Hoạt động mua hàng và đặt hàng của công ty VNM Môn Quản trị chuỗi cung ứng | Trường Đại học Tài chính - Marketing

PHẦN I. CƠ SỞ LÝ THUYẾT 1. Mua hàng 1.1 Khái niệm * Khái niệm mua hàng
Mua hàng là hành vi thương mại, nhưng đồng thời cũng là các hoạt động của doanh
nghiệp nhằm tạo nguồn lực đầu vào, thực hiện các quyết định của dự trữ, đảm bảo vật tư,
nguyên liệu, hàng hóa,… cho sản xuất, cung ứng hàng hóa cho khách hàng trong kinh
doanh thương mại. Do đó: Mua là hệ thống các mặt công tác nhằm tạo nên lực lượng vật
tư, nguyên liệu, hàng hóa… cho doanh nghiệp, đáp ứng các yêu cầu dự trữ và bán hàng
với tổng chi phí thấp nhất.
Mua hàng là hoạt động nghiệp vụ kinh doanh của doanh nghiệp sau khi xem xét, tìm hiểu
về các nhà cung cấp để cùng đàm phán, thỏa thuận các điều kiện mua bán, thanh toán và
các nghiệp vụ giao nhạn, vận chuyển,… để cho lượng hàng hóa mua vào của doanh
nghiệp đủ về số lượng, chất lượng, kịp thời theo tiến độ sản xuất kinh doanh tương ứng
với chi phí mua thấp nhất Vai trò:
- Mua hàng nhằm tạo ra tiền đề vật chất cho hoạt động bán hàng: Các doanh nghiệp muốn
bán hàng ra thị trường thì phải có tiền đề vật chất tức là phải có hàng hóa, nguyên nhiên
vật liệu. Mua hàng sẽ giúp cho doanh nghiệp có hàng hóa trong tay từ đó bán ra thị
trường. Với chức năng mua đi bán lại doanh nghiệp luôn mong muốn phấn đấu để mua
được hàng với chi phí thấp nhất, có thể thỏa mãn tốt nhu cầu của khách hàng, đáp ứng
một cách tốt nhất nhu cầu của khách hàng để thu hút khách hàng về phía mình. Mục đích
kinh doanh của doanh nghiệp là tìm kiếm lợi nhuận tối đa do đó phải tính đến mua hàng
với số lượng lớn và giá cả hợp lý tránh tình trạng hàng thừa hay thiếu đều không tốt cho
hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
- Mua hàng góp phần nâng cao khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp trên thị trường:
Điều này thể hiện chi phí mua hàng của doanh nghiệp (bao gồm cả giá mua hàng của
doanh nghiệp và những chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng của doanh nghiệp như
chi phí đặt hàng, chi phí vận chuyển…) sẽ làm cho giá đầu vào trên một đơn vị cao và từ đó làm cho giá bán cao.
- Mua hàng đảm bảo có đủ lượng hàng bán ra cho khách hàng theo đúng yêu cầu của họ:
Mục đích của doanh nghiệp là phải làm sao để khách hàng cảm thấy hài lòng về sản
phẩm của mình để thu hút khách hàng. Khách hàng là người cuối cùng bỏ tiền túi ra để
mua sản phẩm của doanh nghiệp, là người quyết định sự tồn tại của doanh nghiệp hay
không. Cho nên có khách hàng thì doanh nghiệp mới có được doanh thu và thu được lợi
nhuận. Mua hàng phù hợp với yêu cầu của khách hàng, phù hợp với yêu cầu kinh doanh
giúp cho hoạt động kinh doanh thương mại tiến hành thuận lợi, kịp thời, đẩy nhanh được
tốc độ lưu chuyển hàng hóa, tạo điều kiện giữ chữ tín và nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Mua hàng là một trong những khâu quan trọng nhằm thúc đẩy quá trình sản xuất, lưu
thông hàng hóa, tạo ra lợi nhuận trong kinh doanh, nâng cao đời sống cán bộ công nhân
viên, tạo điều kiện tiếp thu khoa học kỹ thuật
* Khái niệm quản trị mua hàng
Quản trị mua hàng là quá trính hoạch định, tố chức, lãnh đạo và kiểm soát hoạt động mua
hàng của doanh nghiệp sản xuất nhằm đáp ứng nhu cầu sản xuất của doanh nghiệp
Quản trị mua hàng là quản trị bằng các bước công vệc như xác định như cầu, tìm và lựa
chọn nhà cung cấp, theo dõi và kiểm tra việc giao nhận, đánh giá kết quả mua hàng nhằm
đạt được các mục tiêu đã xác định
Vai trò của quản trị mua hàng:
- Đảm bảo đủ số lượng, chất lượng, đúng thời điểm hàng hóa cần thiết để phục vụ quá
trình bán ra. Với doanh nghiệp thương mại là doanh nghiệp mua đi – bán lại. Do vậy, vai
trò tạo đầu vào của quá trình mua hàng là vô cùng quan trọng. Quản trị mua hàng tốt,
nghĩa là doanh nghiệp luôn đủ số hàng hóa với chất lượng tốt và đúng thời điểm cho việc bán sản phẩm ra.
- Đảm bảo mua hàng hóa với chi phí thấp, tạo điều kiện cho lợi nhuận gia tăng. Việc
quản trị hàng hóa tốt kéo theo việc lựa chọn được nhà cung ứng chất lượng, thương lượng
được những mức giá tốt để giá thành đầu vào cho sản phẩm là thấp nhất. Mặt khác, quản
trị mua hàng tốt giúp doanh nghiệp luôn mua số lượng hàng hóa vừa đủ để bán ra. Nghĩa
là số hàng hóa dự trữ không quá thấp tránh tình trạng thiếu hàng, và không quá cao tránh việc tồn kho lớn.
