-
Thông tin
-
Hỏi đáp
Kỹ năng đàm phán, soạn thảo hợp đồng trong kinh doanh | Đại học Tây Đô
Hợp đồng kinh doanh là hợp đồng được ký kết giữa các chủ thể kinh doanh với nhau hoặc với các bên có liên quan để triển khai hoạt động kinh doanh của mình. Hợp đồng trong kinh doanh là sự thỏa thuận giữa các thương nhân với nhau hoặc giữa thương nhân với một bên không phải là thương nhân trong việc xác lập.
Môn: Quản Trị Kinh Doanh (QTKD) 69 tài liệu
Trường: Đại học Tây Đô 170 tài liệu
Thông tin:
Tác giả:
Preview text:
TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÂY ĐÔ BÀI GIẢNG
KỸ NĂNG ĐÀM PHÁN, SOẠN THẢO
HỢP ĐỒNG TRONG KINH DOANH
TS Trần Văn Thắng
Trường Đại học Tây Đô
CẦN THƠ – 2023 1 BÀI 1 2
KỸ NĂNG ĐÀM PHÁN HỢP ĐỒNG
TRONG KINH DOANH
I- HỢP ĐỒNG TRONG KINH DOANH
1.1. Khái niệm hợp đồng trong kinh doanh
Hợp đồng kinh doanh là hợp đồng được ký kết giữa các
chủ thể kinh doanh với nhau hoặc với các bên có liên quan để
triển khai hoạt động kinh doanh của mình.
Hợp đồng trong kinh doanh là sự thỏa thuận giữa các
thương nhân với nhau hoặc giữa thương nhân với một bên
không phải là thương nhân trong việc xác lập, thay đổi hoặc
chấm dứt quyền và nghĩa vụ của các bên trong hoạt động kinh doanh.
là sự thoả thuận bằng văn bản, tài liệu giao dịch giữa các bên ký kết về
việc thực hiện công việc sản xuất, trao đổi hàng hoá, dịch vụ, nghiên cứu, ứng
dụng tiến bộ khoa học – kỹ thuật và các thoả thuận khác có mục đích kinh
doanh với sự quy định rõ ràng quyền và nghĩa vụ của mỗi bên để xây dựng và
thực hiện kế hoạch của mình.
Hợp đồng kinh doanh là một dạng hợp đồng dân sự do các
chủ thể kinh doanh tiến hành nhằm mục tiêu lợi nhuận.
Hợp đồng kinh doanh có các dấu hiệu sau:
1) Bên trong quan hệ hợp đồng là chủ thể kinh doanh, là
các tổ chức, cá nhân được cấp giấy chứng nhận đăng kí kinh
doanh để tiến hành các hoạt động kinh doanh thu lợi nhuận;
2) Hợp đồng được ký kết để phục vụ cho hoạt động kinh
doanh của bên chủ thể kinh doanh;
1.2. Đặc điểm của hợp đồng trong kinh doanh
Quan hệ kinh doanh được xác lập và thực hiện thông qua
hình thức pháp lý chủ yếu là hợp đồng. Hợp đồng trong kinh
doanh có bản chất của hợp đồng nói chung, là sự thỏa thuận
nhằm xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt các quyền và nghĩa vụ
trong quan hệ thương mại. 3
Về mặt pháp lý, hợp đồng trong kinh doanh pháp lý được xác định trên
cơ sở quy định của Bộ luật Dân sự về hợp đồng, nên hợp đồng trong kinh doanh
được coi là một dạng cụ thể của hợp đồng dân sự.
Có thể xem xét hợp đồng kinh doanh trong mối liên hệ với hợp đồng dân
sự. Nhiều vấn đề về hợp đồng trong kinh doanh được điều chỉnh bởi pháp luật
vê hợp đồng dân sự, như: Giao kết hợp đồng, hợp đồng vô hiệu và xử lý hợp
đồng vô hiệu… Bên cạnh đó, xuất phát từ yêu cầu của hoạt động thương mại,
một số vấn đề về hợp đồng trong kinh doanh được quy định trong pháp luật
thương mại có tính chất là sự phát triển tiếp tục những quy định của luạt dân sự
về hợp đồng (như chủ thể, hình thức, quyền và nghĩa vụ của các bên, chế tài và
giải quyết tranh chấp hợp đồng...). Với tư cách là hình thức pháp lý của quan hệ
thương mại, hợp đồng trong kinh doanh có những đặc điểm nhất định để nhận
biết và phân biệt với các loại hợp đồng khác.
Thứ nhất, về bản chất hợp đồng trong kinh doanh là hợp đồng dân sự,
được thiết lập trên cơ sở tự nguyện, bình đẳng.
Thứ hai, về chủ thể: Hợp đồng trong kinh doanh được thiết
lập giữa các chủ thể là thương nhân. Theo quy định của Luật
Thương mại, thương nhân bao gồm tổ chức kinh tế được thành
lập hợp pháp, cá nhân hoạt động thương mại một cách độc lập,
thường xuyên và có đăng ký kinh doanh. Nhưng, dù chủ thể
hợp đồng kinh doanh là tổ chức hay cá nhân thì yêu cầu quan
trọng là họ đều phải có đăng ký kinh doanh. Thương nhân là
chủ thể của hợp đồng kinh doanh, thương mại có thể là thương
nhân Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài.
