Phân tích hệ thống thông tin của vinamilk | Đại học Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh

lOMoAR cPSD| 46988474 HỆ THỐNG THÔNG TIN CỦA VINAMILK Nhóm 02 – QTH48(2)
I.KHÁI QUÁT HỆ THỐNG THÔNG TIN 1.1 Một số khái niệm
Dữ liệu là những tin tức ở dạng thô chưa được xử lý, tồn tại dưới nhiều dạng: số liệu, tín
hiệu vật lý, ký hiệu ...
Thông tin là những dữ liệu đã được phân tích và xử lý.
Hệ thống thông tin là tổng hợp con người, phần cứng, phần mềm, dữ liệu và mạng truyền
thông để thực hiện việc thu thập, xử lý, lưu trữ, phân phối thông tin, và quản lý các hoạt động
chuyển hóa các nguồn dữ liệu thành các sản phẩm thông tin. 1.2 Vai trò của hệ thống thông tin
• Hỗ trợ các hoạt động được thực hiện
• Nâng cao năng lực ra quyết định cho các nhà quản trị
• Tăng cường khả năng cạnh tranh của tổ chức 1.3
Yêu cầu của hệ thống thông tin
• Phải đảm bảo tránh được sự sai lệch trong quá trình truyền tin
• Phải đảm bảo bí mật và an toàn trong quá trình truyền tin
• Phải đảm bảo cung cấp thông tin một cách nhanh chóng
• Phải phù hợp với con người và tổ chức sử dụng thông tin
• Phải đảm bảo đem lại lợi thế cạnh tranh cho tổ chức
• Phải đảm bảo tính hiệu quả kinh tế 1.4
Các loại hệ thống thông tin
1.4.1 Hệ thống thông tin tác nghiệp Bao gồm:
• Hệ thống xử lý giao dịch
• Hệ thống giám sát quá trình
• Hệ thống thông tin văn phòng
1.4.2 Hệ thống thông tin quản lý
Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống dựa vào việc sử dụng máy tính để cung cấp
thông tin và hỗ trợ cho việc ra quyết định quản trị có hiệu quả. Bao gồm:
• Hệ thống báo cáo thông tin
• Hệ thống hỗ trợ ra quyết định
• Hệ thống hỗ trợ điều hành
• Hệ thống hỗ trợ nhóm II.
GIỚI THIỆU SƠ LƯỢC VỀ VINAMILK
Vinamilk là tên thường gọi của công ty Cổ phần Sữa Việt Nam được thành lập vào ngày
20/08/1976, có trụ sở chính tại số 10 đường tân trào, phường phú nhuận, thành phố HCM. Hoạt
động kinh doanh chính của công ty này bao gồm chế biến, sản xuất và mua bán sữa tươi, sữa bột,
bột dinh dưỡng, sữa chua, sữa đặc, sữa đậu nành, thức uống giải khát và các sản phẩm từ sữa khác.
Doanh thu xuất khẩu chiếm 13% tổng doanh thu của công ty. Năm 2011, Vinamilk mở rộng
sản xuất, chuyển hướng sang phân khúc trái cây và rau củ. Không lâu sau phân khúc hàng mới,
dòng sản phẩm đạt được thành công với 25% thị phần tại kênh bán lẻ tại siêu thị. Tháng 2 năm
2012, công ty mở rộng sản xuất sang mặt hàng nước trái cây dành cho trẻ em.
Là doanh nghiệp lớn trong lĩnh vực sản xuất và cung cấp sữa cho thị trường, Vinamilk sở
hữu mạng lưới điểm bán rải đều khắp 63 tỉnh thành, chiếm khoảng 80% thị phần trong nước. với lOMoAR cPSD| 46988474
các sản phẩm từ sữa tươi chuẩn USDA Hoa Kỳ, đây cũng chính là thương hiệu đã mở lối cho thị
trường thực phẩm Organic cao cấp tại Việt Nam. Không dừng lại ở việc phát triển trong nước,
Vinamilk còn hướng đến thị trường thế giới thông qua việc xuất khẩu sản phẩm sang các nước khu
vực Đông Nam Á, Đức, Ba Lan, Trung Đông.
