Yêu cầu 3: thực hành phân tích công việc - phân tích hoạt động kinh doanh | Đại học Kinh tế Kỹ thuật Công nghiệp

TLHT Thực hành Phân tích công việc
YÊU CẦU 3: THỰC HÀNH PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC MỤC ĐÍCH
Rèn luyện cho sinh viên các kỹ năng phân tích công việc:
- Xây dựng bảng câu hỏi thu thập thông tin phân tích công việc
- Xây dựng bản mô tả công việc
- Xây dựng bản yêu cầu chuyên môn công việc
- Xây dựng bản tiêu chuẩn kết quả thực hiện công việc YÊU CẦU
3.1. Trình bày qui trình phân tích công việc của doanh nghiệp
3.2. Lựa chọn 01 vị trí công việc, nêu rõ vị trí công việc trong cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp
3.3. Xác định mục đích cụ thể của việc phân tích công việc đã lựa chọn (phân tích công
việc để phục vụ tuyển dụng, tăng lương, đào tạo…)
3.4. Thiết kế bảng hỏi (phiếu điều tra) để thu thập thông tin có liên quan đến công việc
3.5. Viết bản mô tả công việc, bản yêu cầu chuyên môn đối với người thực hiện công
việc, bản tiêu chuẩn kết quả thực hiện công việc cho vị trí đã lựa chọn
HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN
3.1. Trình bày qui trình phân tích công việc của doanh nghiệp
Để có các thông tin cần thiết viết bản mô tả công viêc và bản yêu cầu chuyên môn
công việc, bản tiêu chuẩn kết quả thực hiện công việc, cần thực hiện các bước sau:
Xác định mục đích sử dụng các thông tin phân tích công việc
Thu thập thông tin phân tích công việc
(thiết kế phiếu điều tra, lựa chọn các vị trí
đặc trưng và những điểm then chốt để thực
hiện phân tích công việc)
Thẩm định thông tin phân tích Không phù hợp Phù hợp
Viết bản mô tả công việc, yêu cầu chuyên
môn công việc, tiêu chuẩn kết quả thực hiện công việc
Sơ đồ 3.1. Qui trình phân tích công việc
3.2. Lựa chọn 01 vị trí công việc, nêu rõ vị trí công việc trong cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp
- Xác định tên gọi (chức danh) vị trí công việc có tại doanh nghiệp (Ví dụ: nhân viên
marketing, nhân viên kinh doanh, nhân viên tuyển dụng, nhân viên nhân sự, trưởng phòng marketing…)
- Nêu rõ vị trí của công việc trong cơ cấu tổ chức, qui trình công nghệ sản xuất của doanh nghiệp.
Sinh viên xác định xem vị trí công việc phân tích thuộc bộ phận nào trong cơ cấu
tổ chức của doanh nghiệp, công đoạn nào trong qui trình công nghệ sản xuất.
3.3. Xác định mục đích cụ thể của việc phân tích công việc đã lựa chọn (phân tích
công việc để phục vụ tuyển dụng, tăng lương, đào tạo…)
Sinh viên xác định xem quá trình phân tích công việc là để cung cấp thông tin
cho hoạt động nào chủ yếu trong các hoạt động sau đây: •
Tuyển dụng một vị trí mới •
Sắp xếp lại cơ cấu nhân sự •
Đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên •
Xác định nhu cầu đào tạo •
Xây dựng định hướng phát triển nghề nghiệp cho nhân viên •
Xác định mức lương thưởng cho phù hợp •
Cải thiện mội trường và điều kiện làm việc • ......
3.4. Thiết kế bảng hỏi (phiếu điều tra) để thu thập thông tin có liên quan đến công việc
 Các thông tin liên quan đến công việc cần thu thập: + Thông tin chung: • Chức danh công việc •
Vị trí công việc trong sơ đồ của cơ cấu tổ chức •
Mục tiêu của doanh nghiệp + Các nhiệm vụ • Nhiệm vụ chính • Nhiệm vụ phụ
+ Các mối quan hệ: Các mối quan hệ bên trong và bên ngoài khi thực hiện công
việc và tần suất giao tiếp.