Thứ ba, về hình thức: Hợp đồng trong kinh doanh có thể
được thiết lập dưới hình thức văn bản, lời nói hoặc bằng hành vi
cụ thể của các bên giao kết. Trong những trường hợp nhất định,
pháp luật bắt buộc các bên phải thiết lập hợp đồng kinh doanh
bằng hình thức văn bản (Hợp đồng mua bán hàng hoá quốc tế,
hợp đồng dịch vụ khuyến mại, quảng cáo, hội chợ, triển lãm
thương mại,...). Luật Thương mại cho phép các bên hợp đồng có
thể thay thế hình thức thức văn bản bằng các hình thức khác có
giá trị pháp lý tương đương. Các hình thức có giá trị tương
đương văn bản bao gồm điện báo, telex, fax, thông điệp dữ liệu. 4
Thứ tư, về nội dung và mục đích của hợp đồng kinh doanh:
Là mục đích tối cao của các bên trong hợp đồng kinh doanh là lợi nhuận.
1.3. Phân loại hợp đồng trong kinh doanh
Theo Điều 402 Bộ luật Dân sự năm 2015, hợp đồng gồm các loại chủ yếu sau:
– Căn cứ vào mối liên hệ về quyền và nghĩa vụ giữa các bên chủ thể tham
gia, hợp đồng được chia thành hợp đồng song vụ và hợp đồng đơn vụ:
+ Hợp đồng song vụ là hợp đồng mà mỗi bên đều có
nghĩa vụ đối với nhau.
+ Hợp đồng đơn vụ là hợp đồng mà chỉ một bên có nghĩa vụ.
– Căn cứ vào sự phụ thuộc lẫn nhau về hiệu lực giữa các hợp đồng, chia
thành hợp đồng chính và hợp đồng phụ:
+ Hợp đồng chính là hợp đồng mà hiệu lực không phụ
thuộc vào hợp đồng phụ.
+ Hợp đồng phụ là hợp đồng mà hiệu lực phụ thuộc vào hợp đồng chính
– Căn cứ vào chủ thể được hưởng lợi ích từ hợp đồng, hợp đồng chia
thành hợp đồng vì lợi ích của người thứ ba và hợp đồng vì lợi ích của các bên:
+ Hợp đồng vì lợi ích của người thứ ba là hợp đồng mà các bên giao
kết hợp đồng đều phải thực hiện nghĩa vụ và người thứ ba được
hưởng lợi ích từ việc thực hiện nghĩa vụ đó.
+ Hợp đồng vì lợi ích của các bên là hợp đồng mà các bên
đều có quyền và nghĩa vụ và đều được hưởng lợi ích từ hợp đồng này.
– Hợp đồng có điều kiện là hợp đồng mà việc thực hiện
phụ thuộc vào việc phát sinh, thay đổi hoặc chấm dứt một sự kiện nất định.
* Phân loại hợp đồng trong kinh doanh theo đối tượng
Tùy theo từng tiêu chí mà người ta có thể phân chia hợp đồng trong kinh
doanh thành nhiều loại khác nhau, phổ biến nhất là phân chia theo đối tượng, nội dung hợp đồng.
- Hợp đồng mua bán hàng hóa: Hợp đồng mua bán hàng hóa thông
thường; hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế (xuất khẩu, nhập khẩu, tạm nhập 5
tái xuất, tạm xuất tái nhập, chuyển khẩu) và hợp đồng mua bán hàng hóa qua Sở
giao dịch hàng hóa (hợp đồng kỳ hạn, hợp đồng quyền chọn).
- Hợp đồng dịch vụ bao gồm: hợp đồng trong các hoạt động xúc tiến
thương mại, trung gian thương mại, các hoạt động thương mại cụ thể khác; các
hợp đồng cung ứng dịch vụ chuyên ngành (hợp đồng dịch vụ tài chính, ngân
hàng, bảo hiểm, đào tạo, du lịch...); hợp đồng gia công hàng hoá; hợp đồng dịch
vụ; hợp đồng chuyển giao công nghệ; hợp đồng đại lý; hợp đồng môi giới; hợp
đồng thuê tài ản
- Một số hợp đồng dân sự khác: hợp đồng thuê tài sản; hợp đồng gửi giữ
tài sản; hợp đồng vận tải, kho bãi; hợp đồng bảo hiểm; hợp đồng dịch vụ quảng
cáo; hợp đồng giao nhận thầu xây lắp; hợp đồng chuyển nhượng dự án khu đô
thị mới, khu nhà ở, dự án hạ tầng kỹ thuật khu công nghiệp;...).
- Hợp đồng sản xuất kinh doanh: Hợp đồng hợp tác kinh doanh.
Trong thực tiễn áp dụng pháp luật, việc phân loại hợp đồng có ý nghĩa
nhất định, bởi qua việc phân loại hợp đồng sẽ xác định những đặc điểm chung
và riêng của từng nhóm hợp đồng, và từ đó góp phần nâng cao hiệu quả trong
quá trình điều chỉnh các quan hệ hợp đồng.
II- KỸ NĂNG ĐÀM PHÁN HỢP ĐỒNG TRONG KINH DOANH
1.2. Đàm phán hợp đồng trong kinh doanh
Đàm phán hợp đồng trong kinh doanh là quá trình trao đổi, thảo luận
giữa các bên trên cơ sở nguyên tắc tự do ý chí, nhằm đạt được thỏa thuận thống
nhất về nội dung của hợp đồng kinh doanh, bao gồm quyền và
nghĩa vụ của các bên trong hợp đồng, giá cả, cách thức thanh
toán, thời gian thanh toán và các thông tin khác liên quan đến
giao dịch kinh doanh; cuối cùng là đi đến ký kết hợp đồng.
Nội dung của đàm phán hợp đồng là các điều khoản hợp đồng được mỗi
bên đưa ra để tìm kiếm sự nhất trí.