1.2 Quy trình mua hàng
Quy trình mua hàng của doanh nghiệp cần trải qua nhiều bước với nhiều bộ phận, người
phụ trách trao đổi, phê duyệt thông tin. Quy trình này ở mỗi doanh nghiệp sẽ có những
điểm riêng được áp dụng phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp. Về cơ bản, quy trình
mua hàng có thể gồm các bước như sau:
Bước 1: Xác định nhu cầu mua
Ở giai đoạn này của quy trình mua hàng, doanh nghiệp sẽ xác định các hàng hóa hoặc
dịch vụ cần mua để giải quyết một vấn đề cụ thể nào đó cho công ty.
Doanh nghiệp có nhu cầu mua hàng hoa sẽ thông báo tới các phòng ban chuyên trách,cụ
thể là phòng mua hàng. Các trường hợp mua hàng cần biết:
- Mua theo KPI kế hoạch đã có sẵn
- Mua theo nhu cầu phát sinh thực tế phát sinh
Mỗi mặt hàng, dịch vụ sẽ có yêu cầu, tiêu chuẩn khác nhau. Doanh nghiệp cần xác định
các yêu cầu đối với đơn đặt hàng cụ thể để tránh mua nhầm hàng hóa, dịch vụ không cần
thiết. Bên cạnh đó cũng cần làm rõ về giới hạn ngân sách chi cho hàng hóa, dịch vụ. Điều
này sẽ giúp nhân viên mua hàng đánh giá và lựa chọn được nhà cung cấp đáp ứng yêu cầu đơn hàng.
Ngoài việc xác định những yêu cầu hiện tại, các nhà quản lý cần phải xem xét các kế
hoạch phát triển sản phẩm mới của doanh nghiệp bằng cách tiếp cận và tương tác với các
nhóm phát triển sản phẩm để triển khai kế hoạch để có thể chủ động trong việc triển khai
kế hoạch tìm nguồn cung ứng phù hợp với sự phát triển của sản phẩm.
Bước 2: Tìm kiếm và đánh giá nhà cung cấp
Đưa ra những tiêu chí về nguồn cung ứng, những tiêu chí này thường được xác định bởi
các khách hàng bên trong và bên ngoài doanh nghiệp, 3 tiêu chí chung cho các sản phẩm
thường sẽ là đặc điểm của sản phẩm, chất lượng, chi phí và hiệu suất giao hàng. Mỗi tiêu
chí sẽ chiếm tỷ trọng khác nhau và một số tiêu chí có thể được thêm vào đối với từng loại sản phẩm nhất định.
Chiến lược tìm nguồn cung ứng cần được triển khai dựa trên mục tiêu của doanh nghiệp.
Mục tiêu của doanh nghiệp có thể là tối ưu chi phí, nguồn lực hay luôn đảm bảo được
nguồn hàng chất lượng. Và các nhà quản lý mua hàng cần dựa vào đó để ra quyết định
cho chiến lược mua hàng của mình.
Sau khi đã xác định những tiêu chí và chiến lược chọn nguồn cung, tiếp theo các nhà
quản lý cần chọn ra danh sách các nhà cung cấp có khả năng đáp ứng những tiêu chí của
doanh nghiệp. Nguyên tắc để lựa chọn nhà cung cấp vào danh sách lựa chọn là trước hết
nhà cung cấp đó phải có năng lực đáp ứng yêu cầu, nhu cầu của doanh nghiệp. Mặt khác,
chi phí nhà cung cấp đưa ra cần nằm trong khoảng ngân sách doanh nghiệp. Việc lên
danh sách đúng các nhà cung cấp có thể giải quyết bài toán cung ứng ngay từ đầu sẽ giúp
doanh nghiệp có thêm đa dạng các lựa chọn để tìm được nhà cung cấp tốt nhất.
Tiếp theo là bộ phận mua hàng sẽ nhận các báo giá từ các nhà cung cấp. Từ các báo giá
của nhà cung cấp bộ phận mua hàng sẽ so sánh các thông tin sau:
- So sánh báo giá và các điều kiện mua hàng cùng một mặt hàng của các nhà cung cấp khác nhau
- So sánh báo giá mới với báo giá cũ cho cùng một mặt hàng của các nhà cung cấp khác nhau
- So sánh về chất lượng, thương hiệu của nhà cung cấp
Trên cơ sở những thông tin thu thập được, tiến hành
- Xử lý, phân tích, đánh giá ưu, nhược điểm của từng nhà cung cấp.
- So sánh với tiêu chuẩn đặt ra, trên cơ sở đó lập danh sách những nhà cung cấp đạt yêu cầu.
Đến thăm các nhà cung cấp, thẩm định lại những thông tin thu thập được.
Chọn nhà cung cấp chính thức
Trưởng bộ phận cung ứng phải theo dõi, kiểm tra và đánh giá thường xuyên các hoạt
động của các nhà cung ứng trong quá trình cung ứng để đảm bảo rằng các nhà cung ứng
đã được phê duyệt liên tục duy trì và đáp ứng được các yêu cầu của công ty. Cơ sở của việc đánh giá là:
- Kết quả theo dõi kiểm tra sản phẩm của nhà cung ứng.
- Năng lực cung cấp: thời gian giao hàng, số lượng, xử lý các tình huống không phù hợp,..
- Tiến hành đánh giá lại các nhà cung cấp theo định kỳ.
Bước 3: Đàm phán và ký kết hợp đồng
Sau khi hoàn tất việc phê duyệt, trưởng bộ phận cung ứng tiến hành tiếp xúc, thương thảo
và soạn thảo hợp đồng (hoặc đơn đặt hàng) với nhà cung ứng. Nội dung hợp đồng căn cứ
vào nhu cầu và khả năng thực tế của hai bên.
Để tiến hành lập hợp đồng/đơn đặt hàng, doanh nghiệp cần ghi nhận các thông tin về báo
giá, điều khoản thanh toán, lịch giao hàng và gửi chúng đến cho nhà cung cấp để ký kết hợp đồng.
Trong khi đó, đàm phán là một quá trình hết sức quan trọng trước khi quyết định lập đơn
hàng. Mục đích của quá trình đàm phán chính là xác định chủng loại đặc điểm hàng hóa,
giá cả và các chính sách giá cả, ph ơng thức thanh toán và thời gian thanh toán. Bởi vì
đàm phán là một quá trình quan trọng nên doanh nghiệp cần phải lựa chọn nhân viên
tham gia đàm phán với trình độ chuyên môn tốt, khả năng giao tiếp nhạy bén…giúp
doanh nghiệp đạt được kết quả đàm phán tốt.