Công ty cổ phần sữa Việt Nam Vinamilk là một công ty sản xuất và trao cho thị trường đa
dạng những danh mục sản phẩm từ sữa. Có mạng lưới tới hơn 220.000 điểm kinh doanh phủ đều
63 tỉnh thành cùng việc đẩy mạnh thâm nhập thị trường ngoại, vấn đề sản xuất và quản lý tới các
kênh chính là thách thức cho doanh nghiệp này.
Chính vì vậy, Vinamilk đã dùng phương án quản trị doanh nghiệp tổng thể ERP, và hệ thống
quản lý quan hệ khách hàng CRM nhằm nâng cao hơn vị thế của mình. III.
HỆ THỐNG ERP CỦA VINAMILK 3.1 Khái niệm ERP
ERP (Enterprise Resource Planning) là một hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp giữ vai
trò giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian trong việc quản lý, vận hành dự án cũng như nhân sự và
các nguồn tài nguyên khác. 3.2
Vinamilk trước khi áp dụng ERP
Trong những năm cuối thế kỉ XX, hoạt động kinh doanh, sản xuất của Vinamilk vẫn còn sử
dụng những phần mềm ứng dụng cũ như Foxpro hay Excel thường xuyên mắc phải những sai sót
trong quá trình tính toán, việc kiểm soát lưu trữ chứng từ với khối lượng lớn... điều này làm cho
doanh nghiệp gặp rất nhiều khó khăn.
Quy trình quản lý hàng hóa đầu vào và đầu ra cũng hoàn toàn thủ công, điều này đã dẫn
đến một số hậu quả như lượng hàng tồn kho quá nhiều trong khi sản phẩm đầu ra lại tiêu thụ quá chậm.
Việc sử dụng máy móc và công nhân đều chưa đạt hết công suất… tất cả những điều này
đều đã gây ra tốn kém trong cả quá trình sản xuất của Vinamilk, trực tiếp ảnh hưởng đến lợi nhuận của công ty.
Trong hạch toán, kế toán thủ công Vinamilk vẫn thường gặp phải những sai sót trong quá
trình tính toán. Với hạch toán theo kiểu thủ công, các cán bộ quản lý của Vinamilk cũng không dễ
dàng khi kiểm tra các bước toán và các quy trình.
3.3 Hệ thống hoạch định nguồn nhân lực doanh nghiệp (ERP) của Vinamilk
Để khắc phục những khó khăn trên mà doanh nghiệp này đã phải gặp phải trong vấn đề
sản xuất cũng như quản lý thị trường thì vào ngày 15/3/2005, tập đoàn sữa lớn nhất nhì Việt Nam
đã không ngần ngại chi hơn 4 triệu USD cho hệ thống ERP để quản trị hệ thống doanh nghiệp tổng
thể nhằm hướng đến 1 tương lai phát triển và nâng cao hơn vị thế của mình. Hệ thống này được lOMoAR cPSD| 46988474
đưa vào sử dụng chính thức từ 1/1/2007 đến nay. ERP Thay vì thực hiện các công việc một cách
thủ công, hệ thống ERP là một loại phần mềm tự động giúp doanh nghiệp quản lý và thực hiện các
quy trình đó một cách hiệu quả và tránh sai sót hơn. ERP tiêu chuẩn gồm các phân hệ như: kế toán
tài chính, hậu cần, quản lý, sản xuất, dịch vụ, dự đoán, lập kế hoạch và công cụ lập báo cáo. Và
những phân hệ này chúng ta cũng có thể thấy rõ nét tại Vinamilk.