Quá trình này thường được thực hiện bởi các cấp quản lý
doanh nghiệp nhằm đưa ra những luận điểm thuyết phục đối
tác của mình đồng ý với các điều khoản trong các thương vụ.
Kết quả lý tưởng của tiến trình này là hai bên sẽ đạt được một
thỏa thuận mà hai bên cùng có lợi.
Đàm phán thực chất là quá trình đòi hỏi sự tham gia một cách tự nguyện,
thiện chí của các bên liên quan. Các bên lấy lợi ích kinh tế nhất định đạt được 6
làm mục đích cơ bản, giá cả/giá trị là hạt nhân của đàm phán. Kết quả đàm phán
giải quyết các xung đột về lợi ích (kinh tế) của các bên.
2.2. Kỹ năng đàm phán hợp đồng trong kinh doanh
Đàm phán là một trong số những nhiệm vụ quan trọng bậc nhất đối với
một nhà quản lý doanh nghiệp, được coi là một phương tiện cơ bản để đạt được
những gì mà mình mong muốn dựa trên lợi ích đối ứng của đối phương. Một
cuộc đàm phán được gọi là thành công khi hai bên đều đồng ý trên những điều
khoản, nghĩa vụ và trách nhiệm của mình để đạt được những mục tiêu đã đặt ra.
Một nhà đàm phán kinh doanh giỏi phải là người luôn linh hoạt trong
đàm phán. Người đó phải có phản xạ ứng xử nhanh nhạy và phải là người biết
lắng nghe, lịch sự và có thể đem lại cảm giác dễ chịu cho đối tác. Song, đồng
thời cũng phải biết tranh luận, thuyết phục bằng cách biết hé lộ, đưa ra những
thông tin có vẻ là bí mật đối với người khác.
Một cuộc đàm phán được gọi là thành công khi tất cả các bên đều đạt
được mục đích giới hạn của mình dựa trên các thỏa thuận về quyền và nghĩa
vụ. Mục tiêu của cuộc đàm phán chính là chìa khóa quyết định thành công.
Chính vì thế trước bất cứ một cuộc đàm phán hay thương lượng nào, bạn cần
xác định rõ và cụ thể nhất mục tiêu đặt ra cho mình.
Tuy nhiên, đôi khi để đi tới sự thống nhất giữa các bên thì đòi hỏi phải có
sự điều chỉnh và nhượng bộ trong giới hạn nhất định. Trong đàm phán tất sẽ có
mâu thuẫn khi mà các bên đều muốn đạt được kết quả tốt nhất cho mình, làm
sao để dung hòa được mâu thuẫn đó mà không bị mất đi quá nhiều lợi ích phụ
thuộc rất lớn tới kỹ năng và nghệ thuật đàm phán của nhà kinh doanh.
Kỹ năng đàm phán không chỉ thể hiện trên bàn đàm phán, mà còn yêu cầu các yếu tố sau đây:
Thứ nhất: Sự chuẩn bị cho đàm phán: Ai sẽ tham gia đàm phán? nhiệm vụ
và vai trò của mỗi người như thế nào?
Người đàm phán trung bình: Chỉ nghĩ đến hiện tại.
Người đàm phán giỏi: Là người đàm phán có tầm nhìn xa, luôn cân nhắc,
nghĩ đến mục đích lâu dài trong tương lai.
Thứ hai: Xây dựng chiến lược đàm phán. Chiến lược đàm phán nào sẽ
được chọn? Chiến lược áp đặt, chiến lược mặc cả, chiến lược chiếu dưới. 7
Thứ ba: Các phương án thay thế. Việc tham gia vào bàn đàm phán đòi hỏi
cần phải có nhiều phương án thay thế để đảm bảo khi đối tác đưa ra các yêu cầu
khác nhau thì bên này cũng phải có giải pháp đáp ứng phù hợp. Việc đưa ra các
phương án, hay các kịch bản khác nhau với mức độ nhượng bộ và điều kiện hợp
đồng là cần thiết để đảm bảo tính thiện chí, nhưng cũng đạt tới hiệu quả mà ban
lãnh đạo yêu cầu. Nếu vượt quá giới hạn đã đặt ra trong kịch bản thì việc đàm
phán coi như thất bại. Nên xác định những “lằn ranh đỏ” cho việc chấp nhận và từ bỏ bàn đàm phán.
Trong thực tế, các nhà đàm phán thường quá chú trọng việc đàm phán mà quên xem xét những
phương án thay thế cho cuộc đàm phán đó. Hiểu được giá trị của phương án thay thế tốt nhất có ý nghĩa đặc biệt quan trọng.
Thứ tư: Tìm hiểu thông tin về đối tác, về đối thủ cạnh tranh, về thị trường,
về giá cả, về năng lực tiêu thụ, về các điểm yếu và điểm mạnh của đối tác.
Thứ năm: các vấn đề khác, như tài liệu mang theo khi đi đàm phán, địa điểm, thời gian.
2.3. Vai trò của kỹ năng đàm phán hợp đồng trong kinh doanh
Thực tế đã chứng minh, trong nhiều trường hợp kỹ năng
đàm phán tốt sẽ mang lại kết quả tốt đẹp cho người kinh doanh
trong các lĩnh vực khác nhau.
Kinh doanh là một thương trường cạnh tranh gay gắt giữa
các đối thủ. Mọi người kinh doanh đều hướng đến mục đích là
bán được nhiều sản phẩm nhất, mang lại doanh thu cao và lợi
nhuận nhiều nhất có thể.
