Nội dung ôn quản trị học căn bản/ Trường đại học kinh tế - luật đại học quốc gia thành phố Hồ Chí Minh

lOMoAR cPSD| 46613224 I. Giới thiệu.
1. Tổng quan về làm việc nhóm.
Làm việc nhóm (team - working) là quá trình các cá nhân trong một nhóm cùng
nhau hợp tác để giải quyết một vấn đề hoặc hoàn thành một mục tiêu chung. Trong quá
trình này, các thành viên trong nhóm sẽ chia sẻ thông tin, đóng góp ý kiến, kiến thức,
kinh nghiệm và tài nguyên cá nhân của mình nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra. Để quá
trình làm việc nhóm có hiệu quả, các thành viên trong nhóm cần phối hợp với nhau, có
tinh thần trách nhiệm, sẵn sàng học hỏi, lắng nghe và làm việc với nhau để đạt được kết
quả tốt nhất. Bên cạnh đó, quá trình làm việc nhóm cần được phân công công việc rõ
ràng, cụ thể và phù hợp với từng đối tượng khác nhau.
Một số lợi ích của quá trình làm việc nhóm:
+ Làm việc nhóm giúp các thành viên học hỏi kinh nghiệm từ nhau.
+ Các thành viên phối hợp với nhau trong công việc giúp đạt được năng suất cao.
+ Giúp phát triển kỹ năng giao tiếp, lãnh đạo, hòa hợp cùng nhau trong tập thể.
+ Khi gặp vấn đề trong dự án, các thành viên có thể cùng nhau giải quyết vấn đề và
tìm ra giải pháp tốt nhất.
2. Những khó khăn khi làm việc nhóm.
Bên cạnh những lợi ích mà quá trình làm việc nhóm đem lại, ta cũng phải đối
mặt với một số khó khăn và bất cập.
+ Xung đột về ý tưởng, phương pháp làm việc.
+ Phân chia công việc chưa rõ ràng, cụ thể, chưa phù hợp với các thành viên.
+ Quản lý thời gian chưa tốt.
+ Thông tin và dữ liệu được chia sẻ thiếu đồng nhất.
+ Thành viên chưa ý thức về hoàn thành công việc chung.
+ Chưa có công cụ hỗ trợ quá trình làm việc nhóm.
3. Giới thiệu một số ứng dụng hỗ trợ làm việc nhóm.
Bởi vì, có quá nhiều khó khăn và bất cập trong quá trình làm việc nhóm, nó đòi
hỏi một công cụ hỗ trợ quá trình làm việc nhóm, để dễ dàng quản lý cũng như theo dõi.
Qua quá trình tìm hiểu ta nhận thấy có một số ứng dụng làm việc nhóm đang
hiện hành như: Google meet, Github, Slack, Microsoft teams, Google drive, Ticktick, Asana, Trello… lOMoAR cPSD| 46613224
II. Tổng quan về Trello 1. Giới thiệu
Trello là một ứng dụng quản lý dự án và công việc trực tuyến và miễn phí. Nó
cho phép người dùng tạo ra các bảng, danh sách và thẻ để quản lý các công việc, nhiệm
vụ và dự án. Thông qua giao diện dễ sử dụng và trực quan, người dùng có thể di chuyển
các thẻ và các danh sách giữa các bảng, cập nhật trạng thái công việc, gán nhãn và bình
luận trên các thẻ để cùng làm việc với đồng nghiệp hoặc quản lý dự án. Trello cũng
cung cấp các tính năng hỗ trợ đa nền tảng, tích hợp với nhiều ứng dụng khác để tăng
cường hiệu suất làm việc. Trello được sở hữu và điều hành bởi công ty Atlassian.
Các tính năng nổi bật của Trello:
1. Bảng, danh sách và thẻ linh hoạt: Trello cho phép người dùng tạo ra các bảngđể
đại diện cho các dự án hoặc quy trình công việc. Ta có thể thêm các danh sách
vào bảng và các thẻ vào danh sách để tổ chức công việc theo cách tùy chỉnh.
2. Kéo và thả: Trello hỗ trợ kéo và thả công việc, danh sách và thẻ, giúp dễ dàngdi
chuyển và sắp xếp chúng trong bảng của mình.
3. Gắn kết tệp đính kèm: Trello cho phép gắn kết tệp tin, hình ảnh, tài liệu vào
cácthẻ. Điều này giúp lưu trữ các tài liệu quan trọng và dễ dàng truy cập chúng khi cần thiết.
4. Bình luận và thảo luận: Mọi người có thể gửi tin nhắn và thảo luận với cácthành
viên khác trong cùng một thẻ, chia sẻ ý kiến, cập nhật thông tin và tương tác với
đồng đội của mình ngay trong Trello.
