lOMoARcPSD| 40651217
Kỹ năng giao tiếp bằng thư tín 1.Khái niệm
Thư tín là một loại văn bản không mang tính chính thức, được viết với tư
cách cá nhân, được dùng để trao đổi thông tin giữa các cá nhân, tổ chức.
Vd như : Thư xin việc, Thư thôi việc, Thư ngỏ, Thư xin nghỉ phép, Thư
cảm ơn, Thư mời thầu, Thư khiếu nại, Thư thuyết phục đối tác, Thư công
tác, Thư hỏi về tình hình kinh doanh
2. Phân loại thư tín
Thư tín giao dịch hàng ngày giữa các cá nhân, tổ chức rất đa dạng. tuy
nhiên có thể phân chúng thành các loại sau:
-Loại thư từ chối: thư từ chối đơn đặt hàng, thư từ chối ứng viên/phỏng vấn
-Loại thư thuyết phục : thư bán hàng, thư chào hàng, thư xin việc
-Loại thư xã giao: thư chúc mừng, thư thăm hỏi, thư cảm mơn, chia buồn Thư thăm hỏi Ban liên
lạc Hội đồng hương và bà con Nhân dân tỉnh Quảng Trị đang sinh sống, học tập và lao lOMoARcPSD| 40651217
động tại TP Hồ Chí Minh và các tỉnh phía Nam bị ảnh hưởng bởi dịch bệnh Covid-19
3. Kết cấu của thư tín
1. Tên tổ chức (công ty, cơ quan...), địa chỉ, điện thoại, fax... phần này
được đặt ở góc phía trên, bên trái tờ giấy. Trong trường hợp tổ chức gửi
thư có biểu tượng riêng thì phần này nằm ngay dưới biểu tượng đó. | 2. Địa
danh, ngày tháng năm: phần này nằm phía trên, hơi lệch về bên phải tờ giấy.
3. Kính gửi + họ tên, chức vụ, địa chỉ của người nhận.
4. Lời chào đầu thư: tùy theo mối quan hệ và nội dung của lá thư mà chọn
lời chào đầu thư cho phù hợp.
5. Nội dung lá thư: đây là phần quan trọng nhất của lá thư. Phần này cần
trình bày rõ ràng, hấp dẫn.
6. Lời chào cuối thư: giống như lời chào mở đầu, lời chào cuối thư mang
tính phong tục, thể hiện phép lịch sự và đồng thời để kết thúc lá - Lời
chào cuối thư cần phù hợp với hoàn cảnh, lời chào đầu thư và tính chất của lá thư.
7. Chức vụ, chữ kí và họ tên của người gửi.
Ngoài ra, tùy từng trường hợp, lá thư còn có thể có thêm phần ghi chú: nêu
phụ lục kèm theo hoặc một vài điều nhắn gửi thêm (tái bút). Nguyên tắc - Nội dung rõ ràng
- Đi thẳng vào vấn đ ề - Đúng, chính xác - Đầy đủ , . - Nhất quán , - Thận trọng - Lịch sự ,
Ngoài những nguyên tắc nêu trên, khi viết thư cần lưu ý một số điểm
- Xác định rõ mục đích viết thư.
Vd: Trước khi viết một bức thư, một bức điện hay một thông báo,… bạn nên xác định
rõ ràng: Bạn viết văn bản này để làm gì? lOMoARcPSD| 40651217 - Cân nhắc những nội
dung cần viết và sắp xếp chúng theo trình tự hợp lýnhất.
- Cố gắng lường trước phản ứng của người nhận khi đọc thư.
- Lời viết tốt nhất là lối
viết tự nhiên, phù hợp hoàn cảnh.
Bạn phải xác định nguời đọc và bối cảnh liên quan, ngoại ngữ, chính trị, xã hội, luật pháp,…
- Từ ngữ và cách lập luận
phải phù hợp với trình độ nhận thức của ngườinhận. - Trong những tình huống phức tạp, nhiều nội dung cần trình bày thì
nênlập dàn ý trước để
tránh bỏ sót hoặc trùng lặp ý.
Lưu ý: Với thư tín nhiều người đọc ta càng phải cẩn thận hơn nữa. Nên chú
ý đến cấp bậc, thứ hạng và chức vụ khi sắp xếp tên. Cũng như xác định rõ
địa chỉ của người nhận. Nếu mắc sai lầm, điều đó có thể làm mất lòng một
số người và điều đó sẽ gây tổn hại cho cho ta. 4. Cách viết thư tín
Xét từ góc độ lập luận thì có 2 cách viết thư: viết theo lối diễn giải và viết theo lối quy nạp.
Viết theo lối diễn giải - Dễ mở đầu lá thư.
-Ý chính mở đầu có tác dụng cuốn hút người đọc.
- Người nhận nắm ngay nội dung chính của lá thư và có thể đọc lướt phần
sau để tiết kiệm thời gian. lOMoARcPSD| 40651217
Trong trường hợp thư mang đến tin vui thì ngay từ đầu đã tạo ra vui vẻ,
thoải mái ở người nhận và làm họ dễ chấp nhận những chi tiết được đưa ra sau đó. Viết theo lối quy nạp
Trái với thư viết theo lối diễn giải, trong thư viết theo lối quy nạp, ý chính
không được đặt ở đầu thư mà được đặt ở một đoạn thích hợp trong lá sau
khi đã đưa ra lời giải thích. -
Cho phép người nhận tiếp tục đọc hết lá thư, hiểu nội dung và lý lẽ
trìnhbày trong thư mà không bị hẫng hụt ngay từ đầu. -
Lá thư có ý nhấn mạnh lời giải thích do trình bày lý lẽ trước rồi mới đếnlời từ chối. -
Lời giải thích mở đường dần dần cho lời từ chối, do đó không gây sốccho người nhận.
Một số lỗi thường mắc khi viết thư tín
Gary Blake (1995), một chuyên gia nổi tiếng về viết thư đã liệt kê 10 lỗi có
thể mắc và xếp theo thứ tự sau: 1. Lỗi chính tả; 2. Lỗi ngữ pháp; 3. Dùng từ sai;
4. Viết quá dài, có những câu và đoạn thừa 5. Rào đón, khách sáo
6. Có những đoạn quá dài
7. Viết những câu qúa dài
8. Lựa chọn từ ngữ, cách xưng hô không phù hợp
9. Văn phong không phù hợp
10. Cách bố cục trình bày thư kém
Để tránh được những lỗi này, người viết cần nắm vững nguyên tắc viết thư,
phân tích người nhận và tình huống giao tiếp khi thực hiện viết thư.