Thực hiện kỹ năng đàm phán giúp cho các bên đàm phán hiểu nhau
hơn, là cơ sở đẫn đến đàm phán thành công.
Kỹ năng đàm phán giúp giảm thiểu đối đầu, tăng đối thoại giữa các bên.
Giải quyết mâu thuẫn có thể nảy sinh trong quá trình đàm phán. 8
Kỹ năng đàm phán giúp người kinh doanh ký kết được hợp đồng với đối tác.
Kỹ năng đàm phán tạo ra cơ hội thực hiện nhiều công việc
kinh doanh, giúp kết nối các doanh nghiệp với người dùng.
2.4. Các kỹ năng cơ bản về đàm phán hợp đồng trong kinh doanh
2.4.1. Các kỹ năng trong giai đoạn chuẩn bị đàm phán hợp đồng
Kỹ năng đàm phán trong kinh doanh thành công phụ thuộc nhiều vào giai
đoạn chuẩn bị, có ảnh hưởng quan trọng đến kết quả đàm phán. Trong giai đoạn
này, cần thực hiện một số việc dưới đây:
● Tìm hiểu, nắm bắt thông tin về đối tác (tư cách, mục đích, khả năng,...)
Trong nghệ thuật đàm phán trong kinh doanh, nếu hiểu rõ đối tác của
mình, ta sẽ gặp thuận lợi hơn trong việc đề ra được các phương án đối phó để
dành được nhiều lợi ích hơn về phía mình. Vì vậy, nên đầu tư thời gian và công
sức của mình để tìm hiểu thật kỹ điểm mạnh, điểm yếu của đối tác, để có thể đề
ra chiến lược đàm phán phù hợp.
- Tư cách của đối tác kinh doanh thế nào? Công ty cổ phần, Công ty trách
nhiệm hữu hạn, công ty tư nhân, doanh nghiệp nhà nước,…
- Mục đích kinh doanh của đối tác? + Trong ngắn hạn. + Trong dài hạn.
- Khả năng kinh doanh của đối tác ra sao (về tài chính, về lĩnh vực kinh
doanh, về thị phần, vị trí trong lĩnh vực/ngành).
Như vậy, càng nắm được nhiều thông tin chính xác càng có cơ hội đạt
được kết quả như mong muốn.
● Đề ra mục tiêu đàm phán
Đàm phán là để các bên đều đạt được mục đích mà mình hướng đến. Do
đó, trước khi đàm phán các bên cần phải xác định mục tiêu chung để đàm phán
rõ ràng. Mục tiêu đàm phán có thể là các mục tiêu cao nhất, thấp
nhất, trọng tâm; dự thảo hợp đồng, nội dung các điều khoản 9
cần đàm phán (yêu cầu tối đa, yêu cầu tối thiểu, những nhượng
bộ có thể phải thực hiện, những đòi hỏi đổi lại cho mỗi nhượng bộ đó…).
● Liệt kê danh sách những vấn đề có thể ảnh hưởng đến cuộc đàm phán giữa hai bên đối tác.
Cần dự liệu trước những vấn đề đối tác có thể đưa ra, các bên khó thương
lượng, có thể ảnh hưởng đến quá trình đàm phán: giá cả, thời gian, địa điểm thực hiện,…
● Thiết lập những giới hạn mong muốn, mục tiêu thương lượng của doanh nghiệp đối tác.
Phải xác định rõ mục tiêu của cuộc thương lượng đàm phán hợp đồng;
giới hạn có thể cho mỗi vấn đề đưa ra.
● Đánh giá lại những điểm mạnh, điểm yếu cũng như nguồn lực của doanh nghiệp mình.
● Đưa ra và tự giải quyết một số giả thiết về mong muốn của đối tác.
● Dự liệu trước một số giả thiết mà đối tác có thể đưa ra.
● Tiếp xúc trước khi đàm phàn:
- Tạo không khí tiếp xúc: Hai bên có thể bàn về sở thích hay những vấn
đề liên quan trước khi đi vào vấn đề chính để tạo ra bầu không khí thoải mái.
- Tạo niềm tin: Điều quan trọng nhất trong hợp tác kinh doanh chính là sự
tin tưởng. Vì vậy, bạn cần tạo cho đối phương thấy rằng, mình là người nhất
quán, đáng tin cậy để mọi việc được thuận lợi.
- Thăm dò đối tác: Để quá trình đàm phán được thuận lợi, bạn nên quan
sát thái độ, cử chỉ và lời nói của đối tác để hiểu được mong muốn của họ, thăm
dò thiện ý hợp tác của họ. 10
- Điều chỉnh chiến lược: Nếu kế hoạch mà bạn xây dựng từ trước không
mang lại hiệu quả trong tình hình thực tế thì bạn nên ứng biến linh hoạt sao cho phù hợp.
2.4.2. Các kỹ năng trong giai đoạn đàm phán hợp đồng
Kỹ năng đàm phán là một trong những kỹ năng quan trọng
nhất trong công việc để giúp các bên đạt được các thỏa thuận
thống nhất; là tập hợp của các kỹ năng mềm như thương lượng, hợp tác, lập kế hoạch, giao tiếp.
Trong đàm phán, những bất đồng ý kiến có thể dẫn đến những kết quả bất
lợi, làm cho đàm phán không đạt được kết quả như mong muốn. Trong trường
hợp này, những người có kỹ năng đàm phán thương lượng phải bắt tay vào giải
quyết tình huống này và đưa ra những thỏa hiệp để cả hai bên đều cảm thấy hài lòng.
