Tóm tắt Phương pháp bố trí nhân sự môn Quản trị nhân sự | Đại học Công nghệ Giao thông vận tải

Bố trí sử dụng nhân sự
1. Khái quát về công tác bố trí sử dụng nhân sự
1.1. Khái niệm về bố trí sử dụng nhân sự
- Bố trí nhân sự là quá trình sắp đặt nhân lực vào các vị trí công việc của tổ chức, khai thác và
phát huy năng lực làm việc của nhân sự một cách tối đa nhằm đạt hiệu quả cao trong công việc.
+ Vừa mang tính ổn định, vừa mang tính linh hoạt vì quá trình này liên quan trực tiếp đên cơ
cấu tổ chức doanh nghiệp cũng như cá nhân từng người lao động.
+ Trách nhiệm trước hết thuộc về người đứng đầu doanh nghiệp, sau đó các nhà quản trị khác
theo phạm vi và quyền hạn được phân công.
1.2 Tầm quan trọng của bố trí nhân sự
Bố trí sử dụng lao động có tầm quan trọng rất lớn không chỉ đối với cá nhân đó mà còn là với
tập thể công ty. Bố trí nhân sự ảnh hưởng đến vấn đề quản trị nhân sự rất nhiều. Ngoài ra còn
ảnh hưởng đến các vấn đề như sau:
● Tác động đến năng suất lao động trong toàn bộ doanh nghiệp
● Tác động trực tiếp đến chất lượng và giá thành sản phẩm, từ
đó ảnh hưởng đến
khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp
● Tác động đến khả năng thực hiện kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp và có ảnh
hưởng đến các mối quan hệ trong doanh nghiệp
1.3 Mục tiêu bố trí nhân sự hiệu quả
Bố trí đúng nhân sự chính là một trong các yếu tố giúp hoạt động doanh nghiệp đạt hiệu quả
tối đa. Do vậy, bố trí và sử dụng lao động nhằm đạt được những mục tiêu như sau:
Đảm bảo bố trí nhân sự đúng người đúng việc
Nhà quản lý có thể áp dụng những bài test tính cách như: bài test MBTI , bài test DISC,… để
tìm hiểu về những điểm mạnh, điểm yếu,… của nhân viên. Đây là phương pháp hiệu quả nếu
nhà quản lý đang cần một công cụ trong đánh giá nhân sự. Qua đó, sắp xếp họ vào đúng việc
nhằm phát huy được tối đa thế mạnh của họ. Đây cũng là nguyên tắc tuyển dụng nhân sự
cơ bản dành cho mọi nhà quản lý doanh nghiệp hoặc những người làm công tác tuyển dụng.
Đảm bảo bố trí nhân sự đủ số lượng
Mỗi một đầu mối luôn cần số lượng nhân viên phù hợp để đảm bảo yêu cầu đặt ra. Đảm bảo
đủ số lượng lao động theo yêu cầu của hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp tránh tình
trạng thừa hoặc thiếu nhân lực. Thừa hay thiếu nhân sự dễ khiến quy trình vận hành không
đạt kết quả như mong đợi. Đối với doanh nghiệp, cũng như thực trạng tuyển dụng nhân sự
ở Việt Nam, bài toán đảm bảo số lượng nhân lực là cơ bản nhất.
Đảm bảo bố trí nhân sự đúng thời điểm
Đảm bảo đúng thời điểm chính là đảm bảo tính mềm dẻo và linh hoạt trong sử dụng lao động.
Việc sử dụng lao động phải đảm bảo tránh các đột biến về nhân lực trong quá trình kinh
doanh do các yếu tố hưu trí, bỏ việc… Hoặc trong nhiều trường hợp cần đa dạng hoá các loại
hình hợp đồng nhằm tiết kiệm chi phí nhân công đối với các doanh nghiệp mà hoạt động mang tính thời vụ.
II. Các nguyên tắc bố trí và sử dụng nhân sự hiệu quả
● Bố trí và sử dụng nhân sự phải có kế hoạch từ trước.
● Bố trí và sử dụng nhân sự theo lôgíc hiệu suất hay phải đảm bảo tính khoa học của
tổ chức lao động.
● Bố trí và sử dụng nhân sự theo lôgíc tâm lý xã hội hay tạo nhóm làm việc hiệu quả.