3.3.1 Tác dụng của ERP trong quản lý từng phân hệ
Tại Vinamilk, hệ thống ERP sử dụng giải pháp Oracle E Business Suite phiên bản 11i do
Pythis cung cấp gồm các phân hệ: - Tài chính – Kế toán -
Quản lý mua sắm – Quản lý bán hàng -
Quản lý sản xuất và phân tích kết quả hoạt động kinh doanh
3.3.2 Chức năng của ERP đối với từng phân hệ •
Đối với Tài chính – Kế toán:
Như trước kia, tất cả mọi chứng từ kế toán sẽ được tập hợp lại rồi chuyển về cho bộ phận
kế toán. Bộ phận kế toán hầu như làm việc riêng lẻ và mất khá nhiều thời gian, công sức để gom
các chứng từ liên quan từ hợp đồng, hoá đơn, biên bản, phiếu thu chi, … chưa kể sẽ mắc sai sót
trong quá trình làm. Từ khi có ERP thì khác, toàn bộ dữ liệu sẽ được xử lý ở các bộ phận khác và
được cập nhật ở bộ phận kế toán. Ngoài ra, cấu trúc hệ thống tài khoản cũng được cung cấp cho
nhân viên, điều này giúp cho doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát tài chính. •
Đối với mua sắm – quản lý bán hàng:
Về mua sắm: Nhờ có hệ thống ERP quản lý trên Internet, Vinamilk đã phát triển mở kênh
kinh doanh thương mại điện tử nhằm phục vụ nhu cầu mua sắm của khách hàng. Theo đó, từ
tháng 10/2016, Vinamilk chính thức ra mắt website bán hàng trực tuyến có tên gọi Vinamilk eShop
– Giấc mơ sữa Việt. Đây là website thương mại điện tử chính thức và duy nhất được xây dựng
và vận hành bởi Vinamilk do công ty Haravan xây dựng với thanh toán đơn giản không những
giúp khách hàng thuận tiện trong mua sắm mà còn giúp công ty cắt giảm bớt chi phí cho các khâu
trung gian, nhân viên, nhà phân phối ...
Về quản lý bán hàng: Quá trình làm việc của từng nhân viên được giám sát và quản lý tối
ưu, triệt để thông qua hệ thống ERP. Hàng ngày, các nhân viên bán hàng sẽ nhận các thiết bị cầm
tay PDA được cập nhật danh sách đại lý và các mục tiêu bán hàng trọng tâm. Ngoài ra, còn có
thiết bị cầm tay Palm Z22 hỗ trợ cho nhân viên về sản phẩm và chương trình khuyến mãi bởi
Vinamilk có rất nhiều loại sản phẩm khác nhau nên các chương trình khuyến mãi kèm theo cũng
rất phong phú gây ra cho nhân viên rất nhiều khó khăn trong việc ghi nhớ,... Cuối ngày, nhân viên
sẽ cắm thiết bị này vào máy tính của nhà phân phối để cập nhật được hệ thống thông tin của nhà
phân phối, đưa ra các kết quả và số liệu trong ngày: Tất cả tình trạng kho hàng, doanh thu, công
nợ, mọi thứ sẽ được hiển thị qua điện thoại ngay lập tức, cho phép Vinamilk ra các hướng xử lý
và lập một kế hoạch cho phù hợp.
Với sản phẩm sắp hết hạn hay đã hết hạn, những sản phẩm hỏng hóc trong quá trình vận
chuyển, nhà phân phối cần thông báo tới Vinamilk thông qua hệ thống ERP quản lý trên máy tính.
Gần như ngay lập tức, thông tin đó sẽ tới nhà cung cấp. •
Đối với quản lý sản xuất và phân tích kết quả kinh doanh:
Sử dụng hệ thống ERP để quản lý các yếu tố đầu vào đầu ra một cách chính xác nhất, tránh lượng
hàng tồn kho, điều này giúp cho doanh nghiệp này đưa ra được những phân tích và đưa ra giải
pháp sản xuất sao cho hợp lý
3.4 Những thành tựu mà Vinamilk đạt được sau khi áp dụng ERP
Theo bà Ngô Thị Trang- Phó tổng giám đốc Vinamilk, trưởng dự án ( tiếp nhận giải pháp
ERP) cho biết: Sau 8 tháng vận hành ERP trên toàn công ty, Vinamilk đã có thể sơ bộ kết luận
về hiệu quả ứng dụng. Hệ thống giúp công ty thực hiện chặt chẽ, tránh được rủi ro trong công lOMoAR cPSD| 46988474
tác kế toán; với sự phân cấp, phân quyền rõ ràng, công tác tài chính- kế toán thuận lợi hơn nhiều
so với trước đây. Các khâu quản lý kho hàng, phân phối, điều hành doanh nghiệp, quan hệ khách
hàng, sản xuất đã được công ty quản lý tốt hơn, giảm đáng kể rủi ro, giữa bán hàng và phân phối
có sự nhịp nhàng, uyển chuyển hơn, các chức năng theo dõi đều tiến hành theo thời gian thực.