Sau quá trình chuẩn bị kỹ và đầy đủ những nội dung cần thiết cho đàm
phán, chúng ta có thể tự tin bước vào đàm phán. Người đàm phán cần bước vào
vòng đàm phán với một tâm lý hoàn toàn thoải mái, tránh gây không khí căng thẳng trong đàm phán.
Thông thường việc đàm phán thường diễn ra trên cơ sở bản dự thảo hợp
đồng. Hai bên sẽ thảo luận lần lượt từng điều khoản một; điều khoản nào mà hai
bên đồng ý thì sẽ thông qua nhanh; những điều khoản nào quan trọng thì hai bên
cần đàm phán cẩn thận, kỹ càng hơn, dành thời gian nhiều hơn.
Trong quá trình đàm phán, khi bên đối tác không đồng ý về vấn đề nào đó
thì người đại diện đàm phán cần tìm hiểu nguyên nhân, đồng thời đề nghị phía
đối tác đưa ra quan điểm của họ. Người đám phán sẽ xem xét trên cơ sở mục
tiêu, phương hướng đã đặt ra từ trước của công ty mình: Có thể nhượng bộ được
hay không? Có thể chấp nhận được được yêu cầu của phía đối tác hay không?
Chấp nhận ở mức độ nào.
Những vấn đề trong quá trình đàm phám mà hai bên còn chưa thống nhất
được thì có thể gác lại đàm phán sau, đề xuất phương án giải quyết, tìm ra
phương án tối ưu mà hai bên có thể chấp nhận được.
Trong quá trình đàm phán, cần được thực hiện thông qua các kỹ năng dưới đây.
a) Kỹ năng tự chủ, chủ động, kiềm chế cảm xúc và xác định các nội
dung hợp đồng 11
Tự chủ trong đàm phán là tự làm chủ bản thân, kiềm chế cảm xúc của bản
thân trong đàm phán, không bị cảm xúc chi phối hành vi của mình.
Kỹ năng này đòi hỏi người đàm phán phải thể hiện được sự bình tĩnh, tự
tin, mạch lạc trong việc trình bày các ý kiến và đi kèm các cơ sở để tránh việc
đối tác hiểu sai ý mình. Bên cạnh đó, cũng cần phải lắng nghe đối tác, hiểu
mong muốn của họ để dung hòa lợi ích cho hai bên. Cần phải tự chủ, chủ động
trong đàm phán để không rơi vào tình trạng bị lép vế hay bị đối tác thao túng.
Có như vậy thì mới có chính kiến của mình trước những ý kiến của đối tác.
Để đi đến đàm phán thành công, người đàm phán cần
trang bị khả năng kiểm soát cảm xúc. Đàm phán về những vấn
đề nhạy cảm có thể gây ra sự khó chịu nhất định, một khi
buông lỏng cảm xúc sẽ khiến tình tình trở nên tệ hơn. Từ đó
dẫn đến những kết quả tiêu cực. Chẳng hạn, khi thỏa thuận với
nhà cung cấp, bạn đang cảm thấy khó chịu vì họ quyết không
giảm giá. Tuy nhiên, hãy tránh bộc lộ rõ ràng và hãy giữ bình tĩnh bằng mọi giá.
Kiềm chế cảm xúc là yếu tố tiên quyết giúp mang đến thành công cho bạn
trong mọi lĩnh vực kể cả đàm phán trong kinh doanh. Bất kỳ ai tham gia đàm
phán cũng muốn nhận về cho mình nhiều lợi ích, nhưng nếu không bình tĩnh xử
lý chúng ta sẽ chỉ nhận lại những thiệt hại và khiến cho tình hình trở nên tồi tệ
hơn. Vì vậy, hãy cố gắng kiềm chế cảm xúc của mình dù đang bế tắc hay kết
quả của cuộc đàm phán không tốt bởi chuyện gì cũng sẽ có cách giải quyết.
b) Cử chỉ, thái độ, động tác của người đàm phán
Điều quan trọng trong khi đàm phán đó là những cử chỉ,
thái độ và động tác trên cơ thể của người đàm phán.
Giọng nói và cách trình bày của người đàm phán tạo ấn
tượng và thu hút đối tác.
Gương mặt rạng rỡ, thái độ tích cực sẽ luôn nhanh chóng
gây được thiện cảm với đối tác, từ đó giúp bạn dễ dàng đàm
phán trong kinh doanh một cách thành công. 12
Điều quan trọng hơn hết đó là thái độ xem trọng đối tác
của bạn, tất cả đều sẽ được thể hiện qua giọng điệu và cách
nói, hãy để đối tác đàm phán cảm nhận được sự chân thành,
tôn trọng và nghiêm túc từ người đàm phán.
c) Kỹ năng lắng nghe
Khi đàm phán kinh doanh, người đàm phán cần lắng nghe
đối tác một cách cẩn thận, tránh hiểu sai khi đối tác trình bày.
Người đàm phán phải luôn kiểm soát được hành động và
lời nói của mình. Đây cũng được xem là cách tốt nhất giúp
người đàm phán hiểu được người đang đối diện với mình là ai,
họ ở vị trí nào và họ đang quan tâm, mong muốn điều gì nhất ở bạn.
Người đàm phán cần tập cho mình kỹ năng đặt câu hỏi để
kích thích đối tác đàm phán của mình nói chuyện. Khi đó ta
không quên lắng nghe, ghi chép.
d) Kỹ năng quan sát đối tác
Trong quá trình diễn ra đàm phán, nên chú ý đến cử chỉ, thái độ và lời nói
của đối tác, thay vì chỉ nói về bản thân để việc hiểu được đối tác dễ dàng hơn.
Cần lắng nghe ý kiến đối tác một cách thiện chí.
