Tài liệu sưu tầm. Tổ chức nhân sự ở bộ phận kho

Tổ chức nhân sự ở bộ phận kho 01 Nhân sự ở bộ phận kho Nội dung 02 Cấp chủ quản của kho 03 Nhiệm vụ của thủ kho 01 Nhân sự ở bộ phận kho
Tổ chức nhân sự kho
Tổ chức nhân sự trong kho là việc phân công các
Công nhân vận chuyển – bốc dỡ: chuyên làm
nhân sự trong kho theo trách nhiệm, nhiệm vụ. Tổ
công tác di dời hàng hóa trong kho.
chức phải gắn liền với quá trình hoạt động của kho. Nhân viên giao nhận
Nhân sự kho hàng thường có những người sau
Tải xế xe tải giao hàng: liên quan đến thủ tục ra đây: vào kho
Thủ kho, phó kho, tổ trưởng phụ trách một số khu
Công nhân bảo quản, phân loại, chọn lọc, đóng
vực, nhân viên kho khu vực.
gói, chuẩn bị hàng hóa theo yêu cầu
Nhân viên văn phòng kho hay thư ký kho hàng
Cán bộ, nhân viên làm công tác hành chính: Giám
Cán bộ kiểm nghiệm: có chuyên môn cao
đốc (kho); Tổng giám đốc …
Nhân viên bảo vệ: không trực tiếp với hàng hóa;
liên quan đến thủ tục ra vào 01 Nhân sự ở bộ phận kho
Tổ chức nhân sự kho
(1) Doanh nghiệp có nhiều kho lớn rải rác nhiều nơi hay
là một khu vực tập trung có nhiều kho lớn như ở cảng,
nhân sự có thể tổ chức như sau: Tổng quản kho
Phó tổng quản kho hay phụ tá tổng quản kho dưới sự
phân công của tổng quản kho quản lý một số khu vực
Mỗi kho có một thủ kho và một phó kho
Nhân viên văn phòng kho hay thư ký kho hàng Nhân viên kho khu vực Nhân viên giao nhận
Tài xế xe tải giao hàng… 01 Nhân sự ở bộ phận kho
Tổ chức nhân sự kho
(3) Doanh nghiệp có một số kho nằm trong khu vực có
nhiều loại chủng loại hàng như hàng nông sản, hàng thủy
hải sản, hàng bách hóa… nhân sự có thể tổ chức như sau: Trưởng kho Phó trưởng kho
Một thủ kho và một phó kho Nhân viên kho khu vực
Nhân viên văn phòng kho hay thư ký kho hàng. Tài xế xe nâng Nhân viên giao nhận Tài xế xe tải giao hàng Bảo vệ ở cổng … 02 Cấp chủ quản của kho
Những hình thức tổ chức cơ quan Kho độc lập có Kho trực thuộc Kho trực thuộc Kho trực thuộc Kho trực thuộc trưởng phòng kho kho vận, có phòng kế toán phòng kinh doanh phòng điều phối trưởng phòng kho vận
Dù là hình thức nào thì mỗi cách tổ chức đều có người phụ trách kho đại diện
03 Nhiệm vụ của thủ kho
Trách nhiệm của thủ kho
Chịu trách nhiệm trước Công ty về số lượng – chất lượng hàng hóa
thuộc ngành hàng mình quản lý.
Thực hiện đầy đủ và chính xác các quy trình nhập hàng – xuất
hàng do Công ty thiết lập
Thường xuyên kiểm tra – nhắc nhở các bộ phận làm việc cẩn thận,
chặt chẽ hơn. – Kiểm tra nhãn phụ - tem hợp quy – bar code phải
đầy đủ trước khi đóng gói hàng,
Kiểm tra số lượng – chất lượng hàng hóa trước khi xuất
Kiểm tra thẻ kho thường xuyên và đối chiếu với tồn kho sổ sách để
kịp thời phát hiện sai sót, sửa chữa.
Báo cáo hàng tháng hàng tồn kho lâu năm, đề xuất Ban giám đốc giải quyết…
03 Nhiệm vụ của thủ kho
Trách nhiệm của nhân viên phụ trách khu vực
Quản lý số lượng và chất lượng hàng hóa tại
Lấy đúng ố lượng hàng hóa cần xuất, lấy thừa khu vực mình phụ trách
thì phải tra lại đúng vị trí ban đầu.
Thực hiện đầy đủ các quy trình nhập hàng,
Đóng gói đúng số lượng hàng hóa cần xuất,
xuất hàng, ghi thẻ kho do công ty thiết lập.