+ Quyền hạn và trách nhiệm •
Các quyết định về tài chính và nhân sự, chiến lược mà người thực hiện
công việc có quyền đưa ra •
Tần suất của việc đưa ra các quyết định •
Các cấp chịu ảnh hưởng của quyết định •
Trách nhiệm hoàn thành công việc trong khoảng thời gian đã định •
Trách nhiệm đối với kết quả công việc •
Trách nhiệm báo cáo việc thực hiện công việc
+ Các kiến thức và kỹ năng cần thiết •
Các lĩnh vực và trình độ kiến thức, kỹ năng cần có để thực hiện công việc •
Mức độ sử dụng các kiến thức, kỹ năng này trong công việc
+ Các trang thiết bị sử dụng •
Danh sách các trang thiết bị cần sử dụng khi thực hiện công việc •
Tần suất sử dụng các trang thiết bị này •
Những hậu quả có thể xảy ra nếu sử dụng không đúng các trang thiết bị
+ Các điều kiện và môi trường làm việc •
Nhiệt độ, tiếng ồn, ánh sáng tại nơi làm việc • Không gian nơi làm việc •
Sự ô nhiễm tại nơi làm việc •
Các mối nguy hiểm tại nơi làm việc 
Thiết kế phiếu điều tra dưới dạng bảng hỏi với các câu hỏi khác nhau liên
quan đến công việc phân tích
+ Các câu hỏi đặt ra nên đưa ra các gợi ý cụ thể để người trả lời có thể trả lời
nhanh, dễ dàng, không ảnh hưởng tới tiến độ thực hiện công việc của họ.
+ Bản câu hỏi phân tích công việc nên được thiết kế thành các mục khác nhau để
khi tập hợp xử lý thông tin được dễ dàng.
Mẫu bảng hỏi để thu thập thông tin có liên quan đến công việc
Căn cứ vào dữ liệu thu thập và phân tích từ thực tế tại doanh nghiệp, sinh viên viết
bảng câu hỏi thu thập thông tin phân tích công việc theo một số gợi ý của mẫu sau:
Phần 1: Thông tin chung về công việc
Nhóm nghề nghiệp: ………………………………
Chức danh: …………………………………..….
Họ và tên: …………………………………….….
Người trả lời các câu hỏi saư đây là ai? (để đánh giá độ tin cậy và chính xác)
Là người đang làm việc này  Là người giám sát
 Là chuyên gia tư vấn  Đối tượng khác……………
Trình độ văn hóa trung bình của người đang làm việc này? Ví dụ:
 Tiểu học  Trung học  Đào tạo nghề
 Cao đẳng  Đại học  Khác……………………………
Giới tính của người đang làm chức danh này?  Nam  Nữ
Tổng thời gian đã làm việc trong doanh nghiệp? (…tháng …số năm)
Tổng thời gian đã làm việc này? (…tháng …số năm)
Số giờ làm việc mỗi tuần? Ví dụ:
 Toàn thời gian, số giờ cố định  Toàn thời gian, không cố định số giờ
 Bán thời gian, số giờ cố định  Bán thời gian, số giờ không cố định
 Toàn thời gian, công việc tạm thời
Đòi hỏi về việc đi công tác của những ngườo làm chức danh này? Ví dụ:
 Trong khu vực  Ngoài khu vục  Qua đêm  Không có
Lượng thời gian đi công tác? (khoảng….%)
Yêu cầu về trang phục? Ví dụ:
 Trang phục lãnh đạo  Trang phục văn phòng  Bảo hộ lao động  Tùy ý
Bằng cấp, giấy chứng nhận nghề nghiệp? (có hay không?)
Cơ sở khuyến khích dựa vào yếu tố gì? Ví dụ:
 Kết quả hoạt động chung  Kết quả hoạt động của nhóm  Chất lượng công việc
 Khối lượng công việc
Phần 2: Giám sát và chịu sự giám sát
Số nhân viên các loại sẽ giám sát trực tiếp? ____ Không có ai
____ NV chuyên môn, kỹ thuật đặc biệt
____ NV giám sát hoặc quản lý
____ NV tập sự, học nghề
Số nhân viên các loại sẽ giám sát gián tiếp? (tương tự như trên)
Bị giám sát bởi ai? Ví dụ:
 Người giám sát trực tiếp  Các giám sát khác ở cùng bộ phận  Người khác bên ngoài
Mức độ thường xuyên bị giám sát? Ví dụ:
 Hầu như liên tục đối với mọi nhiệm vụ  Các nhiệm vụ chính bị thường xuyên
 Các nhiệm vụ chính không bị thường xuyên  Hầu như không bị giám sát
Mức độ quan trọng của việc bị giám sát?