Hoàn thành quá trình đàm phán, doanh nghiệp sẽ tiến hành lập đơn hàngbằng việc tiến
hành ký kết hợp đồng thu mua. Hợp đồng chính là cơ sở để doanh nghiệp và nhà cung
cấp cùng nhau thực hiện hoạt động thu mua.
Sau khi hợp đồng được ký kết sẽ cần chuyển đến các bộ phận liên quan để tiến hành theo
dõi cụ thể và chi tiết: kế toán sẽ theo dõi thanh toán, công nợ; bộ phận kho sẽ theo dõi
quá trình nhập hàng về kho.
Bước 4: Giao nhận hàng hóa
Khi chuẩn bị tới thời điểm giao nhận hàng hóa, nhà quản trị bộ phận thu mua cần nhắc
nhở các bên liên quan để có phương án chuẩn bị và tiếp nhận. Mặc dù qúa trình giao nhận
hàng được thực hiện căn cứ theo quy định trên hợp đồng những nhân viên thu mua phải
thường xuyên đôn đốc, nhắc nhở nhà cung cấp giao hàng đúng thời gian để tránh tình
trạng làm ảnh hưởng đến tiến độ quá trình sản xuất của doanh nghiệp.
Bộ phận cung ứng có trách nhiệm chịu trách nhiệm theo dõi toàn bộ quá trình mua hàng,
chủ trì cùng các đơn vị liên quan nghiệm thu hàng hóa mua vào.
Ngoài ra, doanh nghiệp còn cần phải theo dõi xem quá trình giao hàng có được thực hiện
đúng theo những quy định trên hợp đồng thu mua với nhà cung cấp không với những tiêu
chí về số lượng, chủng loại, chất lượng, thời gian, chi phí bằng phương pháp đối chiếu
hợp đồng thu mua với các biên bản giao nhận hàng hóa, kiểm tra hàng hóa được giao đến
có đúng với số lượng và chủng loại trên hợp đồng hay không, chất lượng hàng hóa đạt
yêu cầu hay không, nếu hàng bị hỏng hoặc có vấn đề khác thì cần báo ngay cho nhà cung
cấp và từ chối nhận hàng.
Tùy theo đối tượng hàng hóa, dịch vụ mua vào có nhiều hình thức nghiệm thu như:
nghiệm thu giai đoạn, nghiệm thu trước khi nhập kho nghiệm thu trước khi lắp đặt,
nghiệm thu giai đoạn, nghiệm thu tổng thể, nghiệm thu trong thời gian bảo hành. Việc
nghiệm thu phải căn cư vào đơn hàng và hợp đồng đã ký. Việc nghiệm thu phải được ghi
chép đầy đủ vào Biên bản kiểm tra chất lượng hàng hóa vật tư thiết bị nhập kho.
Nếu đã kiểm tra và đạt các yêu cầu chỉ tiêu về hàng hóa, doanh nghiệp và nhà cung cấp
sẽ hoàn thành biên bản giao nhận và chuyển chứng từ đến các bên có liên quan như bộ
phận thu mua, kế toán, nhà cung cấp. Đến đây thì quá trình làm việc với nhà cung cấp kết thúc.
Bước 5: Nhập kho và thanh toán
Sau khi đã hoàn thành quá trình giao nhận, hàng hóa đáp ứng đủ yêu cầu sẽ tiếp tục được
thực hiện thủ tục nhập kho hoặc chuyển hàng hóa tới trực tiếp các bộ phận liên quan. Quá
trình này cần có sự tham gia của bộ phận thu mua và trưởng các bộ phận khác nhằm hoàn
thành biên bản giao nhận trong nội bộ doanh nghiệp và cũng là quá trình để các trưởng bộ
phận kiểm tra lại hàng hóa một lần nữa trước khi thực hiện các bước thanh toán và đánh
giá nhà cung cấp. Bộ phận kế toán sau khi nhận được đầy đủ chứng từ và hồ sơ sẽ tiến
hành thanh toán cho nhà cung cấp theo thời gian quy định.
Đồng thời doanh nghiệp cần tiến hành đánh giá chất lượng nhà cung cấp, đây là cơ sở để
doanh nghiệp tiến hành các quá trình thu mua tiếp theo. Nếu nhà cung cấp thỏa mãn tất
cả các chỉ tiêu đặt ra phù hợp với nhu cầu sản xuất kinh doanh, như vậy có nghĩa là nhà
cung cấp có hiệu quả. Mặt khác, nếu nhà cung cấp không thể thỏa mãn các chỉ tiêu đồng
thời mắc phải những sai sót thì nhà cung cấp được yêu cầu khắc phục hoặc doanh nghiệp
sẽ tiến hành tìm kiếm nhà cung cấp mới. Ngoài ra còn cần phải đánh giá tất cả các bộ
phận có liên quan tham gia vào quá trình thu mua để làm rõ trách nhiệm của mỗi bộ phận
và cải thiện chất lượng thu mua của doanh nghiệp.
1.3 Các phương thức mua hàng
* Căn cứ vào quy mô mua hàng
- Mua hàng theo nhu cầu: Là hình thức mua hàng trong của doanh nghiệp thương mại
trong đó khi doanh nghiệp cần mua hàng với số lượng bao nhiêu thì sẽ tiến hành mua bấy
nhiêu tức là mỗi lần mua hàng chỉ mua vừa đủ nhu cầu bán ra của doanh nghiệp trong
một thời gian nhất định. Để có được quyết định lượng hàng sẽ mua trong từng lần, doanh
nghiệp phải căn cứ vào diễn biến thị trường, tốc độ tiêu thụ sản phẩm và xem xét lượng
hàng thực tế của doanh nghiệp. + Ưu điểm:
• Cơ sở để xác định nhu cầu mua hàng đơn giản.
