Thông tin
Hỏi đáp

Luận văn thạc sĩ kinh doanh và quản lý - Quản trị kinh doanh | Đại học Hồng Đức

Luận văn thạc sĩ kinh doanh và quản lý - Quản trị kinh doanh | Đại học Hồng Đức được sưu tầm và soạn thảo dưới dạng file PDF để gửi tới các bạn sinh viên cùng tham khảo, ôn tập đầy đủ kiến thức, chuẩn bị cho các buổi học thật tốt. Mời bạn đọc đón xem!

Môn:

Quản trị kinh doanh(DHHD) 21 tài liệu

Trường:

Đại học Hồng Đức 130 tài liệu

Thông tin:

179 trang 6 tháng trước

Tác giả:

Nguyễn Vân

docx.com.vn

Bình luận

Vui lòng đăng nhập hoặc đăng ký để gửi bình luận.

Luận văn thạc sĩ kinh doanh và quản lý - Quản trị kinh doanh | Đại học Hồng Đức

45 23 lượt tải Tải xuống

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO UBNN TNH THANH HA

TRƯỜNG ĐẠI HỌC HNG ĐC

LÊ CH CÔNG

HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI

BÊNH VIÊN TÂM TH N THANH H"A

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH DOANH VÀ QUẢN LÝ

THANH H"A, NĂM 2020

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO UBNN TNH THANH HA

TRƯỜNG ĐẠI HỌC HNG ĐC

LÊ CH CÔNG

Đ/ TÀI: HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI

BÊNH VIÊN TÂM TH N THANH H"A

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH DOANH VÀ QUẢN LÝ

Chuyên ngành: Kế toán

M< s> : 8340301

Người hướng dẫn khoa học: TS. NguyNn ThO Thu Phương

THANH H"A, NĂM 2020

Danh sách Hội đồng chấm luận văn Thạc sĩ Khoa học:

(Theo Quyết định số: 844/QD-ĐHHĐ ngày 01 tháng 7 năm 2020 của

Hiệu trưởng Trường Đại học Hồng Đức)

Học hàm, học vO

Họ và tên

Cơ quan Công tác

Chức danh

trong Hội đồng

TS. Lê Quang Hiếu Trường Đại Học Hồng Đức Chủ tịch

PGS. TS Đoàn Ngọc Phi Anh Đại học Đà Nẵng UV, Phản biện 1

TS. Lê Thị Minh Huệ Trường Đại Học Hồng Đức UV, Phản biện 2

PGS.TS. Chúc Anh Tú Học viện Tài chính Uỷ viên

TS. Tôn Hoàng Thanh Huế Trường Đại Học Hồng Đức UV, Thư ký

Xác nhận của Người hướng dẫn

Học viên đã chỉnh sửa theo ý kiến của Hội đồng

Ngày tháng năm 2020

TS. NguyNn ThO Thu Phương

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan luận văn này là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Các

số liệu trong luận văn là trung thực. Những kết quả của luận văn chưa từng được

công bố trong bất cứ công trình khoa học nào.

Tác giả luận văn

Lê Chí Công

LỜI CẢM ƠN

Luận văn này là kết quả của quá trình học tập, nghiên cứu ở nhà trường, kết

hợp với kinh nghiệm thực tiễn trong quá trình công tác cùng sự nỗ lực và cố gắng

học hỏi, tích lũy kiến thức của bản thân.

Để đạt được kết quả này, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn đến Ban giám hiệu,

khoa Kinh tế - Quản trị kinh doanh và các giảng viên trường Đại học Hồng Đức

đã nhiệt tình giúp đỡ, hỗ trợ cho tôi. Đặc biệt, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc

nhất đến cô giáo là người trực tiếp hướng dẫnTS. NguyNn ThO Thu Phương

khoa học và tận tình giúp đỡ tôi trong suốt quá trình nghiên cứu và hoàn thành

luận văn.

Tôi cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Ban lãnh đạo, cán bộ Ban quản

lý dự án đầu tư xây dựng các công trình Nông nghiệp và phát triển nông thôn

Thanh Hóa đã tạo điều kiện và giúp đỡ tôi trong suốt thời gian thực hiện luận văn

cũng như trong công tác.

Cuối cùng, tôi xin cảm ơn gia đình, bạn bè, người thân luôn đứng bên

cạnh tôi động viên, khích lệ tôi trong suốt quá trình học tập, nghiên cứu và hoàn

thành luận văn.

Mặc dù bản thân đã rất cố gắng nhưng luận văn không tránh khỏi những

thiếu sót, mong nhận được sự góp ý chân thành của quý thầy, cô giáo, đồng

nghiệp và bạn đọc để luận văn được hoàn thiện hơn.

Tôi xin chân thành cảm ơn!

Tác giả

Lê Chí Công

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN............................................................................................................................iii

LỜI CẢM ƠN....................................................................................................................................v

DANH MỤC BẢNG.......................................................................................................................ix

PHẦN MỞ ĐẦU...............................................................................................................................1

Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG đơn

vị SỰ NGHIỆP CÔNG LẬP..........................................................................................................7

1.1.Tổng quan về đơn vị sự nghiệp công lập..............................................................................7

1.1.1.Khái niệm đơn vị sự nghiệp công lập.................................................................................7

1.1.2.Đặc điểm đơn vị sự nghiệp công lập..................................................................................9

1.1.3. Phân loại đơn vị sự nghiệp công lập..............................................................................10

1.2. Hệ thống thông tin kế toán trong đơn vị sự nghiệp công lập........................................12

1.2.1. Khái niệm về hệ thống thông tin kế toán........................................................................12

1.2.2. Vai trò và yêu cầu của hệ thống thông tin kế toán trong đơn vị...............................13

1.2.3 Nội dung hệ thống thông tin kế toán................................................................................17

1.3 Đặc điểm HTTTKT trong bệnh viện công lập..................................................................45

1.3.1 Nguồn tài chính tại bệnh viện công lập...........................................................................45

1.3.2. Quy trình quản lý tài chính tại bệnh viện công lập.....................................................48

1.3.3. Cơ chế quản lý tài chính tại bệnh viện công lập..........................................................51

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1..............................................................................................................53

Chương 2: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI BÊ~NH VIÊ~N

TÂM THẦN THANH HA.........................................................................................................54

2.1. Tổng quan về bê ~nh viê ~n tâm thần Thanh Hóa..................................................................54

2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển bê Qnh viê Qn tâm thần Thanh HRa.......................54

2.1.2. Đặc điểm hoạt động và tổ chức quản lý của BV Tâm thần Thanh HRa.................56

2.1.3. Khái quát tình hình tài chính của BV Tâm thần Thanh HRa.....................................59

2.2. Thực trạng hệ thống thông tin kế toán tại bê ~nh viê ~n tâm thần Thanh Hóa...............67

2.2.1 Thực trạng quá trình thu nhận thông tin kế toán..........................................................67

2.2.2. Thực trạng quá trình xử lý thông tin kế toán................................................................71

2.2.3. Thực trạng quá trình cung cấp thông tin kế toán........................................................81

2.2.4. Thực trạng quá trình kiểm soát thông tin kế toán........................................................85

2.3. Đánh giá thực trạng hệ thống thông tin kế toán tại Bê ~nh viê ~n Tâm thần Thanh Hóa

..............................................................................................................................................................87

2.3.1. Đánh giá kết quả khảo sát và nghiên cứu......................................................................87

2.3.2 Nguyên nhân..........................................................................................................................93

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2..............................................................................................................95

Chương 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN............96

3.1. Mục tiêu phát triển Bê ~nh viê ~n Tâm thần Thanh Hóa....................................................96

3.2. Định hướng phat triển của Bệnh viện Tâm thần Thanh Hóa........................................98

3.3. Yêu cầu và nguyên tắc hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán tại Bê ~nh viê ~n Tâm

thần Thanh Hóa................................................................................................................................99

3.3.1. Yêu cầu hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán............................................................99

3.3.2. Nguyên tắc hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán....................................................101

3.4 Giải pháp hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán tại Bệnh viện Tâm thần Thanh

Hóa....................................................................................................................................................101

3.4.1. Hoàn thiện mô hình hệ thống thông tin kế toán trong BV........................................101

3.4.2 Hoàn thiện quá trình thu nhận thông tin kế toán........................................................105

3.4.3 Hoàn thiện quá trình xử lý thông tin kế toán..............................................................109

3.3.5. Hoàn thiện quá trình kiểm soát thông tin kế toán......................................................113

KẾT LUẬN CHƯƠNG 3............................................................................................................117

TÀI LIÊ~U THAM KHẢO...........................................................................................................119

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

BCKT : Báo cáo kế toán

KTTC : Kế toán tài chính

KTQT : Kế toán quản trị

HTTTKT : Hệ thông thông tin kế toán

BHYT : Bảo hiểm y tế

BHXH : Bảo hiểm xã hội

BHTN : Bảo hiểm thất nghiệp

CNTT : Công nghệ thông tin

HCSN : Hành chính sự nghiệp

HĐND : Hội đồng nhân dân

KBNN : Kho bạc nhà nước

KPTX : Kinh phí thường xuyên

MTQG : Mục tiêu quốc gia

NSNN : Ngân sách Nhà nước

SXKD : Sản xuất kinh doanh

TSCĐ : Tài sản cố định

XDCB : Xây dựng cơ bản

XHCN : Xã hội chủ nghĩa

UBND : Ủy ban nhân dân

BV : Bệnh viện

SNCL : Sự nghiệp công lập

KCB : Khám chữa bệnh

DANH MỤC BẢNG

Bảng 2.1: Bảng quy trình quản lý tài chính tại các bệnh viện công...............................51

Bảng 2.2: Tình hình thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn từ năm 2017 đến 2019..........

..................................................................................................................................... 55

Bảng 2.3: Kinh phí NSNN cấp cho BV Tâm thần từ năm 2017-2019..........................60

Bảng 2.4: Nguồn thu từ NSNN và viện phí từ năm 2017 đến năm 2019.....................62

Bảng 2.5 : Nguồn kinh phí viện trợ của BVTT từ năm 2017 đến 2019........................63

Bảng 2.6: Nguồn thu khác của BVTT từ năm 2017 đến 2019......................................63

Bảng 2.7: Nội dung các khoản chi từ nguồn NSNN.....................................................64

Bảng 2.8: Nội dung và tỷ trọng các khoản chi viện phí, BHYT và thu khác....................65

Bảng 2.9: Bảng tổng hợp nội dung và nguồn thông tin thu thập................................106

DANH M C S ĐỤ Ơ

Sơ đồ 1.1: Quy trình hệ thống thông tin kế toán..........................................................17

Sơ đồ 1.2: Quá trình kế toán........................................................................................37

Sơ đồ 1.3: Quy trình kiểm soát thông tin kế trong HTTTKT.......................................43

PH N MỞ Đ U

1. Tính cấp thiết của đề tài

Đơn vị sự nghiệp công lập là không vì lợi nhuận, chủ yếu phục vụ lợi ích

cộng đồng. Sản phẩm, dịch vụ do hoạt động sự nghiệp tạo ra chủ yếu là những

giá trị về tri thức, văn hoá, phát minh, sức khoẻ, đạo đức, các giá trị về xã hội.

Các bệnh viện công lập đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp các dịch vụ y

tế, thực hiện hoạt động đào tạo, nghiên cứu khoa học trong lĩnh vực y học. Nhằm

thúc đẩy hoạt động của bệnh viện Tâm Thần hướng tới mục tiêu hiệu quả và phát

triển bền vững, Chính phủ đã ban hành cơ chế tài chính riêng và chính sách giá

viện phí phù hợp hơn với thực tiễn hoạt động của các bệnh viện. Điều này tất yếu

sẽ dẫn đến sự thay đổi căn bản hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT) tại bệnh

viện Tâm Thần Thanh Hóa. HTTTKT sẽ không chỉ dừng lại đơn thuần ở việc

hạch toán thu chi và quyết toán kinh phí, mà quan trọng hơn là phải cung cấp

được các thông tin cần thiết cho các cấp lãnh đạo trong công tác điều hành hoạt

động của đơn vị một cách tối ưu, hiệu quả. Song song với việc xử lý và cung cấp

thông tin kế toán tài chính theo yêu cầu của các cấp quản lý, HTTTKT phải chú

trọng công tác kế toán quản trị, đặc biệt là quản trị chi phí nhằm nâng cao hiệu

quả hoạt động của đơn vị. Bên cạnh đó, HTTTKT còn phải là một bộ phận không

thể tách rời với hệ thống quản lý tổng thể bệnh viện Tâm Thần Thanh Hóa, là cầu

nối quan trọng giữa các bộ phận chức năng trong bệnh viện. Với vai trò ngày càng

quan trọng của HTTTKT của đơn vị trong điều kiện thực hiện cơ chế tự chủ tài

chính thì việc thực hiện nghiên cứu chuyên sâu về HTTTKT để xác định các yêu

cầu mới, phân tích đánh giá hệ thống hiện tại nhằm hướng đến việc thiết kế và

xây dựng HTTTKT phát huy được đầy đủ vai trò chức năng của hệ thống là hết

sức cần thiết. Do vậy, căn cứ vào cơ sở lý luận tổng quan về kế toán, về hệ thống

thông tin kế toán, tác giả đã chọn đề tài “Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán

tại Bệnh viện Tâm thần Thanh Hóa” để nghiên cứu thực trạng và hệ thống hoá

các ưu nhược điểm của hệ thống thông tin kế toán tại Bệnh viện Tâm thần Thanh

Hóa để đánh giá hiệu quả việc tổ chức hệ thống thông tin kế toán, từ đó đưa ra các

giải pháp tổng thể và chi tiết để phân tích, thiết kế hệ thống thông tin kế toán cho

Bệnh viên Tâm thần Thanh Hóa

2. Mục tiêu nghiên cứu

Luận văn sẽ tập trung đạt được mục tiêu nghiên cứu sau:

Mục tiêu tổng quát: Nghiên cứu hoàn thiện HTTTKT tại Bệnh viện Tâm

thần Thanh Hóa

Các mục tiêu cụ thể:

- Nghiên cứu cơ sở lý luận về HTTTKT tại các đơn vị SNCL

- Nghiên cứu và phân tích thực trạng HTTTKT tại Bệnh viện Tâm thần

Thanh Hóa.

- Đề xuất các giải pháp hoàn thiện HTTTKT tại Bệnh viện Tâm thần

Thanh Hóa.

3. Đ>i tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu : Hệ thống thông tin kế toán tại Bệnh viện Tâm

thần Thanh Hóa

Phạm vi nghiên cứu

- Về nội dung: Hệ thống thông tin kế toán

- Về không gian: Luận văn chỉ nghiên cứu tại Bệnh viện Tâm thần Thanh Hóa.

- Về thời gian: từ 2017 - 2019

4. Phương pháp nghiên cứu

Tác giả dựa trên phương pháp luận nghiên cứu của chủ nghĩa duy vật biện

chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử để lựa chọn các phương pháp nghiên cứu cụ

thể cho luận văn. Bên cạnh đó, tác giả sử dụng các phương pháp tổng hợp, quy

nạp, diễn giải, hệ thống hoá để khái quát những vấn đề lý luận về HTTTKT

trong BV làm cơ sở nền tảng về lý thuyết cho nghiên cứu và đánh giá thực trạng

HTTTKT, từ đó đề xuất các giải pháp hoàn thiện HTTTKT tại BV này.

Để nghiên cứu HTTTKT tại BV tác giả kết hợp nhiều phương pháp

nghiên cứu khác nhau để thu thập thông tin.

Phương pháp nghiên cứu tài liệu

Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp

Để đạt được mục tiêu nghiên cứu, luận văn tiến hành thu thập thông tin

về thực trạng HTTTKT tại Bệnh viện Tâm thần Thanh Hóa, tác giả thực hiện

phương pháp điều tra, phát 30 phiếu điều tra dưới dạng bảng hỏi đến các đối

tượng là các nhà quản trị là các trưởng, phó khoa phòng và 7 phiếu điều tra

đến các các đối tượng là nhân viên kế toán là bệnh viện. Có 37 phiếu điều tra

làm minh chứng cho các đánh giá và tổng kết của luận văn.

Mục tiêu nghiên cứu thực trạng HTTTKT tại đơn vị, luận văn đi sâu

vào nghiên cứu để trả lời những câu hỏi cơ bản sau:

- Nội dung cơ bản của HTTTKT tại bệnh viện khi tiếp cận HTTTKT

theo tiến trình xử lý thông tin là gì?

- Đặc điểm của hoạt động KCB có ảnh hưởng đến HTTTKT như thế nào?

- Nhu cầu thông tin kế toán từ các đối tượng sử dụng thông tin trong

đơn vị như thế nào ?

- Thực trạng HTTTKT trong tại bệnh viện đã đáp ứng nhu cầu thông tin chưa?

- Những hạn chế và nguyên nhân của hạn chế trong thực trạng

HTTTKT tại bệnh viện tâm thần Thanh Hóa là gì?

- Những giải pháp nào cần thiết để hoàn thiện HTTTKT tại bệnh viên

Tâm thần Thanh Hóa ?

+ Phương pháp khảo sát:

Tác giả thực hiện gặp và phỏng vấn trực tiếp lãnh đạo, phụ trách kế toán,

phụ trách kỹ thuật, nhân viên kế toán của Bệnh viện Tâm thần Thanh Hóa; gửi

phiếu khảo sát trực tiếp tới đại diện lãnh đạo, cán bộ kế toán các khoa phòng.

Các câu hỏi phỏng vấn đề cập đến các nội dung liên quan đến HTTTKT

trong BV, quan điểm của nhà quản trị về HTTTKT trong Bv (Phụ lục 01A).

Phiếu khảo sát được chia thành hai loại tương ứng với hai nhóm đối tượng

khảo sát:

(1) Phiếu khảo sát dành cho Nhà quản trị các cấp của DN gồm 30 phiếu

được thiết kế thành hai phần: nhu cầu sử dụng thông tin kế toán; khả năng đáp

ứng nhu cầu thông tin kế toán. .(Phụ lục 01B)

Phần Nội dung khảo sát Câu hỏi

I Nhu cầu sử dụng thông tin kế toán 1-8

II Khả năng đáp ứng nhu cầu thông tin kế toán 9-16

(2) Phiếu khảo sát dành cho cán bộ kế toán của đơn vị gồm 7 phiếu ứng với

7 kế toán của 7 bộ phận được thiết kế gồm 5 phần: Thực trạng áp dụng mô hình

HTTTKT trong đơn vị, Thực trạng công tác thu nhận thông tin kế toán, Thực

trạng công tác xử lý thông tin kế toán, Thực trạng công tác xử lý thông tin kế

toán, Thực trạng công tác cung cấp thông tin kế toán, Thực trạng công tác kiểm

soát thông tin kế toán (Phụ lục 01C).

Phần Nội dung khảo sát Câu hỏi

Thực trạng HTTTKT trong bệnh viện

1 Thực trạng công tác thu nhận thông tin kế toán 1 - 10

2 Thực trạng công tác xử lý thông tin kế toán 11 - 23

3 Thực trạng công tác cung cấp thông tin kế toán 24 - 31

4 Thực trạng công tác kiểm soát thông tin kế toán 32 - 36

+ Tổng hợp, phân tích dữ liệu và trình bày kết quả khảo sát:

Với 37 phiếu hỏi gửi cho 37 cán bộ, sau thời gian khảo sát tác giả thu được

37 phiếu phù hợp với yêu cầu của luận văn. Các dữ liệu định lượng sau khi thu thập

từ phiếu điều tra thông tin được tác giả tổng hợp, xử lý, phân tích bằng việc sử

dụng kết hợp các phương pháp: Thống kê, so sánh, phân tích, dự báo thông qua các

bảng tính Excel, sau đó lập bảng tổng hợp báo cáo kết quả khảo sát (Phụ lục 01C).

Thu thập các dữ liệu thứ cấp

Dữ liệu thứ cấp là tài liệu thu thập được từ các nguồn tài liệu như:

+ Các báo cáo tổng kết, BCKT

+ Các báo cáo tài chính, báo cáo kết quả khám chữa bệnh.

+ Các tài liệu, chứng từ, sổ kế toán của BV.

Nghiên cứu các tài liệu trên nhằm mục đích tìm hiểu đặc điểm của Bệnh

viện Tâm thần Thanh Hóa, HTTTKT tại BV này.

Với những dữ liệu thu thập được từ các cuộc phỏng vấn, từ kết quả khảo

sát và các tài liệu thứ cấp tác giả phân loại thông tin và phân tích nội dung để có

các thông tin phù hợp nội dung khảo sát nhằm rút ra kết luận về thực trạng

HTTTKT trong Bệnh viện Tâm thần Thanh Hóa. Từ đó, tác giả tổng hợp những

điểm chung và điểm khác biệt trong từng nội dung cụ thể nghiên cứu để khái

quát những kết quả đạt được và những hạn chế, tồn tại trong HTTTKT của BV.

Phương pháp so sánh :

Luận văn tập hợp xử lý số liệu, để so sánh các số liệu trong cùng một thời

điểm hoặc ở thời điểm khác nhau để tìm ra những nguyên nhân của những thay

đổi giữa các thời điểm làm cở sở để kiến nghị những giải pháp.

Phương pháp tổng hợp

Là quá trình đối lập với phân tích hỗ trợ cho quá trinh phân tích để tìm ra

cái chung cái khái quát. Từ đó những kết quả phân tích từng bộ phận, phải tổng

hợp lại để tìm ra được bản chất, quy luật vận động của đối tượng nghiên cứu.

Phương pháp phân tích:

Luận văn sử dụng phương pháp phân tích các khái niệm, kết quả của các

nghiên cứu trước, từ đó sử dụng suy luận, quy nạp để nhận xét và gợi ý hoặc đề

xuất giải pháp.

5. Những đóng góp của luận văn

- Về mặt lý luận: Luận văn đã hệ thống hoá và làm sáng tỏ các vấn đề lý

thuyết về HTTTKT trong BV.

- Về mặt nghiên cứu thực tiễn: Luận văn đã phân tích, đánh giá thực trạng

HTTTKT trong Bệnh viện Tâm thần Thanh Hóa. Từ đó, đưa ra các giải pháp

hoàn thiện HTTTKT phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và

đáp ứng nhu cầu thông tin kế toán cho các đối tượng sử dụng bên trong và bên

ngoài BV tại Bệnh viện Tâm Thần Thanh Hóa.

6. Kết cấu của luận văn

Ngoài phần mở đầu và kết luận, luận văn được kết cấu thành ba chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận về hệ thống thông tin kế toán trong đơn vị sự

nghiệp công lập.

Chương 2: Thực trạng hệ thống thông tin kế toán tại Bệnh viện Tâm thần

Thanh Hóa

Chương 3: Giải pháp hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán tại Bênh viện

Tâm thần Thanh Hóa.

Chương 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN V/ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG đơn

vO SỰ NGHIỆP CÔNG LẬP

1.1. Tổng quan về đơn vO sự nghiệp công lập

1.1.1. Khái niệm đơn vị sự nghiệp công lập

Nhà nước luôn đóng vai trò quan trọng trong tổ chức, quản lý và điều hành

mọi mặt của đời sống kinh tế xã hội. Với vai trò này, Nhà nước tiến hành tổ

chức bộ máy các cơ quan trực thuộc, gồm có cơ quan lập pháp, cơ quan hành

pháp và cơ quan tư pháp và đơn vị sự nghiệp.

Theo Điều 2 nghị định 16/2015/NĐ- CP của Chính phủ ban hành ngày

14/02/2015 Quy định về cơ chế tự chủ của đơn vị sự nghiệp công lập, thì đơn

vị sự nghiệp công lập do cơ quan có thẩm quyền của Nhà nước thành lập theo

quy định của pháp luật, có tư cách pháp nhân, cung cấp dịch vụ công, phục vụ

quản lý nhà nước. [16]

Theo chế độ kế toán Việt Nam thì đơn vị sự nghiệp là: Đơn vị do Nhà nước

quyết định thành lập nhằm thực hiện một nhiệm vụ chuyên môn nhất định hay

quản lý Nhà nước về một lĩnh vực nào đó, hoạt động bằng nguồn kinh phí

NSNN cấp, cấp trên cấp toàn bộ hoặc cấp một phần kinh phí và các nguồn khác

đảm bảo theo nguyên tắc không bồi hoàn trực tiếp nhằm thực hiện nhiệm vụ của

Đảng và Nhà nước giao cho từng giai đoạn. [7]

Trong giáo trình “Tài chính hành chính sự nghiệp”: đơn vị sự nghiệp công

lập được hiểu là “các đơn vị có hoạt động cung cứng các hàng hóa, dịch vụ công

cho xã hội và các hàng hóa, dịch vụ khác trong các lĩnh vực giáo dục, y tế văn

hóa thông tim, thể dục thể thao, nông - lâm ngư nghiệp, kinh tế ..., nhằm duy trì

hoạt động bình thường của các ngành kinh tế quốc dân. Đặc tính chủ yếu của

các đơn vị sự nghiệp là hoạt động không vì mục tiêu lợi nhuận, mang tính chất

phục vụ cộng đồng là chính” [19]

Về bản chất, cần hiểu đơn vị hành chính sự nghiệp là một từ ghép để phản

ánh hai loại tổ chức khác biệt nhau: cơ quan hành chính Nhà nước và đơn vị sự

nghiệp. Trong đó, cơ quan hành chính Nhà nước là các cơ quan quản lý Nhà

nước từ Trung ương đến địa phương, thuộc các cấp chính quyền, các ngành,

các lĩnh vực (gồm các cơ quan quyền lực Nhà nước như Quốc hội, HĐND các

cấp, Các cấp chính quyền như Chính phủ, UBND các cấp, Các cơ quan quản lý

Nhà nước như các Bộ, Ban, Ngành ở Trung ương, các Sở, ban, ngành ở cấp

Tỉnh, Thành phố trực thuộc Trung ương, các phòng ban ở cấp huyện và các cơ

quan tư pháp như Tòa án nhân dân, Viện Kiểm sát nhân dân các cấp). Cơ quan

hành chính Nhà nước hoạt động bằng nguồn kinh phí NSNN cấp, cấp trên cấp

hoặc các nguồn khác theo nguyên tắc không bồi hoàn trực tiếp để thực hiện

nhiệm vụ Nhà nước giao. Trong khi đó, các đơn vị sự nghiệp không phải là cơ

quan quản lý Nhà nước mà là các tổ chức cung cấp các dịch vụ công về y tế,

giáo dục đào tạo, văn hóa, thể thao, khoa học công nghệ… đáp ứng nhu cầu về

phát triển nguồn nhân lực, chăm sóc sức khỏe, nâng cao thể lực cho nhân dân,

đáp ứng yêu cầu về đổi mới, phát triển kinh tế xã hội của đất nước. [17]

Xuất phát từ những điểm khác biệt này, việc nhận định đâu là cơ quan

hành chính Nhà nước và đâu là đơn vị sự nghiệp hết sức cần thiết, đặc biệt trong

giai đoạn đổi mới cơ chế quản lý tài chính Nhà nước để nâng cao hiệu quả hoạt

động của bản thân các tổ chức và đem lại lợi ích cho cộng đồng xã hội.

Đối với các cơ quan hành chính Nhà nước, nhiệm vụ đặt ra là phải đổi mới

nhằm tiết kiệm chi hành chính, tinh giảm bộ máy biên chế nhằm nâng cao chất

lượng công vụ, đơn giản hóa thủ tục, giảm cơ chế “xin-cho” và nâng cao chất

lượng, trình độ công tác chuyên môn của đội ngũ công chức Nhà nước.

Đối với các đơn vị sự nghiệp, việc trao quyền chủ động, tự quyết, tự chịu

trách nhiệm sẽ thúc đẩy hiệu quả hoạt động, sắp xếp bộ máy tổ chức và lao động

hợp lý đồng thời góp phần tăng thu nhập, phúc lợi cho người lao động [16].

1.1.2. Đặc điểm đơn vị sự nghiệp công lập

Các đơn vị sự nghiệp dù hoạt động ở các lĩnh vực khác nhau nhưng đều có

chung đặc điểm cơ bản sau:

Thứ nhất, mục đích hoạt động của các đơn vị sự nghiệp công lập là không

vì lợi nhuận, chủ yếu phục vụ lợi ích cộng đồng. Sản phẩm, dịch vụ do hoạt

động sự nghiệp tạo ra chủ yếu là những giá trị về tri thức, văn hoá, phát minh,

sức khoẻ, đạo đức, các giá trị về xã hội…Đại bộ phận các sản phẩm của đơn vị

SNCL là sản phẩm có tính phục vụ không chỉ bó hẹp trong một ngành hoặc một

lĩnh vực mà những sản phẩm đó khi tiêu dùng thường có tác dụng lan tỏa.

Thứ hai, hoạt động của các đơn vị sự nghiệp công lập luôn gắn liền và bị

chi phối bởi các chương trình phát triển kinh tế - xã hội của Nhà nước.

Với chức năng của mình, Chính phủ luôn tổ chức, duy trì và đảm bảo

hoạt động sự nghiệp để thực hiện các nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội. Hoạt

động sự nghiệp trong các đơn vị SNCL thường gắn liền và bị chi phối bởi các

chương trình phát triển kinh tế xã hội như chương trình xoá mù chữ, chương

trình chăm sóc sức khỏe cộng đồng, chương trình dân số - kế hoạch hoá gia

đình…Những chương trình mục tiêu quốc gia này chỉ có Nhà nước mới có thể

thực hiện một cách triệt để và có hiệu quả, nếu để tư nhân thực hiện mục tiêu lợi

nhuận sẽ lấn chiếm mục tiêu xã hội và dẫn đến hạn chế việc tiêu dùng sản phẩm

hoạt động sự nghiệp từ đó kìm hãm sự phát triển của xã hội.

Thứ ba, Hoạt động của đơn vị SNCL được trang trải từ nguồn kinh phí

ngân sách nhà nước cấp hoặc cấp trên cấp và từ các nguồn kinh phí do nhà nước

quy định như từ các khoản thu phí, lệ phí, thu từ hoạt động sản xuất kinh doanh,

dịch vụ, từ nguồn viện trợ, tài trợ, biếu, tặng, cho…theo nguyên tắc không bồi

hoàn trực tiếp.

Thứ tư, Sản phẩm của các đơn vị sự nghiệp công lập là sản phẩm mang lại

lợi ích chung có tính bền vững, lâu dài cho xã hội. Sản phẩm, dịch vụ do hoạt

động sự nghiệp công lập tạo ra chủ yếu là những sản phẩm, dịch vụ có giá trị về

sức khỏe, tri thức, văn hóa, đạo đức, xã hội,…Đây là những sản phẩm vô hình và

có thể dùng chung cho nhiều người, cho nhiều đối tượng trên phạm vi rộng.

1.1.3. Phân loại đơn vị sự nghiệp công lập

Tùy thuộc quan điểm, cách tiếp cận hoặc do các yêu cầu của quản lý nhà

nước,… mà các đơn vị sự nghiệp công lập được phân chia theo các tiêu thức

khác nhau [17].

a. Nếu phân loại theo lĩnh vực hoạt động: Đơn vị sự nghiệp công lập bao gồm:

- Đơn vị sự nghiệp công lập hoạt động trong lĩnh vực giáo dục đào tạo

bao gồm các cơ sở giáo dục công lập thuộc hệ thống giáo dục quốc dân như các

trường mầm non, tiểu học, trung học, các trung tâm kỹ thuật tổng hợp hướng

nghiệp, trường trung học chuyên nghiệp, trường cao đẳng, đại học, học viện,…

- Đơn vị sự nghiệp công lập hoạt động trong lĩnh vực văn hóa thông tin

nghệ thuật bao gồm các đoàn nghệ thuật, nhà văn hóa thông tin, bảo tàng, trung

tâm thông tin triển lãm, thư viện công cộng, đài phát thanh, truyền hình,…

- Đơn vị sự nghiệp công lập hoạt động trong lĩnh vực thể dục thể thao bao

gồm trung tâm huấn luyện thể dục thể thao, các câu lạc bộ thể dục thể thao,…

- Đơn vị sự nghiệp công lập hoạt động trong lĩnh vực kinh tế bao gồm các

viện tư vấn, thiết kế, quy hoạch đô thị, nông thôn; các trung tâm nghiên cứu

khoa học và ứng dụng về nông, lâm, ngư nghiệp, giao thông, công nghiệp, địa

chính,…

- Đơn vị sự nghiệp công lập hoạt động trong lĩnh vực y tế bao gồm các cơ

sở khám chữa bệnh như các Bệnh viện, phòng khám, trung tâm y tế thuộc các

Bộ, ngành và địa phương; cơ sở khám chữa bệnh thuộc các viện nghiên cứu,

trường đào tạo y dược; các cơ sở điều dưỡng, phục hồi chức năng, các trung tâm

truyền thông giáo dục sức khỏe,…

b. Nếu phân loại theo chủ thể quản lý thì đơn vị sự nghiệp công lập: Đơn vị sự

nghiệp công lập bao gồm:

- Đơn vị sự nghiệp công lập do Trung ương quản lý, bao gồm: Đài truyền

hình Việt Nam, các BV, trường học do Trung ương quản lý, …;

- Đơn vị sự nghiệp công lập do địa phương quản lý, bao gồm: Đài truyền

hình tỉnh, thành phố, các BV, trường học do địa phương quản lý,…;

c. Nếu phân loại theo tính chất công cộng hay cá nhân của dịch vụ cung cấp:

Đơn vị sự nghiệp công lập bao gồm:

- Đơn vị sự nghiệp cung cấp dịch vụ công cộng thuần túy

- Đơn vị sự nghiệp cung cấp các dịch vụ công cộng có tính chất cá nhân

d. Nếu phân loại theo quan điểm về thực hiện quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm

về tài chính đối với các đơn vị sự nghiệp công lập tại Nghị định 43/2006/CP

ngày 25/4/2006 của Chính phủ: Đơn vị sự nghiệp công lập bao gồm:

- Đơn vị có nguồn thu sự nghiệp tự bảo đảm toàn bộ chi phí hoạt động

thường xuyên (gọi tắt là đơn vị sự nghiệp tự bảo đảm chi phí hoạt động) là các

đơn vị có nguồn thu từ hoạt động sự nghiệp luôn ổn định nên bảo đảm được toàn

bộ chi phí hoạt động thường xuyên. NSNN không phải cấp kinh phí cho hoạt

động thường xuyên của đơn vị.

- Đơn vị có nguồn thu sự nghiệp tự bảo đảm một phần chi phí hoạt động

thường xuyên, phần còn lại được NSNN cấp (gọi tắt là đơn vị sự nghiệp tự bảo

đảm một phần chi phí hoạt động). Đây là những đơn vị có nguồn thu từ hoạt

động sự nghiệp nhưng chưa tự trang trải toàn bộ chi phí hoạt động thường

xuyên, NSNN phải cấp một phần chi phí hoạt động thường xuyên của đơn vị.

- Đơn vị có nguồn thu sự nghiệp thấp, đơn vị sự nghiệp không có nguồn

thu, kinh phí hoạt động thường xuyên theo chức năng, nhiệm vụ do NSNN bảo

đảm toàn bộ kinh phí hoạt động (gọi tắt là đơn vị sự nghiệp do NSNN bảo đảm

toàn bộ chi phí hoạt động).

Tuy nhiên, theo Nghị định 85/2012/CP ngày 15/10/2012 của Chính phủ về

cơ chế hoạt động, cơ chế tài chính đối với các đơn vị sự nghiệp y tế và giá dịch

vụ khám bệnh, chữa bệnh của các cơ sở khám bệnh, chữa bệnh công lập, các

đơn vị sự nghiệp y tế công lập bao gồm:

+ Nhóm 1: Đơn vị có nguồn thu sự nghiệp tự bảo đảm được toàn bộ kinh

phí kinh phí hoạt động thường xuyên và kinh phí đầu tư phát triển.

+ Nhóm 2: Đơn vị có nguồn thu sự nghiệp tự bảo đảm được toàn bộ kinh

phí hoạt động thường xuyên.

+ Nhóm 3: Đơn vị có nguồn thu sự nghiệp tự bảo đảm một phần kinh phí

hoạt động thường xuyên.

+ Nhóm 4: Đơn vị có nguồn thu sự nghiệp thấp hoặc không có nguồn thu,

kinh phí hoạt động thường xuyên theo chức năng, nhiệm vụ được giao do

NSNNbảo đảm toàn bộ.

1.2. Hệ th>ng thông tin kế toán trong đơn vO sự nghiệp công lập

1.2.1. Khái niệm về hệ thống thông tin kế toán

Hệ thống thông tin kế toán là một cấu trúc mà một doanh nghiệp sử dụng

để thu thập, lưu trữ, quản lý, xử lý, truy xuất và báo cáo dữ liệu tài chính của

mình để nó có thể được sử dụng bởi kế toán, chuyên gia tư vấn, nhà phân tích

kinh doanh, người quản lý, giám đốc tài chính (CFOs), kiểm toán viên, nhà quản

lý và cơ quan thuế.

Các kế toán viên được đào tạo chuyên sâu làm việc chuyên sâu với

HTTTKT để đảm bảo mức độ chính xác cao nhất trong các giao dịch tài chính

và lưu trữ tài chính của công ty, cũng như làm cho dữ liệu tài chính dễ dàng có

sẵn cho những ai cần có quyền truy cập hợp pháp – tất cả trong khi vẫn giữ

nguyên dữ liệu và bảo mật.

Thành phần hệ thống thông tin kế toán

Hệ thống thông tin kế toán thường bao gồm sáu thành phần chính: con

người, thủ tục và hướng dẫn, dữ liệu, phần mềm, cơ sở hạ tầng công nghệ thông

tin và kiểm soát nội bộ. Hãy xem từng thành phần một cách chi tiết.

+ Con người

Những người trong HTTTKT đơn giản là người dùng hệ thống. Các chuyên

gia có thể cần sử dụng HTTTKT của một tổ chức bao gồm kế toán, tư vấn, nhà

phân tích kinh doanh, người quản lý, giám đốc tài chính và kiểm toán viên.

HTTTKT giúp các phòng ban khác nhau trong một công ty làm việc cùng nhau.

Với HTTTKT được thiết kế tốt, tất cả mọi người trong một tổ chức được

ủy quyền làm như vậy có thể truy cập cùng một hệ thống và nhận được thông tin

tương tự. HTTTKT cũng đơn giản hóa việc nhận thông tin cho những người bên

ngoài tổ chức, khi cần thiết.

HTTTKT nên được thiết kế để đáp ứng nhu cầu của những người sẽ sử

dụng nó. Hệ thống cũng nên dễ sử dụng và cần cải thiện, không gây trở ngại,

hiệu quả.

+ Thủ tục và hướng dẫn

Thủ tục và hướng dẫn của HTTTKT là các phương thức mà nó sử dụng để

thu thập, lưu trữ, truy xuất và xử lý dữ liệu. Những phương pháp này đều là thủ

công và tự động. Dữ liệu có thể đến từ cả hai nguồn nội bộ (ví dụ: nhân viên) và

các nguồn bên ngoài (ví dụ: các đơn đặt hàng trực tuyến của khách hàng).

Các thủ tục và hướng dẫn sẽ được mã hóa thành phần mềm HTTTKT –

chúng cũng phải được ‘mã hóa’ thành nhân viên thông qua tài liệu và đào tạo. Để

có hiệu quả, các thủ tục và hướng dẫn phải được tuân thủ một cách nhất quán.

+ Dữ liệu

Để lưu trữ thông tin, HTTTKT phải có cấu trúc cơ sở dữ liệu như ngôn

ngữ truy vấn có cấu trúc (SQL), một ngôn ngữ máy tính thường được sử dụng

cho cơ sở dữ liệu. HTTTKT cũng sẽ cần nhiều màn hình đầu vào khác nhau cho

các loại người dùng hệ thống và nhập dữ liệu, cũng như các định dạng đầu ra

khác nhau để đáp ứng nhu cầu của người dùng khác nhau và các loại thông tin

khác nhau.

Dữ liệu chứa trong HTTTKT là tất cả các thông tin tài chính phù hợp với

thực tiễn kinh doanh của tổ chức. Bất kỳ dữ liệu kinh doanh nào tác động đến tài

chính của công ty đều phải đi vào HTTTKT.

1.2.2. Vai trò và yêu cầu của hệ thống thông tin kế toán trong đơn vị.

- Hệ thống thông tin kế toán đóng vai trò to lớn nhằm giải quyết những

khó khăn trên và tạo cầu nối giữa hệ thống quản trị và hệ thống tác nghiệp cho

các tổ chức, doanh nghiệp. Vai trò chủ yếu của HTTTKT là thu thập và lưu trữ

các thông tin kinh tế tài chính cho tổ chức, doanh nghiệp; Thống kê, tổng hợp,

xử lý thông tin nhằm đưa ra các báo cáo cần thiết cho lãnh đạo tổ chức, doanh

nghiệp. HTTTKT giảm chi phí trong lưu trữ và xử lý các thông tin tác nghiệp

của doanh nghiệp, đồng thời, giảm thời gian và các sai sót trong lưu trữ và xử lý

các thông tin tác nghiệp nhằm góp phần nâng cao hiệu quả và thúc đẩy nhanh

quá trình phát triển của tổ chức, doanh nghiệp.

1.2.2.1 Vai trò của hệ thống thông tin kế toán

HTTTKT rất quan trọng cho tất cả các tổ chức, và có lẽ mỗi tổ chức lợi

nhuận hay phi lợi nhuận theo định hướng cần phải duy trì HTTTKT. Lợi ích của

HTTTKT có thể được đánh giá bởi các tác động của nó đối với việc cải thiện

quá trình ra quyết định thực hiện, chất lượng của thông tin kế toán, đánh giá hiệu

suất, kiểm soát nội bộ và tạo điều kiện cho các giao dịch của đơn vị .

Như vậy, có thể nói, vai trò của HTTTKT là công cụ quản lý, giám sát,

phân tích và cung cấp thông tin hữu ích cho nhiều đối tượng quan tâm (thể hiện

ở sơ đồ 1.3). Tuy nhiên, trong luận văn tác giả tập trung vào ba nhóm đối tượng

sử dụng thông tin kế toán lớn nhất, trực tiếp nhất đó là nhà quản lý, các nhà đầu

tư, giám sát Nhà nước. Từ đó, có thể chỉ ra vai trò của HTTTKT trên các khía

cạnh sau:

Thứ nhất, HTTTKT phục vụ cho các nhà quản lý kinh tế: HTTTKT tạo

điều kiện cho quá trình hoạt động kinh doanh và hỗ trợ các nhà quản lý trong

việc ra quyết định bằng cách cung cấp các thông tin thiết yếu mà các nhà quản

lý có thể sử dụng để lập kế hoạch và kiểm soát các hoạt động của đơn vị. Quá

trình ra quyết định là vấn đề lớn mà được rất nhiều sự chú ý của người quản lý

và chiếm một phần lớn trong các hoạt động của họ. Nó được kết hợp chặt chẽ

với các chức năng lập kế hoạch, bởi vì các hoạt động của kế hoạch chính là để

đưa ra quyết định. Các quyết định được phân theo ba mức độ mà tại đó các

quyết định được thực hiện :

- Quyết định chiến lược: là các quyết định do các nhà quản lý cấp cao

nhất trong đơn vị thực hiện, có trách nhiệm lập kế hoạch dài hạn và các mục tiêu

tổng thể của đơn vị. Quá trình ra các quyết định chiến lược được hỗ trợ bởi

HTTTKT thông qua các báo cáo tài chính, cung cấp các thông tin tổng quát về

tình hình tài chính kinh tế, kết quả hoạt động kinh doanh của đơn vị, qua đó các

nhà quản lý cấp cao có thể hoạch định chiến lược hoạt động cho cả đơn vị.

- Quyết định quản lý: là các quyết định chức năng được thực hiện bởi các

nhà quản lý cấp trung để tìm kiếm nguồn lực và tổ chức sử dụng các nguồn lực

một cách hiệu quả để đạt được mục tiêu của đơn vị. Quá trình ra các quyết định

quản lý được hỗ trợ thông qua hệ thống dự toán và các báo cáo quản trị như báo

cáo trách nhiệm. Các thông tin do HTTTKT cung cấp giúp nhà quản lý xem xét,

đánh giá việc huy động và sử dụng nguồn lực của đơn vị sao cho đạt hiệu quả,

hiệu năng, đáp ứng được các mục tiêu của tổ chức.

- Quyết định hoạt động: là các quyết định được thực hiện bởi các nhà

quản lý và các bộ phận tại cấp hoạt động thông qua HTTTKT trong việc xử lý

các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày nhằm cung cấp những thông tin đa

dạng, chi tiết và chính xác để hỗ trợ các bộ phận này thực hiện các mục tiêu

ngắn hạn của đơn vị.

Thứ hai, HTTTKT phục vụ cho các nhà đầu tư: Thông tin kế toán được

trình bày dưới dạng các báo cáo kế toán là những thông tin hết sức tổng quát,

phản ánh một cách tổng hợp và toàn diện nhất về tình hình tài sản, nguồn vốn,

tình hình hoạt động kinh doanh của BV. Thông tin do HTTTKT cung cấp là căn

cứ quan trọng để tính ra các chỉ tiêu kinh tế khác nhằm đánh giá hiệu quả sử

dụng vốn, hiệu quả các quá trình KCB của BV, đồng thời là căn cứ quan trọng

trong việc phân tích, nghiên cứu, phát triển những khả năng tiềm tàng và dự báo

xu hướng phát triển trong tương lai của DN. Từ đó, các nhà đầu tư nắm được

hiệu quả của một thời kỳ kinh doanh và tình hình tài chính của DN và đưa ra các

quyết định có nên đầu tư hay không và cũng biết được DN đã sử dụng số vốn

đầu tư đó như thế nào (Đặng Thị Thúy Hằng) [18].

Thứ ba, HTTTKT phục vụ quản lý giám sát của Nhà nước: Qua kiểm tra,

tổng hợp các số liệu kế toán, Nhà nước nắm được tình hình chi phí, lợi nhuận

của các đơn vị. Từ đó đề ra các chính sách về đầu tư, thu thuế thích hợp cũng

như hoạch định các chính sách, soạn thảo luật lệ và thực hiện các chức năng

kiểm soát vĩ mô.

1.2.2.2 Yêu cầu của HTTTKT trong bệnh viện

Như vậy, một HTTTKT được coi là thành công nếu nó đáp ứng được hết

các yêu cầu cơ bản sau:

- Thông tin cung cấp phải có liên quan và phù hợp: Thông tin được cho là

có liên quan nếu nó ảnh hưởng đến các quyết định. Để có ích trong quá trình ra

quyết định, thông tin phải có giá trị trong việc dự đoán và giá trị trong việc phản

hồi. Thông tin kế toán liên quan giúp người sử dụng không chỉ có những dự

đoán về kết quả của quá khứ, hiện tại mà cả sự kiện tương lai của đơn vị.

- Thông tin cung cấp phải tin cậy và kịp thời: Để có ích, thông tin phải

đáng tin cậy cũng như liên quan. Thông tin phải được tin tưởng và phụ thuộc

vào người sử dụng cho một mục đích nhất định. Trong hệ thống thông tin kế

toán, sai sót và gian lận là hai nguyên nhân chính dẫn đến thông tin cung cấp

không đáng tin cậy. Chính vì vậy, một hệ thống thông tin kế toán thành công

phải có hệ thống kiểm soát nội bộ tương xứng nhằm chống và phát hiện các sai

sót và gian lận. Để đảm bảo độ tin cậy của thông tin, thông tin kế toán phải được

trình bày trung thực, chính xác, đầy đủ, khách quan và kiểm chứng được.

Thông tin được coi là cung cấp kịp thời nếu người sử dụng có được thông

tin ngay khi họ cần để ra quyết định.

- Thông tin cung cấp phải so sánh được và nhất quán: Chất lượng thông

tin cho phép người dùng có thể xác định những thay đổi trong các hiện tượng

kinh tế trong một kỳ của một đơn vị, hoặc giữa hai hay nhiều đơn vị với nhau.

So sánh giúp cho người lãnh đạo doanh nghiệp có thể xem xét đơn vị của họ

hoạt động như thế nào so với các đối thủ cạnh tranh. Báo cáo kế toán sẽ so sánh

giữa các đơn vị để xác định điểm tương đồng và khác biệt. Để có thể so sánh

được, báo cáo kế toán phải nhất quán về thời gian lập, đơn vị đo lường sử dụng

và các tiêu chuẩn của báo cáo.

- Thông tin kế toán phải dễ hiểu và thuận tiện cho người sử dụng: Các

thông tin kế toán phải có chất lượng và có ý nghĩa kinh tế cho người sử dụng.

Người sử dụng thông tin như các cổ đông, các nhà đầu tư, tổ chức tín dụng… là

người có kiến thức kinh tế, nhưng sự hiểu biết về kế toán không sâu. Do vậy,

thông tin kế toán phải đơn giản, dễ hiểu, không quá phức tạp để người sử dụng

có thể sử dụng nó có hiệu quả nhất.

1.2.3 Nội dung hệ thống thông tin kế toán

Tiếp cận HTTTKT theo tiến trình xử lý thông tin, nhiều tác giả cho rằng

HTTTKT bao gồm 3 quá trình: thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin. Theo quan

điểm của tác giả, HTTTKT bao gồm 4 quá trình: thu nhận, xử lý, cung cấp và

kiểm soát thông tin. Để HTTTKT thực sự có hiệu quả, cung cấp những thông tin

có chất lượng, hữu ích cho các đối tượng sử dụng thì nội dung kiểm soát thông

tin đầu ra cũng vô cùng quan trọng, không thể thiếu. Mỗi quá trình có các chức

năng khác nhau trong tiến trình xử lý thông tin nhưng chúng có mối liên hệ mật

thiết với nhau và đều vì mục tiêu chung của hệ thống.

Sơ đồ 1.1: Quy trình hệ th>ng thông tin kế toán

(Nguồn : Tác giả tổng hợp dựa trên kết quả nghiên cứu)

Mô hình Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP):

Đây là mô hình hiện nay được các đơn vị đang tiếp cận và triển khai áp

dụng. Trong phạm vi luận văn của mình, tác giả cũng đi sâu vào nghiên cứu mô

hình ERP (Enterprise resource planning), từ đó làm căn cứ để hướng đến áp

dụng trong các đơn vị mà tác giả nghiên cứu.

Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) phát triển cùng

Thu nhận

thông tin

Nhu cầu

thông tin

Chứng từ,

tài liệu kế

toán

Tài khoản,

sổ sách kế

toán

Báo cáo

kế toán

Xử lý

thông tin

Cung cấp

thông tin

Kiểm

soát

thông tin

phương pháp quản lý kinh doanh và các nguồn lực doanh nghiệp. ERP có thể

được diễn tả khác nhau tùy theo những góc độ khác nhau. Hệ thống ERP là một

phương thức quản lý dùng giải pháp kỹ thuật và tổ chức để giúp đơn vị gia tăng

và làm gọn nhẹ một cách hiệu quả xử lý kinh doanh nội bộ, nó tác động thay đổi

qui trình quản lý, ảnh hưởng cả chiến lược, tổ chức và văn hóa của đơn vị. Theo

quan điểm hệ thống thông tin, hệ thống ERP là các gói phần mềm cho phép đơn

vị tự động và tích hợp phần lớn các xử lý kinh doanh, chia sẻ dữ liệu chung cho

các hoạt động toàn đơn vị, tạo ra và cho phép truy cập thông tin trong môi

trường thời gian thực.

Như vậy, mô hình ERP là một mô hình hệ thống thông tin cho phép đơn

vị tự động hóa và tích hợp các quy trình kinh doanh quan trọng của nó. ERP phá

vỡ rào cản chức năng của mô hình truyền thống bằng việc chia sẻ dữ liệu, lưu

chuyển thông tin, và cung cấp những thông tin về hoạt động kinh doanh chung

giữa tất cả người dùng của tổ chức.

1.2.3.1 Quá trình thu nh n thông tin kếế toánậ

a. N i dung thông tin thu nh nộ ậ

Tùy thuộc vào đặc điểm hoạt động sự nghiệp của đơn vị mà quá trình thu

nhận thông tin có thể khác nhau. Hay nói cách khác, nội dung thông tin quyết

định quá trình thu nhận thông tin. Có thể khái quát nội dung thông tin cần thu

nhận trong một đơn vị kế toán ở góc độ chung nhất bao gồm: thông tin quá khứ

và thông tin tương lai.

- Thông tin quá khứ (thông tin thực hiện): là nguồn thông tin được thu

nhận từ những sự kiện kinh tế đã phát sinh trong quá trình hoạt động của đơn vị

như tình hình sử dụng vật tư, hoá chất, thuốc men, tài sản, máy móc, chi phí,…

hoặc những thông tin có được từ việc phân tích, tổng hợp, đánh giá dựa trên

những dữ liệu có sẵn như năng lực hoạt động của máy móc thiết bị, trình độ

chuyên môn của các bác sỹ, hiệu quả hoạt động sự nghiệp của các bộ phận

phòng ban… Những thông tin này phát sinh tại bộ phận kế toán và các bộ phận

phòng ban chức năng, khoa phòng khám chữa bệnh... Thông tin thực hiện là cơ

sở để tiến hành phân loại, tổng hợp, lập báo cáo kế toán. Bên cạnh đó, thông tin

thực hiện được thu thập sẽ được tổng hợp, phân loại, đánh giá và so sánh với

thông tin kế hoạch hay thông tin dự toán để tìm ra những chênh lệch, sai sót,

nhằm đánh giá hiệu quả hoạt động của từng bộ phận. Thông tin thực hiện còn là

cơ sở để lập dự toán, đánh giá, kiểm soát mọi hoạt động trong đơn vị.

- Thông tin tương lai (thông tin dự báo): là nguồn thông tin mà kế toán có

được thông qua chức năng dự đoán của KTQT như định mức chi phí, dự toán về

tình hình phát sinh chi phí, doanh thu; các chỉ tiêu kế hoạch KCB… Thông tin

tương lai còn được ghi nhận thông qua các bộ phận chức năng của đơn vị nhằm

có được thông tin dự đoán tương lai về tình hình hoạt động sự nghiệp của đơn vị

như thông tin về đầu tư trang thiết bị; thông tin chính sách của BHXH, thông tin

về chính sách cấp ngân sách của nhà nước, thông tin về thay đổi giá thuốc và các

hóa chất xét nghiệm... trong tương lai ngắn hạn và dài hạn. Thông tin tương lai có

thể có những sai lệch nhất định so với thực tế, nhưng nó là những dự báo quan

trọng giúp đơn vị nhận định được kết quả có thể có trong tương lai, từ đó giúp nhà

quản trị đơn vị đánh giá kiểm soát nguồn lực và hoạt động của mình, chủ động

hơn và đưa ra các quyết định nhanh chóng trong từng tình huống cụ thể.

Nguồn thông tin quá khứ và nguồn thông tin tương lai là nguồn thông tin

đầu vào của quá trình hoạt động của HTTTKT. Đó là toàn bộ dữ liệu phục vụ

cho việc xử lý thông tin kế toán trong hệ thống, nhằm cung cấp thông tin cho

các đối tượng sử dụng và giúp cho việc ra quyết định của nhà quản lý. Để

HTTTKT đạt hiệu quả cao thì quá trình thu nhận thông tin phải đảm bảo các yêu

cầu sau: thích hợp, đầy đủ, rõ ràng, chính xác và đáng tin cậy.

Trong môi trường ứng dụng phần mềm ERP, các thông tin thu thập về

hoạt động sự nghiệp không chỉ liên quan đến thông tin kế toán tài chính mà còn

cả những thông tin không tài chính. Ví dụ, khi bệnh nhân tới nhập viện thì ngoài

những thông tin về bệnh nhân, thuốc men, hóa chất xét nghiệm, thời gian điều

trị….. thì còn có cả những thông tin liên quan đến nghiệp vụ thanh toán như thời

gian, người mua dịch vụ, người sử dụng dịch vụ, hay cả sự hài lòng của bệnh

nhân và người nhà bệnh nhân khi sử dụng dịch vụ khám chữa bệnh.

b. Ph ng ti n thu nh n thông tin kếế toánươ ệ ậ

Với những nội dung thông tin thu nhận khác nhau nên cách thức thu nhận

thông tin cũng khác nhau. Thông tin kế toán được ghi nhận thông qua các chứng

từ kế toán, được sử dụng để phản ánh các giao dịch xảy ra bên trong và bên

ngoài đơn vị như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hóa

đơn… Chứng từ là phương tiện minh chứng tính hợp pháp của nghiệp vụ và là

phương tiện thông tin về kết quả của nghiệp vụ. Chứng từ đóng vai trò quan

trọng trong quá trình thu nhận thông tin đầu vào của hệ thống. Vì vậy, đơn vị

cần thiết lập hệ thống chứng từ đảm bảo phù hợp với các nhân tố tác động đến

HTTTKT, đồng thời cần phải bảo đảm yêu cầu chính xác, kịp thời và tính hợp

lệ, hợp pháp của chứng từ để có thể thu nhận thông tin một cách đầy đủ nhất cho

HTTTKT trong đơn vị.

Phương tiện thu nhận thông tin kế toán chủ yếu bằng hai loại: chứng từ

giấy hoặc các chứng từ điện tử.

- Chứng từ giấy: được sử dụng trong đơn vị lập chứng từ thủ công nhưng

có sự hỗ trợ của phần mềm kế toán. Quá trình thu nhận thông tin kế toán được

tiến hành bằng cách ghi chép thủ công lên chứng từ giấy, sau đó nhập bằng tay

vào hệ thống tùy theo đặc điểm của từng phần mềm cụ thể. Các dữ liệu sau khi

được nhập vào phần mềm sẽ được lưu trữ vào cơ sở dữ liệu máy tính dưới dạng

các tệp, các file.

- Chứng từ điện tử: được áp dụng trong điều kiện ứng dụng CNTT, đơn vị

có sử dụng phần mềm quản lý tổng thể. Quá trình thu nhận thông tin kế toán có

sự kế thừa thông tin khi đã được nhập từ các bộ phận khác do sử dụng một cơ sở

dữ liệu chung. Chứng từ điện tử được lập dựa vào dữ liệu của các bộ phận tiếp

nhận tài liệu nguồn và được chuyển trong hệ thống bằng hệ thống mạng nội bộ

của đơn vị. Chứng từ điện tử vẫn đảm bảo tính pháp lý như chứng từ giấy do

thông tin thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa mà không bị thay đổi

trong quá trình truyền qua mạng máy tính, mạng viễn thông hoặc trên vật mang

tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán. Chứng từ điện tử được quản lý

như tài liệu kế toán ở dạng nguyên bản mà nó được tạo ra, gửi đi hoặc nhận

nhưng phải có đủ thiết bị phù hợp để sử dụng.

Chứng từ kế toán là nguồn thông tin rất quan trọng trong mỗi HTTTKT.

Mỗi đơn vị cần phải xác định các danh mục chứng từ sử dụng phù hợp với đặc

điểm hoạt động và nhu cầu quản lý của đơn vị. Khi xác định hệ thống chứng từ kế

toán phục vụ cho quá trình thu nhận thông tin kế toán phải căn cứ vào hệ thống

chứng từ kế toán mẫu đã được Nhà nước ban hành áp dụng cho các đơn vị, mẫu

nào phù hợp thì đem áp dụng. Hệ thống chứng từ kế toán phải phù hợp cho đơn vị

cả về mặt nội dung và hình thức.

Đối với quá trình thu nhận thông tin kế toán phục vụ KTQT, đơn vị có thể

thiết kế các mẫu chứng từ chi tiết phù hợp, phản ánh đầy đủ các yếu tố, nội dung

để phục vụ cho nhu cầu quản lý riêng nội bộ của đơn vị. Ngoài những thông tin

thể hiện trên chứng từ kế toán ra thì đối với KTQT, những thông tin kế toán còn

thể hiện trên những tài liệu do các bộ phận khác trong đơn vị cung cấp như những

bản định mức, dự toán sản xuất, các bảng chỉ tiêu kế hoạch thực hiện, tiến độ thực

hiện công việc… nhằm thực hiện chức năng lập kế hoạch và chức năng kiểm soát;

hay những thông tin từ môi trường bên ngoài từ các phía các cơ quan Nhà nước,

các tổ chức tín dụng, khách hàng, nhà cung cấp, các chuyên gia như thông tin về

thuế, bảo hiểm xã hội, lãi suất ngân hàng, thông tin về giá cả thị trường, chất

lượng sản phẩm, đối thủ cạnh tranh… cũng là những tài liệu đầu vào của quá

trình thu nhận thông tin phục vụ cho KTQT.

Chứng từ kế toán sau khi lập xong phải được chuyển tới bộ phận kế toán

liên quan để kiểm tra chứng từ, tức là xác định tính chính xác của thông tin

phản ánh trên chứng từ. Nội dung kiểm tra chứng từ bao gồm kiểm tra tính hợp

lệ, hợp pháp, hợp lý của chứng từ. Kiểm tra tính hợp lệ tức là kiểm tra các yếu

tố cơ bản và việc tuân thủ theo chế độ chứng từ do nhà nước ban hành. Kiểm

tra tính hợp pháp là kiểm tra chữ ký của các cá nhân và dấu của đơn vị tham

gia vào nghiệp vụ kinh tế. Kiểm tra tính hợp lý là kiểm tra nội dung, quy mô

của nghiệp vụ (số lượng, đơn giá, số tiền), thời gian, không gian và số thứ tự

chứng từ đã lập.

Mỗi loại chứng từ có đặc điểm vị trí, vận động khác nhau, do đó cần phải

xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ đến từng bộ phận kế toán liên quan để

thuận tiện cho công tác ghi sổ kế toán. Khi xây dựng quy trình luân chuyển

chứng từ trong HTTTKT, phải căn cứ vào đặc điểm tổ chức quản lý, tổ chức sản

xuất, tổ chức bộ máy kế toán, tổ chức HTTTKT và yêu cầu quản lý trong đơn vị.

Chứng từ sau khi sử dụng xong cần phải được lưu trữ, bảo quản theo dúng quy

định hiện hành.

Trong hệ thống ERP, các thông tin về hoạt động kinh tế phát sinh được

nhân viên kế toán thực hiện hoạt động đưa ngay vào hệ thống trong quá trình

hoạt động sự nghiệp. Các thông tin về hoạt động kinh tế này được lưu trữ

trong cơ sở dữ liệu chung của toàn đơn vị và nhân viên kế toán chỉ việc lấy

thông tin trong cơ sở dữ liệu này để xử lý. Điều này, giúp cho việc thu thập

thông tin được kịp thời và chính xác ngay tại nguồn.

c. B ph n th c hi n thu nh n thông tin kếế toánộ ậ ự ệ ậ

Việc thu nhận thông tin ban đầu được thực hiện do các bộ phận khác nhau

trong đơn vị, điều đó phụ thuộc vào cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của

các bộ phận, phòng ban và việc phân cấp trách nhiệm cho các bộ phận đó trong

đơn vị. Vì các giao dịch kinh tế có thể phát sinh ở tất các bộ phận khác nhau như

ở bộ phận hoạt động sự nghiệp, bộ phận hành chính, bộ phận kho, bộ phận kế

toán… và tất cả các bộ phận trong đơn vị đều có thể liên quan đến việc thực

hiện nghiệp vụ đó. Ví dụ như nghiệp vụ mua tài sản: bộ phận cung ứng lập

Phiếu yêu cầu mua tài sản gửi cho bộ phận như bộ phận hành chính, căn cứ vào

đó bộ phận hành chính lập Kế hoạch mua hàng; Kế hoạch mua tài sản sau khi

được ký duyệt ban lãnh đạo lập Đơn đặt hàng gửi cho nhà cung cấp; khi nhà

cung cấp chuyển tài sản và Phiếu giao hàng đến cho đơn vị, bộ phận kho nhận

tài sản và lập Phiếu nhập kho, đồng thời chuyển Hóa đơn GTGT cho bộ phận

hành chính làm căn cứ để lập phiếu Đề nghị thanh toán; bộ phận tài chính gửi bộ

chứng từ gồm Yêu cầu mua tài sản, Đơn đặt hàng, Hóa đơn GTGT, Đề nghị

thanh toán về cho bộ phận kế toán; bộ phận kho chuyển Phiếu nhập kho đến bộ

phận kế toán; bộ phận kế toán kiểm tra chứng từ và thực hiện các công việc tiếp

theo. Như vậy, việc thu nhận thông tin ban đầu không hoàn toàn do bộ phận kế

toán thực hiện, mà bộ phận kế toán đôi khi chỉ là bộ phận tiếp nhận thông tin từ

các bộ phận khác hoặc kiểm tra thông tin đó để tạo cơ sở dữ liệu cho hệ thống.

Bên cạnh đó, quá trình thu nhận thông tin kế toán còn phụ thuộc vào tổ

chức bộ máy kế toán và phương tiện kỹ thuật ứng dụng. Với các hình thức tổ

chức bộ máy kế toán khác nhau (tập trung, phân tán, vừa tập trung vừa phân tán)

thì thông tin có thể được thực hiện thu nhận ở nội bộ phòng kế toán hay ở cả bộ

phận kế toán cấp dưới và bộ phận kế toán cấp trên. Trong điều kiện đơn vị có

ứng dụng phương tiện kỹ thuật thì quá trình thu nhận thông tin sẽ được kiểm

soát chặt chẽ hơn về các hoạt động như khai báo, nhập liệu, thêm, chỉnh sửa, xóa

và phân quyền truy cập đối với người sử dụng.

1.2.3.2. Quá trình x lý thông tin kếế toánử

Tùy thuộc vào nội dung thông tin, nhu cầu thông tin của các đối tượng sử

dụng thông tin cũng như các nhân tố khác tác động đến HTTTKT, quá trình hệ

thống hóa và xử lý thông tin kế toán được thực hiện bằng các phương pháp và

phương tiện khác nhau căn cứ vào những mục tiêu nhất định.

a. Yếu cầầu và m c tiếu x lý thông tin kếế toánụ ử

Yêu cầu xử lý thông tin kế toán

Thông tin kế toán cung cấp cho các đối tượng sử dụng là thông tin hữu

ích, giúp họ đưa ra được các quyết định kinh tế và có biện pháp quản lý thích

hợp. Vì vậy, việc hệ thống hóa và xử lý thông tin kế toán là công việc quan trọng

trong toàn bộ quy trình kế toán. Do đó, phải đảm bảo các yêu cầu sau:

- Phải hệ thống hóa và xử lý được toàn bộ thông tin về quá trình hoạt động

ở đơn vị, nghĩa là phải ghi chép đầy đủ, kịp thời toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế

phát sinh được phản ánh ở các chứng từ kế toán vào các tài khoản kế toán.

- Phải hệ thống hóa và xử lý toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo

các chỉ tiêu kinh tế tài chính tổng hợp, phản ánh trên các báo cáo kế toán (BCTC

và báo cáo kế toán quản trị) phục vụ cho công tác quản lý .

- Phải hệ thống hóa và xử lý toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo

các chỉ tiêu kinh tế tài chính tổng hợp phục vụ cho yêu cầu quản lý.

- Trong quá trình hệ thống hóa và xử lý thông tin kế toán cần tuân thủ

Luật kế toán, các Nguyên tắc kế toán, các Chuẩn mực kế toán và Chế độ kế

toán, tài chính đã ban hành.

Mục tiêu xử lý thông tin kế toán

Ở đây, tác giả đưa ra mục tiêu xử lý thông tin kế toán trong đơn vị bao

gồm: xử lý thông tin KTTC và xử lý thông tin KTQT.

- Xử lý thông tin KTTC: Thông tin KTTC là những thông tin có tính

chất bắt buộc theo quy định của Nhà nước. Do đó, xử lý thông tin KTTC bao

gồm các mục tiêu sau:

+ Thông tin được xử lý chủ yếu là thông tin quá khứ, là thông tin về các

nghiệp vụ kinh tế đã xảy ra liên quan đến biến động tài sản, nguồn vốn, kết quả

hoạt động sự nghiệp của đơn vị.

+ Thông tin KTTC sau được xử lý là những thông tin mang tính tổng

hợp, biểu hiện bằng các chỉ tiêu giá trị tiền tệ ghi sổ và được phản ánh trên

BCKT của đơn vị.

+ Thông tin được xử lý chủ yếu đáp ứng nhu cầu thông tin cho các đối tượng

ở bên ngoài đơn vị như: Các nhà đầu tư, Nhà nước, ngân hàng, nhà cung cấp…

- Xử lý thông tin KTQT: Xuất phát từ yêu cầu quản trị đơn vị mà việc xử

lý thông tin KTQT bao gồm các mục tiêu sau:

+ Thông tin được xử lý là những thông tin về các hoạt động diễn ra của

đơn vị. Từ đó, đơn vị có thể xây dựng các mô hình dự báo về kết quả hoạt

động sự nghiệp của đơn vị, phân tích những biến động, chênh lệch để tìm ra

nguyên nhân giúp nhà quản trị đưa ra các quyết định cụ thể. Việc xử lý thông

tin kế toán chủ yếu căn cứ vào chức năng của KTQT.

+ Thông tin sau khi được xử lý thường là những thông tin chi tiết phục vụ

cho công tác dự báo và hoạch định tài chính của đơn vị, biểu hiện bằng các chỉ

tiêu trên báo cáo KTQT.

+ Thông tin được xử lý chủ yếu phục vụ cho các bên trong đơn vị: các nhà

quản lý, ban giám đốc, ban lãnh đạo… để kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện

và ra quyết định.

b. Ph ng ti n x lý thông tin kếế toánươ ệ ử

Xử lý thông tin KTTC

Xuất phát từ nhu cầu sử dụng thông tin KTTC của đơn vị, HTTTKT xử lý

thông tin KTTC theo yêu cầu và các mục tiêu cụ thể đã trình bày ở trên:

Xử lý thông tin qua hệ thống tài khoản kế toán

TKKT là phương pháp dùng để phân loại các đối tượng kế toán để phản

ánh, kiểm tra và cung cấp thông tin một cách thường xuyên, liên tục và có hệ

thống về tình hình hiện có và sự biến động của từng đối tượng mà kế toán theo

dõi (tài sản, nguồn vốn và các quá trình hoạt động sự nghiệp). Các đối tượng kế

toán gồm đối tượng tổng hợp và đối tượng chi tiết. Vì vậy, cần phải có hệ thống

TKKT gồm các tài khoản tổng hợp và chi tiết để phản ánh đầy đủ các đối tượng

kế toán riêng biệt nhưng có liên quan chặt chẽ với nhau. Việc xác định hệ thống

TKKT cho phù hợp với từng đơn vị là điều kiện cần thiết để hệ thống hóa được

thông tin theo yêu cầu quản lý của đơn vị và phụ thuộc chuẩn mực và chế độ kế

toán quy định ở mỗi quốc gia.

Phân loại thông tin KTTC được thực hiện dựa trên phân loại các đối

tượng kế toán. Do đó, mỗi đơn vị tiến hành xây dựng hệ thống TKKT thống nhất

để hệ thống hóa thông tin kế toán tài chính. Trong bảng hệ thống TKKT thống

nhất do Bộ tài chính ban hành mới nhất đã liệt kế tất cả các TKKT cấp 1 và cấp

2 cần thiết để sử dụng trong mỗi đơn vị. Tại đây đã quy định thống nhất về loại

tài khoản, số lượng tài khoản, kí hiệu và tên gọi cùng với nội dung ghi chép trên

mỗi tài khoản để các đơn vị áp dụng. Trên cơ sở đó, Nhà nước có thể quản lý

công tác kế toán, kiểm tra tình hình chấp hành chế độ kế toán của các đơn vị.

Mục đích cơ bản của việc xây dựng hệ thống TKKT là hướng tới việc hệ

thống hóa thông tin về tình hình hiện có và sự vận động của các đối tượng kế

toán trong đơn vị. Khi xây dựng hệ thống TKKT cần phải quan tâm đến các tài

khoản có đáp ứng được yêu cầu hệ thống hóa và cung cấp thông tin tổng quát và

thông tin chi tiết phục vụ cho công tác quản lý hay không. Vì vậy, để đạt được

mục đích trên, việc xây dựng hệ thống TKKT cần đảm bảo cáo yêu cầu sau:

- Hệ thống TKKT phải đảm bảo đơn giản, dễ làm, dễ kiểm soát, tiện lợi

cho công tác kế toán của đơn vị.

- Hệ thống TKKT phải đảm bảo việc ghi chép của kế toán tuân theo đúng

nguyên tắc, CMKT, đồng thời đảm bảo việc ghi chép chi tiết phục vụ yêu cầu quản

trị đơn vị.

- Hệ thống TKKT phải đảm bảo thuận lợi cho việc mã hóa các TKKT

tổng hợp và chi tiết khi đơn vị áp dụng các phương tiện kỹ thuật hiện đại để

thuận tiện cho việc hạch toán và quản lý.

- Hệ thống TKKT phải đảm bảo cho việc tổng hợp cung cấp thông tin cho

người sử dụng, cũng như phục vụ cho công tác kiểm tra, kiểm soát của đơn vị.

Hệ thống TKKT được xem là “xương sống” của hệ thống kế toán, đảm

bảo cho việc xử lý số liệu và cung cấp thông tin hữu ích cho người sử dụng. Do

đó, khi xây dựng hệ thống TKKT, DN cần đảm bảo các nguyên tắc sau:

- Hệ thống TKKT phải được xây dựng trên cơ sở hệ thống TKKT do Bộ tài

chính ban hành. Các đơn vị không được phép xây dựng hệ thống TKKT riêng mà

chỉ căn cứ vào hệ thống TKKT quy định trong chế độ kế toán để xác định danh

mục các TKKT cần sử dụng cho đơn vị mình. Số TK tổng hợp (cấp 1) đã được

xác định như một khung cứng, đơn vị không được tự ý mở thêm TK tổng hợp.

- Hệ thống TKKT phải đảm bảo nguyên tắc chi tiết hóa, nghĩa là khi có

cần thiết đơn vị có thể tự mở thêm các tài khoản chi tiết phục vụ yêu cầu quản lý

để theo dõi chi tiết từng đối tượng kế toán phục vụ cho quản trị đơn vị.

- Hệ thống TKKT phải đảm bảo cung cấp thông tin khách quan để cung

cấp thông tin cho người sử dụng bên trong và bên khoài đơn vị. Mỗi đối tượng

sử dụng thông tin của đơn vị có mục đích khác nhau. Đối với các đối tượng bên

ngoài đơn vị, họ cần những thông tin tổng quát về tình hình tài chính, khả năng

sinh lời, khả năng thanh toán thông qua các BCTC được thiết lập trên cơ sở các

chỉ tiêu được ghi nhận từ thông tin của tài khoản KTTC cung cấp.

Xử lý thông tin qua hệ thống sổ sách kế toán

Hệ thống sổ sách kế toán là phương tiện vật chất của HTTTKT, được xây

dựng theo mẫu nhất định dùng để ghi chép, hệ thống hóa thông tin về các hoạt

động kinh tế tài chính trên cơ sở số liệu của các chứng từ kế toán theo đúng

phương pháp kế toán nhằm cung cấp thông tin có hệ thống phục vụ công tác

quản lý các hoạt động kinh tế tài chính trong đơn vị. Việc xây dựng hệ thống sổ

sách kế toán trong đơn vị cần đảm bảo những yêu cầu sau:

- Sổ kế toán xây dựng phải đảm bảo có kết cấu khoa học, hợp lý, đảm bảo

đầy đủ các yếu tố như ngày, tháng ghi sổ, số hiệu và ngày, tháng của chứng từ

được ghi sổ, số tiền ghi sổ… nhằm đảm bảo tính pháp lý của việc ghi sổ, làm cơ

sở cho việc kiểm tra, kiểm soát khi cần thiết.

- Sổ kế toán xây dựng phải phù hợp với quy mô và đặc điểm của đơn vị để

đáp ứng yêu cầu cung cấp thông tin phục vụ cho quản lý đơn vị cũng như yêu

cầu kiểm tra của các cơ quan nhà nước có liên quan.

Đối với xử lý thông tin KTTC, căn cứ vào đặc điểm hoạt động kinh

doanh, quy mô tổ chức, khối lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tính chất phức

tạp của các hoạt động kinh tế tài chính và yêu cầu quản lý của đơn vị mà các

mẫu sổ kế toán được xây dựng sao cho phù hợp với đơn vị nhưng phải đảm bảo

cung cấp thông tin về giao dịch kinh tế một cách minh bạch, đầy đủ, rõ ràng, dễ

kiểm tra, dễ đối chiếu.

Sổ kế toán có nhiều loại với đặc trưng khách nhau. Mỗi cách phân loại

sổ kế toán đều có ý nghĩa thực tiễn trong công tác kế toán, có thể phân loại

theo các tiêu thức sau:

- Theo nội dung kinh tế phản ánh, sổ kế toán được chia thành các nhóm:

sổ theo dõi thuốc, hóa chết xét nghiệm; sổ tài sản cố định; sổ tổng hợp chi phí;

sổ quyết toán toán BHXH… Mỗi nhóm này đều bao gồm các sổ kế toán tổng

hợp và sổ kế toán chi tiết.

- Theo mức độ phản ánh, sổ kế toán được chia làm hai loại: sổ kế toán

tổng hợp và sổ kế toán chi tiết. Sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép kế toán

tổng hợp, hệ thống hóa thông tin theo các chỉ tiêu kinh tế, tài chính tổng hợp. Sổ

kế toán chi tiết dùng để ghi chép kế toán chi tiết nhằm cụ thể hóa các chỉ tiêu

kinh tế, tài chính tổng hợp, phục vụ cho yêu cầu quản lý chi tiết.

- Theo tính chất hệ thống hóa phản ánh, sổ kế toán được chia làm hai loại:

sổ nhật ký và sổ cái. Sổ nhật ký là loại sổ hệ thống các nghiệp vụ kinh tế theo

thứ tự thời gian. Sổ cái là loại sổ hệ thống các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo

từng đối tượng hạch toán. Từ hai loại sổ cơ bản này có thể xây dựng sổ liên hợp

trong đó kết hợp cả phần nhật ký và phần phân loại theo đối tượng.

Sổ kế toán mặc dù có nhiều loại, khác nhau về nội dung, kết cấu và

phương pháp ghi chép, nhưng chúng có mối liên hệ chặt chẽ với nhau trong việc

cung cấp số liệu và kiểm tra kết quả ghi chép.

Trong điều kiện ứng dụng CNTT, sổ kế toán phải được xây dựng phù hợp

với cơ chế hoạt động của máy tính, phần mềm kế toán nhằm đảm bảo việc ghi

nhận thông tin từ các chứng từ kế toán vào sổ kế toán của hình thức kế toán

máy. Theo chế độ kế toán hiện hành, các đơn vị có thể lựa chọn sử dụng các

mẫu sổ kế toán khác nhau không nhất thiết phải tuân theo một hình thức sổ nào,

điều này tạo điều kiện hết sức cho các đơn vị có thể vận dụng khai thác tối đa

các ứng dụng khi thiết kế các phần mềm kế toán.

Xử lý thông tin KTQT

Quá trình xử lý thông tin KTQT, tác giả nghiên cứu chủ yếu dựa trên chức

năng của KTQT gắn với nhu cầu của các nhà quản trị:

Xử lý thông tin kế toán phục vụ chức năng lập kế hoạch

Trong giai đoạn này, việc xử lý thông tin chủ yếu tập trung vào phục vụ

lập dự toán đơn vị cho từng bộ phận và toàn đơn vị bao gồm tập hợp các dự toán

chi tiết cho các giai đoạn từ mua hàng, sản xuất đến tiêu thụ.

Dự toán có ý nghĩa quan trọng trong đơn vị: 1) Cụ thể hóa các kế hoạch

của đơn vị, cung cấp cho nhà quản trị những thông tin có hệ thống về kế hoạch

hoạt động sự nghiệp; 2) Là thông tin hữu ích để so sánh với kết quả thực hiện,

giúp nhà quản trị đánh giá được kết quả hoạt động của đơn vị; 3) Tạo tiền đề cho

hoạt động kiểm soát và hoạt động sự nghiệp diễn ra thuận lợi; 4) Đảm bảo kế

hoạch của từng bộ phận phù hợp với mục tiêu chung của đơn vị.

Từ những dữ liệu ban đầu sau khi thu thập, KTQT tiến hành tổng hợp lại

các dữ liệu, phân loại và sử dụng các phương pháp tính toán nhằm xác định hệ

thống dự toán. Trên cơ sở khối lượng thuốc và hóa chất, vật tư tiêu hao lập dự

toán tiêu thụ. Tất cả những dự toán trên làm căn cứ để nhà quản trị chuẩn bị

nguồn lực phục vụ cho hoạt động sự nghiệp theo đúng mục tiêu và kế hoạch.

đơn vị có thể lựa chọn phương pháp lập dự toán theo hai cách: dự toán tĩnh hoặc

dự toán linh hoạt. Dự toán tĩnh là dự toán được lập dựa trên mức độ hoạt động

cụ thể. Dự toán tĩnh không phù hợp trong việc phân tích và kiểm soát chi phí khi

so sánh giữa kết quả thực tế với dự toán, vì mức độ hoạt động thực tế thường

khác biệt so với mức độ hoạt động theo dự toán. Dự toán linh hoạt là dự toán

được xây dựng dựa trên nhiều mức độ hoạt động khác nhau, được sử dụng để

phân tích biến động chi phí, từ đó xác định các nhân tố gây ra biến động chi,

nhằm nâng cao hiệu quả kiểm soát chi.

Xử lý thông tin kế toán phục vụ chức năng tổ chức thực hiện

Thông tin được sử dụng để xử lý phục vụ chức năng tổ chức thực hiện là

thông tin quá khứ (thông tin thực hiện) được thu thập từ quá trình thu nhận

thông tin kế toán của hệ thống. Để xử lý thông tin thực hiện, hệ thống cũng sử

dụng các phương pháp như: phương pháp tính giá, phương pháp TKKT, phương

pháp ghi chép trên sổ sách kế toán tương tự như xử lý thông tin KTTC. Tuy

nhiên, xử lý thông tin KTQT bằng những phương pháp trên cũng có sự khác biệt

so với xử lý thông tin KTTC. Việc xử lý thông tin thực hiện trong KTQT giúp

nhà quản trị đánh giá được tình hình thực hiện hoạt động sự nghiệp, hiệu quả

của việc thực hiện các quyết định và đánh giá được mức độ kiểm soát các hoạt

động của đơn vị.

- Xử lý thông tin kế toán bằng phương pháp TKKT: Xử lý thông tin

KTQT thực hiện dựa vào các đối tượng kế toán mang tính chi tiết cụ thể, phục

vụ cho công tác quản trị đơn vị theo những yêu cầu quản lý cụ thể. Do đó,

TKKT sử dụng chủ yếu là các tài khoản chi tiết được xây dựng dựa trên hệ

thống TKKT chung của đơn vị. Các đơn vị có thể mở các TK chi tiết cấp 2, 3,

4… ở mức độ cần thiết nhằm phục vụ cho công tác quản trị theo yêu cầu và

trình độ quản lý.. Khi thiết kế TKKT chi tiết phải đảm bảo đơn giản, tiện lợi cho

công tác kế toán. Đặc biệt, trong trường hợp đơn vị xử lý thông tin kế toán bằng

các phương tiện kỹ thuật thông tin hiện đại, cần phải mã hóa các TKKT tổng

hợp và chi tiết theo phương pháp nhất định để thuận tiện cho hạch toán và quản

lý, hệ thống hóa được thông tin kế toán chi tiết phục vụ cho quản trị đơn vị.

- Xử lý thông tin kế toán bằng phương pháp ghi chép trên sổ sách kế toán:

Đối với xử lý thông tin KTQT, sổ kế toán được thiết kế theo yêu cầu quản lý nội

bộ và theo từng chỉ tiêu cụ thể, đồng thời phù hợp với trang bị công nghệ xử lý

thông tin. Các chỉ tiêu phản ánh trên sổ phải đảm bảo cung cấp được những

thông tin chi tiết phục vụ cho việc lập báo cáo quản trị và phân tích thường

xuyên các chỉ tiêu kinh tế tài chính. Nhà quản trị cần những thông tin gì, chi tiết

đến mức độ nào thì phải được thể hiện ra trên mẫu sổ thiết kế, đồng thời cũng

phải phù hợp với mức độ chi tiết của TKKT và nội dung phản ánh trên chứng từ

kế toán.

Xử lý thông tin kế toán phục vụ chức năng kiểm soát

Quá trình xử lý dữ liệu để cung cấp thông tin kiểm soát để thực hiện được

trước tiên đơn vị phải thiết lập các tiêu chuẩn kiểm soát. Tiêu chuẩn kiểm soát là

căn cứ để nhà quản trị tiến hành đánh giá và kiểm định đối tượng bị kiểm soát,

đó là những định mức, chuẩn mực, những kế hoạch cụ thể… Tùy thuộc vào đặc

tính của đối tượng kiểm soát mà tiêu chuẩn kiểm soát có thể được biểu hiện dưới

dạng định lượng hoặc định tính. Tiêu chuẩn kiểm soát định lượng như: định

mức, dự trù về số lượng thuốc, giá cả… Tiêu chuẩn kiểm soát định tính như: ý

thức trách nhiệm làm việc, tính kỷ luật trong đơn vị…

Để xử lý thông tin phục vụ hoạt động kiểm soát, KTQT thường sử dụng

các phương pháp sau:

+ Phương pháp đo lường: là phương pháp dựa vào số liệu phản ánh kết

quả đã đạt được và có thể là những số liệu phản ánh dự đoán tương lai, được

trình bày dưới dạng bảng biểu, bảng liệt kê.

+ Phương pháp so sánh: là phương pháp dựa trên sự so sánh giữa kết quả

thực tế đạt được với những tiêu chuẩn kiểm soát đã đưa ra.

+ Phương pháp phân tích: là phương pháp dựa trên sự phân tích chênh

lệch giữa định mức, dự toán với tình hình thực hiện nhằm xác định nguyên nhân,

những nhân tố ảnh hưởng đến sự biến động của các chỉ tiêu để đề xuất giải pháp

cho phù hợp với mục tiêu.

+ Phương pháp kiểm soát thông qua các trung tâm trách nhiệm: Trung tâm

trách nhiệm là một bộ phận của một đơn vị mà trong đó nhà quản trị bộ phận đó

chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động của bộ phận mình với nhà quản trị cấp cao.

Hệ thống trung tâm trách nhiệm có chức năng thu thập và báo cáo các thông tin

liên quan đến trách nhiệm của nhà quản lý các cấp trong đơn vị. Mỗi trung tâm

trách nhiệm được quy định những nhiệm vụ và quyền hạn nhất định gắn với

những chỉ tiêu đánh giá cụ thể nhằm đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ của

các trung tâm trách nhiệm. Các loại trung tâm trách nhiệm bao gồm: trung tâm chi

phí, trung tâm doanh thu, trung tâm lợi nhuận, trung tâm đầu tư.