Trình độ nhân viên Công nghệ thông tin ở Vinamilk đã được nâng cao hơn so với trước
đây. Hạ tầng CNTT được kiện toàn, đồng bộ, chuẩn hoá và củng cố.
Vinamilk đã cải thiện được năng lực cạnh tranh trong và ngoài nước, để tiến tới vị thế
dẫn đầu Việt Nam và vươn ra top 200 công ty có doanh thu tỷ USD tốt nhất Châu Á – Thái Bình Dương. 3.5 Hạn chế:
Thiếu nguồn nhân sự: Khi triển khai ERP, nguồn nhân lực có kiến thức chuyên môn ERP
hầu như bị thiếu ở mọi doanh nghiệp chứ không riêng gì ở Vinamilk.
Chi phí đầu tư lớn: Tuy Vinamilk là 1 doanh nghiệp lớn nhất nhì cả nước nhưng ERP
vẫn là 1 hệ thống đắt đỏ với doanh nghiệp này, đã chi hơn 4 triệu USD cho hệ thống này. IV.
HỆ THỐNG CRM CỦA VINAMILK 4.1 Khái niệm CRM
CRM (Customer Relationship Management - quản lý quan hệ khách hàng) có thể được
hiểu là một thuật ngữ xác định cách các doanh nghiệp tham gia với khách hàng của họ và xây
dựng các mối quan hệ lâu dài. Nó cho phép doanh nghiệp thu thập, phân tích, chỉnh sửa và lưu trữ
thông tin về khách hàng tiềm năng và khách hàng hiện tại.
Cụ thể, phần mềm CRM trao quyền cho các doanh nghiệp tạo ra các chiến dịch tiếp thị phù
hợp, nâng cao hiệu quả hoạt động và thúc đẩy doanh số. CRM là một công cụ thiết yếu có thể giúp
các tổ chức duy trì giao tiếp hiệu quả với khách hàng, tăng khả năng duy trì và cuối cùng là tăng doanh thu.
4.2 Vinamilk trước khi áp dụng CRM
Trước khi có hệ thống quản trị khách hàng của công ty Vinamilk, công ty này đã là một
thương hiệu sữa lớn tại Việt Nam. Tuy nhiên, bộ máy ngày càng phình to ra đòi hỏi những yêu cầu
cao hơn về hệ thống thông tin cũng như bắt buộc phải có quy trình làm việc chính xác.
Trước khi đưa vào sử dụng hệ thống CRM của Vinamilk, doanh nghiệp này phân phối sản
phẩm theo cách truyền thống mà nhiều doanh nghiệp vẫn sử dụng đó là thông qua nhà phân phối
xuống đến các cơ sở bán lẻ rồi mới đến tay người tiêu dùng. Hình thức phân phối này gặp phải muôn vàn khó khăn:
Thứ nhất, bị chi phối nhiều bởi quyền lực của nhà phân phối.
Thứ hai, tốn nhiều thời gian và chi phí để thiết lập được hệ thống phân phối ở thị trường
nông thôn bởi đặc điểm của thị trường này là rộng lớn, dân cư phân bố rải rác, điều kiện hạ tầng
giao thông kém, mức thu nhập không đều giữa các vùng.
Thứ ba, không thể kiểm soát tất cả thông tin mà nhà phân phối, đại lý bán lẻ trao đổi với
khách hàng và ngược lại.
Thứ tư, gián đoạn thông tin giữa các khâu trung gian. Ví dụ tổng công ty không thể nắm bắt
được số lượng tồn kho của nhà phân phối để phân bổ hàng hóa kịp thời làm mất cơ hội bán hàng. lOMoAR cPSD| 46988474
4.3 Hệ thống quản trị khách hàng của Vinamilk
Với tình hình diễn biến phức tạp của dịch bệnh, Mỗi doanh nghiệp sẽ có mục tiêu kép khác
nhau để vượt qua đại dịch. Với Vinamilk, một điển hình cho doanh nghiệp có quy mô lớn, mục tiêu
kép đang được thực hiện với 3 mũi nhọn then chốt là Quản trị, Công nghệ và Con người. Hiện tại,
Vinamilk đang ứng dụng đồng thời 3 giải pháp ERP quốc tế là Oracle, SAP và Microsoft. Trước khi
sử dụng phần mềm SAP, Vinamilk đã triển khai thành công Oracle E Business suite và chính thức
đưa vào hoạt động từ tháng 1 – 2007. Hệ thống này kết nối đến 13 địa điểm gồm các trụ sở, nhà
máy, kho hàng trên toàn quốc. 4.3.1
Các chức năng hệ thống CRM của Vinamilk
Chức năng giao dịch: CRM cho phép bạn giao dịch thư điện tử trong mạng lưới người dùng CRM.
