Phân tích khái niệm và chức năng của văn phòng các cơ quan, tổ chức, doanhnghiệp gọi chung là các cơ quan. Đánh giá việc hiện đại hóa văn phòng tại các cơ quan,tổ chức hiện nay

lOMoAR cPSD| 36844358
Câu 1. Phân tích khái niệm và chức năng của văn phòng các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp
gọi chung là các cơ quan. Đánh giá việc hiện ại hóa văn phòng tại các cơ quan, tổ chức hiện nay.
Câu 2. Đề xuất các giải pháp nhằm hạn chế nhược iểm của văn phòng các cơ quan hiện nay Trả lời Câu 1:
1.1. Khái niệm của văn phòng:
- Theo từ diển Tiếng Việt: “Văn phòng là bộ phận phụ trách công việc văn thư, hành chính trong 1 cơ quan”
- “Văn phòng là bộ máy giúp việc cho thủ trưởng cơ quan trong công tác lãnh ạo, quản lý,
iều, hành thực hiện chức năng nhiệm vụ của cơ quan.”
- “Văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan, ơn vị, là ịa iểm mà mọi cán bộ công chức
hàng ngày ến ó ể thực thi công việc.”
Tóm lại, văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ quan chức năng,
phục vụ cho việc iều hành của lãnh ạo; là nơi thu thập, xử lý thông tin, hỗ trợ cho hoạt ộng
quản lý; ồng thời ảm bảo các iều kiện về vật chất - kỹ thuật cho hoạt ộng chung của toàn cơ quan, tổ chức.
VD: Văn phòng UBND thành phố Hà Nội
1.2. Chức năng của văn phòng các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp gọi chung là các cơ quan:
Văn phòng thực hiện 2 chức năng cơ bản chính sau ây, ó là:
+ Chức năng tham mưu - tổng hợp
+ Chức năng giúp việc - ảm bảo hậu cần *Chức
năng tham mưu - tổng hợp:
“Tham mưu” là việc tư vấn, góp ý, ề xuất, ưa ra các giải pháp, cách thức, phương pháp
giải quyết, xử lý một vấn ề nào ó; trên cơ sở ó lãnh ạo cơ quan xem xét, cân nhắc và ưa ra quyết ịnh cuối cùng.
- Tổng hợp là hoạt ộng thu thập, ánh giá, phân tích và dự báo các thông tin cần thiết về một vấn ề, lĩnh vực,..
=> Tham mưu tổng hợp nghĩa là việc ề xuất các phương án, ý tưởng tham mưu dựa trên
việc thu thập, ánh giá, phân tích một cách ầy ủ những phương án tham mưu khác, thông
tin có liên quan tới nội dung tham mưu.
- Văn phòng thực hiện chức năng “tham mưu - tổng hợp” thông qua các hoạt ộng:
+ Văn phòng thực hiện chức năng “tham mưu” qua các hoạt ộng tư vấn, góp ý cho lãnh ạo
cơ quan về các vấn ề lớn, phức tạp, chuyên sâu của văn phòng, từ ó lãnh ạo cơ quan ưa ra
các quyết ịnh chỉ ạo cho cả hoạt ộng của cơ quan như: Hoạch ịnh, tổ chức, quản lý nguồn
nhân sự, cơ cấu tổ chức bộ máy, các quy trình nghiệp vụ, khen thưởng kỷ luật, iều ộng lOMoAR cPSD| 36844358
thuyên chuyển, giám sát các hoạt ộng, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác (tham
mưu xây dựng bộ máy văn phòng và cơ quan, tham mưu xây dựng và hoàn thiện các quy
chế, quy ịnh; tham mưu về nâng cấp và hoàn thiện cơ sở vật chất hạ tầng, tham mưu về
khen thưởng kỷ luật…)
+ Văn phòng thực hiện chức năng “tổng hợp” thông qua việc thống kê, phân tích, xử lý
thông tin về nhiều vấn ề liên quan ến hoạt ộng quản lý của cơ quan và các cán bộ, nhân viên trong cơ quan.
