XÁC ĐỊNH YẾU TỐ CƠ BẢN CỦA HỆ THỐNG KIỂM SOÁT TRONG TỔ CHỨC
1. Chủ thể kiểm soát
- Chủ thể bên ngoài: Nhà cung cấp thực phẩm (công ty chăn nuôi Việt Nam CP)
- Chủ thể bên trong: Ban kiểm soát, nhân viên
2. Phương pháp và hình thức kiểm soát Phương pháp kiểm soát
Hoạt động kiểm soát về việc đảm bảo số lượng, chất lượng sản phẩm và hàng tồn kho
* Mua, nhập thực phẩm
Giống như các cửa hàng KFC khác trong toàn hệ thống, toàn bộ nguyên liệu đầu vào của cửa hàng KFC
Trần Đại Nghĩa được cung cấp bởi những nhà cung cấp uy tín và đảm bảo chất lượng, chẳng hạn như công
ty chăn nuôi Việt Nam (CP). Tất cả các nguyên liệu sử dụng đều phải có chứng nhận kiểm dịch của cơ quan
chức năng. Khi nhập về nhà hàng tất cả các sản phẩm đều được cập nhật hạn sử dụng từ 4-5 ngày tùy vào
loại sản phẩm. Hằng ngày người quản lý cùng với bếp trưởng của cửa hàng tiến hành hoạt động kiểm kê
thực phẩm trong kho, kiểm tra lại số lương và chất lượng của những thực phẩm đó. Cuối ngày, người quản lý
cũng sẽ thực hiện công tác kiểm lại kho nguyên liệu cập nhật hạn sử dụng của nguyên vật liệu. Nếu nguyên
liệu bị thiếu, không đủ dùng cho ngày hôm sau thì sẽ order trực tiếp với nhà cung cấp để họ giao hàng, đáp
ứng đủ số lượng nguyên liệu cần làm trong ngày, đáp ứng đủ nhu cầu của khách hàng. Những nguyên liệu
mà cửa hàng KFC nhập đó là: đùi-cánh gà, khoai tây, nưới ngọt, bột làm kem, bột chiên gà,các loại gia vị,
nước sốt, nước chấm,...
Các nhân viên nhận hàng, bảo quản hàng sẽ được trang bị những kiến thức, những kỹ năng về Vệ sinh an
toàn thực phẩm như nhiệt độ tủ lạnh, tiếp xúc với thực phẩm luôn phải có găng tay, cách sắp xếp thực phẩm
như thế nào trong kho bảo quản. Từ đó tránh được tình trạng thực phẩm bị nhiễm khuẩn , mất vệ sinh gây
giảm chất lượng sản phẩm, ảnh hưởng tới sức khỏe người tiêu dùng.
* Hàng tồn kho
Vào cuối mỗi ca, 1 nhân viên thu ngân làm việc trong ca đó sẽ tiến hành ghi số các đơn hàng đã bán trong
ca. Từ đó, kiểm soát số lượng hàng đã xuất trong ca, đối chiếu với số lượng hàng xuất và hàng tồn trong kho
do bộ phận bếp phụ trách cũng như đối chiếu với kết quả dựa trên hệ thống máy tính tính toán được xem có
bị hao hụt hay dư thừa không. Nếu có chênh lệch sẽ được báo lên nhân viên quản lý. Điều này giúp cho bộ
phận quản lý luôn nắm được lượng hàng tồn, lượng hàng xuất, hạn chế được rủi ro như biển thủ hàng trong
bộ phận bếp hay ghi sai, thiếu hóa đơn của bộ phận thu ngân.
Trong khi hoạt động, các quản lý cấp cao của hệ thống sẽ đột xuất đến các cửa hàng để kiểm tra, KFC
Trần Đại Nghĩa cũng không nằm ngoài quy định đó. Cửa hàng nào vi phạm các quy định của hệ thống sẽ có
chế độ thưởng phạt cụ thể. Điều này giúp cho việc thực hiện các quy định kiểm soát ở cửa hàng diễn ra một
cách thường xuyên và liên tục. Hình thức kiểm soát
- Xét theo cấp độ của hệ thống kiểm soát:
- Xét theo quá trình hoạt động: Kiểm soát trước và sau hoạt động:
+ Trước hoạt động chính là khâu mua và nhập thực phẩm. Thực phẩm được nhập từ công ty cung cấp có
uy tín và chất lượng. Về đến cửa hàng thì thực phẩm sẽ được phân loại và cát trữ một cách hợp lý, người
quản lý cùng với bếp trưởng của cửa hàng tiến hành hoạt động kiểm kê thực phẩm trong kho, kiểm tra lại
số lương và chất lượng của những thực phẩm đó và nhân viên đều được trang bị kiến thức để đảm bảo cho
nguyên liệu không bị hư hỏng
+ Sau hoạt động là khâu thu ngân: Số hóa đơn được bán ra sẽ được dùng để đối chiếu và kiểm soát số
lượng sản phẩm được bán ra chính vì vậy số lượng hàng xuất và hàng tồn kho sẽ luôn được cập nhật
- Xét theo phạm vi, quy mô: Kiểm soát toàn diện, bộ phận, cá nhân
+ Mọi khâu chuẩn bị và tích trữ đều được giáp sát, từng bộ phận quản lý và nhân viên đều tham gia vào
quá trình kiểm soát nguyên liệu để không có sai sót gì xảy ra. Nếu cá nhân hay bộ phận nào làm sai đều sẽ bị phạt theo quy định -
: Kiểm tra định kỳ, đột suất và thường xuyên: Xét theo tần suất
+ Các quản lý, bếp trưởng, nhân viên của cửa hàng thường xuyên kiểm tra trạng thái của nguyên liệu và sản
phẩm thường xuyên vào các thời điểm khác nhau trong ngày
+ Quản lý cấp cao đột suất kiểm tra trạng thái hoạt động của cửa hàng, để đảm bảo việc kiểm soáy được
thực hiện theo đúng quy trình
- Xét theo mối quan hệ giữa chủ thể và đối tượng: Kiểm soát và tự kiểm soát
+ Kiểm soát: Có sự tham gia của các quản lý cấp cao đến và kiểm tra hoạt động kiểm soát của cửa hàng
+ Tự kiểm soát: Các quản lý, bếp trưởng và nhân viên của cửa hàng đều được trang bị đủ kiến thức, kỹ
năng và có ý thức tốt trong việc chấp hành và thực hiện đúng những quy trình của việc kiểm soát giúp cho hoạt
động kiểm soát luôn được chấp hành 1 cách nghiêm túc và hiệu quả.