đúng mã sản phẩm mà khách hàng yêu cầu.
Dán đầy đủ các tem – nhãn theo quy định của
Vệ sinh, kiểm tra lại tem – nhãn – bar code –
Công ty ngay sau khi hàng nhập kho.
tem hợp quy và chất lượng hàng hóa trước
Sắp xếp hàng hóa trong khu vực ngăn nắp, khi đóng gói.
gọn gang đúng vị trí qui định.
Ghi danh mục hàng hóa được đóng gói rõ
ràng trên bao bì carton để bộ phận giao hàng
dễ dàng giao nhận với khách hàng.
03 Nhiệm vụ của thủ kho
Nhiệm vụ hàng ngày của thủ kho
Hàng ngày thủ kho là người đến kho đầu tiên làm các công việc sau:
Đi vòng quanh kho hàng xem có dấu hiệu nào khả nghi không
Kiểm tra giấy niêm phong ngoài cửa kho
Kế hoạch làm việc trong ngày và dự đoán các nhu cầu sắp tới.
Nếu là hàng phục vụ sản xuất trong ngày: tổng kết các phiếu
xuất vật tư để phân công nhân viên chuẩn bị cho công nhân các
phân xưởng kịp đến nhận đúng giờ sản xuất
Nếu là kho kinh doanh: tổng kết các đơn hàng xuất kho và kế
hoạch nhập kho ngày hôm nay
để phân công nhân viên và các phương tiện bốc xếp khác như xe nâng, xe chở hàng
Trong ngày kiểm tra các lô hàng nhập và các lô hàng xuất, ký
nhận nhập xuất hàng vào Hóa đơn hay Phiếu xuất nhập hàng cho người giao nhận.
03 Nhiệm vụ của thủ kho
Nhiệm vụ hàng ngày của thủ kho
Nhập các dữ liệu vào máy vi tính, ghi chép kiểm kê với các ghi
chú về tình trạng kiểm kê với các ghi chú về trình trạng kiểm
kê thừa, thiếu, rách vỡ, chậm trễ trong vận chuyển.
Giám sát tình trạng bốc xếp của đội công nhân, xe nâng bốc dỡ hàng.
Cuối ngày đối chiếu số liệu xuất nhập trong ngày với các bộ phận liên quan
Thực hiện bản báo cáo hàng ngày (nếu cấp trên có yêu cầu),
bao gồm số tồn kho, tình trạng xuất thiếu so với hóa đơn kiêm
phiếu xuất kho hay nhập thừa hoặc thiếu so với chứng từ nhập
(Bill of Lading, phiếu nhập kho…)
Kiểm tra xem còn ai trong kho trước khi đóng cửa kho cuối ngày.
Là người dán niêm phong đóng cửa kho cuối cùng trước khi ra về
03 Nhiệm vụ của thủ kho
Nhiệm vụ hàng tuần của thủ kho
Hàng tuần thủ kho báo cáo lên trưởng bộ phận
Báo cáo các mặt hàng cần xử lý như: hàng
(trưởng kho) và phòng kế toán (có đơn vị Kho
bị côn trùng phá hoại cần phải tu trùng và xử
hàng trực thuộc phòng kinh doanh) để kịp thời xử lý tu chỉnh tái chế lý.
Tình trạng hàng nhập trong tuần thừa hay
Lập phiếu tổng kết hàng tuần trên cơ sở các
thiếu so với phiếu nhập hàng, nêu nguyên
phiếu kê trong tuần các mặt hàng gần tới ngày
nhân vì sao có tình trạng đó
hết hạn sử dụng, nhắc lại các mặt hàng hết hạn
Tình trạng các phương tiện dùng cho bốc
sử dụng, hàng xuống cấp mặc dù chưa hết hạn
xếp hàng như xe nâng, bình ắc qui của xe sử dụng… nâng hết bình …
Báo cáo tình trạng kho hàng như bị thủng nóc,
Báo cáo các mặt hàng sắp hết
kho bị dột khi trời mưa xuống, dây điên bị mục
sắp rớt, bình chữa cháy hết hạn thuốc sử dụng
03 Nhiệm vụ của thủ kho
Nhiệm vụ hàng tháng/quý/6 tháng của thủ kho
Tùy qui định của đơn vị, sự kiểm kê
định kỳ vào cuối tháng, từng quý hay
6 tháng một lần, lúc này có sự phối
hợp của phòng kế toán hay phòng kinh doanh để kiểm kê.