*Chức năng giúp việc - ảm bảo hậu cần:
- Đây là hoạt ộng cung ứng và ảm bảo các iều kiện về cơ sở vật chất, trang thiết bị, kỹ
thuật, môi trường và các yếu tố khác phục vụ cho hoạt ộng của cơ quan, tổ chức. - Văn
phòng thực hiện chức năng giúp việc - ảm bảo hậu cần thông qua các công việc sau ây:
+ Quản lý toàn bộ cơ sở vật chất, hạ tầng, trang thiết bị của cơ quan. Chủ trì việc mua sắm,
sửa chữa, bảo dưỡng thường xuyên và ột xuất các trang thiết bị ó.
+ Chủ ộng lên kế hoạch phục vụ các cuộc hội họp, hội thảo, các hoạt ộng chung, các chuyến
i công tác, các chương trình sự kiện, các cuộc ón tiếp…của cơ quan và văn phòng.
+ Đảm bảo các iều kiện vệ sinh môi trường, cảnh quan, môi trường văn hóa của cơ quan.
Đảm bảo an ninh trật tự, an toàn xã hội trong nội bộ cơ quan và xung quanh.
+ Tổ chức tốt công tác y tế, chăm sóc sức khỏe thường xuyên cho cán bộ nhân viên. + Quản
lý tốt việc phòng chống cháy, nổ, hệ thống iện, vật dễ cháy nổ; thường xuyên tập huấn và
trang bị các kiến thức về phòng chống cháy nổ cho cán bộ, nhân viên. + Đảm bảo công tác
lễ tân, khánh tiết trang trọng, lịch sự, tiết kiệm; chú trọng xây dựng các quan hệ ối nội và
ối ngoại rộng mở phục vụ sự phát triển của cơ quan.
- Yêu cầu của chức nặng hậu cần:
+ Nhanh chóng, kịp thời: công tác hậu cần nhanh chóng kịp thời sẽ giúp giảm thiểu các rủi
ro, ồng thời nâng cao chất lượng công việc, thái ộ của nhân viên trong quá trình làm việc.
VD: Khi hệ thống ường truyền Internet trong văn phòng bị gián oạn, nếu không ược sửa
chữa kịp thời, mọi người sẽ không thể sử dụng máy tính ể làm việc => gây trì trệ, ảnh
hưởng ến chất lượng công việc.
+ Phù hợp, tránh lãng phí: phù hợp về mặt chi phí, phù hợp với yêu cầu, tính chất công
việc, nhu cầu sử dụng; nếu sử dụng trang thiết bị lãng phí, hay chi ngân sách vượt mức sẽ
ảnh hưởng trực tiếp tới dòng tiền và chất lượng của các dịch vụ.
+ Chặt chẽ, hiệu quả: chặt chẽ trong quản lý công tác hậu cần giúp văn phòng cơ quan sẽ
tránh gây lãng phí nguồn lực, hiệu quả trong sử dụng.
1.3. Đánh giá việc hiện ại hóa văn phòng tại các cơ quan, tổ chức hiện nay.
Văn phòng hiện ại là mô hình văn phòng kiểu mới theo hướng hiện ại, có tính linh
hoạt ược thiết kế phù hợp với cơ quan, doanh nghiệp ược bố trí theo hướng mở. Mô hình lOMoAR cPSD| 36844358
này ề cao tính sáng tạo, hợp tác, thúc ẩy năng suất làm việc, ít sự phân chia không gian riêng.
Trong bối cảnh công nghiệp hóa, hiện ại hóa hiện nay, hiện ại hóa văn phòng là quá
trình phát triển toàn diện, ồng bộ, ứng những những thành tựu khoa học - kỹ thuật nhằm
nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác của văn phòng. => Đây là nhu cầu phát triển tất yếu
của văn phòng (luôn cần ổi mới). * Về ưu iểm:
- Văn phòng mặt bằng mở, thiết kế với nhiệt ộ, ánh sáng, ộ chống ồn, màu tường...thích hợp.
- Trang thiết bị hiện ại, tiện nghi, ồ nội thất thông minh; sử dụng các chất liệu bền, có tính
ứng dụng cao như gỗ công nghiệp, nhựa, kim loại. Cơ sở vật chất a năng, linh hoạt, có tính thẩm mỹ cao.