 Là một phần nhỏ của công việc  Cần nhưng không là thiết yếu  Thực sự thiết yếu
Phần 3: Kiến thức và kỹ năng cần thiết
Loại kiến thức, kỹ năng cần để làm việc? Ví dụ:  Kỹ thuật
 Quản lý kinh doanh  Công nghệ thông tin  Luật
Khác……………………
Có kiến thức, kỹ năng trên bằng cách nào? Ví dụ:
 Qua kinh nghiệm  Qua huấn luyện vừa học, vừa làm
 Qua giáo dục, đào tạo ở các trường
Phần 4: Ngôn ngữ sử dụng
Khi làm việc sử dụng ngôn ngữ? Ví dụ:
 Nói tiếng Việt  Viết tiếng Việt  Nói một ngoại ngữ  Viết một ngoại ngữ
Khác…………………………
Sử dụng ngôn ngữ để làm gì? Ví dụ:
 Soạn thảo  Dịch, hiệu đính  Ghi chép, tóm tắt  Phát biểu  Bàn bạc, đàm phán
Cách đánh giá chất lượng vủa việc sử dụng ngôn ngữ? Ví dụ:
 Đúng thời hạn  Đáp ứng yêu cầu khối lượng công việc
 Vượt qua cuộc kiểm tra chất lượng cuối cùng
Phần 5: Sử dụng thị giác và các giác quan khác
Khi thực hiện công việc, cần:
 Sử dụng tranh ảnh, bản vẽ, bản đồ  Sử dụng dụng cụ đo lường
 Theo dõi diễn biến, hành vi  Quan sát, nghe ngóng tập trung  Vị giác, khứu giác, xúc giác…
Phần 6: Các quyết định quản lý và kinh doanh
Các liên quan đến tài chính? Ví dụ:
 Thiết lập hoặc thay đổi qui mô các khoản ngân sách  Mua nguyên vật liệu
 Mua máy móc thiết bị, bất động sản  Quản lý đầu tư, dòng tiền mặt
Các liên quan đến nhân lực? Ví dụ:
 Tăng, giảm số lượng nhân viên  Tăng, giảm tiền lương, phúc lợi
 Thiết lập, thay đổi quyền giám sát  Thiết lập, thay đổi các thủ tục, chính sách trong công việc
 Phân công trách nhiệm nhân viên
Các liên quan đến hoạt động sản xuất? Ví dụ:
 Xác định thiết bị sử dụng  Điều chỉnh, cải tiến các hoạt động
 Đánh giá hiệu lực của các hoạt động  Thiết lập, thay đổi mục tiêu của công việc
Các liên quan đến chiến lược dài hạn? Ví dụ:
 Khởi sự cơ sở kinh doanh mới
 Bổ sung, thay đổi về sản phẩm dịch vụ, qui trình sản xuất, cung ứng
 Chấm dứt một sản phẩm, dịch vụ  Ngừng, đóng cửa, bán một sơ sở
 Mua lại một cơ sở đang tồn tại
Mức độ vai trò đóng góp trong các quyết định trên? Ví dụ:
 Cung cấp thông tin, không quyết định  Đề xuất ý kiến
 Quyết định sau khi trình  Quyền quyết định cao nhất
Cấp cao nhất bị ảnh hưởng bởi các quyết định trên? Ví dụ:
 Từng nhân viên  Từng nhóm, tổ  Từng bộ phận, phòng ban  Toàn doanh nghiệp
Mức độ trách nhiệm tham gia trong các quyết định trên? Ví dụ:
 Không chịu trách nhiệm  Giao người khác làm  Làm việc cùng người khác  Đích thân thực hiện
Phần 7: Giao tiếp nội bộ
Những người có giao tiếp? Ví dụ:
 Nhân viên tập sự, học nghề  Công nhân trực tiếp sản xuất
 Công nhân gián tiếp sản xuất  Nhân viên văn phòng
 Những người giám sát  Những người quản lý
Ai khởi xướng các giao tiếp? Ví dụ:
 Chức danh này thường tự khởi xướng  Người được giao tiếp thường khởi xướng
 Không theo thông lệ, tùy tình hình
Bạn làm gì trong các giao tiếp này? Ví dụ:
 Nhận thông tin, chỉ thị, mệnh lệnh  Đưa thông tin, phỏng vấn, trao đổi
 Thương lượng, đàm phán  Sắp xếp lịch cho họ
 Huấn luyện, hướng dẫn, tư vấn họ  Giám sát họ,………
Cách đánh giá chất lượng?
