Tác động của Hệ thống Thông tin Sotrans đến Quy trình Vận chuyển và Giao hàng. Môn Nhập môn ngành Logistics và QLCCU | Đại học Trường Đại học Phenika.

lOMoAR cPSD| 59561309
Hệ thống thông tin Sotrans đã áp dụng
Việc SOTRANS đầu tư hoàn thiện hệ thống công nghệ thông tin đã tác động sâu rộng và tích cực
đến mọi khâu trong quy trình giải quyết một đơn hàng cho khách hàng, từ lúc tiếp nhận yêu cầu
đến khi hoàn tất giao hàng. Dưới đây là những tác động cụ thể:
1. Nâng cao hiệu quả giao tiếp nội bộ và với đối tác VoIP Phone và Video Conference:
o Tiếp nhận và xử lý yêu cầu nhanh chóng: Khách hàng có thể dễ dàng liên hệ với
SOTRANS qua hệ thống VoIP, đảm bảo các cuộc gọi được kết nối ổn định và chất
lượng cao. Điều này giúp đội ngũ sales và dịch vụ khách hàng tiếp nhận thông tin
đơn hàng, yêu cầu đặc biệt một cách nhanh chóng và chính xác.
o Phối hợp nội bộ: Các cuộc họp trực tuyến qua Video Conference giữa các văn
phòng SOTRANS trên toàn quốc (như TP.HCM, Đà Nẵng, Tây Ninh...) diễn ra suôn
sẻ, giúp các bộ phận liên quan (kinh doanh, điều hành, kho bãi, vận tải) nhanh
chóng trao đổi thông tin, thống nhất kế hoạch và giải quyết các vấn đề phát sinh
của đơn hàng kịp thời.
o Làm việc từ xa hiệu quả: Hệ thống VoIP cho phép nhân viên kết nối với tổng đài
công ty từ bất cứ đâu có internet, tạo điều kiện thuận lợi cho việc làm việc từ xa,
đảm bảo quy trình xử lý đơn hàng không bị gián đoạn.
o Hợp tác với đối tác: Việc trao đổi với các hãng tàu, đơn vị vận tải, hoặc các bên
liên quan khác trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn thông qua các cuộc gọi VoIP và
video, thúc đẩy quá trình thông quan và vận chuyển.
2. Tối ưu hóa quy trình vận chuyển và quản lý Hệ thống Quản lý Vận chuyển (TMS):
o Lập kế hoạch tối ưu: TMS giúp SOTRANS tự động hóa việc lên kế hoạch vận
chuyển, tối ưu hóa lộ trình và lựa chọn phương tiện phù hợp nhất, giảm thiểu chi
phí và thời gian giao hàng. Điều này trực tiếp ảnh hưởng đến thời gian và chi phí
vận chuyển của đơn hàng.
o Theo dõi và giám sát thời gian thực: Khách hàng và SOTRANS có thể theo dõi tình
trạng đơn hàng và vị trí hàng hóa theo thời gian thực (real-time tracking) thông lOMoAR cPSD| 59561309 o
qua GPS và Mobile App. Điều này tăng cường sự minh bạch, giúp khách hàng yên
tâm và SOTRANS có thể phản ứng nhanh chóng với bất kỳ sự cố nào.
o Quản lý đội xe và tài xế: TMS giúp quản lý hiệu suất đội xe, tài xế, tối ưu hóa lịch
trình và phân bổ nguồn lực, đảm bảo đơn hàng được giao đúng hẹn và an toàn.
o Tự động hóa chứng từ và thanh toán: Hệ thống giúp tự động hóa quá trình tạo và
quản lý hóa đơn, giảm thiểu sai sót hành chính và đẩy nhanh quy trình thanh
toán, mang lại lợi ích tài chính cho cả SOTRANS và khách hàng.
o Phân tích dữ liệu: TMS cung cấp các báo cáo chi tiết về hiệu suất vận chuyển,
giúp SOTRANS đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu để cải thiện quy trình xử lý đơn hàng liên tục. • GoSmartLog:
o GoSmartLog là một giải pháp trong lĩnh vực logistics, có thể tích hợp với TMS và
các hệ thống khác để tối ưu hóa quy trình vận chuyển, quản lý kho bãi, và theo dõi hàng hóa.