- Công nghệ: Tăng cường áp dụng những phương tiện kỹ thuật mới, sử dụng các thiết bị
iện tử như máy tính, máy chiếu, wifi, máy quét vân tay,…
- Xử lý iều hành công việc: quy trình khởi tạo ơn từ nhanh chóng với các biểu mẫu E-
Forms có sẵn, phân quyền và phê duyệt trực tiếp trên iện thoại; thông tin ến người nhận
chính xác 100%; do nhà quản lý thiết lập; dữ liệu phân loại, lưu trữ tập trung,..
- Tổ chức bộ máy văn phòng khoa học, gọn nhẹ.
- Phong cách làm việc cởi mở, thông tin minh bạch, rõ ràng (Mọi nhân viên ều có quyền
ưa ra những sáng kiến, góp ý cho công tác hiện ại hóa của văn phòng, cơ quan). - Con
người ược coi trọng hơn bao giờ hết.
Tóm lại, việc hiện ại hóa văn phòng tại các cơ quan và tổ chức hiện nay là vô cùng
quan trọng và mang lợi nhiều lợi ích, như:
+ Tăng cường hiệu suất làm việc: nhờ có sự hỗ trợ của công nghệ, việc quản lý nhân viên
trở nên dễ dàng hơn, nhân viên cũng có thể ứng dụng các phần mềm hiện ại vào trong quá
trình làm việc, giúp dễ dàng truy cập, xử lý, chia sẻ tài liệu.
+ Tăng tính linh hoạt: linh hoạt trong việc sử dụng công cụ trực tuyến,..
+ Quản lý thông tin hiệu quả: sử dụng các hệ thống lữu trữ iện tử, các ứng dụng riêng biệt,..
nâng cao khả năng quản lý và bảo mật thông tin … * Thách thức
Bên cạnh những ưu iểm, thì việc hiện ại hóa văn phòng cũng có những thách thức sau, òi
hỏi phải ảm bảo các yêu cầu sau ể văn phòng ạt hiệu quả cao cũng như gặp nhiều thuận lợi:
- Yêu cầu về sự thiết thực: Hiện ại hóa văn phòng là một quá trình lâu dài và ảnh hưởng ến
mọi hoạt ộng của văn phòng. Do ó, khi tiến hành hiện ại hóa văn phòng cần tập lOMoAR cPSD| 36844358
trung vào những mảng, nội dung có ảnh hưởng tích cực, cần thiết trực tiếp tới chất lượng công việc.
- Yêu cầu về sự minh bạch thông tin: Mọi nhân viên trong văn phòng nói riêng, cơ quan
nói chung nắm bắt, thấu hiểu ược tinh thần cũng như mọi thông tin về hiện ại hóa; ai cũng
có quyền ưa ra sáng kiến, góp ý cho công tác hiện ại hóa của văn phòng, cơ quan. Từ ó,
mỗi cá nhân sẽ cảm nhận ược trách nhiệm, vai trò của mình trong hoạt ộng chung, nâng
cao ý thức thực hiện và chất lượng của hoạt ộng hiện ại hóa.
- Yêu cầu về sự tiết kiệm: Hiện ại hóa văn phòng cần thực hiện thường xuyên và lâu dài,
do ó cần ưu tiên ầu tư với những kinh phí cần thiết, phù hợp với nhu cầu sử dụng thực tế.
Qua trên, có thể thấy có nhiều yếu tố tác ộng ến văn phòng ể văn phòng ngày càng
tốt hơn. Trước ây, mô hình truyền thống bó buộc, gò bó làm chúng ta thấy bộn bề, ức chế
thì giờ ây, ta ã có mô hình văn phòng hiện ại. Vì sự tiện lợi của hiện ại hóa văn phòng, ta
thấy văn phòng hiện ại là vô cùng phù hợp với thực tiễn.
Câu 2: Đề xuất các giải pháp nhằm hạn chế nhược iểm của văn phòng các cơ quan hiện nay.
* Văn phòng truyền thống có nhược iểm:
+ Văn phòng khép kín; trang thiết bị cũ, cố ịnh, ít có sự a dạng về kiểu dáng và nặng khó di chuyển.
