Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống Quản Lý Kho | Phân tích thiết kế hệ thống | Trường Đại học Thủ Dầu Một

LỜI NÓI ĐẦU
Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin là một bước quan trọng trong quy
trình xây dựng phần mềm, giúp đưa ra cái nhìn đầy đủ, đúng đắn và chính xác về
hệ thống thông tin để xây dựng trong tương lai. Điều này sẽ giúp cho việc sửa
chữa, bổ sung và phát triển hệ thống được dễ dàng hơn khi có yêu cầu.
Giới thiệu chung về hệ thống: Trong thực tế, việc kinh doanh đồ nội thất đang
chiếm lĩnh thị trường bởi lượng khách hàng cực kỳ khó tính , nhất là những
người trẻ, nhân viên văn phòng và đặc biệt là khách hàng tiềm năng như tầng lớp
trung lưu , người có điều kiện kinh tế khá giả bởi bởi lắp đặt nội thất là nhu cầu
thiết yếu của mọi căng nhà hay căn hộ . Tuy nhiên, việc quản lý bằng phương
pháp thủ công không còn phù hợp nữa. Việc quản lý lỏng lẻo, thất thoát tiền bạc,
sai lệch số liệu,… là điều không thể tránh khỏi nếu cứ tiếp tục sử dụng công cụ
quản lý lạc hậu, chưa tích hợp các phần mềm ứng dụng công nghệ thông tin. Vì
thế, phần mềm quản lý kho cho cửa hàng nội thất sẽ là công cụ đắc lực để loại bỏ
các công đoạn dư thừa, hỗ trợ tối ưu quá trình bán hàng và nâng cao năng suất.
Từ đó em chọn đề tài “Phân tích quản lý cho cửa hàng nội thất ”. Nội dung bài
báo cáo của em gồm 2 phần chính: Khảo sát, phân tích và thiết kế hệ thống kho
cửa hàng nội thất . Bố cục của bài báo cáo: 
Chương 1: Khảo sát hệ thống 
Chương 2: Phân tích hệ thống
Tuy nhiên, do kiến thức hạn chế và thời gian có hạn, bài báo cáo có thể
còn nhiều hạn chế. Vì vậy, em mong muốn được thầy cô góp ý để em có thể rút
ra nhiều kinh nghiệm bổ ích từ môn học này.
Lập Bảng quy tắc đánh mã trong bài tập STT Mã Ý nghĩa 1. M Môi trường ngoài 2. B Bộ Phận 3. Q Quy trình nghiệp vụ 4. MT Môi trường trong 5. MB Mẫu biểu 6. C Chức năng chi tiết 7. K Kho dữ liệu 8. QH Bảng quan hệ 9. T Tiến trình hệ thống
- Đánh gía công việc và kết luận - Tài liệu tham khảo
Chương 1. Khảo sát hệ thống 1.1. Mô tả hệ thống 1.1.1. Nhiệm vụ cơ bản
Bảng 1. Bảng tổng hợp môi trường ngoài (1) STT Mã môi trường Tên môi trường Vai trò 1 M1 Khách hàng K01.QH06 2 M2 Nhà cung cấp K02.QH06
- Nhiệm vụ chính của hệ thống liên quan đến môi trường
STT Công việc của hệ thống
Đáp ứng cho môi trường 1
Giới thiệu sản phẩm cho khách hàng M1 2 Bán hàng cho khách hàng M1 3
Nhận tiền thanh toán từ khách hàng M1 4
Lập các hóa đơn cho khách hàng M1 5
Thông báo, bảo hành đổi chả hàng cho M1 khách hàng 6
Nhập hàng từ nhà cung cấp M2 7
