Quy định Tạo Mã Danh Mục Nhân Viên, Khách Hàng & Nhà Cung Cấp 2024 | Phân tích thiết kế hệ thống | Trường Đại học Thủ Dầu Một

CÔNG TY
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh Phúc Số: /2024/QĐ –
Hà Nội, ngày tháng năm 2024 QUY ĐỊNH
(V/v: Tạo mã nhân viên, khách hàng và Nhà cung cấp)
- Căn cứ Điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty Cổ phần A.
- Xét nhu cầu thực tế sử dụng.
1. Đối tượng áp dụng: CBNV, Khách hàng, Nhà cung cấp của Công ty CP A
2. Quy tắc tạo mã nhân viên:
Mã Nhân viên = Tên Công ty viết tắt + Vùng + Số nhảy
Ghi chú: Số nhảy theo thứ tự liền mạch do HCNS đánh số trong bảng theo dõi Mã vùng Hà Nội: 01; Mã vùng HCM: 02 ;Mã vùng Đà Nẵng: 03
Ví dụ: Cao Thị Thu Trang, làm việc tại Hà Nội, số thứ tự NV 121 => MNV: HĐ01121
Nguyễn Ngọc Thanh, làm việc tại HCM, số thứ tự NV 120=> MNV: HĐ02120
Phòng HCNS là phòng đánh mã nhân viên, cung cấp thông tin PKT tạo mã nhân viên trên phần mềm kế toán.
3. Quy tắc tạo mã khách hàng:
Mã KH = Nhóm Kinh doanh + Nhóm khu vực + Tỉnh thành + số nhảy
Ví dụ: Nguyễn Bảo Khang, phụ trách kinh doanh R6 (Bình Định, Phú Yên, Khánh Hòa, Ninh
Thuận, Bình Thuận), khách hàng tại Khánh Hoà; số thứ tự khách là 140 => GTR04KH140
Phòng … là phòng đánh mã và tạo mã khách hang => Cung cấp thông tin cho PKT theo các
trường thông tin quy định. 3.1. Các nhóm kinh doanh Ký hiệu Kinh doanh GT: GT ;
Ký hiệu Kinh doanh Dự án: DA 3.2. Các nhóm khu vực STT NHÓM KHU VỰC KÝ HIỆU 1 HCM, Vũng Tầu R1 2
Tiền Giang, Bến Tre, Long An, Cần Thơ, Bạc Liêu, Cà Mau, An Giang, Kiên R2
Giang, Vĩnh Long, Trà Vinh, Đồng Tháp, Sóc Trăng, Hậu Giang 3
Đồng Nai, Bình Dương, Bình Phước, Tây Ninh R3 4
Bình Định, Phú Yên, Khánh Hòa, Ninh Thuận, Bình Thuận R4 5
Kon Tum, Gia Lai, Đắk Lắk, Lâm Đồng, Đắk Nông R5 6
Quảng Bình , Quảng Trị, Huế, Đà Nẵng, Quảng Ngãi, Quảng Nam R6 7
Hà Tĩnh, Nghệ An, Thanh Hóa, Ninh Bình, Hà Nam, Nam ĐỊnh, Thái Bình R7 8
Hà Nội, Phú Thọ, Vĩnh Phúc, Hòa Bình, Lào Cai, Yên Bái, Tuyên Quang, Sơn R8
La, Cao Bằng, Hà Giang, Điện Biên, Lai Châu 9
Lạng Sơn, Bắc Kan, Thái Nguyên, Bắc Ninh, Bắc Giang, Hưng Yên, Hải Phòng, R9 Hải Dương, Quảng Ninh 10 Nước ngoài R10
3.3. Viết tắt Tỉnh thành: chữ cái viết tắt của các chữ cái đầu tiên. Trường hợp trùng chữ cái
đầu thì Tỉnh tiếp theo sẽ lấy chữ cái thứ 2
Ví dụ: Hà Giang: HG; Hậu Giang: HI Tỉnh thành Viết tắt Tỉnh thành