+ Chưa ứng dụng linh hoạt công nghệ mà chủ yếu quản lý bằng hồ sơ, tài liệu giấy; dữ liệu
bị phân tán, truyền tải thông tin từ trên xuống hay giữa các bộ phận chưa chính xác. + Quy
trình rườm rà, nhiều thủ tục - Giải pháp:
+ Cải thiện không gian văn phòng: Sử dụng các thiết kế hiện ại, tối ưu hóa không gian làm
việc chung và không gian riêng tư.
+ Đầu tư vào hệ thống công nghệ thông tin: Nâng cấp hệ thống công nghệ thông tin và
phần mềm quản lý văn phòng ể tăng cường hiệu suất làm việc và quản lý thông tin.
+ Tạo môi trường làm việc cởi mở và sáng tạo: Khuyến khích sự sáng tạo và tham gia của
nhân viên bằng cách tạo ra một môi trường có không gian làm việc cởi mở, thoải mái ưa ý kiến.
+ Đảm bảo sự hợp tác và giao tiếp: Tăng cường hợp tác và giao tiếp giữa các cá nhân, bộ
phận trong tổ chức ể tăng tính hiệu quả trong giao tiếp và chính xác của công việc.
* Văn phòng hiện ại: Không thích hợp với những công việc có tính chuyên môn cao và
cần sự tập trung cao ộ vì cần sự tập trung và không gian riêng. lOMoAR cPSD| 36844358
- Giải pháp: xây dựng, thiết kế phòng ban ở các khu vực, vị trí riêng, sử dụng cửa chống
tiếng ồn và ảm bảo sự riêng tư, không gian thoải mái, tập trung mà không kém sáng tạo.
* Ngoài ra, ta có thể áp dụng các giải pháp sau ể hạn chế các nhược iểm chung ở các văn phòng cơ quan: -
Đảm bảo sự ồng bộ giữa con người, trang thiết bị, nghiệp vụ, cho phép khai thác
triệt ể và hiệu quả hoạt ộng hiện ại hóa văn phòng sự. Ngoài ra còn có sự phù hợp, thích
ứng giữa các trang thiết bị hiện ại với nhau. Có như vậy, các trang thiết bị hiện ại mới có
thể phát huy hết công năng, giá trị sử dụng -
Đào tạo nhân viên: Cung cấp ào tạo và hướng dẫn cho nhân viên về việc sử dụng
các công nghệ và công cụ hiện ại trong văn phòng. Điều này giúp nhân viên làm quen và
tận dụng tối a các tính năng và chức năng của các công nghệ mới, từ ó tăng cường hiệu
suất và sự hiểu biết về công nghệ. Ngoài ra, phải ảm bảo kĩ năng, kĩ thuật, chuyên môn của nhân viên. -
Đảm bảo tính liên tục: vì xã hội ngày càng phát triển nên phải luôn ổi mới, hiện ại
hóa văn phòng. Ý thức về hiện ại hóa văn phòng luôn ược thể hiện trong từng hoạt ộng của
văn phòng cũng như của lãnh ạo cơ quan và nhân sự văn phòng. Công tác hiện ại hóa văn
phòng nếu bị dán oạn sẽ gây ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng công tác văn phòng. Sau
thời gian bị dán oạn, ề bắt kịp với tiến trình hiện ại hóa sẽ tốn kém nhiều thời gian và kinh phí -
Cải thiện tư duy: Quan trọng tư duy người lãnh ạo, nếu làm việc ở nhà thì phải có
cách ể quản lý chất lượng năng suất việc làm của nhân viên. Khi có cái mới, lãnh ạo bắt
nhịp dần và phải cập nhật liên tục ể ứng dụng nâng cấp vào văn phòng. VD: Các phần mềm
phải tương thích với hiện ại hóa mới. Nghiệp vụ tương xứng với công nghệ.
Tóm lại, mỗi văn phòng cơ quan sẽ có những nhu cầu và iều kiện riêng, nên cần ánh
giá và ưa ra các giải pháp phù hợp với tình hình cụ thể ể cải thiện các hạn chế của văn phòng hiện nay: