Tổng quan về quản trị tổ chức - Chương 1.2 Môn Quản trị nhân lực | Trường Đại học Huế

Tổng quan về quản trị một tổ chức I. Keyword:
- Hệ thống: Là một tập hợp các bộ phận có liên quan và phụ thuộc lẫn nhau được
sắp xếp sao cho tạo ra một tổng thể hợp nhất.
- Hệ thống đóng: Là hệ thống không chịu sự tác động và tương tác với môi trường của mình.
- Hệ thống mở: Là hệ thống tương tác một cách năng động với môi trường của nó.
- Tổ chức: Là hệ thống mở gồm tập hợp nhiều người với sự sắp xếp có hệ thống và
có chủ ý để đạt được mục đích đã đề ra.
- Kết quả: Là mục tiêu cần đạt được của 1 quá trình hành động.
- Hiệu quả: Là sự so sánh giữa kết quả và nguồn lực bỏ ra để đạt được kết quả đó.
- Vai trò quản trị: Gồm 3 vai trò: Quan hệ con người, truyền thông, ra quyết định.
- Kỹ năng quản trị: Gồm 3 kỹ năng: Khái quát, quan hệ, chuyên môn.
II. Sự cần thiết khách quan của quản trị:
1. Xã hội hoá quá trình lao động:
- Do nhu cầu phát triển, con người cần tiến hành nhiều hoạt động, mỗi hoạt động
lại tốn các nguồn lực khác nhau như tài nguyên thiên nhiên, nhân lực, tiền bạc,…
Tuy vậy, các nguồn lực lại bị hạn chế và nhu cầu sử dụng chúng lại lớn.
=> Cần tận dụng các nguồn lực này 1 cách triệt để và hiệu quả nhất.
=> Mục tiêu của quản trị.
- Trong quá trình xã hội hoá, sẽ có sự tham gia của nhiều cá nhân, từng cá nhân
này sẽ có nhu cầu, điểm mạnh, điểm yếu khác nhau
=> Cần hoạt động quản trị tốt thì mới có thể kết hợp được các sự khác biệt của các
cá nhân để mang lại công năng tốt nhất.
2. Tại sao cần quản trị:
- Do phân công lao động và sự hợp tác.
- Quản trị ngày nay trở nên ngày càng quan trọng:
• Do các yếu tố có tính ngẫu nhiên, bất định ngày càng tang.
• Sự cạn kiệt tài nguyên do nhu cầu xã hội càng tăng.
• Quản trị tốt và sáng tạo có thể bù đắp cho sự thiếu hụt tài nguyên và điều kiện tự nhiên.
• Trên xu hướng hội nhập kinh tế toàn cầu, các tổ chức Việt Nam cần cải thiện năng lực quản trị.
III. Định nghĩa và vai trò quản trị: 1. Định nghĩa:
- Quản trị là quá trình làm việc với con người và thông qua con người để thực
hiện các mục tiêu của tổ chức trong môi trường luôn biến động.
- Tiền đề ra đời lý thuyết quản trị:
+ Cách mạng công nghiệp ở Anh vào thế kì 18.
+ Lý thuyết phân công lao động của Adam Smith 2. Quản trị tổ chức:
- Tổ chức: Là hệ thống mở gồm tập hợp nhiều người với sự sắp xếp có hệ thống và
có chủ ý để đạt được mục đích đã đề ra.
- Luật Doanh nghiệp 2014, tại Việt Nam:
➢ Doanh nghiệp tư nhân (Sole Proprietorship)
➢ Công ty TNHH (Limmited Liability Corporations)
➢ Công ty cổ phần (Corporations)
➢ Công ty hợp danh (Partnerships)
➢ Doanh nghiệp Nhà Nước
- Quản trị theo cách tiếp cận hệ thống:
- Tiếp cận theo quá trình: Là sự tác động có chủ đích của chủ thể quản trị lên đối
tượng quản trị nhằm giúp tổ chức đạt được mục tiêu chung một cách hiệu quả nhất.
* Sự tác động và phản hồi là quá trình tương tác qua lại của Chủ thể và đối tượng 3. Chức năng quản trị:
- Quản trị là quá trình bao gồm nhiều khâu và có quan hệ chặt chẽ với nhau, trong
đó, các khâu là hoạt động cần thiết phải diễn ra, ta gọi đó là Chức năng quản trị.