• Lựơng tiền bỏ ra cho từng lần mua hàng là không lớn nên giúp cho doanh nghiệp
thu hồi vốn nhanh và do mua bao nhiêu bán hết bấy nhiêu nên lựơng hàng hoá dự trữ ít.
• Quá trình mua hàng diễn ra nhanh chóng, thuận lợi nên giúp cho doanh nghiệp
tránh đựơc những rủi ro do biến động về giá hay do nhu cầu về hàng hoá thay đổi,
giảm thiểu những thiệt hại do các yếu tố khác gây ra.
+ Nhược điểm: Vì lựơng hàng mua về ít chỉ đủ bán ra ở mức độ bình thường nên nếu việc
nhập hàng bị trễ hay hàng bán chạy hơn mức bình thừơng thì doanh nghiệp có nguy cơ thiếu hàng.
- Mua hàng theo số lượng lớn: lựơng hàng mua một lần nhiều hơn nhu cầu bán ra của
doanh nghiệp trong một thời gian nhất định trên cơ sở dự đoán nhu cầu trong một khoản
thời gian nhất định nào đó. Dựa vào một số căn cứ ta có thể xác định được số lượng hàng
tối ưu cần nhập bởi vậy ta biết rằng tổng chi phí cho việc nhập hàng sẽ nhỏ nhất khi chi
phí lưu trữ hàng hoá bằng với chi phí mua hàng. + Ưu điểm:
• Chi phí mua hàng có thể giảm được và doanh nghiệp có thể nhận được những ưu
đãi của các nhà cung cấp.
• Cẩn thận trong lựa chọn các nhà cung cấp uy tín nên ít gặp rủi ro khi nhập hàng + Nhược điểm
• Phải sử dụng một lượng vốn hàng hoá lớn điều này gây ra những khó khăn tài
chính cho doanh nghiệp, làm giảm hiệu quả sử dụng vốn của doanh nghiệp
• Chi phí bảo quản, bảo hiểm hàng hoá lớn. • Rủi ro cao.
* Căn cứ vào hình thức mua
- Tập trung thu mua: Những doanh nghiệp có quy mô lớn thường có những bộ phận
chuyên trách thu mua theo nhóm hàng, mặt hàng. Phương pháp thu mua này có ưu điểm
là tiết kiệm được chi phí nhưng nó có nhược điểm là mua bán tách rời nhau, nhiều khi
mua hàng về không bán được vì không phù hợp với nhu cầu của người tiêu dùng.
- Phân tán thu mua: Trong điều kiện doanh nghiệp kinh doanh cho từng quầy hàng, họ
phải tự lo vốn và nguồn hàng kinh doanh. Ưu điểm của phương pháp này là nắm chắc
được nhu cầu, thị trường mua và bán gắn liền nhau. Nhược điểm là số lượng mua bán ít,
giá cả cao, chi phí thu mua tăng.
- Liên kết thu mua phân tán tiêu thụ: Đây là hình thức mà các doanh nghiệp nhỏ thường
áp dụng do điều kiện vốn ít, một số cửa hàng liên kết với nhau cùng thu mua hàng hoá,
sau đó phân phối lại cho các cửa hàng tiêu thụ. Ưu điểm của hình thức mua hàng này là
do mua nhiều nên mua được giá thấp, tiết kiệm được chi phí vận chuyển trên một đơn vị
hàng hoá, chi phí đi lại của bộ phận thu mua và một số chi phí khác liên quan. Nhưng
cũng có nhược điểm là do mua nhiều nên phải chi phí bảo quản, hao hụt tăng, tốc độ chu chuyển vốn chậm.
* Căn cứ vào thời hạn tín dụng
- Mua đến đâu thanh toán đến đó (mua thanh toán ngay) theo phương thức này thì khi
nhận được hàng hoá do bên bán giao thì doanh nghiệp phải làm thủ tục thanh toán cho bên bán
- Mua giao hàng trước: sau khi bên bán giao hàng cho doanh nghiệp, doanh nghiệp đã
nhận được hàng hoá sau một thời gian doanh nghiệp mới phải thanh toán lô hàng đó.
- Mua đặt cọc trước nhận hàng sau: sau khi kí hợp đồng mua bán hàng hoá với nhà cung
cấp doanh nghiệp phải trả một khoản tiền (có thể là một phần lô hàng hay toàn bộ giá trị
của lô hàng) đến thời hạn giao hàng bên bán sẽ tiến hành giao hàng cho bên mua.
* Căn cứ theo nguồn hàng:
- Mua trong nước: Đây là hình thức mua mà mọi hoạt động mua của doanh nghiệp được
tiến hành trong phạm vi một quốc gia. Nguồn hàng đó được sản xuất trong nước.
- Mua từ nước ngoài (nhập khẩu): Đây là hình thức doanh nghiệp mua hàng từ nước
ngoài về để phục vụ cho việc kinh doanh ở trong nước. 2. Đặt hàng 2.1. Khái niệm
• Đặt hàng
Đặt hàng là một lời đề nghị xuất phát từ phía người mua được đưa ra dưới hình
thức đặt hàng, có thể là cho một loại hàng hóa đang có sẵn tại cửa hàng, hoặc đặt trước
một mặt hàng nào đó. Với việc đặt hàng, người mua nêu cụ thể về hàng hóa định mua và
tất cả những nội dung họ yêu cầu bao gồm: tên hàng, tính chất (màu sắc, kích thước...), số
lượng, thời gian giao hàng... Ngoài ra, hai bên có thể thỏa thuận thêm các điều khoản phụ
và đi đến thống nhất về các điều kiện của đơn hàng.
• Đơn đặt hàng
Đơn đặt hàng là giấy tờ dùng để xác minh các vấn đề đặt hàng số lượng lớn đúng
thời gian và chất lượng dịch vụ trong trao đổi giao dịch. Đơn đặt hàng thường dùng trong
các doanh nghiệp thương mại, sản xuất hay cá nhân cần mua bán hàng hoá, sản phẩm với
mức giá quy định hay số lượng rõ ràng có ràng buộc về pháp lý. Đơn đặt hàng cũng có
thể là văn bản mà bên mua gửi cho bên bán với mong muốn được bên bán cung cấp mặt hàng nhất định.