Thanh toán hàng với Nhà cung cấp M2 1.1.2. Cơ cấu tổ chức
Bảng 2. Bảng tổng hợp bộ phận (2)
STT Mã bộ phận Tên bộ phận Quy trình tham gia 1 BP01 Bộ Phận Bán Hàng Q2 2 BP02 Bộ Phận Kế Toán Q1,Q2,Q4 3 BP03
Bộ Phận Chắm sóc Khách hàng Q3 4 BP04
Bộ Phận Quản lý kho hàng Q1,Q2,Q4
- năng chính của từng bộ phận
- Bộ phận tư vấn: giới thiệu sản phẩm, lập phiếu mua hàng
- Bộ phận kế toán (thu ngân):
+ Lập hóa đơn mua hàng cho khách
+ Lập hóa đơn thanh toán cho nhà cung cấp
+ Thanh toán hóa đơn cho khách hàng + Lập đơn hàng cần mua
+ Lập phiếu bảo hành cho sản phẩm
+ Lưu thông tin khách hàng ( Tên , số điện thoại,địa chỉ, mặt hàng đã mua)
- Bộ phận chăm sóc khách hàng:
+ Giải đáp thắc mắc khách hàng sau khi mua hàng
+ Gọi điện,giới thiệu về các sản phẩm mới dựa vào sự hiểu biết về nhu cầu của khách hàng
+ Giao hàng nắp đạt các các sản phẩm nội thật, hỗ trợ đổi trả hàng
- Bộ phận kho hàng: Nhập hàng từ nhà cung cấp, xuất hàng cho khách,
kiểm kê, nhận hàng đổi trả về
1.1.3. Quy trình xử lý và quy tắc quản lý
1.Bảng 3. Bảng tổng hợp quy trình nghiệp vụ (3)
STT Mã quy Tên quy trình Mẫu biểu sử Môi bộ phận trình dụng trường tham gia tham gia 1 Q1 Nhập hàng MB01,MB02, M2 B02,B04 từ nhà cung MB03,MB04,M cấp B10 2 Q2 Bán hàng MB05,MB06, M1 B01,B02,B04 cho khách MB07,MB08 hàng 3 Q3 Chăm sóc MB07 M1 B03 khách hàng 4 Q4 Báo cáo thu MB10,MB01, MT1 B01,B02,B04 chi MB03,MB05, Trong ngày MB09
2. Nội dung quy chi tiết quy trình nghiệp vụ :
Quy trình 1: Nhập hàng từ nhà cung cấp
+ Bộ phận quản lý kho hàng(B04) thực hiện việc kiểm tra lượng mặt hàng trong kho (1)
nội thất những mặt hàng tồn kho lập phiếu tồn kho(2)(MB10) + Gửi
phiếu tồn kho đến
bộ phận kê toán(B02 )(3). Nếu mặt hàng trong kho đã
hết hoặc sắp hết, nhân viên sẽ lập phiếu
yêu cầu mua hàng(4) ( MB01) và gửi phiếu yêu cầu mua hàng đến b ộ phận kế toán (B02)(5)
+ Nếu được bộ phận kế toán(B02) duyệt
duyệt xác nhận phiếu yêu cầu mua
hàng(MB01)(6) ,nhân viên sẽ gửi phiếu
yêu cầu mua hàng(MB01) đến nhà cung
cấ p (M2 ) (7), nhà cung cấp tiếp nhận chuyển bị đơn hàng theo các mặt
hàng đã ghi trong phiếu yêu cầu mua hàng, nhân viên sẽ nhận hàng tại kho hàng.
+ Khi nhận hàng, nhân viên tiếp
nhận hàng từ nhà cung câp(M2)(8) sau đó kiểm
tra hàng nhập vào kho(9)và đối chiếu phiếu
giao hàng từ nhà cung cấp (MB 0 2) (10)
mà nhà cung cấp đem đến với phiếu yêu cầu mua hàng (MB01)
nếu không đảm bảo về chất lượng hàng sẽ hoàn
trả hàng không đạt yêu cầu(11) , lập phiếu
nhập kho (MB 0 3) ( 13)
nếu hàng đạt yêu cầu và gửi phiếu nhập kho(MB03) đến bộ phân kế toán xác nhận(13) .