4. Kết quả và hiệu quả:
- Kết quả: Là mục tiêu cần đạt được của 1 quá trình hành động.
- Hiệu quả: Là sự so sánh giữa kết quả và nguồn lực bỏ ra để đạt được kết quả đó.
=> Trách nhiệm của nhà quản trị: Vừa đạt được kết quả cao, vừa duy trì tính hiệu
quả bằng cách giảm thiểu sự lãng phí nguồn lực.
5. Cách để quản trị hiệu quả:
- Trường phái quản trị mang tính khoa học:
• Xây dựng những quy luật làm việc một cách khoa học cho mỗi phần việc của từng cá nhân
• Lựa chọn nhân viên một cách khoa học, sau đó huấn luyện, đào tạo và phát triển họ
• Hợp tác nhiệt tình với công nhân để đảm bảo rằng mọi công việc đều được
hoàn thành theo đúng các nguyên tắc khoa học đã được xây dựng
• Phân chia công việc và trách nhiệm tương đối công bằng giữa người quản trị và nhân viên.
- Trường phái quản trị hành chính: Tập trung vào tổ chức và tuân theo 14 nguyên tắc của sau: • Phân công lao động
• Quyền hạn và trách nhiệm • Kỷ luật
• Thống nhất mệnh lệnh
• Thống nhất lãnh đạo
• Hài hòa lợi ích cá nhân và lợi ích tập thể • Trả công hợp lý • Tập trung hóa • Chuỗi định hướng • Trật tự • Công bằng • Ổn định nhân sự • Sáng kiến
• Tinh thần đồng đội
- Trường phái quản trị theo quan điểm hệ thống:
1. Cách thức quản lý khác nhau cần thiết cho các tổ chức khác nhau và tình huống khác nhau
2. Tính hiệu quả của từng phong cách, kỹ năng quản trị hay nguyên tắc quản trị
sẽ thay đổi tùy theo từng trường hợp, không có những luật lệ đơn giản và
chung cho tất cả các tình huống
3. Các biến số tình huống hay ngẫu nhiên gồm có: ✓ Qui mô của tổ chức
✓ Tính đều đặn của công nghệ
✓ Tính bất định của môi trường
✓ Sự khác biệt của các cá nhân IV. Nhà quản trị: 1. Định nghĩa:
- Là người thực hiện các chức năng quản trị để đạt được mục tiêu của nhóm / tổ
chức thông qua điều khiển công việc của cấp dưới 2. Các cấp quản trị:
3. Vai trò của nhà quản trị: - Quan hệ con người:
+ Vai trò có liên quan đến con người.
+ Là vai trò mang tính nghi thức, đại diện cho tổ chức.
+ Có vai trò như là cầu nối liên kết mọi người trong và ngoài tổ chức. - Truyền thông:
+ Vai trò liên quan đến việc thu nhận, phát thông tin. + Xử lý + Phổ biến + Người phát ngôn - Ra quyết định:
+ Doanh nhân: Khởi tạo, giám sát dự án mới => Nâng cao kết quả hoạt động của tổ chức.
+ Giải quyết rắc rối: Thực hiện hành động, điều chỉnh để đối phó với vấn đề nảy sinh bất ngờ.
+ Phân bổ nguồn lực: Chịu trách nhiệm phân chia nguồn lực, nhân lực, tài chính
hay cơ sở vật chất cho tổ chức.
+ Đàm phán: Tham gia các cuộc thảo luận, thương lượng để đem lại sự ổn định,
quyền lợi cho tổ chức,
4. Kỹ năng của nhà quản trị: - Kỹ năng chuyên môn:
+ Là những kiến thức và sự thành thạo về 1 lĩnh vực nhất định.
+ Quan trọng hơn với Nhà quản trị cấp cơ sở. - Kỹ năng quan hệ:
+ Khả năng cộng tác tốt với cá nhân, nhóm để động viên và giải quyết xung đột.
+ Cần thiết cho mọi cấp độ nhà quản trị. - Kỹ năng khái quát:
+ Khả năng tư duy, khái quát hoá các thay đổi những tình huống khó hiểu, phức
tạp để tìm ra nguyên nhân cho sự thay đổi ko theo mong muốn và đưa ra giải pháp khắc phục.