Dưới đây là một số động tác, cử chỉ, thái độ của đối tác mà người đàm phàn cần biết:
- Những động tác, cử chỉ thể hiện ưu thế và thế mạnh của đối tác đàm phán;
- Thái độ không đồng ý, tức giận và hoài nghi;
- Thái độ do dự, không chắc chắn; - Thái độ đánh giá;
- Thái độ lo lắng, bị khuất phục: 13
- Thái độ nghi ngờ, không thành thật;
- Tự tin, hợp tác và thành thật.
e) Kỹ năng giao tiếp, thuyết phục và khuất phục đối tác trong quá trình
đàm phán
Kỹ năng giao tiếp được hiểu là khả năng sử dụng phương tiện ngôn ngữ
nói hoặc ngôn ngữ cơ thể để diễn đạt suy nghĩ, ý kiến, cảm nhận một cách rõ
ràng và thuyết phục; đồng thời thúc đẩy được giao tiếp hai chiều.
Giao tiếp tốt sẽ giúp bạn chinh phục được lòng người, giúp bạn dẫn đến thành công.
Nguyên tắc khi đàm phán trong kinh doanh là không nên chỉ hướng lợi
ích về mình, nhưng cũng không nên quá nhượng bộ để đối phương được đà lấn
tới. Bởi khi bạn cho đối phương một thứ gì đó miễn phí, họ sẽ có khuynh hướng đòi hỏi thêm.
Thuyết phục là sử dụng kiến thức, dẫn chứng, lý luận… thông qua lời nói
và ngôn ngữ cơ thể nhằm làm thay đổi suy nghĩ và hành động của đối phương.
Từ đó làm cho người đối diện tin và thực hiện hành động theo mong muốn của chúng ta.
Khi đàm phán, nên giảm thiểu tối đa nguy cơ đối kháng, hơn thua giữa
hai bên để tránh làm cho mọi việc trở nên xấu hơn. Nếu hai bên không thể tìm
được tiếng nói chung thì có thể tìm đến bên thứ ba để hoà giải và phân xử.
Không vội vàng chấp nhận đề nghị: Khi bước chân vào bàn đàm phán
trong kinh doanh thì chắc chắn đối phương sẽ không đưa ra một lời đề nghị. Họ
sẽ đưa ra phương án mang lại lợi ích nhất và các phương án dự phòng khác với
lợi ích giảm dần. Vì vậy, khi đối tác đưa ra lời đề nghị tốt nhất, người đàm phán
không nên vội chấp nhận mà hãy cố gắng thuyết phục họ đưa ra các lời đề nghị
khác có lợi hơn với mình.
g) Kỹ năng trình bày, sử dụng từ ngữ một cách khôn khéo và linh hoạt
Trong quá trình đàm phán kinh doanh, người đàm phán
không bao giờ được nói là mình có quan điểm hoàn toàn khác,
mà nên chọn lọc từ ngữ một cách khéo léo hơn. 14
Người đàm phán không nên thể hiện là đối tác đã có quan
điểm sai lầm, hay cái nhìn phiếm diện.
Người đàm phán cần khéo léo khi nói về sản phẩm, dịch
vụ của mình, nhưng không nên nói là giá cả rẻ, thay vào đó hãy
nói về những tiện ích mà chỉ riêng sản phẩm dịch vụ của bạn
mới có. Vì rẻ thường đem lại ấn tượng không tốt, dễ làm người
khác lầm tưởng và suy diễn là hàng kém chất lượng.
Khi đàm phán trong kinh doanh gặp vấn đề về giá cả, hãy
linh hoạt chuyển hướng, có thể là đề nghị xem xét thêm về các
tính năng, chất lượng, hình thức hàng hóa, phương thức thanh
toán,… trước khi chúng ta tiếp tục đàm phán về giá cả.
III- CÁC NGUYÊN TẮC, HÌNH THỨC VÀ CÁC GIAI ĐOẠN ĐÁM
PHÁN HỢP ĐỒNG TRONG KINH DOANH
3.1. Nguyên tắc đàm phán hợp đồng trong kinh doanh
3.1.1. Nguyên tắc tự nguyện, bình đẳng, thiện chí, trung thực
Nguyên tắc này xuất phát từ nguyên tắc tự do cam kết, thỏa thuận và tự
do giao kết hợp đồng. Có tự do đàm phán mới có tự do giao kết hợp đồng, mới
có tự do cạnh tranh theo cơ chế thị trường.
Sự tự do đàm phán và giao kết hợp đồng là rất cần thiết nhưng không phải
là tuyệt đối, mà phải dựa trên cơ sở điều chỉnh của pháp luật và còn để bảo đảm
an toàn pháp lý cho các bên đối tác.
3.1.2. Mời đàm phán
Việc gửi lời mời và việc chấp nhận lời mời đàm phán là bước khởi đầu
của tiến trình đàm phán của các bên tham gia (bên đề nghị hoặc bên chấp nhận đề nghị).
Việc khởi động ban đầu cho việc đàm phán có thể trực tiếp hay gián tiếp
và có thể được thực hiện qua nhiều hình thức: bằng lời nói, quảng cáo trên các
phương tiện truyền thông (báo chí, phát thanh, truyền hình), tờ rơi, áp phích,
panô quảng cáo, catalogue,… 15
Lời mời đàm phán chỉ là khởi động ban đầu của một phía muốn giao
dịch, nên chưa phải và không nên hiểu lầm là một đề nghị giao kết hợp đồng.
Lời mời đàm phán thường gói gọn những thông tin có tính tổng hợp
chung, chưa thật cụ thể và cũng chưa có cam kết phát sinh quyền và nghĩa vụ
pháp lý giữa cả bên mời và bên được mời.
3.1.3. Nguyên tắc không ràng buộc trách nhiệm dân sự khi đàm phán thất bại
Không phát sinh trách nhiệm dân sự khi đàm phán bị thất bại:
Không có quy định pháp lý nào ràng buộc quá trình đàm phán phải đạt
được kết quả, nên các bên không phải chịu trách nhiệm một khi đàm phán bị thất bại.
Mỗi bên trong đàm phán có quyền từ bỏ cuộc đàm phán, ngay cả vào giờ
chót, mà không phải chịu bất cứ một trách nhiệm dân sự bồi thường cho phía
bên kia các thiệt hại về tất cả loại chi phí phát sinh trong quá trình đàm phán, cả
về thời gian và cơ hội kinh doanh bị mất đi.
Nguyên tắc tự do đàm phán và không phải chịu trách nhiệm đối với
trường hợp đàm phán thất bại được thừa nhận rộng rãi trên thế giới.
3.2. Các hình thức đàm phán hợp đồng trong kinh doanh
3.2.1. Đàm phán trực tiếp
Đàm phán trực tiếp là sự gặp gỡ mặt đối mặt giữa các bên để thỏa thuận
các điều khoản trong hợp đồng. Trong quá trình đàm phán trực tiếp thì các bên
nắm bắt được tâm lý và phản ứng của nhau một cách trực tiếp thông qua cử chỉ,
vẻ mặt, điệu bộ..., qua đó các bên có thể tác động đến quan điểm và mong muốn
của nhau bằng cách thức cụ thể để đi đến sự thống nhất chung, tìm ra giải pháp
dung hòa lợi ích của các bên. Phương thức đàm phán trực tiếp đòi hỏi chi phí
cao cho các hoạt động đón tiếp, đi lại và ăn ở của đối tác.
Phương thức đàm phán trực tiếp đẩy nhanh tốc độ giải quyết và nhiều khi
là lối thoát duy nhất cho những cuộc đàm phán qua thư tín, điện thoại, điện tử
đã kéo dài lâu chưa đạt được kết quả. Khi áp dụng phương thức này đòi hỏi nhà
đàm phán phải có một kế hoạch đàm phán khoa học, linh hoạt trong giải quyết
tình huống. Do phương thức này phải chịu chi phí cao cả về thời gian và tiền
bạc, do đó nó chỉ phù hợp cho đàm phán ký kết những hợp đồng lớn, phức tạp
cần có sự thỏa thuận chi tiết.
3.2.2. Đàm phán gián tiếp: đàm phán qua thư điện tử (điện báo, telex,
fax); đàm phán qua điện thoại 16
a) Đàm phán qua thư điện tử
Một trong những cách đàm phán đơn giản và dễ thực hiện là đàm phán
thông qua thư từ. Công việc được tiến hành thông qua việc viết thư: chào hàng,
báo giá, đặt hàng, hoàn giá, chấp nhận...
Đàm phán qua thư là phương thức trao đổi thông tin giữa các đối tác bằng
hình thức viết thư. Qua nội dung thư các bên thể hiện nguyện vọng và mong
muốn cũng như lợi ích mà các bên sẽ đạt được.
Phương thức đàm phán qua thư cho phép đàm phán được nhiều bạn hàng
nhưng lại giảm được nhiều chi phí đàm phán. Các quyết định đưa ra được cân
nhắc kỹ lưỡng vì có sự chuẩn bị trước của cả một tập thể. Tuy vậy khi tiến hành
đàm phán bằng thư cần phải chú ý đến những vấn đề sau: Bức thư cần phải
ngắn gọn, lịch sử, hành văn đơn giản, dễ hiểu, ngôn từ đơn nghĩa để tránh gây ra
sự hiểu lầm cho đối tác. Nên kiên nhẫn trả lời khách hàng về mọi vấn đề, theo
đuổi khách hàng mục tiêu bằng những bức thư liên tiếp nhằm thiết lập được mối quan hệ lâu dài.
Bên cạnh những ưu điểm trên thì việc đàm phán qua thư có hạn chế là
khó kiểm soát được ý đồ của đối tác, hơn nữa việc trao đổi bằng thư từ đòi hỏi
thời gian dài, do đó dễ mất cơ hội kinh doanh. Đàm phán bằng thư thường được
áp dụng cho các hợp đồng đơn giản, có quy mô vừa và nhỏ. Sự phát triển của
khoa học kỹ thuật và nhất là khi điều kiện gặp gỡ trực tiếp còn khó khăn, các
nhà kinh doanh còn đàm phán qua telex, fax…
b) Đàm phán qua điện thoại
Ngày nay, cùng với sự phát triển không ngừng của khoa học kỹ thuật
thông tin liên lạc thì phương thức đàm phán qua điện thoại ngày càng trở nên
phổ biến. Ưu điểm nổi bật của phương thức này là tiết kiệm được thời gian, nó
cho phép ta nắm bắt được cơ hội kinh doanh nhanh chóng. Tuy nhiên, nếu đàm
phán kinh doanh qua điện thoại thì không có gì làm bằng chứng hợp pháp cho
sự thỏa thuận của các bên. Do đó người ta thường sử dụng kết hợp đàm phán
qua điện thoại với dùng telex, fax.