+ Khi nhận được phiếu nhập kho, bộ phận kế toán đối chiếu với các hợp đồng kí
kết lấy đơn giá các mặt hàng để lập
hóa đơn mua hàng (MB 0 4) (14) .
Quy trình 2: Phục vụ khi khách mua hàng
+ Khi khách hàng(M1) đến cửa hàng, bộ phận bán hàng(B01) sẽ dựa vào nhu cầu khách hàng, giới thiệu cho khách các mặt hàng phù hợp (15) mà cửa hàng đang cung cấp .
+ Nếu khách hàng không có ý định mua hàng, nhân viên sẽ giới thiệu các mặt
hàng khác kèm cc ưu đãi, khuyến mãi nhằm lôi kéo khách hàng.
+ Nếu khách hàng có ý định mua, nhân viên gửi thông
tin sảng phẩm khách hàng quan tâm đến bộ
phận quản lý kho hàng(BP04) (16) để nhân viên kho hàng
kiểm tra thông tin sản phẩm trong kho(17). Nếu hàng mà khách quan trong kho
không còn nhận viên bán hàng sẽ gửi phiếu hẹn(MB08) cho khách(18) . Nếu còn
hàng trong kho nhận viên bán hàng xác nhận lại thông tin của khách(19). Sau đó lập đơn hàng mua (MB 05(20
) rồi gửi đến bộ phận kế toán.
+ Khi nhận được đơn hàng mua (MB05), bộ phận kế toán sẽ lập hóa đơn bán
hàng (kiêm phiếu xuất kho) (MB06)(21). Nhân viên gửi hoá đơn thành toán đến khách hàng(M1)(22) +Bộ phận kế toán xác nhận thanh toá
n từ khách hàng(23) hoàn tất, nhân viên bán hàng gửi
phiếu bảo hành(MB07) cho
khách hàng(M1)(24) , bộ phận quản lý
kho(BP04) cử nhân viên kĩ thuật giao hàng vào lắp đặ nội thất cho khách(25)
đến địa chỉ yêu cầu . Nếu hàng giao không đúng sản phẩm mua hoặc xảy ra sự cố
ảnh hưởng đến mặt hàng, mặt hàng sẽ được vận chuyển lại về kho.
Quy trình 3: Chăm sóc khách hàng
+ Khi khách hàng thanh toán mua hàng, nhân viên kế toán sẽ lưu thông tin khách
hàng từ hóa đơn thanh toán vào hệ thống.
+ Bộ phận chắm sóc khách hàng nhận thông tin khách hàng trên hệ thông(26)
+ Nếu có thắc mắc sau khi mua hàng, khách hàng sẽ gọi điện theo số điện thoại
đã ghi trong hóa đơn mua hàng.Nhân viên chăm sóc khách hàng sẽ tư vấn giải quyết yêu cầu.
+ Khi khách hàng yêu cầu báo hành nhân viên chăm sóc khách hàng sẽ tiếp nhận
yêu cầu bảo hành(27) sau đó kiểm tra phiếu bảo hành ( MB07 )(28) của khách
+ Nếu phiếu bảo hành của khách đã hết hạn nhân viên sẽ giới thiệu các khuyến
mãi mới cho khách(29) của của hàng.
+ Nếu phiếu bảo hành của khách còn hạn gửi thông tin đến bộ phận quản lý
kho(30) sẽ có nhận viên đến đia chỉ đã lưu đổi trả bảo hành nội thất cho khách (31) Quy trình
Báo cáo thu chi trong ngày 4.