Xử lý thông tin kế toán phục vụ chức năng ra quyết định

Ra quyết định là nhiệm vụ quan trọng nhất của nhà quản trị, có ảnh

hưởng đến sự tồn tại và phát triển của đơn vị. Tất cả các quyết định dù lớn hay

nhỏ đều ảnh hưởng đến kết quả hoạt động sự nghiệp của đơn vị, bao gồm:

quyết định ngắn hạn và quyết định dài hạn.

Quyết định ngắn hạn là loại quyết định chỉ liên quan đến một kỳ kế toán

hay một thời gian ngắn. Quyết định ngắn hạn chủ yếu liên quan đến lợi nhuận

của đơn vị sẽ thu được trong năm hoặc dưới một năm. Để tăng lợi nhuận trong

ngắn hạn, nhà quản trị thường chú trọng đến năng lực hoạt động sự nghiệp hiện

có, mà ít quan tâm đến việc đầu tư, mua sắm trang bị thêm tài sản cố định để

tăng thêm năng lực hoạt động sự nghiệp, năng lực hoạt động. Do đó, KTQT sẽ

giúp các nhà quản lý xác định được phương án có khả năng sinh lời cao nhất

trong việc sử dụng năng lực hoạt động sự nghiệp hiện có.

Quyết định dài hạn là loại quyết định liên quan đến nhiều kỳ kế toán, có

liên quan đến lợi ích lâu dài trong tương lai của đơn vị. Các quyết định này chịu

ảnh hưởng bởi quy mô cũng như đặc điểm sự nghiệp của đơn vị, đồng thời đòi

hỏi lượng vốn đầu tư lớn, thời gian thu hồi vốn đầu tư phải qua nhiều năm nên

phải đối diện với vô số điều không chắc chắn, khó dự đoán và độ rủi ro cao.

Như vậy, quá trình xử lý thông tin KTTC và thông tin KTQT được thực

hiện bằng nhiều phương pháp. Để quá trình xử lý thông tin đảm bảo một cách

khoa học, chính xác, khách quan, phù hợp với mục tiêu xử lý cần xem xét

phương tiện xử lý thông tin kế toán trong các điều kiện cụ thể. Trong điều kiện

ứng dụng CNTT, kế toán cũng phải phân loại các dữ liệu thu thập được trên hệ

thống các TKKT và các sổ sách kế toán tổng hợp cũng như chi tiết, sau đó sử

dụng các phương pháp của kế toán nói chung để tiến hành xử lý thông tin kế

toán. Trong điều kiện đơn vị ứng dụng ERP, có sự hỗ trợ của các máy tính và

phần mềm kế toán ERP, tốc độ xử lý thông tin sẽ nhanh hơn. Do đó, để lập báo

cáo kế toán, hình thức kế toán máy không yêu cầu bất kỳ một sổ kế toán trung

gian nào, nó có thể lấy dữ liệu trực tiếp từ tệp chứa chứng từ gốc đã lưu trong

máy (chứng từ điện tử). Các sổ vào báo cáo kế toán nếu cần đều được in ra từ

máy với tư cách là sản phẩm đầu ra của HTTTKT. Sổ kế toán trong trường hợp

này không phải là cơ sở để lập báo cáo kế toán vì cả sổ và báo cáo kế toán là

ngang hàng khi đều được lập từ một nguồn dữ liệu chung là chứng từ điện tử.

Trong môi trường ERP, có nhiều phân hệ xử lý tự động tích hợp với nhau và

cùng dùng chung cơ sở dữ liệu, do đó đơn vị có thể áp dụng thêm nhiều phương

pháp xử lý và phân tích các thông tin thu thập được trong cơ sở dữ liệu.

Để thuận lợi cho quá trình xử lý thông tin và lưu trữ thông tin trong điều

kiện ứng dụng mô hình ERP, thì đơn vị nhất thiết phải thiết kế các mã kế toán để

đảm bảo cho quy trình xử lý thông tin được chính xác.

Mã kế toán là tập hợp các ký tự theo các nguyên tắc nhất định để mô tả

thông tin về đối tượng nghiên cứu. Các mã kế toán được thiết kế cho từng đối

tượng cụ thể, tùy theo quy mô yêu cầu quản lý của đơn vị để xác định số lượng

các mã, các ký tự được sử dụng để mã hóa, số lượng các ký tự trong một mã…

Các mã được đánh liên tục thường bao gồm cả phần chữ và phần số, mỗi mã chỉ

được sử dụng cho một đối tượng kế toán nhất định, không được đánh trùng mã

ký tự cho nhiều đối tượng kế toán khác nhau.

Có nhiều phương pháp mã hóa đối tượng như: Mã liên tiếp, mã phân cấp,

mã tự kiểm, mã gợi nhớ, mã cách khoảng,… Mỗi phương pháp đều có ưu,

nhược điểm riêng, tùy thuộc vào đặc điểm của đối tượng được mã hóa, đặc thù

của đơn vị cần lựa chọn phương pháp mã hóa sao cho phù hợp, góp phần kiểm

soát tốt thông tin trong đơn vị.

1.2.3.3. Bộ phận thực hiện xử lý thông tin kế toán

Thông tin kế toán sau khi thu nhận được thực hiện xử lý tại phòng kế

toán. Do đó, quá trình xử lý thông tin kế toán phụ thuộc vào mô hình tổ chức bộ

máy kế toán, trình độ đội ngũ nhân viên kế toán và phương tiện kỹ thuật ứng

dụng trong công tác kế toán. Với bộ máy kế toán hợp lý, gọn nhẹ là yếu tố quan

trọng trong việc xử lý, cung cấp thông tin một cách kịp thời, chính xác, đầy đủ,

hữu ích cho các đối tượng sử dụng thông tin. Đồng thời, đơn vị cần chú ý nâng

cao trình độ nghiệp vụ và kỹ năng chuyên môn của người kế toán viên sẽ làm

tăng hiệu quả của quá trình xử lý thông tin kế toán.

1.2.3.3. Quá trình cung cấp thông tin kế toán

Tùy thuộc vào nhu cầu thông tin của các đối tượng sử dụng cũng như các

nhân tố khác tác động đến HTTTKT trong đơn vị mà quá trình cung cấp thông

tin kế toán được thực hiện trên cơ sở xác định nội dung các thông tin cung cấp

và phương tiện cung cấp thông tin của hệ thống là gì.

a. Đối tượng sử dụng thông tin và nội dung thông tin được cung cấp

Để xác định nội dung thông tin được cung cấp, đơn vị cần xem xét trong mối

quan hệ giữa nội dung thông tin cung cấp với các đối tượng sử dụng thông tin. Tùy

thuộc vào nhu cầu sử dụng thông tin của các đối tượng bên trong và bên ngoài đơn

vị mà thông tin cung cấp của HTTTKT là thông tin KTTC hay thông tin KTQT.

Đối tượng sử dụng thông tin bên trong đơn vị

- Nhà quản trị cấp cao: là người quản lý cấp cao trong đơn vị, người thiết

lập đưa ra các quyết định chiến lược cho sự phát triển chung của đơn vị như

Tổng giám đốc, Phó giám đốc, ban lãnh đạo… Thông tin cung cấp cho những

đối tượng này là những thông tin khái quát chung toàn đơn vị, mang tính chất

chiến lược toàn đơn vị.

+ Ở giai đoạn lập kế hoạch: Thông tin cung cấp là những thông tin liên

quan đến chi phí, doanh thu dự kiến cho các phương án kinh doanh phục vụ cho

việc lập kế hoạch chiến lược của đơn vị; là thông tin dự toán về nguồn lực mà

đơn vị cần huy động để đạt được mục tiêu, chiến lược đặt ra của đơn vị.

+ Ở giai đoạn tổ chức thực hiện: Thông tin cung cấp chủ yếu là các thông

tin trên báo cáo tổng quát về chi phí thực hiện, doanh thu và hiệu quả khám chữa

bệnh của toàn đơn vị, có chi tiết đến từng bộ phận, từng bệnh nhân để nhà quản

trị có cái nhìn khái quát về kết quả của từng khoa, từ đó có chính sách điều

chỉnh chiến lược kinh doanh của đơn vị cũng như xác định trách nhiệm đối với

từng bộ phận trong đơn vị.

+ Ở giai đoạn kiểm tra, kiểm soát hoạt động: Thông tin cung cấp là những

thông tin về chênh lệch chi phí, doanh thu, kết quả khám chữa bệnh của toàn

đơn vị, các bộ phận giữa thực hiện so với kế hoạch ban đầu nhằm mục đích để

kiểm soát các hoạt động, xác định trách nhiệm nhà quản trị cấp trung gian, xây

dựng chiến lược phát triển tổng thể cũng như chi tiết cho từng khoa điều trị

trong đơn vị.

- Nhà quản trị cấp trung gian: là người quản lý ở cấp giữa có thể có nhiều

cấp, đó là các trưởng phòng, trưởng khoa, phó khoa… Người quản lý vừa phải

kiểm soát lĩnh vực mà mình chuyên trách tại các bộ phận, vừa chịu trách nhiệm

báo cáo kết quả với nhà quản lý cấp cao. Người quản lý có nhiệm vụ chính là

đưa ra các quyết định chiến thuật, thực hiện các kế hoạch và chính sách của đơn

vị, phối hợp các hoạt động, các công việc để hoàn thành mục tiêu chung của

toàn đơn vị. Thông tin cung cấp cho những đối tượng này là những thông tin

tổng hợp liên quan đến các bộ phận thuộc phạm vi quản lý.

+ Ở giai đoạn lập kế hoạch: Thông tin cung cấp là những thông tin liên

quan đến dự toán về số hóa chất xét nghiêm, số lượng thuốc sử dụng, vật tư y tế,

chi phí phát sinh, doanh thu, kết quả tại bộ phận tại bộ phận mình phụ trách.

+ Ở giai đoạn thực hiện: Thông tin cung cấp chủ yếu là những thông tin

về tình hình thực hiện kế hoạch khám chữa bệnh trong kỳ, chi phí phát sinh,

hiệu quả kinh doanh của bộ phận mà mình quản lý.

+ Ở giai đoạn kiểm tra, kiểm soát hoạt động: Thông tin cung cấp là những

thông tin về chênh lệch chi phí, doanh thu, kết quả của đơn vị mình phụ trách và

chênh lệch chi phí ở các bộ phận trong đơn vị phụ trách để xác định trách nhiệm,

từ đó làm cơ sở để xây dựng kế hoạch thực hiện cho kỳ sau.

- Nhà quản trị cấp cơ sở: là người quản lý có nhiệm vụ đưa ra các quyết

định tác nghiệp nhằm đốc thúc, hướng dẫn, điều khiển nhân viên trong các công

việc khám chữa bệnh cụ thể hàng ngày.Ví dụ như : y tá trưởng, điều dưỡng

trưởng, phó khoa….. Người quản lý quan tâm đến tính hiệu quả của từng hoạt

động diễn ra tại thời điểm hiện tại của đơn vị.

+ Ở giai đoạn lập kế hoạch: Thông tin cung cấp là những thông tin liên

quan đến dự toán chi phí phát sinh ở bộ phận mình, đó là các bảng dự toán về số

lượng bệnh nhân nằm tại khoa, các chi phí phát sinh liên quan đến việc khám

chữa bệnh trong đơn vị.

+ Ở giai đoạn thực hiện: Thông tin cung cấp là những báo cáo khám chữa

bệnh được lập cho từng giai đoạn, từng loại bệnh nhân.

+ Ở giai đoạn kiểm tra, kiểm soát hoạt động: Thông tin cung cấp là

những phân tích chi phí biến động cho từng nội dung chi phí trong bộ phận

sản xuất của đơn vị.

Đối tượng sử dụng thông tin bên ngoài đơn vị

Những đối tượng bên ngoài đơn vị có lợi ích trực tiếp và gián tiếp đối với

thông tin do HTTTKT cung cấp đó là: các nhà đầu tư, chủ nợ, những đối tác liên

doanh, nhà hoạch định chính sách, cơ quan quản lý Nhà nước, cơ quan thuế…

Thông tin cung cấp cho những đối tượng này là những thông tin về tình hình

hoạt động kinh doanh, tình hình tài chính của đơn vị bằng các chỉ tiêu tài chính

được thể hiện trên BCKT của đơn vị như: thông tin phản ánh về tình hình tài

sản, nguồn vốn của đơn vị; thông tin về doanh thu, chi phí, kết quả kinh doanh

của đơn vị; thông tin về lưu chuyển tiền và các thông tin giải trình, giải thích về

chính sách kế toán, phương pháp kế toán… Căn cứ vào thông tin kế toán cung

cấp, họ đánh giá được thực trạng và dự đoán tình hình hoạt động kinh doanh,

tình hình tài chính của đơn vị, từ đó đưa ra được những quyết định đầu tư, chính

sách lãi suất, cho vay, góp vốn nhiều hay ít… Đồng thời giúp cho các cơ quan

quản lý chức năng trong việc kiểm tra, giám sát tình hình hoạt động của đơn vị,

tình hình thực hiện chính sách, chế độ về quản lý kinh tế, tài chính của đơn vị.

b. Phương tiện cung cấp thông tin kế toán

Cung cấp thông tin trên BCKT

Về cơ bản, nó là một quá trình trong đó các dữ liệu đầu vào chuyển đổi

thành thông tin đầu ra. Giai đoạn xử lý dữ liệu đầu tiên bao gồm việc thu thập

dữ liệu về các sự kiện kinh doanh xảy ra. Sau khi thu thập dữ liệu đến giai

đoạn thứ hai của quá trình kế toán bao gồm các phân tích sự kiện kinh

doanh. Sau đó được ghi vào nhật ký và sổ cái đi kèm. Vào cuối kỳ kế toán,

trước khi chuẩn bị lập báo cáo tài chính cơ bản, cần phải kiểm tra độ chính

xác dữ liệu trong các sổ sách kế toán bằng cách tổng hợp cân đối số liệu kế

toán. Giai đoạn cuối cùng của quá trình kế toán là lập ra được báo cáo tài

chính. Thông tin trên BCKT cung cấp phải đáp ứng lợi ích của người sử

dụng thông tin kế toán khác nhau theo Sơ đồ 1.2

Sơ đồ 1.2: Quá trình kế toán

(Nguồn: Tác giả tổng hợp dựa trên kết quả nghiên cứu)

Thông tin KTTC chủ yếu cung cấp cho các đối tượng sử dụng bên ngoài

nên cần phải đảm bảo yêu cầu thích hợp, trung thực, hợp lý. Vì vậy, BCKT được

lập theo những khuôn mẫu nhất định, tuân theo quy định về mặt pháp lý của một

quốc gia. Theo Luật kế toán: “BCKT được lập theo chuẩn mực kế toán và chế

độ kế toán dùng để tổng hợp và thuyết minh về tình hình kinh tế, tài chính của

đơn vị kế toán”. BCKT là hệ thống báo cáo được lập trên cơ sở tuân thủ những

nguyên tắc có tính bắt buộc, mẫu biểu, thời hạn lập và gửi theo quy định chung

và được dùng để phục vụ cho các đối tượng bên trong và bên ngoài đơn vị phục

vụ cho việc ra quyết định kinh tế, tài chính. Thông tin trên BCKT là thông tin

quá khứ, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã thực hiện một cách khái

quát theo thước đo giá trị [25].

Theo quy định hiện hành, BCKT của đơn vị thuộc hoạt động kinh doanh

bao gồm:

- Bảng cân đối tài khoản

- Tổng hợp tình hình kinh phí và quyết toán kinh phí đã sử dụng

- Báo cáo chi tiết kinh phí hoạt động

Tổng hợp cân đối

Thu thập dữ liệu về các

sự kiện kinh tế

QUÁ TRÌNH

ĐẦU RA

Phân tích các sự kiện

kinh tế

Ghi vào sổ sách kế toán

Lập BCKT

Người sử dụng thông tin

ĐẦU VÀO

- Bảng đối chiếu dự toán kinh phí ngân sách tại kho bạc Nhà nước theo

hình thức rút dự toán tại KBNN

- Bảng đối chiếu tình hình tạm ứng và thanh toán tạm ứng kinh phí ngân

sách tại kho bạc Nhà nước;

- Bảng đối chiếu số dư tài khoản tiền gửi

- Báo cáo thu - chi hoạt động sự nghiệp và hoạt động SXKD

- Báo cáo tình hình tăng, giảm TSCĐ;

- Báo cáo số kinh phí chưa sử dụng đã quyết toán năm trước chuyển sang

(chỉ được lập ở các đơn vị công lập của tỉnh);

- Thuyết minh báo cáo tài chính.

Báo cáo kế toán là phương tiện cung cấp thông tin về tình hình tài chính,

kết quả kinh doanh và hoạt động của đơn vị cho người sử dụng. Việc lập các báo

cáo kế toán là khâu công việc cuối cùng của một quá trình công tác kế toán. Số

liệu trong báo cáo kế toán mang tính tổng quát, toàn diện tình hình tài sản, tình

hình cấp phát, tiếp nhận kinh phí của Nhà nước, tình hình thu, chi và kết quả hoạt

động sự nghiệp, hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ phục vụ cho việc kiểm

tra, kiểm soát các khoản chi; quản lý tài sản; tổng hợp phân tích, đánh giá các

hoạt động của đơn vị

Hiện nay, các đơn vị SNCL đều phải lập báo cáo kế toán theo quy định của

chế độ kế toán HCSN ban hành theo Thông tư 107/2017TT-BTC ngày

10/10/2017 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán

trong các đơn vị sự nghiệp công lập bao gồm hai nội dung cơ bản sau:

Một là tổ chức hệ thống báo cáo tài chính cung cấp thông tin cho các đối,

tượng sử dụng bên ngoài đơn vị. Các báo cáo này thường là báo cáo bắt buộc,

được Nhà nước quản lý và ban hành các biểu mẫu thống nhất. Báo cáo tài chính

của các đơn vị sự nghiệp công lập được lập vào cuối quý, cuối năm và nộp cho

cơ quan chủ quản chậm nhất là 25 ngày sau khi kết thúc quý (đối với báo cáo tài

chính quý) và sau khi đã được chỉnh lý sửa đổi, bổ sung số liệu trong thời gian

chỉnh lý quyết toán theo quy định của pháp luật (đối với báo cáo tài chính năm).

Hai là, tổ chức hệ thống báo cáo kế toán phục vụ yêu cầu quản trị nội bộ và

điều hành hoạt động của đơn vị. Các báo cáo này phản ánh các chỉ tiêu kinh tế,

tài chính theo từng mặt cụ thể theo yêu cầu quản lý của đơn vị trong việc lập dự

toán, kiểm tra điều hành và ra quyết định. Ngoài ra, các báo cáo này còn có tác

dụng hỗ trợ nhà lãnh đạo đơn vị đánh giá được tình hình hoạt động, thực trạng

tài chính của đơn vị từ đó có định hướng đưa ra các giải pháp trong khâu tổ

chức, điều hành hoạt động của đơn vị một cách kịp thời, phù hợp với sự phát

triển của đơn vị. Đồng thời hệ thống báo cáo kế toán này cũng có ý nghĩa trong

việc củng cố và nâng cao chất lượng công tác hạch toán kế toán ở các bộ phận

của đơn vị.

Cung cấp thông tin trên báo cáo KTQT

Thông tin kế toán sau khi được thu nhận, xử lý thông qua hệ thống chứng

từ, tài khoản, sổ sách kế toán sẽ được phản ánh trong báo cáo KTQT nhằm cung

cấp thông tin cần thiết cho nhà quản trị.

Báo cáo KTQT là sản phẩm cuối cùng của quy trình thực hiện công tác

KTQT trong đơn vị. Báo cáo KTQT là sự tổng hợp thông tin trên các tài khoản

sử dụng trong KTQT và là sự chi tiết hóa thông tin thu nhận theo các chỉ tiêu

phù hợp với nhu cầu thông tin của nhà quản trị trong quá trình quản trị đơn vị

(Phạm Quang) [24]. Chính vì vây, nội dung và hình thức của báo cáo KTQT

phải thể hiện được các chỉ tiêu mà nhà quản trị yêu cầu theo dõi, phân tích,

đánh giá. Báo cáo KTQT không có tính pháp lý và tính bắt buộc vì nó còn phụ

thuộc vào quy mô của đơn vị, đặc điểm hoạt động kinh doanh, trình độ nhận

thức của các cấp quản lý và yêu cầu quản lý cụ thể mà thiết kế hệ thống báo

cáo KTQT cho thích hợp để nâng cao hiệu quả trong việc cung cấp thông tin kế

toán. Do đó, việc xây dựng hệ thống báo cáo KTQT phải đảm bảo các yêu cầu

- Hệ thống báo cáo KTQT xây dựng đảm bảo phù hợp với yêu cầu cung

cấp thông tin phục vụ quản lý nội bộ của từng đơn vị cụ thể.

- Hệ thống báo cáo KTQT phải đảm bảo cung cấp đầy đủ nội dung và

đảm bảo tính so sánh được của các thông tin phục vụ yêu cầu quản lý và ra

quyết định của đơn vị.

- Hệ thống báo cáo KTQT được thiết kế phải phù hợp với hệ thống BCKT

nhưng có thể thay đổi theo yêu cầu quản lý các cấp; các chỉ tiêu xây dựng phải

phù hợp với các chỉ tiêu kế hoạch, dự toán.

Như vậy, hệ thống báo cáo KTQT trong đơn vị phải được xây dựng phù

hợp với đối tượng sử dụng, nhu cầu sử dụng tại mỗi đơn vị và thông tin đó có

thể thay đổi theo yêu cầu quản trị các cấp.

Hệ thống báo cáo KTQT được thiết kế bao gồm các loại sau:

- Hệ thống báo cáo dự toán: là các báo cáo phục vụ cho chức năng lập kế

hoạch khám chữa bệnh của đơn vị, cung cấp thông tin định hướng, các chỉ tiêu

dự toán giúp đơn vị chuẩn bị các điều kiện đảm bảo và tổ chức triển khai hoạt

động. Đây cũng là cơ sở để đánh giá kết quả thực hiện. Bao gồm các báo cáo

như: báo cáo dự toán về tiêu thụ, báo cáo dự toán sản xuất, báo cáo dự toán chi

phí sản xuất kinh doanh, báo cáo dự toán thành phẩm tồn kho cuối kỳ…

- Hệ thống báo cáo thực hiện: cung cấp thông tin về tình hình thực hiện kế

hoạch của hoạt động kinh doanh của đơn vị. Đây là cơ sở để kiểm soát, đánh

giá, điều chỉnh tình hình thực hiện. Bao gồm các báo cáo như: báo cáo theo dõi

tình hình doanh thu, báo cáo sản xuất, báo cáo sản lượng tiêu thụ, báo cáo tình

chi phí, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.

- Hệ thống báo cáo kiểm soát, đánh giá tình hình thực hiện và ra quyết

định: là các báo cáo phản ánh các thông tin chênh lệch giữa thực hiện với dự

toán và nguyên nhân gây ra những chênh lệch đó để nhà quản trị đơn vị xác định

được nguyên nhân và kiểm soát, đánh giá tình hình thực hiện, cũng như tìm cách

khắc phục. Bao gồm các báo cáo như: báo cáo kiểm soát, báo cáo bộ phận, báo

cáo trung tâm trách nhiệm…Trên các báo cáo này thường thể hiện dưới dạng các

bảng so sánh giữa thực hiện với dự toán.

Báo cáo KTQT là công cụ cung cấp thông tin cho nhà quản trị các cấp

trong đơn vị. Căn cứ vào nhu cầu cụ thể của nhà quản trị mà các báo cáo này

được lập theo định kỳ hay thường xuyên nhằm đáp ứng yêu cầu thông tin phục

vụ quản trị đơn vị. Báo cáo lập theo định kỳ thường là những báo cáo cung cấp

thông tin về hiệu quả kinh doanh của các bộ phận, báo cáo phân tích biến động

chi phí và chênh lệch chi phí… ; Báo cáo lập thường xuyên gồm những báo cáo

cung cấp thông tin liên quan đến hiệu quả sản xuất, công suất hoạt động của

máy móc thiết bị, thông tin về mức tiêu hao nguồn nhân lực… được cập nhật và

cung cấp hàng ngày để có thể điều chỉnh kịp thời. Ngoài ra, trong một số trường

hợp cụ thể thông tin được cung cấp đột xuất cho nhà quản trị, ví dụ như thông

tin liên quan đến sự biến động bất ngờ trong đơn vị hoặc các thông tin liên quan

đến phương án kinh doanh mà nhà quản trị đang xem xét cần có thông tin ngay

để đưa ra quyết định lựa chọn.

HTTTKT trong điều kiện ứng dụng CNTT hỗ trợ cho việc xử lý và cung

cấp thông tin KTQT một cách hữu ích cho nhà quản trị trong việc ra quyết

định. Đối với việc sử dụng phần mềm, việc truyền tải cung cấp thông tin cho

nhà quản trị được nhanh chóng, kịp thời hơn, nội dung thông tin cung cấp đa

dạng, phong phú hơn giúp cho nhà quản trị đánh giá tình hình tài chính đơn vị

một cách tổng hợp, đầy đủ, toàn diện hơn.

1.2.3.4. Quá trình kiểm soát thông tin kế toán

Kiểm soát là một quy trình giám sát các hoạt động để đảm bảo rằng các

hoạt động này được thực hiện theo kế hoạch và chỉnh sửa các sai lệch quan

trọng. Theo Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 400: “Hệ thống kiểm soát nội

bộ là các qui định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng

và áp dụng nhằm bảo đảm cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các qui định, để

kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài

chính trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản

của đơn vị. Hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm môi trường kiểm soát, hệ thống

kế toán và các thủ tục kiểm soát”.

Theo quan điểm của COSO: Kiểm soát nội bộ là một quá trình bị chi phối

bởi người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị, được thiết lập

để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu sau đây: (1) Sự

hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động. (2) Sự tin cậy của báo cáo tài chính. (3) Sự

tuân thủ các luật lệ và quy định. Theo đó, hệ thống kiểm soát nội bộ gồm 5 bộ

phận:

Môi trường kiểm soát: là những yếu tố của tổ chức ảnh hưởng đến hoạt

động của hệ thống kiểm soát nội bộ và là các yếu tố tạo ra một môi trường trong

đó toàn bộ thành viên của tổ chức có nhận thức được tầm quan trọng của hệ

thống kiểm soát nội bộ hay không.

Đánh giá rủi ro: được hiểu là hoạt động nhận dạng, phân tích và quản lý

các rủi ro đe dọa mục tiêu của tổ chức.

Hoạt động kiểm soát: là các biện pháp, quy trình, thủ tục kiểm soát đảm

bảo chỉ thị của ban lãnh đạo trong giảm thiểu rủi ro và tạo điều kiện cho tổ

chức đạt được mục tiêu đặt ra được thực thi nghiêm túc trong toàn tổ chức. Ví

dụ: kiểm soát phòng ngừa và phát hiện sự mất mát, thiệt hại của tài sản, kiểm

soát xem tổ chức có hoạt động theo đúng quy định mà tổ chức đã đề ra, theo

đúng các yêu cầu của pháp luật hiện hành hay không…

Hệ thống thông tin và truyền thông: cần được tổ chức để bảo đảm chính

xác, kịp thời, đầy đủ, tin cậy, dễ nắm bắt và đúng người có thẩm quyền.

Hệ thống giám sát và thẩm định: là quá trình theo dõi và đánh giá chất

lượng thực hiện việc kiểm soát nội bộ để đảm bảo nó được triển khai, được điều

chỉnh khi môi trường thay đổi, được cải thiện khi có khiếm khuyết.

Ở phương diện quản lý, kiểm soát hay kiểm soát nội bộ là công cụ cung

cấp một đảm bảo hợp lý giúp một tổ chức đạt được mục tiêu cũng như những

phản ứng hữu hiệu đối với các rủi ro xẩy ra trong quá trình quản lý. Kiểm soát là

việc kiểm tra để khẳng định mọi việc được thực hiện theo đúng kế hoạch hoặc

các chỉ dẫn và các nguyên tắc đã được thiết lập hay không, từ đó nhằm chỉ ra

các yếu kém và sai phạm cần phải điều chỉnh, đồng thời ngăn ngừa chúng không

được phép tái diễn . Kiểm soát là tổng hợp các phương sách để nắm lấy và điều

hành các đối tượng hoặc khách thể quản lý.

Với ý nghĩa như vậy, kiểm soát được hiểu theo nhiều hướng khác nhau,

chẳng hạn như cấp trên kiểm soát cấp dưới thông qua các biện pháp hoặc chính

sách cụ thể; đơn vị này kiểm soát đơn vị khác thông qua việc ảnh hưởng hoặc

chi phối đáng kể dựa trên quyền sở hữu và lợi ích tương ứng; nội bộ đơn vị kiểm

soát lẫn nhau thông qua nội quy và quy chế. Kiểm soát là quá trình đo lường,

đánh giá và tác động lên đối tượng kiểm soát nhằm đảm bảo mục tiêu, kế hoạch

của tổ chức được thực hiện một cách có hiệu quả. Kiểm soát là chức năng quan

trọng trong quản lý, được thực hiện tại các cấp độ và giai đoạn khác nhau trong

quản lý theo cách thức phù hợp với đối tượng quản lý nhằm đạt được mục tiêu

của tổ chức. Kiểm soát bao gồm việc đo lường, đánh giá đối tượng kiểm soát

nhằm đạt được hiệu quả trong quản lý. Kiểm soát thông tin là một yêu cầu tất

yếu để đảm bảo thông tin không bị sai lệch, thông tin không bị bóp méo. Để

kiểm soát thông tin cần thực hiện tổ chức kiểm soát thông tin phù hợp với đặc

điểm của thông tin đó.

Như vậy, kiểm soát thông tin đóng vai trò quan trọng đối với các mặt hoạt

động của đơn vị, giúp cho thông tin cung cấp được hiệu quả hơn, thiết thực hơn

với nhà quản trị. Ngoài ra, kiểm soát có tác dụng rà soát quy trình hoạt động của

HTTTKT từ khâu thu nhận thông tin, xử lý và cung cấp thông tin làm cho quy

trình này được hoạt động nhuần nhuyễn liên tục, có sự phối hợp nhịp nhàng với

các bộ phận khác nhau trong đơn vị, tăng tính liên kết của HTTTKT, giúp giảm

thiểu chi phí cho quá trình thu thập và truyền tải thông tin.

Vai trò của HTTTKT trong việc ra các quyết định kinh tế, tài chính, quy

trình kiểm soát thông tin kế toán theo sơ đồ 1.3 sau:

Sơ đồ 1.3: Quy trình kiểm soát thông tin kế trong HTTTKT

(Nguồn : Tác giả tổng hợp dựa trên kết quả nghiên cứu)

- Kiểm soát đầu vào: phải đảm bảo rằng các thông tin thu thập một cách

đầy đủ, chính xác, ngăn chặn những thông tin đầu vào sai lầm, phản ánh trên các

Kiểm soát

đầu vào

Kiểm soát quá

trình phân tích,

xử lý thông tin

Kiểm soát

đầu ra

chứng từ kế toán một cách phù hợp nhất. Đối với đơn vị sử dụng kế toán thủ

công thì đây chính là quá trình kiểm tra chứng từ, phân loại chứng từ và phản

ánh vào các sổ kế toán có liên quan. Đối với đơn vị sử dụng CNTT thì cần kiểm

soát quá trịnh nhập dữ liệu có chính xác không. Độ chính xác của việc nhập dữ

liệu trong quá trình kế toán là một điều kiện tiên quyết để tính chính xác của đầu

ra, tức là trong các báo cáo tài chính. Kiểm soát đầu vào phải đảm bảo các số

liệu phản ánh trên chứng từ kế toán có độ tin cậy, hợp pháp, hợp lệ. Đây là khâu

quan trọng nhằm đảm bảo tính chính xác của thông tin thu thập và nó ảnh hưởng

đến chất lượng thông tin kế toán sau này.

- Kiểm soát quá trình xử lý thông tin: Sau khi hoàn tất việc nhập dữ liệu,

thực hiện thủ tục phân loại, phân tích và xử lý dữ liệu. Khâu kiểm soát này nhằm

đảm bảo rằng các dữ liệu trong HTTTKT được phân tích, xử lý theo phương

pháp khoa học, phù hợp nhất với từng loại thông tin và phù hợp nhất mục đích

của thông tin cần cung cấp, đảm bảo các thông tin sau khi xử lý có hữu ích đối

với các nhà quản trị. Khi xử lý thông tin kế toán cũng cần phải lựa chọn trong

những thông tin đã được thu thập, ghi nhận những thông tin nào cần thiết cho

mục đích cung cấp thì tiến hành xử lý, những thông tin ghi nhận ban đầu không

phù hợp thì loại bỏ, tránh gây tình trạng nhiễu về thông tin kế toán.

- Kiểm soát đầu ra: Đầu ra từ hệ thống thông tin kế toán là cung cấp thông

tin cho người sử dụng thông qua các hình thức báo cáo kế toán. Các báo cáo tài

chính cung cấp thông tin về đơn vị cho mục đích quản lý, cũng như đối với

những người sử dụng nội bộ và bên ngoài. Vào cuối mỗi kỳ kế toán, báo cáo tài

chính trước khi được cung cấp cho người sử dụng, nó cần thiết được kiểm tra

với người có trách nhiệm về tính chính xác của các thông tin trong sổ sách kế

toán. Các kiểm soát viên phải đối chiếu, xem xét, tính toán lại các chỉ tiêu được

cung cấp, để đảm bảo các thông tin cung cấp là hữu ích nhất. Những thông tin

được trình bày trong các báo cáo phụ thuộc vào việc báo cáo đó dành cho người

dùng nội bộ hay bên ngoài. Các báo cáo phải đáp ứng được các mục tiêu mà họ

đã chuẩn bị, thông tin kế toán được cung cấp có liên quan cho việc ra quyết

định, lập kế hoạch và kiểm soát các quyết định trong đơn vị.

Theo tác giả, quá trình kiểm soát thông tin kế toán của hệ thống là quá

trình hướng đến việc kiểm soát chất lượng thông tin kế toán để cung cấp cho

những người sử dụng. Người sử dụng thông tin được coi là người đưa ra

quyết định tổng thể về lợi ích của bất kỳ thông tin mà họ nhận được. Chất

lượng thông tin kế toán được hiểu như là những thuộc tính làm cho những

thông tin trình bày trên các BCKT trở nên có thể hiểu được và hữu ích đối với

những người sử dụng thông tin. Chất lượng thông tin kế toán cung cấp phải

đảm bảo tính dễ hiểu; tính thích đáng; tính đáng tin cậy; tính hữu hiệu và tính

có thể so sánh được, khi cần có thể kiểm tra, xem xét, đối chiếu lại được.

Trong điều kiện ứng dụng mô hình phần mềm Minh Lộ, để kiểm soát chất

lượng thông tin kế toán, các đơn vị cần xác định các nhân tố ảnh hưởng đến

chất lượng thông tin kế toán của hệ thống.

1.3 Đặc điểm HTTTKT trong bệnh viện công lập

1.3.1 Nguồn tài chính tại bệnh viện công lập

Bệnh viện công là DVSN công lập hoạt động trong lĩnh vực y tế do cơ

quan có thẩm quyền của nhà nước thành lập, có nguồn tài chính để đảm bảo hoạt

động do ngân sách nhà nước ( NSNN) cấp hoặc có nguồn gốc từ ngân sách, do

đó việc tổ chức HTTTKT tại các bệnh viện công chịu sự chi phối của luật ngân

sách, chế độ kế toán hành chính sự nghiệp và nhất là cơ chế quản lý tài chính.

Do đó, nghiên cứu về HTTTKT trong các bệnh viện công phải gắn với đặc điểm

quản lý tài chính đối với bệnh viện công.

Từ năm 2006, các bệnh viện công bắt đầu thực hiện cơ chế tự chủ tài chính

theo tinh thần nghị định 43/2006/NĐ-CP Quy định quyền tự chủ tự chịu trách

nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy biên chế và tài chính đối với các

DVSN công lập. Hoạt động của các bệnh viện công phải vì mục tiêu lợi nhuận

trực tiếp nên về cơ bản nhà nước tổ chức duy trì và tài trợ cho các bệnh viện

công để cung cấp các dịch vụ y tế đến với tất cả người dân bằng việc cấp kinh

phí hoạt động cho các bệnh viện. Tuy nhiên, ngân sách nhà nước có hạn, nếu chỉ

dựa vào nguồn ngân sách nhà nước thì không thể đáp ứng được nhu cầu KCB

của nhân dân, không đảm bảo chất lượng khám chữa bệnh, nên nhà nước thực

hiện chính sách thu một phần viện phi. Bên cạnh đó, thực hiện cơ chế tự chủ tài

chính theo tinh thần nghị định 43/2006/NĐ-CP, ngoài kinh phí nhà nước cấp các

bệnh viện công có thể chủ động trong việc huy động trong các nguồn thu phí, lệ

phí các nguồn thu sự nghiệp khác và nguồn viện trợ, tài trợ, biếu tặng.

Muốn duy trì được hoạt động bình thường và phát triển, các đơn vị sự

nghiệp công lập cần được huy động các nguồn tài chính để đầu tư xây dựng cơ

sở vật chất, mua sắm trang thiết bị chuyên môn, trả lương cho viên chức và đội

ngũ cán bộ quản lý, nhân viên phục vụ,… Cụ thể nội dung các khoản thu chi

như sau:

- Các khoản thu: Nguồn thu của đơn vị sự nghiệp công lập gồm các

nguồn sau đây:

Các khoản kinh phí nằm trong dự toán đã được duyệt của năm ngân sách

trước nhưng chưa sử dụng được phép chuyển sang năm nay sử dụng tiếp. Nguồn

kinh phí cấp phát từ ngân sách nhà nước (NSNN) để thực hiện nhiệm vụ của đơn vị

bao gồm nhiệm vụ thường xuyên và nhiệm vụ đột xuất, kể cả nguồn viện trợ của

nước ngoài. Đây là nguồn thu mang tính truyền thống và có vai trò quan trọng

trong việc đảm bảo nguồn tài chính cho hoạt động của các đơn vị sự nghiệp.

Nguồn kinh phí ngân sách nhà nước cấp bao gồm: Kinh phí đảm bảo hoạt

động thường xuyên thực hiện chức năng, nhiệm vụ đối với đơn vị tự đảm bảo một

phần chi phí hoạt động; kinh phí thực hiện chương trình đào tạo bồi dưỡng cán bộ,

viên chức; kinh phí thực hiện các nhiệm vụ khoa học và công nghệ; kinh phí thực

hiện các chương trình mục tiêu quốc gia; kinh phí thực hiện các nhiệm vụ đột xuất

được cấp có thẩm quyền giao; vốn đầu tư xây dựng cơ bản; kinh phí khác, ...

Phần để lại từ số thu phí, lệ phí cho đơn vị sử dụng theo quy định của

Nhà nước.

Các khoản thu từ hoạt động sản xuất kinh doanh: Các đơn vị sự nghiệp

được tận dụng cơ sở vật chất, nguồn nhân lực sẵn có để thực hiện cung cấp hàng

hóa, dịch cụ theo quy định của pháp luật. Lãi được chia từ các hoạt động liên

doanh liên kết, lãi tiền gửi ngân hàng.

Các khoản thu từ nhận viện trợ, biếu tặng, các khoản thu khác không phải

nộp ngân sách theo chế độ. Đây là những khoản thu không thường xuyên, không

dự tính trước được chính xác nhưng có tác dụng hỗ trợ đơn vị trong quá trình thực

hiện nhiệm vụ.

Các khoản huy động vốn từ các tổ chức tín dụng, vốn duy động từ các cá

nhân,...phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh mà đơn vị được phép thực hiện.

Nguồn vốn liên doanh liên kết của các tổ chức cá nhân trong và ngoài nước theo

quy định.

- Các khoản chi, thực hiện theo quy định tại Điều 15 Nghị định số

43/2006/NĐ-CP ngày 25/4/2006 của Chính phủ, được hướng dẫn như sau:

+ Chi thường xuyên:

Chi hoạt động thường xuyên theo chức năng, nhiệm vụ được cấp có thẩm

quyền giao, gồm: Tiền lương; tiền công; các khoản phụ cấp lương; các khoản trích

nộp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn theo quy định hiện hành;

dịch vụ công cộng; văn phòng phẩm; các khoản chi nghiệp vụ; sửa chữa thường

xuyên tài sản cố định và các khoản chi khác theo chế độ quy định.

Chi hoạt động thường xuyên phục vụ cho công tác thu phí và lệ phí, gồm:

Tiền lương; tiền công; các khoản phụ cấp lương; các khoản trích nộp bảo hiểm xã

hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn theo quy định hiện hành cho số lao động

trực tiếp phục vụ công tác thu phí và lệ phí; các khoản chi nghiệp vụ chuyên môn;

sửa chữa thường xuyên tài sản cố định và các khoản chi khác theo chế độ quy

định phục vụ cho công tác thu phí và lệ phí.

Chi cho các hoạt động dịch vụ gồm: Tiền lương; tiền công; các khoản phụ

cấp lương; các khoản trích nộp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công

đoàn theo quy định hiện hành; nguyên, nhiên, vật liệu, lao vụ mua ngoài; khấu hao

tài sản cố định; sửa chữa tài sản cố định; chi trả lãi tiền vay, lãi tiền huy động

theo hình thức vay của cán bộ, viên chức; chi các khoản thuế phải nộp theo quy

định của pháp luật và các khoản chi khác (nếu có).

+ Chi không thường xuyên:

Chi không thường xuyên là các khoản chi cho mục đích đầu tư phát triển và

thực hiện những nhiệm vụ đột xuất được giao như chi thực hiện các nhiệm vụ

khoa học và công nghệ; chi thực hiện chương trình đào tạo bồi dưỡng cán bộ, viên

chức; chi thực hiện chương trình mục tiêu quốc gia.

Đây là những đặc điểm quan trọng quyết định các đơn vị sự nghiệp công

lập được phép huy động và sử dụng các nguồn huy động đó như thế nào, do vậy

nó sẽ tác động đến tổ chức công tác kế toán với mục đích thu thập, xử lý, theo

dõi, hệ thống hóa và báo cáo chi tiết, tổng hợp về từng đối tượng phục vụ quản

lý. Nó ảnh hưởng đến tổ chức lựa chọn và phương pháp ghi chép, tổng hợp vào

chứng từ kế toán, tài khoản kế toán, sổ kế toán và các chỉ tiêu trong báo cáo kế

toán liên quan đến các khoản thu từ chi tiết cụ thể đến tổng hợp toàn đơn vị. Bởi

vì, mỗi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh liên quan đến các khoản huy động,

kế toán đều ghi chép, xử lý, phản ánh và tổng hợp bằng các phương pháp của kế

toán nhằm cung cấp thông tin hữu ích cho nhà quản lý về đối tượng đó [5].

1.3.2. Quy trình quản lý tài chính tại bệnh viện công lập

Công tác quản lý tài chính tại bệnh viện công lập bao gồm ba khâu công việc:

Lập dự toán ngân sách trong phạm vi được cấp có thẩm quyền giao hàng năm; Tổ

chức chấp hành dự toán hàng năm theo chế độ, chính sách của Nhà nước; Quyết

toán ngân sách. Cụ thể nội dung chính của từng khâu công việc bao gồm [17], [21]:

- Lập dự toán

Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ được cấp có thẩm quyền giao, nhiệm vụ

của năm kế hoạch, chế độ định mức chi ngân sách, hướng dẫn, thông báo về dự

toán ngân sách của cấp có thẩm quyền, các đơn vị lập dự toán theo quy định kèm

theo thuyết minh cơ sở tính toán chi tiết từng nội dung và nhiệm vụ thu chi của

đơn vị theo từng nguồn kinh phí. Lập dự toán ngân sách là quá trình phân tích,

đánh giá giữa khả năng và nhu cầu các nguồn tài chính để xây dựng các chỉ tiêu

thu, chi ngân sách hàng năm một cách đúng đắn, có căn cứ khoa học và thực

tiễn. Có hai phương pháp lập dự toán thường được sử dụng là phương pháp lập

dự toán trên cơ sở quá khứ và phương pháp lập dự toán không dựa trên cơ sở

quá khứ. Mỗi phương pháp lập dự toán trên có những đặc điểm riêng cùng những

ưu, nhược điểm và điều kiện vận dụng khác nhau.

Phương pháp lập dự toán trên cơ sở quá khứ là phương pháp xác định các

chỉ tiêu trong dự toán dựa vào kết quả hoạt động thực tế của kỳ liền trước và

điều chỉnh theo tỷ lệ tăng trưởng và tỷ lệ lạm phát dự kiến.

Phương pháp lập dự toán không dựa trên cơ sở quá khứ là phương pháp

xác định các chỉ tiêu trong dự toán dựa vào nhiệm vụ, mục tiêu hoạt động trong

năm kế hoạch, phù hợp với điều kiện cụ thể hiện có của đơn vị chứ không dựa

trên kết quả hoạt động thực tế của năm trước.

Trong điều kiện cụ thể ở các đơn vị sự nghiệp công lập của Việt Nam hiện

nay, theo tác giả phương pháp lập dự toán trên cơ sở quá khứ là phương pháp sẽ

mang lại nhiều thuận lợi hơn trong quá trình thực hiện..

Khi lập dự toán ngân sách, các đơn vị sự nghiệp công lập phải phản ánh

đầy đủ các khoản thu, chi theo đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức do cơ quan có

thẩm quyền ban hành, kể cả các khoản thu, chi từ nguồn viện trợ và các khoản

vay, theo đúng mẫu biểu, thời gian theo đúng quy định và lập chi tiết theo mục

lục NSNN. Dự toán ngân sách của các đơn vị sự nghiệp công lập được gửi đúng

thời hạn đến các cơ quan chức năng theo quy định.

- Chấp hành dự toán

Chấp hành dự toán là quá trình sử dụng tổng hợp các biện pháp kinh tế tài

chính, hành chính nhằm biến các chỉ tiêu thu, chi ghi trong dự toán ngân sách

của đơn vị thành hiện thực. Các đơn vị sự nghiệp công lập chủ động tổ chức

triển khai thực hiện dựa trên cơ sở dự toán ngân sách được giao. Để theo dõi quá

trình chấp hành dự toán ngân sách, các đơn vị sự nghiệp công lập cần tiến hành

tổ chức công tác kế toán từ khâu chứng từ, tài khoản, sổ và báo cáo để theo dõi

chi tiết, cụ thể từng nguồn thu, từng khoản chi, quản lý quỹ lương, các quỹ và

quản lý tài sản của đơn vị.

+ Quá trình chấp hành dự toán thu: Khi chấp hành dự toán thu các đơn vị

sự nghiệp phải thu đúng, thu đủ, coi trọng công bằng xã hội, đảm bảo thực hiện

nghiêm túc các chính sách thu do cơ quan có thẩm quyền ban hành. Cấp có thẩm

quyền phải tiến hành quản lý nhằm kiểm soát các đơn vị sử dụng các nguồn thu

đúng mục đích, hiệu quả và tiết kiệm. Muốn vậy các đơn vị phải tổ chức công

tác kế toán khoa học từ việc tổ chức hệ thống chứng từ ghi nhận các khoản thu,

ghi chép, tổng hợp trên hệ thống sổ kế toán và định kỳ thiết lập các báo cáo phản

ánh nguồn thu.

+ Quá trình chấp hành dự toán chi: Thước đo các khoản chi của đơn vị có

chấp hành đúng dự toán hay không chính là quy chế chi tiêu nội bộ. Quy chế chi

tiêu nội bộ là căn cứ để Thủ trưởng đơn vị điều hành việc sử dụng và quyết toán

kinh phí từ nguồn NSNN cấp cho hoạt động thường xuyên và nguồn thu sự

nghiệp của đơn vị, là cơ sở pháp lý để KBNN kiểm soát chi. Đối với quản lý chi,

các đơn vị sự nghiệp công lập phải quản lý một cách có hiệu quả và tiết kiệm,

bởi vì nguồn lực luôn có giới hạn nhưng nhu cầu sử dụng không có giới hạn.

Hoạt động sự nghiệp diễn ra trên phạm vi rộng, đa dạng và phức tạp dẫn đến

nhu cầu chi luôn gia tăng với tốc độ nhanh chóng trong khi khả năng huy động

nguồn thu có hạn nên tiết kiệm để đạt hiệu quả trong quản lý tài chính là vấn đề

vô cùng quan trọng. Do đó việc phải tính toán sao cho với chi phí thấp nhất

nhưng vẫn đạt hiệu quả cao nhất là vấn đề quan tâm hàng đầu của quản lý tài

chính. Muốn vậy các đơn vị sự nghiệp công lập phải sử dụng đồng thời nhiều

biện pháp khác nhau, trong đó có tổ chức vận dụng hệ thống phương pháp kế

toán để thu thập, ghi nhận, xử lý và cung cấp thông tin kịp thời các khoản chi

theo từng nội dung chi, từng nhóm chi, mục chi và thường xuyên tổ chức phân

tích, đánh giá, tổng kết rút kinh nghiệm, trên cơ sở đó đề ra biện pháp tăng cường

quản lý chi.

- Quyết toán thu - chi

Quyết toán thu - chi ngân sách là quá trình kiểm tra, tổng hợp số liệu về tình

hình chấp hành dự toán trong kỳ và là cơ sở để phân tích, đánh giá kết quả chấp

hành dự toán từ đó rút ra những bài học kinh nghiệm cho các kỳ tiếp theo. Như vậy,

công việc cuối cùng của chu trình quản lý tài chính là khâu quyết toán thu-chi.

Báo cáo quyết toán NSNN được lập trên cơ sở số liệu phải chính xác,

trung thực, nội dung phải theo đúng các nội dung ghi dự toán được duyệt và

phải báo cáo quyết toán chi mục lục NSNN.

Đơn vị phải đảm bảo số liệu cân đối và khớp đúng với số liệu của cơ quan

tài chính và KBNN cả về tổng số và chi tiết, sau đó mới tiến hành lập báo cáo

quyết toán năm. Báo cáo quyết toán năm của đơn vị dự toán cấp dưới gửi đến

đơn vị cấp trên bao gồm Bảng cân đối tài khoản năm, Báo cáo thuyết minh quyết

toán năm, Báo cáo quyết toán năm trước khi gửi các cơ quan có thẩm quyền để

xét duyệt hoặc tổng hợp và phải có xác nhận của KBNN đồng cấp.

Bảng 2.1: Bảng quy trình quản lý tài chính tại các bệnh viện công

Đơn vO liên quan

Các bước công việc

Bệnh

viện

công

Cơ quan chủ quản (Bộ

Y tế/ Sở Y tế/ Bộ khác)

Kho bạc nhà

nước

1.Lập dự toán (1)

2.Xét duyệt, giao dự toán (2)

3a. Chấp hành dự toán (3a)

3b. Kiểm soát hoạt động thu chi (3b)

4. Lập quyết toán (4)

5. Duyệt quyết toán (5)

Ba bước công việc trong quy trình quản lý tài chính luôn có quan hệ mật

thiết với nhau và có ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả sử dụng các nguồn lực

nhằm giúp cho đơn vị hoàn thành tốt các chức năng, nhiệm vụ được giao.

1.3.3. Cơ chế quản lý tài chính tại bệnh viện công lập

Hiện nay, cơ chế tự chủ tài chính là một trong những phương thức của cơ

chế quản lý tài chính tại các đơn vị sự nghiệp công lập, bởi vì với cơ chế mới này

sẽ góp phần xây dựng hành lang pháp lý cho quá trình tạo lập, sử dụng nguồn tài

chính trong các đơn vị sự nghiệp công lập được chính xác, khoa học và minh

bạch hơn. Nên việc xác định cơ chế tài chính có ảnh hưởng rất lớn đến tổ chức

công tác kế toán của bệnh viện công lập.

Đối với đơn vị sự nghiệp công lập nói chung, căn cứ vào Nghị định

43/2006/NĐ-CP của Chính phủ. Theo đó, quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm được

trao cho đơn vị sự nghiệp công lập trong việc tổ chức công việc, sắp xếp lại bộ

máy, sử dụng lao động và nguồn lực tài chính để hoàn thành nhiệm vụ được giao;

phát huy mọi khả năng của đơn vị để cung cấp dịch vụ chất lượng cao cho xã hội;

tăng nguồn thu nhằm từng bước giải quyết thu nhập cho người lao động. Nhà

nước thực hiện chủ trương xã hội hóa trong việc cung cấp dịch vụ cho xã hội, huy

động sự đóng góp của cộng đồng xã hội để phát triển các hoạt động sự nghiệp,

từng bước giảm dần bao cấp từ NSNN. Thực hiện quyền tự chủ, tự chịu trách

nhiệm đối với đơn vị sự nghiệp, nhưng Nhà nước vẫn quan tâm đầu tư để hoạt

động sự nghiệp ngày càng phát triển. Để tiếp tục thực hiện quyền tự chủ tự chịu

trách nhiệm, Nhà nước đã ban hành các văn bản pháp luật nhằm tăng cường hơn

nữa quyền tự chủ của các đơn vị sự nghiệp công lập trong từng lĩnh vực.

Đối với lĩnh vực y tế, có Nghị định số 85/2012/NĐ-CP ngày 15/10/2012

ban hành về cơ chế hoạt động, cơ chế tài chính đối với các đơn vị sự nghiệp y tế

công lập và giá dịch vụ khám bệnh, chữa bệnh của các cơ sở khám bệnh, chữa

bệnh công lập nhằm tăng cường hơn nữa quyền tự chủ của các đơn vị sự nghiệp

y tế công lập. Trong đó, quy định rõ về quyền tự chủ thực hiện nhiệm vụ, tổ

chức bộ máy, biên chế và tài chính đối với đơn vị sự nghiệp công lập.

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1

Hệ thống thông tin kế toán là hệ thống thu thập, xử lý, và cung cấp thông

tin cho các đối tượng sử dụng bên trong và bên ngoài đơn vị. Hệ thống thông

tin kế toán cung cấp những thông tin hữu ích, cần thiết phục vụ cho việc ra

quyết định của những người sử dụng.

Trong chương 1, tác giả đã hệ thống hóa và nâng cao lý luận về hệ thống

thông tin kế toán trong các đơn vị như bản chất, vai trò, chức năng của hệ thống

thông tin kế toán; nhu cầu thông tin kế toán và các nhân tố ảnh hưởng đến hệ

thống thông tin kế toán. Đồng thời, tác giả đi sâu vào nghiên cứu hệ thống thông

tin kế toán theo tiến trình xử lý thông tin bao gồm quá trình thu nhận thông tin

kế toán; quá trình xử lý thông tin kế toán; quá trình cung cấp thông tin kế toán;

quá trình kiểm soát thông tin kế toán.

Từ đó, là cơ sở để nghiên cứu, khảo sát, đánh giá thực trạng và đưa ra giải

pháp hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán tại bênh viện tâm thần Thanh Hóa ở

các chương sau.

Chương 2

THỰC TRẠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI BÊNH VIÊN

TÂM TH N THANH H"A

2.1. Tổng quan về bê



nh viê



n tâm thần Thanh Hóa

2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển bê

nh viê

n tâm thần Thanh Hóa

BV Tâm thần Thanh Hoá được chính thức thành lập ngày 14/6/1972 trên

cơ sở khoa Tâm thần BV Đa khoa Tỉnh vào thời điểm mà cuộc chiến tranh phá

hoại lần thứ II của đế quốc Mỹ vào Miền Bắc địa điểm ban đầu tại hang Chùa

Chặng – xã Cẩm Sơn – huyện Cẩm Thuỷ. Từ lúc ban đầu BV rất nghèo nàn về

cơ sở vật chất và trình độ cán bộ lại ở nơi sơ tán. Đến nay với sự nỗ lực của tập

thể CBCNV, chịu khó vượt mọi gian nan, thử thách vươn lên làm tốt công tác

chăm sóc sức khoẻ tâm thần trên địa bàn của tỉnh. Hiện nay BV có quy mô 370

giường bệnh với đội ngũ cán bộ hùng hậu, trang thiết bị hiện đại, cơ sở vật chất

được đầu tư xây dựng theo hướng hiện đại hoá. Những năm qua công tác khám

và điều trị của BV đã đạt được nhiều kết quả tốt theo hướng đa khoa hoá, đa

dạng hoá. BV cũng đã theo dõi và quản lý tốt bệnh nhân tuyến cơ sở, tăng cường

chăm sóc sức khoẻ tâm thần tại cộng đồng … Kết quả trên đã được nhà nước

tặng thưởng Huân chương Lao động hạng III, II; Bộ Y tế, UBND Tỉnh tặng cờ

thi đua và nhiều bằng khen cho các tập thể và cá nhân trong BV. Về thành phố –

Giai đọan từ 1977 – 1985 sau một thời gian sắp xếp, ổn định cơ sở vật chất và

các điều kiện làm việc ở cơ sở mới gần Cầu Voi thuộc thôn Trường Sơn, xã

Quảng Thịnh, huyện Quảng Xương (nay thuộc xã Quảng Thắng – Thành phố

Thanh Hoá), từ 01 năm 01 năm 1977, BV Tâm thần Thanh Hoá đã chính thức đi

vào hoạt động bình thường để khám và tiếp thu bệnh nhân mới vào điều trị thực

hiện chỉ tiêu 50 giường bệnh nội trú và 50 giường ngoại trú.

Thời gian qua (1986-2014), tập thể cán bộ công nhân viên BV Tâm thần

Thanh Hoá đã đoàn kết, thống nhất vượt qua mọi khó khăn thử thách để hoàn

thành xuất sắc nhiệm vụ được giao. Bằng tất cả trí tuệ sức lực và tâm hồn của

suốt chặng đường đổi mới để từng bước tiến tới mục tiêu công nghiệp hoá, hiện

đại hoá, BV Tâm thần Thanh Hoá đã thu được nhiều thành tựu đáng kể, ngày 17

tháng 8 năm 2012 BV vinh dự được UBND Tỉnh nâng hạng BV lên BV hạng I.

Hàng năm, BV Tâm thần Thanh Hóa khám cho gần 120.000 lượt bệnh nhân

ngoại trú, điều trị cho gần 29.000 bệnh nhân nội trú. BV còn là cơ sở thực hành

chính của trường Cao đẳng Y tế Thanh Hóa.

Bảng 2.2: Tình hình thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn từ năm

2017 đến 2019

Các chỉ tiêu Đơn vO 2017 2018 2019

1. Giường kế hoạch Giường 150 210 250

2. Giường thực hiện Giường 200 260 300

3. Tỷ lệ sử dụng giường % 133,3 123,8 120

4. Số bệnh nhân vào viện Người 18.008 19.137 23.204

5. Số bệnh nhân ra viện Người 16.695 18.550 37.350

6. Số ngày điều trị TB Ngày 35 38 32

7. Số bệnh nhân tử vong Người 05 06 03

8. Số lần khám bệnh Lần 55.090 67.277 75.252

9. Số lần xét nghiệm Lần 426.510 597.530 700.026

10. Số lần chiếu XQ Lần 26.820 29.072 45.281

(Nguồn: Báo cáo tình hình hoạt động BV từ năm 2017-2019)

Nhằm xây dựng BV Tâm thần Thanh Hóa trở thành một trong những cơ

sở hạt nhân trong lĩnh vực y tế chuyên sâu và là nơi thực hành của trường cao

đẳng Y tế Thanh Hóa, Chủ tịch tỉnh đã có quyết định 375/QĐ-UBND ngày

02/02/2014 phê duyệt dự án “Mở rộng BV Tâm thần”. Sau 2 năm thực hiện Dự án

“Mở rộng BV Tâm thần”, BV đã đưa vào sử dụng 2.150 m sàn, xây mới 5.800

sàn và mua sắm trang thiết bị mang tính tập trung chuyên sâu cao với tổng vốn

đầu tư là 20,8 tỷ đồng. Tiếp tục cải tạo 1.600 m sàn và mua sắm các trang thiết bị

chuyên sâu theo thứ tự ưu tiên hợp lý từng bước đạt được mục tiêu: Tập trung các

dịch vụ kỹ thuật, các labo về một khối, xóa bỏ các labo riêng lẻ ở các Khoa (trừ

các labo mang tính đặc thù) với tổng giá trị đầu tư là hơn 12,2 tỷ đồng.

Ngoài ra BV Tâm thần còn được các tổ chức viện trợ không hoàn lại

thông qua dự án “Mua máy chụp mạch số hóa nền”với tổng mức đầu tư là 64 tỷ

đồng. Trong đó khối lượng viện trợ đầu tư chủ yếu là hai khối kỹ thuật và điều

trị nội trú. Sau khi mở rộng nâng cấp kết thúc, BV Tâm thần sẽ trở thành một

BV đa khoa đầu ngành với trọng tâm là hệ nội, là một trong năm cơ sở hạt nhân

của trung tâm y tế chuyên sâu của Tỉnh, với hệ thống trang thiết bị hiện đại

tương đương với các nước trong khu vực, đáp ứng nhu cầu khám, điều trị bệnh

nhân trong các năm trước mắt và lâu dài. Từng bước cải thiện chăm sóc sức

khỏe ban đầu cho nhân dân trong tỉnh và các tỉnh lân cận, tăng cường công tác

đào tạo, chỉ đạo tuyến và hợp tác quốc tế.

2.1.2. Đặc điểm hoạt động và tổ chức quản lý của BV Tâm thần Thanh Hóa

Trên cơ sở nhiệm vụ, số dân trong khu vực phụ trách của BV, tình hình bệnh

tật địa phương và khả năng điều trị của các cơ sở tuyến trên, BV tổ chức biên chế

cán bộ và xác định số giường bệnh. Với các nhiệm vụ chính là khám chữa bệnh,

đào tạo cán bộ, nghiên cứu khoa học y học, chỉ đạo tuyến dưới về chuyên môn kỹ

thuật, phòng bệnh và hợp tác quốc tế, BV hiện nay được tổ chức quản lý theo mô

hình tổ chức người Đứng đầu BV là Ban Giám đốc. Ban Giám đốc gồm Giám

đốc và các phó giám đốc. Giám đốc BV là người đứng đầu BV, chịu trách nhiệm

trước cơ quan chủ quản về việc thực hiện các quy chế, quy định của Nhà nước

và của ngành về công tác khám chữa bệnh, phòng bệnh, đào tạo, nghiên cứu

khoa học, xây dựng cơ sở vật chất và đảm bảo quyền lợi cho người lao động…

Giúp việc cho Giám đốc là các phó giám đốc. Mỗi phó giám đốc được phân

công phụ trách từng mảng công việc, bao gồm phó giám đốc phụ trách chuyên

môn, phó giám đốc phụ trách tài chính.

Tổ chức bộ máy của BV được phân chia thành các bộ phận như sau:

Bộ phận phòng, ban chức năng:

1. Phòng TCCB: 03 cán bộ; trong đó: Bác sỹ 01; chuyên viên 02.

Phòng Tổ chức cán bộ có nhiệm vụ lập kế hoạch về tổ chức và sắp xếp nhân

lực, đào tạo nhân lực; quản lý nhân lực, hồ sơ cán bộ; tuyển dụng, bổ nhiệm, thi

đua khen thưởng, kỷ luật; xây dựng quy chế làm việc; bảo vệ chính trị nội bộ,

quan hệ chặt chẽ với tổ chức Đảng và chính quyền địa phương…

2. Phòng TCKT: 11 cán bộ; trong đó: CNKT 10; TCKT 01.

Phòng tài chính kế toán có nhiệm vụ thu thập, phản ánh, xử lý và tổng

hợp thông tin cũng như kiểm tra, kiểm soát các khoản thu chi tài chính của BV;

tham mưu, đề xuất các giải pháp với Ban giám đốc các vấn đề liên quan đến

quản lý kinh tế - tài chính trong BV; lập dự toán thu chi ngân sách hàng năm;

lập báo cáo tài chính hàng quý, hàng năm nộp cơ quan quản lý cấp trên theo

quy định hiện hành; xây dựng phương án tự chủ tài chính và quy chế chi tiêu

nội bộ gắn với việc thực hiện nhiệm vụ chuyên môn nhằm phát huy hiệu quả

của việc sử dụng các nguồn lực.

3. Phòng HCQT: 14 cán bộ; trong đó: chuyên viên 03; Y sỹ 01; Văn thư 01;

khác 09.

Phòng hành chính quản trị có nhiệm vụ quản lý công tác văn thư lưu trữ,

con dấu của đơn vị; cung ứng vật tư thông thường; quản lý, duy tu, bảo dưỡng

và sửa chữa nhỏ cơ sở hạ tầng; đảm bảo điện, nước, thông tin liên lạc trong

toàn BV...

4. Phòng KHTH: 8 cán bộ; trong đó: Bác sỹ 02; ĐDV 02; chuyên viên 02; Tin

học 02

Phòng Kế hoạch tổng hợp có nhiệm vụ lập kế hoạch, giúp Ban Giám đốc chỉ

đạo thực hiện, theo dõi, sơ kết, tổng kết các chương trình, dự án hoạt động lớn của

BV; xây dựng kế hoạch phát triển chuyên môn kỹ thuật trong toàn BV cũng như

công tác điều trị, chăm sóc người bệnh…

5. Phòng Chỉ đạo tuyến: 05 cán bộ; trong đó: Bác sỹ 02; DSTH 01; Y sỹ 01;

Chuyên viên 01

Phòng chỉ đạo tuyến có nhiệm vụ lập kế hoạch chỉ đạo tuyến trình Ban

giám đốc phê duyệt; phối hợp với các chuyên khoa tổ chức bồi dưỡng, đào tạo

cán bộ tuyến dưới; sơ kết, tổng kết định kỳ về công tác chỉ đạo tuyến.

6. Phòng điều dưỡng: 03 cán bộ; trong đó: ĐDV 03.

Phòng điều dưỡng có nhiệm vụ phối hợp với các phòng chức năng tổ chức

thực hiện công tác chăm sóc người bệnh; tổ chức đào tạo, nâng cao tay nghề

cho y tá, kỹ thuật viên, hộ lý phù hợp với các tiến bộ kỹ thuật.

Hình 2.1. Tổ chức bộ máy quản lý BV Tâm thần Thanh HRa.

Nguồn: Phòng KH-TH, BV Tâm thần Thanh HRa

Như vậy hệ thống các phòng chức năng thuộc khối hậu cần có tác dụng

tham mưu, trợ giúp Ban Giám đốc trong tổ chức điều hành các hoạt động chung

đồng thời tham gia quản lý lĩnh vực được phân công.

Các khoa lâm sàng, cận lâm sàng trong BV bao gồm:

1. Khoa khám bệnh: 37 cán bộ; trong đó: bác sỹ 05; ĐDV 13; CN Tâm lý 01;

HL 03.

2. Khoa Nam I: 29 cán bộ; trong đó: bác sỹ 06; ĐDV 19; Y sỹ 01; HL 03.

3. Khoa Nam II: 24 cán bộ; trong đó: bác sỹ 04; ĐDV 16; Y sỹ 01; HL 03.

4. Khoa Nữ: 37 cán bộ; trong đó: bác sỹ 04; ĐDV 16; HL 02.

5. Khoa PHCN-Nhi: 20 cán bộ; trong đó: bác sỹ 02; KTV PHCN 03; ĐDV

13; HL 02.

6. Khoa YHCT: 18 cán bộ; trong đó: bác sỹ 03; Y sỹ 03; ĐDV 10; HL 02.

7. Khoa Lão khoa: 24 cán bộ; trong đó: bác sỹ 05; ĐDV 16; HL 03.

8. Khoa dược: 15 cán bộ; trong đó: DSĐH 05; DSTH 09; NV Kế Toán 01.

9. Khoa cận lâm sàng: 25 cán bộ; trong đó: bác sỹ 03; Y sỹ 02; KTV 10;

ĐDV 07; HL 03.

10. Khoa CNK: 11 cán bộ; trong đó: Bác sỹ: 01; ĐDV 01; CN Môi trường

01; HL 08.

11. Khoa Dinh dưỡng: 6 cán bộ; trong đó: bác sỹ 01; ĐDV 01; HL 04.

Như vậy với tổ chức thành các khối chính như trên, tổ chức bộ máy của

BV Tâm thần Thanh Hóa là phù hợp với đặc điểm hoạt động của các cơ sở y tế.

Đứng trên góc độ quản lý tài chính và tổ chức công tác kế toán cho thấy, mỗi bộ

phận, phòng ban, khoa chức năng đều có phát sinh các khoản thu, chi đòi hỏi

các đơn vị phải tổ chức quản lý và kiểm soát chặt chẽ để nâng cao tính hiệu quả

của từng hoạt động.

2.1.3. Khái quát tình hình tài chính của BV Tâm thần Thanh Hóa

a. Nguồn NSNN cấp

Với tốc độ phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế những năm qua, nguồn thu

ngân sách tăng mạnh, tuy nhiên trong bối cảnh nước nhà đang trên đà phát triển

nên các khoản chi phí cũng tăng theo, đặc biệt là chi cho con người vì sức khỏe

của người dân luôn được Đảng, Nhà nước chú trọng. Đối với BV Tâm thần

Thanh Hóa, từ năm 2016 đến nay, được sự quan tâm của Đảng và Nhà nước để

phát triển thành BV chuyên sâu kỹ thuật cao, quy mô BV không ngừng mở

rộng. Nguồn kinh phí NSNN cấp không ngừng tăng qua các năm.Từ BV với

150 giường bệnh năm 2017 đã tăng thành 250 giường kế hoạch vào năm 2019.

Bảng 2.3: Kinh phí NSNN cấp cho BV Tâm thần từ năm 2017-2019

Đơn vị: Triệu đồng

Năm 2017 2018 2019

Nội dung

tiền

Tỷ

trọng

tiền

Tỷ

trọng

tiền

Tỷ

trọng

1. Kinh phí sự nghiệp

(KPTX)

14.80

62,65

17.95

75,07

19.50

2. Kinh phí XDCB 3.655 15,47 6.960 29,11 7.328 23,29

3. Chương trình MTQG 5.168 21,88 5.009 4,18 4.630 14,71

Tổng cộng

23.62

100

23.91

100

31.46

100

(Nguồn: Báo cáo tình hình hoạt động BV từ năm 2017-2019)

Nguồn kinh phí thường xuyên do NSNN cấp cho BV Tâm thần hàng năm

tăng. Kinh phí sự nghiệp tăng do giường bệnh kế hoạch tăng. Cụ thể nguồn kinh phí

năm 2017 tăng so với năm 2017 là 3.150 triệu đồng (tương ứng tỷ lệ tăng 21,3%),

năm 2018 tăng so với năm 2018 là 1.556 triệu đồng (tương ứng tỷ lệ tăng 9%).

Về kinh phí xây dựng cơ bản, đây là kinh phí nằm trong “Dự án cải tạo và

nâng cấp BV Tâm thần”. Nguồn kinh phí được cấp tăng dần qua các năm là do cơ sở

vật chất của BV đã sử dụng nhiều năm chưa được cải tạo nâng cấp, do đó trong

khoảng thời gian gần đây, BV xin được chủ trương đầu tư xây mới và nâng cấp một

số cơ sở hạ tầng quá cũ nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ cung cấp cho bệnh nhân.

Riêng kinh phí NSNN cho hoạt động chương trình mục tiêu quốc gia có

xu hướng giảm dần từ năm 2017 đến nay. Do kinh phí này đang tập trung vào

một số mục tiêu trọng điểm khác (chương trình loại trừ bệnh phong, bệnh sứt

môi hàm ếch, bệnh sốt xuất huyết, ...), nên kinh phí này mới có hiện tượng giảm

trong những năm gần đây.

Trong tổng nguồn kinh phí NSNN, kinh phí thường xuyên chiếm tỷ trọng

lớn nhất từ 62- 75% tổng kinh phí NSNN cấp. Riêng kinh phí XDCB và chương

trình mục tiêu quốc gia nằm trong các dự án lớn và giải ngân qua các năm nên

phụ thuộc nhiều vào kế hoạch và tiến độ thực hiện dự án.

Tuy nhiên cần nói thêm rằng, mặc dù chi cho XDCB những năm gần đây

có tỷ trọng giảm nhưng vẫn là nguồn thu hỗ trợ khá lớn cho BV. Nguồn kinh phí

này tập trung chủ yếu cho xây dựng cơ sở hạ tầng: cải tạo, xây mới nhà cửa;

mua sắm các trang thiết bị chuyên dùng … Đây chính là nguồn đầu tư của Nhà

nước cho BV và BV là người khai thác và sử dụng. Việc thu hồi giá trị các tài

sản này như hiện nay ở nước ta là chưa được thực hiện trong giá viện phí mà do

Nhà nước bao cấp hoàn toàn.

Mặc dù NSNN cấp cho chi thường xuyên chiếm tỷ trọng lớn song mới chỉ

đáp ứng khoảng 45% nhu cầu. Theo kế hoạch, chi phí cho một giường bệnh

khoảng 52 triệu đồng/năm thì kinh phí thường xuyên mới đáp ứng khoảng 20

đến 25 triệu/năm, chiếm 36 – 45% nhu cầu. Số còn lại BV phải bổ sung từ

nguồn kinh phí khác mà chủ yếu là thu viện phí và BHYT.

b. Nguồn viện phí và bảo hiểm y tế

Giai đoạn cuối thập kỷ 80, nước ta rơi vào tình trạng siêu lạm phát , dẫn

đến đầu tư từ NSNN cho BV giảm sút, nên BV không thể đáp ứng đủ nhu cầu

khám chữa bệnh của người dân. Bối cảnh này dẫn đến việc Nhà nước áp dụng

chính sách thu viện phí (bắt đầu từ năm 1989). Một hệ thống các chính sách đã

được xây dựng để xã hội hóa, đa dạng hóa các dịch vụ y tế và phân cấp trách

nhiệm. Chính sách thu hồi chi phí được thông qua như một sự lựa chọn nhằm

huy động mọi nguồn lực cho chăm sóc sức khỏe dưới hình thức thu một phần

viện phí và bảo hiểm y tế.

Nguồn thu từ viện phí và bảo hiểm y tế đã tăng nhanh qua các năm. Theo

niên giám thống kê y tế các giai đoạn cho biết, trong khoảng thời gian từ 1990 –

1995, nguồn thu này chiếm từ 5%– 7%, thì cho đến năm 2017 đã tăng lên hơn

50% so với chi NSNN cho y tế. Theo báo cáo của Sở Y tế năm 2019, chi từ

nguồn thu viện phí và BHYT cho chăm sóc sức khỏe và điều trị tại các BV trên

cả nước so với khoản ngân sách phân bổ cho các BV công tăng từ 55,2% năm

2017 lên đến 60,5% năm 2018.

Qua bảng 2.3 ta thấy nguồn thu viện phí và BHYT của BV Tâm thần

Thanh Hóa không ngừng tăng trong những năm qua và dần hướng đến mục tiêu

trở thành nguồn kinh phí chủ yếu cho hoạt động thường xuyên của BV: chiếm

khoảng 35-38% tổng kinh phí hoạt động của BV.

Bảng 2.4: Nguồn thu từ NSNN và viện phí từ năm 2017 đến năm 2019

Đơn vị: Triệu đồng

Năm NSNN cho BV

Tỷ trọng

Thu từ viện phí

Tỷ trọng

2017 23.623 64,5 12.995 35,5

2018 23.910 63,8 13.560 36,2

2019 31.464 62,5 18.840 37,5

(Nguồn: Báo cáo tình hình hoạt động BV từ năm 2017-2019)

Qua bảng số liệu ta thấy, số tiền thu từ viện phí và BHYT của BV Tâm thần

năm sau cao hơn năm trước. Là do thời gian vừa qua, BV đã đầu tư nâng cấp cải

tạo BV Tâm thần, trang thiết bị và cơ sở vật chất được nâng cấp với nhiều máy

móc mới, công nghệ y học hiện đại. Số bệnh nhân đến khám, điều trị và xét

nghiệm, giám định tăng lên rõ rệt.

Nguồn thu viện phí và BHYT đã góp phần không nhỏ vào việc cải thiện

chất lượng dịch vụ, đáp ứng nhu cầu khám chữa bệnh của nhân dân, đồng thời

góp phần nâng cao đời sống công nhân viên trong BV. BV cần duy trì tốc độ

tăng thu như hiện nay. Trên thực tế cho đến nay, BV không ngừng củng cố, hoàn

thiện và phát triển hệ thống quản lý thu viện phí theo hướng thu đúng, thu đủ

nhằm đảm bảo công bằng hiệu quả.

c. Nguồn viện trợ và các nguồn thu khác

Nguồn tài chính từ viện trợ và nguồn thu khác là những nguồn thu không

ổn định và liên tục như nguồn viện trợ được hình thành thông qua quan hệ hợp

tác của BV, các tổ chức trong và ngoài nước có thể viện trợ bằng tiền hoặc hiện

vật, loại nguồn vốn viện trợ này cho BV Tâm thần hằng năm đạt khoảng 2-3 tỷ

đồng, nhưng đây là nguồn thu mà BV không chủ động khi sử dụng vì tính không

ổn định của nó.

Bảng 2.5 : Nguồn kinh phí viện trợ của BVTT từ năm 2017 đến 2019

Đơn vị: Triệu đồng

Năm 2017 2018 2019

bệnh theo quy chế chuyên môn hiện hành. Các khoản chi thường xuyên trong ngân

sách hàng năm được phân bổ chỉ tiêu theo cơ cấu, nội dung chi như sau:

Bảng 2.7: Nội dung các khoản chi từ nguồn NSNN

Đơn vị : Triệu đồng

Nhóm

Năm 2017 Năm 2018 Năm 2019

tiền

Tỷ trọng

(%)

tiền

Tỷ trọng

(%)

tiền

Tỷ trọng

(%)

Nhóm I 9.607 41 9.680 40 13.215 42

Nhóm II 5.797 25 6.216 26 6.607 21

Nhóm III 5.097 37 4.542 19 9.754 31

Nhóm IV 3.137 13 3.472 15 1.888 7

Tổng s> 23.623 100 23.910 100 31.464 100

(Nguồn: Báo cáo tình hình hoạt động BV từ năm 2017-2019)

Chi cho con người- thuộc nhóm chi I chiếm tỷ trọng lớn nhất trong các

khoản chi (chiếm khoảng 40% - 42%) từ tổng chi trong kinh phí thường xuyên

do NSNN cấp cho BV.

Chi quản lý hành chính thuộc nhóm chi II chiếm tỷ trọng từ 21% - 26%,-

đang có xu hướng giảm nhanh. Điều này phù hợp với xu hướng chung của BV,

muốn tiết kiệm và cắt giảm khoản chi quản lý này. Tuy nhiên, khoản chi này vẫn

chiếm tỷ trọng lớn, nên BV vẫn nên có các biện pháp để tiết kiệm hơn nữa trong

các khoản chi này, tránh sử dụng lãng phí, tùy tiện.

Chi cho nghiệp vụ chuyên môn- thuộc nhóm chi III: là khoản chi quan trọng

nhất ảnh hưởng đến chất lượng khám chữa bệnh. Khoản chi này chiếm tỷ trọng từ

19% - 31%. Trong đó chủ yếu chi mua thuốc, vật tư chuyên môn (chiếm 87 –

95% tổng chi cho nghiệp vụ chuyên môn). Ngoài ra là các khoản chi khác: mua

sắm trang thiết bị chuyên môn nhưng không phải là tài sản cố định, mua bán, in

ấn tài liệu chuyên môn, chi cho nghiên cứu đề tài, …

Chi mua sắm tài sản cố định thuộc nhóm chi IV: BV Tâm thần vừa trải-

qua giai đoạn đầu tư nâng cấp, cải tạo cơ sở vật chất, nên khoản chi mua sắm tài

sản cố định được quan tâm, ưu tiên đầu tư về trang thiết bị, máy móc y học, ...

Số kinh phí đầu tư cho nâng cấp, sửa chữa lớn và mua sắm mới TSCĐ hàng năm

tăng mạnh ở năm 2017, và giảm dần trong năm 2018, khoản chi này chiếm từ 7–

15% tổng chi NSNN.

* Nguồn viện phí, BHYT và thu khác

Ngoài nguồn NSNN cấp hàng năm, BV Tâm thần còn được bổ sung một

khoản kinh phí hoạt động khá lớn từ nguồn thu viện phí, BHYT và thu khác (thu

từ thuốc khuyến mại, dịch vụ…). Theo quy định hiện hành của Nhà nước, nguồn

thu viện phí và BHYT tại các BV công được phân bố và sử dụng như sau:

Bảng 2.8: Nội dung và tỷ trọng các khoản chi viện phí, BHYT và thu khác

Đơn vị : Triệu đồng

Năm 2017 2018 2019

Nhóm Tổng s> % Tổng s> % Tổng s> %

Nhóm I 2.875,34 21,0 3.047,14 21,2 4.180,47 21,0

Nhóm II 465,53 3,4 316,21 2,2 457,86 2,3

Nhóm III 10.351,23 75,6 11.009,95 76,6 15.268,67 76,7

Nhóm IV - - - - - -

Tổng 13.692,1 100 14.373,3 100 19.907 100

(Nguồn: Báo cáo tình hình hoạt động BV từ năm 2017-2019)

Trong đó, Chi cho cơ sở khám, chữa bệnh, để bổ sung kinh phí mua thuốc,

dịch truyền máu, hóa chất, phim X quang, giám định, vật tư, dụng cụ y tế kể cả

quần áo chăn màn, giường chiếu và vật tư phục vụ cho người bệnh kịp thời, ...

các khoản này chiếm 70% trong tổng chi.

Chi khen thưởng cho cán bộ nhân viên có tinh thần trách nhiệm cao trong

việc phục vụ khám chữa bệnh, chiếm 20% – 25%

Chuyển cho cơ quan chủ quản để thành lập quỹ hỗ trợ cho các BV không

có điều kiện thu Viện phí và khen thưởng cho cá nhân có thành tích trong khám

chữa bệnh, chiếm 2% – 5%.

Riêng với nguồn thu khác, theo quy định hiện nay BV được phép bổ sung

toàn bộ vào nguồn kinh phí hoạt động mà chưa phải đóng thuế hay một khoản

phí nào khác.

Với BV Tâm thần, sau khi trừ các khoản phải nộp từ tổng thu viện phí và

BHYT, kinh phí còn lại được sử dụng như sau:

Nguồn viện phí và BHYT được BV chi theo đúng quy định của Nhà nước:

chủ yếu chi cho bệnh nhân và một phần để khen thưởng cho người lao động.

Chi cho con người- Nhóm chi I : chiếm khoảng 21% tổng kinh phí.

Trong nhóm chi này, BV dùng để chi khen thưởng cho con người là chủ yếu.

Chi quản lý hành chính thuộc nhóm chi II chiếm tỷ trọng khoảng từ 2% --

4%, khoản chi này chiếm tỷ trọng ít vì các khoản thu từ viện phí và BHYT của

bệnh nhân sẽ được chi chủ đạo phục vụ cho bệnh nhân.

Chi nghiệp vụ chuyên môn Nhóm chi III : chiếm ¾ (tỷ trọng khoảng-

75%-80%) kinh phí. Trong đó sử dụng chủ yếu cho mua thuốc, vật tư tiêu hao

phục vụ trực tiếp cho người bệnh. Tỷ trọng nhóm này không ngừng tăng lên: từ

75,6% năm 2017 đã tăng lên 76,7% tổng số chi năm 2019.

Chi cho nhóm IV- Chi mua sắm TSCĐ qua nhiều năm đều bằng 0. Tình

trạng này không chỉ riêng ở BV Tâm thần mà là đặc điểm chung của các BV ở

Việt Nam. Bởi vì, đầu tư phát triển BV hoàn toàn dựa vào Nhà nước, phụ thuộc

vào kinh phí Nhà nước cấp. Nhà nước quản lý mang tính thu nộp nên hầu như

BV không tự tích luỹ, đầu tư, thu bao nhiêu chi dùng hết bấy nhiêu. Chính cơ

chế quản lý này không tạo điều kiện cũng như khuyến khích các BV chủ động

đầu tư, tự phát triển mà chỉ trông chờ vào kinh phí Nhà nước cấp. Đây cũng

chính là một trong những hạn chế tạo nên sức ì của các BV, trông chờ vào nguồn

NSNN rót xuống, dẫn đến hệ thống BV công nước ta nói chung chậm phát triển,

sử dụng kinh phí không hiệu quả cũng như những tiêu cực trong việc phân phối

nguồn kinh phí của Nhà nước.

* Nguồn viện trợ

Các khoản chi từ nguồn viện trợ căn cứ vào nội dung Dự án được nhà tài

trợ phê duyệt. Nhìn chung các khoản chi này của BV đã thực hiện theo đúng

nội dung, tiến độ của Dự án theo yêu cầu của nhà tài trợ.

2.2. Thực trạng hệ th>ng thông tin kế toán tại bê



nh viê



n tâm thần Thanh

Hóa

2.2.1 Thực trạng quá trình thu nhận thông tin kế toán

2.2.1.1 Nội dung thông tin thu nhận

II. Công tác thu nhận thông tin kế toán

Quá trình thu thập thông tin trong BV từ nguồn

- Nguồn bên ngoài BV

- Nguồn bên trong BV

4/7

7/7

59,1%

100%

BV thu nhận những thông tin

- Thông tin quá khứ

- Thông tin tương lai

7/7

4/7

100%

59,1%

Thu thập thông tin kế toán đơn vị sử dụng phương

pháp kế toán

- Phương pháp chứng từ

- Phương pháp quan sát

- Phương pháp phỏng vấn

- Khác

7/7

5/7

3/7

0/7

100%

77,3%

36,3%

Thông tin kế toán trong BV được thu thập qua phương

tiện

- Chứng từ giấy

- Chứng từ điện tử

7/7

0/7

100%

BV có tự in chứng từ không

- Có

- Không

7/7

0/7

100%

Nếu BV tự in chứng từ thì có sử dụng nguyên như

mẫu hướng dẫn không

- Có

- Không

7/7

0/7

100%

Chứng từ phục vụ cho kế toán quản trị

- Kế thừa kế toán tài chính

- Tự thiết kế

- Kết hợp

2/7

0/7

5/7

36,3%

63,6%

BV anh/chị có xây dựng quy trình luân chuyển chứng

từ không

- Có

- Không

7/7

0/7

100%

9 Quá trình nhập dữ liệu vào phần mềm có khâu kiểm

tra dữ liệu không

- Có

- Không

7/7

0/7

100%

Quá trình nhập dữ liệu vào phần mềm có khâu đối

chiếu dữ liệu không

- Có

- Không

2/7

5/7

31,8%

68,2%

Tại “Quy trình khám chữa bệnh bảo hiểm” (phụ lục P27) và Sơ đồ quy “

trình thanh toán ra bệnh tại bệnh viện tâm thần Thanh Hóa” (phụ lục P28 – P29)

còn nhiều bất cập. Theo Nghị quyết số 01/NQ-CP ngày 01/01/2020 của Chính

phủ, các nhiệm vụ cải cách hành chính theo chỉ đạo của Chính phủ, Thủ tướng

Chính phủ, Kế hoạch của Ban Chỉ đạo tại bệnh viện quy trình luôn thay đổi để

giảm thu tục hành chính trong đơn vị. Có quá nhiều thủ tục được lặp đi, lặp lại

giữa phòng khám và phòng thu viện phí đối với “Quy trình khám chữa bệnh vào

viện”; giữa khoa và phòng kế toán đối với “Quy trình thanh toán bệnh nhân ra

viện tại bệnh viện tâm thần Thanh Hóa” gây khó khăn cho bệnh nhân đến khám

và ra viện.