Đàm phán qua điện thoại thường được sử dụng để thỏa thuận các chi tiết
nhỏ trong hợp đồng, hoặc hợp đồng kinh doanh đơn giản với quy mô nhỏ. Sự
phát triển của điện tử tin học đã làm cho quá trình đàm phán phong phú về nội
dung và hình thức. Điển hình là đàm phán qua Internet. Sự ra đời và lan truyền
với tốc độ cao của Internet đã làm thay đổi bộ mặt thế giới. Đây là phương tiện
truyền tin, nhận tin và giao dịch rất lý tưởng. Đàm phán qua mạng Internet cho
phép đàm phán đa phương, song phương với đặc điểm và thời gian trải rộng 17
toàn cầu. Qua mạng Internet giúp các bên hiểu rõ nhau, nắm được nhu cầu của
nhau. Điểm hạn chế là chi phí lớn, nhiều nhà kinh doanh và những cuộc đàm
phán nhỏ không thể thực hiện được.
Để đạt được những thành công trong đàm phán kinh doanh thì các
phương thức đàm phán trên cần được sử dụng kết hợp và bổ sung cho nhau. Khi
mở đầu quá trình giao tiếp thì nhà đàm phán nên sử dụng phương thức thư tín,
khi cần xác nhận các chi tiết một cách nhanh chóng và kịp thời thì chúng ta nên
sử dụng phương thức đàm phán qua điện thoại, điện tử còn khi muốn đạt được
kết quả nhanh chóng dứt điểm cuộc đàm phán đã kéo dài thì nên sử dụng
phương thức đàm phán trực tiếp.
3.3. Các giai đoạn đàm phán hợp đồng trong kinh doanh
2.3.1. Mở đầu quá trình đàm phán
Giai đoạn này giúp tìm hiểu đối tác một cách trực tiếp.
Tùy từng đối tác mà trước khi tiến hành đàm phán có thể bắt đầu những
vấn đề không liên quan đến cuộc đàm phán để tạo không khí thoải mái hơn trong cuộc đàm phán.
Người đàm phán cần biết tạo dựng niềm tin cho đối tác.
Trước khi tiến hành đàm phán cần thể hiện thiện chí thông qua những
hoạt động có lợi cho việc xây dựng sự tin cậy giữa hai bên.
Trước khi đàm phán cần chú ý quan sát hành vi, lời nói, cử chỉ của đối
phương từ đó đánh giá mức độ tin cậy của phía đối tác, đánh giá đối tác có phải
là người tuân thủ lời hứa hay không hay xác định mức độ thành ý của phái đối tác.
Trong trường hợp nhận được những thông tin mới chưa được tìm hiểu
trong giai đoạn chuẩn bị thì có thể điều chỉnh, thay đổi kế hoạch đàm phán nếu cần.
2.3.2. Thương lượng nội dung đàm phán
Đây là giai đoạn quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến lợi ích của doanh nghiệp. 18
Người đàm phán cần đưa ra đề nghị và lắng nghe đối tác: Cần trình bày
mạch lạc, rõ ràng các yêu cầu một cách hợp lý dựa trên các căn cứ khoa học và
lợi ích đàm phán, bên cạnh đó cần lắng nghe ý kiến của đối tác khi đàm phán.
- Ngươi đàm phán cần biết nhượng bộ, nếu cần: khi đã làm rõ các vấn đề
đàm phán, nếu lập trường của hai bên đối lập nhau thì trước hết cần phải đồng
tình với quan điểm của phía đối phương sau đó dẫn dắt để xoay chuyển ý kiến của đối tác .
Phá vỡ sự bế tắc: đối với trường hợp hai bên đều không thể nhượng bộ
đối phương thì có thể nhờ sự giúp đỡ của bên thứ ba như trung gian hòa giải
hoặc nhờ giàn xêos, phân xử tránh nguy cơ tan vỡ cuộc đàm phán.
Tiến tới thỏa thuận: đây là đích đến của cuộc đàm phán, chính vì vậy cần
phải tập trung, cố gắng sử dụng những kỹ năng thích hợp để tiến tới thỏa thuận một cách tốt nhất.
2.3.3. Kết thúc đàm phán
Sau khi kết thúc đàm phán, các bên sẽ tiến hành ký kết hợp đồng.
Trường hợp kết thúc đàm phán mà các bên không thể thỏa thuận và nhất
trí về một hoặc một số nội dung thì cuộc đàm phán thất bại. Mọi thỏa thuận đạt
được trong các phiên đàm phán trước đó không phát sinh hiệu lực đối với các
bên. Thông thường, trước khi đàm phán, dự thảo hợp đồng nên được lập và gửi
cho các bên đọc, góp ý, chỉnh sửa và không nên ký trước MỤC LỤC Trang
I. Hợp đồng trong kinh doanh 3
1.1. Khái niệm hợp đồng trong kinh doanh 3
1.2. Đặc điểm của hợp đồng trong kinh doanh 3
1.3. Phân loại hợp đồng trong kinh doanh 4 19
II. Kỹ năng đàm phán hợp đồng trong kinh doanh 6
2.1. Đàm phán hợp đồng trong kinh doanh 6
2.2. Kỹ năng đàm phán hợp đồng trong kinh doanh 6
2.3. Vai trò của kỹ năng đàm phán hợp đồng trong kinh doanh 8
2.4. Các kỹ năng cơ bản về đàm phán hợp đồng trong kinh doanh 8
III. Các nguyên tắc, hình thức và các giai đoạn đàm phán hợp đồng
trong kinh doanh 14
2.1. Nguyên tắc đàm phán hợp đồng trong kinh doanh 14
2.2. Các hình thức đàm phán hợp đồng trong kinh doanh 15
2.3. Các giai đoạn đàm phán hợp đồng trong kinh doanh 17 20