o Nó giúp đơn giản hóa việc quản lý đơn hàng, từ khâu tạo đơn, lập kế hoạch, gửi
cho nhà cung cấp, đến theo dõi và báo cáo, qua đó giảm thời gian lập kế hoạch
từ vài giờ xuống còn vài phút.
o Khả năng tích hợp API(Application Programming Interface - Giao diện lập trình
ứng dụng)/EDI(Electronic Data Interchange - Trao đổi dữ liệu điện tử) với ERP
giúp đồng bộ dữ liệu, đảm bảo thông tin đơn hàng được cập nhật liên tục và
chính xác trên toàn hệ thống. • SMS Live:
Cho phép SOTRANS gửi thông báo tự động về tình trạng đơn hàng, lịch trình giao
nhận, hoặc các thông tin quan trọng khác đến khách hàng và các bên liên quan
một cách nhanh chóng và hiệu quả. Điều này giúp tăng cường sự hài lòng của
khách hàng và giảm bớt các cuộc gọi hỏi thông tin. 3.
Nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng •
Minh bạch thông tin: Khách hàng có thể dễ dàng truy cập và theo dõi thông tin đơn
hàng của mình thông qua các hệ thống được tích hợp. lOMoAR cPSD| 59561309 •
Thời gian phản hồi nhanh: Với các hệ thống liên lạc và quản lý được tối ưu, SOTRANS có
thể phản hồi và giải quyết các yêu cầu, thắc mắc của khách hàng một cách nhanh chóng, kịp thời. •
Giảm thiểu sai sót: Việc tự động hóa quy trình giúp giảm đáng kể các lỗi do yếu tố con
người, đảm bảo đơn hàng được xử lý chính xác từ khâu nhận hàng đến giao hàng. •
Tăng cường sự hài lòng: Toàn bộ những tác động trên đều hướng đến mục tiêu cuối
cùng là nâng cao trải nghiệm và sự hài lòng của khách hàng, củng cố uy tín và vị thế của
SOTRANS trên thị trường logistics.
Tóm lại, việc SOTRANS đầu tư vào hệ thống CNTT hiện đại đã biến đổi quy trình xử lý đơn hàng
từ thủ công thành tự động, từ rời rạc thành liền mạch, giúp công ty vận hành hiệu quả hơn, tiết
kiệm chi phí, và đặc biệt là mang đến dịch vụ tốt hơn cho khách hàng.
Chắc chắn rồi, chúng ta sẽ phân tích sâu hơn về hai công nghệ cốt lõi mà SOTRANS đã áp dụng
để tối ưu hóa vận hành và giảm phát thải: eTMS (Hệ thống quản lý vận tải) và Thiết bị Monitoring (Giám sát). 4.
Phân tích Phần mềm Hệ thống Quản lý Vận tải – eTMSeTMS (e-
Transportation Management System) là một giải pháp phần mềm toàn diện, đóng
vai trò trung tâm trong việc số hóa và tự động hóa các quy trình vận tải của SOTRANS.
4.1. Chức năng chính và cách eTMS tác động đến SOTRANS:
Lập kế hoạch và tối ưu hóa tuyến đường (Route Optimization & Planning):
o Trước eTMS: Việc lập kế hoạch thường thủ công, dựa vào kinh nghiệm, dễ dẫn
đến các tuyến đường không tối ưu, xe chạy rỗng, hoặc quãng đường dài không cần thiết. lOMoAR cPSD| 59561309 o
Với eTMS: Hệ thống sử dụng thuật toán thông minh để phân tích dữ liệu đơn
hàng, vị trí xe, tình trạng giao thông thời gian thực, khung thời gian giao nhận, tải
trọng xe, và thậm chí cả các điểm dừng cross-docking. Từ đó, eTMS tự động tạo
ra các tuyến đường tối ưu nhất, đảm bảo xe đi quãng đường ngắn nhất, tiết kiệm
nhiên liệu, giảm thời gian vận chuyển. Điều này trực tiếp giảm phát thải khí nhà
kính và chi phí vận hành. •
Điều phối vận tải hiệu quả (Dispatch & Execution):
o Trước eTMS: Điều phối viên phải liên hệ trực tiếp với tài xế, khó khăn trong việc
phân công, theo dõi và điều chỉnh lịch trình.