Nguồn thông tin thu thập chủ yếu nguồn thông tin bên trong BV có 7/7 bộ

phận chiếm 100%. Nguồn thông tin thu nhận từ bên ngoài bênh viện còn khá

hạn chế 59,1% chủ yếu là thông tin từ bên thuế, sở y tế….

Nội dung thông tin thu nhận bao gồm cả thông tin quá khứ và thông tin

tương lai. Trong đó, thông tin quá khứ được thường xuyên thu thập có 7/7 bộ

phận chiếm 100%, thông tin tương lai thì có ít chú ý hơn có 4/7 bộ phận chiếm

59,1%. Thông tin quá khứ phục vụ chủ yếu cho kế toán lập BCKT, thông tin

tương lai kết hợp với thông tin quá khứ để phân tích, đánh giá tình hình thực

hiện, kiểm soát hoạt động của BV

- Thông tin quá khứ:

Thông tin quá khứ trong chủ yếu được cung cấp từ bộ phận kế toán và

một số các phòng ban khác có liên quan. Nội dung thông tin kế toán thu nhận

của hệ thống chủ yếu là thông tin kế toán về các giao dịch, nghiệp vụ phát sinh

về tình hình thực hiện các hoạt động khám chữa bệnh của bênh viện được lập tại

các khoa phòng được chuyển về theo quy định của BV bao gồm các chứng từ,

bảng tổng hợp liên quan đến tài sản; hóa chất xét nghiệm, vật tư y tế, các chi phí

phát sinh. Như vậy, nội dung thông tin quá khứ trong BV còn nằm gọn trong

phạm vi công việc chung của kế toán. Thông tin thu thập chưa phong phú, đa

dạng, sẽ ảnh hưởng đến quá trình xử lý và cung cấp thông tin.

- Thông tin tương lai:

Ngoài những thông tin quá khứ về các giao dịch kinh tế đã xảy ra,

HTTTKT trong BV còn thu nhận cả thông tin tương lai. Đó là những thông tin

về các định mức, dự toán hoạt động khám chữa bệnh của bênh viện, được phản

ánh trên các bản định mức như định mức chi phí phát sinh, định mức vật tư văn

phòng, định mức hóa chất xét nghiệm và thuốc. Những thông tin này có thể

được lập ở các bộ phận khác rồi chuyển đến cho bộ phận kế toán để thực hiện

nghiệp vụ, chức năng của mình.

2.2.1.2 Phương tiện thu nhận thông tin kế toán

Theo kết quả khảo sát tại BV, hệ thống thu nhận thông tin kế toán sử dụng

phương tiện là các chứng từ kế toán, giấy tờ tài liệu đi kèm liên quan để phản ánh,

ghi chép các giao dịch, nghiệp vụ kinh tế xảy ra. Đồng thời có sự hỗ trợ của các

công cụ như hệ thống máy tính, phần mềm kế toán, phần mềm hỗ trợ thông qua

các phương pháp như phương pháp chứng từ kế toán, phương pháp ghi chép để

lập chứng từ, tổng hợp dữ liệu, phương pháp chứng từ (100% bộ phận), phương

pháp quan sát (5/7 bộ phận, chiếm 77,3%), phương pháp phỏng vấn (3/7 bộ phận,

chiếm 36,3%) để phục vụ cho việc thu nhận thông tin được nhanh chóng, chính

xác hơn…. Kết quả khảo sát ở bộ phận cũng cho thấy, chứng từ để ghi chép các

nghiệp vụ kinh tế chủ yếu là chứng từ giấy tự in (100% ), hoặc chứng từ đặt in mà

chưa đủ điều kiện để thực hiện được chứng từ điện tử. Các chứng từ tự in của các

khoa phòng hầu hết đều giữ nguyên như mẫu hướng dẫn theo quy định của Bộ

Tài chính ban hành, làm cơ sở pháp lý cho tài liệu, số liệu KTTC. Đồng thời, đó

cũng là cơ sở cho các số liệu KTQT ở góc độ cụ thể hóa, chi tiết hóa số liệu của

KTTC. Tuy nhiên, số lượng các chứng từ tự thiết kế phù hợp với yêu cầu của

công tác KTQT vẫn chưa được vận dụng linh hoạt. Khi có nghiệp vụ kinh tế phát

sinh, kế toán lập chứng từ trên giấy rồi nhập vào phần mềm kế toán theo các phân

hệ tương ứng với nghiệp vụ, sau đó in ra giấy đem ký duyệt như chứng từ phiếu

thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, biên bản kiểm kê thuốc, vật tư văn

phòng… Theo kết quả khảo sát, tại phòng kế toán, dữ liệu được nhập vào phần

mềm theo từng phân hệ tương ứng: mua hàng, bán hàng, TSCĐ, tiền lương, thanh

toán … giữa các phân hệ đều có mối liên kết với nhau thông qua mối liên hệ

truyền nhận thông tin. Ví dụ: Phân hệ mua hàng, thông tin đầu vào của phân hệ

này là dữ liệu lấy từ các hóa đơn mua hàng, vật tư, tài sản, nhà cung cấp… ; thông

tin đầu ra là các bảng kê hàng mua, sổ chi tiết vật tư, sổ chi tiết thanh toán với

người bán… Phân hệ mua hàng có liên kết với các phân hệ khác, do phân hệ này

nhận thông tin liên quan về hàng mua từ phân hệ vật tư, thanh toán với người bán.

Công tác tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán được hầu hết các bộ phận

thực hiện khá khoa học có 7/7 đơn vị chiếm 100%, quy định rõ ràng về nguyên

tắc lập, nguyên tắc kiểm tra các chứng từ trong các giao dịch chủ yếu. Thông

thường, trước khi nhập các dữ liệu vào phần mềm, các chứng từ được kiểm tra

bởi kế toán phụ trách phần hành để đảm tính chính xác của thông tin đầu vào.

Đối với những nghiệp vụ đòi hỏi phải có sự phê duyệt của kế toán trưởng trước

khi thực hiện nghiệp vụ, các chứng từ còn được kế toán trưởng kiểm tra trước

khi ký phê duyệt nghiệp vụ. Kết quả khảo sát cho thấy 100% bộ phận đều tổ

chức tốt khâu kiểm soát thông tin đầu vào. Các khoa phòng đều chú ý đến việc

phân loại, kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ, kiểm tra tính hợp pháp

của nghiệp vụ, tính chính xác của thông tin, sự đầy đủ chữ ký của những người

liên quan. Có 2/7 bộ phận chiếm 31,8% còn chú ý đến việc đối chiếu giữa chứng

từ gốc và chứng từ máy để phát hiện sai sót trong khâu nhập liệu.

Việc lưu trữ và bảo quản chứng từ tại các khoa cũng được tuân thủ theo

đúng chế độ quy định. Các chứng từ gốc được đánh theo số thứ tự và đóng

thành từng tập theo trình tự thời gian và nội dung kinh tế, do phòng kế toán của

BV cất giữ. Thông thường các chứng từ được lưu trữ, bảo quản ở phòng kế

toán, sau đó đưa vào kho lưu trữ của BV theo đúng thời hạn quy định rồi thực

hiện tiêu hủy. Còn các chứng từ lập trên máy tại các khoa cũng được đánh số

tuần tự, luân chuyển trong hệ thống và được lưu trữ thành các file tập tin riêng

theo từng năm, từng đối tượng theo dõi trong máy tính.

Như vậy, các khoa phòng thuộc BV tâm thần đã tiến hành thu nhận thông

tin quá khứ và thông tin tương lai phục vụ cho công tác xử lý thông tin và cung

cấp thông tin cho các đối tượng sử dụng. Tuy nhiên, những nguồn thông tin này

chủ yếu cung cấp cho hoạt động của HTTT KTTC, còn HTTT KTQT chưa được

chú trọng, điều này làm ảnh hưởng đến các khâu tiếp theo của hệ thống.

2.2.2. Thực trạng quá trình xử lý thông tin kế toán

II. Công tác xử lý thông tin kế toán

Quá trình xử lý thông tin kế toán trong doanh nghiệp

được thực hiện

- Tách rời giữa KTTC và KTQT

- Thực hiện đồng thời giữa KTTC và KTQT

0/7

7/7

100%

BV có thực hiện mã hóa các đối tượng kế toán không

- Có

- Không

7/7

0/7

100%

Phương pháp mã hóa các đối tượng kế toán trên phần

mếm kế toán tại BV

- Mã hóa theo chữ gợi nhớ

- Mã hóa hỗn hợp

- Mã hóa giản đơn

- Mã hóa theo cây phân cấp

- Khác

1/7

4/7

0/7

1/7

0/7

13,6%

68,2%

18,2%

Để hệ thống hóa và xử lý thông tin kế toán trong BV,

các tài khoản sử dụng được thực hiện

- Tuân thủ hoàn toàn theo chế độ kế toán áp dụng

- Tuân thủ một phần

- Xây dựng một số tài khoản đặc thù riêng

7/7

0/7

100%

BV có xây dựng thêm các tài khoản chi tiết

- Có xây dựng

- Không xây dựng

7/7

0/7

100%

BV có mở sổ chi tiết cho các tài khoản không

- Có

- Không

7/7

0/7

100%

Sổ kế toán chi tiết tại BV anh/chị có phù hợp với các

tài khoản chi tiết không?

- Có

- Không

7/7

0/7

100%

Dữ liệu phục vụ cho quản trị BV được kế toán xử lý

theo những nội dung

- Xử lý dữ liệu phục vụ lập kế hoạch

- Xử lý dữ liệu cung cấp thông tin thực hiện

- Xử lý dữ liệu phục vụ kiểm soát

- Xử lý dữ liệu phục vụ ra quyết định

5/7

7/7

3/7

12/7

77,3%

100%

40,1%

54,5%

Xin anh/chị cho biết đơn vị có xây dựng định mức và

dự toán khám chữa bệnh không ?

- Có

- Không

5/7

2/7

77,3%

37,7%

Phân loại chi phí theo phương pháp

- Theo khoản mục chi phí

- Theo yếu tố chi phí

- Theo mức độ hoạt động

- Chi phí kiểm soát được, không kiểm soát được

- Chi phí trực tiếp, chi phí gián tiếp

7/7

0/7

100%

Thực hiện mô hình kế toán trách nhiệm

- Có

- Không

0/7

7/7

100%

22 BV không thực hiện mô hình kế toán trách nhiệm là

- Chưa biết đến mô hình này

- Chưa hiểu hết vai trò của mô hình này

1/7

9,1%

7,7%

- Không có nhu cầu sử dụng 5/7 68,2%

Các quyết định thường gặp trong BV là gì?

- Quyết định mua sắm tài sản

- Quyết định có đầu tư hay không

- Quyết định duy trì hay loại bỏ một số bộ phận

- Quyết định từ chối hay nhận đơn hàng

5/7

3/7

1/7

72,7%

45,4%

9,1%

18,2%

Ở phần này, tác giả nghiên cứu thực trạng quá trình xử lý thông tin kế toán

thông qua các phương pháp kế toán, phương tiện xử lý thông tin theo mục đích

sử dụng thông tin trong điều kiện ứng dụng CNTT tại các khoa phòng thuộc

Bệnh viện Tâm thần Thanh Hoá

2.2.2.1. Mục tiêu xử lý thông tin kế toán

Qua khảo sát thực tế tại các khoa phòng cho thấy, 100% bộ phận đều xử

lý thông tin KTQT kết hợp trong cùng một hệ thống với xử lý thông tin KTTC.

Tuy nhiên, mỗi bộ phận có mức độ kết hợp là khác nhau, nhưng đều thực hiện

theo những mục tiêu sau:

- Mục tiêu xử lý thông tin KTTC: Việc xử lý thông tin KTTC ở các khoa

phòng được khảo sát đều cần tuân thủ theo đúng quy định của Nhà nước về nội

dung thông tin được trình bày trên hệ thống báo cáo được công bố theo quy

định, nhằm đảm bảo yêu cầu về tính trung thực, hợp lý của thông tin trình bày

trên BCKT. Đồng thời, các khoa phòng phải thực hiện xử lý, giải trình những

thông tin sai lệch trên BCKT trước và sau kiểm toán nhằm đảm bảo tính chính

xác, minh bạch về thông tin công bố cũng như lợi ích đối với các đối tượng sử

dụng thông tin bên ngoài BV.

- Mục tiêu xử lý thông tin KTQT: Việc xử lý thông tin KTQT ở các khoa

phòng hầu hết đều xuất phát từ yêu cầu quản trị BV ở các cấp và theo chức năng

KTQT, đó là xử lý thông tin phục vụ chức năng lập dự toán; xử lý thông tin

phục vụ chức năng hoạt động; xử lý thông tin phục năng kiểm soát; xử lý thông

tin phục vụ chức năng ra quyết định. Nhằm đảm bảo cung cấp thông tin kế toán

cho việc ra quyết định của các nhà quản lý, các khoa phòng chủ yếu tập trung

vào kiểm soát quá trình thực hiện như: xây dựng định mức, dự toán chi phí ;

quản trị các yếu tố đầu vào

2.2.2.2. Phương tiện xử lý thông tin kế toán

Xử lý thông tin kế toán thông qua hệ thống tài khoản kế toán

BV đã căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán được quy định tại Chế độ kế

toán HCSN ban hành theo Thông tư số 107/2017/TT-BTC ngày 20 tháng 11 năm

2017 (Phụ lục P40), căn cứ vào đặc điểm hoạt động cụ thể của đơn vị để xây

dựng hệ thống tài khoản kế toán áp dụng tại đơn vị của mình.

Qua khảo sát tại BV cho thấy, 100% bộ phận đều thực hiện xử lý thông tin

theo đúng quy định của Nhà nước. Hệ thống tài khoản kế toán được xây dựng

phần lớn đã góp phần ghi nhận, phản ánh thường xuyên liên tục về tình hình tiếp

nhận và sử dụng kinh phí từ các nguồn tài chính khác nhau, góp phần quản lý

chặt chẽ các khoản thu - chi và sử dụng đúng mục đích. Cụ thể như sau:

- Loại 1: Tiền và vật tư.

Để ghi nhận các khoản tiền: Kế toán sử dụng TK 111- Tiền mặt để phản

ánh số hiện có và tình hình biến động của tiền mặt tại quỹ và TK 112- Tiền gửi

Ngân hàng, Kho bạc để phản ánh số hiện có và tình hình biến động các khoản

tiền gửi của đơn vị tại Ngân hàng, Kho bạc. Các tài khoản này được chi tiết theo

từng loại quỹ, loại tiền gửi ngân hàng, kho bạc.

Để ghi nhận về vật tư: Kế toán của BV sử dụng TK 152 - Nguyên liệu, vật

liệu, tài khoản này được chi tiết theo từng loại thuốc, hóa chất, dịch truyền, máu,

trong từng loại thuốc, … lại theo dõi chi tiết theo từng loại kinh phí thường xuyên,

kinh phí dự án… do mỗi loại kinh phí được cấp theo đơn giá thuốc, hóa chất khác

nhau. BV sử dụng TK 153 - Công cụ, dụng cụ để phản ánh giá trị hiện có và tình

hình biến động của công cụ, dụng cụ, tài khoản này được chi tiết theo từng loại

dụng cụ, y cụ,…

- Loại 2: Tài sản cố định.

Kế toán sử dụng TK 211- TSCĐ hữu hình, TK 213 - TSCĐ vô hình,

TK 214 – Khấu hao và hao mòn lũy kế TSCĐ, để phản ánh tình hình biến

động tăng, giảm các loại TSCĐ hữu hình, vô hình theo chỉ tiêu nguyên giá,

giá trị hao mòn.

- Loại 3: Thanh toán.

Dùng để phản ánh quan hệ thanh toán giữa BV với các tổ chức cá nhân

bên ngoài và quan hệ mua bán, cung cấp dịch vụ, các quan hệ thanh toán lẫn

nhau giữa đơn vị với cấp trên, cấp dưới và với cán bộ, nhân viên trong đơn vị,

kế toán sử dụng TK 331 –Phải trả cho người bán, TK 332 –Các khoản phải nộp

theo lương, TK 333 - Các khoản phải nộp nhà nước, TK 334 - Phải trả người lao

động, TK 336 –Phải trả nội bộ, TK 337 –Tạm thu, TK 338 –Phải trả khác, …

- Loại 4: Nguồn kinh phí và các quỹ.

Dùng để phản ánh số hiện có và tình hình biến động tăng, giảm và quyết

toán các nguồn kinh phí và các quỹ của đơn vị, kế toán sử dụng TK 411 - Nguồn

vốn kinh doanh, TK 421 –Thặng dư (thâm hụt) lũy kế, TK 431 –Các quỹ (chi tiết

quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi, …), …

- Loại 5: Các khoản thu.

Kế toán sử dụng TK 511 - Thu hoạt động do NSNN cấp - để phản ánh

các khoản thu theo chế độ quy định và được phép của Nhà nước phát sinh tại

đơn vị và tình hình xử lý các khoản thu, như thu viện phí, phí xét nghiệm và cả

khoản thu từ hoạt động dịch vụ như thu từ dịch vụ khám chữa bệnh, dịch vụ

tiêm phòng, thu từ giường yêu cầu, thu từ hoạt động liên doanh liên kết, thu từ

các quầy thuốc, trông giữ xe,…; TK 512- Thu viện trợ, vay nợ nước ngoài; TK

514- Thu phí được khấu trừ, để lại, TK 515- Doanh thu tài chính, TK 531 - Thu

hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ được sử dụng để phản ánh các khoản thu

từ hoạt động dịch vụ tiêm phòng hay các khoản thu từ các dịch vụ trông giữ xe,

ki ốt tạp hóa, quầy báo, điện thoại, thu từ quầy thuốc, phương tiện đưa đón bệnh

nhân, thu từ các hoạt động nhà ăn;…

- Loại 6: Các khoản chi.

Kế toán sử dụng TK 611 – Chi phí hoạt động để phản ánh các khoản chi

từ hoạt động dịch vụ. Tk 612- Chi phí từ nguồn viện trợ, vay nợ nước ngoài, TK

614- Chi phí hoạt động thu phí, TK 615- Chi phí tài chính, TK 632- Giá vốn

hàng bán, TK 642- Chi phí quản lý của hoạt động SXKD, dịch vụ, TK 652 – Chi

phí chưa xác định đối tượng chịu phí như chi phí tiền lương, tiền công, chi phí

khác cho nhân viên, chi phí vật tư, công cụ và dịch vụ đã sử dụng, chi phí khấu

hao và hao mòn TSCĐ, …

- Loại 7: Thu nhập khác.

Kế toán sử dụng TK 711- Thu nhập khác, phản ánh các khoản thu nhập từ

thanh lý, nhượng bán tài sản, …

- Loại 8: Chi phí khác.

Kế toán sử dụng TK 811- Chi phí khác, phản ánh chi phí thanh lý, nhượng

bán, … TK 821- Chi phí thuế thu nhập DN phải nộp, …

- Loại 9: Tài khoản xác định kết quả.

Kế toán sử dụng TK 911- Xác định kết quả, phản ánh kết quả hoạt động

hành chính, sự nghiệp, kết quả hoạt động SXKD, dịch vụ, kết quả hoạt động

tài chính và kết quả hoạt động khác (nếu có), …

- Loại 0: Kế toán sử dụng TK 008 - Dự toán chi hoạt động, để phản ánh số

dự toán kinh phí hoạt động được cấp có thẩm quyền giao và việc rút dự toán kinh

phí hoạt động ra sử dụng.

Hệ thống tài khoản kế toán tại BV Tâm thần Thanh Hóa hiện nay đang áp

dụng về cơ bản đã đáp ứng được yêu cầu. Phản ánh đầy đủ mọi hoạt động kinh

tế của đơn vị trong nền kinh tế thị trường, phù hợp với yêu cầu quản lý thống

nhất của Nhà nước; đáp ứng được yêu cầu chính sách tài chính, thuận lợi cho

việc cơ giới hoá công tác kế toán. Song, bên cạnh đó vẫn còn một số tồn tại cần

phải tiếp tục bổ sung, sửa đổi cho phù hợp với các nguyên tắc xây dựng hệ

thống tài khoản kế toán đơn vị sự nghiệp công lập.

Về mã hRa các đối tượng kế toán:

Các đối tượng được mã hóa thường là: danh mục các đối tượng bệnh

nhân, danh mục hóa chất xét nghiệm, danh mục thuốc, danh mục nhà cung cấp,

danh mục dịch vụ kỹ thuật… Mỗi đối tượng mã hóa theo một cách riêng, tùy

thuộc vào đặc điểm quản lý của BV và thường phụ thuộc vào yêu cầu của phần

mềm được cung cấp. 4/7 bộ phận (chiếm 68,2%) sử dụng phương pháp mã hóa

hỗn hợp Theo kết quả khảo sát BV sử dụng phương pháp mã hóa hỗn hợp, sử

dụng số và chữ để mã hóa các đối tượng quản lý như … Ví dụ: Thuốc

Salbutamon 0.5mg – SAL, Pischolanz 10mg – PS10….Các dịch vụ kỹ thuật :

Thay băng vết thương mổ chiều dài <= 15cm – TB15, Xoa bóp bấm huyệt -

XB30…..

Các tài khoản kế toán sử dụng để phân loại thông tin theo các đối tượng

kế toán được mã hóa theo các cách nhất định trên phần mềm kế toán. Tùy vào

quy mô, đặc điểm và yêu cầu quản lý của mỗi đơn vị mà hệ thống TKKT được

mã hóa theo những nguyên tắc riêng. Việc mã hóa số hiệu tài khoản và mã hóa

các đối tượng chi tiết hoàn toàn riêng rẽ và có khóa liên kết, các danh mục chi

tiết được xây dựng riêng, độc lập với hệ thống TKKT.

Nhìn chung, hiện nay bệnh viện mới chỉ sử dụng hệ thống TKKT theo chế độ kế

toán hiện hành, chủ yếu để phục vụ cho việc thu nhận, xử lý và cung cấp thông

tin KTTC

Xử lý thông tin kế toán qua việc ghi chép trên sổ sách kế toán

Hiện nay, BV Tâm thần Thanh Hóa đã thực hiện mở sổ kế toán, ghi chép,

quản lý, bảo quản, lưu trữ sổ kế toán theo quy định của Luật Kế toán số

88/2015/QH13 ngày 20/11/2015 của Quốc hội nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa

Việt Nam (Phụ lục P30- P35), Thông tư số 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017

của Bộ trưởng Bộ Tài chính.

Sau khi thông tin kế toán được phân loại trên hệ thống TKKT, sẽ được xử

lý thông qua việc ghi chép trên sổ sách kế toán .Hiện tại BV đã thực hiện tin học

hóa công tác kế toán, nên công việc kế toán được thực hiện theo chương trình

phần mềm kế toán ở hầu hết các bộ phận. Phần mềm kế toán của các bộ phận

đều được xây dựng theo hình thức kế toán mà bộ phận áp dụng để ghi sổ kế toán

phù hợp với yêu cầu quản lý và điều kiện kế toán. Hình thức kế toán hiện nay

BV đang áp dụng là hình thức Chứng từ ghi sổ. Tuy nhiên do chịu ảnh hưởng

các giới hạn của phần mềm kế toán, nên việc thực hiện hình thức sổ kế toán

thường có sự pha tạp cải tiến phù hợp, song vẫn đảm bảo đầy đủ nội dung theo

quy định. Nói chung phòng Tài chính kế toán của đơn vị đã có những sự quan

tâm nhất định đến việc lựa chọn hệ thống sổ kế toán, sao cho phù hợp với đặc

điểm hoạt động và yêu cầu quản lý của đơn vị mình. Trình độ chuyên môn của

cán bộ kế toán ở BV liên tục được huấn luyện và đào tạo nâng cao nhưng chưa

đồng đều về trình độ.

Xử lý thông tin phục vụ lập kế hoạch

Khảo sát tại BV cho thấy định mức được lập một năm một lần và có thể

điều chỉnh ở các quý. Mỗi khoa phòng bộ phận phải chịu trách nhiệm về nhiệm

vụ được giao trong phạm vi nguồn lực. Sau khi bệnh viện giao định mức cho các

khoa phòng thì các đơn vị này tiếp tục giao định mức xuống cho các bộ phận

trực thuộc để thực hiện nhiệm vụ. Khảo sát cho thấy có 5/7 bộ phận chiếm

77,3% có lập các dự toán như dự toán chi phí, định mức tiêu hao tài sản… Hệ.

thống dự toán tại BV được lập tại nhiều bộ phận. Mỗi bộ phận trực thuộc sẽ lập

dự toán riêng tùy thuộc vào đặc điểm công việc của từng bộ phận. Dó đó, dự

toán tại từng bộ phận sẽ có những đặc điểm khác nhau. Ví dụ như lập dự toán

chi phí

Xử lý thông tin thực hiện

Thông tin thực hiện trong HTTTKT được xử lý chủ yếu từ bộ phận

KTTC thông qua quá trình ghi chép trên sổ sách kế toán bằng các phương pháp

TKKT, ghi sổ kế toán chủ yếu là các hoạt động chi thường xuyên, chi không

thường xuyên.

Hiện nay BV chưa chú ý đến thiết kế hệ thống TKKT để phục vụ cho việc

thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin KTQT. Phương pháp chủ yếu áp dụng

trọng đơn vị là phân loại thông tin có 5/7 bộ phận chiếm 77,3%. Công tác ghi

chép trên sổ kế toán chi tiết chủ yếu mới chi tiết đến bậc thứ hai của đối tượng

theo dõi. Việc sử dụng và ghi chép chi tiết như vậy chủ yếu phục vụ cho công

tác xử lý và cung cấp thông tin KTTC, đồng thời chỉ đáp ứng được phần nào cho

nhu cầu quản trị.

Xử lý thông tin phục vụ kiểm soát

Để xử lý thông tin phục vụ kiểm soát, BV chủ yếu dựa trên phương pháp

so sánh, so sánh giữa số liệu thực hiện với các số liệu dự toán. BV chủ yếu

quan tâm đến kiểm soát các khoản chi không thường xuyên. Các thông tin liên

quan đến kiểm soát chi được hệ thống xử lý theo hướng so sánh thông tin chi

thực tế với các thông tin chi dự toán, hoặc chi thực tế kỳ báo cáo với kỳ trước

để phát hiện chênh lệch các khoản chi. Tuy nhiên, tại BV kênh thông tin chưa

có sự liên kết với nhau, số liệu định mức là do bộ phận kế hoạch lập, trong khi

đó theo dõi chi thực hiện lại do bộ phận kế toán và các bộ phận sản xuất thu

thập và gửi lên phòng kế toán, do đó việc xử lý thông tin phục vụ kiểm soát chi

mới chỉ thực hiện đơn giản so sánh tổng chi của các bộ phận thực hiện so với

kế hoạch, chưa chi tiết cho từng khoản chi. Việc phân tích các khoản chi cũng

chỉ thuần túy là xác định biến động về giá trị nên ít có giá trị đối với hoạt động

quản lý. Nhà quản trị không thể xác định được những nguyên nhân gia tăng các

khoản chi để có biện pháp điều chỉnh kịp thời.

Kế toán trách nhiệm đóng vai trò quan trọng trong hệ thống lập kế hoạch,

kiểm soát và đánh giá của BV. Tuy nhiên theo khảo sát tại BV 5/7 bộ phận

chiếm 77,3% không có nhu cầu sử dụng. Các hoạt động lập kế hoạch, kiểm soát

và đánh giá được thực hiện theo từng trung tâm trách nhiệm. Nếu hệ thống kế

toán trách nhiệm không hoạt động hoặc hoạt động không tốt thì việc thực hiện

các chức năng quản lý của các nhà quản trị trong BV sẽ gặp khó khăn.

Xử lý thông tin phục vụ ra quyết định

Hiện nay, áp lực cạnh tranh đối với bệnh viện ngày càng lớn, việc cắt

giảm ngân sách nhà nước, chuyển dần sang tự cung tự cấp, để tiếp tục tồn tại và

phát triển cần phải không ngừng nâng cao tính cạnh tranh. Việc ra quyết định

của nhà quản trị trong các tình huống cụ thể có ảnh hưởng lớn đến tình hình hoạt

động của BV. Theo kết quả điều tra, BV thường phải đứng trước các quyết định

về mua sắm tài sản 5/7 bộ phận chiếm 72,7%, quyết định đầu tư hay không 3/7

bộ phận chiếm 45,4%. Ngoài ra, BV còn đưa ra một số quyết định khác nhưng

không thường xuyên như quyết định duy trì hay loại bỏ một số bộ phận, quyết

định mở đấu thầu cho thuê hay sử dụng bất động sản, quyết định mở thêm dịch

vụ kỹ thuật cao hay cắt giảm. Trong các quyết định thì quyết định đầu tư hay

không được quan tâm hàng đầu. Hiện nay và tương lai với định hướng tất cả các

BV đều hướng tới tự chủ về tài chính, tự chủ một phần hay tự chủ toàn bộ. Có

thể thấy rõ bênh viện có nguồn thu chủ yếu là từ quyết toán các khoản bào hiểm

xã hội, các dịch vụ kỹ thuật cao hay các khoản dịch vụ ngoài bảo hiểm xã hội

còn hạn chế. Đặc điểm bệnh nhân tâm thần là bênh nhân xã hội, không có tiền

để chi trả cho các dịch vụ ký thuật cao. Do đó, để đưa ra được quyết định về

việc có nên đầu tư thêm các dịch vụ là vấn đề quan trọng đối với các nhà quản lý

trong bênh viện nói chung và các bệnh viên trong toàn ngành nói riêng.

Mục đích cuối cùng của BV là chi hiệu quả trong BV, chính vì thế mỗi

quyết định đưa ra đều giữ vai trò quan trọng, quyết định đúng đắn sẽ đem lại

hiệu quả cao cho BV và ngược lại. Để đưa ra các phương án kinh chi đầu tư

thông thường nhà quản trị cần phải xem xét các yếu tố cơ bản như chi phí,

doanh thu, năng lực sử dụng của BV,…là cơ sở để nhà quản trị có những lựa

chọn tối ưu nhất.

Nhìn chung, việc xử lý thông tin thu thập ở bênh viện mới chỉ đáp ứng

được yêu cầu của công tác KTTC, chưa đáp ứng được yêu cầu KTQT. Kế hoạch

khám chữa bệnh ở các BV được xây dựng, quản lý và sử dụng chủ yếu được

thực hiện ở bộ phận chức năng, chưa có sự tham gia tích cực của bộ phận kế

toán. Do đó, sẽ khó khăn trong việc kiểm tra, đánh giá kết quả hoạt động cho

từng bộ phận và toàn BV

2.2.2.3. Bộ phận thực hiện xử lý thông tin kế toán

Theo kết quả khảo sát tại BV, thông tin sau khi thu thập sẽ được thực

hiện xử lý chủ yếu tại bộ phận kế toán. Do đo, tổ chức bộ máy kế toán và

phương tiện kỹ thuật ứng dụng có ảnh hưởng tới quá trình xử lý thông tin kế

toán. Tại BV bộ máy quản lý phân cấp thành bộ phận kế toán của đơn vị cấp

trên và cấp dưới. Với các đơn vị cấp dưới không hạch toán độc lập nhân viên

kế toán sẽ làm nhiệm vụ hạch toán ban đầu, thu nhâ

n, kiểm tra chứng từ, tổng

hợp gửi về phòng kế toán trung tâm. Hoă

c cũng có trường hợp các đơn vị cấp

dưới trở thành đơn vị hạch toán ban đầu theo chế đô

~ báo sổ và cuối kỳ gửi các

sổ theo chế đô

~ báo sổ này về Phòng kế toán trung tâm để tổng hợp lập BCKT.

2.2.3. Thực trạng quá trình cung cấp thông tin kế toán

III. Công tác cung cấp thông tin kế toán

BV lập đầy đủ báo cáo tài chính theo chế độ kế toán không

- Có đầy đủ

- Chưa đầy đủ

100%

Việc lập báo cáo tài chính được thực hiện bằng

- Kết xuất số liệu, lập thủ công bên ngoài

- Trên phần mềm kế toán

18,2%

81,8%

BV có tiến hành lập báo cáo kế toán quản trị không

- Có

- Không

86,4%

13,6%

BV đã tiến hành lập những báo cáo kế toán quản trị nào

- Báo cáo chi phí sản xuất

- Báo cáo chi phí bộ phận

100%

68,2%

28 BV có cần thiết phải lập các báo cáo kế toán quản trị nhằm

phục vụ cho các nhà quản lý

- Rất cần thiết

- Cần thiết

- Không cần thiết

13,6%

86,4%

Việc lập báo cáo kế toán quản trị được thực hiện bằng

- Thủ công

- Trên phần mềm kế toán

36,3%

63,6%

Báo cáo kế toán quản trị trong đơn vị thể hiện những nội

dung

- Thông tin về định mức

- Thông tin về kế hoạch

- Thông tin về dự toán

- Thông tin về số kỳ trước

- Thông tin về số kỳ này

100%

72,7%

45,4%

100%

Nếu chưa lập báo cáo kế toán quản trị, cho biết lý do

- Chưa có nhu cầu sử dụng

- Chưa thấy lợi ích của nó

- Không biết loại báo cáo này

13,6%

2.2.3.1. Đối tượng sử dụng thông tin và nội dung thông tin được cung cấp

Đối tượng sử dụng thông tin bên trong DN

Theo khảo sát tại BV, đối tượng sử dụng thông tin bên trong BV chủ yếu

bao gồm: ban giám đốc, ban lãnh đạo …..

- Ban giám đốc : là những người có trách nhiệm điều hành và thực hiện

các mục tiêu của BV. Mục tiêu của các BV thường khác nhau và rất phức tạp.

Nó thường bao gồm việc đạt được một mức doanh thu nhuận chấp nhận được,

cung cấp dịch vụ có chất lượng với giá thấp, tạo công ăn việc làm, cải thiện

môi trường và có thể là những nhiệm vụ khác. Muốn thực hiện được các mục

tiêu tổng quát này, BV cần phải hoạt động có lãi. Điều này đặt ra cho ban giám

đốc phải luôn nỗ lực để điều hành BV sao cho tạo ra lợi nhuận và có khả năng

thanh toán công nợ.

- Ban lãnh đạo : Là ban giám đốc và các nhà quản lý hay trưởng khoa

phòng bộ phận trong BV. Trong quá trình điều hành BV, các ban lãnh đạo

thường xuyên phải quyết định và phải trả lời các câu hỏi như phải làm gì, làm

như thế nào và kết quả đạt được có đúng với kế hoạch đặt ra hay không ? Cụ

thể hơn, các ban lãnh đạo thường đặt ra những câu hỏi như BV có đủ tiền để

thanh toán các món nợ đến hạn hay không, dịch vụ nào mang lại lợi nhuận cao

nhất, khoản chi nào là quan trọng nhất hiện tại v.v. Những ban lãnh đạo thành

công thường là những người luôn đưa ra những quyết định đúng đắn trên cơ sở

thông tin có giá trị và kịp thời mà một phần thông tin quan trọng chính là do hệ

thống kế toán cung cấp thông qua hệ thống báo cáo kế toán tài chính và báo

cáo kế toán quản trị.

2.2.3.2. Phương tiện cung cấp thông tin kế toán

Tùy thuộc vào nội dung thông tin và nhu cầu sử dụng thông tin khác nhau

mà kết quả cung cấp thông tin của HTTTKT được thể hiện dưới dạng các báo

cáo kế toán, bao gồm BCKT và báo cáo KTQT.

Thực trạng lập và cung cấp thông tin trên BCKT:

Thông tin KTTC trong BV được trình bày cụ thể trên các Báo cáo kế toán.

Báo cáo kế toán là công cụ hết sức quan trọng để giúp Thủ trưởng các đơn vị

lãnh đạo, quản lý điều hành hoạt động của đơn vị. Theo quy định chế độ kế toán,

cuối niên độ kế toán, các đơn vị sự nghiệp nói chung và các BV công lập, trung

tâm y tế nói riêng đều phải lập hệ thống báo cáo tài chính gửi cơ quan nhà nước

theo qui định. Hệ thống báo cáo kế toán tại BV Tâm thần Thanh Hóa hiện nay

được xây dựng trên cơ sở quy định của Chế độ kế toán HCSN ban hành theo

Thông tư số 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.

Qua khảo sát thực tế cho thấy, việc lập báo cáo tài chính đối với BV được

thực hiện tạm tính hàng quý, sau đó hết năm kế toán sẽ quyết toán mỗi năm 1

lần với cơ quan chức năng theo qui định. Phần mềm kế toán ứng dụng tại BV đã

cho phép việc lập hầu hết các báo cáo tài chính theo quy định của chế độ kế toán

hiện hành chiếm 5/7 bộ phận ứng với 81/8%, việc lập các báo cáo này chỉ cần

thông qua thao tác in ấn ngay sau khi thực hiện xong việc xử lý dữ liệu điều

chỉnh, kết chuyển. Cụ thể, hệ thống báo cáo tài chính được lập bao gồm:

- Bảng cân đối tài khoản

- Tổng hợp tình hình kinh phí và quyết toán kinh phí đã sử dụng

- Báo cáo chi tiết kinh phí hoạt động

- Bảng đối chiếu dự toán kinh phí ngân sách tại kho bạc Nhà nước theo

hình thức rút dự toán tại KBNN

- Bảng đối chiếu tình hình tạm ứng và thanh toán tạm ứng kinh phí ngân

sách tại kho bạc Nhà nước;

- Bảng đối chiếu số dư tài khoản tiền gửi

- Báo cáo thu - chi hoạt động sự nghiệp và hoạt động sản xuất, kinh

doanh;

- Báo cáo tình hình tăng, giảm TSCĐ;

- Báo cáo số kinh phí chưa sử dụng đã quyết toán năm trước chuyển sang

(chỉ được lập ở các BV công lập của tỉnh);

- Thuyết minh báo cáo tài chính.

Cuối niên độ kế toán, BV lập các Báo cáo tài chính, Thủ trưởng đơn vị ký

duyệt, sau đó nộp cho Sở Y tế chậm nhất vào cuối tháng 3 của năm sau.

Nhìn chung, hệ thống báo cáo kế toán chỉ đáp ứng yêu cầu của KTTC, chứ

chưa đáp ứng được cung cấp thông tin phục vụ quản trị BV. Theo khảo sát có

6/7 bộ phận chiếm 89.8 % cảm thấy cần thiết phải lập các báo cáo kế toán quản

trị nhằm phục vụ cho các nhà quản lý.Tuy nhiên chỉ có 1/7 bộ phận lập báo các

chi phí bộ phận. Hệ thống báo cáo tài chính không phù hợp cho việc tìm hiểu và

nguyên cứu, do đó không mang tính kịp thời cho việc ra quyết định và thiếu độ

tin cậy.

2.2.4. Thực trạng quá trình kiểm soát thông tin kế toán

IV. Công tác kiểm soát thông tin kế toán

BV có tiến hành kiểm soát thông tin kế toán không

- Có

- Không

7/7

0/7

100%

Quá trình kiểm soát thông tin trong BV được thực hiện

tốt ở khâu nào

- Kiểm soát thông tin đầu vào

- Kiểm soát quá trình xử lý thông tin

- Kiểm soát thông tin đầu ra

Tốt BT K/Tốt

5 1 0

1 6 0

Theo anh/chị các khía cạnh sau trong hệ thống thông

tin kế toán của BV có được kiểm soát tốt không?

- Phản ánh thông tin trung thực, hợp lý

- Bảo mật thông tin

- Bảo vệ tài sản

Tốt BT K/Tốt

5 1 0

5 2 0

6 1 0

Đánh giá mức độ giảm bớt rủi ro trong kiểm soát

thông tin kế toán của BV

- Rất tốt

- Tốt

- Trung bình

- Không tốt

0/7

2/7

4/7

1/7

31,8%

63,6%

4,5%

Mức độ hài lòng về hệ thống thông tin kế toán hiện tại

của BV

- Rất hài lòng

- Hài lòng

- Tương đối hài lòng

- Không hài lòng

1/7

3/7

0/7

13,6%

40,9%

45,4%

Theo tìm hiểu bệnh viện có 100% các bộ phận tiến hành kiểm soát

HTTTKT. Tuy nhiên thực tế kết quả kiểm soát mới chỉ thực hiện được ở một số

nội dung sau:

- Kiểm soát đầu vào: Theo tìm hiểu đều đơn vị có 5/7 bộ phận chiếm

77,4% ở mức độ tốt khâu kiểm soát thông tin đầu vào, còn lại là ở mức độ

trung bình. Các thông tin kế toán thu thập được phản ánh trên chứng từ kế

toán và được cập nhật vào phần mềm do bộ phận kế toán phụ trách. Các DN

đều chú ý đến việc phân loại, kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ.

- Kiểm soát quá trình xử lý thông tin: Các thông tin BV được xử lý trên

các phần mềm kế toán và có những thông tin có thể được xử lý thủ công. Từ kết

quả tìm hiểu cho thấy BV có 1/7 bộ phận chiếm 13,6% chưa thực hiện tốt khâu

kiểm soát đối với thông tin thực hiện. Tuy nhiên, khâu đối chiếu giữa sổ tổng

hợp với sổ chi tiết, sổ tổng hợp với BCKT, sổ chi tiết với báo cáo chi tiết chưa

được thực hiện chặt chẽ.

- Kiểm soát đầu ra: Qua tìm hiều cho thấy quá trình kiểm soát thông tin

đầu ra cung cấp cho các đối tượng sử dụng tại BV hầu như chưa được thực hiện

có 1/7 bộ phận chiếm 13,6% cảm thấy thực hiện tốt khâu kiểm soát đầu ra. Công

việc kiểm soát mới chỉ dừng lại ở việc kiểm tra sổ sách, BCKT đảm bảo thực

hiện đúng CMKT, kiểm tra số lượng các báo cáo cung cấp và thời gian cung

cấp, còn kiểm soát chất lượng và độ tin cậy của các thông tin cung cấp trên các

báo cáo chưa được quan tâm.

Nhìn chung, tại BV hiện nay chưa xây dựng được hệ thống kiểm soát nội

bộ đối với các thông tin kế toán. Do đó, quá trình xử lý thông tin chưa thực sự

chặt chẽ, cung cấp thông tin chưa đầy đủ và còn thiếu tính đồng bộ và chưa thực

sự làm giảm bớt rủi ro trong việc cung cấp thông tin. Khảo sát thực tế cho thấy

bệnh viên đã ứng dụng phần mềm, tuy nhiên đối với hoạt động kiểm soát trong

BV chưa được thực hiện thông qua việc chưa phân quyền truy cập; phân chia

quyền được kết xuất, sử dụng báo cáo, thông tin. Đồng thời, BV cũng chưa đưa

ra quy định cụ thể nào về chế độ bảo mật thông tin; kiểm tra nguồn gốc phát

sinh từ các thông tin trên báo cáo; quản lý chặt chẽ về xem, thêm, sửa, xóa trong

việc xử lý, lập và cung cấp báo cáo đối với từng phần hành kế toán. Tại BV chưa

xây dựng chính sách quản lý rủi ro trong HTTTKT. Điều này làm ảnh hưởng tới

chất lượng thông tin kế toán cung cấp tại các BV.

Đánh giá chung về mức độ hài lòng của nhân viên kế toán đối với

HTTTKT dành cho nhân viên kế toán, có 13,6% bộ phận trả lời ở mức độ rất hài

lòng, 40,9% bộ phận ở mức độ hài lòng, 45,4% bộ phận ở mức độ tương đối hài

lòng. Như vậy, HTTTKT trong bệnh viện tâm thần Thanh Hóa đáp ứng chưa

được tốt nhu cầu thông tin cho các đối tượng sử dụng. Các thông tin cung cấp

mới chỉ phục vụ cho KTTC, còn KTQT thì chưa được chú trọng. Chất lượng

thông tin kế toán cung cấp cũng chưa được đảm bảo. Toàn bộ kết quả khảo sát

thu được thể hiện qua bảng tổng hợp ở bảng .phụ lục s> 01C

2.3. Đánh giá thực trạng hệ th>ng thông tin kế toán tại Bê



nh viê



n Tâm thần

Thanh Hóa

2.3.1. Đánh giá kết quả khảo sát và nghiên cứu

Qua khảo sát nghiên cứu thực trạng HTTTKT trong BV tâm thần Thanh

Hóa cho thấy có những kết quả đã đạt được và những tồn tại cần khắc phục sau:

2.3.1.1. Những kết quả đạt được

- Về bộ máy kế toán tại BV được tổ chức tương đối tốt, hầu hết đều được

tố chức theo mô hình kết hợp vừa tập trung vừa phân tán, phù hợp với đặc điểm

khám chữa bệnh. Các nghiệp vụ được hạch toán đúng theo chế độ kế toán do Bộ

tài chính ban hành và phù hợp với quy định của ngành. Nhân sự trong bộ máy kế

toán được bố trí phù hợp với trình độ, năng lực cá nhân, thuận tiện cho công tác

kế toán, xử lý nhanh chóng, kịp thời.

- Về quá trình thu nhận thông tin ban đầu:

BV thực hiện khá tốt việc tổ chức thu nhận thông tin ban đầu qua hệ thống

chứng từ kế toán (Phụ lục P23 –P29) . Việc lập chứng từ, kiểm tra và luân

chuyển chứng từ được thực hiện theo đúng chế độ chứng từ kế toán theo quy

định hiện hành làm cơ sở cho quá trình xử lý thông tin sau này. Việc bảo quản và

lưu trữ chứng từ cũng được thực hiện theo đúng quy định của chế độ kế toán

hiện hành nên công tác cung cấp thông tin phục vụ quản lý kịp thời và đạt hiệu

quả cao.

- Về quá trình xử lý thông tin kế toán:

+ Quá trình xử lý thông tin kế toán được thực hiện qua hệ thống tài khoản

và sổ sách kế toán. BV cơ bản đã vận dụng hệ thống TKKT, sổ sách kế toán đảm

bảo tuân thủ các nguyên tắc kế toán, chuẩn mực kế toán. Điều này giúp cho việc

lập và trình bày thông tin trên các báo cáo kế toán đạt hiệu quả cao.

+ BV đã dần ý thức được tầm quan trọng của công tác KTQT. Ban lãnh

đạo đã quan tâm đến việc xây dựng và sử dụng định mức, kế hoạch khám chữa

bệnh, góp phần tăng cường công tác quản lý tại các BV.

- Về quá trình cung cấp thông tin kế toán:

+ Công tác lập, trình bày thông tin trên các BCKT của các BV nhìn chung

đảm bảo theo quy định và phù hợp với yêu cầu cung cấp thông tin là trung thực,

hợp lý, đáng tin cậy cho các đối tượng sử dụng.

+ BV đã chú trọng đến việc lập báo cáo KTQT nhằm cung cấp thông tin

chi tiết phục vụ yêu cầu quản trị BV. Các thông tin được cung cấp tuy chưa làm

thỏa mãn nhu cầu thông tin của các nhà quản trị nhưng cũng đã bước đầu giúp

các nhà quản trị quản lý hoạt động kinh doanh của đơn vị.

- Về quá trình kiểm soát thông tin kế toán:

Tại BV đã tiến hành tổ chức kiểm soát thông tin kế toán. Mặc dù công

việc kiểm soát mới chỉ tập trung vào một số nội dung, nhưng cũng đã thể hiện

BV có quan tâm đến công tác này.

- Về áp dụng trang thiết bị kỹ thuật trong xử lý và cung cấp thông tin kế

toán: BV đã chú trọng đầu tư trang thiết bị cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ cho

công tác kế toán như: đầu tư hệ thống máy tính đồng bộ, hiện đại, các máy tính

được kết nối mạng nội bộ và được cài đặt phần mềm kế toán phục vụ cho công

việc của kế toán được tiến hành nhanh chóng, hiệu quả, giảm thiểu những sai sót

xảy ra do thực hiện các công việc kế toán theo phương pháp thủ công.

- BV hiện nay sử dụng các phần mềm kế toán trong xử lý thông tin kế

toán. Các phần mềm được viết theo yêu cầu của Sở Y tế nên phù hợp với đặc

điểm hoạt động khám chữa bệnh của đơn vị, giúp cho quá trình xử lý và cung

cấp thông tin được nhanh chóng, kịp thời, tiết kiệm thời gian, chi phí cho BV.

2.3.1.2. Những tồn tại cần khắc phục

Bên cạnh những ưu điểm cơ bản đã đạt được trong từng quy trình của

HTTTKT tại BV tâm thần Thanh Hóa đã trình bày ở trên, HTTTKT vẫn còn rất

nhiều tồn tại sau:

- Về áp dụng mô hình HTTTKT:

Hiện nay, bệnh viên tâm thần Thanh Hóa dụng mô hình cơ sở dữ liệu

(Database), trong đó công việc của kế toán được hỗ trợ bởi hệ thống máy tính có

ứng dụng CNTT bằng việc cài đặt các loại phần mềm máy tính có kết nối mạng

nội bộ và mạng internet. Mô hình này có ưu điểm là chia sẻ dữ liệu cho người sử

dụng theo cấp được phân quyền trong mỗi bộ phận, thuận lợi cho việc kiểm soát

và quản lý thông tin trong đơn vị. Tuy nhiên, mô hình này cũng có những hạn

chế nhất định về mặt hoạt động cũng như cung cấp thống tin cho các đối tượng

sử dụng. Từ đó, ảnh hưởng tới việc ra quyết định của các nhà quản lý và các đối

tượng bên ngoài bênh viện.

- Về quá trình thu nhận thông tin:

+ Nội dung thông tin thu thập còn nhiều hạn chế cần phải hoàn thiện:

Những thông tin thu thập chủ yếu là thông tin quá khứ, được thực hiện từ

công tác KTTC trong BV. Còn những thông tin tương lai phục vụ cho việc lập

dự toán chưa được chú trọng. Những thông tin khác liên quan đến bên ngoài BV

cũng ít được quan tâm đến, như thông tin về chính sách pháp luật, thuế, đối

tác… Thu thập thông tin mới chỉ là việc tập hợp các thông tin chứ chưa phân

loại và đánh giá mục đích sử dụng của từng thông tin để đưa vào khâu xử lý

thông tin cho phù hợp như thông tin phục vụ mục đích lập kế hoạch; thông tin

thực hiện; thông tin phục vụ mục đích kiểm soát; thông tin phục vụ mục đích ra

quyết định.

+ Công tác vận dụng chứng từ còn hạn chế. Tại BV, việc thu nhận thông

tin kế toán chủ yếu bằng chứng từ kế toán. Trong đó, chứng từ có thể được lập

thủ công hoặc lập trên máy, những chứng từ lập trên máy đều chưa có những

yếu tố để liên kết với hệ thống TKKT để thuận lợi cho quá trình hạch toán và

phân loại thông tin kế toán trên hệ thống. Việc kiểm soát chứng từ lập trên máy

ở BV chưa được kiểm soát chặt chẽ đối chiếu giữa các chứng từ gốc liên quan

với các chứng từ lập trên máy để đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ. Với

hệ thống KTQT trong các BV được khảo sát hầu hết đều chưa thiết kế được mẫu

chứng từ riêng để đáp ứng yêu cầu quản trị, mà chủ yếu kế thừa hệ thống chứng

từ của KTTC.

- Về quá trình xử lý thông tin kế toán:

+ Về mã hóa các đối tượng kế toán:

Hiện nay, việc mã hóa các đối tượng được thực hiện độc lập ở các phần

mềm tại các phòng ban, chưa có sự thống nhất giữa các phòng ban. Đối tượng

quản lý mới thực hiện chủ yếu là các đối tượng kế toán như danh mục hàng tồn

kho, danh mục tài sản, danh mục khách hàng, danh mục nhà cung cấp… Dữ liệu

được phản ánh trên các đối tượng này tồn tại dưới dạng các file rời rạc, chủ yếu

phục vụ cho kế toán, không có khả năng tích hợp với các phần mềm giữa các bộ

phận với nhau, do đó không có tính kế thữa dữ liệu giữa các bộ phận trong cùng

một đơn vị với nhau, dẫn đến sự trùng lặp thông tin trong quá trình thu nhận,

gây khó khăn trong vấn đề tổng hợp thông tin hỗ trợ cho quá trình ra quyết định

của nhà quản lý. Do vậy, BV cần hướng tới mục tiêu xây dựng hệ thống mã hóa

các đối tượng quản lý thống nhất trong BV.

+ Về hệ thống tài khoản kế toán:

Thông tin được xử lý trên hệ thống tài khoản kế toán là phương pháp mà

BV sử dụng nhằm quản lý thông tin kinh tế có hiệu quả nhất. Nhưng theo tìm

hiểu BV chỉ vận dụng hệ thống TKKT có sẵn trong chế độ kế toán. Việc xây

dựng hệ thống TKKT chi tiết nhằm phản ánh một cách cụ thể các nội dung cần

theo dõi chi tiết phục vụ cho công tác KTQT trong BV thực sự chưa được chú

trọng, hoặc vận dụng chưa hiệu quả. Việc mở TKKT chi tiết để theo dõi chi tiết

các đối tượng còn ít và đơn giản. Hệ thống TKKT tại BV mới chỉ sử dụng với

mục đích để hạch toán kế toán phục vụ cho công tác lập BCKT mà chưa tập

trung đi sâu vào công tác KTQT. Điều đó, ảnh hưởng trực tiếp đến việc cung cấp

thông tin kế toán đối với công tác quản trị BV.

+ Về sổ sách kế toán:

Các thông tin được xử lý trên hệ thống sổ sách kế toán còn mang nặng các

thông tin KTTC một phần do ảnh hưởng của công tác xây dựng hệ thống TKKT

chưa tốt và do yêu cầu quản lý tại BV chưa cao. Công tác ghi chép chi tiết chưa

được đồng bộ. Tại BV chưa thiết kế được mẫu sổ kế toán phục vụ cho việc xử lý

thông tin theo yêu cầu quản trị.

+ Về xử lý thông tin phục vụ lập kế hoạch:

Hệ thống định mức trong BV hiện nay chưa đáp ứng được yêu cầu lập dự

toán bộ phận, nhất là hệ thống định mức chi phí. Phương pháp xây dựng định

mức còn mang tính áp đặt. Ở một số bộ phận còn không tiến hành xây dựng hệ

thống định mức, do đó làm giảm mức độ đáp ứng nhu cầu thông tin kế toán.

Hệ thống dự toán trong bênh viện nhìn chung còn chưa đầy đủ, thiếu đồng

bộ, chỉ đáp ứng được thông tin phục vụ lập kế hoạch chứ chưa đáp ứng được

chức năng kiểm soát và đánh giá kết quả hoạt động. BV mới chỉ tiến hành xây

dựng “Kế hoạch khám chữa bệnh” cho hoạt động khám chữa bệnh của mình.

Điều đó, mới chỉ đáp ứng được yêu cầu công tác KTTC, chưa đáp ứng được yêu

cầu của công tác KTQT. Vì vậy, BV cần thiết phải lập dự toán theo cách ứng xử

bao gồm cả dự toán tĩnh và dự toán linh hoạt, nhằm đáp ứng được mực tiêu

kiểm soát chi phí, đánh giá trách nhiệm của các bộ phận và mục tiêu ra quyết

định của nhà quản trị.

+ Về xử lý thông tin thực hiện:

Việc phân loại thông tin đóng vai trò quan trọng trong công tác quản trị

BV, trong đó cơ bản là việc phân loại chi phí, giúp nhà quản trị lựa chọn đúng

thông tin phù hợp phục vụ cho việc ra quyết định.

+ Về xử lý thông tin phục vụ kiểm soát:

Công tác xử lý thông tin phục vụ kiểm soát trong BV mới chỉ dừng lại ở

việc so sánh giữa số liệu thực tế và sổ sách của một phần hành kế toán, chưa có

sự đánh giá, so sánh số liệu kế hoạch và thực hiện bởi hệ thống dự toán của BV

lập không có ý nghĩa để đánh giá, so sánh. Hệ thống kế toán trách nhiệm hiện tại

chưa được thực hiện để phục vụ cho hoạt động kiểm soát của BV. Các BV mới

chỉ thực hiện đánh giá thông qua việc tính toán các chỉ tiêu tài chính chung của

toàn DN, chưa có cơ sở để phân tích, đánh giá kết quả hiệu quả hoạt động của

các trung tâm trách nhiệm, chưa xác định được trách nhiệm và quyền hạn của

từng nhà quản trị gắn với lợi ích mà nhà quản trị đạt được khi được phân quyền

phụ trách trung tâm trách nhiệm. Điều đó làm hạn chế việc quản trị chi phí, quản

trị doanh thu và làm giảm hiệu quả khám chữa bệnh của bênh viện.

- Về quá trình cung cấp thông tin kế toán:

Thông tin kế toán cung cấp trong BV chủ yếu là báo cáo thực hiện được

lấy từ hệ thống BCKT. Còn hệ thống báo cáo KTQT chưa được thiết kế riêng,

mà chỉ là các BCKT chi tiết, được lập chủ yếu là chi tiết một số chỉ tiêu trên các

BCKT chưa thể hiện được. Do đó, làm hạn chế chức năng định hướng cho các

nhà quản trị trong việc ra quyết định.

- Về quá trình kiểm soát thông tin kế toán:

Công tác kiểm soát nội bộ là nhằm kiểm soát lại hoạt động của

HTTTKT, từ quá trình thu nhận, xử lý đến cung cấp thông tin cho các đối

tượng sử dụng nhằm đảm bảo cung cấp thông tin hữu ích, kịp thời, chính xác

và đáng tin cậy. Tại bệnh viên qua tìm hiểu được hiện nay chưa xây dựng hệ

thống kiểm soát hoàn chỉnh, mới chỉ là kiểm soát ở một vài khâu như khâu thu

nhận thông tin đầu vào, còn khâu xử lý và cung cấp thông tin thì chưa được coi

trọng. Tại BV chưa quan tâm đến việc quản lý rủi ro trong HTTTKT. Phần lớn

các bộ phận trong BV hầu như cũng chưa thực hiện phân quyền truy cập đối

với cán bộ phụ trách từng phần công việc theo tên đăng nhập và mật khẩu. Có

một số bộ phận có thực hiện phân quyền truy cập nhưng công tác quản lý lỏng

lẻo, vẫn chưa giám sát chặt chẽ trong khâu truy nhập hệ thống và kế hoạch

kiểm tra thường xuyên về xem, chỉnh sửa dữ liệu của các đối tượng được phép

truy cập hệ thống. Việc kiểm soát thông tin trong HTTTKT của các BV mới chỉ

đáp ứng được các yêu cầu cơ bản của việc bảo vệ tài sản, thông tin, bảo đảm

việc thu nhận thông tin được chính xác, nguyên vẹn, dữ liệu phù hợp với

nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Còn chất lượng thông tin cung cấp vẫn chưa được

đảm bảo.

2.3.2 Nguyên nhân

2.3.2.1 Nguyên nhân khách quan

- Hiện nay, ngành y tế còn thiếu kinh phí cấp của các cơ quan Nhà nước

trong việc đầu từ vào ngành này. Việc thiếu kinh phí đâu tư cơ sở vật chất, thu

không đủ bù chi, do đó hiện nay ngành ý tế mới chỉ hoạt động khoảng 50-60%

công suất.

- Trình độ công nghệ của bệnh viện được đánh giá là còn yếu kém. Năng

lực tài chính hạn chế dẫn đến BV chỉ đầu tư dây chuyền với quy mô nhỏ, công

nghệ máy móc phục vụ KCB cũ kỹ, tiêu tốn nhiên liệu và chi phí cao dẫn đến

các không đạt hiệu quả trong hoạt động khám chữa bệnh.

- Đặc điểm quy trình hoạt động KCB phức tạp, có liên quan đến yếu tố

xã hội trong việc khai thác các bệnh nhân là nguyên nhân gián tiếp ảnh hưởng

đến HTTTKT, gây khó khăn trong việc thu thập thông tin, lập dự toán chi phí.

- Hiện nay, các văn bản về luật kế toán và chuẩn mực kế toán đã được

xây dựng và cải cách căn bản theo quan điểm hội nhập với khu vực và quốc tế,

nhưng không tránh khỏi những quan điểm chưa phù hợp, chưa đồng bộ với cơ

chế quản lý kinh tế của Việt Nam. Do đó, cũng gây khó khăn cho BV trong

việc tổ chức công tác kế toán.

2.3.2.2 Nguyên nhân chủ quan

- Do nhận thức về vai trò của HTTTKT của các nhà quản lý tại bệnh viện

còn hạn chế. HTTTKT chủ yếu phục vụ cho việc cung cấp thông tin trên

BCKT theo đúng quy định của Nhà nước, chưa có ý thức về tầm quan trọng

của KTQT trong việc tổ chức HTTTKT nhằm cung cấp thông tin cho nhà quản

trị và các đối tác quan tâm.

- Các nhà quản lý lâu nay vẫn có thói quen quản lý và điều hành theo

kinh nghiệm cá nhân là chủ yếu, chưa có thói quen sử dụng các thông tin tư

vấn. Việc ít hoặc không sử dụng thông tin là nguyên nhân ảnh hưởng đến việc

cung cấp thông tin của HTTTKT.

- Do trình độ nhận thức, tư duy của nhà quản trị về ứng dụng CNTT

trong công tác quản lý nói chung cũng như khả năng tiếp cận của nhân viên kế

toán nói riêng tác động đến yêu cầu ứng dụng cũng như mức độ đầu tư về công

nghệ ở BV là chưa cao. Việc sử dụng phần mềm hỗ trợ quản lý ở mỗi phòng

ban trong BV là khác nhau, nên có thể cùng một đối tượng được mã hóa trong

phần mềm ở các phòng ban khác nhau sẽ khác nhau. Điều này làm cho quá

trình thu nhận thông tin tại các phòng ban khác nhau có thể bị chồng chéo, gây

lãng phí thời gian, công sức và ảnh hưởng trực tiếp tới việc tổng hợp thông tin

phục vụ cho việc ra quyết định của nhà quản lý.

- Trình độ đội ngũ nhân viên kế toán trong BV còn nhiều hạn chế và

chậm thích nghi với những thay đổi của yêu cầu công việc. Họ chỉ có thói quen

và năng lực làm việc trong HTTT KTTC, còn công tác KTQT vẫn là một thuật

ngữ mới mẻ, chưa được đào tạo bài bản chuyên sâu để làm công tác KTQT.

Ngoài ra, đội ngũ nhân viên kế toán có kiến thức chuyên môn cao để xử lý

nghiệp vụ trong môi trường làm việc có sự hỗ trợ của hệ thống máy tính và

phần mềm ứng dụng còn hạn chế.

Từ những nguyên nhân trên đã giải thích phần nào cho những tồn tại bất

cập của HTTTKT trong BV này.

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2

Trong chương 2, trên cơ sở khảo sát và nghiên cứu thực tế tại Bệnh viện

Tâm thần Thanh Hóa, tác giả đã nghiên cứu thực trạng HTTTKT tại BV và được

trình bày ở những nội dung cơ bản sau:

Tổng quan về Bệnh viện Tâm thần Thanh Hóa, làm rõ nhu cầu thông tin

kế toán của các đối tượng sử dụng thông tin tại Bệnh viện Tâm thần Thanh Hóa.

Nghiên cứu thực trạng và đánh giá thực trạng HTTTKT theo tiến trình xử

lý thông tin tại Bệnh viên Tâm thần Thanh Hóa.

Chỉ rõ những mặt đạt được, hạn chế tồn tại và nguyên nhân gây ra hạn chế

của HTTTKT tại Bệnh viện Tâm thần Thanh Hóa.

Các hạn chế và nguyên nhân của hạn chế là cơ sở cho việc đề xuất các

giải pháp hoàn thiện HTTTKT tại BV ở chương 3 của luận văn.

Chương 3

GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

TẠI BÊ

NH VIÊ

N TÂM TH N THANH H"A

3.1. Mục tiêu phát triển Bê



nh viê



n Tâm thần Thanh Hóa

Đến năm 2030, Việt Nam về cơ bản đã trở thành một nước công nghiệp

phát triển theo định hướng XHCN, có nền nông nghiệp sinh thái phát triển, nền

kinh tế đa dạng và năng động, xã hội phát triển lành mạnh trong đó yếu tố con

người và các giá trị nhân văn được coi trọng. Trong Văn kiện Đại hội Đại biểu

toàn quốc lần thứ XII của Đảng cộng sản Việt Nam đã đề ra định hướng phát

triển sự nghiệp y tế và công tác chăm sóc sức khỏe nhân dân đến năm 2030.

Trong điều kiện kinh tế nhiều thành phần, đời sống nhân dân được nâng cao thì

nhu cầu về chăm sóc sức khỏe sẽ ngày càng tăng và đa dạng. Đến năm 2030,

dân số tiếp tục tăng trong đó cơ cấu dân số người già sẽ tăng cũng đặt ra những

vấn đề về chăm sóc sức khỏe. Xuất phát từ đặc điểm phát triển kinh tế xã hội và

nhu cầu chăm sóc sức khỏe của nhân dân, các quan điểm chỉ đạo đã được xác

định trong định hướng chiến lược công tác chăm sóc và bảo về sức khỏe nhân

dân đến năm 2030 như sau:

- Tập trung phát triển mạnh hệ thống chăm sóc sức khỏe và nâng cao chất

lượng dịch vụ y tế. Nhà nước tiếp tục đầu tư đồng thời đẩy mạnh xã hội hóa để

phát triển nhanh hệ thống y tế công lập và ngoài công lập; hoàn chỉnh mô hình

tổ chức và củng cố mạng lưới y tế cơ sở. Thực hiện công bằng trong chăm sóc

sức khỏe là quan điểm nhất quán của Đảng. Với bản chất nhân đạo và định

hướng XHCN, Nhà nước đảm bảo cho mọi người đều được chăm sóc sức khỏe

cơ bản, có chất lượng, phù hợp với khả năng kinh tế của xã hội.

- Tích cực và chủ động dự phòng chăm sóc sức khỏe theo phương châm

phòng bệnh hơn chữa bệnh bằng cách tạo ra lối sống, môi trường sống, lao động

và học tập có lợi cho việc phòng bệnh và tăng cường sức khỏe. Quan điểm này

thể hiện sự coi trọng y tế công cộng, các giải pháp cộng đồng, và chú trọng tới

các dịch vụ y tế.

- Kết hợp y học hiện đại với y học cổ truyền dân tộc. Y học cổ truyển chính

là một di sản văn hóa của dân tộc cần được phát huy và phát triển do đó cần

triển khai nghiên cứu ứng dụng và hiện đại hóa y học cổ truyền kết hợp với y

học hiện đại.

- Đổi mới cơ chế hoạt động, nhất là cơ chế tài chính của các CSYT công

lập theo hướng tự chủ, công khai, minh bạch. Chuẩn hóa chất lượng dịch vụ y

tế, chất lượng BV, từng bước tiếp cận với tiêu chuẩn khu vực và quốc tế. Đổi

mới và hoàn thiện đồng bộ các chính sách bảo hiểm y tế, khám, chữa bệnh và

viện phí phù hợp; có lộ trình thực hiện bảo hiểm y tế toàn dân. Xã hội hóa sự

nghiệp chăm sóc sức khỏe nhân dân. Là trách nhiệm của mỗi cá nhân, mỗi gia

đình, mỗi cộng đồng do đó để thành công cần phải huy động nguồn lực cũng

như động viên toàn xã hội tham gia vào công tác chăm sóc và bảo vệ sức khỏe

nhân dân. Trong sự nghiệp này các cơ sở y tế luôn giữ vai trò nòng cốt.

- Thực hiện tốt chính sách khám, chữa bệnh cho các đối tượng chính sách,

người nghèo, trẻ em và người dân tộc thiểu số, chăm sóc sức khỏe người cao

tuổi. Tăng cường đào tạo và nâng cao chất lượng chuyên môn, y đức, tinh thần

trách nhiệm của đội ngũ cán bộ y tế. Đa dạng hóa các hình thức tổ chức chăm

sóc sức khỏe trong đó y tế Nhà nước giữ vai trò chủ đạo. Trong điều kiện nguồn

lực của Nhà nước đầu tư cho y tế còn có hạn thì việc phát triển các loại hình

chăm sóc sức khỏe ngoài công lập sẽ phần nào đáp ứng nhu cầu ngày càng cao

và đa dạng của nhân dân.

Theo đó hệ thống y tế Việt nam được xây dựng nhằm đạt được mục tiêu

chung là từng bước hiện đại, hoàn chỉnh, hướng tới công bằng, hiệu quả và phát

triển; đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng và đa dạng của nhân dân về bảo vệ, chăm

sóc và nâng cao sức khỏe.

Là “bộ mặt” của ngành y tế và giữ vai trò chủ đạo trong tổ chức thực hiện,

các BV không nằm ngoài mục tiêu hoạt động vì sự phát triển của toàn ngành.

Với chiến lược và quy hoạch phát triển đến năm 2030, mỗi đơn vị đều phải đặt

ra các kế hoạch dài hạn, ngắn hạn và phát triển toàn diện về cơ cấu tổ chức, cơ

chế hoạt động… Do đó các BV cần nhận thức được nhiệm vụ của mình để luôn

phải nỗ lực hoàn thiện mọi mặt của đơn vị. Vừa đảm bảo công bằng y tế vừa

đảm bảo tính hiệu quả kinh tế, cân đối thu chi là yêu cầu khắt khe trong quản lý

tài chính BV và hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán trong các đơn vị chính là

một yêu cầu nhằm cụ thể hóa các mục tiêu, chiến lược phát triển mà toàn ngành

đặt ra

3.2. ĐOnh hướng phat triển của Bệnh viện Tâm thần Thanh Hóa

Xuất phát từ quá trình khảo sát thực trạng cũng như nghiên cứu cơ sở lý

luận về tổ chức công tác kế toán, để đưa ra những giải pháp phù hợp với điều

kiện kinh tế xã hội, cơ chế chính sách kinh tế và nhu cầu của các đơn vị, thì

trước hết cần xác định rõ phương hướng để làm cơ sở cho việc hoàn thiện tổ

chức công tác kế toán tại BV Tâm thần Thanh Hóa. Để kế toán thực sự trở thành

công cụ hỗ trợ đắc lực cho quản lý và nâng cao hiệu quả hoạt động của đơn vị,

việc tổ chức công tác kế toán tại BV Tâm thần Thanh Hóa cần được thực hiện

theo các hướng sau đây:

Thứ nhất: Trong giai đoạn hiện nay, BV Tâm thần Thanh Hóa được trao

quyền tự chủ tài chính cùng với tính tự chịu trách nhiệm ngày càng cao. Do đó, kế

toán và tổ chức công tác kế toán có vai trò đặc biệt quan trọng trong việc quản lý

tài chính, xây dựng định mức chi tiêu hợp lý, kiểm soát và đưa ra các thông tin kịp

thời, có chất lượng, phục vụ cho nhu cầu quản lý của đơn vị. Vậy nên, khi hoàn

thiện tổ chức công tác kế toán tại BV Tâm thần Thanh Hóa phải đi đôi với việc

hoàn thiện cơ chế quản lý tài chính và nâng cao nhận thức, phát huy vai trò quan

trọng của kế toán ở cả tầm vĩ mô và vi mô trong công tác quản lý tài chính.

Thứ hai, Hệ thống văn bản pháp quy Nhà nước ban hành như Luật Ngân

sách, Luật kế toán, chuẩn mực, chế độ kế toán,…phù hợp với điều kiện kinh tế

xã hội từng thời kỳ và phù hợp với điều kiện hoạt động của từng lĩnh vực, ngành

nghề. Đây là những căn cứ pháp lý quan trọng điều khiển mọi hoạt động về kinh

tế tài chính của các đơn vị. Chính vì vậy, khi nghiên cứu hoàn thiện tổ chức

công tác kế toán nhất thiết phải đảm bảo tuân thủ các quy định của Luật Kế toán,

chế độ kế toán hiện hành và các văn bản hướng dẫn thi hành Luật, vừa phải phù

hợp và tiếp cận với các thông lệ kế toán quốc tế.

Thứ ba, Việc phân cấp chức năng, nhiệm vụ trong bộ máy hành chính và

các hoạt động sự nghiệp của BV là yếu tố quyết định việc phân cấp quản lý tài

chính và sử dụng ngân sách. Do đó nghiên cứu và hoàn thiện tổ chức công tác

kế toán phải căn cứ vào đặc điểm hoạt động sự nghiệp y tế và đặc điểm tổ chức

quản lý, yêu cầu quản lý, quy mô và đặc điểm hoạt động khám chữa bệnhvà

trình độ cán bộ quản lý để các giải pháp mang tính khả thi và bền vững.

Thứ tư, Trong điều kiện hoạt động tài chính của BV ngày càng phong phú,

quy mô ngày càng lớn, quan hệ giữa các cơ quan, đơn vị liên quan trong quá

trình phân cấp quản lý và sử dụng các khoản thu, chi ngày càng phức tạp, hệ

thống phân cấp và xử lý thông tin về tài chính và sử dụng kinh phí cũng ngày

càng phải được hiện đại hóa, mới có thể thích ứng với môi trường và đáp ứng

được các yêu cầu quản lý trong hoàn cảnh mới. Nên khi hoàn thiện hệ thống

thông tin kế toán phải dựa trên cơ sở ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại,

đảm bảo tiết kiệm chi phí kế toán, nâng cao năng suất lao động kế toán.

Bên cạnh đó, khi hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán cần phải hướng tới

mục tiêu cuối cùng là tiết kiệm và hiệu quả nên các giải pháp hoàn thiện phải

mang tính khả thi và thực tế cao.

3.3. Yêu cầu và nguyên tắc hoàn thiện hệ th>ng thông tin kế toán tại Bê



viê



n Tâm thần Thanh Hóa

3.3.1. Yêu cầu hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán

Trong điều kiện hội nhập kinh tế quốc tế, hoàn thiện HTTTKT trong BV

tâm thần Thanh Hóa là một đòi hỏi cấp thiết để hỗ trợ cho BV trong việc cung

cấp thông tin cho các đối tượng sử dụng, nâng cao hiệu quả sử dụng các nguồn

lực và từ đó nâng cao doanh thu khám chữa bệnh trong đơn vị, nâng cao thu

nhập cán bộ. Việc hoàn thiện HTTTKT trong BV phải đáp ứng các yêu cầu cơ

bản sau:

- Phải đáp ứng nhu cầu thông tin cho các đối tượng sử dụng:

Thông tin rất đa dạng, mỗi thông tin có ý nghĩa khác nhau cho công tác

quản lý. Hoàn thiện HTTTKT tại BV cần thực hiện cả về KTTC và KTQT,

nhằm đảm bảo đáp ứng đầy đủ thông tin cho các đối tượng quan tâm đến thông

tin kế toán của BV. Đối tượng sử dụng thông tin khác nhau nên yêu cầu nguồn

thông tin cung cấp và sử dụng cũng khác nhau. Đối tượng sử dụng thông tin bao

gồm đối tượng bên trong và bên ngoài BV. Đối tượng bên trong BV đó là giám

đốc, ban lãnh đạo, trưởng khoa phòng cần sử dụng thông tin do KTQT cung cấp

nhằm phục vụ quản trị BV. Còn những đối tượng bên ngoài BV như Nhà nước,

cơ quan thuế, các tổ chức tài chính, các nhà đầu tư, các đối tác… cần sử dụng

những thông tin do KTTC cung cấp. Vì vậy những thông tin này phải khách

quan, có độ tin cậy và có giá trị pháp lý cao, đảm bảo tính đơn giản, dễ hiểu cho

người sử dụng.

- Phải phù hợp với đặc điểm của từng đơn vị và có tính khả thi cao:

Hoàn thiện HTTTKT trong BV cần đảm bảo phù hợp với đặc điểm hoạt

động khám chữa bệnh, với yêu cầu và trình độ quản lý của từng đơn vị. Để từ

đó, những giải pháp đưa ra có thể áp dụng được và đem lại hiệu quả kinh tế dựa

trên điều kiện, đặc điểm của BV.

- Phải đảm bảo phù hợp với yêu cầu hội nhập kinh tế quốc tế và hiện đại

hóa công nghệ:

Hoàn thiện HTTTKT phải theo xu thế hội nhập kinh tế quốc tế. Sự hội

nhập về quốc tế sẽ kéo theo sự hội nhập về lĩnh vực kế toán, kế toán Việt Nam

cũng đang dần tiến tới áp dụng những quy định chung của chuẩn mực kế toán

quốc tế. Vì vậy khi xây dựng và hoàn thiện HTTTKT tại BV phải đảm bảo phù

hợp với nguyên tắc và chuẩn mực kế toán quốc tế, nhằm thúc đẩy quá trình hội

nhập kinh tế phát triển. Bên cạnh đó, cần khuyến khích BV ứng dụng công nghệ

thông tin trong hoạt động HTTTKT để tăng hiệu quả của quá trình xử lý và cung

cấp thông tin, đảm bảo độ tin cậy cũng như tính kịp thời của thông tin cung cấp

đến với các đối tượng sử dụng.

3.3.2. Nguyên tắc hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán

Để thực hiện được các yêu cầu hoàn thiện HTTTKT trong BV tâm thần

Thanh Hóa, việc hoàn thiện phải thực hiện các nguyên tắc sau:

- Nguyên tắc phù hợp: hoàn thiện HTTTKT phải phù hợp với đặc điểm

hoạt động khám chữa bệnh của bệnh viên, với nhu cầu cung cấp thông tin cho

các đối tượng sử dụng, hài hòa giữa lợi ích của việc hoàn thiện cân bằng thu chi

để tổ chức hoạt động.

- Nguyên tắc tiết kiệm, hiệu quả: HTTTKT hiện nay trong BV chủ yếu

phục vụ cho mục đích KTTC, phần KTQT hầu như chưa có. Việc hoàn thiện

HTTTKT sẽ tạo ra những thay đổi đáng kể tới tổng thể hệ thống kế toán trong

BV. Vì vậy, HTTTKT cần phải kết hợp hài hòa giữa hệ thống KTTC với hệ

thống KTQT, không được quá phức tạp, gây khó khăn cho bộ máy kế toán,

không được quá tốn kém nhưng vẫn đảm bảo hiệu quả cung cấp thông tin.

3.4 Giải pháp hoàn thiện hệ th>ng thông tin kế toán tại Bệnh viện Tâm thần

Thanh Hóa

Trên cơ sở nghiên cứu những vấn đề lý luận và thực trạng về HTTTKT tại

BV Tâm thần Thanh Hóa, để đáp ứng nhu cầu thông tin cho các đối tượng sử

dụng bên trong và bên ngoài BV, việc hoàn thiện HTTTKT trong BV cần thực

hiện những vấn đề cơ bản sau:

..3.4.1. Hoàn thiện mô hình hệ thống thông tin kế toán trong BV.

Nền tảng CNTT có ảnh hưởng rất lớn tới hiệu quả hoạt động của bênh

viện. Nếu BV có cơ sở hạ tầng CNTT tốt sẽ thúc đẩy các hoạt động kinh tế tài

chính của BV, BV sẽ tiết kiệm thời gian, chi phí trong những hoạt động của

mình mà vẫn đảm bảo kết quả công việc được tốt. Hiện nay, BV đang đứng

trước những thách thức vô cùng to lớn do sự cạnh tranh giữa các BV trong

ngành, việc xây dựng một HTTTKT tổng thể hoạt động có hiệu quả có vai trò vô

cùng quan trọng trong việc cung cấp thông tin hữu ích, kịp thời cho các đối

tượng sử dụng, nâng cao khả năng cạnh tranh của BV, giảm thiểu thời gian chờ

đợi của bệnh nhân. Do đó, tác giả đề xuất giải pháp áp dụng mô hình HTTTKT

cho BV tâm thần Thanh Hóa trong thời gian tới như sau:

Trong ngắn hạn: BV tâm thần Thanh Hóa có thể tái cấu trúc chức năng

bộ máy của HTTTKT theo mô hình ERP nhằm góp phần nâng cao chất lượng

HTTTKT.

Hiện nay, hệ thống kế toán của BV đang thực hiện chủ yếu bởi các phần

mềm kế toán độc lập với các phần mềm của các bộ phận, phòng ban khác. Do

vậy, thông tin kế toán được cung cấp chủ yếu vào cuối kỳ sau khi tổng hợp từ

các bộ phận, phòng ban. Mọi thông tin giữa các phòng ban khi cần sử dụng phải

chuyển dưới dạng hồ sơ, giấy tờ. Giải pháp ERP sẽ giúp BV thực hiện đồng bộ

bằng cách liên kết phần mềm kế toán với các phần mềm khác. Theo đó, toàn bộ

các dữ liệu về hoạt động tài chính, kế toán, kinh doanh được lưu trữ và quản lý

trên máy chủ tại phòng TCKT. Giám đốc hoặc ban lãnh đạo, các bộ phận, phòng

ban đều có thể truy cập và sử dụng chung nguồn dữ liệu này thông qua phân

quyền truy cập và mức độ khai thác thông tin theo từng đối tượng. Giải pháp

này đảm bảo hiệu quả, giảm thiểu được khá lớn thời gian cũng như khối lượng

công việc, đồng thời cũng đảm bảo tính chính xác, kịp thời thông tin giữa các bộ

phận. Việc tổng hợp thông tin cũng được thực hiện tức thời và dễ dàng.

Hệ thống ERP là một hệ thống ứng dụng phần mềm đa phân hệ, tích hợp

theo một kiến trúc tổng thể giúp BV chuẩn hóa được quy trình hoạt động; kiểm

soát được hoạt động của các phòng ban; hoạch định chiến lược trong BV, từ đó đáp

ứng được nhu cầu ngày càng cao về tính đa dạng, chính xác, kịp thời và chất lượng

của thông tin kế toán cho các đối tượng sử dụng bên trong và bên ngoài BV.

Việc áp dụng mô hình ERP trong BV sẽ đem lại nhiều lợi ích thiết thực như:

(1) Hệ thống ERP tích hợp các phân hệ phần mềm hạn chế tối đa các công

việc trùng lặp khi phải nhập liệu nhiều lần ở mỗi bộ phận và phòng ban khác

nhau và đặc biệt là giảm thiểu các thao tác nhập liệu thủ công, làm tăng năng

suất lao động. Nhờ ERP, hoạt động quản lý của các BV được chuẩn hóa thành

một quy trình thống nhất, giúp các BV quản lý dữ liệu dễ dàng và hiệu quả hơn.

(2) Kiểm soát dữ liệu và thông tin chặt chẽ, tập trung: ERP tích hợp nhiều

phân hệ phần mềm trong BV, điều này giúp loại bỏ sai sót khi nhiều người cùng

nhập một dữ liệu. Đồng thời, khi có sai sót xảy ra cũng dễ dàng phát hiện và

khắc phục sửa chữa. Ta cứ hình dung nếu nhiều người cùng nhập một dữ liệu,

khi có sai sót khó để biết ai là người nhập sai và sai ở đâu? Điều này thể hiện

khả năng kiểm soát dữ liệu, thông tin một cách chặt chẽ của hệ thống ERP.

Ngoài ra, dữ liệu và thông tin trong hệ thống ERP được đưa về một

mối chung và duy nhất, sau đó dữ liệu sẽ theo quy trình của từng bộ phận cụ thể

có mặt trong các bước xử lý tiếp theo ở các bộ phận, phòng ban có liên quan.

Nhờ đó, tất cả các nhân viên ở các bộ phận, phòng ban khác nhau trong BV có

thể theo dõi, truy cập và khai thác thông tin trên cơ sở phân quyền chặt chẽ.

(3) Nâng cao hiệu quả xử lý và chia sẻ nguồn lực thông tin: ERP giúp

nhà quản trị dễ dàng tiếp cận các thông tin hữu ích, đáng tin cậy dựa trên nguồn

thông tin tập trung và được kiểm soát chặt chẽ. Trước khi ứng dụng ERP, một

nhà quản trị cấp cao phải dựa vào nhiều nguồn để có được thông tin cần thiết

cho việc phân tích tình hình tài chính và hoạt động đơn vị. Với hệ thống ERP,

điều này có thể được thực hiện một cách dễ dàng bằng cách sử dụng một phần

mềm ứng dụng xử lý các nghiệp vụ theo thời gian thực (nghĩa là thông tin sẽ có

sẵn trong hệ thống ngay lập tức tại thời gian theo dõi). Từ đó, nhà quản trị có thể

đưa ra quyết định một cách nhanh chóng và chính xác.

(4) ERP sử dụng thông tin tích hợp nên có khả năng cung cấp thông tin

phong phú, đánh giá tình hình tài chính của BV một cách tổng hợp, đầy đủ, toàn

diện hơn cho các đối tượng sử dụng.

(5) Nâng cao hiệu quả khám chữa bệnh: Song song với việc tăng năng

suất lao động, ERP còn có thể giúp BV quản lý tốt nguồn lực của mình. Các

nguồn lực được quản lý cả về mặt hiện vật cũng như chất lượng, từ đó kiểm

soát chặt chẽ các khoản chi, gia tăng chất lượng hoạt động khám chữa bệnh. Các

phân hệ phần mềm trong hệ thống ERP giúp BV theo dõi, kiểm soát hiệu quả

hạn mức về tồn vật tư, công nợ, chi phí,… từ đó tối ưu hóa các nguồn lực trong

BV. Ví dụ: Phân hệ quản lý vật tư tồn kho trong phần mềm ERP cho phép BV

theo dõi vật tư tồn kho một cách chính xác và xác định hạn mức vật tư tồn kho

một cách chính xác từ đó có cơ sở để đưa ra các quyết định của dự toán

(6) Tối ưu hóa chiến lược kinh doanh: ERP có thể giúp BV thực hiện dễ

dàng và hiệu quả các chiến lược kinh doanh bằng cách tăng khả năng cạnh tranh

lành mạnh. Việc tích hợp và liên kết các phân hệ trong hệ thống ERP giúp BV

tạo mối liên kết giữa các hoạt động của mình để cùng thực hiện mục tiêu phát

triển chung. Đồng thời, phân hệ quản lý sản xuất giúp BV nhận dạng và loại bỏ

những yếu tố kém hiệu quả trong quy trình khám chữa bệnh, từ đó nâng cao chất

lượng khám chữa bệnh, tận dụng tối đa công suất máy móc thiết bị cũng như

nhân lực.

Việc ứng dụng CNTT trong kế toán cũng như trong quản lý đã được thực

hiện từ nhiều năm nay. Tuy nhiên, việc triển khai ERP còn khá mới mẻ đối với

BV. Để có thể triển khai thành công hệ thống ERP trong các BV tâm thần Thanh

Hóa đòi hỏi toàn thể nhân viên trong BV phải thay đổi phong cách làm việc của

mình cho phù hợp với quy trình xử lý nghiệp vụ. Toàn thể cán bộ, y bác sĩ trong

BV thuộc mọi cấp bậc, bộ phận, phòng ban đều phải trang bị cho mình kiến

thức, kỹ năng sử dụng thành thạo máy vi tính; năng động và tăng tốc độ xử lý

công việc; nghiêm túc, trung thực tuân thủ quy trình làm việc quy định trong

phần mềm ERP.