 Đúng thời hạn  Đáp ứng yêu cầu khối lượng công việc
 Đáp ứng yêu cầu về giao tiếp  Khác…………………………………
Phần 8: Giao tiếp với bên ngoài
Đối tượng giao tiếp? Ví dụ:
 Trẻ em, vị thành niên  Khách hàng
 Phóng viên  Nhà cung ứng
 Các tổ chức, hiệp hội, cộng đồng  Những nhà quản lý ở nơi khác
Phần 9: Tham dự các cuộc họp
Mục đích tham gia? Ví dụ:
 Tư vấn, cung cấp thông tin chuyên môn  Trao đổi thông tin, ý tưởng
 Đàm phán, thương lượng, thuyết phục  Giải quyết vấn đề
 Hướng dẫn, triển khai công việc  Huấn luyện, đào tạo
Những ai trong nội bộõ cùng họp? Ví dụ:
 Các nhân viên thường  Các nhân viên chuyên môn, kỹ thuật
 Các giám sát viên  Những người quản lý
Những ai bên ngoài cùng họp? Ví dụ:
 Các nhân viên thường  Các chuyên gia
 Các giám sát viên, người quản lý  Khách hàng
 Phóng viên  Quan chức chính phủ
Phần 10: Các hoạt động thể chất
Kiểu tư thế khi làm việc? Ví dụ:
 Ngồi là chủ yếu  Đứng là chủ yếu
 Đi lại, chạy  Leo trèo
 Khuân vác  Kéo, đẩy…
Phần 11: Sử dụng thiết bị và máy móc
Sử dụng thiết bị văn phòng? Ví dụ:
 PC, Scan, máy in, photocoppy, fax, điện thoại, tổng đài…  Máy tính lớn
 Thiết bị bàn phím khác (laptop, đếm tiền, máy chữ, máy cộng…)
Sử dụng máy móc cố định? Ví dụ:
 Máy cắt, tiện, khoan, dập…  Máy đóng hộp, thùng, gói…
 Hệ thống dây chuyền chế biến  Hệ thống điều khiển điện tử
Sử dụng dụng cụ lưu động? Ví dụ:
 Dụng cụ điều khiển tay  Dụng cụ điều khiển bằng năng lượng
 Xe trọng tải nhẹ  Xe trọng tải nặng  Xe chuyên dụng
Sử dụng dụng cụ, vũ khí cầm tay? Ví dụ:
 Dụng cụ chạy điện (khoan, hàn…)  Dụng cụ ngắn cầm tay (chổi, cọ…)
 Dụng cụ dài cầm tay (sào, xẻng…)  Thiết bị đo lường
 Thiết bị vẽ  Súng, roi điện…
Dùng thiết bị, dụng cụ sai cách, ảnh hưởng đến tài sản như thế nào? Ví dụ:
 Không có ảnh hưởng gì  Làm hư nhẹ tài sản
 Làm hư không lớn tài sản  Làm hư nặng tài sản
 Phá hủy hoàn toàn tài sản
Dùng sai cách, ảnh hưởng đến người như thế nào? Ví dụ:
 Không có ảnh hưởng gì  Thương tích nhẹ, không phải nghỉ
 Thương tích nặng, phải nghỉ làm  Thương tật vĩnh viễn  Tử vong
Bạn làm gì với thiết bị này?
 Vận hành, kiểm soát nó  Khởi động, tắt, giám sát, điều chỉnh
 Kiểm tra, chẩn đoán  Bảo trì, tiếp liệu, lấy thành phẩm  Tháo, lắp, sửa chữa
Phần 12: Điều kiện môi trường
Điều kiện nhiệt độ tiếp xúc?
 Nhiệt độ cao hơn 32 C o
 Nhiệt độ thấp hơn 15oC
 Nhiệt độ từ 15 C – 32 o oC
Điều kiện ánh sáng tiếp xúc? (thiếu, chói, vừa phải)
Không gian làm việc? Ví dụ:
 Trên, dưới mặt nước  Dưới mặt đất  Chật chội  Trên sàn trơn  Trên sàn không chắc  Trên cao không sàn
Khí hậu, tiếng ồn, mùi? Ví dụ:
 Hôi thối, mất vệ sinh  ồn trên 60 dB
 Mùi độc hại, khó chịu
 Ô nhiễm phải dùng thiết bị thở  Hóa chất, phóng xạ  Chất nổ
Môi trường làm việc có thể ảnh hưởng đến người như thế nào? Ví dụ:
 Không có ảnh hưởng gì
 Thương tích nhẹ, không phải nghỉ
 Thương tích nặng, phải nghỉ làm
 Thương tật vĩnh viễn  Tử vong
Phần 13: Các đặc tính khác của công việc
Có phải làm những việc dưới đây không?
 Xác định mình dùng thiết bị, phương pháp nào?
 Xác định người khác dùng thiết bị, phương pháp nào?
 Gây ảnh hưởng đến người khác?