o Với eTMS: Hệ thống tự động phân công đơn hàng cho xe và tài xế phù hợp dựa
trên các tiêu chí đã định. Tài xế có thể nhận đơn hàng và cập nhật tình trạng giao
nhận qua ứng dụng di động (như eTMS DNT của LogTecHub). Điều phối viên có cái
nhìn tổng quan theo thời gian thực về vị trí xe, trạng thái giao hàng, giúp dễ dàng
điều chỉnh khi có sự cố phát sinh (ví dụ: kẹt xe, hỏng hóc). •
Theo dõi và giám sát thời gian thực (Real-time Tracking & Visibility):
o Trước eTMS: Thông tin về vị trí hàng hóa và xe thường không rõ ràng, phải gọi
điện hỏi tài xế, gây mất thời gian và thiếu chính xác.
o Với eTMS: Tích hợp với thiết bị GPS và các cảm biến trên xe (như thiết bị
monitoring), eTMS cung cấp bản đồ trực quan về vị trí, tốc độ, trạng thái
dừng/chạy của từng xe. Điều này không chỉ giúp SOTRANS quản lý chặt chẽ đội xe
mà còn cung cấp thông tin minh bạch cho khách hàng, giúp họ theo dõi đơn hàng của mình. •
Quản lý tài liệu và chứng từ điện tử (Document & Billing Management):
o Trước eTMS: Sử dụng giấy tờ nhiều, dễ thất lạc, mất thời gian xử lý thủ công.
o Với eTMS: Tự động hóa việc tạo, lưu trữ và quản lý các tài liệu vận chuyển (vận
đơn, hóa đơn, giấy tờ hải quan). Điều này giảm thiểu sai sót hành chính, đẩy
nhanh quy trình thanh toán và truy xuất thông tin dễ dàng hơn. •
Báo cáo và phân tích dữ liệu (Reporting & Analytics):
Trước eTMS: Dữ liệu được tổng hợp thủ công, khó phân tích tổng thể và đưa ra
quyết định dựa trên dữ liệu. lOMoAR cPSD| 59561309 o
o Với eTMS: Hệ thống thu thập và phân tích lượng lớn dữ liệu về hiệu suất vận
chuyển (thời gian giao hàng, mức tiêu thụ nhiên liệu, hiệu suất tài xế, chi phí
chuyến đi). Các báo cáo chuyên sâu giúp SOTRANS nhận diện điểm yếu, đưa ra
các cải tiến liên tục để tối ưu hóa hoạt động và giảm chi phí.
4.2. Tác động cụ thể đến việc giảm phát thải khí nhà kính (GFA II): •
Giảm quãng đường di chuyển: Tuyến đường tối ưu nhất đồng nghĩa với ít km di chuyển
hơn, giảm trực tiếp lượng nhiên liệu tiêu thụ. •
Tránh kẹt xe và đường xấu: Lập kế hoạch thông minh giúp xe tránh được các khu vực kẹt
xe, giảm thời gian nổ máy tại chỗ, từ đó giảm tiêu thụ nhiên liệu và phát thải. •
Tối ưu hóa tải trọng: Đảm bảo xe chạy đủ tải, tránh xe chạy rỗng hoặc dưới tải, tối đa
hóa hiệu suất mỗi chuyến đi. •
Giảm thời gian nhàn rỗi của động cơ: Kiểm soát thời gian dừng/đỗ, hạn chế xe nổ máy không tải. •
Phân tích và cải thiện liên tục: Dữ liệu từ eTMS giúp SOTRANS liên tục điều chỉnh và cải
tiến quy trình vận hành để đạt hiệu quả nhiên liệu cao nhất.
5. Phân tích Thiết bị Monitoring (Giám sát)
Thiết bị Monitoring trong ngữ cảnh vận tải của SOTRANS không chỉ đơn thuần là định vị GPS mà
là một hệ thống thu thập dữ liệu toàn diện về tình trạng và hoạt động của phương tiện.
