 -Trang thiết bị:
+Tiến bộ trong công cụ văn bản và quản lý thông tin
Chuyển đổi kỹ thuật số: Máy đánh chữ cơ khí đã được thay thế bằng máy vi tính và
các thiết bị công nghệ thông minh, tích hợp phần mềm và ứng dụng soạn thảo, quản lý văn
bản, và quản lý công việc hiện đại. Điều này giúp soạn thảo, lưu trữ, hệ thống hóa và tra
cứu dữ liệu nhanh chóng, nâng cao hiệu quả xử lý thông tin.
Truyền tin và văn bản điện tử: Thay vì telex, fax và văn bản giấy, các văn phòng
hiện nay chủ yếu sử dụng máy tính, thiết bị thông minh kết nối internet và các phần mềm
hiện đại (Zalo, Viber, email, Outlook, Voffice) để truyền thông tin nhanh chóng, tiện lợi và tiết kiệm chi phí.
Chữ ký điện tử: Ứng dụng này là một bước tiến đột phá, giúp phát hành và xử lý
văn bản nhanh chóng và thuận tiện hơn rất nhiều, góp phần hiện đại hóa công tác văn phòng.
+Cải tiến vật dụng và môi trường làm việc
Vật dụng văn phòng tiện ích: Các vật dụng thông thường như bút, bìa cặp, ghim kẹp,
giá kệ hồ sơ ngày càng tiện dụng, đa dạng về mẫu mã và giá cả phải chăng.
Ứng dụng khoa học - kỹ thuật: Sự cải thiện đáng kể về trang thiết bị và môi trường
văn phòng là nhờ việc ứng dụng rộng rãi nhiều lĩnh vực khoa học - kỹ thuật.
Khoa học công nghệ: Tin học, kỹ thuật máy tính và kỹ thuật viễn thông đã giúp văn
phòng xử lý, lưu trữ và truyền thông tin nhanh chóng, thuận lợi và chính xác trong phạm
vi nội bộ, địa phương, quốc gia và quốc tế.
Công thái học (Ergonomics): Ngành khoa học này được áp dụng để tối ưu hóa thiết
bị và môi trường văn phòng, giúp nhân viên làm việc thoải mái, giảm hao phí sức lao động
mà vẫn đạt hiệu quả cao. Ví dụ, việc cải tiến bàn làm việc (chữ L, chữ U) và ghế xoay giúp
nhân viên thao tác thuận lợi hơn.
Môi trường văn phòng tối ưu: Nhiệt độ, ánh sáng, độ ồn, màu tường được thiết kế
phù hợp. Mô hình văn phòng mặt bằng mở (open plan office) thay thế các phòng kín, tạo
điều kiện cho luồng công việc liên tục, liên kết thông tin dễ dàng, quản lý thuận tiện, giảm
chi phí và dễ dàng bố trí lại vị trí làm việc. -Con người:
+Sự thay đổi vai trò của con người trong văn phòng hiện đại lOMoAR cPSD| 58886076
Trong văn phòng hiện đại, con người là trung tâm, khác hẳn với quan niệm cũ về
lao động hành chính đơn thuần. Lao động văn phòng ngày nay được coi là lao động thông
tin với tính sáng tạo và trí tuệ cao, đòi hỏi sự đào tạo chuyên sâu và đa năng.
+Nâng cao năng lực và kỹ năng cho nhân viên
Đào tạo đa năng: Nhân viên văn phòng được đào tạo toàn diện về nghiệp vụ, kỹ
thuật và đặc biệt là kỹ năng giao tiếp - ứng xử. Điều này giúp họ thích nghi tốt với sự thay
đổi công việc và dễ dàng được đào tạo lại để đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của thị trường lao động.
Khoa học giao tiếp - ứng xử: Các ngành khoa học như tâm lý học, xã hội học, dân
tộc học, mỹ học giúp nhân viên khẳng định vị trí, tạo động lực vươn lên, xây dựng hoài
bão nghề nghiệp, và phòng tránh căng thẳng (stress). Ngoài ra, những kiến thức này còn
giúp họ biết cách giao tiếp văn minh, lịch sự, tạo dựng sự tin cậy với khách hàng và nâng
cao hình ảnh bản thân cũng như văn phòng.