• Quản lý đơn đặt hàng
Quản lý đơn hàng là quy trình liên quan đến các công việc theo dõi tình trạng
đơn hàng và xử lý tất cả các công đoạn để hoàn tất đơn hàng bao gồm những công việc
như: lấy hàng, đóng gói, vận chuyển và xử lý sau bán hàng.
Mỗi doanh nghiệp sẽ lựa chọn hình thức quản lý đơn hàng khác nhau tuỳ thuộc
vào quy mô và tính chất hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp/cửa hàng. Có 4 hình
thức quản lý đơn hàng bao gồm:
- Quản lý trực tiếp: hình thức chia nhân viên thành những nhóm nhỏ phụ trách các
đơn hàng của khách dưới sự giám sát của trưởng nhóm.
- Quản lý theo chức năng: hình thức phân chia nhân viên theo bộ phận chức năng
phụ thuộc vào tính chất tổ chức.
- Quản lý theo sản phẩm: hình thức quản lý theo nhóm sản phẩm được phân loại.
- Quản lý theo địa lý: hình thức quản lý chia khách hàng thành nhóm theo từng khu
vực để đưa ra phương pháp quản lý phù hợp nhất.
2.2. Quá trình đặt hàng
● Xác định sản phẩm cần đặt hàng
Đầu tiên, người mua cần phải xác định được nhu cầu về một sản phẩm hay dịch vụ mà họ
cần nhà cung cấp đáp ứng. Đánh giá nhu cầu tổng quan của doanh nghiệp, từ đó có thể
đưa dự đoán được số lượng mua sản phẩm (dịch vụ) cần thiết cho hoạt động kinh doanh và vận hành.
● Tạo ra yêu cầu mua hàng
Tiếp theo đó, bạn cần phải tạo ra yêu cầu mua hàng – tài liệu nội bộ công ty được phát
hành để bộ phận mua hàng theo dõi hàng hóa được đặt. Một khi yêu cầu mua hàng này
được thông qua bởi quản lý được ủy quyền, đơn đặt hàng sẽ bắt đầu được tạo ra.
● Tạo ra đơn đặt hàng và chờ phê duyệt từ người bán
Với những thông tin đã được xác định trước đó, đơn đặt hàng sẽ được phát hành và gửi
đến người bán để duyệt. Bằng cách này, hai bên sẽ cùng kiểm tra và xác nhận các thỏa
thuận, điều kiện, thông tin chính xác để có thể sửa chữa kịp thời.
● Người bán xem xét đơn hàng
Một khi người bán nhận được đơn đặt hàng, họ có thể tiến hành thực hiện kiểm tra hàng
tồn kho nhằm chắc chắn khả năng đáp ứng nguồn hàng và khả năng vận chuyển hàng đến
người mua đúng thời hạn thỏa thuận.
● Đơn hàng được thực hiện
Sau khi đã xác nhận mọi thông tin cần thiết, người bán sẽ chấp lệnh mua hàng, tạo ra
ràng buộc pháp lý cho cả hai bên. Vì vậy, mối quan hệ kinh doanh giữa người mua và
người bán chính thức có hiệu lực.
● Đảm bảo đơn hàng giao đúng hạn
Cuối cùng, người bán sẽ thực hiện trách nhiệm của mình, chuẩn bị hàng hóa hoặc dịch vụ
như thỏa thuận. Cùng tại giai đoạn này, người bán cũng sẽ lập hóa đơn cho người mua
với số lượng hàng hóa đã được chỉ định và đảm bảo việc giao hàng đúng hạn như đã cam kết.
2.3. Hình thức đặt hàng
• Đặt hàng qua thư
Mọi giao dịch giữa công ty và khách hàng đều thông qua thư gửi qua đường bưu điện.
• Đặt hàng qua điện thoại
Là cách thức tìm kiếm và cung cấp đầy đủ thông tin đặt hàng của khách hàng thông qua
gọi điện thoại với bên bán. Với cách thức này, bộ phận bên bán sẽ có trách nhiệm ghi
chép lại thông tin khách hàng và lên đơn hàng, đảm bảo thời gian giao hàng đúng hạn
nhằm gia tăng độ uy tín, cũng như sự tin tưởng của đôi bên.
• Đặt hàng qua các trang mạng (mail, các hình thức trực tuyến khác)
Là cách thức liên lạc và cung cấp thông tin đặt hàng cho bên nguồn cung ứng bằng hình
thức gửi mail hoặc đặt trực tiếp tại các sàn thương mại. Đây là nơi diễn ra vô số các hoạt
động giao dịch trực tuyến, nó là cách thức đơn giản hóa việc đặt hàng cũng như bán hàng
tạo sự thuận tiện, nhanh gọn cho người mua lẫn người bán.
PHẦN 2: HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG VÀ ĐẶT HÀNG CỦA CÔNG TY VINAMILK
1. Giới thiệu công ty
Vinamilk là tên gọi tắt của Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam (Vietnam Dairy
Products Joint Stock Company) một công ty sản xuất, kinh doanh sữa và các sản phẩm từ
sữa cũng như thiết bị máy móc liên quan tại Việt Nam. Công ty là doanh nghiệp hàng đầu
của ngành công nghiệp chế biến sữa, hiện chiếm lĩnh phần lớn thị phần sữa tại Việt Nam.
Ngoài việc phân phối mạnh trong nước với mạng lưới 400 nhà phân phối và gần 250.000
điểm bán hàng phủ đều 63 tỉnh thành, sản phẩm Vinamilk còn được xuất khẩu sang nhiều
nước Mỹ, Pháp, Canada, Ba Lan, Đức, khu vực Trung Đông, Đông Nam Á...
Sau hơn 40 năm ra mắt người tiêu dùng, đến nay Vinamilk đã xây dựng được 8 nhà máy,
1 xí nghiệp và đang xây dựng thêm 3 nhà máy mới, với sự đa dạng về sản phẩm,
Vinamilk hiện có trên 200 mặt hàng sữa tiệt trùng, thanh trùng và các sản phẩm được làm từ sữa.