Viết tắt Tỉnh thành Viết tắt Tỉnh thành Viết tắt An Giang AG Điện Biên ĐB Khách Hòa KH Quảng Trị QT Bình Dương Đà Nẵng Long An BD ĐN LA HCM SG Bình Định Đồng Tháp Lào Cai Sơn La BĐ ĐT LC SL Bắc Giang Gia Lai Lâm Đồng Sóc Trăng BG GL LĐ ST Bình Thuận Hà Nam Lai Châu Thái Bình BH HA LH TB Bắc Kan Hòa Bình Lạng Sơn Tiền Giang BK HB LS TG Bạc Liêu Hải Dương Nghệ An Tây Ninh BL HD NA TI Bắc Ninh BN Hà Giang HG Ninh Bình NB Thái Nguyên TN Bình Phước Hậu Giang Nam Định Tuyên Quang BP HI NĐ TQ Bến Tre Hà Nội Ninh Thuận Trà Vinh BT HN NT TV Cao Bằng Hải Phòng Phú Thọ Thanh Hóa CB HP PT TH Cà Mau Hà Tĩnh Phú Yên Vĩnh Long CM HT PY VL Cần Thơ Quảng Nam CT Huế HU QA Vĩnh Phúc VP Đắk Lắk Hưng Yên Quảng Bình Vũng Tàu DL HY QB VT Đắk Nông Kiên Giang Quảng Ngãi Yên Bái DN KG QG YB Đồng Nai Kon Tum Quảng Ninh ĐA KT QN Nước ngoài NN
3.4. Số thứ tự khách hàng: theo tổng chỉ tiêu trong nhóm, nếu ngoài tổng chỉ tiêu thì bộ phận
… bắt đầu đánh số nhảy.
3.5. Quy định chung về thông tin khách hàng
- Tên khách hàng đúng quy định, nếu là tên tiếng việt phải có dấu
- Khách hàng cá nhân: Họ và Tên (SDT)
- Địa chỉ: phải có đầy đủ thông tin (số nhà, Phố/ Phường, Thôn/Xóm, Quận/Huyện, Tỉnh/ Thành Phố)
3.6 Gửi thông tin và tạo mã khách hàng
- Khi có nhu cầu tạo mã PKD gửi thông tin cho phòng …. qua nhóm viber TẠO MÃ, với các trường thông tin sau: Tên khách hàng:
Cửa hàng, tổ chức: Tên tiếng việt có dấu. Không viết tắt ngoài Cổ Phần (CP), và TNHH
Khách hàng Cá Nhân. Họ và Tên ( SDT) MST:
Bắt buộc đối với tổ chức
Đầy đủ thông tin: Số nhà, Phố/phường, Thôn/Xóm, Địa chỉ:
Quận/Huyện,Tỉnh/Thành Phố SĐT công ty: Tên người liên hệ: SĐT người liên hệ: Mail người liên hệ:
Họ tên nhân viên tạo mã:
Hoàng Thị Hải Yến/ Phạm Thị Phương Phòng ban nhân viên: DA/GT -
Phòng… nhận được thông tin tạo mã của PKD thực hiện tạo mã trong vòng 60 phút. Thao tác tạo mã như sau:
Đánh thao tác tạo mã lên file hoặc công cụ quản lý….
+ Tạo mã phần mềm: Danh mục\khách hàng\Thêm:
Đối với trường hợp khách hàng không có Số điện thoại của công ty. Kế toán điền số điện
thoại của người liên hệ vào mục điện thoại.
3.7. Cập nhật thông tin khách hàng định kỳ
- Phòng KD có trách nhiệm đảm bảo thông tin khách hàng trên hệ thống chính xác. Khi có thay
đổi thông tin khách hàng như: Tên công ty, địa chỉ, người liên hệ và số điện thoại…. PKD cần
cập nhật bổ sung đẩy đủ.
- Ngày 15 hàng tháng Trưởng phòng KD gửi file các khách hàng cần sửa đổi thông tin qua mail
cho BGĐ và Phòng …., PKT (phụ trách kế toán và kế toán tổng hợp). File theo mẫu đã xây
dựng. PKD không được xóa các cột trong file mẫu.
- Ngày 20 hàng tháng PKT thực hiện xong việc cập nhật dữ liệu khách hàng theo thông tin KD
gửi. Thao tác tương tự như sau: Tệp\Nhập khẩu dữ liệu từ Excel: Tích vào các thông tin: Danh
mục, khách hàng, nhập khẩu thêm mới. Tích vào nhập khẩu cập nhật.