Chức năng phân tích: cho phép công ty tạo lập và phân tích thông tin để quản lý và theo
dõi những việc cần làm
Chức năng lập kế hoạch: giúp bạn bố trí lịch làm việc cho cá nhân, tập thể theo ngày, tuần hay tháng.
Chức năng khai báo và quản lý: cho phép khai báo và quản lý các mối quan hệ để nắm
bắt được, đó là đối tượng nào trên cơ sở những thông tin hồ sơ về họ. Đồng thời CRM giúp xác
định có những khách hàng nào thường xuyên quan hệ với công ty, để xác định mức độ ưu tiên cho từng khách hàng.
Chức năng lưu trữ và cập nhật: ghi tài liệu dù là bất cứ định dạng nào. Nhờ đó,
người sử dụng có thể chia sẻ với nhau về tài liệu, những tài liệu cho mọi người tham khảo. đặc việc
khi nhân viên đi công tác xa, thì họ vẫn có thể sử dụng, truy cập kho tài liệu một cách dễ dàng.
Chức năng thảo luận: tạo ra môi trường giao lưu thông tin công khai trên toàn hệ thống
qua viết tin, trả lời tin… CRM có thể giúp từng nhóm trao đổi trực tuyến thể hiện quan điểm, ý kiến
của mình về một vấn đề nào đó. 4.3.2
Tác dụng của hệ thống CRM của Vinamilk đối với quản trị khách hàng:
Khách hàng của Vinamilk được xác định gồm 2 kiểu:
Người tiêu dùng cuối: là những người tiêu dùng sản phẩm của công ty, có nhu cầu sử dụng và mong
muốn được thỏa mãn nhu cầu đó của mình.
Khách hàng tổ chức: là những nhà phân phối, nhà bán buôn, nhà bán lẻ, đại lý của công ty, sử dụng
sản phẩm của công ty để làm chức năng phân phối lại sản phẩm lOMoAR cPSD| 46988474
Nhận diện khách hàng là một yếu tố vô cùng quan trọng trong hệ thống thông tin
giúp điều hành việc kinh doanh, và để nhận diện được cụ thể nhất đối tượng khách hàng, hệ
thống phần mềm quản trị khách hàng của Vinamilk ngoài việc cần thu thập được những thông
tin cơ bản về phía khách hàng thì cần thu thập các dữ liệu như sau: Khách hàng cá nhân Khách hàng tổ chức Thông tin nhân
Thông tin mô tả: tên khách hàng, địa chỉ, điện thoại, fax, email, khẩu học website… Thông tin
Thông tin giao dịch doanh thu
Thông tin phản hồi từ những tác động marketing, khó khăn của
khách hàng, yêu cầu của khách hàng, mong muốn của khách hàng Thông tin cơ bản
Thông tin họ tên, chức vụ, ngày sinh về khả năng tài chính
Loại sản phẩm sử dụng và tương tác
Loại sản phẩm sử dụng và tương tác
Bên cạnh đó, hệ thống CRM của Vinamilk còn thu thập những dữ liệu về triển vọng của
khách hàng. Đó là dữ liệu về môi trường tồn tại xung quanh khách hàng, triển vọng từng mặt của
công ty và vị trí của sản phẩm công ty khác, triển vọng đặc trưng riêng của ngành. lOMoAR cPSD| 46988474 4.3.3
Tác dụng của hệ thống CRM của Vinamilk trong từng bộ phận
Vinamilk xem hệ thống quản trị khách hàng hiện tại là một phần không thể thiếu trong chiến
lược kinh doanh dài hạn của công ty. Hệ thống quản lý sản xuất, phân phối trước đây đã không thể
đảm bảo cung cấp thông tin chính xác kịp thời để phục vụ cho quy trình sản xuất, quản lý hàng tồn kho và marketing.