Tính theo doanh số và sản lượng, Vinamilk là nhà sản xuất sữa hàng đầu tại Việt
Nam. Danh mục sản phẩm của Vinamilk bao gồm: sản phẩm chủ lực là sữa nước và sữa
bột; sản phẩm có giá trị cộng thêm như sữa đặc, yoghurt ăn và yoghurt uống, kem và phô
mai. Vinamilk cung cấp cho thị trường một những danh mục các sản phẩm, hương vị và
qui cách bao bì có nhiều lựa chọn nhất.
Từ khi bắt đầu đi vào hoạt động năm 1976, Công ty đã xây dựng hệ thống phân
phối rộng nhất tại Việt Nam và đã làm đòn bẩy để giới thiệu các sản phẩm mới như nước
ép, sữa đậu nành, nước uống đóng chai và café cho thị trường.
Phần lớn sản phẩm của Công ty cung cấp cho thị trường dưới thương hiệu
“Vinamilk”, thương hiệu này được bình chọn là một “Thương hiệu Nổi tiếng” và là một
trong nhóm 100 thương hiệu mạnh nhất do Bộ Công Thương bình chọn. Vinamilk cũng
được bình chọn trong nhóm “Top 10 Hàng Việt Nam chất lượng cao” từ năm 1995 đến năm 2019.
Hiện tại Công ty tập trung các hoạt động kinh doanh vào thị trường đang tăng
trưởng mạnh tại Việt Nam. Đa phần sản phẩm được sản xuất tại chín nhà máy với tổng
công suất khoảng 570.406 tấn sữa mỗi năm. Công ty sở hữu một mạng lưới phân phối
rộng lớn trên cả nước, đó là điều kiện thuận lợi để chúng tôi đưa sản phẩm đến số lượng
lớn người tiêu dùng.Sản phẩm Công ty chủ yếu được tiêu thụ tại thị trường Việt Nam và
cũng xuất khẩu sang các thị trường nước ngoài như Úc, Campuchia, Irắc, Philippines và Mỹ. TẦM NHÌN
“Trở thành biểu tượng niềm tin số một Việt Nam về sản phẩm dinh dưỡng và sức khỏe
phục vụ cuộc sống con người “ SỨ MỆNH
“Vinamilk cam kết mang đến cho cộng đồng nguồn dinh dưỡng tốt nhất, chất lượng nhất
bằng chính sự trân trọng, tình yêu và trách nhiệm cao của mình với cuộc sống con người và xã hội” GIÁ TRỊ CỐT LÕI Chính trực
Liêm chính, Trung thực trong ứng xử và trong tất cả các giao dịch. Tôn trọng
Tôn trọng bản thân, tôn trọng đồng nghiệp. Tôn trọng Công ty, tôn trọng đối tác. Hợp tác trong sự tôn trọng. Công bằng
Công bằng với nhân viên, khách hàng, nhà cung cấp và các bên liên quan khác. Tuân thủ
Tuân thủ Luật pháp, Bộ Quy Tắc Ứng Xử và các quy chế, chính sách, quy định của Công ty. Đạo đức
Tôn trọng các tiêu chuẩn đã được thiết lập và hành động một cách đạo đức.
2. Hoạt động mua hàng của Vinamilk
2.1. Cơ cấu tổ chức và phòng ban mua hàng của Vinamilk
Phòng phụ trách mua hàng hóa, nguyên vật liệu là phòng cung ứng điều vận (phát triển
vùng nguyên liệu với nhiệm vụ:
- Xây dựng chiến lược, phát triển các chính sách, quy trình cúng ứng và điều vận
- Thực hiện mua sắm, cúng cấp toàn bộ nguyên vật liệu, vật tư kỹ thuật.
- Thực hiện công tác xuất nhập khẩu cho toàn công ty, cập nhật và vận dụng chính
xác, kịp thời các quy định, chính sách liên quan do nhà nước ban hành.
- Dự báo nhu cầu về thị trường giúp xây dựng kế hoạch sản xuất nội địa và xuất khẩu hiệu quả.
- Nhận đơn đặt hàng của khách hàng, phối hợp chuyển cho Xí nghiệp Kho vận. Phối
hợp với nhân viên Xí nghiệp Kho vận theo dõi công nợ của khách hàng.
Như vậy có thể thấy, cơ cấu tổ chức của Vinamilk ủng hộ mua hàng tập trung, các
nguyên vật liệu cần thiết cho toàn bộ doanh nghiệp sẽ được mua tại cùng một thời điểm
và sau đó được gửi đến cho các phòng ban hay các dây chuyền sản xuất khi cần sử dụng chúng.
2.2. Quy trình mua hàng của Vinamilk
Việc kiểm soát quá trình thu mua hàng hóa, dịch vụ gắn liền với việc quản lý một
phần lớn chi phí của vinamilk. Hàng hóa, dịch vụ mua vào liên quan trực tiếp đến hiệu
quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, khối lượng hàng hóa, dịch vụ mua về là một
nhân tố quyết định cúa các mức dự trữ hàng tồn kho. Mặt khác, việc đầu tư vào hàng tồn
kho là một nhân tố chủa yếu đánh giá được lợi tức trên vốn đầu tư. Do đó, kiểm soát quy
trình mua hàng và thanh toán tiền hàng cần đước công ty Vinamilk quan tâm thích đáng.
Bộ phận mua hàng sẽ phụ trách việc lập kế hoạch mua nguyên vật liệu. Bộ phận
mua hàng sẽ sử dụng các đơn đặt hàng của khách hàng do bộ phận bán hàng nhận được
và gửi đến thống kê kho hàng ngày để xác định nguyên liệu thô nào dưới mức tồn kho an toàn cuối cùng
Quy trình mua hàng của công ty được thực hiện theo sơ đồ sau:
Khi co nhu cầu về hàng hóa, dịch vụ, vâth tư kỹ thuật thì bộ phận có nhu cầu sẽ
tiến hành lập phiếu xin mua hàng hợc phiếu xin mua hàng khẩn (được áp dựng trong
trường hợp các mặt hàng , diichj vụ phải cung cấp ngay trong ngày hoặc ngày hôm sau
của ngày đề nghị). Phiếu xin mua hàng phải có đầy đủ chữ kí của các bộ phận.
