Thu mua - Tổng quan Logistics | Trường Đại học Giao thông Vận Tải

lOMoAR cPSD| 40342981 THU MUA PROCUREMENT 1. Thu mua là gì ?
2. Tại sao quản lý thu mua lại quan trọng 3. Quy trình thu mua 4. Chí phí thu mua
5. Nguyên tắc cơ bản của thu mua 6. Xu hướng thu mua 7. Ví dụ minh hoạ 1. Thu mua là gì ?
Thu mua trong Logistics là quy trình lập kế hoạch, xác định mục tiêu,
đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp phù hợp để đàm phán giá cả và
tiến hành hoạt động thu mua Thiết lập mối quan hệ chiến lược lâu
dài với nhà cung cấp.
Mục tiêu chung: hỗ trợ các nhà sản xuất hoặc thương mại thực hiện tốt
các hoạt động mua hàng với chi phí thấp. Cụ thể là: Đảm bảo nguồn cung
Quản lý Quy trình Mua hàng – thanh toán một cách hiệu quả.
Quản lý năng lực nhà cung cấp
Phát triển mục tiêu phù hợp với các bên liên quan trong nội bộ
Phát triển các chiến lược cung ứng tích hợp hỗ trợ các mục đích và mục tiêu kinh doanh
Mục tiêu này ngụ ý rằng việc mua hàng có thể ảnh hưởng trực tiếp (tích cực hoặc
tiêu cực) đến tăng trưởng dài hạn, doanh thu, kết quả hoạt động và kế hoạch của
các bên liên quan và đơn vị kinh doanh.
Thu mua là một hoạt động không thể thiếu trong chuỗi các hoạt động của
Logistics và Chuỗi Cung Ứng.
Thông thường các hoạt động cần thiết bao gồm: Lập kế hoạch mua
Xác định các tiêu chuẩn
Nghiên cứu và lựa chọn nhà cung cấp Phân tích giá trị lOMoAR cPSD| 40342981 Tài chính Đàm phán giá cả Mua hàng
Quản lý hợp đồng cung cấp Kiểm soát hàng tồn kho Thanh toán.
2. Tại sao quản lý thu mua lại quan trọng
Tăng giá trị gia tăng và tiết kiệm chi phí
Xây dựng mối quan hệ và thúc đẩy cải tiến
Muốn nâng cao lợi nhuận của công ty, sẽ có nhiều hình thức khác nhau:
Cách tiếp cận truyền thống: mặc cả để giảm giá nguyên vật liệu.
Một cách tiếp cận mới hơn là xây dựng mối quan hệ với các nhà cung cấp để
cùng nhau giảm chi phí sản phẩm/dịch vụ và mong muốn các nhà cung cấp
đóng góp những ý tưởng đổi mới nhằm liên tục gia tăng giá trị cho các sản
phẩm và dịch vụ của công ty.
Nâng cao chất lượng và danh tiếng
Giảm thời gian đưa sản phẩm ra thị trường
Cải thiện chi phí nguyên vật liệu, chất lượng nguyên vật liệu và thời gian phát triển sản phẩm.
3. Quy trình thu mua cơ bản
Quy trình thu mua thường bắt đầu từ một nhu cầu hoặc một yêu cầu cụ thể
(có thể là yêu cầu về hàng tồn trữ hoặc yêu cầu về dịch vụ).
Bộ phận thu mua sẽ thiết lập một bảng tiêu chuẩn nêu rõ chi tiết các yêu
cầu (đặc tính, thông số kĩ thuật, tính chất vật lí, hóa học, …)
Một hồ sơ mời thầu (RFP) hay một yêu cầu báo giá (RFQ) sẽ được thiết
lập và gửi đến các nhà cung cấp Các nhà cung cấp sẽ gửi báo giá Bộ phận
thu mua sẽ xem xét để chọn ra nhà cung cấp tốt nhất (dựa trên giá cả, giá trị
và chất lượng) để đặt ra các đơn hàng. (đơn đặt hàng thường đi kèm với các điều
khoản và điều kiện cụ thể để hình thành nên những thỏa thuận của hợp đồng giao dịch)
Các nhà cung cấp sẽ cung cấp hay phân phối các sản phẩm hoặc dịch vụ
theo đơn đặt hàng. (Một hóa đơn do nhà cung cấp phát hành được dùng để đối
chiếu các đơn đặt hàng với các giấy tờ để kiểm tra hàng hóa đã nhận) lOMoAR cPSD| 40342981
Sau khi hoàn tất thủ tục kiểm tra đối chiếu, bộ phận thu mua sẽ thanh toán
đơn hàng cho nhà cung cấp.