+ Quan trọng hơn với Nhà quản trị cấp cao nhất.
V. Môi trường quản trị: 1. Khái niệm:
Môi trường quản trị là các yếu tố và lực lượng bên ngoài và bên trong tổ chức có
ảnh hưởng đến kết quả hoạt động của tổ chức và đến các quyết định của nhà quản trị.
2. Môi trường chung (vĩ mô):
- Bao gồm các yếu tố của môi trường vượt ngoài tầm ảnh hưởng của doanh nghiệp
và doanh nghiệp cũng không (có rất ít) kiểm soát được các yếu tố này. - Yếu tố kinh tế:
• Tổng sản phẩm quốc nội
• Tốc độ tăng trưởng kinh tế • Tỷ lệ lạm phát • Tỷ lệ thất nghiệp • Tỷ giá • Lãi suất
• Thâm hụt, thặng dư ngân sách nhà nước
• Cán cân thanh toán quốc tế
- Yếu tố văn hoá xã hội:
• Dân số → Khách hàng và nguồn nhân lực
• Văn hóa → Hành vi của người tiêu dùng và mỗi con người trong tổ chức • Nghề nghiệp • Phong cách, lối sống • Tôn giáo
- Yếu tố chính trị, pháp luật:
• Chính trị → tạo môi trường cho tổ chức hoạt động, các biến cố chính trị tác
động tích cực hoặc tiêu cực tới kết quả kinh doanh của TC
• Pháp luật → thúc đẩy hoặc hạn chế sự phát triển của TC - Yếu tố công nghệ:
• Chu kỳ đổi mới công nghệ và vòng đời của sản phẩm ngày càng ngắn → vị
thế cạnh tranh của sản phẩm thay đổi
• Tác động tới mọi lĩnh vực hoạt động của tổ chức (sản xuất, lưu thông, hậu mãi .... )
- Yếu tố quốc tế hoá:
• Tác động tới mọi lĩnh vực của một quốc gia và các tổ chức và doanh nghiệp
ở tất cả các ngành, nghề
→ Cần dự báo và đánh giá tác động của các yếu tố quốc tế tới hoạt động của tổ chức
- Yếu tố tự nhiên và cơ sở hạ tầng:
• Yếu tố tự nhiên: tài nguyên thiên nhiên, khí hậu, môi trường tự nhiên...
• Cơ sở hạ tầng (giao thông, thông tin, dịch vụ tài chính. .. )
3. Môi trường ngành (vi mô)
- Bao gồm các yếu tố nằm trong môi trường hoạt động của doanh nghiệp và có thể
bị ảnh hưởng bởi doanh nghiệp - Gồm 6 yếu tố:
+ Khách hàng: Là người tiêu dùng sản phẩm, dịch vụ của tổ chức cung ứng.
=> Sự hài long, đánh giá của khách hang sẽ giúp cho các tổ chức đánh giá chính mình.
+ Đối thủ cạnh tranh: Là những cá thể đáng cung ứng sản phẩm, dịch vụ tương
đồng với sản phẩm, dịch vụ của tổ chức mình.
=> Tạo ra áp lực cho tổ chức mình thông qua cạnh tranh về mặt giá cả, chất lượng,
… của sản phẩm, dịch vụ để thu hút khách hang.
+ Nhà cung cấp: Là đầu vào cho quá trình sản xuất sản phẩm của tổ chức, thông
qua nguyên vật liệu mà họ cung ứng.
=> Ảnh hưởng trực tiếp tới quá trình hoạt động của doanh nghiệp.
+ Sản phẩm thay thế: Sản phẩm có yếu tố tương tự và có thể thay thế cho sản phẩm chính của tổ chức.
+ Đối thủ tiềm ẩn: Là đối thủ chưa xuất hiện trong thị trường hiện nay, có thể gây
sức ép lên tổ chức mình.
+ Nhóm yếu tố vi mô bên trong tổ chức:
• Chủ sở hữu của tổ chức
• Hội đồng quản trị • Nhân viên
• Các yếu tố vật chất
• Văn hóa của tổ chức