Thủ Tục Kiểm Soát Trong Kiểm Toán Tài Chính | Môn Kiểm toán tài chính - Đại học Công Đoàn

lOMoAR cPSD| 60888405
Kiểm toán tài chính
Nhóm 3: Thủ tục kiểm soát Thành viên nhóm
1. Ngô Vũ Huyền Trang (Nhóm trưởng) 5. Đặng Hải Yến 2. Hoàng Thu Trang 6. Đoàn Phương Hà 3. Trịnh Phương Thảo 7. Nguyễn Thu Hoài 4. Phạm Thị Thanh Lam
1. Khái niệm, mục đích của thủ tục kiểm soát
a. Khái niệm:
(Theo Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam VSA 400 - Ban hành theo Quyết định số 143/2001/QĐ-BTC)
“Thủ tục kiểm soát: Là các quy chế và thủ tục do Ban lãnh đạo đơn vị thiết lập và chỉ
đạo thực hiện trong đơn vị nhằm đạt được mục tiêu quản lý cụ thể.” b. Mục đích:
- Kiểm soát việc thực hiện các chính sách, quy tắc trong nội bộ công ty. Từ đó, giúp cho
công ty đi vào nề nếp, làm việc khoa học hơn.
- Thủ tục kiểm soát giúp doanh nghiệp phát hiện kịp thời các nguy cơ, rủi ro và nguồn
gốc của chúng. Sau đó, kế hoạch khắc phục sẽ được đề ra và giải quyết nhanh chóng.
- Thủ tục kiểm soát giúp ngăn chặn nguy cơ gian lận, sai sót do nội bộ doanh nghiệp gây nên.
c. Thời điểm:
- Thủ tục kiểm soát chỉ được thực hiện sau khi KTV tìm hiểu và đưa ra đánh giá ban đầu
là đối tượng được kiểm toán có hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động có hiệu lực 2. Phân loại thủ tục kiểm sóat
a. Kiểm soát trực tiếp:
- Là hình thức kiểm soát tập trung vào việc thực hiện các mục tiêu cụ thể được xác định
trong chi tiết kiểm soát. Đây là những quy chế và thủ tục rõ ràng, trực tiếp.
- Có ba loại thủ tục kiểm soát trực tiếp chính: (Tạo bảng nếu đc) 1.
Kiểm soát bảo vệ tài chính và thông tin: Đây là loại kiểm soát nhằm đảm bảo
tính toàn vẹn của tài sản và an toàn thông tin cho doanh nghiệp. Nó bao gồm phân định trách
nhiệm về bảo vệ tài sản và thông tin, quản lý thông tin của những người không có trách nhiệm,
đảm bảo việc quản lý kho tàng và thiết bị để bảo vệ tài sản và thông tin, cũng như thiết lập
quy chế kiểm kê và xác nhận từ bên thứ ba; lOMoAR cPSD| 60888405
VD: Kiểm soát tiền mặt: lắp camera tại khu vực thu tiền két sắt, kiểm kê hàng ngày hàng
tuần để đối chiếu sổ sách, có người kiểm đếm lại tiền mặt. 2.
Kiểm soát quản lý: hay còn được gọi là kiểm soát hoạt động độc lập. Loại kiểm
soát này tập trung vào việc giám sát hoạt động cụ thể của nhân viên và người thực hiện các
hoạt động đó. Mục tiêu là đảm bảo tuân thủ chính sách và quy trình của tổ chức, ngăn chặn sự
lơ là, không chịu trách nhiệm và không tuân thủ quy tắc;
VD: Kiểm soát sản xuất: thực hiện ktra chất lượng sp ở các giai đoạn khác nhau đẩm bảo
sp cuối đạt tiêu chuẩn, theo dõi kế hoạch sx đảm bảo sp giao đúng hạn, quản lí tồn kho tránh thiếu hoặc tồn hàng. 3.
Kiểm soát xử lý: Loại kiểm soát này tập trung vào việc lưu trữ chính xác các
giao dịch kinh tế. Mục tiêu là đảm bảo rằng các giao dịch này diễn ra đúng và được lưu trữ
đúng theo quy định, từ đó làm cho quản lý và thống kê trong doanh nghiệp trở nên dễ dàng hơn.
VD: trong lĩnh vực sx: ktra chất lượng sp và các giai đoạn tiến hành đảm bảo diễn ra
thuận lợi và đạt tiêu chuẩn, k.soát số lượng đầu ra và vào của quá trình sản xuất
 Vai trò của kiểm soát trực tiếp là rất quan trọng bởi quy trình này tập trung vào các mục tiêu
cụ thể được xác định trong chi tiết kiểm soát. Điều này mang lại nhiều lợi ích, đặc biệt là khả
năng tập trung vào các điểm yếu cụ thể và áp dụng các phương pháp kiểm soát riêng biệt và
chặt chẽ. Qua đó, các rủi ro tại từng khâu hoạt động có thể được nhận diện và giải quyết kịp thời điểm.
b. Kiểm soát tổng quát:
- Kiểm soát tổng quát khác biệt so với kiểm soát trực tiếp vì nó áp dụng đồng thời
trênnhiều hệ thống. Quá trình này liên quan đến kiểm soát đa dạng hệ thống với các đầu việc
khác nhau và thường sử dụng công nghệ thông tin trong lĩnh vực kế toán.
 Vai trò của kiểm soát tổng quát là cung cấp một loại kiểm soát có thể áp dụng cho toàn bộ
hệ thống, giúp tiết kiệm chi phí và đồng thời đảm bảo tính phù hợp với tổng thể. Loại kiểm
soát này thường đi kèm với các chính sách, quy tắc được thiết lập sao cho phù hợp với quy
mô tổng thể của tổ chức.