Trong dài hạn: BV có thể áp dụng mô hình ERP dựa trên công nghệ điện

toán đám mây (Cloud ERP).

Bằng cách chuyển sang điện toán đám mây, BV có thêm khá nhiều công

cụ mới cho những quy trình khám chữa bệnh khác nhau. Cloud ERP mang lại sự

an toàn và ổn định, lưu giữ cũng như truy cập thông tin một cách nhanh chóng

nhất, bởi:

- Cloud ERP được ứng dụng các công nghệ tiên tiến trong ngành CNTT,

đã cho phép người sử dụng truy cập nguồn dữ liệu của BV nhanh chóng, chính

xác cũng như hiệu quả.

- Cloud ERP có khả năng phân quyền sử dụng dữ liệu và dạng dữ liệu nào

được phép sử dụng trong phạm vi quyền hạn được phân bổ, điều này sẽ là một

lợi thế để bảo vệ thông tin.

- Một mặt khác, Cloud ERP giúp các nhà quản lý dễ dàng tiếp cận các

thông tin quản trị đáng tin cậy để có thể đưa ra các quyết định dựa trên cơ sở có

đầy đủ thông tin. Nếu không có phần mềm Cloud ERP, một cán bộ quản lý cấp

cao phải dựa vào nhiều nguồn để có được thông tin cần thiết dùng cho việc phân

tích tình hình tài chính và hoạt động của BV. Với sự giúp sức của phần mềm

Cloud ERP, điều này có thể được thực hiện một cách dễ dàng bằng cách sử dụng

một phần mềm ứng dụng và trong thời gian thực.

- Ngoài ra, Cloud ERP còn tập trung các dữ liệu từ mỗi phân hệ vào một

cơ sở quản lý dữ liệu chung giúp cho các phân hệ riêng biệt có thể chia sẻ thông

tin với nhau một cách dễ dàng. Hơn nữa, hệ thống ERP không chỉ thu thập và xử

lý khối lượng lớn các giao dịch hàng ngày, mà còn nhanh chóng lập ra các phân

tích phức tạp và các báo cáo kế toán đa dạng để cung cấp thông tin theo yêu cầu

quản lý.

- Phần mềm Cloud ERP giúp BV giảm bớt những sai sót, giúp các nhân

viên kiểm toán nội bộ và các cán bộ quản lý cao cấp kiểm tra tính chính xác của

các tài khoản.

Sự ổn định và an toàn của mô hình Cloud ERP là một giải pháp hữu hiệu

cho BV, nhất là đối bộ phận trong việc lưu giữ dữ liệu, xử lý và cung cấp thông

tin kế toán.

Tuy nhiên, hiện nay phần mềm Cloud ERP vẫn trên con đường hoàn thiện

và nâng cấp, cố gắng mang đến cho BV những công cụ đắc lực giúp củng cố lại

các quy trình và phát triển chiến lược sản xuất kinh doanh của BV. BV cần

chuẩn bị tốt về cơ sở CNTT để trong thời gian tới có thể áp dụng mô hình này

trong HTTTKT của BV mình.

3.4.2 Hoàn thiện quá trình thu nhận thông tin kế toán

Quá trình thu nhận thông tin kế toán có ý nghĩa quan trọng trong tiến trình

hoạt động HTTTKT, giúp cho quá trình xử lý và cung cấp thông tin đạt hiệu

quả. Chính vì vậy, để hoàn thiện quá trình thu nhận thông tin tại BV cần phải

hoàn thiện về cả nội dung thông tin thu thập và phương pháp thu thập.

Hoàn thiện nội dung thông tin thu thập

Thông tin đầu vào của BV bao gồm thông tin quá khứ và thông tin

tương lai. Căn cứ vào mục đích sử dụng khác nhau để thu thập những thông

tin tương ứng để cho ra các báo cáo phù hợp phục vụ nhu cầu sử dụng thông

tin của các đối tượng. Để hoàn thiện nội dung thông tin cần thu thập, BV cần

tổng hợp nội dung thông tin và nguồn thông tin thu thập thông qua bảng sau:

Bảng 2.9: Bảng tổng hợp nội dung và nguồn thông tin thu thập

Nội dung thông tin thu thập

Mục đích Bên trong BV Bên ngoài BV

Thông

tin phục

vụ lập kế

hoạch

- Các bản dự toán về thuốc tồn

kho, lao động, tình hình biến

động tài sản, thu-chi… của kỳ

trước.

- Kế hoạch khám chữa bệnh.

- Dự toán năng lực khám chữa

bệnh của sở y tế.

- Văn bản quy hoạch phát triển vật

- Các chương trình, dự án liên quan

đến BV tâm thần Thanh Hóa.

- Báo cáo, đánh giá kết quả thực

hiện cơ chế tự chủ tại các BV công

lập

Thông

tin thực

hiện

- Chứng từ, sổ sách, báo cáo

thực hiện về tình hình sử dung

thuốc, tiền lương, máy móc

thiết bị, chi thường xuyên và

chi không thường xuyên… ở

các phòng ban chức năng và

khu vực khám chữa bệnh.

- Hệ thống BCKT của kỳ trước.

- Thông tin về chi phí ở bộ

phận khám chữa bệnh, bộ phận

tiếp nhận bệnh nhân

- Tài liệu phân tích của các bộ

phận, phòng ban.

- Thông tin chính sách Nhà nước có

liên quan đến phần ngân sách cắt

giảm trong ngành y tế.

- Thông tin từ cơ quan thuế; tình

hình cấp kinh phí chương trình

quốc gia và xu hướng bệnh tật mới

của công đồng.

- Thông tin về các danh mục thuốc

và hóa chất trúng thầu, và các danh

mục kỹ thuật được phê duyệt

- Thông tin về các quyết định thu

hút bệnh nhân tới khám tại các BV

lân cận trong khu vực.

Thông

tin phục

vụ kiểm

soát

- Thông tin về tình hình thực

hiện trên cơ sở các báo cáo

phòng ban và các khoa khám

chữa bệnh

- Các tài liệu phản ảnh sự

chênh lệch số thực hiện so với

dự toán ở các bộ phận.

- Thông tin về tình hình tăng, giảm,

biến động về giá cả của thuốc và

dịch vụ kỹ thuật trong kỳ

- Cập nhật văn bản, chỉ thị mới của

bộ y tế ngành y tế để điều chỉnh kịp

thời sự thay đổi về giá cả của các

dịch vụ.

Thông

tin phục

vụ ra

quyết

đOnh

- Các thông tin về tình hình

thực hiện trên các tài liệu,

chứng từ, báo cáo hiệu quả hoạt

khám chữa bệnh ở các bộ phận.

- Thông tin về các quyết định của

các BV trong việc điều hành BV

trong vùng lân cận

- Báo cáo đánh giá về nhu cầu

khám chữa bệnh trong kỳ

- Báo cáo giá của các yếu tố đầu

vào.

(Nguồn: Tác giả tổng hợp trên kết quả nghiên cứu)

Hoàn thiện hệ thống chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán còn là căn cứ không thể thiếu để phục vụ cho công tác

kiểm tra, kiểm soát hoạt động kinh tế - tài chính ở các đơn vị. Để đảm bảo cho

việc cung cấp và đối chiếu thông tin về số liệu kế toán phải đầy đủ để cho việc

kiểm tra diễn ra một cách nhanh chóng. Đơn vị cần thực hiện nghiêm túc

công tác lập, kiểm tra và lưu trữ theo chứng từ đúng theo quy định hiện hành.

Trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin, căn cứ vào các bước hạch

toán trong phần mềm kế toán, đơn vị cần xây dựng quy trình luân chuyển

chứng từ liên tục, khép kín và đảm bảo thực hiện quy trình nghiêm túc. Công

tác kiểm tra chứng từ ngay sau khi nhập liệu để loại trừ và hạn chế các nhầm

lẫn khi nhập vào máy tính, các định khoản sai hoặc nhầm nguồn kinh phí …

tránh mất thời gian cho việc điều chỉnh lỗi sai sau này.

Đối với các chứng từ đặc thù chưa có quy định hướng dẫn cụ thể, đơn vị cần

căn cứ vào các quy định trong luật kế toán và các văn bản hướng dẫn thi hành luật

để thiết kế mẫu chứng từ bổ sung sao cho vừa đảm bảo chứa đựng được thông tin

về nghiệp vụ kế toán, tài chính phát sinh vừa có tính pháp lý và ổn định. Ví dụ, đối

với bảng kê nộp tiền viện phí, BV có thể thiết kế theo mẫu sau:

Đơn vO: BV Tâm thần Thanh Hóa

M< QHNS: 1001471

BẢNG KÊ NỘP TI/N VIỆN PH

Thời gian: …

Khoa điều trị: …

Đơn vị tính: …

Ngày

tháng

ghi sổ

Chứng từ Người

nộp

tiền

ĐOa chỉ

Lý do

thu

S> tiền

Ghi

chú

Số hiệu NTGS

- Sổ này có … trang, đánh số trang từ … đến …

- Ngày mở sổ: ……

Ngày … tháng … năm …

Người lập

(Ký, ghi rõ họ tên)

Kế toán trưởng

(Ký, ghi rõ họ tên)

Thủ trưởng đơn vO

(Ký, ghi rõ họ tên và

đRng dấu)

Về công tác bảo quản và lưu trữ chứng từ: Theo Luật kế toán năm 2015, tài

liệu kế toán lưu trữ phải là bản chính, phải đưa vào lưu trữ trong thời hạn 12

tháng, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán. Thời

hạn lưu trữ được quy định như sau:

- Tối thiểu 5 năm đối với tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của

đơn vị kế toán, gồm cả chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế

toán và lập báo cáo tài chính.

- Tối thiểu 10 năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế

toán và lập báo cáo tài chính.

- Lưu trữ vĩnh viễn đối với tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan

trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.

- Đơn vị cần căn cứ vào quy định này để tiến hành xử lý các tài liệu đã hết

thời hạn lưu trữ, củng cố cơ sở vật chất đảm bảo yêu cầu ký thuật và sắp xếp lại

chứng từ trong kho gọn gàng, khoa học.

3.4.3 Hoàn thiện quá trình xử lý thông tin kế toán

Các thông tin ban đầu sau khi được thu thập sẽ được tiến hành phân loại

để thuận tiện cho việc xử lý thông tin sau này. Xử lý thông tin là khâu quan

trọng trong tiến trình hoạt động của HTTTKT, vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến

chất lượng nguồn thông tin cung cấp. Tại BV hiện nay, việc xử lý thông tin mới

chỉ dừng ở mức độ cung cấp thông tin thực hiện trong KTTC. Chính vì vậy,

công tác xử lý thông tin của HTTTKT trong BV cần được hoàn thiện trên tất cả

nội dung và phương pháp.

Hoàn thiện xử lý thông tin ban đầu sau thu nhận

- Hoàn thiện hệ thống mã hRa các đối tượng chủ yếu

Như chúng ta đã biết, một trong những đặc điểm của đối tượng kế toán

là đa dạng bao gồm nhiều loại khác nhau. Vì vậy, không thể sử dụng tên gọi để

phân biệt các đối tượng kế toán vì khi tên gọi thay đổi sẽ dẫn đến việc truy xuất

thông tin trong quá khứ trở nên phức tạp, dễ gây sai sót. Đồng thời, tên gọi của

các đối tượng này có thể dài, ngắn tùy theo từng đối tượng nên công tác xử lý dữ

liệu sẽ rất chậm cũng như tăng không gian lưu trữ dữ liệu. Trong trường hợp BV

tâm thần Thanh Hóa hướng tới sử dụng hệ thống ERP thì việc thực hiện mã hóa

dữ liệu kế toán là cần thiết. Công tác xây dựng hệ thống mã hóa (bộ mã) cho các

đối tượng kế toán nói riêng cũng như các đối tượng quản lý nói chung tại BV

cần đảm bảo các mục tiêu: Các đối tượng quản lý được mã hóa bằng một số ký

tự ngắn gọn, theo một phương pháp chung thống nhất ở các khoa, phòng chức

năng trong BV nhằm giúp tiết kiệm không gian lưu trữ dữ liệu, làm tăng tốc độ

xử lý, thuận tiện cho việc theo dõi, kiểm tra, đối chiếu, tổng hợp dữ liệu phục vụ

quản lý. Theo tác giả, các BV có thể sử dụng phương pháp mã hóa kết hợp, có

thể thực hiện bắt đầu bằng các chữ hoặc các số để thể hiện đặc tính của đối

tượng mã hóa như các khoản thanh toán, các loại dịch vụ, đối tượng bệnh nhân,

danh mục thuốc vật tư, danh mục khoa, kho,danh mục thẻ BHXH…… Tiếp theo

là các số tuần tự để mã hóa những đối tượng có chung đặc điểm nhằm phân loại,

nhận diện một số nhóm đối tượng của bộ mã. Có thể thực hiện mã hóa các đối

tượng trong bệnh viện như sau:

 Về mã hóa BHXH vd: BT2383823372100 :

+ Hai chữ cái đầu tiên của mã thẻ bảo hiểm

BT– Người Thuộc diện hưởng trợ cấp xã hội

GD – Thẻ bảo hiểm hộ gia đình

TC – Người có ông với cách mạng

+ Số liền kề hai chữ cái đầu, nhóm người ứng mới mức hưởng của thẻ bảo

hiểm

Xx1,xx2 – thuộc nhóm 01 (hưởng 100% thẻ BHXH)

Xx3 – thuộc nhóm 02 (hưởng 95% thẻ BHXH )

Xx4 - thuộc nhóm 03 (hưởng 80% thẻ BHXH)

Ngoài ra còn có thêm các nhóm sau:

Nhóm 04 (Bệnh nhân trái tuyến hưởng 60 % trên tổng mức hưởng

BHXH)

– Thẻ 100% hưởng 60%

Thẻ 95 % hưởng 57%

Thẻ 80 % hưởng 48%

Nhóm 05 (người bệnh không có thẻ BHXH) – Mức hưởng 0%

 Về mã hóa thuốc

AM500 – Amocilin 500mg Chữ cái đầu là viết tắt của tên thuốc, số phía

sau là hàm lượng.

Với nhiều tên thuốc giống nhau nhưng cR cách sử dụng khác nhau:

NOV, NOO – Nootropil Thêm vào chữ O đối với thuốc có đơn vị tính là

“ống”, chữ V đối với thuốc có đơn vị tính là “viên”

- Hoàn thiện hệ thống tài khoản kế toán

Tài khoản kế toán và hệ thống tài khoản kế toán là công cụ để thu thập

những thông tin cần thiết từ các số liệu trên chứng từ kế toán và xử lý chúng để

cung cấp thông tin kế toán theo nhu cầu của người sử dụng. Hiện nay các cơ sở y

tế công lập đều thống nhất xây dựng hệ thống tài khoản kế toán theo Thông tư

107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Tuy nhiên quá

trình vận dụng các tài khoản kế toán và trong hạch toán thực tế tại các đơn vị đã

nảy sinh một số vấn đề còn chưa hợp lý. Do đó để phản ánh đầy đủ và cung cấp

những thông tin hữu ích hơn cho các đơn vị, hệ thống tài khoản và phương pháp

ghi chép trên tài khoản cần sửa đổi, bổ sung một số nội dung như sau:

Xây dựng hệ thống tài khoản chi tiết phù hợp với yêu cầu quản trị và đặc

thù hoạt động quản lý của BV. Với cách chi tiết tài khoản đã xác định, sẽ xây

dựng hệ thống sổ kế toán chi tiết tương ứng và dễ dàng tổ chức hệ thống báo

cáo, phân tích hiệu quả từng hoạt động trong đơn vị.

Xây dựng tài khoản chi tiết các khoản thu trong đơn vị. Cụ thể:

+ Tài khoản 511.1, Tài khoản 511.2, 511.3 – Các khoản thu có thể chi tiết

thành tài khoản cấp 3 như sau:

TK 511.11 – Thu viện phí nội trú

TK 511.12 – Thu viện phí ngoại trú

TK 511.13 – Thu viện phí BHYT

TK 511.18 – Thu khác (như thu đào tạo, hoa hồng, đấu thầu, thu khác…)

+ Tài khoản 531 – Thu hoạt động sản xuất, kinh doanh dịch vụ có thể chi

tiết thành:

TK 531.1 – Thu dịch vụ khám chữa bệnh theo yêu cầu

TK 531.2 – Thu dịch vụ cantin, trông giữ xe

TK 531.3 – Thu nhà thuốc

TK 531.8 – Thu khác (thu tiền mặt bằng cho thuê, thu khác…)

Về nội dung và kết cấu của các tài khoản thu được ghi nhận thống nhất với

các quy định hiện hành.

Khi xây dựng tài khoản kế toán chi tiết, cần đảm bảo tính khoa học và linh

hoạt trong vận dụng hệ thống tài khoản kế toán theo đúng tính chất và quy định

của chế độ kế toán hiện hành. BV cần phân chia rõ hai hoạt động chính: hoạt

động sự nghiệp và hoạt động SXKD, từ đó tổ chức phản ánh cũng như kiểm

soát, quản lý các bộ phận này độc lập như khu vực khám chữa bệnh tự nguyện

(theo yêu cầu)… Từ đó, có thể tổ chức hệ thống tài khoản phản ánh các khoản

thu, chi và xác định kết quả tương ứng của từng loại hoạt động.

- Hoàn thiện hệ thống sổ sách kế toán

Khi đã mở tài khoản cấp 2, 3 chi tiết cho các nội dung thu chi, hoạt động kinh

doanh dịch vụ tại đơn vị, việc lập các sổ chi tiết cho các tài khoản thuận lợi rất

nhiều. Kế toán cần hoàn thiện thêm các yêu cầu sau:

+ Cần thiết lập đầy đủ sổ chi tiết cho các tài khoản phát sinh để thấy

được kết cấu của từng nội dung hoạt động trong kỳ. Việc thiết kế các mẫu sổ

và trình tự ghi chép vào sổ kế toán phải đảm bảo được yêu cầu quản lý vừa

phù hợp với hệ thống tài khoản, phương pháp hạch toán và các báo cáo kế

toán hiện hành;

+ Cuối tháng đơn vị nên tiến hành khóa sổ kế toán và cộng lũy kế để có báo

cáo kết quả thường xuyên nhất. Đảm bảo tính khoa học, dễ hiểu, dễ làm, dễ đối

chiếu, dễ kiểm tra, thuận lợi cho việc lập và sử dụng các phần mềm kế toán vào

công tác hạch toán.

+ Hiện tại BV đã sử dụng phần mềm kế toán để phục vụ cho công tác kế

toán, vì vậy kế toán từng phần hành kế toán định kỳ nên in sổ đóng dấu giáp

lai sẽ thuận lợi hơn cho việc lưu trữ và tra cứu.

+ Để theo dõi các khoản đóng góp theo lương như BHXH, BHYT,

KPCĐ, BHTN, đơn vị có thể lập Sổ theo dõi các khoản đóng góp theo lương

và tổ chức lưu hành nội bộ. Sổ này sẽ được dùng để đối chiếu số liệu với

“Thông báo tình hình đóng bảo hiểm tháng” mà cơ quan bảo hiểm gửi cho

đơn vị hàng tháng.

+ Để theo dõi chi tiết ấn chỉ các loại để cấp, BV phải thực hiện đồng thời ở

kho và phòng kế toán. Ở kho, thủ kho phải mở Sổ (hoặc thẻ) kho theo dõi số lượng

nhập, xuất, tồn kho từng thứ, từng loại ấn chỉ cấp và ấn chỉ bán; ở phòng kế toán

phải mở Sổ chi tiết ấn chỉ các loại để ghi chép cả về số lượng, giá trị từng thứ, từng

loại ấn chỉ nhập, xuất, tồn kho. Định kỳ (hàng tháng, hàng quý), kế toán phải thực

hiện đối chiếu với thủ kho về số lượng nhập, xuất, tồn kho từng thứ, từng loại ấn

chỉ, nếu có chênh lệch phải báo ngay cho Kế toán trưởng và Thủ trưởng đơn vị biết

để kịp thời xác định nguyên nhân và có biện pháp xử lý.

3.3.5. Hoàn thiện quá trình kiểm soát thông tin kế toán

Kiểm soát nội bộ đối với HTTTKT tại bệnh viện hướng đến quản lý rủi ro

trong BV, nhằm đảm bảo cho các hoạt động trong đơn vị được diễn ra theo mục

tiêu hoạt động ban đầu, phát hiện và ngăn ngừa tình trạng hoạt động không đảm

bảo chất lượng với mục tiêu đề ra. Để thiết kế quá trình kiểm soát thông tin kế

toán tại bênh viện, tác giả hướng đến việc kiểm soát đánh giá chất lượng thông

tin kế toán - đầu ra của HTTTKT, nhằm đảm bảo các thông tin mà HTTTKT

cung cấp là hữu ích nhất cho các đối tượng sử dụng bên trong và bên ngoài BV.

Để kiểm soát đánh giá chất lượng thông tin kế toán trong môi trường ERP, Bệnh

viện cần kiểm soát các nhân tố ảnh hưởng tới chất lượng thông tin kế toán. Theo

tác giả, các nhân tố ảnh hưởng tới chất lượng thông tin kế toán bao gồm:

1) Năng lực quản lý: Đây là nhân tố tạo môi trường kiểm soát hệ thống,

thể hiện ở việc ban quản lý BV đã chú ý xây dựng kế hoạch phát triển ERP phù

hợp với chiến lược và kế hoạch phát triển BV và đã xây dựng kế hoạch chi tiết

triển khai ERP; xây dựng môi trường văn hóa BV.

2) Chất lượng dữ liệu: Trong môi trường ERP, toàn bộ dữ liệu của BV

được lưu trữ và dùng chung, gồm các dữ liệu về chính sách quản lý hoạt động

KCB, chính sách kế toán và các dữ liệu kế toán liên quan. Dữ liệu là một trong

những thành phần cơ bản, quan trọng của hệ thống ERP. Hệ thống muốn đảm

bảo hoạt động liên tục và ổn định thì cần dữ liệu đầy đủ, tin cậy. Chất lượng dữ

liệu ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng thông tin kế toán cung cấp. Việc kiểm

soát chất lượng dữ liệu nhằm đảm bảo sự hài lòng của người sử dụng thông tin

được cung cấp; dữ liệu sẵn sàng cho việc sử dụng; giảm thiểu các hạn chế, rủi ro

của hệ thống. Để kiểm soát chất lượng dữ liệu, BV cần xây dựng tiêu chuẩn chất

lượng dữ liệu và thông tin; cần phân tích để xác định yêu cầu người sử dụng

nhằm xác định nội dung dữ liệu nhập vào hệ thống; phân chia trách nhiệm cho

nhân viên để kiểm soát việc tiếp cận và truy cập dữ liệu.

3) Chất lượng phần mềm ERP: được đánh giá qua việc đảm bảo đáp ứng

được yêu cầu xử lý và cung cấp thông tin và đảm bảo kiểm soát quá trình nhập

liệu. Việc kiểm soát nhân tố chất lượng phần mềm ERP nhằm đảm bảo duy trì hệ

thống ứng dụng đạt tiêu chuẩn và tích hợp; đảm bảo việc xử lý các nghiệp vụ

kinh doanh và trao đổi dữ liệu được chính xác. Hệ thống ERP đạt chất lượng sẽ

đảm bảo về chất lượng thông tin của hệ thống.

4) Đào tạo nhân viên: Trong hệ thống ERP, người sử dụng hệ thống là

người tạo dữ liệu và lấy dữ liệu, giám sát và kiểm tra hệ thống. Việc kiểm soát

nhân tố đào tạo nhân viên trong BV nhằm đảm bảo sự hài lòng của người sử

dụng dịch vụ được cung cấp; đảm bảo sử dụng đúng và tuân thủ các quy định về

kỹ thuật và thao tác hệ thống ERP.

Để kiểm soát chất lượng thông tin kế toán trong môi trường ERP, các

Bệnh viện cần chú ý các vấn đề sau:

Thứ nhất, về môi trường kiểm soát:

- Các nhà quản lý trong BV phải ý thức được tầm quan trọng của công

tác kiểm soát nội bộ, từ đó quán triệt đến từng cán bộ nhân viên trong BV.

- Các nhà quản lý cần xây dựng một môi trường văn hóa đạo đức cho BV

mà trong đó nhà quản lý là những người đi đầu thực hiện, thể hiện tính kỷ luật,

tính trung thực, đạo đức nghề nghiệp cùng với có những quy định rõ ràng về

trách nhiệm, quyền hạn và quyền lợi của từng thành viên.

- BV cũng cần chú ý đến việc phát triển nguồn nhân lực có trình độ

chuyên môn cao, năng động sáng tạo, thích ứng linh hoạt với vị trí công việc và

có sự gắn bó lâu dài cùng sự phát triển của tổ chức sẽ tạo ra một lợi thế quan

trọng trong hoạt động kinh doanh của DN, nhằm đáp ứng được mục tiêu của hệ

thống ERP.

Thứ hai, để những thông tin cung cấp là hữu ích, đáng tin cậy, các nhà

quản lý trong BV cần thường xuyên xác định những rủi ro hiện hữu và tiềm ẩn

trong HTTTKT; xây dựng quy trình đánh giá và phân tích các rủi ro đó; từ đó

xây dựng các chiến lược để giảm thiểu tác hại của rủi ro đến hoạt động kinh

doanh, đảm bảo mục tiêu của BV.

Để thực hiện kiểm soát thông tin hướng đến quản lý rủi ro trong HTTTKT

của BV, cần có các điều kiện sau:

- Các nhà quản lý cần ý thức về rủi ro trong việc cung cấp thông tin của hệ

thống và quản lý nó, coi đây là vấn đề trọng tâm trong xây dựng HTTTKT.

- BV cần có các chính sách về quản lý rủi ro cụ thể với từng hoạt động

của bộ phận trong BV và phải có người chịu trách nhiệm trực tiếp trong việc

đánh giá và quản lý rủi ro. Đồng thời, cần tuân thủ nguyên tắc phân công phân

nhiệm vụ và thường xuyên có các hoạt động giám sát việc thực hiện các quy

chế của BV.

Thứ ba, Bệnh viện cần thiết kế các chính sách, thủ tục kiểm soát phù hợp

với từng quy trình và giai đoạn của quá trình hoạt động KCB của BV, nhằm đảm

bảo các chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện để đạt được mục tiêu của BV.

Ngoài ra, khi việc phân công nhiệm vụ không được thực hiện thì quản lý sẽ lựa

chọn và phát triển các hoạt động kiểm soát thay thế để đảm bảo quá trình kiểm

soát được diễn ra liên tục và thường xuyên trong BV. Thông thường, hiện nay

khi thiết kế thủ tục kiểm soát, nhà quản lý hay quan tâm đến việc cân đối giữa

chi phí để thiết kế và vận hành thủ tục kiểm soát với lợi ích (ngăn chặn và phát

hiện sai phạm) của thủ tục kiểm soát. Trong khi chi phí cho thủ tục kiểm soát có

thể xác định một cách rõ ràng, lợi ích của thủ tục kiểm soát thường bị ước tính

thấp do nhà quản lý ít khi nhìn nhận hết tác dụng ngăn chặn của thủ tục kiểm

soát. Vì thế các thủ tục kiểm soát thường không đầy đủ.

Thứ tư, Bệnh viện cần xây dựng hệ thống thông tin truyền thông thực

hiện xuyên suốt theo chiều từ trên xuống và từ dưới lên, giúp cho mọi nhân

viên đều nhận được những thông tin cần thiết, hiểu rõ thông điệp từ nhà quản

lý cấp cao, đảm bảo tính chính xác, kịp thời, đầy đủ, tin cậy về thông tin tài

chính BV.

Thứ năm, Bệnh viện phải xây dựng hệ thống giám sát nhằm theo dõi,

đánh giá chất lượng việc thực hiện kiểm soát nội bộ. Qua giám sát, các khiếm

khuyết của hệ thống kiểm soát nội bộ cần được báo cáo lên cấp trên và nếu là

những vấn đề quan trọng hơn sẽ báo cáo cho ban giám đốc hay hội đồng thành

viên. BV cần thiết phải có các chính sách kiểm tra giám sát tài chính, khắc phục

kịp thời các thiếu sót của các nhà quản lý.

Việc giám sát thường xuyên được thực hiện đồng thời trong các hoạt động

hàng ngày. Phạm vi và mức độ thường xuyên của việc giám sát phụ thuộc chủ

yếu vào việc đánh giá rủi ro và sự hữu hiệu của các hoạt động giám sát. Mục

tiêu chính của việc giám sát là nhằm đảm bảo hệ thống kiểm soát nội bộ luôn

hoạt động hữu hiệu.

HTTTKT hỗ trợ cho quản lý không chỉ thuần túy cung cấp các thông tin

đáng tin cậy, kịp thời về hoạt động thực tế, cụ thể theo đối tượng kiểm soát mà

còn phải có tác dụng cảnh báo cho nhà quản lý về các chênh lệch đáng kể trong

hoạt động thực tế so với kế hoạch, dự toán để nhà quản lý can thiệp và điều

chỉnh. Vì vậy, trong việc tổ chức HTTTKT Bệnh viện cần phải có thiết kế các kế

hoạch, dự toán, các định mức hoạt động, mức độ cần được cảnh báo. Trên cơ sở

các tiêu chuẩn này, số liệu thực tế được ghi nhận và so sánh với các tiêu chuẩn

để đánh giá.

KẾT LUẬN CHƯƠNG 3

Trên cơ sở đánh giá thực trạng HTTTKT tại Bệnh viện Tâm thần Thanh Hóa

được nghiên cứu ở chương 2, tác giả đã nghiên cứu và đề xuất các giải pháp góp

phần hoàn thiện HTTTKT nhằm đáp ứng nhu cầu thông tin kế toán cho các đối

tượng sử dụng thông tin bên trong và bên ngoài BV, thể hiện ở các nội dung sau:

Thứ nhất: Định hướng, mục tiêu phát triển của ngành y tế. Trên cơ sở định

hướng của ngành tác giả đưa ra các giải pháp phù hợp với định hướng và mục

tiêu phát triển của các BV.

Thứ hai: Tác giả nêu ra yêu cầu và nguyên tắc cơ bản của việc hoàn thiện

HTTTKT tại bệnh viện tâm thần Thanh Hóa.

Thứ ba: Tác giả đề xuất các nhóm giải pháp nhằm hoàn thiện HTTTKT theo

tiến trình xử lý thông tin tại Bệnh viện Tâm thần Thanh Hóa đó là: giải pháp hoàn

thiện ứng dụng mô hình HTTTKT, hoàn thiện quá trình thu nhận thông tin kế toán,

hoàn thiện quá trình xử lý thông tin kế toán, hoàn thiện quá trình cung cấp thông tin

kế toán, hoàn thiện quá trình kiểm soát thông tin kế toán.

Thứ tư: Tác giả cũng đưa ra các điều kiện để đảm bảo các giải pháp đề

xuất được khả thi cả về phía Nhà nước, các cơ quan chức năng. Các đề xuất của

tác giả chỉ mang tính định hướng nhằm giúp các nhà quản trị trong việc quản lý

BV. Việc áp dụng còn phụ thuộc vào điều kiện tình hình của BV.

KẾT LUẬN

Hiện nay, hệ thống thông tin kế toán giữ vai trò quan trọng và không thể

thiếu trong các đơn vị sự nghiệp có thu nói chung và tại Bệnh viện Tâm thần

Thanh Hóa nói riêng. Tổ chức tốt hệ thống thông tin kế toán sẽ cung cấp các

thông có chất lượng, chính xác, có độ tin cậy cao và hữu ích giúp nhà lãnh đạo

hoạch định được chiến lược phát triển đơn vị.

Qua quá trình khảo sát và quan sát thực trạng về công tác tổ chức hệ thống

thông tin kế toán tại Bệnh viên Tâm thần Thanh Hóa, luận văn đã phản ánh được

thực trạng của từng nội dung trong tổ chức hệ thống thông tin kế toán tại đơn vị,

qua đó đánh giá được những điểm đạt được, những điểm chưa đạt được và tìm

ra các nguyên nhân khách quan và chủ quan ảnh hưởng đến hệ thống thông tin

kế toán tại đơn vị. Luận văn đã đưa ra các quan điểm hoàn thiện và giải pháp

nhằm hoàn thiện từng nội dung trong tổ chức hệ thống thông tin kế toán bệnh

viện Tâm thần Thanh Hóa. Ngoài ra, luận văn còn đánh giá các điểm mạnh, đểm

yếu, cơ hội và thách thức ảnh hưởng đến hệ thống thông tin kế toán tại đơn vị.

Trong phạm vi nghiên cứu của luận văn, tác giả đề xuất một số giải pháp

hy vọng góp phần hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán tại Bệnh viện Tâm thần

Thanh Hóa. Tuy nhiên, nội dung của luận văn không thể tránh khỏi các khiếm

khuyết trong quá trình nghiên cứu. Tác giả rất mong nhận được những ý kiến

đóng góp quý báu của quý thầy, cô để luận văn được hoàn thiện hơn về nội

dung.

TÀI LIÊ

U THAM KHẢO

I. TÀI LIỆU THAM KHẢO TIẾNG VIỆT

1. Bộ Tài chính (2003), Hệ thống các chính sách, chế độ quản lý tài chính, kế

toán, thuế áp dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp, Nhà xuất bản Tài chính,

Hà Nội.

2. Bộ Tài chính (2017), Thông tư 107/2017/TT-BTC về Hướng dẫn chế độ kế

toán hành chính sự nghiệp ngày 10 tháng 10 năm 2017 của Bộ Tài chính, Hà

Nội.

3. Bộ Tài chính (2004), của BộQuyết định số 67/2004/QĐ-BTC ngày 13/8/2004

trưởng Bộ Tài chính về việc ban hành “Quy chế về tự kiểm tra tài chính, kế toán

tại các cơ quan, đơn vị có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước”, Hà Nội.

4. Bộ Tài chính, Bộ Y tế, Bộ Nội vụ (2004), Thông tư liên tịch số

13/2004/TTLT-BTC-BYT-BNV ngày 27/02/2004 hướng dẫn chế độ quản lý tài

chính đối với các đơn vị sự nghiệp có thu hoạt động trong lĩnh vực y tế công lập,

Hà Nội.

5. Bộ Tài chính (2005), Thông tư số 103/2005/TT-BTC ngày 24/1/2005 của Bộ

Tài chính về tiêu chuẩn điều kiện phần mềm kế toán, Hà Nội.

6. Bộ Tài chính (2010), Thông tư số 185/2010/TT-BTC ngày 15/11/2010 của Bộ

Tài chính Hướng dẫn sửa đổi, bổ sung Chế độ kế toán Hành chính sự nghiệp ban

hành kèm theo Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 của Bộ trưởng

Bộ Tài chính, Hà Nội.

7. Bộ Tài chính (2017), Nhà xuất bản TàiChế độ kế toán hành chính sự nghiệp,

chính, Hà Nội.

8. Bộ Tài chính (2006), Thông tư số 172/2009/TT-BTC ngày 26/08/2009 sửa

đổi một số điểm của Thông tư số 81/2006/TT-BTC ngày 06/09/2006 của Bộ Tài

chính hướng dẫn chế độ kiểm soát chi đối với các đơn vị sự nghiệp công lập

thực hiện quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ

máy, biên chế và tài chính

9. Bộ Y tế (2006), Tổng quan về hệ thống bệnh viện Việt Nam, Nhà xuất bản Y

học, Hà Nội.

10. Bộ Y tế (2006), Hướng dẫn xây dựng một số phân hệ phần mềm quản lý

bệnh viện, Hà Nội.

11. Bộ Y tế (2007), Thông tư 15/2007/TT-BYT ngày 12/12/2007 hướng dẫn thực

hiện quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về việc sử dụng tài sản để liên doanh,

liên kết hoặc góp vốn liên doanh để mua sắm trang thiết bị phục vụ hoạt động

dịch vụ của các cơ sở y tế công lập, Hà Nội.

12. Bộ Y tế (2010), Những định hướng chiến lược y tế đến năm 2020, tầm nhìn

năm 2030, Hà Nội

13. Chính phủ (2006), về phêQuyết định số 153/2006/QĐ-TTg ngày 30/06/2006

duyệt quy hoạch tổng thể phát triển hệ thống y tế Việt Nam giai đoạn đến năm

2010 và tầm nhìn đến năm 2020, Hà Nội.

14. Chính phủ (2006), Nghị định số 43/20016/NĐ-CP ngày 25 tháng 4 năm

2006 về việc Quy định quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ,

tổ chức bộ máy, biên chế và tài chính đối với đơn vị sự nghiệp công lập.

15. Chính phủ (2012), Nghị định số 85/2012/NĐ-CP ngày 15 tháng 10 năm

2012 về cơ chế hoạt động, cơ chế tài chính đối với các đơn vị sự nghiệp y tế

công lập và giá dịch vụ khám bệnh, chữa bệnh của các cơ sở khám bệnh, chữa

bệnh công lập.

16. Chính phủ (2015), nghị định số: 16/2015/NĐ-CP quy định về cơ chế tự chủ

của đơn vị sự nghiệp công lập.

17. Dương Đăng Chinh, Phạm Văn Khoan, ,Giáo trình Quản lý tài chính công

Nhà xuất bản Tài chính, Hà Nội.

18. Đặng Thị Thúy Hằng (2016), Ảnh hưởng của thông tin kế toán công bố đến

quyết định đầu tư của nhà đầu tư trên thị trường chứng khoán Việt Nam, Luận

án tiến sĩ kinh tế, Đại học Kinh tế quốc dân

19. Phạm Duy Linh (2008), , NXBGiáo trình Tài chính Hành chính sự nghiệp

Tài chính, Hà Nội

20. Đoàn Xuân Tiên (2014), Nhà xuất bản TàiGiáo trình Nguyên lý kế toán,

chính, Hà Nội

21. Đoàn Xuân Tiên (2010), Nhà xuấtGiáo trình Tổ chức công tác kế toán,

bảnLao động – xã hội, Hà Nội

22. Nhà sách Tài chính.vn (2017), Hướng dẫn thực hành chế độ kế toán đơn vị

hành chính sự nghiệp, Nhà xuất bản Tài chính.

23. Quốc hội (2015), ngày 20 tháng 11 nămLuật kế toán số 88/2015/QH13

2015, có hiệu lực kể từ ngày 01/7/2017.

24. Quốc hội (2015), ngày 25/6/2015 Luật NSNN số 83/2015/QH13

25. Trần Quý Liên, Trần Văn Thuận, Phạm Thành Long (2015), Giáo trình

Nguyên lý kế toán, Nhà xuất bản Đại học Kinh tế quốc dân, Hà Nội.

26. Tài liệu tại Bệnh viên Tâm thần Thanh Hóa từ năm 2016 đến nay.

27. http://tapchitaichinh.vn/tai-chinh-kinh-doanh/mot-so-mo-hinh-to-chuc-bo-

may-ke-toan-tai-cac-don-vi-su-nghiep-cong-lap-133614.html

Phụ lục s> 01A

PHIẾU KHẢO SÁT V/ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

TRONG BỆNH VIỆN

(Phiếu dành cho nhà quản trị)

Với mục đích khảo sát để đánh giá khả năng cung cấp thông tin của hệ thống

thông tin kế toán để phục vụ cho mục tiêu nghiên cứu luận văn “Hoàn thiện hệ

thống thông tin kế toán tại bệnh viên tâm thần Thanh Hóa ”. Kính đề nghị

anh/chị vui lòng dành chút thời gian để trả lời các câu hỏi trong phiếu này. Các

thông tin trả lời sẽ được giữ kín và chỉ sử dụng cho mục đích nghiên cứu. Xin

cảm ơn sự hợp tác của anh/chị!

Phần I: Nhu cầu sử dụng thông tin từ hệ th>ng thông tin kế toán

1. Xin anh/chị cho biết BV sử dụng thông tin kế toán cho những mục đích nào?

(cR thể lựa chọn nhiều phương án)

□ Ra quyết định quản trị

□ Phát hành cổ phiếu

□ Đi vay

□ Cho vay

□ Kê khai thuế

□ Khác.................................

2. Xin anh/chị cho BV sử dụng thông tin kế toán quản trị nhằm những mục đích

nào?

(cR thể lựa chọn nhiều phương án)

□ Phân tích thông tin thích hợp

□ Ra quyết định trong từng tình huống

□ Kiểm tra, kiểm soát hoạt động

□ Khác.................................

3. Xin anh/chị cho biết nhu cầu thông tin kế toán phục vụ cho giai đoạn lập kế

hoạch tại bênh viện ?

□ Rất tốt

□ Tốt

□ Trung bình

□ Dưới mức trung bình

□ Không đạt yêu cầu

4. Xin anh/chị cho biết nhu cầu thông tin kế toán phục vụ cho giai đoạn điều

hành hoạt động tại BV ?

□ Rất tốt

□ Tốt

□ Trung bình

□ Dưới mức trung bình

□ Không đạt yêu cầu

5. Xin anh/chị cho biết nhu cầu thông tin kế toán phục vụ cho giai đoạn kiểm

soát hoạt động tại BV?

□ Rất tốt

□ Tốt

□ Trung bình

□ Dưới mức trung bình

□ Không đạt yêu cầu

6. Xin anh/chị cho biết nhu cầu thông tin kế toán phục vụ cho giai đoạn ra quyết

định tại BV?

□ Rất tốt

□ Tốt

□ Trung bình

□ Dưới mức trung bình

□ Không đạt yêu cầu

7. Anh/chị cho biết nhu cầu sử dụng thông tin kế toán phục vụ cho mục đích đi

vay thông qua?

(cR thể lựa chọn nhiều phương án)

□ Báo cáo kế toán

□ Kế hoạch KCB của đơn vị sau khi vay vốn

□ Các chỉ tiêu phản ánh kết quả KCB của đơn vị

□ Các chỉ tiêu phân tích tài chính như: khả năng thanh toán, hiệu quả sử dụng

vốn, hiệu quả sinh lời...

□ Khác...........................

8. Xin anh/chị cho biết nhu cầu sử dụng thông tin kế toán phục vụ cho mục đích

kê khai thuế thông qua?

□ Số liệu trên chứng từ kế toán

□ Số liệu trên sổ sách kế toán

□ Số liệu trên báo cáo tài chính

□ Số liệu trên chứng từ kế toán và đối chiếu với số thuế phải nộp qua ghi chép

kế toán

□ Khác..........................

Phần III: Khả năng đáp ứng nhu cầu thông tin kế toán

9. Theo anh/chị hệ thống thông tin kế toán của đơn vị cung cấp những thông tin

gì cho nhà quản trị BV ?

□ Chi tiết hóa thông tin kế toán tài chính

□ Cung cấp thông tin tình hình thực hiện

□ Cung cấp thông tin dự toán

□ Cung cấp thông tin phục vụ kiểm soát nội bộ

□ Cung cấp thông tin phục vụ ra quyết định

10. Xin anh/chị đánh giá mức độ cung cấp thông tin của bộ phận kế toán phục

vụ nhu cầu quản trị?

□ Tính kịp thời

□ Tính hữu ích

□ Độ tin cậy

□ Khác............................

11. Xin anh/chị cho biết khả năng đáp ứng nhu cầu thông tin kế toán cho nhà

quản trị ở giai đoạn lập kế hoạch tại BV?

□ Rất tốt

□ Tốt

□ Trung bình

□ Dưới mức trung bình

□ Không đạt yêu cầu

12. Xin anh/chị cho biết khả năng đáp ứng nhu cầu thông tin kế toán cho nhà

quản trị ở giai đoạn điều hành hoạt động tại BV?

□ Rất tốt

□ Tốt

□ Trung bình

□ Dưới mức trung bình

□ Không đạt yêu cầu

13. Xin anh/chị cho biết khả năng đáp ứng nhu cầu thông tin kế toán cho nhà

quản trị ở giai đoạn kiểm soát hoạt động tại BV?

□ Rất tốt

□ Tốt

□ Trung bình

□ Dưới mức trung bình

□ Không đạt yêu cầu

14. Xin anh/chị cho biết khả năng đáp ứng nhu cầu thông tin kế toán cho nhà

quản trị ở giai đoạn ra quyết định tại đơn vị?

□ Rất tốt

□ Tốt

□ Trung bình

□ Dưới mức trung bình

□ Không đạt yêu cầu

15. Theo anh/chị hệ thống thông tin kế toán của BV cung cấp những thông tin gì

cho các nhà đầu tư bên ngoài BV?

□ Thông tin về tài sản, nguồn vốn, nợ phải trả

□ Thông tin về doanh thu, chi phí, lợi nhuận

□ Thông tin về khả năng thanh toán

□ Thông tin về khả năng sinh lời

□ Khác..................................

16. Xin anh/chị đánh giá khả năng đáp ứng nhu cầu thông tin kế toán cho các

đối tượng sử dụng bên ngoài BV ?

□ Rất tốt

□ Tốt

□ Trung bình

□ Dưới mức trung bình

□ Không đạt yêu cầu

Thông tin về người được hỏi ý kiến

Họ tên:...............................................Nam/ nữ............Năm

sinh:....................

Vị trí công tác:............…………………………………….…………………

Điện thoại: ………………………Email:.......................................................

Xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ của anh/chị!

Phụ lục s> 01B

PHIẾU KHẢO SÁT V/ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

TRONG BỆNH VIỆN

(Phiếu dành cho nhân viên kế toán)

Với mục đích khảo sát để đánh giá thực trạng hệ thống thông tin kế toán để phục

vụ cho mục tiêu nghiên cứu luận văn “Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán

tại BV tâm thần Thanh Hóa”. Kính đề nghị anh/chị vui lòng dành chút thời

gian để trả lời các câu hỏi trong phiếu này. Các thông tin trả lời sẽ được giữ kín

và chỉ sử dụng cho mục đích nghiên cứu. Xin cảm ơn sự hợp tác của anh/chị!

Phần II. Thực trạng hệ th>ng thông tin kế toán

II. Thực trạng công tác thu nhận thông tin kế toán

1. Xin anh/chị cho biết quá trình thu nhận thông tin trong đơn vị từ nguồn nào?

□ Nguồn bên ngoài đơn vị

□ Nguồn bên trong đơn vị

□ Cả hai trường hợp trên

2. Xin anh/chị cho biết đơn vị thu nhận những thông tin gì?

□ Thông tin quá khứ

□ Thông tin tương lai

□ Cả hai trường hợp trên

3. Xin anh/chị cho biết để thu nhận thông tin kế toán đơn vị sử dụng phương

pháp kế toán nào?

□ Phương pháp chứng từ

□ Phương pháp quan sát

□ Phương pháp phỏng vấn

□ Khác

4. Anh/chị cho biết thông tin kế toán trong đơn vị được thu nhận qua phương

tiện nào?

□ Chứng từ giấy

□ Chứng từ điện tử

□ Cả hai

5. Xin anh/chị cho biết đơn vị có tự in chứng từ không?

□ Có

□ Không

(Nếu CR xin trả lời câu hỏi tiếp theo)

6. Nếu đơn vị tự in chứng từ thì có sử dụng nguyên như mẫu hướng dẫn không?

□ Có

□ Không

7. Xin anh/chị cho biết chứng từ phục vụ kế toán quản trị thiết kế như nào?

□ Kế thừa kế toán tài chính

□ Tự thiết kế

□ Kết hợp

8. Đơn vị anh/chị có xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ không?

□ Có

□ Không

9. Xin anh/chị cho biết quá trình nhập dữ liệu vào phần mềm có bao gồm khâu

kiểm tra, đối chiếu dữ liệu không?

□ Có

□ Không

10. Xin anh/chị cho biết quá trình nhập dữ liệu vào phần mềm có bao gồm khâu

đối chiếu dữ liệu không?

□ Có

□ Không

III. Thực trạng công tác xử lý thông tin

11. Anh/ chị cho biết quá trình xử lý thông tin kế toán trong BV được thực hiện?

□ Tách rời giữa KTTC và KTQT

□ Thực hiện đồng thời giữa KTTC và KTQT

12. Xin anh/chị cho biết BV có thực hiện mã hóa các đối tượng kế toán không?

□ Có

□ Không

13. Anh/chị cho biết phương pháp mã hóa các đối tượng kế toán trên phần mếm

kế toán tại đơn vị?

□ Mã hóa theo chữ gợi nhớ

□ Mã hóa hỗn hợp

□ Mã hóa giản đơn

□ Mã hóa theo cây phân cấp

□ Khác............................

14. Để hệ xử lý thông tin kế toán trong BV anh/chị, các tài khoản sử dụng được

thực hiện như thế nào?

□ Tuân thủ hoàn toàn theo chế độ kế toán áp dụng

□ Tuân thủ một phần

□ Xây dựng một số tài khoản đặc thù riêng

15. Doanh nghiệp anh/chị có xây dựng thêm các tài khoản chi tiết không?

□ Có xây dựng

□ Không xây dựng

16. Đơn vị anh/chị có mở sổ chi tiết cho các tài khoản không?

□ Có

□ Không

17. Sổ kế toán chi tiết tại BV anh/chị có phù hợp với các tài khoản chi tiết

không?

□ Có

□ Không

18. Anh/ chị cho biết dữ liệu phục vụ cho quản trị BV được kế toán xử lý theo

những nội dung nào?

□ Xử lý dữ liệu phục vụ lập kế hoạch

□ Xử lý dữ liệu cung cấp thông tin thực hiện

□ Xử lý dữ liệu phục vụ kiểm soát

□ Xử lý dữ liệu phục vụ ra quyết định

19. Xin anh/chị cho biết Đơn vị có xây dựng định mức và dự toán khám chữa

bệnh không?

□ Có

□ Không

20. Anh/chị cho biết phương pháp xử lý thông tin thực hiện áp dụng trong BV ?

□ Phương pháp phân loại thông tin

□ Phương pháp xác định chi phí

□ Phương pháp tài khoản

□ Phương pháp ghi chép lên sổ sách kế toán

□ Khác

21. BV anh/chị có thực hiện mô hình kế toán trách nhiệm không?

□ Có

□ Không

(Nếu không xin trả lời câu hỏi tiếp theo)

22. Nguyên nhân vì sao BV không thực hiện mô hình kế toán trách nhiệm?

□ Chưa biết đến mô hình này

□ Chưa hiểu hết vai trò của mô hình này

□ Không có nhu cầu sử dụng

23. Anh/chị cho biết các quyết định thường gặp trong BV là gì?

□ Quyết định mua sắm tài sản

□ Quyết định đầu tư hay không

□ Quyết định duy trì hay loại bỏ một số bộ phận

□ Không

IV. Thực trạng công tác cung cấp thông tin kế toán

24. Xin anh/chị cho biết bênh viện lập đầy đủ báo cáo kế toán theo chế độ kế

toán không?

□ Có đầy đủ

□ Chưa đầy đủ

25. Anh/chị cho biết việc lập báo cáo tài chính được thực hiện bằng?

□ Kiết xuất số liệu, lập thủ công bên ngoài

□ Trên phần mềm kế toán

26. BV anh/chị có tiến hành lập báo cáo kế toán quản trị không?

□ Có

□ Không

27. BV anh/chị đã tiến hành lập những báo cáo kế toán quản trị nào?

.................................................................................................................................

28. Theo anh/chị BV có cần thiết phải lập các báo cáo kế toán quản trị nhằm

phục vụ cho các nhà quản lý không?

□ Rất cần thiết

□ Cần thiết

□ Không cần thiết

29. Anh/chị cho biết việc lập báo cáo kế toán quản trị được thực hiện bằng?

□ Thủ công

□ Trên phần mềm kế toán

30. Báo cáo kế toán quản trị trong BV anh/chị thể hiện những nội dung gì?

□ Thông tin về định mức

□ Thông tin về kế hoạch

□ Thông tin về dự toán

□ Thông tin về số kỳ trước

□ Thông tin về số kỳ này

□ Khác

31. Nếu chưa lập báo cáo kế toán quản trị, xin anh/chị cho biết lý do?

□ Chưa có nhu cầu sử dụng

□ Chưa thấy lợi ích của nó

□ Không biết loại báo cáo này

V. Thực trạng công tác kiểm soát thông tin

32. BV anh/chị có tiến hành kiểm soát thông tin kế toán không?

□ Có

□ Không

P10

33. Quá trình kiểm soát thông tin kế toán trong BV anh/chị được thực hiện tốt ở

khâu nào?

Tốt Bình

thường

Không

tốt

Kiểm soát thông tin đầu vào □ □ □

Kiểm soát quá trình xử lý thông

tin

□ □ □

Kiểm soát thông tin đầu ra □ □ □

34. Theo anh/chị các khía cạnh sau trong hệ thống thông tin kế toán của BV có

được kiểm soát tốt không?

Tốt Bình

thường

Không

tốt

Phản ánh thông tin trung thực, hợp lý □ □ □

Bảo mật thông tin □ □ □

Bảo vệ tài sản □ □ □

35. Anh/chị hãy đánh giá mức độ giảm bớt rủi ro trong kiểm soát thông tin kế

toán của BV ?

□ Rất tốt

□ Tốt

□ Trung bình

□ Không tốt

36. Anh/chị có hài lòng về hệ thống thông tin kế toán hiện tại của BV không?

□ Rất hài lòng □ Hài lòng □ Tương đối hài lòng □ Không hài

lòng

Thông tin về người được hỏi ý kiến

Họ tên:..............................................Nam/ nữ............Năm sinh:....................

Vị trí công tác:............………………………………………………………

Điện thoại: …………………………Email:...................................................

Xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ của anh/chị!

Phụ lục 01C

P11

Qua thực tế khảo sát tại BV tâm thần Thanh Hóa thông qua hình thức gửi phiếu điều

tra, tác giả đã thu thập và tiến hành xử lý các thông tin thu nhận được như sau:

BẢNG TỔNG HỢP KẾT QUẢ KHẢO SÁT THỰC TRẠNG HTTTKT TẠI

BỆNH VIÊN TÂM TH N THANH H"A

(Dành cho nhà quản trị)

TT Nội dung khảo sát S> DN Tỷ lệ

Nhu cầu sử dụng thông tin từ hệ th>ng thông tin

kế toán

BV sử dụng thông tin kế toán cho những mục đích

- Ra quyết định quản trị

- Phát hành cổ phiếu

- Đi vay

- Cho vay

- Kê khai thuế

30/30

0/30

30/30

0/30

30/30

100%

BV sử dụng thông tin kế toán quản trị nhằm những

mục đích

- Phân tích điểm hòa vốn để ra quyết định

- Phân tích thông tin thích hợp

- Ra quyết định trong từng tình huống

- Kiểm tra, kiểm soát hoạt động

0/30

17/30

30/30

21/30

56,75%

100%

72,97%

Nhu cầu thông tin kế toán phục vụ cho giai đoạn lập

kế hoạch tại đơn vị

- Rất cần thiết

- Cần thiết

- Trung bình

- Dưới mức trung bình

- Không cần thiết

3/30

18/30

8/30

0/30

10,8%

62,2%

27%

Nhu cầu thông tin kế toán phục vụ cho giai đoạn

điều hành hoạt động tại BV

- Rất cần thiết

- Cần thiết

- Trung bình

4/30

12/30

13,5%

43,2%

40,5%

P12

- Dưới mức trung bình

- Không cần thiết

0/30

Nhu cầu thông tin kế toán phục vụ cho giai đoạn

kiểm soát hoạt động tại đơn vị

- Rất cần thiết

- Cần thiết

- Trung bình

- Dưới mức trung bình

- Không cần thiết

2/30

17/30

8/30

0/30

8,1%

56,8%

29,7%

Nhu cầu thông tin kế toán phục vụ cho giai đoạn ra

quyết định tại đơn vị

- Rất cần thiết

- Cần thiết

- Trung bình

- Dưới mức trung bình

- Không cần thiết

9/30

13/30

5/30

4/30

0/30

30,8%

45,9%

16,2%

13,5%

Nhu cầu sử dụng thông tin kế toán phục vụ cho mục

đích đi vay thông qua

- Báo cáo kế toán

- Kế hoạch KCB của đơn vị sau khi vay vốn

- Các chỉ tiêu phản ánh kết quả KCB của đơn vị

- Các chỉ tiêu phân tích tài chính như: khả năng

thanh toán, hiệu quả sử dụng vốn, hiệu quả sinh

lời...

30/30

100%

Nhu cầu sử dụng thông tin kế toán phục vụ cho mục

đích kê khai thuế thông qua

- Số liệu trên chứng từ kế toán

- Số liệu trên sổ sách kế toán

- Số liệu trên báo cáo tài chính

- Số liệu trên chứng từ kế toán và đối chiếu với số

thuế phải nộp qua ghi chép kế toán

0/30

30/30

100%

II Khả năng đáp ứng nhu cầu thông tin kế toán

P13

Hệ thống thông tin kế toán của đơn vị cung cấp

những thông tin gì cho nhà quản trị đơn vị

- Chi tiết hóa thông tin kế toán tài chính

- Cung cấp thông tin tình hình thực hiện

- Cung cấp thông tin dự toán

- Cung cấp thông tin phục vụ kiểm soát nội bộ

- Cung cấp thông tin phục vụ ra quyết định

30/30

100%

Đánh giá mức độ cung cấp thông tin của bộ phận kế

toán phục vụ nhu cầu quản trị

- Tính kịp thời

- Tính hữu ích

- Độ tin cậy

23/30

20/30

30/30

75.6%

68,5%

100%

Khả năng đáp ứng nhu cầu thông tin kế toán cho

nhà quản trị ở giai đoạn lập kế hoạch tại BV

- Rất tốt

- Tốt

- Trung bình

- Dưới mức trung bình

- Không đạt yêu cầu

4/30

27/30

8/30

0/30

13,5%

59,4%

27,2%

Khả năng đáp ứng nhu cầu thông tin kế toán cho

nhà quản trị ở giai đoạn điều hành hoạt động tại BV

- Rất tốt

- Tốt

- Trung bình

- Dưới mức trung bình

- Không đạt yêu cầu

4/30

18/30

9/30

0/30

13,5%

62.1%

30,8%

13 Khả năng đáp ứng nhu cầu thông tin kế toán cho

nhà quản trị ở giai đoạn kiểm soát hoạt động tại BV

- Rất tốt

- Tốt

- Trung bình

- Dưới mức trung bình

0/30

8/30

20/30

0/30

29,7%

68,2%

P14

- Không đạt yêu cầu 0/30 0%

Khả năng đáp ứng nhu cầu thông tin kế toán cho

nhà quản trị ở giai đoạn ra quyết định tại BV

- Rất tốt

- Tốt

- Trung bình

- Dưới mức trung bình

- Không đạt yêu cầu

0/30

10/30

19/30

0/30

36,3%

63,6%

Hệ thống thông tin kế toán của đơn vị cung cấp

những thông tin gì cho các nhà đầu tư bên ngoài BV

- Thông tin về tài sản, nguồn vốn, nợ phải trả

- Thông tin về doanh thu, chi phí, lợi nhuận

- Thông tin về khả năng thanh toán

- Thông tin về khả năng sinh lời

30/30

100%

Đánh giá khả năng đáp ứng nhu cầu thông tin kế

toán cho các đối tượng sử dụng bên ngoài BV

- Rất tốt

- Tốt

- Trung bình

- Dưới mức trung bình

- Không đạt yêu cầu

0/30

10/30

19/30

0/30

36,3%

63,6%

(Dành cho nhân viên kế toán)

TT Nội dung khảo sát S> DN Tỷ lệ

II. Công tác thu nhận thông tin kế toán

Quá trình thu thập thông tin trong BV từ nguồn

- Nguồn bên ngoài BV

- Nguồn bên trong BV

4/7

7/7

59,1%

100%

BV thu nhận những thông tin

- Thông tin quá khứ

- Thông tin tương lai

7/7

4/7

100%

59,1%

3 Thu thập thông tin kế toán doanh nghiệp sử dụng

P15

phương pháp kế toán

- Phương pháp chứng từ

- Phương pháp quan sát

- Phương pháp phỏng vấn

- Khác

7/7

5/7

3/7

0/7

100%

77,3%

36,3%

Thông tin kế toán trong BV được thu thập qua phương

tiện

- Chứng từ giấy

- Chứng từ điện tử

7/7

0/7

100%

BV có tự in chứng từ không

- Có

- Không

7/7

0/7

100%

Nếu BV tự in chứng từ thì có sử dụng nguyên như

mẫu hướng dẫn không

- Có

- Không

7/7

0/7

100%

Chứng từ phục vụ cho kế toán quản trị

- Kế thừa kế toán tài chính

- Tự thiết kế

- Kết hợp

2/7

0/7

5/7

36,3%

63,6%

BV anh/chị có xây dựng quy trình luân chuyển chứng

từ không

- Có

- Không

7/7

0/7

100%

Quá trình nhập dữ liệu vào phần mềm có khâu kiểm

tra dữ liệu không

- Có

- Không

7/7

0/7

100%

Quá trình nhập dữ liệu vào phần mềm có khâu đối

chiếu dữ liệu không

- Có

- Không

7/7

5/7

31,8%

68,2%

II. Công tác xử lý thông tin kế toán

11 Quá trình xử lý thông tin kế toán trong doanh nghiệp

được thực hiện

P16

- Tách rời giữa KTTC và KTQT

- Thực hiện đồng thời giữa KTTC và KTQT

0/7

7/7

100%

BV có thực hiện mã hóa các đối tượng kế toán không

- Có

- Không

7/7

0/7

100%

Phương pháp mã hóa các đối tượng kế toán trên phần

mếm kế toán tại BV

- Mã hóa theo chữ gợi nhớ

- Mã hóa hỗn hợp

- Mã hóa giản đơn

- Mã hóa theo cây phân cấp

- Khác

1/7

4/7

0/7

1/7

0/7

13,6%

68,2%

18,2%

Để hệ thống hóa và xử lý thông tin kế toán trong BV,

các tài khoản sử dụng được thực hiện

- Tuân thủ hoàn toàn theo chế độ kế toán áp dụng

- Tuân thủ một phần

- Xây dựng một số tài khoản đặc thù riêng

7/7

0/7

100%

BV có xây dựng thêm các tài khoản chi tiết

- Có xây dựng

- Không xây dựng

7/7

0/7

100%

BV có mở sổ chi tiết cho các tài khoản không

- Có

- Không

7/7

0/7

100%

Sổ kế toán chi tiết tại BV anh/chị có phù hợp với các

tài khoản chi tiết không?

- Có

- Không

7/7

0/7

100%

Dữ liệu phục vụ cho quản trị BV được kế toán xử lý

theo những nội dung

- Xử lý dữ liệu phục vụ lập kế hoạch

- Xử lý dữ liệu cung cấp thông tin thực hiện

- Xử lý dữ liệu phục vụ kiểm soát

- Xử lý dữ liệu phục vụ ra quyết định

5/7

7/7

3/7

12/7

77,3%

100%

40,1%

54,5%

19 Xin anh/chị cho biết đơn vị có xây dựng định mức và

P17

dự toán khám chữa bệnh không ?

- Có

- Không

0/7

7/7

100%

Phân loại chi phí theo phương pháp

- Theo khoản mục chi phí

- Theo yếu tố chi phí

- Theo mức độ hoạt động

- Chi phí kiểm soát được, không kiểm soát được

- Chi phí trực tiếp, chi phí gián tiếp

7/7

0/7

100%

Thực hiện mô hình kế toán trách nhiệm

- Có

- Không

0/7

7/7

100%

BV không thực hiện mô hình kế toán trách nhiệm là

- Chưa biết đến mô hình này

- Chưa hiểu hết vai trò của mô hình này

- Không có nhu cầu sử dụng

1/7

4/7

9,1%

7,7%

68,2%

Các quyết định thường gặp trong BV là gì?

- Quyết định mua sắm tài sản

- Quyết định có đầu tư hay không

- Quyết định duy trì hay loại bỏ một số bộ phận

- Quyết định từ chối hay nhận đơn hàng

5/7

3/7

1/7

72,7%

45,4%

9,1%

18,2%

III. Công tác cung cấp thông tin kế toán

BV lập đầy đủ báo cáo tài chính theo chế độ kế toán

không

- Có đầy đủ

- Chưa đầy đủ

7/7

0/7

100%

Việc lập báo cáo tài chính được thực hiện bằng

- Kết xuất số liệu, lập thủ công bên ngoài

- Trên phần mềm kế toán

1/7

6/7

18,2%

81,8%

BV có tiến hành lập báo cáo kế toán quản trị không

- Có

- Không 6/7

1/7

86,4%

13,6%

27 BV đã tiến hành lập những báo cáo kế toán quản trị

P18

nào

- Báo cáo chi phí sản xuất

- Báo cáo chi phí bộ phận

7/7

4/7

100%

68,2%

BV có cần thiết phải lập các báo cáo kế toán quản trị

nhằm phục vụ cho các nhà quản lý

- Rất cần thiết

- Cần thiết

- Không cần thiết

1/7

6/7

0/7

13,6%

86,4%

Việc lập báo cáo kế toán quản trị được thực hiện bằng

- Thủ công

- Trên phần mềm kế toán

2/7

5/7

36,3%

63,6%

Báo cáo kế toán quản trị trong đơn vị thể hiện những

nội dung

- Thông tin về định mức

- Thông tin về kế hoạch

- Thông tin về dự toán

- Thông tin về số kỳ trước

- Thông tin về số kỳ này

7/7

5/7

3/7

7/7

100%

72,7%

45,4%

100%

Nếu chưa lập báo cáo kế toán quản trị, cho biết lý do

- Chưa có nhu cầu sử dụng

- Chưa thấy lợi ích của nó

- Không biết loại báo cáo này

1/7

0/7

13,6%

IV. Công tác kiểm soát thông tin kế toán

BV có tiến hành kiểm soát thông tin kế toán không

- Có

- Không

7/7

0/7

100%

Quá trình kiểm soát thông tin trong BV được thực hiện

tốt ở khâu nào

- Kiểm soát thông tin đầu vào

- Kiểm soát quá trình xử lý thông tin

- Kiểm soát thông tin đầu ra

Tốt BT K/Tốt

5 1 0

1 6 0

34 Theo anh/chị các khía cạnh sau trong hệ thống thông

tin kế toán của BV có được kiểm soát tốt không?

- Phản ánh thông tin trung thực, hợp lý

- Bảo mật thông tin

Tốt BT K/Tốt

5 1 0

5 2 0

P19

- Bảo vệ tài sản 6 1 0

Đánh giá mức độ giảm bớt rủi ro trong kiểm soát

thông tin kế toán của BV

- Rất tốt

- Tốt

- Trung bình

- Không tốt

0/7

2/7

4/7

1/7

31,8%

63,6%

4,5%

Mức độ hài lòng về hệ thống thông tin kế toán hiện tại

của BV

- Rất hài lòng

- Hài lòng

- Tương đối hài lòng

- Không hài lòng

1/7

3/7

0/7

13,6%

40,9%

45,4%

P20

P21

P22

P23

P24

P25

P26

Trách nhiệm Các bước thực hiện Mô tả/ Tài liệu liên quan

BS điều trị

ĐD chăm sóc

Chuẩn bị cho

bệnh nhân ra viện

BS điều trị:

- Cho BN ra viện theo kế hoạch và thông

báo trước 24 giờ cho: BN, NNBN, ĐD

nhóm điều trị và nhóm thanh toán. (trừ

t/hợp BN nặng cần chuyển viện/ khoa ngay

khi cR quyết định chuyển).

- Ghi đầy đủ giấy ra viện, chuyển viện, đơn

thuốc theo quy định.

- Tư vấn cho BN và NNBN về điều trị tại

nhà.

ĐD chăm sRc:

- Hoàn tất thực hiện thuốc theo y lệnh cho

BN.

- Hoàn tất HSBA: thuốc, XN, hội chẩn có

dấu sao...

- Chuyển HSBA cho nhóm thanh toán vào

buổi sáng đối với BN ra viện theo kế hoạch.

(Chuyển ngay đối với BN cấp cứu cần

chuyển viện hoặc khoa ngay).

Nhân viên

nhóm thanh

toán

Thủ tục thanh toán

ra viện

- Nhận HSBA ra viện, chuyển viện, khoa.

- Ghi tên, chẩn đoán cuối cùng của BN vào

sổ theo dõi ra viện.

- Ghi lên bảng số giường BN ra viện,

chuyển viện.

- Thống kê chính xác, đầy đủ mọi chi phí:

thuốc, XN, dịch vụ, vật tư tiêu hao,

PTTT,...

- Nhập bổ sung các chi phí còn thiếu vào

phần mềm thanh toán viện phí.

- Hướng dẫn chi tiết các thủ tục cần thiết

cho BN ra viện.

- Đối chiếu các chi phí giữa phần mềm

thanh toán và HSBA. Bổ sung, điều chỉnh

nếu số liệu chưa khớp.

- In phiếu tổng hợp chi phí để BN đi thanh

toán.

- Hướng dẫn BN/NN đi thanh toán, trả vật

dụng cá nhân mượn của Bệnh viện.

P27

Kế toán viện

phí

BN thanh toán viện phí

Tiếp nhận chứng từ của BN/NN:

- Hỏi thăm yêu cầu của BN/NN.

- Kiểm tra bộ chứng từ thanh toán theo quy

định.

Thanh toán cho BN/NN:

- Hướng dẫn BN/NN viết biên lai hoàn ký

quỹ (nếu cR).

- Viết HĐTC cho BN/NN, liên xanh lưu tại

cuống, liên đỏ trả BN/NN, liên tím trả khoa

điều trị.

- Giải thích và thông báo số tiền phải thu

thêm cho BN/NN. (nộp vào)

- Hướng dẫn BN/NN xếp hàng nhận lại

hoặc nộp thêm tiền.

- Hướng dẫn BN/NN quay lại khoa điều trị

để hoàn tất thủ tục ra viện, chuyển khoa.

ĐD chăm

sóc/ nhóm

thanh toán/

Hộ lý

Thu lại hóa đơn và

đưa hồ sơ ra, chuyển

viện

- Thu lại hóa đơn thanh toán viện phí, trả

thẻ BHYT (nếu cR).

- Đưa giấy ra viện, hồ sơ chuyển viện, đơn

thuốc cho BN/NN và hướng dẫn BN/NN

đóng dấu ra viện và các giấy tờ liên quan.

- ĐD Chăm sóc thu hồi, vệ sinh trang thiết

bị y tế đã dùng cho BN.

- Hộ lý làm vệ sinh giường bệnh, tủ, thay

ga, chiếu.

Quy trình thanh toán ra viện

P28

P29

P30

P31

P32

P33

P34

P35

P36

P37

HỆ THỐNG TÀI KHOẢN KẾ TOÁN

(Ban hành kèm theo Thông tư số 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ Tài

chính về việc Hướng dẫn chế độ kế toán hành chính, sự nghiệp)

S> hiệu

TK cấp

S> hiệu

TK cấp

2, 3

Tên tài khoản Phạm vi áp dụng

A CÁC TÀI KHOẢN TRONG BẢNG

LOẠI 1

1 111 Tiền mặt Mọi đơn vị

1111 Tiền Việt Nam

1112 Ngoại tệ

2 112 Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc Mọi đơn vị

1121 Tiền Việt Nam

1122 Ngoại tệ

3 113 Tiền đang chuyển Mọi đơn vị

4 121 Đầu tư tài chính Đơn vị sự nghiệp

5 131 Phải thu khách hàng Mọi đơn vị

6 133 Thuế GTGT được khấu trừ Mọi đơn vị

1331 Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa, dịch vụ

1332 Thuế GTGT được khấu trừ của TSCĐ

7 136 Phải thu nội bộ Mọi đơn vị

8 130 Tạm chi Mọi đơn vị

1301 Tạm chi bổ sung thu nhập

1374 Tạm chi từ dự toán ứng trước

1378 Tạm chi khác

9 138 Phải thu khác Đơn vị có phát sinh

1381 Phải thu tiền lãi

1382 Phải thu cổ tức/lợi nhuận

1383 Phải thu các khoản phí và lệ phí

1388 Phải thu khác

10 141 Tạm ứng Mọi đơn vị

P38

11 152 Nguyên liệu, vật liệu Mọi đơn vị

12 153 Công cụ, dụng cụ Mọi đơn vị

13 154 Chi phí SXKD, dOch vụ dở dang Đơn vị sự nghiệp

14 155 Sản phẩm Đơn vị sự nghiệp

15 156 Hàng hóa Đơn vị sự nghiệp

LOẠI 2

16 211 Tài sản c> đOnh hữu hình Mọi đơn vị

2111 Nhà cửa, vật kiến trúc

21111 Nhà cửa

21112 Vật kiến trúc

2112 Phương tiện vận tải

21121 Phương tiện vận tải đường bộ

21122 Phương tiện vận tải đường thủy

21123 Phương tiện vận tải đường không

21124 Phương tiện vận tải đường sắt

21128 Phương tiện vận tải khác

2113 Máy móc thiết bị

21131 Máy mRc thiết bị văn phòng

21132 Máy mRc thiết bị động lực

21133 Máy mRc thiết bị chuyên dùng

2114 Thiết bị truyền dẫn

2115 Thiết bị đo lường thí nghiệm

2116

Cây lâu năm, súc vật làm việc và/hoặc cho sản

phẩm

2118 Tài sản cố định hữu hình khác

17 213 Tài sản c> đOnh vô hình Mọi đơn vị

2131 Quyền sử dụng đất

2132 Quyền tác quyền

2133 Quyền sở hữu công nghiệp

2134 Quyền đối với giống cây trồng

2135 Phần mềm ứng dụng

2138 TSCĐ vô hình khác

18 214 Khấu hao và hao mòn lũy kế TSCĐ Mọi đơn vị

Khấu hao và hao mòn lũy kế tài sản cố định hữu

2141

hình

Khấu hao và hao mòn lũy kế tài sản cố định vô

2142

hình

P39

19 241 Xây dựng cơ bản dở dang Đơn vị có phát sinh

2411 Mua sắm TSCĐ

2412 Xây dựng cơ bản

2413 Nâng cấp TSCĐ

20 242 Chi phí trả trước Mọi đơn vị

21 248 Đặt cọc, ký quỹ, ký cược Mọi đơn vị

LOẠI 3

22 331 Phải trả cho người bán Mọi đơn vị

23 332 Các khoản phải nộp theo lương Mọi đơn vị

3321 Bảo hiểm xã hội

3322 Bảo hiểm y tế

3323 Kinh phí công đoàn

3324 Bảo hiểm thất nghiệp

24 333 Các khoản phải nộp nhà nước Mọi đơn vị

3331 Thuế GTGT phải nộp

33311 Thuế GTGT đầu ra

33312 Thuế GTGT hàng nhập khẩu

3332 Phí, lệ phí

3334 Thuế thu nhập doanh nghiệp

3335 Thuế thu nhập cá nhân

3337 Thuế khác

3338 Các khoản phải nộp nhà nước khác

25 334 Phải trả người lao động Mọi đơn vị

3341 Phải trả công chức, viên chức

3348 Phải trả người lao động khác

26 336 Phải trả nội bộ Mọi đơn vị

27 337 Tạm thu Mọi đơn vị

3371 Kinh phí hoạt động bằng tiền

3372 Viện trợ, vay nợ nước ngoài

3373 Tạm thu phí, lệ phí

3374 Ứng trước dự toán

3378 Tạm thu khác

28 338 Phải trả khác Đơn vị có phát sinh

3381 Các khoản thu hộ, chi hộ

3382 Phải trả nợ vay

P40

3383 Doanh thu nhận trước

3388 Phải trả khác

29 348 Nhận đặt cọc, ký quỹ, ký cược Đơn vị sự nghiệp

30 353 Các quỹ đặc thù Đơn vị sự nghiệp

31 366 Các khoản nhận trước chưa ghi thu Mọi đơn vị

3661 NSNN cấp

36611 Giá trị còn lại của TSCĐ

36612 Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho

3662 Viện trợ, vay nợ nước ngoài

36621 Giá trị còn lại của TSCĐ

36622 Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho

3663 Phí được khấu trừ, để lại

36631 Giá trị còn lại của TSCĐ

36632 Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho

3664 Kinh phí đầu tư XDCB

LOẠI 4

32 411 Nguồn v>n kinh doanh Đơn vị sự nghiệp

33 413 Chênh lệch tỷ giá h>i đoái Mọi đơn vị

34 421 Thặng dư (thâm hụt) lũy kế Mọi đơn vị

4211 Thặng dư (thâm hụt) từ hoạt động hành chính, sự

nghiệp

4212 Thặng dư (thâm hụt) từ hoạt động SXKD, dịch vụ

4213 Thặng dư (thâm hụt) từ hoạt động tài chính

4218 Thặng dư (thâm hụt) từ hoạt động khác

35 431 Các quỹ Mọi đơn vị

4311 Quỹ khen thưởng

43111 NSNN cấp

43118 Khác

4312 Quỹ phúc lợi

43121 Quỹ phúc lợi

43122 Quỹ phúc lợi hình thành TSCĐ

4313 Quỹ bổ sung thu nhập

4314 Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp

43141 Quỹ Phát triển hoạt động sự nghiệp

43142 Quỹ PTHĐSN hình thành TSCĐ

4315 Quỹ dự phòng ổn định thu nhập Cơ quan nhà nước

P41

36 468 Nguồn cải cách tiền lương Mọi đơn vị

LOẠI 5

37 511 Thu hoạt động do NSNN cấp Mọi đơn vị

5111 Thường xuyên

5112 Không thường xuyên

5118 Thu hoạt động khác

38 512

Thu viện trợ, vay nợ nước ngoài

Đơn vị có nhận

viện trợ, vay nợ

nước ngoài

5121 Thu viện trợ

5122 Thu vay nợ nước ngoài

39 514

Thu phí được khấu trừ, để lại

Đơn vị có thu phí

được khấu trừ, để

lại

40 515 Doanh thu tài chính Đơn vị sự nghiệp

41 531 Doanh thu hoạt động SXKD, dOch vụ Đơn vị sự nghiệp

LOẠI 6

42 611 Chi phí hoạt động Mọi đơn vị

6111 Thường xuyên

61111

Chi phí tiền lương, tiền công và chi phí khác cho

nhân viên

61112 Chi phí vật tư, công cụ và dịch vụ đã sử dụng

61113 Chi phí hao mòn TSCĐ

61118 Chi phí hoạt động khác

6112 Không thường xuyên

61121

Chi phí tiền lương, tiền công và chi phí khác cho

nhân viên

61122 Chi phí vật tư, công cụ và dịch vụ đã sử dụng

61123 Chi phí hao mòn TSCĐ

61128 Chi phí hoạt động khác

43 612

Chi phí từ nguồn viện trợ, vay nợ nước ngoài

Đơn vị có nhận

viện trợ, vay nợ

nước ngoài

6121 Chi từ nguồn viện trợ

6122 Chi từ nguồn vay nợ nước ngoài

44 614 Chi phí hoạt động thu phí Đơn vị có thu phí

P42

Chi phí tiền lương, tiền công và chi phí khác cho

6141

nhân viên

6142 Chi phí vật tư, công cụ và dịch vụ đã sử dụng

6143 Chi phí khấu hao TSCĐ

6148 Chi phí hoạt động khác

45 615 Chi phí tài chính Đơn vị sự nghiệp

46 632 Giá v>n hàng bán Đơn vị sự nghiệp

47 642 Chi phí quản lý của hoạt động SXKD, dOch vụ Đơn vị sự nghiệp

Chi phí tiền lương, tiền công và chi phí khác cho

6421

nhân viên

6422 Chi phí vật tư, công cụ và dịch vụ đã sử dụng

6423 Chi phí khấu hao TSCĐ

6428 Chi phí hoạt động khác

48 652 Chi phí chưa xác đOnh đ>i tượng chOu chi phí Mọi đơn vị

Chi phí tiền lương, tiền công và chi phí khác cho

6521

nhân viên

6522 Chi phí vật tư, công cụ và dịch vụ đã sử dụng

6523 Chi phí khấu hao và hao mòn TSCĐ

6528 Chi phí hoạt động khác

LOẠI 7

49 711 Thu nhập khác Mọi đơn vị

7111 Thu nhập từ thanh lý, nhượng bán tài sản

7118 Thu nhập khác

LOẠI 8

50 811 Chi phí khác Mọi đơn vị

8111 Chi phí thanh lý, nhượng bán tài sản

8118 Chi phí khác

51 821 Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp Đơn vị sự nghiệp

LOẠI 9

52 911 Xác đOnh kết quả Mọi đơn vị

9111 Xác định kết quả hoạt động hành chính, sự nghiệp

9112 Xác định kết quả hoạt động SXKD, dịch vụ

9113 Xác định kết quả hoạt động tài chính

9118 Xác định kết quả hoạt động khác

P43

91181 Kết quả hoạt động thanh lý, nhượng bán tài sản

91188 Kết quả hoạt động khác

B CÁC TÀI KHOẢN NGOÀI BẢNG

1 001 Tài sản thuê ngoài

2 002 Tài sản nhận giữ hộ, nhận gia công

3 004 Kinh phí viện trợ không hoàn lại

0041 Năm trước

00411 Ghi thu - ghi tạm ứng

00412 Ghi thu - ghi chi

0042 Năm nay

00421 Ghi thu - ghi tạm ứng

00422 Ghi thu - ghi chi

4 006 Dự toán vay nợ nước ngoài

0061 Năm trước

00611 Tạm ứng

00612 Thực chi

0062 Năm nay

00621 Tạm ứng

00622 Thực chi

5 007 Ngoại tệ các loại

6 008 Dự toán chi hoạt động

0081 Năm trước

00811 Dự toán chi thường xuyên

008111 Tạm ứng

008112 Thực chi

00812 Dự toán chi không thường xuyên

008121 Tạm ứng

008122 Thực chi

0082 Năm nay

00821 Dự toán chi thường xuyên

008211 Tạm ứng

008212 Thực chi

00822 Dự toán chi không thường xuyên

008221 Tạm ứng

008222 Thực chi

7 009 Dự toán đầu tư XDCB

0091 Năm trước

00911 Tạm ứng

00912 Thực chi

0092 Năm nay

00921 Tạm ứng

00922 Thực chi

0093 Năm sau

P44

00931 Tạm ứng

00932 Thực chi

8 012 Lệnh chi tiền thực chi

0121 Năm trước

01211 Chi thường xuyên

01212 Chi không thường xuyên

0122 Năm nay

01221 Chi thường xuyên

01222 Chi không thường xuyên

9 013 Lệnh chi tiền tạm ứng

0131 Năm trước

01311 Chi thường xuyên

01312 Chi không thường xuyên

0132 Năm nay

01321 Chi thường xuyên

01322 Chi không thường xuyên

10 014 Phí được khấu trừ, để lại

0141 Chi thường xuyên

0142 Chi không thường xuyên

11 018 Thu hoạt động khác được để lại

0181 Chi thường xuyên

0182 Chi không thường xuyên

DANH MỤC CHNG TỪ SỬ DỤNG

TT TÊN CHNG TỪ SỐ HIỆU

LOẠI CHNG

TỪ KẾ TOÁN

BB HD

I Chỉ tiêu lao động tiền lương

1 Bảng chấm công C01- HD x

Bảng thanh toán tiền lương và các khoản phụ cấp

theo lương, các khoản trích nộp theo lương

C02- HD x

3 Bảng thanh toán phụ cấp C03- HD x

4 Bảng thanh toán thu nhập tăng thêm C04- HD x

5 Bảng thanh toán học bổng (Sinh hoạt phí) C05- HD x

6 Bảng thanh toán tiền thưởng C06- HD x

7 Bảng thanh toán tiền phép hàng năm C07- HD x

8 Giấy báo làm thêm giờ C08- HD x

9 Bảng chấm công làm thêm giờ C09- HD x

10 Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ C10- HD x

11 Hợp đồng giao khoán C11- HD x

12 Biên bản thanh lý hợp đồng giao khoán C12- HD x

13 Biên bản nghiệm thu hợp đồng giao khoán C13- HD x

P45

14 Bảng thanh toán tiền thuê ngoài C14- HD x

15 Bảng phân bổ tiền lương và BHXH C15- HD x

16 Giấy đi đường C16- HD x

17 Bảng kê thanh toán công tác phí C17- HD x

Danh sách chi tiền lương và các khoản thu nhập

khác qua tài khoản cá nhân

C18- HD x

II Chỉ tiêu vật tư

1 Phiếu nhập kho C30- HD x

2 Phiếu xuất kho C31- HD x

Biên bản kiểm kê nguyên liệu, vật liệu, công cụ,

dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá

C32- HD x

Biên bản kiểm kê nguyên liệu, vật liệu, công cụ,

dụng cụ, sản phẩm, hàng

C33- HD x

Phiếu giao nhận nguyên liệu, vật liệu, công cụ,

dụng cụ

C34- HD x

Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng

cụ

C35- HD x

III Chỉ tiêu tiền tệ

1 Phiếu thu C40- BB x

2 Phiếu chi C41- BB x

3 Giấy đề nghị tạm ứng C42- HD x

4 Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng C43- BB x

5 Giấy đề nghị thanh toán

Bảng kê chi tiền cho người tham dự hội nghị, hội

thảo, tập huấn

C44- HD x

7 Biên lai thu tiền C45- BB x

IV Chỉ tiêu tài sản cố định

1 Biên bản giao nhận TSCĐ C50- HD x

2 Biên bản thanh lý TSCĐ C51- HD x

3 Biên bản đánh giá lại TSCĐ C52- HD x

4 Biên bản kiểm kê TSCĐ C53- HD x

5 Biên bản giao nhận TSCĐ sau nâng cấp C54- HD x

6 Bảng tính hao mòn TSCĐ C55- HD x

7 Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ C56- HD x

DANH MỤC BÁO CÁO TÀI CHNH SỬ DỤNG

STT Ký hiệu biểu Tên biểu báo cáo

Kỳ

hạn

lập

báo

cáo

Nơi nhận

Cơ

quan

Tài

chính

Cơ

quan

Thuế

Cơ

quan

cấp trên

P46

1 2 3 4 5 6 7

I. Mẫu báo cáo tài chính đầy đủ

1 B01/BCTC Báo cáo tình hình tài chính Năm x x x

2 B02/BCTC Báo cáo kết quả hoạt động Năm x x x

3 B03a/BCTC

Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (theo

phương pháp trực tiếp)

Năm x x x

4 B03b/BCTC

Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (theo

phương pháp gián tiếp)