Bộ phận phụ trách vật tư tiếp nhận được phiếu xin mua hàng từ các bộ phận có
nhu cầu, tiến hành liên hệ với nhà cung cấp đối với hàng hóa và dịch vụ đáp ứng yêu cầu
sau đó xem xét, đánh giá lựa chọn nhà cung cấp. Tất cả các giao dịch hàng hóa, dịch vụ
mua vào trong toàn công ty đều phải tuân thủ “Quy trình chọn nhà cung cấp và ký kết
hợp kinh tế” cụ thể như sau:
1. Kiểm tra mẫu hàng hóa và giới thiệu dịch vụ 2. Chào giá/ mời thầu
3. Duyệt chọn nhà cung cấp
4. Ký kết hợp đồng kinh tế 5. Nhận hàng/ Nghiệm thu
2.3. Quyết định tự sản xuất - thuê ngoài của Vinamilk
2.3.1. Tự sản xuất
Vinamilk cũng đầu tư trang trại chăn nuôi bò sữa, phát triển vùng nguyên liệu _
giảm bớt tỷ lệ nguyên liệu bột sữa nhập khẩu và tăng cường các nguồn cung cấp sữa tươi
(ước tính 10.000 con bò ở 5 trang trại lớn chủ chốt của Vinamilk đáp ứng 40% nhu cầu
nguồn nguyên liệu của công ty năm 2012)
Đầu tư tạo nguồn nhân lực tri thức cao, đội ngũ lao động lành nghề, được đào tạo
bài bản và thường xuyên. Đồng thời thiết bị và công nghệ sản xuất hiện đại đạt chuẩn
quốc tế, ứng dụng tốt CNTT trong toàn bộ hệ thống.
2.3.2. Đối tác cung cấp thuê ngoài
Khâu cung ứng đầu vào của công ty sữa Vinamilk gồm: nguồn nguyên liệu nhập
khẩu và nguồn nguyên liệu thu mua từ các hộ nông dân nuôi bò nông trại nuôi bò trong nước.
Vinamilk tiếp tục duy trì chiến lược ưu tiên lựa chọn những nguồn cung cấp
nguyên liệu từ những khu vực có nền nông nghiệp tiên tiến có tiêu chuẩn và yêu cầu về
đảm bảo chất lượng an toàn thực phẩm cao.
Nguyên liệu sữa nhập khẩu có thể được nhập thông qua trung gian. Hoặc tiến hành
nhập khẩu trực tiếp rồi được chuyển đến nhà máy sản xuất. Các nguồn cung cấp nguyên
liệu chính hiện nay của Vinamilk là Hoa Kỳ, New Zealand và châu Âu.
Các hộ nông dân nuôi bò nông trại nuôi bò có vai trò cung cấp nguyên liệu sữa
đầu vào cho sản xuất thông qua trạm thu gom sữa. Sữa được thu mua từ các nông trại
phải luôn đạt được các tiêu chuẩn về chất lượng được ký kết giữa công ty Vinamilk và
các nông trại sữa nội địa.
Các trung tâm thu mua sữa tươi có vai trò thu mua nguyên liệu sữa tươi từ các hộ
nông dân nông trại nuôi bò. Và thực hiện cân đo khối lượng sữa kiểm tra chất lượng sữa
bảo quản và vận chuyển đến nhà máy sản xuất. Trung tâm sẽ cung cấp thông tin cho hộ
nông dân về chất lượng giá cả và nhu cầu khối lượng nguyên vật liệu. Đồng thời trung
tâm thu mua sẽ thanh toán tiền cho các hộ nông dân nuôi bò.
Sữa tươi nguyên liệu phải luôn đạt được các tiêu chuẩn về chất lượng được ký kết
giữa các công ty Vinamilk và các nông trại sữa nội địa. Sữa tươi nguyên liệu phải trải qua
quá trình kiểm tra gắt gao khi tiếp nhận các chỉ tiêu:
• Cảm quan: thơm ngon tự nhiên, đặc trưng của sữa tươi, không có bất kỳ mùi vị nào.
• Đảm bảo chất khô chất béo lớn hơn • Độ tươi • Độ acid • Chỉ tiêu vi sinh
• Hàm lượng kim loại nặng
• Thuốc trừ sâu, thuốc thú y
• Nguồn gốc (không sử dụng sữa của bò bệnh)
2.4. Chính sách lựa chọn, đánh giá và phát triển nhà cung cấp của Vinamilk
2.4.1. Tiêu chí lựa chọn, đánh giá và phát triển nhà cung cấp của Vinamilk
Có 7 yếu tố cơ bản Vinamilk cần xem xét để đưa ra quyết định lựa chọn nhà cung cấp:
1. Chi phí/liên quan giá: Chi phí nguyên vật liệu và chi phí nhân công rẻ
2. Chất lượng: Nhà cung cấp nước ngoài có bằng sáng chế cho các sản phẩm
sữa, việc truy xuất và đánh giá chất lượng từng nguyên vật liệu được cải tiến
thông qua việc kiểm soát ngày sản xuất tại từng nhà cung cấp.
3. Phân phối, giao hàng: Có mạng lưới phân phối rộng trên toàn cầu, giao hàng nhanh.
4. Tính linh hoạt: Khả năng thích ứng của nhà cung cấp trong việc cung cấp sản phẩm
cho Vinamilk khi các điều kiện liên quan thay đổi. Cạnh tranh lành mạnh, bình đẳng vì
mục tiêu kinh doanh chung và đưa ra thái độ cương quyết với những hành vi phi luật
pháp hoặc phi đạo đức trong cạnh tranh.