● Đảm bảo phát triển cho từng cá nhân và làm giàu công việc
III. Nội dung của bố trí và sử dụng nhân lực
1. Dự báo nhu cầu nhân lực
* Mục đích: Nhằm xác định nhu cầu nhân lực của DN trong tương lai cả về sổ lượng, chất lượng, cơ cấu. * Nội dung:
- Dự báo nhu cầu về nhân lực của doanh nghiệp trong tương lai
- Đánh giá thực trạng và khả năng đáp ứng của đội ngũ nhân lực doanh nghiệp đang có
- Tiến hành các hoạt động bố trí và sử dụng nhân lực
- So sánh giữa nhu cầu nhân lực sắp tới và khả năng đấp ứng hiện nay - Xác định
chính xác các căn cứ để dự báo, các căn cứ cụ thế như:
+ Chiến lược, kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp
+ Nhu cầu về sản phẩm dịch vụ;
+ Khối lượng công việc cần thiết phải làm;
+ Trình độ trang thiết bị kỹ thuật và khả năng thay đổi công nghệ;
+ Sự thay đổi về tổ chức hành chính có ảnh hưởng đến năng suất lao động;
+ Khả năng nâng cao chất lượng nhân viên;
+ Tỷ lệ nghỉ việc có thể có tại DN;
+ Khả năng tài chính của DN để thu hút lao động lành nghề trên thị trường.
+ Thuật sử dụng để dự báo: Phân tích xu hướng / Trù tính / Kỹ thuật Delphi / …
→ Dự báo nhu cầu của DN thường mang tính dài hạn và nằm trong phạm trù "kín" của các
nhà quản trị doanh nghiệp, nó liên quan nhiều đến sự thay đồi cơ cầu tổ chức theo yêu cầu
của thị trường - DN cần xác lập danh mục các công việc và chức danh cần có trong thời gian
tới nhằm duy trì và phát triển hoạt động sản xuất kinh doanh của DN. Danh mục này sẽ phải
chứa đựng các thông tin:
+ Các công việc và chức danh gì?
+ Đối tượng mà công việc cần đáp ứng là gì?
+ Công việc đó khi thực hiện sẽ liên quan đến ai?
+ Công việc cần đạt được ở mức độ nào?
+ Tiêu chuẩn thực hiện tốt công việc đó.
2. Đánh giá thực trạng nhân lực của doanh nghiệp * Mục đích:
- Đánh giá mức độ đáp ứng nhu cầu từ nguồn cung nội bộ về số lượng, chất lượng, cơ cấu nhân lực.
- Khai thác tốt nhất đội ngũ nhân lực hiện có.
* Nội dung: Gồm hai mảng công việc chính:
a. Đánh giá tổng quan thực trạng nhân lực của doanh nghiệp
- Là phân tích mức cung nội bộ của DN về con người -> giúp DN xác lập được định hướng
tổng thể cho công tác bố trí và sử dụng nhân lực. - Dựa trên cơ sở :
+ Tại DN hiện có bao nhiêu người cho mỗi công việc?
+ Trong thời gian tới, đối với 1 công việc, bao nhiêu người sẽ ở lại chỗ cũ, bao nhiêu người
chuyển sang công việc khác và bao nhiêu người sẽ rời khỏi công việc của mình và tổ chức đó?
- Sau đó nhà quản trị thiết lập hệ thống thông tin nhân lực (thống kê số lượng và chất lượng nhân lực hiện có)
b. Đánh giá năng lực của nhân lực trước khi bố trí và sử dụng
- Tiêu chuẩn đánh giá:
+ Tư chất cá nhân: tính liêm khiết, sức chịu đựng căng thẳng, khả năng đổi mới,…
+ Kỹ năng chuyên môn: tư duy kinh doanh, trình độ chuyên môn nghề nghiệp, khả năng tiếp
thu kiến thức mới, khả năng ngoại ngữ,…
+ Kỹ năng lãnh đạo và tổ chức: định hướng mục tiêu, khả năng quản trị, ...
+ Kỹ năng giao tiếp: khả năng biết lắng nghe, tinh thần cởi mở, tinh thần đông đội,...
- Đối tượng đánh giá: + Cấp trên đánh giá
+ Đồng nghiệp đánh giá + Tự dánh giá
+ Ngoài ra có thể đánh giá thông quan nhận xét của khách hàng
- Phương pháp đánh giá:
+ Phương pháp thang điểm
+ Phương pháp ghi chép, lưu trữ
+ Phương pháp quan sát hành vi
→ Cần kết hợp nhiều phương pháp đánh giá và đổi tượng đánh giá để đảm bảo tính
đồng bộ và toàn diện.