5. Hạn chế truy cập và chia sẻ: Trưởng nhóm có thể thiết lập quyền truy cập chotừng
bảng và thẻ trong Trello. Điều này cho phép người dùng quản lý ai có thể xem
và chỉnh sửa công việc của nhóm, giữ cho thông tin quan trọng được bảo mật.
6. Nhắc nhở và hạn chế thời gian: Trello cho phép đặt hạn chế thời gian cho cácthẻ
và công việc, đồng thời gửi nhắc nhở khi gần đến hạn.
7. Tích hợp với các ứng dụng và dịch vụ khác: Trello tích hợp với nhiều ứng dụngvà
dịch vụ phổ biến khác như Google Drive, Dropbox, Slack và nhiều hơn nữa.
Tính năng này góp phần tạo ra môi trường để kết nối các công cụ và dữ liệu khác
vào quy trình làm việc của mình.
2. Nguyên lý hoạt động lOMoAR cPSD| 46613224
Ứng dụng có nguyên lý hoạt động dựa trên phương pháp Kanban. Mỗi công việc
được biểu thị bằng một thẻ (card) và được di chuyển qua các vị trí trên bảng tương ứng
với trạng thái của nó ví dụ như đang chờ xử lý, đang xử lý, đã hoàn thành. Các trạng
thái này có thể được tùy chỉnh để phù hợp với quá trình làm việc của từng tổ chức.
3. Các thành phần và chức năng 3.1. Board
Là thành phần chính của Trello, cho phép người dùng tạo ra các danh sách và
thẻ. Mỗi bảng đại diện cho một công việc hoặc dự án cụ thể và các thành viên có thể
được mời vào bảng để làm việc cùng với nhau. 3.2. Lists
Là danh sách các thẻ tương ứng với các giai đoạn của quá trình làm việc. Người
dùng có thể tạo ra bất kỳ số lượng danh sách nào trên một bảng, tùy thuộc vào nhu cầu
của công việc. Ví dụ một danh sách có thể đại diện cho các công việc đang chờ xử lý,
một danh sách khác đại diện cho các công việc đang thực hiện. lOMoAR cPSD| 46613224 3.3. Cards
Là các thẻ đại diện cho các công việc hoặc nhiệm vụ cụ thể trong một danh sách.
Mỗi thẻ đều có một tiêu đề, mô tả và các thuộc tính khác như ngày hết hạn, nhãn và các
danh sách công việc. Thẻ có thể là một tác vụ cần thực hiện, như một bài đăng trên blog
cần viết hoặc một nội dung cần ghi nhớ, như chính sách nghỉ phép của công ty. Trong
các thẻ, thành viên có thể trao đổi công việc bằng cách bình luận, đính kèm hình ảnh. 3.4. Label
Là các nhãn thể hiện màu sắc để đánh dấu các thẻ và giúp phân loại các công
việc. Người dùng có thể tùy chỉnh các nhãn để phù hợp với quy trình làm việc của họ,
ví dụ như sử dụng các nhãn để đánh dấu các ưu tiên khác nhau hoặc các phân loại công việc khác nhau. lOMoAR cPSD| 46613224 3.5. Menu
Menu của Trello là thành phần chứa các chức năng và cài đặt của ứng dụng,
người dùng có thể truy cập vào menu bằng cách nhấp vào biểu tượng ba dòng gạch
ngang ở phía bên phải. Menu là nơi bạn quản lý quyền đối với tất cả thành viên, các chế
độ cài đặt, bật Power-Up và tạo các quy trình tự động hóa. Bạn cũng có thể xem tất cả
các hoạt động đã diễn ra thông qua thông báo của menu. 3.6. Card features
Tiêu đề: Dùng để đặt tên cho nhiệm vụ cần làm.
Mô tả: Cung cấp thông tin bổ sung về công việc, mô tả chi tiết yêu cầu hoặc ghi
lại nhật ký tiến độ công việc.
Hạn chế thời gian và nhắc nhở: Điều này giúp ta theo dõi và quản lý thời gian
hoàn thành công việc. Ngoài ra, ta cũng có thể đặt nhắc nhở để nhận thông báo khi gần đến hạn chót.
Danh sách công việc: Có thể tạo danh sách công việc bên trong mỗi thẻ để phân
chia công việc thành các phần nhỏ hơn hoặc các bước tiến trình nhằm theo dõi và quản
lý tiến độ từng phần của công việc một cách cụ thể.
Đính kèm và ý kiến: Các thành viên có thể gắn kết ý kiến, bình luận và thảo luận
vào mỗi thẻ. Điều này giúp chúng ta giao tiếp với đồng đội, chia sẻ ý kiến, cập nhật tiến
độ và đưa ra phản hồi về công việc.