4. Quy tắc tạo mã Nhà Cung cấp
Mã NCC = Loại NCC + Nhóm hàng hóa + số nhảy (4 số) 4.1. Loại NCC - Nội địa: NĐ - Nhập khẩu: NK 4.2. Nhóm hàng hóa STT Tên nhóm hàng Ký hiệu 1
Ống đồng và vật tư đồng OD 2
Bảo ôn và vật tư bảo ôn BO 3
Cách nhiệt và vật tư cách nhiệt CN 4 Gas lạnh và vật tư gas GA 5 Vật tư khác VT 6 Sản xuất SX 7 Hành chính HC 8 Khác KC
Ví dụ: Công ty Cổ Phần Ống Đồng Toàn Phát. Thuộc Nhà cung cấp nội địa, nhóm hàng ống
đồng và vật tư đồng. STT:1405 => NĐOD1405
4.3. Gửi thông tin và tạo mã NCC
- Phòng …. là phòng đánh mã và tạo mã nhà cung cấp. Phòng mua cung cấp thông tin cho PKT
theo các trường thông tin quy định theo biểu mẫu gửi. PM không được xóa bất kỳ cột hoặc thay
đổi thứ tự cột theo mẫu tạo mã. Đối với các trường PM chưa có thông tin cần ghi “Bổ sung sau”.
- Phòng KT tạo mã vào phần mềm kế toán
- Định kỳ 1 tháng 1 lần PM cập nhật thông tin NCC thay đổi gửi PKT vào ngày 15 hàng tháng,
PKT thực hiện thay đổi trên hệ thống trước ngày 20 hàng tháng. (Thao tác tương tự cập nhật khách hàng) - Thao tác tạo mới NCC:
+ Bước 1: Nhận file tạo mã từ PM
+ Bước 2: Lấy số thứ tự từ phần mềm
+ Bước 3: Tệp\nhập khẩu dữ liệu từ excel
+ Bước 4: Tạo mã theo thao tác\ ấn tiếp tục
- Cập nhật bổ sung thông tin NCC : thao tác tương tự như tạo mã NCC, nhưng tích vào “Nhập khẩu cập nhật”. *) CHÚ Ý:
- Trường hợp 1 đối tượng vừa là NCC, vừa là KH thì phải tạo 2 mã với 2 tính chất khác nhau,
không được để chung vừa là KH, vừa là NCC (Trừ các trường hợp cũ không sửa được). Phân biệt
giữa NCC và khách hàng bằng tính chất mã theo quy định trên.
5. Quy tắc tạo mã dự án ( mã công trình)
Mã dự án = Loại dự án + Tỉnh thành + số nhảy (4 số)
Ví dụ: Nhà kho mở rộng Lotte, tại Bình Dương; số thứ tự khách là 30 => NMBD0030
Phòng …. là phòng đánh mã và tạo mã. Phòng KD cung cấp thông tin cho… theo các trường thông tin quy định. 5.1. Các nhóm kinh doanh STT Tên Ký hiệu 1 Nhà máy NM 2 Khách sạn KS 3 Bệnh viện BV 4 Trường học TH 5 Building (Tòa nhà) BD 5.2. Các nhóm khu vực - Theo mục 3.3 5.3. Số nhẩy
5.4. Gửi thông tin và tạo mã
- Phòng dự án gửi thông tin tạo mã đã được BGĐ duyệt cho PKT bằng mail hoặc bản cứng theo biểu mẫu đính kèm.
- PKT tạo mã lên phần mềm kế toán
- Thao tác tạo mã dự án: Vào Danh mục\Công trình\Công trình. Tích thêm mới: Điền thông tin
theo yêu cầu. Phần loại công trình tạo theo tên viết tắt của NVKD. Ví dụ: A1: Đỗ Thị Anh
- Định kỳ ngày 15 hàng tháng PDA gửi thông tin cho PKT về các dự án đang chạy chuyển sang
trạng thái dự án đã kết thúc. Nếu có sự thay đổi người phụ trách dự án PDA gửi mail hoặc bản cứng
đã được BGĐ duyệt cho PKT. Nơi lưu: TỔNG GIÁM ĐỐC -P.HCNS -P.KD -P.Mua -P.KT Ngày…..tháng….năm…..