3. So sánh giữa nhu cầu và khả năng đáp ứng của nhân lực -
Phân tích GAP (chênh lệch) là cân đối giữa nhu cầu về nhân
lực của doanh nghiệp và khả năng đáp ứng của nhân lực
+ Trong dài hạn & ngắn hạn -
Phân tích GAP cho ra 3 kết quả : + Nhu cầu và khả năng
cung ứng cân bằng o Cầu > cung: khan hiếm nhân lực o Cung > cầu: dư thừa nhân lực
4. Tiến hành các hoạt động bố trí và sử dụng nhân lực
Ngắn hạn (ghi v.v - k ghi hết các gạch đầu dòng nhé)
- Mục tiêu: Đảm bảo độ thích ứng giữa nhu cầu DN và người lao động
- Khoảng cách NS xảy ra do tác động của các hiện tượng: + Tính thời vụ + Cao điểm kinh doanh + Giảm sản lượng + Làm thêm giờ
+ Sử dụng lao động thời vụ, nhân viên part time
+ Sử dụng lao động hợp đồng có thời hạn + Thuê gia công + Giảm sản lượng
+ Dừng lao động thời vụ
+ Dừng lao động thêm giờ
+ Không gia hạn hợp đồng có thời hạn
+ Cứ cán bộ đi đào tạo, nghỉ phép + Nghỉ việc tạm thời + Nhận làm gia công
+ Giảm thời gian làm việc + ...
Trung hạn (giống ở trên) Phân tích:
- Bám sát thông tin về nhân lực hiện tại cũng như phát triển của DN trong ngắn hạn
- Nhận định khó khăn và thuận lợi có thể có trong trung hạn
- Tăng cường điều chuyển nội bộ
- Sửa đổi lộ trình công danh và phát triển nhân sự
- Gia hạn làm thêm cho những nhân lực lành nghề sắp về hưu
- Tăng cường điều chuyển nội bộ
- Giảm sử dụng nguồn nội bộ với nhân sự có học vấn thấp
- Sửa đổi lộ trình công danh và phát triển nhân sự - Về hưu sớm - … Dài hạn Cần thiết:
- Kế hoạch phát triển nhân lực phù hợp môi trường hoạt động của DN
- Tạo ra được sự hài hòa giữa dự báo nhu cầu nhân sự và sự vận động phát triển của nhân viên
=> Tạo ra bầu không khí khuyến khích nhân viên phát triển
Các giải pháp mang tính chiến lược :
- Tuyển dụng từ nguồn bên ngoài
- Đào tạo và phát triển nhân sự có định hướng - Cắt giảm nhân sự
- Đào tạo và phát triển có định hướng
5. Kiểm soát nhân lực
- Nắm bắt tình hình nhân lực được bố trí và sử dụng
- Đề ra các biện pháp và hành động can thiệp hợp lý, kịp thời để phát huy năng lực của nhân lực
- Kiểm soát nhân lực cần được thực hiện khéo léo đề:
+ Biết rõ năng lực nhân lực
+ Điều chuyển nhân lực phù hợp
+ Sự hợp lý của quyết dịnh bố trí và sử dụng nhân lực
+ Giúp đỡ nhân lực làm tốt công việc được bố trí
- Sử dụng các nguồn thông tin về nhân lực dân chủ tập trung
- Kiểm soát nhân lực phải căn cứ vào thực tiễn công tác
IV. Bố trí và sư dụng theo nhóm 1.Khái niệm
Bố trí và sử dụng nhóm nhân lực là quá trình sắp xếp, phân công công việc cho các cá nhân
vào các nhóm làm việc phù hợp, dựa trên năng lực, kỹ năng và mục tiêu chung.
2. Nguyên tắc bố trí nhân lực theo nhóm
• Phù hợp với năng lực và chuyên môn
• Đảm bảo sự cân bằng trong nhóm
• Rõ ràng về vai trò và trách nhiệm
• Thúc đẩy tinh thần làm việc nhóm
3. Phương pháp sử dụng nhân lực theo nhóm
• Phân công công việc linh hoạt
• Áp dụng các mô hình nhóm làm việc
• Tạo động lực và phát triển kỹ năng
• Ứng dụng công nghệ hỗ trợ làm việc nhóm
4. Lợi ích của việc bố trí và sử dụng nhóm nhân lực
• Tăng cường hiệu suất làm việc
• Cải thiện sự hài lòng và gắn kết nhân viên
• Thích nghi tốt với thay đổi Kết luận
Bố trí và sử dụng nhóm nhân lực là một chiến lược quản lý quan trọng giúp nâng cao hiệu
quả làm việc, phát triển nhân tài và thúc đẩy sự thành công của tổ chức. Việc áp dụng đúng
nguyên tắc và phương pháp sẽ giúp tối ưu hóa nguồn lực và mang lại lợi ích bền vững cho doanh nghiệp.