Năm x x x

5 B04/BCTC Thuyết minh báo cáo tài chính Năm x x x

II Mẫu báo cáo tài chính đơn giản

6 B05/BCTC Báo cáo tài chính Năm x x x

P47

DANH MỤC BÁO CÁO QUYẾT TOÁN SỬ DỤNG

STT Ký hiệu biểu Tên biểu báo cáo

Kỳ

hạn

lập

báo

cáo

Nơi nhận

Cơ quan Tài

chính

Cơ quan

cấp trên

1 2 3 4 5 6

1 B01/BCQT

Báo cáo quyết toán kinh phí

hoạt động

Năm x x

2 F01-01/BCQT

Báo cáo chi tiết chi từ nguồn

NSNN và nguồn phí được khấu

trừ, để lại

Năm x x

3 F01-02/BCQT

Báo cáo chi tiết kinh phí

chương trình, dự án

Năm x x

4 B02/BCQT

Báo cáo thực hiện xử lý kiến

nghị của kiểm toán, thanh tra,

tài chính

Năm x x

5 B03/BCQT Thuyết minh báo cáo quyết toán Năm x x

P48

Bấm Tải xuống để xem toàn bộ.

| 1/179

| | Tải xuống

Preview text:

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO UBNN TNH THANH HA
TRƯỜNG ĐẠI HỌC HNG ĐC LÊ CH CÔNG
HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI
BÊNH VIÊN TÂM TH N THANH H"A
LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH DOANH VÀ QUẢN LÝ THANH H"A, NĂM 2020
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO UBNN TNH THANH HA
TRƯỜNG ĐẠI HỌC HNG ĐC LÊ CH CÔNG
Đ/ TÀI: HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI
BÊNH VIÊN TÂM TH N THANH H"A
LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH DOANH VÀ QUẢN LÝ
Chuyên ngành: Kế toán M< s> : 8340301
Người hướng dẫn khoa học: TS. NguyNn ThO Thu Phương THANH H"A, NĂM 2020
Danh sách Hội đồng chấm luận văn Thạc sĩ Khoa học:
(Theo Quyết định số: 844/QD-ĐHHĐ ngày 01 tháng 7 năm 2020 của
Hiệu trưởng Trường Đại học Hồng Đức) Học hàm, học vO Chức danh Cơ quan Công tác Họ và tên trong Hội đồng TS. Lê Quang Hiếu
Trường Đại Học Hồng Đức Chủ tịch PGS. TS Đoàn Ngọc Phi Anh Đại học Đà Nẵng UV, Phản biện 1 TS. Lê Thị Minh Huệ
Trường Đại Học Hồng Đức UV, Phản biện 2 PGS.TS. Chúc Anh Tú Học viện Tài chính Uỷ viên TS. Tôn Hoàng Thanh Huế
Trường Đại Học Hồng Đức UV, Thư ký
Xác nhận của Người hướng dẫn
Học viên đã chỉnh sửa theo ý kiến của Hội đồng Ngày tháng năm 2020
TS. NguyNn ThO Thu Phương LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan luận văn này là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Các
số liệu trong luận văn là trung thực. Những kết quả của luận văn chưa từng được
công bố trong bất cứ công trình khoa học nào.
Tác giả luận văn Lê Chí Công LỜI CẢM ƠN
Luận văn này là kết quả của quá trình học tập, nghiên cứu ở nhà trường, kết
hợp với kinh nghiệm thực tiễn trong quá trình công tác cùng sự nỗ lực và cố gắng
học hỏi, tích lũy kiến thức của bản thân.
Để đạt được kết quả này, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn đến Ban giám hiệu,
khoa Kinh tế - Quản trị kinh doanh và các giảng viên trường Đại học Hồng Đức
đã nhiệt tình giúp đỡ, hỗ trợ cho tôi. Đặc biệt, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc
nhất đến cô giáo TS. NguyNn ThO Thu Phương là
người trực tiếp hướng dẫn
khoa học và tận tình giúp đỡ tôi trong suốt quá trình nghiên cứu và hoàn thành luận văn.
Tôi cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Ban lãnh đạo, cán bộ Ban quản
lý dự án đầu tư xây dựng các công trình Nông nghiệp và phát triển nông thôn
Thanh Hóa đã tạo điều kiện và giúp đỡ tôi trong suốt thời gian thực hiện luận văn cũng như trong công tác.
Cuối cùng, tôi xin cảm ơn gia đình, bạn bè, người thân luôn đứng bên
cạnh tôi động viên, khích lệ tôi trong suốt quá trình học tập, nghiên cứu và hoàn thành luận văn.
Mặc dù bản thân đã rất cố gắng nhưng luận văn không tránh khỏi những
thiếu sót, mong nhận được sự góp ý chân thành của quý thầy, cô giáo, đồng
nghiệp và bạn đọc để luận văn được hoàn thiện hơn.
Tôi xin chân thành cảm ơn! Tác giả Lê Chí Công MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN............................................................................................................................iii
LỜI CẢM ƠN....................................................................................................................................v
DANH MỤC BẢNG.......................................................................................................................ix
PHẦN MỞ ĐẦU...............................................................................................................................1
Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG đơn
vị SỰ NGHIỆP CÔNG LẬP..........................................................................................................7
1.1.Tổng quan về đơn vị sự nghiệp công lập..............................................................................7
1.1.1.Khái niệm đơn vị sự nghiệp công lập.................................................................................7
1.1.2.Đặc điểm đơn vị sự nghiệp công lập..................................................................................9
1.1.3. Phân loại đơn vị sự nghiệp công lập..............................................................................10
1.2. Hệ thống thông tin kế toán trong đơn vị sự nghiệp công lập........................................12
1.2.1. Khái niệm về hệ thống thông tin kế toán........................................................................12
1.2.2. Vai trò và yêu cầu của hệ thống thông tin kế toán trong đơn vị...............................13
1.2.3 Nội dung hệ thống thông tin kế toán................................................................................17
1.3 Đặc điểm HTTTKT trong bệnh viện công lập..................................................................45
1.3.1 Nguồn tài chính tại bệnh viện công lập...........................................................................45
1.3.2. Quy trình quản lý tài chính tại bệnh viện công lập.....................................................48
1.3.3. Cơ chế quản lý tài chính tại bệnh viện công lập..........................................................51
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1..............................................................................................................53
Chương 2: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI BÊ~NH VIÊ~N
TÂM THẦN THANH HA.........................................................................................................54
2.1. Tổng quan về bê ~nh viê ~n tâm thần Thanh Hóa..................................................................54
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển bê Q nh viê Q
n tâm thần Thanh HRa.......................54
2.1.2. Đặc điểm hoạt động và tổ chức quản lý của BV Tâm thần Thanh HRa.................56
2.1.3. Khái quát tình hình tài chính của BV Tâm thần Thanh HRa.....................................59
2.2. Thực trạng hệ thống thông tin kế toán tại bê ~nh viê ~n tâm thần Thanh Hóa...............67
2.2.1 Thực trạng quá trình thu nhận thông tin kế toán..........................................................67
2.2.2. Thực trạng quá trình xử lý thông tin kế toán................................................................71
2.2.3. Thực trạng quá trình cung cấp thông tin kế toán........................................................81
2.2.4. Thực trạng quá trình kiểm soát thông tin kế toán........................................................85
2.3. Đánh giá thực trạng hệ thống thông tin kế toán tại Bê ~nh viê ~n Tâm thần Thanh Hóa
..............................................................................................................................................................87
2.3.1. Đánh giá kết quả khảo sát và nghiên cứu......................................................................87
2.3.2 Nguyên nhân..........................................................................................................................93
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2..............................................................................................................95
Chương 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN............96
3.1. Mục tiêu phát triển Bê ~nh viê ~n Tâm thần Thanh Hóa....................................................96
3.2. Định hướng phat triển của Bệnh viện Tâm thần Thanh Hóa........................................98
3.3. Yêu cầu và nguyên tắc hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán tại Bê ~nh viê ~n Tâm
thần Thanh Hóa................................................................................................................................99
3.3.1. Yêu cầu hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán............................................................99
3.3.2. Nguyên tắc hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán....................................................101
3.4 Giải pháp hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán tại Bệnh viện Tâm thần Thanh
Hóa....................................................................................................................................................101
3.4.1. Hoàn thiện mô hình hệ thống thông tin kế toán trong BV........................................101
3.4.2 Hoàn thiện quá trình thu nhận thông tin kế toán........................................................105
3.4.3 Hoàn thiện quá trình xử lý thông tin kế toán..............................................................109
3.3.5. Hoàn thiện quá trình kiểm soát thông tin kế toán......................................................113
KẾT LUẬN CHƯƠNG 3............................................................................................................117
TÀI LIÊ~U THAM KHẢO...........................................................................................................119
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
BCKT : Báo cáo kế toán KTTC : Kế toán tài chính
KTQT : Kế toán quản trị
HTTTKT : Hệ thông thông tin kế toán BHYT : Bảo hiểm y tế BHXH : Bảo hiểm xã hội BHTN : Bảo hiểm thất nghiệp CNTT : Công nghệ thông tin HCSN : Hành chính sự nghiệp HĐND : Hội đồng nhân dân KBNN : Kho bạc nhà nước KPTX : Kinh phí thường xuyên MTQG : Mục tiêu quốc gia NSNN : Ngân sách Nhà nước SXKD : Sản xuất kinh doanh TSCĐ : Tài sản cố định XDCB : Xây dựng cơ bản XHCN : Xã hội chủ nghĩa UBND : Ủy ban nhân dân BV : Bệnh viện
SNCL : Sự nghiệp công lập KCB : Khám chữa bệnh DANH MỤC BẢNG
Bảng 2.1: Bảng quy trình quản lý tài chính tại các bệnh viện công...............................51
Bảng 2.2: Tình hình thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn từ năm 2017 đến 2019..........
..................................................................................................................................... 55
Bảng 2.3: Kinh phí NSNN cấp cho BV Tâm thần từ năm 2017-2019..........................60
Bảng 2.4: Nguồn thu từ NSNN và viện phí từ năm 2017 đến năm 2019.....................62
Bảng 2.5 : Nguồn kinh phí viện trợ của BVTT từ năm 2017 đến 2019........................63
Bảng 2.6: Nguồn thu khác của BVTT từ năm 2017 đến 2019......................................63
Bảng 2.7: Nội dung các khoản chi từ nguồn NSNN.....................................................64
Bảng 2.8: Nội dung và tỷ trọng các khoản chi viện phí, BHYT và thu khác....................65
Bảng 2.9: Bảng tổng hợp nội dung và nguồn thông tin thu thập................................106 DANH M C S Ụ Đ Ơ
Sơ đồ 1.1: Quy trình hệ thống thông tin kế toán..........................................................17
Sơ đồ 1.2: Quá trình kế toán........................................................................................37
Sơ đồ 1.3: Quy trình kiểm soát thông tin kế trong HTTTKT.......................................43 PH N MỞ Đ U
1. Tính cấp thiết của đề tài
Đơn vị sự nghiệp công lập là không vì lợi nhuận, chủ yếu phục vụ lợi ích
cộng đồng. Sản phẩm, dịch vụ do hoạt động sự nghiệp tạo ra chủ yếu là những
giá trị về tri thức, văn hoá, phát minh, sức khoẻ, đạo đức, các giá trị về xã hội.
Các bệnh viện công lập đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp các dịch vụ y
tế, thực hiện hoạt động đào tạo, nghiên cứu khoa học trong lĩnh vực y học. Nhằm
thúc đẩy hoạt động của bệnh viện Tâm Thần hướng tới mục tiêu hiệu quả và phát
triển bền vững, Chính phủ đã ban hành cơ chế tài chính riêng và chính sách giá
viện phí phù hợp hơn với thực tiễn hoạt động của các bệnh viện. Điều này tất yếu
sẽ dẫn đến sự thay đổi căn bản hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT) tại bệnh
viện Tâm Thần Thanh Hóa. HTTTKT sẽ không chỉ dừng lại đơn thuần ở việc
hạch toán thu chi và quyết toán kinh phí, mà quan trọng hơn là phải cung cấp
được các thông tin cần thiết cho các cấp lãnh đạo trong công tác điều hành hoạt
động của đơn vị một cách tối ưu, hiệu quả. Song song với việc xử lý và cung cấp
thông tin kế toán tài chính theo yêu cầu của các cấp quản lý, HTTTKT phải chú
trọng công tác kế toán quản trị, đặc biệt là quản trị chi phí nhằm nâng cao hiệu
quả hoạt động của đơn vị. Bên cạnh đó, HTTTKT còn phải là một bộ phận không
thể tách rời với hệ thống quản lý tổng thể bệnh viện Tâm Thần Thanh Hóa, là cầu
nối quan trọng giữa các bộ phận chức năng trong bệnh viện. Với vai trò ngày càng
quan trọng của HTTTKT của đơn vị trong điều kiện thực hiện cơ chế tự chủ tài
chính thì việc thực hiện nghiên cứu chuyên sâu về HTTTKT để xác định các yêu
cầu mới, phân tích đánh giá hệ thống hiện tại nhằm hướng đến việc thiết kế và
xây dựng HTTTKT phát huy được đầy đủ vai trò chức năng của hệ thống là hết
sức cần thiết. Do vậy, căn cứ vào cơ sở lý luận tổng quan về kế toán, về hệ thống
thông tin kế toán, tác giả đã chọn đề tài “Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán
tại Bệnh viện Tâm thần Thanh Hóa” để nghiên cứu thực trạng và hệ thống hoá
các ưu nhược điểm của hệ thống thông tin kế toán tại Bệnh viện Tâm thần Thanh
Hóa để đánh giá hiệu quả việc tổ chức hệ thống thông tin kế toán, từ đó đưa ra các
giải pháp tổng thể và chi tiết để phân tích, thiết kế hệ thống thông tin kế toán cho
Bệnh viên Tâm thần Thanh Hóa
2. Mục tiêu nghiên cứu
Luận văn sẽ tập trung đạt được mục tiêu nghiên cứu sau:
Mục tiêu tổng quát: Nghiên cứu hoàn thiện HTTTKT tại Bệnh viện Tâm thần Thanh Hóa
Các mục tiêu cụ thể:
- Nghiên cứu cơ sở lý luận về HTTTKT tại các đơn vị SNCL
- Nghiên cứu và phân tích thực trạng HTTTKT tại Bệnh viện Tâm thần Thanh Hóa.
- Đề xuất các giải pháp hoàn thiện HTTTKT tại Bệnh viện Tâm thần Thanh Hóa.
3. Đ>i tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu : Hệ thống thông tin kế toán tại Bệnh viện Tâm thần Thanh Hóa Phạm vi nghiên cứu
- Về nội dung: Hệ thống thông tin kế toán
- Về không gian: Luận văn chỉ nghiên cứu tại Bệnh viện Tâm thần Thanh Hóa.
- Về thời gian: từ 2017 - 2019
4. Phương pháp nghiên cứu
Tác giả dựa trên phương pháp luận nghiên cứu của chủ nghĩa duy vật biện
chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử để lựa chọn các phương pháp nghiên cứu cụ
thể cho luận văn. Bên cạnh đó, tác giả sử dụng các phương pháp tổng hợp, quy
nạp, diễn giải, hệ thống hoá để khái quát những vấn đề lý luận về HTTTKT
trong BV làm cơ sở nền tảng về lý thuyết cho nghiên cứu và đánh giá thực trạng
HTTTKT, từ đó đề xuất các giải pháp hoàn thiện HTTTKT tại BV này.
Để nghiên cứu HTTTKT tại BV tác giả kết hợp nhiều phương pháp
nghiên cứu khác nhau để thu thập thông tin.
Phương pháp nghiên cứu tài liệu
Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp
Để đạt được mục tiêu nghiên cứu, luận văn tiến hành thu thập thông tin
về thực trạng HTTTKT tại Bệnh viện Tâm thần Thanh Hóa, tác giả thực hiện
phương pháp điều tra, phát 30 phiếu điều tra dưới dạng bảng hỏi đến các đối
tượng là các nhà quản trị là các trưởng, phó khoa phòng và 7 phiếu điều tra
đến các các đối tượng là nhân viên kế toán là bệnh viện. Có 37 phiếu điều tra
làm minh chứng cho các đánh giá và tổng kết của luận văn.
Mục tiêu nghiên cứu thực trạng HTTTKT tại đơn vị, luận văn đi sâu
vào nghiên cứu để trả lời những câu hỏi cơ bản sau:
- Nội dung cơ bản của HTTTKT tại bệnh viện khi tiếp cận HTTTKT
theo tiến trình xử lý thông tin là gì?
- Đặc điểm của hoạt động KCB có ảnh hưởng đến HTTTKT như thế nào?
- Nhu cầu thông tin kế toán từ các đối tượng sử dụng thông tin trong đơn vị như thế nào ?
- Thực trạng HTTTKT trong tại bệnh viện đã đáp ứng nhu cầu thông tin chưa?
- Những hạn chế và nguyên nhân của hạn chế trong thực trạng
HTTTKT tại bệnh viện tâm thần Thanh Hóa là gì?
- Những giải pháp nào cần thiết để hoàn thiện HTTTKT tại bệnh viên Tâm thần Thanh Hóa ? + Phương pháp khảo sát:
Tác giả thực hiện gặp và phỏng vấn trực tiếp lãnh đạo, phụ trách kế toán,
phụ trách kỹ thuật, nhân viên kế toán của Bệnh viện Tâm thần Thanh Hóa; gửi
phiếu khảo sát trực tiếp tới đại diện lãnh đạo, cán bộ kế toán các khoa phòng.
Các câu hỏi phỏng vấn đề cập đến các nội dung liên quan đến HTTTKT
trong BV, quan điểm của nhà quản trị về HTTTKT trong Bv (Phụ lục 01A).
Phiếu khảo sát được chia thành hai loại tương ứng với hai nhóm đối tượng khảo sát:
(1) Phiếu khảo sát dành cho Nhà quản trị các cấp của DN gồm 30 phiếu
được thiết kế thành hai phần: nhu cầu sử dụng thông tin kế toán; khả năng đáp
ứng nhu cầu thông tin kế toán. (Phụ lục 01B). Phần Nội dung khảo sát Câu hỏi I
Nhu cầu sử dụng thông tin kế toán 1-8 II
Khả năng đáp ứng nhu cầu thông tin kế toán 9-16
(2) Phiếu khảo sát dành cho cán bộ kế toán của đơn vị gồm 7 phiếu ứng với
7 kế toán của 7 bộ phận được thiết kế gồm 5 phần: Thực trạng áp dụng mô hình
HTTTKT trong đơn vị, Thực trạng công tác thu nhận thông tin kế toán, Thực
trạng công tác xử lý thông tin kế toán, Thực trạng công tác xử lý thông tin kế
toán, Thực trạng công tác cung cấp thông tin kế toán, Thực trạng công tác kiểm
soát thông tin kế toán (Phụ lục 01C). Phần Nội dung khảo sát Câu hỏi
Thực trạng HTTTKT trong bệnh viện 1
Thực trạng công tác thu nhận thông tin kế toán 1 - 10 2
Thực trạng công tác xử lý thông tin kế toán 11 - 23 3
Thực trạng công tác cung cấp thông tin kế toán 24 - 31 4
Thực trạng công tác kiểm soát thông tin kế toán 32 - 36
+ Tổng hợp, phân tích dữ liệu và trình bày kết quả khảo sát:
Với 37 phiếu hỏi gửi cho 37 cán bộ, sau thời gian khảo sát tác giả thu được
37 phiếu phù hợp với yêu cầu của luận văn. Các dữ liệu định lượng sau khi thu thập
từ phiếu điều tra thông tin được tác giả tổng hợp, xử lý, phân tích bằng việc sử
dụng kết hợp các phương pháp: Thống kê, so sánh, phân tích, dự báo thông qua các
bảng tính Excel, sau đó lập bảng tổng hợp báo cáo kết quả khảo sát (Phụ lục 01C).
Thu thập các dữ liệu thứ cấp
Dữ liệu thứ cấp là tài liệu thu thập được từ các nguồn tài liệu như:
+ Các báo cáo tổng kết, BCKT
+ Các báo cáo tài chính, báo cáo kết quả khám chữa bệnh.
+ Các tài liệu, chứng từ, sổ kế toán của BV.
Nghiên cứu các tài liệu trên nhằm mục đích tìm hiểu đặc điểm của Bệnh
viện Tâm thần Thanh Hóa, HTTTKT tại BV này.
Với những dữ liệu thu thập được từ các cuộc phỏng vấn, từ kết quả khảo
sát và các tài liệu thứ cấp tác giả phân loại thông tin và phân tích nội dung để có
các thông tin phù hợp nội dung khảo sát nhằm rút ra kết luận về thực trạng
HTTTKT trong Bệnh viện Tâm thần Thanh Hóa. Từ đó, tác giả tổng hợp những
điểm chung và điểm khác biệt trong từng nội dung cụ thể nghiên cứu để khái
quát những kết quả đạt được và những hạn chế, tồn tại trong HTTTKT của BV.
Phương pháp so sánh :
Luận văn tập hợp xử lý số liệu, để so sánh các số liệu trong cùng một thời
điểm hoặc ở thời điểm khác nhau để tìm ra những nguyên nhân của những thay
đổi giữa các thời điểm làm cở sở để kiến nghị những giải pháp.
Phương pháp tổng hợp
Là quá trình đối lập với phân tích hỗ trợ cho quá trinh phân tích để tìm ra
cái chung cái khái quát. Từ đó những kết quả phân tích từng bộ phận, phải tổng
hợp lại để tìm ra được bản chất, quy luật vận động của đối tượng nghiên cứu.
Phương pháp phân tích:
Luận văn sử dụng phương pháp phân tích các khái niệm, kết quả của các
nghiên cứu trước, từ đó sử dụng suy luận, quy nạp để nhận xét và gợi ý hoặc đề xuất giải pháp.
5. Những đóng góp của luận văn
- Về mặt lý luận: Luận văn đã hệ thống hoá và làm sáng tỏ các vấn đề lý thuyết về HTTTKT trong BV.
- Về mặt nghiên cứu thực tiễn: Luận văn đã phân tích, đánh giá thực trạng
HTTTKT trong Bệnh viện Tâm thần Thanh Hóa. Từ đó, đưa ra các giải pháp
hoàn thiện HTTTKT phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và
đáp ứng nhu cầu thông tin kế toán cho các đối tượng sử dụng bên trong và bên
ngoài BV tại Bệnh viện Tâm Thần Thanh Hóa.
6. Kết cấu của luận văn
Ngoài phần mở đầu và kết luận, luận văn được kết cấu thành ba chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về hệ thống thông tin kế toán trong đơn vị sự nghiệp công lập.
Chương 2: Thực trạng hệ thống thông tin kế toán tại Bệnh viện Tâm thần Thanh Hóa
Chương 3: Giải pháp hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán tại Bênh viện Tâm thần Thanh Hóa. Chương 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN V/ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG đơn
vO SỰ NGHIỆP CÔNG LẬP
1.1. Tổng quan về đơn vO sự nghiệp công lập
1.1.1. Khái niệm đơn vị sự nghiệp công lập
Nhà nước luôn đóng vai trò quan trọng trong tổ chức, quản lý và điều hành
mọi mặt của đời sống kinh tế xã hội. Với vai trò này, Nhà nước tiến hành tổ
chức bộ máy các cơ quan trực thuộc, gồm có cơ quan lập pháp, cơ quan hành
pháp và cơ quan tư pháp và đơn vị sự nghiệp.
Theo Điều 2 nghị định 16/2015/NĐ- CP của Chính phủ ban hành ngày
14/02/2015 Quy định về cơ chế tự chủ của đơn vị sự nghiệp công lập, thì đơn
vị sự nghiệp công lập do cơ quan có thẩm quyền của Nhà nước thành lập theo
quy định của pháp luật, có tư cách pháp nhân, cung cấp dịch vụ công, phục vụ
quản lý nhà nước. [16]
Theo chế độ kế toán Việt Nam thì đơn vị sự nghiệp là: Đơn vị do Nhà nước
quyết định thành lập nhằm thực hiện một nhiệm vụ chuyên môn nhất định hay
quản lý Nhà nước về một lĩnh vực nào đó, hoạt động bằng nguồn kinh phí
NSNN cấp, cấp trên cấp toàn bộ hoặc cấp một phần kinh phí và các nguồn khác
đảm bảo theo nguyên tắc không bồi hoàn trực tiếp nhằm thực hiện nhiệm vụ của
Đảng và Nhà nước giao cho từng giai đoạn. [7]
Trong giáo trình “Tài chính hành chính sự nghiệp”: đơn vị sự nghiệp công
lập được hiểu là “các đơn vị có hoạt động cung cứng các hàng hóa, dịch vụ công
cho xã hội và các hàng hóa, dịch vụ khác trong các lĩnh vực giáo dục, y tế văn
hóa thông tim, thể dục thể thao, nông - lâm ngư nghiệp, kinh tế ..., nhằm duy trì
hoạt động bình thường của các ngành kinh tế quốc dân. Đặc tính chủ yếu của
các đơn vị sự nghiệp là hoạt động không vì mục tiêu lợi nhuận, mang tính chất
phục vụ cộng đồng là chính” [19]
Về bản chất, cần hiểu đơn vị hành chính sự nghiệp là một từ ghép để phản
ánh hai loại tổ chức khác biệt nhau: cơ quan hành chính Nhà nước và đơn vị sự
nghiệp. Trong đó, cơ quan hành chính Nhà nước là các cơ quan quản lý Nhà
nước từ Trung ương đến địa phương, thuộc các cấp chính quyền, các ngành,
các lĩnh vực (gồm các cơ quan quyền lực Nhà nước như Quốc hội, HĐND các
cấp, Các cấp chính quyền như Chính phủ, UBND các cấp, Các cơ quan quản lý
Nhà nước như các Bộ, Ban, Ngành ở Trung ương, các Sở, ban, ngành ở cấp
Tỉnh, Thành phố trực thuộc Trung ương, các phòng ban ở cấp huyện và các cơ
quan tư pháp như Tòa án nhân dân, Viện Kiểm sát nhân dân các cấp). Cơ quan
hành chính Nhà nước hoạt động bằng nguồn kinh phí NSNN cấp, cấp trên cấp
hoặc các nguồn khác theo nguyên tắc không bồi hoàn trực tiếp để thực hiện
nhiệm vụ Nhà nước giao. Trong khi đó, các đơn vị sự nghiệp không phải là cơ
quan quản lý Nhà nước mà là các tổ chức cung cấp các dịch vụ công về y tế,
giáo dục đào tạo, văn hóa, thể thao, khoa học công nghệ… đáp ứng nhu cầu về
phát triển nguồn nhân lực, chăm sóc sức khỏe, nâng cao thể lực cho nhân dân,
đáp ứng yêu cầu về đổi mới, phát triển kinh tế xã hội của đất nước. [17]
Xuất phát từ những điểm khác biệt này, việc nhận định đâu là cơ quan
hành chính Nhà nước và đâu là đơn vị sự nghiệp hết sức cần thiết, đặc biệt trong
giai đoạn đổi mới cơ chế quản lý tài chính Nhà nước để nâng cao hiệu quả hoạt
động của bản thân các tổ chức và đem lại lợi ích cho cộng đồng xã hội.
Đối với các cơ quan hành chính Nhà nước, nhiệm vụ đặt ra là phải đổi mới
nhằm tiết kiệm chi hành chính, tinh giảm bộ máy biên chế nhằm nâng cao chất
lượng công vụ, đơn giản hóa thủ tục, giảm cơ chế “xin-cho” và nâng cao chất
lượng, trình độ công tác chuyên môn của đội ngũ công chức Nhà nước.
Đối với các đơn vị sự nghiệp, việc trao quyền chủ động, tự quyết, tự chịu
trách nhiệm sẽ thúc đẩy hiệu quả hoạt động, sắp xếp bộ máy tổ chức và lao động
hợp lý đồng thời góp phần tăng thu nhập, phúc lợi cho người lao động [16].
1.1.2. Đặc điểm đơn vị sự nghiệp công lập
Các đơn vị sự nghiệp dù hoạt động ở các lĩnh vực khác nhau nhưng đều có
chung đặc điểm cơ bản sau:
Thứ nhất, mục đích hoạt động của các đơn vị sự nghiệp công lập là không
vì lợi nhuận, chủ yếu phục vụ lợi ích cộng đồng. Sản phẩm, dịch vụ do hoạt
động sự nghiệp tạo ra chủ yếu là những giá trị về tri thức, văn hoá, phát minh,
sức khoẻ, đạo đức, các giá trị về xã hội…Đại bộ phận các sản phẩm của đơn vị
SNCL là sản phẩm có tính phục vụ không chỉ bó hẹp trong một ngành hoặc một
lĩnh vực mà những sản phẩm đó khi tiêu dùng thường có tác dụng lan tỏa.
Thứ hai, hoạt động của các đơn vị sự nghiệp công lập luôn gắn liền và bị
chi phối bởi các chương trình phát triển kinh tế - xã hội của Nhà nước.
Với chức năng của mình, Chính phủ luôn tổ chức, duy trì và đảm bảo
hoạt động sự nghiệp để thực hiện các nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội. Hoạt
động sự nghiệp trong các đơn vị SNCL thường gắn liền và bị chi phối bởi các
chương trình phát triển kinh tế xã hội như chương trình xoá mù chữ, chương
trình chăm sóc sức khỏe cộng đồng, chương trình dân số - kế hoạch hoá gia
đình…Những chương trình mục tiêu quốc gia này chỉ có Nhà nước mới có thể
thực hiện một cách triệt để và có hiệu quả, nếu để tư nhân thực hiện mục tiêu lợi
nhuận sẽ lấn chiếm mục tiêu xã hội và dẫn đến hạn chế việc tiêu dùng sản phẩm
hoạt động sự nghiệp từ đó kìm hãm sự phát triển của xã hội.
Thứ ba, Hoạt động của đơn vị SNCL được trang trải từ nguồn kinh phí
ngân sách nhà nước cấp hoặc cấp trên cấp và từ các nguồn kinh phí do nhà nước
quy định như từ các khoản thu phí, lệ phí, thu từ hoạt động sản xuất kinh doanh,
dịch vụ, từ nguồn viện trợ, tài trợ, biếu, tặng, cho…theo nguyên tắc không bồi hoàn trực tiếp.
Thứ tư, Sản phẩm của các đơn vị sự nghiệp công lập là sản phẩm mang lại
lợi ích chung có tính bền vững, lâu dài cho xã hội. Sản phẩm, dịch vụ do hoạt
động sự nghiệp công lập tạo ra chủ yếu là những sản phẩm, dịch vụ có giá trị về
sức khỏe, tri thức, văn hóa, đạo đức, xã hội,…Đây là những sản phẩm vô hình và
có thể dùng chung cho nhiều người, cho nhiều đối tượng trên phạm vi rộng.
1.1.3. Phân loại đơn vị sự nghiệp công lập
Tùy thuộc quan điểm, cách tiếp cận hoặc do các yêu cầu của quản lý nhà
nước,… mà các đơn vị sự nghiệp công lập được phân chia theo các tiêu thức khác nhau [17].
a. Nếu phân loại theo lĩnh vực hoạt động: Đơn vị sự nghiệp công lập bao gồm:
- Đơn vị sự nghiệp công lập hoạt động trong lĩnh vực giáo dục đào tạo
bao gồm các cơ sở giáo dục công lập thuộc hệ thống giáo dục quốc dân như các
trường mầm non, tiểu học, trung học, các trung tâm kỹ thuật tổng hợp hướng
nghiệp, trường trung học chuyên nghiệp, trường cao đẳng, đại học, học viện,…
- Đơn vị sự nghiệp công lập hoạt động trong lĩnh vực văn hóa thông tin
nghệ thuật bao gồm các đoàn nghệ thuật, nhà văn hóa thông tin, bảo tàng, trung
tâm thông tin triển lãm, thư viện công cộng, đài phát thanh, truyền hình,…
- Đơn vị sự nghiệp công lập hoạt động trong lĩnh vực thể dục thể thao bao
gồm trung tâm huấn luyện thể dục thể thao, các câu lạc bộ thể dục thể thao,…
- Đơn vị sự nghiệp công lập hoạt động trong lĩnh vực kinh tế bao gồm các
viện tư vấn, thiết kế, quy hoạch đô thị, nông thôn; các trung tâm nghiên cứu
khoa học và ứng dụng về nông, lâm, ngư nghiệp, giao thông, công nghiệp, địa chính,…
- Đơn vị sự nghiệp công lập hoạt động trong lĩnh vực y tế bao gồm các cơ
sở khám chữa bệnh như các Bệnh viện, phòng khám, trung tâm y tế thuộc các
Bộ, ngành và địa phương; cơ sở khám chữa bệnh thuộc các viện nghiên cứu,
trường đào tạo y dược; các cơ sở điều dưỡng, phục hồi chức năng, các trung tâm
truyền thông giáo dục sức khỏe,…
b. Nếu phân loại theo chủ thể quản lý thì đơn vị sự nghiệp công lập: Đơn vị sự
nghiệp công lập bao gồm:
- Đơn vị sự nghiệp công lập do Trung ương quản lý, bao gồm: Đài truyền
hình Việt Nam, các BV, trường học do Trung ương quản lý, …;
- Đơn vị sự nghiệp công lập do địa phương quản lý, bao gồm: Đài truyền
hình tỉnh, thành phố, các BV, trường học do địa phương quản lý,…;
c. Nếu phân loại theo tính chất công cộng hay cá nhân của dịch vụ cung cấp:
Đơn vị sự nghiệp công lập bao gồm:
- Đơn vị sự nghiệp cung cấp dịch vụ công cộng thuần túy
- Đơn vị sự nghiệp cung cấp các dịch vụ công cộng có tính chất cá nhân
d. Nếu phân loại theo quan điểm về thực hiện quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm
về tài chính đối với các đơn vị sự nghiệp công lập tại Nghị định 43/2006/CP
ngày 25/4/2006 của Chính phủ: Đơn vị sự nghiệp công lập bao gồm:
- Đơn vị có nguồn thu sự nghiệp tự bảo đảm toàn bộ chi phí hoạt động
thường xuyên (gọi tắt là đơn vị sự nghiệp tự bảo đảm chi phí hoạt động) là các
đơn vị có nguồn thu từ hoạt động sự nghiệp luôn ổn định nên bảo đảm được toàn
bộ chi phí hoạt động thường xuyên. NSNN không phải cấp kinh phí cho hoạt
động thường xuyên của đơn vị.
- Đơn vị có nguồn thu sự nghiệp tự bảo đảm một phần chi phí hoạt động
thường xuyên, phần còn lại được NSNN cấp (gọi tắt là đơn vị sự nghiệp tự bảo
đảm một phần chi phí hoạt động). Đây là những đơn vị có nguồn thu từ hoạt
động sự nghiệp nhưng chưa tự trang trải toàn bộ chi phí hoạt động thường
xuyên, NSNN phải cấp một phần chi phí hoạt động thường xuyên của đơn vị.
- Đơn vị có nguồn thu sự nghiệp thấp, đơn vị sự nghiệp không có nguồn
thu, kinh phí hoạt động thường xuyên theo chức năng, nhiệm vụ do NSNN bảo
đảm toàn bộ kinh phí hoạt động (gọi tắt là đơn vị sự nghiệp do NSNN bảo đảm
toàn bộ chi phí hoạt động).
Tuy nhiên, theo Nghị định 85/2012/CP ngày 15/10/2012 của Chính phủ về
cơ chế hoạt động, cơ chế tài chính đối với các đơn vị sự nghiệp y tế và giá dịch
vụ khám bệnh, chữa bệnh của các cơ sở khám bệnh, chữa bệnh công lập, các
đơn vị sự nghiệp y tế công lập bao gồm:
+ Nhóm 1: Đơn vị có nguồn thu sự nghiệp tự bảo đảm được toàn bộ kinh
phí kinh phí hoạt động thường xuyên và kinh phí đầu tư phát triển.
+ Nhóm 2: Đơn vị có nguồn thu sự nghiệp tự bảo đảm được toàn bộ kinh
phí hoạt động thường xuyên.
+ Nhóm 3: Đơn vị có nguồn thu sự nghiệp tự bảo đảm một phần kinh phí
hoạt động thường xuyên.
+ Nhóm 4: Đơn vị có nguồn thu sự nghiệp thấp hoặc không có nguồn thu,
kinh phí hoạt động thường xuyên theo chức năng, nhiệm vụ được giao do NSNNbảo đảm toàn bộ.
1.2. Hệ th>ng thông tin kế toán trong đơn vO sự nghiệp công lập
1.2.1. Khái niệm về hệ thống thông tin kế toán
Hệ thống thông tin kế toán là một cấu trúc mà một doanh nghiệp sử dụng
để thu thập, lưu trữ, quản lý, xử lý, truy xuất và báo cáo dữ liệu tài chính của
mình để nó có thể được sử dụng bởi kế toán, chuyên gia tư vấn, nhà phân tích
kinh doanh, người quản lý, giám đốc tài chính (CFOs), kiểm toán viên, nhà quản lý và cơ quan thuế.
Các kế toán viên được đào tạo chuyên sâu làm việc chuyên sâu với
HTTTKT để đảm bảo mức độ chính xác cao nhất trong các giao dịch tài chính
và lưu trữ tài chính của công ty, cũng như làm cho dữ liệu tài chính dễ dàng có
sẵn cho những ai cần có quyền truy cập hợp pháp – tất cả trong khi vẫn giữ
nguyên dữ liệu và bảo mật.
Thành phần hệ thống thông tin kế toán
Hệ thống thông tin kế toán thường bao gồm sáu thành phần chính: con
người, thủ tục và hướng dẫn, dữ liệu, phần mềm, cơ sở hạ tầng công nghệ thông
tin và kiểm soát nội bộ. Hãy xem từng thành phần một cách chi tiết. + Con người
Những người trong HTTTKT đơn giản là người dùng hệ thống. Các chuyên
gia có thể cần sử dụng HTTTKT của một tổ chức bao gồm kế toán, tư vấn, nhà
phân tích kinh doanh, người quản lý, giám đốc tài chính và kiểm toán viên.
HTTTKT giúp các phòng ban khác nhau trong một công ty làm việc cùng nhau.
Với HTTTKT được thiết kế tốt, tất cả mọi người trong một tổ chức được
ủy quyền làm như vậy có thể truy cập cùng một hệ thống và nhận được thông tin
tương tự. HTTTKT cũng đơn giản hóa việc nhận thông tin cho những người bên
ngoài tổ chức, khi cần thiết.
HTTTKT nên được thiết kế để đáp ứng nhu cầu của những người sẽ sử
dụng nó. Hệ thống cũng nên dễ sử dụng và cần cải thiện, không gây trở ngại, hiệu quả.
+ Thủ tục và hướng dẫn
Thủ tục và hướng dẫn của HTTTKT là các phương thức mà nó sử dụng để
thu thập, lưu trữ, truy xuất và xử lý dữ liệu. Những phương pháp này đều là thủ
công và tự động. Dữ liệu có thể đến từ cả hai nguồn nội bộ (ví dụ: nhân viên) và
các nguồn bên ngoài (ví dụ: các đơn đặt hàng trực tuyến của khách hàng).
Các thủ tục và hướng dẫn sẽ được mã hóa thành phần mềm HTTTKT –
chúng cũng phải được ‘mã hóa’ thành nhân viên thông qua tài liệu và đào tạo. Để
có hiệu quả, các thủ tục và hướng dẫn phải được tuân thủ một cách nhất quán. + Dữ liệu
Để lưu trữ thông tin, HTTTKT phải có cấu trúc cơ sở dữ liệu như ngôn
ngữ truy vấn có cấu trúc (SQL), một ngôn ngữ máy tính thường được sử dụng
cho cơ sở dữ liệu. HTTTKT cũng sẽ cần nhiều màn hình đầu vào khác nhau cho
các loại người dùng hệ thống và nhập dữ liệu, cũng như các định dạng đầu ra
khác nhau để đáp ứng nhu cầu của người dùng khác nhau và các loại thông tin khác nhau.
Dữ liệu chứa trong HTTTKT là tất cả các thông tin tài chính phù hợp với
thực tiễn kinh doanh của tổ chức. Bất kỳ dữ liệu kinh doanh nào tác động đến tài
chính của công ty đều phải đi vào HTTTKT.
1.2.2. Vai trò và yêu cầu của hệ thống thông tin kế toán trong đơn vị.
- Hệ thống thông tin kế toán đóng vai trò to lớn nhằm giải quyết những
khó khăn trên và tạo cầu nối giữa hệ thống quản trị và hệ thống tác nghiệp cho
các tổ chức, doanh nghiệp. Vai trò chủ yếu của HTTTKT là thu thập và lưu trữ
các thông tin kinh tế tài chính cho tổ chức, doanh nghiệp; Thống kê, tổng hợp,
xử lý thông tin nhằm đưa ra các báo cáo cần thiết cho lãnh đạo tổ chức, doanh
nghiệp. HTTTKT giảm chi phí trong lưu trữ và xử lý các thông tin tác nghiệp
của doanh nghiệp, đồng thời, giảm thời gian và các sai sót trong lưu trữ và xử lý
các thông tin tác nghiệp nhằm góp phần nâng cao hiệu quả và thúc đẩy nhanh
quá trình phát triển của tổ chức, doanh nghiệp.
1.2.2.1 Vai trò của hệ thống thông tin kế toán
HTTTKT rất quan trọng cho tất cả các tổ chức, và có lẽ mỗi tổ chức lợi
nhuận hay phi lợi nhuận theo định hướng cần phải duy trì HTTTKT. Lợi ích của
HTTTKT có thể được đánh giá bởi các tác động của nó đối với việc cải thiện
quá trình ra quyết định thực hiện, chất lượng của thông tin kế toán, đánh giá hiệu
suất, kiểm soát nội bộ và tạo điều kiện cho các giao dịch của đơn vị .
Như vậy, có thể nói, vai trò của HTTTKT là công cụ quản lý, giám sát,
phân tích và cung cấp thông tin hữu ích cho nhiều đối tượng quan tâm (thể hiện
ở sơ đồ 1.3). Tuy nhiên, trong luận văn tác giả tập trung vào ba nhóm đối tượng
sử dụng thông tin kế toán lớn nhất, trực tiếp nhất đó là nhà quản lý, các nhà đầu
tư, giám sát Nhà nước. Từ đó, có thể chỉ ra vai trò của HTTTKT trên các khía cạnh sau:
Thứ nhất, HTTTKT phục vụ cho các nhà quản lý kinh tế: HTTTKT tạo
điều kiện cho quá trình hoạt động kinh doanh và hỗ trợ các nhà quản lý trong
việc ra quyết định bằng cách cung cấp các thông tin thiết yếu mà các nhà quản
lý có thể sử dụng để lập kế hoạch và kiểm soát các hoạt động của đơn vị. Quá
trình ra quyết định là vấn đề lớn mà được rất nhiều sự chú ý của người quản lý
và chiếm một phần lớn trong các hoạt động của họ. Nó được kết hợp chặt chẽ
với các chức năng lập kế hoạch, bởi vì các hoạt động của kế hoạch chính là để
đưa ra quyết định. Các quyết định được phân theo ba mức độ mà tại đó các
quyết định được thực hiện :
- Quyết định chiến lược: là các quyết định do các nhà quản lý cấp cao
nhất trong đơn vị thực hiện, có trách nhiệm lập kế hoạch dài hạn và các mục tiêu
tổng thể của đơn vị. Quá trình ra các quyết định chiến lược được hỗ trợ bởi
HTTTKT thông qua các báo cáo tài chính, cung cấp các thông tin tổng quát về
tình hình tài chính kinh tế, kết quả hoạt động kinh doanh của đơn vị, qua đó các
nhà quản lý cấp cao có thể hoạch định chiến lược hoạt động cho cả đơn vị.
- Quyết định quản lý: là các quyết định chức năng được thực hiện bởi các
nhà quản lý cấp trung để tìm kiếm nguồn lực và tổ chức sử dụng các nguồn lực
một cách hiệu quả để đạt được mục tiêu của đơn vị. Quá trình ra các quyết định
quản lý được hỗ trợ thông qua hệ thống dự toán và các báo cáo quản trị như báo
cáo trách nhiệm. Các thông tin do HTTTKT cung cấp giúp nhà quản lý xem xét,
đánh giá việc huy động và sử dụng nguồn lực của đơn vị sao cho đạt hiệu quả,
hiệu năng, đáp ứng được các mục tiêu của tổ chức.
- Quyết định hoạt động: là các quyết định được thực hiện bởi các nhà
quản lý và các bộ phận tại cấp hoạt động thông qua HTTTKT trong việc xử lý
các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày nhằm cung cấp những thông tin đa
dạng, chi tiết và chính xác để hỗ trợ các bộ phận này thực hiện các mục tiêu ngắn hạn của đơn vị.
Thứ hai, HTTTKT phục vụ cho các nhà đầu tư: Thông tin kế toán được
trình bày dưới dạng các báo cáo kế toán là những thông tin hết sức tổng quát,
phản ánh một cách tổng hợp và toàn diện nhất về tình hình tài sản, nguồn vốn,
tình hình hoạt động kinh doanh của BV. Thông tin do HTTTKT cung cấp là căn
cứ quan trọng để tính ra các chỉ tiêu kinh tế khác nhằm đánh giá hiệu quả sử
dụng vốn, hiệu quả các quá trình KCB của BV, đồng thời là căn cứ quan trọng
trong việc phân tích, nghiên cứu, phát triển những khả năng tiềm tàng và dự báo
xu hướng phát triển trong tương lai của DN. Từ đó, các nhà đầu tư nắm được
hiệu quả của một thời kỳ kinh doanh và tình hình tài chính của DN và đưa ra các
quyết định có nên đầu tư hay không và cũng biết được DN đã sử dụng số vốn
đầu tư đó như thế nào (Đặng Thị Thúy Hằng) [18].
Thứ ba, HTTTKT phục vụ quản lý giám sát của Nhà nước: Qua kiểm tra,
tổng hợp các số liệu kế toán, Nhà nước nắm được tình hình chi phí, lợi nhuận
của các đơn vị. Từ đó đề ra các chính sách về đầu tư, thu thuế thích hợp cũng
như hoạch định các chính sách, soạn thảo luật lệ và thực hiện các chức năng kiểm soát vĩ mô.
1.2.2.2 Yêu cầu của HTTTKT trong bệnh viện
Như vậy, một HTTTKT được coi là thành công nếu nó đáp ứng được hết các yêu cầu cơ bản sau:
- Thông tin cung cấp phải có liên quan và phù hợp: Thông tin được cho là
có liên quan nếu nó ảnh hưởng đến các quyết định. Để có ích trong quá trình ra
quyết định, thông tin phải có giá trị trong việc dự đoán và giá trị trong việc phản
hồi. Thông tin kế toán liên quan giúp người sử dụng không chỉ có những dự
đoán về kết quả của quá khứ, hiện tại mà cả sự kiện tương lai của đơn vị.
- Thông tin cung cấp phải tin cậy và kịp thời: Để có ích, thông tin phải
đáng tin cậy cũng như liên quan. Thông tin phải được tin tưởng và phụ thuộc
vào người sử dụng cho một mục đích nhất định. Trong hệ thống thông tin kế
toán, sai sót và gian lận là hai nguyên nhân chính dẫn đến thông tin cung cấp
không đáng tin cậy. Chính vì vậy, một hệ thống thông tin kế toán thành công
phải có hệ thống kiểm soát nội bộ tương xứng nhằm chống và phát hiện các sai
sót và gian lận. Để đảm bảo độ tin cậy của thông tin, thông tin kế toán phải được
trình bày trung thực, chính xác, đầy đủ, khách quan và kiểm chứng được.
Thông tin được coi là cung cấp kịp thời nếu người sử dụng có được thông
tin ngay khi họ cần để ra quyết định.
- Thông tin cung cấp phải so sánh được và nhất quán: Chất lượng thông
tin cho phép người dùng có thể xác định những thay đổi trong các hiện tượng
kinh tế trong một kỳ của một đơn vị, hoặc giữa hai hay nhiều đơn vị với nhau.
So sánh giúp cho người lãnh đạo doanh nghiệp có thể xem xét đơn vị của họ
hoạt động như thế nào so với các đối thủ cạnh tranh. Báo cáo kế toán sẽ so sánh
giữa các đơn vị để xác định điểm tương đồng và khác biệt. Để có thể so sánh
được, báo cáo kế toán phải nhất quán về thời gian lập, đơn vị đo lường sử dụng
và các tiêu chuẩn của báo cáo.
- Thông tin kế toán phải dễ hiểu và thuận tiện cho người sử dụng: Các
thông tin kế toán phải có chất lượng và có ý nghĩa kinh tế cho người sử dụng.
Người sử dụng thông tin như các cổ đông, các nhà đầu tư, tổ chức tín dụng… là
người có kiến thức kinh tế, nhưng sự hiểu biết về kế toán không sâu. Do vậy,
thông tin kế toán phải đơn giản, dễ hiểu, không quá phức tạp để người sử dụng
có thể sử dụng nó có hiệu quả nhất.
1.2.3 Nội dung hệ thống thông tin kế toán
Tiếp cận HTTTKT theo tiến trình xử lý thông tin, nhiều tác giả cho rằng
HTTTKT bao gồm 3 quá trình: thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin. Theo quan
điểm của tác giả, HTTTKT bao gồm 4 quá trình: thu nhận, xử lý, cung cấp và
kiểm soát thông tin. Để HTTTKT thực sự có hiệu quả, cung cấp những thông tin
có chất lượng, hữu ích cho các đối tượng sử dụng thì nội dung kiểm soát thông
tin đầu ra cũng vô cùng quan trọng, không thể thiếu. Mỗi quá trình có các chức
năng khác nhau trong tiến trình xử lý thông tin nhưng chúng có mối liên hệ mật
thiết với nhau và đều vì mục tiêu chung của hệ thống. Kiểm soát thông tin Nhu cầu Thu nhận Xử lý Cung cấp thông tin thông tin thông tin thông tin Chứng từ, Tài khoản, Báo cáo tài liệu kế sổ sách kế kế toán toán toán
Sơ đồ 1.1: Quy trình hệ th>ng thông tin kế toán
(Nguồn : Tác giả tổng hợp dựa trên kết quả nghiên cứu)
Mô hình Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP):
Đây là mô hình hiện nay được các đơn vị đang tiếp cận và triển khai áp
dụng. Trong phạm vi luận văn của mình, tác giả cũng đi sâu vào nghiên cứu mô
hình ERP (Enterprise resource planning), từ đó làm căn cứ để hướng đến áp
dụng trong các đơn vị mà tác giả nghiên cứu.
Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) phát triển cùng
phương pháp quản lý kinh doanh và các nguồn lực doanh nghiệp. ERP có thể
được diễn tả khác nhau tùy theo những góc độ khác nhau. Hệ thống ERP là một
phương thức quản lý dùng giải pháp kỹ thuật và tổ chức để giúp đơn vị gia tăng
và làm gọn nhẹ một cách hiệu quả xử lý kinh doanh nội bộ, nó tác động thay đổi
qui trình quản lý, ảnh hưởng cả chiến lược, tổ chức và văn hóa của đơn vị. Theo
quan điểm hệ thống thông tin, hệ thống ERP là các gói phần mềm cho phép đơn
vị tự động và tích hợp phần lớn các xử lý kinh doanh, chia sẻ dữ liệu chung cho
các hoạt động toàn đơn vị, tạo ra và cho phép truy cập thông tin trong môi trường thời gian thực.
Như vậy, mô hình ERP là một mô hình hệ thống thông tin cho phép đơn
vị tự động hóa và tích hợp các quy trình kinh doanh quan trọng của nó. ERP phá
vỡ rào cản chức năng của mô hình truyền thống bằng việc chia sẻ dữ liệu, lưu
chuyển thông tin, và cung cấp những thông tin về hoạt động kinh doanh chung
giữa tất cả người dùng của tổ chức.
1.2.3.1 Quá trình thu nhậ n thông tin kếế toán
a. Nộ i dung thông tin thu nh ận
Tùy thuộc vào đặc điểm hoạt động sự nghiệp của đơn vị mà quá trình thu
nhận thông tin có thể khác nhau. Hay nói cách khác, nội dung thông tin quyết
định quá trình thu nhận thông tin. Có thể khái quát nội dung thông tin cần thu
nhận trong một đơn vị kế toán ở góc độ chung nhất bao gồm: thông tin quá khứ và thông tin tương lai.
- Thông tin quá khứ (thông tin thực hiện): là nguồn thông tin được thu
nhận từ những sự kiện kinh tế đã phát sinh trong quá trình hoạt động của đơn vị
như tình hình sử dụng vật tư, hoá chất, thuốc men, tài sản, máy móc, chi phí,…
hoặc những thông tin có được từ việc phân tích, tổng hợp, đánh giá dựa trên
những dữ liệu có sẵn như năng lực hoạt động của máy móc thiết bị, trình độ
chuyên môn của các bác sỹ, hiệu quả hoạt động sự nghiệp của các bộ phận
phòng ban… Những thông tin này phát sinh tại bộ phận kế toán và các bộ phận
phòng ban chức năng, khoa phòng khám chữa bệnh... Thông tin thực hiện là cơ
sở để tiến hành phân loại, tổng hợp, lập báo cáo kế toán. Bên cạnh đó, thông tin
thực hiện được thu thập sẽ được tổng hợp, phân loại, đánh giá và so sánh với
thông tin kế hoạch hay thông tin dự toán để tìm ra những chênh lệch, sai sót,
nhằm đánh giá hiệu quả hoạt động của từng bộ phận. Thông tin thực hiện còn là
cơ sở để lập dự toán, đánh giá, kiểm soát mọi hoạt động trong đơn vị.
- Thông tin tương lai (thông tin dự báo): là nguồn thông tin mà kế toán có
được thông qua chức năng dự đoán của KTQT như định mức chi phí, dự toán về
tình hình phát sinh chi phí, doanh thu; các chỉ tiêu kế hoạch KCB… Thông tin
tương lai còn được ghi nhận thông qua các bộ phận chức năng của đơn vị nhằm
có được thông tin dự đoán tương lai về tình hình hoạt động sự nghiệp của đơn vị
như thông tin về đầu tư trang thiết bị; thông tin chính sách của BHXH, thông tin
về chính sách cấp ngân sách của nhà nước, thông tin về thay đổi giá thuốc và các
hóa chất xét nghiệm... trong tương lai ngắn hạn và dài hạn. Thông tin tương lai có
thể có những sai lệch nhất định so với thực tế, nhưng nó là những dự báo quan
trọng giúp đơn vị nhận định được kết quả có thể có trong tương lai, từ đó giúp nhà
quản trị đơn vị đánh giá kiểm soát nguồn lực và hoạt động của mình, chủ động
hơn và đưa ra các quyết định nhanh chóng trong từng tình huống cụ thể.
Nguồn thông tin quá khứ và nguồn thông tin tương lai là nguồn thông tin
đầu vào của quá trình hoạt động của HTTTKT. Đó là toàn bộ dữ liệu phục vụ
cho việc xử lý thông tin kế toán trong hệ thống, nhằm cung cấp thông tin cho
các đối tượng sử dụng và giúp cho việc ra quyết định của nhà quản lý. Để
HTTTKT đạt hiệu quả cao thì quá trình thu nhận thông tin phải đảm bảo các yêu
cầu sau: thích hợp, đầy đủ, rõ ràng, chính xác và đáng tin cậy.
Trong môi trường ứng dụng phần mềm ERP, các thông tin thu thập về
hoạt động sự nghiệp không chỉ liên quan đến thông tin kế toán tài chính mà còn
cả những thông tin không tài chính. Ví dụ, khi bệnh nhân tới nhập viện thì ngoài
những thông tin về bệnh nhân, thuốc men, hóa chất xét nghiệm, thời gian điều
trị….. thì còn có cả những thông tin liên quan đến nghiệp vụ thanh toán như thời
gian, người mua dịch vụ, người sử dụng dịch vụ, hay cả sự hài lòng của bệnh
nhân và người nhà bệnh nhân khi sử dụng dịch vụ khám chữa bệnh. b. Phươ ng tiệ n thu nh ậ n thông tin kếế toán
Với những nội dung thông tin thu nhận khác nhau nên cách thức thu nhận
thông tin cũng khác nhau. Thông tin kế toán được ghi nhận thông qua các chứng
từ kế toán, được sử dụng để phản ánh các giao dịch xảy ra bên trong và bên
ngoài đơn vị như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hóa
đơn… Chứng từ là phương tiện minh chứng tính hợp pháp của nghiệp vụ và là
phương tiện thông tin về kết quả của nghiệp vụ. Chứng từ đóng vai trò quan
trọng trong quá trình thu nhận thông tin đầu vào của hệ thống. Vì vậy, đơn vị
cần thiết lập hệ thống chứng từ đảm bảo phù hợp với các nhân tố tác động đến
HTTTKT, đồng thời cần phải bảo đảm yêu cầu chính xác, kịp thời và tính hợp
lệ, hợp pháp của chứng từ để có thể thu nhận thông tin một cách đầy đủ nhất cho HTTTKT trong đơn vị.
Phương tiện thu nhận thông tin kế toán chủ yếu bằng hai loại: chứng từ
giấy hoặc các chứng từ điện tử.
- Chứng từ giấy: được sử dụng trong đơn vị lập chứng từ thủ công nhưng
có sự hỗ trợ của phần mềm kế toán. Quá trình thu nhận thông tin kế toán được
tiến hành bằng cách ghi chép thủ công lên chứng từ giấy, sau đó nhập bằng tay
vào hệ thống tùy theo đặc điểm của từng phần mềm cụ thể. Các dữ liệu sau khi
được nhập vào phần mềm sẽ được lưu trữ vào cơ sở dữ liệu máy tính dưới dạng các tệp, các file.
- Chứng từ điện tử: được áp dụng trong điều kiện ứng dụng CNTT, đơn vị
có sử dụng phần mềm quản lý tổng thể. Quá trình thu nhận thông tin kế toán có
sự kế thừa thông tin khi đã được nhập từ các bộ phận khác do sử dụng một cơ sở
dữ liệu chung. Chứng từ điện tử được lập dựa vào dữ liệu của các bộ phận tiếp
nhận tài liệu nguồn và được chuyển trong hệ thống bằng hệ thống mạng nội bộ
của đơn vị. Chứng từ điện tử vẫn đảm bảo tính pháp lý như chứng từ giấy do
thông tin thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa mà không bị thay đổi
trong quá trình truyền qua mạng máy tính, mạng viễn thông hoặc trên vật mang
tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán. Chứng từ điện tử được quản lý
như tài liệu kế toán ở dạng nguyên bản mà nó được tạo ra, gửi đi hoặc nhận
nhưng phải có đủ thiết bị phù hợp để sử dụng.
Chứng từ kế toán là nguồn thông tin rất quan trọng trong mỗi HTTTKT.
Mỗi đơn vị cần phải xác định các danh mục chứng từ sử dụng phù hợp với đặc
điểm hoạt động và nhu cầu quản lý của đơn vị. Khi xác định hệ thống chứng từ kế
toán phục vụ cho quá trình thu nhận thông tin kế toán phải căn cứ vào hệ thống
chứng từ kế toán mẫu đã được Nhà nước ban hành áp dụng cho các đơn vị, mẫu
nào phù hợp thì đem áp dụng. Hệ thống chứng từ kế toán phải phù hợp cho đơn vị
cả về mặt nội dung và hình thức.
Đối với quá trình thu nhận thông tin kế toán phục vụ KTQT, đơn vị có thể
thiết kế các mẫu chứng từ chi tiết phù hợp, phản ánh đầy đủ các yếu tố, nội dung
để phục vụ cho nhu cầu quản lý riêng nội bộ của đơn vị. Ngoài những thông tin
thể hiện trên chứng từ kế toán ra thì đối với KTQT, những thông tin kế toán còn
thể hiện trên những tài liệu do các bộ phận khác trong đơn vị cung cấp như những
bản định mức, dự toán sản xuất, các bảng chỉ tiêu kế hoạch thực hiện, tiến độ thực
hiện công việc… nhằm thực hiện chức năng lập kế hoạch và chức năng kiểm soát;
hay những thông tin từ môi trường bên ngoài từ các phía các cơ quan Nhà nước,
các tổ chức tín dụng, khách hàng, nhà cung cấp, các chuyên gia như thông tin về
thuế, bảo hiểm xã hội, lãi suất ngân hàng, thông tin về giá cả thị trường, chất
lượng sản phẩm, đối thủ cạnh tranh… cũng là những tài liệu đầu vào của quá
trình thu nhận thông tin phục vụ cho KTQT.
Chứng từ kế toán sau khi lập xong phải được chuyển tới bộ phận kế toán
liên quan để kiểm tra chứng từ, tức là xác định tính chính xác của thông tin
phản ánh trên chứng từ. Nội dung kiểm tra chứng từ bao gồm kiểm tra tính hợp
lệ, hợp pháp, hợp lý của chứng từ. Kiểm tra tính hợp lệ tức là kiểm tra các yếu
tố cơ bản và việc tuân thủ theo chế độ chứng từ do nhà nước ban hành. Kiểm
tra tính hợp pháp là kiểm tra chữ ký của các cá nhân và dấu của đơn vị tham
gia vào nghiệp vụ kinh tế. Kiểm tra tính hợp lý là kiểm tra nội dung, quy mô
của nghiệp vụ (số lượng, đơn giá, số tiền), thời gian, không gian và số thứ tự chứng từ đã lập.
Mỗi loại chứng từ có đặc điểm vị trí, vận động khác nhau, do đó cần phải
xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ đến từng bộ phận kế toán liên quan để
thuận tiện cho công tác ghi sổ kế toán. Khi xây dựng quy trình luân chuyển
chứng từ trong HTTTKT, phải căn cứ vào đặc điểm tổ chức quản lý, tổ chức sản
xuất, tổ chức bộ máy kế toán, tổ chức HTTTKT và yêu cầu quản lý trong đơn vị.
Chứng từ sau khi sử dụng xong cần phải được lưu trữ, bảo quản theo dúng quy định hiện hành.
Trong hệ thống ERP, các thông tin về hoạt động kinh tế phát sinh được
nhân viên kế toán thực hiện hoạt động đưa ngay vào hệ thống trong quá trình
hoạt động sự nghiệp. Các thông tin về hoạt động kinh tế này được lưu trữ
trong cơ sở dữ liệu chung của toàn đơn vị và nhân viên kế toán chỉ việc lấy
thông tin trong cơ sở dữ liệu này để xử lý. Điều này, giúp cho việc thu thập
thông tin được kịp thời và chính xác ngay tại nguồn. c. Bộ phậ n th ự c hi ệ n thu nh ậ n thông tin kếế toán
Việc thu nhận thông tin ban đầu được thực hiện do các bộ phận khác nhau
trong đơn vị, điều đó phụ thuộc vào cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của
các bộ phận, phòng ban và việc phân cấp trách nhiệm cho các bộ phận đó trong
đơn vị. Vì các giao dịch kinh tế có thể phát sinh ở tất các bộ phận khác nhau như
ở bộ phận hoạt động sự nghiệp, bộ phận hành chính, bộ phận kho, bộ phận kế
toán… và tất cả các bộ phận trong đơn vị đều có thể liên quan đến việc thực
hiện nghiệp vụ đó. Ví dụ như nghiệp vụ mua tài sản: bộ phận cung ứng lập
Phiếu yêu cầu mua tài sản gửi cho bộ phận như bộ phận hành chính, căn cứ vào
đó bộ phận hành chính lập Kế hoạch mua hàng; Kế hoạch mua tài sản sau khi
được ký duyệt ban lãnh đạo lập Đơn đặt hàng gửi cho nhà cung cấp; khi nhà
cung cấp chuyển tài sản và Phiếu giao hàng đến cho đơn vị, bộ phận kho nhận
tài sản và lập Phiếu nhập kho, đồng thời chuyển Hóa đơn GTGT cho bộ phận
hành chính làm căn cứ để lập phiếu Đề nghị thanh toán; bộ phận tài chính gửi bộ
chứng từ gồm Yêu cầu mua tài sản, Đơn đặt hàng, Hóa đơn GTGT, Đề nghị
thanh toán về cho bộ phận kế toán; bộ phận kho chuyển Phiếu nhập kho đến bộ
phận kế toán; bộ phận kế toán kiểm tra chứng từ và thực hiện các công việc tiếp
theo. Như vậy, việc thu nhận thông tin ban đầu không hoàn toàn do bộ phận kế
toán thực hiện, mà bộ phận kế toán đôi khi chỉ là bộ phận tiếp nhận thông tin từ
các bộ phận khác hoặc kiểm tra thông tin đó để tạo cơ sở dữ liệu cho hệ thống.
Bên cạnh đó, quá trình thu nhận thông tin kế toán còn phụ thuộc vào tổ
chức bộ máy kế toán và phương tiện kỹ thuật ứng dụng. Với các hình thức tổ
chức bộ máy kế toán khác nhau (tập trung, phân tán, vừa tập trung vừa phân tán)
thì thông tin có thể được thực hiện thu nhận ở nội bộ phòng kế toán hay ở cả bộ
phận kế toán cấp dưới và bộ phận kế toán cấp trên. Trong điều kiện đơn vị có
ứng dụng phương tiện kỹ thuật thì quá trình thu nhận thông tin sẽ được kiểm
soát chặt chẽ hơn về các hoạt động như khai báo, nhập liệu, thêm, chỉnh sửa, xóa
và phân quyền truy cập đối với người sử dụng.
1.2.3.2. Quá trình x lý thông tin k ử ếế toán
Tùy thuộc vào nội dung thông tin, nhu cầu thông tin của các đối tượng sử
dụng thông tin cũng như các nhân tố khác tác động đến HTTTKT, quá trình hệ
thống hóa và xử lý thông tin kế toán được thực hiện bằng các phương pháp và
phương tiện khác nhau căn cứ vào những mục tiêu nhất định.
a. Yếu cầầu và m ục tiếu xử lý thông tin kếế toán
Yêu cầu xử lý thông tin kế toán
Thông tin kế toán cung cấp cho các đối tượng sử dụng là thông tin hữu
ích, giúp họ đưa ra được các quyết định kinh tế và có biện pháp quản lý thích
hợp. Vì vậy, việc hệ thống hóa và xử lý thông tin kế toán là công việc quan trọng
trong toàn bộ quy trình kế toán. Do đó, phải đảm bảo các yêu cầu sau:
- Phải hệ thống hóa và xử lý được toàn bộ thông tin về quá trình hoạt động
ở đơn vị, nghĩa là phải ghi chép đầy đủ, kịp thời toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế
phát sinh được phản ánh ở các chứng từ kế toán vào các tài khoản kế toán.
- Phải hệ thống hóa và xử lý toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo
các chỉ tiêu kinh tế tài chính tổng hợp, phản ánh trên các báo cáo kế toán (BCTC
và báo cáo kế toán quản trị) phục vụ cho công tác quản lý .
- Phải hệ thống hóa và xử lý toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo
các chỉ tiêu kinh tế tài chính tổng hợp phục vụ cho yêu cầu quản lý.
- Trong quá trình hệ thống hóa và xử lý thông tin kế toán cần tuân thủ
Luật kế toán, các Nguyên tắc kế toán, các Chuẩn mực kế toán và Chế độ kế
toán, tài chính đã ban hành.
Mục tiêu xử lý thông tin kế toán
Ở đây, tác giả đưa ra mục tiêu xử lý thông tin kế toán trong đơn vị bao
gồm: xử lý thông tin KTTC và xử lý thông tin KTQT.
- Xử lý thông tin KTTC: Thông tin KTTC là những thông tin có tính
chất bắt buộc theo quy định của Nhà nước. Do đó, xử lý thông tin KTTC bao gồm các mục tiêu sau:
+ Thông tin được xử lý chủ yếu là thông tin quá khứ, là thông tin về các
nghiệp vụ kinh tế đã xảy ra liên quan đến biến động tài sản, nguồn vốn, kết quả
hoạt động sự nghiệp của đơn vị.
+ Thông tin KTTC sau được xử lý là những thông tin mang tính tổng
hợp, biểu hiện bằng các chỉ tiêu giá trị tiền tệ ghi sổ và được phản ánh trên BCKT của đơn vị.
+ Thông tin được xử lý chủ yếu đáp ứng nhu cầu thông tin cho các đối tượng
ở bên ngoài đơn vị như: Các nhà đầu tư, Nhà nước, ngân hàng, nhà cung cấp…
- Xử lý thông tin KTQT: Xuất phát từ yêu cầu quản trị đơn vị mà việc xử
lý thông tin KTQT bao gồm các mục tiêu sau:
+ Thông tin được xử lý là những thông tin về các hoạt động diễn ra của
đơn vị. Từ đó, đơn vị có thể xây dựng các mô hình dự báo về kết quả hoạt
động sự nghiệp của đơn vị, phân tích những biến động, chênh lệch để tìm ra
nguyên nhân giúp nhà quản trị đưa ra các quyết định cụ thể. Việc xử lý thông
tin kế toán chủ yếu căn cứ vào chức năng của KTQT.
+ Thông tin sau khi được xử lý thường là những thông tin chi tiết phục vụ
cho công tác dự báo và hoạch định tài chính của đơn vị, biểu hiện bằng các chỉ tiêu trên báo cáo KTQT.
+ Thông tin được xử lý chủ yếu phục vụ cho các bên trong đơn vị: các nhà
quản lý, ban giám đốc, ban lãnh đạo… để kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện và ra quyết định.
b. Ph ươ ng tiệ n xử lý thông tin kếế toán Xử lý thông tin KTTC
Xuất phát từ nhu cầu sử dụng thông tin KTTC của đơn vị, HTTTKT xử lý
thông tin KTTC theo yêu cầu và các mục tiêu cụ thể đã trình bày ở trên:
Xử lý thông tin qua hệ thống tài khoản kế toán
TKKT là phương pháp dùng để phân loại các đối tượng kế toán để phản
ánh, kiểm tra và cung cấp thông tin một cách thường xuyên, liên tục và có hệ
thống về tình hình hiện có và sự biến động của từng đối tượng mà kế toán theo
dõi (tài sản, nguồn vốn và các quá trình hoạt động sự nghiệp). Các đối tượng kế
toán gồm đối tượng tổng hợp và đối tượng chi tiết. Vì vậy, cần phải có hệ thống
TKKT gồm các tài khoản tổng hợp và chi tiết để phản ánh đầy đủ các đối tượng
kế toán riêng biệt nhưng có liên quan chặt chẽ với nhau. Việc xác định hệ thống
TKKT cho phù hợp với từng đơn vị là điều kiện cần thiết để hệ thống hóa được
thông tin theo yêu cầu quản lý của đơn vị và phụ thuộc chuẩn mực và chế độ kế
toán quy định ở mỗi quốc gia.
Phân loại thông tin KTTC được thực hiện dựa trên phân loại các đối
tượng kế toán. Do đó, mỗi đơn vị tiến hành xây dựng hệ thống TKKT thống nhất
để hệ thống hóa thông tin kế toán tài chính. Trong bảng hệ thống TKKT thống
nhất do Bộ tài chính ban hành mới nhất đã liệt kế tất cả các TKKT cấp 1 và cấp
2 cần thiết để sử dụng trong mỗi đơn vị. Tại đây đã quy định thống nhất về loại
tài khoản, số lượng tài khoản, kí hiệu và tên gọi cùng với nội dung ghi chép trên
mỗi tài khoản để các đơn vị áp dụng. Trên cơ sở đó, Nhà nước có thể quản lý
công tác kế toán, kiểm tra tình hình chấp hành chế độ kế toán của các đơn vị.
Mục đích cơ bản của việc xây dựng hệ thống TKKT là hướng tới việc hệ
thống hóa thông tin về tình hình hiện có và sự vận động của các đối tượng kế
toán trong đơn vị. Khi xây dựng hệ thống TKKT cần phải quan tâm đến các tài
khoản có đáp ứng được yêu cầu hệ thống hóa và cung cấp thông tin tổng quát và
thông tin chi tiết phục vụ cho công tác quản lý hay không. Vì vậy, để đạt được
mục đích trên, việc xây dựng hệ thống TKKT cần đảm bảo cáo yêu cầu sau:
- Hệ thống TKKT phải đảm bảo đơn giản, dễ làm, dễ kiểm soát, tiện lợi
cho công tác kế toán của đơn vị.
- Hệ thống TKKT phải đảm bảo việc ghi chép của kế toán tuân theo đúng
nguyên tắc, CMKT, đồng thời đảm bảo việc ghi chép chi tiết phục vụ yêu cầu quản trị đơn vị.
- Hệ thống TKKT phải đảm bảo thuận lợi cho việc mã hóa các TKKT
tổng hợp và chi tiết khi đơn vị áp dụng các phương tiện kỹ thuật hiện đại để
thuận tiện cho việc hạch toán và quản lý.
- Hệ thống TKKT phải đảm bảo cho việc tổng hợp cung cấp thông tin cho
người sử dụng, cũng như phục vụ cho công tác kiểm tra, kiểm soát của đơn vị.
Hệ thống TKKT được xem là “xương sống” của hệ thống kế toán, đảm
bảo cho việc xử lý số liệu và cung cấp thông tin hữu ích cho người sử dụng. Do
đó, khi xây dựng hệ thống TKKT, DN cần đảm bảo các nguyên tắc sau:
- Hệ thống TKKT phải được xây dựng trên cơ sở hệ thống TKKT do Bộ tài
chính ban hành. Các đơn vị không được phép xây dựng hệ thống TKKT riêng mà
chỉ căn cứ vào hệ thống TKKT quy định trong chế độ kế toán để xác định danh
mục các TKKT cần sử dụng cho đơn vị mình. Số TK tổng hợp (cấp 1) đã được
xác định như một khung cứng, đơn vị không được tự ý mở thêm TK tổng hợp.
- Hệ thống TKKT phải đảm bảo nguyên tắc chi tiết hóa, nghĩa là khi có
cần thiết đơn vị có thể tự mở thêm các tài khoản chi tiết phục vụ yêu cầu quản lý
để theo dõi chi tiết từng đối tượng kế toán phục vụ cho quản trị đơn vị.
- Hệ thống TKKT phải đảm bảo cung cấp thông tin khách quan để cung
cấp thông tin cho người sử dụng bên trong và bên khoài đơn vị. Mỗi đối tượng
sử dụng thông tin của đơn vị có mục đích khác nhau. Đối với các đối tượng bên
ngoài đơn vị, họ cần những thông tin tổng quát về tình hình tài chính, khả năng
sinh lời, khả năng thanh toán thông qua các BCTC được thiết lập trên cơ sở các
chỉ tiêu được ghi nhận từ thông tin của tài khoản KTTC cung cấp.
Xử lý thông tin qua hệ thống sổ sách kế toán
Hệ thống sổ sách kế toán là phương tiện vật chất của HTTTKT, được xây
dựng theo mẫu nhất định dùng để ghi chép, hệ thống hóa thông tin về các hoạt
động kinh tế tài chính trên cơ sở số liệu của các chứng từ kế toán theo đúng
phương pháp kế toán nhằm cung cấp thông tin có hệ thống phục vụ công tác
quản lý các hoạt động kinh tế tài chính trong đơn vị. Việc xây dựng hệ thống sổ
sách kế toán trong đơn vị cần đảm bảo những yêu cầu sau:
- Sổ kế toán xây dựng phải đảm bảo có kết cấu khoa học, hợp lý, đảm bảo
đầy đủ các yếu tố như ngày, tháng ghi sổ, số hiệu và ngày, tháng của chứng từ
được ghi sổ, số tiền ghi sổ… nhằm đảm bảo tính pháp lý của việc ghi sổ, làm cơ
sở cho việc kiểm tra, kiểm soát khi cần thiết.
- Sổ kế toán xây dựng phải phù hợp với quy mô và đặc điểm của đơn vị để
đáp ứng yêu cầu cung cấp thông tin phục vụ cho quản lý đơn vị cũng như yêu
cầu kiểm tra của các cơ quan nhà nước có liên quan.
Đối với xử lý thông tin KTTC, căn cứ vào đặc điểm hoạt động kinh
doanh, quy mô tổ chức, khối lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tính chất phức
tạp của các hoạt động kinh tế tài chính và yêu cầu quản lý của đơn vị mà các
mẫu sổ kế toán được xây dựng sao cho phù hợp với đơn vị nhưng phải đảm bảo
cung cấp thông tin về giao dịch kinh tế một cách minh bạch, đầy đủ, rõ ràng, dễ
kiểm tra, dễ đối chiếu.
Sổ kế toán có nhiều loại với đặc trưng khách nhau. Mỗi cách phân loại
sổ kế toán đều có ý nghĩa thực tiễn trong công tác kế toán, có thể phân loại theo các tiêu thức sau:
- Theo nội dung kinh tế phản ánh, sổ kế toán được chia thành các nhóm:
sổ theo dõi thuốc, hóa chết xét nghiệm; sổ tài sản cố định; sổ tổng hợp chi phí;
sổ quyết toán toán BHXH… Mỗi nhóm này đều bao gồm các sổ kế toán tổng
hợp và sổ kế toán chi tiết.
- Theo mức độ phản ánh, sổ kế toán được chia làm hai loại: sổ kế toán
tổng hợp và sổ kế toán chi tiết. Sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép kế toán
tổng hợp, hệ thống hóa thông tin theo các chỉ tiêu kinh tế, tài chính tổng hợp. Sổ
kế toán chi tiết dùng để ghi chép kế toán chi tiết nhằm cụ thể hóa các chỉ tiêu
kinh tế, tài chính tổng hợp, phục vụ cho yêu cầu quản lý chi tiết.
- Theo tính chất hệ thống hóa phản ánh, sổ kế toán được chia làm hai loại:
sổ nhật ký và sổ cái. Sổ nhật ký là loại sổ hệ thống các nghiệp vụ kinh tế theo
thứ tự thời gian. Sổ cái là loại sổ hệ thống các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo
từng đối tượng hạch toán. Từ hai loại sổ cơ bản này có thể xây dựng sổ liên hợp
trong đó kết hợp cả phần nhật ký và phần phân loại theo đối tượng.
Sổ kế toán mặc dù có nhiều loại, khác nhau về nội dung, kết cấu và
phương pháp ghi chép, nhưng chúng có mối liên hệ chặt chẽ với nhau trong việc
cung cấp số liệu và kiểm tra kết quả ghi chép.
Trong điều kiện ứng dụng CNTT, sổ kế toán phải được xây dựng phù hợp
với cơ chế hoạt động của máy tính, phần mềm kế toán nhằm đảm bảo việc ghi
nhận thông tin từ các chứng từ kế toán vào sổ kế toán của hình thức kế toán
máy. Theo chế độ kế toán hiện hành, các đơn vị có thể lựa chọn sử dụng các
mẫu sổ kế toán khác nhau không nhất thiết phải tuân theo một hình thức sổ nào,
điều này tạo điều kiện hết sức cho các đơn vị có thể vận dụng khai thác tối đa
các ứng dụng khi thiết kế các phần mềm kế toán. Xử lý thông tin KTQT
Quá trình xử lý thông tin KTQT, tác giả nghiên cứu chủ yếu dựa trên chức
năng của KTQT gắn với nhu cầu của các nhà quản trị:
Xử lý thông tin kế toán phục vụ chức năng lập kế hoạch
Trong giai đoạn này, việc xử lý thông tin chủ yếu tập trung vào phục vụ
lập dự toán đơn vị cho từng bộ phận và toàn đơn vị bao gồm tập hợp các dự toán
chi tiết cho các giai đoạn từ mua hàng, sản xuất đến tiêu thụ.
Dự toán có ý nghĩa quan trọng trong đơn vị: 1) Cụ thể hóa các kế hoạch
của đơn vị, cung cấp cho nhà quản trị những thông tin có hệ thống về kế hoạch
hoạt động sự nghiệp; 2) Là thông tin hữu ích để so sánh với kết quả thực hiện,
giúp nhà quản trị đánh giá được kết quả hoạt động của đơn vị; 3) Tạo tiền đề cho
hoạt động kiểm soát và hoạt động sự nghiệp diễn ra thuận lợi; 4) Đảm bảo kế
hoạch của từng bộ phận phù hợp với mục tiêu chung của đơn vị.
Từ những dữ liệu ban đầu sau khi thu thập, KTQT tiến hành tổng hợp lại
các dữ liệu, phân loại và sử dụng các phương pháp tính toán nhằm xác định hệ
thống dự toán. Trên cơ sở khối lượng thuốc và hóa chất, vật tư tiêu hao lập dự
toán tiêu thụ. Tất cả những dự toán trên làm căn cứ để nhà quản trị chuẩn bị
nguồn lực phục vụ cho hoạt động sự nghiệp theo đúng mục tiêu và kế hoạch.
đơn vị có thể lựa chọn phương pháp lập dự toán theo hai cách: dự toán tĩnh hoặc
dự toán linh hoạt. Dự toán tĩnh là dự toán được lập dựa trên mức độ hoạt động
cụ thể. Dự toán tĩnh không phù hợp trong việc phân tích và kiểm soát chi phí khi
so sánh giữa kết quả thực tế với dự toán, vì mức độ hoạt động thực tế thường
khác biệt so với mức độ hoạt động theo dự toán. Dự toán linh hoạt là dự toán
được xây dựng dựa trên nhiều mức độ hoạt động khác nhau, được sử dụng để
phân tích biến động chi phí, từ đó xác định các nhân tố gây ra biến động chi,
nhằm nâng cao hiệu quả kiểm soát chi.
Xử lý thông tin kế toán phục vụ chức năng tổ chức thực hiện
Thông tin được sử dụng để xử lý phục vụ chức năng tổ chức thực hiện là
thông tin quá khứ (thông tin thực hiện) được thu thập từ quá trình thu nhận
thông tin kế toán của hệ thống. Để xử lý thông tin thực hiện, hệ thống cũng sử
dụng các phương pháp như: phương pháp tính giá, phương pháp TKKT, phương
pháp ghi chép trên sổ sách kế toán tương tự như xử lý thông tin KTTC. Tuy
nhiên, xử lý thông tin KTQT bằng những phương pháp trên cũng có sự khác biệt