Quy trình chuẩn cụ thể… Xác định nhu cầu
Xác định nhu cầu vật tư cần thiết tiến hành lập bảng tiêu chuẩn ghi rõ các
yêu cầu từ số lượng, thông số kĩ thuật đến đặc tính.
VD: nhu cầu về vải, cúc áo, … Lựa chọn nhà cung cấp
Ngay khi xác định được nhu cầu vật tư cần mua, nhân viên cung ứng tiến
hành nghiên cứu, lựa chọn nhà cung cấp.
Giai đoạn khảo sát: Thu thập thông tin về các nhà cung cấp
Giai đoạn lựa chọn: trên cơ sở những thông tin thu thập được, tiến
hành đánh giá, so sánh và chọn nhà cung cấp chính thức
Giai đoạn đàm phán, ký kết hợp đồng: trong giai đoạn này phải thực
hiện nhiều bước có mối quan hệ mật thiết với nhau. Bước trước làm
nền cho bước sau. Cụ thể gồm các giai đoạn: Giai đoạn chuẩn bị Giai đoạn tiếp xúc Giai đoạn đàm phán
Giai đoạn kết thúc đàm phán – ký kết hợp đồng cung ứng
Giai đoạn rút kinh nghiệm
Giai đoạn thử nghiệm: sau khi hợp đồng cung ứng được ký kết, cần tổ
chức tốt khâu thực hiện hợp đồng. Trong quá trình này luôn theo dõi,
đánh giá lại nhà cung cấp đã chọn.
Lập đơn hàng, ký hợp đồng cung ứng
Sau khi chọn được nhà cung ứng, cần tiến hành thành lập đơn đặt
hàng/hợp đồng cung ứng. Thường thực hiện bằng 1 trong 2 cách sau:
Cách 1: Người mua lập Đơn đặt hàng quá trình giao dịch bằng thư,
fax, email… (hoàn giá) Nhà cung cấp chấp nhận đơn đặt hàng/Ký hợp đồng.
Cách 2: người mua lập Đơn đặt hàng quá trình đàm phán gặp mặt trực
tiếp Ký kết hợp đồng cung ứng. lOMoAR cPSD| 40342981
Tổ chức thực hiện đơn hàng/Hợp đồng cung ứng
Khi đơn đặt hàng đã được chấp nhận/hợp đồng được ký kết, thì nhân viên phòng
cung ứng tùy từng trường hợp cụ thể sẽ thực hiện hàng loạt các công việc tương
ứng để thực hiện đơn hàng/hợp đồng: nhận hàng, kiểm tra các ghi chú của nhà
cung cấp so với đơn hàng, giám sát dỡ hàng từ phương tiện vận tải, kiểm tra hàng
hóa được giao, ký vào các chứng từ cần thiết, ghi mã số hàng hóa và cho nhập kho,
hiệu chính lại sổ sách cho phù hợp, kiểm tra hóa đơn và thanh toán, tiến hành đánh
giá lại toàn bộ quá trình cung ứng hàng hóa, rút kinh nghiệm.
Nhập kho – bảo quản – cung cấp cho các bộ phận có nhu cầu 4. Chi phí thu mua
Là các chi phí liên quan trực tiếp đến quá trình thu mua hàng hóa từ
lúc mua đến khi hàng về đến doanh nghiệp Đánh giá mức độ hiệu
quả của quá trình thu mua. lOMoAR cPSD| 40342981
Các loại chi phí thu mua:
Chi phí cơ bản: chi phí phải trả cho giá trị riêng lẻ của hàng hoá và dịch vụ.
Chi phí mua hàng: bao gồm giá trị sản phẩm, chi phí lao động (liên
lạc và cộng tác với các bộ phận khác, nhập dữ liệu,…)
Chi phí hợp đồng và đàm phán: chi phí phát sinh trong quá trình đàm
phán. Chi phí vận chuyển Thuế. Bảo hiểm hàng hoá.
Chi phí thuê kho, bốc xếp hàng hoá,… Các chi
phí liên quan đến việc mua hàng tồn kho. ….