V. Liên hệ thực tiễn
Ngày 13/9/1988, thành lập Công ty Công nghệ Thực phẩm (The Food Processing Technology
Company), tiền thân của Công ty FPT.
Ngày 27/10/1990, công ty đổi tên thành Công ty Phát triển Đầu tư Công nghệ FPT (tên giao
dịch quốc tế: The Corporation for Financing and Promoting Technology).
Ngày 13/3/1990, công ty mở chi nhánh đầu tiên tại TP Hồ Chí Minh.
Tháng 3/2002, công ty cổ phần hóa với tên Công ty Cổ phần Phát triển Đầu tư Công nghệ
FPT (tên tiếng Anh giữ nguyên).
Tháng 5/2002, FPT nhận giấy phép cung cấp dịch vụ kết nối Internet (IXP).
Tháng 7/2002, FPT cho ra đời sản phẩm máy tính FPT Elead dựa trên công nghệ của Intel.
Tháng 11/2002 VnExpress.net trở thành tờ báo điện tử đầu tiên củaViệt Nam được cấp giấy phép.
- Năm 2003, FPT quyết định chuyển các Trung tâm thành các Chi nhánh.
- Năm 2004, FPT khai trương Chi nhánh FPT Đà Nẵng, thành lập một loạt trung tâm mới:
Trung tâm Dịch vụ ERP, Trung tâm Đào tạo Mỹ thuật đa phương tiện FPT-Arena, Trung
tâm Phát triển Công nghệFPT.
- Năm 2005, FPT thành lập Trung tâm FPT Media, chuyển đổi Chi nhánh
Tính đến hết 31/12/2022, quy mô nhân lực của FPT tại 29 quốc gia và vùng lãnh thổ tăng
14,1% so với cùng kỳ, đạt 42.408 người (số liệu so sánh bao gồm nhân sự của 08 công ty con trực thuộc).
Trong đó, quy mô nhân lực khối Công nghệ tiếp tục đóng vai trò nòng cốt với 28.533 nhân
sự, chiếm tới 67,3% tổng nhân lực của Tập đoàn, tăng 18,6% so với cùng kỳ. Đây cũng là lực
lượng đóng góp quan trọng trong việc mở rộng hệ sinh công nghệ Made by FPT, góp phần
tạo động lực tăng trưởng mới cho Tập đoàn trong dài hạn…
Hiểu rõ tầm quan trọng của nguồn nhân lực trong sự phát triển bền vững của Tập đoàn, hoạt
động quản trị và phát triển nhân sự của FPT tập trung vào 05 hoạt động bao gồm: (1) Sự đa
dạng, công bằng và hòa hợp, (2) Tạo cơ hội học hỏi và thăng tiến, (3) Liên tục cải thiện chính
sách đãi ngộ và phúc lợi, (4) Chăm sóc sức khỏe thể chất và tinh thần và (5) Lắng nghe, thấu
hiểu và tin yêu. Đặc biệt, FPT luôn mong muốn truyền tải thông điệp về hạnh phúc và khuyến
khích triển khai các hoạt động nhằm kiến tạo môi trường làm việc hạnh phúc cho tất cả
CBNV. Sự đa dạng, công bằng và hòa hợp Điểm khác biệt của FPT chính là ở giá trị cốt lõi
của tổ chức với "Tôn trọng – Đổi mới – Đồng đội – Chí công – Gương mẫu – Sáng suốt"
được xem là một phần không thể thiếu kiến tạo nên bộ GEN của FPT, là tinh thần và sức
mạnh đoàn kết của FPT. FPT luôn tôn trọng và thấu hiểu, chấp nhận mọi người như họ vốn
có, cả mặt mạnh, mặt yếu, cả điểm tốt và chưa hoàn thiện, đồng thời, tạo điều kiện tối đa để
các thành viên được phát triển bản thân, hoài bão, nhờ đó, nâng cao chất lượng nguồn lực.
Với 47% số lượng nhân sự là Gen Z, trong thời gian tới, lực lượng Gen Z tiếp tục ngày càng
gia tăng và trở thành lực lượng lao động chính trong tương lai, với những khác biệt so với các
thế hệ trước và tiềm năng bứt phá.
