Quản Lý Kho Thành Phẩm cho Nhà Máy | Phân tích thiết kế hệ thống | Trường Đại học Thủ Dầu Một

Đề Tài : Quản Lý kho thành phẩm cho nhà máy
Bài Tập 1. Khảo Sát Hệ Thống 1. Mô tả hệ thống 1.1. Nhiệm vụ cơ bản
+ Nhập kho thành phẩm: Kiểm tra chất lượng sản phẩm từ dây chuyền sản xuất trước
khi nhập kho. Ghi nhận thông tin hàng hóa (số lượng, mã sản phẩm, ngày sản xuất, lô
hàng...).Phân loại, sắp xếp sản phẩm vào các khu vực lưu trữ phù hợp trong kho.
+ Xuất kho thành phẩm: Tiếp nhận yêu cầu xuất kho từ bộ phận kinh doanh, vận chuyển
hoặc khách hàng. Kiểm tra và chuẩn bị đơn hàng, đóng gói và dán nhãn theo quy định.
Bàn giao sản phẩm cho đơn vị vận chuyển hoặc khách hàng, ghi nhận thông tin xuất kho.
+ Kiểm kê hàng hoá: Kiểm tra số lượng thực tế trong kho định kỳ để tránh chênh lệch
so với sổ sách. Ứng dụng phần mềm quản lý kho để theo dõi số lượng chính xác. Xác
định nguyên nhân chênh lệch (hư hỏng, thất thoát, lỗi nhập liệu...) và điều chỉnh.
+ Xét duyệt yêu cầu thực hiện xuất/nhập/kiểm kê kho: Xét duyệt yêu cầu
xuất/nhập/kiểm kê kho là một bước quan trọng trong quy trình quản lý kho thành phẩm
nhằm đảm bảo tính chính xác, tránh thất thoát hàng hóa và duy trì số lượng tồn kho hợp lý. Số lượng môi trường 2 +M1: Nhà cung cấp(M1) +M2: Khách Hàng(M2)
1.2. Cơ cấu tổ chức và nhiệm vụ
Cơ Cấu Tổ Chức: Bao gồm các bộ phận như
1. Bộ phận kế toán kho (PB01)
2. Bộ phận thủ kho (PB02)
3. Bộ phận giám đốc Phòng kế hoạch sản xuất (PB03)
4. Bên yêu cầu xuất (PB04)
5. Bộ phận có nhu cầu kiểm kê(PB05)
Nhiệm Vụ của từng bộ phận - Bộ phận kế toán kho: + Quản lý nhập kho + Quản lý xuất kho + Kiểm kê hàng hoá + Thanh toán - Bộ phận thủ kho: + Quản lý nhập kho + Quản lý xuất kho + Kiểm kê hàng hoá + Thanh toán -
Bộ phận giám đốc Phòng kế hoạch sản xuất
+ Phê duyệt yêu cầu xuất, nhập Stt Mã BP Tên Bộ Phận 1 B01 Bộ Phận kế toán kho 2 B02 Bộ Phận thủ kho 3 B03
Bộ Phận giám đốc Phòng kế hoạch sản xuất 4 B04 Bộ Phận Bên yêu cầu 5 B05
Bộ phận có nhu cầu kiểm kê 1.3. Quy trình xử lý Quy Trình xử lý STT Mã Quy Tên Quy Trình Mô tả trình 1 Q1 Nhập kho thành - Môi trường tham gia Nhà phẩm cung cấp (M3) - Bô Phận tham gia +BP Kế Toán kho (B01) +BP Thủ kho (B02) - Mẫu biểu liên quan + Phiếu nhập kho (MB01) + Phiếu giao hàng (MB02)
+ Hoá đơn thành toán cho Nhà cung ứng(MB03) +Phiếu tồn kho (MB9) 2 Q2 Xuất kho thành - Môi trường tham gia Thủ phẩm Kho(M1) - Bộ phận tham gia + Bộ Phận Bên yêu cầu (B04) + Bộ Phận kế toán kho (B01) + Bộ phận thủ kho (B02) - Mẫu biểu liên quan . + Phiếu xuất kho (MB04)
+ Hoá đơn thành toán (MB05) + Phiếu giao hàng(MB06) 3 Q3 Kiểm khê hàng - Môi trường tham gia Nhà cung ứng (M2) - Bộ phận tham gia
+ Bộ phận có nhu cầu kiểm kê(B05)
+Bộ phận kế toán kho(B01) +Bộ phận Thủ kho(B02) - Mẫu biểu liên quan + Phiếu kiểm kê (MB07) Q4 Xét duyệt - Môi trường tham gia nhập/xuất/kiểm kê +Thủ kho (M1) hàng hoá - Bô Phận tham gia +BP Kế Toán (B02) +BP Thủ Kho (B04) +BP giám đốc Phòng kế hoạch sản xuất(B03) Mẫu biểu liên quan
+ Phiếu xét duyệt yêu cầu(MB08)
Quy trình 1: Nhập kho thành phẩm
Nhà cung cấp(M1) muốn nhập hàng hoá vào kho(1), hàng hoá này sẽ được chuyển đến
kế toán kho(B01) để kiểm tra tổng thể. Sau khi được kiểm tra,(2) hàng hoá sẽ được đưa
về nhà cung ứng(M2), nhà cung cấp(M1) sẽ dựa trên kết quả kiểm tra để giải quyết quá trình tiếp theo:
* Nếu hàng hoá không đạt chuẩn sẽ trả lại hàng hoá(3) cho bên cung ứng
* Nếu hàng hoá đạt chuẩn, sẽ ký phiếu chấp nhận nhập kho(MB1) (4)và chuyển tới thủ kho.