5. Trách nhiệm với môi trường: 100% nhà cung cấp dịch vụ xử lý chất thải có giấy phép hành nghề.
6. Ứng dụng công nghệ: Ứng dụng công nghệ 4.0 trong cung ứng sản phẩm.
7. Yếu tố liên quan tới hoạt động kinh doanh: Nhà cung cấp phải tôn trọng Bộ Quy
Tắc Ứng Xử cũng như đạo đức kinh doanh, tuân thủ pháp luật và đảm bảo rằng những
sản phẩm và dịch vụ cung cấp cho Vinamilk.
2.4.2 Các nhà cung cấp của Vinamilk
Khi nói đến mua hàng trong các công ty sản xuất như công ty cổ phần sữa Việt
Nam là phải nói tới nguyên vật liệu vì nó chiếm phần lớn trong quá trình sản xuất. Nguồn
nguyên vật liệu sử dụng nội địa: sữa bò tươi thu mua từ các hộ nông dân nuôi bò có nông
trại trong nước, đường tinh luyện, dầu thực vật, đậu nành hạt, café hạt… Nguồn nguyên
liệu nhập khẩu: sữa bột, dầu bơ… Danh sách một số nhà cung cấp nguyên vật liệu chính cho Công ty: ST Nguyên liệu Nhà cung cấp T 1 Sữa bột các loại Hoogwert Newzealand Milk Products Olam International Ltd. 2 Sữa tươi
Trung tâm bò giống Tuyên Quang Hộ nông dân 3 Đường
Công ty thực phẩm công nghệ TP.HCM Công ty đường Biên Hòa
Công ty liên doanh mía đường Nghệ An
Công ty mía đường Bourbon Tây Ninh Olam International Ltd. Itochu Corporation 4 Thiếc các loại Titan Steel Co.
Công ty Perstima Bình Dương
Các nhà cung cấp lớn của Vinamilk
Theo Báo cáo phát triển bền vững của Vinamilk năm 2020, Vinamilk đang có tới
hơn 500 nhà cung cấp trên toàn cầu, với tổng giá trị giao dịch với các nhà cung cấp là 30,270 tỷ đồng.
Đối với nguyên liệu sữa tươi từ các nông trại nuôi bò thì quy trình thu mua sữa của
công ty Vinamilk diễn ra như sau:
- Với kế hoạch phát triển các trang trại mới, công ty sẽ đưa tổng số đàn bò của
Vinamilk từ các trang trại và của các nông hộ lên khoảng 160.000 con vào năm
2017, khoảng 200.000 con vào năm 2020. Với sản lượng nguyên liệu sữa dự kiến
đến năm2020 sẽ tăng lên hơn gấp đôi là 1500 – 1800 tấn/ngày.
- Trong bối cảnh biến động toàn cầu vì Covid-19, bên cạnh sức mạnh nội tại của
Công ty, sự góp sức từ mạng lưới Đối tác toàn diện đã giúp Vinamilk chủ động và
linh hoạt thích ứng với bối cảnh mới, giữ vững chuỗi cung ứng, đảm bảo sản xuất
kinh doanh liên tục, vượt qua khó khăn từ dịch bệnh và giữ vững con tàu
Vinamilk, ghi nhận tăng trưởng đương trong năm 2020.
2.4.3 Một số chính sách của Vinamilk trong việc đánh giá, phát triển và duy trì mối
quan hệ với nhà cung cấp
• Trong năm 2020, Vinamilk đang duy trì tương tác với 5.457 hộ chăn nuôi và 83 trạm trung chuyển.
• Tổ chức các chương trình tư vấn cải thiện chất lượng sữa cho 265 hộ chăn nuôi
chăn nuôi và chở nước ngọt hỗ trợ các khu vực bị hạn mặn tại Bến Tre, Tiền Giang, Long An
• Thực hiện các chương trình hỗ trợ gọt móng bò cho 79 hộ chăn nuôi
• Ngoài ra, trong quá trình hoạt động của mình, Vinamilk sẽ ưu tiên đồng hành các
nhà cung cấp, đối tác có cùng quan điểm và có các chính sách, cam kết rõ ràng,
minh bạch về trách nhiệm xã hội.
2.5. Đánh giá họat động mua hàng và quản lý mua hàng của vinamilk 2.5.1. Ưu điểm
- Về phòng ban mua hàng: Việc lựa chọn cơ cấu tổ chức mua hàng tập trung, kết
hợp giữa tự sản xuất và thuê ngoài các nguồn nguyên liệu đầu vào giúp cho Vinamilk
giảm thiểu được chi phí sản xuất, đáp ứng được chất lượng của nguồn nguyên liệu đầu
vào, hạn chế được khả năng thiếu nguồn nguyên liệu hoặc nguồn nguyên liệu không đủ
đáp ứng, hoặc chậm trễ khi vận chuyển. Giao hàng số lượng lớn giúp cắt giảm chi phí
giao hàng và chi phí nhân lực trong việc dỡ và xếp hàng vào các kho. Các hoạt động của
phòng ban thu mua được tiêu chuẩn hóa, bỏ qua các sự lặp lại trong nguồn lực và chi phí.
- Về lựa chọn, đánh giá nguồn cung đầu vào: Việc áp dụng công nghệ khoa học
kỹ thuật, kiểm duyệt khắt khe nguyên liệu cung đầu vào giúp đảm bảo chất lượng của
nguồn sữa. Nguồn cung ứng đầu vào của Vinamilk được quản lý chặt chẽ trong việc đầu
tư vào các trang trại chăn nuôi bò sữa, chủ động nguồn nguyên liệu sữa tươi. Sữa bò được
thu mua từ nông dân Việt Nam, qua nhiều khâu kiểm tra tại các trạm thu mua, trung
chuyển. Có đội ngũ chuyên viên hỗ trợ bà con nông dân về kỹ thuật nuôi bò, thức ăn, vệ
sinh chuồng trại, cách vắt sữa, cách bảo quản và thu mua sữa,… Sữa tươi nguyên liệu sau
khi được thu mua và trữ lạnh trong các xe bồn, khi đến nhà máy lại được kiểm tra nhiều