Chiến lược cơ cấu nhân sự của FPT Để xây dựng một đội ngũ nhân viên với nền tảng vững
chắc, FPT xây dựng cơ cấu tổ chức các phòng nhân sự gồm có: * Đứng đầu: Trưởng phòng
nhân sự * Tiếp theo: Các phó phòng nhân sự phụ trách: tuyển dụng, đào tạo, chính sách và
đãi ngộ cho nhân viên * Cuối cùng là nhân viên Chiến lược quản trị nguồn nhân lực của FPT
gắn với việc tách rời cơ cấu tổ chức quản lý nhân sự cho từng phòng với chức năng riêng,
đảm bảo bởi các chuyên gia, đã giúp cho FPT hoạt động chuyên nghiệp, thống nhất hơn và
đảm bảo được sự vận hành trôi chảy trong hệ thống và khâu tổ chức nhân sự. Tại FPT, ban tổ
chức cán bộ hay còn gọi là FHR được coi là cơ quan chủ quản về nhân sự trong toàn bộ tập
toàn, họ có trách nhiệm giám sát cũng như thuyên chuyển, sử dụng, tuyển dụng bổ sung lao
động một cách hiệu quả và đảm bảo được sự công bằng trong hoạt động.
Cơ cấu lương và thưởng: * Lương cơ bản: FPT áp dụng hệ thống lương theo hiệu quả công
việc, thay vì chỉ dựa trên thâm niên hay chức vụ. * Thưởng: * Thưởng theo hiệu quả công
việc: Dựa trên kết quả công việc và đóng góp cá nhân. * Thưởng theo hiệu quả kinh doanh:
Liên quan đến kết quả kinh doanh của công ty. * Thưởng lương tháng 13: Được thưởng vào
dịp thành lập Tập đoàn và Tết âm lịch. * Phụ cấp: Bao gồm phụ cấp đi lại, cước điện thoại di
động, kiêm nhiệm và các phụ cấp khác tùy theo vị trí công việc. Mức lương cụ thể theo vị
trí: * Nhân viên hành chính - nhân sự: Mức lương khoảng 6.000.000₫/tháng. * Nhân viên
quản trị hệ thống: Mức lương khoảng 18.177.550₫/tháng. Chính sách phúc lợi: * Bảo hiểm
FPT Care: Gói bảo hiểm dành riêng cho nhân viên FPT và người thân, thanh toán 100% chi
phí khám chữa bệnh tại tất cả các bệnh viện. * Chế độ khen thưởng và phúc lợi phong phú:
Bao gồm thưởng lương tháng 13, thưởng kinh doanh Quý/Năm và các chế độ theo Luật lao
động hiện hành. Quy trình tính lương: Nhân viên nhân sự tiền lương tại FPT Retail chịu trách
nhiệm tính lương hàng tháng cho nhân viên, tính thuế thu nhập cá nhân, theo dõi và cập nhật
các chế độ về thai sản, ốm đau, nghỉ phép trong công ty, kiểm tra và đề xuất các chế độ và
chính sách phúc lợi theo Luật lao động. Chính sách đãi ngộ khác: FPT cung cấp các chính
sách đãi ngộ và phúc lợi hấp dẫn, bao gồm mức lương cạnh tranh, cơ hội thăng tiến và môi
trường làm việc thân thiện, nhằm thu hút và giữ chân nhân tài. Những thông tin trên phản ánh
cơ cấu lương thưởng tại FPT, thể hiện sự quan tâm của công ty đến việc đảm bảo quyền lợi
và động viên nhân viên cống hiến cho sự phát triển chung. Khuyến khích tinh thần học tập,
trao cơ hội học tập cho nhân viên Bên cạnh Kinh doanh và Công nghệ, FPT xác định con
người là một trong ba yếu tố cốt lõi. Phát triển con người cũng chính là phát triển tập đoàn.
Vì thế FPT luôn đẩy mạnh tinh thần học tập trong tổ chức. Mỗi nhân viên đều được hỗ trợ để
trang bị thêm kiếm thức chuyên môn, kỹ năng liên quan đến công việc, kỹ năng mềm và khả
năng ứng dụng công nghệ. Lộ trình học tập tại đây gắn liền với công việc, và hướng tới việc
mỗi người vừa là người học, vừa là thầy trong lĩnh vực của mình, sẵn sàng chia sẻ với đồng
nghiệp. Các nhà quản trị, lãnh đạo sẽ được luân chuyển giữa các vị trí để tích lũy kinh
nghiệm, nâng cao năng lực điều hành theo hướng đa dạng hơn.