lOMoARcPSD| 40651217 Nhóm 11:
Câu hỏi hãm thắng: dùng câu hỏi để hãm tốc độ nói của đối tượng, dùng trong trường
hợp khi người nói đang nói thao thao bất tuyệt, nói nhiều, nói nhanh hơn thông tin mà
bạn cần thu thập. Nếu ta xen vào những câu hỏi hẹp để làm sáng tỏ 1 số điểm thì có
thể hạn chế được dòng phát biểu của đối tượng. Dùng câu hỏi để kết thúc vấn đề khi
mà cần kết thúc câu chuyện mà không muốn cắt đứt với người đối thoại,bạn có thể đưa
ra câu hỏi để chuẩn bị như: “Bây giờ tôi nghĩ là chúng ta đã bàn xong công việc rồi, có phải không?”
Mục tiêu của câu hỏi hãm thắng là tạo điều kiện cho cuộc trò chuyện trở nên rõ
ràng và tập trung vào điểm quan trọng nhất.
Câu hỏi hãm thắng thường bắt đầu bằng các cụm từ như:
"Xin lỗi vì làm phiền bạn, nhưng..."
"Rất cảm ơn về thông tin bạn đã chia sẻ. Tôi có một câu hỏi cụ thể về..."
"Liệu bạn có thể giải thích thêm về điều này không?" Tình huống 1:
Một buổi họp định kỳ hàng tháng của phòng Marketing tại công ty A đã bị kéo dài thời
gian. Buổi họp bắt đầu vào lúc 9 giờ sáng nhưng từ đầu đã cho thấy có rất nhiều vấn
đề phức tạp cần được thảo luận. Các thành viên trong phòng Marketing bao gồm
Trưởng phòng, các trưởng nhóm và nhân viên khác đã tập trung để lên kế hoạch cho
các chiến dịch tiếp thị trong thời gian sắp tới.
(Đầu tiên, Trưởng phòng đã đưa ra một báo cáo chi tiết về các dự án hiện tại và các
tiến độ của chúng. Sau đó, mỗi trưởng nhóm đã trình bày kế hoạch của riêng mình cho
tháng tiếp theo. Mỗi trưởng nhóm cung cấp thông tin về chiến dịch, mục tiêu cụ thể,
phương pháp tiếp thị và kế hoạch các hoạt động quảng cáo...)_nếu tình huống dài quá bỏ khúc này nha :>
Tuy nhiên, vì có quá nhiều ý kiến khác nhau và các vấn đề phức tạp cần được giải
quyết, buổi họp bị kéo dài. Bản thân buổi họp đã kéo dài thêm 2 giờ và chưa kết thúc.
Các thành viên trong phòng Marketing bắt đầu cảm thấy mệt mỏi và căng thẳng do quá lOMoARcPSD| 40651217
trình thảo luận và khiển trách. Một số than phiền rằng buổi họp kéo dài quá lâu và ảnh
hưởng đến khả năng tập trung của họ.
Nếu bạn là một trong những trưởng nhóm bộ phận phòng Marketing, bạn có
thể nhắc khéo Giám đốc Marketing để kết thúc cuộc họp hôm nay?
Câu hỏi hãm thắng: “ Dạ sếp ơi, theo ý kiến của em thì nội dung thảo luận hôm
nay cũng khá đầy đủ. Tuy nhiên dự án mà nhóm em được phân cần thời gian
chỉnh sửa và bổ sung một vài điểm, em nghĩ chúng ta nên kết thúc cuộc họp và
ngày mai hãy tiếp tục vấn đề này được không ạ? Trả lời:
"Tôi hiểu rằng mọi người đã mệt mỏi và cảm thấy căng thẳng. Cám ơn mọi người có
mặt buổi họp hôm nay. Được rồi, chúng ta sẽ kết thúc cuộc họp ngay lập tức và tiếp
tục vào ngày mai. Quan trọng nhất là giữ sức khỏe và tư duy tốt để chúng ta có thể tập
trung và thực hiện kế hoạch một cách hiệu quả. Xin lưu ý rằng chúng ta cần làm việc
cùng nhau để hoàn tất công việc." Tình huống 2:
Bạn đang tham gia một cuộc phỏng vấn cho một vị trí công việc quan trọng và ứng
viên đối diện đang trình bày về kinh nghiệm và thành tựu của họ một cách nhanh chóng và rất nhiều thông tin.
Câu hỏi hãm thắng: "Tôi rất quan tâm về kinh nghiệm của bạn, nhưng liệu bạn
có thể chia sẻ một ví dụ cụ thể về một dự án cụ thể mà bạn đã tham gia và cách
bạn đã đóng góp vào thành công của nó? Tôi muốn hiểu rõ hơn về chi tiết.".