+ Bộ phận kế toán và Bộ phận quản lý kho nội thất (MT1) được yêu cầu lập báo
cáo thu chi (32) dựa vào hóa đơn cho nhà cung cấp và hóa đơn bán hàng trong
tháng vào trước 19h30 hằng ngày, bao gồm các công việc sau: 1.1.4. Mẫu biểu
1. Bảng 4. Bảng tông hợp mẫu biểu STT Mã mẫu Tên mẫu biểu
Quy trình Là kiểu Vai trò biểu sử dụng thực thể 1 MB01 Phiếu yêu cầu mua QT1 (1) K04.QH01.1 hàng 2 MB02 Phiếu giao hàng từ QT1 0.0 nhà cung cấp 3 MB03 Phiếu nhập kho QT1 (2) K05.QH02.1 4 MB04 Hoá đơn mua hàng QT1,QT4 (3) K07.QH03.1 5 MB10 Phiếu tồn kho QT1 0.0 6 MB05 Đơn hàng mua QT2 (4) K06.QH04.1 7 MB06 Hoá đơn bán hàng QT2,QT4 (5) K08.QH05.1 8 MB07 Phiếu bảo hành QT2,QT3 0.0 9 MB08 Phiếu hẹn QT2 0.0 10 MB09 Báo cáo thu chi QT4 0.0
2. Chi tiết của mẫu biểu :
1.-MB01-Phiếu yêu cầu mua hàng:
2.-MB02-Phiếu giao hàng từ nhà cung cấp 3.-MB03-Phiếu nhập kho 4.-MB04-Hoá đơn mua hàng 5-MB10-Phiếu hàng tồn kho 6-MB05- Đơn hàng mua 7-MB06-Hoá đơn bán hàng 8-MB07-Phiếu bảo hành 9-MB08-Phiếu hẹn
10-MB09-Phiếu bao cáo thu chi
1.2. Mô Hình hoá hệ thống
1.2.1. Mô hình tiến trình nghiệp vụ (TTNV) 1. Giải thích kí hiệu 2. Vẽ mô hình
1.2.2 Biểu đồ hoạt động 1. Giải thích ký hiệu
2. Trình bày biểu đồ hoạt động
1-Q1-Nhâp hàng từ nhà cung cấp
2-Q2-Bán hàng cho khách hàng
3-Q3- Chế độ chắm sóc khách hàng 4-Q4-Báo cáo thu chi
Chương 2. Phân tích hệ thống
2.1. Phân tích chức năng nghiệp vụ
2.1.1. Mô hình hoá chức năng nghiệp vụ
2.1.1.1. Xác định chức năng chi tiết
2.1.1.1.1.Gạch chân động từ và bổ ngữ trong quy trình xử lý. Đánh số chức
năng. Lọc ra danh sách chức năng có thể có của hệ thống. (BT1 phần 1.3 Quy trình xử lý) BP03.BP BP04.QL kho BP BP01.BP Bán BP02.BP Kế Chăm sóc Hàng toán QT khách hàng QT1 1.Kiểm tra lương hàng tồn trong kho 2.Lập Phiếu tồn kho 3.Gửi Phiếu hàng tồn đến bộ phận kế toán 4. Lập phiếu yêu cầu mua hàng 5. Gửi phiếu yêu cầu mua hàng đến bộ phận kế toán 6.Phê duyệt và xác nhận phiếu yêu cầu mua hàng 7. Gửi phiếu yêu cầu mua hàng đến nhà cung cấp 8. Tiếp nhận hàng từ nhà cung cấp 9. kiểm tra hàng nhập vào kho 10.Đối chiếu phiếu giao hàng từ nhà cung cấp 11. Hoàn trả hàng không đạt yêu cầu 12. Lập phiếu nhập kho 13.Gửi Phiếu nhập kho đến bộ phận kế toán xác nhận 14. Lập hoá đơn thanh toán hang với nhà cung cấp 15. Giới thiệu cho khách các mặt hàng phù hợp 16. gửi thông tin sản phẩm khách hàng quan tâm đến bộ phận ql kho 17.Kiểm tra thông tin sản phẩm trong kho 18.Gửi phiếu hẹn cho khách QT2 19.Xác nhận lại thông tin khách hàng 20. Lập phiếu đơn hàng mua 21.Lập Hoá đơn bán hàng 22.Gửi Hoá Đơn thành toán đến khách hàng 23.Xác nhận đã thành toán từ khách hàng 24.Gửi Phiếu bao hành cho khách hàng