3. Nguyên tắc thiết lập thủ tục kiểm soát (Tạo bảng)
a. Nguyên tắc phân công, phân nhiệm
- Là tất cả các quy định đặt ra đều phải xác định cụ thể rõ ràng đối tượng áp dụng là ai,
áp dụng như thế nào và phân công nhiệm vụ một cách cụ thể
+ Việc phân công trong quản lý kiểm soát nội bộ để đảm bảo tuân thủ quy định của nhân
viên, sự rõ ràng và cụ thể là cần thiết giúp tránh tình trạng đẩy trách nhiệm, tranh cãi, hoặc
chồng chéo công việc sau này -> Giúp nhân viên hiểu rõ các quy tắc và cách thức thực hiện chúng lOMoAR cPSD| 60888405
+ Việc phân nhiệm cũng tạo ra kiểm soát chéo trong tổ chức. Một nhân viên tạo ra kết
quả sẽ được những người khác kiểm tra và ngược lại -> tạo nên một hệ thống kiểm soát lẫn
nhau trong quá trình làm việc.
 Mục đích: Nhằm nâng cao tính hiệu quả của từng công việc, các bộ phận sẽ dễ dàng
kiểm soát lẫn nhau, khi có sai sót sẽ được phát hiện nhanh chóng và sửa chữa kịp thời
VD: Một công việc chia thành nhiều khâu, mỗi khâu sẽ có một người chịu trách nhiệm,
khi ấy việc phân nhiệm các vị trí có sự liên kết với nhau sẽ tạo ra tiến trình kiểm soát tự động.
Kết quả do nhân viên A tạo ra sẽ được kiểm tra và sử dụng bởi nhân viên B, hạn chế sự sai sót
và rủi ro khi có một nhân viên nào cố tình gian lận để trục lợi b. Nguyên tắc bất kiêm nhiệm
(Giải thích nghĩa: “Kiêm nhiệm” – 1 người giữ nhiều chức vụ hay chịu trách nhiệm 2
hoặc nhiều công việc có liên quan chặt chẽ với nhau -> “Bất kiêm nhiệm” – 1 người không
được phép giữ nhiều chức vụ hay chịu trách nhiệm cùng lúc 2 hay nhiều công việc liên quan chặt chẽ với nhau)
- Là sự phân công cán bộ, nhân viên làm việc trong 1 tổ chức, để loại bỏ việc sử dụng
quyền lực một cách quá mức trong công việc. Ngoài ra, nguyên tắc bất kiêm nhiệm cũng loại
trừ khả năng có mối quan hệ gia đình giữa 2 vị trí công việc có liên quan chặt chẽ -> Khi áp
dụng nguyên tắc bất kiêm nhiệm chính là xóa bỏ sự lạm dụng quyền hạn trong công việc. Hơn
nữa, nguyên tắc bất kiêm nhiệm không cho phép mối quan hệ gia đình giữa 2 vị trí công việc
có liên quan mật thiết với nhau.
 Mục đích: Tổ chức có thể hoạt động công bằng và chính xác hơn, đồng thời tạo điều kiện cho việc tăng doanh thu.
VD: người làm bán hàng và người quản lý bán hàng không thể là cùng một người, người
lên kế hoạch dự án không thể tự phê duyệt dự án của mình. c. Nguyên tắc phê chuẩn ủy quyền
- Là ở từng cấp quản lý sẽ được phân chia quyền hạn khác nhau. Thường áp dụng trong
việc phê duyệt các hạn mức tài chính, quyết định về tuyển dụng nhân sự và quản lý thông tin
trong hệ thống của công ty
 Mục đích: Giúp doanh nghiệp xác định rõ ràng quyền hạn, giảm thiểu rủi ro vi phạm vô ý hoặc cố ý
VD: Quản lý cửa hàng sẽ phê duyệt phiếu nhập kho với các hạn mức 100 triệu đồng.
Đối với các phiếu nhập kho có trị giá lớn hơn 100 triệu đồng thì giám đốc là người phê duyệt
4. Nguyên tắc cơ bản trong việc thực hiện thủ tục kiểm soát
Các biện pháp kỹ thuật để thu thập bằng chứng kiểm toán về thiết kế và hoạt động của
hệ thống KSNB có thể được trình bày chi tiết hoặc khái quát hơn. Trong mọi trường hợp, để
có được bằng chứng đầy đủ và tin cậy, việc áp dụng các biện pháp này cần tôn trọng những nguyên tắc cơ bản sau: lOMoAR cPSD| 60888405
1.Một là: Phải thực hiện đồng bộ các biện pháp.
- Một biện pháp kỹ thuật cụ thể riêng rẽ thường không có hiệu lực và không thể đápứng
yêu cầu đầy đủ và tin cậy của các bằng chứng kiểm toán.
+ Kỹ thuật phỏng vấn: thường bao gồm những câu hỏi mang tính chủ quan của người
phỏng vấn và câu trả lời vào những điều người phỏng vấn muốn nghe. Do vậy, nếu không
quan sát, đối chiếu, phân tích kỹ lưỡng có thể vô tình dẫn người được phỏng vấn đi chệch
hướng, thậm chí có thể hướng họ vào những câu trả lời không đúng thực tế.
+ Ngược lại, kỹ thuật quan sát: chỉ có thể cung cấp các bằng chứng kiểm toán trực tiếp
về hoạt động được quan sát tại một thời điểm xác định, khi có mặt người quan sát.
Ngoài thời điểm đó, hoạt động cần quan sát lại có thể không được thực hiện bình thường;
+ Cũng có thể kết hợp giữa quan sát với phỏng vấn và rà soát (điều tra) qua chữ ký vẫn
không phát hiện sai sót nhưng khi thực hiện lại hoặc kiểm tra từ đầu đến cuối .... mới có thể
có bằng chứng cho những kết luận kiểm toán.
Đồng thời, việc chọn lựa những kỹ thuật kiểm toán cần sát với mỗi mục tiêu kiểm
toán. Theo đó, có thể chọn phương án làm thay đổi tính chất, thời điểm và mức độ của
những kỹ thuật đã được áp dụng từ những lần kiềm toán trước. Chẳng hạn, có thể thay đổi
thời điểm quan sát hoặc thay đổi hay mở rộng địa điểm hay phạm vi ép dụng các kỹ thuật đã
được sử dụng trước đây.
2.Hai là: Việc lựa chọn những biện pháp kỹ thuật kiểm tra chủ đạo phải thích ứng với loại
hình hoạt động cần kiểm tra
Chẳng hạn, với một hệ thống KSNB áp dụng thủ tục kiểm soát qua phân chia nhiệm
vụ và đã thực hiện lại các thủ tục từ nguồn thứ hai và bằng hình thức đối chiếu thì biện pháp
chủ đạo của kiểm tra hệ thống KSNB thường là "thực hiện lại" hoặc "kiểm tra từ đầu đến cùng"...
3.Ba là: Cần bảo đảm tính kế thừa và phát triển các biện pháp kỹ thuật kiểm tra hệ thống KSNB.
- Theo đó, để xem xét cấu thành bằng chứng kiểm toán đầy đủ và tin cậy về thiết kếvà
hoạt động của hệ thống KSNB, trước hết có thể xem xét bằng chứng này đã thu được từ những
năm trước. Cơ sở của sự kế thừa này là tính ổn định tương đối của một số hoạt động trong
hệ thống KSNB đã được đánh giá mức rủi ro kiểm soát (CR) là vừa hoặc thấp.
+ Chẳng hạn, những thủ tục kiềm soát tự động khi đã ổn định thì vẫn được duy trì trong
suốt quá trình hoạt động của nó. Trong quá trình phát hiện của hệ thống này, cần kiểm tra hoạt
động của nó. Ở những thời kỳ sau, việc kiểm tra có thể tập trung vào hệ thống bảo đảm
an toàn và vào hệ thống quản lý. lOMoAR cPSD| 60888405
- Như vậy, ngay trong tính kế thừa và tính đồng bộ nêu trên đã hàm chứa ý ngoàiphát
triển. Tuy nhiên, kế thừa và phát triển cần được quan niệm đầy đủ hơn trên khía cạnh
tăng cường tích luỹ qua các kỳ cũng như trong mỗi kỳ kiểm toán.
+ Chẳng hạn, giữa các kỳ kiểm toán có thể tăng tích lũy trong nhận thức và qua bằng
chứng kiểm toán bằng nhiều cách như: phát triển các phương pháp tiếp cận toàn diện hơn đối
với hệ thống KSNB trong suốt quá trình xây dựng chiến lược kiểm toán; mở rộng hơn và bảo
đảm đồng bộ hơn hoặc chi tiết hơn trong việc triển khai các biện pháp kỹ thuật để thu nhận
bằng chứng kết hợp bằng chứng thu được qua thủ tục kiểm soát với bằng chứng kiểm tra chi
tiết số liệu để bổ sung thêm các biện pháp kỹ thuật và thu nhận thêm những bằng chứng kiểm
toán khi cần thiết v.v...(đưa thành các gạch đầu dòng hoặc sơ đồ)
 Sau khi thực hiện các biện pháp kỹ thuật chủ yếu, cần lưu hồ sơ và xem xét ảnh hưởng của
những phát hiện qua kiềm tra đến lựa chọn các phép thử với mỗi hoạt động kiểm tra, cần lưu
trữ vào hồ sơ các tài liệu chủ yếu như: tính chất, thời gian và phạm vi của các biện pháp
kiểm soát nội bộ và những phát hiện của KTV.
+ Nếu phát hiện qua kiểm tra trùng hợp với đánh giá ban đầu trong kế hoạch kiểm toán
thì các thủ tục kiểm toán cơ bản được giữ nguyên theo kế hoạch.
+ Trong trường hợp ngược lại cần thực hiện theo các phương án khác. Chẳng hạn, có thể
tiếp tục thảo luận với khách hàng để xác định các hoạt động khác tương ứng để có thể cung
cấp cùng một bảo đảm hoặc có thể áp dụng các thủ tục kiểm toán chi tiết số liệu để thu nhận
bằng chứng cho bảo đảm trên. Sau kiểm tra bổ sung trên, nếu bảo đảm này không có cơ sở thì
có thể cần thay đổi lại đánh giá hệ thống KSNB trong kế hoạch và mở rộng phạm vi của các
thử nghiệm cơ bản kể cả thủ tục phân tích và kiểm tra chi tiết.
5. Phương pháp thực hiện thủ tục kiểm soát
Các cách thức hay phương pháp cụ thể để được áp dụng trong kiểm tra hệ thống KSNB bao gồm: a.
Điều tra: bao gồm quan sát thực địa, xác minh thực tế kể cả chữ ký trên các chứng
từ hoặc báo cáo kế toán, quan sát thực địa là biện pháp chứng kiến trực tiếp của người kiểm tra trên hiện trường.
VD: Kiểm kê hàng tồn kho để lập báo cáo là trách nhiệm của đơn vị, KTV có trách nhiệm
quan sát việc kiểm kê vật chất hàng tồn kho.
+ KTV phải trực tiếp quan sát quá trình kiểm kê, xem xét kế hoạch kiểm kê của đơn vị
 đánh giá chứng từ thu được như báo cáo hàng tồn kho, chính sách bảo quản hàng hóa và các
biên bản kiểm kê để hiểu cách thức quản lý và kiểm soát hàng tồn kho b.
Phỏng vấn: là cách thức đưa ra những câu hỏi và thu thập những câu trả lời của
các nhân viên của khách thể kiểm toán để hiểu rõ về những nhân viên này và xác nhận họ đã
thực hiện các hoạt động kiểm soát. lOMoAR cPSD| 60888405
- Để thu được những bằng chứng xác đáng, các câu hỏi đưa ra cần:
+ gọn, rõ, dễ hiểu và linh hoạt. (Nguyên tắc này được áp dụng cả trong việc đưa ra những
câu hỏi theo câu trả lời cụ thể và cả trong việc lựa chọn câu hỏi đóng hoặc câu hỏi mở.)
+ Câu hỏi có thể là loại “đóng” - thường sử dụng nhiều trong các phiếu phỏng vấn với
câu trả lời “có" hoặc "không" để xác nhận một điểm cụ thể.
+ Câu hỏi “mở” - thường được sử dụng trong các trường hợp hỏi đáp trực tiếp hoặc trong
các phiếu điều tra cần tăng thêm tính hoàn chỉnh và chi tiết của những câu trả lời.
+ Sắp xếp thứ tự câu hỏi phù hợp để câu trả lời được liền mạch và xuyên suốt
Quan sát cho phép người kiểm tra có được nhận thức trực diện về đối tượng kiểm toán,
thu thập bằng chứng kiểm toán tin cậy khi KTV trực tiếp quan sát hiện trường. Tương tự như
quan sát hiện trường, người kiểm tra có thể xác minh lại các yếu tố quan trọng của chứng từ
đặc biệt là điều tra chữ ký của người có thẩm quyền để có bằng chứng cho tính hiệu lực của hoạt động kiểm soát.
- Với những câu trả lời, người phỏng vấn cần:
+ chú ý lắng nghe có hiệu quả
+ cần có thái độ hoài nghi thể hiện ở việc không chấp nhận ngay những câu trả lời quan
trọng song cũng không được bác bỏ ngay.
+ Nếu nhận được những câu trả lời không phù hợp hoặc người được phỏng vấn hiểu lầm
vấn đề đặt ra thì cần tiếp tục đặt ra những câu hỏi bổ sung.
+ Ghi chép lại đầy đủ, chính xác đúng đắn những thông tin từ câu trả lời của người được phỏng vấn
Kết thúc phỏng vấn cần tóm tắt những kết quả thu được về nhận biết thực tiễn với xác
nhận của người phỏng vấn.
VD: Kiểm toán viên phỏng vấn nhân viên phòng kế toán về quy trình kiểm soát các
khoản phải thu, hỏi về các bước xác minh và ghi nhận khoản phải thu để đảm bảo các khoản
này được quản lý và theo dõi chính xác. c.
Thực hiện lại: Được hiểu đơn giản là phép lặp lại hoạt động của một nhân viên đã làm
để xác nhận mức độ thực hiện trách nhiệm của họ với công việc được được giao. Tuy nhiên,
thực hiện lại thông thường bao gồm sự kết hợp giữa tính toán, so sánh, phỏng vấn.
VD: Kiểm toán viên thực hiện lại quy trình kiểm soát thanh toán bằng cách tạo một yêu
cầu thanh toán và theo dõi từng bước từ việc phê duyệt đến thực hiện thanh toán để đảm bảo
quy trình tuân thủ các chính sách và quy định của công ty. d.
Kiểm tra từ đầu đến cuối: là sự kết hợp giữa kỹ thuật phỏng vấn, điều tra và quan
sát theo trật tự diễn biến qua từng chi tiết của nghiệp vụ cụ thể đã được ghi lại trong Số cái.
Kiểm tra từ đầu đến cuối đòi hỏi sự kết hợp nhiều kỹ thuật để xác minh một nghiệp vụ cụ thể lOMoAR cPSD| 60888405
phát sinh đến khi ghi vào Sổ cái. Vì vậy, kỹ thuật này thường rất tốn công nên chỉ được thực
hiện với một số nghiệp vụ trọng yếu.
VD: Kiểm toán viên kiểm tra toàn bộ quy trình từ đầu như:
+ Quy trình, hồ sơ lập dự toán ngân sách
+ Quy trình, chứng từ chi tiêu và ghi nhận chi phí thực tế để đảm bảo rằng quy trình
lập ngân sách, phê duyệt chi tiêu và ghi nhận đều tuân thủ quy định và chính sách của công ty. e.
Kiểm tra ngược lại: theo thời gian là biện pháp kiểm tra một nghiệp vụ từ Sổ cái
ngược lại đến thời điểm bắt đầu phát sinh nghiệp vụ đó. Quá trình này cũng cung cấp bằng
chứng kiểm toán thích hợp về hiệu lực của thiết kế và hoạt động của hệ thống KSNB.
VD: Khi kiểm tra BCTC, KTV nhận thấy khoản mục hàng tồn kho có những điều bất
hợp lý, KTV tiến hành kiểm tra lại từ các sổ sách -> chứng từ để xem có khớp vào số hàng tồn kho thực tế không CÂU HỎI MINIGAME
1. Kiểm soát quản lý thuộc loại kiểm soát nào?
A. Kiểm soát trực tiếp
B. Kiểm soát tổng quát
C. Kiểm soát xử lý
D. Kiểm soát bảo vệ tài chính và thông tin
2. Sự phối hợp các thủ tục kiểm toán trong quá trình thực hiện kiểm toán là rất cầnthiết
trên cơ sở kết quả đánh giá và kinh nghiệm của kiểm toán viên.
 Đúng. Kết quả đánh giá và kinh nghiệm của KTV không phải là bằng chứng kiểm
toán. KTV phải dựa trên những kết luận, nhận xét ban đầu sau đó lựa chọn, xác định phạm vị,
mức độ sử dụng các thủ tục kiểm toán. Sự phối hợp các thủ tục kiểm toán trong quá trình kiểm
toán sẽ giúp cho KTV thu thập đc các bằng chứng tin cậy nhất để đưa ra kết luận kiểm toán
đồng thời giảm thiểu chi phí kiểm toán.
VD: khi KTV đánh hệ thống KSNB của cty khách hàng hoạt động hiệu quả, KTV sẽ
thực hiện thủ tục kiểm soát để chứng minh sự hoạt động hiệu quả của hệ thống KSNB của đơn
vị từ đó KTV có thể dựa vào hệ thống KSNB của đơn vị để giảm bớt các thử nghiệm cơ bản
trên số dư và nghiệp vụ. do đó, vừa làm tăng hiệu quả kiểm toán vừa giảm chi phí kiểm toán
3. Thủ tục kiểm soát do các nhà quản lý xây dựng dựa trên các nguyên tắc
A. Nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc phân công phân nhiệm và làm việc cánhân
B. Nguyên tắc phân công phân nhiệm và nguyên tắc tự kiểm tra
C. Nguyên tắc phân công phân nhiệm, nguyên tắc bất kiêm nhiệm và nguyêntắc
ủy quyền và phê chuẩn
D. Không câu nào đúng lOMoAR cPSD| 60888405
4. Mục đích của KTV là xác định các thủ tục kiểm toán để thu thập được các bằng chứng
đáng tin cậy, nhằm đạt được sự hiểu biết nhất định về các rủi ro kiểm toán với chi phí ít nhất.
 Đúng. Đặc trưng của thủ tục kiểm toán như sau: -
T1: Mỗi thủ tục kiểm toán được sử dụng đều có điểm mạnh và điểm yếu nhất
địnhcho nên kiểm toán viên cần xem xét trong quá trình sử dụng chúng để thực hiện cam kết kiểm toán -
T2: Mục đích của của KTV là xác định các thủ tục kiểm toán để thu thập được
bằngchứng đáng tin cậy, nhằm đạt được hiểu biết nhất định về các rủi ro kiểm toán với chi phí thấp nhất -
T3: KTV cần tìm kiểm bằng chứng kiểm toán đầy đủ và đáng tin cậy từ 3 giai
đoạnkhác nhau trong quy trình kiểm toán. Tuy nhiên khi KTV thực hiện những thủ tục kiểm
toán sẽ phát sinh các mâu thuẫn cần được xem xét, giải quyết (chẳng hạn như CP kiểm toán
với độ tin cậy và số lượng bằng chứng)
5. Trường hợp thủ quỹ không ghi nhận doanh thu bán hàng thu tiền mặt vào sổ và biển
thủ số tiền nhận được, KTV cần thực hiện những thủ tục kiểm soát gì để ngăn chặn sai phạm?
A. Tách rời người bán hàng và người thu tiền
B. Khuyến khích người mua hàng nên lấy hóa đơn
C. Sử dụng máy tính tiền để tính tiền và in phiếu
D. Tất cả các đáp án trên
BÀI TẬP THẢO LUẬN
Bài 1: Dưới đây là mô tả hệ thống mua và các khoản phải trả của công ty PTI: Mua:
Để đặt hàng, cần phải chuyển một mẫu phiếu yêu cầu mua hàng đã được phê duyệt cho
nhân viên phụ trách mua hàng. Các phiếu mua hàng trị giá VND 1.000.000 do trưởng phòng
phê duyệt, các phiếu vượt quá số tiền trên thì phải do phó chủ tịch A. Susan Rivosechí phê
duyệt. Một khi phiếu mua hàng được phê duyệt, thì chúng sẽ được đưa vào hệ thống và một
đơn đặt hàng (PO) gồm bốn phần, đánh số sẵn, được in sẵn được lập ra cho mỗi một phiếu
mua hàng được phê duyệt Phiếu mua hàng được phê duyệt và đơn đặt hàng sau đó được chuyển
cho nhân viên phụ trách mua hàng, người có trách nhiệm phê duyệt và chuyển đơn đặt hàng
này tới người bán hàng qua đầu vào hệ thống Một báo cáo đặc biệt tự động được lập liệt kê lOMoAR cPSD| 60888405
tất cả những đơn đặt hàng nào chuyển cho hãng cung cấp không được phê duyệt hoặc là đối
với đơn đặt hàng không đi kèm theo với phiếu yêu cầu mua hàng tương ứng. Tất cả các đơn
đặt hàng còn lại sẽ tự động được đặt với hãng cung cấp. Báo cáo đặc biệt sẽ được chuyển cho
phó chủ tịch, là người sẽ theo dõi các đơn đặt hàng được đặt với những hãng cung cấp không
được phê duyệt và quyết định xem liệu có chấp thuận đơn đặt hàng hay không. Bà ta cũng
xem xét lại và hàng tháng cập nhật danh sách những hãng cung cấp được phê duyệt. Giám đốc
phụ trách khẩu mua hàng so sánh phiếu mua hàng được phê duyệt với đơn đặt hàng hoàn chỉnh
và điều tra bất cứ sự chênh lệch nào. Ông ta cũng điều tra các đơn đặt hàng không đi kèm theo
phiếu mua hàng tương ứng trong bảo cáo đặc biệt.
Người giám đốc này kí tắt vào mọi đơn đặt hàng đã được kiểm tra. Một khi đơn đặt hàng
được kiểm tra, nó sẽ được đưa vào hệ thống và một danh mục gồm tất cả các số đơn đặt hàng
hợp pháp được lập ra và được chuyển cho bộ phận nhận hàng. Việc phân phối các bản đơn đặt hàng như sau:
• PO #1 - Hạch toán (có yêu cầu mua đi kèm) • PO #2 - Nhà cung cấp,
• PO # 3 - Hồ sơ dưới dạng số tất cả các đơn đặt hàng của phòng mua hàng,
• PO # 4 - Bộ phận yêu cầu đặt hàng. Nhận hàng:
Nhân viên kho hàng có trách nhiệm thu nhận hàng hoá đã được đặt. Bộ phận nhận hàng
chỉ chấp nhận các khoản mục thể hiện các khoản mua hợp pháp của PTI. Nhân viên nhận hàng
cần phải quyết định xem đơn đặt hàng này có hợp pháp hay không bằng cách khăng định chắc
chắn xem liệu số đơn đặt hàng trong các phiếu giao hàng có trong danh mục các đơn đặt hàng
hợp pháp hay không. Khi đã được xác minh, thư kí nhận hàng kí tắt vào phiếu giao hàng.
Người giám đốc phụ trách nhận hàng theo dõi qua điện thoại những hãng cung cấp giao hàng
không đúng hạn hoặc hàng hoá giao không đúng theo yêu cầu. Sau đó nhân viên nhận hàng
#1 sẽ đếm hàng hoá và chuẩn bị một phiếu nhận hàng ba phần (RR) trên đó ghi thời gian, tên
người cung cấp, số đơn đặt hàng, số lượng, và mô tả hàng hoá đã được nhận. Nhân viên nhận
hàng #2 sẽ chịu trách nhiệm kiểm tra toàn bộ nội dung của phiếu nhận do nhân viên #1 lập. lOMoAR cPSD| 60888405
Công việc xem xét nhằm định xem đơn đặt hàng có hợp pháp hay không và tất cả các thông
tin được đưa vào trong phiếu nhận có chính xác và đầy đủ hay không. Nhân viên nhận hàng
#2 sẽ kí tắt vào trong phiếu nhận khi kết thúc công việc xem xét của mình và khi mọi việc đều
được thực hiện tốt Việc phân phối phiếu nhận như sau:
- RR #1 - Hạch toán (có kèm phiếu giao hàng)
- RR #2 - Nhân viên mua hàng – hồ sơ
- RR #3 – Nhà kho hồ sơ thể hiện dưới dạng số
Các khoản phải trả:
Các hoá đơn từ hãng cung cấp được chuyển cho phòng kế toán. Một bản phiều nhận hàng
được chuyên cho phòng kế toán, tại đây nhân viên phụ trách các khoản phải trả (P/A) vào các
thông tin từ phiều nhận và đưa các hoá đơn vào trong hệ thống. Hệ thống này sẽ tự động đối
chiếu các thông tin trong phiếu nhận với các PO và hoá đơn và rồi lập ra một báo cáo về những
chênh lệch. Sau đó nhân viên này sẽ theo dõi những chênh lệch này. Hệ thống này cũng xác
mình tỉnh chính xác số học của các thông tin trong hoá đơn. Bất cứ sự chênh lệch nào cũng do
nhân viên kế toán cung ứng điều tra ra. Ngay sau khi xác minh toàn bộ thông tỉn, nhân viên
kế toán cung ứng gắn ba tài liệu đã đổi chiều lại với nhau, tạo thành một bộ chứng từ (VP).
Nhân viên kế toán cung ứng ghi số thứ tự của bộ chứng từ lên toàn bộ ba tài liệu có trong bộ
chứng từ. Nhân viên kế toán cung ứng chụp lại bộ chứng từ và phân phối chúng như sau:
- Bộ chứng từ # 1 - Cho phòng kế toán để vào dữ liệu
- Bộ chứng từ # 2 - Cho phòng kế toán - lưu hồ sơ dưới dạng số.
Hệ thống này cũng lập ra danh mục những chứng từ chưa được đổi chiều (PO), phiếu
nhận (PR) hoặc là các hoá đơn. Hàng ngày các trưởng phòng có trách nhiệm xem xét báo cáo
này (như là phòng kẻ toán với các hoá đơn chưa được đối chiếu, phòng thu mua với các PO
chưa được đổi chiều).
Hàng ngày phòng kế toán xử lí các đơn đặt hàng, viết các nhật kí Mua hàng. Người giám
sát số cải (tổng hợp) chịu trách nhiệm so sánh các báo cáo với các chỉ tiết trong các bộ chứng
từ và ghi kí hiệu báo cáo vào các chứng từ mà anh ta đã xem xét lại. Từ Nhật kí mua hàng lOMoAR cPSD| 60888405
hàng ngày kế toán cập nhật số liệu có liên quan vào các số chỉ tiết phải trả người bản. Hàng
tháng, thực hiện một chương trình để cập nhật thông tin từ nhật ký mua hàng vào số cái.
Hàng tháng, số dư của các khoản phải trả trong sổ cái tổng hợp sẽ được cân đối với số
dư của các tài khoản trong số chi tiết phải trả người bán. Giám đốc phụ trách kế toán tổng hợp
kí tắt vào trong bản cân đối này. Bên cạnh đó, hàng tháng, cán bộ phụ trách tài chính kiểm tra
số thứ tự các bộ chứng từ trong Nhật kí mua hàng.
Thanh toán tiền mặt:
Bộ phận ngân quỹ chịu trách nhiệm chuẩn bị séc trên cơ sở hai tháng một. Bộ phận này
cũng lưu giữ danh sách tất cả các séc đã viết ra để chắc chắn về số thứ tự các séc. Danh sách
(các số đăng kí) được nhân viên kế toán phải trả người bán tóm tắt và đưa vào trong hệ thống
kế toán. Mỗi tấm séc ghi ngày, số hoá đơn, tên và số tiền đã trả. Chi tiết của số đăng kí séc
được giám đốc phụ trách ngân quỹ so sánh với các séc được viết và đơn đặt hàng. Giám đốc
phụ trách ngân sách ki tắt vào tất cả các bản sao hồ sơ của mỗi séc và và cũng kí tắt vào trong
số đăng kí để lưu việc xem xét này lại. Số séc được viết trong hoá đơn có trong đơn đặt hàng
để tránh thanh toán hai lần trong cùng một hoá đơn.
Tất cả các séc dưới VND 1.000.000 thì chỉ cần một chữ kí (bất cứ ai trong số các giám
đốc của công ty, chủ tịch hoặc phó chủ tịch), và bất cứ séc nào vượt quá số tiền trên thì cần
phải có hai chữ kí. Trước khi kí vào tấm séc này thì người kí được uỷ quyền sẽ kiểm tra để
thấy rằng tất cả các các chứng từ đã được đính kèm và được chấp thuận một cách phù hợp.
Phần xem xét lại này của người kí không được lưu giữ. Hội đồng quản trị bổ nhiệm những
người kí tài khoản được uỷ quyền
Bộ phận ngân quỹ chịu trách nhiệm đối với tất cả các séc phát hành và bị huỷ. Giám đốc
bộ phận này xem xét lại số thứ tự trong số đăng kí và điều tra bất kỳ chỗ trống nào. Giám đốc
bộ phận ngân quỹ kí tắt vào số đăng kí lại để ghi nhớ việc kiểm tra.
Bộ phận ngân quỹ cũng chịu trách nhiệm chuẩn bị một bảng đối chiếu tiền gửi ngân hàng
hàng tháng. Những bằng đôi chiêu này được cán bộ phụ trách tài chính xem xét lại trên cơ sở
từng tháng. Người này sẽ tiến hành điều tra các khoản mục bất thường xuất hiện trên bảng đối chiếu. lOMoAR cPSD| 60888405
Các số đăng kí séc, cập nhật theo Nhật kí thanh toán tiền mặt và số chi tiết phải trả người
bán, sẽ được tổng kết. Trên cơ sở từng tháng, một chương trình để cập nhật số cái tổng hợp từ
Nhật kí thanh toán tiên mặt được thực hiện. Số chi tiết phải trả người bán và số cái tổng hợp
được đổi chiếu hàng tháng như đã được mô tả ở trên. Yêu cầu: a.
Ban giám đốc của công ty PTI đã thực thì các hoạt động kiểm soát nào đối với các
côngviệc thanh toán tiền mặt? b.
Những hoạt động kiểm soát này làm giảm nhẹ được rủi ro kinh doanh nào ? c.
Liệu những rủi ro mà hoạt động kiểm soát này đang xử lý có một tác động đối với các
báo cáo tài chính hay không? Nếu có thì chúng ta có thể xác định hoạt động kiểm soát với
các cơ sở tiêu chí lập báo cáo tài chính nào d.
Các hoạt động kiểm soát được xác định là các hoạt động kiểm soát mức độ cao hay thấp? e.
Chúng ta có thể kiểm tra các hoạt động kiểm soát được áp dụng đối với công việc
thanh toán tiền mặt như thế nào? TÓM TẮT ĐỀ BÀI
Bài 1: Mô tả hệ thống mua và các khoản phải trả của công ty PTI: Mua:
Quy trình đặt hàng bắt đầu với việc mẫu phiếu yêu cầu mua hàng phải được phê duyệt
trước khi gửi đến nhân viên phụ trách mua hàng. Phiếu mua hàng trị giá dưới 1.000.000 VND
sẽ do trưởng phòng phê duyệt, còn phiếu mua hàng trên 1.000.000 VND phải do phó chủ tịch
A. Susan Rivosechí phê duyệt. Sau khi phiếu mua hàng được phê duyệt, hệ thống sẽ tự động
tạo đơn đặt hàng (PO) gồm bốn bản, mỗi bản được đánh số sẵn. Đơn đặt hàng và phiếu mua
hàng đã phê duyệt sẽ được gửi cho nhân viên phụ trách mua hàng để phê duyệt và chuyển đơn
hàng này tới nhà cung cấp qua hệ thống. Báo cáo đặc biệt sẽ tự động liệt kê các đơn hàng nào lOMoAR cPSD| 60888405
không được phê duyệt hoặc không có phiếu yêu cầu mua hàng và được gửi cho phó chủ tịch
để xem xét và quyết định có chấp thuận hay không. Giám đốc phụ trách mua hàng có trách
nhiệm so sánh phiếu mua hàng đã được phê duyệt với đơn đặt hàng hoàn chỉnh, điều tra sự
chênh lệch và ký tắt vào các đơn đặt hàng sau khi kiểm tra. Sau đó, đơn đặt hàng sẽ được nhập
vào hệ thống, và một danh mục gồm tất cả các số đơn đặt hàng hợp pháp sẽ được tạo ra và
chuyển cho bộ phận nhận hàng. Việc phân phối các bản đơn đặt hàng diễn ra như sau:
- PO #1 được gửi cho bộ phận hạch toán kèm phiếu mua hàng - PO #2 cho nhà cung cấp
- PO #3 lưu trữ dưới dạng số tại phòng mua hàng
- PO #4 gửi cho bộ phận yêu cầu đặt hàng. Nhận hàng:
Nhân viên kho hàng có trách nhiệm thu nhận hàng hóa đã được đặt và bộ phận nhận hàng
chỉ chấp nhận các khoản mục từ các đơn mua hợp pháp của PTI. Nhân viên nhận hàng phải
xác minh số đơn đặt hàng có trong danh mục các đơn hợp pháp, sau đó ký tắt vào phiếu giao
hàng khi xác nhận tính hợp pháp. Giám đốc nhận hàng theo dõi những nhà cung cấp giao hàng
không đúng hạn hoặc không đúng yêu cầu. Nhân viên nhận hàng #1 đếm hàng và lập phiếu
nhận hàng ba phần (RR), ghi thông tin thời gian, tên nhà cung cấp, số đơn đặt hàng, số lượng,
và mô tả hàng đã nhận. Nhân viên nhận hàng #2 kiểm tra phiếu nhận hàng để đảm bảo đơn
hàng hợp pháp và thông tin chính xác, sau đó ký tắt vào phiếu khi hoàn tất kiểm tra. Việc phân
phối phiếu nhận diễn ra như sau:
- RR #1: được gửi cho bộ phận hạch toán kèm phiếu giao hàng,
- RR #2: cho nhân viên mua hàng để lưu hồ sơ
- RR #3: lưu trữ dưới dạng số tại nhà kho.
Các khoản phải trả:
Hóa đơn từ nhà cung cấp được gửi đến phòng kế toán, nơi nhân viên phụ trách các khoản
phải trả (P/A) nhập thông tin từ phiếu nhận hàng vào hệ thống và đối chiếu với đơn đặt hàng lOMoAR cPSD| 60888405
(PO) và hóa đơn. Hệ thống tự động phát hiện chênh lệch và xác minh tính chính xác của các
thông tin. Bất kỳ sự chênh lệch nào sẽ được nhân viên kế toán cung ứng điều tra. Sau khi
thông tin được xác minh, ba tài liệu (PO, phiếu nhận, hóa đơn) được gắn lại thành một bộ
chứng từ (VP), ghi số thứ tự và chụp lại bộ này. Bộ chứng từ được phân phối:
- Bộ chứng từ #1: cho phòng kế toán để nhập dữ liệu
- Bộ chứng từ #2: cho phòng kế toán và lưu dưới dạng số.
Hệ thống cũng tạo danh mục các chứng từ chưa được đối chiếu, và trưởng phòng có trách
nhiệm xem xét báo cáo hàng ngày. Phòng kế toán xử lý đơn hàng hàng ngày và ghi vào Nhật
ký mua hàng, trong khi người giám sát so sánh báo cáo với bộ chứng từ và ký tắt vào những
tài liệu đã kiểm tra. Thông tin từ Nhật ký mua hàng được cập nhật vào sổ chi tiết và sổ cái
tổng hợp hàng tháng, đảm bảo số dư của các khoản phải trả khớp với sổ chi tiết. Giám đốc kế
toán tổng hợp ký tắt vào bản cân đối, và cán bộ tài chính kiểm tra số thứ tự bộ chứng từ hàng tháng.
Thanh toán tiền mặt:
Bộ phận ngân quỹ chuẩn bị séc hai tháng một lần và lưu giữ danh sách các séc đã viết để
theo dõi số thứ tự séc. Danh sách này được tóm tắt và nhập vào hệ thống kế toán. Mỗi séc ghi
ngày, số hóa đơn, tên người nhận và số tiền đã trả, và giám đốc ngân quỹ sẽ so sánh chi tiết
séc với đơn đặt hàng. Giám đốc ngân quỹ ký tắt vào bản sao của séc và số đăng ký để xác
nhận đã kiểm tra. Các séc dưới 1.000.000 VND chỉ cần một chữ ký, trong khi séc trên
1.000.000 VND cần hai chữ ký, và người ký được ủy quyền sẽ kiểm tra đầy đủ các chứng từ
trước khi ký. Bộ phận ngân quỹ chịu trách nhiệm đối với tất cả các séc phát hành và bị hủy,
giám đốc ngân quỹ kiểm tra số đăng ký và điều tra các số thứ tự trống, sau đó ký tắt để ghi
nhận việc kiểm tra. Bộ phận cũng chuẩn bị bảng đối chiếu tiền gửi ngân hàng hàng tháng, và
cán bộ phụ trách tài chính kiểm tra những khoản mục bất thường. Các số đăng ký séc, nhật ký
thanh toán tiền mặt và sổ chi tiết phải trả người bán sẽ được tổng kết và đối chiếu với sổ cái tổng hợp hàng tháng. lOMoAR cPSD| 60888405
Giải bài tập chi tiết
1. Ban giám đốc của công ty PTI đã thực thi các hoạt động kiểm soát nào đối với cáccông
việc thanh toán tiền mặt? Bộ phận
Hoạt động kiểm soát Ngân quỹ •
Chuẩn bị séc trên cơ sở hai tháng một lần. •
Lưu giữ danh sách tất cả các séc đã viết ra để đảm bảo số thứtự séc. •
Chịu trách nhiệm đối với tất cả các séc phát hành và séc bị hủy •
Giám đốc bộ phận ngân quỹ xem xét lại số thứ tự trong
sổ đăng ký và điều tra bất cứ chỗ nào trống •
Giám đốc bộ phận ngân quỹ so sánh chi tiết séc với các
séc đã viết và đơn đặt hàng. •
Giám đốc bộ phận ngân quỹ kiểm tra và ký tắt vào số
đăng ký để ghi nhận việc kiểm tra. •
Chuẩn bị bảng đối chiếu tiền gửi ngân hàng hàng tháng.
Phòng kế toán (Nhân  Tóm tắt danh sách séc và đưa vào hệ thống kế toán viên kế toán phải trả người bán) Người ký được ủy •
Kiểm tra để đảm bảo tất cả chứng từ đã được đính kèm và quyền
chấp thuận trước khi ký séc. •
Ký vào séc khi nó có giá trị dưới 1.000.000 VND hoặc
kýchung với một người khác nếu séc có giá trị lớn hơn 1.000.000 VND. Cán bộ phụ trách tài
 Xem xét lại bảng đối chiếu tiền gửi ngân hàng hàng tháng và chính
tiến hành điều tra các khoản mục bất thường. Hội đồng Quản trị
 Bổ nhiệm những người ký tài khoản được ủy quyền.
2. Những hoạt động kiểm soát này làm giảm nhẹ được rủi ro kinh doanh nào? lOMoAR cPSD| 60888405 *
Rủi ro gian lận và lạm dụng tài sản: Việc yêu cầu nhiều chữ ký cho các séc
lớn và kiểm tra kỹ lưỡng chứng từ trước khi thanh toán giúp giảm nguy cơ gian lận, như thanh
toán không hợp pháp hoặc thanh toán trùng lặp. *
Rủi ro thất thoát tài sản: Quy trình theo dõi séc bị hủy và đối chiếu ngân hàng
giúp phát hiện và ngăn chặn các khoản thanh toán không hợp lệ hoặc thất thoát tiền mặt. *
Rủi ro sai sót trong thanh toán: Hệ thống đối chiếu tự động giữa hóa đơn, phiếu
nhận và đơn đặt hàng giúp phát hiện chênh lệch và giảm nguy cơ thanh toán nhầm lẫn hoặc thiếu sót.
3. Liệu những rủi ro mà hoạt động kiểm soát này đang xử lý có một tác động đối vớicác
báo cáo tài chính hay không? Nếu có thì chúng ta có thể xác định hoạt động kiểm soát
với các cơ sở tiêu chí lập báo cáo tài chính nào *
Có, những rủi ro này có ảnh hưởng trực tiếp đến các báo cáo tài chính, đặc biệt
liên quan đến các khoản phải trả và số dư tiền mặt. *
Tiêu chí lập báo cáo tài chính liên quan: Các hoạt động kiểm soát này có thể
được liên hệ với các tiêu chí như tính chính xác và toàn diện trong báo cáo tài chính. Việc đối
chiếu séc, hóa đơn, và đơn đặt hàng giúp đảm bảo các khoản thanh toán được ghi nhận chính
xác và đầy đủ trên báo cáo tài chính.
4. Các hoạt động kiểm soát được xác định là các hoạt động kiểm soát mức độ cao haythấp? *
Mức độ cao, vì các hoạt động kiểm soát liên quan trực tiếp đến việc ngăn chặn
gian lận, đảm bảo tính chính xác của các khoản thanh toán và giữ vững uy tín tài chính của
công ty. Việc yêu cầu nhiều chữ ký và kiểm tra kỹ lưỡng các chứng từ cũng phản ánh sự
nghiêm ngặt trong kiểm soát nội bộ.
5. Chúng ta có thể kiểm tra các hoạt động kiểm soát được áp dụng đối với công
việcthanh toán tiền mặt như thế nào? *
Kiểm tra sổ sách chứng từ: So sánh các séc đã phát hành với số thứ tự séc được
lưu trữ và danh sách các séc đã ký để xác nhận không có sai sót hoặc số thứ tự trống. lOMoAR cPSD| 60888405 *
Kiểm tra séc đã ký: Xem xét các séc trên 1.000.000 VND để đảm bảo có đủ hai
chữ ký và các chứng từ liên quan đầy đủ và hợp pháp. *
Đối chiếu sổ cái và bảng đối chiếu ngân hàng: Kiểm tra sự nhất quán giữa số
dư tài khoản tiền mặt trên sổ cái và số dư trong bảng đối chiếu ngân hàng. *
Kiểm tra báo cáo chênh lệch: Xem xét các báo cáo về chênh lệch giữa PO, hóa
đơn và phiếu nhận hàng để đảm bảo không có chênh lệch không được xử lý