5.1. Chức năng chính của thiết bị Monitoring: •
Cảm biến mức nhiên liệu và kiểm soát tiêu hao:
o Đây là chức năng quan trọng nhất mà SOTRANS nhắc đến. Các cảm biến hiện đại
(thường là cảm biến điện dung hoặc siêu âm) được lắp trực tiếp vào bình nhiên
liệu, đo lường chính xác lượng nhiên liệu còn lại và lượng nhiên liệu đã tiêu hao theo thời gian thực.
Phát hiện gian lận: Hệ thống có thể phát hiện các hành vi rút trộm nhiên liệu,
hoặc khai khống chi phí nhiên liệu của tài xế thông qua biểu đồ biến động nhiên liệu bất thường. lOMoAR cPSD| 59561309 o
o Báo cáo tiêu hao: Cung cấp báo cáo chi tiết về mức tiêu hao nhiên liệu trung
bình, theo từng chuyến đi, theo từng tài xế, giúp SOTRANS đánh giá hiệu quả sử dụng nhiên liệu. •
Giám sát hành vi lái xe (Driver Behavior Monitoring):
o Thiết bị monitoring (kết hợp với GPS và cảm biến gia tốc) có thể ghi nhận các
hành vi lái xe như: tăng tốc đột ngột, phanh gấp, vào cua quá nhanh, chạy quá
tốc độ cho phép, thời gian dừng/đỗ, thời gian nổ máy không tải.
o Cảnh báo: Tự động gửi cảnh báo về trung tâm điều hành khi có các hành vi không
an toàn hoặc tốn nhiên liệu. •
Định vị GPS và theo dõi lộ trình:
o Cung cấp vị trí chính xác của xe theo thời gian thực.
o Lưu trữ lịch sử hành trình, cho phép xem lại tuyến đường đã đi, các điểm dừng
đỗ, tốc độ di chuyển.
o Thiết lập hàng rào địa lý (geofencing) và cảnh báo khi xe ra/vào khu vực quy định. • Giám sát trạng thái xe:
o Có thể tích hợp các cảm biến để giám sát nhiệt độ động cơ, áp suất lốp (TPMS),
trạng thái cửa xe, tình trạng bật/tắt điều hòa,
v.v. Điều này giúp phát hiện sớm các vấn đề kỹ thuật và đảm bảo an toàn.
5.2. Tác động cụ thể đến việc giảm phát thải khí nhà kính (GFA II): •
Kiểm soát chặt chẽ nhiên liệu: Đây là yếu tố cốt lõi để giảm phát thải. Bằng cách biết
chính xác lượng nhiên liệu tiêu thụ, SOTRANS có thể:
o Phát hiện và loại bỏ lãng phí: Xác định ngay các trường hợp tiêu hao nhiên liệu
bất thường do xe hỏng, thói quen lái xe kém, hoặc gian lận.
o Thúc đẩy lái xe tiết kiệm nhiên liệu: Dữ liệu hành vi lái xe được ghi lại giúp quản
lý có thể huấn luyện tài xế lái xe hiệu quả hơn, lOMoAR cPSD| 59561309
tránh tăng/giảm tốc đột ngột, duy trì tốc độ ổn định – những yếu tố ảnh hưởng
lớn đến mức tiêu thụ nhiên liệu.
o Đánh giá hiệu quả các biện pháp giảm phát thải: Khi SOTRANS thay lốp, dầu
nhớt mới, thiết bị monitoring sẽ cung cấp dữ liệu định lượng về mức độ tiết
kiệm nhiên liệu đạt được, giúp đánh giá hiệu quả của các khoản đầu tư này. •
Nâng cao hiệu suất đội xe: Thông tin từ monitoring giúp SOTRANS duy trì đội xe trong
tình trạng tốt nhất, giảm thiểu hỏng hóc giữa đường và tối ưu hóa hiệu suất động cơ. •
Đảm bảo tuân thủ quy định: Đối với các xe đầu kéo đạt chuẩn GFA II, việc giám sát
nhiên liệu và hành vi lái xe giúp đảm bảo xe luôn hoạt động trong điều kiện tối ưu để
duy trì mức phát thải thấp.