Đào tạo liên tục: Các cơ quan thường xuyên tổ chức các chương trình tập huấn, đào
tạo để nâng cao kiến thức, nghiệp vụ và kỹ năng cho cán bộ, nhân viên, đặc biệt khi áp
dụng các phần mềm, trang thiết bị mới. Điều này đảm bảo nhân sự thích nghi và hoạt động
hiệu quả với công nghệ hiện đại.
+Tư duy đổi mới của nhân sự văn phòng
Bên cạnh yếu tố đào tạo, hiện đại hóa văn phòng còn thể hiện ở việc nhân sự có tư
duy đổi mới, hiện đại về vị trí, vai trò của bản thân và của văn phòng trong cơ quan. Họ
cần có tư duy sáng tạo trong tham mưu, xử lý và giải quyết công việc. -Nghiệp vụ HC
+Công việc hành chính văn phòng ngày nay được nâng tầm nhờ sự kết hợp của thiết
bị hiện đại, đội ngũ nhân sự trình độ cao, và đặc biệt là các quy trình nghiệp vụ chuẩn mực,
mang tính khoa học cao. Dù có trang thiết bị tối tân và con người giỏi, hiệu quả công việc
vẫn sẽ bị hạn chế nếu thiếu đi những quy tắc, quy trình nghiệp vụ rõ ràng.
+Tầm quan trọng của quy trình chuẩn hóa
Mỗi công việc trong văn phòng, từ việc xây dựng kế hoạch công tác, ban hành văn
bản, tổ chức hội nghị, sắp xếp hồ sơ, đến tu bổ tài liệu lưu trữ, đều cần được quy định cụ
thể và có quy trình thực hiện hợp lý. Hiện nay, nhiều cơ quan, tổ chức đã áp dụng tiêu
chuẩn ISO để xây dựng các quy trình chuẩn hóa cho nhân viên. Ngoài ra, việc sử dụng các
phần mềm quản lý và theo dõi công việc cũng giúp đảm bảo công việc được hoàn thành
đúng tiến độ và đạt chất lượng. lOMoAR cPSD| 58886076
+Vai trò kết nối của nghiệp vụ hành chính văn phòng
Các nghiệp vụ hành chính văn phòng đóng vai trò như một cầu nối, liên kết giữa
thiết bị kỹ thuật và con người, tạo nên sự hài hòa trong cấu trúc ba mặt cơ bản của văn
phòng. Điều này giúp biến những tiềm năng sẵn có thành hiệu quả thiết thực và cụ thể trong công việc. 5. Bối cảnh, xu thế 5.1 Bối cảnh
-Trong nước: Sự nghiệp đổi mới, công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước diễn ra
mạnhmẽ. Cách mạng công nghiệp lần thứ 4 diễn ra với tốc độ nhanh cùng với sựphát triển
không ngừng của công cuộc chuyển đổi số và gần đây là trí tuệ nhântạo thì mỗi ngành, mỗi
lĩnh vực hoạt động trong xã hội không ngừng đổi mới vàhiện đại hoá. Văn phòng trong các
cơ quan, tổ chức cũng ở trong bối cảnh chungđó và cần được chuyển đổi một cách nhanh
chóng sang Văn phòng kiểu mới,hiện đại để đáp ứng yêu cầu và thích nghi với sự phát triển của thời đại
-TG: Trong bối cảnh hiện nay, sự phát triển vượt bậc của khoa học - công nghệ đã
rút ngắn chu kỳ đổi mới, đẩy mạnh cạnh tranh kinh tế toàn cầu. Điều này buộc các quốc
gia phải hội nhập nhanh chóng vào thị trường thế giới và tăng cường quản lý nhà nước.