Hạt nhân của hệ thống CRM của Vinamilk là một cơ sở dữ liệu tổng hợp về khách hàng,
thu thập về từ các bộ phận trong công ty. Hàng loạt công cụ phân tích được áp dụng trên dữ liệu
của cơ sở dữ liệu này và đưa ra báo cáo cho các đối tượng khác nhau. Qua việc tối ưu hóa các
chu trình dịch vụ, cung cấp cho các nhân viên bán hàng và dịch vụ khách hàng các thông tin đầy
đủ về khách hàng, hệ thống CRM cho phép các công ty thiết lập các quan hệ có lợi hơn với khách
hàng, trong khi vẫn giảm được chi phí hoạt động. Cụ thể như sau:
Bộ phận bán hàng: có thể rút ngắn chu kỳ bán hàng và nâng cao các định mức quan trọng
như doanh số trung bình cho nhân viên, giá trị trung bình đơn hàng và doanh thu trung bình theo khách hàng.
Bộ phận tiếp thị: có thể nâng cao tỷ số phản hồi của các chiến dịch tiếp thị, đồng thời giảm
chi phí liên quan đến việc tìm ra đối tượng tiềm năng và biến họ thành khách hàng.
Bộ phận chăm sóc khách hàng: có thể nâng cao năng suất phục vụ khách hàng của từng
nhân viên, nâng cao hệ số thỏa mãn, đồng thời giảm thời gian phản hồi và thời gian giải quyết mỗi yêu cầu từ khách hàng. V. KẾT LUẬN
5.1 Khái quát việc sử dụng hệ thống thông tin của Vinamilk
Vinamilk đã sử dụng 2 hệ thống thông tin ERP và CRM để giải quyết những vấn đề còn
tồn đọng (không quản lý được hàng tồn, không có hệ thống giám sát, khó quản lý nhân viên, bị chi
phối nhiều bởi nhà phân phối, tốn nhiều thời gian và chi phí...) và đưa doanh nghiệp ngày một
phát triển xa hơn, đảm bảo hiệu quả hoạt động và khẳng định vị thế thương hiệu của mình tại thị
trường trong nước và quốc tế. Trong đó:
• Hệ thống ERP giữ vai trò giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian trong việc quản lý, vận
hành dự án cũng như nhân sự và các nguồn tài nguyên khác.
• Hệ thống CRM trợ giúp xử lý toàn bộ các công việc liên quan tới khách hàng theo từng
tiêu chí như giá cả, chiết khấu, sản phẩm, kênh phân phối, …
Vinamilk cũng đã đạt được những thành tựu nhất định sau khi sử dụng hệ thống thông tin:
• Vinamilk đã cải thiện được năng lực cạnh tranh trong và ngoài nước, để tiến tới vị thế dẫn
đầu Việt Nam và vươn ra top 200 công ty có doanh thu tỷ USD tốt nhất Châu Á – Thái Bình Dương.
• Hai năm vừa qua Vinamilk tiếp tục tăng trưởng 2 con số và gia tăng thị phần, khẳng định
vị trí số một của Vinamilk trong ngành sữa, nâng cao uy tín và niềm tin về chất lượng với người tiêu dùng.
Tuy nhiên, vẫn còn tồn tại một số hạn chế như: thiếu nguồn nhân sự và chi phí đầu tư khá lớn. lOMoAR cPSD| 46988474
5.2 Vai trò của hệ thống thông tin đối với hoạt động của doanh nghiệp Vinamilk
5.2.1 Vai trò của hệ thống ERP đối với hoạt động của doanh nghiệp Vinamilk 5.2.1.1 Quản
lý dễ dàng và hiệu quả nguồn lực
ERP đã tạo ra một hệ thống quản lý toàn bộ các hoạt động từ khâu sản xuất đến quản lý
nguồn nhân lực, khách hàng. Từ khi áp dụng ERP: Số lượng hàng hoá đầu vào, đầu ra được kiểm
soát chặt chẽ, hạn chế được lượng hàng tồn kho, chi phí lưu kho… Ngoài ra, nhân viên bán hàng
và số lượng hàng hoá được bán ra cũng được quản lý sát sao từ xa thông qua hệ thống này.