so với xử lý thông tin KTTC. Việc xử lý thông tin thực hiện trong KTQT giúp
nhà quản trị đánh giá được tình hình thực hiện hoạt động sự nghiệp, hiệu quả
của việc thực hiện các quyết định và đánh giá được mức độ kiểm soát các hoạt động của đơn vị.
- Xử lý thông tin kế toán bằng phương pháp TKKT: Xử lý thông tin
KTQT thực hiện dựa vào các đối tượng kế toán mang tính chi tiết cụ thể, phục
vụ cho công tác quản trị đơn vị theo những yêu cầu quản lý cụ thể. Do đó,
TKKT sử dụng chủ yếu là các tài khoản chi tiết được xây dựng dựa trên hệ
thống TKKT chung của đơn vị. Các đơn vị có thể mở các TK chi tiết cấp 2, 3,
4… ở mức độ cần thiết nhằm phục vụ cho công tác quản trị theo yêu cầu và
trình độ quản lý.. Khi thiết kế TKKT chi tiết phải đảm bảo đơn giản, tiện lợi cho
công tác kế toán. Đặc biệt, trong trường hợp đơn vị xử lý thông tin kế toán bằng
các phương tiện kỹ thuật thông tin hiện đại, cần phải mã hóa các TKKT tổng
hợp và chi tiết theo phương pháp nhất định để thuận tiện cho hạch toán và quản
lý, hệ thống hóa được thông tin kế toán chi tiết phục vụ cho quản trị đơn vị.
- Xử lý thông tin kế toán bằng phương pháp ghi chép trên sổ sách kế toán:
Đối với xử lý thông tin KTQT, sổ kế toán được thiết kế theo yêu cầu quản lý nội
bộ và theo từng chỉ tiêu cụ thể, đồng thời phù hợp với trang bị công nghệ xử lý
thông tin. Các chỉ tiêu phản ánh trên sổ phải đảm bảo cung cấp được những
thông tin chi tiết phục vụ cho việc lập báo cáo quản trị và phân tích thường
xuyên các chỉ tiêu kinh tế tài chính. Nhà quản trị cần những thông tin gì, chi tiết
đến mức độ nào thì phải được thể hiện ra trên mẫu sổ thiết kế, đồng thời cũng
phải phù hợp với mức độ chi tiết của TKKT và nội dung phản ánh trên chứng từ kế toán.
Xử lý thông tin kế toán phục vụ chức năng kiểm soát
Quá trình xử lý dữ liệu để cung cấp thông tin kiểm soát để thực hiện được
trước tiên đơn vị phải thiết lập các tiêu chuẩn kiểm soát. Tiêu chuẩn kiểm soát là
căn cứ để nhà quản trị tiến hành đánh giá và kiểm định đối tượng bị kiểm soát,
đó là những định mức, chuẩn mực, những kế hoạch cụ thể… Tùy thuộc vào đặc
tính của đối tượng kiểm soát mà tiêu chuẩn kiểm soát có thể được biểu hiện dưới
dạng định lượng hoặc định tính. Tiêu chuẩn kiểm soát định lượng như: định
mức, dự trù về số lượng thuốc, giá cả… Tiêu chuẩn kiểm soát định tính như: ý
thức trách nhiệm làm việc, tính kỷ luật trong đơn vị…
Để xử lý thông tin phục vụ hoạt động kiểm soát, KTQT thường sử dụng các phương pháp sau:
+ Phương pháp đo lường: là phương pháp dựa vào số liệu phản ánh kết
quả đã đạt được và có thể là những số liệu phản ánh dự đoán tương lai, được
trình bày dưới dạng bảng biểu, bảng liệt kê.
+ Phương pháp so sánh: là phương pháp dựa trên sự so sánh giữa kết quả
thực tế đạt được với những tiêu chuẩn kiểm soát đã đưa ra.
+ Phương pháp phân tích: là phương pháp dựa trên sự phân tích chênh
lệch giữa định mức, dự toán với tình hình thực hiện nhằm xác định nguyên nhân,
những nhân tố ảnh hưởng đến sự biến động của các chỉ tiêu để đề xuất giải pháp
cho phù hợp với mục tiêu.
+ Phương pháp kiểm soát thông qua các trung tâm trách nhiệm: Trung tâm
trách nhiệm là một bộ phận của một đơn vị mà trong đó nhà quản trị bộ phận đó
chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động của bộ phận mình với nhà quản trị cấp cao.
Hệ thống trung tâm trách nhiệm có chức năng thu thập và báo cáo các thông tin
liên quan đến trách nhiệm của nhà quản lý các cấp trong đơn vị. Mỗi trung tâm
trách nhiệm được quy định những nhiệm vụ và quyền hạn nhất định gắn với
những chỉ tiêu đánh giá cụ thể nhằm đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ của
các trung tâm trách nhiệm. Các loại trung tâm trách nhiệm bao gồm: trung tâm chi
phí, trung tâm doanh thu, trung tâm lợi nhuận, trung tâm đầu tư.
Xử lý thông tin kế toán phục vụ chức năng ra quyết định
Ra quyết định là nhiệm vụ quan trọng nhất của nhà quản trị, có ảnh
hưởng đến sự tồn tại và phát triển của đơn vị. Tất cả các quyết định dù lớn hay
nhỏ đều ảnh hưởng đến kết quả hoạt động sự nghiệp của đơn vị, bao gồm:
quyết định ngắn hạn và quyết định dài hạn.
Quyết định ngắn hạn là loại quyết định chỉ liên quan đến một kỳ kế toán
hay một thời gian ngắn. Quyết định ngắn hạn chủ yếu liên quan đến lợi nhuận
của đơn vị sẽ thu được trong năm hoặc dưới một năm. Để tăng lợi nhuận trong
ngắn hạn, nhà quản trị thường chú trọng đến năng lực hoạt động sự nghiệp hiện
có, mà ít quan tâm đến việc đầu tư, mua sắm trang bị thêm tài sản cố định để
tăng thêm năng lực hoạt động sự nghiệp, năng lực hoạt động. Do đó, KTQT sẽ
giúp các nhà quản lý xác định được phương án có khả năng sinh lời cao nhất
trong việc sử dụng năng lực hoạt động sự nghiệp hiện có.
Quyết định dài hạn là loại quyết định liên quan đến nhiều kỳ kế toán, có
liên quan đến lợi ích lâu dài trong tương lai của đơn vị. Các quyết định này chịu
ảnh hưởng bởi quy mô cũng như đặc điểm sự nghiệp của đơn vị, đồng thời đòi
hỏi lượng vốn đầu tư lớn, thời gian thu hồi vốn đầu tư phải qua nhiều năm nên
phải đối diện với vô số điều không chắc chắn, khó dự đoán và độ rủi ro cao.
Như vậy, quá trình xử lý thông tin KTTC và thông tin KTQT được thực
hiện bằng nhiều phương pháp. Để quá trình xử lý thông tin đảm bảo một cách
khoa học, chính xác, khách quan, phù hợp với mục tiêu xử lý cần xem xét
phương tiện xử lý thông tin kế toán trong các điều kiện cụ thể. Trong điều kiện
ứng dụng CNTT, kế toán cũng phải phân loại các dữ liệu thu thập được trên hệ
thống các TKKT và các sổ sách kế toán tổng hợp cũng như chi tiết, sau đó sử
dụng các phương pháp của kế toán nói chung để tiến hành xử lý thông tin kế
toán. Trong điều kiện đơn vị ứng dụng ERP, có sự hỗ trợ của các máy tính và
phần mềm kế toán ERP, tốc độ xử lý thông tin sẽ nhanh hơn. Do đó, để lập báo
cáo kế toán, hình thức kế toán máy không yêu cầu bất kỳ một sổ kế toán trung
gian nào, nó có thể lấy dữ liệu trực tiếp từ tệp chứa chứng từ gốc đã lưu trong
máy (chứng từ điện tử). Các sổ vào báo cáo kế toán nếu cần đều được in ra từ
máy với tư cách là sản phẩm đầu ra của HTTTKT. Sổ kế toán trong trường hợp
này không phải là cơ sở để lập báo cáo kế toán vì cả sổ và báo cáo kế toán là
ngang hàng khi đều được lập từ một nguồn dữ liệu chung là chứng từ điện tử.
Trong môi trường ERP, có nhiều phân hệ xử lý tự động tích hợp với nhau và
cùng dùng chung cơ sở dữ liệu, do đó đơn vị có thể áp dụng thêm nhiều phương
pháp xử lý và phân tích các thông tin thu thập được trong cơ sở dữ liệu.
Để thuận lợi cho quá trình xử lý thông tin và lưu trữ thông tin trong điều
kiện ứng dụng mô hình ERP, thì đơn vị nhất thiết phải thiết kế các mã kế toán để
đảm bảo cho quy trình xử lý thông tin được chính xác.
Mã kế toán là tập hợp các ký tự theo các nguyên tắc nhất định để mô tả
thông tin về đối tượng nghiên cứu. Các mã kế toán được thiết kế cho từng đối
tượng cụ thể, tùy theo quy mô yêu cầu quản lý của đơn vị để xác định số lượng
các mã, các ký tự được sử dụng để mã hóa, số lượng các ký tự trong một mã…
Các mã được đánh liên tục thường bao gồm cả phần chữ và phần số, mỗi mã chỉ
được sử dụng cho một đối tượng kế toán nhất định, không được đánh trùng mã
ký tự cho nhiều đối tượng kế toán khác nhau.
Có nhiều phương pháp mã hóa đối tượng như: Mã liên tiếp, mã phân cấp,
mã tự kiểm, mã gợi nhớ, mã cách khoảng,… Mỗi phương pháp đều có ưu,
nhược điểm riêng, tùy thuộc vào đặc điểm của đối tượng được mã hóa, đặc thù
của đơn vị cần lựa chọn phương pháp mã hóa sao cho phù hợp, góp phần kiểm
soát tốt thông tin trong đơn vị.
1.2.3.3. Bộ phận thực hiện xử lý thông tin kế toán
Thông tin kế toán sau khi thu nhận được thực hiện xử lý tại phòng kế
toán. Do đó, quá trình xử lý thông tin kế toán phụ thuộc vào mô hình tổ chức bộ
máy kế toán, trình độ đội ngũ nhân viên kế toán và phương tiện kỹ thuật ứng
dụng trong công tác kế toán. Với bộ máy kế toán hợp lý, gọn nhẹ là yếu tố quan
trọng trong việc xử lý, cung cấp thông tin một cách kịp thời, chính xác, đầy đủ,
hữu ích cho các đối tượng sử dụng thông tin. Đồng thời, đơn vị cần chú ý nâng
cao trình độ nghiệp vụ và kỹ năng chuyên môn của người kế toán viên sẽ làm
tăng hiệu quả của quá trình xử lý thông tin kế toán.
1.2.3.3. Quá trình cung cấp thông tin kế toán
Tùy thuộc vào nhu cầu thông tin của các đối tượng sử dụng cũng như các
nhân tố khác tác động đến HTTTKT trong đơn vị mà quá trình cung cấp thông
tin kế toán được thực hiện trên cơ sở xác định nội dung các thông tin cung cấp
và phương tiện cung cấp thông tin của hệ thống là gì.
a. Đối tượng sử dụng thông tin và nội dung thông tin được cung cấp
Để xác định nội dung thông tin được cung cấp, đơn vị cần xem xét trong mối
quan hệ giữa nội dung thông tin cung cấp với các đối tượng sử dụng thông tin. Tùy
thuộc vào nhu cầu sử dụng thông tin của các đối tượng bên trong và bên ngoài đơn
vị mà thông tin cung cấp của HTTTKT là thông tin KTTC hay thông tin KTQT.
Đối tượng sử dụng thông tin bên trong đơn vị
- Nhà quản trị cấp cao: là người quản lý cấp cao trong đơn vị, người thiết
lập đưa ra các quyết định chiến lược cho sự phát triển chung của đơn vị như
Tổng giám đốc, Phó giám đốc, ban lãnh đạo… Thông tin cung cấp cho những
đối tượng này là những thông tin khái quát chung toàn đơn vị, mang tính chất
chiến lược toàn đơn vị.
+ Ở giai đoạn lập kế hoạch: Thông tin cung cấp là những thông tin liên
quan đến chi phí, doanh thu dự kiến cho các phương án kinh doanh phục vụ cho
việc lập kế hoạch chiến lược của đơn vị; là thông tin dự toán về nguồn lực mà
đơn vị cần huy động để đạt được mục tiêu, chiến lược đặt ra của đơn vị.
+ Ở giai đoạn tổ chức thực hiện: Thông tin cung cấp chủ yếu là các thông
tin trên báo cáo tổng quát về chi phí thực hiện, doanh thu và hiệu quả khám chữa
bệnh của toàn đơn vị, có chi tiết đến từng bộ phận, từng bệnh nhân để nhà quản
trị có cái nhìn khái quát về kết quả của từng khoa, từ đó có chính sách điều
chỉnh chiến lược kinh doanh của đơn vị cũng như xác định trách nhiệm đối với
từng bộ phận trong đơn vị.
+ Ở giai đoạn kiểm tra, kiểm soát hoạt động: Thông tin cung cấp là những
thông tin về chênh lệch chi phí, doanh thu, kết quả khám chữa bệnh của toàn
đơn vị, các bộ phận giữa thực hiện so với kế hoạch ban đầu nhằm mục đích để
kiểm soát các hoạt động, xác định trách nhiệm nhà quản trị cấp trung gian, xây
dựng chiến lược phát triển tổng thể cũng như chi tiết cho từng khoa điều trị trong đơn vị.
- Nhà quản trị cấp trung gian: là người quản lý ở cấp giữa có thể có nhiều
cấp, đó là các trưởng phòng, trưởng khoa, phó khoa… Người quản lý vừa phải
kiểm soát lĩnh vực mà mình chuyên trách tại các bộ phận, vừa chịu trách nhiệm
báo cáo kết quả với nhà quản lý cấp cao. Người quản lý có nhiệm vụ chính là
đưa ra các quyết định chiến thuật, thực hiện các kế hoạch và chính sách của đơn
vị, phối hợp các hoạt động, các công việc để hoàn thành mục tiêu chung của
toàn đơn vị. Thông tin cung cấp cho những đối tượng này là những thông tin
tổng hợp liên quan đến các bộ phận thuộc phạm vi quản lý.
+ Ở giai đoạn lập kế hoạch: Thông tin cung cấp là những thông tin liên
quan đến dự toán về số hóa chất xét nghiêm, số lượng thuốc sử dụng, vật tư y tế,
chi phí phát sinh, doanh thu, kết quả tại bộ phận tại bộ phận mình phụ trách.
+ Ở giai đoạn thực hiện: Thông tin cung cấp chủ yếu là những thông tin
về tình hình thực hiện kế hoạch khám chữa bệnh trong kỳ, chi phí phát sinh,
hiệu quả kinh doanh của bộ phận mà mình quản lý.
+ Ở giai đoạn kiểm tra, kiểm soát hoạt động: Thông tin cung cấp là những
thông tin về chênh lệch chi phí, doanh thu, kết quả của đơn vị mình phụ trách và
chênh lệch chi phí ở các bộ phận trong đơn vị phụ trách để xác định trách nhiệm,
từ đó làm cơ sở để xây dựng kế hoạch thực hiện cho kỳ sau.
- Nhà quản trị cấp cơ sở: là người quản lý có nhiệm vụ đưa ra các quyết
định tác nghiệp nhằm đốc thúc, hướng dẫn, điều khiển nhân viên trong các công
việc khám chữa bệnh cụ thể hàng ngày.Ví dụ như : y tá trưởng, điều dưỡng
trưởng, phó khoa….. Người quản lý quan tâm đến tính hiệu quả của từng hoạt
động diễn ra tại thời điểm hiện tại của đơn vị.
+ Ở giai đoạn lập kế hoạch: Thông tin cung cấp là những thông tin liên
quan đến dự toán chi phí phát sinh ở bộ phận mình, đó là các bảng dự toán về số
lượng bệnh nhân nằm tại khoa, các chi phí phát sinh liên quan đến việc khám
chữa bệnh trong đơn vị.
+ Ở giai đoạn thực hiện: Thông tin cung cấp là những báo cáo khám chữa
bệnh được lập cho từng giai đoạn, từng loại bệnh nhân.
+ Ở giai đoạn kiểm tra, kiểm soát hoạt động: Thông tin cung cấp là
những phân tích chi phí biến động cho từng nội dung chi phí trong bộ phận sản xuất của đơn vị.
Đối tượng sử dụng thông tin bên ngoài đơn vị
Những đối tượng bên ngoài đơn vị có lợi ích trực tiếp và gián tiếp đối với
thông tin do HTTTKT cung cấp đó là: các nhà đầu tư, chủ nợ, những đối tác liên
doanh, nhà hoạch định chính sách, cơ quan quản lý Nhà nước, cơ quan thuế…
Thông tin cung cấp cho những đối tượng này là những thông tin về tình hình
hoạt động kinh doanh, tình hình tài chính của đơn vị bằng các chỉ tiêu tài chính
được thể hiện trên BCKT của đơn vị như: thông tin phản ánh về tình hình tài
sản, nguồn vốn của đơn vị; thông tin về doanh thu, chi phí, kết quả kinh doanh
của đơn vị; thông tin về lưu chuyển tiền và các thông tin giải trình, giải thích về
chính sách kế toán, phương pháp kế toán… Căn cứ vào thông tin kế toán cung
cấp, họ đánh giá được thực trạng và dự đoán tình hình hoạt động kinh doanh,
tình hình tài chính của đơn vị, từ đó đưa ra được những quyết định đầu tư, chính
sách lãi suất, cho vay, góp vốn nhiều hay ít… Đồng thời giúp cho các cơ quan
quản lý chức năng trong việc kiểm tra, giám sát tình hình hoạt động của đơn vị,
tình hình thực hiện chính sách, chế độ về quản lý kinh tế, tài chính của đơn vị.
b. Phương tiện cung cấp thông tin kế toán
Cung cấp thông tin trên BCKT
Về cơ bản, nó là một quá trình trong đó các dữ liệu đầu vào chuyển đổi
thành thông tin đầu ra. Giai đoạn xử lý dữ liệu đầu tiên bao gồm việc thu thập
dữ liệu về các sự kiện kinh doanh xảy ra. Sau khi thu thập dữ liệu đến giai
đoạn thứ hai của quá trình kế toán bao gồm các phân tích sự kiện kinh
doanh. Sau đó được ghi vào nhật ký và sổ cái đi kèm. Vào cuối kỳ kế toán,
trước khi chuẩn bị lập báo cáo tài chính cơ bản, cần phải kiểm tra độ chính
xác dữ liệu trong các sổ sách kế toán bằng cách tổng hợp cân đối số liệu kế
toán. Giai đoạn cuối cùng của quá trình kế toán là lập ra được báo cáo tài
chính. Thông tin trên BCKT cung cấp phải đáp ứng lợi ích của người sử
dụng thông tin kế toán khác nhau theo Sơ đồ 1.2
Thu thập dữ liệu về các sự kiện kinh tế ĐẦU VÀO Phân tích các sự kiện kinh tế Ghi vào sổ sách kế toán QUÁ TRÌNH Tổng hợp cân đối ĐẦU RA Lập BCKT
Người sử dụng thông tin
Sơ đồ 1.2: Quá trình kế toán
(Nguồn: Tác giả tổng hợp dựa trên kết quả nghiên cứu)
Thông tin KTTC chủ yếu cung cấp cho các đối tượng sử dụng bên ngoài
nên cần phải đảm bảo yêu cầu thích hợp, trung thực, hợp lý. Vì vậy, BCKT được
lập theo những khuôn mẫu nhất định, tuân theo quy định về mặt pháp lý của một
quốc gia. Theo Luật kế toán: “BCKT được lập theo chuẩn mực kế toán và chế
độ kế toán dùng để tổng hợp và thuyết minh về tình hình kinh tế, tài chính của
đơn vị kế toán”. BCKT là hệ thống báo cáo được lập trên cơ sở tuân thủ những
nguyên tắc có tính bắt buộc, mẫu biểu, thời hạn lập và gửi theo quy định chung
và được dùng để phục vụ cho các đối tượng bên trong và bên ngoài đơn vị phục
vụ cho việc ra quyết định kinh tế, tài chính. Thông tin trên BCKT là thông tin
quá khứ, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã thực hiện một cách khái
quát theo thước đo giá trị [25].
Theo quy định hiện hành, BCKT của đơn vị thuộc hoạt động kinh doanh bao gồm:
- Bảng cân đối tài khoản
- Tổng hợp tình hình kinh phí và quyết toán kinh phí đã sử dụng
- Báo cáo chi tiết kinh phí hoạt động
- Bảng đối chiếu dự toán kinh phí ngân sách tại kho bạc Nhà nước theo
hình thức rút dự toán tại KBNN
- Bảng đối chiếu tình hình tạm ứng và thanh toán tạm ứng kinh phí ngân
sách tại kho bạc Nhà nước;
- Bảng đối chiếu số dư tài khoản tiền gửi
- Báo cáo thu - chi hoạt động sự nghiệp và hoạt động SXKD
- Báo cáo tình hình tăng, giảm TSCĐ;
- Báo cáo số kinh phí chưa sử dụng đã quyết toán năm trước chuyển sang
(chỉ được lập ở các đơn vị công lập của tỉnh);
- Thuyết minh báo cáo tài chính.
Báo cáo kế toán là phương tiện cung cấp thông tin về tình hình tài chính,
kết quả kinh doanh và hoạt động của đơn vị cho người sử dụng. Việc lập các báo
cáo kế toán là khâu công việc cuối cùng của một quá trình công tác kế toán. Số
liệu trong báo cáo kế toán mang tính tổng quát, toàn diện tình hình tài sản, tình
hình cấp phát, tiếp nhận kinh phí của Nhà nước, tình hình thu, chi và kết quả hoạt
động sự nghiệp, hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ phục vụ cho việc kiểm
tra, kiểm soát các khoản chi; quản lý tài sản; tổng hợp phân tích, đánh giá các
hoạt động của đơn vị
Hiện nay, các đơn vị SNCL đều phải lập báo cáo kế toán theo quy định của
chế độ kế toán HCSN ban hành theo Thông tư 107/2017TT-BTC ngày
10/10/2017 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán
trong các đơn vị sự nghiệp công lập bao gồm hai nội dung cơ bản sau:
Một là, tổ chức hệ thống báo cáo tài chính cung cấp thông tin cho các đối
tượng sử dụng bên ngoài đơn vị. Các báo cáo này thường là báo cáo bắt buộc,
được Nhà nước quản lý và ban hành các biểu mẫu thống nhất. Báo cáo tài chính
của các đơn vị sự nghiệp công lập được lập vào cuối quý, cuối năm và nộp cho
cơ quan chủ quản chậm nhất là 25 ngày sau khi kết thúc quý (đối với báo cáo tài
chính quý) và sau khi đã được chỉnh lý sửa đổi, bổ sung số liệu trong thời gian
chỉnh lý quyết toán theo quy định của pháp luật (đối với báo cáo tài chính năm).
Hai là, tổ chức hệ thống báo cáo kế toán phục vụ yêu cầu quản trị nội bộ và
điều hành hoạt động của đơn vị. Các báo cáo này phản ánh các chỉ tiêu kinh tế,
tài chính theo từng mặt cụ thể theo yêu cầu quản lý của đơn vị trong việc lập dự
toán, kiểm tra điều hành và ra quyết định. Ngoài ra, các báo cáo này còn có tác
dụng hỗ trợ nhà lãnh đạo đơn vị đánh giá được tình hình hoạt động, thực trạng
tài chính của đơn vị từ đó có định hướng đưa ra các giải pháp trong khâu tổ
chức, điều hành hoạt động của đơn vị một cách kịp thời, phù hợp với sự phát
triển của đơn vị. Đồng thời hệ thống báo cáo kế toán này cũng có ý nghĩa trong
việc củng cố và nâng cao chất lượng công tác hạch toán kế toán ở các bộ phận của đơn vị.
Cung cấp thông tin trên báo cáo KTQT
Thông tin kế toán sau khi được thu nhận, xử lý thông qua hệ thống chứng
từ, tài khoản, sổ sách kế toán sẽ được phản ánh trong báo cáo KTQT nhằm cung
cấp thông tin cần thiết cho nhà quản trị.
Báo cáo KTQT là sản phẩm cuối cùng của quy trình thực hiện công tác
KTQT trong đơn vị. Báo cáo KTQT là sự tổng hợp thông tin trên các tài khoản
sử dụng trong KTQT và là sự chi tiết hóa thông tin thu nhận theo các chỉ tiêu
phù hợp với nhu cầu thông tin của nhà quản trị trong quá trình quản trị đơn vị
(Phạm Quang) [24]. Chính vì vây, nội dung và hình thức của báo cáo KTQT
phải thể hiện được các chỉ tiêu mà nhà quản trị yêu cầu theo dõi, phân tích,
đánh giá. Báo cáo KTQT không có tính pháp lý và tính bắt buộc vì nó còn phụ
thuộc vào quy mô của đơn vị, đặc điểm hoạt động kinh doanh, trình độ nhận
thức của các cấp quản lý và yêu cầu quản lý cụ thể mà thiết kế hệ thống báo
cáo KTQT cho thích hợp để nâng cao hiệu quả trong việc cung cấp thông tin kế
toán. Do đó, việc xây dựng hệ thống báo cáo KTQT phải đảm bảo các yêu cầu sau:
- Hệ thống báo cáo KTQT xây dựng đảm bảo phù hợp với yêu cầu cung
cấp thông tin phục vụ quản lý nội bộ của từng đơn vị cụ thể.
- Hệ thống báo cáo KTQT phải đảm bảo cung cấp đầy đủ nội dung và
đảm bảo tính so sánh được của các thông tin phục vụ yêu cầu quản lý và ra
quyết định của đơn vị.
- Hệ thống báo cáo KTQT được thiết kế phải phù hợp với hệ thống BCKT
nhưng có thể thay đổi theo yêu cầu quản lý các cấp; các chỉ tiêu xây dựng phải
phù hợp với các chỉ tiêu kế hoạch, dự toán.
Như vậy, hệ thống báo cáo KTQT trong đơn vị phải được xây dựng phù
hợp với đối tượng sử dụng, nhu cầu sử dụng tại mỗi đơn vị và thông tin đó có
thể thay đổi theo yêu cầu quản trị các cấp.
Hệ thống báo cáo KTQT được thiết kế bao gồm các loại sau:
- Hệ thống báo cáo dự toán: là các báo cáo phục vụ cho chức năng lập kế
hoạch khám chữa bệnh của đơn vị, cung cấp thông tin định hướng, các chỉ tiêu
dự toán giúp đơn vị chuẩn bị các điều kiện đảm bảo và tổ chức triển khai hoạt
động. Đây cũng là cơ sở để đánh giá kết quả thực hiện. Bao gồm các báo cáo
như: báo cáo dự toán về tiêu thụ, báo cáo dự toán sản xuất, báo cáo dự toán chi
phí sản xuất kinh doanh, báo cáo dự toán thành phẩm tồn kho cuối kỳ…
- Hệ thống báo cáo thực hiện: cung cấp thông tin về tình hình thực hiện kế
hoạch của hoạt động kinh doanh của đơn vị. Đây là cơ sở để kiểm soát, đánh
giá, điều chỉnh tình hình thực hiện. Bao gồm các báo cáo như: báo cáo theo dõi
tình hình doanh thu, báo cáo sản xuất, báo cáo sản lượng tiêu thụ, báo cáo tình
chi phí, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.
- Hệ thống báo cáo kiểm soát, đánh giá tình hình thực hiện và ra quyết
định: là các báo cáo phản ánh các thông tin chênh lệch giữa thực hiện với dự
toán và nguyên nhân gây ra những chênh lệch đó để nhà quản trị đơn vị xác định
được nguyên nhân và kiểm soát, đánh giá tình hình thực hiện, cũng như tìm cách
khắc phục. Bao gồm các báo cáo như: báo cáo kiểm soát, báo cáo bộ phận, báo
cáo trung tâm trách nhiệm…Trên các báo cáo này thường thể hiện dưới dạng các
bảng so sánh giữa thực hiện với dự toán.
Báo cáo KTQT là công cụ cung cấp thông tin cho nhà quản trị các cấp
trong đơn vị. Căn cứ vào nhu cầu cụ thể của nhà quản trị mà các báo cáo này
được lập theo định kỳ hay thường xuyên nhằm đáp ứng yêu cầu thông tin phục
vụ quản trị đơn vị. Báo cáo lập theo định kỳ thường là những báo cáo cung cấp
thông tin về hiệu quả kinh doanh của các bộ phận, báo cáo phân tích biến động
chi phí và chênh lệch chi phí… ; Báo cáo lập thường xuyên gồm những báo cáo
cung cấp thông tin liên quan đến hiệu quả sản xuất, công suất hoạt động của
máy móc thiết bị, thông tin về mức tiêu hao nguồn nhân lực… được cập nhật và
cung cấp hàng ngày để có thể điều chỉnh kịp thời. Ngoài ra, trong một số trường
hợp cụ thể thông tin được cung cấp đột xuất cho nhà quản trị, ví dụ như thông
tin liên quan đến sự biến động bất ngờ trong đơn vị hoặc các thông tin liên quan
đến phương án kinh doanh mà nhà quản trị đang xem xét cần có thông tin ngay
để đưa ra quyết định lựa chọn.
HTTTKT trong điều kiện ứng dụng CNTT hỗ trợ cho việc xử lý và cung
cấp thông tin KTQT một cách hữu ích cho nhà quản trị trong việc ra quyết
định. Đối với việc sử dụng phần mềm, việc truyền tải cung cấp thông tin cho
nhà quản trị được nhanh chóng, kịp thời hơn, nội dung thông tin cung cấp đa
dạng, phong phú hơn giúp cho nhà quản trị đánh giá tình hình tài chính đơn vị
một cách tổng hợp, đầy đủ, toàn diện hơn.
1.2.3.4. Quá trình kiểm soát thông tin kế toán
Kiểm soát là một quy trình giám sát các hoạt động để đảm bảo rằng các
hoạt động này được thực hiện theo kế hoạch và chỉnh sửa các sai lệch quan
trọng. Theo Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 400: “Hệ thống kiểm soát nội
bộ là các qui định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng
và áp dụng nhằm bảo đảm cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các qui định, để
kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài
chính trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản
của đơn vị. Hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm môi trường kiểm soát, hệ thống
kế toán và các thủ tục kiểm soát”.
Theo quan điểm của COSO: Kiểm soát nội bộ là một quá trình bị chi phối
bởi người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị, được thiết lập
để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu sau đây: (1) Sự
hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động. (2) Sự tin cậy của báo cáo tài chính. (3) Sự
tuân thủ các luật lệ và quy định. Theo đó, hệ thống kiểm soát nội bộ gồm 5 bộ phận:
Môi trường kiểm soát: là những yếu tố của tổ chức ảnh hưởng đến hoạt
động của hệ thống kiểm soát nội bộ và là các yếu tố tạo ra một môi trường trong
đó toàn bộ thành viên của tổ chức có nhận thức được tầm quan trọng của hệ
thống kiểm soát nội bộ hay không.
Đánh giá rủi ro: được hiểu là hoạt động nhận dạng, phân tích và quản lý
các rủi ro đe dọa mục tiêu của tổ chức.
Hoạt động kiểm soát: là các biện pháp, quy trình, thủ tục kiểm soát đảm
bảo chỉ thị của ban lãnh đạo trong giảm thiểu rủi ro và tạo điều kiện cho tổ
chức đạt được mục tiêu đặt ra được thực thi nghiêm túc trong toàn tổ chức. Ví
dụ: kiểm soát phòng ngừa và phát hiện sự mất mát, thiệt hại của tài sản, kiểm
soát xem tổ chức có hoạt động theo đúng quy định mà tổ chức đã đề ra, theo
đúng các yêu cầu của pháp luật hiện hành hay không…
Hệ thống thông tin và truyền thông: cần được tổ chức để bảo đảm chính
xác, kịp thời, đầy đủ, tin cậy, dễ nắm bắt và đúng người có thẩm quyền.
Hệ thống giám sát và thẩm định: là quá trình theo dõi và đánh giá chất
lượng thực hiện việc kiểm soát nội bộ để đảm bảo nó được triển khai, được điều
chỉnh khi môi trường thay đổi, được cải thiện khi có khiếm khuyết.
Ở phương diện quản lý, kiểm soát hay kiểm soát nội bộ là công cụ cung
cấp một đảm bảo hợp lý giúp một tổ chức đạt được mục tiêu cũng như những
phản ứng hữu hiệu đối với các rủi ro xẩy ra trong quá trình quản lý. Kiểm soát là
việc kiểm tra để khẳng định mọi việc được thực hiện theo đúng kế hoạch hoặc
các chỉ dẫn và các nguyên tắc đã được thiết lập hay không, từ đó nhằm chỉ ra
các yếu kém và sai phạm cần phải điều chỉnh, đồng thời ngăn ngừa chúng không
được phép tái diễn . Kiểm soát là tổng hợp các phương sách để nắm lấy và điều
hành các đối tượng hoặc khách thể quản lý.
Với ý nghĩa như vậy, kiểm soát được hiểu theo nhiều hướng khác nhau,
chẳng hạn như cấp trên kiểm soát cấp dưới thông qua các biện pháp hoặc chính
sách cụ thể; đơn vị này kiểm soát đơn vị khác thông qua việc ảnh hưởng hoặc
chi phối đáng kể dựa trên quyền sở hữu và lợi ích tương ứng; nội bộ đơn vị kiểm
soát lẫn nhau thông qua nội quy và quy chế. Kiểm soát là quá trình đo lường,
đánh giá và tác động lên đối tượng kiểm soát nhằm đảm bảo mục tiêu, kế hoạch
của tổ chức được thực hiện một cách có hiệu quả. Kiểm soát là chức năng quan
trọng trong quản lý, được thực hiện tại các cấp độ và giai đoạn khác nhau trong
quản lý theo cách thức phù hợp với đối tượng quản lý nhằm đạt được mục tiêu
của tổ chức. Kiểm soát bao gồm việc đo lường, đánh giá đối tượng kiểm soát
nhằm đạt được hiệu quả trong quản lý. Kiểm soát thông tin là một yêu cầu tất
yếu để đảm bảo thông tin không bị sai lệch, thông tin không bị bóp méo. Để
kiểm soát thông tin cần thực hiện tổ chức kiểm soát thông tin phù hợp với đặc điểm của thông tin đó.
Như vậy, kiểm soát thông tin đóng vai trò quan trọng đối với các mặt hoạt
động của đơn vị, giúp cho thông tin cung cấp được hiệu quả hơn, thiết thực hơn
với nhà quản trị. Ngoài ra, kiểm soát có tác dụng rà soát quy trình hoạt động của
HTTTKT từ khâu thu nhận thông tin, xử lý và cung cấp thông tin làm cho quy
trình này được hoạt động nhuần nhuyễn liên tục, có sự phối hợp nhịp nhàng với
các bộ phận khác nhau trong đơn vị, tăng tính liên kết của HTTTKT, giúp giảm
thiểu chi phí cho quá trình thu thập và truyền tải thông tin.
Vai trò của HTTTKT trong việc ra các quyết định kinh tế, tài chính, quy
trình kiểm soát thông tin kế toán theo sơ đồ 1.3 sau: Kiểm soát Kiểm soát quá Kiểm soát đầu vào trình phân tích, đầu ra xử lý thông tin
Sơ đồ 1.3: Quy trình kiểm soát thông tin kế trong HTTTKT
(Nguồn : Tác giả tổng hợp dựa trên kết quả nghiên cứu)
- Kiểm soát đầu vào: phải đảm bảo rằng các thông tin thu thập một cách
đầy đủ, chính xác, ngăn chặn những thông tin đầu vào sai lầm, phản ánh trên các
chứng từ kế toán một cách phù hợp nhất. Đối với đơn vị sử dụng kế toán thủ
công thì đây chính là quá trình kiểm tra chứng từ, phân loại chứng từ và phản
ánh vào các sổ kế toán có liên quan. Đối với đơn vị sử dụng CNTT thì cần kiểm
soát quá trịnh nhập dữ liệu có chính xác không. Độ chính xác của việc nhập dữ
liệu trong quá trình kế toán là một điều kiện tiên quyết để tính chính xác của đầu
ra, tức là trong các báo cáo tài chính. Kiểm soát đầu vào phải đảm bảo các số
liệu phản ánh trên chứng từ kế toán có độ tin cậy, hợp pháp, hợp lệ. Đây là khâu
quan trọng nhằm đảm bảo tính chính xác của thông tin thu thập và nó ảnh hưởng
đến chất lượng thông tin kế toán sau này.
- Kiểm soát quá trình xử lý thông tin: Sau khi hoàn tất việc nhập dữ liệu,
thực hiện thủ tục phân loại, phân tích và xử lý dữ liệu. Khâu kiểm soát này nhằm
đảm bảo rằng các dữ liệu trong HTTTKT được phân tích, xử lý theo phương
pháp khoa học, phù hợp nhất với từng loại thông tin và phù hợp nhất mục đích
của thông tin cần cung cấp, đảm bảo các thông tin sau khi xử lý có hữu ích đối
với các nhà quản trị. Khi xử lý thông tin kế toán cũng cần phải lựa chọn trong
những thông tin đã được thu thập, ghi nhận những thông tin nào cần thiết cho
mục đích cung cấp thì tiến hành xử lý, những thông tin ghi nhận ban đầu không
phù hợp thì loại bỏ, tránh gây tình trạng nhiễu về thông tin kế toán.
- Kiểm soát đầu ra: Đầu ra từ hệ thống thông tin kế toán là cung cấp thông
tin cho người sử dụng thông qua các hình thức báo cáo kế toán. Các báo cáo tài
chính cung cấp thông tin về đơn vị cho mục đích quản lý, cũng như đối với
những người sử dụng nội bộ và bên ngoài. Vào cuối mỗi kỳ kế toán, báo cáo tài
chính trước khi được cung cấp cho người sử dụng, nó cần thiết được kiểm tra
với người có trách nhiệm về tính chính xác của các thông tin trong sổ sách kế
toán. Các kiểm soát viên phải đối chiếu, xem xét, tính toán lại các chỉ tiêu được
cung cấp, để đảm bảo các thông tin cung cấp là hữu ích nhất. Những thông tin
được trình bày trong các báo cáo phụ thuộc vào việc báo cáo đó dành cho người
dùng nội bộ hay bên ngoài. Các báo cáo phải đáp ứng được các mục tiêu mà họ
đã chuẩn bị, thông tin kế toán được cung cấp có liên quan cho việc ra quyết
định, lập kế hoạch và kiểm soát các quyết định trong đơn vị.
Theo tác giả, quá trình kiểm soát thông tin kế toán của hệ thống là quá
trình hướng đến việc kiểm soát chất lượng thông tin kế toán để cung cấp cho
những người sử dụng. Người sử dụng thông tin được coi là người đưa ra
quyết định tổng thể về lợi ích của bất kỳ thông tin mà họ nhận được. Chất
lượng thông tin kế toán được hiểu như là những thuộc tính làm cho những
thông tin trình bày trên các BCKT trở nên có thể hiểu được và hữu ích đối với
những người sử dụng thông tin. Chất lượng thông tin kế toán cung cấp phải
đảm bảo tính dễ hiểu; tính thích đáng; tính đáng tin cậy; tính hữu hiệu và tính
có thể so sánh được, khi cần có thể kiểm tra, xem xét, đối chiếu lại được.
Trong điều kiện ứng dụng mô hình phần mềm Minh Lộ, để kiểm soát chất
lượng thông tin kế toán, các đơn vị cần xác định các nhân tố ảnh hưởng đến
chất lượng thông tin kế toán của hệ thống.
1.3 Đặc điểm HTTTKT trong bệnh viện công lập
1.3.1 Nguồn tài chính tại bệnh viện công lập
Bệnh viện công là DVSN công lập hoạt động trong lĩnh vực y tế do cơ
quan có thẩm quyền của nhà nước thành lập, có nguồn tài chính để đảm bảo hoạt
động do ngân sách nhà nước ( NSNN) cấp hoặc có nguồn gốc từ ngân sách, do
đó việc tổ chức HTTTKT tại các bệnh viện công chịu sự chi phối của luật ngân
sách, chế độ kế toán hành chính sự nghiệp và nhất là cơ chế quản lý tài chính.
Do đó, nghiên cứu về HTTTKT trong các bệnh viện công phải gắn với đặc điểm
quản lý tài chính đối với bệnh viện công.
Từ năm 2006, các bệnh viện công bắt đầu thực hiện cơ chế tự chủ tài chính
theo tinh thần nghị định 43/2006/NĐ-CP Quy định quyền tự chủ tự chịu trách
nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy biên chế và tài chính đối với các
DVSN công lập. Hoạt động của các bệnh viện công phải vì mục tiêu lợi nhuận
trực tiếp nên về cơ bản nhà nước tổ chức duy trì và tài trợ cho các bệnh viện
công để cung cấp các dịch vụ y tế đến với tất cả người dân bằng việc cấp kinh
phí hoạt động cho các bệnh viện. Tuy nhiên, ngân sách nhà nước có hạn, nếu chỉ
dựa vào nguồn ngân sách nhà nước thì không thể đáp ứng được nhu cầu KCB
của nhân dân, không đảm bảo chất lượng khám chữa bệnh, nên nhà nước thực
hiện chính sách thu một phần viện phi. Bên cạnh đó, thực hiện cơ chế tự chủ tài
chính theo tinh thần nghị định 43/2006/NĐ-CP, ngoài kinh phí nhà nước cấp các
bệnh viện công có thể chủ động trong việc huy động trong các nguồn thu phí, lệ
phí các nguồn thu sự nghiệp khác và nguồn viện trợ, tài trợ, biếu tặng.
Muốn duy trì được hoạt động bình thường và phát triển, các đơn vị sự
nghiệp công lập cần được huy động các nguồn tài chính để đầu tư xây dựng cơ
sở vật chất, mua sắm trang thiết bị chuyên môn, trả lương cho viên chức và đội
ngũ cán bộ quản lý, nhân viên phục vụ,… Cụ thể nội dung các khoản thu chi như sau:
- Các khoản thu: Nguồn thu của đơn vị sự nghiệp công lập gồm các nguồn sau đây:
Các khoản kinh phí nằm trong dự toán đã được duyệt của năm ngân sách
trước nhưng chưa sử dụng được phép chuyển sang năm nay sử dụng tiếp. Nguồn
kinh phí cấp phát từ ngân sách nhà nước (NSNN) để thực hiện nhiệm vụ của đơn vị
bao gồm nhiệm vụ thường xuyên và nhiệm vụ đột xuất, kể cả nguồn viện trợ của
nước ngoài. Đây là nguồn thu mang tính truyền thống và có vai trò quan trọng
trong việc đảm bảo nguồn tài chính cho hoạt động của các đơn vị sự nghiệp.
Nguồn kinh phí ngân sách nhà nước cấp bao gồm: Kinh phí đảm bảo hoạt
động thường xuyên thực hiện chức năng, nhiệm vụ đối với đơn vị tự đảm bảo một
phần chi phí hoạt động; kinh phí thực hiện chương trình đào tạo bồi dưỡng cán bộ,
viên chức; kinh phí thực hiện các nhiệm vụ khoa học và công nghệ; kinh phí thực
hiện các chương trình mục tiêu quốc gia; kinh phí thực hiện các nhiệm vụ đột xuất
được cấp có thẩm quyền giao; vốn đầu tư xây dựng cơ bản; kinh phí khác, ...
Phần để lại từ số thu phí, lệ phí cho đơn vị sử dụng theo quy định của Nhà nước.
Các khoản thu từ hoạt động sản xuất kinh doanh: Các đơn vị sự nghiệp
được tận dụng cơ sở vật chất, nguồn nhân lực sẵn có để thực hiện cung cấp hàng
hóa, dịch cụ theo quy định của pháp luật. Lãi được chia từ các hoạt động liên
doanh liên kết, lãi tiền gửi ngân hàng.
Các khoản thu từ nhận viện trợ, biếu tặng, các khoản thu khác không phải
nộp ngân sách theo chế độ. Đây là những khoản thu không thường xuyên, không
dự tính trước được chính xác nhưng có tác dụng hỗ trợ đơn vị trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.
Các khoản huy động vốn từ các tổ chức tín dụng, vốn duy động từ các cá
nhân,...phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh mà đơn vị được phép thực hiện.
Nguồn vốn liên doanh liên kết của các tổ chức cá nhân trong và ngoài nước theo quy định.
- Các khoản chi, thực hiện theo quy định tại Điều 15 Nghị định số
43/2006/NĐ-CP ngày 25/4/2006 của Chính phủ, được hướng dẫn như sau: + Chi thường xuyên:
Chi hoạt động thường xuyên theo chức năng, nhiệm vụ được cấp có thẩm
quyền giao, gồm: Tiền lương; tiền công; các khoản phụ cấp lương; các khoản trích
nộp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn theo quy định hiện hành;
dịch vụ công cộng; văn phòng phẩm; các khoản chi nghiệp vụ; sửa chữa thường
xuyên tài sản cố định và các khoản chi khác theo chế độ quy định.
Chi hoạt động thường xuyên phục vụ cho công tác thu phí và lệ phí, gồm:
Tiền lương; tiền công; các khoản phụ cấp lương; các khoản trích nộp bảo hiểm xã
hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn theo quy định hiện hành cho số lao động
trực tiếp phục vụ công tác thu phí và lệ phí; các khoản chi nghiệp vụ chuyên môn;
sửa chữa thường xuyên tài sản cố định và các khoản chi khác theo chế độ quy
định phục vụ cho công tác thu phí và lệ phí.
Chi cho các hoạt động dịch vụ gồm: Tiền lương; tiền công; các khoản phụ
cấp lương; các khoản trích nộp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công
đoàn theo quy định hiện hành; nguyên, nhiên, vật liệu, lao vụ mua ngoài; khấu hao
tài sản cố định; sửa chữa tài sản cố định; chi trả lãi tiền vay, lãi tiền huy động
theo hình thức vay của cán bộ, viên chức; chi các khoản thuế phải nộp theo quy
định của pháp luật và các khoản chi khác (nếu có).
+ Chi không thường xuyên:
Chi không thường xuyên là các khoản chi cho mục đích đầu tư phát triển và
thực hiện những nhiệm vụ đột xuất được giao như chi thực hiện các nhiệm vụ
khoa học và công nghệ; chi thực hiện chương trình đào tạo bồi dưỡng cán bộ, viên
chức; chi thực hiện chương trình mục tiêu quốc gia.
Đây là những đặc điểm quan trọng quyết định các đơn vị sự nghiệp công
lập được phép huy động và sử dụng các nguồn huy động đó như thế nào, do vậy
nó sẽ tác động đến tổ chức công tác kế toán với mục đích thu thập, xử lý, theo
dõi, hệ thống hóa và báo cáo chi tiết, tổng hợp về từng đối tượng phục vụ quản
lý. Nó ảnh hưởng đến tổ chức lựa chọn và phương pháp ghi chép, tổng hợp vào
chứng từ kế toán, tài khoản kế toán, sổ kế toán và các chỉ tiêu trong báo cáo kế
toán liên quan đến các khoản thu từ chi tiết cụ thể đến tổng hợp toàn đơn vị. Bởi
vì, mỗi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh liên quan đến các khoản huy động,
kế toán đều ghi chép, xử lý, phản ánh và tổng hợp bằng các phương pháp của kế
toán nhằm cung cấp thông tin hữu ích cho nhà quản lý về đối tượng đó [5].
1.3.2. Quy trình quản lý tài chính tại bệnh viện công lập
Công tác quản lý tài chính tại bệnh viện công lập bao gồm ba khâu công việc:
Lập dự toán ngân sách trong phạm vi được cấp có thẩm quyền giao hàng năm; Tổ
chức chấp hành dự toán hàng năm theo chế độ, chính sách của Nhà nước; Quyết
toán ngân sách. Cụ thể nội dung chính của từng khâu công việc bao gồm [17], [21]: - Lập dự toán
Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ được cấp có thẩm quyền giao, nhiệm vụ
của năm kế hoạch, chế độ định mức chi ngân sách, hướng dẫn, thông báo về dự
toán ngân sách của cấp có thẩm quyền, các đơn vị lập dự toán theo quy định kèm
theo thuyết minh cơ sở tính toán chi tiết từng nội dung và nhiệm vụ thu chi của
đơn vị theo từng nguồn kinh phí. Lập dự toán ngân sách là quá trình phân tích,
đánh giá giữa khả năng và nhu cầu các nguồn tài chính để xây dựng các chỉ tiêu
thu, chi ngân sách hàng năm một cách đúng đắn, có căn cứ khoa học và thực
tiễn. Có hai phương pháp lập dự toán thường được sử dụng là phương pháp lập
dự toán trên cơ sở quá khứ và phương pháp lập dự toán không dựa trên cơ sở
quá khứ. Mỗi phương pháp lập dự toán trên có những đặc điểm riêng cùng những
ưu, nhược điểm và điều kiện vận dụng khác nhau.
Phương pháp lập dự toán trên cơ sở quá khứ là phương pháp xác định các
chỉ tiêu trong dự toán dựa vào kết quả hoạt động thực tế của kỳ liền trước và
điều chỉnh theo tỷ lệ tăng trưởng và tỷ lệ lạm phát dự kiến.
Phương pháp lập dự toán không dựa trên cơ sở quá khứ là phương pháp
xác định các chỉ tiêu trong dự toán dựa vào nhiệm vụ, mục tiêu hoạt động trong
năm kế hoạch, phù hợp với điều kiện cụ thể hiện có của đơn vị chứ không dựa
trên kết quả hoạt động thực tế của năm trước.
Trong điều kiện cụ thể ở các đơn vị sự nghiệp công lập của Việt Nam hiện
nay, theo tác giả phương pháp lập dự toán trên cơ sở quá khứ là phương pháp sẽ
mang lại nhiều thuận lợi hơn trong quá trình thực hiện..
Khi lập dự toán ngân sách, các đơn vị sự nghiệp công lập phải phản ánh
đầy đủ các khoản thu, chi theo đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức do cơ quan có
thẩm quyền ban hành, kể cả các khoản thu, chi từ nguồn viện trợ và các khoản
vay, theo đúng mẫu biểu, thời gian theo đúng quy định và lập chi tiết theo mục
lục NSNN. Dự toán ngân sách của các đơn vị sự nghiệp công lập được gửi đúng
thời hạn đến các cơ quan chức năng theo quy định. - Chấp hành dự toán
Chấp hành dự toán là quá trình sử dụng tổng hợp các biện pháp kinh tế tài
chính, hành chính nhằm biến các chỉ tiêu thu, chi ghi trong dự toán ngân sách
của đơn vị thành hiện thực. Các đơn vị sự nghiệp công lập chủ động tổ chức
triển khai thực hiện dựa trên cơ sở dự toán ngân sách được giao. Để theo dõi quá
trình chấp hành dự toán ngân sách, các đơn vị sự nghiệp công lập cần tiến hành
tổ chức công tác kế toán từ khâu chứng từ, tài khoản, sổ và báo cáo để theo dõi
chi tiết, cụ thể từng nguồn thu, từng khoản chi, quản lý quỹ lương, các quỹ và
quản lý tài sản của đơn vị.
+ Quá trình chấp hành dự toán thu: Khi chấp hành dự toán thu các đơn vị
sự nghiệp phải thu đúng, thu đủ, coi trọng công bằng xã hội, đảm bảo thực hiện
nghiêm túc các chính sách thu do cơ quan có thẩm quyền ban hành. Cấp có thẩm
quyền phải tiến hành quản lý nhằm kiểm soát các đơn vị sử dụng các nguồn thu
đúng mục đích, hiệu quả và tiết kiệm. Muốn vậy các đơn vị phải tổ chức công
tác kế toán khoa học từ việc tổ chức hệ thống chứng từ ghi nhận các khoản thu,
ghi chép, tổng hợp trên hệ thống sổ kế toán và định kỳ thiết lập các báo cáo phản ánh nguồn thu.
+ Quá trình chấp hành dự toán chi: Thước đo các khoản chi của đơn vị có
chấp hành đúng dự toán hay không chính là quy chế chi tiêu nội bộ. Quy chế chi
tiêu nội bộ là căn cứ để Thủ trưởng đơn vị điều hành việc sử dụng và quyết toán
kinh phí từ nguồn NSNN cấp cho hoạt động thường xuyên và nguồn thu sự
nghiệp của đơn vị, là cơ sở pháp lý để KBNN kiểm soát chi. Đối với quản lý chi,
các đơn vị sự nghiệp công lập phải quản lý một cách có hiệu quả và tiết kiệm,
bởi vì nguồn lực luôn có giới hạn nhưng nhu cầu sử dụng không có giới hạn.
Hoạt động sự nghiệp diễn ra trên phạm vi rộng, đa dạng và phức tạp dẫn đến
nhu cầu chi luôn gia tăng với tốc độ nhanh chóng trong khi khả năng huy động
nguồn thu có hạn nên tiết kiệm để đạt hiệu quả trong quản lý tài chính là vấn đề
vô cùng quan trọng. Do đó việc phải tính toán sao cho với chi phí thấp nhất
nhưng vẫn đạt hiệu quả cao nhất là vấn đề quan tâm hàng đầu của quản lý tài
chính. Muốn vậy các đơn vị sự nghiệp công lập phải sử dụng đồng thời nhiều
biện pháp khác nhau, trong đó có tổ chức vận dụng hệ thống phương pháp kế
toán để thu thập, ghi nhận, xử lý và cung cấp thông tin kịp thời các khoản chi
theo từng nội dung chi, từng nhóm chi, mục chi và thường xuyên tổ chức phân
tích, đánh giá, tổng kết rút kinh nghiệm, trên cơ sở đó đề ra biện pháp tăng cường quản lý chi. - Quyết toán thu - chi
Quyết toán thu - chi ngân sách là quá trình kiểm tra, tổng hợp số liệu về tình
hình chấp hành dự toán trong kỳ và là cơ sở để phân tích, đánh giá kết quả chấp
hành dự toán từ đó rút ra những bài học kinh nghiệm cho các kỳ tiếp theo. Như vậy,
công việc cuối cùng của chu trình quản lý tài chính là khâu quyết toán thu-chi.
Báo cáo quyết toán NSNN được lập trên cơ sở số liệu phải chính xác,
trung thực, nội dung phải theo đúng các nội dung ghi dự toán được duyệt và
phải báo cáo quyết toán chi mục lục NSNN.
Đơn vị phải đảm bảo số liệu cân đối và khớp đúng với số liệu của cơ quan
tài chính và KBNN cả về tổng số và chi tiết, sau đó mới tiến hành lập báo cáo
quyết toán năm. Báo cáo quyết toán năm của đơn vị dự toán cấp dưới gửi đến
đơn vị cấp trên bao gồm Bảng cân đối tài khoản năm, Báo cáo thuyết minh quyết
toán năm, Báo cáo quyết toán năm trước khi gửi các cơ quan có thẩm quyền để
xét duyệt hoặc tổng hợp và phải có xác nhận của KBNN đồng cấp.
Bảng 2.1: Bảng quy trình quản lý tài chính tại các bệnh viện công Đơn vO liên quan Bệnh
Cơ quan chủ quản (Bộ Kho bạc nhà viện
Y tế/ Sở Y tế/ Bộ khác) nước
Các bước công việc công 1.Lập dự toán (1)
2.Xét duyệt, giao dự toán (2)
3a. Chấp hành dự toán (3a)
3b. Kiểm soát hoạt động thu chi (3b) 4. Lập quyết toán (4)
5. Duyệt quyết toán (5)
Ba bước công việc trong quy trình quản lý tài chính luôn có quan hệ mật
thiết với nhau và có ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả sử dụng các nguồn lực
nhằm giúp cho đơn vị hoàn thành tốt các chức năng, nhiệm vụ được giao.
1.3.3. Cơ chế quản lý tài chính tại bệnh viện công lập
Hiện nay, cơ chế tự chủ tài chính là một trong những phương thức của cơ
chế quản lý tài chính tại các đơn vị sự nghiệp công lập, bởi vì với cơ chế mới này
sẽ góp phần xây dựng hành lang pháp lý cho quá trình tạo lập, sử dụng nguồn tài
chính trong các đơn vị sự nghiệp công lập được chính xác, khoa học và minh
bạch hơn. Nên việc xác định cơ chế tài chính có ảnh hưởng rất lớn đến tổ chức
công tác kế toán của bệnh viện công lập.
Đối với đơn vị sự nghiệp công lập nói chung, căn cứ vào Nghị định
43/2006/NĐ-CP của Chính phủ. Theo đó, quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm được
trao cho đơn vị sự nghiệp công lập trong việc tổ chức công việc, sắp xếp lại bộ
máy, sử dụng lao động và nguồn lực tài chính để hoàn thành nhiệm vụ được giao;
phát huy mọi khả năng của đơn vị để cung cấp dịch vụ chất lượng cao cho xã hội;
tăng nguồn thu nhằm từng bước giải quyết thu nhập cho người lao động. Nhà
nước thực hiện chủ trương xã hội hóa trong việc cung cấp dịch vụ cho xã hội, huy
động sự đóng góp của cộng đồng xã hội để phát triển các hoạt động sự nghiệp,
từng bước giảm dần bao cấp từ NSNN. Thực hiện quyền tự chủ, tự chịu trách
nhiệm đối với đơn vị sự nghiệp, nhưng Nhà nước vẫn quan tâm đầu tư để hoạt
động sự nghiệp ngày càng phát triển. Để tiếp tục thực hiện quyền tự chủ tự chịu
trách nhiệm, Nhà nước đã ban hành các văn bản pháp luật nhằm tăng cường hơn
nữa quyền tự chủ của các đơn vị sự nghiệp công lập trong từng lĩnh vực.
Đối với lĩnh vực y tế, có Nghị định số 85/2012/NĐ-CP ngày 15/10/2012
ban hành về cơ chế hoạt động, cơ chế tài chính đối với các đơn vị sự nghiệp y tế
công lập và giá dịch vụ khám bệnh, chữa bệnh của các cơ sở khám bệnh, chữa
bệnh công lập nhằm tăng cường hơn nữa quyền tự chủ của các đơn vị sự nghiệp
y tế công lập. Trong đó, quy định rõ về quyền tự chủ thực hiện nhiệm vụ, tổ
chức bộ máy, biên chế và tài chính đối với đơn vị sự nghiệp công lập. KẾT LUẬN CHƯƠNG 1
Hệ thống thông tin kế toán là hệ thống thu thập, xử lý, và cung cấp thông
tin cho các đối tượng sử dụng bên trong và bên ngoài đơn vị. Hệ thống thông
tin kế toán cung cấp những thông tin hữu ích, cần thiết phục vụ cho việc ra
quyết định của những người sử dụng.
Trong chương 1, tác giả đã hệ thống hóa và nâng cao lý luận về hệ thống
thông tin kế toán trong các đơn vị như bản chất, vai trò, chức năng của hệ thống
thông tin kế toán; nhu cầu thông tin kế toán và các nhân tố ảnh hưởng đến hệ
thống thông tin kế toán. Đồng thời, tác giả đi sâu vào nghiên cứu hệ thống thông
tin kế toán theo tiến trình xử lý thông tin bao gồm quá trình thu nhận thông tin
kế toán; quá trình xử lý thông tin kế toán; quá trình cung cấp thông tin kế toán;
quá trình kiểm soát thông tin kế toán.
Từ đó, là cơ sở để nghiên cứu, khảo sát, đánh giá thực trạng và đưa ra giải
pháp hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán tại bênh viện tâm thần Thanh Hóa ở các chương sau. Chương 2
THỰC TRẠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI BÊNH VIÊN TÂM TH N THANH H"A
2.1. Tổng quan về bê nh viê n tâm thần Thanh Hóa
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển bê Pnh viê P n tâm thần Thanh Hóa
BV Tâm thần Thanh Hoá được chính thức thành lập ngày 14/6/1972 trên
cơ sở khoa Tâm thần BV Đa khoa Tỉnh vào thời điểm mà cuộc chiến tranh phá
hoại lần thứ II của đế quốc Mỹ vào Miền Bắc địa điểm ban đầu tại hang Chùa
Chặng – xã Cẩm Sơn – huyện Cẩm Thuỷ. Từ lúc ban đầu BV rất nghèo nàn về
cơ sở vật chất và trình độ cán bộ lại ở nơi sơ tán. Đến nay với sự nỗ lực của tập
thể CBCNV, chịu khó vượt mọi gian nan, thử thách vươn lên làm tốt công tác
chăm sóc sức khoẻ tâm thần trên địa bàn của tỉnh. Hiện nay BV có quy mô 370
giường bệnh với đội ngũ cán bộ hùng hậu, trang thiết bị hiện đại, cơ sở vật chất
được đầu tư xây dựng theo hướng hiện đại hoá. Những năm qua công tác khám
và điều trị của BV đã đạt được nhiều kết quả tốt theo hướng đa khoa hoá, đa
dạng hoá. BV cũng đã theo dõi và quản lý tốt bệnh nhân tuyến cơ sở, tăng cường
chăm sóc sức khoẻ tâm thần tại cộng đồng … Kết quả trên đã được nhà nước
tặng thưởng Huân chương Lao động hạng III, II; Bộ Y tế, UBND Tỉnh tặng cờ
thi đua và nhiều bằng khen cho các tập thể và cá nhân trong BV. Về thành phố –
Giai đọan từ 1977 – 1985 sau một thời gian sắp xếp, ổn định cơ sở vật chất và
các điều kiện làm việc ở cơ sở mới gần Cầu Voi thuộc thôn Trường Sơn, xã
Quảng Thịnh, huyện Quảng Xương (nay thuộc xã Quảng Thắng – Thành phố
Thanh Hoá), từ 01 năm 01 năm 1977, BV Tâm thần Thanh Hoá đã chính thức đi
vào hoạt động bình thường để khám và tiếp thu bệnh nhân mới vào điều trị thực
hiện chỉ tiêu 50 giường bệnh nội trú và 50 giường ngoại trú.
Thời gian qua (1986-2014), tập thể cán bộ công nhân viên BV Tâm thần
Thanh Hoá đã đoàn kết, thống nhất vượt qua mọi khó khăn thử thách để hoàn
thành xuất sắc nhiệm vụ được giao. Bằng tất cả trí tuệ sức lực và tâm hồn của
suốt chặng đường đổi mới để từng bước tiến tới mục tiêu công nghiệp hoá, hiện
đại hoá, BV Tâm thần Thanh Hoá đã thu được nhiều thành tựu đáng kể, ngày 17
tháng 8 năm 2012 BV vinh dự được UBND Tỉnh nâng hạng BV lên BV hạng I.
Hàng năm, BV Tâm thần Thanh Hóa khám cho gần 120.000 lượt bệnh nhân
ngoại trú, điều trị cho gần 29.000 bệnh nhân nội trú. BV còn là cơ sở thực hành
chính của trường Cao đẳng Y tế Thanh Hóa.
Bảng 2.2: Tình hình thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn từ năm 2017 đến 2019 Các chỉ tiêu Đơn vO 2017 2018 2019 1. Giường kế hoạch Giường 150 210 250 2. Giường thực hiện Giường 200 260 300
3. Tỷ lệ sử dụng giường % 133,3 123,8 120
4. Số bệnh nhân vào viện Người 18.008 19.137 23.204 5. Số bệnh nhân ra viện Người 16.695 18.550 37.350 6. Số ngày điều trị TB Ngày 35 38 32 7. Số bệnh nhân tử vong Người 05 06 03 8. Số lần khám bệnh Lần 55.090 67.277 75.252 9. Số lần xét nghiệm Lần 426.510 597.530 700.026 10. Số lần chiếu XQ Lần 26.820 29.072 45.281
(Nguồn: Báo cáo tình hình hoạt động BV từ năm 2017-2019)
Nhằm xây dựng BV Tâm thần Thanh Hóa trở thành một trong những cơ
sở hạt nhân trong lĩnh vực y tế chuyên sâu và là nơi thực hành của trường cao
đẳng Y tế Thanh Hóa, Chủ tịch tỉnh đã có quyết định 375/QĐ-UBND ngày
02/02/2014 phê duyệt dự án “Mở rộng BV Tâm thần”. Sau 2 năm thực hiện Dự án
“Mở rộng BV Tâm thần”, BV đã đưa vào sử dụng 2.150 m2 sàn, xây mới 5.800
m2 sàn và mua sắm trang thiết bị mang tính tập trung chuyên sâu cao với tổng vốn
đầu tư là 20,8 tỷ đồng. Tiếp tục cải tạo 1.600 m2 sàn và mua sắm các trang thiết bị
chuyên sâu theo thứ tự ưu tiên hợp lý từng bước đạt được mục tiêu: Tập trung các
dịch vụ kỹ thuật, các labo về một khối, xóa bỏ các labo riêng lẻ ở các Khoa (trừ
các labo mang tính đặc thù) với tổng giá trị đầu tư là hơn 12,2 tỷ đồng.
Ngoài ra BV Tâm thần còn được các tổ chức viện trợ không hoàn lại
thông qua dự án “Mua máy chụp mạch số hóa nền”với tổng mức đầu tư là 64 tỷ
đồng. Trong đó khối lượng viện trợ đầu tư chủ yếu là hai khối kỹ thuật và điều
trị nội trú. Sau khi mở rộng nâng cấp kết thúc, BV Tâm thần sẽ trở thành một
BV đa khoa đầu ngành với trọng tâm là hệ nội, là một trong năm cơ sở hạt nhân
của trung tâm y tế chuyên sâu của Tỉnh, với hệ thống trang thiết bị hiện đại
tương đương với các nước trong khu vực, đáp ứng nhu cầu khám, điều trị bệnh
nhân trong các năm trước mắt và lâu dài. Từng bước cải thiện chăm sóc sức
khỏe ban đầu cho nhân dân trong tỉnh và các tỉnh lân cận, tăng cường công tác
đào tạo, chỉ đạo tuyến và hợp tác quốc tế.
2.1.2. Đặc điểm hoạt động và tổ chức quản lý của BV Tâm thần Thanh Hóa
Trên cơ sở nhiệm vụ, số dân trong khu vực phụ trách của BV, tình hình bệnh
tật địa phương và khả năng điều trị của các cơ sở tuyến trên, BV tổ chức biên chế
cán bộ và xác định số giường bệnh. Với các nhiệm vụ chính là khám chữa bệnh,
đào tạo cán bộ, nghiên cứu khoa học y học, chỉ đạo tuyến dưới về chuyên môn kỹ
thuật, phòng bệnh và hợp tác quốc tế, BV hiện nay được tổ chức quản lý theo mô
hình tổ chức người Đứng đầu BV là Ban Giám đốc. Ban Giám đốc gồm Giám
đốc và các phó giám đốc. Giám đốc BV là người đứng đầu BV, chịu trách nhiệm
trước cơ quan chủ quản về việc thực hiện các quy chế, quy định của Nhà nước
và của ngành về công tác khám chữa bệnh, phòng bệnh, đào tạo, nghiên cứu
khoa học, xây dựng cơ sở vật chất và đảm bảo quyền lợi cho người lao động…
Giúp việc cho Giám đốc là các phó giám đốc. Mỗi phó giám đốc được phân
công phụ trách từng mảng công việc, bao gồm phó giám đốc phụ trách chuyên
môn, phó giám đốc phụ trách tài chính.
Tổ chức bộ máy của BV được phân chia thành các bộ phận như sau:
Bộ phận phòng, ban chức năng:
1. Phòng TCCB: 03 cán bộ; trong đó: Bác sỹ 01; chuyên viên 02.
Phòng Tổ chức cán bộ có nhiệm vụ lập kế hoạch về tổ chức và sắp xếp nhân
lực, đào tạo nhân lực; quản lý nhân lực, hồ sơ cán bộ; tuyển dụng, bổ nhiệm, thi
đua khen thưởng, kỷ luật; xây dựng quy chế làm việc; bảo vệ chính trị nội bộ,
quan hệ chặt chẽ với tổ chức Đảng và chính quyền địa phương…
2. Phòng TCKT: 11 cán bộ; trong đó: CNKT 10; TCKT 01.
Phòng tài chính kế toán có nhiệm vụ thu thập, phản ánh, xử lý và tổng
hợp thông tin cũng như kiểm tra, kiểm soát các khoản thu chi tài chính của BV;
tham mưu, đề xuất các giải pháp với Ban giám đốc các vấn đề liên quan đến
quản lý kinh tế - tài chính trong BV; lập dự toán thu chi ngân sách hàng năm;
lập báo cáo tài chính hàng quý, hàng năm nộp cơ quan quản lý cấp trên theo
quy định hiện hành; xây dựng phương án tự chủ tài chính và quy chế chi tiêu
nội bộ gắn với việc thực hiện nhiệm vụ chuyên môn nhằm phát huy hiệu quả
của việc sử dụng các nguồn lực.
3. Phòng HCQT: 14 cán bộ; trong đó: chuyên viên 03; Y sỹ 01; Văn thư 01; khác 09.
Phòng hành chính quản trị có nhiệm vụ quản lý công tác văn thư lưu trữ,
con dấu của đơn vị; cung ứng vật tư thông thường; quản lý, duy tu, bảo dưỡng
và sửa chữa nhỏ cơ sở hạ tầng; đảm bảo điện, nước, thông tin liên lạc trong toàn BV...
4. Phòng KHTH: 8 cán bộ; trong đó: Bác sỹ 02; ĐDV 02; chuyên viên 02; Tin học 02
Phòng Kế hoạch tổng hợp có nhiệm vụ lập kế hoạch, giúp Ban Giám đốc chỉ
đạo thực hiện, theo dõi, sơ kết, tổng kết các chương trình, dự án hoạt động lớn của
BV; xây dựng kế hoạch phát triển chuyên môn kỹ thuật trong toàn BV cũng như
công tác điều trị, chăm sóc người bệnh…
5. Phòng Chỉ đạo tuyến: 05 cán bộ; trong đó: Bác sỹ 02; DSTH 01; Y sỹ 01; Chuyên viên 01
Phòng chỉ đạo tuyến có nhiệm vụ lập kế hoạch chỉ đạo tuyến trình Ban
giám đốc phê duyệt; phối hợp với các chuyên khoa tổ chức bồi dưỡng, đào tạo
cán bộ tuyến dưới; sơ kết, tổng kết định kỳ về công tác chỉ đạo tuyến.
6. Phòng điều dưỡng: 03 cán bộ; trong đó: ĐDV 03.
Phòng điều dưỡng có nhiệm vụ phối hợp với các phòng chức năng tổ chức
thực hiện công tác chăm sóc người bệnh; tổ chức đào tạo, nâng cao tay nghề
cho y tá, kỹ thuật viên, hộ lý phù hợp với các tiến bộ kỹ thuật.
Hình 2.1. Tổ chức bộ máy quản lý BV Tâm thần Thanh HRa.
Nguồn: Phòng KH-TH, BV Tâm thần Thanh HRa
Như vậy hệ thống các phòng chức năng thuộc khối hậu cần có tác dụng
tham mưu, trợ giúp Ban Giám đốc trong tổ chức điều hành các hoạt động chung
đồng thời tham gia quản lý lĩnh vực được phân công.
Các khoa lâm sàng, cận lâm sàng trong BV bao gồm:
1. Khoa khám bệnh: 37 cán bộ; trong đó: bác sỹ 05; ĐDV 13; CN Tâm lý 01; HL 03.
2. Khoa Nam I: 29 cán bộ; trong đó: bác sỹ 06; ĐDV 19; Y sỹ 01; HL 03.
3. Khoa Nam II: 24 cán bộ; trong đó: bác sỹ 04; ĐDV 16; Y sỹ 01; HL 03.
4. Khoa Nữ: 37 cán bộ; trong đó: bác sỹ 04; ĐDV 16; HL 02.
5. Khoa PHCN-Nhi: 20 cán bộ; trong đó: bác sỹ 02; KTV PHCN 03; ĐDV 13; HL 02.
6. Khoa YHCT: 18 cán bộ; trong đó: bác sỹ 03; Y sỹ 03; ĐDV 10; HL 02.
7. Khoa Lão khoa: 24 cán bộ; trong đó: bác sỹ 05; ĐDV 16; HL 03.
8. Khoa dược: 15 cán bộ; trong đó: DSĐH 05; DSTH 09; NV Kế Toán 01.
9. Khoa cận lâm sàng: 25 cán bộ; trong đó: bác sỹ 03; Y sỹ 02; KTV 10; ĐDV 07; HL 03.
10. Khoa CNK: 11 cán bộ; trong đó: Bác sỹ: 01; ĐDV 01; CN Môi trường 01; HL 08.
11. Khoa Dinh dưỡng: 6 cán bộ; trong đó: bác sỹ 01; ĐDV 01; HL 04.
Như vậy với tổ chức thành các khối chính như trên, tổ chức bộ máy của
BV Tâm thần Thanh Hóa là phù hợp với đặc điểm hoạt động của các cơ sở y tế.
Đứng trên góc độ quản lý tài chính và tổ chức công tác kế toán cho thấy, mỗi bộ
phận, phòng ban, khoa chức năng đều có phát sinh các khoản thu, chi đòi hỏi
các đơn vị phải tổ chức quản lý và kiểm soát chặt chẽ để nâng cao tính hiệu quả của từng hoạt động.
2.1.3. Khái quát tình hình tài chính của BV Tâm thần Thanh Hóa a. Nguồn NSNN cấp
Với tốc độ phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế những năm qua, nguồn thu
ngân sách tăng mạnh, tuy nhiên trong bối cảnh nước nhà đang trên đà phát triển
nên các khoản chi phí cũng tăng theo, đặc biệt là chi cho con người vì sức khỏe
của người dân luôn được Đảng, Nhà nước chú trọng. Đối với BV Tâm thần
Thanh Hóa, từ năm 2016 đến nay, được sự quan tâm của Đảng và Nhà nước để
phát triển thành BV chuyên sâu kỹ thuật cao, quy mô BV không ngừng mở
rộng. Nguồn kinh phí NSNN cấp không ngừng tăng qua các năm.Từ BV với
150 giường bệnh năm 2017 đã tăng thành 250 giường kế hoạch vào năm 2019.
Bảng 2.3: Kinh phí NSNN cấp cho BV Tâm thần từ năm 2017-2019 Đơn vị: Triệu đồng Năm 2017 2018 2019 Tỷ Tỷ Tỷ Nội dung S> S> S> trọng trọng trọng tiền tiền tiền % % % 1. Kinh phí sự nghiệp 14.80 17.95 19.50 62,65 75,07 62 (KPTX) 0 0 6 2. Kinh phí XDCB 3.655 15,47 6.960 29,11 7.328 23,29 3. Chương trình MTQG 5.168 21,88 5.009 4,18 4.630 14,71 23.62 23.91 31.46 Tổng cộng 100 100 100 3 0 4
(Nguồn: Báo cáo tình hình hoạt động BV từ năm 2017-2019)
Nguồn kinh phí thường xuyên do NSNN cấp cho BV Tâm thần hàng năm
tăng. Kinh phí sự nghiệp tăng do giường bệnh kế hoạch tăng. Cụ thể nguồn kinh phí
năm 2017 tăng so với năm 2017 là 3.150 triệu đồng (tương ứng tỷ lệ tăng 21,3%),
năm 2018 tăng so với năm 2018 là 1.556 triệu đồng (tương ứng tỷ lệ tăng 9%).
Về kinh phí xây dựng cơ bản, đây là kinh phí nằm trong “Dự án cải tạo và
nâng cấp BV Tâm thần”. Nguồn kinh phí được cấp tăng dần qua các năm là do cơ sở
vật chất của BV đã sử dụng nhiều năm chưa được cải tạo nâng cấp, do đó trong
khoảng thời gian gần đây, BV xin được chủ trương đầu tư xây mới và nâng cấp một
số cơ sở hạ tầng quá cũ nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ cung cấp cho bệnh nhân.
Riêng kinh phí NSNN cho hoạt động chương trình mục tiêu quốc gia có
xu hướng giảm dần từ năm 2017 đến nay. Do kinh phí này đang tập trung vào
một số mục tiêu trọng điểm khác (chương trình loại trừ bệnh phong, bệnh sứt
môi hàm ếch, bệnh sốt xuất huyết, ...), nên kinh phí này mới có hiện tượng giảm
trong những năm gần đây.
Trong tổng nguồn kinh phí NSNN, kinh phí thường xuyên chiếm tỷ trọng
lớn nhất từ 62- 75% tổng kinh phí NSNN cấp. Riêng kinh phí XDCB và chương
trình mục tiêu quốc gia nằm trong các dự án lớn và giải ngân qua các năm nên
phụ thuộc nhiều vào kế hoạch và tiến độ thực hiện dự án.
Tuy nhiên cần nói thêm rằng, mặc dù chi cho XDCB những năm gần đây
có tỷ trọng giảm nhưng vẫn là nguồn thu hỗ trợ khá lớn cho BV. Nguồn kinh phí
này tập trung chủ yếu cho xây dựng cơ sở hạ tầng: cải tạo, xây mới nhà cửa;
mua sắm các trang thiết bị chuyên dùng … Đây chính là nguồn đầu tư của Nhà
nước cho BV và BV là người khai thác và sử dụng. Việc thu hồi giá trị các tài
sản này như hiện nay ở nước ta là chưa được thực hiện trong giá viện phí mà do
Nhà nước bao cấp hoàn toàn.
Mặc dù NSNN cấp cho chi thường xuyên chiếm tỷ trọng lớn song mới chỉ
đáp ứng khoảng 45% nhu cầu. Theo kế hoạch, chi phí cho một giường bệnh
khoảng 52 triệu đồng/năm thì kinh phí thường xuyên mới đáp ứng khoảng 20
đến 25 triệu/năm, chiếm 36 – 45% nhu cầu. Số còn lại BV phải bổ sung từ
nguồn kinh phí khác mà chủ yếu là thu viện phí và BHYT.
b. Nguồn viện phí và bảo hiểm y tế
Giai đoạn cuối thập kỷ 80, nước ta rơi vào tình trạng siêu lạm phát , dẫn
đến đầu tư từ NSNN cho BV giảm sút, nên BV không thể đáp ứng đủ nhu cầu
khám chữa bệnh của người dân. Bối cảnh này dẫn đến việc Nhà nước áp dụng
chính sách thu viện phí (bắt đầu từ năm 1989). Một hệ thống các chính sách đã
được xây dựng để xã hội hóa, đa dạng hóa các dịch vụ y tế và phân cấp trách
nhiệm. Chính sách thu hồi chi phí được thông qua như một sự lựa chọn nhằm
huy động mọi nguồn lực cho chăm sóc sức khỏe dưới hình thức thu một phần
viện phí và bảo hiểm y tế.
Nguồn thu từ viện phí và bảo hiểm y tế đã tăng nhanh qua các năm. Theo
niên giám thống kê y tế các giai đoạn cho biết, trong khoảng thời gian từ 1990 –
1995, nguồn thu này chiếm từ 5%– 7%, thì cho đến năm 2017 đã tăng lên hơn
50% so với chi NSNN cho y tế. Theo báo cáo của Sở Y tế năm 2019, chi từ
nguồn thu viện phí và BHYT cho chăm sóc sức khỏe và điều trị tại các BV trên
cả nước so với khoản ngân sách phân bổ cho các BV công tăng từ 55,2% năm
2017 lên đến 60,5% năm 2018.
Qua bảng 2.3 ta thấy nguồn thu viện phí và BHYT của BV Tâm thần
Thanh Hóa không ngừng tăng trong những năm qua và dần hướng đến mục tiêu
trở thành nguồn kinh phí chủ yếu cho hoạt động thường xuyên của BV: chiếm
khoảng 35-38% tổng kinh phí hoạt động của BV.
Bảng 2.4: Nguồn thu từ NSNN và viện phí từ năm 2017 đến năm 2019 Đơn vị: Triệu đồng Năm NSNN cho BV Tỷ trọng Thu từ viện phí Tỷ trọng 2017 23.623 64,5 12.995 35,5 2018 23.910 63,8 13.560 36,2 2019 31.464 62,5 18.840 37,5
(Nguồn: Báo cáo tình hình hoạt động BV từ năm 2017-2019)
Qua bảng số liệu ta thấy, số tiền thu từ viện phí và BHYT của BV Tâm thần
năm sau cao hơn năm trước. Là do thời gian vừa qua, BV đã đầu tư nâng cấp cải
tạo BV Tâm thần, trang thiết bị và cơ sở vật chất được nâng cấp với nhiều máy
móc mới, công nghệ y học hiện đại. Số bệnh nhân đến khám, điều trị và xét
nghiệm, giám định tăng lên rõ rệt.
Nguồn thu viện phí và BHYT đã góp phần không nhỏ vào việc cải thiện
chất lượng dịch vụ, đáp ứng nhu cầu khám chữa bệnh của nhân dân, đồng thời
góp phần nâng cao đời sống công nhân viên trong BV. BV cần duy trì tốc độ
tăng thu như hiện nay. Trên thực tế cho đến nay, BV không ngừng củng cố, hoàn
thiện và phát triển hệ thống quản lý thu viện phí theo hướng thu đúng, thu đủ
nhằm đảm bảo công bằng hiệu quả.
c. Nguồn viện trợ và các nguồn thu khác
Nguồn tài chính từ viện trợ và nguồn thu khác là những nguồn thu không
ổn định và liên tục như nguồn viện trợ được hình thành thông qua quan hệ hợp
tác của BV, các tổ chức trong và ngoài nước có thể viện trợ bằng tiền hoặc hiện
vật, loại nguồn vốn viện trợ này cho BV Tâm thần hằng năm đạt khoảng 2-3 tỷ
đồng, nhưng đây là nguồn thu mà BV không chủ động khi sử dụng vì tính không ổn định của nó.
Bảng 2.5 : Nguồn kinh phí viện trợ của BVTT từ năm 2017 đến 2019 Đơn vị: Triệu đồng Năm 2017 2018 2019
bệnh theo quy chế chuyên môn hiện hành. Các khoản chi thường xuyên trong ngân
sách hàng năm được phân bổ chỉ tiêu theo cơ cấu, nội dung chi như sau:
Bảng 2.7: Nội dung các khoản chi từ nguồn NSNN Đơn vị : Triệu đồng Năm 2017 Năm 2018 Năm 2019 Nhóm S> Tỷ trọng S> Tỷ trọng S> Tỷ trọng tiền (%) tiền (%) tiền (%) Nhóm I 9.607 41 9.680 40 13.215 42 Nhóm II 5.797 25 6.216 26 6.607 21 Nhóm III 5.097 37 4.542 19 9.754 31 Nhóm IV 3.137 13 3.472 15 1.888 7 Tổng s> 23.623 100 23.910 100 31.464 100
(Nguồn: Báo cáo tình hình hoạt động BV từ năm 2017-2019)
Chi cho con người- thuộc nhóm chi I chiếm tỷ trọng lớn nhất trong các
khoản chi (chiếm khoảng 40% - 42%) từ tổng chi trong kinh phí thường xuyên do NSNN cấp cho BV.
Chi quản lý hành chính- thuộc nhóm chi II chiếm tỷ trọng từ 21% - 26%,
đang có xu hướng giảm nhanh. Điều này phù hợp với xu hướng chung của BV,
muốn tiết kiệm và cắt giảm khoản chi quản lý này. Tuy nhiên, khoản chi này vẫn
chiếm tỷ trọng lớn, nên BV vẫn nên có các biện pháp để tiết kiệm hơn nữa trong
các khoản chi này, tránh sử dụng lãng phí, tùy tiện.
Chi cho nghiệp vụ chuyên môn- thuộc nhóm chi III: là khoản chi quan trọng
nhất ảnh hưởng đến chất lượng khám chữa bệnh. Khoản chi này chiếm tỷ trọng từ
19% - 31%. Trong đó chủ yếu chi mua thuốc, vật tư chuyên môn (chiếm 87 –
95% tổng chi cho nghiệp vụ chuyên môn). Ngoài ra là các khoản chi khác: mua
sắm trang thiết bị chuyên môn nhưng không phải là tài sản cố định, mua bán, in
ấn tài liệu chuyên môn, chi cho nghiên cứu đề tài, …
Chi mua sắm tài sản cố định- thuộc nhóm chi IV: BV Tâm thần vừa trải
qua giai đoạn đầu tư nâng cấp, cải tạo cơ sở vật chất, nên khoản chi mua sắm tài
sản cố định được quan tâm, ưu tiên đầu tư về trang thiết bị, máy móc y học, ...
Số kinh phí đầu tư cho nâng cấp, sửa chữa lớn và mua sắm mới TSCĐ hàng năm
tăng mạnh ở năm 2017, và giảm dần trong năm 2018, khoản chi này chiếm từ 7– 15% tổng chi NSNN.
* Nguồn viện phí, BHYT và thu khác
Ngoài nguồn NSNN cấp hàng năm, BV Tâm thần còn được bổ sung một
khoản kinh phí hoạt động khá lớn từ nguồn thu viện phí, BHYT và thu khác (thu
từ thuốc khuyến mại, dịch vụ…). Theo quy định hiện hành của Nhà nước, nguồn
thu viện phí và BHYT tại các BV công được phân bố và sử dụng như sau:
Bảng 2.8: Nội dung và tỷ trọng các khoản chi viện phí, BHYT và thu khác Đơn vị : Triệu đồng Năm 2017 2018 2019 Nhóm Tổng s> % Tổng s> % Tổng s> % Nhóm I 2.875,34 21,0 3.047,14 21,2 4.180,47 21,0 Nhóm II 465,53 3,4 316,21 2,2 457,86 2,3 Nhóm III 10.351,23 75,6 11.009,95 76,6 15.268,67 76,7 Nhóm IV - - - - - - Tổng 13.692,1 100 14.373,3 100 19.907 100
(Nguồn: Báo cáo tình hình hoạt động BV từ năm 2017-2019)
Trong đó, Chi cho cơ sở khám, chữa bệnh, để bổ sung kinh phí mua thuốc,
dịch truyền máu, hóa chất, phim X quang, giám định, vật tư, dụng cụ y tế kể cả
quần áo chăn màn, giường chiếu và vật tư phục vụ cho người bệnh kịp thời, ...
các khoản này chiếm 70% trong tổng chi.
Chi khen thưởng cho cán bộ nhân viên có tinh thần trách nhiệm cao trong
việc phục vụ khám chữa bệnh, chiếm 20% – 25%
Chuyển cho cơ quan chủ quản để thành lập quỹ hỗ trợ cho các BV không
có điều kiện thu Viện phí và khen thưởng cho cá nhân có thành tích trong khám
chữa bệnh, chiếm 2% – 5%.
Riêng với nguồn thu khác, theo quy định hiện nay BV được phép bổ sung
toàn bộ vào nguồn kinh phí hoạt động mà chưa phải đóng thuế hay một khoản phí nào khác.
Với BV Tâm thần, sau khi trừ các khoản phải nộp từ tổng thu viện phí và
BHYT, kinh phí còn lại được sử dụng như sau:
Nguồn viện phí và BHYT được BV chi theo đúng quy định của Nhà nước:
chủ yếu chi cho bệnh nhân và một phần để khen thưởng cho người lao động.
Chi cho con người- Nhóm chi I : chiếm khoảng 21% tổng kinh phí.
Trong nhóm chi này, BV dùng để chi khen thưởng cho con người là chủ yếu.
Chi quản lý hành chính- thuộc nhóm chi II chiếm tỷ trọng khoảng từ 2% -
4%, khoản chi này chiếm tỷ trọng ít vì các khoản thu từ viện phí và BHYT của
bệnh nhân sẽ được chi chủ đạo phục vụ cho bệnh nhân.