 Sắp xếp lịch trình, kiểm soát tốc độ
 Sử dụng các kỹ năng khác nhau
 Học các kỹ năng mới
 Hoạt động độc lập
 Phụ thuộc người khác bước trước
 ảnh hưởng người khác bước sau
 Làm việc chung người khác theo dự án chung
 Hoạt động trí óc lặp đi, lặp lại
 Hoạt động cơ thể lặp đi, lặp lại
 Thực hiện nhiều nhiệm vụ khác nhau
 Làm việc với người bệnh
 Làm việc với người tâm thần
 Làm việc dưới áp lực thời gian mạnh
 Tiếp nhận nhiều ý kiến phản hồi của khách hàng, dư luận
 Luôn tự xét lại hoạt động bản than
3.5. Viết bản mô tả công việc, bản yêu cầu chuyên môn đối với người thực hiện công
việc, bản tiêu chuẩn kết quả thực hiện công việc cho vị trí đã lựa chọn
* Nội dung bản mô tả công việc
Phần xác định công việc: tên công việc (chức danh công việc), mã số của công
việc, tên bộ phận hay địa điểm thực hiện công việc, chức danh lãnh đạo trực tiếp, số
người phải lãnh đạo dưới quyền, mức lương...Phần này còn thường bao gồm một hoặc
một vài câu tóm tắt về mục đích hoặc chức năng của công việc.
Phần tóm tắt về các nhiệm vụ và trách nhiệm thuộc công việc: là phần tường thuật
viết một các tóm tắt và chính xác về các nhiệm vụ và trách nhiệm thuộc công việc. Phần
này bao gồm các câu mô tả chính xác, nêu rõ người lao động phải làm gì, thực hiện các
nhiệm vụ và trách nhiệm như thế nào, tại sao phải thực hiện những nhiệm vụ đó.
Các điều kiện làm việc: bao gồm các điều kiện về môi trường vật chất (các máy
móc, công cụ, trang bị cần phải sử dụng), thời gian làm việc, điều kiện về vệ sinh, an toàn
lao động, các phương tiện đi lại để phục vụ công việc và các điều kiện khác có liên quan.
Căn cứ vào dữ liệu thu thập và phân tích từ thực tế tại doanh nghiệp, sinh viên viết
bản mô tả công việc theo mẫu:
Chức danh công việc Báo cáo cho
…………………………………..
…………………………………..
Xác định công việc: ………………………………………………………….. 
Các nhiệm vụ chính
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………..…
……………………………………………………………………………………..………
……………………………………………………………………………………..………
……………………………………………………………………………………..……… 
Các nhiệm vụ phụ
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………… 
Các mối quan hệ
Báo cáo cho: ……………………………..
Giám sát những người sau đây: ……………………………..
* Xây dựng bản yêu cầu chuyên môn công việc
Bản mô yêu cầu chuyên môn thường bao gồm các nội dung: Trình độ học vấn Kiến thức chuyên môn Kỹ năng Kinh nghiệm
Phẩm chất cá nhân (nếu cần)
Hành vi ứng xử và giao tiếp
Tuổi tác, thể lực, khả năng thích ứng đối với điều kiện làm việc
Căn cứ vào dữ liệu thu thập và phân tích từ thực tế tại doanh nghiệp, sinh viên viết
bản yêu cầu chuyên môn công việc theo mẫu:
Chức danh công việc
Tính chất công việc
…………………………………..
………………………………….. 
Trình độ học vấn
Yêu cầu trình độ học vấn …………… …………… …………… …………… …………… …………… …………… …………… Ngành học: ……………
Nghề nghiệp chuyên môn: ……………
Các khóa đào tạo khác và chứng chỉ: …………… 
Yêu cầu về kinh nghiệm làm việc
 Yêu cầu về thể chất / điều kiện làm việc
-Yêu cầu về khả năng thể lực: ...........................................................................
-Các điều kiện làm việc :................................................................................ -Các mối nguy hiểm
:................................................................................
* Xây dựng bản tiêu chuẩn kết quả thực hiện công việc
- Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc là một hệ thống các chỉ tiêu/ tiêu chí phản
ánh các yêu cầu về số lượng và chất lượng cùa sự hoàn thành các nhiệm vụ được qui định
trong bản mô tả công việc.
Căn cứ vào dữ liệu thu thập và phân tích từ thực tế tại doanh nghiệp, sinh viên viết
bản tiêu chuẩn kết quả thực hiện công việc theo mẫu:
Chức danh công việc
Tính chất công việc …………………….. …………………….. SẢN CHẤT SỐ THỜI GIAN CÁC HOẠT ĐỘNG PHẨM LƯỢNG LƯỢNG THỰC HIỆN
…………………………..……….. ……… ……… ……… ………
…………………………..……….. ……… ……… ……… ………