+Vai trò của con người và thông tin
Trong thời đại mới, vai trò của con người được đề cao, phản ánh tính nhân bản và
sự giác ngộ của xã hội. Đặc biệt, cách mạng thông tin đã thay đổi hoàn toàn cách chúng ta
xử lý thông tin. Thông tin đã trở thành nguồn lực quan trọng nhất, vượt lên trên nguyên
liệu, năng lượng, tiền vốn và nhân lực. Nó len lỏi vào mọi ngóc ngách của sản xuất và đời
sống xã hội, tác động sâu sắc và quyết định đến sự phát triển.
+Sự chuyển mình của văn phòng
Do tầm quan trọng của thông tin, việc thu thập và xử lý thông tin hiệu quả đã trở
thành mục tiêu hàng đầu. Quan niệm truyền thống về văn phòng chỉ làm công việc giấy tờ,
hành chính đã không còn phù hợp. Văn phòng hiện nay phải tập trung toàn bộ hoạt động
vào xử lý thông tin, trở thành một trung tâm xử lý thông tin nhanh chóng, chủ động, đầy
đủ và chính xác. Các nhà quản lý và chủ doanh nghiệp đã nhận ra tầm quan trọng của văn
phòng, đầu tư thích đáng để nâng cấp và phát triển thành Văn phòng hiện đại (modern
office), đáp ứng yêu cầu của thời đại. 5.2 Xu thế
a, Đổi mới nhận thức điều hành lOMoAR cPSD| 58886076
-Chuyển đổi tư duy lãnh đạo điều hành từ trạng thái bị động sang trạng thái chủđộng
(có nghĩa là nhà quản trị văn phòng đã hoạch định, lên kế hoạch, tổ chứcthực hiện các hoạt
động trong văn phòng một cách chủ động) -
Thay đổi tư duy từ hình thức quản lí các công việc hành chính bằng cách
quảnlíthông qua các trang thiết bị, các phương tiện và phần mềm quản lí công việcb, Đổi
mới phương thức lãnh đạo điều hành -
Thay đổi cách đào tạo nhân viên từ phương pháp, kỹ năng mang tính
truyềnthốngsang kỹ năng làm việc hiện đại phù hợp với môi trường chuyển đổi sốhiện nay. -
Tăng cường ứng dụng các công nghệ trong quản lí nhân viên văn phòng,
quảnlícông việc và quản lí các trang thiết bị, quản trị thông tin trên nền tảng côngnghệ đã
cho thấy phong cách lãnh đạo dần chuyển sang phong cách lãnh đạohiện đại. -
Chuyển đổi dần phong cách lãnh đạo theo hướng dân chủ, tự do và linh hoạthơn. -
Đổi mới phương thức tổ chức, đánh giá kết quả công việc: Phương
phápdùngKPI, biểu đồ gantt,…
c. Đẩy mạnh chuyển đổi số và ứng dụng CNTT trong quy trình xử lý côngviệc
- Tăng cường ứng dụng công nghệ phân tích và tổng hợp dữ liệu kết hợp vớigiải
pháp tìm kiếm thông minh khi áp dụng trí tuệ nhân tạo (AI) và máy học, nguồn dữliệu lớn
vào nghiệp vụ thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin
+ Các phần mềm văn phòng điện tử như: V-office (Viettel), Cloud Office,…tích hợp
với chữ ký số giúp người dùng thực hiện việc tạo lập, chuyển giao, quản lý lưu trữ văn bản,
hồ sơ điện tử và quản lý, theo dõi công việc, lịch công tác hoàn toàntrên môi trường số
+ Ứng dụng hệ thống lưu trữ đám mây, dữ liệu khối Blockchain cho phép lưutrữ dữ
liệu an toàn, bảo mật, lâu dài giúp tiết kiệm nhiều chi phí và thời gian
+ Các phầm mềm quản lý tài sản, trang thiết bị giúp văn phòng có thể lưu trữthông
tin, thống kê, theo dõi và tổ chức mua sắm, sửa chữa một cách thuận lợi