Trả lời: Một trong những dự án đáng nhớ nhất mà tôi đã tham gia là dự án "Tối ưu hóa
Quá trình Sản xuất" tại công ty XYZ. Dự án này nhằm mục tiêu tối ưu hóa quá trình
sản xuất để gia tăng hiệu suất và giảm lãng phí. Nhiệm vụ chính của tôi là tìm cách cải
thiện dòng sản xuất hiện tại và đảm bảo rằng các thay đổi được triển khai một cách
mượt mà mà không ảnh hưởng đến sự hoạt động hàng ngày của công ty. Để đảm bảo
thành công của dự án, tôi đã tiến hành phân tích chi tiết về quá trình sản xuất hiện tại
và xác định các khả năng cải thiện bằng cách thu thập và phân tích dữ liệu liên quan,
đề xuất một loạt biện pháp cải thiện dựa trên phân tích dữ liệu và sự hiểu biết sâu rộng
về quy trình sản xuất (bao gồm việc tối ưu hóa lịch trình sản xuất, tối giản hóa lãng
phí, và nâng cao hiệu suất máy móc.) Kết quả nhờ những biện pháp cải thiện này, dự
án đã mang lại kết quả đáng kể. Công ty đã tăng sản lượng sản xuất, giảm lãng phí, và lOMoARcPSD| 40651217
tăng lợi nhuận. Điều quan trọng hơn, việc tối ưu hóa quá trình sản xuất đã cải thiện
điều kiện làm việc và tạo sự hài lòng cho nhân viên.
=>Rút ra kinh nghiệm khi đặt và trả lời câu hỏi:
Khi đặt câu hỏi hãm thắng, bạn cần lưu ý những điểm sau để thực hiện nó
một cách hiệu quả:
+Lịch sự và tử tế: Luôn bắt đầu bằng một lời cảm ơn và sự lịch lãm trước khi đặt câu
hỏi hãm thắng. Ví dụ: "Xin lỗi vì làm phiền bạn, nhưng..."
+ Xác định trước mục đích khi hỏi và tập trung vào điểm quan trọng: Đảm bảo
câu hỏi của bạn là cụ thể và liên quan đến điểm mà bạn muốn hiểu rõ hơn. Điều này
giúp tập trung cuộc trò chuyện vào thông tin quan trọng nhất.
+ Thể hiện sự kiên trì trong quá trình đặt câu hỏi: Đối với câu hỏi khó, người nghe
cần thời gian suy nghĩ để trả lời vì thế người hỏi phải kiên trì, nhẫn nại, không được
thể hiện sự sốt ruột vì như vậy sẽ ảnh hưởng đến dòng suy nghĩ của người nghe và
không nhận được câu trả lời chính xác.
+Sử dụng ngôn ngữ lưu loát: Sử dụng ngôn ngữ rõ ràng và lưu loát để đặt câu hỏi
một cách tự nhiên và dễ hiểu.
+Sử dụng giọng điệu thích hợp: Sử dụng giọng điệu vui vẻ và tử tế để tránh tạo ra
cảm giác căng thẳng hoặc xúc phạm.
+Dừng lại sau khi đặt câu hỏi: Sau khi đặt câu hỏi hãm thắng, hãy dừng lại và lắng
nghe câu trả lời của đối tượng một cách cẩn thận.
+Lắng nghe chủ đề phản hồi: Sau khi câu trả lời được cung cấp, hãy lắng nghe chủ
đề phản hồi từ đối tượng để đảm bảo rằng bạn đã hiểu rõ và hài lòng với câu trả lời.
=>Sai lầm khi đặt câu hỏi:
+Hỏi với mục đích khai thác, điều khiển người khác
+Diễn đạt quá dài dòng khi đặt câu hỏi
+ Hỏi mà không lắng nghe câu trả lời
+ Sử dụng câu hỏi không phù hợp với đối tượng
+ Đặt câu hỏi với mục đích thắng – thua
+ Hỏi không đúng hoàn cảnh giao tiếp lOMoARcPSD| 40651217
Khi trả lời câu hỏi hãm thắng, bạn nên lưu ý các điểm sau để làm cho cuộc
trò chuyện trở nên hiệu quả và có ý nghĩa:
+Tập trung vào câu hỏi cụ thể: Đảm bảo rằng bạn hiểu rõ câu hỏi và tập trung vào
điểm cụ thể mà người đặt câu hỏi đang muốn hiểu rõ hơn. Tránh việc trả lời bằng thông tin không liên quan.
+ Xác định đúng những điều không đáng phải trả lời và không nên trả lời hết mọi
vấn đề được hỏi, giảm bớt cơ hội để đối phương hỏi đến cùng.
+Giải thích chi tiết: Hãy cố gắng giải thích một cách chi tiết và rõ ràng về điểm mà
câu hỏi đang hướng đến. Sử dụng ví dụ cụ thể nếu có thể để minh họa cho câu trả lời của bạn.
+Không nói nhanh: Tránh trạng thái nói nhanh hoặc dùng từ ngữ phức tạp, đặc biệt
nếu đối tượng đã hãm tốc độ nói. Thay vào đó, nói một cách rõ ràng, tự tin và không
cần thiết phải vội vã.
+Lưu ý ngôn ngữ cơ thể: Sử dụng ngôn ngữ cơ thể (như ánh mắt, cử chỉ, và biểu đạt
mặt) để thể hiện sự tự tin và sự chú tâm đến câu hỏi và người đặt câu hỏi.
=>Sai lầm khi đặt trả lời câu hỏi: + Nói quá nhỏ
+Trả lời với đầu óc thiếu minh mẫn
+Không biết đối tác ai là ng có quyền quyết định
+ Không biết điểm mạnh của mình là gì và sử dụng như thế nào
+Không đề xuất quan điểm và lý lẽ có giá trị
+Không kiểm soát được thời gian và trật tự vấn đề
+ Không biết kết thúc đúng lúc