5.2.1.2 Tiết kiệm chi phí quản lý
Nhờ tính liên kết giữa các phòng ban và chuẩn hoá quy trình xử lý công việc thông qua việc
sử dụng phần mềm ERP mà hoạt động quản lý trở nên hiệu quả hơn, tối đa hoá năng suất của
người lao động. Ngoài ra, phần mềm này còn quản trị các hệ thống khác một cách trực tiếp như:
mua hàng, bán hàng, sản xuất, kế toán...Vì vậy, tiết kiệm được chi phí không phải chi cho quá trình trung gian.
5.2.1.3 Liên kết toàn bộ doanh nghiệp
Hệ thống ERP sẽ liên kết toàn bộ dữ liệu trong doanh nghiệp bao gồm: thông tin sản
phẩm, kho hàng, khách hàng, tỉ lệ sản phẩm hư hỏng…Bên cạnh đó nó cũng giúp liên kết mọi
người trong doanh nghiệp bằng cách tương tác với nhau qua phần mềm hệ thống.
5.2.2 Vai trò của hệ thống CRM đối với hoạt động của doanh nghiệp Vinamilk
5.2.2.1 Quản lý quan hệ khách hàng
Hệ thống CRM giúp cho doanh nghiệp nắm rõ thông tin về khách hàng như: Thị hiếu,
tuổi tác, nhu cầu, các thông tin phản hồi của khách hàng...Từ đó giúp cho doanh nghiệp có
những định hướng sản xuất kinh doanh khi hợp tác với những nhu cầu của khách hàng
5.2.2.2 Tăng cường liên kết giữa các bộ phận doanh nghiệp
Nhờ vào phần mềm CRM có khả năng liên kết các bộ phận của doanh nghiệp chẳng hạn
như: team sale, team marketing có thể cùng nhau đưa ra những chiến lược, đề xuất thêm thông
tin, ý tưởng sáng tạo hơn về kịch bản phân phối và bán sản phẩm.
5.2.2.3: Nâng cao năng suất làm việc
Phần mềm CRM giúp cải thiện quá trình gửi email trở nên nhanh lẹ hơn. Nhờ vậy, các
nhân viên kinh doanh và bộ phận chăm sóc khách hàng sẽ biết được ngay thời điểm khách hàng
mở email, để tiến hành cuộc gọi chăm sóc khách hàng nhanh nhất.
5.3 Bài học từ hệ thống thông tin của Vinamilk
Hai năm vừa qua Vinamilk tiếp tục tăng trưởng 2 con số và gia tăng thị phần, khẳng định vị
trí số một của Vinamilk trong ngành sữa, nâng cao uy tín và niềm tin về chất lượng với người tiêu
dùng. Đó là cả một sự nỗ lực không ngừng nghỉ của cả bộ máy và tất nhiên không thể không kể
đến công lao của hệ thống CRM và ERP của công ty Vinamilk.
5.3.1 Các doanh nghiệp học được gì từ hệ thống CRM của công ty Vinamilk?
Thứ nhất, vai trò của người đứng đầu doanh nghiệp. Thay đổi cả một quy trình, cách làm
việc bao năm từ truyền thống sang hiện đại, nếu không phải xuất phát từ nhu cầu và khao khát
mãnh liệt của người đứng đầu doanh nghiệp thì cả bộ máy cấp dưới sẽ vô cùng trì trệ và làm lơ
yêu cầu thay đổi ấy. Thời gian triển khai hệ thống quản trị khách hàng cũng vì thế mà bị kéo dài tới vô thời hạn.
Thứ hai, lựa chọn đối tác cung cấp hệ thống CRM phù hợp. Sự phù hợp ở đây thể hiện ở
việc nhà cung cấp phần mềm CRM thấu hiểu phương thức kinh doanh của khách hàng, có chung
tư tưởng, triết lý kinh doanh. Và quan trọng hơn cả là chi phí hệ thống CRM phù hợp với ngân sách
triển khai của khách hàng.
Thứ ba, thay đổi văn hóa làm việc trước khi thay đổi công cụ làm việc. Hơn cả một công
cụ làm việc, CRM là một cuộc cách mạng trong kinh doanh. Nhân viên là những người trực tiếp
làm việc hàng ngày với công cụ nên nếu không thay đổi tư duy của họ thì việc triển khai hệ thống
CRM khó mà thành công được.