Thủ kho(B02) sẽ nhận phiếu chấp nhận nhập kho(MB1) và chuyển hàng vào kho,
sắp xếp, lưu trữ, sau đó cập nhật số lượng và thông tin hàng hoá vào thẻ kho(5). Kế
toán(B01) sẽ lập hoá đơn thành toán(MB2) cho Nhà cung ứng và phiếu giao hàng
(MB3)dựa trên số lượng hàng hoá nhập vào và thanh toán(6) cho bên doanh nghiệp cung ứng.
Quy trình 2: Xuất kho thành phẩm Khi bên yêu cầu kế toán kho(B01)
muốn xuất hàng hoá khỏi kho, sẽ nhận yêu cầu và
kiểm tra hàng hoá cần xuất trên hệ thống(7). Khi kiểm tra số lượng hàng hoá tồn trên hệ
thống, tuỳ vào số lượng tồn kho, kế toán sẽ thực hiện các hoạt động sau:
* Nếu lượng hàng hoá cần xuất đạt đủ số lượng yêu cầu, sẽ tiến hành lập phiếu xuất
kho(MB04)(8) và gửi cho bộ phẩn thủ kho.
* Nếu lượng hàng hoá, cần xuất không đạt đủ số lượng yêu cầu, thống báo lại (9)cho
bên yêu cầu xuất kho. Thủ kho (B02) Khách
sẽ nhận phiếu xuất kho sẽ bắt đầu chuyển hàng(10) tới
hàng(M2). Khách Hàng(M2) sẽ nhận hàng(11) và ký phiếu xuất kho(MB04) và gửi
lại phiếu cho bộ phận thủ kho(12). Thủ kho(B02) sẽ nhận lại
phiếu xuất kho(MB04)
mà bên yêu cầu đã xác nhận và bắt đầu ghi thẻ kho. (13)
Quy trình 3: Kiểm kê hàng hoá
Khi có yêu cầu kiểm kê hàng hoá, bộ phận thủ kho(B02) sẽ tiến hành kiểm tra các mã
hàng có trong kho và ghi lại thông tin các mặt hàng tồn kho được kiểm tra về số lượng
lẫn chất lượng của các loại sản phẩm(14). Các thông tin này được tổng hợp lại nhằm đối
chiếu(14) với kế toán kho(B01). Phụ thuộc vào kết quả đối chiếu bên kế toán ta tiến
hành các hoạt động sau:
* Nếu không có sự chênh lệch giữa 2 luồng dữ liệu, kế toán(B01) sẽ
lập biên bản kiểm kê hoàn tất .(15)
* Nếu có sự chênh lệch giữa 2 luồng dữ liệu, kế toán(B01) sẽ cập nhật lại dữ liệu từ
phiếu kiểm kê trên hế thống hàng tồn kho, sau đó
lập biên bản kiểm kê hoàn tất(MB5). (16)
Quy trình 4: Xét duyệt xuất/nhập/kiểm kê
Khi có nhu cầu, bên có nhu cầu, doanh nghiệp sẽ làm đơn tuỳ thuộc vào mục
đích(17) và đưa lên cấp quản lý duyệt văn bản. Nếu đồng ý, bên quản lý sẽ ký giấy chấp thuận(MB6)
và gửi lại cho bên có nhu cầu để tiếp tục chuyển tiếp đến kế toán
kho để tiến hành xác thực và triển khai cho bộ phận thủ kho tiến hành(18) 1.4. Mẫu biểu STT Mã Tên MB QT Tham Giao MB gia dịch 1 MB1
Phiếu chấp nhận nhập kho QT1 (1) 2 MB2
Phiếu thanh toán cho nhà cung cấp QT1 3 MB3 Phiếu giao hàng QT1,QT2 (2) 4 MB4 Phiếu xuất kho QT2 (3) 5 MB5
Biên bản kiểm kê hoàn tất QT3 6 MB6 Giấy chấp thuận QT2 (4)
Mẫu Biểu 2. MB02-Phiếu giao hàng từ nhà cung cấp
Mẫu biểu 1. MB1-Phiếu nhập kho
Mẫu biểu 4 .MB04-Hoá đơn thanh toán với NCC
Mẫu biểu 6- MB6 Giấy chấp thuận
Mẫu biểu 2. MB2-Hoá đơn thành toán với khách hàng
2. Mô hình hoá hệ thống
2.1 Mô hình tiền trình nghiệp vụ (TTNV) 2.1.1 Giải thich ký hiệu
2.1.2 Mô hình hình tiến trình hoá
2.2 Biệu đồ hoạt động và giải thích ký hiệu
2.1.1. Giải thích ký hiệu
2.1.2 Biểu đồ hoạt động
a.Nhập kho thành phẩm b.Xuất kho thành phẩm c.Kiểm kê hàng hoá
d.Xét duyệt nhập/ xuất/kiểm kê hàng hoá