Chi nghiệp vụ chuyên môn- Nhóm
chi III : chiếm ¾ (tỷ trọng khoảng
75%-80%) kinh phí. Trong đó sử dụng chủ yếu cho mua thuốc, vật tư tiêu hao
phục vụ trực tiếp cho người bệnh. Tỷ trọng nhóm này không ngừng tăng lên: từ
75,6% năm 2017 đã tăng lên 76,7% tổng số chi năm 2019.
Chi cho nhóm IV- Chi mua sắm TSCĐ qua nhiều năm đều bằng 0. Tình
trạng này không chỉ riêng ở BV Tâm thần mà là đặc điểm chung của các BV ở
Việt Nam. Bởi vì, đầu tư phát triển BV hoàn toàn dựa vào Nhà nước, phụ thuộc
vào kinh phí Nhà nước cấp. Nhà nước quản lý mang tính thu nộp nên hầu như
BV không tự tích luỹ, đầu tư, thu bao nhiêu chi dùng hết bấy nhiêu. Chính cơ
chế quản lý này không tạo điều kiện cũng như khuyến khích các BV chủ động
đầu tư, tự phát triển mà chỉ trông chờ vào kinh phí Nhà nước cấp. Đây cũng
chính là một trong những hạn chế tạo nên sức ì của các BV, trông chờ vào nguồn
NSNN rót xuống, dẫn đến hệ thống BV công nước ta nói chung chậm phát triển,
sử dụng kinh phí không hiệu quả cũng như những tiêu cực trong việc phân phối
nguồn kinh phí của Nhà nước. * Nguồn viện trợ
Các khoản chi từ nguồn viện trợ căn cứ vào nội dung Dự án được nhà tài
trợ phê duyệt. Nhìn chung các khoản chi này của BV đã thực hiện theo đúng
nội dung, tiến độ của Dự án theo yêu cầu của nhà tài trợ.
2.2. Thực trạng hệ th>ng thông tin kế toán tại bê nh viê n tâm thần Thanh Hóa
2.2.1 Thực trạng quá trình thu nhận thông tin kế toán
2.2.1.1 Nội dung thông tin thu nhận
II. Công tác thu nhận thông tin kế toán
Quá trình thu thập thông tin trong BV từ nguồn 1 - Nguồn bên ngoài BV 4/7 59,1% - Nguồn bên trong BV 7/7 100%
BV thu nhận những thông tin 2 - Thông tin quá khứ 7/7 100% - Thông tin tương lai 4/7 59,1%
Thu thập thông tin kế toán đơn vị sử dụng phương pháp kế toán - Phương pháp chứng từ 7/7 100% 3 - Phương pháp quan sát 5/7 77,3% - Phương pháp phỏng vấn 3/7 36,3% - Khác 0/7 0%
Thông tin kế toán trong BV được thu thập qua phương tiện 4 - Chứng từ giấy 7/7 100% - Chứng từ điện tử 0/7 0%
BV có tự in chứng từ không 5 - Có 7/7 100% - Không 0/7 0%
Nếu BV tự in chứng từ thì có sử dụng nguyên như mẫu hướng dẫn không 6 - Có 7/7 100% - Không 0/7 0%
Chứng từ phục vụ cho kế toán quản trị
- Kế thừa kế toán tài chính 2/7 36,3% 7 - Tự thiết kế 0/7 0% - Kết hợp 5/7 63,6%
BV anh/chị có xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ không 8 - Có 7/7 100% - Không 0/7 0% 9
Quá trình nhập dữ liệu vào phần mềm có khâu kiểm tra dữ liệu không - Có 7/7 100% - Không 0/7 0%
Quá trình nhập dữ liệu vào phần mềm có khâu đối chiếu dữ liệu không 10 - Có 2/7 31,8% - Không 5/7 68,2%
Tại “Quy trình khám chữa bệnh bảo hiểm” (phụ lục P27) và Sơ “ đồ quy
trình thanh toán ra bệnh tại bệnh viện tâm thần Thanh Hóa” (phụ lục P28 – P29)
còn nhiều bất cập. Theo Nghị quyết số 01/NQ-CP ngày 01/01/2020 của Chính
phủ, các nhiệm vụ cải cách hành chính theo chỉ đạo của Chính phủ, Thủ tướng
Chính phủ, Kế hoạch của Ban Chỉ đạo tại bệnh viện quy trình luôn thay đổi để
giảm thu tục hành chính trong đơn vị. Có quá nhiều thủ tục được lặp đi, lặp lại
giữa phòng khám và phòng thu viện phí đối với “Quy trình khám chữa bệnh vào
viện”; giữa khoa và phòng kế toán đối với “Quy trình thanh toán bệnh nhân ra
viện tại bệnh viện tâm thần Thanh Hóa” gây khó khăn cho bệnh nhân đến khám và ra viện.
Nguồn thông tin thu thập chủ yếu nguồn thông tin bên trong BV có 7/7 bộ
phận chiếm 100%. Nguồn thông tin thu nhận từ bên ngoài bênh viện còn khá
hạn chế 59,1% chủ yếu là thông tin từ bên thuế, sở y tế….
Nội dung thông tin thu nhận bao gồm cả thông tin quá khứ và thông tin
tương lai. Trong đó, thông tin quá khứ được thường xuyên thu thập có 7/7 bộ
phận chiếm 100%, thông tin tương lai thì có ít chú ý hơn có 4/7 bộ phận chiếm
59,1%. Thông tin quá khứ phục vụ chủ yếu cho kế toán lập BCKT, thông tin
tương lai kết hợp với thông tin quá khứ để phân tích, đánh giá tình hình thực
hiện, kiểm soát hoạt động của BV - Thông tin quá khứ:
Thông tin quá khứ trong chủ yếu được cung cấp từ bộ phận kế toán và
một số các phòng ban khác có liên quan. Nội dung thông tin kế toán thu nhận
của hệ thống chủ yếu là thông tin kế toán về các giao dịch, nghiệp vụ phát sinh
về tình hình thực hiện các hoạt động khám chữa bệnh của bênh viện được lập tại
các khoa phòng được chuyển về theo quy định của BV bao gồm các chứng từ,
bảng tổng hợp liên quan đến tài sản; hóa chất xét nghiệm, vật tư y tế, các chi phí
phát sinh. Như vậy, nội dung thông tin quá khứ trong BV còn nằm gọn trong
phạm vi công việc chung của kế toán. Thông tin thu thập chưa phong phú, đa
dạng, sẽ ảnh hưởng đến quá trình xử lý và cung cấp thông tin. - Thông tin tương lai:
Ngoài những thông tin quá khứ về các giao dịch kinh tế đã xảy ra,
HTTTKT trong BV còn thu nhận cả thông tin tương lai. Đó là những thông tin
về các định mức, dự toán hoạt động khám chữa bệnh của bênh viện, được phản
ánh trên các bản định mức như định mức chi phí phát sinh, định mức vật tư văn
phòng, định mức hóa chất xét nghiệm và thuốc. Những thông tin này có thể
được lập ở các bộ phận khác rồi chuyển đến cho bộ phận kế toán để thực hiện
nghiệp vụ, chức năng của mình.
2.2.1.2 Phương tiện thu nhận thông tin kế toán
Theo kết quả khảo sát tại BV, hệ thống thu nhận thông tin kế toán sử dụng
phương tiện là các chứng từ kế toán, giấy tờ tài liệu đi kèm liên quan để phản ánh,
ghi chép các giao dịch, nghiệp vụ kinh tế xảy ra. Đồng thời có sự hỗ trợ của các
công cụ như hệ thống máy tính, phần mềm kế toán, phần mềm hỗ trợ thông qua
các phương pháp như phương pháp chứng từ kế toán, phương pháp ghi chép để
lập chứng từ, tổng hợp dữ liệu, phương pháp chứng từ (100% bộ phận), phương
pháp quan sát (5/7 bộ phận, chiếm 77,3%), phương pháp phỏng vấn (3/7 bộ phận,
chiếm 36,3%) để phục vụ cho việc thu nhận thông tin được nhanh chóng, chính
xác hơn…. Kết quả khảo sát ở bộ phận cũng cho thấy, chứng từ để ghi chép các
nghiệp vụ kinh tế chủ yếu là chứng từ giấy tự in (100% ), hoặc chứng từ đặt in mà
chưa đủ điều kiện để thực hiện được chứng từ điện tử. Các chứng từ tự in của các
khoa phòng hầu hết đều giữ nguyên như mẫu hướng dẫn theo quy định của Bộ
Tài chính ban hành, làm cơ sở pháp lý cho tài liệu, số liệu KTTC. Đồng thời, đó
cũng là cơ sở cho các số liệu KTQT ở góc độ cụ thể hóa, chi tiết hóa số liệu của
KTTC. Tuy nhiên, số lượng các chứng từ tự thiết kế phù hợp với yêu cầu của
công tác KTQT vẫn chưa được vận dụng linh hoạt. Khi có nghiệp vụ kinh tế phát
sinh, kế toán lập chứng từ trên giấy rồi nhập vào phần mềm kế toán theo các phân
hệ tương ứng với nghiệp vụ, sau đó in ra giấy đem ký duyệt như chứng từ phiếu
thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, biên bản kiểm kê thuốc, vật tư văn
phòng… Theo kết quả khảo sát, tại phòng kế toán, dữ liệu được nhập vào phần
mềm theo từng phân hệ tương ứng: mua hàng, bán hàng, TSCĐ, tiền lương, thanh
toán … giữa các phân hệ đều có mối liên kết với nhau thông qua mối liên hệ
truyền nhận thông tin. Ví dụ: Phân hệ mua hàng, thông tin đầu vào của phân hệ
này là dữ liệu lấy từ các hóa đơn mua hàng, vật tư, tài sản, nhà cung cấp… ; thông
tin đầu ra là các bảng kê hàng mua, sổ chi tiết vật tư, sổ chi tiết thanh toán với
người bán… Phân hệ mua hàng có liên kết với các phân hệ khác, do phân hệ này
nhận thông tin liên quan về hàng mua từ phân hệ vật tư, thanh toán với người bán.
Công tác tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán được hầu hết các bộ phận
thực hiện khá khoa học có 7/7 đơn vị chiếm 100%, quy định rõ ràng về nguyên
tắc lập, nguyên tắc kiểm tra các chứng từ trong các giao dịch chủ yếu. Thông
thường, trước khi nhập các dữ liệu vào phần mềm, các chứng từ được kiểm tra
bởi kế toán phụ trách phần hành để đảm tính chính xác của thông tin đầu vào.
Đối với những nghiệp vụ đòi hỏi phải có sự phê duyệt của kế toán trưởng trước
khi thực hiện nghiệp vụ, các chứng từ còn được kế toán trưởng kiểm tra trước
khi ký phê duyệt nghiệp vụ. Kết quả khảo sát cho thấy 100% bộ phận đều tổ
chức tốt khâu kiểm soát thông tin đầu vào. Các khoa phòng đều chú ý đến việc
phân loại, kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ, kiểm tra tính hợp pháp
của nghiệp vụ, tính chính xác của thông tin, sự đầy đủ chữ ký của những người
liên quan. Có 2/7 bộ phận chiếm 31,8% còn chú ý đến việc đối chiếu giữa chứng
từ gốc và chứng từ máy để phát hiện sai sót trong khâu nhập liệu.
Việc lưu trữ và bảo quản chứng từ tại các khoa cũng được tuân thủ theo
đúng chế độ quy định. Các chứng từ gốc được đánh theo số thứ tự và đóng
thành từng tập theo trình tự thời gian và nội dung kinh tế, do phòng kế toán của
BV cất giữ. Thông thường các chứng từ được lưu trữ, bảo quản ở phòng kế
toán, sau đó đưa vào kho lưu trữ của BV theo đúng thời hạn quy định rồi thực
hiện tiêu hủy. Còn các chứng từ lập trên máy tại các khoa cũng được đánh số
tuần tự, luân chuyển trong hệ thống và được lưu trữ thành các file tập tin riêng
theo từng năm, từng đối tượng theo dõi trong máy tính.
Như vậy, các khoa phòng thuộc BV tâm thần đã tiến hành thu nhận thông
tin quá khứ và thông tin tương lai phục vụ cho công tác xử lý thông tin và cung
cấp thông tin cho các đối tượng sử dụng. Tuy nhiên, những nguồn thông tin này
chủ yếu cung cấp cho hoạt động của HTTT KTTC, còn HTTT KTQT chưa được
chú trọng, điều này làm ảnh hưởng đến các khâu tiếp theo của hệ thống.
2.2.2. Thực trạng quá trình xử lý thông tin kế toán
II. Công tác xử lý thông tin kế toán
Quá trình xử lý thông tin kế toán trong doanh nghiệp được thực hiện 11
- Tách rời giữa KTTC và KTQT 0/7 0%
- Thực hiện đồng thời giữa KTTC và KTQT 7/7 100%
BV có thực hiện mã hóa các đối tượng kế toán không 12 - Có 7/7 100% - Không 0/7 0%
Phương pháp mã hóa các đối tượng kế toán trên phần mếm kế toán tại BV
- Mã hóa theo chữ gợi nhớ 1/7 13,6% 13 - Mã hóa hỗn hợp 4/7 68,2% - Mã hóa giản đơn 0/7 0%
- Mã hóa theo cây phân cấp 1/7 18,2% - Khác 0/7 0%
Để hệ thống hóa và xử lý thông tin kế toán trong BV,
các tài khoản sử dụng được thực hiện 14
- Tuân thủ hoàn toàn theo chế độ kế toán áp dụng 7/7 100% - Tuân thủ một phần 0/7 0%
- Xây dựng một số tài khoản đặc thù riêng 0/7 0%
BV có xây dựng thêm các tài khoản chi tiết 15 - Có xây dựng 7/7 100% - Không xây dựng 0/7 0%
BV có mở sổ chi tiết cho các tài khoản không 16 - Có 7/7 100% - Không 0/7 0%
Sổ kế toán chi tiết tại BV anh/chị có phù hợp với các
tài khoản chi tiết không? 17 - Có 7/7 100% - Không 0/7 0%
Dữ liệu phục vụ cho quản trị BV được kế toán xử lý theo những nội dung
- Xử lý dữ liệu phục vụ lập kế hoạch 5/7 77,3% 18
- Xử lý dữ liệu cung cấp thông tin thực hiện 7/7 100%
- Xử lý dữ liệu phục vụ kiểm soát 3/7 40,1%
- Xử lý dữ liệu phục vụ ra quyết định 12/7 54,5%
Xin anh/chị cho biết đơn vị có xây dựng định mức và
dự toán khám chữa bệnh không ? 19 - Có 5/7 77,3% - Không 2/7 37,7%
Phân loại chi phí theo phương pháp - Theo khoản mục chi phí 7/7 100% - Theo yếu tố chi phí 0/7 0% 20
- Theo mức độ hoạt động 0/7 0%
- Chi phí kiểm soát được, không kiểm soát được 0/7 0%
- Chi phí trực tiếp, chi phí gián tiếp 0/7 0%
Thực hiện mô hình kế toán trách nhiệm 21 - Có 0/7 0% - Không 7/7 100% 22
BV không thực hiện mô hình kế toán trách nhiệm là do
- Chưa biết đến mô hình này 1/7 9,1%
- Chưa hiểu hết vai trò của mô hình này 1/7 7,7%
- Không có nhu cầu sử dụng 5/7 68,2%
Các quyết định thường gặp trong BV là gì?
- Quyết định mua sắm tài sản 5/7 72,7% 23
- Quyết định có đầu tư hay không 3/7 45,4%
- Quyết định duy trì hay loại bỏ một số bộ phận 1/7 9,1%
- Quyết định từ chối hay nhận đơn hàng 1/7 18,2%
Ở phần này, tác giả nghiên cứu thực trạng quá trình xử lý thông tin kế toán
thông qua các phương pháp kế toán, phương tiện xử lý thông tin theo mục đích
sử dụng thông tin trong điều kiện ứng dụng CNTT tại các khoa phòng thuộc
Bệnh viện Tâm thần Thanh Hoá
2.2.2.1. Mục tiêu xử lý thông tin kế toán
Qua khảo sát thực tế tại các khoa phòng cho thấy, 100% bộ phận đều xử
lý thông tin KTQT kết hợp trong cùng một hệ thống với xử lý thông tin KTTC.
Tuy nhiên, mỗi bộ phận có mức độ kết hợp là khác nhau, nhưng đều thực hiện theo những mục tiêu sau:
- Mục tiêu xử lý thông tin KTTC: Việc xử lý thông tin KTTC ở các khoa
phòng được khảo sát đều cần tuân thủ theo đúng quy định của Nhà nước về nội
dung thông tin được trình bày trên hệ thống báo cáo được công bố theo quy
định, nhằm đảm bảo yêu cầu về tính trung thực, hợp lý của thông tin trình bày
trên BCKT. Đồng thời, các khoa phòng phải thực hiện xử lý, giải trình những
thông tin sai lệch trên BCKT trước và sau kiểm toán nhằm đảm bảo tính chính
xác, minh bạch về thông tin công bố cũng như lợi ích đối với các đối tượng sử
dụng thông tin bên ngoài BV.
- Mục tiêu xử lý thông tin KTQT: Việc xử lý thông tin KTQT ở các khoa
phòng hầu hết đều xuất phát từ yêu cầu quản trị BV ở các cấp và theo chức năng
KTQT, đó là xử lý thông tin phục vụ chức năng lập dự toán; xử lý thông tin
phục vụ chức năng hoạt động; xử lý thông tin phục năng kiểm soát; xử lý thông
tin phục vụ chức năng ra quyết định. Nhằm đảm bảo cung cấp thông tin kế toán
cho việc ra quyết định của các nhà quản lý, các khoa phòng chủ yếu tập trung
vào kiểm soát quá trình thực hiện như: xây dựng định mức, dự toán chi phí ;
quản trị các yếu tố đầu vào
2.2.2.2. Phương tiện xử lý thông tin kế toán
Xử lý thông tin kế toán thông qua hệ thống tài khoản kế toán
BV đã căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán được quy định tại Chế độ kế
toán HCSN ban hành theo Thông tư số 107/2017/TT-BTC ngày 20 tháng 11 năm
2017 (Phụ lục P40), căn cứ vào đặc điểm hoạt động cụ thể của đơn vị để xây
dựng hệ thống tài khoản kế toán áp dụng tại đơn vị của mình.
Qua khảo sát tại BV cho thấy, 100% bộ phận đều thực hiện xử lý thông tin
theo đúng quy định của Nhà nước. Hệ thống tài khoản kế toán được xây dựng
phần lớn đã góp phần ghi nhận, phản ánh thường xuyên liên tục về tình hình tiếp
nhận và sử dụng kinh phí từ các nguồn tài chính khác nhau, góp phần quản lý
chặt chẽ các khoản thu - chi và sử dụng đúng mục đích. Cụ thể như sau:
- Loại 1: Tiền và vật tư.
Để ghi nhận các khoản tiền: Kế toán sử dụng TK 111- Tiền mặt để phản
ánh số hiện có và tình hình biến động của tiền mặt tại quỹ và TK 112- Tiền gửi
Ngân hàng, Kho bạc để phản ánh số hiện có và tình hình biến động các khoản
tiền gửi của đơn vị tại Ngân hàng, Kho bạc. Các tài khoản này được chi tiết theo
từng loại quỹ, loại tiền gửi ngân hàng, kho bạc.
Để ghi nhận về vật tư: Kế toán của BV sử dụng TK 152 - Nguyên liệu, vật
liệu, tài khoản này được chi tiết theo từng loại thuốc, hóa chất, dịch truyền, máu,
trong từng loại thuốc, … lại theo dõi chi tiết theo từng loại kinh phí thường xuyên,
kinh phí dự án… do mỗi loại kinh phí được cấp theo đơn giá thuốc, hóa chất khác
nhau. BV sử dụng TK 153 - Công cụ, dụng cụ để phản ánh giá trị hiện có và tình
hình biến động của công cụ, dụng cụ, tài khoản này được chi tiết theo từng loại dụng cụ, y cụ,…
- Loại 2: Tài sản cố định.
Kế toán sử dụng TK 211- TSCĐ hữu hình, TK 213 - TSCĐ vô hình,
TK 214 – Khấu hao và hao mòn lũy kế TSCĐ, để phản ánh tình hình biến
động tăng, giảm các loại TSCĐ hữu hình, vô hình theo chỉ tiêu nguyên giá, giá trị hao mòn. - Loại 3: Thanh toán.
Dùng để phản ánh quan hệ thanh toán giữa BV với các tổ chức cá nhân
bên ngoài và quan hệ mua bán, cung cấp dịch vụ, các quan hệ thanh toán lẫn
nhau giữa đơn vị với cấp trên, cấp dưới và với cán bộ, nhân viên trong đơn vị,
kế toán sử dụng TK 331 –Phải trả cho người bán, TK 332 –Các khoản phải nộp
theo lương, TK 333 - Các khoản phải nộp nhà nước, TK 334 - Phải trả người lao
động, TK 336 –Phải trả nội bộ, TK 337 –Tạm thu, TK 338 –Phải trả khác, …
- Loại 4: Nguồn kinh phí và các quỹ.
Dùng để phản ánh số hiện có và tình hình biến động tăng, giảm và quyết
toán các nguồn kinh phí và các quỹ của đơn vị, kế toán sử dụng TK 411 - Nguồn
vốn kinh doanh, TK 421 –Thặng dư (thâm hụt) lũy kế, TK 431 –Các quỹ (chi tiết
quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi, …), … - Loại 5: Các khoản thu.
Kế toán sử dụng TK 511 - Thu hoạt động do NSNN cấp - để phản ánh
các khoản thu theo chế độ quy định và được phép của Nhà nước phát sinh tại
đơn vị và tình hình xử lý các khoản thu, như thu viện phí, phí xét nghiệm và cả
khoản thu từ hoạt động dịch vụ như thu từ dịch vụ khám chữa bệnh, dịch vụ
tiêm phòng, thu từ giường yêu cầu, thu từ hoạt động liên doanh liên kết, thu từ
các quầy thuốc, trông giữ xe,…; TK 512- Thu viện trợ, vay nợ nước ngoài; TK
514- Thu phí được khấu trừ, để lại, TK 515- Doanh thu tài chính, TK 531 - Thu
hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ được sử dụng để phản ánh các khoản thu
từ hoạt động dịch vụ tiêm phòng hay các khoản thu từ các dịch vụ trông giữ xe,
ki ốt tạp hóa, quầy báo, điện thoại, thu từ quầy thuốc, phương tiện đưa đón bệnh
nhân, thu từ các hoạt động nhà ăn;… - Loại 6: Các khoản chi.
Kế toán sử dụng TK 611 – Chi phí hoạt động để phản ánh các khoản chi
từ hoạt động dịch vụ. Tk 612- Chi phí từ nguồn viện trợ, vay nợ nước ngoài, TK
614- Chi phí hoạt động thu phí, TK 615- Chi phí tài chính, TK 632- Giá vốn
hàng bán, TK 642- Chi phí quản lý của hoạt động SXKD, dịch vụ, TK 652 – Chi
phí chưa xác định đối tượng chịu phí như chi phí tiền lương, tiền công, chi phí
khác cho nhân viên, chi phí vật tư, công cụ và dịch vụ đã sử dụng, chi phí khấu hao và hao mòn TSCĐ, … - Loại 7: Thu nhập khác.
Kế toán sử dụng TK 711- Thu nhập khác, phản ánh các khoản thu nhập từ
thanh lý, nhượng bán tài sản, … - Loại 8: Chi phí khác.
Kế toán sử dụng TK 811- Chi phí khác, phản ánh chi phí thanh lý, nhượng
bán, … TK 821- Chi phí thuế thu nhập DN phải nộp, …
- Loại 9: Tài khoản xác định kết quả.
Kế toán sử dụng TK 911- Xác định kết quả, phản ánh kết quả hoạt động
hành chính, sự nghiệp, kết quả hoạt động SXKD, dịch vụ, kết quả hoạt động
tài chính và kết quả hoạt động khác (nếu có), …
- Loại 0: Kế toán sử dụng TK 008 - Dự toán chi hoạt động, để phản ánh số
dự toán kinh phí hoạt động được cấp có thẩm quyền giao và việc rút dự toán kinh
phí hoạt động ra sử dụng.
Hệ thống tài khoản kế toán tại BV Tâm thần Thanh Hóa hiện nay đang áp
dụng về cơ bản đã đáp ứng được yêu cầu. Phản ánh đầy đủ mọi hoạt động kinh
tế của đơn vị trong nền kinh tế thị trường, phù hợp với yêu cầu quản lý thống
nhất của Nhà nước; đáp ứng được yêu cầu chính sách tài chính, thuận lợi cho
việc cơ giới hoá công tác kế toán. Song, bên cạnh đó vẫn còn một số tồn tại cần
phải tiếp tục bổ sung, sửa đổi cho phù hợp với các nguyên tắc xây dựng hệ
thống tài khoản kế toán đơn vị sự nghiệp công lập.
Về mã hRa các đối tượng kế toán:
Các đối tượng được mã hóa thường là: danh mục các đối tượng bệnh
nhân, danh mục hóa chất xét nghiệm, danh mục thuốc, danh mục nhà cung cấp,
danh mục dịch vụ kỹ thuật… Mỗi đối tượng mã hóa theo một cách riêng, tùy
thuộc vào đặc điểm quản lý của BV và thường phụ thuộc vào yêu cầu của phần
mềm được cung cấp. 4/7 bộ phận (chiếm 68,2%) sử dụng phương pháp mã hóa
hỗn hợp Theo kết quả khảo sát BV sử dụng phương pháp mã hóa hỗn hợp, sử
dụng số và chữ để mã hóa các đối tượng quản lý như … Ví dụ: Thuốc
Salbutamon 0.5mg – SAL, Pischolanz 10mg – PS10….Các dịch vụ kỹ thuật :
Thay băng vết thương mổ chiều dài <= 15cm – TB15, Xoa bóp bấm huyệt - XB30…..
Các tài khoản kế toán sử dụng để phân loại thông tin theo các đối tượng
kế toán được mã hóa theo các cách nhất định trên phần mềm kế toán. Tùy vào
quy mô, đặc điểm và yêu cầu quản lý của mỗi đơn vị mà hệ thống TKKT được
mã hóa theo những nguyên tắc riêng. Việc mã hóa số hiệu tài khoản và mã hóa
các đối tượng chi tiết hoàn toàn riêng rẽ và có khóa liên kết, các danh mục chi
tiết được xây dựng riêng, độc lập với hệ thống TKKT.
Nhìn chung, hiện nay bệnh viện mới chỉ sử dụng hệ thống TKKT theo chế độ kế
toán hiện hành, chủ yếu để phục vụ cho việc thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin KTTC
Xử lý thông tin kế toán qua việc ghi chép trên sổ sách kế toán
Hiện nay, BV Tâm thần Thanh Hóa đã thực hiện mở sổ kế toán, ghi chép,
quản lý, bảo quản, lưu trữ sổ kế toán theo quy định của Luật Kế toán số
88/2015/QH13 ngày 20/11/2015 của Quốc hội nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa
Việt Nam (Phụ lục P30- P35), Thông tư số 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017
của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
Sau khi thông tin kế toán được phân loại trên hệ thống TKKT, sẽ được xử
lý thông qua việc ghi chép trên sổ sách kế toán .Hiện tại BV đã thực hiện tin học
hóa công tác kế toán, nên công việc kế toán được thực hiện theo chương trình
phần mềm kế toán ở hầu hết các bộ phận. Phần mềm kế toán của các bộ phận
đều được xây dựng theo hình thức kế toán mà bộ phận áp dụng để ghi sổ kế toán
phù hợp với yêu cầu quản lý và điều kiện kế toán. Hình thức kế toán hiện nay
BV đang áp dụng là hình thức Chứng từ ghi sổ. Tuy nhiên do chịu ảnh hưởng
các giới hạn của phần mềm kế toán, nên việc thực hiện hình thức sổ kế toán
thường có sự pha tạp cải tiến phù hợp, song vẫn đảm bảo đầy đủ nội dung theo
quy định. Nói chung phòng Tài chính kế toán của đơn vị đã có những sự quan
tâm nhất định đến việc lựa chọn hệ thống sổ kế toán, sao cho phù hợp với đặc
điểm hoạt động và yêu cầu quản lý của đơn vị mình. Trình độ chuyên môn của
cán bộ kế toán ở BV liên tục được huấn luyện và đào tạo nâng cao nhưng chưa
đồng đều về trình độ.
Xử lý thông tin phục vụ lập kế hoạch
Khảo sát tại BV cho thấy định mức được lập một năm một lần và có thể
điều chỉnh ở các quý. Mỗi khoa phòng bộ phận phải chịu trách nhiệm về nhiệm
vụ được giao trong phạm vi nguồn lực. Sau khi bệnh viện giao định mức cho các
khoa phòng thì các đơn vị này tiếp tục giao định mức xuống cho các bộ phận
trực thuộc để thực hiện nhiệm vụ. Khảo sát cho thấy có 5/7 bộ phận chiếm
77,3% có lập các dự toán như dự toán chi phí, định mức tiêu hao tài sản… .Hệ
thống dự toán tại BV được lập tại nhiều bộ phận. Mỗi bộ phận trực thuộc sẽ lập
dự toán riêng tùy thuộc vào đặc điểm công việc của từng bộ phận. Dó đó, dự
toán tại từng bộ phận sẽ có những đặc điểm khác nhau. Ví dụ như lập dự toán chi phí
Xử lý thông tin thực hiện
Thông tin thực hiện trong HTTTKT được xử lý chủ yếu từ bộ phận
KTTC thông qua quá trình ghi chép trên sổ sách kế toán bằng các phương pháp
TKKT, ghi sổ kế toán chủ yếu là các hoạt động chi thường xuyên, chi không thường xuyên.
Hiện nay BV chưa chú ý đến thiết kế hệ thống TKKT để phục vụ cho việc
thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin KTQT. Phương pháp chủ yếu áp dụng
trọng đơn vị là phân loại thông tin có 5/7 bộ phận chiếm 77,3%. Công tác ghi
chép trên sổ kế toán chi tiết chủ yếu mới chi tiết đến bậc thứ hai của đối tượng
theo dõi. Việc sử dụng và ghi chép chi tiết như vậy chủ yếu phục vụ cho công
tác xử lý và cung cấp thông tin KTTC, đồng thời chỉ đáp ứng được phần nào cho nhu cầu quản trị.
Xử lý thông tin phục vụ kiểm soát
Để xử lý thông tin phục vụ kiểm soát, BV chủ yếu dựa trên phương pháp
so sánh, so sánh giữa số liệu thực hiện với các số liệu dự toán. BV chủ yếu
quan tâm đến kiểm soát các khoản chi không thường xuyên. Các thông tin liên
quan đến kiểm soát chi được hệ thống xử lý theo hướng so sánh thông tin chi
thực tế với các thông tin chi dự toán, hoặc chi thực tế kỳ báo cáo với kỳ trước
để phát hiện chênh lệch các khoản chi. Tuy nhiên, tại BV kênh thông tin chưa
có sự liên kết với nhau, số liệu định mức là do bộ phận kế hoạch lập, trong khi
đó theo dõi chi thực hiện lại do bộ phận kế toán và các bộ phận sản xuất thu
thập và gửi lên phòng kế toán, do đó việc xử lý thông tin phục vụ kiểm soát chi
mới chỉ thực hiện đơn giản so sánh tổng chi của các bộ phận thực hiện so với
kế hoạch, chưa chi tiết cho từng khoản chi. Việc phân tích các khoản chi cũng
chỉ thuần túy là xác định biến động về giá trị nên ít có giá trị đối với hoạt động
quản lý. Nhà quản trị không thể xác định được những nguyên nhân gia tăng các
khoản chi để có biện pháp điều chỉnh kịp thời.
Kế toán trách nhiệm đóng vai trò quan trọng trong hệ thống lập kế hoạch,
kiểm soát và đánh giá của BV. Tuy nhiên theo khảo sát tại BV 5/7 bộ phận
chiếm 77,3% không có nhu cầu sử dụng. Các hoạt động lập kế hoạch, kiểm soát
và đánh giá được thực hiện theo từng trung tâm trách nhiệm. Nếu hệ thống kế
toán trách nhiệm không hoạt động hoặc hoạt động không tốt thì việc thực hiện
các chức năng quản lý của các nhà quản trị trong BV sẽ gặp khó khăn.
Xử lý thông tin phục vụ ra quyết định
Hiện nay, áp lực cạnh tranh đối với bệnh viện ngày càng lớn, việc cắt
giảm ngân sách nhà nước, chuyển dần sang tự cung tự cấp, để tiếp tục tồn tại và
phát triển cần phải không ngừng nâng cao tính cạnh tranh. Việc ra quyết định
của nhà quản trị trong các tình huống cụ thể có ảnh hưởng lớn đến tình hình hoạt
động của BV. Theo kết quả điều tra, BV thường phải đứng trước các quyết định
về mua sắm tài sản 5/7 bộ phận chiếm 72,7%, quyết định đầu tư hay không 3/7
bộ phận chiếm 45,4%. Ngoài ra, BV còn đưa ra một số quyết định khác nhưng
không thường xuyên như quyết định duy trì hay loại bỏ một số bộ phận, quyết
định mở đấu thầu cho thuê hay sử dụng bất động sản, quyết định mở thêm dịch
vụ kỹ thuật cao hay cắt giảm. Trong các quyết định thì quyết định đầu tư hay
không được quan tâm hàng đầu. Hiện nay và tương lai với định hướng tất cả các
BV đều hướng tới tự chủ về tài chính, tự chủ một phần hay tự chủ toàn bộ. Có
thể thấy rõ bênh viện có nguồn thu chủ yếu là từ quyết toán các khoản bào hiểm
xã hội, các dịch vụ kỹ thuật cao hay các khoản dịch vụ ngoài bảo hiểm xã hội
còn hạn chế. Đặc điểm bệnh nhân tâm thần là bênh nhân xã hội, không có tiền
để chi trả cho các dịch vụ ký thuật cao. Do đó, để đưa ra được quyết định về
việc có nên đầu tư thêm các dịch vụ là vấn đề quan trọng đối với các nhà quản lý
trong bênh viện nói chung và các bệnh viên trong toàn ngành nói riêng.
Mục đích cuối cùng của BV là chi hiệu quả trong BV, chính vì thế mỗi
quyết định đưa ra đều giữ vai trò quan trọng, quyết định đúng đắn sẽ đem lại
hiệu quả cao cho BV và ngược lại. Để đưa ra các phương án kinh chi đầu tư
thông thường nhà quản trị cần phải xem xét các yếu tố cơ bản như chi phí,
doanh thu, năng lực sử dụng của BV,…là cơ sở để nhà quản trị có những lựa chọn tối ưu nhất.
Nhìn chung, việc xử lý thông tin thu thập ở bênh viện mới chỉ đáp ứng
được yêu cầu của công tác KTTC, chưa đáp ứng được yêu cầu KTQT. Kế hoạch
khám chữa bệnh ở các BV được xây dựng, quản lý và sử dụng chủ yếu được
thực hiện ở bộ phận chức năng, chưa có sự tham gia tích cực của bộ phận kế
toán. Do đó, sẽ khó khăn trong việc kiểm tra, đánh giá kết quả hoạt động cho
từng bộ phận và toàn BV
2.2.2.3. Bộ phận thực hiện xử lý thông tin kế toán
Theo kết quả khảo sát tại BV, thông tin sau khi thu thập sẽ được thực
hiện xử lý chủ yếu tại bộ phận kế toán. Do đo, tổ chức bộ máy kế toán và
phương tiện kỹ thuật ứng dụng có ảnh hưởng tới quá trình xử lý thông tin kế
toán. Tại BV bộ máy quản lý phân cấp thành bộ phận kế toán của đơn vị cấp
trên và cấp dưới. Với các đơn vị cấp dưới không hạch toán độc lập nhân viên
kế toán sẽ làm nhiệm vụ hạch toán ban đầu, thu nhâ ~n, kiểm tra chứng từ, tổng
hợp gửi về phòng kế toán trung tâm. Hoă ~c cũng có trường hợp các đơn vị cấp
dưới trở thành đơn vị hạch toán ban đầu theo chế đô ~ báo sổ và cuối kỳ gửi các
sổ theo chế đô ~ báo sổ này về Phòng kế toán trung tâm để tổng hợp lập BCKT.
2.2.3. Thực trạng quá trình cung cấp thông tin kế toán
III. Công tác cung cấp thông tin kế toán
BV lập đầy đủ báo cáo tài chính theo chế độ kế toán không - Có đầy đủ 7/ 100% 24 - Chưa đầy đủ 7 0% 0/ 7
Việc lập báo cáo tài chính được thực hiện bằng
- Kết xuất số liệu, lập thủ công bên ngoài 1/ 18,2% 25
- Trên phần mềm kế toán 7 81,8% 6/ 7
BV có tiến hành lập báo cáo kế toán quản trị không - Có 6/ 86,4% 26 - Không 7 13,6% 1/ 7
BV đã tiến hành lập những báo cáo kế toán quản trị nào
- Báo cáo chi phí sản xuất 7/ 100% 27
- Báo cáo chi phí bộ phận 7 68,2% 4/ 7 28
BV có cần thiết phải lập các báo cáo kế toán quản trị nhằm
phục vụ cho các nhà quản lý - Rất cần thiết 1/ 13,6% - Cần thiết 7 86,4% - Không cần thiết 6/ 0% 7 0/ 7
Việc lập báo cáo kế toán quản trị được thực hiện bằng - Thủ công 2/ 36,3% 29
- Trên phần mềm kế toán 7 63,6% 5/ 7
Báo cáo kế toán quản trị trong đơn vị thể hiện những nội dung
- Thông tin về định mức 7/ 100% - Thông tin về kế hoạch 7 72,7% - Thông tin về dự toán 5/ 45,4%
- Thông tin về số kỳ trước 7 100% 30
- Thông tin về số kỳ này 3/ 100% 7 7/ 7 7/ 7
Nếu chưa lập báo cáo kế toán quản trị, cho biết lý do
- Chưa có nhu cầu sử dụng 1/ 13,6%
- Chưa thấy lợi ích của nó 7 0% 31
- Không biết loại báo cáo này 0/ 0% 7 0/ 7
2.2.3.1. Đối tượng sử dụng thông tin và nội dung thông tin được cung cấp
Đối tượng sử dụng thông tin bên trong DN
Theo khảo sát tại BV, đối tượng sử dụng thông tin bên trong BV chủ yếu
bao gồm: ban giám đốc, ban lãnh đạo …..
- Ban giám đốc : là những người có trách nhiệm điều hành và thực hiện
các mục tiêu của BV. Mục tiêu của các BV thường khác nhau và rất phức tạp.
Nó thường bao gồm việc đạt được một mức doanh thu nhuận chấp nhận được,
cung cấp dịch vụ có chất lượng với giá thấp, tạo công ăn việc làm, cải thiện
môi trường và có thể là những nhiệm vụ khác. Muốn thực hiện được các mục
tiêu tổng quát này, BV cần phải hoạt động có lãi. Điều này đặt ra cho ban giám
đốc phải luôn nỗ lực để điều hành BV sao cho tạo ra lợi nhuận và có khả năng thanh toán công nợ.
- Ban lãnh đạo : Là ban giám đốc và các nhà quản lý hay trưởng khoa
phòng bộ phận trong BV. Trong quá trình điều hành BV, các ban lãnh đạo
thường xuyên phải quyết định và phải trả lời các câu hỏi như phải làm gì, làm
như thế nào và kết quả đạt được có đúng với kế hoạch đặt ra hay không ? Cụ
thể hơn, các ban lãnh đạo thường đặt ra những câu hỏi như BV có đủ tiền để
thanh toán các món nợ đến hạn hay không, dịch vụ nào mang lại lợi nhuận cao
nhất, khoản chi nào là quan trọng nhất hiện tại v.v. Những ban lãnh đạo thành
công thường là những người luôn đưa ra những quyết định đúng đắn trên cơ sở
thông tin có giá trị và kịp thời mà một phần thông tin quan trọng chính là do hệ
thống kế toán cung cấp thông qua hệ thống báo cáo kế toán tài chính và báo cáo kế toán quản trị.
2.2.3.2. Phương tiện cung cấp thông tin kế toán
Tùy thuộc vào nội dung thông tin và nhu cầu sử dụng thông tin khác nhau
mà kết quả cung cấp thông tin của HTTTKT được thể hiện dưới dạng các báo
cáo kế toán, bao gồm BCKT và báo cáo KTQT.
Thực trạng lập và cung cấp thông tin trên BCKT:
Thông tin KTTC trong BV được trình bày cụ thể trên các Báo cáo kế toán.
Báo cáo kế toán là công cụ hết sức quan trọng để giúp Thủ trưởng các đơn vị
lãnh đạo, quản lý điều hành hoạt động của đơn vị. Theo quy định chế độ kế toán,
cuối niên độ kế toán, các đơn vị sự nghiệp nói chung và các BV công lập, trung
tâm y tế nói riêng đều phải lập hệ thống báo cáo tài chính gửi cơ quan nhà nước
theo qui định. Hệ thống báo cáo kế toán tại BV Tâm thần Thanh Hóa hiện nay
được xây dựng trên cơ sở quy định của Chế độ kế toán HCSN ban hành theo
Thông tư số 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
Qua khảo sát thực tế cho thấy, việc lập báo cáo tài chính đối với BV được
thực hiện tạm tính hàng quý, sau đó hết năm kế toán sẽ quyết toán mỗi năm 1
lần với cơ quan chức năng theo qui định. Phần mềm kế toán ứng dụng tại BV đã
cho phép việc lập hầu hết các báo cáo tài chính theo quy định của chế độ kế toán
hiện hành chiếm 5/7 bộ phận ứng với 81/8%, việc lập các báo cáo này chỉ cần
thông qua thao tác in ấn ngay sau khi thực hiện xong việc xử lý dữ liệu điều
chỉnh, kết chuyển. Cụ thể, hệ thống báo cáo tài chính được lập bao gồm:
- Bảng cân đối tài khoản
- Tổng hợp tình hình kinh phí và quyết toán kinh phí đã sử dụng
- Báo cáo chi tiết kinh phí hoạt động
- Bảng đối chiếu dự toán kinh phí ngân sách tại kho bạc Nhà nước theo
hình thức rút dự toán tại KBNN
- Bảng đối chiếu tình hình tạm ứng và thanh toán tạm ứng kinh phí ngân
sách tại kho bạc Nhà nước;
- Bảng đối chiếu số dư tài khoản tiền gửi
- Báo cáo thu - chi hoạt động sự nghiệp và hoạt động sản xuất, kinh doanh;
- Báo cáo tình hình tăng, giảm TSCĐ;
- Báo cáo số kinh phí chưa sử dụng đã quyết toán năm trước chuyển sang
(chỉ được lập ở các BV công lập của tỉnh);
- Thuyết minh báo cáo tài chính.
Cuối niên độ kế toán, BV lập các Báo cáo tài chính, Thủ trưởng đơn vị ký
duyệt, sau đó nộp cho Sở Y tế chậm nhất vào cuối tháng 3 của năm sau.
Nhìn chung, hệ thống báo cáo kế toán chỉ đáp ứng yêu cầu của KTTC, chứ
chưa đáp ứng được cung cấp thông tin phục vụ quản trị BV. Theo khảo sát có
6/7 bộ phận chiếm 89.8 % cảm thấy cần thiết phải lập các báo cáo kế toán quản
trị nhằm phục vụ cho các nhà quản lý.Tuy nhiên chỉ có 1/7 bộ phận lập báo các
chi phí bộ phận. Hệ thống báo cáo tài chính không phù hợp cho việc tìm hiểu và
nguyên cứu, do đó không mang tính kịp thời cho việc ra quyết định và thiếu độ tin cậy.
2.2.4. Thực trạng quá trình kiểm soát thông tin kế toán
IV. Công tác kiểm soát thông tin kế toán
BV có tiến hành kiểm soát thông tin kế toán không 32 - Có 7/7 100% - Không 0/7 0%
Quá trình kiểm soát thông tin trong BV được thực hiện Tốt BT K/Tốt tốt ở khâu nào 33
- Kiểm soát thông tin đầu vào 5 1 0
- Kiểm soát quá trình xử lý thông tin 5 1 0
- Kiểm soát thông tin đầu ra 1 6 0
Theo anh/chị các khía cạnh sau trong hệ thống thông Tốt BT K/Tốt
tin kế toán của BV có được kiểm soát tốt không? 34
- Phản ánh thông tin trung thực, hợp lý 5 1 0 - Bảo mật thông tin 5 2 0 - Bảo vệ tài sản 6 1 0
Đánh giá mức độ giảm bớt rủi ro trong kiểm soát thông tin kế toán của BV - Rất tốt 0/7 0% 35 - Tốt 2/7 31,8% - Trung bình 4/7 63,6% - Không tốt 1/7 4,5%
Mức độ hài lòng về hệ thống thông tin kế toán hiện tại của BV - Rất hài lòng 1/7 13,6% 36 - Hài lòng 3/7 40,9% - Tương đối hài lòng 3/7 45,4% - Không hài lòng 0/7 0%
Theo tìm hiểu bệnh viện có 100% các bộ phận tiến hành kiểm soát
HTTTKT. Tuy nhiên thực tế kết quả kiểm soát mới chỉ thực hiện được ở một số nội dung sau:
- Kiểm soát đầu vào: Theo tìm hiểu đều đơn vị có 5/7 bộ phận chiếm
77,4% ở mức độ tốt khâu kiểm soát thông tin đầu vào, còn lại là ở mức độ
trung bình. Các thông tin kế toán thu thập được phản ánh trên chứng từ kế
toán và được cập nhật vào phần mềm do bộ phận kế toán phụ trách. Các DN
đều chú ý đến việc phân loại, kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ.
- Kiểm soát quá trình xử lý thông tin: Các thông tin BV được xử lý trên
các phần mềm kế toán và có những thông tin có thể được xử lý thủ công. Từ kết
quả tìm hiểu cho thấy BV có 1/7 bộ phận chiếm 13,6% chưa thực hiện tốt khâu
kiểm soát đối với thông tin thực hiện. Tuy nhiên, khâu đối chiếu giữa sổ tổng
hợp với sổ chi tiết, sổ tổng hợp với BCKT, sổ chi tiết với báo cáo chi tiết chưa
được thực hiện chặt chẽ.
- Kiểm soát đầu ra: Qua tìm hiều cho thấy quá trình kiểm soát thông tin
đầu ra cung cấp cho các đối tượng sử dụng tại BV hầu như chưa được thực hiện
có 1/7 bộ phận chiếm 13,6% cảm thấy thực hiện tốt khâu kiểm soát đầu ra. Công
việc kiểm soát mới chỉ dừng lại ở việc kiểm tra sổ sách, BCKT đảm bảo thực
hiện đúng CMKT, kiểm tra số lượng các báo cáo cung cấp và thời gian cung
cấp, còn kiểm soát chất lượng và độ tin cậy của các thông tin cung cấp trên các
báo cáo chưa được quan tâm.
Nhìn chung, tại BV hiện nay chưa xây dựng được hệ thống kiểm soát nội
bộ đối với các thông tin kế toán. Do đó, quá trình xử lý thông tin chưa thực sự
chặt chẽ, cung cấp thông tin chưa đầy đủ và còn thiếu tính đồng bộ và chưa thực
sự làm giảm bớt rủi ro trong việc cung cấp thông tin. Khảo sát thực tế cho thấy
bệnh viên đã ứng dụng phần mềm, tuy nhiên đối với hoạt động kiểm soát trong
BV chưa được thực hiện thông qua việc chưa phân quyền truy cập; phân chia
quyền được kết xuất, sử dụng báo cáo, thông tin. Đồng thời, BV cũng chưa đưa
ra quy định cụ thể nào về chế độ bảo mật thông tin; kiểm tra nguồn gốc phát
sinh từ các thông tin trên báo cáo; quản lý chặt chẽ về xem, thêm, sửa, xóa trong
việc xử lý, lập và cung cấp báo cáo đối với từng phần hành kế toán. Tại BV chưa
xây dựng chính sách quản lý rủi ro trong HTTTKT. Điều này làm ảnh hưởng tới
chất lượng thông tin kế toán cung cấp tại các BV.
Đánh giá chung về mức độ hài lòng của nhân viên kế toán đối với
HTTTKT dành cho nhân viên kế toán, có 13,6% bộ phận trả lời ở mức độ rất hài
lòng, 40,9% bộ phận ở mức độ hài lòng, 45,4% bộ phận ở mức độ tương đối hài
lòng. Như vậy, HTTTKT trong bệnh viện tâm thần Thanh Hóa đáp ứng chưa
được tốt nhu cầu thông tin cho các đối tượng sử dụng. Các thông tin cung cấp
mới chỉ phục vụ cho KTTC, còn KTQT thì chưa được chú trọng. Chất lượng
thông tin kế toán cung cấp cũng chưa được đảm bảo. Toàn bộ kết quả khảo sát
thu được thể hiện qua bảng tổng hợp ở bảng phụ lục s> 01C.
2.3. Đánh giá thực trạng hệ th>ng thông tin kế toán tại Bê nh viê n Tâm thần Thanh Hóa
2.3.1. Đánh giá kết quả khảo sát và nghiên cứu
Qua khảo sát nghiên cứu thực trạng HTTTKT trong BV tâm thần Thanh
Hóa cho thấy có những kết quả đã đạt được và những tồn tại cần khắc phục sau:
2.3.1.1. Những kết quả đạt được
- Về bộ máy kế toán tại BV được tổ chức tương đối tốt, hầu hết đều được
tố chức theo mô hình kết hợp vừa tập trung vừa phân tán, phù hợp với đặc điểm
khám chữa bệnh. Các nghiệp vụ được hạch toán đúng theo chế độ kế toán do Bộ
tài chính ban hành và phù hợp với quy định của ngành. Nhân sự trong bộ máy kế
toán được bố trí phù hợp với trình độ, năng lực cá nhân, thuận tiện cho công tác
kế toán, xử lý nhanh chóng, kịp thời.
- Về quá trình thu nhận thông tin ban đầu:
BV thực hiện khá tốt việc tổ chức thu nhận thông tin ban đầu qua hệ thống
chứng từ kế toán (Phụ lục P23 –P29) . Việc lập chứng từ, kiểm tra và luân
chuyển chứng từ được thực hiện theo đúng chế độ chứng từ kế toán theo quy
định hiện hành làm cơ sở cho quá trình xử lý thông tin sau này. Việc bảo quản và
lưu trữ chứng từ cũng được thực hiện theo đúng quy định của chế độ kế toán
hiện hành nên công tác cung cấp thông tin phục vụ quản lý kịp thời và đạt hiệu quả cao.
- Về quá trình xử lý thông tin kế toán:
+ Quá trình xử lý thông tin kế toán được thực hiện qua hệ thống tài khoản
và sổ sách kế toán. BV cơ bản đã vận dụng hệ thống TKKT, sổ sách kế toán đảm
bảo tuân thủ các nguyên tắc kế toán, chuẩn mực kế toán. Điều này giúp cho việc
lập và trình bày thông tin trên các báo cáo kế toán đạt hiệu quả cao.
+ BV đã dần ý thức được tầm quan trọng của công tác KTQT. Ban lãnh
đạo đã quan tâm đến việc xây dựng và sử dụng định mức, kế hoạch khám chữa
bệnh, góp phần tăng cường công tác quản lý tại các BV.
- Về quá trình cung cấp thông tin kế toán:
+ Công tác lập, trình bày thông tin trên các BCKT của các BV nhìn chung
đảm bảo theo quy định và phù hợp với yêu cầu cung cấp thông tin là trung thực,
hợp lý, đáng tin cậy cho các đối tượng sử dụng.
+ BV đã chú trọng đến việc lập báo cáo KTQT nhằm cung cấp thông tin
chi tiết phục vụ yêu cầu quản trị BV. Các thông tin được cung cấp tuy chưa làm
thỏa mãn nhu cầu thông tin của các nhà quản trị nhưng cũng đã bước đầu giúp
các nhà quản trị quản lý hoạt động kinh doanh của đơn vị.
- Về quá trình kiểm soát thông tin kế toán:
Tại BV đã tiến hành tổ chức kiểm soát thông tin kế toán. Mặc dù công
việc kiểm soát mới chỉ tập trung vào một số nội dung, nhưng cũng đã thể hiện
BV có quan tâm đến công tác này.
- Về áp dụng trang thiết bị kỹ thuật trong xử lý và cung cấp thông tin kế
toán: BV đã chú trọng đầu tư trang thiết bị cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ cho
công tác kế toán như: đầu tư hệ thống máy tính đồng bộ, hiện đại, các máy tính
được kết nối mạng nội bộ và được cài đặt phần mềm kế toán phục vụ cho công
việc của kế toán được tiến hành nhanh chóng, hiệu quả, giảm thiểu những sai sót
xảy ra do thực hiện các công việc kế toán theo phương pháp thủ công.
- BV hiện nay sử dụng các phần mềm kế toán trong xử lý thông tin kế
toán. Các phần mềm được viết theo yêu cầu của Sở Y tế nên phù hợp với đặc
điểm hoạt động khám chữa bệnh của đơn vị, giúp cho quá trình xử lý và cung
cấp thông tin được nhanh chóng, kịp thời, tiết kiệm thời gian, chi phí cho BV.
2.3.1.2. Những tồn tại cần khắc phục
Bên cạnh những ưu điểm cơ bản đã đạt được trong từng quy trình của
HTTTKT tại BV tâm thần Thanh Hóa đã trình bày ở trên, HTTTKT vẫn còn rất nhiều tồn tại sau:
- Về áp dụng mô hình HTTTKT:
Hiện nay, bệnh viên tâm thần Thanh Hóa dụng mô hình cơ sở dữ liệu
(Database), trong đó công việc của kế toán được hỗ trợ bởi hệ thống máy tính có
ứng dụng CNTT bằng việc cài đặt các loại phần mềm máy tính có kết nối mạng
nội bộ và mạng internet. Mô hình này có ưu điểm là chia sẻ dữ liệu cho người sử
dụng theo cấp được phân quyền trong mỗi bộ phận, thuận lợi cho việc kiểm soát
và quản lý thông tin trong đơn vị. Tuy nhiên, mô hình này cũng có những hạn
chế nhất định về mặt hoạt động cũng như cung cấp thống tin cho các đối tượng
sử dụng. Từ đó, ảnh hưởng tới việc ra quyết định của các nhà quản lý và các đối
tượng bên ngoài bênh viện.
- Về quá trình thu nhận thông tin:
+ Nội dung thông tin thu thập còn nhiều hạn chế cần phải hoàn thiện:
Những thông tin thu thập chủ yếu là thông tin quá khứ, được thực hiện từ
công tác KTTC trong BV. Còn những thông tin tương lai phục vụ cho việc lập
dự toán chưa được chú trọng. Những thông tin khác liên quan đến bên ngoài BV
cũng ít được quan tâm đến, như thông tin về chính sách pháp luật, thuế, đối
tác… Thu thập thông tin mới chỉ là việc tập hợp các thông tin chứ chưa phân
loại và đánh giá mục đích sử dụng của từng thông tin để đưa vào khâu xử lý
thông tin cho phù hợp như thông tin phục vụ mục đích lập kế hoạch; thông tin
thực hiện; thông tin phục vụ mục đích kiểm soát; thông tin phục vụ mục đích ra quyết định.
+ Công tác vận dụng chứng từ còn hạn chế. Tại BV, việc thu nhận thông
tin kế toán chủ yếu bằng chứng từ kế toán. Trong đó, chứng từ có thể được lập
thủ công hoặc lập trên máy, những chứng từ lập trên máy đều chưa có những
yếu tố để liên kết với hệ thống TKKT để thuận lợi cho quá trình hạch toán và
phân loại thông tin kế toán trên hệ thống. Việc kiểm soát chứng từ lập trên máy
ở BV chưa được kiểm soát chặt chẽ đối chiếu giữa các chứng từ gốc liên quan
với các chứng từ lập trên máy để đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ. Với
hệ thống KTQT trong các BV được khảo sát hầu hết đều chưa thiết kế được mẫu
chứng từ riêng để đáp ứng yêu cầu quản trị, mà chủ yếu kế thừa hệ thống chứng từ của KTTC.
- Về quá trình xử lý thông tin kế toán:
+ Về mã hóa các đối tượng kế toán:
Hiện nay, việc mã hóa các đối tượng được thực hiện độc lập ở các phần
mềm tại các phòng ban, chưa có sự thống nhất giữa các phòng ban. Đối tượng
quản lý mới thực hiện chủ yếu là các đối tượng kế toán như danh mục hàng tồn
kho, danh mục tài sản, danh mục khách hàng, danh mục nhà cung cấp… Dữ liệu
được phản ánh trên các đối tượng này tồn tại dưới dạng các file rời rạc, chủ yếu
phục vụ cho kế toán, không có khả năng tích hợp với các phần mềm giữa các bộ
phận với nhau, do đó không có tính kế thữa dữ liệu giữa các bộ phận trong cùng
một đơn vị với nhau, dẫn đến sự trùng lặp thông tin trong quá trình thu nhận,
gây khó khăn trong vấn đề tổng hợp thông tin hỗ trợ cho quá trình ra quyết định
của nhà quản lý. Do vậy, BV cần hướng tới mục tiêu xây dựng hệ thống mã hóa
các đối tượng quản lý thống nhất trong BV.
+ Về hệ thống tài khoản kế toán:
Thông tin được xử lý trên hệ thống tài khoản kế toán là phương pháp mà
BV sử dụng nhằm quản lý thông tin kinh tế có hiệu quả nhất. Nhưng theo tìm
hiểu BV chỉ vận dụng hệ thống TKKT có sẵn trong chế độ kế toán. Việc xây
dựng hệ thống TKKT chi tiết nhằm phản ánh một cách cụ thể các nội dung cần
theo dõi chi tiết phục vụ cho công tác KTQT trong BV thực sự chưa được chú
trọng, hoặc vận dụng chưa hiệu quả. Việc mở TKKT chi tiết để theo dõi chi tiết
các đối tượng còn ít và đơn giản. Hệ thống TKKT tại BV mới chỉ sử dụng với
mục đích để hạch toán kế toán phục vụ cho công tác lập BCKT mà chưa tập
trung đi sâu vào công tác KTQT. Điều đó, ảnh hưởng trực tiếp đến việc cung cấp
thông tin kế toán đối với công tác quản trị BV. + Về sổ sách kế toán:
Các thông tin được xử lý trên hệ thống sổ sách kế toán còn mang nặng các
thông tin KTTC một phần do ảnh hưởng của công tác xây dựng hệ thống TKKT
chưa tốt và do yêu cầu quản lý tại BV chưa cao. Công tác ghi chép chi tiết chưa
được đồng bộ. Tại BV chưa thiết kế được mẫu sổ kế toán phục vụ cho việc xử lý
thông tin theo yêu cầu quản trị.
+ Về xử lý thông tin phục vụ lập kế hoạch:
Hệ thống định mức trong BV hiện nay chưa đáp ứng được yêu cầu lập dự
toán bộ phận, nhất là hệ thống định mức chi phí. Phương pháp xây dựng định
mức còn mang tính áp đặt. Ở một số bộ phận còn không tiến hành xây dựng hệ
thống định mức, do đó làm giảm mức độ đáp ứng nhu cầu thông tin kế toán.
Hệ thống dự toán trong bênh viện nhìn chung còn chưa đầy đủ, thiếu đồng
bộ, chỉ đáp ứng được thông tin phục vụ lập kế hoạch chứ chưa đáp ứng được
chức năng kiểm soát và đánh giá kết quả hoạt động. BV mới chỉ tiến hành xây
dựng “Kế hoạch khám chữa bệnh” cho hoạt động khám chữa bệnh của mình.
Điều đó, mới chỉ đáp ứng được yêu cầu công tác KTTC, chưa đáp ứng được yêu
cầu của công tác KTQT. Vì vậy, BV cần thiết phải lập dự toán theo cách ứng xử
bao gồm cả dự toán tĩnh và dự toán linh hoạt, nhằm đáp ứng được mực tiêu
kiểm soát chi phí, đánh giá trách nhiệm của các bộ phận và mục tiêu ra quyết
định của nhà quản trị.
+ Về xử lý thông tin thực hiện:
Việc phân loại thông tin đóng vai trò quan trọng trong công tác quản trị
BV, trong đó cơ bản là việc phân loại chi phí, giúp nhà quản trị lựa chọn đúng
thông tin phù hợp phục vụ cho việc ra quyết định.
+ Về xử lý thông tin phục vụ kiểm soát:
Công tác xử lý thông tin phục vụ kiểm soát trong BV mới chỉ dừng lại ở
việc so sánh giữa số liệu thực tế và sổ sách của một phần hành kế toán, chưa có
sự đánh giá, so sánh số liệu kế hoạch và thực hiện bởi hệ thống dự toán của BV
lập không có ý nghĩa để đánh giá, so sánh. Hệ thống kế toán trách nhiệm hiện tại
chưa được thực hiện để phục vụ cho hoạt động kiểm soát của BV. Các BV mới
chỉ thực hiện đánh giá thông qua việc tính toán các chỉ tiêu tài chính chung của
toàn DN, chưa có cơ sở để phân tích, đánh giá kết quả hiệu quả hoạt động của
các trung tâm trách nhiệm, chưa xác định được trách nhiệm và quyền hạn của
từng nhà quản trị gắn với lợi ích mà nhà quản trị đạt được khi được phân quyền
phụ trách trung tâm trách nhiệm. Điều đó làm hạn chế việc quản trị chi phí, quản
trị doanh thu và làm giảm hiệu quả khám chữa bệnh của bênh viện.
- Về quá trình cung cấp thông tin kế toán:
Thông tin kế toán cung cấp trong BV chủ yếu là báo cáo thực hiện được
lấy từ hệ thống BCKT. Còn hệ thống báo cáo KTQT chưa được thiết kế riêng,
mà chỉ là các BCKT chi tiết, được lập chủ yếu là chi tiết một số chỉ tiêu trên các
BCKT chưa thể hiện được. Do đó, làm hạn chế chức năng định hướng cho các
nhà quản trị trong việc ra quyết định.
- Về quá trình kiểm soát thông tin kế toán:
Công tác kiểm soát nội bộ là nhằm kiểm soát lại hoạt động của
HTTTKT, từ quá trình thu nhận, xử lý đến cung cấp thông tin cho các đối
tượng sử dụng nhằm đảm bảo cung cấp thông tin hữu ích, kịp thời, chính xác
và đáng tin cậy. Tại bệnh viên qua tìm hiểu được hiện nay chưa xây dựng hệ
thống kiểm soát hoàn chỉnh, mới chỉ là kiểm soát ở một vài khâu như khâu thu
nhận thông tin đầu vào, còn khâu xử lý và cung cấp thông tin thì chưa được coi
trọng. Tại BV chưa quan tâm đến việc quản lý rủi ro trong HTTTKT. Phần lớn
các bộ phận trong BV hầu như cũng chưa thực hiện phân quyền truy cập đối
với cán bộ phụ trách từng phần công việc theo tên đăng nhập và mật khẩu. Có
một số bộ phận có thực hiện phân quyền truy cập nhưng công tác quản lý lỏng
lẻo, vẫn chưa giám sát chặt chẽ trong khâu truy nhập hệ thống và kế hoạch
kiểm tra thường xuyên về xem, chỉnh sửa dữ liệu của các đối tượng được phép
truy cập hệ thống. Việc kiểm soát thông tin trong HTTTKT của các BV mới chỉ
đáp ứng được các yêu cầu cơ bản của việc bảo vệ tài sản, thông tin, bảo đảm
việc thu nhận thông tin được chính xác, nguyên vẹn, dữ liệu phù hợp với
nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Còn chất lượng thông tin cung cấp vẫn chưa được đảm bảo. 2.3.2 Nguyên nhân
2.3.2.1 Nguyên nhân khách quan
- Hiện nay, ngành y tế còn thiếu kinh phí cấp của các cơ quan Nhà nước
trong việc đầu từ vào ngành này. Việc thiếu kinh phí đâu tư cơ sở vật chất, thu
không đủ bù chi, do đó hiện nay ngành ý tế mới chỉ hoạt động khoảng 50-60% công suất.
- Trình độ công nghệ của bệnh viện được đánh giá là còn yếu kém. Năng
lực tài chính hạn chế dẫn đến BV chỉ đầu tư dây chuyền với quy mô nhỏ, công
nghệ máy móc phục vụ KCB cũ kỹ, tiêu tốn nhiên liệu và chi phí cao dẫn đến
các không đạt hiệu quả trong hoạt động khám chữa bệnh.
- Đặc điểm quy trình hoạt động KCB phức tạp, có liên quan đến yếu tố
xã hội trong việc khai thác các bệnh nhân là nguyên nhân gián tiếp ảnh hưởng
đến HTTTKT, gây khó khăn trong việc thu thập thông tin, lập dự toán chi phí.
- Hiện nay, các văn bản về luật kế toán và chuẩn mực kế toán đã được
xây dựng và cải cách căn bản theo quan điểm hội nhập với khu vực và quốc tế,
nhưng không tránh khỏi những quan điểm chưa phù hợp, chưa đồng bộ với cơ
chế quản lý kinh tế của Việt Nam. Do đó, cũng gây khó khăn cho BV trong
việc tổ chức công tác kế toán.
2.3.2.2 Nguyên nhân chủ quan
- Do nhận thức về vai trò của HTTTKT của các nhà quản lý tại bệnh viện
còn hạn chế. HTTTKT chủ yếu phục vụ cho việc cung cấp thông tin trên
BCKT theo đúng quy định của Nhà nước, chưa có ý thức về tầm quan trọng
của KTQT trong việc tổ chức HTTTKT nhằm cung cấp thông tin cho nhà quản
trị và các đối tác quan tâm.
- Các nhà quản lý lâu nay vẫn có thói quen quản lý và điều hành theo
kinh nghiệm cá nhân là chủ yếu, chưa có thói quen sử dụng các thông tin tư
vấn. Việc ít hoặc không sử dụng thông tin là nguyên nhân ảnh hưởng đến việc
cung cấp thông tin của HTTTKT.
- Do trình độ nhận thức, tư duy của nhà quản trị về ứng dụng CNTT
trong công tác quản lý nói chung cũng như khả năng tiếp cận của nhân viên kế
toán nói riêng tác động đến yêu cầu ứng dụng cũng như mức độ đầu tư về công
nghệ ở BV là chưa cao. Việc sử dụng phần mềm hỗ trợ quản lý ở mỗi phòng
ban trong BV là khác nhau, nên có thể cùng một đối tượng được mã hóa trong
phần mềm ở các phòng ban khác nhau sẽ khác nhau. Điều này làm cho quá
trình thu nhận thông tin tại các phòng ban khác nhau có thể bị chồng chéo, gây
lãng phí thời gian, công sức và ảnh hưởng trực tiếp tới việc tổng hợp thông tin
phục vụ cho việc ra quyết định của nhà quản lý.
- Trình độ đội ngũ nhân viên kế toán trong BV còn nhiều hạn chế và
chậm thích nghi với những thay đổi của yêu cầu công việc. Họ chỉ có thói quen
và năng lực làm việc trong HTTT KTTC, còn công tác KTQT vẫn là một thuật
ngữ mới mẻ, chưa được đào tạo bài bản chuyên sâu để làm công tác KTQT.
Ngoài ra, đội ngũ nhân viên kế toán có kiến thức chuyên môn cao để xử lý
nghiệp vụ trong môi trường làm việc có sự hỗ trợ của hệ thống máy tính và
phần mềm ứng dụng còn hạn chế.
Từ những nguyên nhân trên đã giải thích phần nào cho những tồn tại bất
cập của HTTTKT trong BV này. KẾT LUẬN CHƯƠNG 2
Trong chương 2, trên cơ sở khảo sát và nghiên cứu thực tế tại Bệnh viện
Tâm thần Thanh Hóa, tác giả đã nghiên cứu thực trạng HTTTKT tại BV và được
trình bày ở những nội dung cơ bản sau:
Tổng quan về Bệnh viện Tâm thần Thanh Hóa, làm rõ nhu cầu thông tin
kế toán của các đối tượng sử dụng thông tin tại Bệnh viện Tâm thần Thanh Hóa.
Nghiên cứu thực trạng và đánh giá thực trạng HTTTKT theo tiến trình xử
lý thông tin tại Bệnh viên Tâm thần Thanh Hóa.
Chỉ rõ những mặt đạt được, hạn chế tồn tại và nguyên nhân gây ra hạn chế
của HTTTKT tại Bệnh viện Tâm thần Thanh Hóa.
Các hạn chế và nguyên nhân của hạn chế là cơ sở cho việc đề xuất các
giải pháp hoàn thiện HTTTKT tại BV ở chương 3 của luận văn. Chương 3
GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
TẠI BÊNH VIÊN TÂM TH N THANH H"A
3.1. Mục tiêu phát triển Bê nh viê n Tâm thần Thanh Hóa
Đến năm 2030, Việt Nam về cơ bản đã trở thành một nước công nghiệp
phát triển theo định hướng XHCN, có nền nông nghiệp sinh thái phát triển, nền
kinh tế đa dạng và năng động, xã hội phát triển lành mạnh trong đó yếu tố con
người và các giá trị nhân văn được coi trọng. Trong Văn kiện Đại hội Đại biểu
toàn quốc lần thứ XII của Đảng cộng sản Việt Nam đã đề ra định hướng phát
triển sự nghiệp y tế và công tác chăm sóc sức khỏe nhân dân đến năm 2030.
Trong điều kiện kinh tế nhiều thành phần, đời sống nhân dân được nâng cao thì
nhu cầu về chăm sóc sức khỏe sẽ ngày càng tăng và đa dạng. Đến năm 2030,
dân số tiếp tục tăng trong đó cơ cấu dân số người già sẽ tăng cũng đặt ra những
vấn đề về chăm sóc sức khỏe. Xuất phát từ đặc điểm phát triển kinh tế xã hội và
nhu cầu chăm sóc sức khỏe của nhân dân, các quan điểm chỉ đạo đã được xác
định trong định hướng chiến lược công tác chăm sóc và bảo về sức khỏe nhân
dân đến năm 2030 như sau: -
Tập trung phát triển mạnh hệ thống chăm sóc sức khỏe và nâng cao chất
lượng dịch vụ y tế. Nhà nước tiếp tục đầu tư đồng thời đẩy mạnh xã hội hóa để
phát triển nhanh hệ thống y tế công lập và ngoài công lập; hoàn chỉnh mô hình
tổ chức và củng cố mạng lưới y tế cơ sở. Thực hiện công bằng trong chăm sóc
sức khỏe là quan điểm nhất quán của Đảng. Với bản chất nhân đạo và định
hướng XHCN, Nhà nước đảm bảo cho mọi người đều được chăm sóc sức khỏe
cơ bản, có chất lượng, phù hợp với khả năng kinh tế của xã hội.
- Tích cực và chủ động dự phòng chăm sóc sức khỏe theo phương châm
phòng bệnh hơn chữa bệnh bằng cách tạo ra lối sống, môi trường sống, lao động
và học tập có lợi cho việc phòng bệnh và tăng cường sức khỏe. Quan điểm này
thể hiện sự coi trọng y tế công cộng, các giải pháp cộng đồng, và chú trọng tới các dịch vụ y tế. -
Kết hợp y học hiện đại với y học cổ truyền dân tộc. Y học cổ truyển chính
là một di sản văn hóa của dân tộc cần được phát huy và phát triển do đó cần
triển khai nghiên cứu ứng dụng và hiện đại hóa y học cổ truyền kết hợp với y học hiện đại.
- Đổi mới cơ chế hoạt động, nhất là cơ chế tài chính của các CSYT công
lập theo hướng tự chủ, công khai, minh bạch. Chuẩn hóa chất lượng dịch vụ y
tế, chất lượng BV, từng bước tiếp cận với tiêu chuẩn khu vực và quốc tế. Đổi
mới và hoàn thiện đồng bộ các chính sách bảo hiểm y tế, khám, chữa bệnh và
viện phí phù hợp; có lộ trình thực hiện bảo hiểm y tế toàn dân. Xã hội hóa sự
nghiệp chăm sóc sức khỏe nhân dân. Là trách nhiệm của mỗi cá nhân, mỗi gia
đình, mỗi cộng đồng do đó để thành công cần phải huy động nguồn lực cũng
như động viên toàn xã hội tham gia vào công tác chăm sóc và bảo vệ sức khỏe
nhân dân. Trong sự nghiệp này các cơ sở y tế luôn giữ vai trò nòng cốt. -
Thực hiện tốt chính sách khám, chữa bệnh cho các đối tượng chính sách,
người nghèo, trẻ em và người dân tộc thiểu số, chăm sóc sức khỏe người cao
tuổi. Tăng cường đào tạo và nâng cao chất lượng chuyên môn, y đức, tinh thần
trách nhiệm của đội ngũ cán bộ y tế. Đa dạng hóa các hình thức tổ chức chăm
sóc sức khỏe trong đó y tế Nhà nước giữ vai trò chủ đạo. Trong điều kiện nguồn
lực của Nhà nước đầu tư cho y tế còn có hạn thì việc phát triển các loại hình
chăm sóc sức khỏe ngoài công lập sẽ phần nào đáp ứng nhu cầu ngày càng cao
và đa dạng của nhân dân.
Theo đó hệ thống y tế Việt nam được xây dựng nhằm đạt được mục tiêu
chung là từng bước hiện đại, hoàn chỉnh, hướng tới công bằng, hiệu quả và phát
triển; đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng và đa dạng của nhân dân về bảo vệ, chăm
sóc và nâng cao sức khỏe.
Là “bộ mặt” của ngành y tế và giữ vai trò chủ đạo trong tổ chức thực hiện,
các BV không nằm ngoài mục tiêu hoạt động vì sự phát triển của toàn ngành.
Với chiến lược và quy hoạch phát triển đến năm 2030, mỗi đơn vị đều phải đặt
ra các kế hoạch dài hạn, ngắn hạn và phát triển toàn diện về cơ cấu tổ chức, cơ
chế hoạt động… Do đó các BV cần nhận thức được nhiệm vụ của mình để luôn
phải nỗ lực hoàn thiện mọi mặt của đơn vị. Vừa đảm bảo công bằng y tế vừa
đảm bảo tính hiệu quả kinh tế, cân đối thu chi là yêu cầu khắt khe trong quản lý
tài chính BV và hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán trong các đơn vị chính là
một yêu cầu nhằm cụ thể hóa các mục tiêu, chiến lược phát triển mà toàn ngành đặt ra
3.2. ĐOnh hướng phat triển của Bệnh viện Tâm thần Thanh Hóa
Xuất phát từ quá trình khảo sát thực trạng cũng như nghiên cứu cơ sở lý
luận về tổ chức công tác kế toán, để đưa ra những giải pháp phù hợp với điều
kiện kinh tế xã hội, cơ chế chính sách kinh tế và nhu cầu của các đơn vị, thì
trước hết cần xác định rõ phương hướng để làm cơ sở cho việc hoàn thiện tổ
chức công tác kế toán tại BV Tâm thần Thanh Hóa. Để kế toán thực sự trở thành
công cụ hỗ trợ đắc lực cho quản lý và nâng cao hiệu quả hoạt động của đơn vị,
việc tổ chức công tác kế toán tại BV Tâm thần Thanh Hóa cần được thực hiện theo các hướng sau đây:
Thứ nhất: Trong giai đoạn hiện nay, BV Tâm thần Thanh Hóa được trao
quyền tự chủ tài chính cùng với tính tự chịu trách nhiệm ngày càng cao. Do đó, kế
toán và tổ chức công tác kế toán có vai trò đặc biệt quan trọng trong việc quản lý
tài chính, xây dựng định mức chi tiêu hợp lý, kiểm soát và đưa ra các thông tin kịp
thời, có chất lượng, phục vụ cho nhu cầu quản lý của đơn vị. Vậy nên, khi hoàn
thiện tổ chức công tác kế toán tại BV Tâm thần Thanh Hóa phải đi đôi với việc
hoàn thiện cơ chế quản lý tài chính và nâng cao nhận thức, phát huy vai trò quan
trọng của kế toán ở cả tầm vĩ mô và vi mô trong công tác quản lý tài chính.
Thứ hai, Hệ thống văn bản pháp quy Nhà nước ban hành như Luật Ngân
sách, Luật kế toán, chuẩn mực, chế độ kế toán,…phù hợp với điều kiện kinh tế
xã hội từng thời kỳ và phù hợp với điều kiện hoạt động của từng lĩnh vực, ngành
nghề. Đây là những căn cứ pháp lý quan trọng điều khiển mọi hoạt động về kinh
tế tài chính của các đơn vị. Chính vì vậy, khi nghiên cứu hoàn thiện tổ chức
công tác kế toán nhất thiết phải đảm bảo tuân thủ các quy định của Luật Kế toán,
chế độ kế toán hiện hành và các văn bản hướng dẫn thi hành Luật, vừa phải phù
hợp và tiếp cận với các thông lệ kế toán quốc tế.
Thứ ba, Việc phân cấp chức năng, nhiệm vụ trong bộ máy hành chính và
các hoạt động sự nghiệp của BV là yếu tố quyết định việc phân cấp quản lý tài
chính và sử dụng ngân sách. Do đó nghiên cứu và hoàn thiện tổ chức công tác
kế toán phải căn cứ vào đặc điểm hoạt động sự nghiệp y tế và đặc điểm tổ chức
quản lý, yêu cầu quản lý, quy mô và đặc điểm hoạt động khám chữa bệnhvà
trình độ cán bộ quản lý để các giải pháp mang tính khả thi và bền vững.
Thứ tư, Trong điều kiện hoạt động tài chính của BV ngày càng phong phú,
quy mô ngày càng lớn, quan hệ giữa các cơ quan, đơn vị liên quan trong quá
trình phân cấp quản lý và sử dụng các khoản thu, chi ngày càng phức tạp, hệ
thống phân cấp và xử lý thông tin về tài chính và sử dụng kinh phí cũng ngày
càng phải được hiện đại hóa, mới có thể thích ứng với môi trường và đáp ứng
được các yêu cầu quản lý trong hoàn cảnh mới. Nên khi hoàn thiện hệ thống
thông tin kế toán phải dựa trên cơ sở ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại,
đảm bảo tiết kiệm chi phí kế toán, nâng cao năng suất lao động kế toán.
Bên cạnh đó, khi hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán cần phải hướng tới
mục tiêu cuối cùng là tiết kiệm và hiệu quả nên các giải pháp hoàn thiện phải
mang tính khả thi và thực tế cao.
3.3. Yêu cầu và nguyên tắc hoàn thiện hệ th>ng thông tin kế toán tại Bê nh
viên Tâm thần Thanh Hóa
3.3.1. Yêu cầu hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán
Trong điều kiện hội nhập kinh tế quốc tế, hoàn thiện HTTTKT trong BV
tâm thần Thanh Hóa là một đòi hỏi cấp thiết để hỗ trợ cho BV trong việc cung
cấp thông tin cho các đối tượng sử dụng, nâng cao hiệu quả sử dụng các nguồn
lực và từ đó nâng cao doanh thu khám chữa bệnh trong đơn vị, nâng cao thu
nhập cán bộ. Việc hoàn thiện HTTTKT trong BV phải đáp ứng các yêu cầu cơ bản sau:
- Phải đáp ứng nhu cầu thông tin cho các đối tượng sử dụng:
Thông tin rất đa dạng, mỗi thông tin có ý nghĩa khác nhau cho công tác
quản lý. Hoàn thiện HTTTKT tại BV cần thực hiện cả về KTTC và KTQT,
nhằm đảm bảo đáp ứng đầy đủ thông tin cho các đối tượng quan tâm đến thông
tin kế toán của BV. Đối tượng sử dụng thông tin khác nhau nên yêu cầu nguồn
thông tin cung cấp và sử dụng cũng khác nhau. Đối tượng sử dụng thông tin bao
gồm đối tượng bên trong và bên ngoài BV. Đối tượng bên trong BV đó là giám
đốc, ban lãnh đạo, trưởng khoa phòng cần sử dụng thông tin do KTQT cung cấp
nhằm phục vụ quản trị BV. Còn những đối tượng bên ngoài BV như Nhà nước,
cơ quan thuế, các tổ chức tài chính, các nhà đầu tư, các đối tác… cần sử dụng
những thông tin do KTTC cung cấp. Vì vậy những thông tin này phải khách
quan, có độ tin cậy và có giá trị pháp lý cao, đảm bảo tính đơn giản, dễ hiểu cho người sử dụng.
- Phải phù hợp với đặc điểm của từng đơn vị và có tính khả thi cao:
Hoàn thiện HTTTKT trong BV cần đảm bảo phù hợp với đặc điểm hoạt
động khám chữa bệnh, với yêu cầu và trình độ quản lý của từng đơn vị. Để từ
đó, những giải pháp đưa ra có thể áp dụng được và đem lại hiệu quả kinh tế dựa
trên điều kiện, đặc điểm của BV.
- Phải đảm bảo phù hợp với yêu cầu hội nhập kinh tế quốc tế và hiện đại hóa công nghệ:
Hoàn thiện HTTTKT phải theo xu thế hội nhập kinh tế quốc tế. Sự hội
nhập về quốc tế sẽ kéo theo sự hội nhập về lĩnh vực kế toán, kế toán Việt Nam
cũng đang dần tiến tới áp dụng những quy định chung của chuẩn mực kế toán
quốc tế. Vì vậy khi xây dựng và hoàn thiện HTTTKT tại BV phải đảm bảo phù
hợp với nguyên tắc và chuẩn mực kế toán quốc tế, nhằm thúc đẩy quá trình hội
nhập kinh tế phát triển. Bên cạnh đó, cần khuyến khích BV ứng dụng công nghệ
thông tin trong hoạt động HTTTKT để tăng hiệu quả của quá trình xử lý và cung
cấp thông tin, đảm bảo độ tin cậy cũng như tính kịp thời của thông tin cung cấp
đến với các đối tượng sử dụng.
3.3.2. Nguyên tắc hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán
Để thực hiện được các yêu cầu hoàn thiện HTTTKT trong BV tâm thần
Thanh Hóa, việc hoàn thiện phải thực hiện các nguyên tắc sau:
- Nguyên tắc phù hợp: hoàn thiện HTTTKT phải phù hợp với đặc điểm
hoạt động khám chữa bệnh của bệnh viên, với nhu cầu cung cấp thông tin cho
các đối tượng sử dụng, hài hòa giữa lợi ích của việc hoàn thiện cân bằng thu chi
để tổ chức hoạt động.
- Nguyên tắc tiết kiệm, hiệu quả: HTTTKT hiện nay trong BV chủ yếu
phục vụ cho mục đích KTTC, phần KTQT hầu như chưa có. Việc hoàn thiện
HTTTKT sẽ tạo ra những thay đổi đáng kể tới tổng thể hệ thống kế toán trong
BV. Vì vậy, HTTTKT cần phải kết hợp hài hòa giữa hệ thống KTTC với hệ
thống KTQT, không được quá phức tạp, gây khó khăn cho bộ máy kế toán,
không được quá tốn kém nhưng vẫn đảm bảo hiệu quả cung cấp thông tin.
3.4 Giải pháp hoàn thiện hệ th>ng thông tin kế toán tại Bệnh viện Tâm thần Thanh Hóa
Trên cơ sở nghiên cứu những vấn đề lý luận và thực trạng về HTTTKT tại
BV Tâm thần Thanh Hóa, để đáp ứng nhu cầu thông tin cho các đối tượng sử
dụng bên trong và bên ngoài BV, việc hoàn thiện HTTTKT trong BV cần thực
hiện những vấn đề cơ bản sau:
..3.4.1. Hoàn thiện mô hình hệ thống thông tin kế toán trong BV.
Nền tảng CNTT có ảnh hưởng rất lớn tới hiệu quả hoạt động của bênh
viện. Nếu BV có cơ sở hạ tầng CNTT tốt sẽ thúc đẩy các hoạt động kinh tế tài
chính của BV, BV sẽ tiết kiệm thời gian, chi phí trong những hoạt động của
mình mà vẫn đảm bảo kết quả công việc được tốt. Hiện nay, BV đang đứng
trước những thách thức vô cùng to lớn do sự cạnh tranh giữa các BV trong
ngành, việc xây dựng một HTTTKT tổng thể hoạt động có hiệu quả có vai trò vô
cùng quan trọng trong việc cung cấp thông tin hữu ích, kịp thời cho các đối
tượng sử dụng, nâng cao khả năng cạnh tranh của BV, giảm thiểu thời gian chờ
đợi của bệnh nhân. Do đó, tác giả đề xuất giải pháp áp dụng mô hình HTTTKT
cho BV tâm thần Thanh Hóa trong thời gian tới như sau:
Trong ngắn hạn: BV tâm thần Thanh Hóa có thể tái cấu trúc chức năng
bộ máy của HTTTKT theo mô hình ERP nhằm góp phần nâng cao chất lượng HTTTKT.
Hiện nay, hệ thống kế toán của BV đang thực hiện chủ yếu bởi các phần
mềm kế toán độc lập với các phần mềm của các bộ phận, phòng ban khác. Do
vậy, thông tin kế toán được cung cấp chủ yếu vào cuối kỳ sau khi tổng hợp từ
các bộ phận, phòng ban. Mọi thông tin giữa các phòng ban khi cần sử dụng phải
chuyển dưới dạng hồ sơ, giấy tờ. Giải pháp ERP sẽ giúp BV thực hiện đồng bộ
bằng cách liên kết phần mềm kế toán với các phần mềm khác. Theo đó, toàn bộ
các dữ liệu về hoạt động tài chính, kế toán, kinh doanh được lưu trữ và quản lý
trên máy chủ tại phòng TCKT. Giám đốc hoặc ban lãnh đạo, các bộ phận, phòng
ban đều có thể truy cập và sử dụng chung nguồn dữ liệu này thông qua phân
quyền truy cập và mức độ khai thác thông tin theo từng đối tượng. Giải pháp
này đảm bảo hiệu quả, giảm thiểu được khá lớn thời gian cũng như khối lượng
công việc, đồng thời cũng đảm bảo tính chính xác, kịp thời thông tin giữa các bộ
phận. Việc tổng hợp thông tin cũng được thực hiện tức thời và dễ dàng.
Hệ thống ERP là một hệ thống ứng dụng phần mềm đa phân hệ, tích hợp
theo một kiến trúc tổng thể giúp BV chuẩn hóa được quy trình hoạt động; kiểm
soát được hoạt động của các phòng ban; hoạch định chiến lược trong BV, từ đó đáp
ứng được nhu cầu ngày càng cao về tính đa dạng, chính xác, kịp thời và chất lượng
của thông tin kế toán cho các đối tượng sử dụng bên trong và bên ngoài BV.
Việc áp dụng mô hình ERP trong BV sẽ đem lại nhiều lợi ích thiết thực như:
(1) Hệ thống ERP tích hợp các phân hệ phần mềm hạn chế tối đa các công
việc trùng lặp khi phải nhập liệu nhiều lần ở mỗi bộ phận và phòng ban khác
nhau và đặc biệt là giảm thiểu các thao tác nhập liệu thủ công, làm tăng năng
suất lao động. Nhờ ERP, hoạt động quản lý của các BV được chuẩn hóa thành
một quy trình thống nhất, giúp các BV quản lý dữ liệu dễ dàng và hiệu quả hơn.
(2) Kiểm soát dữ liệu và thông tin chặt chẽ, tập trung: ERP tích hợp nhiều
phân hệ phần mềm trong BV, điều này giúp loại bỏ sai sót khi nhiều người cùng
nhập một dữ liệu. Đồng thời, khi có sai sót xảy ra cũng dễ dàng phát hiện và
khắc phục sửa chữa. Ta cứ hình dung nếu nhiều người cùng nhập một dữ liệu,
khi có sai sót khó để biết ai là người nhập sai và sai ở đâu? Điều này thể hiện
khả năng kiểm soát dữ liệu, thông tin một cách chặt chẽ của hệ thống ERP.
Ngoài ra, dữ liệu và thông tin trong hệ thống ERP được đưa về một
mối chung và duy nhất, sau đó dữ liệu sẽ theo quy trình của từng bộ phận cụ thể
có mặt trong các bước xử lý tiếp theo ở các bộ phận, phòng ban có liên quan.