Thứ tư, triển khai hệ thống quản trị khách hàng của công ty Vinamilk thành công hay
không phụ thuộc vào cả bộ máy, chứ không phó mặc toàn bộ cho phòng công nghệ thông tin.
Phòng Công nghệ thông tin chỉ nên là người hỗ trợ các yêu cầu dự án và kiểm soát hệ thống, còn
các yêu cầu về nghiệp vụ chuyên môn nào thì sẽ thuộc nhiệm vụ của phòng ban đó.
Downloaded by H??ng Thu (thuhuongcb162@gmail.com) lOMoAR cPSD| 46988474
Thứ năm, có thể kết hợp nhiều hệ thống CRM của nhiều nhà cung cấp khác nhau. Mỗi
nhà cung cấp đều có một hoặc một vài thế mạnh nhất định, nếu doanh nghiệp có tiềm lực kinh tế
thì có thể lựa chọn phương án sử dụng điểm mạnh nhất của mỗi nhà cung cấp phần mềm quản trị
khách hàng. Tuy nhiên, cần phải giải quyết được bài toán kết hợp giữa các phần mềm với nhau.
Vì thế, hệ thống quản trị khách hàng của công ty Vinamilk xứng đáng là một bài học lớn
về việc áp dụng khoa học – công nghệ vào doanh nghiệp để thúc đẩy tăng trưởng doanh số, cắt
giảm thời gian lãng phí mà vẫn đảm bảo hiệu quả công việc ngày càng nâng cao.
5.3.2 Vậy các doanh nghiệp học được gì từ hệ thống ERP? • Nguồn nhân lực:
Quán triệt tư tưởng từ cấp lãnh đạo đến nhân viên.
Lãnh đạo phải là người có tầm nhìn, chiến lược rõ ràng, nhân viên phải là những người có năng lực.
Tinh thần đoàn kết, phối hợp cùng thực hiện một mục tiêu chung Thiết
lập cơ chế giám sát, kiểm tra thực hiện một cách chặt chẽ. • Quy trình:
Thực hiện khảo sát mô tả quy trình hiện tại của doanh nghiệp trước khi đưa vào triển khai hệ thống ERP
Áp dụng các quy trình chuẩn của ERP vào việc ứng dụng. Quy trình này được nghiên cứu
và ứng dụng rộng rãi nên không thể tự ý thay đổi.
Lựa chọn nhà cung cấp phần mềm đáng tin cậy. • Công nghệ:
Lựa chọn ERP phù hợp với doanh nghiệp (cơ sở hạ tầng, trình độ công nghệ)
Lựa chọn nhà cung cấp hệ thống ERP đáng tin cậy đảm bảo việc hướng dẫn triển khai quy
trình triển khai nhanh chóng, đúng tiến độ.
Giảm thiểu các chi phí bảo trì, bảo dưỡng. • Ngân sách:
Lựa chọn ERP có khả năng đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp trong vòng 3-5 năm mà
vừa đáp ứng được năng lực và khoản ngân sách đầu tư.
Thực hiện phân tích đánh giá hiệu quả đầu tư một cách chi tiết, nghiêm túc trước khi đầu
tư vào một hệ thống ERP.
Hệ thống CRM và ERP của công ty Vinamilk xứng đáng là một bài học lớn về việc áp dụng
khoa học – công nghệ vào doanh nghiệp để thúc đẩy tăng trưởng doanh số, cắt giảm thời gian lãng
phí mà vẫn đảm bảo hiệu quả công việc ngày càng nâng cao. lOMoAR cPSD| 46988474 Nguồồn tham kho:
Internet, giáo trình Qun tr hc VI. ĐÁNH GIÁ THÀNH VIÊN STT Họ và tên MSSV Đánh giá 1 Nguyễn Việt Anh KDQT48C1-0014 100 % 2 Phạm Quỳnh Anh KDQT48C1-0021 100 % 3 Nguyễn Thu Ánh KDQT48C1-0022 100 % 4 Nguyễn Thị Thanh Huyền KDQT48C1-0048 100 % 5 Đinh Kim Tùng KDQT48C1-0104 100 %
Downloaded by H??ng Thu (thuhuongcb162@gmail.com)