Đối với hàng nhập khẩu sẽ có phát sinh thêm các chi phí như: phí
trước hải quan, phí, lệ phí, thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt,
thuế bảo vệ môi trường (nếu có),…
Để được ghi nhận là chi phí hợp lý của doanh nghiệp thì cần những điều kiện sau:
• Phải phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
• Các chi phí mua hàng phải có hóa đơn, chứng từ theo quy định.
• Các hóa đơn trên 20.000.000 đồng phải thanh toán qua ngân hàng.
• Có tờ khai hải quan, giấy nộp tiền (Đối với hàng nhập khẩu)
5. Nguyên tắc cơ bản của thu mua
Có 5 nguyên tắc cơ bản trong thu mua mà bạn cần nắm: Đúng chất lượng Đúng số lượng Đúng thời gian Đúng giá
Một trong những nguyên tắc cơ bản của thu mua là hàng hóa phải được mua tại
mức giá tốt nhất với những điều kiện tốt nhất để tạo ra lợi nhuận tốt nhất cho công ty. Đúng nguồn hàng
Mua hàng hóa từ đúng nguồn, chất lượng, có xuất xứ rõ ràng để đảm bảo chất
lượng cho sản phẩm khi sản xuất. 6. Xu hướng thu mua
Đã có một số xu hướng thu mua trong vài năm gần đây. Hai trong số
những xu hướng quan trọng nhất là JIT (Just In Time) và
eprocurement. JIT bắt đầu xuất hiện tại Nhật Bản vào những năm 90,
nó là sự sắp đặt thu mua hàng hóa sao cho lượng hàng hóa đó được sử lOMoAR cPSD| 40342981
dụng một cách tức thời, tránh tồn đọng không cần thiết. Trong những
năm 2000 thì xu hướng e-procurement (mua hàng điện tử) trở nên phổ
biến hơn nhờ vào sự phát triển mạnh mẽ và thịnh hành của sức mạnh
công nghệ thông tin và an ninh mạng.
E – Procurement hay mua hàng điện tử đã được biết đến vào năm 1980, dưới sự
phát triển của trao đổi dữ liệu điện tử (EDI), khi các thông tin, dữ liệu giữa các
nhân sự trong và ngoài doanh trao đổi thông qua các trang điện tử. Tại thời điểm
này, E – Procurement chỉ đơn giản là việc giao nhận hóa đơn giữa nhà cung cấp và
nhà thu mua thông qua Email. Đến năm 1990, EDI có những cải tiến khi phát triển
những mục trực tuyến riêng, đặc biệt dành cho các nhà cung ứng.
E – Procurement khác với Ecommerce, đây là quy trình giữa doanh nghiệp với
doanh nghiệp, giữa nhà cung ứng với nhà thu mua. Mua hàng điện tử ngày nay bao
gồm tất cả các hoạt động đều được thực hiện dựa trên nền tảng công nghệ thông
tin, từ tìm kiếm, lựa chọn nhà cung cấp đến đấu thầu, mua hàng, và quản lý dữ liệu, hợp đồng. 7. Ví dụ minh hoạ
Một công ty du lịch cần thu mua các dịch vụ như vé máy bay, khách sạn,
xe du lịch, hướng dẫn viên, bảo hiểm... từ các đối tác cung cấp.
Nhân viên thu mua phải nghiên cứu thị trường du lịch, tìm hiểu nhu cầu
và sở thích của khách hàng, so sánh các đề nghị từ các đối tác cung cấp, đàm
phán giá cả và chất lượng dịch vụ, đặt mua dịch vụ theo kế hoạch tour, theo
dõi tình trạng cung cấp dịch vụ và đánh giá sự hài lòng của khách hàng, thanh toán.
Doanh nghiệp AAAAA cần thu mua nguyên liệu để sản xuất máy thở
oxy (cho các thành viên nhóm 7 sau khi chạy dl)
Nhân viên thu mua phải xác định rõ nhu cầu nguyên vật liệu của doanh
nghiệp (số lượng hàng tồn, chất lượng hàng hoá,…)
Nghiên cứu thị trường, khảo sát chất lượng các nhà cung cấp Yêu cầu báo giá
So sánh các đề nghị từ đối tác (giá, điều khoản có lợi, thời gian giao hàng)
Đàm phán (giá, điều lệ,..) và ký kết hợp đồng
Theo dõi quá trình thực hiện hợp đồng và kiểm kê hàng hoá Thanh toán.