Nhờ đó, tất cả các nhân viên ở các bộ phận, phòng ban khác nhau trong BV có
thể theo dõi, truy cập và khai thác thông tin trên cơ sở phân quyền chặt chẽ.
(3) Nâng cao hiệu quả xử lý và chia sẻ nguồn lực thông tin: ERP giúp
nhà quản trị dễ dàng tiếp cận các thông tin hữu ích, đáng tin cậy dựa trên nguồn
thông tin tập trung và được kiểm soát chặt chẽ. Trước khi ứng dụng ERP, một
nhà quản trị cấp cao phải dựa vào nhiều nguồn để có được thông tin cần thiết
cho việc phân tích tình hình tài chính và hoạt động đơn vị. Với hệ thống ERP,
điều này có thể được thực hiện một cách dễ dàng bằng cách sử dụng một phần
mềm ứng dụng xử lý các nghiệp vụ theo thời gian thực (nghĩa là thông tin sẽ có
sẵn trong hệ thống ngay lập tức tại thời gian theo dõi). Từ đó, nhà quản trị có thể
đưa ra quyết định một cách nhanh chóng và chính xác.
(4) ERP sử dụng thông tin tích hợp nên có khả năng cung cấp thông tin
phong phú, đánh giá tình hình tài chính của BV một cách tổng hợp, đầy đủ, toàn
diện hơn cho các đối tượng sử dụng.
(5) Nâng cao hiệu quả khám chữa bệnh: Song song với việc tăng năng
suất lao động, ERP còn có thể giúp BV quản lý tốt nguồn lực của mình. Các
nguồn lực được quản lý cả về mặt hiện vật cũng như chất lượng, từ đó kiểm
soát chặt chẽ các khoản chi, gia tăng chất lượng hoạt động khám chữa bệnh. Các
phân hệ phần mềm trong hệ thống ERP giúp BV theo dõi, kiểm soát hiệu quả
hạn mức về tồn vật tư, công nợ, chi phí,… từ đó tối ưu hóa các nguồn lực trong
BV. Ví dụ: Phân hệ quản lý vật tư tồn kho trong phần mềm ERP cho phép BV
theo dõi vật tư tồn kho một cách chính xác và xác định hạn mức vật tư tồn kho
một cách chính xác từ đó có cơ sở để đưa ra các quyết định của dự toán
(6) Tối ưu hóa chiến lược kinh doanh: ERP có thể giúp BV thực hiện dễ
dàng và hiệu quả các chiến lược kinh doanh bằng cách tăng khả năng cạnh tranh
lành mạnh. Việc tích hợp và liên kết các phân hệ trong hệ thống ERP giúp BV
tạo mối liên kết giữa các hoạt động của mình để cùng thực hiện mục tiêu phát
triển chung. Đồng thời, phân hệ quản lý sản xuất giúp BV nhận dạng và loại bỏ
những yếu tố kém hiệu quả trong quy trình khám chữa bệnh, từ đó nâng cao chất
lượng khám chữa bệnh, tận dụng tối đa công suất máy móc thiết bị cũng như nhân lực.
Việc ứng dụng CNTT trong kế toán cũng như trong quản lý đã được thực
hiện từ nhiều năm nay. Tuy nhiên, việc triển khai ERP còn khá mới mẻ đối với
BV. Để có thể triển khai thành công hệ thống ERP trong các BV tâm thần Thanh
Hóa đòi hỏi toàn thể nhân viên trong BV phải thay đổi phong cách làm việc của
mình cho phù hợp với quy trình xử lý nghiệp vụ. Toàn thể cán bộ, y bác sĩ trong
BV thuộc mọi cấp bậc, bộ phận, phòng ban đều phải trang bị cho mình kiến
thức, kỹ năng sử dụng thành thạo máy vi tính; năng động và tăng tốc độ xử lý
công việc; nghiêm túc, trung thực tuân thủ quy trình làm việc quy định trong phần mềm ERP.
Trong dài hạn: BV có thể áp dụng mô hình ERP dựa trên công nghệ điện toán đám mây (Cloud ERP).
Bằng cách chuyển sang điện toán đám mây, BV có thêm khá nhiều công
cụ mới cho những quy trình khám chữa bệnh khác nhau. Cloud ERP mang lại sự
an toàn và ổn định, lưu giữ cũng như truy cập thông tin một cách nhanh chóng nhất, bởi:
- Cloud ERP được ứng dụng các công nghệ tiên tiến trong ngành CNTT,
đã cho phép người sử dụng truy cập nguồn dữ liệu của BV nhanh chóng, chính xác cũng như hiệu quả.
- Cloud ERP có khả năng phân quyền sử dụng dữ liệu và dạng dữ liệu nào
được phép sử dụng trong phạm vi quyền hạn được phân bổ, điều này sẽ là một
lợi thế để bảo vệ thông tin.
- Một mặt khác, Cloud ERP giúp các nhà quản lý dễ dàng tiếp cận các
thông tin quản trị đáng tin cậy để có thể đưa ra các quyết định dựa trên cơ sở có
đầy đủ thông tin. Nếu không có phần mềm Cloud ERP, một cán bộ quản lý cấp
cao phải dựa vào nhiều nguồn để có được thông tin cần thiết dùng cho việc phân
tích tình hình tài chính và hoạt động của BV. Với sự giúp sức của phần mềm
Cloud ERP, điều này có thể được thực hiện một cách dễ dàng bằng cách sử dụng
một phần mềm ứng dụng và trong thời gian thực.
- Ngoài ra, Cloud ERP còn tập trung các dữ liệu từ mỗi phân hệ vào một
cơ sở quản lý dữ liệu chung giúp cho các phân hệ riêng biệt có thể chia sẻ thông
tin với nhau một cách dễ dàng. Hơn nữa, hệ thống ERP không chỉ thu thập và xử
lý khối lượng lớn các giao dịch hàng ngày, mà còn nhanh chóng lập ra các phân
tích phức tạp và các báo cáo kế toán đa dạng để cung cấp thông tin theo yêu cầu quản lý.
- Phần mềm Cloud ERP giúp BV giảm bớt những sai sót, giúp các nhân
viên kiểm toán nội bộ và các cán bộ quản lý cao cấp kiểm tra tính chính xác của các tài khoản.
Sự ổn định và an toàn của mô hình Cloud ERP là một giải pháp hữu hiệu
cho BV, nhất là đối bộ phận trong việc lưu giữ dữ liệu, xử lý và cung cấp thông tin kế toán.
Tuy nhiên, hiện nay phần mềm Cloud ERP vẫn trên con đường hoàn thiện
và nâng cấp, cố gắng mang đến cho BV những công cụ đắc lực giúp củng cố lại
các quy trình và phát triển chiến lược sản xuất kinh doanh của BV. BV cần
chuẩn bị tốt về cơ sở CNTT để trong thời gian tới có thể áp dụng mô hình này trong HTTTKT của BV mình.
3.4.2 Hoàn thiện quá trình thu nhận thông tin kế toán
Quá trình thu nhận thông tin kế toán có ý nghĩa quan trọng trong tiến trình
hoạt động HTTTKT, giúp cho quá trình xử lý và cung cấp thông tin đạt hiệu
quả. Chính vì vậy, để hoàn thiện quá trình thu nhận thông tin tại BV cần phải
hoàn thiện về cả nội dung thông tin thu thập và phương pháp thu thập.
Hoàn thiện nội dung thông tin thu thập
Thông tin đầu vào của BV bao gồm thông tin quá khứ và thông tin
tương lai. Căn cứ vào mục đích sử dụng khác nhau để thu thập những thông
tin tương ứng để cho ra các báo cáo phù hợp phục vụ nhu cầu sử dụng thông
tin của các đối tượng. Để hoàn thiện nội dung thông tin cần thu thập, BV cần
tổng hợp nội dung thông tin và nguồn thông tin thu thập thông qua bảng sau:
Bảng 2.9: Bảng tổng hợp nội dung và nguồn thông tin thu thập
Nội dung thông tin thu thập Mục đích Bên trong BV Bên ngoài BV Thông
- Các bản dự toán về thuốc tồn - Văn bản quy hoạch phát triển vật
tin phục kho, lao động, tình hình biến BV
vụ lập kế động tài sản, thu-chi… của kỳ - Các chương trình, dự án liên quan hoạch trước.
đến BV tâm thần Thanh Hóa.
- Kế hoạch khám chữa bệnh.
- Báo cáo, đánh giá kết quả thực
- Dự toán năng lực khám chữa hiện cơ chế tự chủ tại các BV công bệnh của sở y tế. lập Thông
- Chứng từ, sổ sách, báo cáo - Thông tin chính sách Nhà nước có tin thực
thực hiện về tình hình sử dung liên quan đến phần ngân sách cắt hiện
thuốc, tiền lương, máy móc giảm trong ngành y tế.
thiết bị, chi thường xuyên và - Thông tin từ cơ quan thuế; tình
chi không thường xuyên… ở hình cấp kinh phí chương trình
các phòng ban chức năng và quốc gia và xu hướng bệnh tật mới khu vực khám chữa bệnh. của công đồng.
- Hệ thống BCKT của kỳ trước. - Thông tin về các danh mục thuốc
- Thông tin về chi phí ở bộ và hóa chất trúng thầu, và các danh
phận khám chữa bệnh, bộ phận mục kỹ thuật được phê duyệt tiếp nhận bệnh nhân
- Thông tin về các quyết định thu
- Tài liệu phân tích của các bộ hút bệnh nhân tới khám tại các BV phận, phòng ban. lân cận trong khu vực. Thông
- Thông tin về tình hình thực - Thông tin về tình hình tăng, giảm,
tin phục hiện trên cơ sở các báo cáo biến động về giá cả của thuốc và vụ kiểm
phòng ban và các khoa khám dịch vụ kỹ thuật trong kỳ soát chữa bệnh
- Cập nhật văn bản, chỉ thị mới của
- Các tài liệu phản ảnh sự bộ y tế ngành y tế để điều chỉnh kịp
chênh lệch số thực hiện so với thời sự thay đổi về giá cả của các
dự toán ở các bộ phận. dịch vụ. Thông
- Các thông tin về tình hình - Thông tin về các quyết định của
tin phục thực hiện trên các tài liệu, các BV trong việc điều hành BV vụ ra
chứng từ, báo cáo hiệu quả hoạt trong vùng lân cận quyết
khám chữa bệnh ở các bộ phận. - Báo cáo đánh giá về nhu cầu đOnh khám chữa bệnh trong kỳ
- Báo cáo giá của các yếu tố đầu vào.
(Nguồn: Tác giả tổng hợp trên kết quả nghiên cứu)
Hoàn thiện hệ thống chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán còn là căn cứ không thể thiếu để phục vụ cho công tác
kiểm tra, kiểm soát hoạt động kinh tế - tài chính ở các đơn vị. Để đảm bảo cho
việc cung cấp và đối chiếu thông tin về số liệu kế toán phải đầy đủ để cho việc
kiểm tra diễn ra một cách nhanh chóng. Đơn vị cần thực hiện nghiêm túc
công tác lập, kiểm tra và lưu trữ theo chứng từ đúng theo quy định hiện hành.
Trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin, căn cứ vào các bước hạch
toán trong phần mềm kế toán, đơn vị cần xây dựng quy trình luân chuyển
chứng từ liên tục, khép kín và đảm bảo thực hiện quy trình nghiêm túc. Công
tác kiểm tra chứng từ ngay sau khi nhập liệu để loại trừ và hạn chế các nhầm
lẫn khi nhập vào máy tính, các định khoản sai hoặc nhầm nguồn kinh phí …
tránh mất thời gian cho việc điều chỉnh lỗi sai sau này.
Đối với các chứng từ đặc thù chưa có quy định hướng dẫn cụ thể, đơn vị cần
căn cứ vào các quy định trong luật kế toán và các văn bản hướng dẫn thi hành luật
để thiết kế mẫu chứng từ bổ sung sao cho vừa đảm bảo chứa đựng được thông tin
về nghiệp vụ kế toán, tài chính phát sinh vừa có tính pháp lý và ổn định. Ví dụ, đối
với bảng kê nộp tiền viện phí, BV có thể thiết kế theo mẫu sau:
Đơn vO: BV Tâm thần Thanh Hóa M< QHNS: 1001471
BẢNG KÊ NỘP TI/N VIỆN PH Thời gian: … Khoa điều trị: … Đơn vị tính: … Ngày Chứng từ Người Lý do Ghi Số hiệu NTGS tháng nộp ĐOa chỉ S> tiền thu chú ghi sổ tiền
- Sổ này có … trang, đánh số trang từ … đến …
- Ngày mở sổ: …… Ngày … tháng … năm … Người lập Kế toán trưởng
Thủ trưởng đơn vO (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên và đRng dấu)
Về công tác bảo quản và lưu trữ chứng từ: Theo Luật kế toán năm 2015, tài
liệu kế toán lưu trữ phải là bản chính, phải đưa vào lưu trữ trong thời hạn 12
tháng, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán. Thời
hạn lưu trữ được quy định như sau:
- Tối thiểu 5 năm đối với tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của
đơn vị kế toán, gồm cả chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế
toán và lập báo cáo tài chính.
- Tối thiểu 10 năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế
toán và lập báo cáo tài chính.
- Lưu trữ vĩnh viễn đối với tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan
trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.
- Đơn vị cần căn cứ vào quy định này để tiến hành xử lý các tài liệu đã hết
thời hạn lưu trữ, củng cố cơ sở vật chất đảm bảo yêu cầu ký thuật và sắp xếp lại
chứng từ trong kho gọn gàng, khoa học.
3.4.3 Hoàn thiện quá trình xử lý thông tin kế toán
Các thông tin ban đầu sau khi được thu thập sẽ được tiến hành phân loại
để thuận tiện cho việc xử lý thông tin sau này. Xử lý thông tin là khâu quan
trọng trong tiến trình hoạt động của HTTTKT, vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến
chất lượng nguồn thông tin cung cấp. Tại BV hiện nay, việc xử lý thông tin mới
chỉ dừng ở mức độ cung cấp thông tin thực hiện trong KTTC. Chính vì vậy,
công tác xử lý thông tin của HTTTKT trong BV cần được hoàn thiện trên tất cả nội dung và phương pháp.
Hoàn thiện xử lý thông tin ban đầu sau thu nhận
- Hoàn thiện hệ thống mã hRa các đối tượng chủ yếu
Như chúng ta đã biết, một trong những đặc điểm của đối tượng kế toán
là đa dạng bao gồm nhiều loại khác nhau. Vì vậy, không thể sử dụng tên gọi để
phân biệt các đối tượng kế toán vì khi tên gọi thay đổi sẽ dẫn đến việc truy xuất
thông tin trong quá khứ trở nên phức tạp, dễ gây sai sót. Đồng thời, tên gọi của
các đối tượng này có thể dài, ngắn tùy theo từng đối tượng nên công tác xử lý dữ
liệu sẽ rất chậm cũng như tăng không gian lưu trữ dữ liệu. Trong trường hợp BV
tâm thần Thanh Hóa hướng tới sử dụng hệ thống ERP thì việc thực hiện mã hóa
dữ liệu kế toán là cần thiết. Công tác xây dựng hệ thống mã hóa (bộ mã) cho các
đối tượng kế toán nói riêng cũng như các đối tượng quản lý nói chung tại BV
cần đảm bảo các mục tiêu: Các đối tượng quản lý được mã hóa bằng một số ký
tự ngắn gọn, theo một phương pháp chung thống nhất ở các khoa, phòng chức
năng trong BV nhằm giúp tiết kiệm không gian lưu trữ dữ liệu, làm tăng tốc độ
xử lý, thuận tiện cho việc theo dõi, kiểm tra, đối chiếu, tổng hợp dữ liệu phục vụ
quản lý. Theo tác giả, các BV có thể sử dụng phương pháp mã hóa kết hợp, có
thể thực hiện bắt đầu bằng các chữ hoặc các số để thể hiện đặc tính của đối
tượng mã hóa như các khoản thanh toán, các loại dịch vụ, đối tượng bệnh nhân,
danh mục thuốc vật tư, danh mục khoa, kho,danh mục thẻ BHXH…… Tiếp theo
là các số tuần tự để mã hóa những đối tượng có chung đặc điểm nhằm phân loại,
nhận diện một số nhóm đối tượng của bộ mã. Có thể thực hiện mã hóa các đối
tượng trong bệnh viện như sau:
Về mã hóa BHXH vd: BT2383823372100 :
+ Hai chữ cái đầu tiên của mã thẻ bảo hiểm
BT– Người Thuộc diện hưởng trợ cấp xã hội
GD – Thẻ bảo hiểm hộ gia đình
TC – Người có ông với cách mạng
+ Số liền kề hai chữ cái đầu, nhóm người ứng mới mức hưởng của thẻ bảo hiểm
Xx1,xx2 – thuộc nhóm 01 (hưởng 100% thẻ BHXH)
Xx3 – thuộc nhóm 02 (hưởng 95% thẻ BHXH )
Xx4 - thuộc nhóm 03 (hưởng 80% thẻ BHXH)
Ngoài ra còn có thêm các nhóm sau:
Nhóm 04 (Bệnh nhân trái tuyến hưởng 60 % trên tổng mức hưởng BHXH) – Thẻ 100% hưởng 60% Thẻ 95 % hưởng 57% Thẻ 80 % hưởng 48%
Nhóm 05 (người bệnh không có thẻ BHXH) – Mức hưởng 0% Về mã hóa thuốc
AM500 – Amocilin 500mg Chữ cái đầu là viết tắt của tên thuốc, số phía sau là hàm lượng.
Với nhiều tên thuốc giống nhau nhưng cR cách sử dụng khác nhau:
NOV, NOO – Nootropil Thêm vào chữ O đối với thuốc có đơn vị tính là
“ống”, chữ V đối với thuốc có đơn vị tính là “viên”
- Hoàn thiện hệ thống tài khoản kế toán
Tài khoản kế toán và hệ thống tài khoản kế toán là công cụ để thu thập
những thông tin cần thiết từ các số liệu trên chứng từ kế toán và xử lý chúng để
cung cấp thông tin kế toán theo nhu cầu của người sử dụng. Hiện nay các cơ sở y
tế công lập đều thống nhất xây dựng hệ thống tài khoản kế toán theo Thông tư
107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Tuy nhiên quá
trình vận dụng các tài khoản kế toán và trong hạch toán thực tế tại các đơn vị đã
nảy sinh một số vấn đề còn chưa hợp lý. Do đó để phản ánh đầy đủ và cung cấp
những thông tin hữu ích hơn cho các đơn vị, hệ thống tài khoản và phương pháp
ghi chép trên tài khoản cần sửa đổi, bổ sung một số nội dung như sau:
Xây dựng hệ thống tài khoản chi tiết phù hợp với yêu cầu quản trị và đặc
thù hoạt động quản lý của BV. Với cách chi tiết tài khoản đã xác định, sẽ xây
dựng hệ thống sổ kế toán chi tiết tương ứng và dễ dàng tổ chức hệ thống báo
cáo, phân tích hiệu quả từng hoạt động trong đơn vị.
Xây dựng tài khoản chi tiết các khoản thu trong đơn vị. Cụ thể:
+ Tài khoản 511.1, Tài khoản 511.2, 511.3 – Các khoản thu có thể chi tiết
thành tài khoản cấp 3 như sau:
TK 511.11 – Thu viện phí nội trú
TK 511.12 – Thu viện phí ngoại trú
TK 511.13 – Thu viện phí BHYT
TK 511.18 – Thu khác (như thu đào tạo, hoa hồng, đấu thầu, thu khác…)
+ Tài khoản 531 – Thu hoạt động sản xuất, kinh doanh dịch vụ có thể chi tiết thành:
TK 531.1 – Thu dịch vụ khám chữa bệnh theo yêu cầu
TK 531.2 – Thu dịch vụ cantin, trông giữ xe TK 531.3 – Thu nhà thuốc
TK 531.8 – Thu khác (thu tiền mặt bằng cho thuê, thu khác…)
Về nội dung và kết cấu của các tài khoản thu được ghi nhận thống nhất với các quy định hiện hành.
Khi xây dựng tài khoản kế toán chi tiết, cần đảm bảo tính khoa học và linh
hoạt trong vận dụng hệ thống tài khoản kế toán theo đúng tính chất và quy định
của chế độ kế toán hiện hành. BV cần phân chia rõ hai hoạt động chính: hoạt
động sự nghiệp và hoạt động SXKD, từ đó tổ chức phản ánh cũng như kiểm
soát, quản lý các bộ phận này độc lập như khu vực khám chữa bệnh tự nguyện
(theo yêu cầu)… Từ đó, có thể tổ chức hệ thống tài khoản phản ánh các khoản
thu, chi và xác định kết quả tương ứng của từng loại hoạt động.
- Hoàn thiện hệ thống sổ sách kế toán
Khi đã mở tài khoản cấp 2, 3 chi tiết cho các nội dung thu chi, hoạt động kinh
doanh dịch vụ tại đơn vị, việc lập các sổ chi tiết cho các tài khoản thuận lợi rất
nhiều. Kế toán cần hoàn thiện thêm các yêu cầu sau:
+ Cần thiết lập đầy đủ sổ chi tiết cho các tài khoản phát sinh để thấy
được kết cấu của từng nội dung hoạt động trong kỳ. Việc thiết kế các mẫu sổ
và trình tự ghi chép vào sổ kế toán phải đảm bảo được yêu cầu quản lý vừa
phù hợp với hệ thống tài khoản, phương pháp hạch toán và các báo cáo kế toán hiện hành;
+ Cuối tháng đơn vị nên tiến hành khóa sổ kế toán và cộng lũy kế để có báo
cáo kết quả thường xuyên nhất. Đảm bảo tính khoa học, dễ hiểu, dễ làm, dễ đối
chiếu, dễ kiểm tra, thuận lợi cho việc lập và sử dụng các phần mềm kế toán vào công tác hạch toán.
+ Hiện tại BV đã sử dụng phần mềm kế toán để phục vụ cho công tác kế
toán, vì vậy kế toán từng phần hành kế toán định kỳ nên in sổ đóng dấu giáp
lai sẽ thuận lợi hơn cho việc lưu trữ và tra cứu.
+ Để theo dõi các khoản đóng góp theo lương như BHXH, BHYT,
KPCĐ, BHTN, đơn vị có thể lập Sổ theo dõi các khoản đóng góp theo lương
và tổ chức lưu hành nội bộ. Sổ này sẽ được dùng để đối chiếu số liệu với
“Thông báo tình hình đóng bảo hiểm tháng” mà cơ quan bảo hiểm gửi cho đơn vị hàng tháng.
+ Để theo dõi chi tiết ấn chỉ các loại để cấp, BV phải thực hiện đồng thời ở
kho và phòng kế toán. Ở kho, thủ kho phải mở Sổ (hoặc thẻ) kho theo dõi số lượng
nhập, xuất, tồn kho từng thứ, từng loại ấn chỉ cấp và ấn chỉ bán; ở phòng kế toán
phải mở Sổ chi tiết ấn chỉ các loại để ghi chép cả về số lượng, giá trị từng thứ, từng
loại ấn chỉ nhập, xuất, tồn kho. Định kỳ (hàng tháng, hàng quý), kế toán phải thực
hiện đối chiếu với thủ kho về số lượng nhập, xuất, tồn kho từng thứ, từng loại ấn
chỉ, nếu có chênh lệch phải báo ngay cho Kế toán trưởng và Thủ trưởng đơn vị biết
để kịp thời xác định nguyên nhân và có biện pháp xử lý.
3.3.5. Hoàn thiện quá trình kiểm soát thông tin kế toán
Kiểm soát nội bộ đối với HTTTKT tại bệnh viện hướng đến quản lý rủi ro
trong BV, nhằm đảm bảo cho các hoạt động trong đơn vị được diễn ra theo mục
tiêu hoạt động ban đầu, phát hiện và ngăn ngừa tình trạng hoạt động không đảm
bảo chất lượng với mục tiêu đề ra. Để thiết kế quá trình kiểm soát thông tin kế
toán tại bênh viện, tác giả hướng đến việc kiểm soát đánh giá chất lượng thông
tin kế toán - đầu ra của HTTTKT, nhằm đảm bảo các thông tin mà HTTTKT
cung cấp là hữu ích nhất cho các đối tượng sử dụng bên trong và bên ngoài BV.
Để kiểm soát đánh giá chất lượng thông tin kế toán trong môi trường ERP, Bệnh
viện cần kiểm soát các nhân tố ảnh hưởng tới chất lượng thông tin kế toán. Theo
tác giả, các nhân tố ảnh hưởng tới chất lượng thông tin kế toán bao gồm:
1) Năng lực quản lý: Đây là nhân tố tạo môi trường kiểm soát hệ thống,
thể hiện ở việc ban quản lý BV đã chú ý xây dựng kế hoạch phát triển ERP phù
hợp với chiến lược và kế hoạch phát triển BV và đã xây dựng kế hoạch chi tiết
triển khai ERP; xây dựng môi trường văn hóa BV.
2) Chất lượng dữ liệu: Trong môi trường ERP, toàn bộ dữ liệu của BV
được lưu trữ và dùng chung, gồm các dữ liệu về chính sách quản lý hoạt động
KCB, chính sách kế toán và các dữ liệu kế toán liên quan. Dữ liệu là một trong
những thành phần cơ bản, quan trọng của hệ thống ERP. Hệ thống muốn đảm
bảo hoạt động liên tục và ổn định thì cần dữ liệu đầy đủ, tin cậy. Chất lượng dữ
liệu ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng thông tin kế toán cung cấp. Việc kiểm
soát chất lượng dữ liệu nhằm đảm bảo sự hài lòng của người sử dụng thông tin
được cung cấp; dữ liệu sẵn sàng cho việc sử dụng; giảm thiểu các hạn chế, rủi ro
của hệ thống. Để kiểm soát chất lượng dữ liệu, BV cần xây dựng tiêu chuẩn chất
lượng dữ liệu và thông tin; cần phân tích để xác định yêu cầu người sử dụng
nhằm xác định nội dung dữ liệu nhập vào hệ thống; phân chia trách nhiệm cho
nhân viên để kiểm soát việc tiếp cận và truy cập dữ liệu.
3) Chất lượng phần mềm ERP: được đánh giá qua việc đảm bảo đáp ứng
được yêu cầu xử lý và cung cấp thông tin và đảm bảo kiểm soát quá trình nhập
liệu. Việc kiểm soát nhân tố chất lượng phần mềm ERP nhằm đảm bảo duy trì hệ
thống ứng dụng đạt tiêu chuẩn và tích hợp; đảm bảo việc xử lý các nghiệp vụ
kinh doanh và trao đổi dữ liệu được chính xác. Hệ thống ERP đạt chất lượng sẽ
đảm bảo về chất lượng thông tin của hệ thống.
4) Đào tạo nhân viên: Trong hệ thống ERP, người sử dụng hệ thống là
người tạo dữ liệu và lấy dữ liệu, giám sát và kiểm tra hệ thống. Việc kiểm soát
nhân tố đào tạo nhân viên trong BV nhằm đảm bảo sự hài lòng của người sử
dụng dịch vụ được cung cấp; đảm bảo sử dụng đúng và tuân thủ các quy định về
kỹ thuật và thao tác hệ thống ERP.
Để kiểm soát chất lượng thông tin kế toán trong môi trường ERP, các
Bệnh viện cần chú ý các vấn đề sau:
Thứ nhất, về môi trường kiểm soát:
- Các nhà quản lý trong BV phải ý thức được tầm quan trọng của công
tác kiểm soát nội bộ, từ đó quán triệt đến từng cán bộ nhân viên trong BV.
- Các nhà quản lý cần xây dựng một môi trường văn hóa đạo đức cho BV
mà trong đó nhà quản lý là những người đi đầu thực hiện, thể hiện tính kỷ luật,
tính trung thực, đạo đức nghề nghiệp cùng với có những quy định rõ ràng về
trách nhiệm, quyền hạn và quyền lợi của từng thành viên.
- BV cũng cần chú ý đến việc phát triển nguồn nhân lực có trình độ
chuyên môn cao, năng động sáng tạo, thích ứng linh hoạt với vị trí công việc và
có sự gắn bó lâu dài cùng sự phát triển của tổ chức sẽ tạo ra một lợi thế quan
trọng trong hoạt động kinh doanh của DN, nhằm đáp ứng được mục tiêu của hệ thống ERP.
Thứ hai, để những thông tin cung cấp là hữu ích, đáng tin cậy, các nhà
quản lý trong BV cần thường xuyên xác định những rủi ro hiện hữu và tiềm ẩn
trong HTTTKT; xây dựng quy trình đánh giá và phân tích các rủi ro đó; từ đó
xây dựng các chiến lược để giảm thiểu tác hại của rủi ro đến hoạt động kinh
doanh, đảm bảo mục tiêu của BV.
Để thực hiện kiểm soát thông tin hướng đến quản lý rủi ro trong HTTTKT
của BV, cần có các điều kiện sau:
- Các nhà quản lý cần ý thức về rủi ro trong việc cung cấp thông tin của hệ
thống và quản lý nó, coi đây là vấn đề trọng tâm trong xây dựng HTTTKT.
- BV cần có các chính sách về quản lý rủi ro cụ thể với từng hoạt động
của bộ phận trong BV và phải có người chịu trách nhiệm trực tiếp trong việc
đánh giá và quản lý rủi ro. Đồng thời, cần tuân thủ nguyên tắc phân công phân
nhiệm vụ và thường xuyên có các hoạt động giám sát việc thực hiện các quy chế của BV.
Thứ ba, Bệnh viện cần thiết kế các chính sách, thủ tục kiểm soát phù hợp
với từng quy trình và giai đoạn của quá trình hoạt động KCB của BV, nhằm đảm
bảo các chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện để đạt được mục tiêu của BV.
Ngoài ra, khi việc phân công nhiệm vụ không được thực hiện thì quản lý sẽ lựa
chọn và phát triển các hoạt động kiểm soát thay thế để đảm bảo quá trình kiểm
soát được diễn ra liên tục và thường xuyên trong BV. Thông thường, hiện nay
khi thiết kế thủ tục kiểm soát, nhà quản lý hay quan tâm đến việc cân đối giữa
chi phí để thiết kế và vận hành thủ tục kiểm soát với lợi ích (ngăn chặn và phát
hiện sai phạm) của thủ tục kiểm soát. Trong khi chi phí cho thủ tục kiểm soát có
thể xác định một cách rõ ràng, lợi ích của thủ tục kiểm soát thường bị ước tính
thấp do nhà quản lý ít khi nhìn nhận hết tác dụng ngăn chặn của thủ tục kiểm
soát. Vì thế các thủ tục kiểm soát thường không đầy đủ.
Thứ tư, Bệnh viện cần xây dựng hệ thống thông tin truyền thông thực
hiện xuyên suốt theo chiều từ trên xuống và từ dưới lên, giúp cho mọi nhân
viên đều nhận được những thông tin cần thiết, hiểu rõ thông điệp từ nhà quản
lý cấp cao, đảm bảo tính chính xác, kịp thời, đầy đủ, tin cậy về thông tin tài chính BV.
Thứ năm, Bệnh viện phải xây dựng hệ thống giám sát nhằm theo dõi,
đánh giá chất lượng việc thực hiện kiểm soát nội bộ. Qua giám sát, các khiếm
khuyết của hệ thống kiểm soát nội bộ cần được báo cáo lên cấp trên và nếu là
những vấn đề quan trọng hơn sẽ báo cáo cho ban giám đốc hay hội đồng thành
viên. BV cần thiết phải có các chính sách kiểm tra giám sát tài chính, khắc phục
kịp thời các thiếu sót của các nhà quản lý.
Việc giám sát thường xuyên được thực hiện đồng thời trong các hoạt động
hàng ngày. Phạm vi và mức độ thường xuyên của việc giám sát phụ thuộc chủ
yếu vào việc đánh giá rủi ro và sự hữu hiệu của các hoạt động giám sát. Mục
tiêu chính của việc giám sát là nhằm đảm bảo hệ thống kiểm soát nội bộ luôn hoạt động hữu hiệu.
HTTTKT hỗ trợ cho quản lý không chỉ thuần túy cung cấp các thông tin
đáng tin cậy, kịp thời về hoạt động thực tế, cụ thể theo đối tượng kiểm soát mà
còn phải có tác dụng cảnh báo cho nhà quản lý về các chênh lệch đáng kể trong
hoạt động thực tế so với kế hoạch, dự toán để nhà quản lý can thiệp và điều
chỉnh. Vì vậy, trong việc tổ chức HTTTKT Bệnh viện cần phải có thiết kế các kế
hoạch, dự toán, các định mức hoạt động, mức độ cần được cảnh báo. Trên cơ sở
các tiêu chuẩn này, số liệu thực tế được ghi nhận và so sánh với các tiêu chuẩn để đánh giá. KẾT LUẬN CHƯƠNG 3
Trên cơ sở đánh giá thực trạng HTTTKT tại Bệnh viện Tâm thần Thanh Hóa
được nghiên cứu ở chương 2, tác giả đã nghiên cứu và đề xuất các giải pháp góp
phần hoàn thiện HTTTKT nhằm đáp ứng nhu cầu thông tin kế toán cho các đối
tượng sử dụng thông tin bên trong và bên ngoài BV, thể hiện ở các nội dung sau:
Thứ nhất: Định hướng, mục tiêu phát triển của ngành y tế. Trên cơ sở định
hướng của ngành tác giả đưa ra các giải pháp phù hợp với định hướng và mục
tiêu phát triển của các BV.
Thứ hai: Tác giả nêu ra yêu cầu và nguyên tắc cơ bản của việc hoàn thiện
HTTTKT tại bệnh viện tâm thần Thanh Hóa.
Thứ ba: Tác giả đề xuất các nhóm giải pháp nhằm hoàn thiện HTTTKT theo
tiến trình xử lý thông tin tại Bệnh viện Tâm thần Thanh Hóa đó là: giải pháp hoàn
thiện ứng dụng mô hình HTTTKT, hoàn thiện quá trình thu nhận thông tin kế toán,
hoàn thiện quá trình xử lý thông tin kế toán, hoàn thiện quá trình cung cấp thông tin
kế toán, hoàn thiện quá trình kiểm soát thông tin kế toán.
Thứ tư: Tác giả cũng đưa ra các điều kiện để đảm bảo các giải pháp đề
xuất được khả thi cả về phía Nhà nước, các cơ quan chức năng. Các đề xuất của
tác giả chỉ mang tính định hướng nhằm giúp các nhà quản trị trong việc quản lý
BV. Việc áp dụng còn phụ thuộc vào điều kiện tình hình của BV. KẾT LUẬN
Hiện nay, hệ thống thông tin kế toán giữ vai trò quan trọng và không thể
thiếu trong các đơn vị sự nghiệp có thu nói chung và tại Bệnh viện Tâm thần
Thanh Hóa nói riêng. Tổ chức tốt hệ thống thông tin kế toán sẽ cung cấp các
thông có chất lượng, chính xác, có độ tin cậy cao và hữu ích giúp nhà lãnh đạo
hoạch định được chiến lược phát triển đơn vị.
Qua quá trình khảo sát và quan sát thực trạng về công tác tổ chức hệ thống
thông tin kế toán tại Bệnh viên Tâm thần Thanh Hóa, luận văn đã phản ánh được
thực trạng của từng nội dung trong tổ chức hệ thống thông tin kế toán tại đơn vị,
qua đó đánh giá được những điểm đạt được, những điểm chưa đạt được và tìm
ra các nguyên nhân khách quan và chủ quan ảnh hưởng đến hệ thống thông tin
kế toán tại đơn vị. Luận văn đã đưa ra các quan điểm hoàn thiện và giải pháp
nhằm hoàn thiện từng nội dung trong tổ chức hệ thống thông tin kế toán bệnh
viện Tâm thần Thanh Hóa. Ngoài ra, luận văn còn đánh giá các điểm mạnh, đểm
yếu, cơ hội và thách thức ảnh hưởng đến hệ thống thông tin kế toán tại đơn vị.
Trong phạm vi nghiên cứu của luận văn, tác giả đề xuất một số giải pháp
hy vọng góp phần hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán tại Bệnh viện Tâm thần
Thanh Hóa. Tuy nhiên, nội dung của luận văn không thể tránh khỏi các khiếm
khuyết trong quá trình nghiên cứu. Tác giả rất mong nhận được những ý kiến
đóng góp quý báu của quý thầy, cô để luận văn được hoàn thiện hơn về nội dung.
TÀI LIÊU THAM KHẢO
I. TÀI LIỆU THAM KHẢO TIẾNG VIỆT
1. Bộ Tài chính (2003), Hệ thống các chính sách, chế độ quản lý tài chính, kế
toán, thuế áp dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp, Nhà xuất bản Tài chính, Hà Nội.
2. Bộ Tài chính (2017), Thông tư 107/2017/TT-BTC về Hướng dẫn chế độ kế
toán hành chính sự nghiệp ngày 10 tháng 10 năm 2017 của Bộ Tài chính, Hà Nội.
3. Bộ Tài chính (2004), Quyết định số 67/2004/QĐ-BTC ngày 13/8/2004 của Bộ
trưởng Bộ Tài chính về việc ban hành “Quy chế về tự kiểm tra tài chính, kế toán
tại các cơ quan, đơn vị có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước”, Hà Nội.
4. Bộ Tài chính, Bộ Y tế, Bộ Nội vụ (2004), Thông tư liên tịch số
13/2004/TTLT-BTC-BYT-BNV ngày 27/02/2004 hướng dẫn chế độ quản lý tài
chính đối với các đơn vị sự nghiệp có thu hoạt động trong lĩnh vực y tế công lập, Hà Nội.
5. Bộ Tài chính (2005), Thông tư số 103/2005/TT-BTC ngày 24/1/2005 của Bộ
Tài chính về tiêu chuẩn điều kiện phần mềm kế toán, Hà Nội.
6. Bộ Tài chính (2010), Thông tư số 185/2010/TT-BTC ngày 15/11/2010 của Bộ
Tài chính Hướng dẫn sửa đổi, bổ sung Chế độ kế toán Hành chính sự nghiệp ban
hành kèm theo Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, Hà Nội.
7. Bộ Tài chính (2017), Chế độ kế toán hành chính sự nghiệp, Nhà xuất bản Tài chính, Hà Nội.
8. Bộ Tài chính (2006), Thông tư số 172/2009/TT-BTC ngày 26/08/2009 sửa
đổi một số điểm của Thông tư số 81/2006/TT-BTC ngày 06/09/2006 của Bộ Tài
chính hướng dẫn chế độ kiểm soát chi đối với các đơn vị sự nghiệp công lập
thực hiện quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ
máy, biên chế và tài chính
9. Bộ Y tế (2006), Tổng quan về hệ thống bệnh viện Việt Nam, Nhà xuất bản Y học, Hà Nội.
10. Bộ Y tế (2006), Hướng dẫn xây dựng một số phân hệ phần mềm quản lý bệnh viện, Hà Nội.
11. Bộ Y tế (2007), Thông tư 15/2007/TT-BYT ngày 12/12/2007 hướng dẫn thực
hiện quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về việc sử dụng tài sản để liên doanh,
liên kết hoặc góp vốn liên doanh để mua sắm trang thiết bị phục vụ hoạt động
dịch vụ của các cơ sở y tế công lập, Hà Nội.
12. Bộ Y tế (2010), Những định hướng chiến lược y tế đến năm 2020, tầm nhìn năm 2030, Hà Nội
13. Chính phủ (2006), Quyết định số 153/2006/QĐ-TTg ngày 30/06/2006 về phê
duyệt quy hoạch tổng thể phát triển hệ thống y tế Việt Nam giai đoạn đến năm
2010 và tầm nhìn đến năm 2020, Hà Nội.
14. Chính phủ (2006), Nghị định số 43/20016/NĐ-CP ngày 25 tháng 4 năm
2006 về việc Quy định quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ,
tổ chức bộ máy, biên chế và tài chính đối với đơn vị sự nghiệp công lập.
15. Chính phủ (2012), Nghị định số 85/2012/NĐ-CP ngày 15 tháng 10 năm
2012 về cơ chế hoạt động, cơ chế tài chính đối với các đơn vị sự nghiệp y tế
công lập và giá dịch vụ khám bệnh, chữa bệnh của các cơ sở khám bệnh, chữa bệnh công lập.
16. Chính phủ (2015), nghị định số: 16/2015/NĐ-CP quy định về cơ chế tự chủ
của đơn vị sự nghiệp công lập.
17. Dương Đăng Chinh, Phạm Văn Khoan, Giáo trình Quản lý tài chính công,
Nhà xuất bản Tài chính, Hà Nội.
18. Đặng Thị Thúy Hằng (2016), Ảnh hưởng của thông tin kế toán công bố đến
quyết định đầu tư của nhà đầu tư trên thị trường chứng khoán Việt Nam, Luận
án tiến sĩ kinh tế, Đại học Kinh tế quốc dân
19. Phạm Duy Linh (2008), Giáo trình Tài chính Hành chính sự nghiệp, NXB Tài chính, Hà Nội
20. Đoàn Xuân Tiên (2014), Giáo trình Nguyên lý kế toán, Nhà xuất bản Tài chính, Hà Nội
21. Đoàn Xuân Tiên (2010), Giáo trình Tổ chức công tác kế toán, Nhà xuất
bảnLao động – xã hội, Hà Nội
22. Nhà sách Tài chính.vn (2017), Hướng dẫn thực hành chế độ kế toán đơn vị
hành chính sự nghiệp, Nhà xuất bản Tài chính.
23. Quốc hội (2015), Luật kế toán số 88/2015/QH13 ngày 20 tháng 11 năm
2015, có hiệu lực kể từ ngày 01/7/2017.
24. Quốc hội (2015), Luật NSNN số 83/2015/QH13 ngày 25/6/2015
25. Trần Quý Liên, Trần Văn Thuận, Phạm Thành Long (2015), Giáo trình
Nguyên lý kế toán, Nhà xuất bản Đại học Kinh tế quốc dân, Hà Nội.
26. Tài liệu tại Bệnh viên Tâm thần Thanh Hóa từ năm 2016 đến nay.
27. http://tapchitaichinh.vn/tai-chinh-kinh-doanh/mot-so-mo-hinh-to-chuc-bo-
may-ke-toan-tai-cac-don-vi-su-nghiep-cong-lap-133614.html Phụ lục s> 01A
PHIẾU KHẢO SÁT V/ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG BỆNH VIỆN
(Phiếu dành cho nhà quản trị)
Với mục đích khảo sát để đánh giá khả năng cung cấp thông tin của hệ thống
thông tin kế toán để phục vụ cho mục tiêu nghiên cứu luận văn “Hoàn thiện hệ
thống thông tin kế toán tại bệnh viên tâm thần Thanh Hóa ”. Kính đề nghị
anh/chị vui lòng dành chút thời gian để trả lời các câu hỏi trong phiếu này. Các
thông tin trả lời sẽ được giữ kín và chỉ sử dụng cho mục đích nghiên cứu. Xin
cảm ơn sự hợp tác của anh/chị!
Phần I: Nhu cầu sử dụng thông tin từ hệ th>ng thông tin kế toán
1. Xin anh/chị cho biết BV sử dụng thông tin kế toán cho những mục đích nào?
(cR thể lựa chọn nhiều phương án)
□ Ra quyết định quản trị □ Phát hành cổ phiếu □ Đi vay □ Cho vay □ Kê khai thuế
□ Khác.................................
2. Xin anh/chị cho BV sử dụng thông tin kế toán quản trị nhằm những mục đích nào?
(cR thể lựa chọn nhiều phương án)
□ Phân tích thông tin thích hợp
□ Ra quyết định trong từng tình huống
□ Kiểm tra, kiểm soát hoạt động
□ Khác.................................
3. Xin anh/chị cho biết nhu cầu thông tin kế toán phục vụ cho giai đoạn lập kế hoạch tại bênh viện ? □ Rất tốt □ Tốt □ Trung bình P1 □ Dưới mức trung bình □ Không đạt yêu cầu
4. Xin anh/chị cho biết nhu cầu thông tin kế toán phục vụ cho giai đoạn điều
hành hoạt động tại BV ? □ Rất tốt □ Tốt □ Trung bình □ Dưới mức trung bình □ Không đạt yêu cầu
5. Xin anh/chị cho biết nhu cầu thông tin kế toán phục vụ cho giai đoạn kiểm soát hoạt động tại BV? □ Rất tốt □ Tốt □ Trung bình □ Dưới mức trung bình □ Không đạt yêu cầu
6. Xin anh/chị cho biết nhu cầu thông tin kế toán phục vụ cho giai đoạn ra quyết định tại BV? □ Rất tốt □ Tốt □ Trung bình □ Dưới mức trung bình □ Không đạt yêu cầu
7. Anh/chị cho biết nhu cầu sử dụng thông tin kế toán phục vụ cho mục đích đi vay thông qua?
(cR thể lựa chọn nhiều phương án) □ Báo cáo kế toán
□ Kế hoạch KCB của đơn vị sau khi vay vốn
□ Các chỉ tiêu phản ánh kết quả KCB của đơn vị
□ Các chỉ tiêu phân tích tài chính như: khả năng thanh toán, hiệu quả sử dụng
vốn, hiệu quả sinh lời... P2
□ Khác...........................
8. Xin anh/chị cho biết nhu cầu sử dụng thông tin kế toán phục vụ cho mục đích kê khai thuế thông qua?
□ Số liệu trên chứng từ kế toán
□ Số liệu trên sổ sách kế toán
□ Số liệu trên báo cáo tài chính
□ Số liệu trên chứng từ kế toán và đối chiếu với số thuế phải nộp qua ghi chép kế toán
□ Khác..........................
Phần III: Khả năng đáp ứng nhu cầu thông tin kế toán
9. Theo anh/chị hệ thống thông tin kế toán của đơn vị cung cấp những thông tin gì cho nhà quản trị BV ?
□ Chi tiết hóa thông tin kế toán tài chính
□ Cung cấp thông tin tình hình thực hiện
□ Cung cấp thông tin dự toán
□ Cung cấp thông tin phục vụ kiểm soát nội bộ
□ Cung cấp thông tin phục vụ ra quyết định
10. Xin anh/chị đánh giá mức độ cung cấp thông tin của bộ phận kế toán phục vụ nhu cầu quản trị? □ Tính kịp thời □ Tính hữu ích □ Độ tin cậy
□ Khác............................
11. Xin anh/chị cho biết khả năng đáp ứng nhu cầu thông tin kế toán cho nhà
quản trị ở giai đoạn lập kế hoạch tại BV? □ Rất tốt □ Tốt □ Trung bình □ Dưới mức trung bình □ Không đạt yêu cầu P3
12. Xin anh/chị cho biết khả năng đáp ứng nhu cầu thông tin kế toán cho nhà
quản trị ở giai đoạn điều hành hoạt động tại BV? □ Rất tốt □ Tốt □ Trung bình □ Dưới mức trung bình □ Không đạt yêu cầu
13. Xin anh/chị cho biết khả năng đáp ứng nhu cầu thông tin kế toán cho nhà
quản trị ở giai đoạn kiểm soát hoạt động tại BV? □ Rất tốt □ Tốt □ Trung bình □ Dưới mức trung bình □ Không đạt yêu cầu
14. Xin anh/chị cho biết khả năng đáp ứng nhu cầu thông tin kế toán cho nhà
quản trị ở giai đoạn ra quyết định tại đơn vị? □ Rất tốt □ Tốt □ Trung bình □ Dưới mức trung bình □ Không đạt yêu cầu
15. Theo anh/chị hệ thống thông tin kế toán của BV cung cấp những thông tin gì
cho các nhà đầu tư bên ngoài BV?
□ Thông tin về tài sản, nguồn vốn, nợ phải trả
□ Thông tin về doanh thu, chi phí, lợi nhuận
□ Thông tin về khả năng thanh toán
□ Thông tin về khả năng sinh lời
□ Khác..................................
16. Xin anh/chị đánh giá khả năng đáp ứng nhu cầu thông tin kế toán cho các
đối tượng sử dụng bên ngoài BV ? □ Rất tốt □ Tốt P4 □ Trung bình □ Dưới mức trung bình □ Không đạt yêu cầu
Thông tin về người được hỏi ý kiến
Họ tên:...............................................Nam/ nữ............Năm sinh:....................
Vị trí công tác:............…………………………………….…………………
Điện thoại: ………………………Email:.......................................................
Xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ của anh/chị! P5 Phụ lục s> 01B
PHIẾU KHẢO SÁT V/ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG BỆNH VIỆN
(Phiếu dành cho nhân viên kế toán)
Với mục đích khảo sát để đánh giá thực trạng hệ thống thông tin kế toán để phục
vụ cho mục tiêu nghiên cứu luận văn “Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán
tại BV tâm thần Thanh Hóa”. Kính đề nghị anh/chị vui lòng dành chút thời
gian để trả lời các câu hỏi trong phiếu này. Các thông tin trả lời sẽ được giữ kín
và chỉ sử dụng cho mục đích nghiên cứu. Xin cảm ơn sự hợp tác của anh/chị!
Phần II. Thực trạng hệ th>ng thông tin kế toán
II. Thực trạng công tác thu nhận thông tin kế toán
1. Xin anh/chị cho biết quá trình thu nhận thông tin trong đơn vị từ nguồn nào?
□ Nguồn bên ngoài đơn vị
□ Nguồn bên trong đơn vị
□ Cả hai trường hợp trên
2. Xin anh/chị cho biết đơn vị thu nhận những thông tin gì? □ Thông tin quá khứ □ Thông tin tương lai
□ Cả hai trường hợp trên
3. Xin anh/chị cho biết để thu nhận thông tin kế toán đơn vị sử dụng phương pháp kế toán nào?
□ Phương pháp chứng từ □ Phương pháp quan sát
□ Phương pháp phỏng vấn □ Khác
4. Anh/chị cho biết thông tin kế toán trong đơn vị được thu nhận qua phương tiện nào? □ Chứng từ giấy □ Chứng từ điện tử P6 □ Cả hai
5. Xin anh/chị cho biết đơn vị có tự in chứng từ không? □ Có □ Không
(Nếu CR xin trả lời câu hỏi tiếp theo)
6. Nếu đơn vị tự in chứng từ thì có sử dụng nguyên như mẫu hướng dẫn không? □ Có □ Không
7. Xin anh/chị cho biết chứng từ phục vụ kế toán quản trị thiết kế như nào?
□ Kế thừa kế toán tài chính □ Tự thiết kế □ Kết hợp
8. Đơn vị anh/chị có xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ không? □ Có □ Không
9. Xin anh/chị cho biết quá trình nhập dữ liệu vào phần mềm có bao gồm khâu
kiểm tra, đối chiếu dữ liệu không? □ Có □ Không
10. Xin anh/chị cho biết quá trình nhập dữ liệu vào phần mềm có bao gồm khâu
đối chiếu dữ liệu không? □ Có □ Không
III. Thực trạng công tác xử lý thông tin
11. Anh/ chị cho biết quá trình xử lý thông tin kế toán trong BV được thực hiện?
□ Tách rời giữa KTTC và KTQT
□ Thực hiện đồng thời giữa KTTC và KTQT
12. Xin anh/chị cho biết BV có thực hiện mã hóa các đối tượng kế toán không? □ Có P7 □ Không
13. Anh/chị cho biết phương pháp mã hóa các đối tượng kế toán trên phần mếm kế toán tại đơn vị?
□ Mã hóa theo chữ gợi nhớ □ Mã hóa hỗn hợp □ Mã hóa giản đơn
□ Mã hóa theo cây phân cấp
□ Khác............................
14. Để hệ xử lý thông tin kế toán trong BV anh/chị, các tài khoản sử dụng được thực hiện như thế nào?
□ Tuân thủ hoàn toàn theo chế độ kế toán áp dụng □ Tuân thủ một phần
□ Xây dựng một số tài khoản đặc thù riêng
15. Doanh nghiệp anh/chị có xây dựng thêm các tài khoản chi tiết không? □ Có xây dựng □ Không xây dựng
16. Đơn vị anh/chị có mở sổ chi tiết cho các tài khoản không? □ Có □ Không
17. Sổ kế toán chi tiết tại BV anh/chị có phù hợp với các tài khoản chi tiết không? □ Có □ Không
18. Anh/ chị cho biết dữ liệu phục vụ cho quản trị BV được kế toán xử lý theo những nội dung nào?
□ Xử lý dữ liệu phục vụ lập kế hoạch
□ Xử lý dữ liệu cung cấp thông tin thực hiện
□ Xử lý dữ liệu phục vụ kiểm soát
□ Xử lý dữ liệu phục vụ ra quyết định P8
19. Xin anh/chị cho biết Đơn vị có xây dựng định mức và dự toán khám chữa bệnh không? □ Có □ Không
20. Anh/chị cho biết phương pháp xử lý thông tin thực hiện áp dụng trong BV ?
□ Phương pháp phân loại thông tin
□ Phương pháp xác định chi phí
□ Phương pháp tài khoản
□ Phương pháp ghi chép lên sổ sách kế toán □ Khác
21. BV anh/chị có thực hiện mô hình kế toán trách nhiệm không? □ Có □ Không
(Nếu không xin trả lời câu hỏi tiếp theo)
22. Nguyên nhân vì sao BV không thực hiện mô hình kế toán trách nhiệm?
□ Chưa biết đến mô hình này
□ Chưa hiểu hết vai trò của mô hình này
□ Không có nhu cầu sử dụng
23. Anh/chị cho biết các quyết định thường gặp trong BV là gì?
□ Quyết định mua sắm tài sản
□ Quyết định đầu tư hay không
□ Quyết định duy trì hay loại bỏ một số bộ phận □ Không
IV. Thực trạng công tác cung cấp thông tin kế toán
24. Xin anh/chị cho biết bênh viện lập đầy đủ báo cáo kế toán theo chế độ kế toán không? □ Có đầy đủ □ Chưa đầy đủ
25. Anh/chị cho biết việc lập báo cáo tài chính được thực hiện bằng? P9
□ Kiết xuất số liệu, lập thủ công bên ngoài
□ Trên phần mềm kế toán
26. BV anh/chị có tiến hành lập báo cáo kế toán quản trị không? □ Có □ Không
27. BV anh/chị đã tiến hành lập những báo cáo kế toán quản trị nào?
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
28. Theo anh/chị BV có cần thiết phải lập các báo cáo kế toán quản trị nhằm
phục vụ cho các nhà quản lý không? □ Rất cần thiết □ Cần thiết □ Không cần thiết
29. Anh/chị cho biết việc lập báo cáo kế toán quản trị được thực hiện bằng? □ Thủ công
□ Trên phần mềm kế toán
30. Báo cáo kế toán quản trị trong BV anh/chị thể hiện những nội dung gì?
□ Thông tin về định mức
□ Thông tin về kế hoạch □ Thông tin về dự toán
□ Thông tin về số kỳ trước
□ Thông tin về số kỳ này □ Khác
31. Nếu chưa lập báo cáo kế toán quản trị, xin anh/chị cho biết lý do?
□ Chưa có nhu cầu sử dụng
□ Chưa thấy lợi ích của nó
□ Không biết loại báo cáo này
V. Thực trạng công tác kiểm soát thông tin
32. BV anh/chị có tiến hành kiểm soát thông tin kế toán không? □ Có □ Không P10
33. Quá trình kiểm soát thông tin kế toán trong BV anh/chị được thực hiện tốt ở khâu nào? Tốt Bình Không thường tốt
Kiểm soát thông tin đầu vào □ □ □
Kiểm soát quá trình xử lý thông □ □ □ tin
Kiểm soát thông tin đầu ra □ □ □
34. Theo anh/chị các khía cạnh sau trong hệ thống thông tin kế toán của BV có
được kiểm soát tốt không? Tốt Bình Không thường tốt
Phản ánh thông tin trung thực, hợp lý □ □ □ Bảo mật thông tin □ □ □ Bảo vệ tài sản □ □ □
35. Anh/chị hãy đánh giá mức độ giảm bớt rủi ro trong kiểm soát thông tin kế toán của BV ? □ Rất tốt □ Tốt □ Trung bình □ Không tốt
36. Anh/chị có hài lòng về hệ thống thông tin kế toán hiện tại của BV không?
□ Rất hài lòng □ Hài lòng □ Tương đối hài lòng □ Không hài lòng
Thông tin về người được hỏi ý kiến
Họ tên:..............................................Nam/ nữ............Năm sinh:....................
Vị trí công tác:............………………………………………………………
Điện thoại: …………………………Email:...................................................
Xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ của anh/chị! Phụ lục 01C P11
Qua thực tế khảo sát tại BV tâm thần Thanh Hóa thông qua hình thức gửi phiếu điều
tra, tác giả đã thu thập và tiến hành xử lý các thông tin thu nhận được như sau:
BẢNG TỔNG HỢP KẾT QUẢ KHẢO SÁT THỰC TRẠNG HTTTKT TẠI
BỆNH VIÊN TÂM TH N THANH H"A (Dành cho nhà quản trị) TT Nội dung khảo sát S> DN Tỷ lệ
Nhu cầu sử dụng thông tin từ hệ th>ng thông tin I kế toán
BV sử dụng thông tin kế toán cho những mục đích
- Ra quyết định quản trị 30/30 100% - Phát hành cổ phiếu 0/30 0% 1 - Đi vay 30/30 100% - Cho vay 0/30 0% - Kê khai thuế 30/30 100%
BV sử dụng thông tin kế toán quản trị nhằm những mục đích
- Phân tích điểm hòa vốn để ra quyết định 0/30 0% 2
- Phân tích thông tin thích hợp 17/30 56,75%
- Ra quyết định trong từng tình huống 30/30 100%
- Kiểm tra, kiểm soát hoạt động 21/30 72,97%
Nhu cầu thông tin kế toán phục vụ cho giai đoạn lập kế hoạch tại đơn vị - Rất cần thiết 3/30 10,8% 3 - Cần thiết 18/30 62,2% - Trung bình 8/30 27% - Dưới mức trung bình 0/30 0% - Không cần thiết 0/30 0% 4
Nhu cầu thông tin kế toán phục vụ cho giai đoạn
điều hành hoạt động tại BV - Rất cần thiết 4/30 13,5% 4 - Cần thiết 12/30 43,2% - Trung bình 12/30 40,5% P12 - Dưới mức trung bình 0/30 0% - Không cần thiết 0/30 0%
Nhu cầu thông tin kế toán phục vụ cho giai đoạn
kiểm soát hoạt động tại đơn vị - Rất cần thiết 2/30 8,1% 5 - Cần thiết 17/30 56,8% - Trung bình 8/30 29,7% - Dưới mức trung bình 0/30 0% - Không cần thiết 0/30 0%
Nhu cầu thông tin kế toán phục vụ cho giai đoạn ra
quyết định tại đơn vị - Rất cần thiết 9/30 30,8% 6 - Cần thiết 13/30 45,9% - Trung bình 5/30 16,2% - Dưới mức trung bình 4/30 13,5% - Không cần thiết 0/30 0%
Nhu cầu sử dụng thông tin kế toán phục vụ cho mục đích đi vay thông qua - Báo cáo kế toán 30/30 100%
- Kế hoạch KCB của đơn vị sau khi vay vốn 30/30 100% 7
- Các chỉ tiêu phản ánh kết quả KCB của đơn vị
- Các chỉ tiêu phân tích tài chính như: khả năng 30/30 100%
thanh toán, hiệu quả sử dụng vốn, hiệu quả sinh lời... 30/30 100%
Nhu cầu sử dụng thông tin kế toán phục vụ cho mục
đích kê khai thuế thông qua 8
- Số liệu trên chứng từ kế toán 0/30 0%
- Số liệu trên sổ sách kế toán 0/30 0%
- Số liệu trên báo cáo tài chính 0/30 0% 8
- Số liệu trên chứng từ kế toán và đối chiếu với số 30/30 100%
thuế phải nộp qua ghi chép kế toán II
Khả năng đáp ứng nhu cầu thông tin kế toán P13
Hệ thống thông tin kế toán của đơn vị cung cấp
những thông tin gì cho nhà quản trị đơn vị
- Chi tiết hóa thông tin kế toán tài chính 9
- Cung cấp thông tin tình hình thực hiện 30/30 100%
- Cung cấp thông tin dự toán 30/30 100%
- Cung cấp thông tin phục vụ kiểm soát nội bộ 30/30 100%
- Cung cấp thông tin phục vụ ra quyết định 30/30 100%
Đánh giá mức độ cung cấp thông tin của bộ phận kế
toán phục vụ nhu cầu quản trị 10 - Tính kịp thời 23/30 75.6% - Tính hữu ích 20/30 68,5% - Độ tin cậy 30/30 100%
Khả năng đáp ứng nhu cầu thông tin kế toán cho
nhà quản trị ở giai đoạn lập kế hoạch tại BV - Rất tốt 4/30 13,5% 11 - Tốt 27/30 59,4% - Trung bình 8/30 27,2% - Dưới mức trung bình 0/30 0% - Không đạt yêu cầu 0/30 0%
Khả năng đáp ứng nhu cầu thông tin kế toán cho
nhà quản trị ở giai đoạn điều hành hoạt động tại BV - Rất tốt 4/30 13,5% 12 - Tốt 18/30 62.1% - Trung bình 9/30 30,8% - Dưới mức trung bình 0/30 0% - Không đạt yêu cầu 0/30 0% 13
Khả năng đáp ứng nhu cầu thông tin kế toán cho
nhà quản trị ở giai đoạn kiểm soát hoạt động tại BV - Rất tốt 0/30 0% - Tốt 8/30 29,7% - Trung bình 20/30 68,2% - Dưới mức trung bình 0/30 0% P14 - Không đạt yêu cầu 0/30 0%
Khả năng đáp ứng nhu cầu thông tin kế toán cho
nhà quản trị ở giai đoạn ra quyết định tại BV - Rất tốt 0/30 0% 14 - Tốt 10/30 36,3% - Trung bình 19/30 63,6% - Dưới mức trung bình 0/30 0% - Không đạt yêu cầu 0/30 0%
Hệ thống thông tin kế toán của đơn vị cung cấp
những thông tin gì cho các nhà đầu tư bên ngoài BV
- Thông tin về tài sản, nguồn vốn, nợ phải trả 30/30 100% 15
- Thông tin về doanh thu, chi phí, lợi nhuận 30/30 100%
- Thông tin về khả năng thanh toán 30/30 100%
- Thông tin về khả năng sinh lời 30/30 100%
Đánh giá khả năng đáp ứng nhu cầu thông tin kế
toán cho các đối tượng sử dụng bên ngoài BV - Rất tốt 0/30 0% 16 - Tốt 10/30 36,3% - Trung bình 19/30 63,6% - Dưới mức trung bình 0/30 0% - Không đạt yêu cầu 0/30 0%
(Dành cho nhân viên kế toán) TT Nội dung khảo sát S> DN Tỷ lệ
II. Công tác thu nhận thông tin kế toán
Quá trình thu thập thông tin trong BV từ nguồn 1 - Nguồn bên ngoài BV 4/7 59,1% - Nguồn bên trong BV 7/7 100%
BV thu nhận những thông tin 2 - Thông tin quá khứ 7/7 100% - Thông tin tương lai 4/7 59,1% 3
Thu thập thông tin kế toán doanh nghiệp sử dụng P15 phương pháp kế toán - Phương pháp chứng từ 7/7 100% - Phương pháp quan sát 5/7 77,3% - Phương pháp phỏng vấn 3/7 36,3% - Khác 0/7 0%
Thông tin kế toán trong BV được thu thập qua phương tiện 4 - Chứng từ giấy 7/7 100% - Chứng từ điện tử 0/7 0%
BV có tự in chứng từ không 5 - Có 7/7 100% - Không 0/7 0%
Nếu BV tự in chứng từ thì có sử dụng nguyên như mẫu hướng dẫn không 6 - Có 7/7 100% - Không 0/7 0%
Chứng từ phục vụ cho kế toán quản trị
- Kế thừa kế toán tài chính 2/7 36,3% 7 - Tự thiết kế 0/7 0% - Kết hợp 5/7 63,6%
BV anh/chị có xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ không 8 - Có 7/7 100% - Không 0/7 0%
Quá trình nhập dữ liệu vào phần mềm có khâu kiểm tra dữ liệu không 9 - Có 7/7 100% - Không 0/7 0%
Quá trình nhập dữ liệu vào phần mềm có khâu đối chiếu dữ liệu không 10 - Có 7/7 31,8% - Không 5/7 68,2%
II. Công tác xử lý thông tin kế toán 11
Quá trình xử lý thông tin kế toán trong doanh nghiệp được thực hiện P16
- Tách rời giữa KTTC và KTQT 0/7 0%
- Thực hiện đồng thời giữa KTTC và KTQT 7/7 100%
BV có thực hiện mã hóa các đối tượng kế toán không 12 - Có 7/7 100% - Không 0/7 0%
Phương pháp mã hóa các đối tượng kế toán trên phần mếm kế toán tại BV
- Mã hóa theo chữ gợi nhớ 1/7 13,6% 13 - Mã hóa hỗn hợp 4/7 68,2% - Mã hóa giản đơn 0/7 0%
- Mã hóa theo cây phân cấp 1/7 18,2% - Khác 0/7 0%
Để hệ thống hóa và xử lý thông tin kế toán trong BV,
các tài khoản sử dụng được thực hiện 14
- Tuân thủ hoàn toàn theo chế độ kế toán áp dụng 7/7 100% - Tuân thủ một phần 0/7 0%
- Xây dựng một số tài khoản đặc thù riêng 0/7 0%
BV có xây dựng thêm các tài khoản chi tiết 15 - Có xây dựng 7/7 100% - Không xây dựng 0/7 0%
BV có mở sổ chi tiết cho các tài khoản không 16 - Có 7/7 100% - Không 0/7 0%
Sổ kế toán chi tiết tại BV anh/chị có phù hợp với các
tài khoản chi tiết không? 17 - Có 7/7 100% - Không 0/7 0%
Dữ liệu phục vụ cho quản trị BV được kế toán xử lý theo những nội dung
- Xử lý dữ liệu phục vụ lập kế hoạch 5/7 77,3% 18
- Xử lý dữ liệu cung cấp thông tin thực hiện 7/7 100%
- Xử lý dữ liệu phục vụ kiểm soát 3/7 40,1%
- Xử lý dữ liệu phục vụ ra quyết định 12/7 54,5% 19
Xin anh/chị cho biết đơn vị có xây dựng định mức và P17
dự toán khám chữa bệnh không ? - Có 0/7 0% - Không 7/7 100%
Phân loại chi phí theo phương pháp - Theo khoản mục chi phí 7/7 100% - Theo yếu tố chi phí 0/7 0% 20
- Theo mức độ hoạt động 0/7 0%
- Chi phí kiểm soát được, không kiểm soát được 0/7 0%
- Chi phí trực tiếp, chi phí gián tiếp 0/7 0%
Thực hiện mô hình kế toán trách nhiệm 21 - Có 0/7 0% - Không 7/7 100%
BV không thực hiện mô hình kế toán trách nhiệm là do 22
- Chưa biết đến mô hình này 1/7 9,1%
- Chưa hiểu hết vai trò của mô hình này 1/7 7,7%
- Không có nhu cầu sử dụng 4/7 68,2%
Các quyết định thường gặp trong BV là gì?
- Quyết định mua sắm tài sản 5/7 72,7% 23
- Quyết định có đầu tư hay không 3/7 45,4%
- Quyết định duy trì hay loại bỏ một số bộ phận 1/7 9,1%
- Quyết định từ chối hay nhận đơn hàng 1/7 18,2%
III. Công tác cung cấp thông tin kế toán
BV lập đầy đủ báo cáo tài chính theo chế độ kế toán không 24 - Có đầy đủ 7/7 100% - Chưa đầy đủ 0/7 0%
Việc lập báo cáo tài chính được thực hiện bằng 25
- Kết xuất số liệu, lập thủ công bên ngoài 1/7 18,2%
- Trên phần mềm kế toán 6/7 81,8%
BV có tiến hành lập báo cáo kế toán quản trị không - Có 26 - Không 6/7 86,4% 1/7 13,6% 27
BV đã tiến hành lập những báo cáo kế toán quản trị P18 nào
- Báo cáo chi phí sản xuất 7/7 100%
- Báo cáo chi phí bộ phận 4/7 68,2%
BV có cần thiết phải lập các báo cáo kế toán quản trị
nhằm phục vụ cho các nhà quản lý 28 - Rất cần thiết 1/7 13,6% - Cần thiết 6/7 86,4% - Không cần thiết 0/7 0%
Việc lập báo cáo kế toán quản trị được thực hiện bằng 29 - Thủ công 2/7 36,3%
- Trên phần mềm kế toán 5/7 63,6%
Báo cáo kế toán quản trị trong đơn vị thể hiện những nội dung
- Thông tin về định mức 7/7 100% 30 - Thông tin về kế hoạch 5/7 72,7% - Thông tin về dự toán 3/7 45,4%
- Thông tin về số kỳ trước 7/7 100%
- Thông tin về số kỳ này 7/7 100%
Nếu chưa lập báo cáo kế toán quản trị, cho biết lý do
- Chưa có nhu cầu sử dụng 1/7 13,6% 31
- Chưa thấy lợi ích của nó 0/7 0%
- Không biết loại báo cáo này 0/7 0%
IV. Công tác kiểm soát thông tin kế toán
BV có tiến hành kiểm soát thông tin kế toán không 32 - Có 7/7 100% - Không 0/7 0%
Quá trình kiểm soát thông tin trong BV được thực hiện Tốt BT K/Tốt tốt ở khâu nào 33
- Kiểm soát thông tin đầu vào 5 1 0
- Kiểm soát quá trình xử lý thông tin 5 1 0
- Kiểm soát thông tin đầu ra 1 6 0 34
Theo anh/chị các khía cạnh sau trong hệ thống thông Tốt BT K/Tốt
tin kế toán của BV có được kiểm soát tốt không?
- Phản ánh thông tin trung thực, hợp lý 5 1 0 - Bảo mật thông tin 5 2 0 P19 - Bảo vệ tài sản 6 1 0
Đánh giá mức độ giảm bớt rủi ro trong kiểm soát thông tin kế toán của BV - Rất tốt 0/7 0% 35 - Tốt 2/7 31,8% - Trung bình 4/7 63,6% - Không tốt 1/7 4,5%
Mức độ hài lòng về hệ thống thông tin kế toán hiện tại của BV - Rất hài lòng 1/7 13,6% 36 - Hài lòng 3/7 40,9% - Tương đối hài lòng 3/7 45,4% - Không hài lòng 0/7 0% P20 P21 P22 P23 P24 P25 P26
Trách nhiệm Các bước thực hiện Mô tả/ Tài liệu liên quan BS điều trị:
- Cho BN ra viện theo kế hoạch và thông
báo trước 24 giờ cho: BN, NNBN, ĐD
nhóm điều trị và nhóm thanh toán. (trừ
t/hợp BN nặng cần chuyển viện/ khoa ngay
khi cR quyết định chuyển).
- Ghi đầy đủ giấy ra viện, chuyển viện, đơn thuốc theo quy định.
- Tư vấn cho BN và NNBN về điều trị tại nhà. BS điều trị Chuẩn bị cho
ĐD chăm sóc bệnh nhân ra viện ĐD chăm sRc:
- Hoàn tất thực hiện thuốc theo y lệnh cho BN.
- Hoàn tất HSBA: thuốc, XN, hội chẩn có dấu sao...
- Chuyển HSBA cho nhóm thanh toán vào
buổi sáng đối với BN ra viện theo kế hoạch.
(Chuyển ngay đối với BN cấp cứu cần
chuyển viện hoặc khoa ngay).
- Nhận HSBA ra viện, chuyển viện, khoa.
- Ghi tên, chẩn đoán cuối cùng của BN vào sổ theo dõi ra viện.
- Ghi lên bảng số giường BN ra viện, chuyển viện.
- Thống kê chính xác, đầy đủ mọi chi phí:
thuốc, XN, dịch vụ, vật tư tiêu hao, PTTT,...
- Nhập bổ sung các chi phí còn thiếu vào
phần mềm thanh toán viện phí.
- Hướng dẫn chi tiết các thủ tục cần thiết cho BN ra viện. Nhân viên Thủ tục thanh toán
- Đối chiếu các chi phí giữa phần mềm nhóm thanh ra viện
thanh toán và HSBA. Bổ sung, điều chỉnh toán
nếu số liệu chưa khớp.
- In phiếu tổng hợp chi phí để BN đi thanh toán.
- Hướng dẫn BN/NN đi thanh toán, trả vật
dụng cá nhân mượn của Bệnh viện. P27
Tiếp nhận chứng từ của BN/NN:
- Hỏi thăm yêu cầu của BN/NN.
- Kiểm tra bộ chứng từ thanh toán theo quy định. Thanh toán cho BN/NN:
- Hướng dẫn BN/NN viết biên lai hoàn ký quỹ (nếu cR).
Kế toán viện BN thanh toán viện phí - Viết HĐTC cho BN/NN, liên xanh lưu tại phí
cuống, liên đỏ trả BN/NN, liên tím trả khoa điều trị.
- Giải thích và thông báo số tiền phải thu thêm (nộp vào) cho BN/NN.
- Hướng dẫn BN/NN xếp hàng nhận lại hoặc nộp thêm tiền.
- Hướng dẫn BN/NN quay lại khoa điều trị
để hoàn tất thủ tục ra viện, chuyển khoa.
- Thu lại hóa đơn thanh toán viện phí, trả thẻ BHYT (nếu cR). ĐD chăm
- Đưa giấy ra viện, hồ sơ chuyển viện, đơn Thu lại hóa đơn và sóc/ nhóm đưa hồ sơ ra, chuyển
thuốc cho BN/NN và hướng dẫn BN/NN thanh toán/ viện
đóng dấu ra viện và các giấy tờ liên quan. Hộ lý
- ĐD Chăm sóc thu hồi, vệ sinh trang thiết
bị y tế đã dùng cho BN.
- Hộ lý làm vệ sinh giường bệnh, tủ, thay ga, chiếu.
Quy trình thanh toán ra viện P28 P29 P30 P31 P32 P33 P34 P35 P36 P37
HỆ THỐNG TÀI KHOẢN KẾ TOÁN
(Ban hành kèm theo Thông tư số 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ Tài
chính về việc Hướng dẫn chế độ kế toán hành chính, sự nghiệp)
S> hiệu S> hiệu S> TK cấp TK cấp Tên tài khoản Phạm vi áp dụng TT 1 2, 3 A
CÁC TÀI KHOẢN TRONG BẢNG LOẠI 1 1 111 Tiền mặt Mọi đơn vị 1111 Tiền Việt Nam 1112 Ngoại tệ 2 112
Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc Mọi đơn vị 1121 Tiền Việt Nam 1122 Ngoại tệ 3 113 Tiền đang chuyển Mọi đơn vị 4 121 Đầu tư tài chính Đơn vị sự nghiệp 5 131 Phải thu khách hàng Mọi đơn vị 6 133
Thuế GTGT được khấu trừ Mọi đơn vị 1331
Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa, dịch vụ 1332
Thuế GTGT được khấu trừ của TSCĐ 7 136 Phải thu nội bộ Mọi đơn vị 8 130 Tạm chi Mọi đơn vị 1301 Tạm chi bổ sung thu nhập 1374
Tạm chi từ dự toán ứng trước 1378 Tạm chi khác 9 138 Phải thu khác Đơn vị có phát sinh 1381 Phải thu tiền lãi 1382
Phải thu cổ tức/lợi nhuận 1383
Phải thu các khoản phí và lệ phí 1388 Phải thu khác 10 141 Tạm ứng Mọi đơn vị P38 11 152
Nguyên liệu, vật liệu Mọi đơn vị 12 153 Công cụ, dụng cụ Mọi đơn vị 13 154
Chi phí SXKD, dOch vụ dở dang Đơn vị sự nghiệp 14 155 Sản phẩm Đơn vị sự nghiệp 15 156 Hàng hóa Đơn vị sự nghiệp LOẠI 2 16 211
Tài sản c> đOnh hữu hình Mọi đơn vị 2111 Nhà cửa, vật kiến trúc 21111 Nhà cửa 21112 Vật kiến trúc 2112 Phương tiện vận tải
21121 Phương tiện vận tải đường bộ
21122 Phương tiện vận tải đường thủy
21123 Phương tiện vận tải đường không
21124 Phương tiện vận tải đường sắt
21128 Phương tiện vận tải khác 2113 Máy móc thiết bị
21131 Máy mRc thiết bị văn phòng
21132 Máy mRc thiết bị động lực
21133 Máy mRc thiết bị chuyên dùng 2114 Thiết bị truyền dẫn 2115
Thiết bị đo lường thí nghiệm
Cây lâu năm, súc vật làm việc và/hoặc cho sản 2116 phẩm 2118
Tài sản cố định hữu hình khác 17 213
Tài sản c> đOnh vô hình Mọi đơn vị 2131 Quyền sử dụng đất 2132 Quyền tác quyền 2133
Quyền sở hữu công nghiệp 2134
Quyền đối với giống cây trồng 2135 Phần mềm ứng dụng 2138 TSCĐ vô hình khác 18 214
Khấu hao và hao mòn lũy kế TSCĐ Mọi đơn vị
Khấu hao và hao mòn lũy kế tài sản cố định hữu 2141 hình
Khấu hao và hao mòn lũy kế tài sản cố định vô 2142 hình P39 19 241
Xây dựng cơ bản dở dang Đơn vị có phát sinh 2411 Mua sắm TSCĐ 2412 Xây dựng cơ bản 2413 Nâng cấp TSCĐ 20 242 Chi phí trả trước Mọi đơn vị 21 248
Đặt cọc, ký quỹ, ký cược Mọi đơn vị LOẠI 3 22 331
Phải trả cho người bán Mọi đơn vị 23 332
Các khoản phải nộp theo lương Mọi đơn vị 3321 Bảo hiểm xã hội 3322 Bảo hiểm y tế 3323 Kinh phí công đoàn 3324 Bảo hiểm thất nghiệp 24 333
Các khoản phải nộp nhà nước Mọi đơn vị 3331 Thuế GTGT phải nộp 33311 Thuế GTGT đầu ra
33312 Thuế GTGT hàng nhập khẩu 3332 Phí, lệ phí 3334
Thuế thu nhập doanh nghiệp 3335 Thuế thu nhập cá nhân 3337 Thuế khác 3338
Các khoản phải nộp nhà nước khác 25 334
Phải trả người lao động Mọi đơn vị 3341
Phải trả công chức, viên chức 3348
Phải trả người lao động khác 26 336 Phải trả nội bộ Mọi đơn vị 27 337 Tạm thu Mọi đơn vị 3371
Kinh phí hoạt động bằng tiền 3372
Viện trợ, vay nợ nước ngoài 3373 Tạm thu phí, lệ phí 3374 Ứng trước dự toán 3378 Tạm thu khác 28 338 Phải trả khác Đơn vị có phát sinh 3381
Các khoản thu hộ, chi hộ 3382 Phải trả nợ vay P40 3383 Doanh thu nhận trước 3388 Phải trả khác 29 348
Nhận đặt cọc, ký quỹ, ký cược Đơn vị sự nghiệp 30 353 Các quỹ đặc thù Đơn vị sự nghiệp 31 366
Các khoản nhận trước chưa ghi thu Mọi đơn vị 3661 NSNN cấp
36611 Giá trị còn lại của TSCĐ
36612 Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho 3662
Viện trợ, vay nợ nước ngoài
36621 Giá trị còn lại của TSCĐ
36622 Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho 3663
Phí được khấu trừ, để lại
36631 Giá trị còn lại của TSCĐ
36632 Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho 3664 Kinh phí đầu tư XDCB LOẠI 4 32 411
Nguồn v>n kinh doanh Đơn vị sự nghiệp 33 413
Chênh lệch tỷ giá h>i đoái Mọi đơn vị 34 421
Thặng dư (thâm hụt) lũy kế Mọi đơn vị 4211
Thặng dư (thâm hụt) từ hoạt động hành chính, sự nghiệp 4212
Thặng dư (thâm hụt) từ hoạt động SXKD, dịch vụ 4213
Thặng dư (thâm hụt) từ hoạt động tài chính 4218
Thặng dư (thâm hụt) từ hoạt động khác 35 431 Các quỹ Mọi đơn vị 4311 Quỹ khen thưởng 43111 NSNN cấp 43118 Khác 4312 Quỹ phúc lợi 43121 Quỹ phúc lợi
43122 Quỹ phúc lợi hình thành TSCĐ 4313 Quỹ bổ sung thu nhập 4314
Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp
43141 Quỹ Phát triển hoạt động sự nghiệp
43142 Quỹ PTHĐSN hình thành TSCĐ 4315
Quỹ dự phòng ổn định thu nhập Cơ quan nhà nước P41 36 468
Nguồn cải cách tiền lương Mọi đơn vị LOẠI 5 37 511
Thu hoạt động do NSNN cấp Mọi đơn vị 5111 Thường xuyên 5112 Không thường xuyên 5118 Thu hoạt động khác Đơn vị có nhận 38 512
Thu viện trợ, vay nợ nước ngoài viện trợ, vay nợ nước ngoài 5121 Thu viện trợ 5122 Thu vay nợ nước ngoài Đơn vị có thu phí 39 514
Thu phí được khấu trừ, để lại được khấu trừ, để lại 40 515 Doanh thu tài chính Đơn vị sự nghiệp 41 531
Doanh thu hoạt động SXKD, dOch vụ Đơn vị sự nghiệp LOẠI 6 42 611 Chi phí hoạt động Mọi đơn vị 6111 Thường xuyên
Chi phí tiền lương, tiền công và chi phí khác cho 61111 nhân viên
61112 Chi phí vật tư, công cụ và dịch vụ đã sử dụng 61113 Chi phí hao mòn TSCĐ
61118 Chi phí hoạt động khác 6112 Không thường xuyên
Chi phí tiền lương, tiền công và chi phí khác cho 61121 nhân viên
61122 Chi phí vật tư, công cụ và dịch vụ đã sử dụng 61123 Chi phí hao mòn TSCĐ
61128 Chi phí hoạt động khác Đơn vị có nhận 43 612
Chi phí từ nguồn viện trợ, vay nợ nước ngoài viện trợ, vay nợ nước ngoài 6121 Chi từ nguồn viện trợ 6122
Chi từ nguồn vay nợ nước ngoài 44 614
Chi phí hoạt động thu phí Đơn vị có thu phí P42
Chi phí tiền lương, tiền công và chi phí khác cho 6141 nhân viên 6142
Chi phí vật tư, công cụ và dịch vụ đã sử dụng 6143 Chi phí khấu hao TSCĐ 6148 Chi phí hoạt động khác 45 615 Chi phí tài chính Đơn vị sự nghiệp 46 632 Giá v>n hàng bán Đơn vị sự nghiệp 47 642
Chi phí quản lý của hoạt động SXKD, dOch vụ Đơn vị sự nghiệp
Chi phí tiền lương, tiền công và chi phí khác cho 6421 nhân viên 6422
Chi phí vật tư, công cụ và dịch vụ đã sử dụng 6423 Chi phí khấu hao TSCĐ 6428 Chi phí hoạt động khác 48 652
Chi phí chưa xác đOnh đ>i tượng chOu chi phí Mọi đơn vị
Chi phí tiền lương, tiền công và chi phí khác cho 6521 nhân viên 6522
Chi phí vật tư, công cụ và dịch vụ đã sử dụng 6523
Chi phí khấu hao và hao mòn TSCĐ 6528 Chi phí hoạt động khác LOẠI 7 49 711 Thu nhập khác Mọi đơn vị 7111
Thu nhập từ thanh lý, nhượng bán tài sản 7118 Thu nhập khác LOẠI 8 50 811 Chi phí khác Mọi đơn vị 8111
Chi phí thanh lý, nhượng bán tài sản 8118 Chi phí khác 51 821
Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp Đơn vị sự nghiệp LOẠI 9 52 911 Xác đOnh kết quả Mọi đơn vị 9111
Xác định kết quả hoạt động hành chính, sự nghiệp 9112
Xác định kết quả hoạt động SXKD, dịch vụ 9113
Xác định kết quả hoạt động tài chính 9118
Xác định kết quả hoạt động khác P43
91181 Kết quả hoạt động thanh lý, nhượng bán tài sản
91188 Kết quả hoạt động khác B
CÁC TÀI KHOẢN NGOÀI BẢNG 1 001 Tài sản thuê ngoài 2 002
Tài sản nhận giữ hộ, nhận gia công 3 004
Kinh phí viện trợ không hoàn lại 0041 Năm trước
00411 Ghi thu - ghi tạm ứng 00412 Ghi thu - ghi chi 0042 Năm nay
00421 Ghi thu - ghi tạm ứng 00422 Ghi thu - ghi chi 4 006
Dự toán vay nợ nước ngoài 0061 Năm trước 00611 Tạm ứng 00612 Thực chi 0062 Năm nay 00621 Tạm ứng 00622 Thực chi 5 007
Ngoại tệ các loại 6 008
Dự toán chi hoạt động 0081 Năm trước
00811 Dự toán chi thường xuyên 008111 Tạm ứng 008112 Thực chi 00812
Dự toán chi không thường xuyên 008121 Tạm ứng 008122 Thực chi 0082 Năm nay
00821 Dự toán chi thường xuyên 008211 Tạm ứng 008212 Thực chi 00822
Dự toán chi không thường xuyên 008221 Tạm ứng 008222 Thực chi 7 009
Dự toán đầu tư XDCB 0091 Năm trước 00911 Tạm ứng 00912 Thực chi 0092 Năm nay 00921 Tạm ứng 00922 Thực chi 0093 Năm sau P44 00931 Tạm ứng 00932 Thực chi 8 012
Lệnh chi tiền thực chi 0121 Năm trước 01211 Chi thường xuyên
01212 Chi không thường xuyên 0122 Năm nay 01221 Chi thường xuyên
01222 Chi không thường xuyên 9 013
Lệnh chi tiền tạm ứng 0131 Năm trước 01311 Chi thường xuyên
01312 Chi không thường xuyên 0132 Năm nay 01321 Chi thường xuyên
01322 Chi không thường xuyên 10 014
Phí được khấu trừ, để lại 0141 Chi thường xuyên 0142 Chi không thường xuyên 11 018
Thu hoạt động khác được để lại 0181 Chi thường xuyên 0182 Chi không thường xuyên
DANH MỤC CHNG TỪ SỬ DỤNG LOẠI CHNG TỪ KẾ TOÁN TT TÊN CHNG TỪ SỐ HIỆU BB HD I
Chỉ tiêu lao động tiền lương 1 Bảng chấm công C01- HD x
Bảng thanh toán tiền lương và các khoản phụ cấp 2 C02- HD x
theo lương, các khoản trích nộp theo lương 3 Bảng thanh toán phụ cấp C03- HD x 4
Bảng thanh toán thu nhập tăng thêm C04- HD x 5
Bảng thanh toán học bổng (Sinh hoạt phí) C05- HD x 6
Bảng thanh toán tiền thưởng C06- HD x 7
Bảng thanh toán tiền phép hàng năm C07- HD x 8 Giấy báo làm thêm giờ C08- HD x 9
Bảng chấm công làm thêm giờ C09- HD x
10 Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ C10- HD x 11 Hợp đồng giao khoán C11- HD x
12 Biên bản thanh lý hợp đồng giao khoán C12- HD x
13 Biên bản nghiệm thu hợp đồng giao khoán C13- HD x P45
14 Bảng thanh toán tiền thuê ngoài C14- HD x
15 Bảng phân bổ tiền lương và BHXH C15- HD x 16 Giấy đi đường C16- HD x
17 Bảng kê thanh toán công tác phí C17- HD x
Danh sách chi tiền lương và các khoản thu nhập 18 C18- HD x
khác qua tài khoản cá nhân II Chỉ tiêu vật tư 1 Phiếu nhập kho C30- HD x 2 Phiếu xuất kho C31- HD x
Biên bản kiểm kê nguyên liệu, vật liệu, công cụ, 3 C32- HD x
dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá
Biên bản kiểm kê nguyên liệu, vật liệu, công cụ, 4 C33- HD x
dụng cụ, sản phẩm, hàng
Phiếu giao nhận nguyên liệu, vật liệu, công cụ, 5 C34- HD x dụng cụ
Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng 6 C35- HD x cụ III Chỉ tiêu tiền tệ 1 Phiếu thu C40- BB x 2 Phiếu chi C41- BB x 3
Giấy đề nghị tạm ứng C42- HD x 4
Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng C43- BB x 5
Giấy đề nghị thanh toán
Bảng kê chi tiền cho người tham dự hội nghị, hội 6 C44- HD x thảo, tập huấn 7 Biên lai thu tiền C45- BB x IV
Chỉ tiêu tài sản cố định 1 Biên bản giao nhận TSCĐ C50- HD x 2 Biên bản thanh lý TSCĐ C51- HD x 3
Biên bản đánh giá lại TSCĐ C52- HD x 4 Biên bản kiểm kê TSCĐ C53- HD x 5
Biên bản giao nhận TSCĐ sau nâng cấp C54- HD x 6 Bảng tính hao mòn TSCĐ C55- HD x 7
Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ C56- HD x
DANH MỤC BÁO CÁO TÀI CHNH SỬ DỤNG Kỳ Nơi nhận Cơ Cơ hạn Cơ quan quan
STT Ký hiệu biểu Tên biểu báo cáo lập quan Tài cấp trên báo Thuế chính cáo P46 1 2 3 4 5 6 7
I. Mẫu báo cáo tài chính đầy đủ 1
B01/BCTC Báo cáo tình hình tài chính Năm x x x 2
B02/BCTC Báo cáo kết quả hoạt động Năm x x x
Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (theo 3 B03a/BCTC Năm x x x phương pháp trực tiếp)
Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (theo 4 B03b/BCTC Năm x x x phương pháp gián tiếp) 5
B04/BCTC Thuyết minh báo cáo tài chính Năm x x x
II Mẫu báo cáo tài chính đơn giản 6 B05/BCTC Báo cáo tài chính Năm x x x P47
DANH MỤC BÁO CÁO QUYẾT TOÁN SỬ DỤNG Kỳ Nơi nhận hạn STT Ký hiệu biểu Tên biểu báo cáo
lập Cơ quan Tài Cơ quan báo chính cấp trên cáo 1 2 3 4 5 6
Báo cáo quyết toán kinh phí 1 B01/BCQT Năm x x hoạt động
Báo cáo chi tiết chi từ nguồn 2
F01-01/BCQT NSNN và nguồn phí được khấu Năm x x trừ, để lại
Báo cáo chi tiết kinh phí 3 F01-02/BCQT Năm x x chương trình, dự án
Báo cáo thực hiện xử lý kiến 4
B02/BCQT nghị của kiểm toán, thanh tra, Năm x x tài chính 5
B03/BCQT Thuyết minh báo cáo quyết toán Năm x x P48